Procedimiento de Auditoria 2

 

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA Nº

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

Inicio de auditoria Elaborar programa de auditoria interna

1

El Coordinador de SST junto con la Subgerencia, se reúnen para definir cuál será el programa de auditoria que se tendrá para todo el ciclo en un año determinado, dejando claro cuáles serán los objetivos del ciclo de auditorías, procesos a auditar, las fechas, los auditores, los auditados y las observaciones aplicables a cada auditoria.

Subgerente Coordinador de SST

Contacto con auditado 2

Una vez se tenga el programa de auditoria, se procede a la aprobación del mismo analizando detalladamente los objetivos y el alcance establecidos.

Subgerente

Revisión documental 3

Antes de efectuar la auditoria por parte el equipo auditor, se estudia la documentación asociada a los criterios de auditoria y los resultados de las auditorías anteriores.

Equipo auditor

Plan de auditoria Después de haber estudiado en detalle la documentación, se procede a la elaboración de los planes de auditoria, los cuales deben incluir: Equipo auditor

4

  Los objetivos de la auditoria   El alcance de la auditoria   Los criterios de la misma







         











Las fechas Los horarios Lugares donde se efectuarán Los responsables del equipo auditor Los auditores acompañantes

Verificación del riesgo

5

Los planes de auditoría para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, se envían al Coordinador (a) del SG-SST y al líder del proceso académico administrativo a auditar con quince días de anticipación por lo menos.

Equipo auditor

 

Remitir el plan de auditoria

  6

Una vez se tienen los planes de las auditorías internas, el líder del equipo auditor se encarga de revisarlo  junto con el Coordinador de SST antes de presentarlo al auditado.

Coordinador de SST

Lista de chequeo

7

Se realizan las hojas de verificación que le van a servir de guía para la realización de las auditorías al equipo auditor.

Equipo auditor

Nota. Las Hojas de Verificación son de aplicación flexible para no limitar al auditor.

HACER Reunión de apertura Antes de iniciar las auditorias, se reúne el equipo auditor con los implicados en el proceso a auditar, con el fin de confirmar el plan de auditoria y de informar cómo se llevará a cabo la misma, confirmando los canales de comunicación y resolviendo las inquietudes que puedan tener los auditados.

1

Se deberá confirmar que todas las partes están de acuerdo con el plan de auditoria (auditado, equipo auditor). Se presentarán los métodos para gestionar los riesgos que puedan implicar para la organización, la presencia de los miembros del equipo auditor. Se deberá confirmara al equipo auditor los procedimientos relevantes de salud, seguridad y emergencia de la organización. Informar acerca de cualquier sistema usado para pa ra recibir retroalimentación por parte del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditoria, incluyendo quejas y apelaciones.

Equipo auditor

 

 

Reunión de apertura El líder del equipo Auditor deberá comunicar periódicamente el progreso de la auditoria y cualquier duda del auditado y cliente de auditoria, según sea apropiado. 2 La evidencia recolectada que sugiera un riesgo

Equipo Auditado Equipo Auditor

significativo inminente para el auditado deberá ser reportado sin demora al auditado y cuando sea apropiado, al cliente de auditoria. Cuando la evidencia de auditoria disponible indique que no se puede alcanzar los objetivos de auditoria, el líder del equipo auditor deberá reportar las razones al cliente de auditoria y al auditado para determinar las acciones apropiadas, tales acciones pueden concluir:

  Re-confirmación o modificación del plan de



 



 



auditoría. Cambios a los objetivos o al alcance de la auditoria. Finalización de la auditoria

Reunión de empalme

3

Se lleva a cabo una reunión del equipo auditor para revisar los hallazgos de la auditoria y acordar las conclusiones de la misma, con el fin de: A su vez también sirve para determinar posibles recomendaciones si es del caso y está planteado en los objetivos e igualmente para comentar el seguimiento a la auditoria, siempre y cuando, esté incluido en el plan de auditoria. 

Equipo auditor

 

 

Generación de conclusiones

4

Las conclusiones de auditoria pueden tratar tr atar aspectos tales como:   El grado de conformidad con los criterios de la auditoria y la robustez del sistema de gestión integral incluyendo la efectividad del sistema de gestión integral para cumplir con los

Equipo auditor

objetivos establecidos.

  La efectiva implementación, mantenimiento, y



 



 



mejora del sistema de gestión integral. El logro de los objetivos de auditoria, cubrimiento del alcance de la auditoria y el cumplimiento de los criterios de la auditoria. Los hallazgos similares encontrados en diferentes áreas auditadas con el propósito de identificar tendencias.

Reunión de cierre Para finalizar la auditoria de un proceso, se hace una reunión entre el equipo auditor, el auditado y en algunos casos con el cliente de la misma, para

5

presentar los hallazgos y las conclusiones de la auditoria, de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado y así poder determinar un tiempo prudencial para desarrollar un plan de acciones correctivas y preventivas. Se deberá definir en el sistema de gestión integral el intervalo de tiempo para que el auditado presente un plan de acción para dar tratamiento a los hallazgos de auditoria. En la reunión de cierre se debe explicar al auditado:

  El método de reporte. 



  El proceso de manejo de hallazgos de



 



auditoria y las posibles consecuencias  Cualquier actividad post-auditoria relacionada (ej. implementación de acciones correctivas, manejo de quejas y auditoria, proceso de apelación)

Equipo auditor

 

 

6

Elaborar el informe El informe de auditoría deberá hacer una referencia a la identificación del cliente de auditoria y cualquier opinión divergente sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.

Líder del equipo auditor

Una vez se tiene el informe de la auditoria de acuerdo a los parámetros establecidos, el líder del equipo auditor aprueba este informe y da el aval para que sea distribuido.

Distribución del informe 7 El informe debe entregarse, a más tardar el tercer día hábil después de realizada la reunión de cierre, a los destinatarios establecidos por el cliente de la auditoria.

Coordinador de SST