Primera Parte- Técnicas de Monitoreo y Control Del Proyecto

Herramientas para el monitoreo y control del proyecto

Primera parte: Técnicas de monitoreo y control del proyecto Para qu Para que e un pr proy oyec ecto to ll lleg egue ue a bu buen en té térm rmin ino o es im impo port rtan ante te co cont ntro rola larr qu que e el tr trab abaj ajo o qu que e es está tá co comp mpro rome meti tido do se realice. Pero es imprescindible supervisar también cómo se hace. En las etapas iniciales y durante la planificación, el director de proyecto y los inte in tere resa sado dos s el elab abor oran an el pl plan an co con n la las s lí líne neas as ba base se de al alca canc nce, e, ti tiem empo po y co cost sto o qu que e se utiiliz ut izan an pa para ra med ediir el de des sem empe peño ño de dell pr proy oyec ecto to y re real aliz izar ar los ca cam mbi bios os ne nece cesa sarrio ios s para corregir las desviaciones. El Di Dire rect ctor or de Pr Proy oyec ecto to es re resp spon onsa sabl ble e de mo moni nito tore rear ar y co cont ntro rola larr qu que e el pr proy oyec ecto to se realice de acuerdo al plan. Esto es:

- El inicio y término de las actividades en la fecha planificada. - Disponer de los recursos requeridos en calidad y cantidad. - Asignación recursos humanos con la dedicación acordada. Aseg egur urar ar qu que e lo los s re recu curs rsos os hu huma mano nos s tr trab abaj ajen en en ac acti tivi vida dade des s de dell pr proy oyec ecto to y qu que e - As los recursos físicos se utilicen en el proyecto. - Controlar y medir el desempeño del cronograma y costo. - Producir resultados con la calidad requerida. - Controlar los cambios al alcance. - Controlar y resolver los problemas que surjan durante el curso del proyecto. - Control y supervisión de los riesgos, adquisiciones, comunicaciones y la participación de los interesados. El monitoreo y control permite rastrear, revisar el progreso y regular el desempeño del proyecto. En es esta ta cl clas ase, e, re revi visa sare remo mos s lo los s co conc ncep epto tos s de mon onit itor oreo eo,, co cont ntro roll y la las s té técn cnic icas as qu que e pu pued ede e ut util iliz izar ar pa para ra su supe perv rvis isar ar y controlar el proyecto, como alertas y desviaciones.

1.- Monitoreo El propósito de monitorear el proyecto es detectar durante el ciclo de vida del proyecto lo siguiente: Desviaciones del presupuesto. Retraso del cronograma. Falta de entregables. Las preguntas claves del monitoreo son: ¿Qué y cuándo debemos medir? ¿Con qué anticipación debemos saber esto? Monito Moni tore rear ar la las s ac acti tivi vida dade des s de dell pr proy oyec ecto to im impl plic ica a as aseg egur urar ar qu que e el tr trab abaj ajo o co comp mpro rome meti tido do pa para ra ca cada da ac acti tivi vida dad d se re real alic ice e en las fechas y plazo, dentro del presupuesto y con la calidad requerida. Dado todo lo anterior, tenemos que monitorear y controlar el proyecto implica: Medir el avance de las actividades del proyecto: ¿Dónde estamos? Comparar los valores reales contra los valores planificados del proyecto: ¿Dónde deberíamos estar? Medi Me dirr el de dese semp mpeñ eño o de dell pr proy oyec ecto to co con n re resp spec ecto to la lí líne nea a ba base se de dell pr proy oyec ecto to:: ¿C ¿Cóm ómo o es esta tamo mos s ha haci cien endo do us uso o de lo los s recursos? Iden Id enti tifi fica carr la las s ac acci cion ones es co corr rrec ecti tiva vas s pa para ra so solu luci cion onar ar pr prob oble lema mas s y mi miti tiga garr ri ries esgo gos s ad adec ecua uada dame ment nte: e: ¿C ¿Cóm ómo o no nos s

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Herramientas para el monitoreo y control del proyecto ponemos al día? Controlar y gestionar la implementación de los cambios aprobados al proyecto. Es necesario distinguir claramente la diferencia entre monitorear y controlar, ya que entre ambos procesos existe una retroalimentación.

El proceso de monitoreo mide y el proceso de control corrige para mantener el proyecto en curso y dirección hacia el objetivo.

Las preguntas claves del monitoreo son: • ¿Qué y cuándo debemos medir? • ¿Con qué anticipación debemos saber esto?

En el mundo real, las cosas no suelen suceder de acuerdo al plan y esto se debe fundamentalmente a que todo está en permanente cambio. Algunos problemas que pueden surgir y que impactan en el proyecto son: Entrega temprana o tardía de los artículos adquiridos. Cambios en los requisitos del propietario. Cambios en la productividad del trabajador y del equipo. Oposición de la comunidad a las condiciones de proyecto (ruido, polvo u otra contaminación, entre otros). Planificación pobre (supuestos inadecuados). Las inclemencias del tiempo, las condiciones geográficas imprevistas, problemas de localización, entre otros. El director del proyecto debe recabar información acerca del desempeño (histórico, actual y proyectado) y de las desviaciones que se van produciendo en el mismo: Retrasado respecto al plan, línea base cronograma. Con sobrecostos respecto a la línea base de costos (presupuesto). Los entregables que no están según la especificación o la calidad está por debajo de la solicitada en la línea base del alcance. La productividad es menor a la planificada. El Director de Proyecto no debe quedarse sólo con los valores de los indicadores para el alcance, tiempo y costo del proyecto. En esta tarea de monitorear también debe identificar los riesgos y problemas que pueden causar

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Herramientas para el monitoreo y control del proyecto desviaciones y un bajo desempeño del proyecto. Algunos de los factores más comunes son: Subestimar los plazos y fecha de término. Subestimar el esfuerzo del equipo de trabajo. Olvidar o Ignorar stakeholders. No considerar los tiempos necesarios para la formación y aprendizaje del equipo de trabajo. Dificultades de comunicación entre los grupos de trabajo. Falta de compromiso de los miembros del equipo. Gestión inadecuada de los cambios. No realizar una gestión de los conflictos.

2.- Control El propósito de controlar el proyecto es corregir, durante todo el ciclo de vida del proyecto, las desviaciones en presupuesto, cronograma y calidad. Se debe asegurar que el proyecto va de acuerdo al plan. En ocasiones se deberá incluso revisar el plan para alinearlo al desempeño. El monitoreo del proyecto entrega información acerca de qué acciones correctivas realizar sobre el mismo. El control se realiza sobre los recursos, sobre las características del proyecto o una combinación de estas dos variables:

a) Control mediante los recursos del proyecto: Ajuste de los recursos o las “4M” del proyecto: Money - ¿Más dinero? Manpower - ¿Más y mejor Mano de Obra? Materials - ¿Más y Mejores materiales? Machinery (Equipamiento) - ¿Más y Mejores equipos? O bien, b) Control mediante características del proyecto: Ajustando las características del proyecto para:

Reducir el tamaño del proyecto. Reducir el alcance. Cancelar o Terminar el proyecto. El Director del Proyecto debería lograr el control y colocar en curso el proyecto, ajustando una o bien una combinación de estas variables.

3.- Indicadores y buenas prácticas para control del proyecto. Para saber cuándo debe realizar este control, el director de proyecto puede utilizar alertas generales, desviaciones respecto a la línea base y los indicadores que proporciona la técnica del valor ganado.

3.1.- Alertas Generales Se debe realizar un control al proyecto cuando el monitoreo dé cuenta de siguientes situaciones o alertas:

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Desempeño Surgen problemas técnicos inesperados. Faltan recursos o no están disponibles cuando son necesarios. Problemas de Calidad o confiabilidad. Propietario/cliente requiere cambios en las especificaciones funcionales. Surgen conflictos y complicaciones con otras áreas o stakeholders. Se producen cambios en el mercado que hacen que aumenten/disminuyan los costos del proyecto.

Costo Dificultades técnicas que requieren más recursos. Aumenta el alcance del trabajo. El monto de la propuesta ganadora resultó ser demasiado bajo. La entrega de los resultados del monitoreo es pobre o llega muy tarde. Los flujos de pago para el contratista no están bien hechos. Cambios en los precios de mercado son utilizados como base para las estimaciones.

Cronograma Dificultades técnicas que requieren más tiempo para resolverse. Aumenta el alcance de trabajo. Secuenciación de tarea no bien realizada. Material, mano de obra/equipo no disponible cuando son necesarios. Tareas claves no fueron terminadas a tiempo.

Alcance y calidad Los entregables no cumplen con las especificaciones. La calidad es inferior a la solicitada. Los entregables están incompletos.

Se debe realizar un control al proyecto cuando el monitoreo dé cuenta de situaciones o alertas. Hay varios tipos de ellas.

3.2.- Comparativos contra la línea base: Los comparativos contra la línea base permiten contrastar el avance a la fecha contra el avance según el plan. Es importante realizar un control al proyecto cuando el comparativo está indicando que: Los recursos utilizados difieren del plan o línea base. Ejemplo: El uso de las horas de equipamiento a la fecha, es mayor que el planificado. El uso de horas de mano de obra a la fecha (actual) es mayor que el planificado. El concreto usado a la fecha (actual) es mayor que el planificado.

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Las actividades están tomando más tiempo o menos tiempo de lo previsto. Ejemplo: La duración real de actividades a la fecha (Actual) es mayor que la planificada (Plan) para las actividades 1 y 2. La duración de la actividad 3 es menor que la planificada y comenzó después de la fecha de inicio del plan.

• Los Costos del proyecto a la fecha difieren del presupuesto. Ejemplo: Los costos acumulados a la fecha(Progreso) son menores al presupuesto en un 20%.

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En Resumen... El director de proyecto  es quien realiza el monitoreo y control del proyecto. Monitorear es medir el avance real con respecto a lo planeado. Controlar significa tomar acciones para corregir las desviaciones y colocar el proyecto en curso. Se utilizan alertas de desviación  en cronograma, costo y alcance. Se utilizan técnicas de monitoreo y contr ol , como reportes de avance, semáforos, valor ganado. La reuniones se utilizan para informar el avance y tomar decisiones de cambio, resolver incidencias y controlar las tareas de equipo de proyecto.

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