Presentacion Curso Project

Instructora: Ing. Marvelin C. Marval S. C.I.V: 153.972

Una vez definido el proyecto se decide cómo y cuando se alcanzará el objetivo previsto en el mismo. Un proyecto está formado por las siguientes partes: 1. Tareas: para determinar su tiempo se toma en cuenta los siguientes aspectos: Información histórica Participación Intuición Indeterminación 2. Hitos 3. Recursos Instructora: Ing. Marvelin C. Marval S. C.I.V: 153.972

Inicio del proyecto  Creación del Plan de Proyecto  Asignación de recursos y cálculo del costo  Asignación de dependencias  Calendario de trabajo 

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Menús y botones

Definición de Tareas

Gráfica de Gantt - Por omisión -

Vistas

Inicio de la aplicación Al iniciar la aplicación aparece la página principal de Microsoft Project Se abre un proyecto nuevo En el se definen los datos del proyecto

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Un proyecto puede programarse de acuerdo a la fecha de inicio o de terminación y el sistema calcula automáticamente la fecha en que debe iniciar o terminar

 

En el menú Proyecto, seleccionar Información del Proyecto Proporcionar los datos solicitados:  Fecha de inicio (Start date)  Fecha de terminación (Finish date)  Programar según (Schedule from)  Fecha de inicio (Project Start date)  Fecha de terminación (Project finish date)  



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Fecha actual (Current date) Fecha de Status (Status date) Tipo de calendario (Calendar)  Estándar, 24 horas, Turnos Prioridad del proyecto (Priority)

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En la ventana de Información del Proyecto, seleccionar  Aparecerá una ventana con las estadísticas resultantes del avance del proyecto: 

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Inicio / terminación Duración, trabajo y costo

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Para definir las propiedades del proyecto se selecciona la opción Propiedades del menú Archivo.  En esta ventana se introducen los datos relacionados con el proyecto y su administrador: 

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Nombre del proyecto (Title) Materia o tópico (Subject) Autor (Author) Administrador (Manager) Compañía (Company) Categoría (Category) Claves (Keywords) Comentarios (Comments)

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Una vista es un formato para analizar la información del proyecto o para introducir datos  Existen tres formatos de vistas: 

  

Hojas Gráficas y diagramas Formularios Las vistas pueden combinarse mostrando dos vistas individuales

Las vistas se seleccionan desde la barra de desplazamiento que muestra las vistas más usadas o mediante la opción clic derecho sobre la barra lateral izquierda en la que aparece una ventana como aparece en la imagen y seleccione Barra de vistas  La vista por omisión es la Diagrama de Gantt 

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Muestra el avance del proyecto Permite evaluar el estado individual de cada tarea Cada tarea se representa en una barra relacionada con la escala de tiempo Las líneas que conectan las tareas reflejan sus relaciones, llamadas dependencias Muestra el recurso asignado a una tarea

Es un diagrama de red Permite enfocar la atención a las relaciones entre tareas más que al plan en sí Cada tarea es un rectángulo llamado nodo que contiene información sobre la tarea Usos del diagrama Pert: Crear y afinar el calendario Ligar las tareas y definir tiempos de inicio y terminación Mostrar tareas no iniciadas, en avance y terminadas Asignar personal y otros recursos

Escala de tiempo – Ajuste Representa el tiempo en el que se realizan las tareas Incluye una escala principal y una secundaria Ajuste: En la vista Gantt, seleccionar el botón para reducir o aumentar la escala O seleccionar la opción Zoom Del menú Vista: 

También en la parte inferior derecha podrá encontrar diferentes tipos de vista.  Diagrama de Gantt  Uso de Tareas  Organizador de Equipo  Hoja de Recursos

Impresión de informes Para imprimir la información de la vista se selecciona la opción Imprimir del menú Archivo Es conveniente analizar el número de páginas y la forma en que se hará la impresión, seleccionando la opción Previo del menú Archivo Ms Project genera diversos tipos de reportes mediante la opción Informes del menú Proyecto Tipos de informes

 Informes Generales

 Resumen del proyecto

Creación del Plan – Introducción de tareas La introducción de tareas se puede hacer en forma global o detallada Global directamente en la vista Gantt Detallada mediante la vista Hoja de Tareas de Mas vistas

Cada tarea es asociada con un número de identificación EDT Si no aparece de clic derecho sobre la barra superior y agregue una columna ubique “EDT” Se hace clic en un campo de la columna Nombre de la Tarea y automáticamente se asigna una duración a la tarea de 1 día. Puede introducirse la duración en este momento o posteriormente.

 La tarea puede ser una actividad o un resumen de un grupo de tareas que genera un esquema.  Para indicar que una tarea es parte de un grupo se utiliza el botón de Sangría a la derecha.  La Sangría a la izquierda genera un grupo o tarea nueva

 Las tareas se apreciarán en forma de grupos:

Creación del Plan – Vista, edición y desplazamiento de tareas Para ver las tareas de un grupo: Se hace clic en el signo (+) de la tarea, para cerrar el grupo, se hace clic en el signo (-):



Para insertar una nueva tarea: 



 

O se seleccionan los botones teniendo el cursor sobre la tarea deseada Para abrir todas las tareas o niveles determinados de ellas, se selecciona el botón Mostrar Subtareas.





Se coloca el cursor en el nombre de la tarea en donde se insertará la nueva tarea Oprimir la tecla Ins o seleccionar la opción Nueva Tarea del menú Tarea

Para eliminar una tarea Se coloca el cursor en el nombre de la tarea en donde se eliminará Oprimir la tecla Del o seleccionar la opción Borrar Tarea del menú Tarea

Para desplazar una tarea de una posición a otra: 



Seleccionar el identificador de la tarea o de varias tareas Desplazarla(s) a la posición deseada (No se requiere insertar un renglón)

Creación del Plan – Tareas repetitivas y notas Las tareas repetitivas se presentan consistentemente en un proyecto Pueden representar juntas, reuniones o revisiones del plan Para introducirlas, se selecciona la opción Tarea Periódica del menú Tarea

• Las notas de las tareas contienen información sobre la planeación de la misma • Para introducir una nota se coloca el cursor en la tarea y se selecciona la opción Notas de Tarea del menú Tarea, o el botón

Creación del Plan – Información de la WBS - EDT Una EDT contiene la información de las tareas en forma  Se selecciona la opción EDT-Definir estructurada Código del menú Proyecto: Para crear la secuenciación de tareas: Se abre la vista Hoja de Tareas del menú Mas Vistas… Se inserta una nueva columna en la que se colocará la secuenciación en Configuración de Campo menú Formato:  Para asignar una nueva numeración, se selecciona la opción EDT- Volver a Numerar del menú Proyecto 16

Creación del Plan – Asignación de Hitos -

Un Hito es una tarea que no tiene duración pero que identifica eventos importantes del calendario, por ejemplo, la terminación de una fase mayor Para colocar un hito, se ingresa una tarea con duración cero Si se quiere ingresar un Hito con duración que represente un evento especial como por ejemplo una aprobación, se realiza lo siguiente: Se ingresa la tarea con duración

– Seleccionar Información de tarea y la etiqueta Avanzado – Ingresar la duración – Marcar la celda Marcar la tarea como hito

Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea - Calendario y Jornadas de Trabajo Para asignar recursos y representarlos, es necesario indicar el calendario que será usado Seleccionar Opciones del menú Archivo Ingrese los datos en la ventana de la etiqueta Programación y Calendario

• Para definir el calendario estándar del proyecto que representa las horas de trabajo: – Se selecciona la opción Cambiar Calendario Laboral del menú Proyecto

Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea - Duración de las tareas -

La duración de las tareas puede introducirse de la siguiente manera: En la columna Duración correspondiente de la gráfica de Gantt Colocando el cursor sobre la tarea y seleccionando la opción Información de la Tarea del menú Proyecto o mediante el botón. Se introduce el tiempo estimado en horas, días, semanas o meses La duración se introduce en tareas individuales.

 Información de Tarea:

 Cuando se tiene poca experiencia o dudas en la estimación, puede utilizarse la vista Pert – Diagrama de Red

Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea - Duración de las tareas 

La duración de las tareas puede asignarse a nivel de grupos de tareas:









Fecha de inicio sin dependencia:

Una tarea puede tener restricciones para su duración:

Esto queda representado en la gráfica:

Cuando sea necesario establecer la fecha de inicio de una actividad, sin depender de otra, sólo se indica la fecha



Una restricción para finalizar en una fecha límite se representa en el diagrama:

Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea - Duración de las tareas -

Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea - Definición del recurso Uno de los recursos para realizar una tarea, es el responsable de realizarla Cuando se asigna un recurso, por su capacidad máxima para realizarla es de 100% (omisión) Es posible asignar dos o más recursos a una tarea, colocando el porcentaje de participación, por ejemplo, 50% Existen dos niveles de asignación La definición del recurso una sola vez La asignación del recurso a las tareas del proyecto

Si no se conoce el nombre del recurso, puede colocarse la especialidad

 Definición del recurso:  Opciones:

 Opción Asignar Recursos del menú Recursos  O el botón  Aparecerá el cuadro de diálogo para ingresar los nombres o la especialidad:

Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea - Definición del recurso  Hoja de recursos  Permite introducir mayor información de cada recursos  Para definir la información, se utiliza la vista Hoja de Recursos:  El tipo de recurso puede ser Trabajo o Material







Si se introduce un Material se coloca la etiqueta del mismo en la columna Tipo de la Etiqueta Automáticamente se coloca la inicial de cada recurso en la columna Inicial En la columna Grupos se indica si el recurso es un equipo de trabajo













Capacidad Máxima: indica el número máximo de unidades de tiempo en el que el recurso puede ser asignado. En Tasa Estantar se coloca el pago por hora para el recurso

Tasa de Hora Extra significa el pago por hora extra del recurso En Costo/uso se coloca el costo por usar el recurso, normalmente se aplica a materiales En Acumular se indica la forma de aplicar el recurso: Inicio, final o prorrateado Calendario base se escoge el calendario modificado inicialmente.

Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea - Asignación del recurso Para asignar un recurso a una tarea se tienen varias opciones: Columna Nombre del Recurso de la vista Gantt Doble clic en la tarea para visualizar la información de la tarea En ambos casos, se hace clic en la lista de desplegado para seleccionar el nombre y se le asigna el porcentaje de participación:



En el caso de utilizar la columna Nombre del Recurso, solo se ingresará el nombre del responsable y las unidades de asignación serán en un 100% por omisión

Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea - Definición del recurso Detalles de los miembros del equipo (Responsables) Abrir la ventana de asignación de recursos:

Hacer doble clic en el nombre del responsable al que se le actualizarán los datos

 Ingresar los datos en la ventana de información.  En el caso de asignar dos recursos a una misma tarea, se ingresa el porcentaje de participación de cada uno:

Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea - Asignación del recurso -

Asignación de dependencias

Por omisión, las dependencias entre dos tareas es de fin a inicio Es conveniente iniciar la vinculación entre tareas con esta definición y posteriormente identificar y modificar las excepciones Para definir una dependencia: Se seleccionan las tareas que dependerán entre sí Se oprime el botón Otra opción es describirla en la ventana Información de Tareas

 También pueden introducirse las dependencias en la columna Predecesora de la vista Gantt

 Para eliminar una dependencia:  Se seleccionan las tareas que dependerán entre sí  Se oprime el botón  Si las tareas no están contiguas, se selecciona la primera tarea y oprimiendo la tecla Ctrl se selecciona la segunda  Pueden seleccionarse varias tareas a la vez

Asignación de dependencias 



Cuando se crea el calendario, MS Project calcula la duración del proyecto a través de las dependencias entre las tareas predecesoras y sucesoras



Cuando se han definido las dependencias de las tareas, éstas se representan en la gráfica a través de líneas de unión 

Existen tareas que dependen de otras pero que requieren un tiempo adicional adicional para su inicio. El tiempo necesario se introduce en el cuadro de demora –Posposición-

Para cambiar el tipo de dependencia, se hace doble clic en la línea y se selecciona la deseada: 

En el caso de requerir un adelanto en el tiempo, el número introducido deberá ser negativo

Asignación de dependencias

- Diagrama del Calendario -

Calendario de trabajo – Trabajo = Duración * Unidades La duración de una tarea depende de los recursos asignados y al tipo de tarea, Por omisión la programación se condiciona al esfuerzo Se incrementa o disminuye la duración de acuerdo a los cambios en los recursos pero no se modifica la duración de la tarea

El trabajo es la cantidad de esfuerzo o numero de horas dedicados por un recurso a una tarea

 Métodos de Programación Archivo –Opciones –Programación

Calendario de trabajo – Trabajo = Duración * Unidades El tipo de la tarea influye en su programación. Hay tres tipos de tareas:

 Unidades fijas

Unidades fijas Duración fija Trabajo fijo

Para consultar o modificar el tipo de la tareas se utiliza la vista Formulario de Tareas en Mas Vistas Unidades fijas: Es el tipo por omisión Se modifica su duración si se incrementan o reducen recursos

 Si se agrega un nuevo recurso, la duración de la tarea se reduce:

Calendario de trabajo – Trabajo = Duración * Unidades 

Duración fija: 





La duración de la tarea siempre es la misma aún si se incrementan o reducen recursos:

La tarea representa la impartición de un curso en 24 horas, si se agrega un recurso de apoyo, la duración del curso será la misma:

Trabajo fijo 



El trabajo total de la tarea será el mismo y los cambios en recursos modifican la duración y las unidades:

Si se agrega un nuevo recurso, la duración de la tarea se reduce:

Calendario de trabajo – Vista Uso de recursos -

Calendario de trabajo – Vista Uso de tareas -

Calendario de trabajo – Cargas de trabajo -

La vista Hoja de recursos –Resource Sheet- permite la redistribución en caso de ser necesario Un recurso está sobrecargado cuando tiene asignado más trabajo del que puede realizar en un horario laboral Cuando un recurso está sobreasignado el texto se muestra en rojo y contiene un indicador:

• Se puede utilizar la gráfica de recursos – Grafica de Recursospara apreciar el porcentaje de uso de recursos:

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Calendario de trabajo – Cargas de trabajo Para el balance de las cargas en forma manual se utiliza la opción Administración de Recursos de Detalles sub-menú Vista en dos paneles en el Menú Vista 

Se divide la pantalla y se señala el recurso que se quiere administrar

Calendario de trabajo – Calendarios por recurso En Ms Project, existen dos tipos de calendario: Calendario Estándar Calendario por recurso El calendario estándar es el calendario por omisión para cada recurso Pueden crearse calendarios especiales para controlar la disponibilidad del recurso Otros dos tipos de calendario pueden asignarse a un recurso:

Calendario 24 horas Calendario turno de noche

 El calendario estándar se accesa mediante la opción Archivo Opciones y la etiqueta Programación Calendario: