Procedimiento de Compras

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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1. OBJETIVO Establecer las actividades que garantice la identificación y evaluación la para adquisición de productos y servicios que inciden en la prestación del servicio y el sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. 2. TERMINOS Y DEFINICIONES Cliente interno: Se refiere a los funcionarios de la empresa y responsables de los procesos que en el desarrollo de las actividades que inciden en el Sistema de Gestión. Cotización: Documento que genera un proveedor para presentar el valor de un producto ó servicio que cumple determinadas especificaciones y sus condiciones comerciales. Factura: Documento de carácter legal que soporta la compra de un producto ó servicio y detalla las especificaciones de los mismos. Solicitud de compra: Documento en el cual funcionarios de la empresa solicitan productos necesarios para la gestión de los procesos. Orden de compra: Documento mediante el cual se da conocer al proveedor los productos o servicios requeridos con sus respectivas especificaciones. Proveedor: Persona natural o jurídica que proporciona un producto o servicio. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Producto no conforme: Hace referencia a los bienes o servicios adquiridos por la organización que no cumplen con los requisitos previamente establecidos. 3. ALCANCE Y RESPONSABLES Este procedimiento inicia en el momento que se genera la necesidad de adquirir un producto ó servicio y termina con la entrega del producto y/ servicio comprado. El Responsable o Inspector del SG-SST es responsable del análisis y evaluación de las compras que inciden en el SG-SST. Gerente: Gestionar los recursos económicos para efectuar las compras necesarias para que la Empresa cumpla con su objeto social y Aprueba las compras. Líder de proceso: Son los responsables de hacer la solicitud de los productos y servicios que requieran para su gestión, a su vez son responsables de la recepción y verificación de los mismos.

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Auxiliar de Mensajería: Es el responsable de gestionar la adquisición de los productos y servicios, así como de gestionar con los proveedores las no conformidades encontradas durante la revisión de los mismos. 4. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ETAPA

PROYECTAR COMPRAS

DESCRIPCION

Mensualmente o de acuerdo a las necesidades de la compañía cada dueño de proceso o colaborador interesado elabora una proyección de compras en la cual se exponen las necesidades de productos y servicios, de acuerdo con el formato FR-SG-17 Requisición de materiales y deben ser enviadas al Gerente para revisión y aprobación. Se procede a realizar cotización dentro de los 2 días hábiles de cada de acuerdo a la necesidad presentada. La cotización de las compras se realiza vía Correo electrónico, o telefónicamente a los proveedores seleccionados y registrados en el formato “FR-SG-18 Base de datos de proveedores críticos para el SG-SST”.

COTIZACIÓN DE PRODUCTOS O SERVICIOS

APROBACIÓN DE COMPRAS COMPRA DE PRODUCTOS Ó SERVICIOS

Recibidas las cotizaciones el Auxiliar de Mensajería solicita al proveedor factura proforma o factura para gestionar la compra pertinente ante la gerencia. Si en el momento de adquirir un producto o servicio que incide en el sistema de gestión y se requiere seleccionar un nuevo, se procede a realizar esta actividad con base en lo establecido en el “PR-SG-05 Procedimiento de selección y evaluación de proveedores o contratistas críticos para el sg-sst”. Una vez recibidas las solicitudes de compra el auxiliar de mensajería informa al Gerente la sustentación de la necesidad de las solicitudes de compras proyectadas por los diferentes procesos. Aprobadas las compras, el auxiliar de mensajería procede a solicitar al proveedor los requerimientos de las solicitudes de compras para que este proceda a realizar la respectiva entrega de los elementos relacionados a comprar. El tiempo para las compras son de dos días hábiles posteriores a la aprobación por parte del gerente y la entrega del elemento o servicio adquirido debe ser de acuerdo a la fecha establecida previamente con el

RESPONSABLE

Directores de proceso

Auxiliar de Mensajería / Responsable e inspector del SGSST

Auxiliar de Mensajería / Gerente Auxiliar de Mensajería / Gerente

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proveedor. El proveedor entrega los elementos comprados en las instalaciones de la Empresa, los cuales son recibidos por el auxiliar de mensajería y son entregados a los respectivos directores de procesos quienes verifican que lo entregado sea igual las solicitudes, así como la calidad de los elementos mediante el FR-SG-44 Inspección y aprobación de compras o servicios.

VERIFICACIÓN Y APROBACION DE COMPRAS

Al encontrar alguna no conformidad en lo productos solicitados, mediante el FR-SG-45 Devolución de no conformes a proveedores, el auxiliar de mensajería informa al proveedor la No conformidad manifestada con el producto realizando su respectiva devolución para cambio o reinversión del dinero.

Auxiliar de Mensajería / Gerente

Una vez recepcionados los elementos, el auxiliar de mensajería entrega relación de las facturas al gerente para el respectivo proceso contable. Nota: Para adquisición de elementos o servicios que inciden en el SG-SST estos deben de cumplir FR-SG-19 Requisitos para proveedores críticos del SG-SST. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN INICIAL DE CAMBIO 1

CAMBIO REALIZADO Creación y documento

Codificación

Elaboró

del

FECHA

RESPONSABLE DEL CAMBIO

01/12/2017

Responsable del SG-SST

Revisó

Aprobó

Nombre :

Cristian Danilo Acosta

Nombre :

Gonzalo Eduardo Serrano

Nombre :

Gonzalo Eduardo Serrano

Cargo:

Inspector del SG-SST

Cargo:

Gerente

Cargo:

Representante Legal

Firma:

Fecha:

Firma:

01/12/2017

Fecha:

Firma:

01/12/2017

Fecha:

01/12/2017