Procedimiento Elaboracion y Modificacion de Documentos

GRUPO DE EMPRESAS CONPAX

PROCEDIMIENTO PR-SGI-CSM-01 ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

ÍNDICE 1.2.3.4.5.6.7.8.9.-

OBJETIVOS ALCANCE DEFINICIONES DOCUMENTOS RELACIONADOS RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN CRITERIOS DE ACEPTACIÓN REGISTROS ANEXOS

Código : PR-SGI-CSM-01

ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Revisión : 00 Fecha : Enero 2013 Página : 1 de 7

1.- OBJETIVOS Establecer una metodología para elaborar, revisar, aprobar y modificar los Documentos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad y salud ocupacional, y Ambiental de CONPAX.

2.- ALCANCE Este Procedimiento se aplica a las áreas, en donde sea necesario generar documentos para actividades que se desarrollen bajo los sistemas de gestión anteriormente señalados.

3.- DEFINICIONES 3.1 CONPAX: se entenderá por CONPAX a las siguientes empresas: -

Constructora CONPAX Minería y Montajes CONPAX Ingeniería y Servicios CONPAX Empresas CONPAX Constructora CONDESI

3.2 Manual de Gestión Integrado: Es un documento que establece el alcance de los sistemas que lo componen, incluyendo detalles y justificación de cualquier exclusión. También hace referencia a los diferentes procedimientos documentados establecidos por los sistemas de Calidad, Seguridad y salud ocupacional y Ambiental y por último describe la interacción entre los procesos de los sistemas de gestión. 3.3 Planes:  son documentos que establecen las prácticas ya sea de calidad, Seguridad y salud ocupacional, y Ambientales según corresponda, específicas a aplicar en una Obra. En general los planes, hacen referencia a las partes del Manual de Gestión que son aplicables a casos específicos. 3.4 Procedimientos:  documentos que establecen claramente una metodología especificada para ejecutar una actividad.

Código : PR-SGI-CSM-01

ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Revisión : 00 Fecha : Enero 2013 Página : 2 de 7

3.5 Instructivos de Trabajo: documentos destinados a aclarar o especificar aspectos relevantes de la práctica diaria. No requiere una información tan estructurada como los procedimientos, pero deben dejar en claro cómo va a ser realizada la actividad. Generalmente se utilizan como documentos anexos de los procedimientos, y sirven para explicar y/o definir claramente los pasos necesarios para realizar una actividad con características especiales o con gran impacto en el producto, la seguridad o en medio, entre otros. 3.6 Registros: corresponden a los documentos resultantes de las actividades de control de los distintos procesos, los cuales son utilizados como prueba de la ejecución de una actividad.

4.- DOCUMENTOS RELACIONADOS 4.1 Manual de Gestión Integrada MAN-SGI-CSM-01 4.2 Procedimiento PR-SGI-CSM-02 “ Control de Documentos “ 4.3

Procedimiento PR-SGI-CSM-03 “ Control de Registros “

5.- RESPONSABILIDADES 5.1 La(s) persona(s) designada(s) para elaborar un Documento debe: -

Preparar el documento de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento. Verificar que el Documento generado describe la actividad en forma consistente con los Objetivos definidos para la misma. Efectuar y/o incorporar todos los cambios o modificaciones aprobados con posterioridad a la emisión del Documento.

5.2 La(s) persona(s) que revisan un Documento es(son) responsable(s) de: -

-

Evaluar que el Documento cumple con los Objetivos que se definieron, que es compatible con las definiciones del Sistema de Gestión Integrado (Calidad, Seguridad y salud ocupacional, Medio Ambiente) y cumple con las formalidades previstas para el Documento. Evaluar las modificaciones o cambios sugeridos a un Documento, a fin de determinar su procedencia.

Código : PR-SGI-CSM-01

ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Revisión : 00 Fecha : Enero 2013 Página : 3 de 7

5.3 El responsable de la aprobación de un Documento debe: -

Verificar que el Documento es consistente con la Política Integrada de la Empresa, con los Procedimientos Generales y los Planes de cada Obra o Proyecto según corresponda.

6.- DESCRIPCIÓN 6.1

Origen de un Procedimiento o Instructivo Por presentación de terceros, u/o necesidad de la Empresa, se puede iniciar la formulación de un Procedimiento como borrador, materia que será calificada por los Jefes de los Departamentos de Calidad, Seguridad y salud ocupacional y Medio Ambiente respectivamente en conjunto con el Representante de Gerencia, según corresponda, a nivel central.

6.2

Matriz de Responsabilidades de los Documentos La generación de la Documentación del Sistema de Gestión Integrado está sujeta a una matriz de responsabilidades, donde se establecen los cargos responsables de elaboración, revisión y aprobación de los mismos, de acuerdo a su nivel de aplicación. Ver Anexo II.

6.3

Elaboración de un Documento del Sistema de Gestión Integrado

6.3.1

Definida la necesidad de documentar una actividad, se procederá a analizar si procede la realización de dicho procedimiento.

6.3.2

Aprobada la elaboración de un Documento, se entregarán todos los antecedentes del mismo a los Jefes de Departamentos (Calidad, Seguridad y salud ocupacional, y Medio Ambiente)

6.3.2

Posteriormente se elaborará dicho documento y se entregará en calidad de borrador al Representante de Gerencia, según se establece en la Matriz de Responsabilidades.

6.4

Revisión de Documentos

6.4.1

El Revisor debe verificar que el contenido del Documento responde a los Objetivos planteados y es consistente con la Política de Gestión Integrada de la Empresa y con la actividad a controlar.

Código : PR-SGI-CSM-01

ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Revisión : 00 Fecha : Enero 2013 Página : 4 de 7

6.4.2

Verificada la consistencia del Documento en contenido, formato y estructura, el Revisor deberá presentarlo al nivel de aprobación.

6.5

Aprobación de Documentos

6.5.1

Todos los Documentos elaborados o modificados deben ser sometidos a la aprobación del cargo correspondiente, según Matriz de Responsabilidades. Aprobado un Documento se entregará a los Jefes de Departamentos de Calidad, Seguridad y salud Ocupacional, y Medio Ambiente de oficina central para su registro, archivo y distribución.

6.5.2

6.6

Modificación del Documento

6.6.1

Los Procedimientos que regulan una actividad pueden ser modificados. El cambio se verá reflejado a través de una nueva revisión y acompañado de una difusión de los cambios realizados.

6.6.2

El proceso de Modificación de un Documento, tiene las mismas instancias de lo señalado anteriormente.

6.6.3

Cada vez que se realice un cambio en la versión del procedimiento, se identificará en dicho documento en color distinto de negro (azul), el cambio realizado, medida tendiente a poder identificar fácilmente las modificaciones presentadas. Esta actividad se realizará solo para los documentos emanados desde oficina central.

6.7

Estructura de un Procedimiento

6.7.1

Contenido. Los Procedimientos, que sean generados en el marco del Sistema de Gestión Integrado, se deben desarrollar según la siguiente estructura: 1.2.3.4.5.6.7.8.9.-

OBJETIVOS ALCANCE DEFINICIONES DOCUMENTOS RELACIONADOS RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN CRITERIOS DE ACEPTACIÓN REGISTROS ANEXOS

Código : PR-SGI-CSM-01

ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Revisión : 00 Fecha : Enero 2013 Página : 5 de 7

En cada tema indicado debe contemplarse como mínimo la siguiente información:

1.- OBJETIVOS Este punto debe entregar una clara definición del propósito de la Documentación de la actividad a regular.

2.- ALCANCE En este ítem se describe brevemente ¿dónde y a que? se aplica el procedimiento.

3.- DEFINICIONES Definición de conceptos, términos y palabras que se usan en el documento.

4.- DOCUMENTOS RELACIONADOS Se debe indicar todas las referencias que han servido de base a la actividad documentada.

5.- RESPONSABILIDADES Se define todos los cargos involucrados en la actividad documentada, especificando y definiendo claramente sus responsabilidades.

6.- DESCRIPCIÓN En este punto se describe la actividad en forma clara, breve y precisa, por medio de una secuencia lógica y ordenada, ya sea gráfica o escrita, de las acciones que se efectúan durante su desarrollo.

7.- CRITERIOS DE ACEPTACIÓN En este punto se deben definir las reglas o recomendaciones que permitan evaluar los resultados del proceso a regular, con el Objetivo de calificar su aprobación o rechazo.

8.- REGISTROS

Código : PR-SGI-CSM-01

ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Revisión : 00 Fecha : Enero 2013 Página : 6 de 7

Definición de la documentación que evidencie la realización y resultados de la actividad que describe el procedimiento para su efectiva trazabilidad.

9.- ANEXOS Documentación adicional que complemente y facilite la comprensión y aplicación del Procedimiento.

6.7.2 Rotulación de la Documentación 6.7.2.1 En la primera hoja deberá desarrollarse según Anexo III.

REVISORES : Nº de cargos que participan en la Preparación, revisión y Aprobación de un documento. PREPARÓ

: Señala a la(s) persona(s) responsable(s) de la elaboración del Documento.

REVISÓ

: Señala a la(s) persona(s) responsable(s) de la revisión del Documento.

APROBÓ

: Señala a la(s) persona(s) responsable(s) de la aprobación del Documento.

6.7.2.2 En cada pagina los documentos elaborados bajo la estructura de un Procedimiento deberán llevar un rótulo de identificación en todas sus hojas (ver Anexo IV).

TITULO : Indica el nombre dado al Procedimiento. CÓDIGO :

Código alfanumérico asignado al Documento por el Representante de Gerencia o Encargado de Calidad de Obra según sea el caso.

REVISIÓN : Indica el número de veces que se ha modificado el Documento producto de las revisiones al original, se parte con revisión 00. FECHAS : Mes y año de aprobación del Documento por parte de los Responsables, el día es opcional. (No necesariamente corresponde a la fecha de entrada en vigencia)

Código : PR-SGI-CSM-01

ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Revisión : 00 Fecha : Enero 2013 Página : 7 de 7

PÁGINA

: Número de página del Documento respecto del total de páginas, por ejemplo: 1 de 7.

7.- CRITERIOS DE ACEPTACIÓN 1.- Todo procedimiento generado ya sea por el Departamento de Gestión de Calidad, Seguridad y salud ocupacional, y Ambiental, deberá realizarse según lo descrito en este procedimiento, no será valido ningún documento que presente otro formato. 2.- Para la documentación que se genere en obra, será prioritario realizar el formato requerido por el Mandante o representante de este, en caso contrario serán los Jefes de Departamentos anteriormente señalados quienes tomarán la decisión.

8.- REGISTROS Documentos generados.

9.- ANEXOS 9.1 Anexo I : Documentos del Sistema de Gestión Integrado 9.2 Anexo II : Matriz de Responsabilidades 9.3 Anexo III : Portada 9.4 Anexo IV : Rótulo de Identificación de cada hoja