Procedimiento de Registro de Novedades en La CMDB

 

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE NOVEDADES DE INVENTARIO EN LA CMDB  

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Versión: 1.0

Contenido

1.

DESCRIPCIÓN DESCRIPC IÓN ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ........................ ...... 2

2.

PROCEDIMIENTO PROCED IMIENTO DE REGISTRO DE NOVEDAD .................................. ................. ................................... ................................... ........................ ....... 2 2.1.

REGISTRO DE NOVEDAD DE NUEVO EQUIPO .................................. ................. ................................... ................................... ................... 5

2.2.

ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE UN EQUIPO O ELEMENTO ................. .......................... ................... .......... 6

2.3.

SINCRONIZACIÓN SINCRONIZA CIÓN DE LA INFORMACIÓN CON LA CMDB .................................. ................. ................................... .................... 9

3.

CONSULTA DE INVENTARIOS CMDB ................................... ................. ................................... ................................... .................................. ................ 10

 

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1 DESCRIPCIÓN El siguiente procedimiento tiene como objetivo establecer los pasos para registrar las diferentes novedades que presentan los elementos informáticos de la entidad y que son almacenados y administrados en el módulo de Aranda CMDB. Dicho modulo tiene como fin administrar todos los activos tecnológicos de la entidad y es la única fuente de información para la Coordinación de Soporte Técnico al Usuario respecto a los inventarios tecnológicos a nivel nacional. Por este motivo se requiere que en cada sede exista un funcionario DIAN responsable que registre todas las novedades que pueda presentar un elemento informático como es el cambio de una parte externa de un equipo de cómputo (mouse, teclado, monitor o CPU), movimiento de equipos (traslado entre pisos, sedes), cambio de usuario entre otros. ot ros. Es importante que dichos inventarios se encuentren actualizados, pues serán la base para tomar decisiones en cuanto a compra de elementos, renovación tecnológica entre otros. La relación de Funcionarios DIAN autorizados para el Registro de Novedad en la CMDB se encuentra en el Anexo 1 de este procedimiento.

2 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE NOVEDAD Para realizar los registros de las novedades debemos ingresar con el usuario de red por red por la siguiente URL:

URL:  http://apl00-006/invDianV1/  URL:

 

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Seguidamente Seguidamen te debemos hacer clic en el icono de Registro: Registro:  

Una vez ingresamos a Registro Registro,, se abre una nueva ventana con la siguiente información: información:

 

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El formulario permite realizar las siguientes novedades:

1.  Nuevo Equipo: Equipo: El elemento no existe en la CMDB, y se requiere la creación del elemento. 2.  Novedad por Garantía: Garantía: Este tipo de novedad se registra cuando cuando se ha tramitado un cambio de parte externa a un equipo que cuenta con garantía con el fabricante o con un tercero. 3.  Novedad por Repuesto: Repuesto: Este tipo de novedad se registra cuando se ha tramitado un repuesto con Colsof, sobre los equipos que no cuentan con Garantía ante el fabricante.

 

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4.   Actualización de Datos Datos del Equipo: Se Equipo: Se selecciona este tipo de novedad cuando se requiere cambiar cualquier dato del equipo que se registra en el formulario (Marca, Modelo, Serial, Placa, datos de ubicación, entre otros). Con excepción del nombre del equipo. 5.  Equipo ya no existe en la sede: Este sede: Este tipo de novedad se debe seleccionar cuando al consultar el inventario se registra un equipo que no pertenece a la sede. 6.   Actualizar Nombre o Equipo mal matriculado: matriculado: Este tipo de novedad se debe seleccionarr cuando se identifique que el equipo se encuentra mal matriculado y debe selecciona actualizar el nombre en la CMDB. Para esto se debe primero realizar el procedimiento de matricularlo cumpliendo con el estándar y después registrar la novedad en la CMDB. 7.  Equipo Duplicado Eliminar: Eliminar: Este tipo de novedad se selecciona cuando se encuentre un elemento duplicado en la CMDB. 8.  No fue posible migrar a Windows 10: 10 : Se debe seleccionar esta novedad para identificar los equipos que no pueden ser migrados a Windows 10 en cada sede, ya sea porque el modelo del equipo no soporta Windows 10 o porque usa un aplicativo que no es compatible con Windows 10. Se deben identificar con el fin de buscar soluciones para este tipo de equipos.

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REGISTRO DE NOVEDAD DE NUEVO EQUIPO

Cuando se requiere crear un nuevo equipo en la CMDB se debe seleccionar seleccionar el tipo de novedad Nuevo Equipo y diligenciar todos los campos solicitados: El formulario maneja combos con los datos pre establecidos para que la persona seleccione de acuerdo a la necesidad.

 

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Se debe asociar el equipo o elemento con el usuario que tienen asignado el equipo, para esto se escribe en el campo Buscar Funcionario el Funcionario el nombre y se da clic en la Lupa Lupa   para buscar, seguidamente se selecciona el nombre del funcionario de la lista desplegable que se activa en el campo Funcionario Responsable: Responsable:

Una vez se tengan diligenciado la totalidad de los campos se da clic en Guardar Guardar,, y ya el registro queda almacenado.

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ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE UN EQUIPO O ELEMENTO

Para registrar la novedad sobre un equipo o elemento se debe en primer lugar buscar el equipo o elemento que presenta la novedad, para esto en el campo Buscar Buscar escribimos  escribimos ya sea el Nombre, Serial o Placa  Placa del equipo o elemento y damos clic en la lupa

:

 

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El formulario nos trae la información que se tienen registrada del equipo o elemento en la CMDB:

Seguidamente Seguidamen te debemos seleccionar el tipo de Novedad a Reportar: Reportar:

 

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 Y se procede a realizar el cambio de la información. Si la novedad corresponde a un cambio de parte por Garantía o Repuesto se Repuesto se debe asociar el caso Aranda con el que se tramito dicha garantía o repuesto, ingresamos el número del caso y damos clic en Validar en  Validar::

Después de dar clic en Validar en  Validar,, se cargará la información del caso:

Después de realizado el paso anterior, debemos escribir la novedad realizada en el campo Descripción / Comentarios:  Comentarios: 

 

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 Allí se debe escribir escribir que que tipo de actualización actualización se realizó. realizó. En caso de actualización actualización de seriales en Monitor, Teclado, Mouse se debe escribir los seriales a actualizar y damos clic en Guardar Guardar::

El formulario nos notificará en la parte superior que el registro fue guardado correctamente, aparecer el siguiente mensaje:

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SINCRONIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN CON LA CMDB

Una vez se registra la novedad en el formulario, esta es analizada por los administradores de la herramienta y se sincroniza con la CMDB, el registro no se ve reflejado inmediatament inmediatamente e se guarda la novedad, se realizan mínimo 3 sincronizaciones en el día, una a las 8:30am, otra a las 11:30am y otra a las 3:00pm. Se recomienda que si el equipo o elemento presenta varias novedades, esto se haga sobre un único registro, ya sea que se afecten diferentes datos del formulario. Es importante tener

 

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presente que, si se registran dos novedades sobre el mismo equipo o elemento en diferentes momentos y antes de la sincronización en la CMDB, es posible que se refleje solo la segunda novedad, pues en el formulario formulario queda el último registro realizado.

3 CONSULTA DE INVENTARIOS CMDB Se habilitaron los reportes para que desde las sedes se puedan consultar los inventarios que se tienen almacenados en la CMDB, para esto se debe ingresar al icono de Reportes desde la la   URL http://apl00-006/InvDianV1/ http://apl00-006/InvDianV1/   o desde el formulario de Registro en la Opción Reportes:: Reportes

Una vez ingresen, se habilitan los reportes disponibles y relacionados con el Inventario de elementos Tecnologicos de la Entidad:

 

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En el primer reporte CONSULTA DE EQUIPOS POR CIUDAD, CIUDAD, permite que se genere el inventario aplicando los filtros básicos, Estado, Tipo de Equipo, Lugar Administrativo, Ciudad, Edificio y Piso: Piso:

Si requieren consultar un elemento ya sea por Nombre del Equipo, Numero de Serial o Placa de Inventario, deberán realizarlo por el reporte denominado CONSULTA AVANZADA DE EQUIPOS:

Seleccionan las opciones y dan clic en

Existe otro reporte disponible el cual se debe consultar constantemente, con el fin de identificar si hay equipo conectados a la red y que no están aún registrados en la CMDB, esta información nos la entrega el reporte denominado EQUIPOS QUE AUN NO SE HAN REGISTRADO EN EL INVENTARIO.

Una vez generado nos muestra la información gráfica por sedes y el detalle del equipo que se registra en la red. Se debe identificar y registrarlo como Nuevo Equipo en Equipo en el Formulario de Registro de Novedad.

 

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En la opción OTROS REPORTES  REPORTES  podrán encontrar diferentes reportes que se han ido cargando con las labores masivas que se están generando a nivel nacional, como es la Migración a Windows 10, Equipos con GUID repetidos, Reporte de Software por equipo entre otros.

 

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 ANEXO 1

Las personas autorizadas para realizar los registros de novedades por cada sede son: ESPECIALISTA  

Anderson Saúl Betancur Agudelo Juan Sebastian Garcia Cortes Maria Almiza Sánchez Gómez Enny Lisette Rodríguez Bejarano Martha Cecilia Moreno Pisciotti Claudia Patricia Escobar Vega Manuel Maria Luna Suarez Ewilberto Julio Sotelo

SEDE 

GRUPO DE ESPECIALISTA

San Andres Cali Cali Bogotá - Impuestos

Informáticos – Informáticos – San  San Andres Informáticos Informáticos –  – Cali  Cali Informáticos Informáticos –  Cali  – Cali Informáticos – Informáticos – Bogotá  Bogotá Impuestos Informáticos – Informáticos  Bogotá Grandes  – Bogotá Bogotá - Grandes Contribuyentes Contribuyentes Pereira Informáticos - Pereira Informáticos - Neiva Neiva Urabá

Informáticos - Urabá

Sandra Milena Maya Bonilla Alvar Garces Lazaro Carlos Mario Flórez Hernandez Albeiro de Jesus Mejia Jaramillo Jose Antonio Lopez Araujo Hilda Yoana Zamora Trujillo Paulo Alejandro Vargas Cristhian Camilo Velasco Narvaez Tania Siddhartha Esteban Rincón Jorge Mario Aguilar Londoño   Carlos Eduardo Nieto Botero

Buenaventura Barrancabermeja Pasto Medellín Tumaco Manizales – Manizales –  Sede Estrella Manizales – Manizales –  Sede Centro Girardot Girardot Armenia Palmira

Informáticos - Buenaventura Informáticos - Barrancabermeja Informáticos - Pasto Informáticos - Medellín Informáticos - Tumaco Informáticos -Manizales Informáticos -Manizales Informáticos -Girardot Informáticos -Girardot Informáticos -Armenia Informáticos -Palmira

Jaime Alberto Erazo Ortega Jacqueline Arcos Orozco Mercedes Eleida Salgado Pareja Gonzalo Gutierrez Rojas Julio Cesar Contreras Alex Alvaro Vega Pacaya Carlos Mauricio Garzón Rodriguez Williams Jimenez Herrera Robinson Trellez Maunin de Jesus Florez Suarez Rigoberto Ortiz Yate  Yate 

Ipiales Popayán Arauca Cúcuta – Cúcuta –  Sede Aduanas Cúcuta – Cúcuta –  Sede Impuestos Leticia Maicao Montería Quibdó Santa Marta Tuluá   Tuluá

Informáticos -Ipiales Informáticos Informáticos –  Popayán  – Popayán Informáticos - Arauca Informáticos – Informáticos – Cúcuta  Cúcuta Aduanas Agente Nivel 2  –  – Cúcuta  Cúcuta Impuestos Agente Nivel 2 - Leticia Informáticos - Maicao Agente Nivel 2 - Montería Agente Nivel 2 - Quibdó Informáticos – Informáticos – Santa  Santa Marta Agente Nivel 2 – 2  – Tuluá  Tuluá  

Reynel Salamanca Vallejo Yamiles Yulema Salas Mendoza

Yopal Valledupar

Agente Nivel 2  – Yopal Agente Nivel 2  –  – Valledupar  Valledupar

 

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Jose Gregorio Garcia Jorge Alberto Acosta Hernandez Jonis Manuel Martinez Zarza

Pamplona Bucaramanga Cartagena

Agente Nivel 2  –  Pamplona  – Pamplona Informáticos – Informáticos – Bucaramanga  Bucaramanga Informáticos – Informáticos – Cartagena  Cartagena

Luz Karine Toledo Polonia Jorge Luis Urueña Cartagena Julio Cesar Fontanilla Igirio Benjamin Alberto Mestra Diaz Ramiro Alfonzo Verbel Arroyo Maria Constanza Gomez Saenz Jair Fabian Roa Molino Jorge Andres Lesmes Martha Yaneth Mora Galan Elizabeth Aguirre Herrera Gabriel Hersain Gonzalez Calvo Erika Molina Bello Diego Andres Mosquera

Florencia Ibagué Barranquilla Riohacha Sincelejo Sogamoso Tunja Villavicencio Bogotá Edificio Sendas Bogotá Edificio San Agustín Bogotá Aduanas Bogotá Aduanas Bogotá Escuela

Informáticos – Florencia Informáticos Informáticos –  Ibagué  – Ibagué Informáticos – Informáticos – Barranquilla  Barranquilla Informáticos Informáticos –  – Riohacha  Riohacha Informáticos – Informáticos – Sincelejo  Sincelejo Informáticos - Sogamoso Informáticos - Tunja Informáticos - Villavicencio Informáticos – Informáticos – Nivel  Nivel Central Informáticos – Informáticos – Nivel  Nivel Central Informáticos – Informáticos – Aduanas  Aduanas Informáticos – Informáticos – Aduanas  Aduanas Informáticos - Escuela