PREVENCIÓN DE PERDIDAS.pdf

Jornada Jefes de Sala

C ARTA D E B IENVENIDA Estimados(as) Colaboradores, Junto con saludar, tenemos el agrado de hacerles entrega de una presentación de “Prevención de Pérdidas”, en donde podrán encontrar todos los contenidos que necesitas para su óptimo desempeño. El objetivo de esta herramienta, es apoyar en su gestión diaria en los locales, potenciando así su Rol de Servicio con los clientes y colaboradores. A través de esta presentación, podrán conocer la importancia y el impacto de su Rol en la Gestión de los Clientes, ¿Cómo pretendemos hacerlo? A través de una actitud de servicio positiva, que transmita cercanía y disposición a solucionar los problemas de manera proactiva. No debemos olvidar que somos una empresa de servicio, y que por ello, no sólo tenemos que brindar una buena atención a nuestros clientes externos, sino también a nuestros clientes internos, ya que la diferencia la hacen justamente las personas. La mejor manera de lograr nuestros objetivos es comenzar por nosotros mismos, dando el ejemplo con nuestras propias acciones y conductas. Ante todo, debemos tener una actitud positiva, que inspire y facilite el trabajo en equipo, y por supuesto, también tenemos que preocuparnos por el cumplimiento de las políticas y normas establecidas por nuestra compañía. ¡Te invitam os a sacar el mejor pro vecho de esta herramienta de trabajo! 

Saludos cordiales,

C ARTA D E B IENVENIDA Estimados(as) Colaboradores, Junto con saludar, tenemos el agrado de hacerles entrega de una presentación de “Prevención de Pérdidas”, en donde podrán encontrar todos los contenidos que necesitas para su óptimo desempeño. El objetivo de esta herramienta, es apoyar en su gestión diaria en los locales, potenciando así su Rol de Servicio con los clientes y colaboradores. A través de esta presentación, podrán conocer la importancia y el impacto de su Rol en la Gestión de los Clientes, ¿Cómo pretendemos hacerlo? A través de una actitud de servicio positiva, que transmita cercanía y disposición a solucionar los problemas de manera proactiva. No debemos olvidar que somos una empresa de servicio, y que por ello, no sólo tenemos que brindar una buena atención a nuestros clientes externos, sino también a nuestros clientes internos, ya que la diferencia la hacen justamente las personas. La mejor manera de lograr nuestros objetivos es comenzar por nosotros mismos, dando el ejemplo con nuestras propias acciones y conductas. Ante todo, debemos tener una actitud positiva, que inspire y facilite el trabajo en equipo, y por supuesto, también tenemos que preocuparnos por el cumplimiento de las políticas y normas establecidas por nuestra compañía. ¡Te invitam os a sacar el mejor pro vecho de esta herramienta de trabajo! 

Saludos cordiales,

Prevención de Perdida

AGENDA

Brecha – Conceptos Básicos Brecha – Movimientos Diarios Brecha – Auditoría de Movimientos Brecha – Movimientos Computacionales Brecha – movimientos en BW

BRECHA – CONCEPTOS BÁSICOS ¿Qué es Brecha? Por definición: 

Separación o diferencia difícil de salvar 

Para nosotros como Compañía: 

Suma de las perdidas de la compañía en un periodo determinado, se compone por la brecha invisible y brecha visible BRECHA

Esta compuesta por:

BRECHA VISIBLE Es la pérdida física del producto que ha sido registrada en el sistema. Se conoce como MERMA.

BRECHA INVISIBLE

+

Es la diferencia entre el inventario físico y el teórico que tiene el sistema.

BRECHA – CONCEPTOS BÁSICOS Agente generadores de… BRECHA VISIBLE o MERMA 

Exceso de stock



Quiebre de la cadena de frío



Accidentes causados por clientes



Accidentes en la manipulación de la mercadería



Exceso de apilamiento, mala estiba



Mala manipulación durante la descarga o reposición



Mal manejo de FEFO, (proveedores no reciben mercaderías vencidas por responsabilidad de las tiendas)

BRECHA – CONCEPTOS BÁSICOS Agentes generadores de… BRECHA INVISIBLE • Hurtos internos • Hurtos de clientes

• Consumos no registrados • Errores administrativos u operacionales (Notificaciones, discrepancias) • Fraudes de proveedores/ transportistas • Errores en la utilización de sistemas informático (Ajustes de stock) • Realizar un mal destare en carnes Blancas y Rojas

FACTORES DE BRECHA INVISIBLE Si un producto fue comprado por la Compañía, no fue vendido, tampoco fue devuelto, no esta ingresado al sistema como merma y no está en stock, entonces este producto compone la “Brecha” de Compañía

Producto Comprado

¿VENDIDO ?

NO

¿DEVUELTO ?

NO

¿ESTÁ EN STOCK ? NO

NO ESTA MERMADO

BRECHA INVISIBLE

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE QUE LA BRECHA SEA VISIBLE O MERMA? Porque…  Se puede hacer gestión por sobre lo conocido.  La información de mermas está disponible todos los días en el sistema.  Diariamente se pueden tomar decisiones y definir planes de acción para reducirla. Beneficios de la gestión sobre las Mermas La gestión de la merma permite controlar el flujo físico y sistémico de mercaderías sin condiciones de ventas en los locales. El beneficio hacia los locales es ayudar a reducir la brecha y así aumentar su eficiencia operacional, para lo cual se debe:  Identificar y registrar la merma por causa diariamente.  Definir acciones enfocadas en el problema real, a través de análisis de mermas identificadas.  Dirigir esfuerzos de personas y equipos para la reducción de brecha.  Mejorar la exposición, organización y estiba de mercaderías.   Aumentar las ventas. BRECHA BRECHA VISIBLE

+

BRECHA INVISIBLE

FACTORES DE BRECHA INVISIBLE Algunos factores que generan Brecha Visible o Merma Recepción inadecuada de productos Quiebre de cadena de frío   Accidentes en la manipulación  Mala estiba en bodega y sala de ventas  Consumos de clientes y colaboradores  Daño mecánico en la descarga o reposición  Mal manejo de trazabilidades 

BRECHA

BRECHA VISIBLE

+

tiempo > 2hs BRECHA INVISIBLE

FACTORES DE BRECHA INVISIBLE Algunos factores que generan Brecha Visible o Merma Administración inadecuada de stocks Sobre stock que dificulta el acceso a la bodega y el FIFO y FEFO  Exceso de apilamiento   Apilamiento de productos pesados sobre productos frágiles  Mercadería mal estibada 

FEFO: First expired, first out, es decir: primero en caducar, primero en salir. FIFO: First in, first out, es decir: primero en entrar, primero en salir .

ALGUNOS FACTORES QUE GENERAN BRECHA VISIBLE O MERMA Calidad de la mercadería  Productos vencidos  Productos en mal estado  Productos dañados  Perdida de la cadena de frio Accidentes causados por clientes o colaboradores  Daños en sala de ventas  Daños durante la reposición Camiones  Sucios y con problemas de estiva generan contaminación cruzada

ALGUNOS FACTORES QUE GENERAN BRECHA VISIBLE O MERMA

BRECHA

BRECHA VISIBLE

+

BRECHA INVISIBLE

Consumos registrados  En la sala de ventas  En la bodega  Otros sectores de la tienda

FACTORES GENERADORES DE BRECHA INVISIBLE MÁS COMUNES Hurto externo  Cambio de embalaje  Colocar un producto pequeño de mayor  precio dentro de una caja grande de precio menor   Cambio de código de barras  Pasar por caja sin pagar   Esconder productos dentro de  carteras, bolsos, camisa, etc.  No realizar destares a carnes  Rojas y blancas al ser recepcionadas Hurto Interno  Colaboradores  Colaboradores externos  Promotores

Errores en la utilización de sistemas informáticos Ventas no contabilizadas  Documentos (recepciones)  pendientes Error en la digitación de  cantidades y costos Consumos no registrados En la sala de ventas  En la bodega 

FACTORES GENERADORES DE BRECHA INVISIBLE MÁS COMUNES Fraude de proveedores / transportistas • Cajas con cantidades menores que las declaradas • Sellos violados • Carnes blancas sin destare Errores administrativos y operacionales • Mal ingreso de las Notificaciones • No realizar discrepancia de las mercaderías con diferencias del los Cd. • Errores en la definición de costo • Balanzas defectuosas • Vender por código que no corresponde

MOVIMIENTOS DIARIOS          

Mermas Consumos Devoluciones Notificaciones Discrepancias Recepciones Pendientes. Correcciones de Stock Días de Inventario. Z Operador. (ZO_CIERRE_OPER) Recepcion con Radio Frecuencia o programa instalado en PC.

RECEPCION •

Recepción de un camión por vez.

•

Proveedor no debe cruzar línea amarilla delimitada en recepción para descarga o retiro de devolución de mercaderías.

•

Tener cadena de corta tráfico en recepción.

RECEPCION Se debe realizar la apertura de un mínimo de 10 cajas por Ítem y si es menor la cantidad a recepcionar se debe abrir la totalidad de las cajas. 



Recepcione bajo la modalidad de radio frecuencia, chequeando cantidad, calidad, peso del producto, pegando sato de identificación del periodo (color por mes), para las áreas de Abarrotes y congelados el resto perecible debe ir con la fecha de ingreso y normativa de retiro. Además bajo esta modalidad recibir las carnes, abarrotes y vegetales y tener un mejor control.

Se debe dejar evidencia de dichos controles físicos indicando con un ticket en caso de ok en cantidad o encerrando en un círculo la cantidad impresa y anotando la cantidad recibida, es de suma importancia que luego de ser recepcionada la mercadería la caja vuelva a ser sellada.

RECEPCION Para los casos de carnes debe recepcionar Administrador o Encargado de Local, verificando peso y calidad.

Los productos perecibles que tengan necesidad de control de temperatura deben ser trasladados a cámaras de frio a la brevedad una vez realizada su correcta recepción, tomando la T° con el termómetro de la recepción y no con el visor del Camión.

MOVIMIENTOS •

Se establece como hora límite de registro de Merma las 15:00 hrs. Para botado de las mismas, estas deben ser supervisadas por jefe operaciones y guardia de seguridad.

•

La merma debe verse reflejada en la planilla registro de merma foliada que será adjuntada a la planilla generada por sistema de manera que sea fácil comparación para el Administrador, jefe de operaciones, supervisor de prevención perdida o quien audite el local.

•

Consumo del local se programa hasta las 15:00 Hrs.

CONTROL INTERNO 

Productos en casino o derivados a otras áreas deben contar con sato de seguridad en un 100%. Este se genera previo registro en el sistema autorizado por el administrador o encargado de local, queda estrictamente prohibid o generar cons um o hacia el casino o   áreas p ro d u c tiv as d e p ro d u c to s v en c id o s .



Generar una planilla con rondas sorpresivas por áreas sensibles como bodega, cámaras y baños de la tienda, este control debe realizarse tres veces en el día y debe ser liderado por jefe de operaciones o control brecha de manera de evitar y prevenir consumos internos y productos no sateados (no declarados).

CONTROL INTERNO 

Generar minuta con productos diarios a utilizar en secciones productivas de la tienda o casino personal y especificar marca del producto, ejemplo: solo pate PF y no Llanquihue para día lunes en el casino.



 Administrador debe realizar control diario de folio de recepción dejando evidencia de esto en el libro de novedades de trabajo con el gerente de mercado. Al final del día deberá generar y revisar  cierre diario de recepción el cual quedara archivado en administración para su chequeo posterior.



Definir horarios de utilización de casino asignando periodos de desayuno, almuerzo y onces, indicando rangos de tiempo a disposición para este uso.

CASILLEROS

Deben estar con tapa y en buenas condiciones, todo casillero debe contar con su candado de seguridad.

BODEGA SECTOR MERMAS Gestionar espacios para detallar y señalizar merma de abarrotes separado a través de bandejas claramente identificadas las mermas por  consumo (51), merma por vencimiento (53)(producto y merma por  operación (54).

CÁMARAS DE PERECIBLE Y CONGELADOS Debe contar con un candado y permanecer siempre cerrada, debe tener  copia de llaves jefe del área y Jefe de turno, además de Administrador 

Se debe tener especial cuidado en que las puertas estén bien cerradas y no tenga problemas de fuga de frio

CÁMARAS DE PERECIBLE Y CONGELADOS  Adicionalmente debemos separar las devoluciones por proveedor las cuales deben contar con fecha de ingreso al sector es una Zona distinta a la merma

SOBRESTOCK 

Determinar cuáles son los PLU con mayor volumen.



Gestionar en forma diaria los traspasos de este sobre stock a tiendas de mercado.



Realizar gestión vía gerente de mercado y gerente de negocios para liquidación de productos, Adicional a esto se debe monitorear a través de sistema pedidos automáticos, empujes de pedidos y pedidos normales de locales de la zona hasta lograr bajar niveles del material en toda la zona y Informe días de inventario debe verificarse diariamente en BW por el Administrador.



PEDIDOS El administrador deberá solicitar la verificación del stock físico en bodega por parte del jefe de sección, el que realizara el pedido en planillas oficiales de la compañía y colocar firma para que administrador pueda liberar pedido de sistema. Este control es adicional a la liberación de pedidos, esto aplicables las áreas perecibles y a tiendas sin ASR, en aquellas tiendas que no están sujetos a reposición automática si se deben llevar las planillas.

Por ningún motivo puede ser realizada por un colaborador que no sea el administrador.

SALA DE VENTAS Los puntos mas relevantes en la sala de ventas : No cumplimiento de FEFO   Accidentes en la manipulación  Balanzas defectuosas (códigos de ingreso rápido)  Mal funcionamiento de muebles de frío  Exceso de exposición  Descuidos de clientes  Consumo por parte de los clientes  Hurto por parte de los clientes  El Código de los productos de fiambrería debe ir hacia el vendedor  

CAJAS       

 

Escanear los productos Evitar la venta cruzada ( Jugos en polvo, yogurt, distinto sabor) Control anulación en cajas ( GeoPos) Nota de crédito (autorizada por el Administrador o encargado de Local) Escanear la botella y no la caja ( Licores) inutilizar el código de barra de la caja Verificar que no existan códigos de barra erróneos Mantener listado actualizado en cajas de códigos de Frutas y Verduras, de productos que se venden por quintales, y capacitar a los colaboradores ( as ) para evitar el cambio de códigos y generar brechas . Se debe mirar el carro de clientes Bloquear con carros y cadena las cajas

BASURA La basura debe ser botada en bolsas transparentes y supervisadas por  personal de seguridad y debe ser en horarios establecidos por la  Administración.

SEGURIDAD EN TRASTIENDA Se debe contar con guardia de seguridad que controle el tránsito de anden y trastienda, ingreso y salida de personal interno y externo (registro de ingreso camiones, reponedores (presentación de C.I. y piocha identificadora corporativa).

Salida de mercaderías vía mermas o devoluciones según procedimiento establecido y sateado de consumos autorizados.

DÍAS DE INVENTARIO Este punto se refiere a los stock de mercadería que existen en la tienda de acuerdo con sus ventas, obtenidos del BW en un periodo de 28 días de análisis.

DÍAS DE INVENTARIO Esta información se obtiene del BW : Para División Mayorista la meta de los días de stock es 30 La importancia de conocer esta información es para gestionar y realizar acciones tendientes a disminuir los días de inventario y así cumplir con la meta establecida y optimizar los resultados de su local. Una de las acciones es monitorear diariamente los días de inventario rankiando la información por stock CLP y por días de Inventario para que cada Jefe revise el detalle: 1.- ¿ Como están realizando las compras o pedidos ? 2.- Revisar si el producto esta exhibido en sala de ventas 3.- Si el producto esta en sala de ventas, ¿ tiene exhibido el fleje, con su precio actualizado ? 4.- Revisar fechas de vencimiento 5.- Cuando estamos solo ante un stock teórico y no real, el Administrador debe tomar  conocimiento y autorizar el ajuste de inventario . 6.- Si el producto cumple los puntos 3-4 deberá gestionar precio .

DÍAS DE INVENTARIO Estamos ante Ej. , de un local con el ranking por Stock CLP y vemos claramente que los días de inventario exceden de la meta. Informe Días de Inventario

Stock UMB Stock Material

Venta Neta CLP

CLP

Días Inventario

142975

OMO POLVO MULTIACC 200 GR

21.851

7.257.089

49.697

4.370

18167

OMO MATIC POLVO MULTIACC 200 GR

16.460

5.323.785

100.580

1.617

18168

OMO TRADICIONAL 400 GRS

4.814

2.712.687

458.482

166

501330

NESCAFE TRADICION GRANULADO STICK 1,8

58.400

2.580.692

124.087

654

210375

JUREL NATURAL ATLAS 425GR

3.867

2.414.376

43.040

1.805

31852

TE LIPTON YELLOW LABEL EST 20UN

4.750

2.356.635

49.038

1.494

591429

JUREL AL NATURAL TOP MAR EN TROZO 425 GR

4.221

2.321.550

437.937

151

575467

JUREL NATURAL LA SIRENA 425 GRS

4.366

2.270.320

158.027

497

6203

JUREL AL NATURAL SAN JOSE 425GR.

3.062

2.208.466

758.056

90

187183

JUREL COLISEO 425 GRS

3.909

2.161.900

309.570

212

DÍAS DE INVENTARIO Estamos ante Ej. Del mismo local con ranking por Días de Inventario y vemos claramente que los días de inventario exceden de la meta. Informe Días de Inventario

Stock UMB Stock Material

Venta Neta CLP

CLP

Días Inventario

167431

BOTELLA UNIDAD

3.438

1.031.400

504

96.264

549843

CLORO SAPOLIO 250 GRS.

1.317

111.286

134

36.659

545279

JABON LUX MIX CRISTAL PACK 12 X 90 GRS.

463

1.383.799

3.521

12.963

547443

SAPOLIO LAVAVAJILLA CON GLICERINA

377

149.669

596

10.556

292143

MONTERREY SOBRE

668

2.104.418

7.764

9.334

400372001

REFRESCO 200 GR AMBROSOLI, DAMASCO

599

204.432

881

8.393

18239

ABLANDADOR WONDERFULL 250 GRS.

278

73.670

397

7.784

9929

MALLOA SALSA ITALIANA FR 250GR

818

344.479

1.812

7.637

172562

DRIVE PROGRESS POLVO 1 KILO

269

539.207

2.436

7.534

615512

ATUN LOM. EN ACEITE LA SIRENA 170 GRS

3.202

1.818.249

7.681

7.470

100X2 G

COMITÉ DE BRECHA

El Comité de Brecha es el inicio y gestión para Prevención de Perdidas y Mermas en el Local *

El Local tiene a su disposición Información de Brecha, de Merma, y otros materiales de referencia que facilitan la rápida definición e implementación de acciones de mejora.

*

Sus integrantes deben analizar los reportes del local, discutir  puntos críticos, determinar acciones correctivas/ preventivas y garantizar la ejecución de estas acciones.

*

La preparación para la reunión del Comité es esencial para la productividad de la reunión y calidad de las acciones definidas.

Es fundamental que el comité sea un instrumento formal del local. Todos los Funcionarios deben tener conocimiento sobre la existencia y del objetivo del Comité.

REUNIÓN Y ACCIONES PARA EL COMITÉ Reuniones Semanales Frecuencia y Participación Todos los días martes o miércoles debe realizarse la reunión en el horario que el Administrador estime conveniente  La presencia de las personas que componen el comité es obligatoria  La persona que se encuentre a cargo de la reunión debe llevar un control de la asistencia  Deben asistir   Administrador   Jefe de Operaciones  Recepcionista  Jefes de sección  Encargado seguridad (zeta)  Control Brecha o Gestión del Local  Supervisor Mercado PP  Supervisor Zonal PP (Opc.) 

El Comité de Prevención de Brecha es el gran responsable por la elaboración y monitoreo de las acciones para reducción de la brecha y merma en los locales, esto quiere decir que en cada reunión de comité debemos:     

Identificar lo que esta generando Brecha en el local Proponer ideas y acciones para reducir la Brecha en los puntos identificados Monitorear continuamente las acciones propuestas Interacción con el Equipo de Prevención de Perdidas. Debe ser reportado este comité en la minuta (Scorecard)

CICLO QUE DEBEN CUMPLIR LOS PRODUCTOS QUE COMERCIALIZAMOS OTRAS SALIDAS

COMPRA SEGURIDAD

SAP

STOCKS

INFORMACION

INVENTARIOS

COMUNICACIONES CAPACITACION

PRECIOS

CCTV

VERIFICACION FISICA

CONFIANZA

DELEGAR Y CONTROLAR

SURTIIDOS

DEVOLUCIONES SELECTIVOS

REVISION INFORMES

BOLETAS NULAS

EFICIENCIA

CONTROLES

CODIGOS

ANULACIONES

BODEGAS ESPECIALES

VENTAS

ROTACION

REPOSICION

CHEQUEO CARROS ORDEN

MERCADERIAS CD

GUARDIAS

PROCEDIMIENTOS PRODUCCION USO TECCNOLOGICO

MERMAS DIARIAS USO DOCUMENTACION PRODUCTOS SENSIBLES VºBº

BODEGAS

RECEPCION

SITUACIONES MÁS RECURRENTES

        

La mayoría de los plu’s se netean con el inventario anterior  Venta de productos cruzados Baja revisión de los camiones desde LTD ( Carnes) Bajo indicador de notificaciones Errores de digitación Baja revisión de transacción MB51 (Historial de un Plu´s) Baja revisión de Transacción MB5T ( Mercadería en Transito) Baja revisión de Transacción ZM_RF_REPORT( si recibe con RF) Baja revisión de Transacción Z OPERADOR (movimientos diarios)

QUE SON LOS KPls Y EN QUE NOS AYUDAN}

Los indicadores clave de desempeño (Key Performance Indicators) ayudan a las empresas a entender si el trabajo en relación con sus metas y objetivos estratégicos se esta realizando de buena forma. En un sentido más amplio, un KPI proporciona la información de rendimiento más importante que permite a las partes interesadas saber si se va por buen camino. Las mediciones en tiempo real las conocemos como Monitoreo de Actividades. El buen uso de los KPIs nos permitirán llevar un mejor control de los procesos que realizamos a diario tanto en la gestión de ventas como en la prevención de la brecha.

KPls              

Resultado de Inventarios Generales Resultado de Inventarios de Perecederos Inventario Continuo *** Resumen ejecutivo  Ajustes Incentivo Días de Inventario Notificaciones Merma cero Destare  Alarmas Casos representativos Revisión Inventario ( Grandes diferencias) Scorecard