Pro-004.in Procedimiento Auditorias Internas

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS Tiger Ingeniería y Servicios

Tabla de Contenidos

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Objetivos Responsabilidades Definiciones Recursos Necesarios Descripción de la Actividad Anexos Hoja Control de Modificaciones

Elaborado Por:

Revisado Por:

Aprobado Por:

Romina Maggiolo H.Representante de Gerencia

Fernando Reyes A.Gerente General.

Fernando Reyes A.Gerente General.

Firma:

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Código: PRO-004.IN Versión Vers ión N°: 00. 00 .

Fecha Autorización: 18 Marzo 2010.-

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1.- OBJETIVOS El presente procedimiento tiene por objeto establecer los mecanismos para la planificación, ejecución, seguimiento y cierre de las auditorías internas del Sistema de Gestión de Calidad, a fin de evaluar el grado de implementación, mantención y efectividad del sistema con respecto a los requerimientos de las Normas ISO 9001 y NCh 2909.

2.- RESPONSABILIDADES El Gerente General es responsable de: o o o

Aprobar el Programa Anual de Auditarías. Nombrar un auditor, para auditar al Representante de la Gerencia. Revisar los informes de las auditorías.

El Representante de Gerencia es responsable de: o o o o o o

Confeccionar el programa anual de auditorías. Preparar el Plan de Auditorias. Planificar y participar en todas las auditorías que estime conveniente, excepto la de su área. Definir a los auditores Internos. Apoyar a las áreas en la solución de las No Conformidades. Verificar y aplicar seguimiento a la implantación de las acciones correctivas.

Los Auditores son responsables de: o o o o

Cumplir con los objetivos de la auditoría. Comunicar y clarificar los requisitos de la auditoría. Planear y ejecutar la auditoría. Emitir y enviar los informes de las auditorías a los auditados.

Los auditados son responsables de: o o

Establecer y aplicar las soluciones a las No Conformidades y/o desviaciones detectadas. Emitir los archivos de solución de las no conformidades y/o desviaciones detectadas.

3.- DEFINICIONES Auditoría de Calidad:  Examen sistemático e independiente para determinar si las actividades de calidad y sus resultados cumplen las disposiciones y además, si estas son apropiadas para alcanzar los propósitos de la organización.

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Auditor Interno:   Persona calificada para realizar auditorías de calidad, de acuerdo a su educación, entrenamiento, habilidades y experiencia. Hallazgo:   Declaración de un hecho, efectuada durante una auditoría de calidad y soportada por evidencia objetiva. No Conformidad:   Incumplimiento de un requisito especificado, que requiere la aplicación de una acción correctiva, preventiva. Informe de Auditoría:   Documento que cuenta con el reporte de auditoría y que ha sido entregado al Auditado y al Representante de la Gerencia.

4.- RECURSOS NECESARIOS Según corresponda al área auditada (ejemplo: EPP u otro).

5.- DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 5.1.- CALIFICACION DE LOS AUDITORES El Representante de la Gerencia designará a los auditores internos validados o entidades externas que pueden realizar las auditorías internas en base a los siguientes criterios:   Formación académica adecuada para realizar esta actividad (Enseñanza Técnica preferentemente). o Haber sido capacitado por algún auditor interno (ya certificado), y/o entidad capacitada como auditor interno. o Certificado de asistencia a curso de formación de auditores emitido por entidades de reconocido prestigio en esta área. o

En el caso de las entidades externas que colaboran habitualmente con organismos certificadores. Las personas que designe dicha entidad deberán presentar un certificado emitido por la misma para realizar las labores de auditor.

5.2.- DESCRIPCION PROCESO DE AUDITORIA 5.2.1.- Programa Anual de Auditoria Para la planificación de las auditorias el Representante de Gerencia confeccionara al comienzo de cada año el Programa Anual de Auditoría (DCT-002.IN) (Anexo 6.1) el cual deberá asegurar que toda área y/o proceso de la organización sea auditada anualmente, pudiendo verse incrementado el número de estas dependiendo de la importancia del proceso, criticidad y complejidad de acuerdo a:

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Por elemento o áreas que hayan tenido no conformidades en auditorías pasadas. Por elementos o áreas en las cuales las no conformidades sean graves. Por cambio en los procesos o la adición de procesos nuevos. Por quejas o reclamos de los clientes. Por solicitud del Gerente General. Por acciones correctivas generadas por fuentes que no sean auditadas. Certificación o seguimiento de certificación.

Nota 1: El Programa Anual de auditoría será aprobado por el Gerente General. Nota 2:  Cambios o re-planificaciones de auditorías se registran en el mismo Programa Anual de Auditoría, que deberá ser controlado por el Representante de Gerencia.

5.2.2.- Plan de Auditoria La selección del auditor la realizara el Representante de Gerencia de acuerdo a apartado 5.1 y a independencia de los mismos con las áreas a ser auditadas, puesto que no podrán auditar su propia área de trabajo. El Representante de Gerencia elabora el Plan de Auditoría DCT-004.IN (Anexo 6.2), indicando la(s) fecha(s) de realización, objetivo, alcance, elementos de la norma ISO 9001 y/o NCH 2909 aplicable, áreas a auditar, y auditor designado por cada elemento, etc. Se envía una copia del plan de auditoría al responsable del área auditada y al auditor designado para su conocimiento con a lo menos 3 días hábiles de anticipación, a fin de que el primero tome conocimiento de la fecha de ejecución y el segundo prepare el listado de preguntas de acuerdo a normativa, procedimientos e instructivos correspondientes del área a auditar.

5.2.3.- Reunión de Apertura Antes de la realización de la auditoría, se realiza una reunión de apertura en donde asistirán el Representante de Gerencia (si aplica), los auditores designados y los responsables del área a auditar, para: o o o

Leer plan de auditoría y aclarar posibles puntos lógicos que se requieran explicar. Confirmar y aclarar el objetivo y alcance de la auditoria. Definir la secuencia de realización definitiva.

5.2.4.- Revisión en Terreno El auditor realiza la auditoría apoyándose en el listado de preguntas, revisando las evidencias correspondientes (registros, entrevistas con personal y/o revisión de situaciones), registrando toda la información que se recabe en la misma.

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Si el auditor así lo considera en conjunto con los responsables, se harán ajustes en la agenda con el fin de profundizar un poco más algunos temas en particular. Al finalizar la auditoria el auditor dará a conocer a grandes rasgos los hallazgos detectados pudiendo el auditado en el caso de existir evidencia que elimine algún hallazgo presentarla al auditor para su análisis y de proceder eliminar el hallazgo en caso que aplique.

5.2.5.- Reunión de Cierre Una vez realizada la auditoría, el auditor y el responsable del área auditada mantienen una reunión de cierre con el objeto de: o o o

Aclarar las posibles dudas o confusiones. Comentar los resultados obtenidos. Dar a conocer fecha tentativa de entrega de Informe de Auditoría.

5.2.6.- Informe de Auditoria El auditor revisará los hallazgos detectados en la ejecución de su auditoria y los clasificara de acuerdo a su importancia en No Conformidades (Incumplimiento), Observaciones (desviaciones menores) y Oportunidades de Mejoras (recomendaciones). Si el plan de auditoría implicaba varias áreas y distintos auditores el Representante de Gerencia será el responsable de recopilar la detección de hallazgos de cada uno de los auditores involucrados y confeccionar el Informe de Auditoría DCT-005.IN (Anexo 6.3), en caso contrario si se trata de un solo auditor será este el responsable de la elaboración del informe y posteriormente hacer entrega del mismo al Representante de Gerencia para su difusión.

5.2.7.- Seguimiento El Seguimiento tanto de las acciones correctivas como preventivas emanadas del proceso de auditoría se ejecutara de acuerdo a lo indicado en Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas PRO-005.IN, las cuales serán revisadas y dadas a conocer a la Gerencia en la próxima Revisión por la Gerencia.

6.- ANEXOS 6.1.- PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA DCT-002.IN 6.2.- PLAN DE AUDITORIA DCT-004.IN 6.3.- INFORME DE AUDITORIA DCT-005.IN

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7.- HOJA CONTROL DE MODIFICACIONES Versión Fecha Modificación Ítem Alterado

Motivo

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Emisión del Documento

18-03-2010

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N.A.

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ANEXO 6.1 PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA (DCT-002.IN)

ANEXO 6.2 PLAN DE AUDITORIA (DCT-004.IN)

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ANEXO 6.3 INFORME DE AUDITORIA (DCT-005.IN)

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