Pratique de La Paie

Séminaire professionnel portant sur : PRATIQUE DE LA PAIE

Animateur : M. CHERAMI Mourad « Expert – Consultant »

Mars 2007

SOMMAIRE TITRE 1. Référentiels TITRE 2. Introduction TITRE 3. Documents de paie TITRE 4. Calcul de la paie TITRE 5. Codification de la paie TITRE 6. Déclarations sociales TITRE 7. Déclarations fiscales TITRE 8. Taxes sur la formation et l’apprentissage TITRE 9. Contrôle de la paie

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TITRE 1

REFERENTIEL

1.1. LOI 90.11 DU 21 AVRIL 1990 RELATIVE AUX RELATIONS DE TRAVAIL TITRE IV REMUNERATION DU TRAVAIL CHAPITRE 1 DISPOSTIONS GENERALES Art 80 : En contrepartie du travail fourni, le travailleur a droit à une rémunération au titre de laquelle il perçoit un salaire ou un revenu proportionnel aux résultats du travail. Art 81 : Par salaire, au sens de la présente loi, il faut entendre :

 



Le salaire de base, tel qu’il résulte de la classification professionnelle de l’organisme employeur. Les indemnités versées en raison de l’ancienneté du travailleur, des heures supplémentaires effectuées ou en raison de conditions particulières de travail et, notamment, de travail posté, de nuisance et d’astreinte, y compris le travail de nuit et l’indemnité de zone. Les primes liées à la productivité et aux résultats du travail.

Art 82 : Par revenu proportionnel aux résultats du travail, il faut entendre la rémunération au rendement à la tache, à la pièce, au cachet et au chiffre d’affaire. Art 83 : Les remboursements de frais sont versés en raison de sujétions particulières imposées par l’employeur au travailleur (missions commandées, utilisation du véhicule personnel pour le service et sujétions similaires). Art 84 : Tout employeur est tenu d’assurer, pour un travail de valeur égale, l’égalité de rémunération entre les travailleurs sans aucune discrimination. Art 85 : La rémunération est exprimée en des termes exclusivement monétaires et son paiement s’effectue en des moyens exclusivement monétaires. Art 86 : le montant de la rémunération ainsi que celui de tous les éléments qui la composent figurent, nommément, dans la fiche de paie périodique établie par l’employeur. Cette disposition ne s’applique pas aux remboursements de frais.

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CHAPITRE II SALAIRE NATIONAL MINIMUM GARANTI Art 87 : Le salaire national minimum garanti (SNMG) applicable dans les secteurs d’activité est fixé par décret, après consultation des associations syndicales de travailleurs et d’employeurs les plus représentatives. Pour la détermination du SNMG il est tenu compte de l’évolution :

  

De la productivité moyenne nationale enregistrée De l’indice des prix à la consommation De la conjoncture économique générale

Art 87 bis. (Nouveau, art 1 DL n° 94 -03) – Le salaire national minimum garanti, prévu à l’article 87 ci- dessus, comprend le salaire de base, les indemnités et primes de toute nature à l’exclusion des indemnités versées au titre de remboursement de frais engagés par le travailleur. CHAPITRE III PRIVILEGES ET GARANTIES Art 88 : L’employeur est tenu de verser régulièrement à chaque travailleur et à terme échu, la rémunération qui lui est due. Art 89 : Les rémunérations ou avances sur rémunération sont payées par préférence à toutes autre créances, y compris celle du trésor et de la sécurité sociale, et ce, quelles que soient la nature, la validité et la forme de la relation de travail. Art 90 : Les rémunérations contenues dans les sommes dues par l’employeur ne peuvent être frappées d’opposition, de saisie ni être retenues pour quelque motif que ce soit, au préjudice des travailleurs auxquels elles sont dues. Art 148 : Quiconque rémunère un travailleur sans lui remettre une fiche de paie correspondant à la rémunération perçue ou omet d’y faire figurer un ou plusieurs des éléments composant le salaire perçu, est puni d’une amende de 500 à 1000 DA multipliée par autant de fois qu’il y a infraction. Art 149 : Sans préjudice des autres dispositions de la législation en vigueur, tout employeur qui rémunère un travailleur à un salaire inférieur au salaire national minimum garanti ou au salaire minimum fixé par la convention ou l’accord collectif de travail, est puni d’une amende de 1000 à 2000 DA multipliée par autant de fois qu’il y a d’infractions. En cas de récidive la peine est de 2000 à 5000 DA multipliée par autant de fois qu’il y a d’infractions. Art 150 : Toute infraction à l’obligation de versement à terme échu de la rémunération due est punie d’une amende de 1000 à 2000 DA multipliée par autant de fois qu’il y a d’infractions.

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En cas de récidive la peine est de 2000 à 4000 DA applicable autant de fois qu’il y a infraction et d’un d’emprisonnement d’un mois à trois mois ou de l’une de ces deux peines seulement. ORDONNANCE N° 75.58 DU 26 SEPTEMBRE 1975, MODIFIEE ET COMPLETES, PORTANT CODE CIVIL

Art 299 : La compensation a lieu, quelles que soient les sources des dettes, excepté dans les cas suivants :

 

………. Lorsque l’une des deux dettes constitue une créance insaisissable.

Art 309 : Toute créance périodique est renouvelable, telle que loyers, arrérages, traitements, salaires et pensions se prescrivent par cinq ans, même si elle est reconnue par le débiteur. Art 312 : Se prescrivent par un an les créances suivantes :

 

………. Les sommes dues rémunérations

aux

ouvriers

et

autres

salariés

pour

leurs

Celui qui invoque cette prescription d’un an, doit prêter serment qu’il a effectivement acquitté la dette. Le juge défère, d’office, le serment. Si le débiteur est décédé, le serment est déféré aux héritiers ou, s’ils sont mineurs, à leurs tuteurs, pourvu qu’ils aient à déclarer qu’ils ne savent pas que la dette existe ou qu’ils ne savent que le paiement a eu lieu. Art 313 : La prescription des créances prévues aux articles 309 et 311, court à partir du jour ou les prestations ont été effectuées par les créanciers, alors même que ces derniers continueraient à fournir d’autres prestations. Lorsque l’une de ces créances a été constatée par un acte écrit, elle ne se prescrit que par quinze ans. Art 314 : Le délai de prescription se compte par jours, non par heures ; le jour initial n’est pas compté et la prescription n’est acquise que si le dernier jour est révolu. Art 315 : La prescription ne court, sauf disposition spéciale, qu’à dater du jour ou la créance est devenue exigible. Néanmoins, elle ne court, à l’égard d’une créance soumise à une condition suspensive, qu’a partir du jour ou la condition se réalise, à l’égard d’une garantie d’éviction, qu’a partir du jour ou l’éviction a lieu, à l’égard d’une créance à terme, qu’à partir de l’expiration du terme.

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Lorsque la date de l’exigibilité de la créance dépend de la volonté du créancier, la prescription court du jour où celui-ci a eu la possibilité d’exprimer sa volonté. Art 316 : la prescription ne court point toutes les fois qu’il y a un obstacle, dûment justifié, qui empêche le créancier de réclamer sa créance. Elle ne court point non plus entre représentant et représenté. La prescription dont le délai est de moins de cinq ans, ne court point contre les incapables, les absents et les personnes condamnées à des peines criminelles s’ils n’ont pas de représentant légal, pendant toute la période de leur incapacité. Art 317 : La prescription est interrompue par une demande en justice, même faite à un tribunal incompétent, par un commandement ou une saisie, par la demande faite par le créancier tendant à faire admettre sa créance à la faillite du débiteur ou dans une distribution ou par tout acte accompli par le créancier au cours d’une instance, en vue de faire valoir sa créance. Art 318 : La prescription est interrompue par la reconnaissance expresse ou tacite du droit du créancier par le débiteur. Est considéré comme connaissance tacite, le fait par le débiteur de laisser entre les mains du créancier un gage en garantie de sa dette. Art 319 : Lorsque la prescription est interrompue, une nouvelle prescription commence à parcourir à partir du moment où l’acte interruptif a cessé de produire son effet. La nouvelle prescription a la même durée que la première. Toutefois, si la dette a été constatée par un jugement passé en force de chose jugée, ou s’il s’agit d’une dette qui se prescrit par un an et dont la prescription a été interrompue par la reconnaissance du débiteur, elle ne se prescrit plus que par quinze ans, à moins que la dette constatée par jugement ne comprenne des obligations périodiques et renouvelables qui ne sont devenues exigibles qu’après le jugement. Art 320 : La prescription éteint l’obligation, mais elle laisse, toutefois, subsister une obligation naturelle. Art 321 : Le tribunal ne peut soulever d’office la prescription. Celle-ci doit être demandée par le débiteur, par l’un de ses créanciers ou par toute personne intéressée, alors même que le débiteur omet de le faire. Art 322 : On ne peut renoncer à la prescription avant d’avoir acquis le droit de s’en prévaloir, ni convenir d’un délai autre que celui qui est fixé par la loi. Art 358 : Adapter de la saisie –arrêt, tout paiement qui serait fait par le tiers saisi au débiteur serait nul. Toutefois, le tiers saisi dont continuer à lui verser la portion non saisissable de ses salaires, gages ou appointements. Art 565 : Les sous-traitants et les ouvriers qui travaillent pour le compte de l’entrepreneur à l’exécution de l’ouvrage, ont une action directe contre le maître de l’ouvrage jusqu’à concurrence des sommes dont il est débiteur envers l’entrepreneur principal au moment où l’action est intentée. Cette action

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appartient également aux ouvriers des sous- traitants à l’égard tant de l’entrepreneur principal que du maître de l’ouvrage. Ils ont, en cas se saisie- arrêt pratiquée par l’un d’eux entre les mains du maître de l’ouvrage ou de l’entrepreneur principal, un privilège, au prorata de leurs droits respectifs, sur les sommes dues à l’entrepreneur principal ou au soustraitant au moment de la saisie arrêt. Ces sommes peuvent leur être payées directement. Les droits des sous- traitants et ouvriers prévus par cet article, priment ceux de la personne à laquelle l’entrepreneur a cédé sa créance envers le maître de l’ouvrage. Art 977 : Les créances incessible ou insaisissables ne peuvent pas être données en gage. Art 990 : Ont privilège sur le prix des biens de débiteur, les frais de justice faits dans l’intérêt commun de tous les créanciers pour la conservation et la réalisation de ces biens. Ces frais sont payés avant toutes les créances, mêmes privilégiées ou hypothécaires, y compris celles des créanciers au profit desquels ils ont été faits. Les frais pour la réalisation des deniers sont payés avant ceux de la procédure de distribution. Art 993 : Les créances suivantes ont privilège sur tous les biens meubles ou immeubles du débiteur :

  

Les sommes dues aux gens de service aux commis, ouvriers et à tous autres salaries pour leurs salaire et appointements de toute nature durant les douze derniers mois. …….. ……..

Ces créances sont payées immédiatement après les frais de justice, les sommes dues au trésor public et les frais de conservation et de réparation. Entre elles, sont payées au marc le franc.

ORDONNANCE N° 75.59 DU 26 SEPTEMBRE 1975, MODIFIE ET COMPLETEE, PORTANT CODE DE COMMERCE

Art 280 : À partir jugement qui prononce la faillite ou le règlement judiciaire, tous les créanciers, privilégiés ou non, y compris le trésor public, doivent remettre au syndic leurs titres avec un bordereau indicatif des pièces remises et des sommes réclamées. Le bordereau certifie sincère et véritable est signé par le créancier ou par son mandataire légal. Les créanciers bénéficiant d’une sûreté ayant fait l’objet d’une publicité, doivent, s’il y a lieu, être avertis personnellement et, si besoin, au domicile élu.

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Sont admise par provision a titre privilégie ou à titre chirographaire selon le cas : 1. Les créances fiscales résultant d’une taxation d’office ou d’une notification et redressement et qui n’ont pu faire l’objet d’un titre exécutoire à la date limite de production des créances. 2. Les créances douanières qui ont fait l’objet d’un titre autorisant la prise de mesures conservatoires. Art 294 : Le syndic doit, dans les dix jours qui suivent le jugement prononçant la faillite ou le règlement judiciaire, payer sur simple ordonnance du jugecommissaire, nonobstant l’existence de tout autres créances à la seul condition qu’il ait en main les fonds nécessaires, les salaires indemnités et accessoires de toute nature nés à l’occasion de la relation de travail, échus et dus aux travailleurs directement employés par le débiteur. Art 295 : Si le syndic n’a pas en main les fonds nécessaires pour le paiement prévu à l’article précèdent, les sommes dues doivent être acquittées sur les premières rentrées de fonds.

ORDONNANCE N° 66.154 DU 6 JUIN 1966, MODOFIEE ET COMPLETEE, PORTANT CODE DE PROCEDURE CIVILE

Art 358 : A dater de la saisie-arrêt, tout paiement qui serait fait par le tiers saisi au débiteur serait nul. Toutefois, le tiers saisi doit continuer à lui verser la portion non saisissable de ses salaires, gages ou appointements. Art 366 : Aucune compensation ne peut s’opérer au profit des employeurs entre le montant des salaires dus par eux à leurs employés ou ouvriers et les sommes qui leur seraient dues à eux même pour fournitures diverses quelle qu’en soit la nature, à l’exception toutefois des sommes avancées pour l’acquisition : 1. Des outils ou instruments nécessaires au travail ; 2. Des matières et matériaux dont l’ouvrier à la charge ou l’usage. Art 368 : Ne sont pas susceptibles d’être saisies arrêtées : 1. Les sommes avancées ou remboursées à titre de frais de bureau, de tournées, d’équipement, d’indemnités de déplacement ou de transport ; 2. Les indemnités de logement ; L’insaisissable cesse au décès du débiteur.

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TITRE 2

INTRODUCTION La rémunération peut être définie comme « un ensemble d’avantages psychologiques et matériels » accordé à un travailleur lié par un contrat de travail. Elle constitue une obligation essentielle de l’employeur. Une politique de rémunération peut se fonder sur quatre règles. 1. La rémunération doit être liée au niveau et à l’ampleur des responsabilités ce qui implique la mise en place d’un système de classification des fonctions 2. L’efficacité personnelle doit être rémunérée d’où nécessité d’établir une relation entre le salaire et le rendement 3. La rémunération doit être individualisée (deux travailleurs occupant le même poste n’apportent nécessairement pas la même contribution) 4. La décision de modifier une rémunération appartient au chef d’entreprise ou aux membres de l’encadrement qui sont responsables du résultat Un système idéal de rémunération doit : Faire l’unanimité, Correspondre à la capacité de payer de l’entreprise, Etre contrôlable, Etre stimulant pour les travailleurs. La mise en place d’un système de rémunération se traduit par la définition des variables suivantes : Niveau de la masse salariale et évolution probable, Fixation des fourchettes de rémunération pour chaque type de poste, avec le cas échéant, mise en œuvre de rattrapage des écarts anormaux, Détermination de la part de rémunération du poste et celle de la façon de l’occuper, Modulation des augmentations et des promotions en fonction de l’ancienneté, de la qualification et de la performance.

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La contrepartie du travail fourni par un salarié est rémunérée sous quatre formes :  LE SALAIRE DE BASE qui rétribue la maîtrise d’une fonction dans le

cadre de l’occupation d’un emploi. Il est fonction du degré de compétences et du niveau de connaissances imposés par l’emploi et rémunère la contribution normale obligatoire du titulaire à la réalisation des tâches et activités impliquées par cet emploi.  LES INDEMNITES qui ont pour objet de rémunérer les préjudices causés

éventuellement au titulaire de l’emploi, au titre des sujétions et conditions induites par l’emploi  LES PRIMES qui ont pour objet de rémunérer le surplus d’efficacité

personnelle et/ou collective et l’effort supplémentaire fourni par le salarié ou le collectif pour dépasser les normes fixées et dégager une plus value.  L’INTERESSEMENT qui récompense l’effort collectif du personnel au

cours de l’exercice. Il est fonction du résultat bénéficiaire réalisé. La rétribution de l’effort et de la performance repose sur deux principes qui sont la distribution et l’investissement 1. Le principe de la distribution Il consiste à ne distribuer de prime que s’il y a concrètement un surplus financier dégagé. On ne distribuera que ce qui a été réellement dégagé comme ressources financières. 2. Le principe de l’investissement Il est basé sur l’idée que l’effort réel est rétribué même s’il n’y a pas au bout du processus, le dégagement d’un surplus financier. Le salarié est récompensé pour l’effort consenti même s’il n’y a pas de surplus financier. NB : Il est possible de combiner ces deux méthodes car elles dépendent de la nature de chaque paramètre, des critères d’évaluation, des objectifs stratégiques de l’entreprise

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En Algérie, par salaire au sens de la loi, il est entendu :     

Salaire de base Indemnité liées à l’ancienneté et aux heures supplémentaires Indemnités liées aux conditions particulières de travail Remboursement des frais engagés Primes liées à la productivité et aux résultats de travail

Les pratiques les plus courantes sont les suivantes : -

Indemnité Indemnité Indemnité Indemnité Indemnité Indemnité Indemnité Indemnité

d’ancienneté et/ou d’expérience professionnelle pour heures supplémentaires de nuisance de service permanent de travail posté d’astreinte de zone de travail de nuit

Auxquelles s’ajoutent, à titre complémentaire et/ou compensatoire, les indemnités, primes et avantages suivants : -

Indemnité d’intérim et de remplacement Indemnité d’enseignement Indemnité de congé annuel Indemnité de licenciement Indemnité de frais de mission Indemnité de frais de déplacement et de petit déplacement Indemnité de panier Indemnité forfaitaire de transport Indemnité de conventionnement véhicule Indemnité kilométrique Indemnité de stage Indemnité de correction d’épreuve Indemnité journalière pour maladie AT/MP maternité Indemnité d’allocation familiale Indemnité complémentaire d’allocation familiale Indemnité pour salaire unique Indemnité de parrainage Prime de rendement individuel Prime de rendement collectif Prime de responsabilité Prime de résultat global Prime de bilan Prime de documentation Prime de production pédagogique

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-

Prime de départ à la retraite Prime pour acte exceptionnel Gratification médaille Bonification moudjahidine Bonification enfant de chouhada Avantages en nature

La paie est une fonction très complexe en raison de la diversité des éléments qui la composent (regroupés en rubrique de paie) et de la multiplicité des opérations à réaliser pour la mise en œuvre. Tous les mois en effet, l’employeur est tenu de calculer pour chaque travailleur, ses droits et ses obligations suivant sa situation professionnelle, personnelle et familiale      

En versant les cotisations de sécurité sociale et de retraite En prenant en charge les retenues fiscales, les taxes En attribuant certaines prestations sociales (allocations familiales indemnités diverses) En gérant les avances de trésorerie consenties au personnel En comptabilisant les dépenses y afférentes En notifiant bulletins de paie et autres documents

Ces actes de gestion, tenus souvent pour élémentaires, doivent cependant prendre en compte différents aspects particuliers, à savoir : -

L’instabilité ou l’évolution rapide des règles de rémunération qui imposent des modifications importantes du système de paie,

-

Les changements de situations, à effet rétroactif, sur un plan individuel ou collectif, qui nécessitent l’obligation de régulariser des paies antérieures,

-

Le grand nombre des informations à prendre en compte, l’importance des opérations à réaliser sur les données relatives au personnel et surtout leur répétitivité.

L’utilisation de l’ordinateur pour le calcul de la paie, est relativement récente dans la quasi totalité de nos entreprises, encore que les systèmes en vigueur ne soient pas aussi performants qu’ils le devraient. Certes, l’ordinateur est là pour : • • • •

calculer les rémunérations du personnel et établir les bulletins de paie, fournir les états destinés aux organismes externes, établir des restitutions diverses sur les éléments de rémunération, voire d’effectifs, procurer des analyses de rémunérations et de charges par nature, unité, service, …

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Mais, il reste limité dans son utilisation. Les systèmes actuels se caractérisent, en général, par une prépondérance des élaborations manuelles, notamment dans l’étape « détermination des droits ». Actuellement, beaucoup d’élément de la rémunération sont d’abord valorisés manuellement par les gestionnaires puis ordonnancés sous forme d’instructions codifiées pour être enfin transcrits au niveau de la machine Ce n’est qu’à l’étape suivante, celle des calculs, que la machine intervient pour établir les différents documents de restitution Dans un système automatisé, élaborer une paie consiste en la détermination des droits et obligations du travailleur en application de la réglementation et au regard de ses situations, professionnelle et familiale, la valorisation de ces droits ou éléments de paie en montants à attribuer ou à retenir, l’ordonnancement de ces montants dans des documents de saisie permettant une prise en charge aisée de l’ordinateur Sur la base de ces données l’ordinateur assure le calcul de la paie par le biais de logiciels spécifiques et restitue un ensemble de documents induits en la matière. La paie du personnel est traitée à partir de trois séries d’éléments (appelés aussi « rubriques de paie ») qui prennent en compte les différentes situations des travailleurs : -

Les rubriques de base Constituent les assises de la paie d’un travailleur et sont déterminés à partir du classement du poste ; le programme informatique prend en compte la valeur de ce classement au regard de la grille des salaires

-

Les rubriques fixes Permettent la prise en compte des dispositions permanentes ou durables dans le temps et liées à la situation du travailleur aux familial et professionnel.

-

Les rubriques variables Permettent la prise en compte des dispositions temporaires, variant aussi bien en droit qu’en valeur

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TITRE 3

DOCUMENTS DE PAIE La mise en œuvre des différentes opérations liées à l’élaboration de la paie nécessite l’utilisation d’un certain nombre de documents et notamment ceux indiqués ci-dessous, à titre indicatif, dont il convient d’expliciter les modalités de remplissage et d’application :         

RELEVE HEBDOMADAIRE COLLECTIF DE POINTAGE RELEVE INDIVIDUEL DES HEURES SUPPLEMENTAIRE RELEVE MENSUEL INDIVIDUEL DE POINTAGE RELEVE MENSUEL COLLECTIF DE POINTAGE BULLETIN DE PAIE DECOMPTE DE RAPPEL ARRET DE COMPTE SOLDE DE TOUT COMPTE LIVRE DE PAIE

1. RELEVE HEBDOMADAIRE COLLECTIF DE POINTAGE Le pointage est l’opération qui consiste à s’assurer de la présence effective sur les lieux de travail, de chaque employé de l’entreprise. Le pointage est individuel. Il est réalisé quotidiennement au niveau de l’ensemble des services de l’entreprise sous la responsabilité de la ligne hiérarchique. Le pointage donne lieu à l’établissement d’un document sur imprimé normalisé; Ce support permet le pointage quotidien de l’ensemble des travailleurs Chaque travailleur est tenu d’émarger : -

à l’heure d’arrivée et de sortie, lorsque le travail est accompli sous le régime de la séance continue, soit deux fois par jour, aux heures d’arrivées et de sorties, lorsque le travail est accompli sous le régime de la séance discontinue, soit quatre fois par jour.

2. RELEVE INDIVIDUEL DES HEURES SUPPLEMENTAIRES Le décompte des heures supplémentaire est l’opération qui consiste à indiquer les heures supplémentaires accomplies par un travailleur.

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L’accomplissement des heures supplémentaires ne peut se faire sans l’accord préalable du responsable de structure et dans les limites légales autorisées et ne peut intervenir que sur demande motivée écrite de la hiérarchie habilitée. Le pointage des heures supplémentaires est individuel. Il comprend par période hebdomadaire les heures accomplies avec indication de leurs majorations. 3. LE RELEVE MENSUEL INDIVIDUEL DE POINTAGE Le relevé mensuel individuel de pointage est l’opération qui consiste à décrire l’activité mensuelle d’un travailleur et la détermination des droits qui lui sont ouverts au regard de son activité. Par activité, il est entendu : -

HEURES DE PRESENCE DU MOIS HEURES SUPPLEMENTAIRES ABSENCES REMUNEREES ABSENCES NON REMUNEREES TOTAL DE L’EGALITE / EQUIVALENCE OUVRABLE

DES

HEURES

EN

JOUR

Le relevé de pointage est établi pour une période de référence fixée suivant l’organisation adoptée par l’entreprise 4. LE RELEVE MENSUEL COLLECTIF DE POINTAGE Le relevé mensuel collectif de pointage est l’opération qui consiste à décrire l’activité mensuelle de l’ensemble des travailleurs et la détermination des droits qui leur sont ouverts au regard de leur activité. Le relevé de pointage est établi pour une période de référence fixée suivant l’organisation adoptée par l’entreprise 5. BULLETIN DE PAIE Le bulletin de paie est un document qui permet de vérifier les moyens, périodicité et preuve de paiement d’une rémunération déterminée et calculée, manuellement ou automatiquement, par l’entreprise. Le bulletin est obligatoire pour les employeurs. 6. DECOMPTE DE RAPPEL Un décompte de rappel est un document sur lequel sont calculés et ventilés des éléments de gains et de retenues opérés à la suite d’une opération de redressement de salaire.

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Ces redressements peuvent concerner des rappels de promotion, d’avancement avec effet rétroactif, de régularisation à la suite d’une erreur sur la paie, d’un changement de situation professionnelle, de famille etc…

7. ARRET DE COMPTE Un arrêt de compte est un document qui constate un créance ou une dette d’un travailleur qui quitte momentanément l’entreprise dans le cadre d’une suspension de la relation de travail. Les cas de suspension de la relation de travail entraînant l’établissement d’un arrêt de compte sont : la mise en disponibilité, le congé sans solde, le détachement sans solde, l’accomplissement du service national et les périodes de maintien ou d’entretien dans la cadre de la réserve, la privation de liberté 8. SOLDE DE COMPTE Un solde de tout compte est un document qui constate un créance ou une dette d’un travailleur qui quitte définitivement l’entreprise dans le cadre d’une cessation de la relation de travail. Les cas de cessation de la relation de travail entraînant l’établissement d’un solde de tout compte sont : la nullité ou l’abrogation du contrat de travail, l’arrivée à terme du contrat de travail à durée déterminée, la démission, le licenciement, l’incapacité totale de travail telle que définie par la législation, le licenciement pour compression d’effectif, la cessation d’activité légale de l’entreprise, la retraite, le décès. Le solde de tout compte est obligatoirement daté et signé par l’intéressé et le responsable de la structure concernée. La signature par l’intéressé doit être précédée de la mention manuscrite « reçu pour solde de tout compte, atteste q’un exemplaire de cet état m’a été remis le ……… » 9. LIVRE DE PAIE Le livre de paie, dont la tenue par l’employeur est obligatoire, en application du décret exécutif n° 96.98 du 6.03.1996, comprend les éléments suivants :     

Nom et prénom de chaque travailleur, Période de travail, Poste de travail occupé, Salaire de base, Primes et indemnités, majorations pour heures supplémentaires, retenues légalement dues notamment celles inhérentes à la sécurité sociale et à l’impôt.

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Il est côté et paraphé par le greffe du tribunal territorialement compétent. Il est tenu constamment à jour, sans rature, surcharges ou apostilles. Il est présenté ou communiqué à l’inspecteur du travail territorialement compétent et à toute autorité habilitée à en demander communication. La durée de conservation du livre de paie est fixée à dix (10) années à partir de la date de leur clôture. NB : Les entreprises recouvrant dans leur mode de gestion aux supports informatiques doivent compléter le livre de paie par lesdits supports, ce dernier ne reprenant dans ce cas pour ces entreprises et pour chaque élément de rémunération, y compris les retenues légales, que son montant global.

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TITRE 4 CALCUL DE LA PAIE Le calcul des droits et des obligations est l’opération qui consiste à déterminer pour chaque travailleur lié par un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée, ses gains et ses retenues au regard de son activité, conformément : -

à la législation du travail au règlement intérieur, notamment la gestion des absences, à la réglementation relative aux prélèvements obligatoires à la source des cotisations de sécurité sociale, d’impôt sur les revenus,

Cette opération intervient lors de l’établissement du bulletin de paie ainsi qu’ à l’occasion d’un décompte de rappel, d’un arrêt de compte, d’un solde de tout compte dont il convient d’expliciter les modalités de calcul des rubriques de paie correspondantes.

1. SALAIRE DE BASE 

S’il s’agit d’une rémunération basée sur un TARIF HORAIRE

La loi en vigueur, fixe la durée légale hebdomadaire de travail à 40 heures dans les conditions normale de travail. Dans le cas d’une rémunération basée sur un tarif horaire, le salaire mensuel est calculé sur une enveloppe moyenne de 173,33 heures déterminées suivant la formule ci-après : 40 heures x 52 semaines = 173,33 12 mois Exemple pratique : Soit un salarié recruté le 12 d’un mois N qui reçoit un salaire de base de 12.100 DA ; Durant cette période, soit du 12 au 30, sa présence serait, par exemple de 90,00 heures. Son salaire se présente comme suit : 12.100 x 90,00 = 6282.80 173,33 

S’il s’agit d’une rémunération basée sur un TARIF JOURNALIER

La loi en vigueur, dispose que la durée légale hebdomadaire de travail peut être répartie sur cinq (5) ou six (6) jours ouvrables.

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Dans Le cas d’une répartition sur cinq (5) jours, le salaire mensuel est calculé sur une moyenne de 22 jours déterminée suivant la formule ci-après : 5 jours x 52 semaines = 21,66 (arrondi à 22) 12 mois Exemple pratique : Soit un salarié recruté le 12 d’un mois N et qui reçoit un salaire de base de 12.100 DA ; Durant cette période, soit du 12 au 30, sa présence serait, par exemple de 12 jours. Son salaire se présente comme suit : 12.100 x 12 = 6600.00 22 Dans Le cas d’une répartition sur six (6) jours, le salaire mensuel est calculé sur une moyenne de 26 jours déterminée suivant la formule ci-après : 6 jours x 52 semaines = 26 12 mois Exemple pratique : Soit un salarié recruté le 12 d’un mois N et qui reçoit un salaire de base de 12.100 DA ; Durant cette période, soit du 12 au 30, sa présence serait, par exemple de 14 jours. Son salaire se présente comme suit : 12.100 x 14 = 6515.38 26 Important : les montants sont arrondis au dinar. Le chiffre supérieur à 50 centimes est arrondi au dinar supérieur. NB. Certain logiciel de paie détermine le salaire mensuel sur une base calendaire. Le salaire de base, dans ce cas d’espèce, est calculé sur une moyenne de 30 jours calendaires. Cette pratique est généralement utilisée pour le calcul des primes et indemnités Dans le cas où la rémunération est mensualisée, les absences exprimées en heures ou en journées sans solde sont valorisées sous une rubrique appropriée et donnent lieu à une retenue. Exemple pratique : Soit un salarié qui reçoit un salaire de base de 12.100 DA qui s’absente durant 8 heures ou une journée, représentant une retenue de 558.47 DA. La ventilation du salaire est opérée comme suit : Rubrique ……………… ………………

Désignation Salaire de base Heures/jours sans solde

Gains 12.100

Retenue 558.47

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2. PRIMES ET INDEMNITES Le calcul des primes et des indemnités est différent selon que celles ci sont indexées ou non au salaire de base, si le montant est exprimé en taux ou en valeur et enfin si celui-ci est déterminé sur une base journalière, horaire ou mensuelle. Les illustrations suivantes sont faites suivant ces différents cas d’espèces 

Rubrique indexée au salaire de base dont le montant horaire est exprimé en taux. Le montant de celle ci est calculé comme suit : Salaire de base x taux de la rubrique x nombre d’heures travaillées 173,33

Ce cas d’espèce s’applique par exemple à la prime de rendement Exemple pratique : Soit un salarié qui reçoit une prime de rendement individuel fixée à 10 % d’un salaire de base de 12.100 DA et qui a travaillé durant un mois considéré, 144 heures. Sa prime est calculée comme suit : SB : 12.100

x 10 % x 144 = 1005,25 173,33



Rubrique indexée au salaire de base dont le montant mensuel est exprimé en taux. Le montant de celle ci est calculé comme suit : Salaire de base x taux de la rubrique x nombre de jours travaillés Nombre de jours théoriques

Ce cas d’espèce s’applique par exemple à l’indemnité de travail posté. Exemple pratique : Soit un salarié qui reçoit une indemnité de travail posté fixée à 15 % d’un salaire de base de 12.100 DA et qui a travaillé durant un mois considéré, 173.33 heures. Son indemnité est calculée comme suit : SB : 12.100

x 15 % x 26 ou 22 = 1815.00 26 ou 22

NB : le nombre théorique est déterminé suivant l’organisation du quart (continu, semi continu) 

Rubrique non indexée au salaire de base dont le montant journalier est exprimé en valeur. Le montant de celle ci est calculé comme suit : Montant de la rubrique x nombre de jours travaillés

Ce cas d’espèce s’applique par exemple à l’indemnité de panier

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Exemple pratique : Soit un salarié qui perçoit une indemnité journalière de panier de 80.00 DA et qui a travaillé durant un mois considéré, 20 jours ouvrables. Sa prime est calculée comme suit 80.00 x 20 = « 1600.00 DA 

Indemnité de congé annuel.

Le congé annuel est défini comme un droit, d’aucune prescription, reconnu à tout travailleur de bénéficier d’un repos rémunéré. le congé est calculé à raison de 2 jours et demi par mois de travail sans que la durée globale ne puisse excéder 30 jours calendaires par année de travail, ce qui nécessite un calcul rigoureux en cas de fractionnement pour se maintenir dans cette limite de 30 jours calendaires. Un congé supplémentaire ne pouvant être inférieur à 10 jours par année de travail est accordé au travailleur exerçant dans les wilayas du sud. La durée du congé principal peut être augmentée pour les travailleurs occupés à des travaux particulièrement pénibles ou dangereux impliquant des contraintes particulières aux plans physiques ou nerveux. L’indemnité de congé annuel est égale au produit d’un douzième de la rémunération perçue par le travailleur au cours d’une période de référence fixée par la loi du 1er juillet de l’année N au 30 juin de l’année N+1. En règle générale, cette rémunération est assise sur l’assiette SS c'est-à-dire sur le salaire de base, les primes et indemnités soumises à cotisation à la sécurité sociale. Le montant de celle ci est calculé comme suit : Assiette ICA = ICA x Nombre de jours calendaires accordés 12 mois Nombre de Jours calendaire dus Exemple pratique : Soit un salarié qui perçoit une rémunération annuelle de 180000 DA ; Il ouvre droit à 30 jours calendaires de congé et en demande 15 jours. Son indemnité est calculée comme suit : 180000 = 15000 « 15 = 7500 DA 12 30

3. RETENUE SECURITE SOCIALE La retenue de sécurité sociale, à la charge des travailleurs, est une contribution obligatoire prélevée à la source, Elle est destinée au financement de la sécurité sociale, de l’assurance chômage, de la retraite et de la retraite anticipée.

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L’assiette de calcul et le taux de cotisation de sécurité sociale sont fixés par la loi. Conformément à la réglementation en vigueur, -

l’assiette des cotisations de sécurité sociale est constituée de l’ensemble des éléments du salaire à l’exclusion des prestations à caractère familial, des indemnités représentatives de frais engagés, des primes et indemnités à caractère exceptionnel et des indemnités liées à des conditions particulières de résidence et d’isolement.

-

Le taux de cotisation est de 9 % de l’assiette soumise réparti comme suit (cf. décret exécutif n° 06.339 du 25.09.2006) : Branche Assurances sociales Retraite Assurance chômage Retraite anticipée Total

Taux 1.50 6.75 0.50 0.25 9

La détermination des éléments du salaire soumis à cotisation de sécurité sociale relève des prérogatives exclusives de la CNAS. Exemple : soit un travailleur qui perçoit un salaire de base de 12.100 DA, une indemnité de transport de 750.00 DA. Ses gains sont de 12.850 DA (SB + Transport) mais l’assiette de sécurité sociale est de 12.100 DA (SB). La retenue de sécurité sociale sera donc la suivante : 12.100 x 9 = 1089.00 DA 100 La ventilation du salaire est opérée comme suit : Rubrique ……………… ……………… ……………… ……………..

Désignation Salaire de base Assiette SS Retenue SS Indemnité transport

Base/taux 173.33 12.100 9%

Gains 12.100

Retenue 1089.00

750.00

4. RETENUE IRG La retenue de l’impôt sur le revenu global (IRG) est une contribution directe, sans contrepartie pécuniaire, prélevée à la source du travailleur lié par un contrat de travail quels que soient le secteur d’activité, la durée du travail.

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A. Détermination de la base imposable à l’IRG 



En application des dispositions contenues dans le « barème de l’impôt sur le revenu global », édité par le Ministère des Finances, Direction de la législation fiscale, pour déterminer le revenu constituant l’assiette de l’IRG, il est tenu compte : - des rémunérations principales - augmentées des rémunérations accessoires ainsi que des avantages en nature accordés (nourritures, logement, habillement, chauffage et éclairage dont l’estimation est faite par l’employeur. Ne doivent pas être intégrés dans cette assiette -



Sont affranchis de l’IRG : -



les avantages en natures (nourriture et logement) consentis aux employés travaillant dans les zones à promouvoir, le montant de la cotisation des travailleurs aux assurances sociales, l’assurance chômage, la retraite et la retraite anticipée.

les indemnités à caractère familial : salaire unique, allocations familiales, allocation maternité etc… les indemnités temporaires, prestations et rentes servies aux victimes d’accident du travail, les indemnités allouées pour frais de déplacement ou de mission effectivement utilisées conformément à leur objet, les indemnités de zone géographique, les salaires et autres rémunérations servis dans le cadre des programmes destinés à l’emploi des jeunes, les travailleurs handicapés moteurs ou mentaux, non voyants et sourds-muets, dont les revenus mensuels sont inférieurs à douze mille dinars (12.000 DA), l’indemnité de licenciement, les allocations chômage, indemnités et prestations servies sous quelque forme que ce soit.

Le calcul de la retenue mensuelle IRG-SALARIES est fonction de : -

la situation matrimoniale du contribuable (célibataire ou marié) la périodicité de paiement, le tarif (mensuel, journalier ou horaire) sur lequel est basée la rémunération brute.

Cas particuliers -

Les primes de rendement, gratifications ou autres d’une périodicité autre que mensuelle habituellement servies par les employeurs (cas

23

des primes exceptionnelles) ainsi que les sommes versées à des personnes exerçant, en sus de leur activité principale de salariés, une activité d’enseignement, de recherche, de surveillance ou d’assistanat à titre vacataire, sont considérées comme des mensualités distinctes et soumises à la retenue à la source de l’IRG au taux de 15% sans application d’abattement, -

Les rappels afférents aux rémunérations susvisées sont imposables de la même manière que les rémunérations elles mêmes.

B. Modalités pratiques de calcul de l’impôt 



Si cette rémunération est basée sur un tarif mensuel, il convient d’appliquer directement le barème de l’IRG. Si cette rémunération est basée sur un tarif journalier, -

multiplier par 26 la rémunération allouée et diviser le produit obtenu, par le nombre de jours auxquels s’applique cette rémunération.

-

Déterminer ensuite d’après le barème de l’IRG la retenue correspondant à la rémunération nette ainsi ramenée au mois.

-

Diviser enfin par 26 la retenue mensuelle ci-dessus et multiplier le quotient obtenu par le nombre de jours auxquels s’applique la rémunération.

Exemple : soit un travailleur célibataire qui perçoit un salaire journalier de 400,00 DA. Il a travaillé au cours d’un mois considéré pendant 18 jours ouvrables soit 400,00 x 18 = 7200,00 DA. La retenue IRG conformément au barème est déterminée comme suit 7200,00 X 26 = 10400, 00 18 

IRG : 240,00 X 18 = 166,00 26

Si cette rémunération est basée sur un tarif horaire, -

multiplier par 173,33 la rémunération allouée et diviser le produit obtenu, par le nombre d’heures auxquelles s’applique cette rémunération.

-

Déterminer ensuite d’après le barème de l’IRG la retenue correspondant à la rémunération nette ainsi ramenée au mois.

-

Diviser enfin par 173,33 la retenue mensuelle ci-dessus et multiplier le quotient obtenu par le nombre d’heures auxquelles s’applique la rémunération.

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Exemple : soit un travailleur marié qui perçoit un salaire horaire de 85,00 DA. Il a travaillé au cours du mois de septembre 2005 pendant 150 heures soit : 85,00 x 150 = 12750,00 DA. La retenue IRG conformément au barème est déterminée comme suit 12750,00 X 173,33 = 14733,05 150

IRG : 573,30 X 150 = 496,00 173,33

5. DECOMPTE DE RAPPEL Un décompte de rappel est un redressement avec effet rétroactif, d’une augmentation du salaire, d’une promotion, d’un avancement, d’une régularisation à la suite d’une erreur sur la paie, d’un changement de situation professionnelle, de famille etc… Les rubriques concernées peuvent être le salaire de base, les primes et indemnités cotisables, les primes et indemnités imposables, les retenues SS et IRG A. Le Salaire de base Le salaire de base est calculé par différence entre l’ancien et le nouveau salaire lorsque celui-ci est l’objet d’un redressement. Si cette différence est négative, dans le cas d’un trop perçu, l’écriture de la somme correspondante doit être précédée du signe (-) moins. Exemple : Redressement positif Périodes Salaire de base Octobre N Nouvelle situation Ancienne situation

12.000,00 11.500,00 500,00

Redressement négatif Périodes Salaire de base Octobre N Nouvelle situation Ancienne situation Différence

11.500,00 12.000,00 - 500,00

Différence B. Rubriques imposables à l’IRG et soumises à retenue de sécurité sociale. Ces rubriques sont calculées par différence. Il s’agit de toutes les rubriques imposables à l’IRG et soumises à retenue de sécurité sociale. Par exemple : heures supplémentaires C. Retenue sécurité sociale

25

Cette rubrique enregistre la retenue de sécurité sociale. Elle est calculée soit par différence ou par sommation des rappels cotisables. D. Rubriques imposables à l’IRG Ces rubriques sont calculées par différence. Il s’agit de toutes les rubriques qui ne sont pas soumises à retenue de sécurité sociale mais imposables à l’IRG. Par exemple : Indemnité de transport, panier, etc… E. Retenue IRG Cette rubrique enregistre les rappels de retenue de l’IRG. Cette retenue n’est pas calculée par différence comme il est indiqué pour les rubriques précitées. La règle relative à l’imposition des rappels est la suivante : -

-

Les rappels sont divisés par le nombre de mois auxquels ils s’appliquent. La retenue à effectuer est obtenue en multipliant par ce nombre de mois, la différence d’impôt calculée en ajoutant, de façon fictive, le rappel ainsi ramené au mois, au salaire, faisant l’objet du même paiement ou ayant donné lieu au paiement le plus récent. Pour le calcul du nombre de mois, toute période inférieure à quinze (15) jours est considérée comme nulle, toute période égale ou supérieure à quinze (15) jours est comptée pour un mois entier.

Exemple : soit un travailleur célibataire bénéficiaire d’un rappel de salaire de six mois. Le montant global de ce rappel est de 12.000,00 DA. Il est intégré à la paie de Décembre N. Le dernier salaire de ce travailleur, soit celui de novembre N (assiette IRG = 24000,00 DA. retenue IRG correspondante = 2500,00 DA). Rubriques N1

N2

N3

N4

N5

N6

Salaire de base Indemnité X Prime Y Salaire de base Indemnité X Prime Y Salaire de base Indemnité X Prime Y Salaire de base Indemnité X Prime Y Salaire de base Indemnité X Prime Y Salaire de base Indemnité X Prime Y

Ancienne situation A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 A11 A12 A13 A14 A15 A16 A17 A18

Nouvelle Situation B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9 B10 B11 B12 B13 B14 B15 B16 B17 B18

Différence 1000.00 500.00 500.00 1000.00 500.00 500.00 1000.00 500.00 500.00 1500.00 900.00 900.00 1200.00 300.00 300.00 300.00 300.00 300.00

26

Total

12000.00

1) Montant du rappel moyen : 12.000, 00 DA = 2000, 00 DA 6 2) Salaire mensuel moyen (Novembre N + rappel) : 24.000, 00 + 2000, 00 = 26.000, 00 DA 3) Retenue IRG correspondant à ce salaire : 2880, 00 DA 4) Différence IRG : 2880, 00 – 2500, 00 = 380, 00 DA 5) Redressement IRG sur rappel : 380, 00 x 6 = 2280, 00 DA

6. ARRET DE COMPTE A. Calcul des éléments de rémunération d’un arrêt de compte Un arrêt de compte permet de constater l’exécution des obligations nées de la relation de travail à l’occasion d’un départ temporaire. Le calcul des éléments d’un arrêt de compte est identique à celui du bulletin de paie (salaire de base, primes et indemnités, retenue sécurité sociale, retenue IRG) L’arrêt de compte est conjointement signé, par l’intéressé et par le responsable habilité. L’arrêt de compte peut révéler deux (2) situations : -

Les gains ou droits sont supérieurs aux retenues ou obligations. Dans ce cas, l’arrêt de compte est en faveur du travailleur,

-

Les retenues ou obligations sont supérieures aux gains ou droits. Dans ce cas l’arrêt de compte est en faveur de l’entreprise.

B. Cas ou l’arrêt de compte est en faveur du travailleur : L’employeur établit un ordre de paiement pour le net du, dûment signé par une personne habilitée, précisant le mode de règlement (par chèque, virement ou espèces). L’ordre de paiement est adressé à la structure finances rattachement du travailleur pour comptabilisation et règlement.

comptabilité

de

Le montant réglé est porté au débit du compte « acomptes sur salaire » qui devra figurer sur l’ordre de paiement.

27

La ventilation de l’arrêt de compte et la retenue de l’avance sont ensuite prises en compte dans le traitement de la paie du mois considéré. Le net à payer au traitement, sera nul. C. Cas ou l’arrêt de compte est en faveur de l’entreprise L’arrêt de compte est traité comme indiqué ci-dessus. Le net présente dans ce cas d’espèce, un solde créditeur. Pour que ce net soit nul, le montant des sommes dues par le travailleur est porté au débit d’un compte « créances à récupérer » que la structure RH aura la charge de mouvementer. Les modalités de remboursement sont convenues avec l’intéressé qui s’engage par écrit sur la durée, le montant, le mode de règlement. Il souscrit à cet effet, la déclaration suivante figurant au verso de l’imprimé « arrêt de compte »

DECLARATION D’ENGAGEMENT Je soussigné, (nom et prénom) : ……………..……………Matricule : ……………………….…..…… Emploi :…………………………………………..……………………………………………………….…… Structure : ……………………..……… Reconnais avoir pris connaissance de mon arrêt de compte suite à la suspension de ma relation de travail du………………………..…………… au ………………………..…………… Pour le motif de : …………………………………………………………………………………………………………………………… M’engage à régler mensuellement la somme de : ……………………………………………………………………… pendant ………………. mois, par chèque ou par virement au compte : …………………………………… à titre de remboursement des sommes dues à l’entreprise Je déclare par ailleurs, que tout manquement au règlement des sommes dues entraînerait l’obligation de rembourser immédiatement le montant intégral. Date et signature de l’intéressé

7. SOLDE DE COMPTE A. Calcul des éléments de paie : Un solde de tout compte permet de constater l’exécution des obligations nées de la relation de travail à l’occasion d’un départ définitif. Quel que soit le motif de départ d’un travailleur, il ne peut avoir pour effet la perte de la rémunération due pour le travail exécuté. Le calcul des éléments d’un solde de tout de compte est identique à celui du bulletin de paie (salaire de base, primes et indemnités, retenue sécurité sociale, retenue IRG).

28

A ces éléments de paie, s’ajoutent éventuellement : En gains : l’indemnité de congé si l’intéressé n’a pas épuisé ses droits et tout autre avantage prévu par la réglementation (prime de départ à la retraite, indemnité de licenciement, gratification etc…) En retenues : prêts, frais de formation, charges diverses (loyer, téléphone) Le solde de tout compte est conjointement signé, par l’intéressé et par le responsable habilité. Il ne peut être dénoncé passé un délai de deux (2) mois après signature Il doit impérativement comporter la mention suivante écrite de la main de l’intéressé : « Reçu pour solde de tout compte, atteste qu’un exemplaire de cet état m’a été remis le

………………………..……………..

»

Comme pour l’arrêt de compte, le solde de tout compte peut relever deux (2) situations : -

Les gains ou droits sont supérieurs aux retenues ou obligations. Dans ce cas, le solde de tout compte est en faveur du travailleur,

-

Les retenues ou obligations sont supérieures aux gains ou droits. Dans ce cas le solde de tout compte est en faveur de l’entreprise.

B. Cas ou le solde de tout compte est en faveur du travailleur L’employeur établit un ordre de paiement pour le net du, dûment signé par une personne habilitée, précisant le mode de règlement (par chèque, virement ou espèces). L’ordre de paiement est adressé à la structure finances et comptabilité de rattachement du travailleur pour comptabilisation et règlement. Le montant réglé est porté au débit du compte « acomptes sur salaire » qui devra figurer sur l’ordre de paiement. La ventilation du solde de tout compte et la retenue de l’avance sont ensuite prises en compte dans le traitement de la paie du mois considéré. Le net à payer au traitement, sera nul. C. Cas ou le solde de tout compte est en faveur de l’entreprise Le solde de tout compte est traité comme indiqué pour l’arrêt de compte. Le net présente dans ce cas d’espèce, un solde créditeur. Pour que ce net soit nul, le

29

montant des sommes dues par le travailleur est porté au débit d’un compte « créances à récupérer » que la structure RH aura la charge de mouvementer. Le travailleur est par ailleurs invité à souscrire la déclaration suivante figurant au verso de l’imprimé « solde de tout compte »

DECLARATION D’ENGAGEMENT Je soussigné, (nom et prénom) : ……………………………Matricule : ……………….. Emploi : ……………………………………………………Structure : ………………………….. Reconnais avoir pris connaissance de mon solde de compte suite à la cessation de ma relation de travail du ……………………… au …………………………………… Pour le motif de : ……………………………………………………………………………………. M’engage à régler la somme de : ……………………………………………………………………… par chèque ou par virement au compte : …………………………………………. Dans un délai qui ne saurait dépasser 30 jours calendaires. Date et signature de l’intéressé

Si au terme d’un délai (à convenir) l’intéressé ne rembourse pas, la structure RH le met en demeure, par lettre recommandée, avec accusé réception suivie d’une lettre de rappel. Le respect de cette procédure revêt un intérêt majeur dans le cas où l’affaire arriverait en justice. C’est en effet à compter de la date d’envoi de la première mise en demeure que le juge pourra estimer le montant du préjudice causé à l’entreprise et faire courir les intérêts dits moratoires.

30

TITRE 5 CODIFICATION DE LA PAIE La codification est l’opération qui consiste à transcrire sous forme de chiffres ou de lettres alphabétiques les informations destinées au programme paie, notamment : 

matricule de paie ou code agent : identification chiffrée d’un travailleur;



code poste : assure une liaison poste - salaire;



code service d’appartenance;



code paiement : indique le mode selon lequel sera opéré le versement de la paie;



code situation familiale : permet d’appréhender la situation de famille du travailleur;



code enfants : permet de prendre en compte le nombre d’enfants à charge;



code classement : signale le classement du travailleur;



code quotient familial : détermine la situation de famille à considérer pour la retenue IRG;



code des rubriques de paie : nomenclature des éléments des gains et des retenues de paie

:

détermine

le

rattachement

à

la

structure

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TITRE 6 DÉCLARATION SOCIALE La cotisation de sécurité sociale est une contribution directe retenue à la source aux travailleurs salariés ou assimilés quelque soit le secteur d’activité d’appartenance et une participation obligatoire des employeurs et du fonds des œuvres sociales des organismes employeurs au financement des dépenses de la sécurité sociale, de l’assurance chômage, de la retraite et de la retraite anticipée ainsi qu’au fonds national de péréquation des œuvres sociales pour la promotion du logement. A. ASSIETTE DE COTISATIONS L’assiette de cotisations est fixée par la loi. Elle est constituée de l’ensemble des éléments du salaire ou du revenu proportionnel aux résultats du travail, à l’exclusion des prestations à caractère familial, des indemnités représentatives de frais, des primes et indemnités à caractère exceptionnel et des indemnités liées à des conditions particulières de résidence et d’isolement. 

Par prestations à caractère familial, il est entendu les prestations servies à raison de la situation familiale et les primes versées à l’occasion d’un événement à caractère familial, notamment : -



Les prestations familiales et la prime de scolarité versées au titre de la législation de sécurité sociale, L’indemnité de salaire unique, Les primes de naissance, de mariage et toutes les autres primes versées à l’occasion d’un événement familial.

Par indemnités représentatives de frais, il est entendu notamment les primes et indemnités de panier, de véhicule, certains frais d’outillage ou vestimentaires lorsqu’ils sont exigés pour l’accomplissement du travail, les frais de déplacement, de transport, les frais de mission, ainsi que les prestations en nature de la sécurité sociale.

32



Par primes et indemnités à caractère exceptionnel, il est entendu notamment : -



Les sommes réparant un préjudice, telle que l’indemnité de licenciement, Les primes, indemnités ou gratifications à caractère exceptionnel, telle l’indemnité de départ à la retraite

Par indemnités liées à des conditions particulières de résidence et d’isolement, il est entendu notamment les primes versées à des travailleurs soumis à deux, au moins, des contraintes suivantes : -

Logement en cabine mobile, tente, campement itinérant ou base de vie, Système de travail par relève nécessitant un cycle continu de plusieurs semaines de travail effectif, suivies d’une période de repos pendant laquelle l’indemnité n’est pas servie au travailleur, Lieu éloigné de tout centre urbain et difficile d’accès.

B. TAUX DE COTISATIONS Le taux global de la cotisation destinée à assurer le financement des prestations de la sécurité sociale, de l’assurance chômage, de la retraite et de la retraite anticipé ainsi que la participation au fonds national de péréquation des œuvres sociales est fixée à 34,5% de l’assiette soumise pour tous les secteurs de l’activité nationale. Ce taux est réparti comme suit : Branches

Quote-part Employeur (%)

Quote-part Salarié (%)

Assurances sociales

12, 50

1, 50

Accidents du travail et Maladies professionnelles

1,25

Retraite Assurance chômage Retraite anticipée Total

Quote-part Fonds œuvres sociales (%)

Total (%) 14 1,25

10

6, 75

1

0, 50

1,5

0, 25

0, 25

0,50

25

9

0,50

0,50

17.25

34,50

C. CALCUL DES RETENUES

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Dans le cas d’une élaboration manuelle de la paie, le calcul des retenues de sécurité sociale est assuré par le gestionnaire du personnel. Dans le cas d’une application automatique, c’est la chaîne paie, à partir du code des rubriques de paie qui détermine l’assiette de calcul permettant la liquidation des cotisations dues par l’entreprise, les travailleurs, le fonds des œuvres sociales de l’organisme employeur. La contribution du fonds des œuvres sociales est prélevée d’office par l’employeur sur le montant de la contribution obligatoire de l’entreprise au financement des œuvres sociales. Le calcul des retenues est opéré sur l’assiette du mois au titre duquel la rémunération est allouée, y compris les rappels et autres avantages se rapportant à des périodes antérieures. D. ORDONNANCEMENT ET REGLEMENT DES COTISATIONS L’ordonnancement des cotisations incombe au responsable de structure. Au vu des états édités par la DRH, le responsable habilité, fait procéder au décompte des cotisations et donne ordre au service finances comptabilité de la structure d’assurer le règlement des cotisations. Cet ordre de paiement est accompagné d’une déclaration de cotisations établie sur un imprimé mis à la disposition de l’employeur par l’organisme de sécurité sociale et d’un état des mouvements des salariés. Ces deux documents dûment complétés selon les indications exigées, datés et signés, doivent parvenir à l’organisme de sécurité sociale, au plus tard le 30 du mois suivant. Le défaut de règlement des cotisations et de déclaration, dans les délais prescrits, sont passibles de sanctions. E. DECLARATION ANNUELLE DES SALAIRES La déclaration annuelle des salaires incombe à la DRH ; Cette déclaration renseigne l’organisme de sécurité sociale sur l’identité des salariés employés au cours de l’exercice (Nom et prénoms, n° sécurité sociale, date de naissance) avec indications des montants annuels versés aux salariés, des dates d’entrée et de sortie. Elle est réalisée sur support magnétique mis à la disposition de l’entreprise par l’organisme de sécurité sociale puis transférée sur disquette. La disquette accompagnée d’un bordereau de dépôt de déclaration des salaires en trois exemplaires doivent parvenir à l’organisme de sécurité sociale au plus tard le 31 janvier de chaque année de l’exercice écoulé dûment datée et signée par le responsable habilité.

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F. SANCTIONS Le défaut de versement des cotisations entraîne une pénalité constituée par une majoration du montant des cotisations dues de 5%. Les cotisations principales sont majorées de 1% par mois de retard supplémentaire. Le défaut de déclaration entraîne une pénalité égale à 10% du montant des cotisations correspondant à l’année civile écoulée majorée de 2 % par mois de retard.

TITRE 7 DÉCLARATION FISCAL A. DEFINITION L’impôt sur le revenu global, par abréviation IRG, est une contribution directe, sans contrepartie pécuniaire, retenue à la source aux travailleurs salariés ou assimilés liés à leur employeur par un contrat de travail qui consacre le lien de subordination. B. BASE D’IMPOSITION L’impôt sur le revenu global est calculé chaque mois sur le montant des traitements, salaires, émoluments, indemnités et primes, avantages en nature versés aux travailleurs et soumis aux retenues. Par avantages en nature, il est entendu, la nourriture, le logement, l’habillement, le chauffage et l’éclairage dont l’estimation est faite par l’employeur d’après la valeur réelle des éléments fournis, ramenée au trimestre, mois, quinzaine, jour ou heure selon le cas. Pour la nourriture, la valeur à retenir ne peut être inférieure à 50 DA par repas, sauf justification probante dûment établie. Sont exclus du revenu global servi par l’employeur, -

Les avantages en nature correspondant, exclusivement à la nourriture et au logement consentis aux employés travaillant dans les zones à promouvoir telles que définies à l’article 72 du code des impôts directs,

-

Le montant de la cotisation des travailleurs aux assurances sociales et à la retraite.

Sont affranchis de l’impôt, les salaires, rémunérations indemnités et prestations suivantes :

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-

Les indemnités à caractère familial prévues par la législation sociale telles que le salaire unique, les allocations familiales, l’allocation de maternité etc …

-

Les indemnités allouées pour frais de déplacement ou de mission effectivement utilisées conformément à leur objet,

-

Les indemnités de zone géographique,

-

Les salaires et autres rémunérations servis dans le cadre des programmes destinés à l’emploi des jeunes dans les conditions fixées par la réglementation,

-

Les revenus mensuels inférieurs à 12.000 DA (DOUZE MILLE DINARS) servis aux travailleurs handicapés moteurs ou mentaux, les travailleurs non-voyants et les travailleurs sourds-muets

-

L’indemnité de licenciement,

C. LIQUIDATION L’impôt sur le revenu global est obtenu en appliquant à la base imposable, la retenue figurant au barème mis à la disposition des employeurs par l’administration fiscale. Le montant de la retenue est déterminé suivant la situation familiale du contribuable. Le barème, distingue en effet le travailleur marié, avec ou sans enfant à charge, du travailleur célibataire. La situation matrimoniale à prendre en considération est celle existant au premier jour du mois au cours ou au titre duquel, selon le cas, la rémunération est allouée. Ainsi, pour la rémunération payée en février mais se rapportant au mois de janvier, la situation matrimoniale à prendre en considération est celle existant au 1 er janvier. Par contre, la retenue à opérer sur un rappel dû à raison d’une période passée, sera calculée en fonction de la situation matrimoniale existant au premier jour du mois au cours duquel ce rappel est effectivement payé. Les rémunérations taxables, ramenées au mois, sont arrondies à la dizaine de dinars inférieure Les retenues de l’IRG correspondant aux rémunérations taxables sont arrondies à la dizaine de centimes la plus voisine D. MODALITES DE CALCUL DE L’IMPOT 

Rémunération basée sur un tarif mensuel

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Lorsque la rémunération est basée sur un tarif mensuel, la retenue est opérée directement suivant le barème IRG. Par rémunération basée sur un tarif mensuel, il est entendu celle qui correspond à un travail effectif à temps complet, fourni pour le compte d’un même employeur. Le travailleur doit avoir été occupé par l’employeur pendant la totalité de l’horaire de travail pratiqué par celui-ci. En cas d’absence de quelques heures ou de quelques jours, l’IRG à retenir doit correspondre à la rémunération perçue dans le mois, sans mensualisation. Par contre, lorsqu’un salarié ne travaillant qu’à temps partiel, perçoit une rémunération forfaitaire mensuelle brute, le tarif mensuel doit être reconstitué en fonction de la période de travail effectif correspondant à cette rémunération forfaitaire. 

Rémunération basée sur un tarif journalier

Lorsque la rémunération est basée sur un tarif journalier, la retenue est opérée comme suit : -



multiplier par 26 la rémunération allouée et diviser le produit ainsi obtenu par le nombre de jours auxquels s’applique cette rémunération, Déterminer d’après le barème IRG, la retenue correspondant à la rémunération ainsi ramenée au mois, Diviser par 26 la retenue mensuelle ci-dessus et multiplier le quotient obtenu par le nombre de jours auxquels s’applique la rémunération.

Rémunération basée sur un tarif horaire

Lorsque la rémunération est basée sur un tarif horaire, la retenue est opérée comme suit : - multiplier par 173,33 la rémunération allouée et diviser le produit ainsi obtenu par le nombre d’heures auxquelles s’applique cette rémunération, - Déterminer d’après le barème IRG, la retenue correspondant à la rémunération ainsi ramenée au mois, - Diviser par 173,33 la retenue mensuelle ci-dessus et multiplier le quotient obtenu par le nombre d’heures auxquelles s’applique la rémunération. 

Rémunération payée sous forme de rappel

On entend par rappel, toute somme quelle que soit sa nature payée à titre de complément d’une somme de même nature déjà perçue.

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Les rappels sont divisés par le nombre de mois auxquels ils s’appliquent, la retenue à effectuer est obtenue en multipliant par ce nombre de mois la différence d’IRG calculée en ajoutant de façon fictive le rappel ainsi ramené au mois, au salaire faisant l’objet du même paiement ou ayant donné lieu au paiement le plus récent. Pour le calcul du nombre de mois, toute période inférieure à 15 jours est considérée comme nulle, toute période égale ou supérieure à 15 jours est comptée pour un mois entier.



Rémunération accessoire

Il est entendu par rémunération accessoire, les indemnités, primes, gratifications et autres qui sont attribuées en plus de la rémunération principale, même si la personne qui les verse est distincte de celle qui paye la rémunération principale. Le calcul de l’IRG est obtenu en ajoutant de façon fictive, la rémunération accessoire à la rémunération principale dont elle constitue le complément. Le montant de l’impôt exigible sur la rémunération totale est diminué de celui déjà payé au titre de la rémunération principale, et la différence ainsi obtenue est exigible sur la rémunération accessoire. 

Rémunération autre que mensuelle

Les primes de rendement, gratification ou autres, d’une périodicité autre que mensuelle, habituellement servies par les employeurs, ainsi que les sommes versées à des personnes exerçant, en sus de leur activité principale de salariés, une activité d’enseignement, de recherche, de surveillance ou d’assistanat à titre vacataire, sont considérées comme des mensualités distinctes et soumises à la retenue à la source de l’IRG aux taux de 15% sans application d’abattement. E. ORDONNANCEMENT ET REGLEMENT DE L’IMPOT L’ordonnancement des retenues de l’IRG incombe au responsable de la structure. Au vu des états édités par la DRH, le responsable habilité, fait procéder au décompte des sommes dues à l’administration fiscale et donne ordre au service finances comptabilité de la structure d’en assurer le règlement. Cet ordre de paiement est accompagné d’une déclaration tenant lieu de bordereau avis de versement établie sur un imprimé mis à la disposition de l’employeur par la recette fiscale du lieu d’imposition (imprimé série G n° 50). Cette déclaration dûment complétée selon les indications exigées par l’imprimé précité, datée et signée, doit parvenir à la recette, au plus tard le 20 du mois suivant.

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Le défaut de règlement des retenues IRG, dans les délais prescrits sont passibles de sanctions. F. DECLARATION ANNUELLE DES SALAIRES La déclaration annuelle des salaires sur imprimé mis à la disposition des employeurs par l’administration fiscale incombe à la DRH. Cette déclaration renseigne la recette fiscale du lieu d’imposition sur l’identité des salariés employés au cours de l’exercice avec indications des montants annuels versés aux salariés, La déclaration est élaborée sur la base des états édités par la DRH. Elle n’est accompagnée d’aucun règlement, Elle doit parvenir à la recette fiscale du lieu d’imposition sociale au plus tard le 31 janvier de chaque année de l’exercice écoulé dûment datée et signée par le responsable habilité. G. SANCTIONS Tout employeur qui n’a pas fait les retenues nécessaires ou qui a opéré des retenues insuffisantes doit verser le montant des retenues majorées de 25 à 100%. Cette majoration demeure en totalité à la charge de l’employeur. Tout employeur qui, en utilisant des manœuvres frauduleuses, s’est soustrait ou a tenté de se soustraire en totalité ou en partie à l’assiette ou à la liquidation de l’IRG est tenu au versement du montant de l’impôt éludé ou compromis, majoré de 100 %. Cette majoration demeure à sa charge en totalité. Il peut en outre être passible d’une amende pénale. La récidive dans le délai de cinq ans entraîne de plein droit le doublement des sanctions pénales pour l’infraction primitive. Le défaut de paiement des impôts dans les délais réglementaires donne lieu, à la charge de l’employeur tenu d’effectuer ce versement, à une pénalité de 3 % par mois de retard, limitée à un maximum de 100 % quelque soit le nombre de mois de retard. Chaque mois commencé étant calculé comme mois entier.

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TITRE 8

TAXE SUR LA FORMATION PROFESSIONNELLE ET L’APPRENTISSAGE Le versement de la taxe de la formation est obtenu par l’application d’un taux de 1 % à l’ensemble des salaires soumis à retenue à l’IRG. Le versement de la taxe d’apprentissage est obtenu par l’application d’un taux de 1 % à l’ensemble des salaires soumis à retenue à l’IRG. Ces deux taxes sont dues lorsque l’employeur n’a pas consacré un montant au moins égale à 1 % de la masse salariale annuelle aux actions de formation professionnelle continue, et un montant au moins égale de 1 % de la masse salariale annuelle aux actions d’apprentissage.

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TITRE 9

CONTRÔLE DE LA PAIE Le contrôle, d’une manière générale, a pour le but de s’assurer de la bonne application des règles et procédures édictées par l’entreprise et en particulier, celui de la paie. A. ORGANISATION GENERALE DU CONTROLE L ‘exercice du contrôle est assuré d’abord par la hiérarchie, aux différents niveaux de responsabilité, ensuite par le responsable de la structure et enfin de façon complémentaire par la Direction des Ressources Humaines et la Direction Générale. B. LES DIFFERENTS TYPES DE CONTROLE Cinq (5) types de contrôle peuvent être mis en place dans l’entreprise 1/ Le contrôle systématique : Ce contrôle est accompli d’une façon générale à « priori » ou à « posteriori » sur l’ensemble des actes réalisés au sein de la structure. 2) Le contrôle par sondage : Le contrôle par sondage est réalisé conjointement par le DRH et par le responsable de la structure. Il s’exerce annuellement sur un certain nombre de structures et porte sur un échantillon d’actes de gestion. 3) Le contrôle approfondi : Le contrôle approfondi est effectué par la DRH, dans le cadre de la fonction « Audit » ; il porte sur un éventail aussi large que possible d’actes de gestion.

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4) le contrôle à distance Le contrôle à distance est effectué par la DRH sur la base des informations introduites dans le fichier informatique 5) le contrôle multidisciplinaire Le contrôle multidisciplinaire est effectué dans le cadre d’une équipe (finances, RH, moyens etc...) Il est exercé par la Direction générale.

C. CLASSIFICATIONS DES ANOMALIES ET NIVEAUX DECISIONNELS DE PRISE EN CHARGE 

Sur la classification des anomalies

Les anomalies sont classées par ordre d’importance



-

Les anomalies mineures (1er degré) sont celles qui découlent d’une erreur matérielle ou d’inattention

-

Les anomalies plus importantes (2ème degré) sont celles qui découlent d’une négligence ou de méconnaissance de règles et de procédures

-

Les anomalies graves (3ème degré) sont celles qui résultent d’une interprétation de la réglementation

-

Les anomalies très graves (4ème degré) sont celles qui relèvent des dépassements de la réglementation ou qui sont de nature à perturber la gestion des ressources humaines.

Sur le niveau décisionnel

Une décision de redresser une anomalie relève des niveaux suivants : -

Au niveau du responsable de la structure pour les anomalies des 1 ème et 2ème degré, Au niveau du DRH pour les anomalies du 3ème degré, Au niveau de la Direction Générale pour les anomalies du 4ème degré

D. LES DOCUMENTS DE CONTROLE Trois documents de contrôle peuvent être mis en place 1) Le rapport de contrôle

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Ce document est élaboré à chaque opération de contrôle effectuée. Il est établi et diffusé auprès des différents responsables concernés. 2) L’état des anomalies L’état des anomalies est le document qui accompagne le rapport de contrôle. Toute anomalie décelée doit obligatoirement recevoir les suites qu’il convient. L’état consigne donc dans une première partie, les anomalies relevées, dans une seconde partie, les redressements effectués sur place et/ou des justifications apportées, enfin, dans une troisième partie, le suivi des redressements. 3) Le bilan annuel Le bilan annuel résume l’ensemble des opérations de contrôle réalisées au cours d’un exercice. Les anomalies constatées sont classées par fonction, par famille, par degré. Il est diffusé à la hiérarchie et à la Direction Générale. E. DEFINITION & OBJECTIF DU CONTROLE DE LA PAIE Le contrôle de la paie est une interrogation sur l’ensemble des activités et des tâches accomplies en vue de vérifier si elles sont bien intégrées, bien remplies et bien prises en charge à tous les niveaux de la hiérarchie. Le contrôle de la paie a pour objectif : -

De vérifier la conformité des pratiques avec la législation et les procédures en vigueur dans l’entreprise,

-

De s’assurer de la sécurité du système de paie,

-

D’évaluer son efficacité à partir de critères : de régularité dans le paiement des salaires, d’exactitude des sommes payées d’identification des bénéficiaires.

Le contrôle de la paie comporte une série d’opérations correspondant à celles du processus de la paie aux différents niveaux de l’entreprise. Il doit comprendre l’ensemble des structures de l’entreprise. Il convient néanmoins de préciser que le respect de la réglementation incombe en tout premier lieu au DRH qui est à ce titre tenu pour responsable en cas d’erreur ou d’anomalie. F. CONTROLE DES DOCUMENTS DE PAIE Tous les documents de paie et en particulier : o o

RELEVE HEBDOMADAIRE COLLECTIF DE POINTAGE RELEVE INDIVIDUEL DES HEURES SUPPLEMENTAIRE

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o o o o o

RELEVE MENSUEL INDIVIDUEL DE POINTAGE RELEVE MENSUEL COLLECTIF DE POINTAGE DECOMPTE DE RAPPEL ARRET DE COMPTE SOLDE DE TOUT COMPTE

Sont des documents qui déclenchent une opération financière correspondant soit à un ordre de paiement ou de retenue. Ils doivent en conséquence être considérés comme des chèques à blanc impliquant obligatoirement et impérativement le visa ou la signature du responsable habilité. La hiérarchie aura à contrôler sur ces documents, les aspects suivants : -

Vérifier que les imprimés ont été convenablement établis au niveau approprié (pointage journalier, reports des absences selon leur nature, leurs justifications (autorisations de sorties dûment établies, copies des certificats médicaux ou autres justifications d’absence)

-

Vérifier les justifications des heures supplémentaires indiquées et le respect de leur nombre en conformité à la réglementation.

-

Vérifier la conformité du droit attribué, des retenues opérées, le nombre et la valeur des sommes indiquées, la codification des rubriques

-

S’assurer que les pièces justificatives à un paiement ou une retenue existent. Toute somme introduite en régularisation doit être motivée en vue d’en apprécier le bien fondé et porter un jugement sur le personnel chargé de la gestion, en particulier lorsque la régularisation résulte soit d’une négligence, ou d’une méconnaissance de la règle, ou d’une erreur ou anomalie de paie.

G. CONTROLE DES DECLARATION DE SECURITE SOCIALE ET DE VERSEMENT DES COTISATIONS. Outre les déclarations d’immatriculation à la sécurité sociale des travailleurs, l’entreprise est tenue de procéder auprès des caisses de wilaya à des déclarations périodiques et aux versements des cotisations obligatoires à la charge des travailleurs et de l’employeur. Ainsi chaque mois, sur la base des états de paie, le responsable de structure doit procéder au versement des sommes qui sont dues à la caisse de sécurité sociale, dans les délais réglementaires, à savoir au plus tard le 30 du mois suivant. Il doit par ailleurs chaque année, au plus tard le 30 janvier de l’année suivante, souscrire une déclaration annuelle du personnel.

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L’accomplissement de ces obligations impose un contrôle et un suivi régulier par le responsable chargé de la gestion du personnel en vue de s’assurer que les cotisations ainsi que les déclarations parviennent à l’organisme de sécurité sociale dans les délais réglementaires pour éviter les pénalités de retard. H. CONTROLE DES DECLARATIONS FISCALES ET DE VERSEMENT DES RETENUES IRG ET DES TAXES SUR LA FORMATION PROFESSIONNELLE ET L’APPRENTISSAGE Comme pour les déclarations sociales, les déclarations fiscales obéissent à la même règle. Ainsi, chaque fin de mois, sur la base des états de paie, le service du personnel doit procéder au versement des sommes qui sont dues à la recette fiscale du lieu de rattachement, dans les délais réglementaires, à savoir au plus tard le 20 du mois suivant. Il procède au versement des taxes de formation continue et d’apprentissage, à la charge de l’entreprise et aux retenues de l’IRG opérées sur les paies du personnel. Toutes les fins d’années, également, il adresse une déclaration annuelle du personnel, avant le 30 janvier de l’année suivante. A l’instar des obligations sociales, les responsables de structure sont tenus de souscrire aux déclarations et au versement des impôts dans les délais prescrits.

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Les entreprises françaises, publiques ou privées emploient aujourd'hui environ 21,5 millions de salariés, soit plus de 80% de la population active totale du pays. Ces salariés ont en commun de recevoir une rémunération en échange de leur travail. Le versement de cette rémunération se concrétise matériellement par la remise d'un bulletin de salaire, réalisé à partir de règles et de procédures relatives au domaine de ce que l'on appelle "la paie". La paie tient donc ainsi une place importante à l'échelon national, puisque c'est une opération qui nous concerne presque tous et elle constitue finalement (même si c'est indirectement) avec la sécurité de l'emploi une des principales préoccupations de beaucoup de salariés. Pour nombre de salariés le rôle de la paie s'arrête à la seule remise obligatoire, à périodicité variable (le mois. voire la quinzaine ou encore la semaine) d'un bulletin de salaire. Dans les faits, "faire la paie" implique un nombre important de procédures à respecter pour le chef d'entreprise. La paie est en outre une opération complexe, régie par une multitude de règles en évolution permanente. En premier lieu, il sera donc nécessaire de se familiariser avec l'environnement même de la paie et tel sera l'objet de la première partie de cet ouvrage. Faire la paie, c'est également organiser le recensement de tous les éléments qui vont servir de base de calcul de la rémunération : pour faire une paie juste, il faudra répondre à des questions comme : -

Combien d'heures supplémentaires ont-elles été effectuées par le salarié ? A t-il eu des primes ? A t-il effectué des heures supplémentaires ? A t-il été absent ? Si oui pour quel motif ? A t-il perçu des indemnités journalières de la Sécurité Sociale ? Y a t-il eu des changements dans les taux de cotisation ?

Or, ce recensement indispensable n'est pas nécessairement aussi facile à faire qu'on pourrait le penser. Tous les Interlocuteurs du responsable de paie confronté à ces problèmes n'ont pas nécessairement en tête les ''contraintes temps” permanentes auxquelles le service paie doit faire face. La paie doit en effet toujours être traitée dans un laps de temps limité car quelles que soient les circonstances, la paie doit toujours être prête en temps et en heure ! Sinon, gare aux conséquences... La paie, de fait, se trouve régie par un certain nombre d'obligations imposées à l'employeur : par exemple celle de payer des charges sociales afin de contribuer, avec les salariés, au fonctionnement des caisses de Sécurité Sociale, de retraite ou de chômage, celle de tenir des documents légaux (notamment les journaux de paie), ou celle d'assurer la comptabilisation des éléments de paie. Mais au-delà de ce contexte "administratif", l'environnement de la paie s'est considérablement élargi et a dépassé le seul cadre "d'obligation légale" dans lequel

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il était confiné. Cette évolution est pour une large part consécutive aux modifications réglementaires et législatives. En son temps, la mise en oeuvre de politiques de flexibilité au sein des entreprises, à la suite par exemple des lois sur l'aménagement du temps de travail qui ont notamment introduit une nouvelle règle en matière de paiement des heures supplémentaires a pu impliquer qu'il faille repenser les pratiques habituelles de paie. Dernièrement encore, la mise en place de la loi sur la réduction du temps de travail à 35 heures, aboutit naturellement à devoir s'intéresser de très prés au contenu des règles paye... Parallèlement, le contexte économique s'est également modifié. Désormais en effet, l'une des préoccupations essentielles des dirigeants est de maîtriser la variation des masses salariales induites par la mise en oeuvre de leurs politiques de rémunérations. Or, la paie se trouve bien être l'aboutissement de tous les discours sur les politiques salariales ; c'est elle qui enregistre tous les changements intervenus au niveau des salaires. En fait, cette simple observation permet de comprendre pourquoi la paie ne saurait désormais seulement être administrée elle doit également être gérée. Mais paradoxalement, la paie reste un sujet très méconnu au sein de l'entreprise. Souvent, si l'on sait bien analyser la portée de nouveaux textes gouvernementaux, qui viennent modifier des règles de rémunération, en revanche rares sont les analyses "pratiques" qui mesurent les incidences de ces décisions sur la gestion quotidienne. En fait, cette analyse n'intéresse pas grand monde... La méconnaissance de la paie peut en outre s'expliquer par de nombreuses raisons. Tout d'abord, elle n'a pas été considérée comme une activité noble, car elle a été longtemps cantonnée dans une sphère essentiellement administrative et l'évolution -qui se traduit notamment dans la dénomination des postes passée de "responsables de paie" à "techniciens de paie"- est trop récente pour permettre une transformation rapide des attitudes de rejet, ou du moins d'indifférence polie, que l'on continue à rencontrer encore souvent à l'égard du sujet. De plus, le contexte social est très délicat, car le sujet est sensible pour tous les salariés qui jugent que là bien moins qu'ailleurs, l'erreur est inacceptable, inadmissible, inexcusable. Tout litige né de l'inexactitude d'une paie peut très vite prendre des proportions dramatiques et générer des situations très conflictuelles. La pierre est facile à jeter sur les services de la paie et on ne s'en prive pas... Quel salarié n'a il est vrai, jamais été victime d'une erreur ou d'un oubli... Et c'est toujours la paie erronée (le changement de montant de prime d'ancienneté non effectué, la prime promise et non versée, les heures supplémentaires non payées...) dont on se souvient le mieux au détriment de toutes celles qui étaient -heureusement il est vrai...- justes... Cette image peu flatteuse est souvent renforcée dans l'esprit de nombre de salariés par l'amalgame entre la paie et les services de la comptabilité tant il est vrai que

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ceux-ci ne bénéficient pas de la même aura de prestige que les fonctions commerciales ou marketing. L'activité paie a longtemps été du ressort exclusif des comptables et jusqu'à une époque encore récente les services de la paie étaient quasi systématiquement rattachés à la direction financière ou comptable. Ce type de structure tend toutefois à se faire moins fréquent. En effet les fonctionnalités font davantage dépendre la paie des directions du personnel en raison principalement des évolutions légales que nous évoquions ci-dessus. La paie nécessite désormais un suivi constant où n'interviennent plus seulement des notions purement "comptables" mais aussi des notions juridiques, politiques et de plus en plus économiques. Cela étant, même au sein des fonctions personnel, entre le responsable de la formation, le responsable de la gestion prévisionnelle, le responsable du service juridique, le responsable du recrutement et le responsable de paie, celui dont le poste passionne le moins est dans 90% des cas le malheureux responsable de paie ! Les effets de l'évolution tant attendue en matière de paie se font cependant désormais indéniablement sentir. On peut situer l'origine de la tendance à la mise en place du bilan social au sein des entreprises. Pourquoi le bilan social ? Tout simplement car les entreprises ont réalisé qu'au lieu de mettre en place de lourdes structures principalement informatiques (créations de programmes en tout premier lieu) pour obtenir les informations sur les indicateurs concernés, il était plus simple de réaliser une mise en forme adaptée et finalement réduite des données telles que communiquées par la paie. L'engouement pour le bilan social devenu aujourd'hui même si on peut le déplorer, simple formalité administrative est passé. La prise de conscience de ce que pouvait apporter une paie est fort heureusement encore d'actualité. La démarche est d'ailleurs la même pour la déclaration annuelle de formation, la tenue des registres "entrées sorties", la déclaration sur les handicapés. La paie est une source potentielle de chiffres dont l'exploitation peut servir au suivi des tableaux de bord sociaux. Devenue peu à peu outil de gestion , la paie peut également devenir un outil de prévisions avec des études concernant l'évolution des masses salariales, les montants payés au titre des primes d'ancienneté, les coûts des absences etc. En outre, la paie est un domaine sensible où I'approximation n'est pas acceptable, car derrière cette ;approximation, apparaissent des risque élevés de contentieux (que ce soit avec les organismes sociaux destinataires des cotisations ou avec des salaries). La paie nécessite un contrôle permanent pour éviter tout risque d'erreur ou même de fraude qui peuvent entraîner d'importants préjudices. Les salariés payés qui n'existent pas, les augmentations de salaire fictives, les acompte payés mais non prèlevés sur le bulletin dé salaire, les heures supplémentaires jamais réalisées :

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autant d'exemples de fraudes qui peuvent arriver ailleurs que ''chez les autres", sans un minimum dé vigilance. A travers ces quelques exemples, on voit que la paie mérite que l'on essaie de la faire sortir de l'univers étroit dans lequel elle reste trop souvent confinée. Mais la reconnaissance de la paie passe peut-être tout simplement par sa connaissance. On entend souvent dans les service de personnel les responsables de paie euxmêmes se plaindre, désabusés, du fait que les salariés ne s'intéressent à leur bulletin de paye qu'à travers la lecture de la somme qui leur revient en bas à droite dudit bulletin ! Peut-on cependant blâmer ces derniers lorsqu'on constate la complexité des mécanismes de la paie. Comment ne pas comprendre le désintérêt des salariés lorsqu'ils sont confrontés à des termes dont seuls les initiés maîtrisent la signification : la lecture des notions "assurances plafonnées'. "tranche A", ''manche 13' apparaît pour le commun des salariés aussi indigeste que rébarbative... Combien d'entre ces salariés connaissent en effet ''sur le bout des doigts" les règles de calcul des heures supplémentaires, des primes d'ancienneté ou l'objet des cotisations dont ils s'acquittent - certes douloureusement ! - à chaque paie... On pourrait multiplier à l'infini le nombre de questions que l'on peut se poser à la lecture d’un bulletin de salaire. Les services du personnel de par le peu d'informations qu'ils diffusent en la matière ne sont pas toujours exempts de reproches face à cette situation... Les entreprises ont en effet beau jeu de se tourner vers le législateur pour expliquer les éléments complexes qu'elles ont à gérer. On retiendra avec amusement les positions des hommes politiques et ce particulièrement et de façon régulière à la veille des élections. C’est souvent à ce moment que les politiques semblent réaliser que la complexité même de la paie est sans (nul) doute un facteur de frein à l'embauche. Parmi les propositions pour lutter contre le chantage, revient régulièrement celle de simplifier le bulletin de salaire. Or, sitôt les élections finies, on complique bien souvent encore plus les choses au point d’alourdir davantage la complexité des calculs de la paie... et de rendre encore plus incompréhensible à une bone partie des salariés la lecture de leur bulletin de paie! Il est vrai que bien souvent la complexité de la paie naît cependant aussi des propres règles de calcul que se sont données les entreprises. Dans la détermination des primes qu'elles versent ou des conditions d'ouverture des droits pour bénéficier de ces primes les solutions les plus simples sont rarement celles qui sont retenues et la combinaison de ces éléments contribue à faire de la paie un véritable casse tête chinois... Le but de cet ouvrage est de tenter d'apporter les réponses à ces questions et de faire le point sur les règles générales en vigueur et à la base du calcul de la paie. Il

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est cependant évident que seuls seront abordés les principes généraux : il n'est en effet nullement question de se substituer à un manuel de droit social auquel nous renverrons toujours le lecteur lorsqu'il souhaitera avoir une étude exhaustive des sujets abordés. Mais plus généralement, l'objectif que nous poursuivrons est d'aller au-delà de cet aspect purement réglementaire de la paie dont les limites sont en définitive celles du simple bulletin de salaire. Beaucoup plus intéressant nous semble d'aller à la découverte de l'environnement que nous évoquions ci-dessus et dans lequel la paie évolue, un environnement qui n'est pas sans conséquence sur celle ci. A partir de cette recherche deux visions sont possibles. Le salarié pourra aborder la lecture de la paie en termes de "miroir du potentiel social" de son entreprise. En bien des domaines en effet on découvrira que la paie est le reflet de la politique sociale que se donnent les sociétés. A titre d'exemple on pourra citer, en premier lieu, le taux de cotisation choisi par l'entreprise en matière de retraite. Plus ces taux sont élevés, plus les droits à la retraite sont importants pour le salarié. Il en coûtera certes plus à ce dernier, mais il en coûtera aussi beaucoup plus à son employeur. Même s'il est devenu progressivement obligatoire d'harmoniser ces taux, il est toujours possible de mettre en place des "plus". De même, la paie peut permettre de constater si une entreprise propose à ses salariés un système de retraite par capitalisation. La liste est longue de ces éléments dont l'étude peut ainsi conduire à la mise en place d'un véritable "audit de la rémunération" et par extension à l'élaboration d'un début de diagnostic social. Cette action, c'est la deuxième façon d'aborder la paie, une approche qui est davantage celle du gestionnaire. Car la connaissance de la paie conduit à sa maîtrise, facteur important d'économies potentielles certes chacune modeste, mais qui multipliées par le nombre de cas se présentant peuvent constituer des montants non négligeables. En une heure où la maîtrise de l'évolution de la masse salariale est devenue parfois une condition de survie de l'entreprise, un tel problème ne doit pas être sous estimé. Aujourd'hui, avec une inflation à un chiffre, une dérive de la masse de un point prend des proportions autrement plus significatives que du temps où l'inflation était à deux chiffres. Parallèlement, à effectif constant, les objectifs fixés aux augmentations de masse salariale sont souvent les mêmes que les taux d'inflation : or, par le biais des seuls faits de vieillissement des populations salariées et par voie de conséquence de l'accroissement des anciennetés, et par le seul fait des promotions qui augmentent la technicité des salariés -et par voie de conséquence leur rémunération- la masse salariale se trouve de fait considérablement augmentée avant même que la moindre décision relative à la politique des rémunérations n'ait été prise! La gestion de la paie et "l'optimisation de celle-ci" n'en revêt donc alors que plus d'importance...

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Gestion du personnel, chômage, formation, absentéisme, politique sociale de l'entreprise, Sécurité Sociale, devenir des retraites, temps de travail. autant de termes qui renvoient à des aspects de la fonction personnel et qui de prime abord, ne sont pas liés à la paie. Pourtant des liens existent et c'est à travers leur étude que nous entendons démontrer le rôle clé que peut jouer la paie dès lors qu'elle n'est plus considérée comme le parent pauvre des service du personnel. Les pages qui vont suivre ont été écrites dans une optique en tout premier lieu "pratique". Elles sont une synthèse des règles courantes; le lecteur mesurera la distance qui sépare ces règles de celles qui s'appliquent dans sa propre entreprise..

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Première partie LES ÉLÉMENTS CONSTITUTIFS DES BASES DE LA PAIE I. LES PRINCIPES FONDAMENTAUX 1.1. L'ENVIRONNEMENT RÉGLEMENTAIRE Toute notion de paie implique l'existence d'un contrat de travail, quelle que soit la forme, écrite ou orale. L'écrit est déjà obligatoire depuis de nombreuses années en ce qui concerne certains types de contrats : ceux à durée déterminée, les contrats d'apprentissage et les contrats à temps partiel. Certaines conventions collectives imposent également la rédaction d'un contrat écrit. Une directive européenne tendait à laisser penser que l'écrit deviendrait obligatoire pour tous les contrats à compter du 1° juillet 1993. En effet, cette directive visait à obliger les employeurs à délivrer un document comportant un certain nombre de renseignements sur les conditions de travail des salariés. Ces informations portent notamment sur l'identité des parties, le lieu de travail, le titre du salarié, la description sommaire du travail, la date de début de contrat, la périodicité du versement du salaire, la durée journalière du travail etc. Cette évolution va dans le sens de la logique. Le salarié et son employeur ont généralement tout à gagner dans la définition précise de la relation du travail. Cette précision est d'autant plus indispensable lorsqu'il s'agit de régler des problèmes d'annualisation du temps de travail, voire des problèmes liés à l'alternance de périodes travaillées et non travaillées. L'administration, interrogée sur le caractère obligatoire de l'écrit pour tous les contrats a cependant pu préciser que, dans la mesure ou une copie de la déclaration d'embauche était remise au salarié, et compte tenu des éléments obligatoires figurant sur le bulletin de salaire, il ne lui apparaissait pas indispensable d'établir un écrit systématique, les obligations émises par la directive européenne étant satisfaites. Il est intéressant de noter que le législateur, a travers le Code du travail, n'a donné aucune définition d'un contrat de travail. C'est la jurisprudence qui a défini celui-ci comme "la convention par laquelle une personne s'engage à mettre son activité à la disposition d'une autre sous la subordination de laquelle elle se place moyennant rémunération". Il existe donc trois éléments indissociables pour caractériser un contrat de travail : -

l'exercice d'une activité professionnelle, la rémunération, le lien de subordination (le travail devant être accompli sous l'autorité et le contrôle de l'employeur et avec des conditions matérielles d'exercice de l'activité mises à disposition par l'employeur. Cette dernière clause pouvant

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rendre parfois difficile la détermination de la frontière entre le travailleur à domicile, l'artisan ou le sous-traitant...). Certaines personnes ne souhaitent pas se voir qualifier de salariés et demandent à ce que le paiement de la prestation fournie le soit sous forme d'honoraires. Mais pour que ce mode de paiement soit licite, ces personnes doivent démontrer qu'elles exercent régulièrement une activité libérale. En ce sens également, les mandataires sociaux par exemple (c'est-à-dire les membres de conseils d'administration, les associés, les gérants, les P.D.G. etc.) ne sont pas des salariés en matière de droit du travail et ne peuvent donc de ce fait prétendre au bénéfice d'aucune disposition du Code du travail ni de la convention collective applicable à l'entreprise... quand bien même ces personnes sont pourtant assimilées à des salariés pour leur immatriculation au régime général de Sécurité Sociale ! Il existe en cette matière un conflit de juristes, certains affirmant qu'il doit y avoir unification des droits du travail et de la Sécurité Sociale, d'autres exigeant que l'autonomie des deux droits soit respectée... De façon plus générale, l'existence d'un contrat de travail implique que l'employeur s'engage aussi à respecter la réglementation en termes de durée du travail, de repos hebdomadaire, d'hygiène et de sécurité, de liberté syndicale, de représentation syndicale et bien sûr de paie - cet aspect découlant en fait des points cités précédemment -. Au-delà de son obligation essentielle qui est de payer au salarié la valeur de la contre-prestation de travail - et qui devra donc se traduire par la délivrance d'un bulletin de salaire ...-, l'employeur a également diverses obligations "administratives" : le paiement des cotisations sociales et des charges obligatoires liées à la paie, la rédaction d'une déclaration annuelle des données sociales. L'employeur doit également tenir un livre de paie afin de permettre les contrôles éventuels de l'inspection du travail - le livre de paie pouvant constituer en un double des bulletins de salaire remis aux salariés. Les règles qui fixent les conditions de travail ainsi que ce que l’on peut appeler “les garanties sociales” des salariés, ces garanties s’appliquant également au domaine de la rémunération, trouvent leurs origines en deux sources différentes qui sont : -

soit le code du travail (ou sa jurisprudence), qui s’appliquera prioritairement,

-

soit les conventions collectives qui tendent éa devenir la source prééminente du droit du travail.

La paie va donc évoluer dans un environnement rendu complexe en grande part à cause de cette double source d’informations, d’origine légale d’une part et d’origine conventionnelle d’autre part.

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II. STRUCTURE ET ORGANISATION DE LA PAIE 2.1. LA CLASSIFICATION DES RUBRIQUES DE PAIE A travers la première partie de cet ouvrage, le lecteur a pu être prévenu de la complexité de l'environnement réglementaire dans lequel la paie évolue - le pire restant pourtant à venir tant ce qui a pu être dit jusqu'à présent ne constitue qu'un "avant-goût" ! C'est en grande part cette situation qui contribue à rendre si difficile pour les noninitiés la perception de la paie... En revanche, on constatera que la structure de la paie est d'une plus grande simplicité et permet de distinguer 4 grandes familles de rubriques : -

1° les éléments qui constituent ce que l'on appelle la rémunération brute du salarié, c'est-à-dire celle à partir de laquelle seront calculées les cotisations sociales.

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2° les cotisations sociales proprement dites, qui sont versées aux différents organismes sociaux collecteurs (SÉCURITÉ SOCIALE, caisses de chômage, ...). L'opération "brut" - "cotisations" permet d'obtenir ce que l'on appelle le salaire net fiscal, c'est-à-dire la somme que tout salarié doit indiquer à l'administration fiscale au moment de rédiger sa déclaration de revenus.

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3° les données qui constituent des "indemnités", c'est-à-dire qui viennent s'ajouter à la rémunération du salarié mais qui sont exemptées de cotisations sociales : il en est ainsi du remboursement des frais professionnels (par exemple la prise en charge par l'employeur d'une partie des frais de transport...).

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4° les éléments qui constituent des retenues sur la rémunération des salariés mais qui ne sont pas pour autant déductibles des bases servant au calcul des cotisations sociales et qui ne viennent donc pas diminuer le "net fiscal". Il en est ainsi des avances, des acomptes, des remboursements de prêt, des saisies arrêts, mais également de la Contribution Sociale Généralisée (CSG, entrée en vigueur le ler février 1991) pour sa partie dite "non déductible" et de la Contribution au Remboursement de la Dette Sociale (CRDS) entrée en vigueur à partir du 1" février 1996, etc...

En ce qui concerne ces dernières contributions, si on a enregistré ces dernières années une augmentation de la part qu'elles prennent dans le total des cotisations, on a pu noter une simplification de la gestion. Ainsi, au moment de la création de la CSG. le législateur avait imposé que cette contribution apparaisse sur une ligne du bulletin de salaire située... avant les cotisations alors que cet élément n'était pas pour autant déductible des bases de cotisations ! Le problème s'était même compliqué en 1993 par le fait qu'une partie de la CSG devenait déductible du net fiscal !

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Cette gestion pour le moins complexe a fort heureusement disparu, au moins pour une large part. La lecture des lignes CSG et CRDS, sans être simple, est devenue compréhensible pour le commun des salariés, ce qui pendant longtemps n'était plus le cas ! Le gain effectivement perçu par le salarié et qui apparaît sur la dernière ligne d'un bulletin sous la dénomination "net à payer" est donc égal au "net fiscal" majoré des "indemnités non soumises" et minoré des diverses "retenues non déductibles" : ce gain peut donc être tout autant supérieur, inférieur, ou égal au "net fiscal" selon la nature des divers éléments qui composent l'ensemble d'une paie. La réalisation d'une paie se traduit donc par la détermination et le traitement successifs de chacune des familles de rubriques citées ci-dessus ; la paie est donc une opération que l'on peut calculer de façon "linéaire" et dont on peut dire, comme on le comprendra à la lecture des titres ci-dessous qu'elle s'effectue de "bas en haut" : -

DETERMINATION DU SALAIRE BRUT CALCUL DES COTISATIONS DETERMINATION DES INDEMNITES NON SOUMISES DETERMINATION DES RETENUES NON DEDUCTIBLES

Un cinquième type de données de paie est constitué par l'ensemble des charges et cotisations sociales afférent aux rémunérations et supportées par les employeurs et dont le montant est communiqué aux salariés pour une large part, par le biais du support physique qu'est le bulletin de salaire; il s'agit en effet bien d'un élément dont on mesurera vite l'importance plus on avancera au cours de notre étude. Le législateur l'a d'ailleurs bien compris puisqu'il avait été amené à rendre obligatoire sur le bulletin de salaire la présence d'informations relatives à ces cotisations. 2.2. LE BULLETIN DE SALAIRE La loi fait obligation à tout employeur de remettre à un salarié et ce, quelle que soit la durée du contrat de travail de celui-ci, un bulletin de salaire. Ce document, on s'en doute, ne peut constituer une preuve du paiement dudit salaire, mais tout au plus une simple présomption et il appartiendra toujours à l'employeur de pouvoir justifier le paiement effectif de celui-ci et principalement lorsque le salaire est versé en espèces... Si la forme du bulletin est totalement libre - le procédé d'écriture doit simplement être indélébile pour éviter les contestations et les fraudes - (toute informatisation de la paie devant faire l'objet par l'entreprise d'une déclaration à la Commission Nationale Informatique et Liberté), le contenu en revanche a été précisé par l'intermédiaire de divers textes (loi du 18 août 1986 complétée par le décret du 22 août 1988 destinée à améliorer l'information des salariés, circulaires des 24 août 1988, 13 décembre 1988, 30 mars 1989, décret du 31 août 1994, circulaire du 7

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avril 1997 principalement) qui font donc obligation à l'employeur de fournir un certain nombre de renseignements (article R 143 2 du Code du travail) : -

renseignements relatifs à lui-même : l'employeur doit en effet faire figurer son nom et l'adresse ou la dénomination de l'établissement dans lequel le salarié exécute son contrat de travail,

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renseignements relatifs à la paie : les mentions de période de paie, de nombre d'heures de travail au taux normal, de nombre d'heures supplémentaires - ainsi que de leurs taux de rémunération et de leur nature : travail de nuit, de dimanche...-, le montant de la rémunération brute, la nature et le montant des diverses cotisations sociales salariales, le détail des diverses retenues opérées sur la rémunération, le montant des acomptes versés, la nature et le montant des sommes qui s'ajoutent à la rémunération et qui ne sont pas soumises aux cotisations sociales, la date de paiement et le mode de paiement, ainsi que la date de prise des congés payés et le montant de l'indemnité versée au titre desdits congés. Tous ces éléments doivent figurer clairement sur le bulletin de salaire, de même que les indemnités de Sécurité Sociale, mais en ce qui concerne ces éléments, uniquement en cas de "subrogation de l'employeur" . En revanche, les indemnités de licenciement n'ont pas à figurer sur un bulletin de paie, en application d'une circulaire ministérielle.

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Deuxième partie LES COMPOSANTES DE LA RÉMUNÉRATION BRUTE Il est évident qu'à travers l'étude qui va suivre, il n'est nullement question de vouloir dresser une liste exhaustive des différentes rubriques qui permettent de définir le montant de la rémunération brute, celle-ci servant elle-même de base au calcul des cotisations sociales. Chaque entreprise on le verra, a en effet ses règles, en fonction de son histoire, de son activité, de ses spécificités propres et cette situation a pour effet de générer un traitement de la paie qui peut différer d'une société à l'autre. Les éléments de la rémunération vont donc varier, ainsi que les modes de calcul retenus. Il est toutefois possible de constater que toutes les rubriques qui composent le "brut" d'une paie sont : -

soit des éléments de base de la rémunération, éléments qui peuvent être aussi bien permanents - c'est-à-dire revenir à chaque bulletin de salaire - que variables, c'est-à-dire versés à échéance définie, ou de façon tout à fait aléatoire ;

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soit des primes ;

-

soit des éléments d'absentéisme, notamment en matières de congés payés, de maladie, de maternité, d'accident, etc. qui auront pour effet de diminuer ou non le gain d'un salarié.

I. LES ÉLÉMENTS DE BASE DE LA RÉMUNÉRATION 1.1. LE SALAIRE DE BASE La première ligne de tout bulletin de paie mentionne en règle générale, le montant de la rémunération contractuelle de base : on parlera selon les entreprises de "salaire de base", "d'appointements"... en remarquant que ce vocable introduit une notion de fixité, attachée à un emploi régulier. Cette notion de salaire peut également être remplacée par celle de "gages" - pour les employés de maison notamment- de "traitement' pour les fonctionnaires, d"'honoraires" pour les personnes qui exercent une activité libérale, ou encore " d'émoluments " 1.2. LE PAIEMENT DES HEURES SUPPLÉMENTAIRES A travers la notion d'heures supplémentaires, on a pu aborder le problème des majorations. Encore convient-il de définir sur quelle base doivent s'appliquer les majorations. Doit-on en effet considérer le seul taux horaire du salarié, ce taux horaire s'obtenant par la formule : Salaire mensuel de base / horaire mensuel moyen

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ou faut-il également intégrer certains éléments de la rémunération comme les primes d'ancienneté par exemple ? L'administration, pour répondre à cette question distingue les primes inhérentes à la nature du travail. des primes sans rapport avec celui-ci. Les premières, comme les primes d'insalubrité, les primes de danger, les primes de rendement, les primes de froid..., doivent selon ses directives être intégrées à la base des taux horaires de majoration. En revanche, toutes les primes sans lien direct avec le travail proprement dit, c'est-à-dire les primes d'ancienneté, les primes d'assiduité..., ou induites par le travail, comme les primes de paniers, de déplacement, de salissure, d'outillage, d'usure de vêtements..., n'ont pas à être intégrées à la base des taux horaires de majoration. La Cour de cassation a globalement confirmé cette position, de nombreux arrêts le démontrant. En revanche, la Cour de cassation a jugé que les primes d'assiduité devaient être incluses à la base servant au calcul des majorations - dès lors que cette prime constitue un élément de salaire en raison de sa généralité, de sa constance et de sa fixité- et a donc adopté une position différente de l'administration qui écarte pour sa part cette prime. Bien entendu des dispositions conventionnelles peuvent améliorer le régime légal de rémunération des heures supplémentaires. 1.3. LES AVANTAGES EN NATURE Salaire de base, heures supplémentaires, composent pour une large part la "rémunération de base" d'un salarié. Nous y intégrerons également les avantages en nature aux termes de notre classification personnelle des rubriques qui composent cette rémunération. Ces avantages en nature consistent en la fourniture (à titre contractuel ou conventionnel) par l'employeur de nourriture. d'un logement, d'une voiture, voire d'énergie - par le biais de la prise en charge de tout ou partie des frais d'électricité, d'eau ou gaz - , etc. Ces avantages, mis à la libre disposition du salarié, ne lui sont pas indispensables pour exercer son activité professionnelle et sont considérés comme des avantages acquis. La Cour de cassation définit l'avantage en nature comme "toute prestation en nature en relation avec le contrat de travail et qui n'est pas destinée à compenser des charges particulières inhérentes à l'emploi ou qui n'est pas motivée par une véritable volonté de libéralité de la part de l'employeur". Pour la Sécurité Sociale, la notion d'avantages en nature va au-delà de ces aspects. Ainsi les sommes versées par les comités d'entreprise à des salariés, dès lors qu'elles ne peuvent être assimilées à un quelconque "secours" doivent être intégrées aux bases de cotisation.

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La position de la Sécurité Sociale à l'égard des sommes versées par les comités d'entreprise s'explique par le fait que tous ces éléments sont versés aux bénéficiaires parce qu'ils sont salariés de l'entreprise, et à l'occasion du travail accompli : cette appartenance à l'entreprise fait donc que l'on peut assimiler ces sommes à des compléments de salaire. Il est à noter que la position de la Sécurité Sociale est cependant plus souple que celle de la chambre sociale de la Cour de cassation, celle-ci ayant notamment refusé le caractère de secours à des sommes versées à des salariés pour leurs enfants au titre de "bourses d'études" ou de frais de garde et de cantine scolaire, alors pourtant que les services de la Sécurité Sociale avaient accepté le caractère de secours de ces sommes... II. LES PRIMES Si la paie est rendue complexe de par sa réglementation, elle l'est tout autant de par l'extraordinaire multiplicité des primes qui la composent. En fait, la difficulté du traitement de ces primes ne réside pas tant dans leur nombre que dans leurs modes de calcul. Il est d'ailleurs étonnant de constater que lesdits modes de calcul sont rarement intégralement connus avec précision même par les personnes sensées les connaître mieux que quiconque : les responsables de paie. Il suffit pour s'en convaincre de pratiquer une "mise à plat" du système de paie d'une entreprise, et de poser quelques questions aussi simples que : "Quels sont les bénéficiaires de cette prime ?" "Quelles sont les bases précises de calcul de cette prime ?" pour se rendre compte que l'obtention de la réponse se fait souvent au prix de longues vérifications nécessaires face aux imprécisions et incertitudes... Les résultats de cette analyse étonnent en règle générale jusqu'aux responsables de l'entreprise... Cette situation à priori, on en convient, étonnante, s'explique fort aisément. En effet, les entreprises ont, ou ont eu, une large propension à créer des primes, et ont une toute aussi grande aisance à les maintenir, même lorsqu'elles ne sont plus utiles ou que leur usage ne se justifie plus. En la matière, citons le cas de la SNCF qui versait (ou verse encore ?) une "prime de charbon" à une certaine partie du personnel cheminot, cette prime étant une survivance de l'époque où les chemins de fer fonctionnaient à la vapeur... Alors, pourquoi ces situations anachroniques qui prêtent à sourire, mais pourtant fréquentes et dont l'ancienneté même fait que les modes de calcul sont parfois "tombés dans les oubliettes" et de ce fait sont oubliés... ? La réponse réside tout simplement dans le fait que s'il est aisé de créer une prime, il est difficile de revenir dessus, on va voir pourquoi. La première solution qui vient à l'esprit pour mettre fin à cette multitude de lignes qui encombrent la lisibilité d'un bulletin de salaire, serait de dire, dès lors que le caractère de ces primes est permanent, que l'on va les intégrer directement au salaire de base - à moins qu'il ne soit possible de les supprimer, mais on imagine sans peine les conflits sociaux qu'une telle mesure peut engendrer ! La conséquence de cette démarche sera ni plus ni moins de majorer le taux de paiement des heures supplémentaires et ne pourra donc jamais être retenue dans les entreprises amenées à faire effectuer régulièrement à leurs salariés des heures

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supplémentaires... L'adoption d'une telle mesure conduirait en effet à un dérapage aisément chiffrable se traduisant par une augmentation de masse salariale... Face à cette situation, on pourrait envisager de regrouper toutes les primes sous une rubrique "primes diverses". On devine quelle sera la difficulté lorsqu'il s'agira de s'interroger sur l'origine et la composition de cette rubrique surtout lorsque les anciens de l'entreprise, cette "mémoire collective" des sociétés, se seront retirés ! Il n'y a pas en la matière, de réponse miracle, et nous ne prétendrons pas appor ter une quelconque solution... III. LES ÉLÉMENTS D'ABSENTÉISME En matière de détermination de la rémunération brute, les éléments d'absentéisme constituent sans aucun doute le sujet le plus sensible. Si nous avons abordé jusqu'à présent uniquement des points qui avaient pour effet d'augmenter cette rémunération, il n'en est pas de même à partir du moment où l'on aborde des notions d'absentéisme... La rémunération étant la contrepartie d'un travail fourni, il apparaît logique qu'elle soit diminuée lorsque le salarié n'accomplit pas ce travail du fait d'une absence. Les réponses ne sont évidemment pas si simples et il conviendra de définir quelles absences sont susceptibles de faire perdre le bénéfice de la rémunération. Car à travers l'étude des congés payés, à travers également l'étude des absences pour maladie, maternité, ou encore accident, on verra que toute absence ne génère pas obligatoirement une perte de salaire. Qu'en est-il toutefois du traitement des absences qui contribuent à minorer le salaire, et surtout comment évaluer le montant des retenues à effectuer pour une absence considérée ? Telle va être la première question à laquelle il va falloir répondre. 3.1. LE CHOIX DU TAUX DE VALORISATION DES ABSENCES A travers le problème de l'absentéisme, c'est donc, on l'a dit, d'une façon plus générale, le problème sensible des "retenues" sur une paie qui est abordé. Comment valoriser une absence ? On serait tenté de croire qu'à une telle question, le législateur a déjà répondu, supprimant par là-même toute contestation possible, tant le problème apparaît commun à toutes les entreprises. Assez curieusement cependant, aucune règle de calcul n'est fixée dans le Code du travail. C'est dans la jurisprudence que l'on peut trouver une réponse dont on abordera plus loin les limites et les insuffisances. Les conventions collectives, les accords d'entreprise, n'abordent jamais cet épineux problème, laissant libre cours aux plus grandes applications possibles telles qu'elles sont pratiquées au sein des entreprises... Il suffit pour s'en convaincre de réunir une dizaine de responsables de paie, et de leur demander quelle sera la retenue qu'ils effectueront pour un salarié qui gagne 10 000 F par mois pour un horaire de travail de 35 heures par semaine, et qui est absent par exemple pour un congé sans solde, durant toute une journée au cours de laquelle il aurait dû travailler 7 heures.

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Troisième partie LES COTISATIONS SOCIALES En matière de paie, le domaine des cotisations sociales constitue souvent le plus grand sujet de doléances(s) de la part des salariés mais aussi des employeurs. Les premiers se plaignent de prélèvements qui vont sans cesse croissants au point d'en devenir insupportables, les seconds évoquant l'impossibilité qu'ils ont à embaucher à cause du poids de ces mêmes cotisations. Les cotisations sont devenues ainsi un véritable enjeu politique, chaque gouvernement essayant de lutter contre le chômage en instituant des dispositifs qui tournent tous autour de ce même thème : la réduction ou l'exonération des charges sociales. Il en va ainsi des mesures portant sur l'allégement des charges sur les bas salaires, des "exo jeunes" qui concernent les jeunes de 18 à 25 ans, des créations d'emploi à temps partiel, des embauches du premier salarié, des contrats d'adaptation, de qualification d'orientation ou d'apprentissage. ou des contrats de retour à l'emploi pour les chômeurs de longue durée. Un point commun à tous ces textes : à durée de vie variable ils proposent des réductions de charge. Hélas, malgré ces dispositifs, le chômage ne se résorbe pas et la durée moyenne du chômage continue à s'accroître... Mais comment ne pas s'en étonner lorsqu'à travers certaines mesures, on peut se poser la question de savoir s'il ne devient pas dissuasif d'embaucher une personne au chômage depuis 9 mois : il suffit de différer de 3 mois supplémentaires son embauche pour percevoir des avantages non négligeables ! Curieuse façon de régler les problèmes... Tous les salariés constatent donc que leur paie est de plus en plus "pressée". Mais pressée pour quel usage ? En fait peu de personnes connaissent avec précision la finalité des sommes dont elles s'acquittent -certes douloureusement !chaque mois, et cette méconnaissance contribue à rendre plus difficile encore l'acceptation de ces dépenses non contrôlées... Par ailleurs, jamais autant qu'aujourd'hui on a tant parlé des "plans épargne retraite", "d'assurance maladie", bref, de produits financiers offerts par les organismes bancaires et assimilés en vue de "mieux protéger" les salariés en matière de couverture sociale. Le succès de ces produits" doit il s'expliquer par une diminution de la protection offerte par les voies habituelles ? Il apparaît donc intéressant d'étudier en quoi consiste la couverture sociale dont bénéficient aujourd'hui les salariés, une couverture multiple, complexe, et dont les modalités de mise en oeuvre par le biais de recouvrement des cotisations constituent un délicat sujet de gestion pour les responsables de paie... LES OBLIGATIONS LIÉES AUX COTISATIONS SOCIALES Les cotisations sociales offrent cette particularité principale d'être obligatoires. Tout salarié, ainsi que son employeur, est tenu de payer des cotisations qui sont destinées à assurer le financement : - de la Sécurité Sociale, -

des caisses de chômage,

-

des caisses de retraite complémentaire et de prévoyance.

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Sachant, on l'a déjà cité, que lorsqu'un employeur verse 100 francs de rémunération brute, il lui en coûte en fait environ 150 francs, on comprend donc quelle peut être la tentation pour un "employeur" de ne pas "déclarer" un salarié aux différents organismes collecteurs. Cette situation, pénalement sanctionnable, nest en effet pas aussi rare qu'on pourrait le croire, notamment dans le domaine de, emplois saisonniers. Et c'est pour lutter contre ces abus qu'a été institué la déclaration unique d'embauche qui interdit désormais à un employeur de prétendre, alors qu'il est confronté à un contrôle de main d'œuvre qu'"il vient d'embaucher un salarié", cette déclaration ayant succédé à la déclaration préalable d'embauche qui comme son nom l'indiquait de façon plus explicite que la déclaration unique d'embauche, doit précisément être réalisée avant I'embauche... Mai, à l'inverse de ces chefs d'entreprise indélicats, un employeur peut aller audelà des cotisations que l'on qualifiera de "légales" qu'il est tenu de payer. Afin de mieux protéger ses salariés (contre les risques de la maladie, afin de leur assurer une retraite plus importante, pour compléter les remboursements de la Sécurité Sociale...), il lui est possible, dans des limites que l'on étudiera, de participer à des régimes contractuels -car adoptés avec l'accord d'une majorité de salariés-. Nous ne développerons pas dans cet ouvrage les conditions de versement des sommes dues aux organismes collecteurs (qu'ils relèvent du domaine social, c'est-àdire des cotisations sociales objet de cette 3 partie, ou qu'ils relèvent du domaine fiscal, c'est-à-dire les charges liées à la paie). On notera simplement que des dates limites de recouvrement (généralement mensuelles, plus rarement trimestrielles) sont fixées et que ces dates limites ne sont pas des dates limites d'expédition mais des dates limites auxquelles les comptes des organismes concernés doivent être crédités. Les retards peuvent engendrer des pénalités importantes. Les organismes collecteurs, face aux problèmes de trésorerie qu'ils enregistrent ont été amenés à raccourcir considérablement les délais de paiement. qui dépendent en premier lieu de la taille de l'entreprise, des différentes cotisations.

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Quatrième partie LE DEVENIR DE LA PAIE Tout au long des pages qui ont pu précéder, il a été possible de constater l'extraordinaire richesse de l'environnement dans lequel évolue cette activité dont on peut espérer que sa meilleure connaissance aura pour effet de la rendre mieux perçue... Cette connaissance est d'autant plus nécessaire à une heure où ce domaine se technicise de plus en plus, aidé en cela par une législation de plus en plus contraignante et qui bouleverse les règles établies depuis des années. Ainsi celles déterminant le calcul des heures supplémentaires ont éclaté avec l'apparition des lois sur l'aménagement du temps de travail, les modes de gestion du repos compensateur sont également modifiées avec l'instauration de la loi sur les 35 heures. Ces modifications ne sont donc pas sans conséquences sur le pilotage de la paie car la recherche des éléments constitutifs de la rémunération subit elle aussi des changements. Ce nouveau contexte n'est pas sans susciter de grandes interrogations au sein des Directions du personnel. Il pose en effet la question fondamentale de savoir comment la paie va s'adapter à ces nouvelles exigences. Les moyens aujourd'hui utilisés par les entreprises ne seront ils pas dépassés dans un proche avenir d'où la nécessité peut être de "sous-traiter" la paie auprès de véritables professionnels de ce sujet ? En d'autres termes que doivent faire les entreprises pour tenir compte de ces évolutions alors que les problèmes sont de plus en plus ardus à résoudre d'un point de vue technique du fait de l'évolution réglementaire principalement ? I. L'EVOLUTION RÉGLEMENTAIRE Les textes qui régissent ou entourent la paie évoluent sans cesse, on a déjà pu s'en rendre compte. Mais un fait nouveau est peu à peu apparu à travers l'augmentation parallèle des difficultés de mise en place des nouvelles règles. Ces difficultés naissent des contraintes nouvelles qui sont imposées aux entreprises quasiment du jour au lendemain. La France détient sans doute en effet le titre peu envié de "championne du monde" de la complexité en matière de paye, et les grandes messes avec force effet d'annonces sur les mesures de simplification, n'ont jamais débouché en définitive sur autre chose que des réformettes qui n'ont pas objectivement assoupli la gestion de la paye. Mais au delà de ces problèmes aujourd'hui parfaitement intégrés par tous les logiciels de paye, en matière de difficultés posées par la mise en application d'un nouveau texte, on continue à s'accorder à dire que la palme revient à deux textes qui nous apparaissent très révélateurs de ce à quoi sont désormais confrontées les entreprises : il s'agit d'une part du décret relatif aux réintégra-

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tions des cotisations de retraite et prévoyance dans les bases de cotisations, d'autre part des lois portant sur l'aménagement du temps de travail... A travers l'étude -qui ne sera que d'ensemble tant complexes sont les problèmes soulevés- de ces textes, on pourra mesurer également toutes les limites des programmes de paie actuels et la nécessité qui s'impose aux entreprises de faire vivre ceux-ci, de les adapter constamment. Les coûts induits par une telle démarche, on le verra sont importants et impliquent sans doute une réflexion visant à l'utilisation d'autres procédés pour "faire la paie"... II. L'ENTREPRISE À L'HEURE DES CHOIX: FAIRE OU FAIRE FAIRE LA PAIE ? A la lecture de ce qui précède, on aura compris que la réalisation de cet élément essentiel que constitue un simple bulletin de salaire devient un enjeu important. Il est évident que les difficultés augmentant, les moyens qui sont consacrés à la paie augmentent dans les mêmes proportions, que ce soit en termes de temps qui y est consacré ou encore en termes de moyens utilisés. Ces moyens ne sont pas seulement matériels (équipement informatique principalement -on considérera en effet que la plupart des petites entreprises en sont restées à un niveau de besoins tel que la réalisation des bulletins reste manuelle) mais aussi humains. Le niveau de compétence des responsables de paie doit être adapté aux nécessités d'une complexité réglementaire qui contribue à faire que la paie devient de plus en plus affaire de spécialistes. Pour les entreprises dotées de moyens informatiques, on constate généralement qu'elles assurent elles mêmes la réalisation de leur paie, soit en réalisant leur programme, soit en achetant l'un des multiples progiciels actuellement disponible sur le marché. L'élaboration d'un programme maison représente cependant un énorme investissement de travail et de temps face au véritable "cahier des charges" incontournable et impératif constitué palles exigences du droit du travail, des conventions collectives, du règlement intérieur, des habitudes de l'entreprise... Entre un responsable du personnel en charge de la paie et une équipe d'informaticiens à laquelle est confiée la réalisation d'un programme, le dialogue ne peut pas être facile du fait de tous ces paramètres qu'on ne traite évidemment pas de la même façon selon qu'on les considère sous un angle social ou sous un angle informatique... Le résultat de ce genre de dialogue aboutit en règle générale à une paie qui montre très vite ses limites et qu'il faut faire et refaire avant de parvenir à un résultat satisfaisant... jusqu'à ce que le législateur apporte une nouvelle pierre à l'édifice réglementaire et contribue ainsi à mettre un mal ce qui est finalement un fragile édifice... Il serait édifiant de conserver la programmation qui a servi à éditer la première paie et de la comparer ensuite quelques années plus tard à celle qui est désormais utilisée... De modifications en rajouts, le programme est souvent devenu un monstre ingérable, d'une complexité telle que seul l'informaticien ayant toujours participé à sa mise à jour arrive encore -péniblement...- à s'y retrouver -s'il est toujours dans l'entreprise et constitue par dessus ces faits un "dévoreur d'énergie informatique".

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L'entreprise peut alors décider de se tourner vers les sociétés nombreuses, on l'a dit, qui proposent des "produits paie", vendus clés en main. En termes économiques les propositions sont souvent alléchantes... mais de prime abord seulement... En fait le produit standard, s'il répond aux exigences légales, doit d'abord être adapté aux normes de l'entreprise et doit donc subir de nombreux aménagements et personnalisations avant de satisfaire aux besoins des utilisateurs. Ces aménagements sont en règle générale assurés par les propres services informatiques de l'entreprise. A quels coûts? Difficile à cerner et à chiffrer... Mais de nombreuses expériences incitent à multiplier par 7 ou 8 le prix de base annoncé pour parvenir au montant de la facture globale... Par ailleurs, le coût de maintenance est lui aussi très élevé et se découvre lors de la première modification consécutive à la mise en oeuvre par exemple d'une nouvelle procédure légale -si tant est que le progiciel lui même puisse intégrer ces nouvelles données dont les exigences peuvent dépasser ses capacités... Il n'est pas rare de voir des devis de modification qui atteignent le quart du prix de base du progiciel (il est vrai que les marges bénéficiaires des sociétés de service se font en règle générale non pas sur les produits mais sur la maintenance). Le piège de tomber dans un progiciel "à tiroir" n'est de plus pas à écarter... Lorsque la question est posée à un responsable du personnel de savoir quel est le coût total mensuel de la paie, les réponses sont souvent évasives, et de toute façon incomplètes. Trop souvent les entreprises ne parviennent à évaluer que les seuls coûts "hommes". On sait ainsi que chaque mois la paie nécessite que X personnes payées Y francs chacune consacrent Z heures de leur temps à ce sujet, pour préparer, suivre, établir, vérifier, distribuer les bulletins de salaire. Et encore dans ces réponses, il est rare que l'on pense aux services autres que le service du personnel (celui de l'informatique notamment, monopolisé chaque mois son contingent d'heures afin d'assurer le traitement de la paie) pour évaluer ces coûts. A ces coûts hommes, il convient de rajouter les temps machines, encore plus difficiles à évaluer avec précision. On pourrait poursuivre dans la même voie en demandant le coût du support (le bulletin) qui doit être imprimé soit à l'intérieur de l'entreprise, soit à l'extérieur... En résumé, aucun responsable du personnel n'est en mesure de dire aujourd'hui que chaque bulletin de salaire coûte précisément Z francs dans son entreprise. Tout au plus peut il faire une approche de ce montant sur des bases peu fiables... C'est parfois le souci de maîtriser les frais généraux, dont ceux constitués par la paie, qui peut conduire une entreprise à se tourner vers une entreprise "faiseur de paies", un "façonnier" qui assure dans son intégralité la prise en charge de la paie moyennant un montant unitaire par bulletin défini par avance. Cette prise en charge comporte la réalisation du programme de paie, la réalisation et la fourniture de celle-ci à partir de l'utilisation des moyens techniques et humains du façonnier, c'est-à-dire du "fournisseur". La maintenance face à l'évolution juridique étant également assurée par le façonnier (elle n'est pas nécessairement gratuite). Cette situation n'est pas sans présenter de nombreux avantages pour une entreprise qui se retrouve dans une situation de client, son rôle se limitant alors à fournir les données nécessaires à la réalisation de sa paie. Il convient bien sûr, que cette solution retenue offre les possibilités de ne pas retomber dans les

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pièges que constituent les "programmes maisons", ou les "programmes à tiroirs", véritables usines à gaz impossibles à gérer. L'organisation de la programmation doit en effet être basée sur l'indépendance de chacun des sujets spécifiques de la paie : absences, congés, cotisations, indemnités.... la programmation ne visant en fait qu'à organiser les relations entre ces modules. Le but d'une telle démarche est d'avoir ainsi un produit évolutif, personnalisable à volonté, et par conséquent ouvert, à la différence des progiciels décrits plus haut et qui sont plus du ressort des progiciels de type fermés... Une telle démarche consiste, ni plus ni moins, à abandonner toute maîtrise physique de la paie. L'entreprise ne domine plus ainsi le problème du délai de livraison, elle n'est plus qu'une boite à lettres et ce choix peut être vécu par des responsables de paie comme un appauvrissement de leur poste. Le fait que la paie ne soit plus réalisée au sein de l'entreprise, peut également être vu comme une perte d'autonomie de l'entreprise, qui passe en situation de dépendance. La peur de changement, la modification des habitudes de travail consécutive à l'adoption d'un nouveau système de paie, sont également de puissants freins à la mise en place d'une solution externe. Les services informatiques eux mêmes peuvent penser que leur éviction de la nouvelle donne est un jugement négatif a posteriori de leur action... Mais cette perte d'autonomie, si souvent citée, permet pourtant à l'entreprise d'établir un réel rapport de force en sa faveur à travers l'instauration d'un rapport commercial entre elle, et son fournisseur. L'entreprise est en effet dans une situation de "client roi", et le prestataire de service a une obligation de résultat certes -la production des bulletins de salaires et des états de paie qui y afférentmais aussi de qualité... sous peine de prendre le risque de perdre son client, même s'il est vrai qu'un changement de système de paie n'est pas une opération simple et aisée... Le droit à l'erreur, voire plus grave, le non respect d'un délai dont on a déjà pu citer les conséquences possibles, sont interdits pour les fournisseurs, qui se doivent d'afficher un professionnalisme à toute épreuve. Ce n'est d'ailleurs pas un hasard si la recherche de la qualité de service constitue un souci permanent des sociétés de service spécialisées dans ce domaine. Pour les responsables de paie, dont l'ennemi essentiel est bien le temps, on ne saurait nier que l'adoption d'un fournisseur extérieur c'est aussi contribuer à leur assurer un certain confort "moral", tant ils sont pour une large part déchargés de cette angoisse qui les étreint souvent aux veilles des dates de sorties de paie. Celles-ci ne sont en effet plus de leur ressort exclusif... Si cette optique ne saurait assurément constituer la raison déterminante du choix d'un fournisseur extérieur. quel responsable concerné par ce problème pourra prétendre que ce concept ne vient pas s'intégrer à son analyse ?... La décision de faire la paie, ou de la faire faire, s'inscrit en définitive dans un contexte tout aussi politique qu'économique et le choix d'une sous-traitance éventuelle se place dans le cadre plus général de la gestion des ressources humaines au sein des entreprises. Tout choix en cette matière entraîne en effet celles-ci dans une voie dont on a dit qu'il était par la suite difficile de sortir compte tenu des coûts qu'une éventuelle volte face engendrerait en termes de frais d'analyse préalable, d'investissements, de formations aux nouveaux systèmes... En ce domaine, le droit à l'erreur

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n'existe pas, surtout à l'heure où les produits paie sont de plus en plus étroitement liés aux produits de gestion du personnel. Les premiers alimentent les seconds et vice versa. Tout au long de cet ouvrage, le lecteur aura donc eu la possibilité de se familiariser davantage avec ce thème de la paie, et croyons nous, de mieux le comprendre. Cette approche, on aura pu s'en rendre compte, a été essentiellement pratique tant il nous apparaît essentiel de connaître les règles d'application de base de ce sujet avant de prétendre pouvoir mesurer les conséquences de toute décision prise en matière salariale, que cette décision soit imposée à l'entreprise par le législateur, ou qu'elle ait été mise en oeuvre du fait de la seule volonté de cette même entreprise. La pratique de la paie, sa compréhension, constitue en définitive la première des étapes qui doit conduire à l'approche de la gestion de la masse salariale cette fois non plus seulement en termes de "règles", mais en termes de techniques de rémunérations, et d'une façon plus générale, en termes de politiques de rémunérations. La paie, sujet socialement sensible s'il en est, et domaine en perpétuelle évolution, a sans nul doute trouvé dans les politiques d'individualisation des salaires engagées au milieu des années 1980 les sources du regain d'intérêt dont elle semble être la bénéficiaire aujourd'hui. Les gestionnaires de paie sont en effet devenus des techniciens, aidés en cela par un contexte qui tend désormais à pri vilégier l'analyse quasi individuelle et non plus collective des coûts et des budgets de personnel. Nous le rappelions en introduction, en période d'inflation haute, une dérive de masse salariale de 1 ou 2 % passe en effet inaperçue. En revanche, avec une inflation basse tous les phénomènes de glissement vieillesse et technicité du personnel doivent être analysés avec attention afin de prévoir et d'anticiper leurs répercussions... Dès lors c'est bien autant le montant global de la rémunération qui doit être étudié, que les composantes de celle-ci. Pour illustrer cette analyse, on pourra réfléchir sur les conséquences d'une ouverture des droits à la prime d'ancienneté en cours d'année pour un salarié qui jusqu'alors ne comptait pas suffisamment d'années de service pour percevoir celle-ci. Une telle situation peut avoir pour effet d'entraîner une modification du champ des bénéficiaires potentiels d'augmentations individuelles, le versement d'une prime d'ancienneté pouvant être déjà assimilé à une forme d'augmentation personnelle. A travers cet exemple, on constate finalement que la paie, outil obligatoire d'administration du personnel peut et doit également devenir un outil stratégique de gestion du personnel. On ne saurait en effet voir dans cet ouvrage la seule volonté de l'auteur de mettre en lumière certains calculs trop souvent retenus au sein des entreprises par méconnaissance de l'univers de la paie, voire par laxisme - et qui ont en définitive pour effet d'augmenter une masse salariale. En fait, le premier devoir d'un responsable du personnel en ce domaine n'est pas véritablement d'ouvrer à la baisse de cette masse salariale. Son objectif doit d'abord être de rendre cette dernière plus "productive". En d'autres termes, il

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s'agit de rendre efficace l'ensemble des dépenses qui s'impute sur le budget "frais de personnel" : il ne s'agit donc pas tant de dépenser moins que de dépenser mieux. De plus, l'application de procédures rigoureuses de gestion de la paie telles qu'elles ont pu être abordées durant les pages qui ont précédé, permet de fait de trouver les sources de financement de cet investissement que représente l'amélioration du côté "qualitatif' d'une masse salariale. Il s'agit ni plus ni moins de favoriser tout système visant à une forme de redistribution des "économies" générées par la mise en place de nouveaux modes de calcul, cette redistribution pouvant se faire sous de multiples formes : accord d'intéressement type ordonnance du 21 octobre 1986, primes, accroissement du budget augmentations individuelles... La gestion de la paie devient alors la première étape d'une démarche qui mène à la gestion dynamique des rémunérations. La paie s'intègre alors véritablement pleinement à toute politique de rémunérations positionnée dans une perspective qui reflète clairement la philosophie d'un management et qui respecte l'équité interne. Cet aboutissement, logique d'une meilleure et plus saine gestion de la paie, constitue un défi que tous ceux qui font vivre la paie au sein des entreprises doivent avoir à coeur de relever... Extraits de : “Pratique de la paie” Éditions d’organisation de Daniel Rabatel DESS Développement de la Fonction Personnel à l’IAE de Paris, aujourd’hui Directeur des Ressources dans le groupe France Loisirs, anime régulièrement, notamment au sein du groupe IGS, des actions de formation propres à la fonction personnel et plus particulièrement du domaine de la paie. Il a également collaboré avec la société GSI à la mise en place de nombreux progiciels de paie et de gestion du personnel.

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