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A CADEIA DOCUMENTAL - PROCEDIMENTOS TÉCNICOS Registo / Carimbagem / Catalogação / Classificação / Cotação / Arrumação dos Documentos

Maria da Conceição Rodrigues

Dezembro de 2007

Maria da Conceição Rodrigues 13-12-2007 1

SUMÁRIO

Registo ......................................... .................. ............................................. ............................................. .............................. .......

3

Carimbagem ........................................... .................... ............................................. ......................................... ...................

4

Catalogação ........................................... .................... ............................................. .......................................... ....................

5

Classificação .......................................... ................... ............................................. .......................................... ....................

6

Cotação ......................................... .................... ........................................... ............................................. ............................ .....

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Arrumação .......................................... ..................... ........................................... ............................................. .......................

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REGISTO DOS DOCUMENTOS

Todos os documentos, independentemente do seu suporte, devem ser registados no Livro de Registo da Biblioteca. O registo é a atribuição de um número a cada documento, segundo a ordem de entrada na Biblioteca Escolar. Constitui um inventário permanente, actualizado e completo do fundo documental, podendo subtrair-se as baixas verificadas. Graças ao Livro de Registo, podemos saber, em qualquer momento, quantos livros e outros documentos fazem parte do espólio da Biblioteca, a data de entrada de um documento, de que forma deu entrada (compra, oferta ou permuta), o seu preço, o crescimento do fundo documental, ano a ano, mês a mês, entre outros elementos como o autor, título, editor e ano de edição. Contudo, é importante referir que o registo não substitui a catalogação do documento, operação técnica de grande relevância, no processo do tratamento técnico documental.

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CARIMBAGEM DOS DOCUMENTOS

Após a recepção e depois de efectuada a verificação dos documentos (se há falhas de impressão do texto ou imagens, se faltam folhas, se a lombada está bem colada, se é o documento encomendado ou outro similar, etc.), procede-se à tarefa técnica de carimbagem do documento. O carimbo de registo da biblioteca deve ser colocado na página de rosto do documento ou no verso desta mesma página. Nele devem constar o nome da Escola, a sigla da Biblioteca Escolar, o nº de registo e a data de entrada do documento. Também poderá fazer parte deste carimbo, a cota. Desde que não interfira com informação textual ou visual, o carimbo deve ser colocado sempre no mesmo local da folha de rosto ou no seu verso. Simultaneamente, deve proceder-se a aposição do carimbo de posse (de menores dimensões), com o nome da Escola e da Biblioteca Escolar, em algumas páginas dos documentos, segundo um padrão pré-estabelecido (por exemplo, carimbar sempre as páginas com os números 50, 100 150 …, e a última página de texto). Alguns documentos do material não-livro (cassetes vídeo, áudio, CD, CD-ROM, etc) não permitem ser carimbados. O carimbo figurará, sempre que possível, no material acompanhante (caixa de protecção, capas, folheto,…)

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CATALOGAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Fase do tratamento técnico documental que consiste na descrição bibliográfica de qualquer documento, de maneira a que seja identificado com rapidez e precisão. Trata-se da descrição física do documento, é o seu “bilhete de identidade”. Pode ser mais ou menos exaustiva, contudo há elementos que são importantes e imprescindíveis, para a pesquisa e recuperação eficaz da informação. Este processo técnico obedece a regras de normalização, que são um instrumento essencial na transferência de informação. Esta tarefa, sempre que possível deve ser automatizada, com recurso a programas informáticos de gestão documental como o Porbase 5, o DocBase, o BIBLIObase, o GIB, o Aleph, o WinLib 2000, etc. No entanto, ainda existem Bibliotecas Escolares em que é frequente encontrarmos um ficheiro manual. Os instrumentos de catalogação mais utilizados nesta operação técnica são as Regras Portuguesas de Catalogação, as ISBD (International standard Bibliographic Discription) e as AACR (Anglo American Cataloguing Roules).

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CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Classificar, significa agrupar documentos segundo os assuntos que tratam. Consiste portanto, numa tarefa intelectual, em que o objectivo é determinar o conteúdo do documento. Se existem documentos que não levantam problemas na sua classificação, outros há, que tratam dois ou três assuntos simultaneamente ou versam matérias dificilmente delimitáveis. Não obstante estes factos, é indispensável e imprescindível, adoptar um sistema de classificação, que permita a realização desta tarefa técnica, conseguindo desta forma a pesquisa/recuperação dos documentos por assunto. Existem diferentes e variados sistemas de classificação, no entanto o que é mais aplicado, nacional e internacionalmente, é a Classificação Decimal Universal (CDU) que no caso particular das Bibliotecas Escolares é habitual sofrer algumas adaptações. A CDU é um sistema de conceitos, organizado em grandes classes, destinado à classificação de documentos nas unidades de informação. É um esquema de classificação, uniformizado e normalizado, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento humano.

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Classificação Decimal Universal

É um sistema decimal, universal, com uma estrutura hierárquica

Decimal O universo do conhecimento foi concebido como uma unidade, dividida em dez grandes classes ou grupos, cada um por sua vez novamente subdivisível em outras tantas classes, num processo teoricamente infinito. Universal O sistema tem a pretensão e a capacidade de oferecer, conceitos e símbolos, para representar a totalidade do conhecimento. É universal, no sentido de que emprega símbolos (numéricos e não numéricos) de conhecimento e emprego unívocos em todos os contextos culturais. Estrutura hierárquica Reflecte a concepção do mundo, como uma unidade rigorosamente estruturada, em partes necessariamente subordinadas ao todo de que dependem e de cuja natureza participam.

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A organização da Classificação Decimal Universal

Uma Tabela Principal que é um conjunto de dez classes, categorizando todo o conhecimento (representam os assuntos). 0 – Generalidades. Ciência e Conhecimento. Organização. Informação. Documentação. Biblioteconomia. Instituições. Publicações. 1 – Filosofia. Psicologia. 2 – Religião. Teologia. 3 – Ciências Sociais. Estatística. Política. Economia. Comércio. Direito. Administração Pública. Forças Armadas. Assistência Social. Seguros. Educação. Etnologia. 4 – Classe vaga. 5 – Matemática e Ciências Naturais. 6 – Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia. 7 – Arte. Recreação. Entretenimento. Desporto. 8 – Língua. Linguística. Literatura. 9 – Geografia. Biografia. História.

Tabelas Auxiliares Comuns e Especiais que representam não os assuntos, mas formas de os especificar (por lugar, tempo, forma, língua, etc.). Possibilitam combinações variadas entre si e com os conceitos representados pelos números das classes principais.

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Um Índice Alfabético, relativo aos conceitos compreendidos pelas Tabelas Principal e Auxiliares. A cada conceito corresponde uma notação que serve de guia na consulta da Tabela Principal, para mais fácil e rapidamente se localizar a notação adequada ao assunto que se pretende pesquisar. A última edição abreviada da CDU, editada pela Biblioteca Nacional, em 2005, integra um Sumário que sintetiza as diferentes classes que compõem a Tabela Principal.

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COTAÇÃO DOS DOCUMENTOS

COTA – “( …) Conjunto de símbolos (letras, números, sinais ou combinações destes) que servem para identificar qualquer documento numa biblioteca”. Definição adaptada do Dicionário do Livro de Maria da Graça Pericão e Maria Isabel Faria.

A cotação é a fase do tratamento técnico documental em que, a cada documento é atribuído um “código” que permite a sua arrumação nas estantes e a posterior recuperação por parte do funcionário ou utilizador.

A COTA, estabelece a ligação entre os dados referentes a um documento, descritos na ficha bibliográfica ou na folha de recolha de dados, e o próprio documento, arrumado numa determinada prateleira da biblioteca. Trata-se de um código, que permite a fácil localização de um documento, no conjunto das obras existentes.

Podemos adoptar dois métodos de cotação, sendo que o método sequencial foi gradualmente substituído pelo método classificativo. Método sequencial – Traduz-se na localização fixa dos documentos. Estes, são arrumados de acordo com um processo básico, que poderá ser alfabético, numérico ou alfanumérico, em que várias letras e números Maria da Conceição Rodrigues 13-12-2007 10

correspondem à estante, à prateleira e à ordem do livro na referida prateleira. É um sistema artificial, sem grande funcionalidade, mas que poderá ser adoptado, por exemplo, em pequenos núcleos documentais de acesso condicionado. Um exemplo de cota alfanumérica: 

O número 7, em numeração romana, corresponde à estante;

VII / S / 2536

O nº 2536 corresponde ao número de registo de entrada da obra na biblioteca.

A letra S corresponde à prateleira

Neste exemplo, as obras vão sendo cotadas e arrumadas sequencialmente, por ordem de chegada na biblioteca, não possibilitando uma arrumação lógica por assunto.

Método classificativo – A classificação dos documentos por assunto permite reunir, na mesma localização, assuntos comuns, permitindo a entrada ou saída de documentos, sem que tais alterações perturbem a classificação existente. O processo de classificação consiste em atribuir, a cada documento, uma notação correspondente a uma determinada ordem ou classe do sistema de classificação adoptado que reflecte o assunto tratado na obra. Maria da Conceição Rodrigues 13-12-2007 11

Por norma, as Bibliotecas Escolares elaboram um plano abreviado da Classificação Decimal Universal (CDU), introduzindo, por vezes, pequenas adaptações, no sentido de facilitar a recuperação da informação.

Um exemplo de cota composta por três partes complementares: 

a)

Uma notação da CDU (Classificação Decimal Universal), identificativa do assunto principal do documento,

b)

O conjunto das três primeiras letras, em maiúsculas, do apelido do autor individual ou apenas do primeiro autor, no caso da obra ser da responsabilidade de dois ou três autores,

c)

O conjunto das três primeiras letras, da primeira palavra significativa do título da obra, em minúsculas.

No caso dos documentos, sem autor expresso ou cujos autores excedam o número de três, o documento tem entrada pelo título. Neste caso, usam-se as quatro primeiras letras do título, em maiúsculas.

IMPORTANTE: Os artigos definidos e indefinidos no início dos títulos, não são tidos em conta, quando procedemos à selecção das letras do título que compõem a cota.

Não existem regras absolutas na elaboração de cotas.

Maria da Conceição Rodrigues 13-12-2007 12

Exemplo de cota classificativa: 

No livro: DINIS, Júlio – A morgadinha dos canaviais, a cota será a seguinte: Notação da CDU

82 DIN, mor

3 primeiras letras do título (minúsculas)

3 primeiras letras do apelido do autor (maiúsculas)

Poderá ainda conter o número de volume e o número de exemplar (se  justificar) e, eventualmente, a sigla (com ou sem logotipo) que identifica a instituição. Uma vez definida e atribuída ao exemplar, escrever a cota no canto superior esquerdo do verso da folha de rosto. Posteriormente, esta deve ser inscrita numa etiqueta e colada na lombada da obra (preferencialmente a 1 cm da base) ou em local visível, tratando-se de documentos não livro, sempre à mesma altura. Para evitar que se descole, convém protegê-la com fita larga transparente, própria para o efeito.

A COTA é um elemento indispensável para a organização de uma Biblioteca, devendo ser atribuída a todos os tipos de documentos. Maria da Conceição Rodrigues 13-12-2007 13

ARRUMAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Partindo de um modelo de livre acesso, em que os utilizadores podem aceder livremente aos documentos, ao longo das estantes: ♦

♦

♦

Este modelo pressupõe uma arrumação dos documentos por assuntos. Assim, uma vez determinadas as grandes rubricas ou temas mais importantes, seguindo o plano abreviado da Classificação Decimal Universal, fazem-se letreiros de sinalização que se colocam nas estantes. Os documentos, com o mesmo número de classificação ou área temática, arrumam-se, por ordem alfabética de autores e, dentro de cada autor, por ordem alfabética de títulos. A arrumação deve ser feita, da esquerda para a direita e, de cima para baixo.



Não se esqueça do espaço destinado ao crescimento das secções e dos vários temas.



Não coloque os livros muito apertados.



Utilize “cerra-livros” para amparar e proteger os livros.

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A CADEIA DOCUMENTAL - PROCEDIMENTOS TÉCNICOS Registo / Carimbagem / Catalogação / Classificação / Cotação / Arrumação dos Documentos

Maria da Conceição Rodrigues

Dezembro de 2007

Maria da Conceição Rodrigues 13-12-2007 1

SUMÁRIO

Registo .............................................................................................

3

Carimbagem ....................................................................................

4

Catalogação .....................................................................................

5

Classificação ....................................................................................

6

Cotação ...........................................................................................

9

Arrumação .......................................................................................

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REGISTO DOS DOCUMENTOS

Todos os documentos, independentemente do seu suporte, devem ser registados no Livro de Registo da Biblioteca. O registo é a atribuição de um número a cada documento, segundo a ordem de entrada na Biblioteca Escolar. Constitui um inventário permanente, actualizado e completo do fundo documental, podendo subtrair-se as baixas verificadas. Graças ao Livro de Registo, podemos saber, em qualquer momento, quantos livros e outros documentos fazem parte do espólio da Biblioteca, a data de entrada de um documento, de que forma deu entrada (compra, oferta ou permuta), o seu preço, o crescimento do fundo documental, ano a ano, mês a mês, entre outros elementos como o autor, título, editor e ano de edição. Contudo, é importante referir que o registo não substitui a catalogação do documento, operação técnica de grande relevância, no processo do tratamento técnico documental.

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CARIMBAGEM DOS DOCUMENTOS

Após a recepção e depois de efectuada a verificação dos documentos (se há falhas de impressão do texto ou imagens, se faltam folhas, se a lombada está bem colada, se é o documento encomendado ou outro similar, etc.), procede-se à tarefa técnica de carimbagem do documento. O carimbo de registo da biblioteca deve ser colocado na página de rosto do documento ou no verso desta mesma página. Nele devem constar o nome da Escola, a sigla da Biblioteca Escolar, o nº de registo e a data de entrada do documento. Também poderá fazer parte deste carimbo, a cota. Desde que não interfira com informação textual ou visual, o carimbo deve ser colocado sempre no mesmo local da folha de rosto ou no seu verso. Simultaneamente, deve proceder-se a aposição do carimbo de posse (de menores dimensões), com o nome da Escola e da Biblioteca Escolar, em algumas páginas dos documentos, segundo um padrão pré-estabelecido (por exemplo, carimbar sempre as páginas com os números 50, 100 150 …, e a última página de texto). Alguns documentos do material não-livro (cassetes vídeo, áudio, CD, CD-ROM, etc) não permitem ser carimbados. O carimbo figurará, sempre que possível, no material acompanhante (caixa de protecção, capas, folheto,…)

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CATALOGAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Fase do tratamento técnico documental que consiste na descrição bibliográfica de qualquer documento, de maneira a que seja identificado com rapidez e precisão. Trata-se da descrição física do documento, é o seu “bilhete de identidade”. Pode ser mais ou menos exaustiva, contudo há elementos que são importantes e imprescindíveis, para a pesquisa e recuperação eficaz da informação. Este processo técnico obedece a regras de normalização, que são um instrumento essencial na transferência de informação. Esta tarefa, sempre que possível deve ser automatizada, com recurso a programas informáticos de gestão documental como o Porbase 5, o DocBase, o BIBLIObase, o GIB, o Aleph, o WinLib 2000, etc. No entanto, ainda existem Bibliotecas Escolares em que é frequente encontrarmos um ficheiro manual. Os instrumentos de catalogação mais utilizados nesta operação técnica são as Regras Portuguesas de Catalogação, as ISBD (International standard Bibliographic Discription) e as AACR (Anglo American Cataloguing Roules).

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CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Classificar, significa agrupar documentos segundo os assuntos que tratam. Consiste portanto, numa tarefa intelectual, em que o objectivo é determinar o conteúdo do documento. Se existem documentos que não levantam problemas na sua classificação, outros há, que tratam dois ou três assuntos simultaneamente ou versam matérias dificilmente delimitáveis. Não obstante estes factos, é indispensável e imprescindível, adoptar um sistema de classificação, que permita a realização desta tarefa técnica, conseguindo desta forma a pesquisa/recuperação dos documentos por assunto. Existem diferentes e variados sistemas de classificação, no entanto o que é mais aplicado, nacional e internacionalmente, é a Classificação Decimal Universal (CDU) que no caso particular das Bibliotecas Escolares é habitual sofrer algumas adaptações. A CDU é um sistema de conceitos, organizado em grandes classes, destinado à classificação de documentos nas unidades de informação. É um esquema de classificação, uniformizado e normalizado, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento humano.

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Classificação Decimal Universal

É um sistema decimal, universal, com uma estrutura hierárquica

Decimal O universo do conhecimento foi concebido como uma unidade, dividida em dez grandes classes ou grupos, cada um por sua vez novamente subdivisível em outras tantas classes, num processo teoricamente infinito. Universal O sistema tem a pretensão e a capacidade de oferecer, conceitos e símbolos, para representar a totalidade do conhecimento. É universal, no sentido de que emprega símbolos (numéricos e não numéricos) de conhecimento e emprego unívocos em todos os contextos culturais. Estrutura hierárquica Reflecte a concepção do mundo, como uma unidade rigorosamente estruturada, em partes necessariamente subordinadas ao todo de que dependem e de cuja natureza participam.

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A organização da Classificação Decimal Universal

Uma Tabela Principal que é um conjunto de dez classes, categorizando todo o conhecimento (representam os assuntos). 0 – Generalidades. Ciência e Conhecimento. Organização. Informação. Documentação. Biblioteconomia. Instituições. Publicações. 1 – Filosofia. Psicologia. 2 – Religião. Teologia. 3 – Ciências Sociais. Estatística. Política. Economia. Comércio. Direito. Administração Pública. Forças Armadas. Assistência Social. Seguros. Educação. Etnologia. 4 – Classe vaga. 5 – Matemática e Ciências Naturais. 6 – Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia. 7 – Arte. Recreação. Entretenimento. Desporto. 8 – Língua. Linguística. Literatura. 9 – Geografia. Biografia. História.

Tabelas Auxiliares Comuns e Especiais que representam não os assuntos, mas formas de os especificar (por lugar, tempo, forma, língua, etc.). Possibilitam combinações variadas entre si e com os conceitos representados pelos números das classes principais.

Maria da Conceição Rodrigues 13-12-2007 8

Um Índice Alfabético, relativo aos conceitos compreendidos pelas Tabelas Principal e Auxiliares. A cada conceito corresponde uma notação que serve de guia na consulta da Tabela Principal, para mais fácil e rapidamente se localizar a notação adequada ao assunto que se pretende pesquisar. A última edição abreviada da CDU, editada pela Biblioteca Nacional, em 2005, integra um Sumário que sintetiza as diferentes classes que compõem a Tabela Principal.

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COTAÇÃO DOS DOCUMENTOS

COTA – “( …) Conjunto de símbolos (letras, números, sinais ou combinações destes) que servem para identificar qualquer documento numa biblioteca”. Definição adaptada do Dicionário do Livro de Maria da Graça Pericão e Maria Isabel Faria.

A cotação é a fase do tratamento técnico documental em que, a cada documento é atribuído um “código” que permite a sua arrumação nas estantes e a posterior recuperação por parte do funcionário ou utilizador.

A COTA, estabelece a ligação entre os dados referentes a um documento, descritos na ficha bibliográfica ou na folha de recolha de dados, e o próprio documento, arrumado numa determinada prateleira da biblioteca. Trata-se de um código, que permite a fácil localização de um documento, no conjunto das obras existentes.

Podemos adoptar dois métodos de cotação, sendo que o método sequencial foi gradualmente substituído pelo método classificativo. Método sequencial – Traduz-se na localização fixa dos documentos. Estes, são arrumados de acordo com um processo básico, que poderá ser alfabético, numérico ou alfanumérico, em que várias letras e números Maria da Conceição Rodrigues 13-12-2007 10

correspondem à estante, à prateleira e à ordem do livro na referida prateleira. É um sistema artificial, sem grande funcionalidade, mas que poderá ser adoptado, por exemplo, em pequenos núcleos documentais de acesso condicionado. Um exemplo de cota alfanumérica: 

O número 7, em numeração romana, corresponde à estante;

VII / S / 2536

O nº 2536 corresponde ao número de registo de entrada da obra na biblioteca.

A letra S corresponde à prateleira

Neste exemplo, as obras vão sendo cotadas e arrumadas sequencialmente, por ordem de chegada na biblioteca, não possibilitando uma arrumação lógica por assunto.

Método classificativo – A classificação dos documentos por assunto permite reunir, na mesma localização, assuntos comuns, permitindo a entrada ou saída de documentos, sem que tais alterações perturbem a classificação existente. O processo de classificação consiste em atribuir, a cada documento, uma notação correspondente a uma determinada ordem ou classe do sistema de classificação adoptado que reflecte o assunto tratado na obra. Maria da Conceição Rodrigues 13-12-2007 11

Por norma, as Bibliotecas Escolares elaboram um plano abreviado da Classificação Decimal Universal (CDU), introduzindo, por vezes, pequenas adaptações, no sentido de facilitar a recuperação da informação.

Um exemplo de cota composta por três partes complementares: 

a)

Uma notação da CDU (Classificação Decimal Universal), identificativa do assunto principal do documento,

b)

O conjunto das três primeiras letras, em maiúsculas, do apelido do autor individual ou apenas do primeiro autor, no caso da obra ser da responsabilidade de dois ou três autores,

c)

O conjunto das três primeiras letras, da primeira palavra significativa do título da obra, em minúsculas.

No caso dos documentos, sem autor expresso ou cujos autores excedam o número de três, o documento tem entrada pelo título. Neste caso, usam-se as quatro primeiras letras do título, em maiúsculas.

IMPORTANTE: Os artigos definidos e indefinidos no início dos títulos, não são tidos em conta, quando procedemos à selecção das letras do título que compõem a cota.

Não existem regras absolutas na elaboração de cotas.

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Exemplo de cota classificativa: 

No livro: DINIS, Júlio – A morgadinha dos canaviais, a cota será a seguinte: Notação da CDU

82 DIN, mor

3 primeiras letras do título (minúsculas)

3 primeiras letras do apelido do autor (maiúsculas)

Poderá ainda conter o número de volume e o número de exemplar (se  justificar) e, eventualmente, a sigla (com ou sem logotipo) que identifica a instituição. Uma vez definida e atribuída ao exemplar, escrever a cota no canto superior esquerdo do verso da folha de rosto. Posteriormente, esta deve ser inscrita numa etiqueta e colada na lombada da obra (preferencialmente a 1 cm da base) ou em local visível, tratando-se de documentos não livro, sempre à mesma altura. Para evitar que se descole, convém protegê-la com fita larga transparente, própria para o efeito.

A COTA é um elemento indispensável para a organização de uma Biblioteca, devendo ser atribuída a todos os tipos de documentos. Maria da Conceição Rodrigues 13-12-2007 13

ARRUMAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Partindo de um modelo de livre acesso, em que os utilizadores podem aceder livremente aos documentos, ao longo das estantes: ♦

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Este modelo pressupõe uma arrumação dos documentos por assuntos. Assim, uma vez determinadas as grandes rubricas ou temas mais importantes, seguindo o plano abreviado da Classificação Decimal Universal, fazem-se letreiros de sinalização que se colocam nas estantes. Os documentos, com o mesmo número de classificação ou área temática, arrumam-se, por ordem alfabética de autores e, dentro de cada autor, por ordem alfabética de títulos. A arrumação deve ser feita, da esquerda para a direita e, de cima para baixo.



Não se esqueça do espaço destinado ao crescimento das secções e dos vários temas.

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Não coloque os livros muito apertados.

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Utilize “cerra-livros” para amparar e proteger os livros.

Maria da Conceição Rodrigues 13-12-2007 14