Primavera P6 - Manual RO

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Contents Capitolul 1 .............................................................................................................................................................. 3 Introducere ............................................................................................................................................................ 3 Capitolul 2 .............................................................................................................................................................. 8 Ciclul de viata al unui proiect .............................................................................................................................. 8 Capitolul 3 ............................................................................................................................................................ 16 Date, Navigare si Moduri de afisare ................................................................................................................. 16 Capitolul 4 ............................................................................................................................................................ 42 Enterprise Project Structure .............................................................................................................................. 42 Capitolul 5 ............................................................................................................................................................ 47 Crearea unui proiect .......................................................................................................................................... 47 Capitolul 6 ............................................................................................................................................................ 68 Crearea structurii WBS ..................................................................................................................................... 68 Capitolul 7 ............................................................................................................................................................ 78 Adaugarea activitatilor ...................................................................................................................................... 78 Capitolul 8 .......................................................................................................................................................... 105 Crearea relatiilor de conditionare ................................................................................................................... 105 Capitolul 9 .......................................................................................................................................................... 117 Calculul planificarii ............................................................................................................................................ 117 Capitolul 10 ........................................................................................................................................................ 133 Atribuirea de contrangeri ................................................................................................................................. 133 Capitolul 11 ........................................................................................................................................................ 144 Documentele de referinta ................................................................................................................................ 144 Capitolul 12 ........................................................................................................................................................ 153 Aranjarea datelor de calcul .............................................................................................................................. 153 Capitolul 13 ........................................................................................................................................................ 168 Roluri si resurse ................................................................................................................................................. 168 Capitolul 14 ........................................................................................................................................................ 179 Alocarea rolurilor ............................................................................................................................................... 179 Capitolul 15 ........................................................................................................................................................ 186 Alocarea resurselor si a costurilor .................................................................................................................. 186 Capitolul 16 ........................................................................................................................................................ 201 Analiza utilizarii resurselor ............................................................................................................................... 201 Capitolul 17 ........................................................................................................................................................ 216 Optimizarea planificarii ..................................................................................................................................... 216 Capitolul 18 ........................................................................................................................................................ 236 Crearea de planificari de referinta .................................................................................................................. 236 Capitolul 19 ........................................................................................................................................................ 248 Executarea si Controlul Proiectului ................................................................................................................. 248 Capitolul 20 ........................................................................................................................................................ 277 Raportarea performantei.................................................................................................................................. 277 Capitolul 21 ........................................................................................................................................................ 298 Site-ul Web al Proiectului ................................................................................................................................. 298

2

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 1

I ntroducere

Obiective:  

Descrierea solutiilor oferite de Primavera Descriere Primavera

3

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Introducere Primavera P6 este cea mai puternica si usor de folosit solutie pentru prioritizarea, planificarea, urmarirea si controlul proiectelor, programelor si portofoliilor. Primavera P6 este o solutie integrata de management a proiectelor si portofoliilor de proiecte (PPM) ce contine functionalitati specifice pentru fiecare tip de utilizator pentru a satisface necesitatile si responabilitatile fiecarui membru a unei echipe de proiect. Multe organizatii au zeci, chiar sute sau mii de proiecte in derulare la un anumit moment. Aceste proiecte trec prin ierarhia normala de administrare a proiectelor, facand din project management o provocare la nivel de companie. Funtionalitate de planificare si calcul de proiect din P6 furnizeaza posibilitatea utilizatorilor cu drepturi de acces adecvate sa administreze proiectul de-a lungul intregii durate de derulare de la Initierea proiectului pana la inchiderea sa. Furnizeaza functionalitati de acces multi-user, multi-project, cu capabilitati de planificare si control a resurseor, suport pentru proiectele pe mai multe nivele, preluarea datelor actuale (realizarilor), forme de vizualizare (layouts) customizabile, dar si capacitatea de a extinde functionalitatea sistemului folosind campuri proprii definibile de utilizator. P6 furnizeaza managementului o vedere in timp real a performantei proiectelor, programelor sau portofoliilor de proiecte din companie. Furnizeaza managementului parghiile necesare pentru a executa proiectele efectiv si eficient, permitand la orice nivel de responsabilitate din organizatie analiza si comunicarea in timp real a informatiilor si deciziilor fundamentate si realiste. Primavera ofera o solutie integrata pentru managementul portfoliilor de proiect, solutie ce consta din mai multe unelte specific ce sadisfac necesitatiile si responsabilitatile membriilor din echipa de lucru. Solutiile oferite de Primavera •

Project Management

Modulul de Project Management ofera utilizatorului posibilitatea de planificare, derulare, urmarire si control, cat si monitorizare si analiza privind performantele. Acest modul foloseste ca baza functionalitatile “multiuser” si “multiproject” cu o puternica capabilitatea de control asupra resursele, calendarelor, rolurilor, inregistrarea datelor actuale si datelor definite de utilizator. Modulul Project Management este ideal pentru organizatiile ce au nevoie sa administreze mai multe proiecte simultan si sa ofere acces “multiuser” angajatiilor. Aplicatia suporta un numar nelimitat de proiecte in structura institutiei, un numar nelimitat de etape si activitati a proiectului, proiecte de referinta, resurse, drumuri critice si planificari calendaristice. Pentru implementarile de proiecte la scala larga se folosesc bazele de date Oracle sau Microsoft SQL, iar pentru implementarile mici Microsoft SQL Server Express este o solutie viabila. Modulul ofera de asemenea un management centralizat al resurselor. Acesta include posibilitatea de a aproba pontajul pentru resurse si capabilitatea de a relationa cu resurse de proiect, ce folosesc modulul “Timesheets” pentru pontaj. Pe langa aceste caracteristici modulul dispune de un management al riscului integrat , monitorizarea problemelor si management prin parametrii 4

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 configurabili. Caracteristica de monitorizare permite utilizatorilor executia dinamica a deciziilor pentru ajustarea costurilor, planificarii calendaristice si a valorii dobandite. •

Methodology Management

Modulul Methodology Management ofera utilizatorului posibilitatea de autorizare si stocare a metodologiilor sau a sabloanelor de proiect intr-o locatie centralizata. Managerii de proiect pot selecta si combina metodologiile pentru a crea un plan de proiect customizat. Aceste metodologii customizate pot fi importate in Modulul Project Management cu ajutorul procedurii Project Architect pentru a fi folosite ca sabloane pentru proiecte noi. In acest fel organizatia dumneavosatra poate fi imbunatatita mereu cu fiecare proiect nou prin perfectionarea metodologiilor. •

Timesheets

Modulul Timesheets este o aplicatie Web, bazata pe un sistem interproiect de comunicare si evident/pontaj. Este o unealta de lucru la nivelul echipei de proiect, care ajuta membrii echipei sa se concentreze asupra muncii individuale pe care fiecare o detine intr-un proiect sau mai multe proiecte in paralel, cu ajutorul unei liste de sarcini furnizata de Modulul Project Management. Ofera de asemenea informatii despre schimbarile din proiect si pontaj. Deoarece acest modul permite angajatiilor sa introduca informatii recente despre activitatea lor, managerii de proiect pot lua decizii cruciale bazate pe cele mai actuale informatii posibile. •

Web Access

Modulul Web Access este o aplicatie Web care permite accesul prin internet/portal web la proiecte si portofolii pentru toata organizatia. Orice utilizator web poate crea un mediu personalizat ce permite accesarea unor proiecte specifice sau categorii de proiecte relevante pentru rolul lui in cadrul proiectelor, portofoliilor sau institutie. Project Workspaces si Workgroups extind modul de customizare a mediului personalizat prin capabilitatea de a selecta o echipa de proiect , oferind o imagine uniforma si continua de date. Modulul Web Access ofera acces la o plaja larga de informatii, control asupra datelor si detine aceleasi caracteristici si functionalitati ca si Modulul Project Management, dar oferind o functionalitate esentiala utilizatorilor, aceea de mobilitate si gestiune de la distanta. •

Integration API si WebServices

Modulul Integration API si WebServices este un mecanism de integrare dezvoltat pe platforma Java. •

Software Development Kit

Modulul Software Development Kit (SDK) este un instrument de integrare, care permite utilizatorilor sa integreze informatii din baza de date a modulului de Project Management cu alte aplicatii externe. Software Development Kit furnizeaza acces la schema si procedurile aplicatiei Primavera P6, referitoare la nivelul logic al datelor. SDK suporta standardul Open Database Connectivity (ODBC), cat si alte interfete subordinote precum OLE-DB si JDBC, pentru conectarea la baza de date. 5

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 •

Claim Digger

Modulul Claim Digger are capacitatea de a compara doua proiecte sau un proiect cu un proiect de referinta asociat, pentru a determina datele adaugate, sterse sau modificate din planificarea initiala. Bazat pe campurile de date selectate de dumneavoastra pentru comparare, modulul Claim Digger creaza un raport de comparatie. Modulul Claim Digger este instalat automat cu modulul de Project Management si poate fi accesat din meniul Tools. •

Project Link

Modulul Project Link este un plug-in ce permite utilizatorilor Microsoft Project sa lucreze in mediul Microsoft in timp ce sunt conectati la caracteristicile si functionalitatile Primaverei. Functionalitatea da posibilitatea utilizatorilor Microsoft Project sa deschisa / salveze proiecte din / in baza de date a modulului de Project Management prin aplicatia Microsoft project. Mai mult, utilizatorii MS Project au dreptul sa invoce managementul de resurse Primavera P6 in mediul Microsoft.

6

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Primavera P6

P6 este utilizat pentru planificarea, monitorizarea si controlul proiectelor. Datele proiectului sunt centralizate intr-o baza de date si pot fi accesate prin interfata client – server sau prin internet. Printre facilitatile oferite de P6 se numara:  Managementul proiectelor la nivel de intreprindere, managementul resurselor si analiza de portofoliu.  Tablouri de bord bazate pe roluri care furnizeaza indicatori ai starii proiectelor sau programelor si ajuta la determinarea proiectelor ce necesita ajutor pentru a reintra in graficul normal.  Raportare detaliata, incluzand modele standard utilizate in industrie precum si un vrajitor (wizard) pentru personalizare.  Diagrame de performanta care cuprind indicatori la nivel de proiect.  Capacitatea de analiza si de planificare a resurselor in vederea anticiparii modului de utilizare a resurselor in cadrul proiectelor viitoare.  Spatii de lucru colaborative pentru initierea proiectelor si fluxurilor de documente; administrare si aprobare documente si comunicarea cu echipa de proiect.

7

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 2

Ciclul de viata al unui proiect

Obiective:  

Trecere in revista a relatiilor dintre Primavera si Ciclul de viata al Managementului de Proiect Identificarea celor cinci grupuri de procese din cadrul Ciclului de viata al Managementului de Proiect

8

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Ciclul de viata al Managementului de Proiect Managementul de proiect este procesul atingerii scopurilor propuse in conditii determinate de contrangerile referitoare la timp, bani si resurse. Lectiile din cadrul cursului pot acoperii o parte sau toate procesele din cadrul Ciclului de Viata al Managementului de Proiect, asa cum este descris mai jos:

9

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Fiecare proce poate fi impartit mai departe in urmatorii Etape:

10

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Procesul de initiere a proiectului Pasii din cadrul procesului de initiere a proiectului:  Colectarea informatiei;  Obtinerea consensului organizatiei;  Stabilirea echipei.

11

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Procesul de planificare Pasii din cadrul procesului de planificare:  Stabilirea obiectivelor proiectului si a scopurilor lucrarilor/activitatilor;  Definirea lucrarilor/activitatilor;  Stabilirea termenelor si duratelor aferente;  Stabilirea cerintelor si disponibilitatilor la nivel de resurse;  Stabilirea unui buget de costuril  Evaluare, optimizare si crearea planuficarii de referinta.

12

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Procesul de executie (implementare) In cadrul procesului de implementare se cuprind urmatorii Etape:  Distribuirea informatiei;  Urmarirea lucrarilor/activitatilor in curs de desfasurare si actualizarea datelor referitoare la costuri.

13

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Procesul de control Pasii din cadrul procesului de Control:  Analiza si evaluarea proiectului;  Recomandarea actiunilor necesare;  Modificarea proiectului curent in concordanta cu datele primite;  Re-previzionare a termenelor si duratelor lucrarilor;  Informarea echipei privind performantele proiectului.

14

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Procesul de Incheiere In cadrul procesului de incheiere a proiectelor se includ urmatorii Etape:  Realizarea de documentatii care sa cuprinda lectiile invatate;  Stabilirea sau nu a proiectului ca model ce poate fi inclus in metodologie;  Frunizarea iesirilor proiectului;  Salvare si arhivarea fisierelor proiectului.

15

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 3

Date, Navigare si M oduri de afisare

Obiective:      

Descrierea informatiilor la nivel de companie si la nivel de proiect; Autentificarea in aplicatie (Primavera); Navigarea in fereastra Home si in fereastra Activities; Incarcarea unui aspect existent; Modificarea/personalizarea unui aspect; Salvarea unui aspect.

16

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Date la nivel de companie si de proiect Inainte de autentificarea in aplicatia Primavera, este important de retinut ca un proiect este format dintr-o combinatie de date la nivel de proiect si date la nivel de companie. 1.Date la nivel de companie Prin informatiile despre organizatie (companie) se furnizeaza structura globala necesara pentru multiplele proiecte. Aceste informatii sunt disponibile tuturor proiectelor din cadrul organizatiei si totodata ele alcatuiesc structura necesara pentru managementul centralizat al proiectelor si resurselor. Informatiile la nivel de companie de regula sunt definite si pastrate de catre administratorul de sistem. Cateva exemple de date la nivel de companie:  Structura Ierarhica a Proiectelor (EPS = Enterprise Project Structure);  Coduri de proiecte;  Coduri de resurse;  Categorii si preferinte de administrare;  Resurse;  Conturi de cheltuieli.

17

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Date la nivel de proiect Informatiile la nivel de proiect sunt disponibile doar in proiectul in care au fost definite (introduse). Managerii de proiect definesc datele specifice proiectului in vederea controlului ulterior al acestora.  Date;  Structura Ierarhica a Activitatilor/Lucrarilor (WBS = Work Breakdown Structure);  Activitati;  Relatiile dintre activitati;  Planificari de referinta (baseline);  Cheltuieli.  Riscuri  Parametrii configurabili  Documente si articole de lucru (work products)  Site-ul web al proiectului

18

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Date specifice la nivel de proiect/companie Urmatoarele tipuri de date sunt specifice atat la nivel de proiect cat si de companie:  Calendare;  Rapoarte;  Coduri de activitati.

19

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Autentificarea in aplicatie (Logging in) Pentru a va autentifica (a intra) in aplicatia Primavera trebuie sa tastati un Nume de autentificare si o Parola. Daca nu cunoasteti Numele de autentificare/Parola, contactati administratorul dvs. de sistem.

Etape: 1. Apasati Start, Programs, Primavera, Project Management. 2. Tastati in campul Login Name si apoi in campul Password . 3. Apasati OK.

20

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Fereastra Home Fereastra Home reprezinta punctul de pornire in navigarea prin aplicatie. Ea furnizeaza un acces rapid la datele la nivel de companie si la cele la nivel de proiect. In partea stanga a fereastrei Home este bara Directory, care contine o lista cu cele 12 ferestre din cadrul Primavera. Fiecare fereastra asigura functionalitati specifice care ajuta la administrarea proiectelor. Selectati un articol din bara Directory pentru a-l accesa. Tabelul de mai jos prezinta principalele articole de navigare din fereastra Home. Numerotarea din tabel corespunde celei din imagine.

Tabel 1. Articol

Functionalitate

1. Bara Titlu

Indica aplicatia curenta si numele proiectelor deschise.

2. Bara Meniu

Apasati pentru a executa functii in Primavera.

3. Bara Director

Apasati pentru a afisa ferestre din Primavera

4. Bara de Navigatie

Ofera posibilitatea mutarii printre ferestrele deschise, activarea barei Director si deschiderea Tutorialului (Help).

5. Bara de Stare

Afiseaza Login Name-ul utilizatorului, data de analiza pentru proiectele deschise, modul de acces si planificarea de referinta curenta.

21

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Bara de Navigatie Bara de navigatie se foloseste pentru a muta inainte si inapoi prin ferestrele anterior accesate, pentru intoarcerea in fereastra Home, afisarea sau ascunderea barei Director si accesul la Tutorial (Help) pentru fereastra curenta. Bara de navigatie, care este activa in mod implicit, poate fi activata sau dezactivata in Meniul de Vizualizare prin apasarea Toolbars, Navigation Bar.

22

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Deschiderea unui proiect existent In fereastra de dialog Open Project sunt afisate toate proiectele care se pot deschide.  Deschideti un proiect, indicat prin  Deschideti un nod, indicat prin . o Toate proiectele din nod vor fi deschise.  Deschideti mai multe proiecte din noduri diferite. o Apasati Control + click pentru a selecta mai multe proiecte.

Etape: 1. In meniul File, apasati Open.

23

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Modul de acces Inainte de a deschide un proiect aveti posibilitatea sa selectati un mod de acces:  Shared (e.g. Partajat) – Mai multi utilizatori pot vedea, introduce sau schimba date. Acesta este modul implicit de acces.  Read only (e.g. Doar in citire) – Puteti vedea datele dar nu le puteti modifica sau introduce altele noi.  Exclusive – Utilizatorul curent este singurul care poate edita datele in aceste proiecte. Ceilalti utilizatori pot accesa aceste proiecte doar in modul Read only.

Etape: 1. Selectati proiectul Bldg-03. 2. Apasati butonul Open.

24

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Fereastra Activitati Fereastra Activities este utilizata pentru a crea, vizualiza si edita activitati din cadrul unui proiect deschis. Tabelul de mai jos cuprinde o lista cu principalele elemente de navigare din fereastra Activities. Numerele din imagine corespund celor din tabel.

Tabel 2. Fereastra Activities Element

Functionalitate

1. Bara de unelte

Afiseaza pictogramele care permit schimbarea modului de afisaj.

2. Tabelul de Activitati

Afiseaza in format tabelar informatii despre activitati.

3. Graficul Gantt

Afiseaza grafic progresul activitatii in timp.

4. Bara de comenzi

Afiseaza optiuni de adaugare sau stergere a datelor.

5. Bara de Optiuni de Afiseaza meniul cu optiunile posibile in fereastra Activities. afisare 6. Bara verticala separare

de Trageti de bara pentru a ascunde/afisa mai multe informatii din fiecare panou.

7. Bara orizontala separare

de Ascunde sau afiseaza mai multa informatie din cele doua zone ale ecranului (superioara/inferioara).

8. Detalii activitati

despre Vizualizeaza/editeaza informatii detaliate ale activitatii selectate.

Verificati daca sunteti in fereastra Activitati. (Bara director, apasati Activities). 25

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Layouts (Aspecte) Un aspect (e.g. aranjament de afisaj) reprezinta un mod de afisare a informatiei, prin combinarea tuturor elementelor vizuale care apar pe ecran. Aspectele sunt disponibile la nivel de Proiect, WBS, Alocari de resurse si ferestre de Urmarire (e,g, Tracking Windows).

1.Moduri de afisaj pentru activitati Fereastra Activities furnizeaza optiuni de vizualizare a datelor in zonele superioare sau inferioare de afisaj.  In zona superioara selectati una din urmatoarele: • Tabelul de Activitati • Graficul Gantt • Tabelul de calcul de indeplinire a activitatii • Reteaua de activitati  In zona inferioara selectati una din urmatoarele: • Detaliile activitatii • Tabelul de activitati • Graficul Gantt • Tabelul de calcul de indeplinire a activitatii • Tabelul de calcul de utilizare a resursei • Profilul de indeplinire a activitatii • Profilul de utilizare a resursei • Schema logica a proiectului (Trace logic)

26

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Deschiderea unui aspect existent O varietate de aspecte (aranjamente de afisare) sunt disponibile pentru a prezenta datele curente din diferite perspective. Se pot crea aranjamente de afisare specifice utilizatorului sau proiectului, sau se pot utilize aspecte globale (generale) furnizate de catre compania dvs. Dupa selectarea unui Layout (Aspect), puteti apasa pe Apply sau Open.  

Apply – Afiseaza aspectul selectat dar pastreaza deschisa fereastra de dialog Open Layout (Aspect). Open - Afiseaza aspectul selectat si inchide fereastra de dialog Open Layout.

Exercitiu: 1. In bara Layout (Aspect) Options, selectati Layout (Aspect), Open. Daca faceti modificari in aspectul curent, sunteti indemnat sa salvati modificarile curente. In cele mai multe cazuri, alegeti No. 2. Cand vi se sugereaza sa salvati schimbarile din aspect apasati No. 3. Selectati aspectul Analysing the Budget.

27

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Selectati un alt aranjament de afisare si apoi apasati Open, ce determina afisarea acestuia si inchide fereastra de dialog Open Layout (Aspect).

4. Selectati aspectul Classic WBS Layout. 5. Apasati butonul Open.

28

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Graficul Gantt Aspectul (e.g. aranjamentul de afisaj) Classic WBS Layout afiseaza un grafic Gantt in zona superioara de afisaj si Detaliile Activitatii (Activity Details) in zona inferioara de afisaj. Graficul Gantt este impartit in doua sectiuni: Tabelul de Activitati si Zona cu Bare de Activitati:  

Tabelul de activitati – afiseaza informatiile despre activitati pe coloane. Zona cu Bare – furnizeaza un grafic cu progresul activitatilor pe perioada desfasurarii proiectului.

29

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4.Tabelul de calcul al progresului activitatii Tabelul de calcul al progresului activitatii afiseaza informatii despre unitatile de resurse, costurile si valoarea cuvenita la nivel activitatii. Folositi acest tip de aranjament de afisare pentru a corecta datele legate de resurse/costuri la nivel de activitate. Puteti personaliza scala timpului aferenta Tabelul de calcul al progresului activitatii: 



Mutati scala timpului pentru a va concentra doar asupra unei perioade de timp – mutati cursorul pe scala timpului pana cand apare o mana si apoi dati click si trageti in stanga sau dreapta. Extindeti scala timpului pentru a largi/ingusta coloana – mutati cursorul intervalul (minor) de timp pana cand afiseaza o lupa si apoi trageti de cursor in stanga sau in dreapta.

Etape: 1. 2. 3. 4.

In bara Layout Options , apasati Show on top, Activity Usage Spreadsheet. In bara Layout Options, apasati Show on bottom, No Bottom Layout . Largiti scala timpului. Mutati scala timpului astfel incat sa arate Februarie 2010.

30

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 5.Reteaua de activitati

Utilizati reteua de activitati (e.g. Activity Network) pentru a ilustra relatiile dintre activitati si fluxul logic al activitatilor din cadrul proiectului:  

Panoul din stanga – Afiseaza structura ierarhica WBS (a activitatilor) Panoul din dreapta – Afiseaza un grafic al activitatilor cu relatiile dintre ele.

Etape: 1. In bara Layout Options, selectati Show on top, Activity Network. 2. In bara de unelte, selectati + de cateva ori pana obtineti un imagine mai clara a activitatilor.

31

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 6.Tabelul de activitati Tabelul de activitati ajuta la urmarirea informatiilor de proiect in format tabelar. Puteti de asemenea modifica coloanele afisate in tabelul de activitati astfel incat sa raspunda nevoilor dvs. Puteti de asemenea sa afisati tabelul de activitati pe intregul ecran daca doriti sa analizati datele doar in formatul tabelar.

Etape: 1. In bara Layout Options, selectati Show on top, Activity Table.

32

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 7.Personalizarea unui aspect Fereastra de activitati poate fi personalizata si salvata ca aspect (e.g. aranjament de afisare). Salvarea aspecturilor pentru utilizari ulterioare va permite sa regasiti rapid informatia necesara.  Bara Layout Options reprezinta meniul central din care se poate face personalizarea aranjamentului de afisare.  In continuare este o lista cu elementele unui aranjament de afisare ce pot fi personalizate:  Bare  Coloane  Scala timpului  Culori si tipuri de scriere (font-uri)  Inaltimea randului  Filtre  Sortarea si gruparea activitatilor  Aspecte in zona superioara/inferioara a ecranului

33

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 8.Selectarea coloanelor In fereastra de dialog Columns (e.g. Coloane) vi se permite sa selectati coloanele ce vor fi afisate in Tabelul de activitati si sa specificati totodata ordinea de afisare in care vor aparea:  Sectiunea Available Options – contine o lista cu elementele ce vor fi afisate pe grupe sau in lista.  Sectiunea Selected Options - contine o lista cu elementele selectate anterior.  Sagetile simple – muta datele scoase in evidenta catre cealalta sectiune.  Sagetile duble – muta toata datele catre cealalta sectiune.  Sagetile sus/jos - configureaza ordinea in care vor aparea datele (elementele). Selectati Edit Column pentru a edita titlul elementului selectat si apoi selectati modul de aranjare.

Etape: 1. In bara Layout Options, selectati Columns. 2. In bara Available Options, selectati Group and Sort By, List. 3. Selectati un element (data) ce se va afisa in tabelul de activitati, Budgeted Labor Cost. 4. Selectati pentru a muta elementul (datele) in coloana Selected Options. 5. Folositi sagetile de navigare pentru a configura ordinea in care vor fi afisate elementele. 6. Selectati Apply.

34

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 9.Utilizarea Hint help in fereastra de dialog Colum ns Puteti utiliza Hint help pentru a vedea o definitie a oricaror elemente afisate in lista. Pentru a muta Hint Help, selectati

si trageti cursorul catre locatia dorita.

Etape: 1. In bara Available Options, selectati Hint Help. 2. Selectati capatul de coloana, Budgeted Labour Cost. 3. In bara Available Options, selectati Hint Help pentru a dezactiva afisarea pe ecran a ferestrei de dialog. 4. Selectati OK.

35

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 10.Afisarea detaliilor activitatilor Detaliile activitatilor prezinta informatii detaliate despre activitatea selectata (scoasa in evidenta) in tabelul sau in reteaua de activitati.

Etape: 1. In bara Layout Options, selectati Show on Bottom, Activity Details.

36

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 11.Selectarea Etichetelor de Detalii Etichetele (e.g. tabs) afisate in fereastra de dialog Activity Details pot fi personalizate.

Etape: 1. In bara Layout Options, selectati Bottom Layout Options. 2. In sectiunea Available, selectati Feedback. 3. Selectati pentru a muta tipul de date selectat in sectiunea Disply Tabs. 4. Selectati OK.

37

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 12.Selectarea Aspectelor Aspect-urile pot fi salvate si partajate cu alti utilizatori pentru a facilita comunicarea in cadrul proiectului. Utilizati fereastra de dialog Save Layout pentru a salva un aspect in ferestrele Activities, WBS, Projects, Assignments, or Tracking:  Layout , Save – salveaza schimbarile facute aspectului existent.  Layout , Save As... – indeamna sa salvati aspectul sub un nou nume. o Current User – doar utilizatorul curent ce a creat loyout-ul va avea acces la el. o All Users – toti utilizatorii vor avea acces la aspect (Global). o Another User – Un utilizator specificat va avea acces la aspect. De retinut, totusi, ca utilizatorul curent nu va avea acces la aspect. o Project – Aplica aspectul oricarui proiect care este deschis curent in Primavera. Desi aspectele specifice pot fi aplicate la proiecte multiple, puteti selecta doar un singur proiect la un moment dat in fereastra de dialog Layout Save. Dupa ce un aspect specific de proiect este salvat, acesta poate fi vizualizat in sectiunea Project din fereastra Open Layout . Aspectele specifice de proiecte ofera doua avantaje: • Se exporta odata cu proiectul cand acesta este exportat. • Optimizarea organizarii prin utilizarea de aspecte multiple.

Etape: 1. 2. 3. 4.

In bara Layout Options, selectati Layout , Save As. Tastati un nume de aspect . Verificati daca Current User este selectat in lista derulanta Available. Apasati Save.

38

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

39

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Inchiderea unui proiect Atunci cand terminati de lucru la un proiect acesta trebuie inchis. Pentru aceasta vi se va cere sa specificati daca doriti sa inchideti proiectul. Daca optati pentru aceasta (inchiderea proiectului) va aparea din nou fereastra Home.

Etape: 1. In meniul File, selectati Close All. 2. Apasati Yes.

40

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare Idei principale      



Fereastra Home reprezinta punctul de inceput pentru lucrul in Primavera. Folositi bara de navigare pentru a avea acces rapid la Help, pentru a afisa bara Director si a va muta inainte si inapoi prin ferestrele accesate anterior. Selectati deschiderea unui proiect in modul Read Only, Shared sau Exclusive. Un proiect consta din date specifice la nivel de proiect sau de companie. Vizualizati date despre activitati in fereastra Activities si personalizati aspectele din partea de sus si de jos a ecranului. Folositi aspectele pentru a vedea date specifice adaptate necesitatilor dvs. Puteti personaliza aspectele prin selectarea coloanelor si prin specificarea aspectelor din partea superioara/inferioara. Fereastra Activity Details, aranjeaza in taburi si afiseaza informatii detaliate pentru activitatea selectata si evidentiata in Tabelul sau in reteaua de activitati.

Intrebari recapitulative 1. Cand deschideti un proiect in modul __________, sunteti singurul utilizator care poate schimba datele din cadrul proiectului. a. Read Only b. Shared c. Exclusive d. User 2. Care element nu este vizibil din fereastra Home ? a. Bara Director b. Bara de comenzi c. Bara de navigare d. Bara de stare 3. Adevarat sau Fals: Un aspect poate fi salvat astfel incat poate fi accesat doar de un singur utilizator. 4. Ce functie afiseara pe ecran definitii ale elementelor de proiect. a. Home b. Hint Help c. Help d. Niciuna din cele de mai sus

41

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 4

Enterprise Project Structure

Obiective:  

Descrieti componentele care alcatuiesc EPS Vizualizati structura EPS

42

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Enterprise Project Structure Structura Ierarhica a Proiectelor (EPS) este utilizata pentru a organiza proiectele.  Structura EPS este alcatuita din radacini si noduri. o Fiecare radacina din EPS poate fi divizata in mai multe noduri. o Nodurile reprezinta nivele diferite in cadrul structurii.  De exemplu, nodurile pot reprezenta divizii din cadrul companiei, departamente, grupuri de proiecte sau locatii.  Toate proiectele trebuie sa fie incluse intr-un nod. o Fiecare nod poate contine un numar nelimitat de proiecte. o Proiectele reprezinta intotdeauna cel mai scazut nivel din ierarhie. o Locul unui proiect in cadrul structurii ierarhice determina centralizatorul de la nivelul caruia se afla.

43

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Deschiderea unui EPS Puteti utiliza fereastra de dialog EPS pentru a defini structura EPS. Cele trei campuri care trebuie completate atunci cand se adauga un nod EPS sunt:  EPS ID – Identifica nodul EPS respectiv.  EPS Name – descrie nodul EPS selectat.  Responsible Manager – Utilizati acest camp pentru a selecta un element OBS (Organizational Breakdown Structure) pentru a-l asocia cu nivelul selectat din cadrul EPS.

Etape: 1. In meniul Enterprise, selectati Enterprise Project Structure. 2. Selectati un nod EPS, Apex. 3. Dupa ce vizualizati structura EPS, selectati Close.

44

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Avantaje ale structurii EPS Structura EPS ofera mai multe avantaje, incluzand abilitatea de a:  Vedea prioritatile proiectului, scopul, bugetele si resursele de-alungul intregii structurii de proiecte sau din cadrul unui anumit nod.  Gestiona proiectele separat, mentinand posibilitatea de a sumariza si detalia informatii din mai multe proiecte.  Vedea alocarile de resurse din mai multe proiecte simultan.  Asigura utilizatorilor accesul corespunzator pe diferite nivele din structura proiectelor, in conformitate cu profilul lor de securitate (vezi figura)

45

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare Idei principale  



Structura EPS este o structura ierarhica ce reprezinta managementul si organizarea proiectelor din cadrul companiei. In structura EPS, nodul radacina este nivelul cel mai inalt si care se poate subdiviza in noduri. Fiecare nod reprezinta un nivel in cadrul structurii proiectelor care poate cuprinde un alt nod sau proiect. Proiectele reprezinta cel mai mic nivel ierarhic. Structura EPS da posibilitatea sa vizualizati informatii de proiect din cadrul intregii structuri sau doar de la nivel unui nod.

Intrebari recapitulative 1. Adevarat sau Fals: Pot exista cel mult 5 proiecte in cadrul unui nod. 2. Adevarat sau Fals: Puteti deschide doar un singur proiect la un anumit moment. 3. Adevarat sau Fals: Plasarea unui proiect in EPS determina sumarizarea la nivelul nodului din care face proiectul.

46

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 5

Crearea unui proiect

Obiective:   

Sa creati un proiect Sa vizualizati fereasta Project Sa vizualizati si sa modificati informatiile din Project Details

47

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Crearea unui proiect Un proiect poate fi creat utilizand o multitudine de metode:  Crearea unui proiect cu ajutorul optiunii New Project Wizard: o Creeati proiectul o Creeati WBS-ul (Work Breakdown Structure) o Adaugati activitati o Alocati resurse si costuri.  Project Arhitect: o Creeati proiectul folosind o metodologie (un model) o Verificati si ajustati WBS-ul existent o Verificati si modificati activitatile o Alocati resurse si costuri  Importati un fisier: o Importati un proiect utilizand unul din urmatoarele formate:  Proiect Primavera (.XER)  Toate extensiile aferente proiectelor create cu Microsoft Project (.MPP, .MDB, .MPD si .MPT)  Formate din alte aplicatii de management de proiect (.MPX)  Proiect Primavera Project Planner (.P3) o Verificati si modificati structura WBS. o Verificati si modificati activitatile. o Alocati resursele si costurile.  Copiere/Lipire (Copy/Paste): o Selectati elemente dintr-un proiect existent pe care vreti sa le copiati intr-un proiect nou.

48

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Creati un nou proiect utilizand vrajitorul (wizard) Vrajitorul Create a New Project te poate ajuta in crearea unui nou proiect.

Etape: 1. In meniul File, apasati New pentru a lansa vrajitorul Create a New Project. 2. In campul Select EPS, apasati

.

3. Selectati un nod, APEX – Apex Inc., si apoi apasati 4. Apasati Next.

pentru a selecta nodul respectiv.

49

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Introducerea numelui proiectului Numele proiectului este Office Building Addition. Puteti scurta numele pentru a creea un project ID (identificator de proiect), si anume BLDG.  Project ID – Tastati un nume unic in acest camp.  Project Name – tastati un nou nume de proiect in acest camp. (Campul Project Name nu necesita existenta unui nume unic.)

Etape: 1. Tastati un project ID unic pentru proiect: . 2. Tastati numele proiectului . 3. Apasati Next.

50

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Introducerea datelor de inceput si sfarsit ale proiectului Utilizati calendarul pentru a selecta datele Planned Start si Must finish by pentru acest proiect. Completarea campului Must finish by nu este obligatorie. Puteti asocia proiectului o data de tip Must finish by in orice moment al proiectului in eticheta Dates din sectiunea Project Details. Pentru a naviga prin calendar:  Cand lansati calendarul se afiseaza luna/anul curent. Pentru a selecta un an diferit, apasati sectiunea Month/Year din calendar si apoi utilizati sagetile pentru a derula si selecta anul dorit.  Apasati pe anul sau luna dorita si apoi apasati Select.

Etape: 1. In campul Planned Start, apasati 2. Utilizati calendarul pentru a specifica data Planned Start 3. Apasati 4. Apasati Next.

pentru a selecta data.

51

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4.Specificarea managerului responsabil Managerul responsabil (e.g. Responsible Manager) din structura ierarhica a organizatiei OBS (Organizational Breakdown Structure) reprezinta persoana responsabila pentru activitatea/activitatile respective. Structura OBS reprezinta structura ierarhica a organizatiei responsabila de managementului proiectului, atat la nivel de rol cat si de persoane. Structura OBS poate fi realizata fie sub forma unei structuri organizationale detaliata (cu numele angajatilor) sau sub forma unui cadru mai general in care sunt aranjate intro ordine ierarhica departamentele, echipele sau tipurile de responsabilitati.

Etape: 1. In campul Responsible Manager, apasati 2. Selectati un manager responsabil, Tim Harris, apoi apasati selectata. 3. Apasati Next.

pentru a aloca persoana

52

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 5.Selectarea tipul de procent de alocare Puteti specifica tipul de coeficienti de alocare (Assignment Rate Type) pentru noile alocari de resurse. Valoarea implicita a tipului de coeficient determina pretul unitar care va fi folosit in alocarea resurselor. Valorile din lista derulanta Rate Type reflecta tipurile de coeficienti definite in fereastra Rate Types din cadrul Admin Preferences.

Etape: 1. In lista derulanta Rate Type alegeti Commercial. 2. Apasati Next.

53

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 6.Utilizarea Project Arhitect

Project Arhitect (e.g. Arhitectul de proiect) va ajuta sa creeati un proiect existent in cadrul unei metodologii sau dintr-un model de proiect. Veti creea din nou proiectul Office Building Addition, fara a utiliza vreo metodologie existenta.

Etape: 1. Verificati daca este selectat No, do not run the Project Arhitect si apoi apasati Next. Proiectul Office Building Addition a fost creeat cu succes.

2. Apasati Finish.

54

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 7.Fereastra Projects Proiectul a fost creat si deschis. Pentru a vedea informatii detaliate despre proiect, navigati prin fereastra Projects care afiseaza proiectele din structura EPS. De asemenea, puteti:  Sa deschideti, sa creeati si sa salvati layout-uri de proiecte.  Sa grupati proiectele pe baza codurilor de proiecte, structurii EPS, sau a altor elemente specifice la nivel de proiect.  Sa filtrati proiectele.  Modificati coloanele cu date. Iconita din fereastra Projects indica faptul ca proiectul este deschis. Tabelul de mai jos cuprinde principalele elemente de navigare din fereastra Projects. Numerele din tabel corespund celor din imagine.

55

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1. In bara Director, apasati Projects.

Tabel 3: Fereastra Projects Element 1. Bara de unelte 2. Bara de optiuni pentru layout-uri 3. Bara de comenzi 4. Zona de bare 5. Tabelul de proiect 6. Bara verticala de separare

Functionalitate Apasati pe iconitze pentru a schimba infatisarea ferestrei. Cuprinde optiuni referitoare la deschiderea layouturilor si formatul datelor. Posibilitatea de a adauga si edita informatii din proiect. Afisare grafica a progresului in timp al proiectului. Afiseaza in format tabelar informatii referitoare la proiect. Trageti de bara in stanga sau in dreapta pentru a afisa/ascunde informatii afisate in fiecare din zonele aferente Tabelului de proiect sau in Graficului Gantt.

56

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Detaliile proiectului

Project Details (e.g. Detaliile proiectului) este localizata in partea de jos a layout-ului ferestrei Projects. Ea poate fi folosita pentru a defini proprietatile proiectului si valorile implicite care sunt aplicate intregului proiect.

Exercitiu: 1. In bara Layout Options apasati Layout, Open. 2. Daca apare o fereastra de dialog in care sunteti intrebati daca doriti sa salvati modificarile facute la layout, apasati No. 3. Selectati layoutul Selected Tabs. 4. Apasati Open. 5. Selectati proiectul BLDG – Office Building Addition. 6. Verificati daca este selectata eticheta General.

57

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Eticheta General In eticheta General aveti posibilitatea de a vizualiza si modifica informatii generale despre proiectul selectat. Project ID, Project Name si Responsible Manager pot fi stabilite cand creati proiectul sau le puteti modifica aici. Valorile din campurile ramase au valori stabilite in mod implicit. Campurile din eticheta General sunt:  Project ID – un identificator de proiect scurt si unic.  Project Name – numele proiectului  Status – indica starea proiectului care poate avea una din valorile din tabelul de mai jos:

Tabel 4: Stari ale proiectului Stare Planned Active Inactive What-if

Ce indica faptul ca proiectul este... ...in curs de analiza, inainte de a se stabili varianta finala. ...in derulare. ...terminat sau in asteptare. ...utilizat ca scenariu / model de referinta (test).

 Responsible Manager – O persoana, selectata din cadrul structurii OBS, ce este responsabila pentru proiect.  Risk Level – Indica riscul general in realizarea proiectului. Puteti utiliza acest nivel de risc pentru a organiza, filtra si creea rapoarte din cadrul structurii de proiecte. Puteti introduce o valoare intre Very High (= Foarte ridicat) si Very Low (= Foarte scazut); valoarea implicita este Medium.  Leveling Priority – Prioritatea de nivelare reprezinta o clasificare a proiectelor in raport cu celelalte proiecte, bazata pe importanta acestuia pentru organizatie. Puteti introduce o valoare intre 1 si 100. Cea mai inalta valoare este 1; valoarea implicita este 10.  Check-out Status – Indica faptul ca proiectul este in starea check-in sau check-out.  Checked out by – Afiseaza numele utilizatorului care a determinat starea check-out pentru proiectul curent.  Date checked out – indica data si ora cand utilizatorul a determinat starea check-out a proiectului.  Project Web Site URL – Afiseaza adresa de internet la care a fost publicat proiectul.

58

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Eticheta Date In cadrul etichetei Dates puteti edita informatiile de tip data din cadrul proiectului selectat. Datele de tip Planned Start si cea Must finish by pot fi stabilite atunci cand creati proiectul sau le puteti modifica aici. Campurile din cadrul etichetei Dates sunt:  Planned Start – data planificata de incepere a proiectului.  Data Date – data utilizata ca punct de inceput pentru realizarea calculelor.  Must Finish By – data ce indica data dorita pentru finalizarea proiectului.  Finish – camp needitabil ce indica data cea mai tarzie de finalizare a proiectului calculata cand proiectul a fost ultima oara recalculat.  Actual Start and Actual Finish – camp needitabil indicand data actuala de inceput si de sfarsit ale proiectului.  Anticipated Start and Anticipated Finish – date estimate ce pot fi introduse atunci cand planificam proiectul.

Etape: 1. Apasati eticheta Dates. 2. In campul Data Date, confirmati data 11-Jan-10.

59

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Eticheta Notebook In cadrul etichetei Notebook aveti posibilitatea de a scrie, vedea si edita notite despre proiect cum ar fi scopul proiectului, cerintele cheie sau alte detalii specifice proiectului respectiv. Campurile din cadrul tab-ului Notebook:  Notebook Topic – o lista cu tematica asociata nodului/proiectului.  Detail – o descriere definita de utilizator pentru tematica respectiva. Puteti utiliza limbajul HTML pentru a edita caracteristicile si formata textul, insera imagini, copia, lipi si adauga hiperlegaturi.

Etape: 1. Apasati pe eticheta Notebook. 2. In sectiunea Notebook Topic, apasati Add.

60

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

3. Derulati in jos si selectati un subiect (Notebook Topic), Purpose. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Apasati pentru a selecta un subiect. Inchideti fereastra de dialog Assign Notebook Topic. In sectiunea Purpose, tastati . Apasati tasta Enter. Tastati Apasati tasta Enter.

61

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4.Eticheta Codes In cadrul etichetei Codes (e.g. Coduri) puteti asocia proiectului coduri de proiect. Codurile de proiect permit gruparea proiectelor din cadrul structurii EPS in categorii specifice, cum ar fi dupa locatia in care se implementeaza sau dupa departamentul din cadrul intreprinderii responsabila pentru proiectul respectiv.  Este posibila definirea unui numar nelimitat de coduri de proiect.  Permit sumarizarea unui volum mare de informatii din cadrul mai multor proiecte.

Exercitiu: 1. Apasati eticheta Codes. 2. Apasati Assign. 3. In Project Code: Project Region, selectati o valoare de cod de proiect, E – East, si apoi apasati pentru confirma selectia.

62

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 5.Functia de cautare si predictie a textului din ferestrele de dialog Campul Search din ferestrele de dialog din cadrul aplicatiei software Primavera ofera o alternativa pentru cautarea rapida in cadrul unei liste lungi de valori:  Search – tastati in campul Search si apoi apasati tasta Enter pentru a cauta o valoare.  Type Ahead – tastati in campul Search si, pe masura ce tastati, valorile care se potrivesc grupului de litere deja introdus sunt afisate in fereastra de dialog (Type Ahead este o functie de cautare predictiva). Mai jos, puteti tasta si cauta codul de proiect Comm-Commercial.

Etape: 1. In campul Search in fereastra de dialog Assign Project Codes, tastati . Nu selectati codul de proiect inca. 2. Inchideti fereastra de dialog.

63

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 6.Eticheta Defaults Eticheta Defaults (e.g. Setari implicite) este impartita in doua sectiuni:  Defaults for New Activities – indica setarile care vor fi utilizate cand sunt adaugate proiectului noi activitati. De retinut ca schimbarea acestor setari nu va afecta activitatile existente.  Auto-numbering Defaults – stabileste cum vor fi numerotate noile activitati in cadrul proiectului. o Atunci cand este marcat campul Increment Activity ID based on selected activity, prefixul si sufixul activitatii selectate se aplica activitatii care se adauga. Pentru activitatile din proiectul Office Building Addition, veti stabili prefixul ca fiind BA si apoi verificati daca sufixul este 1000 iar valoare de incrementare 10. Cand se adauga activitati, ID-ul primei activitati va fi BA1000, al celei de-a doua va fi BA1010, etc. Acest sistem de numerotare face legatura dintre activitati si proiect, ceea ce este foarte util atunci cand urmarim activitati din proiecte diferite.

Etape: 1. 2.

3.

Apasati eticheta Defaults. In campul Activity ID Prefix tastati . Verificati daca Activity ID Suffix este 1000, iar Increment are valoarea 10.

64

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 7.Eticheta Settings Eticheta Settings (e.g. Setari) consta din trei sectiuni:  Summarized Data – in care se precizeaza data si nivelul la care proiectul a fost sumarizat ultima oara.  Project Settings – stabileste caracterul folosit pentru separarea nivelelor WBS; identifica luna in care incepe anul fiscal si specifica ce planificare de referinta este utilizata in calculul valorii cuvenite.  Define Critical Activities – identifica ce activitati sunt afisate ca fiind critice, precum si succesiunea de activitati cea mai lunga sau valoarea Marjei Totale (e.g. Total Float)

Etape: 1. Apasati eticheta Settings.

65

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 8.Eticheta Calculations Utilizati aceasta eticheta pentru a specifica cum se va calcula costul si utilizarea resursei atunci cand actualizati activitatile. Doua campuri de avut in vedere:  Recalculate Actual Units and Cost when Duration % Complete Changes – atunci cand este marcata se calculeaza costurile si consumul curent ca : Actual (cost sau consum) = Bugetat (consum sau cost) * Durata % Realizare o Primavera realizeaza aceste calcule de fiecare data cand actualizati Duration % Complete (e.g. Durata % Realizare) o Valorile pe care le specificati inlocuiesc valorile calculate de catre aplicatia informatica. Daca debifati casuta respectiva, soft-ul nu va mai estima valorile actualizate iar campurile cu valorile actualizate raman goale cat timp nu specificati valorile.  Link Actual and Actual This Period Units and Cost – bifati aceasta casuta daca doriti recalcularea valorilor curente (actuale) sau valorile referitoare la costuri si consumuri cand una dintre ele este actualizata. Aceasta optiune este bifata (activa) in mod implicit.

1. Apasati eticheta Calculations. 2. In sectiunea Activities, in campul Default price/unit for activities without resource or role price/units, tastati si apoi apasati tasta Enter.

66

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare Idei principale  Puteti creea un proiect cu vrajitorul New Project, puteti importa un fisier, copia un fisier existent sau utiliza Project Architect pentru a creea un proiect pe baza unui model existent.  Odata ce proiectul a fost creat, utilizati fereastra Projects pentru a vedea informatii generale despre proiectele accesate.  Utilizati eticheta Project Details din fereastra Projects pentru a stabili setarile implicite si proprietatile proiectului selectat, cum ar fi data anticipata de start sau de finalizare. Intrebari recapitulative 1. Apasati eticheta _________________ din fereastra Projects pentru a schimba data planificata de inceput a proiectului (e.g. Planned Start Date). a. General b. Defaults c. Dates d. Settings 2. Adevarat sau Fals: Singurul mod de a creea un proiect este de a utiliza vrajitorul Create a New Project. 3. Adevarat sau Fals: Trebuie sa specificati data la care proiectul trebuie sa se termine (Must Finish By). 4. In care eticheta puteti sa specificati numerotarea automata a ID-urilor activitatilor? a. Settings b. Defaults c. Dates d. General

67

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 6

Crearea structurii W BS

Obiective:  

Definirea structurii WBS Crearea nivelelor ierarhice din cadrul structurii WBS

68

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Structura WBS O structura de Descompunere Orientata spre Scop (Work Breakdown Structure) reprezinta o ordonare ierarhica a produselor si serviciilor produse in timpul derularii proiectului. Ea permite impartirea proiectului in mai multe parti logice in scopul planificarii si controlului.  Fiecare proiect are o ordonare ierarhica unica. o Nivelul radacina al structurii WBS este egal cu numele sau ID-ul proiectului.  Intre elementele din cadrul structurii WBS exista relatii de tip „copil – parinte”, ceea ce inseamna ca puteti derula/defalca sau sumariza informatia din diferitele nivele inferioare.

69

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Vizualizarea elementelor din cadrul WBS Atunci cand este creat un proiect, elementului WBS radacina ii este atasat acelasi ID si nume la fel ca proiectului.

Etape: 1. In fereastra Projects selectati proiectul Bldg-06. 2. Apasati click dreapta din mouse pe proiectul Bldg-06 si apoi selectati Open Project. 3. In bara Director, apasati WBS. 4. In eticheta General puteti observa ca numele si codul nodului WBS este : Bldg-06 – Office

Building Addition – Creating a Work Breakdown Structure.

70

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Crearea nivelelor ierarhice din cadrul structurii WBS Elementele structurii WBS ce sunt adaugat nivelului radacina sunt automat decalate la dreapta pentru a forma al doilea nivel ierarhic.

Etape: 1. In bara de comenzi (din partea dreapta) apasati Add. 2. In coloana WBS Code, tastati si apoi apasati tasta Tab pentru a muta catre campul urmator. 3. In coloana aferenta WBS Name, tastati si apoi apasati tasta Enter.

71

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Atunci cand creati un nou element WBS, acesta este mutat mai la dreapta si afisat ca un element WBS de tip „copil” in raport cu elementul care era selectat. Daca adaugati in mod gresit un element WBS unui alt element, puteti sa utilizati butoanele de ordonare din partea dreapta (ce sunt marcate cu sageti, in toate cele 4 directii) din bara de comenzi din partea dreapta a ecranului si sa ajustati corespunzator pozitia elementului in cadrul structurii ierarhice.

Etape: 1. 2. 3. 4.

Selectati elementul WBS: Design and Engineering. In bara laterala de comenzi apasati butonul Add. In coloana WBS Code tastati si apoi apasati tasta Enter. In coloana WBS Name tastati si apoi apasati tasta Tab pentru a muta cursorul in campul urmator.

5. In campul Responsible Manager din eticheta General apasati butonul 6. Selectati un manager responsabil, Meg Foley, si apoi apasati butonul 7. In bara laterala de comenzi, apasati butonul WBS numit Mechanicals.

pentru a deplasa spre stanga elementul

72

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Orice element „copil” din cadrul structurii WBS mosteneste atributele elementului „parinte”. Aceasta poate fi usor ilustrata de exemplu atunci cand creati elementul Elevator, element ce mosteneste acelasi manager responsabil ca si elementul parinte, Mechanicals.

Etape: 1. 2. 3. 4.

In In In In

cadrul structurii WBS selectati elementul Mechanical/Electrical Systems. bara laterala de comenzi apasati butonul Add. coloana WBS Code tastati si apoi apasati tasta Enter. coloana WBS Name tastati si apoi apasati tasta Enter.

73

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Puteti stabili nivelul unui grup de elemente WBS prin apasarea butonului dreapta al mouse-ului in fereastra WBS si apoi selectarea optiunii Collapse To. Faceti click dreapta in fereastra WBS si apasati Expand All sau Collapse all pentru a defalca sau restrange elementele din cadrul structurii WBS.

Etape: 1. 2. 3. 4.

Selectati in structura WBS elementul Mechanicals. In bara laterala de comenzi apasati butonul Add. In cadrul coloanei WBS Code tastati si apoi apasati tasta Enter. In coloana WBS Name tastati si apoi apasati tasta Enter.

74

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Workshop: Crearea unei structuri WBS In exercitiul urmator structura proiectului a fost deja definita. Mai este necesar sa fie adaugate elementele WBS. Pentru aceasta, adaugati codurile si numele elementelor WBS ce sunt scrise cu text ingrosat in lista de mai jos. WBS Parent

WBS Code

WBS Name

Bldg-06 Bldg-06 Bldg-06 Bldg-06

D&E Found Structure Mechanicals

Bldg-06.Mechanicals Bldg-06.Mechanicals Bldg-06. Mechanicals Bldg-06 Bldg-06.Ex-Finish Bldg-06.Ex-Finish Bldg-06.Ex-Finish Bldg-06 Bldg-06.Int-Finish

Lifts HVAC Systems Ex-Finish Brick Roof Windows Int-Finish Fixtures

Bldg-06.Int-Finish Bldg-06.Int-Finish Bldg-06.Int-Finish

Coverings Carp Paint

Design and Engineering Foundation Structure Mechanical/ Electrical Systems Elevator HVAC Plumbing and Electrical Exterior Finishes Brick Roof Doors and Windows Interior Finishes Plumbing and Lighting Fixtures Floor and Carpet Carpentry Paint

Responsible Manager Tim Harris Tim Harris Tim Harris Meg Foley Meg Foley Meg Foley Meg Foley Tim Harris Tim Harris Tim Harris Tim Harris Tim Harris Tim Harris Tim Harris Tim Harris Tim Harris

75

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Rezultatele workshop-ului

76

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare Concepte esentiale  Structura WBS este o ordonare ierarhica a produselor si serviciilor produse pe parcursul derularii proiectului.  Cel mai inalt nivel WBS este proiectul, iar cel mai scazut nivel este constituit de activitati.  Creeati structura WBS in fereastra Work Breakdown Structure. Utilizati tastele de ordonare pentru a creea diferite nivele in cadrul WBS. Intrebari recapitulative 1. Adevarat sau Fals: Atunci cand creeati un nou proiect, nivelul radacina al structurii WBS este creeat avand acelasi nume ca proiect. 2. Adevarat sau Fals: Atunci cand adaugati un nou element WBS el este automat adaugat la acelasi nivel cu elementul WBS marcat. 3. Adevarat sau Fals: Butoanele de ordonare pot fi utilizate pentru a modifica structura ierarhica a WBS-ului.

77

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 7

Adaugarea activitatilor

Obiective:      

Descrieti o activitate si componentele sale Descrieti tipurile de activitati Adaugati activitati Adaugati o tematica (un subiect) unei activitati Adaugati pasi activitatii Alocati coduri activitatilor

78

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Activitatile Activitatile sunt elementele fundamentale de lucru ale unui proiect. Ele reprezinta cel mai detaliat nivel al structurii WBS si cea mai mica diviziune a lucrarilor ce intereseaza in mod direct managerul de proiect.  Este cea mai mica unitate de lucrare urmarita in desfasurarea unui proiect.  Contine toate informatiile de detaliu despre lucrarea ce urmeaza a fi realizata.  Este cunoscuta si sub numele de eveniment sau unitate de lucrare.

Componentele unei activitati

79

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Adaugarea de activitati Utilizati fereastra Activities pentru a creea, vizualiza si modifica pentru proiectul selectat. Pentru a adauga o activitate unui proiect, trebuie realizate urmatoarele actiuni:  In bara laterala de comenzi apasati butonul Add.  In meniul Edit apasati tasta Add.  Apasati tasta Insert.  Apasati butonul dreapta al mouse-ului si apoi apasati butonul Add.

Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-07. 2. Verificati daca sunteti in fereastra Activities (sau in bara de comenzi director din partea stanga, apasati butonul Activities.) 3. In bara de comenzi Layout Options, apasati Layout, Open. 4. Selectati layout-ul Adding Activities si apoi apasati Open.

80

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Vrajitorul pentru crearea de noi activitati Vrajitorul (e.g. Wizard) pentru crearea de noi activitati (New Activities Wizard) va conduce prin intreg procesul de adaugare a unei activitati. Odata ce va familiarizati cu procesul puteti sa dezactivati aparitia vrajitorului din User Preferences si sa adaugati manual activitati in cadrul proiectului.

Etape: 1. 2. 3. 4.

In meniul Edit selectati User Preferences. Apasati eticheta Assistance. Marcati Use New Activity Wizard. Apasati butonul Close.

81

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Adaugarea de activitati cu ajutorul vrajitorului In fereastra Activities puteti apasa pe butonul Add din bara laterala de comenzi pentru a adauga noi activitati. Vrajitorul va aparea ulterior numai daca apasati butonul Add din bara de comenzi din dreapta ecranului.

Etape: 1. In bara laterala de comenzi, apasati butonul Add.

82

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Tastati un nume si un ID unic pentru fiecare activitate pe care o adaugati. Apoi alocati fiecare activitate elementului WBS numit Design and Engineering.

1. In campul Activity ID verificati daca apare BA1000. 2. In campul Activity Name tastati . 3. Apasati Next.

1. In campul WBS, apasati butonul

.

2. Selectati nodul WBS, Bldg-07.D&E – Design and Engineering si apoi apasati butonul 3. Apasati Next.

83

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Atribuirea tipului activitatii Selectati tipul de activitate corespunzator functiei activitatii in cadrul proiectului si calendarului ce va fi utilizat pentru activitatea respectiva. Start Milestone – acest tip de activitate este folosit pentru a marca inceputul unei faze de proiect sau pentru a comunica livrabilele proiectului.  Activitate de durata zero.  Are doar o data de inceput (start date)  I se pot atribui constrangeri, pasi, cheltuieli, produse de lucru si documente.  I se poate asocia o resursa principala.  Nu i se poate atribui un rol. Finish Milestone – acest tip este de obicei folosit pentru a marca sfarsitul unei faze de proiect sau pentru a comunica livrabilele proiectului.  Activitate de durata zero.  Are doar o data de sfarsit (Finish date)  I se pot atribui constrangeri, pasi, cheltuieli, produse de lucru si documente.  I se poate asocia o resursa principala.  Nu i se poate atribui un rol. Task Dependent – acest tip de activitate este in mod obisnuit folosit atunci cand activitatea/lucrarea trebuie terminata intr-un anumit timp indiferent de disponibilitatea resurselor.  Resursele activitatii sunt utilizate in conformitate cu calendarul activitatii.  Durata este determinata de calendarul de lucru atribuit.  Acest tip de activitate este cel implicit utilizat in Primavera. Resource Dependent – acest tip de activitate este utilizat atunci cand mai multe resurse atribuite aceleeasi activitati pot lucra independent.  Resursele activitatii sunt planificate in concordanta cu calendarul resursei.  Durata este determinata de disponibilitatea resurselor atribuite.

84

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Level of Effort – acest tip este folosit pentru activitatile de tip task dependent in desfasurare concomitent cu alte activitati.  Durata este determinata de activitatile predecesoare si succesoare ale activitatii si calendarul asociat acestora.  Ca exemple am putea include activitatile de paza, management de proiect, intalnirile, etc.  Nu i se pot atribui constrangeri. WBS Summary – acest tip este folosit pentru a sumariza fiecare nivel WBS.  Activitatea de tip sumar WBS cuprinde grupul de activitati care alcatuiesc impreuna un nivel WBS.  Datele calculate in cadrul acestei activitati se bazeaza pe data de inceput cel mai devreme si datele de final cel mai tarziu al acestor activitati componente.  Durata activitatii de tip sumar WBS se calculeaza pe baza calendarului atribuit.  Nu i se pot atribui constrangeri.

1. 2. 3. 4.

In lista derulanta Activity Type selectati Start Milestone. Apasati Next. In acest moment nu vom adauga relatiile de conditionare dintre activitati. Verificati daca este selectat No, continue si apoi apasati Next. Verificati daca este selectat No, thanks si apoi apasati Next.

85

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Tocmai ati terminat de adaugat prima activitate. Daca doriti sa nu mai apara vrajitorul atunci cand adaugati noi activitati urmati pasii de mai jos:

1. Bifati Do not show the wizard. 2. Cand apare mesajul de informare apasati Ok. 3. Apasati butonul Finish.

86

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Adaugarea unei activitati prin etichetele cu detalii de activitati Puteti utiliza tab-urile cu detalii de activitati pentru a adauga o activitate si apoi introduce informatii suplimentare despre activitate. Cand adaugati o activitate, mai intai selectati ori elementul de WBS in care se va include activitatea sau selectati o activitate existenta in WBS-ul respectiv.

Etape: 1. Selectati elementul WBS – Design and Engineering 2. In meniul Edit apasati butonul Add sau apasati butonul dreapta al mouse-ului si apoi Add.

87

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Eticheta General Puteti utiliza eticheta General (e.g General tab) pentru a introduce informatii de baza despre activitate, incluzand tipul acesteia, asa cum a fost prezentat mai devreme.

1. In eticheta General verificati daca ID-ul activitatii este BA1010. 2. In campul Activity tastati si apoi apasati tasta Enter. 3. In lista derulanta Activity Type verificati daca este selectat Task Dependent.

88

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Eticheta Status Folositi eticheta Status pentru a defini durata, constrangerile, datele de inceput si de sfarsit, volumul de munca si de resurse, precum si costurile asociate activitatii selectate. Puteti vizualiza eticheta Status pentru a vedea marja activitatii, valorile actualizate si procentele de realizare.

Etape: 1. In Activity Details selectati tab-ul Status. 2. In campul Original Duration tastati si apoi apasati tasta Enter.

89

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Eticheta Notebook Prin intermediul etichetei Notebook puteti atribui notite, observatii unei activitati. Temele/subiectele predefinite sunt instructiuni sau descrieri pentru a prezenta mai departe activitatea conform categoriilor respective de informatii.

1. Selectati eticheta Notebook. 2. In sectiunea Notebook Topic apasati butonul Add. . 3. Selectati tematica (tipul de subiect) Anticipated Problems si apoi apasati butonul 4. Inchideti fereastra de dialog Notebook Topic. 5. Tastati o descriere in sectiunea Anticipated Problems

90

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4.Adaugarea unei activitati direct in tabelul de activitati Puteti utiliza coloanele din Tabelul de Activitati pentru a adauga o activitate si apoi a introduce informatii aditionale despre aceasta.

Exercitiu: 1. In tabelul de activitati selectati elementul WBS Design and Engineering. 2. Apasati tasta Insert. 3. Verificati daca ID-ul activitatii este BA1020.

91

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

4. 5. 6. 7.

In coloana Activity Name tastati In coloana Activity Type verificati daca apare Task Dependent. In coloana Original Duration tastati . Apasati tasta Enter. Observati ca lungimea barei aferenta activitatii BA1020 a crescut corespunzator valorii nou introduse (9) in coloana Original Duration.

92

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Etape: 1. In tabelul de activitati, selectati un element din WBS, Office Building Addition – Adding

Activities. 2. 3. 4. 5.

Faceti click dreapta in tabelul de activitati si apoi apasati Add. In coloana Activity ID, tastati . In coloana Activity Name, tastati . In coloana Activity Type, selectati Level of Effort.

93

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Adaugarea de pasi unei activitati Utilizarea pasilor de activitati permit crearea unei liste de verificare pentru activitate si apoi urmarirea realizarii fiecaruia. Adesea, pasii furnizeaza o lista de proceduri cerute pentru realizarea activitatii.  Unei activitati i se pot atribui un numar nelimitat de pasi;  Pasii pot fi marcati ca fiind realizati in Primavera sau de catre resursa primara prin intermediul pontajelor.  Pasii nu au durata sau date (de inceput, sfarsit, etc.)  Fiecarui pas i se poate asocia o explicatie suplimentara (text editabil in fereastra de dialog special creata din partea dreapta a zonei cu lista pasilor).

94

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Activitatea Review and Approve Designs poate fi impartita/sparta in doi pasi.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5.

Selectati activitatea BA1020 – Review and Approve Design. In zona cu detalii ale activitatilor selectati eticheta Steps. Apasati butonul Add. Tastati numele pasului . Tastati o scurta descriere a pasului . 6. Apasati butonul Add pentru a adauga un nou pas. 7. Tastati numele pasului . 8. Introduceti descrierea pasului .

95

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Modele de pasi Modelele de pasi de activitati dau posibilitatea definirii de grupe de pasi comuni pentru activitati multiple si apoi pentru atribuirea acestora activitatilor. Daca a fost deja definit un pas utilizat in mod obisnuit sau un set de pasi pentru o activitate puteti salva acesti pasi ca si modele de pasi.

Etape: 1. Selectati (cu Shift + Click stanga) toti pasii afisati in eticheta Steps. 2. Apasati butonul dreapta al mouse-ului in momentul in care sunteti cu cursorul in zona cu denumirile pasilor si apoi selectati optiunea Create Template. 3. Tastati numele pasului (e.g. Step Template Name) . 4. Apasati Ok.

96

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Coduri de activitati Codurile de activitati ajuta la clasificarea si impartirea pe categorii a activitatilor in concordanta cu nevoile organizatiei si ale proiectului. Puteti utiliza codurile de activitati pentru a vedea si defalca activitatile din tabelul de activitati, puteti construi rapoarte cu ajutorul vrajitorului sau al editorului de rapoarte; puteti organiza un layout prin gruparea activitatilor in categorii specifice; sau selecta si sumariza activitatile. Exemple de coduri de activitati includ : Faza, Zona, Locatie sau Divizie. Codurile de activitati pot fi definite pe trei nivele:  La nivel Global – disponibil tuturor activitatilor din baza de date. o Se pot creea un numar nelimitat de activitati la nivel global. o Activitatile se pot organiza la nivel de proiect sau in intreaga structura a proiectului.  La nivel de EPS – disponibile pentru toate activitatile din cadrul nodului EPS si din nodurile copil ale acestuia. o Se pot creea un numar nelimitat de coduri de activitati la nivel de EPS. o Activitatile se pot organiza la nivel de proiect sau de nod EPS.  La nivel de Proiect – disponibile doar pentru activitatile ce fac parte din proiectul in care codul a fost creat. o Se pot crea pana la 500 de coduri de activitati per proiect. o Activitatile pot fi filtrate si organizate pe baza unor cerinte particulare, unice specifice proiectului. Fiecare cod de activitate (global, EPS si proiect) poate contine un numar nelimitat de valori de cod de activitate, care pot fi organizate intr-o ierarhie.

Tabel 5: Coduri de activitati Tip La nivel global La nivel de EPS

La nivel de proiect

Pot fi alocate... Activitatilor din toate proiectele Activitati din cadrul nodului EPS in care a fost creat codul sau din cadrul nodurilor EPS de tip „copil” ale acestuia. Activitati din proiectul in cadrul caruia a fost creat codul

Numar Nelimitat Nelimitat

500

97

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Atribuirea de coduri de activitate unei activitati Atribuirea de coduri de activitate unei activitati se poate face in fereastra Activities.  Adaugati o coloana pentru codurile de activitate in Tabelul de Activitati.  Folositi tab-ul de coduri din zona cu detalii despre activitati.

Etape: 1. 2. 3. 4.

Selectati activitatea BA1020 – Review and Approve Designs In zona cu detalii ale activitatii apasati eticheta Codes. Apasati butonul Assign. In fereastra de dialog Assign Activity Codes, apasati eticheta Display Options si apoi selectati Filter By, All Values. 5. Apasati bara Display Options si alegeti apoi Collapse All. 6. Apasati butonul pentru a expanda codul de activitate Departament. 7. In cadrul codului de activitate Departament selectati valoarea de cod ENG–Engineering si apoi apasati butonul 8. Inchideti fereastra de dialog Assign Activity Codes.

98

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Atribuirea de coduri de activitate mai multor activitati Utilizati bara de comenzi pentru a atribui un cod de activitate mai multor activitati.

Etape: 1. Selectati activitatea BA1010 – Design Building Addition. 2. Tineti apasat CTRL + Click pentru a selecta o alta activitate, BA1020 – Review and Approve

Changes. 3. In bara de comenzi selectati Activity Codes. 4. In Activity Code: CSI Code selectati codul de activitate 20.600 – Architectural si apoi apasati butonul . 5. Inchideti fereastra de dialog. 6. Apasati butonul stang al mouse-ului in zona graficului Gantt pentru a deselecta activitatile si apoi selectati activitatile BA1010 si BA1020 pentru a verifica daca a fost atribuit corect codul de activitate.

99

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Atribuirea calendarelor Calendarele pot fi create si atribuite fiecarei activitati sau resurse. Alocarea calendarelor se foloseste pentru a programa activitatile si pentru a nivela resursele.  Poate fi creat un numar nelimitat de calendare.  Tipul de activitate determina daca acel calendar al activitatii sau al resursei va fi utilizat este utilizat cand se face programarea activitatilor. Tipurile de calendare Exista trei tipuri de calendare:  Calendar global o Contine calendarele care pot fi utilizat de catre toate proiectele din baza de date. o Este disponibil pentru toate resursele si activitatile din baza de date.  Calendar de resursa o Contine calendare separate pentru fiecare resursa.  Calendar de proiect o Contine un grup de calendare pentru fiecare proiect. o Disponibil doar in proiectul curent.

100

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Atribuirea calendarelor Folositi fereastra de dialog Select Activity Calendar pentru a selecta calendarul care este utilizat pentru o activitate din proiect. De exemplu, in acest proiect, calendarul atribuit in mod implicit tuturor activitatilor este Standard 5 Day Workweek. Veti putea vedea toate calendarele disponibile pentru activitatea Design Building Addition.

Etape: 1. Selectati activitatea BA1010 – Design Building Addition. 2. Selectati eticheta General. . 3. In campul Activity Calendar apasati butonul 4. Vedeti toate calendarele globale disponibile si apoi inchideti fereastra de dialog.

101

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Workshop: Adaugarea activitatilor In continuare dorim sa continuam adaugarea de noi activitati. Totodata vom adauga si pasi activitatii BA1080 si sa introducem un comentariu pentru activitatea BA6120. 1. In tabelul de activitati adaugati o coloana pentru coduri globale de activitate, Phase, dupa coloana cu Original Duration. 2. Adaugati urmatoarele activitati:

WBS

ID/Nume activitate

BA4090 – Relocate HVAC Chiller BA4100 – Startup HVAC and Test HVAC BA5070 – Brick Brick exterior walls BA5080 – Roof Insulation and Built-up Roofing Plumbing and BA6120 – Install Lighting Plumbing and Fixtures Electrical Fixtures HVAC

3. Adaugati pasii i. ii. iii. iv.

Tip activitate

Durata originala

Phase Cod de activitate

Task Dependent Task Dependent Task Dependent

3

FINSH

1

ROUGH

7

CLOSE

Task Dependent

10

CLOSE

Task Dependent

2

FINSH

urmatori activitatii BA5080 – Insulation and Built-up Roofing: OSHA safety compliance check. Install sheating. Provide water protection. First run complete.

4. Adaugati observatia (Notebook Topic) Anticipated Problems activitatii BA6120 si tastati o descriere .

102

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare Concepte esentiale  Exista patru moduri de a adauga o activitate unui proiect: in bara de comenzi apasati butonul Add.; in meniul Edit selectati Add.; apasati tasta Insert; sau apasati butonul dreapta al mouseului si apoi alegeti optiunea Add. Puteti, de asemenea, sa activati vrajitorul New Activity Wizard pentru a va conduce prin intreg procesul de adaugare a informatiilor pentru o noua activitate.  Elementele de control pentru tipul de activitate stabilesc cum sunt calculate datele activitatii.  Utilizati pasii pentru a crea liste de verificare pentru o activitate si pentru a urmarii realizarea ei.  Utilizati codurile de activitati pentru a grupa activitatile dupa un criteriu comun. Puteti crea un numar nelimitat de valori de cod pentru fiecare cod de activitate. Tipurile de coduri de activitati sunt: o La nivel global – ce pot fi atribuite tuturor activitatilor din baza de date. o La nivel de EPS – ce pot fi atribuite tuturor activitatilor dintr-un nod EPS sau din nodurile inferioare („copil”) o La nivel de proiect – ce pot fi atribuite doar activitatilor din cadrul proiectului in care au fost create respectivele coduri. Intrebari recapitulative 1. Cand datele unei activitati sunt determinate de disponibilitatea resurselor asociate acelei activitati, atunci activitatea este de tip: a. Task Dependent b. Resource Dependent c. Milestone d. Level of effort 2. Adevarat sau Fals: Durata succesorul/predecesorul sau.

unei

activitati

de

tip

milestone

depinde

de

3. Adevarat sau Fals: Alegeti Edit, User Preferences si apoi selectati tab-ul Assistance pentru a activa vrajitorul New Activity Wizard.

103

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4. Care din urmatoarele nu este o metoda valida pentru a adauga noi activitati in fereastra Activities? a. Apasati Add din bara de comenzi din partea dreapta. b. Apasati tasta Insert . c. Apasati tasta (+). d. Apasati butonul dreapta al mouse-ului si selectati apoi Add. 5. Adevarat sau Fals: Puteti atribui maxim 20 de pasi fiecarei activitati.

104

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 8

Crearea relatiilor de conditionare

Obiective:    

Crearea unui grafic retea Faceti diferenta dintre cele 4 tipuri de relatii de conditionare Creati relatii de conditionare in fereastra Activity Network Creati relatii de conditionare in fereastra Details

105

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Graficul Retea Un grafic retea este o reprezentare logica a tuturor activitatilor dintr-un proiect, ce arata relatiile de dependenta dintre acestea. Precedence Diagramming Method (PMD)este un procedeu de elaborare a graficului retea.  Activitatile sunt reprezentate prin casete  Liniile cu sageti leaga casetele activitate si reprezinta relatiile de conditionare dintre activitati • Predecesor - conditioneaza inceputul sau terminarea unei activitati. • Succesor - este conditionat de inceputul sau terminarea activitati.  Puteti incepe fie prin a introduce prima activitate dupa care succesoarele acesteia sau prin a introduce ultima activitate din grafic dupa care sa-i adaugati predecesoarele.

106

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Tipuri de Relatii de Conditionare Exista 4 tipuri de relatii de conditionare. In imaginile de mai jos,activitatea A reprezinta predecesorul iar activitatea B reprezinta predecesorul.  Finish to Start (FS) - atunci cand activitatea A se incheie activitatea B poate incepe.

 Start to Start (SS) - atunci cand activitatea A incepe si activitatea B poate incepe.

 Finish to Finish (FF) - atunci cand activitatea A se incheie, activitatea B se poate termina.

 Start to Finish - atunci cand activitatea A incepe, activitatea B se poate termina.

107

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Relatii de conditionare cu decalaj Decalajul specifica o suprapunere sau intarziere intre o activitate si activitatea succesoare ei. Poate fi adaugata oricarui tip de relatie de conditionare si poate avea o valoare pozitiva sau negativa. Decalajul se bazeaza pe calendarul selectat in eticheta General din fereastra de dialog Schedule Options. Exista patru optiuni pentru calculul decalajului:  Pe baza calendarului activitatii predecesoare;  Pe baza calendarului activitatii succesoare;  Pe baza calendarului zilnic (24 ore);  Pe baza calendarului de proiect. Mai jos sunt doua exemple de relatii de conditionare cu decalaj:  Finish-to-Start cu decalaj – urmatorul exemplu ilustreaza faptul ca activitatea Construct Building Foundation trebuie finalizata cu sapte zile mai devreme de momentul inceperii activitatii Construct Building Exterior and Structure. (FS7 indica faptul ca este vorba de o relatie de conditionare de tip Finish-to-Start cu un decalaj de 7 zile).

 Start-to-Start cu decalaj – Urmatorul exemplu ilustreaza faptul ca activitatea Install Interior Belt Conveyors poate incepe cu zile zile dupa debutul activitatii Construct Building Exterior and Structure. (SS5 indica indica faptul ca este vorba de o relatie de conditionare de tip Start-to-Start cu un decalaj de 5 zile).

108

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Crearea relatiilor de conditionare direct in graficul retea Graficul retea este util pentru ordonarea activitatilor deoarece ilustreaza grafic activitatile si succesiunea lor pe masura ce stabiliti relatiile de conditionare dintre acestea. Apasati butonul pentru a mari vizibilitatea activitatilor in graficul retea.

Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-08. 2. Verificati daca sunteti in fereastra Activities (daca nu, in bara laterala de comenzi apasati Activities). 3. In bara Layout Options, selectati Layout, Open. 4. Selectati layout-ul Adding Relationships in Network, si apoi apasati Open. 5. Selectati codul WBS: Bldg-08.Mechanical Systems. 6. Apasatii butonul pentru a mari afisarea activitatilor din graficul retea. 7. Selectati activitatea BA4160 – Rough-in Plumbing/Piping. 8. In Activity Details, selectati eticheta Relationships.

109

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Crearea unei relatii de conditionare de tip Start-to-Start Puteti creea relatii de conditionare intre activitati doar prin utilizarea mouse-ului: mutati cursorul in zona de inceput/sfarsit a barei activitatii si apoi, tinand apasat, trageti cursorul spre capatul celeilalte activitati cu care doriti sa faceti legatura.  Marginea din stanga a activitatii reprezinta inceputul acesteia.  Marginea din dreapta a activitatii reprezinta sfarsitul acesteia.

Etape: 1. Pentru a creea o relatie de tip Start-to-Start plasati cursorul mouse-ului pe marginea stanga a activitatii BA4160 – Rough-in Plumbing/Piping. Va aparea sageata de relationare . 2. Apasati butonul stanga al mouse-ului si trageti mouse-ul catre marginea din stanga a activitatii succesoare BA4170-Install Wiring and Cable.

110

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Crearea de relatii de conditionare in zona cu detaliile activitatii Atunci cand creeati relatii de conditionare in zona cu detaliile activitatii (mai precis in eticheta Relationships) tipul implicit de relatie este Finish-to-Start. Activitatile din fereastra de dialog Assign Succesors pot fi grupate si sortate intr-o varietate de moduri. In bara Display Options apasati Group and Sort By pentru a vedea optiunile.

Etape: 1. Selectati activitatea BA4170 – Install Wiring and Cable. 2. In panoul Succesors din cadrul etichetei Relationships apasati Assign. 3. Selectati activitatea BA4180 – Connect Equipment si apoi apasati butonul [curssor] pentru a atribui selectia realizata. 4. Inchideti fereastra de dialog Assign Succesors.

111

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Utilizarea optiunii GoTo Apasati butonul din eticheta Relationships pentru a schimba selectia din tabelul de activitati catre activitatea selectata din panoul cu activitati succesoare sau predecesoare.

Etape: 1. In bara Layout Options, apasati Show on Top, Gantt Chart. 2. Selectati activitatea BA4180 – Connect Equipment din panoul Succesor. 3. Apasati butonul [curssor]. Observati ca activitatea BA4180 apare acum ca fiind selectata in tabelul de activitati. 4. In panoul Succesors, apasati Assign. 5. Selectati activitatea BA4100 si apoi apasati [curssor] pentru a atribui selectia facuta. 6. Inchideti fereastra de dialog Assign Succesors.

112

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4.Atribuirea decalajului Chiar daca tipul implicit de relatie de conditionare este Finish-to-Start cu decalaj zero, puteti modifica in coloanele din tab-ul Relationships pentru a face ajustari tipului de relatii de conditionare sau marimii decalajului.

Etape: 1. In panoul Succesors, apasati butonul stanga al mouse-ului in campul Lag. 2. Tastati numarul de zile aferent decalajului . 3. Apasati tasta Enter.

113

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 5.Vizualizarea relatiilor de conditionare in graficul Gantt Puteti modifica/vedea relatiile de conditionare atat in Tabelul de Activitati cat si in graficul Gantt.  Tabelul de activitati – afiseaza coloanele Predecesors si Succesors. din bara de unelte pentru a  Graficul Gantt – selectati pictograma Relationships Lines activa sau dezactiva aparitia liniilor ce marcheaza relatiile de conditionare.

Etape: 1. In bara de unelte selectati pictograma [curssor] petru a vedea relatiile dintre activitati. De remarcat faptul ca desi relatiile de conditionare au fost stabilite activitatile nu s-au mutat fata de data de inceput a proiectului. Cand se va face calculul planificarii proiectului acestea vor fi plasate in graficul Gantt in conformitate cu relatii de conditionare existente.

114

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Workshop: Crearea relatiilor de conditionare Odata ce activitatile au fost introduse este necesar sa fie stabilite si relatiile dintre acestea. Echipa de proiect a stabilit succesiunea in care activitatile se vor derula. Utilizati tabelul pentru a verifica/creea relatiile de conditionare dintre activitati. ID-ul Activitatii BA1000 BA1010

Numele Activitatii Building Addition Kickoff Design Building Addition

BA1020

Review Designs

BA1030 BA1040 BA2000 BA2010 BA2020

and

Approve

Assemble Technical Data for Heat Pump Review Technical Data on Heat Pumps Begin Building Construction Site Preparation Excavation

Succesor BA1010 BA1020 BA6060

Tipul de relatie SS SS SS

BA1030

FS

BA2000 BA5000 BA6040

FS FF FS

BA1040

FS

BA4020

FS

BA2010

SS

BA2020 BA2030 BA2040

FS FS FS

2. Activitatea BA-ADMIN – Project Administration trebuie sa aibe atat un predecesor cat si un succesor. a. Predecesor: Relatie de tip SS cu activitatea BA1000-Building Addition Kickoff. b. Succesor : Relatie de tip FF cu BA6190-Building Addition Complete.

115

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare Concepte esentiale  Utilizati metoda PDM (Precedence Diagramming Method) pentru a creea un grafic retea care sa ilustreze relatiile de conditionare dintre activitati. Construiti graficul utilizand casetele sau dreptunghiurile pentru reprezentarea activitatilor si stabiliti relatiile logice dintre activitati specificand relatiile activitatiilor cu predecesorii sau succesorii lor.  Exista patru tipuri de relatii de conditionare: Finish-to-Start, Start-to-Start, Finish-to-Finish si Start-to-Finish. Tipul implicit de relatie este Finish-to-Start.  Utilizati decalajele pentru a specifica intarzierile dintre activitati si succesorii acestora.  Puteti creea relatii in graficul retea ori direct in zona grafica ori in tab-ul Relationships din zona cu detaliile activitatii. Intrebari recapitulative 1. Adevarat sau Fals: Sunt folosite patru tipuri de relatii de conditionare intre activitati. 2. Utilizati _______ pentru a sari de la activitatea curenta la una din activitatile succesoare sau predecesoare: a. Jump. b. Search. c. Look. d. GoTo. 3. Tipul implicit de relatie de conditionare este _________ a. Finish-to-Start. b. Finish-to-Finish. c. Start-to-Start. d. Start-to-Finish. 4. Adevarat sau Fals: Decalajul este suprapunerea sau intarzierea dintre o activitate si succesorul ei.

5. Decalajul poate fi calculat prin: a. Atribuirea calendarului activitatii predecesoare. b. Atribuirea calendarului activitatii succesoare. c. Calendarul de 24 ore. d. Calendarul proiectului. e. Oricare din cele de mai sus.

116

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 9

Calculul planificarii

Obiective:     

Realizati calculul direct si invers; Definiti rezerva de timp si impactul acesteia asupra planificarii; Identificati buclele si capetele libere din graficul retea; Calculati planificarea manual; Analizati planificarea utilizand P6.

117

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Procedeul Analizei Drumului Critic Procedeul Analizei Drumului Critic (CPM – Critical Path Method) este utilizata pentru calculul planificarii proiectelor. Pentru calculul datelor calendaristice, CPM foloseste duratele activitatilor si relatiile de conditionare. Acest calcul este realizat in doua feluri: direct si invers. Drumul Critic  Drumul critic este drumul format dintr-o serie de activitati din cadrul proiectului ce determina data de finalizare a proiectului.  Durata activitatilor din cadrul drumului critic determina durata de realizarea a intregului proiect. O intarziere aparuta in desfasurarea unei activitati critice conduce la intarzierea celorlalte activitati critice si ca urmare la intarzierea intregului proiect.  Activitatile critice sunt cele care definesc marja totala a proiectului.

118

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Ce este Data de Analiza? Data de analiza (e.g. Data Date) este data calendaristica ce se utilizeaza ca punct de inceput pentru calculul planificarii. Este data de la care se calculeaza toate activitatile ramase de realizat. In faza de planificare data de analiza este aceeasi cu data de inceput a proiectului. (Data Date = Planned Start) In faza de actualizare ea va fi setata de utilizator undeva dupa data reala de start a proiectului (Data Date > Actual Start)

119

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Concepte privind Calculul Planificarii 1.Calculul Direct  Prin calculul direct se stabilesc datele de start si de finish cel mai devreme ale unei activitati, pornind de la nodul initial catre nodul final al graficului retea.  Datele cele mai devreme reprezinta momentele optimiste la care o activitate poate incepe sau se poate incheia, de indata ce activitatea predecesoare a fost incheiata.  Calculul incepe cu activitatile care nu au predecesoare.  Start Cel Mai Devreme (ES) + Durata – 1 = Finish Cel Mai Devreme

120

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Calculul invers  Calculul invers se desfasoara de la nodul final catre nodul initial al graficului retea si permite stabilirea datelor cele mai tarzii ale activitatilor.  Datele cele mai tarzii sunt momentele pesimiste la care o activitate poate incepe sau se poate incheia, fara a decala termenul final de incheiere a proiectului, prin intarziere.  Calculul incepe cu activitatile care nu au activitati succesoare (de ex. Activitatea C din graficul de mai jos.)  Pentru proiectele cu o data impusa de finalizare (Must Finish By), activitatilor fara succesor le sunt atribuite o data de Finish Cel Mai Tarziu egala cu ultima data calculata de Finish Cel mai Devreme.  Finish Cel Mai Tarziu – Durata + 1 = Start Cel Mai Tarziu

121

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Rezerva Totala  Reprezinta intervalul de timp in care o activitate poate aluneca de la momentul de start cel mai devreme, fara a intarzia proiectul.  Este diferenta dintre datele de finish cel mai tarziu si finish cel mai devreme.  Activitatile cu marja totala egala cu zero sunt activitati critice.  Data Cea Mai Tarzie – Data Cea Mai Devreme = Rezerva Totala

122

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Rezerva totala a unei activitati este calculata automat de fiecare data cand calculati planificarea proiectului. Nu se poate edita marja unei activitati direct de la tastatura.

In graficul de mai sus activitatile B si C sunt fac parte din drumul critic.

123

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4.Calculul planificarii cu termenul de incheiere impus Unul dintre cele mai obisnuite scenarii de derulare a proiectelor il reprezinta impunerea datei de incheiere a proiectului.  Utilizata numai in calculul invers;  Termenul de incheiere impus, specifica cand trebuie incheiat proiectul in raport cu durata calculata si de conditionari.  Finish Cel Mai Tarziu – Durata + 1 = Start Cel Mai Tarziu

124

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 5.Relatii de Conditionare Circulare (Bucle)  Buclele reprezinta legaturi circulare intre doua activitati.  Primavera nu va face calculul pana cand bucla nu este eliminata. o Stabiliti legaturile logice corespunzatoare. o Recalculati planificarea.

P6 afiseaza o caseta de dialog cu lista tuturor buclelor identificate.

125

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 6.Activitati de Capat  Activitati care nu au o alta activitate predecesoare sau succesoare; o Activitati fara predecesor – utilizeaza data de analiza ca data de start cel mai devreme; o Activitati fara succesor – utilizeaza data de incheiere a proiectului ca data de finish cel mai tarziu;  Activitatile de capat pot pune in evidenta o rezerva totala de timp pozitiva, nerealista.

Nota: Se recomanda ca fiecare proiect sa nu aiba mai multe de doua activitati de capat. Toate celelalte activitati ar trebui legate de activitati de tip milestone.

126

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Planificarea unui proiect cu P6 Cand planificam un proiect, datele calendaristice ale activitatilor sunt calculate in concordanta cu duratele si legaturile logice dintre activitati. Bifati Log to file pentru ca P6 sa inregistreze rezultatele procesului intr-un raport de calcul separat (fisier .txt). Dupa ce se calculeaza planificarea unui proiect se poate observa modificarea pozitiei activitatilor in graficul Gantt. Activitatile sunt afisate tinand cont de noile date de start si de finish rezultate in urma calcularii. Activitatile critice vor fi afisate cu culoare rosie.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Deschideti proiectul Bldg-09. Verificati daca sunteti in fereastra Activities (sau din bara Director, apasati butonul Activities.) In meniul Tools, selectati Schedule. Verificati daca data de calcul din campul Current Data Date este 11-Jan-10. Bifati Log to File. Apasati Schedule.

127

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Raportul de calcul al planificarii Raportul de calcul al planificarii inregistreaza rezultatele calculului planificarii, incluzand:  Setarile de calcul ale planificarii/nivelarii;  Informatiile statistice;  Erori aparute in timpul calculului;  Atentionari;  Rezultatele calculului planificarii/nivelarii;  Exceptii aparute.

Etape: 1. 2. 3. 4.

In meniul Tools apasati Schedule. Apasati View Log. In meniul File al aplicatiei Notepad apasati Exit. Apasati Cancel pentru a iesi din fereastra de dialog Schedule.

128

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Relatii de conditionare conducatoare O activitate poate avea o relatie de conditionare care sa determine data de start a ei cea mai devreme. Aceasta relatie de conditionare este numita conducatoare.  O linie continua care leaga doua activitati indica o relatie conducatoare;  O linie intrerupta care leaga doua activitati indica o relatie neconducatoare.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5.

In bara Layout Options apasati Layout, Open. Selectati layout-ul Activity Network si apoi apasati Open. Selectati elementul WBS – Bldg-09.Structure. Selectati activitatea BA3070. Apasati pe tab-ul Relationships. a. BA3040 and BA3050 nu determina data de inceput pentru BA3070. b. BA3060 determina data de inceput a activitatii BA3070.

129

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Calculul manual al unei planificari

130

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Workshop: Calculul planificarii Date: Avand introduse activitatile, duratele si relatiile de conditionare pentru proiect, dispuneti de un model preliminar care prezinta abordarea dumneavoastra pentru realizarea proiectului de proiectare si realizare a Amortizoarelor. Calculati planificarea proiectului si analizati raportul statistic de planificare.

Tema: 1. Calculati planificarea proiectului. Folositi raportul de planificare pentru a raspunde intrebarilor de mai jos: 2. Cate activitati sunt in acest proiect? 3. Cate relatii de conditionare exista in proiect? 4. Cate activitati din cadrul proiectului nu au predecesor si/sau succesor (Activitati de capat)? 5. Care este data de finish cel mai devreme pentru proiect? 6. Cate activitati critice sunt in cadrul proiectului? Rezultate Workshop 1. 2. 3. 4. 5.

75 de activitati. 100 de relatii de conditionare. 2 activitati: BA1000 si BA6190. 17-Nov-10. 39 activitati critice.

131

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare Concepte esentiale  Dupa ce legaturile logice au fost stabilite, calculul planificarii proiectului determina cand anume vor avea loc activitatile.  Datele calendaristice ale activitatilor pot fi calculate pe baza drumului critic (succesiunea de activitati care determina data de finalizare a proiectului).  Atunci cand se foloseste Metoda Analizei Drumului Critic, datele de start si de finish cel mai devreme sunt calculate folosind calculul direct, iar datele de start si de finish cel mai tarziu sunt determinate folosind calculul invers.  Data de analiza se utilizeaza ca punct de pornire in calculul planificarii.  Dupa realizarea calculului planificarii, activitatile vor avea o marja totala egala cu intervalul de timp in care o activitate poate fi intarziata fara a conduce la decalarea datei de incheiere a intregului proiect.  Rezultatele calculului planificarii pot fi salvate intr-un raport de calcul (Schedule Log File) Intrebari recapitulative 1. Adevarat sau Fals: Datele cele mai tarzii se obtin prin utilizarea metodei inverse de calcul al planificarii. 2. Care din urmatoarele nu este un tip de rezerva de timp? a. Pozitiva. b. Activitati de capat c. Negativa d. Totala 3. Adevarat sau Fals: P6 poate calcula o planificare care contine bucle. 4. Adevarat sau Fals: - Drumul critic este drumul format dintr-o serie de activitati din cadrul proiectului ce determina data de finalizare a proiectului. 5. Care din urmatoarele elemente sunt incluse in raportul de calcul al planificarii? a. Setarile de calcul ale planificarii/nivelarii; b. Informatiile statistice; c. Erori aparute in timpul calculului; d. Activitati critice; e. Toate cele de mai sus; f. Doar b) si c).

132

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 10

Atribuirea de contrangeri

Obiective:    

Aplicati data finala de incheiere intregului proiect Aplicati constrangeri la activitati individuale Adaugati note in notebook la activitatile dumneavoastra Descrieti tipurile de constrangeri disponibile

133

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Constrangeri Constrangerile sunt restrictii impuse utilizate pentru a reflecta cerintele proiectului ce nu pot fi stabilite prin graficul retea. Sunt utilizate pentru realizarea unei planificari mult mai precise ce reflecta aspectele reale ale proiectului, permit utilizarea unui control suplimentar al proiectului si sunt utile la impunearea de restrictii intregului proiect sau anumitor activitati.  Constrangerile sunt impuse de utilizator  Dupa aplicarea constrangerilor, proiectul trebuie recalculat pentru a determina noile date calendaristice.  Unei activitati i se pot atribui doua constrangeri.

134

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Cele mai utilizate constrangeri 1.Must Finish By  Utilizata atunci cand termenul final al proiectului trebuie indeplinit.  Impune tuturor activitatilor din cadrul proiectului sa se incheie la data declarata. o In mod implicit ora asociata datei Must Finish By este 12:00 noaptea. Asta insemna ca unui proiect care trebuie sa se termine pe 1 Nov i se va atribui data de 2 Nov ca data

Must Finish By.  Afecteaza rezerva totala a intregului proiect.  Trebuie sa fie aplicata in fereastra Projectm in eticheta Dates.

Etape: 1. 2. 3. 4.

Deschideti proiectul Bldg-10. In bara Director apasati Projects. In tabelul de proiecte, selectati proiectul Bldg-10. Apasati eticheta Dates.

5. Apasati butonul din campul Must Finish By. 6. Selectati data 02-Nov-10.

135

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Urmatorul pas este sa recalculati planificarea proiectului pentru a vedea modificarile aparute de impunerea noului termen limita precum si Marja Totala (Total Float) a proiectului.

7. In bara Director apasati Activities. 8. In bara Layout Options apasati Layout, Open. 9. Selectati layout-ul Constraints and Notes si apoi apasati Open. 10. In meniul Tools apasati Schedule (sau apasati tasta F9). 11. Apasati Schedule. De observat ca data Must Finish By (02-Nov-10) este mai devreme decat cea calculata de Finish cel mai devreme al proiectului (17-Nov-10). Prin urmare, o parte din activitati vor avea marje negative.

136

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Start On or After Utilizati constrangerile Start On After pentru a stabili cea mai devreme data la care o activitate poate sa inceapa.  Forteaza activitatea sa inceapa nu mai devreme de data impusa.  Impinge data de start la data constransa.  Afecteaza datele cele mai devreme ale activitatilor succesoare. Activitatea Assemble Brick Samples este planificata sa inceapa pe 19-Jan-10. Totusi, mostrele de caramizi sunt comandate dar nelivrate inca si nu vor fi disponibile pana saptamana urmatoare. Vom aplica o constrangere activitatii tocmai pentru a reflecta aceasta data.

Etape: 1. Derulati in jos si selectati activitatea BA5000 – Assemble Brick Samples. 2. Verificati daca eticheta Status este selectata.

137

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

3. In lista derulanta Primary selectati tipul de constrangere Start On or After. 4. 5. 6. 7.

In campul Date apasati butonul . Selectati data 25-Jan-10. In meniul Tools apasati Schedule (sau apasati tasta F9). Apasati Schedule. Date de start cel mai devreme este trasa pentru ca data constransa (25-Jan-10) este mai tarzie decat data originala de Start cel mai devreme (19-Jan-10).

138

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Adaugarea notelor in Notebook Cand se atribuie o constrangere unei activitati, se recomanda sa adaugati si o nota pentru a explica de ce a fost atribuita constrangerea respectiva. Puteti utiliza eticheta Notebook din fereastra Activities pentru a documenta aceste motive.

Exercitiu: 1. Verificati daca activitatea BA5000 este selectata. 2. Apasati pe eticheta Notebook. 3. Apasati Add. 4. Atribuiti tematica Constraints and Assumptions. 5. Inchideti fereastra de dialog Assign Notebook Topic. 6. Tastati descrierea .

139

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4.Finish On or Before Utilizati constrangerea de tip Finish On or Before pentru a impune momente intermediare de realizare a proiectului.  Forteaza activitatea sa se termine nu mai tarziu de data constransa.  Trage datele de Finish cel mai tarziu la data constransa.  Afecteaza datele cele mai tarzii ale predecesorilor. Activitatea Award Contract for Brick are o data de finish cel mai tarziu pe 07-Apr-10. Totusi, activitatea trebuie terminata in 05-Apr-10 pentru ca verificatorul are nevoie ca lucrarea sa fie terminata la sfarsitul saptamanii. Vom aplica o constrangere activitatii pentru a evidentia aceasta data.

Etape: 1. Selectati activitatea BA5040 – Award Contract for Brick. 2. Apasati eticheta Status.

140

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Constrangerile care afecteaza datele cele mai tarzii nu sunt evidentiate in eticheta Status care afiseaza doar datele cele mai devreme.

3. In lista derulanta Primary selectati tipul de constrangere Finish On or Before. 4. 5. 6. 7.

Apasati butonul din campul Date. Selectati data de 05-Apr-10. In meniul Tools apasati Schedule (sau apasati tasta F9). Apasati Schedule.

141

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 5.Constrangeri Suplimentare Start On - forteaza activitatea sa inceapa la data constransa. • Schimba atat datele cele mai devreme cat si datele cele mai tarzii de start. • Intarzie un start devreme sau accelereaza un finish tarziu. • Utilizata pentru a specifica datele propuse de contractori sau furnizori. Start On or Before - forteaza activitatea sa inceapa nu mai tarziu de data constransa. • Schimba data cea mai tarzie de start de la data constransa. • Afecteaza datele cele mai tarzii ale predecesorilor. • Utilizata pentru a defini un termen final startului activitatii. Finish On - forteaza activitatea sa se incheie la data constransa: • Schimba atat data cea mai devreme cat si cea mai tarzie de finish la data constransa. • Intarzie un finish devreme,su accelereaza un finish tarziu. • Utilizata pentru a satisfacve termene intermediare in cadrul proiectului. Finish On or After - forteaza activitatea sa se incheie nu mai devreme de data constransa. • Schimba data cea mai devreme de finish la data constransa. • Afecteaza datele cele mai devreme ale succesorilor. • Utilizata pentru a preveni incheierea unei activitati prea devreme. As Late as Possible - intarzie o activitate cel mai tarziu posibil fara a intarsia succesorii. • Schimba datele cele mai devreme la datele cele mai tarzii. • Denumita constrangerea Rezerva zero. Mandatory Start and Finish - forteaza datele cele mai devreme si cele mai tarzii sa fie egale cu data constransa. • Afecteaza datele cele mai tarzii ale predecesorilor si datele cele mai devreme ale succesorilor. • Poate viola logica graficului retea.

142

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare Concepte Cheie  Atribuiti constrangeri activitatilor si proiectelor pentru a reflecta restrictiile reale.  Maximum de constrangeri ce pot fi atribuite activitatilor este de 2 .  Constrangerea Must finish By este utilizata atunci cand este obligatoriu ca un proiect sa se termine pana la o anumita data impusa.  Utilizati constrangerea Start On or After pentru a stabili datele cele mai devreme la care pot incepe activitatile. Intrebari 1. Constrangere de tipul Start On or After: a) Afecteaza datele cele mai devreme si datele cele mai cevreme ale succesorului activitati b) Afecteaza datele cele mi tarzii si datele cele mai tarzii ale succesorului activitatii c) Afecteaza logica graficului retea d) Intarzie o activitate atat timp cat resursele allocate sunt insuficiente. 2. Adevarat sau fals: Puteti utiliza Notebook Topic pentru a inregistra modificarile in cadrul proiectului. 3. O constrangere de tipul _____________ va trage data cea mai tarzie de finish la data constransa. a) Start On or After b) Finish On or After c) As Late as Possible d) Finish on Before

143

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 11

Docum entele de referinta

Obiective:    

Definiti Documentele de Referinta Creati un Document de Referinta Creati o legatura catre documentele de referinta ale proiectului Atribuiti documentele de referinta unei activitati sau structurii WBS

144

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Documentele proiectului Fereastra Work Products and Documents reprezinta o facilitate care va permite pastrarea documentelor intr-un catalog ce poate contine legaturi catre anumite fisiere. Documentele sunt organizate intr-o structura ierarhica pentru a facilita impartirea lor pe categorii. In aceasta fereastra puteti pastra si urmarii documentele si facturile, dar totoodata puteti impune standarde sau creea ghiduri pentru realizarea activitatilor. • Pastreaza documentatia intr-un fisier pe server sau pe un site web. • Contine informatiile generale despre documentatia proiectului cum ar fi datele despre versiuni, revizuiri si autor. • Creaza o legatura (link) catre fisierul in care se afla documentul. Documentele pot fi de tipul: • Documente de lucru - include facturile proiectului si activitatilor ce vor fi predate in final utilizatorului final sau clientului. Exemple de astfel de documente : fisiere CAD, imprimari sau planuri de testare • Documente de referinta - includ documentele ce pun la dispozitie standarde sau ghiduri pentru realizarea lucrarilor in cadrul unui proiect, informatii utile pentru un participant la proiect. Exemple: ghiduri, procedure, liste de verificare, modele predefinite.

145

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Crearea inregistrarii unui document Documentele nu apartin bazei de date Primavera. Pentru a accesa documente via Primavera, un document trebuie sa fie creat in fereastra Work Product and Documents.

Etape: 1. 2. 3. 4.

Deschideti proiectul Bldg-11. In bara Director selectati WPs & Docs. In bara laterala de comenzi, apasati butonul Add. In campul Title din eticheta General, tastati numele , dupa care apasati tasta Enter.

146

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Etape: 1. 2. 3. 4. 5.

In campul Reference No. , tastati . In campul Document Category, apasati butonul . Selectati tipul documentului ca fiind Regulatory/Compliance. In campul Revision Date, apasati butonul . Selectati data 11-Ian -10.

147

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Eticheta Files Dupa ce ati adaugat un document, trebuie sa creati o legatura catre documentul respectiv, stabilind calea catre locatia acestuia. Exista doua tipuri de locatii:  Private location - documentele pot fi vizualizate doar de utilizatorii Primavera (ai aplicatiei client sau server). Exemple de astfel de locatii particulare: facturi, contracte, comenzi de achizitii, etc.  Public location - documentele pot fi vizualizate de toti participantii la proiect. Exemple de astfel de locatii publice: proceduri, ghiduri.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Apasati eticheta Files. In campul Public Location, apasati butonul . Alegeti locatia . In casuta Select File Name, apasati Open. Apasati Launch pentru a vizualiza documentul. In meniul File din Notepad, apasati Exit.

148

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Atribuirea documentului de proiect unei activitati

Documentele de proiect pot fi alocate atat elementelor din structura WBS cat si activitatilor. De exemplu, in timpul planificarii unei faze de proiect puteti atribui un document unui element al Structurii WBS. Pe masura ce proiectul se dezvolta puteti atribui acelasi document si activitatilor.

Etape: 1. Selectati eticheta Assignements. 2. Apasati Assign Activity. 3. Selectati activitatea BA2000- Begin Building Construction. 4. Apasati butonul pentru a aloca documentul activitatii. 5. Inchideti fereastra de dialog Assign Activity.

149

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Etape: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

In bara Director din partea stanga, apasati butonul Activities. Selectati o activitate BA2000 -Begin Building Construction. In bara Layout Options, dati click Layout, Open. Selectati layoutul Classic WBS Layout, apoi apasati Open. Selectati eticheta WPs & Docs. Verificati daca documentul OSHA Construction Safety Regulatations a fost atribuit activitatii BA2000.

150

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4.Vizualizarea Detaliilor Documentelor Utilizati fereastra de dialog Work Product and Document Details pentru a vizualiza detaliile unui document.Casuta Work Product and Document Details contine urmatoarele campuri:  Title - numele documentului selectat.  Author - Numele persoanei care a creat documentul.  Version – numarul versiunii documentului.  Date - data cand documentul a fost revizuit.  Private/Public location - locatia documentului si numele acestuia.  Lanch Private/Public location - deschide un document in aplicatia in care a fost creat.  Description - descrierea sumara a documentului .

Etape: 1. In eticheta WP&Docs, selectati documentul OSHA Construction Safety Regulatations. 2. 3. 4. 5.

Apasati Apasati Apasati Apasati

butonul . Launch. File si apoi Exit pentru a iesi din aplicatia Notepad. Close.

151

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare

Concepte Cheie  Documentele nu apartin bazei de date Primavera. Pentru a accesa documente Primavera, trebuie creata inregistrarea documentului in fereastra Work Products Documents.  Dupa ce ati adaugat inregistrarea unui document specificati tipul acestuia, Private Public cu specificarea ca un document de tipul Public poate sa fie vizualizat de participantii la proiect.  Puteti desemna un document ca document de lucru sau ca document de referinta puteti atribui unui element al structurii WBS sau unei activitati.  Atribuiti informatii generale documentului precum versiunea, data ultimei revizuiri autor acestuia.

via

and sau toti si il sau

Intrebari recapitulative 1. Adevarat sau Fals: Un document privat poate fi vizualizat doar de catre utilizatorul care l-a creat. 2. Adevarat sau Fals: Documentele pot fi atribuite doar activitatilor.

152

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 12

Aranjarea datelor de calcul

Obiective:    

Gruparea activitatilor dupa un criteriu specific Sortarea activitatilor Crearea unui filtru Atribuirea unui filtru

153

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Gruparea Datelor Gruparea datelor este un mod flexibil de organizare a datelor ce au trasaturi comune in categorii. Puteti grupa datele astfel incat sa creati layouturi personalizate. Gruparea datelor va ajuta sa vizualizati rapid datele din barele din Graficul Gantt sau datele sumarizate in scopul raportarii.  Optiunea de grupare este disponibila in toate ferestrele: • Fiecare fereastra si casuta de dialog are optiunile proprii de grupare. • Unele ferestre au modalitati de grupare predefinite si personalizate.  Activitatile pot fi grupate in campuri ierarhice cum ar fi structurile WBS, coduri de activitati sau coduri de proiecte.  Activitatile pot fi grupate dupa campuri de date ca datele calendaristice, costuri, marja totala (Total Float) sau alte date numerice.

154

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Casuta dialog pentru Grupare si Sortare Casuta de Grupare si sortare va ajuta sa organizati activitatile pe ecran.  Show Group Totals – puteti selecta sa se afiseze sau sa fie ascunse valorile totale ale intregului grup. Daca bifati casuta Show Group Totals, beneficiati de optiunile aditionale Show Grand Totals sau Show Summeries Only. • Show Grand Totals - bifati casuta pentru a afisa totalul in partea superioara a layoutului. • Show Summeries Only - bifati casuta pentru a ascunde activitatile de sub bara de titlu.  Shriking Vretical Grouping Bands - minimizeaza largimea benzii de grupare vertical afisata in tabelul de activitati. Aceasta optiune este disponibila in fereastra care are si optiunea

Group and Sort by, Customize.  Group by – Afiseaza tipurile de date dupa care se va face gruparea.  Indent – optiune disponibila daca datele pot fi ordonate ierarhic.  To Level – Indica numarul de nivele ce vor fi afisate atunci cand se face afisarea ierarhica.  Group Interval – Indica intervalul in care doriti sa faceti gruparea.  Font & Color - afiseaza fontul/culoarea fiecarui tip de titlu.  Hide if empty – bifati daca doriti sa nu mai fie afisate titlurile ce nu contin activitati.  Sort Bands Alphabetically – bifati daca doriti ordonarea alfabetica. Aceasta optiune este inactiva daca campul nu contine date ce pot fi sortate alfabetic.  Show Title – bifati daca doriti afisarea numelui campului;  Show ID/Code – bifati daca doriti afisarea ID-ului sau valorii codului.  Show Name/Description - Bifati daca doriti afisarea numelui sau descrierii.

155

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-12. 2. Verificati faptul ca sunteti in fereastra Activities (Sau din bara Director apasati butonul Activities). 3. In bara Layout Options, apasati Layout, Open. 4. Selectati layoutul Organizing Activities, apoi apasati Open. 5. In bara Layout Options, apasati Group and Sort.

156

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Gruparea activitatilor dupa data calendaristica Gruparea unui layout dupa data calendaristica va permite sa identificati activitatile care sunt programate sa fie efectuate intr-o perioada determinata de timp.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5.

In coloana Group By , selectati Start. In coloana Group Interval, selectati Month. Apasati Ok. In bara Layout Options, apasati Layout, Save As. Tastati numele layoutului , apoi apasati Save.

157

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Restrangerea/Expandarea Datelor Grupate Restrangeti grupul de date pentru a putea controla nivelul detaliilor pe care doriti sa le vizualizati. Aceasta optiune este utila mai les daca doriti sa va concentrati asupra unei anumita parti a layoutului.  In tabelul de activitati, vizualizati informatiile sumarizate a coloanelor afisate.  In graficul Gantt, barele de sumarizare afiseaza datele de Start si de Finish pentru fiecare grup.

Etape: 1. In bara Layout Options, apasati Collapse All. 2. Apasati + pentru a extinde grupul de date Ianuarie 2010.

158

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4.Sortarea Activitatilor Sortarea activitatilor determina ordinea in care apar activitatile ce sunt listate sub fiecare bara. Pe baza tipului de date ales puteti sa sortati datele alfabetic, numeric sau cronologic. Sortarea Activitatilor dupa un singur criteriu: indica alegerea sortarii ascendente indica alegerea sortarii descendente

Etape:

1. In bara Layout Options selectati Layout, Open. 2. Selectati layoutul Organizing Activities, apoi apasati Open. Layoutul curent este sortat dupa ID. 3. Selectati un titlu coloanei, Original Duration. Activitatile din cadrul grupului sunt acum sortate dupa Original Duration.

159

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 5.Filtrarea Activitatilor Filtrul este o optiune cu ajutorul careia determinati ce activitati doriti sa fie afisate pe ecran. Filtrele va permit sa creati layouturi personalizate limitand numarul activitatilor afisate - ajutandu-va astfel sa va concentrati asupra activitatilor critice de exemplu.  Exista deja un set de filtre predefinite dar exista si posibilitatea sa creati noi filtre pe baza criteriilor stabilite de dumneavoastra  Filtrele se impart in doua categorii: • Default: − valabile pentru toti utilizatorii. − numarul de filtre predefinite este de 15. − nu pot fi sterse sau modificate. • Globale: − Valabile pentru toti utilizatorii. • User-defined: − valabile doar pentru toti utilizatorii care au acces la proiect  Unul sau mai multe filtre pot fi aplicate unui layout in acelasi timp.  Mai multe criterii de selectie pot fi atribuite unui singur filtru.  Specificatiile filtrelor pot fi salvate si reutilizate.  Filtrele pot fi salvate ca parti ale layoutului.

160

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 6.Casuta de dialog Filters  All Activities - Bifati casuta pentru a fi afisate toate activitatile din layoutului curent.  Show activities that match - atunci cand mai multe filtre sunt bifate, trebuie sa alegeti una din variantele de mai jos: • All selected filters (Toate filtrele sunt selectate) - bifati pentru a include toate activitatile ce indeplinesc criteriile fiecarui filtru selectat. • Any selected filter (Orice filtru selectat) - Bifati pentru a include toate activitatile ce indeplinesc cel putin unul din criteriile selectate.  Replace activities shown in current layout - include doar activitatile ce indeplinesc fiecare criteriu selectat.  Highlight activities in current layout wich match criteria - selectati doar activitatile din layoutul curent ce indeplineste criteriile fiecarui filtru selectat.

Etape: 1. In bara Layout Optyions, selectati Layout, Open. 2. Selectati layoutul Filtering, apoi apasati Open. 3. In bara Layout Options apasati Filters.

161

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 7.Aplicarea unui filtru deja existent Pentru a vizualiza activitatile critice puteti aplica filtrul implicit Critical.

Etape: 1. Din coloana Select, bifati casuta Critical. 2. In sectiunea When applying the select filter(s), selectati Highlight activities in the current

layout which match criteria. 3. Apasati Ok pentru a aplica filtrul. Nota: Layoutul Filtering afiseaza toate activitatile insa doar activitatile critice sunt marcate (activitati ce au marja totala mai mica sau egala cu zero)

162

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Puteti crea filtre pe baza unui criteriu sau pe baza mai multor criterii.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

In bara Layout Options, apasati Open. In casuta Filters, apasati New. In campul Filter Name, tastati . Apasati pe celula din campul Parameter si selectati Early Start. Dati dublu click in eticheta Is si selectati un criteriu pentru filtru. Dati dublu click in eticheta Value si selectati o data, DD. Dati dublu click in eticheta High Value si tastati Apasati Ok si inchideti casuta de dialog Filter.

163

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Veti rula noul filtru pentru a afisa toate activitatile ce se vor derula luna urmatoare si apoi veti salva layoutul cu numele One Month Lookahead.

9. Verificati ca noul filtru One Month Lookahead este selectat. 10. Selectati Replace Activities shown in current layout. 11. Apasati Ok pentru a aplica filtrul. 12. In bara Layout Options, apasati Group and Sort. 13. Bifati casuta Hide if empty. 14. Apasati OK. 15. In bara Layout Options, apasati Open. 16. Tastati numele layoutului . 17. Apasati Save.

164

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 8.Utilizarea filtrelor multiple Daca nu ati reusit sa va atingeti scopul prin crearea unui singur filtru, puteti aplica doua filtre in acelasi timp.

Etape: 1. In bara Layout Options apasati Filters. 2. In coloana Select, bifati casuta Critical de langa filtru. 3. Verificati daca filtrul One Month Lookahead este selectat. 4. Dati Ok pentru a aplica filtrele. 5. In bara Layout options apasati Save As. 6. Tastati numele layoutului One Month Lookahead - Critical Activities. 7. Apasati Save. Nota: Observati ca benzile de grupare nu sunt afisate in layout. Doar benzile ce contin activitati ce corespun criteriilor aplicate filtrului sunt afisate.

165

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 9.Aplicarea filtrului All Activities Pentru a reafisa pe ecran toate activitatile alegeti filtrul All Activities.

Etape: 1. In bara Layout Options apasati Filters. 2. Bifati casuta All Activities. 3. Apasati Ok pentru a aplica filtrul.

166

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare Concepte esentiale  Utilizati optiunile de grupare si sortare pentru a organiza activitatile in layout.  Optiunea de grupare se gaseste in toate ferestrele si aproape in toate casutele de dialog.  Casuta Group and Sort ofera optiuni pentru a putea vizualiza totalul sau sumarizarea si poate fi utilizata si pentru modificarea fontului sau a culorilor fiecarui grup selectat. Puteti sorta grupurile in ordine alfabetica, numerica sau cronologica.  Utilizati filtrele pentru a personaliza layoutul sau afisa doar activitatile care satisfac criteriul de filtrare. Puteti aplica mai multe filtre unui singur layout.

Intrebari recapitulative 1. Care dintre urmatoarele afirmatii despre filtre este falsa? a. Sunt disponibile tuturor utilizatorilor. b. Nu pot fi anulate. c. Nu pot fi modificate. d. Exista un numar de 15 filtre predefinite. 2. Adevarat sau Fals: Unul sau mai multe filtre pot fi aplicate unui layout in acelasi timp.

167

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 13

R oluri si resurse

Obiective:   

Descrieti roluri Afisati dictionarul de roluri Descrieti resursele

168

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Roluri si resurse Inainte de a utiliza termenul de resursa in Primavera trebuie sa intelegeti diferenta dintre rol si resursa:  Rolul - este denumirea functiei detinute, de exemplu: Inginer Software, Project Manager, Trainer, Administrator baze de date.  Resursa - este denumirea persoanei (a materialului sau utilajului ) utilizat pentru a realiza o activitate. Dictionarul de Roluri si de Resurse contine date general valabile la nivel de intreprindere si disponibile tuturor proiectelor. Dupa definirea rolului si a resurselor, identificati calitatile/abilitatile fiecarei resurse. Fiecarei resurse ii poate fi atribuit un rol, ceea ce ii defineste calitatile esentiale si responsabilitatile in cadrul organizatiei. Unele organizatii folosesc rolurile ca responsabili pe o activitate pana ce o resursa este alocata sa realizeze activitatea. Relatia dintre Roluri si Resurse Civil Engineer

Cost Engineer

Ben Diamond

Database Mechanical Project Administrator Engineer Manager

System Analyst

R

Rp

Bob Paterson

Rp

Charles North

R

Oliver Rock

Resurse

Paul Kim

Rp

Rp Rp

R

R

Sue White

Rp

Tim Harris

Rp

Wendy Resner

Legenda:

Rp

Rp = Rolul principal al resursei in organizatie R = Rolul resursei in organizatie 169

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

170

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Definirea Rolurilor Dictionarul de roluri contine patru taburi: • Eticheta General - afiseaza ID-ul Rolului si numele rolului. Campul Responsabilities afiseaza calitatile cerute pentru a indeplini rolul. • Eticheta R esources - afiseaza resursele ce sunt capabile sa indeplineasca responsabilitatile asociate rolurilor cat si indemanarea/experienta acestora. • Eticheta Prices - exista cinci tipuri de preturi unitare (price per unit). Valoarea acestora este definita in eticheta Rates din Admin Preferences. • Eticheta Lim its - specificati limitele alocarii unei resurse. Limitele pot fi stabilite pe baza datei efective.

Etape: 1. In meniul Enterprise ,apasati Roles. 2. In bara Display Options apasati Filter By, All Roles. 3. Selectati rolul Construction.Corp.Management.Project Manager -Project Manager. 4. Vizualizati eticheta General. 5. Selectati eticheta Resources.

171

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Eticheta Prices

Etape: 1. Apasati pe eticheta Prices. 2. Vizualizati valoarea Commercial Rate Type, $60.00. 3. Vizualizati valoarea GSA Rate Type, $50.00.

172

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Eticheta Lim its

Utilizati eticheta Limits pentru a specifica datele limita pentru un rol. Stabilirea limitelor va permite sa identificati supraincarcarile din Profilele Resource/Role Usage. Puteti sa definiti un numar nelimitat de limite pentru fiecare rol, insa data reala trebuie sa fie aceeasi. Din oficiu, data limita este calculata pe baza datelor limita stabilite pentru fiecare rol, ceea ce poate sa nu reflecte in mod fidel alocarea planificata rolului. In eticheta Resource Analysis puteti alege sa afisati datele rolurilor pe baza datelor limita stabilite rolurilor sau pe baza datelor limita calculate pentru resurse.

Etape: 1. Apasati pe eticheta Limits. 2. Selectati numele de rol Project Manager si vizualizati datele limita ale alocarii 3. Inchideti casuta de dialog Roles.

173

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Resursele O resursa reprezinta orice se utilizeaza in realizarea unei lucrari. Fereastra Resources contine informatii despre toate resursele din cadrul proiectului, oferind posibilitatea centralizaii managementului de resurse. Resursele se impart in trei categorii:  Labor (resurse umane) - masurat in unitati de timp o de regula, reutilizate intre activitati/proiecte. o inregistrate sub forma price/units (pret unitar) - de exemplu, $50.00/hour.  Nonlabour (utilaje) - masurat in unitati de timp o inregistrate sub forma price/units - de exemplu, $465.00/hour  Material (materiale) - masurat in alte unitati decat cel de timp - de exemplu, $4.5.

Etape: 1. In meniul Files, apasati Close All. 2. In bara Director din stanga, apasati Resources. 3. In bara Display Options, apasati Filter By, All Resources. Dictionarul este afisat intr-o structura ierarhica dar puteti sa sortati dupa numele resursei pentu a o putea localiza mai repede. 4. Apasati pe capatul de coloana Resource Name pentru a le sorta in ordine alfabetica. 5. Selectati resursa WRES - Wendy Resner.

174

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Detaliile Resurselor

Utilizati eticheta Resource Details pentru a adauga, vizualiza sau edita informatii despre resursa selectate. Eticheta General Eticheta General va permite sa introduceti informatii generale despre resursa selectata incluzand ID-ul resursei, numele, ID-ul angajatului, adresa de e-mail, numarul de telefon si starea.

Etape: 1. Selectati eticheta General. Eticheta Codes Eticheta Codes va permite sa atribuiti un cod resursei cu scopul de a o putea grupa si categorii.

atribui unei

Etape: 1. Apasati eticheta Codes.

175

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Eticheta Details

Eticheta Details va permite sa introduceti date cu privire la calificarea, setarile de moneda si supralocare cat si despre profilul resursei selectate.  Labor Classification - indica tipul resursei (resursa umana, de tip material sau utilaj)  Units of Measure - utilizat doar pentru resursele materiale. Selectati ce tip de unitati sunt specifice resursei.  Currency - indica moneda asociata costurilor resursei.  Overtime Allowed - bifati casuta pentru a indica faptul ca resursa poate lucra ore suplimentare fata de cele planificate.  Overtime Factor - indica valoarea cu care costul standard al resursei ar trebui inmultit pentru a determina pretul orelor suplimentare efectuate de resursa.  Calendar - utilizat pentru a indica perioada in care resursa este disponibila.  Default Units/Time - indica valoarea units/time (unitati/timp) ce vor fi aplicate atunci cand resursele vor fi atribuite activitatilor.  Auto Compute Actuals - bifati casuta pentru ca in mod automat sa fie calculata cantitatea de munca a resursei in conformitate cu planul proiectului.  Calculate cost from units - bifati pentru realizarea calculului costurilor unei activitati pe baza unitatilor alocate.

Etape: 1. Apasati eticheta Details.

176

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Eticheta Units & Prices

Eticheta Units &Prices va permite sa stabiliti costurile si disponibilitatea in functie de timp.  Effective Date - Data de start a costurilor si disponibilitatea.  Max Units/Time - valoarea numerica (durata) ori procentajul pe care o resursa poate sa fie alocata intr-o anumita perioada de timp, de exemplu, 8h/d(100%)=norma intreaga sau 4h/d(50%)=norma partiala. Setarea acestor delimitari va permite sa identificati perioadele cand o resursa este supraalocata .  Price/Units - stabiliti costurile unei resurse pe o singura unitate de lucru.

Etape: 1. Apasati eticheta Units &Prices.

177

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare Concepte Cheie  Rolul reprezinta denumirea jobului sau calificarea, de exemplu, Trainer sau Manager.  O resursa reprezinta orice se utilizeaza in realizarea unei lucrari.  Rolurile pot fi atribuite resurselor pentru a ajuta in managementul resurselor  Un singur rol sau mai multe pot fi atribuite resurselor.  Resursele se impart in trei categorii: Labor (resurse umane); Nonlabour (utilaje); Material (materiale, masurat in alte unitati decat cel de timp - de exemplu, $4.50/metii patrati.)  Rolurile sunt definite in Dictionarul de Roluri.  Resursele sunt definite in fereastra Resources, unde puteti utiliza Resource Details pentru a vedea sau edita informatii despre resurse.

Intrebari recapitulative 1. In ce categorii sunt impartite resursele: a. labour b. nonlabour c. material d. toate variantele de mai sus. 2. Adevarat sau fals: Atunci cand resursele sunt definite, ele sunt atribuite unui anume proiect si nu pot fi alocate nici unui alt proiect.

178

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 14

Alocarea rolurilor

Obiective:  

Atribuirea rolurilor unor activitati Atribuirea de preturi unitare unui rol Cuvinte cheie Tarif pe rol

179

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Atribuirea de Roluri pe Activitati Daca se cunoaste meseria necesara pentru efectuarea activitatii dar nu se disponibilitatea persoanelor (resurselor) care au acea meserie se poate folosi in resurselor etapa intermediara de alocare a rolurilor pe activitati. Asocierile de roluri estimari de necesar resursa, constituind totodata un pas facilitator al alocarii ulterioare

cunoaste inca managementul vor actiona ca de resurse.

PASUL 1 – Alocam rolul activitatii PASUL 2 – Atribuim resursa rolului PASUL 3 – Analizam distributia resursei pentru a nu genera supraincarcare PASUL 1

PASUL 2

PASUL 3

180

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Atribuirea de Roluri pe Activitati (continuare) Pentru a aloca un rol unei activitati, apasati Add Role in eticheta Resources din formularul de detalii al activitatii (Activity Details).

FIG.14.1: Apasati Add Role pentru a afisa caseta dialog Assign Roles Pasi 1. Deschideti proiectul HO Building – Assigning Roles 2. Confirmati faptul ca va aflati in pagina Activities (sau apasati Activities in bara Director) 3. In bara de Optiuni Layout apasati Layout, Open. 4. Alegeti layout-ul Assigning Roles si apoi apasati Open. 5. Selectati o activitate, BA1010 –Design Building Addition. 6. Apasati eticheta Resources in formularul de detalii 7. Apasati butonul Add Role. 8. Selectati un rol, Construction.Engr.SE—Structural Engineer 9. Apasati pentru a asocia rolul activitatii. 10. Inchideti caseta dialog de asociere roluri.

181

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Asocierea simultana a mai multor roluri aceleiasi activitati Utilizati Control-click pentru a selecta si aloca mai multe roluri unei singure activitati.

FIG.14.2: Mai multe roluri sunt selectate simultan in caseta de alocare Pasi 1. Selectati activitatea BA2010 2. Apasati Add Role. 3. Control-click pentru a selecta un rol, Construction. Engr. CE- Civil Engineer 4. Control-click pentru a selecta al doilea rol, Construction.Trade.Excav- Excavation. 5. Apasati pentru a asocia rolurile activitatii. 6. Inchideti caseta Assign Roles.

182

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Alocarea unui rol mai multor activitati simultan Puteti asocia un rol mai multor activitati simultan selectand toate activitatile dorite in tabel si apoi apasand comanda Roles in bara de comenzi din dreapta ecranului, de sub butoanele de editare. Pentru a selecta mai multe activitati odata: ο Daca activitatile dorite sunt una dupa cealalta in tabel – Selectati prima activitate si apoi combinatia Shift-click asupra ultimei activittai pe care o doriti selectata. ο Daca activitatile dorite nu sunt una dupa cealalta in tabel - Utilizati Control-click pentru a selecta individual activitati.

FIG.14.3: Apasati Roles in bara de comenzi pentru a asocia un rol mai multor activitati deodata. Pasi 1. Selectati activitatile BA1030 si BA1040. 2. Din bara de comenzi alegeti butonul Roles. 3. Selectati rolul Construction. Engr. ME- Mechanical Engineer.. 4. Apasati pentru a asocia rolul activitatilor (Apasati butonul o singura data chiar daca deocamdata nu vedeti niciun rezultat in formularul de detaliu ala activitatilor, efectul va putea fi observat numai dupa ce eliberati selectia multipla!!!) 5. Inchideti caseta Assign Roles. 6. Vizualizati pe rand activitatile BA1030 si BA1040 pentru a confirma asocierea rolului .

183

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Asocierea de preturi pe roluri Tipurile de tarif sunt asociate rolurilor (este specificat unul dintre cele disponibile) in eticheta Resources din formularul Activity Details. Tipul de tarif (Rate Type) determina ce pret este folosit in calcularea costului alocarii. Numele corespunzator fiecarui tip de tarif este ales de administratorul aplicatiei in eticheta Rate Types din meniul Admin Preferences. Cand selectati un tip de tarif valoarea monetara corespunzatoare este automat afisata in coloana Price/Unit.

FIG.14.4: Cand schimbati un tip de tarif sunteti intrebati daca doriti recalcularea costurilor in functie de noul tip de tarif ales. Pasi 1. Selectati activitatea BA1010. 2. In eticheta Resources, right-click pe titlul coloanelor si alegeti Customize Resource Columns. 3. Adaugati coloana Rate Type intre Budgeted Units si Price/Unit 4. Apasati OK. 5. In coloana Rate Type pe randul rolului Structural Engineer vizualizati tipul de tarif asociat .

184

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare: Concepte esentiale: ο Alocarea de roluri actioneaza ca intermediar pana la asocierea ulterioara de resurse specifice. ο Puteti asocia un rol unei activitati; mai multe roluri unei singure activitati; un rol mai multor activitati simultan; mai multe roluri simultan mai multor activitati. ο Puteti asocia tarife rolurilor. Tipul de tarif determina pretul unitar utilizat pentru calcularea costului alocarii. Intrebari recapitulative: 1. Rolurile pot fi asociate urmatoarelor elemente din sistem: a. Resurse b. Activitati c. Capitole WBS d. Proiecte e. Numai a si b 2. Adevarat sau Fals: Programul are o limita de cinci tipuri de tarife.

185

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 15

Alocarea resurselor si a costurilor

Obiective:    

Atribuiti resurse activitatilor pe baza rolurilor Alocati resurse umane, materiale si utilaje activitatilor Modificarea Unitatilor/Timp bugetate al unei resurse Alocati cheltuieli activitatilor

186

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Etapele Managementului Resurselor In continuare sunt prezentate etapele esentiale ale Managementului Resurselor: 1. Definirea resurselor din fereastra Resources: • Definiti disponibilitatea resurselor. • Stabiliti informatiile generale despre resurse: nume, descriere, costuri, roluri si atributele ce determina controlul asupra planificarii. 2. Alocarea resurselor din fereastra Activities: • Introduceti numele resursei si volumul de munca planificat pentru o activitate. • Costul este calculat pe baza cantitatii de resursa si a pretului pe unitate, asa cum a fost definit in fereastra Resources. 3. Analiza utilizarii resurselor si costurilor din fereastra Activities. • Utilizati Resource Usage Profile pentru a vizualiza grafic cantitatea/costul resursei. Profilul va ajuta sa analizati cand si pana unde o resursa este alocata. • Utilizati Resource Usage Spreadsheet pentru a vizualiza cantitatea/costul resursei. La fel ca si in cazul optiunii Resource Usage Profile formatul desfasurat al resursei va ajuta sa analizati alocarea acesteia. • Utilizati coloanele pentru a vizualiza costul total.

187

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Atribuirea resurselor utilizand roluri Alocarea resurselor poate fi realizata inlocuind alocarea unui rol cu o anumita resursa. Cel putin un rol trebuie atribuit unei activitati pentru a putea aloca resurse dupa roluri. Cand se aloca o resursa unui rol, doar acele resurse alocate rolului respectiv sunt afisate in casuta de dialog Assign Resources by Role.

Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-15. 2. Confirmati faptul ca sunteti in fereastra Activities (sau din bara Director apasati butonul Activities). 3. Din bara Layout Option, selectati Layout, Open. 4. Selectati layoutul Assign Resources and Costs, apoi apasati Open. 5. Selectati activitatea BA2080-Backfill and Compact Walls. 6. In eticheta Resources, apasati Assign by Role 7. In bara Display Options, apasati Filter By, All Resources si apoi apasati Ok. 8. Selectati resursa Oper-H -Equipment Operator-Heavy si apoi apasati butonul

188

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Atunci cand alocati o resursa pe baza unui rol, o casuta de confirmare va aparea pe ecranul calculatorului in cazul in care resursa selectata sa inlocuiasca rolul are o cantitate sau un cost diferit deja stabilit. Aceste setari include valori precum Pret/Timp, Unitati/Timp sau factorul Overtime. Alegeti:  No - pentru a aplica setarile de cantitate/cost rolului.  Yes - pentru a aplica setarile de cantitate/cost resurselor. 9. In casuta de dialog pentru confirmare, bifati Do not ask me about this again. 10. Apasati Yes pentru a atribui setarile de pret/unitate resurselor. 11. Bifati Do not ask me about this again. 12. Bifati Yes pentru a aloca setarile de Unitati/Timp resurselor si valoarea factorului Overtime. 13. Inchideti casuta de dialog Assign Resources by Role.

189

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Atribuirea resurselor utilizand roluri mai multor activitati Puteti selecta mai multe activitati simultan pentru a le schimba alocarea rolurilor. Puteti de asemenea sa alocati resurse multiple mai multor activitati in acelasi timp.

Etape: 1. Apasati tasta Control -click pentru a selecta activitati multiple BA4020-Prepare and Solicit Bids for Heat Pump, BA4030-Review Bids for Heat Pump si BA4040-Award Contract for

Heat Pump. 2. Din bara laterala de comenzi, apasati butonul Rsrc by Role. Doar resursele ce au ca rol Cost Engineer vor fi afisate. 3. Selectati resursa OROC-Oliver Rock. 4. Apasati butonul pentru a aloca resursa. 5. Inchideti casuta de dialog Assign Resources by Role. 6. Vizualizati coloana Resources sau selectati fiecare activitate pentru a verifica alocarea resurselor.

190

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4.Alocarea Resurselor In functie de numerosi factori - incluzand tipul de activitate sau tipul de resursa - ati putea sa fiti nevoiti sa shimbati informatia continuta in eticheta Budgeted Units sau informatia din eticheta Units/Time atunci cand atribuiti o resursa.  Budgeted Units - reprezinta numarul unitatilor, orelor de exemplu, pe care o resursa este alocata sa lucreze pentru o anumita activitate.  Units/Time - reprezina numarul unitatilor (orelor) pe care o resursa planificata trebuie sa lucreze intr-o anumita perioda - de exemplu, 8 ore/zi. 5.Alocarea Resurselor la nivelul de efort al unei activitati Atunci cand atribuiti o resursa unei activitati este realizat urmatorul calcul: Durata x Unitati/Timp = Unitati. In mod normal, o resursa nu poate fi atribuita unei lucrari pe un timp nedeterminat. Tocmai din acest motiv valoarea Unitatilor/Timp trebuie sa fie modificata dupa ce se face alocarea resursei.

Etape: 1. Selectati activitate BA-ADMIN-Project Administration. 2. Din eticheta Resources, apasati Assign by Role.

191

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3. Selectati resursa THAR-Tim Harris, apoi apasati butonul pentru a aloca resursa. 4. Inchideti casuta de dialog Assign Resources By Role. 5. In celula aferenta coloanei Budgeted Units/Time tastati valoarea si apoi apasati tasta Enter. 6.Alocarea unei resurse materiale Daca un rol nu este desemnat ca responsabil pentru o activitate, atunci alocati o resursa direct din Dictionarul de Resurse. Resursele ce se gasesc in Dictionarul de Resurse pot fi atribuite oricarei activitati. Pot fi alocate un numar nelimitat de resurse oricarei activitati.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5.

Selectati activitatea BA2080-Backfill and Compact Walls. In eticheta Resources apasati butonul Add Resources. Din bara Display Options bifati Display: All Resources. In fereastra Search, tastati . Selectati resursa materiala Backhoe.

6. Apoi apasati butonul pentru a atribui resursa. 7. Inchideti casuta de dialog Assign Resources.

192

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 7.Modificarea valorilor bugetate Unitati/Timp atribuite resurselor Puteti modifica valoarea Unitatilor/Timp dup ace ati alocat o resursa. Asa cum arata imaginea de mai jos puteti modifica manual tastand in coloana Budgeted Units/Time valoarea dorita, de exemplu 16 ore, indicand astfel ca doua resurse umane vor lucra pentru a realiza respective activitate timp de 8 ore/zi.

Etape: 1. Selectati activitate BA2060-Concrete Fundation Walls. 2. In eticheta Resources apasati butonul Add Resources. 3. Din casuta de dialog Assign Resources selectati coloana Resource ID pentru a o ordona alfabetic. 4. Selecati resursa Carp-Carpenter si apoi apasati 5. Selectati resursa Irwk-Ironworker si apoi apasati

pentru a o atribui. pentru a o aloca.

6. Selectati resursa Labour-C-Laborer-Construction apoi apasati pentru a o atribui. 7. Inchideti casuta de dialog Assign Resources. 8. In coloana Budgeted Units/Time a unei resurse, tipul Laborer-Construction, tastati apoi apasati tasta Enter.

193

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 8.Desemnarea unei Resurse Primare Resursa primara este persoana responsabila pentru coordonarea unei activitati. O activitate poate sa aiba sau nu o resursa primara.  Doar resursele primare pot trimite feedback managerului de proiecte via Primavera Timesheets, oferind informatii acestuia in ceea ce priveste stadiul activitatii.  O resursa primara poate fi alocata unei activitati de tip Milestone (borna) astfel incat sa permita bornei sa fie actualizata cu ajutorul pontajelor (Timesheets). Aceasta alocare se realizeaza din eticheta General din zona cu Detaliile Activitatii.  O resursa primara poate sa actualizeze pasi via Timesheets.  Daca sunt atribuite mai multe resurse, prima resursa alocata este desemnata ca resursa primara.

Etape:

1. Vizualizati resursa primara pentru activitatea BA2060, Carp-Carpenter.

194

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 9.Alocarea unei Resurse Materiale Resursele materiale nu sunt masurate in unitati de timp. De exemplu, Polyform se masoara in metrii iar betonul in metrii cubi. Unitatile de masura sunt create in Admin Categories. Dupa ce este creata unitatea de masura, ea se atribuie resursei materiale din dictionarul de resurse.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5.

Verificati daca activitatea BA2060-Concrete Fundation Walls este selectata. In eticheta Resources apasati butonul Add Resource. Atribuiti resursa Polyform - Polyform. Inchideti casuta de dialog Assign Resources. In coloana Budgeted Units, tastati .

195

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 10.Costuri Planificate Costurile sunt planificate si gestionate la nivelul activitatilor. Exista doua tipuri de costuri:  Resource - calculate pe baza resurselor atribuite  Expense - suma totala a costurilor care sunt introduse manual Resource Costurile unei resurse pot fi calculate pe baza pretului unitar din dictionarul de resurse si pe baza Unitatilor Bugetate atribuite unei activitati.  Costul Bugetat = Unitatile Bugetate X Pret/Unitate.

Etape: 1. Verificati daca activitatea BA2060-Concrete Fundation Walls este selectata. 2. In eticheta Resources priviti coloana Budgeted Cost.

196

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Cheltuielile Cheltuielile sunt costuri (nealocate unor resurse) asociate unui proiect. Ele sunt de regula cheltuieli care se fac o singura data pentru articole ne-reutilizabile. Exemple de cheltuieli includ facilitati, calatorii, cheltuieli generale si instruirea. Cheltuielile se atribuie manual la nivelul activitatilor. Puteti introduce o singura suma totala sau puteti introduce numarul de unitati si valoarea Pretului/Unitate.  Tipurile de cheltuieli pot fi utilizate pentru a clasifica tipul acestora.  Cheltuielile pot fi alocate la inceput, la sfarsit sau in mod continuu pe toata durata activitatii.  O unitate de masura se foloseste pentru evidenta cantitatilor, de exemplu: fiecare kilogram sau metru cub.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Selectati eticheta Expenses. Apasati butonul Add. Tastati tipul de cheltuieli . Dati dublu click in campul Expence Category. . Selectati tipul de cheltuieli Materials apoi apasati butonul In campul Accrual Type verificati Uniform over Activity. In campul Budgeted Units, tastati apoi apasati tasta Enter. In campul Units of Measure, tastati apoi apasati tasta Enter. In campul Pret/Unitate, tastati apoi apasati tasta Enter.

197

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Eticheta Sum m ary Utilizati eticheta Summary pentru a afisa unitatile, costurile sau informatiile privind datele in ceea ce priveste activitatea selectata. Selectati Display cost din partea de jos a ecranului pentru a afisa costurile enumerate sau costul total al activitatii selectate. Costurile unei activitati pot fi:  Costuri cu resursele umane  Costuri cu materiale  Costuri cu utila`jele  Cheltuieli  Cost Total

Etape: 1. Verificati daca activitatea, BA2060 este selectata. 2. Apasati eticheta Summary. 3. Selectati Display cost.

198

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Workshop: Alocarea Resurselor si Costurilor Date: Tim Harris este responsabil pentru identificarea resurselor ce vor lucra in cadrul proiectului Office Building Addition. Obiective: 1. Atribuiti resurse pe baza tabeluyui de mai jos.  Daca o activitate are allocate resurse multiple, prima resursa alocata are rolul de resursa primara ID-ul Activitatii BA3010

Numele Activitatii

Roluri

Erect Structural Frame

BA4160 BA4100 BA6120

Rough-In Plumbing/Piping Startup and Test HVAC Install Plumbing Fixtures

Structural and Ironworker Reinforcing Metal Plumbing Plumber Operator Operating Engineer Plumbing Plumber

Numele Resursei

2. Adaugati cheltuieli pe baza informatiilor de mai jos

ID-ul Activitatii

Articol cheltuieli

BA6020

Ceiling Tile

BA4160 BA3010

Piping Crane

Categoria de Momentul Cheltuieli alocarii Uniform Over Materials Activity Start Of Materials Activity Uniform Over Equipment Activity

Unitati Bugetate

Unitati de Pret masura unitar

1

Each

$6620

500

Linear Feet

$10

1

Each

$3600

199

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare Concepte cheie  Managementul resurselor se realizeaza in trei etape: definirea resurselor, alocarea resurselor si analiza resurselor.  Atribuirea resurselor se poate realiza inlocuind un rol cu o resursa specifica. Cel putin un rol trebuie alocat unei activitati pentru a putea realiza alocarea resursei prin intermediului.  Daca o resursa nu este alocata ca responsabila pentru o activitate, atribuiti o resursa acelei activitati direct din Dictionarul Resurse.  Atunci cand atribuiti o resursa unei activitati se realizeaza urmatorul calcul: Duration X Units/Time = Units.  Atunci cand alocati o resursa, puteti modifica valorile Units/Time sau cea a Unitatilor Bugetate. Puteti de asemenea sa atribuiti o resursa primara. Intrebari recapitulative 1. Adevarat sau Fals: Maxim 10 resurse pot fi atribuite unei activitati. 2. Ce tip de resursa nu este masurata in unitati de timp: a. labor b. nonlabor c. material d. nici una din variantele de mai sus 3. Adevarat sau Fals: Cheltuielile sunt costuri (nealocate unor resurse) asociate unui proiect si alocate activitatilor proiectului. 4. Adevarat sau Fals: Elemente precum Pret/Unitate si Cheltuieli pot fi introduse in eticheta Expenses din Detaliile Activitatii.

200

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 16

Analiza utilizarii resurselor

Obiective:   

Afisati Histograma de Resurse Realizati un profil Setati scara timpului

201

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Analiza setarilor unei Resurse Histogramele de resurse (Resource Usage Profile) ce poate fi afisat din fereastra Activities va permite sa vizualizati distributia in timp a unitatilor si costurilor atribuite unei resurse sau rol. Puteti specifica ce informatii sunt luate in considerare in profilul activitatii cu ajutorul etichetei Resource Analysis din User Preferences.  Toate Proiectele • Toate proiectele sunt inchise (mai putin cele de tipul W hat I f ) afisarea utilizarii resurselor/costurilor pentru: − toate proiectele care sunt deschise − toate proiectele care s-au terminai ( cu exceptia celor What-If) • Toate proiectele care s-au terminat si care au o anumita prioritate atunci cand alegeti sa afisati costul ramas pentru proiectele in desfasurare in comparative cu cele incheiate, alegeti aceasta optiune pentru a include informatii pentru toate proiectele incheiate cu un anumit nivel de prioritate. • Doar proiectele deschise - concentrativa pe utilizarea resursei sau costului in proiectele deschise in mod curent.  Timpul - Data Atribuita • Atribuiti datele calendaristce in functie de Remaining Early sau datele Forecast • Selectati un interval de timp pentru a afisa alocarea resurselor in timp real: ora, ziua, saptamana sau luna.

202

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Configurarea aplicatiei pentru analiza resurselor

Etape: 1. In meniul Edit, selectati User Preferences. 2. Apasati eticheta Resource Analysis. 3. Verificati daca este bifat All closed project (except what-if projects). Bifand All closed project (except what-if projects) se vor afisa informatii despre resurse pentru toate proiectele ce nu au statusul What-if, nu doar pentru proiectul ce e in mod curent deschis. 4. In campul Interval for time-distrebuted resource calculation alegeti Day. 5. Inchideti casuta de dialog User Preferences.

203

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Histogramele de Resurse Histogramele de Resurse permit analiza grafica a alocarii resurselor si costurilor in timp. In cadrul lor se afiseaza efortul necesar fiecarei resurse/rol din cadrul proiectului intr-un interval de timp dat. Utilizati histograma pentru a determina cate ore sunt planificate/alocate pentru fiecare resursa, identificati supraalocarile, urmariti cheltuielile si diferite perioade de timp si sa afisati un grafic pentru a compara datele mai vechi cu cele recente.  Vizualizati distributia valorilor unit/cost pentru un anumit proiect sau pentru toate proiectele la care aveti acces.  Vizualizati alocarea resurselor si rolurilor.  Afisati bare diferite pentru fiecere dintre urmatoarele: • Unitati/costuri bugetate (Budgeted Units/Costs) • Unitati/costuri actuale (Actual Units/Costs) • Unitati/costuri minime ramase (Remaining Early Units/Costs) • Unitati/costuri maxime ramase (Remaining Late Units/Costs)  Scara timpului din Histograma de Resurse corespunde celei din Graficul Gantt.  Reglati tipul/ordonarea coloanelor, grupati, sortati si filtrati resurse/roluri in cadrul histogramei.  Histogramele de resurse poate fi salvatea ca parte a layout-ului.

204

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Afisarea Histogramei de Resurse Puteti utiliza informatiile oferite de Histograma de Resurse pentru a determina care sunt resursele/rolurile supraalocate si care sunt resursele/rolurile mai putin utilizate.

Etape: 1. Deschideti proiect Bldg-16. 2. Verificati faptul ca sunteti in fereastra Activities (sau din bara Director laterala apasati Activities). 3. In bara Layout Options selectati Layout, Open. 4. Selectati layout Resource Analysis apoi selectati Open. 5. In bara Layout Options selectati Show on Bottom, Resource Usage Profile. 6. Din partea stanga a barei Display Options al histogramei de resurse, selectati Filter By, Current Project Resources. 7. Selectati resursa OROC-Oliver Rock. Profilul afisat ne arata ca resursa Oliver Rock este supraalocata. El este implicat in proiect pana la sfarsitul lunii Ianuarie.

205

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Tabelul de mai jos contine informatii utile despre histograma de resurse. Observati ca exista doua bare Display Options: una care este responsabila de afisarea optiunilor din partea stanga a ecranului si una care este responsabila de afisarea optiunilor din partea dreapta a ecranului.

Element 1. Bara

Functionalitate

Display

Afiseaza un meniu al optiunilor pentru valabile pentru profilul din resursei/rolului. dreapta ecranului Afisarea unei legende specifice coloanelor sau graficului. Aceasta se va Legenda schimba in functie de datele/formatul selectat. Afisarea intervalului de date: in partea de jos fiind afisat cel mai mic Scara timpului nivel iar in partea superioara cel mai mare nivel. Afisarea Atunci cand vizualizati doar proiectele deschise, puteti bifa perioada Activitatilor de timp sau resursa pentru a filtra activitatile astfel incat ele sa apara pentru.... in partea de sus a ecranului. Ierarhia Afiseaza numele resursei/rolului. Poate fi filtrat pentru a arat o lista Rolurilor/Resurselo mai scurta, de exemplu doar resursele proiectelor curente. r Bara Display Afiseaza un meniu al optiunilor valabile pentru ierarhia Options din resurselor/rolurilor stanga ecranului

Options

2. 3. 4.

5.

6.

206

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Vizualizarea tuturor proiectelor sau doar a proiectelor deschise Atunci cand selectati setarile User Preferences pentru toate proiectele incheiate cu exceptia celor de tipul What-if (optiunea All closed projects except what-if projects, puteti sa alegeti ca histograma de resurse sa afiseze fie:  Toate proiectele deschise  Toate proiectele inchise cu exceptia celor de tip what-if. Aceasta optiune se poate activa din partea dreapta a ecranului din bara Display Options. In momentul in care aveti afisate pe ecran toate proiectele deschise, le puteti filtra in partea de sus a ecranului fie cu ajutorul optiunii Time Period fie cu Resource.

Etape: 1. In partea din dreapta a ecranului din bara Display Options scoateti bifa de pe casuta Show All Projects. 2. In optiunea din stanga jos Display Activities for selected bifati Time Period. 3. In partea din dreapta a ecranului, selectati o anumita perioada de timp, de exemplu, 21-feb-10.

207

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Formarea Histogramei Puteti personalizatoate elementele histogramei de resurse afisate, prin modificarea optiunilor din casuta de dialog Resource Usage Profile. Eticheta Data:  Display - afiseaza costuri sau unitati.  Show bars/curves - selectati pentru afisare bare periodice/curbe cumulate si alegeti culorile lor.  Show Remaining Bars As - alegeti o culoare vie care sa reprezinte barele pentru minim si o culoare stinsa pentru barele maxim.  Additional Data Options - bifati casuta care sa indice o linie ce va marca limitele resursei, supraalocarea resursei/rolului, disponibilul de resurse.

Etape: 1. In partea din dreapta a ecranului din bara Display Options apasati Resource Usage

Profile Options. 2. In eticheta Remaining Early, bifati Cumulative. Eticheta Graph:  Vertical Lines - alegeti pentru afisare liniile intervalului din scara timpului

verticale principale/secundare pe baza

208

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6  Horizontal Lines - selectati stilul liniei si culoarea  Additional display options: • Show legend-afiseaza reprezentarea culorilor pentru fiecare element. • 3D Bars-adauga o a treia dimensiune. • BackgroundColor - specificati culoarea fondului pentru histograma de resurse. • Calculate Average - specificati valoarea pe care doriti sa o utilizatipentru a imparti inervalele din scara timpului − Divide intervals total by - pentru a imparti scara timpului intr-un anumit interval specificat de dumneavoastra, tastati valoarea in acest camp. − Units of Measure - specificati unitatea de timp pe care o doriti pentru scara timpului.

Etape: 1. Apasati eticheta Graph. 2. Scoateti bifa de pe casuta Show Legend. 3. Apasati butonul Ok.

209

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Etape: 1. In sectiunea Display Activities for selected, scoateti bifa de pe Time Period. 2. Dati dublu click pe bara ce afiseaza saptamana 21-Feb-10 si verificati datele. 3. Inchideti ferestra Details.

210

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4.Setarea Scarii Timpului Puteti personaliza scara timpului din Histograma de resurse sau din Graficul Gantt  Timescale start - specificati data de start a scarii timpului pentru histograma sau pentru Graficul Gantt.  Date Interval - alegeti unitatile de timp dorite (an, semestre, luni, saptamani, zile, ore si schimburi).

Etape: 1. In partea din dreapta a ecranului din bara Display Options, apasati Timescale. 2. 3. 4. 5. 6.

pentru a selecta data. Din campul Timescale Start, apasat butonul Apasati Custom Date si apoi selectati o data 01-Feb-10. In campul Type, verificati Calendar. Din lista Date Interval selectati Week/Day 1. Apasati butonul Ok.

Deasemenea puteti sa setati scara timpului selectand si :

211

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6  Plasand mouse-ul pe data cea mai mica din intervalul scarii de timp. Dati click si trageti de mouse pentru a extinde sau micsora scara timpului.  Plasand mouse-ul pe data cea mai mare din intervalul scarii de timp (cursorul se va schimba in ). Dati click si trageti de mouse pentru a muta intraga scara a timpului.

Etape: 1. Din intervalul de date cel mai mic, comprimati scara timpului. 2. Din intevalul de date cel mai mare, modificati data astfel inca sa apara 24-Ian-10.

212

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Workshop Tema: Pentru a verifica alocarea resurselor, veti crea un layout care afiseaza Anul/Luna, cu toate datele proiectelor afisate pe ecran. In proiectul Office Building Addition concentrativa atentia asupra resurselor.

Obiective: 1. Setati scara timpului astfel incat sa afiseze data de interval Year/Month. 2. Modificati scara timpului pentru a vedea perioada de desfasurare a intregului proiect (Ianuarie 2010 pana in Decembrie 2010). 3. Afisati doar histograma Ace Corporation. 4. Salvati ca layout Resource Profile by Year/Month. Comparati layoutul creat cu cel afisat pe pagina urmatoare.

213

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Rezultatul workshopului

214

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare Concepte Cheie  Histogramele de Resurse permit analiza grafica a alocarii resurselor si costurilor in timp. In cadrul lor se afiseaza efortul necesar fiecarei resurse/rol intr-un interval de timp dat.  Utilizati histograma pentru a determina cate ore sunt planificate sa lucreze pentru fiecare resursa, identificati supraalocarile, urmariti cheltuielile din diferite perioade de timp si sa afisati un grafic pentru a compara datele mai vechi cu cele recente.  Puteti stabili setarile histogramele resurse din eticheta Resource Analysis din optiunea User Preferences.  Puteti deasemenea personaliza profilul histogramelor de resurse din cele doua bare Display Options Intrebari Recapitulative 1. Adevarat sau Fals: Histogramele de resurse permit vizualizarea supraalocarii resurselor. 2. Care din urmatoarele nu sunt afisate de histograma de resurse: a) Actual bars b) Budgeted bars c) To Complete bars d) Remaining bars 3. Adevarat sau Fals: Puteti invalida afisarea legendei histogramei de Resurse. 4. Adevarat sau Fals: Histograma de resurse poate fi salvata ca parte a layoutului.

215

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 17

Optim izarea planificarii

Obiective:     

Analizati datele planificarii Reduceti durata unei planificari Analizati disponibilitatea unei resurse Inlaturati supraalocarea resurselor Analizati costurile proiectelor

Concepte cheie Activitate critica Drum critic (Longest Path)

216

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Analiza proiectului Dupa crearea planului proiectului verificati daca se incadreaza in parametrii stabiliti de Factorii Interesati (Stakeholders) din punct de vedere al informatiilor cantitative: termen limita, necesar de resurse si buget. ο Analiza datelor planificate – Evaluati planificarea pentru a va asigura ca datele punctelor milestone si datele proiectului sunt tangibile. ο Analiza alocarii resurselor – Evaluati alocarile de resurse pentru a va asigura ca nu exista supraincarcari. ο Analiza costului bugetat – Evaluati costurile proiectului.

Schedule (Scope)

FIG. si

Resources

Costs

17.1: Datele planificarii, resursele costurile sunt interconectate. O schimbare a unui element le afecteaza

pe.

217

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Analiza Datelor Planificate Cea mai importanta data calendaristica a planificarii este data calculata de Final Planificat al proiectului. Daca aceasta data se afla deja dincolo de Termenul Limita (Must Finish By) inseamna ca proiectul trebuie cumva scurtat. In plus, pot exista puncte milestone importante in proiect, ale caror date sunt impuse de Factorii Interesati (Project stakeholders). Pasi in analiza: ο Comparati Planned Finish cu Must Finish By (acest lucru este facut de parametrul Total Float, calculat drept Total Float = Must Finish by – Planned Finish – 1) ο Salvati o copie de siguranta a proiectului inainte de posibile masuri corective. ο Concentrati-va asupra activitatilor aflate pe drumul critic ο Redimensionati proiectul ο Nu uitati ca dupa fiecare interventie ce afecteaza elementele timp este necesara comanda de calcul SCHEDULE (F9) pentru validarea modificarilor!

218

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Comparatia Planned Finish - Must Finish By Puteti determina dintr-o privire daca proiectul se va termina in timp util vizualizand eticheta Dates din formularul de detalii al proiectului, aflat in fereastra Projects. Proiectul N1234 trebuie terminat pana la 01-Nov-06 si totusi, planificarea indica faptul ca acesta se va termina abia pe 17-Nov-10.

FIG. 17.2: Data de final proiect calculata se afla mai tarziu in timp decat data limita Must Finish By, indicand faptul ca proiectul nu se va termina la timp. Pasi 1. Deschideti proiectul N1234-l7. 2. In bara Director apasati Projects. 3. Selectati proiectul deschis N1234-l7. 4. In Project Details, apasati eticheta Dates si comparati data Must Finish By cu data de final calculata, Planned Finish.

219

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Focus pe Activitatile Critice Pentru e redimensiona proiectul, concentrati-va pe activitatile critice. Acestea formeaza cel maim lung lant neintrerupt de activitati dintr-un proiect, care determina durata proiectului si data acestuia de final. In cazul in are ajustati drumul critic, data de final (Planned Finish) este afectata.

FIG. 17.3: Definiti modul in care aplicatia intelege activitatile critice in eticheta Settings din formularul de detalii al proiectului. Pasi 1. Apasati eticheta Settings. 2. In sectiunea Define Critical Activities alegeti Longest Path.

220

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Focus pe Activitatile Critice (continuare)

FIG. 17.4: Filtru aplicat (afiseaza numai activitatile critice). Pasi 1. In bara Directory apasati Activities. 2. Din Layout Options click Layout, Open. 3. Selectati layout-ul Optimizing the Project si apasati Open. 4. Din meniul View alegeti Filters. 5. Selectati filtrul cu denumirea Critical si apasati OK.

221

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Redimensionarea Projectului Daca analiza arata faptul ca limita Must Finish By nu poate fi respectata, concentrati-va eforturile asupra redimensionarii si optimizarii planificarii. Diverse metode va pot asista in atingerea acestui scop: ο Rafinarea estimarilor de durate: • Reduceti activitatile mai lungi de pe drumul critic. • Alocati resurse aditionale pentru a reduce duratele. ο Utilizati relatiile de conditionare pentru a suprapune activitati. ο Aplicati/modificati constrangeri. ο Schimbati alocarile de calendare: • Stabiliti calendare cu perioade lucratoare mai lungi pe activitatile critice. • Adaugati exceptii perioadelor nelucratoare.

222

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Rafinarea estimarilor de durate Incepeti analiza cu studiera activitatilor carora le-ati estimat durate lungi. In general acestea se dovedesc a fi cele mai flexibile in ceea ce priveste scurtarea duratei.

FIG. 17.4: Modificati Original Duration Pasi 1. Selectati activitatea BA2010 - Site Preparation. 2. Apasati eticheta Status. 3. In campul Original Duration introduceti valoarea noua si apasati Enter: 4. Apasati F9 si apoi Schedule. Total Float la nivelul proiectului e acum -9 zile

223

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Modificarea Relatiilor de Conditionare Daca tot mai este nevoie sa comprimati planificarea puteti revizui relatiile dintre activitatile de pe drumul critic (tip si lag) De pilda, acum intre activitatile Site Preparation si Excavation realtia este de tip Finish-to-Start. Sa presupunem ca va dati seama ca ele se pot trata si in paralel, in acelasi timp. In consecinta, relatia trebuie schimbata pentru a deveni de tip Start-to Start cu un lag pozitiv de 5 zile.

FIG. 17.6: Modificati tipul relatiei si ajustati decalajul (lag-ul) Pasi 1. Verificati daca activitatea BA2010 - Site Preparation este selectata. 2. Apasati eticheta Relationships. 3. Dublu-click in coloana Relationship Type din eticheta Relationships (sau Successors) si selectati tipul de relatie SS pentru activitatea succesor BA2020-Excavation. 4. In campul Lag tastati si apoi apasati Enter: 5. Apasati F9 si apoi Schedule. Total Float la nivelul proiectului este -1 zi.

224

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Modificarea Constrangerilor Constrangerile anterior asociate activitatilor din proiect ar trebui poate modificate pe baza ultimelor informatii. Exemplu: O resursa este disponibila pentru a lucra pe activitatea Excavation. Puteti renunta la constrangerea Start On or After de pe aceasta activitate.

FIG. 17.7: Constrangerea este indepartata de pe activitate. Pasi 1. Selectati activitatea, BA2020 - Excavation. 2. Apasati eticheta Status. 3. In lista derulanta din sectiunea Constraints, campul Primary alegeti tipul de constrangere None (nimic) 4. Apasati F9 si apoi Schedule. Total Float la nivelul proiectului este acum 1 zi.

225

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Verificarea datelor proiectului Pentru a vedea daca acum, dupa modificari, proiectul se termina la timp, trebuie sa verificati daca mai exista vreo valoare negativa in coloana Rezerva Totala (Total Float) la nivelul activitatilor. Rezerva Totala la nivelul proiectului este acum 1 zi iar data de final planificat calculata este 30-0ct-06. Acest lucru inseamna ca proiectul este calculat sa se incheie inainte de termenul limita Must Finish By (1-Nov-06).

FIG. 17.8: Finish < Must Finish by. Pasi 1. In bara Director, click Projects. 2. Selectati proiectul, N1234-17. 3. Din Layout Options alegeti Layout Open. 4. Selectati layout-ul Project Table si apoi apasati Open. 5. Apasati eticheta Dates. 6. Verificati data de final calculat proiect: 30-0ct-06. 7. Vizualizati in tabelul de proiecte in coloana Total Float valoarea 1 zi pe randul proiectului selectat.

226

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Analizati Alocarea Resurselor Din punct de vedere management al timpului proiectul se inscrie in specificatiile limita. Acum trebuie sa vedeti daca resursele sunt alocate corespunzator si eficient. Puteti utiliza Resource Usage Profile (Profilul de utilizare a resurselor) pentru a determina daca resursele sunt supraincarcate sau nu sunt utilizate corespunzator.

FIG. 17.9: Resource Usage Profile indica faptul ca resursa selectata este supraincarcata. Pasi 1.In bara Director click Activities. 2.In Layout Options click Layout, Open. 3.Selectati layout-ul Resource Profile si apoi apasati Open. 4. In partea stanga a panelului Resource Usage Profile, in Display Options, click Filter By, Current

Project's Resources.

5.Click pe titlul coloanei Resource Name pentru a sorta alfabetic resursele alocate proiectului deschis. 6.Selectati resursa BN-B.Nethaji

227

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Identificarea supraincarcarii resurselor Panelul de analiza Resource Usage Profile va permite aplicarea unui filtru pentru identificarea activitatilor care contribuie la supraincarcarea resursei.

FIG. 17.10: Apasati un interval in scara timpului din histograma pentru a pastra pe ecran in tabel numai activitatile care traverseaza acea perioada. Pasi 1. In sectiunea din stanga jos, la Display Activities for selected…, bifati Time Period 2. In scara de timp din histograma selectati saptamana 22-Jan-06 si vizualizati activitatile ce cauzeaza supraincarcarea afisata de acel interval de timp 3. Repetati procedura pentru saptamanile 29-Jan-06 si 19-Feb-06

228

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Corectarea Supraincarcarii In cazul identificarii de supraincarcari aveti la dispozitie mai multe metode de eliminare a lor: ο Inlocuiti resursa supraincarcata cu o alta resursa disponibila ο Mariti saptaman de lucru a resursei existente (modificarea calendarului resursei) ο Cresteti limita superioara de disponibilitate a resursei (Max Units/Time) ο Mai adaugati resurse pe acea activitate care sa preia din volumul de lucru Exemplu: Dupa analiza alocarii resursei B.Nethaji ati decis sa folositi o alta resursa pentru activitatile BA5010 Review and Approve Brick Samples si BA6040 Assemble and Submit Flooring Samples. Santiago Gilago Felloner Jr. in schimb nu e alocat in aceasta perioada, asa ca ar putea fi asociat acestor activitati, carora resursa curenta nu le mai face fata.

17.11: Resursa Santiago Gilago Felloner Jr. e disponibila in ianurie si februarie Pasi 1. Selectati resursa SGF - Santiago Gilago Felloner Jr.. 2. In sectiunea Display Activities for selected… debifati Time Period. 3. Verificati faptul ca aceasta resursa este disponibila in saptamana care incepe cu 22 ianuarie.

229

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Corectarea Supraincarcarii (continuare) If the selected activities have an associated role assignment, you can quickly change resources in multiple activities by first selecting the activities and then clicking bar.

FIG. 17.12: Apasati

in the Command

pentru a desfiinta alocarea resursei selectate, B Nethaji.

Pasi 1. Selectati resursa BN - B.Nethaji 2. In tabelul de activitati selectati activitatile BA5010 si BA5020 3.

In bara de comezi din dreapta ecranului apasati

4.

Apasati

pentru a-l indeparta pe B Nethaji de pe activitatile selectate

230

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Corectarea Supraincarcarii (continuare) Alocati-l pe Santiago Gilago Felloner Jr. pe cele doua activitati de mai sus

FIG. 17.13: Click

pentru a aloca resursa.

Pasi 1. Confirmati ca activitatile BA5010 si BA5020 sunt selectate in tabel 2. Selectati resursa Santiago Gilago Felloner Jr. si apoi apasati 3. Inchideti caseta de alocare

231

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Revizuirea alocarii Utilizati profilul de urmarie a alocarii, Resource Usage Profile, pentru a verifica acum, dupa inlocuire, situatia celor doua resurse 1.

FIG. 17.14: Situatia lui B.Nethaji (sus) cat si cea a lui Santiago Gilago Felloner Jr (jos) nu mai reflecta supraincarcare Pasi 1. In meniul File apasati Refresh data sau tasta F5 2. In Resource Usage Profile selectati resursa B.Nethaji si vizualizati situatia curenta a alocarii 3. Repetati actiunea pentru resursa Santiago Gilago Felloner Jr.

232

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Inlocuirea unei resurse Apasati in caseta de alocare resurse pentru a inlocui o resursa cu o alta pe o activitate selectat sau pe mai multe simultan. Atentie: Aceasta functie nu este disponibila decat pentru atribuiera direcat de resurse, nu e disponibila in caseta Assign Resources by Role.

FIG. 17.15: Apasati pictograma de inlocuire resursa Pasi 1. Selectati activitatea BA5030 - Review Bids for Brick. 2. In bara de comenzi apasati Resources 3. Selectati resursa B.Nethaji 4. 5. 6.

Apasati

. Este afisat dialogul de inlocuire resursa

Pentru inlocuirea resursei apasati Inchideti caseta de atribuire

233

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Analiza Bugetului Sunt multe optiuni pentru analiza bugetului. Daca afisati coloanele de cost planificat (toate coloanele din categoria Costs care incep cu cuvantul Budgeted) in tabelul de activitati, puteti analiza costul pe activitati, capitole WBS si proiect. 250,000 $ au fost alocati proiectului Office Building Addition. Veti afisa un layout care arata valorile de cost estimate pentru planul proiectului pentru a determina daca acesta se incadreaza in valoarea limita bugetata. 2.

FIG. 17.16:Budgeted Total Cost este 186,347 $, valoare afisata de banda sumarizatoare corespunzatoare nivelului proiectului, asadar proiectul se incadreaza in bugetul aprobat de 250,000 $ Pasi 1. In Layout Options click Layout, Open 2. Selectati layout-ul Analyzing the Budget si apoi apasati Open 3. Derulati pana in partea superioara a ecranului pentru a vizualiza valorile de cost sumarizate la nivelul capitolelor si proiectului

234

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare Concepte esentiale: ο Optimizarea planului proiectului este ultimul pas al planificarii. Acest pas asigura incadrarea planului in limitele de timp, resurse si cost. ο Daca data calculata Planned Finish se gaseste dincolo de termenul limita Must Finish By, proiectul trebuie redimensionat . Datele se compara in formularul Project Details, eticheta Dates. ο Se pot utiliza diverse metode de scurtare a duratei proiectului, cum ar fi reconsiderarea duratelor estimate pe activitati, modificarea relatiilor de conditionare, aplicarea de constrangeri si toate acestea la nivelul activitatilor critice. ο Se utilizeaza Resource Usage Profile pentru verificarea supraincarcarilor. ο Se evalueaza costurile pentru a se determina daca proiectul se incadreaza in buget. Intrebari recapitulative: 1. Adevarat sau Fals: Puteti determina rapid daca proiectul se va termina la timp accesand eticheta Status din fereastra proiectelor 2. Care dintre urmatoarele variante este o solutie pentru eliminarea supraincarcarii? a. Scaderea saptamanii de lucru a resursei b. Alocarea resursei la mai multe activitati in aceeasi perioada de timp c. Redistribuirea volumui de munca unei alte resurse d. Toate variantele de mai sus 3. Adevarat sau Fals: Pentru a avea succes in scurtarea duratei unui proiect trebuie sa va concentrati pe activitatile critice 4. Care dintre urmatoarele variante sunt solutii pentru comprimarea duratei unui proiect? a. Utilizarea relatiilor de conditionare pentru a suprapune activitati b. Adaugarea de resurse suplimentare pentru a reduce duratele activitatilor c. Revizuirea activitatilor lungi pentru a determina daca li se pot reestima duratele d. Modificarea calendarelor e. Toate variantele de mai sus

235

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 18

Crearea de planificari de referinta

Obiective:   

Crearea unei planificari de referinta (baseline) Afisarea barelor de stare in Graficul Gantt Modificarea barelor in Graficul Gantt

236

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Crearea planificarilor de referinta Planificarea de referinta este o copie a proiectului pe care o comparati cu proiectul actual cu scopul de a evalua progresul. Creati un plan de referinta a starii inainte de a actualiza planificarea pentru prima data. Planificarea de referinta ofera posibilitatea de a urmari costurile, programarea activitatilor si performanta resurselor. Planificarea de referinta in Primavera va ofera posibilitatea de a :  Salva un numar nelimitat de planificari.  Ilustra simultan un planificare de referinta al proiectului si pana la 3 planificari definite de utilizator care in acelasi timp sa permita o comparatie a planificarilor cu proiectul actual.  Aloca un tip de planificare pentru a le ierarhiza. Exemplele de planificari includ planificarea initiala, tipurile What–if („Ce-ar fi daca?”) sau de mijloc (de la mijlocul perioadei de realizare a proiectului). Stabilirea tipului de planificare va ajuta sa masurati performanta dealungul mai multor proiecte proiecte.

237

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Crearea unei planificari de referinta Puteti crea o planificare de referinta: • Facand o copie actuala a proiectului deschis. • Convertind un alt proiect intr-o planificare de referinta. Atunci cand creati o Planificare de Referinta, trebuie sa selectati proiectul caruia vreti sa o asociati. Diagramele pot fi alocate doar proiectelor deschise. Toate proiectele deschise sunt afisate in casuta de dialog Maintain Baseline.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Deschideti proiectul Bldg-18. Confirmati ca sunteti in fereastra Activities (sau din bara Director apasati pe Activities). In bara Layout Options selectati Layout, Open. Selectati layoutul Classic apoi selectati Open. In meniul Project, selectati Maintain Baseline. Verificati ca proiectul Office Building Addition-Baselining the Project Plan caruia ii asociati planificarea de referinta este selectat. 7. Apasati Add. 8. Verificti daca este selectat Save a copy of the current project as new baseline. 9. Selectati Ok.

238

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Stabilirea Categoriilor de Planificari Atribuiti un tip de planificare pentru a clasifica planificarile pe baza necesitatilor pe care doriti sa i le atribuiti acesteia. De exemplu, planificarea de tipul Initial Plan poate fi utilizata pentru partea de inceput a planificarii proiectului. O alta planificare de tipul Mid-Project Status poate fi utilizat pentru perioada in care proiectul este in desfasurare. Tipurile de planificari sunt folosite si in organizarea acestora in cadrul proiectului.

Etape: 1. 2. 3. 4.

Selectati diagrama Office Building Addition-Baselining the Project Plan-B1. In campul Baseline Name tastati . In lista Baseline Type selectati Initial Plan. Apasati butonul Close.

239

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Atribuirea unei Diagrame de Evaluare Utilizati casuta Assign Baselines pentru a alege planificarea de referinta a unui proiect si/sau planificarea definita de utilizator pentru acelasi proiect. Daca nicio planificare nu este selectata ca fiind activa, atunci planul actual al proiectului este utilizat ca planificare de referinta.  Planificarea de referinta a proiectului este cea selectata de managerul proiectului. - aceasta se utilizeaza compararea programarii activitatilor, resurselor si costurilor.  Alocarea planificarilor de referinta definite de utilizator. - utilizata doar pentru compararea planificarii; - fiecare utilzator poate alege o planificare diferita pentru a o compara cu proiectul actual.

Etape: 1. 2. 3. 4.

In meniul Project selectati Baseline Assign. Din lista derulanta Project Baseline selectati . Din lista derulanta Primary a sectiunii User Baseline selectati . Apasati Ok.

240

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4.Vizualizarea barelor aferente planificarii de referinta Casuta de dialog Bars va permite sa modificati tipul, marimea, pozitia sagetilor, culoarea si forma barelor afisate in graficul Gantt.  Scara timpului (Timescale) – barele sunt afisate pe baza scalei timpului, de exemplu, Bara Curenta este desenata intre datele calendaristice Actual Start si Actual Finish.  Filtre – barele sunt afisate pentru toate activitatile care indeplinesc criteriile enuntate in filtrul afisat. Eticheta Bar Style Eticheta Bar Style va permite sa specificati forma, culoarea si designul barelor si punctelor de capat din graficul Gantt. • Shape - alegeti forma barelor afisate si a punctelor de capat. • Color - alegerti culoarea barelor si a punctelor de capat. • Pattern - alegeti tipul de umplere a barelor. • Row (rand) – afiseaza pozitia barei in cadrul Graficului Gantt.

Etape: 1. Din bara Layout Options selectati Bars.

241

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 5.Afisarea Barelor Planificarii de referinta Afisand barele planificarii de referinta in Graficul Gantt, puteti face o comparatie intre datele planificarii proiectului si datele proiectului actual. Barelor afisate din oficiu le puteti adauga alte bare aferente planificarilor de refereinta pe baza datelor si filtrelor. Selectati o valoare din campul Row pentru a determina pozitia barei in Graficul Gantt.

1. 2. 3. 4. 5.

Etape: In coloana Display bifati casuta din dreptul Prj Baseline Bar. Din campul Row din eticheta Bar Style, alegeti valoarea 2. In coloana Display bifati Prj Baseline Milestone. In campul Row verificati sa fie trecuta valoarea 2. Apasati Ok si inchideti casuta de dialog Bars.

242

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 6.Personalizarea Tabelului Activitati Puteti sa personalizati un layout alegand optiunile afisate in Tabelul de activitati. Acestea includ fontul (tipul de scriere al) textului si inaltimea randurilor pe care le puteti specifica in casuta de dialog Table,

Font and Row.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

In bara Layout Options, selectati Show on Bottom, No Bottom Layout. In bara Layout Options selectati Table, Font and Row. In sectiunea Row Height, scoateti bifa de pe Keep Current Row height. Selectati optiunea Select height for all rows. Puteti alege valoarea inaltimii folosind sagetile pana la valoarea maxima de 30. Apasati butonul Ok.

243

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 7.Salvarea Layoutului Daca doriti sa salvati layoutul creat, trebuie sa-I atribuiti un nou nume.

Etape: 1. in bara Layout Options selectati Layout, Save As. 2. Tastati un nume layoutului creat . 3. Apasati Save.

244

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 8.Eticheta Bar Labels Etichetele pot fi plasate pe orice bara afisata. Atasarea etichetelor diferitelor bare va ajuta sa determinati datele de Start si de Finish al activitatilor afisate in graficul Gantt.

Etape: 1. Din bara Layout Options selectati Bars. 2. Selectati bara Current Bar Labels. 3. Apasati pe eticheta Bar Labels. 4. Din lista derulanta afisata din coloana Label, selectati Finish. 5. Apasati Add. 6. In coloana cu lista derulanta Label selectati Variance-BL Project Finish. 7. Apasati Ok dupa care inchideti casuta de dialog Bars.

245

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

8. Din Bara Layout Options, apasati Layout, Save.

246

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Recapitulare Concepte cheie  O diagrama de evaluare este o copie a planului proiectului pe care o puteti compara cu proiectul actual cu scopul de a evalua progresul acestuia.Creati un plan diagramei inainte de planifica pentru prima data actualizarea proiectului.  Puteti crea o diagrama de evaluare fie facand o copie a proiectului actual deschis fie transformand alt proiect intr-o diagrama de evaluare.  Atribuiti un tip de diagrama unei anumite categorii in functie de modul in care doriti sa o utilizati.  Diagrama unui proiect este cea selectata de managerul proiectului si privilegiaza de securitate.O diagrama poate fi uyilizata doar pentru compararea planificarii.  Casuta Bars va permite sa modificati tipul, marimea, culoarea, pozitia sagetilor, forma diagramei afisate in Graficul Gantt. Intrebari recapitulative 1.

Adevarat sau Fals: Doar o singura planificare de referinta poate fi comparata cu planificarea curenta in orice moment.

2.

Puteti utiliza planificarea de referinta pentru a compara: a. Datele planificarii. b. Datele resurselor. c. Costurile. d. Toate variantele de mai sus.

247

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 19

Ex ecutarea si Controlul P roiectului

Obiective:    

Descrierea unor metode de actualizare a planificarii proiectului Utilizarea optiunii Progress Spotlight Starea activitatilor Replanificarea proiectului

248

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Actualizarea unui proiect Odata ce un proiect este demarat trebuie sa actualizati datele planificarii si cele despre utilizarea resurselor la intervale regulate. Compania dumneavoastra va stabili o procedura standard de actualizare, incluzand modul de colectare a datelor cat si cat de des se impune actualizarea lor.

Cat de des se poate face actualizarea? Puteti sa acualizati datele proiectului zilnic, saptamanal sau o data pe luna, acest lucru depinzand de amploarea proiectului si cat de des doriti sa modificati datele proiectului. Modul de colectare a datelor.  Managerii de proiect introduc informatiile despre datele actuale, resursele si costurile manual. − Inregistrati datele actuale si progresul, resursele actuale si costul cheltuielilor  Aprobarea si aplicarea fişelor de pontaj: − Membrii de echipa utilizeaza programele de lucru pentru a actualiza activitatile; − Managerii de proiect revad si aproba fişele de pontaj; − Managerii de proiect aplica pontajul in cadrul proiectului.  Autocalcularea datelor actuale − Progresul activitatilor este in mod automat calculate in functie de planul proiectului.

249

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Data de Analiza Atunci cand actualizati un proiect, datele sunt actualizate pentru fiecare activitate raportandu-se la data de analiza. Data de Analiza este data la care este raportata performanta actuala si de la care se planifica activitatile viitoare. Data de Analiza este deja setata la inceputul zilei.

250

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Actualizarea Progresului Creati o planificare de referinta. Identificati noua data de analiza cu ajutorul optiunii Progress Spotlight. Introduceti noile date privind progresului activitatii. Faceti un raport actualizat al resurselor utilizate si al costurilor. Utilizati optiunea Suspend and Resume dates. Aplicati datele actuale proiectului. Analizati performanta. − Comparati planul actual al proiectului cu cel planificat pentru a analiza variatiile.  Calculati planificarea. − Verificati care este noua data de analiza.  Monitorizati nivelul progresului proiectului in cadrul unor rapoarte: − Se va finalize proiectul pana la data stabilita? − Se va incadra in bugetul alocat? − Au fost resursele utilizate in mod eficient?

      

2.Sfaturi in ceea ce priveste utilizarea etichetei Status  Utilizati eticheta Activity Details sau Tabelul de Activitati.  Utilizati optiunea Progress Spotlight pentru a identifica activitatile carora trebuie sa le actualizati datele.  Utilizati filtrele si gruparile pentru a crea un layout de stare. − Utilizati datele deja introduse pentru a va putea crea o imagine asupra datelor viitoare. − Selectati doar activitatile ale caror date vor fi actualizate. − Organizati totul intr-o serie utila care sa contina codul activitatilor, resurselor si datele.

251

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Definirea frecventei de actualizare Stabiliti perioada dintre doua actualizari inainte de a incepe actualizarea datelor activitatilor. Durata acestei perioade depinde de frecventa actualizarilor. Puteti de exemplu sa creati o perioada de actualizare care sa prelungeasca cu o saptamana data de analiza. Sfarsitul acestei perioade va deveni noua data de analiza-data de la care performanta va incepe sa fie masurata. Exista doua optiuni de definitre a perioadei de actualizare in Graficul Gantt.  Activarea optiunii Progress Spotlight  Prelungiti perioada datei de analiza Notati faptul ca indiferent daca ati stabilit o noua perioada dintre doua raportari, noua data de analiza trebuie sa fie schimbata manual in casuta de dialog Schedule.

252

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4.Optiunea Progress Spotlight Optiunea Progress Spotlight marcheaza perioada dintre actuala data de analiza si viitoarea data de stare. Optiunea Progress Spotlight ofera deasemenea afisarea unei liste cu activitatile ce ar trebui sa se desfasoare in timpul perioadei de actualizare.

Etape: 1. 2. 3. 4.

Deschideti proiectul Bldg-19. Confirmati faptul ca sunteti in fereastra Activities (sau din bara Director apasati Activities). In bara Layout Options, selectati Layout, Open. Selectati layoutul Status the Project, apoi selectati Open.

5. Apasati

pentru a activa optiunea Progress Spotlight.

Optiunea Progress Spotlight stabileste un interval de actualizare de o saptamana de la data curenta de analiza, bazandu-se pe intervalul de date afisat de scara de timp din Graficul Gantt, care este deja setat pe optiunea Week/Month. Apasati butonul stang al mouse-ului si trageti de marginea dreapta a barei pentru a mari sau micsora intervalul de actualizare. 6. Apasati iconita

pentru a dezactiva optiunea Progress Spotlight.

253

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 5.Modificarea Datei de Analiza Selectati activitatile ce trebuie actualizate tragand de linia status pana la data dorita.

Etape: 1. Utilizati cursorul pentru selecta si a trage linia ce reprezinta data de analiza pana la data de 08-Feb-10.

254

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 6.Introducerea datelor actuale Odata ce un proiect este in derulare, trebuie sa introduceti datele actuale de planificare, consumul resurselor si evolutia cheltuielilor la un interval regulat de timp. Puteti introduce datele zilnic, saptamanal, lunar in functie de amploarea proiectului sau de cat de des doriti sa modificati datele. Datele actuale sunt diferite de cele planificate-datele actuale reprezinta datele reale si costurile associate unei activitati. Introduceti datele planificarii, resursele si costurile in urmatoarea ordine:  Activitatile incheiate: 1. Datele actuale de Start si de Finish. 2. Unitatile/Costurile actuale. 3. Cheltuielile actuale.  Activitatile in derulare 1. Data actuala de Start. 2. Durata in procente a activitatilor incheiate sau ramase de efectuat. 3. Unitatile/Costurile actuale ramase. 4. Cheltuielile actuale si cele ramase. Daca o activitate este temporar intrerupta utilizati optiunea Suspend/Resume.

255

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 7.Actualizarea activitatile milestone Pentru a actualiza o activitate de tipul milestone (borna), bifati casuta Started apoi introduceti data actuala de start. Nu trebuie sa introduceti data de finish pentru ca activitatile de tip Milestone, au durata zero.

Etape: 1. Selectati activitatea BA-1000-Building Addition Kickoff. 2. Apasati eticheta Status. 3. Bifati casuta Started. 4. Verificati ca data Actual Start sa fie 11-Ian-10.

256

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 8.Actualizarea activitatilor pana la incheiere

Trei etape trebuie urmarite pentru a actualiza o activitate pana la incheiere:  Introduceti Actual Start si Actual Finish.  Introduceti Actual Regular Units (Consumul curent) pentru resurse.  Introduceti Actual Cost pentru cheltuieli.

Etape: 1. Selectati activitatea BA-1010- Design Building Addition. 2. In eticheta Status , bifati casuta Started si verificati ca data actuala de Start sa fie 11-Ian10. 3. Bifati casuta Finished si introduceti ca data actuala de Finish 26-Ian-10. Observati faptul ca atunci cand bifati casuta Finished, barele din Graficul Gantt devin albastre, indicand faptul ca activitatile au valori actuale.

257

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Apoi verificati daca informatiile continute in coloana Actual Regular Units a activitatilor. Observati ca in acest caz, datele din coloana Actual Regular Units sunt in mod automat completate ca urmare a faptului ca a fost deja selectat din eticheta Calculations din fereastra Project optiunea Recalculate Actual Units and Cost when duration % complete changes.

4. Selectati eticheta Resource. 5. In eticheta Actual Regular Units, verificati ca numarul de ore lucrate de resursa Koening Designers sa fie 96.

258

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Selectati activitatea BA1020 - Review and Approve Designs, ce a fost incheiata in perioada de actualizare. Activitatea a inceput la data stabilita dar s-a terminat cu 1 zi intarziere. Resursa Paul Kim a lucrat 8 ore in plus pe aceasta activitate. Atunci cand selectati o noua data in campul Started sau Finished din tabul Status, bifati mai intai casuta si apoi introduceti datele.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5.

Selectati activitatea BA1020 - Review and Approve Designs. Apasati eticheta Status. Bifati casuta Started. Introduceti data actuala de Start - 11-Ian-10. Bifati casuta Finished.

6. Apasati butonul in campul Finished. 7. Selectati data actuala de Finished, 22-Feb-10, apoi apasati Select. 8. Selectati eticheta Resources. 9. In eticheta Actual Regular Units, tastati numarul de ore lucrate de resursa Paul Kim . 10. Apasati tasta Enter .

259

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 9.Actualizarea unei activitati de tip milestone de la mijlocul unui proiect O activitate de tipul Start Milestone este actualizata in acelasi mod indiferent daca se afla la inceputul proiectului sau de la mijloc: bifati casuta Started si apoi introduceti data de Actual Start.

Etape: 1. Selectati activitatea BA2000 –Begin Building Construction. 2. Selectati eticheta Status. 3. Bifati casuta Started. 4. Introduceti data actuala de Start, 22-Ian-10.

260

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 10.Actualizarea unei activitati in progres Patru etape trebuie sa fie urmate pentru a actualiza o activitate in progres: 1. Introduceti datele actuale de Start. 2. Introduceti durata in procente a realizarii sau durata ramasa. 3. Introduceti Actual Regular Units and Remaining Units pentru resurse. 4. Introduceti Actual Cost and Remaing Cost pentru cheltuieli. In exemplul de mai jos, activitatea BA2010 a inceput in perioade de actualizare dar acum nu mai respecta planificarea. Veti reflecta aceasta situatie marind perioada Duratei ramase.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5.

Selectati activitatea BA2000-Begin Building Consruction. In eticheta Status bifati casuta Started. Introduceti data actuala de start, 22-Ian-10. In campul Remaining Duration, tastati . Apasati tasta Enter.

261

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Eticheta Actual Regular Units contine informatii despre numarul de ore pe care o resursa a lucrat la o anumita activitate. Eticheta Actual Regular Units contine informatii cu privire la numarul de ore necesare pana la incheierea activitatii. Formula pe baza careia se calculeaza orele ramase pana la inchrierea activitatii (Remaining Units) este: Remaining Units = Remaining Duration x Remaining Units/Time

6. Selectati eticheta Resources. 7. In eticheta Actual Regular Units, introduceti numarul de 64 de ore lucrate de resursele Ed Wood si Excavator. 8. In eticheta Remaining Units inroduceti numarul de 56 de ore pe care resursele Ed Wood si Excavator le mai au de lucrat.

262

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 11.Suspendarea unei activitati Cand o activitate incepe dar in mod neasteptat este intarziata sau oprita pentru o perioada de timp, trebuie sa o suspendati. • Activitate suspendata trebuie sa aiba o data de Actual Start. • Utilizati tabul Status pentru a introduce datele in eticheta Suspend and Resume: -Suspend date - reprezinta ultima data cand s-a lucrat la activitate. -Resume date - reprezinta prima zi cand se estimeaza ca se va relua activitatea • Durata actuala exclude perioada in care activitatea a fost suspendata • Utilizati tabul Notebook pentru a specifica motivele pentru care activitatea a fost suspendata. In exemplul de mai jos, activitatea Excavation a inceput mai tarziu decat a fost programata si a fost suspendata din cauza unei furtuni de zapada.

Etape: 1. Selectati activitatea BA2020-Excavation. 2. Selectati eticheta Status, apoi bifati casuta Started. 3. Apasati butonul din campul Started. 4. Selectati data actuala de Start, 27-Ian-10, apoi apasati Select. 5. In campul Remaining Duration, tastati . 6. Apasati butonul in campul Suspend. 7. Selectati data suspendarii activitatii, 01-Feb-10, apoi apasati Select. 8. In campul Resume, apoi apasati . 9. Selectati data de reluare a activitatii Resume, 05-Feb -10, apoi apasati Select.

263

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

10. Apasati butonul dreapta al mouselui cand cursorul acestuia este in sectiunea Detalii de activitate (Activity Details), apoi selectati Custumize Activity Details. 11. Adaugati eticheta Notebook in Activity Details. 12. Selectati eticheta Notebook. 13. Apasati Add, apoi selectati Delay Impacts din fereastra Assign Notebook Topic. 14. Tastati descrierea motivului suspendarii

264

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 12.Actualizarea unei activitati pana la Incheiere Activitatea Review and Submit Flooring Samples s-a incheiat cu 1 zi mai devreme. Resursa Oliver Rock a lucrat cu 8 ore mai putin decat era initial planificat. Trebuie sa actualizati orele trecute in Actual Units la 56 de ore.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5.

Selectati activitatea BA6040 – Assemble and Submit Flooring Samples. Selectati eticheta Status. Bifati casuta Started. Introduceti data actuala de Start, 22-Ian-10. Bifati casuta Finished.

6. Apasati butonul in campul Finished. 7. Selectati data actuala de Finished, 22-Feb-10, apoi apasati Select.

265

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

8. Apasati eticheta Resources. 9. In celula aferenta coloanei Actual Regular Units, tastati numarul de ore lucrate de resursa Oliver Rock .

266

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Activitatea Assemble Brick Samples s-a incheiat deasemenea in timpul perioadei de actualizare.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Selectati activitatea BA5000-Assamble Brick Samples. Apasati eticheta Status. Bifati casuta Started. Introduceti data actuala de Start, 25-Ian-10. Bifati casuta Finished. Selectati data actuala de Finished, 27-Feb-10.

267

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Activitatea Assemble Techical Data for Heat Pump a inceput si s-a incheiat in perioada de actualizare.

Etape: 1. Selectati activitatea BA1030-Assemble Techical Data for Heat Pump. 2. In eticheta Status, bifati casuta Started. 3. Introduceti data actuala de Start, 28-Ian-10. 4. Bifati casuta Finished. 5. Selectati data actuala de Finished, 01-Feb-10.

268

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Activitatea Assemble Techical Data for Heat Pump are cheltuieli ce depasesc bugetul alocat. Veti actualiza cheltuielile activitatii pentru a reflecta cheltuielile. In eticheta Expenses, campul At Completion (Cost-$600.000) este calculata adaugand la Actual Cost ($600.000) + Remaining Cost($0.00) .

6. 7. 8. 9.

Selectati eticheta Expenses. Verificati daca este selectata cheltuiala Heat Pump Application. In celula aferenta coloanei Actual Cost tastati apoi apasati tasta Enter. In coloana Remaining Cost tastati apoi apasati tasta Enter.

269

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 13.Replanificarea proiectului Acum ca datele actuale au fost introduse, trebuie replanificat proiectul pe baza noii date de analiza. Orice activitate care nu s-a incheiat la data planificata le va intarzia pe succesoarele ei.

Etape: 1. In meniul Tools, selectati Schedule. 2. In campul Current Data Date, apasati butonul 3. Selectati data 08-Feb-10, apoi apasati Select. 4. Apasati butonul Schedule.

.

270

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 14.Verificarea rezultatelor replanificarii proiectului Dupa ce proiectul a fost replanificat activitatile succesoare activitatii intarziate, BA2020, au fost deasemenea intarziate  Analizati activitatile din cadrul Drumului Critic.  Reanalizati performanta proiectului.  Dezvoltati strategii pentru a respecta graficul planificat al proiectului.  Stabiliti strategii impreuna cu echipa de proiect.  Implementati planul refacut al proiectului.

Etape: 1. Apasati butonul

pentru a dezactiva optiunea Progress Spotlights.

2. Apasati butonul pentru a ascunde layoutul din partea de jos a ecranului. 3. Selectati activitatea BA2020-Excavation. Activitatile succesoare activitatii BA2020-Excavation, BA2030 si BA3040 sunt intarziate dupa replanificare.

271

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 15.Controlul Proiectului

Dupa replanificarea proiectului, analizati datele planificarii, alocarea datelor resurselor si costul bugetat. Analiza Datelor Planificarii  Analizati planificarea pentru a determina daca datele de tip Milestone si datele proiectului sunt respectate.  Comparati datele de Finish cu data de Must Finish By pentru a vedea daca proiectul se va termina la data stabilita.  Daca proiectul nu respecta datele planificarii, analizati activitatile critice.  Modificati proiectul astfel incat sa respecte data de Finish. Analiza Alocarii Resurselor  Dupa ce ati modificat proiectul, verificati daca resursele sunt utilizate in mod corespunzator. Analizati Costul Bugetat  Dupa modificarea proiectului analizati At Completion Total Cost pentru a determina daca va incadrati in bugetul alocat.

272

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 16.Reducerea Planificarii Daca data de Finish planificata este mai tarzie decat data de Must Finish By puteti folosi urmatoarele metode pentru a reduce durata proiectului:  Utilizati relatiile dintre activitati pentru a le suprapune.  Adaugati resurse pentru a reduce durata activitatilor.  Impartiti activitatile cu durata prea mare.  Schimbati calendarele atribuite: • oferiti activitatilor critice o durata mai mare. • adaugati exceptii perioadelor non lucratoare. Urmatoarele intrebari va vor ajuta sa alegeti cea mai potrivita solutie pentru a scurta durata planificarii: Poate fi intarziata data de Finish a proiectului?  Durata proiectului poate fi intarziata daca nu exista nici o alta optiune valabila.  Daca intarzierea proiectului este aprobata, modificati activitatile de tip milestone.  Daca intarzierea proiectului nu este aprobata, incercati sa gasiti alte metode pentru a va incadra in data de final a proiectului. Poate fi redus scopul activitatii/proiectului?  In anumite situatii cu scopul de a respecta data de final al proiectului, puteti reduce din cantitatea totala de munca ce ar fi trebuit sa fie indeplinita si deasemenea se poate reduce din scopul proiectului.  Daca schimbarea scopului activitatilor/proiectului este aprobata puteti face acest lucru reducand numarul orelor de lucru al activitatilor. Aceasta procedura va shimba durata activitatilor.  Daca shimbarea scopului nu este aprobata, incercati sa gasiti alte alternative pentru a respecta data de finalizare a proiectului. Au fost orele bugetate sub- sau supraestimate?  Se poate intampla ca numarul de ore alocate pe o activitate sa fie supraestimate, iar activitatea sa poata sa fie realizata in mai putine ore decat cele estimate.  Puteti sa reduceti numarul total al orelor unei activitati, ceea ce reduce durata activitatilor.

273

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Pot fi adaugate noi resurse?  Pentru a termina o activitate la data propusa puteti sa adaugati o alta resursa activitatii.  Acest lucru este posibil daca o alta resursa calificata pentru activitatea respectiva este disponibila.  Daca o resurse este disponibila o puteti aloca pentru a finaliza la timp o activitate. Se poate ca o resursa sa lucreze ore suplimentare?  Resursa ar putea fi nevoita sa lucreze ore suplimentare pentru a finaliza la timp activitatea.  Daca acest lucru este posibil, puteti reduce durata activitatii, apoi introduceti orele ramase.  Orele pe care resusa le lucreaza zilnic vor creste.

274

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Workshop: Executia si controlul proiectului

Tema:

Office Building Addition a fost actualizata la data de 08-Feb-10. Data curenta este de 22-Feb-10. Sapte activitati au fost executate in perioada de actualizare (de la data de 08-Feb-10 pana la data de 22-Feb-10). . Obiective: 1. In graficul Gantt, identificati care va fi noua Data de Analiza. 2. Utilizati etichetele Status si Resources pentru a actualiza activitatile din tabelul de mai jos. Introduceti valorile scrise ingrosat pentru a verifica datele scrise neingrosat. ID-ul Activitatii

Actual Start

Actual Finish

Percent Complete

Rem Dur

Resource

BA2010

22-Jan-10

12-Feb10

100

0d

Ed Wood

Actual regular Units 104h

100

0d 0d

Excavator Excavator

104h 80h

0h 0h

R.Rossannadanna Wendy Resner John Dawkins Waylan Smithers Paul Kim Plumber

80h 80h 80h 80h 80h 8h

0h 0h 0h 0h 0h 32h

Electrician

4h

16h

BA2020

27-Jan-10

18-Feb10

BA1040 BA5010

8-Feb-10 8-Feb-10

19-Feb-10 19-Feb-10

100 100

BA6050 BA2030

8-Feb-10 19-Feb10 19-Feb10

19-Feb-10

100 20

0d 0d 0d 0d 0d 4d

20

4d

BA2040

Rem Units 0h

3. Utilizati eticheta Expenses pentru actualiza activitatea din tabelul de mai jos. Expence ID-ul Activitatii Expence Item Actual Cost Remaining Cost Cathegory BA1040 Planning Consultant Consulting $5,500 $0.00

275

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4. Replanificati proiectul cu noua data, 22-Feb-10. 5. Deschideti layoutul Status Workshop. 6. Pe baza graficului Gantt, faceti o lista cu activitatile din ramura WBS Design/Engineering care se finalizeaza la timp asa cum era planificat in planificarea de referinta. 7. Pe baza graficului Gantt, cate activitati Office Building Addition au fost incheiate?

276

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

Capitolul 20

R aportarea perform antei

Obiective:    

Descrierea metodelor de raportare Demararea planificarii unui raport Crearea raportului unei resurse cu ajutorul Report wizard Crearea unui raport utilizand layout-ul curent

277

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Metode de raportare a performantei Exista mai multe metode de a raporta performantele planificarii, resurselor si costurilor echipei de proiect, utilizand:  Imprimarea layouturilor  Imprimarea rapoartelor din optiunea Report Wizard  Imprimarea rapoartelor din optiunea Writer Report  Site-ul web al proiectului  Fisele de pontaj  Aplicatiile web Primavera

278

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Fereastra R eports Fereastra Reports afiseaza rapoartele globale ale proiectului cum ar fi cele de planificare,resurse si costuri.

Optiuni 1.Command bar 2.Report List 3.Report Scope 4.Report Group 5.Report Name 6.Display Option bar

Functionalitate Afiseaza optiunile de adaugare, editare si demarare a rapoartelor Afiseaza lista rapoartelor valabile pentru proiect Rapoartele pot fi globale sau specifice Fiecare raport poate apartine unui grup de rapoarte Afiseaza numele userului responsabil de respectivul raport Puteti sorta sau filtra rapoartele, alegeti culorile sau fondul

Etape: 1. Deschideti proiectul Bldg-20. 2. In bara Directory apasati butonul Reports.

279

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Executarea unui Raport existent Puteti crea un raport privind eficienta planificarii utilizand un raport de planificare predefinit. Iconita de mai jos avertizeaza faptul ca un raport a fost creat utilizandu-se optiunea Raport wizard.

Etape: 1. Defilati lista din fereastra pana la grupul de rapoarte Report Group: Schedule. 2. Selectati raportul SR-18 Schedule Report-Sorted by Activity ID. 3. Din bara laterala de comenzi selectati butonul Run Report.

280

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Casuta de dialog R un R eport Utilizati casuta de dialog Run Report pentru a redacta si tipari raportul selectat.  Print Preview - vizualizati raportul inainte de a fi tiparit  Directly to Printer - redactati si tipariti raportul  HTML File - redactati si salvati raportul sub forma unui fisier HTML  ASCII Text File – alegeti sa redactati si sa salvati raportul sub forma unui fisier text (.txt). • Field Delimiter - selectati caracterele utilizate pentru a separa informatiile salvate sub forma fisierului text (virgulele, taburi, spatii). • Text Qualifier - selectati caracterele utilizate pentru a separa informatiile salvate sub forma fisierului text (.txt) in cazul in care documentul contine si semne de punctuatie, cum ar fi ghilimelele (“).  Outputfile - daca alegeti sa salvati un raport sub forma unui fisier HTML sau ASCII Text, dati un nume raportului si specificati locul unde doriti sa salvati raportul.  View file when done - bifati casuta pentru ca in mod automat sa se deschida raportul daca acesta este de tipul unui fisier HTML sau ASCII Text.  Notes - utilizati aceasta optiune pentru a adauga un comentariu raportului, ce va apare imediat sub titltul raportului.

Etape:

1. In casuta Run Report , selectati Print Preview. 2. Apasati OK.

281

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Previzualizare la tiparire Optiunea Print Preview va permite sa faceti modificari asupra setarilor de imprimare a raportului inainte de tiparirea efectiva.

Optiuni 1.Page Setup 2.Print Setup 3.Print 4.Publish 5.Stanga/dreapta/sus/jos 6.Prima/Ultima pagina 7.Zoom In/Out 8.Help 9.Close

Functionalitate Definiti marginea,orientarea partei superioare sau inferioare a raportului Selectati marimea sau pozitia paginei din raportul pe care doriti sa-l printati Printati raportul in format HTML Afisati pagina anterioara sau urmatoarea din raportul selectat Afisati prima si ultima pagina a raportului Mariti sau micsorati imaginea Mariti sau micsorati imaginea Deschideti optiunea Help Inchideti Print Preview si va intoarceti la fereastra anterioara

282

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Tiparirea rapoartelor Tiparirea rapoartelor este un mod eficient de a transmite informatiile resurselor folosite in cadrul proiectului sau altor manageri de proiect. Raportul de mai jos afiseaza Durata Planificata, Durata Ramasa, Procentul de realizare, Numele Activitatii, Datele de start si finish cel mai devreme si cele de start si finish cel mai tarziu precum si Marja Totala (Total float) a activitatilor din cadrul proiectului.

Etape: 1. Apasati 2. Apasati

pentru a mari imaginea. pentru a inchide casuta Print Preview.

283

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 Report Wizard Optiunea Report Wizard (Vrajitor pentru rapoarte) va permite sa creati o larga varietate de rapoarte. Rapoartele pot fi modificate in timp ce le creati sau mai tarziu dupa ce au fost create. Pentru a crea un raport cu ajutorul Wizard Report:  Selectati datele  Organizati datele cu ajutorul optiunilor de grupare, sortare si filtrare.

284

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 1.Creati sau modificati un raport

Veti utiliza wizardul pentru a crea un raport care arata alocarea resurselor pe proiect cat si Notebookurile acestora.

Etape: 1. In bara laterala de comenzi apasati butonul Add. 2. Bifati optiunea New Report. 3. Apasati Next.

4. Selectati campul Resources. 5. Apasati butonul Next.

285

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6

6. Selectati campul Activity Notebook (localizat in grupul Activities). 7. Apasati butonul . 8. Apasati butonul Next.

286

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 2.Configurarea campurilor selectate

Selectati datele pe care le doriti sa le afisati in cadrul coloanelor raportului.

Etape: 1. Selectati campul Resources. 2. Apasati butonul Columns. 3. Utilizati sageata stanga pentru a muta optiunile selectate din sectiunea Selected Option (cu exceptia Resource ID and Resource Name). 4. Apasati butonul OK.

287

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 3.Adaugati Filtrele Rapoartelor Selectati tipul de filtrare pe care doriti sa-l atribuiti raportului.

Etape: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Apasati butonul Filter. Apoi apasati butonul Add. Dati dublu click pe Any of the following si selectati All of the following. Dati click in campul Parameter si selectati =Assign to Current Project. Dati dublu click pe celula Is pentru a selecta tipul de filtru equals. Dati dublu click pe celula Value pentru a selecta Yes. Apasati butonul OK. Apasati butonul Next.

288

P102 Project Management Primavera P6 Rel 6 4.Atribuirea Numelui unui Raport

Etape: 1. Tastati titlul raportului Notebooks>. 2. Apasati butonul Next.