pRESENTACION FORMATOS

METODOS DE REGISTRO DE INFORMACION

FACTURA Una vez se despacha la mercancía y se recibe la copia de remisión debidamente firmada por el comprador, como prueba de haberla aceptado a satisfacción, la empresa vendedora elabora la correspondiente factura comercial. El objetivo fundamental de la factura comercial es servir de base para el cobro de la mercancía despachada o servicio prestado al cliente. FACTURA

Una factura comercial contiene los siguientes datos: • Número. Se lleva en orden consecutivo para el control de las ventas. • Nombre del cliente. Persona natural o jurídica a quien se hizo la venta. • Nombre del vendedor. Empleado que atendió el pedido. • Fecha. Día, mes y año en que se hace a facturación. • Dirección donde se despachó. Lugar indicado por el comprador donde debe enviarse la mercancía o servicio. • Forma de pago. Condiciones de la factura. • Número de cédula o NIT del comprador. FACTURA

ORDEN DE COMPRA Es una solicitud formal de bien o servicio. Contiene información sobre el producto que se desea comprar y las condiciones con las que se acepta la negociación. El objetivo de la orden es dejar constancia del compromiso del cliente de comprar un bien o servicio específico en determinadas condiciones.

Contiene la siguiente información: • Número. Se lleva la orden consecutivo y permite que el comprador controle e identifique rápidamente los diferentes pedidos. • Nombre del cliente. Persona natural o jurídica interesada en la compra. • Fecha de pedido. Día, mes y año en que se hace el pedido. • Dirección del cliente. Lugar donde debe enviarse la mercancía o servicio. • Forma de entrega o envío. Aérea, marítima o terrestre. • Nombre del ordenador. Persona natural o jurídica. • Forma de pago. De acuerdo con la cotización. • Descripción del objeto. Cantidad, descripción, precios, descuentos, recargos y valor total. • Firmas responsables. Comprador y vendedor.22

REMISION Cuando el vendedor recibe el pedido, procede al despacho de la mercancía o a prestar el servicio solicitado, la mercancía se despacha con una remisión, en la que se relacionan los bienes enviados. El objetivo fundamental de la remisión es permitir al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitud de pedido.

Una remisión contiene los siguientes datos: • Número. Para el control • Nombre del comprador. Persona natural o jurídica. • Datos del transportador. Empresa encargada del transporte de la mercancía. • Descripción de la mercancía. Código o referencia de mercancía, descripción, unidad y cantidad. • Observaciones. Descripción de condiciones especiales para el despacho. • Firma del responsable. De quien despacha, de quien transporta y de quien recibe.

ENTRADA DEL ALMACEN Este formato se elabora en el departamento o sección de recepción del almacén o bodega y su objetivo fundamental es registrar la entrada de la mercancía a la compañía. Este documento debe llegar con las copias del sistema de la compañía a los siguientes lugares: •Departamentos de compras •Departamento de contabilidad •Sección de pagos •Encargado de las tarjetas de control de inventarios •Encargado de procesamiento electrónico de datos Cada compañía tiene su propio sistema, pero normalmente este documento se coteja con la orden de compra y la factura del proveedor.

Este documento contiene los siguientes datos: • Recibido de: Nombre de la persona que envía la mercancía es decir del proveedor o el comprador. • Cantidad. Número de unidades compradas. • Unidad. Unidad de medida comprada. • Código. Número de identificación del artículo. • Descripción del artículo. Características de la mercancía comprada. • Orden de compra. Número de orden de compra. • Factura No. Número de la factura enviada por el proveedor. • Uso exclusivo de contabilidad. Lo diligencia exclusivamente contabilidad. • Recibido por: Nombre de la persona quien recibe el pedido. • Registrado por: Nombre de la persona quien registra el pedido. • Observaciones: Descripción de las condiciones especiales para el recibo y almacenamiento de la mercancía.

SALIDA DEL ALMACEN Este formato se elabora en el departamento o sección del despacho del almacén o bodega y su objetivo fundamental es registrar la salida de la mercancía de la compañía. Este documento debe elaborarse una vez llega al almacén una copia de un pedido de un cliente o una copia de la factura aprobada por el departamento de crédito y después de surtir la mercancía solicitada por el cliente. Su objetivo fundamental es registrar la salida de la mercancía del almacén.

Este documento contiene los siguientes datos: • Entregado a: Nombre de la persona o empresa a quien se envía la mercancía es decir el comprador. • Cantidad: Número de unidades vendidas. • Unidad: Unidad de medida vendida. • Código: Número de identificación del artículo. • Descripción del artículo. Características de la mercancía comprada. • Orden de compra: Número de orden de compra enviada por el cliente. • Factura No: Número de factura elaborada por el cliente. • Costo por unidad: Costo del artículo vendido. • Costo total: Costo total de las unidades vendidas. • Autorizado por: Nombre de la persona quien autoriza la salida de la mercancía del almacén. • Entregado por: Nombre de la persona de la bodega quien entrega la mercancía. • Recibido por: Nombre de la persona quien recibe la mercancía por parte del comprador. • Registrado por: Nombre de la persona quien registra la salida de la mercancía del almacén.

REQUISICIÓN O SOLICITUDES DE OBJETOS Es un documento que sirve para solicitar material o productos que se pueden requerir dentro de un almacén, este documento debe estar debidamente diligenciado y autorizado, debe tener original y copias para: • Los empleados que surten y despachan. • El encargado de tarjetas o sistemas de control de inventarios o de procesamiento electrónico de datos. • Contabilidad. Un sistema puede necesitar una documentación de salida aparte de la requisición. Este es conveniente cuando señala lo que realmente sale del almacén.

Este documento contiene los siguientes datos: • Número de requisición. Se lleva en orden consecutivo y permite controlar e identificar rápidamente las diferentes requisiciones o solicitudes. • Fecha de solicitud. Día, mes y año en que se solicita el material. • Código del artículo. Número de identificación del artículo. • Descripción del artículo. Características de la mercancía comprada. • Unidad. Unidad de medida comprada. • Proveedor. Nombre del proveedor de la mercancía. • Costo Unitario. Valor del artículo. • Importe. Valor total de la mercancía. • Uso exclusivo de contabilidad. Lo diligencia exclusivamente contabilidad. • Entrega a: Nombre de la persona quien recibe el pedido. • Cargo. Nombre del puesto de la persona que recibe. • Área. Área de trabajo de la persona que recibe. • Solicitado por. Nombre de la persona o punto que solicita la mercancía. • Fecha. En que se necesita la mercancía. • Aprobado por. Nombre de la persona quien aprueba la solicitud.

CONTROL DE EXISTENCIAS En el momento de efectuar una remisión, el auxiliar o almacenista de la bodega procede a dar salida a la mercancía en la tarjeta de control de existencias o Kárdex. El objetivo fundamental de este documento es disponer de un control permanente de las entradas y salidas de cada uno de los artículos, con el objeto de mantener actualizado el saldo disponible para la venta. El diseño de estas tarjetas no es estándar, cada empresa puede tener su propio modelo adaptado a las necesidades y requerimientos particulares. Cualquiera sea el modelo que se utilice, un buen control con información suficiente para los efectos administrativos y contables requiere de una ficha de control de existencias que contenga las siguientes partes: nombre del artículo, código, unidad, ubicación, mínimo, máximo, proveedor, fecha, comprobante, cantidades, precio unitario y monto,

Se destina una tarjeta para cada clase de artículo y en ella se anota: • Articulo. El nombre de la mercancía. • Código. Número de referencia o código asignado. • Ubicación. Se escribe el lugar de ubicación que le corresponde a ese articulo en el almacén, • Unidad. Se refiere a la unidad de medida del artículo, como por ejemplo: bulto, caja. Juego, estuche, • docena, galón, kilo, etc. • Mínimo. Se señala la cantidad menor del artículo en existencia con la cual se pueden servir con • regularidad los pedidos que realicen los clientes. • Máxima. Señala la cantidad ma^or de ese artículo que debe existir sin sacrificar espacio en el almacén • ni abultar innecesariamente. • Proveedores. Lugar para anotar el nombre y dirección del proveedor del articulo, • Fecha. Columna para anotar la fecha en que se llevó a cabo la operación. • Comprobante, Espacio para registrar el número del comprobante que respalda la operación realizada. • Cantidad. Sección que comprende a su vez tres columnas: la primera es para registrar las entradas, ib • segunda es para las salidas, y, en la tercera se registra la existencia después de cada operación. • Precio unitario. Sección con dos columnas: en la primera se anota el predo unitario de las entradas y • en la segunda el de las salidas de cada una de las unidades en referencia, • Monto total. Sección que comprende tres columnas, en el debe se registra el costo de las unidades que • entran, en él haber se asienta el costo de las unidades que salen según el método empleado, en la • columna de saldo se anota el costo del movimiento y representa el costo de la existencia de ese • articulo.