Procedimiento de Selección, Evaluacion y Revaluacion de Proveedores - Copia

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES VIGENTE DESDE PAG 1 DE 1

SEMA:

CODIGO: SG-PA-06

2014-XX-XX

VERSION:01

1. OBJETIVO: Definir la metodología para la correcta selección, evaluación y reevaluación de proveedores al momento de adquirir cualquier clase de producto para LINEA VERDE EXPRESS S.A.S

2. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a las actividades a desarrollar durante el proceso de selección, evaluación y reevaluación de proveedores, desde que se identifica la necesidad de compra hasta la reevaluación anual del proveedor.

3. RESPONSABLE: Líder del proceso de compras

4. DEFINICIONES: 









SELECCIÓN: Etapa del proceso industrial de compra en que el comprador revisa las propuestas y selecciona al proveedor o proveedores. EVALUACION: Documento por medio del cual se determina la eficiencia de cada proveedor  REEVALUACION: Después de varias adquisiciones o de un tiempo determinado se le da seguimiento a la eficiencia de cada proveedor  PROVEEDOR: Organización o persona que proporciona un producto PRODUCTO: Es el resultado de un proceso tal como materia prima, equipos o servicios.

1.

OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la realización de las compras de los productos necesarios y evaluar los proveedores de los equipos, materiales y servicios utilizados para el desarrollo de las actividades asumidas por

2.

LINEA VERDE

ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a las actividades de compras de todos los productos, tanto a Proveedores Nacionales e Internacionales, como a proveedores de servicios, para dar cumplimiento a los compromisos adquiridos con los clientes y que están relacionados directamente con el objeto social. También aplica para la adquisición de elementos de uso interno.

3.

DEFINICIÓN 

Proveedor Nacional: empresa, persona natural u organización del territorio nacional que abastece a nuestra organización de equipos, productos, servicios, elementos o accesorios.



Proveedor Internacional: empresa, persona natural u organización no ubicada en el territorio nacional que abastece a nuestra organización de equipos, productos, servicios, elementos o accesorios.



Proveedor de servicios: empresa, persona natural u organización que  presta a nuestra organización un servicio, como las compras realizadas a

proveedores de agenciamiento aduanero, transporte y elementos de consumo interno para la compañía y otros servicios para cumplir con una orden de compra o contrato de un cliente. 

Impacto: conjunto de posibles efectos que producen una alteración favorable o desfavorable en el desarrollo de la prestación del servicio o el suministro.



Proveedor crítico: según nuestra interpretación, es aquel que su impacto es alto en la realización del producto o servicio, donde la falta, omisión, retraso o falla del producto o servicio, imposibilita la prestación y afecta a la

compañía en su imagen, cumplimiento, seriedad y compromiso con los requisitos acordados con el cliente. 

Proveedor no crítico: según nuestra interpretación, es aquel que su impacto es bajo en la realización del producto o servicio, donde la falta, omisión, retraso o falla del producto no afecta a la compañía en su imagen, cumplimiento, seriedad y compromiso con los requisitos acordados con el cliente.



Proveedor esporádico nacional: Es aquel que se le compra en el mes menos de $2.000.000, sin importar el número de pedidos, para el recibo de mercancía se debe tener en cuenta que el producto cumpla con los requisitos exigidos por el cliente. Nota1: También se aplica como esporádicos a los productos comprados como muestra, ó cuando es para uso interno de la organización.

  Equipo,  producto o accesorio: Elemento tangible diseñado para desarrollar



una labor.

4.

GENERALIDADES

En LINEA VERDE Se realizan compras a: 1. Proveedores Nacionales 2. Proveedores Internacionales 3. Proveedores de Servicios 4. Proveedores esporádicos

4.2

RESPONSABILIDAD

El responsable principal de este procedimiento es el Jefe División de Compras,  Asistente de compras. Participan en el procedimiento: Gerente, Subgerente,  Director Administrativo y Financiero, Directores, Coordinador de Ventas y servicio al cliente, Asistente de ventas y servicio al cliente, Jefes de línea.

5.

PROCEDIMIENTO

5.1.

Identificación de la necesidad de Compra

La necesidad de comprar un producto o servicio surge por  el desarrollo de las actividades de

LINEA VERDE

para cumplir con la Orden de Compra o contratos

de clientes ó por necesidades de adquisición según el nivel de inventario o para consumo interno. a. Si es para cumplir una orden de compra o contrato de un cliente: Se recibe

por parte del Director Administrativo y financiero  el formato .F 34 “Lista de

Chequeo Órdenes de Compra”. Diligenciado hasta la tercera  parte denominada revisión director financiero ”. Este formato junto con la orden “  

de compra o contrato del cliente y la cotización (si existen físicamente), o digitalmente son entregados al Jefe División de Compras o el Asistente de

Compras, quienes se encargan de identificar los requisitos del Cliente y proceden con la verificación del listado de proveedores.  Al mismo tiempo diligencian la cuarta parte “Revisión de Compras” del formato.F 34 “Lista de Chequeo Órdenes de Compra” con la información solicita. b. Si es para consumo interno o stock se procede con la elaboración de la

orden de compra. Nota 1: A los proveedores de servicios intangibles como transportadores nacionales

e

internacionales

de

mercancía,

como

sociedades

de

intermediación aduanera, mantenimientos, etc., la Organización define que no es necesario el envío de pedido por parte de

LINEA VERDE por

tratarse de

intangibles y porque la empresa prestadora no lo requiere.

5.2.

Verificación Listado de Proveedores

El Jefe División de compras o Asistente de compras identifican los proveedores en el.F.26 “Listado de Proveedores”.

5.2.1 Si están incluidos en el formato .F.26 “Listado de Proveedores”, se procede con la elaboración de la Orden de Compra (Internacional) o pedido (Nacional), siguiendo con el numeral 5.6 de este procedimiento.

5.2.2 Si no están incluidos en el formato .F.26 “Listado de Proveedores” el Jefe División de compras o Asistente de Compras, solicitan la documentación necesaria para el registro y evaluación.

5.2.3  A los proveedores esporádicos, no se les diligencian los formatos.F.27 Registro de Proveedores,.F.28 Evaluación de Proveedores y el.F.29 Reevaluación de Proveedores y el control sobre ellos es a través del pedido y /o factura. Cuando al proveedor esporádico se le realizan compras superiores al rango establecido, se debe diligenciar el formato.F.27 Registro de Proveedores, y solicitar la documentación necesaria para el registro y evaluación.

5.3 Selección Proveedor nuevo nacional o internacional Los proveedores nacionales, internacionales y de servicios son seleccionados teniendo en cuenta el equipo, producto, servicio, elemento o accesorio u otro, que requiera

LINEA

VERDE 

por intermedio de cada una de sus direcciones o

funcionarios para el cumplimiento de una solicitud de nuestro cliente interno o externo.

5.4 Registro de proveedores nuevos Nacionales e Internacionales Para el registro de proveedores

5.4.1 Proveedor Nacional

LINEA VERDE clasifica

sus proveedores en:

El proveedor nuevo debe presentar la siguiente información: -

Certificado de Cámara de Comercio con vigencia no mayor de 30 días.

-

Certificado de calidad del proveedor (si lo tiene).

-

C opia del RUT

Nota: estos documentos pueden ser enviados por cualquier medio: físico, magnético, fax, etc.

5.4.2 Proveedor Internacional Para los proveedores internacionales

LINEA VERDE  no

ve necesario hacer el

registro debido a que los criterios y resultados de esta actividad no muestran una mejora para el desarrollo de nuestra actividad y para los proveedores internacionales los resultados son poco relevantes dentro de los procedimientos internos de ellos.

5.4.3 Proveedor de servicio: Se clasifica como Nacional o Internacional y se sigue lo establecido para cada caso.

5.4.4 Proveedor esporádico: Cuando al proveedor esporádico se le realizan compras superiores al rango, se solicitan los documentos.

5.5 Evaluación de proveedores Nacionales e Internacionales

5.5.1 Proveedor nacional Una vez se consolidad la información el Jefe División de Compras realiza la evaluación de proveedores y establece la clasificación al nuevo proveedor siguiendo el formato .F. 28 Evaluación de Proveedores.

Los criterios para la evaluación están contemplados en el formato .F.28

“evaluación de Proveedores” Una vez realizada la evaluación y establecida la clasificación, El Jefe División de Compras o, el Asistente de Compras ingresan al proveedor en el formato .F.26

“Listado de Proveedores” y proceden a la asignación de compra.

 5.5.2 Proveedor Internacional Para los proveedores internacionales

LINEA VERDE  no

ve necesario hacer la

evaluación debido a que los criterios y resultados de esta actividad no muestran una mejora para el desarrollo de nuestra actividad y para los proveedores internacionales los resultados son poco relevantes dentro de los procedimientos internos de ellos.

5.6 Asignación de la compra

5.6.1. Proveedor Nacional: El Jefe División de Compras o el Asistente de Compras elabora el pedido correspondiente en original y dos copias: el original se envía al proveedor por vía fax, correo electrónico o se entrega personalmente al proveedor, una copia para contabilidad soportada con la entrada de mercancía y la segunda copia para el consecutivo de compras. En este se detallan cantidades, referencia, características del producto, precio, plazo de entrega, forma de pago (si aplica). Para efectos de control interno se entiende como plazo de entrega inmediato del proveedor: Dentro de los 5 días hábiles después de enviada la orden de compra o pedido. Las órdenes de compra a proveedores Nacionales o de servicio, se realizan en un formato pre-impreso o se podrá elaborar siguiendo el consecutivo en un programa.

5.6.2 Proveedor Internacional: El Jefe División de Compras elabora la orden de compra, detallando cantidades, referencia o número de parte, descripción o nombre del producto, precio, dirección de despacho (las que apliquen), y se envía vía fax o e-mail al proveedor en el exterior. Posteriormente el original de la orden de compra se archiva en una carpeta asignada por número consecutivo de importación o giro. Esta orden de compra debe coincidir con la cotización o en su defecto con precios convenidos previamente con el proveedor internacional según listas de precios y descuentos. El proveedor internacional envía  la confirmación de recibo de la orden, vía fax ó telefónica o e-mail y se busca que nos confirme la fecha de despacho. Para efectos de control interno al plazo de entrega definido por el proveedor se le debe sumar un mes para efectos de transporte, nacionalización y recibo en el almacén de LINEA VERDE Existen dos tipos de orden de compra a proveedores internaciones

y/o de

servicio:  Giros: GIRO#/año.+ Nombre proveedor   se utiliza como giro cuando la



orden de compra es mínima y normalmente se paga anticipadamente y cuando la mercancía se solicita para entrega por un correo rápido o envío urgente. En este formato se maneja un consecutivo que empieza al

comienzo del año y termina con el último giro del mes de Diciembre.  Importaciones:



IMP#/año.+ Nombre proveedor

se

maneja

con

consecutivo y se utiliza cuando son importaciones de valor considerable de las cuales se tiene crédito o se pagan con carta de crédito ó anticipado o con cualquier otro medio de pago.

5.6.3 Proveedor de servicios: Una vez verificada la existencia del proveedor en el listado de proveedores, El Jefe División de Compras o el Asistente de Compras elabora el pedido teniendo en cuenta si es Proveedor Nacional

numeral 5.6.1, o proveedor internacional numeral 5.6.2 (si aplica y/o el  proveedor lo solicita) .

5.7 Aprobación de Pedidos Cuando se identifican la necesidad de comprar mercancía para el cumplimiento de una orden de compra o contrato de un cliente, el Gerente, Subgerente, Director  Administrativo y Financiero, son quienes autorizan. Adicionalmente

el Jefe

División de Compras puede firmar el pedido u orden de compra siempre y cuando el formato.F. 34 “lista de chequeo órdenes de compra”,  tenga la firma de  Aprobación por el Gerente, Subgerente, Director Administrativo y Financiero, luego el Jefe División de compras o

Asistente de Compras proceden conforme al

numeral 5.2. Cuando se identifican la necesidad de Comprar mercancía para Stock, únicamente el Gerente, Subgerente,  Director Administrativo y Financiero, son quienes autorizan, luego el Jefe División de compras proceden conforme al numeral 5.2, la autorización se da mediante e-mail, cotización del proveedor firmada, documento escrito o firma de autorización en el pedido nacional o internacional.

Cuando se identifica la necesidad de comprar para consumo interno, el Director  Administrativo y Financiero o el Gerente o el Subgerente son quienes aprueban y solicitan al Jefe División de compras o Asistente de Compras la elaboración del pedido y se procede conforme al numeral 5.2, la autorización se da mediante email, cotización del proveedor firmada, documento escrito  o firma de autorización en el pedido nacional o internacional.

5.8 Envío Al Proveedor 5.8.1. Proveedor Nacional o de servicio: El Jefe División de compras ó el  Asistente de Compras envía la orden de pedido al proveedor vía fax, correo o lo entrega personalmente y confirma que el proveedor lo haya recibido.

5.8.2 Proveedor Internacional o de servicio: El Jefe División de compras ó  Asistente de compras envía la orden de compra: giro o importación vía e-mail o fax y confirma que el proveedor lo haya recibido.

5.9 Recepción y revisión del producto Se procede a hacer lo establecido en el procedimiento.P.13 “Logística”. Ni el cliente, ni

LINEA VERDE realizan

verificaciones del producto comprado en

las instalaciones de los proveedores. De presentarse, se establecerán los aspectos correspondientes en un procedimiento o plan de calidad según el caso. Los criterios internos para revisión del producto del proveedor en nuestras instalaciones siguen lo establecido en el procedimiento .P.13 “Logística”.

5.10 Reevaluación Proveedores Nacionales e Internacionales

 5.10.1 Pr oveedor nacional El Jefe División de Compras o Asistente de compras, realizan la reevaluación al proveedor siguiendo el formato.F.29 “Reevaluación de Proveedores” la fecha de la próxima reevaluación queda consignada en la casilla correspondiente del formato.F.26 “Listado de Proveedores”.

Se realiza reevaluación a los proveedores una vez por año. La reevaluación puede implicar una de las siguientes situaciones: 

Que el proveedor se mantenga en el listado de proveedores aceptados sin modificación.



Que el proveedor sea reclasificado o retirado de la lista de proveedores aceptados, en tal caso El Jefe División de Compras ó Asistente de compras ajusta el listado de proveedores. Si a un proveedor no se le efectuaron

compras durante el último año fiscal para el periodo obtenido como criterio de reevaluación, este podrá ser retirado del listado de proveedores. Si se requiere hacer compras a

un proveedor retirado este proveedor se toma como

proveedor nuevo. 

Se realiza reevaluación de proveedores cuando hay incumplimiento en la entrega por parte del Proveedor durante 3 meses consecutivos.



Los criterios de reevaluación están contemplados en el formato.F.29

“Reevaluación de Proveedores”

 5.10.2 Pr oveedor I nternacional Para los proveedores internacionales

LINEA VERDE  no

ve necesario hacer la

reevaluación debido a que los criterios y resultados de esta actividad no muestran una mejora para el desarrollo de nuestra actividad y para los proveedores internacionales los resultados son poco relevantes dentro de los procedimientos internos de ellos.

5.11 Información al proveedor de evaluación y reevaluaciones Los resultados de la evaluación y las reevaluaciones a proveedores nacionales son comunicados al Proveedor por el Jefe División de Compras o el Asistente de compras, enviándolos por fax o correo electrónico o correo físico.

5.12 Archivo de evaluación y reevaluaciones Una vez diligenciado el registro y/o evaluación y/o reevaluación el Jefe División de Compras, el auxiliar de compras o el encargado, consolida toda la documentación soporte y la archiva en forma consecutiva, esta información puede consolidarse en forma magnética y/o física .

En el archivo debe permanecer la evaluación y como mínimo la ultima reevaluación.

6. 6.1

DOCUMENTOS REFERENCIADOS Registros

F.26 Listado de Proveedores F.27 Registro de Proveedores F.28 Evaluación de Proveedores F.29 Reevaluación de Proveedores F.34 “Lista de Chequeo Ordenes de Compra”

GIRO#/año.+ Nombre Proveedor IMP#/año.+ Nombre Proveedor

6.2

Documentos

.P.13 Logística