Preluarea Administratiei Asociatiei de Proprietari de Catre Noul Administrator

Preluarea administratiei asociatiei de proprietari de catre noul administrator Preluarea administratiei asociatiei de proprietari de catre noul administrator este asemanatoare cu preluarea unei gestiuni, din aceasta cauza trebuie tratata cu mare atentie intrucat eventualele greseli sau abordarea cu usurinta pot avea consecinte pecuniare sau chiar penale. Practica a demonstrat ca de multe ori din lipsa de administrator, unii locatari (proprietari) s-au oferit sa tina provizoriu adminstratia pana la gasirea unui administrator calificat, fara a se efectua cele mai elementare verificari si fara a se consemna intr-un document ce anume s-a preluat, fapt care a generat de multe ori conflicte in cadrul asociatiei, cu toate ca persoana care a preluat a fost de buna credinta. De mentionat ca in multe cazuri „starea de preluare provizorie” dureaza si cativa ani. In lipsa vechiului administrator este recomandabil a se urma aceiaşi procedura standard de preluare a administratiei cu precizarea ca se impune constituirea unei comisii formate cel putin din: presedinte, un cenzor, un membru din comitetul executiv si doi membrii din cadrul asociatiei in calitate de martori. La preluarea administratiei unei asociatii de proprietari este recomandabil a se intocmi un proces-verbal de predare-primire, in trei exemplare: 1 - pentru arhiva asociatia de proprietari (care se recomanda a fi pastrata de presedintele asociatiei, intrucat acesta reprezinta din punct de vedere juridic asociatia); 2 - pentru adminstratorul care preda; 3 - pentru administratorul care preia. In procesul-verbal se vor consemna predarea si respectiv primirea urmatoarele valori si documente: - soldul in casa; - soldul contului disponibil mentionandu-se societatea bancara sau unitatea C.E.C.; - soldurile fondurilor de rulment, de reparatii, special constituite; - situatia sumelor neachitate catre furnizori; - contributiile restante la fondurile de rulment, de reparatii, la cele special constituite; - evidenta fondurilor de rulment, de reparatii, special constituite ; - evidenta garantiilor existente la furnizori; - situatia debitorilor, altii decat membrii asociatiei de locatari; - situatia creditoriilor; - situatia lucrarilor de reparatii sau/si intretinere aflate in executie (stadiul platilor, stadiul fizic al lucrarilor…); - ultima lista a cotelor de intretinere afisata, inclusiv situatia incasarilor; - se va mentiona seria, nr., data si valoarea ultimei chitante emise de vechiul administrator; - se vor mentiona seria si nr. carnetelor de chitante achizitionate de la distribuitorii autorizaţi necompletate; - nr. de dosare cu documente primare luate in primire, specificandu-se pe scurt la fiecare dosar: nr. de file, perioada (de la data de zz.ll.aa la data de zz.ll.aa) si ce contine (chitante, facturi, liste de intretinere, cereri de scoatere de la intretinere, state de plata, extrase de cont,…) - registrele predate specificandu-se pe scurt denumirea acestora, nr. de file, perioada (de la data de zz.ll.aa la data de zz.ll.aa);

- stampilele predate (pe procesul verbal de predare primire in dreptul denumirii stampilei se va aplica impresiunea acesteia pe toate cele trei exemplare); - mijloacele materiale si mijloacele fixe din inventar (acolo unde este cazul), specificându-se starea de uzura. - ca anexa la procesul verbal de predare-primire se va intocmi situatia soldurilor elementelor de activ si pasiv care trebuie sa fie in concordanţă cu datele mentionate in procesul verbal. In cazul in care se constata diferente in minus sau in plus acestea se vor mentiona, si dupa caz plusurile se inregistreaza ca incasari iar minusurile se vor imputa vechiului administrator, ocazie cu care i se va lua un angajament de plata in care se va preciza in mod obligatoriu termenul si modalitatea de plata (ches sau prin banca).