Power Query and View

Notas mías

Cargando una tabla en el power query

Para archivos excel

Buscando la tabla a cargar

En el navigator del power query especificar va a ser la conexión del archivo, se va a cargar la tabla en el programa o solo va a crearse una conexión,

Otra ruta Con el botón edit del mismo panel

Ventana resultante

Especificar si se carga la tabla o solo se convierte en conexión.

El resultado es la misma ventana similar a la otra ruta.

Combinar Múltiples archivos con Power Query

May 6, 2016 | Publicado por Fabian Torres | Análisis de Datos, Power Query | 4 comentarios

Saludos a todos El día de hoy vamos a seguir descubriendo la versatilidad que tiene Power Query para Importar, Transformar y Cargar datos, y a partir de ello construir soluciones que sean fáciles de actualizar, pero con mucho potencial para analizar escenarios, todo a través del comando Anexar en Power Query, así que empecemos con el ejemplo.

– Ejemplo: Ingresos Múltiples Tiendas Nuestro objetivo, es crear un reporte con diferentes perspectivas sobre los ingresos obtenidos en diferentes tiendas de una misma cadena de supermercados, a continuación puedes ver la información que nos ha suministrado cada una de las tiendas con los ingresos obtenidos día a día hasta el mes de marzo.

Como podrás intuir, debemos “unificar” todas las tablas, en una “tabla maestra” por así decirlo, la manera tradicional consiste en copiar y pegar las tablas una debajo de la otra directamente en una hoja de Excel y de esta manera preparar los datos de origen para el reporte, sin embargo, este método puede resultar muy tedioso y adicionalmente estaremos más propensos a cometer errores y arruinar la integridad de los datos, aunque por fortuna, contamos con Power Query.

Solución

1. Importar (Extract) a Power Query En la pestaña Power Query (Grupo Obtener y transformar en Excel 2016), nos dirigimos al grupo Obtener Datos Externos, damos clic en Desde un Archivo, y luego seleccionamos la opción Desde Texto.

Posterior a ello, identificamos la ubicación del archivo en el computador y presionamos Aceptar.

Automáticamente aparece el Editor de Consultas, “el lugar donde la magia ocurre”, con nuestra tabla cargada y con algunas modificaciones aplicadas directamente por Power Query.

Nota: En el panel configuración de consulta podemos ver las modificaciones aplicadas a la tabla, en Pasos Aplicados, si seleccionamos algún paso, nos muestra como estaba la tabla sin hacer dicha modificación.

2. Transformación en el Editor de Power Query (Transform) Puesto que la columna fecha tiene el formato apropiado, solo basta con modificar el tipo de dato de la columna Ingresos cambiandolo a Moneda: Clic derecho sobre la etiqueta de la columna Ingreso -> Cambiar Tipo -> Moneda.

Por ultimo eliminamos la columna adicional, que NO está cumpliendo con ninguna función dentro del análisis: Clic derecho sobre la columna -> Quitar.

Nota: Recordemos que el nombre de la consulta, por defecto, será el mismo que el del archivo de los datos de origen, en este caso el archivo de texto.

3. Cargar (Load) Para finalizar, damos clic en Cerrar y Cargar , e instantáneamente aparecerá en una nueva hoja del libro, la tabla limpia, junto con el panel de consultas del libro.

Adicionalmente, tenemos que repetir el proceso ETL (Extracción, Transformación y Carga) para los dos archivos restantes (Tienda B y Tienda C).

– Anexar Con las consultas y las tablas ya creadas, vamos a agregar una nueva consulta pero esta vez con un procedimiento diferente: Pestaña Power Query –> Grupo Combinar -> elegimos el Comando Anexar.

En el cuadro de dialogo Anexar elegimos como tabla principal (Tabla a la que vamos a anexar las demás tablas) laTienda A, y la tabla que vamos a Anexar, es la de la Tienda B.

Para este ejemplo, vamos a dejar habilitada la Opción Dos Tablas, y presionamos el botón Aceptar.

– Consideraciones 

Este método solo permite anexar o combinar Consultas, NO Tablas Estructuradas.



La primera tabla que elegimos es a la que se le anexaran las demás tablas o datos. Automáticamente se abrirá el editor de consultas con una nueva consulta que tiene por defecto el nombre deAppend1, el cual vamos a sustituir por Tabla Maestra.

Damos clic en Cerrar y Cargar…

En este momento, hemos creado una nueva consulta con los datos de la Tienda A y Tienda B, no obstante, aun falta anexar la información de la Tienda C … En lugar de utilizar el comando Anexar en la pestaña Power Query, para crear una nueva consulta y así, terminar de añadir los datos de la Tienda C, vamos a editar la consulta que recién hemos creado dando doble clic izquierdo sobre su nombre en el panel de consultas. En el editor de consultas, vamos a modificar la consulta Tabla Maestra anexando los datos de la Tienda C : En el editor de consultas -> Pestaña Inicio -> Comando Combinar -> Elegimos la opción Anexar Consultas.

En el cuadro de dialogo Anexar, seleccionamos la consulta que hace falta por añadir, Tienda C, y presionamos el botón Aceptar.

Damos clic en Cerrar y Cargar en el editor de consultas. Ahora, en el panel de consultas del libro, podemos ver como el número de filas de la consulta Tabla Maestra ha sido incrementado después de anexar los datos de la tienda c.

Creación de Reporte A partir de la Tabla Estructurada que crea Power Query con la información unificada, vamos crear una Tabla Dinámica: Celda Activa sobre la Tabla Maestra -> Pestaña Insertar -> Grupo Tablas -> Comando Tabla Dinámica -> Nueva Hoja de Cálculo -> Aceptar. Posterior a ello, vamos a arrastrar el campo Sede al Área de Filas, el campo Fecha al área de columnas, y en el área de valores el campo Ingresos.

Agrupamos por Mes el Campo Fecha Y obtenemos la siguiente tabla dinámica:

Ahora bien, vamos a agregar un Slicer utilizando el campo Categoria de Producto: Con la celda activa sobre la tabla dinámica -> Pestaña Analizar -> grupo Filtrar -> comando Insertar Segmentación de Datos -> habilitamos el campo Categoria de Producto -> Aceptar.

Para finalizar, agregamos un gráfico Dinámico: Con la celda activa sobre la tabla dinámica -> Pestaña Analizar -> grupo Herramientas -> Gráfico Dinámico. Reajustamos las dimensiones del slicer y del gráfico:

Y eso es todo lo que debemos hacer para crear nuestro reporte.

– Actualización Imagina que has terminado de construir tu reporte e inesperadamente debes agregar información adicional de una cuarta tienda, la Tienda D.

Para ello, debemos repetir el Proceso de Extracción, Transformación y Carga de la consulta para la Tienda D, posteriormente, debemos editar nuevamente la consulta maestra para Anexar los datos de la Tienda D.

Al cerrar y cargar la consulta Tabla Maestra, con los datos de la Tienda D ya agregados, vamos a dirigirnos a la hoja donde se encuentra nuestro reporte de tabla dinámica y en la pestaña Datos, vamos a dar clic en el botón Actualizar Todo.

Y Bang ¡¡¡ todo el reporte se ha actualizado con un solo clic, una solución muy sofisticada para un problema muy común como es la actualización de soluciones creadas en Excel.

Con este procedimiento podrás crear reportes que sean fáciles de actualizar a través del tiempo aumentando tu productividad enormemente, lo cual te brinda la posibilidad de crear reportes bastante robustos e igualmente flexibles. Bueno por el día de hoy es todo, hasta la próxima. Un Abrazo !!!

Entretejer o Relacionar Tablas Con Power Query May 20, 2016 | Publicado por Fabian Torres | Análisis de Datos, Power Query | 8 comentarios

Saludos ¿Listo para algo de diversión con Power Query? Apuesto a que si, Power Query es genial, aqui vamos: Uno de los problemas más comunes con los que tenemos que lidiar para crear poderosos reportes en Excel, es el derelacionar múltiples tablas o bases de datos que provienen de orígenes diferentes. Afortunadamente para nosotros, existe Power Query En el pasado, debíamos recurrir a funciones, procesos manuales largos o código VBA para completar la tarea efectivamente. Te quiero recomendar dos caminos para “Entretejer “tablas en Excel, que te ahorrarán mucho tiempo y harán tu trabajo más productivo: El primero de ellos, es a través de Power Pivot y podrás ver el video en el siguiente enlace:

• Relacionar tablas con Power Pivot Y el segundo camino, es a través de Power Query, una alternativa bien útil y que resulta muy productiva, así que empecemos con el ejemplo…

– Ejemplo : Tienda de Postres Imagina que tienes el mejor trabajo del mundo en una Tienda de Postres y a partir de ahora te han solicitado crear un reporte con las ventas de las diferentes sucursales del día anterior, todo enfocado en la creación de estrategias que ayuden a aumentar los ingresos de la tienda en general. Para llevar a cabo esta misión, te han proporcionado el primer archivo de texto con toda la información de las ventas consolidada, sin detallar la sucursal en la cual se realizó la venta.

Como puedes observar, el archivo no cuenta con el formato tabular apropiado: Observa las dos primeras líneas, datos que no necesitamos, ¿y si son múltiples archivo?, ¿la limpieza sería manual?, ¿qué pasa si la tare es de todos los meses?: Noooooooooooooooooooo!!! ……

¡Don’t Panic! – Power Query Esta Aquí para Ayudarnos Debemos tener en cuenta que en el consolidado de ventas no se detalla ninguna información sobre los productos vendidos en cada transacción, y en consecuencia , también, se nos ha suministrado la siguiente tabla estructurada en un archivo de Excel.

Para analizar no solo las unidades vendidas desde diferentes perspectivas, sino otras variables de negocio, debemos relacionar las dos tablas a través de Power Query por lo que vamos a empezar con nuestros famoso proceso Extract – Transform – Load en Power Query.

Solución Archivo – Consolidado de Ventas

1. Importar

Tabla

a

Power

Query

(Extract)

Primero, debemos importar los datos consolidados de las ventas y crear una nueva consulta En un nuevo libro de Excel -> Pestaña Power Query -> Grupo Obtener Datos Externos -> Desde un Archivo -> Desde Texto -> En el cuadro de dialogo examinar elegimos la ubicación del archivo de texto -> damos clic en Aceptar.

Automáticamente, aparece el editor de consultas con los datos del archivo conectados.

Como podrás observar, debemos transformar y limpiar la tabla … ¡Power Query Esta Aquí para Ayudarnos, recuerdas!

2. Transformación en Power Query (Transform) Primero: Quitar columnas Innecesarias. Clic derecho sobre la columna que contiene todos los datos -> en la lista desplegable que aparece Quitar otras columnas.

Segundo: Eliminar primera columna Clic izquierdo sobre la etiqueta de la columna -> Pestaña Inicio -> comando Reducir Filas -> opción Quitar Filas -> Quitar Filas Superiores -> y en el cuadro de dialogo Quitar Filas Superiores, indicamos el npumero de filas de la parte superior que deseamos quitar, para este caso una solamente -> clic en Aceptar.

Tercero: Dividir la Columna en varias columnas según los datos del archivo de texto Con la columna de los datos seleccionada -> Pestaña Inicio -> grupo Transformar -> clic en el comando Dividir Columna -> y elegimos la opción Por Delimitador.

Automáticamente aparece el cuadro de dialogo Dividir columna por delimitador -> seleccionamos el tipo de delimitador Personalizado, para este ejemplo, el delimitador es el signo menos ( – ) -> habilitamos la opción En cada aparición del delimitador -> Aceptar.

Cuarto: Usar la primera fila como encabezado Pestaña Transformar -> grupo Tabla -> Comando Usar la primera fila como encabezado -> y damos clic en la opción del mismo nombre.

Quinto: reordenar las columnas, mover la columna fecha a la izquierda Manteniendo presionada la etiqueta de la columna fecha con cliz izquierdo -> arrastramos la columna hasta la primera posición de la tabla ( de izquierda a derecha)

Sexto: Poner el tipo de dato apropiado a cada columna. Clic derecho sobre la columna fecha -> Cambiar Tipo -> Fecha

Manteniendo CTRL presionado Clic izquierdo sobre la columna No de Transacción y # de Unidades Vendidas -> Cambiar Tipo -> Número Entero.

Séptimo: Quitar columna No. de Pedido Clic derecho sobre la columna No de pedido -> Quitar

Nota: Los pasos como se ve en el panel, quedan registrados, por lo que podemos sistematizar este proceso y, para futuras transformaciones sólo tenemos quedar un único clic. En un artículo posterior hablaremos más a fondo sobre esto. ¡Don’t Panic! Manteniendo presionada la etiqueta de la columna fecha con cliz izquierdo -> arrastramos la columna hasta la primera posición de la tabla ( de izquierda a derecha)

3. Cargar (Load) Para finalizar, vamos a dar clic en Cerrar y Cargar. Y automáticamente se crea en una nueva hoja, una tabla estructurada con los datos listos para ser utilizados.

Archivo – Consolidado de Ventas

1. Importar Tabla Estructurada a Power Query (Extract) Es necesario crear una consulta con la tabla estructurada Infoproductos: Con la celda activa sobre la tabla -> Pestaña Power Query -> grupo Datos de Excel -> elegimos la opción Desde tabla.

Verificamos que la tabla tenga el tipo de dato apropiado en cada columna y que tenga una estructura tabular y en ese caso, podemos saltar al tercer paso Cargar.

3. Cargar (Load) En este paso haremos una pequeña variación con respecto a los demás artículos, en lugar de cargar los datos en una tabla estructurada de Excel lo haremos como Conexión Solo Consulta. Con la consulta lista para ser cargada nos dirigimos al comando cerrar y cargar -> en esta ocasión elegimos la opción Cerrar y Cargar en -> y en el cuadro de dialogo que aparece elegimos la opción Solo conexión.

Y como podemos observar en el panel de consultas del libro se crea la conexión sin tener que crear la tabla nuevamente y duplicar información.

Nota: Existen tres tipos de carga en Power Query, las tablas estructuradas, Conexión – Solo Consulta y la carga directa en el modelo de datos, cada una tiene sus beneficios y complicaciones, sin embargo, hoy no profundizaremos en este tema que sin duda es de gran importancia. Para tener en cuenta: Conexión – Solo Consulta Este método de carga, evita la construcción de una tabla estructurada en una nueva hoja del libro, y es ideal para evitar duplicar los datos, al cargar la consulta de esta manera, nos aseguramos de crear una conexión a los datos, para poder trabajar con ellos en una solución directamente en Excel o con otras consultas. Este procedimiento resulta ser muy útil, sin embargo, solo podemos visualizarlas fácilmente en el panel de consultas del libro y son muy poderosas para hacer nuestras soluciones más eficientes al evitar duplicar información, innecesariamente.

Y ahora algo de “magia”

Combinar en Power Query Este comando es muy útil para relacionar tablas, procedimiento que es completamente diferente de Anexar, ya que en pocas palabras, el comando anexar une debajo de la consulta actual, otras consultas. Por otro lado, el comando combinar relaciona o entreteje las tablas dada dos columnas, y por este método podemos crear relaciones entre tablas de tipo: muchos a muchos, en el vídeo 5 de la miniseríe: Nociones en Power Pivot, se muestra este método como opción alterna a relación muchos a muchos en Power Pivot. Para entretejer las consultas, vamos a ir a la pestaña Power Query y en el grupo combinar damos clic en el comando del mismo nombre.

Elementos a definir en el cuadro de dialogo Combinar: Definir Primer Tabla



En el cuadro de dialogo combinar -> elegimos en la primer tabla Consolidado de Ventas. Recordemos que en la primera tabla, vamos a agregar las demás columnas dada la “relación”. Definir Segunda Tabla



En la segunda tabla, seleccionamos la tabla de Infoproductos que es la que contiene las columnas faltantes y que son de nuestro interés, para el posterior análisis. Definir Columnas para Crear relación.



En ambas tablas dentro del cuadro de dialogo, damos clic izquierdo sobre las columnas con los códigos o Id de producto. Debemos estar seguros que en una tabla se encuentren los Id de producto una sola vez y en la otra tabla no importa si se encuentren repetidos o no, este tipo de relación se denomina Uno a muchos. Pero bueno para finalizar damos clic en Aceptar.

Automáticamente, aparece el editor de consultas con una nueva consulta llamada Merge1.

En esta nueva consulta, se crea la tabla maestra o tabla relacionada. Para mostrar las columnas faltantes, vamos dar clic en el botón de que aparece en la columna NewColumn, con dos flechas en sentido contrario.

En la lista que aparece, debemos elegir que columnas de la tabla Infoproductos, queremos agregar a esta tabla, para esta caso solo quitamos la columna Id de producto y adicionalmente, deshabilitamos la opción usar el nombre de la columna original como prefijo y damos clic en Aceptar.

Y mira lo que pasa a continuación:

Se han agregado las otras columnas para crear una tabla maestra algo sencillamente espectacular y con tan poco esfuerzo. Para finalizar, vamos a modificar el nombre de las columnas Id de producto y Nombre de producto, así como el nombre de la consulta y damos clic en cerrar y cargar. Y Bangggg¡¡ Se crea en una nueva hoja nuestra tabla maestra.

Para finalizar, vamos a crear una tabla dinámica y un gráfico dinámico en una nueva hoja, ubicando en el área de filas, los campos producto y categoría, en el área de valores el campo # de Unidades Vendidas y en el área de filas el campo Fecha y este es el resultado que obtenemos.

Un reporte con toda la información de las unidades vendidas en el primer día de febrero, listo para ser utilizado. Nota: Hay un aspecto que quiero señar aquí, aunque el artículo enumero el proceso ETL dos veces, en realidad es un único proceso, pues se importan (Extract) las n-tablas a Power Query y se tranforman para después cargarlas. En el artículo lo enumeramos como si fueran dos veces, por la dinámica del mismo. Nota: Si quisieras agregar la información del segundo día al reporte, podrías crear una nueva consulta con dicha información, transformar y limpiar los datos, y luego ANEXAR la consulta del segundo día a la del primero y posteriormente actualizar todo el reporte y de esta manera no tendrías que repetir todo el proceso para cada día, pero bueno, más adelante veremos diferentes procedimientos para actualizar información fácilmente con Power Query. Bueno mi amig@

Por el día de hoy ha sido todo, espero que este articulo te resulte de mucha utilidad. Hasta la próxima

Limpiar y Cargar datos en Power Pivot a través de Power Query Abr 29, 2016 | Publicado por Fabian Torres | Análisis de Datos, Power Pivot, Power Query, Tablas Dinámicas | 8 comentarios

Hola Estimad@ Lector Para darte una idea, Power Query también pertenece a la artillería pesada en nuestro arsenal de Excel; para limpiar, integrar, estandarizar y transformar datos, que pueden ser utilizados en reportes u otro tipo de soluciones creadas directamente en Excel o con ayuda de Power Pivot. Todo el proceso de Importar, Transformar y Cargar datos (Proceso ETL -Extract Transform and Load-) lo podemos realizar eficientemente con Power Query, sin tener que apoyarnos en VBA ni tampoco funciones matriciales u otro tipo de habilidades que, para ser honesto requieren de mucha práctica y únicamente pocos usuarios dominan a la perfección, pero veamos de qué se trata a través del siguiente ejemplo.

– Ejemplo: Reporte de Ingresos 2007 – 2015 Nuestra misión, es crear un reporte sobre los ingresos obtenidos en los diferentes años de la compañía, para realizar esta labor, se nos ha proporcionado el siguiente archivo de texto:

Como podemos ver, el archivo de texto no sigue ciertos estándares (Formato tabular para que te des una idea) ya que la primera fila contiene información que no es relevante para el análisis, adicional a ello, lo entorpece. En consecuencia es necesario hacer ciertas modificaciones…

– Solución

1. Importar a Power Query (Extract) Datos desde el archivo de Texto Primero, abrimos un nuevo libro en Excel y nos dirigimos a la pestaña Power Query, allí, en el grupo Obtener Datos Externos damos clic en el comando Desde un Archivo y seleccionamos la opción Desde Texto.

Nota: Para la Versión de Excel 2013 Power Query es un complemento y no viene incorporado en Excel, debe ser descargado, instalado y habilitado en complementos COM. Lo anterior difiere con la versión de Excel 2016, debido a que Power Query pasa a ser una funcionalidad nativa de Excel y se encuentra en la pestaña DATOS, grupo OBTENER Y TRANSFORMAR. A continuación, elegimos la ubicación del archivo de texto en nuestro computador y presionamos Aceptar.

Automáticamente, aparece el Editor de consultas o la interfaz propia de Power Query con la tabla cargada y con ciertas modificaciones hechas. Editor de Consultas: aquí limpiamos y transformamos la tabla de datos (Que en esencia es una copia de los datos de origen, creada únicamente para facilitar el análisis, por eso las modificaciones hechas solo se ven reflejadas en la tabla de salida y no directamente en el origen de los datos).

Nota: El nombre de la consulta por defecto es el mismo del nombre del archivo de origen; es una muy buena práctica darle un nombre descriptivo. Power Query “intuye” que es un tipo de archivo de texto delimitado por caracteres, en específico, las columnas están demarcadas por punto y coma (;), sin embargo, la primera fila y la última columna no son necesarias así que debemos modificar nuestra Consulta. Nota: en el panel Configuración de la Consulta podemos modificar el nombre de la consulta o tabla de salida que queremos obtener a través de Power Query, así, como los pasos o modificaciones aplicados a la tabla inicial o de origen.

2. Transformación en el Editor de Power Query (Tranform) Primero, vamos a eliminar la última columna, dando clic izquierdo sobre su etiqueta para seleccionarla, luego, clic derecho y en la lista de opciones que aparece elegimos Quitar.

Ahora, vamos a dirigirnos a la pestaña Inicio en el Editor de Consultas y damos clic en el comando Reducir Filas y posteriormente Quitar Filas Superiores.

En el cuadro de diálogo que aparece, especificamos el número de filas superiores que deseamos quitar, para este caso la primera fila y damos clic en Aceptar.

Adicionalmente, vamos a la pestaña Transformar y en el grupo Tabla damos clic en el comando Usar la Primera Fila Como Encabezado y elegimos la opción del mismo nombre.

Para finalizar la transformación de los datos, vamos a modificar el Tipo de formato de la columna Ingresos y la Columna Gastos (Manteniendo CTRL presionado, elegimos las etiquetas de la columna Ingreso y Gastos con clic izquierdo -> clic derecho sobre alguna columna -> seleccionamos la opción Cambiar Tipo -> Número Entero).

Y eso es todo lo que debemos hacer para limpiar nuestros datos, observemos como la tabla ha sido modificada y lista para ser cargada:

Pausemos un momento y veamos como en el área de Pasos Aplicados quedan guardados los pasos de modificación que se han hecho en la tabla, para que al cargar nuevos datos en el origen, no se deba repetir el proceso de transformación sino que solo sea necesario actualizar la consulta… algo increíblemente Productivo, solo piensa en esto ¿ Cuánto tiempo gastamos al mes o a la semana limpiando y preparando datos?

3. Cargar (Load) Para cargar la tabla en el modelo de datos, nos dirigimos al comando Cerrar y Cargar y elegimos la opción Cerrar y Cargar En.

En el cuadro de dialogo Cargar En, elegimos donde queremos cargar la tabla limpia y lista para ser utilizada, ya sea directamente al modelo de datos (“Power Pivot”) o como una Tabla Estructurada en Excel, para este caso la primera opción.

Por eso debemos habilitar las opciones Crear solo conexión y Agregar Estos al Modelo de Datos, para finalizar damos clic en Aceptar y así de fácil cargamos la consulta en el Modelo de Datos. 4. Crear Reporte Tabla Dinámica Para resumir la información y poder analizarla, vamos a crear un reporte de tabla dinámica utilizando la Consulta que recién hemos creado: Pestaña Insertar –> Grupo Tablas -> Tabla Dinámica -> en el cuadro de dialogo Crear Tabla Dinámica habilitamos la opción -> Utilice una fuente de datos Externa -> Damos clic en el Botón Elegir Conexión.

Al presionar el botón Elegir Conexión aparece el cuadro de dialogo Conexiones Existentes donde debemos elegir el nombre de la consulta y presionamos el botón Aceptar.

Nuevamente damos Aceptar en el cuadro de Dialogo Crear Tabla Dinámica y ahora aparece el área para construir una tabla dinámica junto con el panel de consultas y el panel de campos de una tabla dinámica.

Ahora vamos a mover al área de filtros, el campo Año, al área de filas el campo Mes, y al área de valores los campos Ingresos y costos.

Para hacer el reporte más robusto crearemos una Medida en Power Pivot que me determine el promedio de ingresos. Seleccionamos la pestaña Power Pivot de Excel, grupo Cálculos y en la lista Campos Calculados elegimos la opciónNuevo Campo Calculado.

En el cuadro de dialogo Campo Calculado vamos a crear la medida: =AVERAGE(Ingresos[Ingresos])

Comprobamos la formula y damos clic en Aceptar… En el panel de campos de nuestra tabla dinámica aparece la nueva medida, adicionalmente, vamos a agregarla al área de valores.

Y de esta forma hemos finalizamos la creación del reporte, evitando que se convierta en un dolor de cabeza la transformación y preparación de los datos, adicionalmente, observa como Power Pivot trabaja en armonía con Power Query,¡una pareja explosiva! -y hay más –

Por el día de hoy eso es todo, hasta la próxima publicación. Un Abrazo, su amigo y servidor

Crear reporte en Power View con una Expresión DAX Jul 14, 2016 | Publicado por Fabian Torres | Análisis de Datos, Power Pivot, Visualización de Datos | 0 comentarios

Saludos a tod@s El día de hoy continuaremos con el ejemplo Desempeño de Vendedores del artículo anterior denominado Rellenar y Reemplazar con Power Query. Es por eso, que seguiremos construyendo un ejemplo de modelo de análisis o “solución BI”, para ser más precisos un reporte de ingresos. Recuerdas esta tabla, fue la que limpiamos y transformamos en el artículo anterior, y en este preciso momento, vamos a editar el destino de carga de la consulta, cambiando la hoja por el modelo de datos.

Mostrar Panel de Consultas del Libro Primero debemos mostrar el Panel de Consultas del Libro en Excel, para ello, nos dirigimos a la pestaña datos, y en el grupo Obtener y Transformar, damos clic en el botón Mostrar Consultas.

Instantáneamente, aparece el Panel de Consultas del Libro.

Editar el destino de Carga de una Consulta Podemos situar el cursor sobre la consulta que ya ha sido creada y automáticamente aparecerá un cuadro de dialogo instantáneo con información importante relacionada con la consulta, como por ejemplo una Vista Previa de los datos, Columnas o Campos que tiene la tabla, Cuando fue la última actualización y el Destino de Carga, además, podemos realizar varias acciones sobre la consulta …

Nota: Si damos clic en el botón (…), situado al lado derecho de Editar, podremos ver las acciones que podemos hacer sobre la consulta, como por ejemplo Combinar o Anexar Consultas.

Para este caso, damos clic en Editar, y en consecuencia aparece el Editor de Consultas, con la tabla “cargada”. También podemos abrir el editor de consultas de la siguiente manera: En el panel de consultas -> damos clic derecho sobre la consulta que deseamos editar -> en la lista desplegable que aparece, elegimos la opción Cargar en.

En el cuadro de dialogo Cargar en, vamos a configurar el destino de carga de la consulta, habilitando las opciones,Crear solo Conexión y Agregar estos datos al Modelo de Datos. Para finalizar damos clic en Cargar.

No te alarmes si aparece una advertencia, lo que nos indica es que la tabla estructurada, conseguida a traves de la consulta, será retirada de la hoja y cargada directamente en el modelo de datos, evitando duplicar los datos en el Libro, Damos clic en continuar.

Y en el panel de consultas del libro, observamos cómo se actualiza la consulta.

Así mismo, en el panel podemos ver cuando ha finalizado la actualización de la consulta.

Automáticamente se quita la tabla de la hoja de cálculo y simplemente se ha agregado al modelo de datos. Ahora, es momento de crear el reporte de ingresos en Power View, para ello nos vamos al botón Power View que se encuentra en la pestaña Insertar Nota: Recuerda activar el complemento en las Opciones de Excel.

Retomando la creación del Reporte… Lo primero que debemos hacer es dar clic sobre el botón Power View y así iniciara a cargar la Hoja de Power View en el Libro de Excel.

Luego, aparece una nueva hoja en el Libro, con las características propias de Power View.

Nota: Por el momento ya no necesitaremos el panel de consultas por lo que podemos ocultarlo dando clic en el símbolo X del extremo derecho. Ahora bien, aquí vamos a construir nuestro reporte. Para aclarar un poco, En la hoja creada para almacenar el reporte de Power View, aparecen varias pestañas con opciones adicionales, relacionadas con el diseño y la modelación del reporte.

Adicional a ello Podemos ver el Panel de Campos de Power View con los campos de la tabla obtenida a través de la consulta, listos para ser utilizados en el modelo de datos y por Power View.

Como ya podrás intuir, es hora de empezar nuestra etapa de Modelación y Análisis patrocinada por Power Pivot y el Lenguaje Dax, por lo que vamos a crear una Medida para así entender mejor nuestros datos y lo que nos quieren decir.

Modelación y Análisis Primero vamos a crear una medida para evite crear una Columna Calculada, y que aun así determine los Ingresos obtenidos por cada uno de los Agentes Comerciales, utilizando una función de Iteración, mas exactamente SUMX …

Crear una Medida desde una Hoja de Power View En la hoja de Power View 1, vamos a la pestaña Power Pivot -> grupo Cálculos -> Nueva Medida

En el cuadro de dialogo Medida, asignamos un Nombre a la medida y la tabla en la cual vamos a crearla. Luego escribimos la expresión DAX: [IngresosX]:= SUMX ( Reporte_Vendedores_Julio; Reporte_Vendedores_Julio[Valor / Unidad] * Reporte_Vendedores_Julio[Cantidad] ) Esta expresión DAX, multiplica las unidades vendidas por el precio de cada unidad, fila a fila, obteniendo así, los ingresos en cada transacción y luego sumando TODOS los ingresos de cada transacción.

Nota: Recuerda configurar las Opciones de formato del número obtenido a través de la Medida. Mientras se actualiza el modelo aparece el siguiente mensaje. Para finalizar damos clic en Aceptar.

Y comprobamos que efectivamente se ha creado la medida. Ya que en el panel de campos de Power View se ha agregado nuestra medida acompañada de un símbolo en forma de calculadora.

Nota: Para este ejemplo no calcularemos los Ingresos Netos, que tienen en cuenta los descuentos y el IVA.

Visualización Recuerda que la etapa de modelación y análisis puede ser tan compleja y profunda como se quiera, todo depende de las habilidades en el manejo del lenguaje DAX y el tipo de análisis o solución BI que sea requerida, habiendo dicho esto, empecemos por agregar al lienzo, el campo vendedor arrastrándolo del panel de campos, hacia el lienzo o área del reporte. Nota: Recordemos que nuestro objetivo con este reporte, es poder Analizar los ingresos obtenidos por cada Agente Comercial.

Al agregar el campo Vendedor al Lienzo obtenemos una tabla de un solo campo:

Ahora bien, agreguemos la MEDIDA IngresosX al lienzo en la misma área de la tabla que recién hemos creado.

Llevando a cabo esta acción, obtenemos el siguiente resultado:

Para empezar a crear las demás visualizaciones del reporte, vamos a duplicar la tabla creada Al acercar el cursor a la tabla, aparece un borde alrededor de ella, al dar clic izquierdo sobre ese borde,seleccionamos la visualización -> luego presionamos CTRL + C para copiar -> CTRl + V para pegar.

hY efectivamente, se ha clonado la tabla

Cambiar Tipo de Visualización en Power View Damos clic izquierdo sobre la visualización tipo tabla que hemos clonado -> vamos a la pestaña Diseñar -> grupo Cambiar Visualización – > Gráfico de Barra Apilada -> elegimos la primera opción, con el mismo nombre de la lista.

Y así hemos cambiado exitosamente el tipo de visualización :

Reajustar tamaño de Visualización en Power View Con el cursor en una esquina del gráfico de barras y manteniendo clic izquierdo presionado, podemos aumentar su tamaño (como una forma o cuadro de Texto).

Ahora bien, vamos a crear una nueva tabla, repitiendo el proceso anterior, pero esta vez, arrastrando el campo Fecha y la medida IngresosX

Luego, seleccionamos la tabla y vamos a cambiar el tipo de visualización, por un gráfico de línea Clic sobre la visualización -> grupo Cambiar Visualización -> Otro gráfico -> Línea

Reajustamos el tamaño de la visualización y listo, fácilmente obtenemos un útil gráfico de líneas.

Nota: Si dejamos el cursor sobre algún punto (valor) de cualquier gráfico del reporte, se muestra una la información detallada de ese punto.

Cambiar nombre de Reporte en Power View Damos Clic sobre el Cuadro de Texto, que tiene el mensaje, Haga Clic aquí para agregar un Titulo -> y escribimos un nombre descriptivo para el reporte.

Para permitir al usuario final, tener varias perspectivas de análisis a través del reporte, vamos a agregar dos campos al área de filtros en el lienzo: En la pestaña Power View -> grupo Ver -> damos clic en el botón Área de Filtros

Y ahora arrastramos el campo Producto, al área de filtros del reporte

Y el campo Cliente al área de filtros repitiendo el anterior procedimiento.

Pues Bien, de esta manera hemos agregado dos campos de la tabla, al área de filtros de reporte en Power View.

Importancia de Trabajar con Power View Nota: Recuerda que uno de los principales beneficios de trabajar con Power View, es que todas las visualizaciones agregadas al reporte (gráficos, tablas, mapas, etc. que se encuentran en el lienzo), están conectadas por lo que, si aplicamos un filtro, todo cambiara en relación al ítem seleccionado. Con esta herramienta creada por nosotros mismos, podemos analizar los datos desde diferentes perspectivas, todo en un reporte que poco a poco podemos ir personalizando y optimizando según nuestras necesidades y las de nuestra organización o cargo. Pero bueno, no nos desviemos de la construcción del reporte y filtremos un ítem, en el campo Producto.

Automáticamente, cambia todo el reporte mostrándonos solo la información correspondiente al producto elegido.   

Rápidamente podemos Concluir que: Las carpas de Camping Doble tuvieron más ingresos en las fechas del 18 al 20 de julio, y por alguna razón, después de ese día existieron bajas considerables en los ingresos. La vendedora que más ingresos obtuvo sobre este ítem fue Julieta Arias. Intuitivamente podemos ver en el reporte, que dos vendedores no figuran y por ende, NO realizaron ninguna venta relacionada con este producto Con estas conclusiones obtenidas a través de nuestros datos, podemos tomar acciones correctivas enfocadas en mejorar los ingresos relacionados con este producto en particular (Carpas Dobles). Bueno amig@, por el día de hoy es todo, espero que este articulo sea de mucha utilidad y empieces a crear tus propias soluciones con Excel para toma de decisiones, en la próxima publicación continuaremos desarrollando nuestro modelo de datos.

Formato Tabla Dinámica a Tabular May 13, 2016 | Publicado por Fabian Torres | Análisis de Datos, Power Query, Tablas Dinámicas | 0 comentarios

Saludos a todos Probablemente te ha sucedido que para crear una solución o un reporte en Excel, no te proporcionen una tabla de datos sólida para analizar, sino que por el contrario, te envían una tabla dinámica copiada con solo los valores, pues bien, esto puede dejar de ser un dolor de cabeza a través de un sencillo procedimiento en Power Query, así que¡empecemos!

– Ejemplo – Reporte Múltiples Perspectivas Imagina que trabajas en una tienda de teléfonos móviles, y debes analizar con diferentes gráficos para encontrar posibles patrones o tendencias en los ingresos obtenidos de los productos más destacados de la tienda en los últimos meses. Para crear el reporte, el área de Gestión de la Información te ha suministrado los siguientes datos:

Como puedes ver, los datos resumidos en formato de tabla dinámica no son apropiados para crear varias perspectivas sobre los ingresos, por lo cual, debemos transformar esta “Pseudo-Tabla Dinámica -Ya no le es, copiarón y pegarón-” a un Formato Tabular, el apropiado para ser analizado, con la gran ventaja de hacerlo sin mucho esfuerzo, a una gran velocidad y dejando automatizado el proceso, algo que resulta muy conveniente. Pero empecemos a resolver nuestro problema a través del proceso ETL en Power Query.

Solución

1. Importar

Tabla

a

Power

Query

(Extract)

Primero, vamos a cargar la tabla en el editor de Power Query: con la celda activa situada en algún lugar de la tabla -> Pestaña Power Query -> Grupo Datos de Excel -> damos clic en el comando Desde Tabla -> en el cuadro de dialogo Desde Tabla, verificamos el rango -> Aceptar.

Automáticamente, aparece el Editor de Power Query ¡el lugar donde la magia ocurre!

2. Transformación en Powr Query (Transform) Como los encabezados de la tabla no son válidos, vamos a reemplazarlos por la primera fila de la tabla: Pestaña Transformar -> Grupo Tabla -> Usar la Primera Fila como Encabezado –> elegimos la opción Usar la Primera Fila Como Encabezados.

Ahora bien, es momento de quitar la fila y la columna de Totales Generales: 

Para quitar la Fila de Totales Generales: Pestaña Inicio -> comando Reducir Filas -> Quitar Filas -> Quitar Filas Inferiores -> en el cuadro de dialogo Quitar Filas Inferiores definimos el número de filas a quitar, para este caso 1.



Para Quitar la Columna de Totales Generales: Clic derecho sobre la columna Total General -> Quitar.

En este momento la tabla debe lucir de la siguiente manera:

3. Cargar (Load) Para finalizar, vamos a seleccionar desde la columna del primer mes hasta la columna del último mes (enero a julio):Clic izquierdo sobre la columna del Primer mes (enero) -> Con shift presionado clic sobre el último mes (Julio) -> Clic Derecho sobre alguna etiqueta de las columnas seleccionadas -> elegimos la opción Anulación de Dinamización de Columnas.

Y como por arte de magia, observa lo que pasa …

La tabla adquiere un perfecto formato tabular, para que así podamos crear un reporte más robusto y con diferentes perspectivas. Para finalizar, vamos a cambiar el nombre de la columna Atributo por Mes, así como el de la consulta (IngresosxProducto ) y damos clic en Cerrar y Cargar. Automáticamente, se crea una tabla estructurada con los datos en formato tabular.

Ahora, construiremos un reporte basado en nuestra nueva tabla, para ello, insertamos una tabla dinámica y vamos a situar el campo Mes en el área de Filas y el campo Valor (equivalente a Ingresos) en el área de valores.

A partir de esta tabla dinámica, vamos a crear DOS gráficos dinámicos en una nueva Hoja y adicionalmente vamos a insertar un slicer:

Insertar Gráfico de Columnas Con la celda activa sobre la tabla dinámica -> Pestaña Analizar -> Herramientas -> Gráfico Dinámico -> en el cuadro de dialogo Insertar Gráfico elegimos Columna Agrupada -> Aceptar.

Llevamos el gráfico a la hoja del reporte: Ctrl + x para cortar y en una nueva hoja, pegar (Ctrl + v ).

Y ahora vamos a personalizar el gráfico, quitando los botones de campo del gráfico dinámico, así como el eje de valores, las líneas de cuadricula, la leyenda y el titulo.

Por ultimo vamos a cambiar la fuente del gráfico, el color de la serie y agregamos las etiquetas de cada columna.

De esta manera obtenemos un gráfico de columnas efectivo:

Te Podria Interesar el siguiente articulo: Diseño de Un gráfico de Columnas Efectivo Repetimos el mismo procedimiento de creación y personalización de un gráfico pero ahora, con un gráfico de Líneas y este es el resultado que obtenemos:

Para finalizar vamos a agregar un slicer, utilizando el campo Marca, a partir de la misma tabla dinámica.

Y cuando seleccionamos algún tipo de marca, cambia dinámicamente todo el reporte.

Bueno eso es todo de mi parte, recuerda combinar las diferentes funcionalidades de Excel para crear potentes herramientas de análisis.

Limpiar y Cargar datos en Power Pivot a través de Power Query Para darte una idea, Power Query también pertenece a la artillería pesada en nuestro arsenal de Excel; para limpiar, integrar, estandarizar y transformar datos, que pueden ser utilizados en reportes u otro tipo de soluciones creadas directamente en Excel o con ayuda de Power Pivot. Todo el proceso de Importar, Transformar y Cargar datos (Proceso ETL -Extract Transform and Load-) lo podemos realizar eficientemente con Power Query, sin tener que apoyarnos en VBA ni tampoco funciones matriciales u otro tipo de habilidades que, para ser honesto requieren de mucha práctica y únicamente pocos usuarios dominan a la perfección, pero veamos de qué se trata a través del siguiente ejemplo.

– Ejemplo: Reporte de Ingresos 2007 – 2015 Nuestra misión, es crear un reporte sobre los ingresos obtenidos en los diferentes años de la compañía, para realizar esta labor, se nos ha proporcionado el siguiente archivo de texto:

Como podemos ver, el archivo de texto no sigue ciertos estándares (Formato tabular para que te des una idea) ya que la primera fila contiene información que no es relevante para el análisis, adicional a ello, lo entorpece. En consecuencia es necesario hacer ciertas modificaciones…

Solución

1. Importar a Power Query (Extract) Datos desde el archivo de Texto Primero, abrimos un nuevo libro en Excel y nos dirigimos a la pestaña Power Query, allí, en el grupo Obtener Datos Externos damos clic en el comando Desde un Archivo y seleccionamos la opción Desde Texto.

Nota: Para la Versión de Excel 2013 Power Query es un complemento y no viene incorporado en Excel, debe ser descargado, instalado y habilitado en complementos COM. Lo anterior difiere con la versión de Excel 2016, debido a que Power Query pasa a ser una funcionalidad nativa de Excel y se encuentra en la pestaña DATOS, grupo OBTENER Y TRANSFORMAR. A continuación, elegimos la ubicación del archivo de texto en nuestro computador y presionamos Aceptar.

Automáticamente, aparece el Editor de consultas o la interfaz propia de Power Query con la tabla cargada y con ciertas modificaciones hechas. Editor de Consultas: aquí limpiamos y transformamos la tabla de datos (Que en esencia es una copia de los datos de origen, creada únicamente para facilitar el análisis, por eso las modificaciones hechas solo se ven reflejadas en la tabla de salida y no directamente en el origen de los datos).

Nota: El nombre de la consulta por defecto es el mismo del nombre del archivo de origen; es una muy buena práctica darle un nombre descriptivo. Power Query “intuye” que es un tipo de archivo de texto delimitado por caracteres, en específico, las columnas están demarcadas por punto y coma (;), sin embargo, la primera fila y la última columna no son necesarias así que debemos modificar nuestra Consulta. Nota: en el panel Configuración de la Consulta podemos modificar el nombre de la consulta o tabla de salida que queremos obtener a través de Power Query, así, como los pasos o modificaciones aplicados a la tabla inicial o de origen.

2. Transformación en el Editor de Power Query (Tranform) Primero, vamos a eliminar la última columna, dando clic izquierdo sobre su etiqueta para seleccionarla, luego, clic derecho y en la lista de opciones que aparece elegimos Quitar.

Ahora, vamos a dirigirnos a la pestaña Inicio en el Editor de Consultas y damos clic en el comando Reducir Filas y posteriormente Quitar Filas Superiores.

En el cuadro de diálogo que aparece, especificamos el número de filas superiores que deseamos quitar, para este caso la primera fila y damos clic en Aceptar.

Adicionalmente, vamos a la pestaña Transformar y en el grupo Tabla damos clic en el comando Usar la Primera Fila Como Encabezado y elegimos la opción del mismo nombre.

Para finalizar la transformación de los datos, vamos a modificar el Tipo de formato de la columna Ingresos y la Columna Gastos (Manteniendo CTRL presionado, elegimos las etiquetas de la columna Ingreso y Gastos con clic izquierdo -> clic derecho sobre alguna columna -> seleccionamos la opción Cambiar Tipo -> Número Entero).

Y eso es todo lo que debemos hacer para limpiar nuestros datos, observemos como la tabla ha sido modificada y lista para ser cargada:

Pausemos un momento y veamos como en el área de Pasos Aplicados quedan guardados los pasos de modificación que se han hecho en la tabla, para que al cargar nuevos datos en el origen, no se deba repetir el proceso de transformación sino que solo sea necesario actualizar la consulta… algo increíblemente Productivo, solo piensa en esto ¿ Cuánto tiempo gastamos al mes o a la semana limpiando y preparando datos?

3. Cargar (Load) Para cargar la tabla en el modelo de datos, nos dirigimos al comando Cerrar y Cargar y elegimos la opción Cerrar y Cargar En.

En el cuadro de dialogo Cargar En, elegimos donde queremos cargar la tabla limpia y lista para ser utilizada, ya sea directamente al modelo de datos (“Power Pivot”) o como una Tabla Estructurada en Excel, para este caso la primera opción.

Por eso debemos habilitar las opciones Crear solo conexión y Agregar Estos al Modelo de Datos, para finalizar damos clic en Aceptar y así de fácil cargamos la consulta en el Modelo de Datos. 4. Crear Reporte Tabla Dinámica Para resumir la información y poder analizarla, vamos a crear un reporte de tabla dinámica utilizando la Consulta que recién hemos creado: Pestaña Insertar –> Grupo Tablas -> Tabla Dinámica -> en el cuadro de dialogo Crear Tabla Dinámica habilitamos la opción -> Utilice una fuente de datos Externa -> Damos clic en el Botón Elegir Conexión.

Al presionar el botón Elegir Conexión aparece el cuadro de dialogo Conexiones Existentes donde debemos elegir el nombre de la consulta y presionamos el botón Aceptar.

Nuevamente damos Aceptar en el cuadro de Dialogo Crear Tabla Dinámica y ahora aparece el área para construir una tabla dinámica junto con el panel de consultas y el panel de campos de una tabla dinámica.

Ahora vamos a mover al área de filtros, el campo Año, al área de filas el campo Mes, y al área de valores los campos Ingresos y costos.

Para hacer el reporte más robusto crearemos una Medida en Power Pivot que me determine el promedio de ingresos. Seleccionamos la pestaña Power Pivot de Excel, grupo Cálculos y en la lista Campos Calculados elegimos la opciónNuevo Campo Calculado.

En el cuadro de dialogo Campo Calculado vamos a crear la medida: =AVERAGE(Ingresos[Ingresos])

Comprobamos la formula y damos clic en Aceptar… En el panel de campos de nuestra tabla dinámica aparece la nueva medida, adicionalmente, vamos a agregarla al área de valores.

Y de esta forma hemos finalizamos la creación del reporte, evitando que se convierta en un dolor de cabeza la transformación y preparación de los datos, adicionalmente, observa como Power Pivot trabaja en armonía con Power Query,¡una pareja explosiva! -y hay más –

Por el día de hoy eso es todo, hasta la próxima publicación. Un Abrazo, su amigo y servidor

Fabian

Tutorial: Ampliar relaciones del modelo de datos usando Excel, Power Pivot y DAX Se aplica a: Excel 2013 IMPORTANTE: Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí. Abstractos: Este es el segundo tutorial de una serie. En el primer tutorial, Importar datos y crear un modelo de datos, un libro de Excel que se creó con los datos importados de varios orígenes. NOTA: En este artículo se describe los modelos de datos en Excel 2013. Sin embargo, las características de PowerPivot que se introdujo en Excel 2013 y modelado de datos mismos también aplicarán a Excel 2016. En este tutorial, usará Power Pivot para extender el modelo de datos, crear jerarquías y generar campos calculados a partir de los datos existentes para crear nuevas relaciones entre las tablas.

Las secciones de este tutorial son los siguientes: Agregar una relación mediante la vista de diagrama de Power Pivot Extender el modelo de datos con columnas calculadas Crear una jerarquía Usar jerarquías en tablas dinámicas Control y evaluación Al final de este tutorial hay una evaluación que puede realizar para probar su aprendizaje. Esta serie utiliza datos que describen medallas olímpicas, países anfitriones y los diversos eventos olímpicos deportivos. Los tutoriales de esta serie son los siguientes:

1.

Importar datos en Excel y crear un modelo de datos

2.

Ampliar relaciones del modelo de datos usando Excel, Power Pivoty DAX

3.

Crear informes de Power View basados en mapas

4.

Incorporar datos de Internet y establecer valores predeterminados para los informes de Power View

5.

Crear informes de Power View sorprendentes - Parte 1

6.

Crear informes de Power View sorprendentes - Parte 2 Le recomendamos que siga por ellas en orden. Estos tutoriales usar Excel 2013 con Power Pivot habilitado. Para obtener más información sobre Excel 2013, haga clic en aquí. Para obtener instrucciones sobre cómo habilitar Power Pivot, haga clic en aquí.

Agregar una relación mediante la vista de diagrama de Power Pivot En esta sección, usará el complemento Power Pivot en Excel 2013 de Microsoft Office para extender el modelo. El uso de la Vista de diagrama de Microsoft SQL Server Power Pivot para Excel facilita la creación de relaciones. Primero, tiene que asegurarse de que tiene el complemento Power Pivot habilitado. Nota: El complemento PowerPivot en Microsoft Excel 2013 es parte de Office Professional Plus. Consulte Iniciar el complemento Power Pivot in Microsoft Excel 2013 para obtener más información. Agregar Power Pivot en la cinta de opciones de Excel habilitando el Power Pivot complemento Cuando Power Pivot esté habilitado, verá una pestaña de la cinta de opciones de Excel 2013 llamada POWER PIVOT. Para habilitar Power Pivot, siga estos pasos. 1.

Vaya a ARCHIVO > Opciones > Complementos.

2.

En el cuadro Administrar cerca de la parte inferior, haga clic en Complementos COM > Ir.

3.

Active la casilla Microsoft Office PowerPivot en Microsoft Excel 2013 para Excel 2013 y haga clic en Aceptar. La cinta de opciones ahora contiene la pestaña POWER PIVOT.

Agregar una relación mediante la vista de diagrama de Power Pivot El libro de Excel incluye una tabla denominada Anfitriones. Hemos importado Anfitriones copiándola y pegándola en Excel y dando formato de tabla a los datos. Para agregar la tabla Anfitriones al modelo de datos, debemos establecer una relación. Vamos a utilizar Power Pivot para representar visualmente las relaciones en el modelo de datos. Luego crearemos la relación. 1.

activa.

En Excel, haga clic en la pestaña Anfitriones para hacer que sea la hoja

2.

En la cinta de opciones, seleccione POWER PIVOT > Tablas > Agregar al modelo de datos. Con este paso se agrega la tabla Anfitriones al modelo de datos. También se abre el complemento Power Pivot que usará para realizar los pasos restantes de esta tarea.

3.

Observe que la ventana de Power Pivot muestra todas las tablas del modelo, incluida Anfitriones. Haga clic en un par de tablas. En Power Pivot puede ver todos los datos que contiene el modelo, incluso si no se muestran en las hojas de cálculo de Excel, como los datos de Disciplinas, Eventos y Medallas debajo, así como S_Equipos,W_Equipos y Deportes.

4.

En la ventana de Power Pivot, en la sección Ver, haga clic en Vista de diagrama.

5.

Utilice la barra de desplazamiento para cambiar el tamaño del diagrama a fin de poder ver todos los objetos que este contiene. Reorganice las tablas arrastrando las barras de título de modo que queden visibles y ubicadas una al lado de la otra. Observe que cuatro tablas no están relacionadas con el resto: Anfitriones, Eventos, W_Equipos y S_Equipos.

6.

Observe que tanto la tabla Medallas como la tabla Eventos tienen un campo llamado DisciplinaEvento. Después de una inspección más exhaustiva, determina que el campo DisciplinaEvento de la tabla Eventos consta de valores únicos no repetidos.

NOTA: El campo DisciplinaEvento representa una única combinación de cada Disciplina y Evento. Sin embargo, en la tabla Medallas, el campo DisciplinaEvento se repite muchas veces. Eso tiene sentido, ya que la combinación de Disciplina+Evento da como resultado tres medallas (oro, plata, bronce), que se otorgan en todas las ediciones de los Juegos Olímpicos donde se desarrolla el Evento. Por lo tanto, la relación entre esas tablas es de una (una única entrada Disciplina+Evento en la tabla Disciplinas) a varias (varias entradas para cada valor Disciplina+Evento). 1.

Cree una relación entre la tabla Medallas y la tabla Eventos. Mientras esté en la vista de diagrama, arrastre el campo DisciplinaEvento desde la tabla Eventos hasta el campo DisciplinaEvento de Medallas. Aparecerá una línea entre ellos que indica que se ha establecido una relación.

2.

Haga clic en la línea que conecta Eventos y Medallas. Los campos resaltados definen la relación, tal como se muestra en la siguiente pantalla.

3.

Para conectar Anfitriones al modelo de datos, es necesario un campo con valores únicos que identifiquen cada fila de la tabla Anfitriones. Después, podemos realizar una búsqueda en nuestro modelo de datos para ver si existen los mismos datos en otra tabla. La búsqueda en la vista de diagrama no nos permite hacer esto. Con Anfitriones seleccionada, vuelva a la vista de datos.

4.

Después de examinar las columnas, nos damos cuenta de que Anfitriones no tiene una columna de valores únicos. Tendremos que crearla usando una columna calculada y Expresiones de análisis de datos (DAX). Es interesante cuando los datos del modelo de datos tienen todos los campos necesarios para crear relaciones y mezclar datos para visualizar en Power View o en tablas dinámicas. Sin embargo, las tablas no siempre cooperan tanto, por lo que en la siguiente sección se describe cómo crear una columna nueva usando DAX, que sirve para crear una relación entre las tablas.

Extender el modelo de datos con columnas calculadas Para establecer una relación entre la tabla Anfitriones y el modelo de datos, y así extender nuestro modelo de datos para incluir la tabla Anfitriones, Anfitriones debe tener un campo único que identifique cada fila. Además, ese campo debe corresponder a un campo del modelo de datos. Esos campos correspondientes, uno en cada tabla, son lo que permite asociar los datos de las tablas. Ya que la tabla Anfitriones no tiene este tipo de campo, deberá crearlo. Si queremos mantener la integridad del modelo de datos, no podemos usar Power Pivot para editar o eliminar los datos existentes. Sin embargo, puede crear nuevas columnas mediante campos calculados basados en los datos existentes. Si busca en la tabla Anfitriones y después en otras tablas del modelo de datos, encontrará un buen candidato para campo único que podrá crear en Anfitriones y asociar a una tabla en el modelo de datos. Ambas tablas requerirán una columna calculada nueva para cumplir con los requisitos para establecer una relación. En Anfitriones, podemos crear una columna calculada única combinando el campo Edición (el año del evento olímpico) y el campo Temporada (verano o invierno). En la tabla Medallas también hay un campo Edición y un campo Temporada, por lo que, si creamos una columna calculada en cada una de esas tablas que combine los campos Edición y Temporada, podremos establecer una relación

entre Anfitriones y Medallas. La siguiente pantalla muestra la tabla Anfitriones, con los campos Edición y Temporada seleccionados.

Crear columnas calculadas con DAX Empecemos con la tabla Anfitriones. El objetivo consiste en crear una columna calculada en la tabla Anfitriones y, después, en la tabla Medallas . Estas columnas pueden utilizarse para establecer una relación entre las tablas. En Power Pivot, puede usar Expresiones de análisis de datos (DAX) para agregar cálculos. DAX es un lenguaje de fórmulas para Power Pivot y tablas dinámicas, diseñado para los datos relacionales y el análisis contextual disponibles en Power

Pivot. Puede crear fórmulas de DAX en una nueva columna de Power Pivot y en el área de cálculo de Power Pivot. 1.

En Power Pivot, seleccione INICIO > Ver > Vista de datos para asegurarse de que esté seleccionada la vista de datos, en lugar de la vista de diagrama.

2.

Seleccione la tabla Anfitriones en Power Pivot. Junto a las columnas existentes hay una columna vacía titulada Agregar columna. Power Pivot ofrece esa columna como un marcador de posición. Existen muchas formas de agregar una nueva columna a una tabla en Power Pivot, una de las cuales es simplemente seleccionar la columna vacía que contiene el título Agregar columna.

3.

En la barra de fórmulas, escriba la siguiente fórmula de DAX. La función CONCATENAR combina dos o más campos en uno solo. Cuando escriba, AutoCompletar lo ayudará a escribir los nombres cualificados completos de las columnas y las tablas, y enumera las funciones que están disponibles. Use TAB para seleccionar las sugerencias de AutoCompletar. También puede hacer clic en la columna mientras escribe la fórmula, y Power Pivot insertará el nombre de columna en la fórmula. =CONCATENATE([Edition],[Season])

4.

Cuando termine de crear la fórmula, presione Entrar para aceptarla.

5.

Los valores se rellenan en todas las filas de la columna calculada. Si se desplaza hacia abajo en la tabla, verá que cada fila es única. Eso significa que hemos creado de forma correcta un campo que identifica exclusivamente cada una de las filas de la tabla Anfitriones. Esos campos se llaman clave principal.

6.

Vamos a cambiar el nombre de la columna calculada a IDEdición. Puede cambiar el nombre de cualquier columna haciendo doble clic en ella o clic con el botón secundario y eligiendo Cambiar nombre de columna. Cuando termine, la tabla Anfitriones en PowerPoint se verá como en la pantalla siguiente.

La tabla Anfitriones está lista. Ahora vamos a crear una columna calculada en Medallas que coincida con el formato de la columna IDEdición que creamos en Anfitriones, de modo que podamos crear una relación entre las dos tablas. 1.

Comience creando una columna nueva en la tabla Medallas, como lo hizo en Anfitriones. En Power Pivot, seleccione la tabla Medallas y haga clic en Diseño > Columnas > Agregar. Observe que Agregar columna está seleccionada. Esto tiene el mismo efecto que cuando se selecciona Agregar columna.

2.

La columna Edición de Medallas tiene un formato distinto al de la columna Edición de Anfitriones. Antes de combinar o concatenar la columna Edición con la columna Temporada para crear la columna IDEdición, debemos crear un campo intermedio que haga que Edición tenga el formato correcto. En la barra de fórmulas situada encima de la tabla, escriba la siguiente fórmula de DAX. = YEAR([Edition])

3.

Cuando termine de crear la fórmula, presione Entrar. Todas las filas de la columna calculada se rellenan con valores, basándose en la fórmula especificada. Si compara esta columna con la columna Edición de Anfitriones, verá que estas columnas tienen el mismo formato.

4.

Cambie el nombre de la columna. Para ello, haga clic con el botón secundario en CalculatedColumn1 y seleccione Cambiar nombre de columna. Escriba Año y luego presione Entrar.

5.

Al crear una columna nueva, Power Pivot agregará otra columna como marcador de posición con el nombre Agregar columna. A continuación, queremos crear la columna calculada IDEdición, por lo que debe seleccionar Agregar columna. En la barra de fórmulas, escriba la siguiente fórmula de DAX y presione Entrar. =CONCATENATE([Year],[Season])

6.

Cambie el nombre de la columna. Para ello, haga doble clic en ColumnaCalculada1 y escriba IDEdición.

7.

Ordene la columna en orden ascendente. La tabla Medallas de Power Pivot ahora es similar a la de la pantalla siguiente.

Observe que muchos valores se repiten en el campo IDEdición de la tabla Medallas. Eso está bien y es lo esperado, ya que en todas las ediciones de los Juegos Olímpicos (ahora representados con el valor IDEdición) se otorgaron muchas medallas. Lo que es único en la tabla Medallas es cada medalla otorgada. El campo ClaveMedalla es el identificador único de cada registro de la tabla Medallas y su clave principal designada.

El siguiente paso consiste en crear una relación entre Anfitriones y Medallas. Crear una relación con columnas calculadas Ahora vamos a usar las columnas calculadas que creamos para establecer una relación entre Anfitriones y Medallas. 1.

En la ventana de Power Pivot, seleccione Inicio > Ver > Vista de diagrama en la cinta de opciones. También puede cambiar entre la vista de cuadrícula y la vista de diagrama utilizando los botones de la parte inferior de la ventana de PowerView, tal como se muestra en la siguiente pantalla.

2.

Expanda Anfitriones para poder ver todos sus campos. Hemos creado la columna IDEdición para que actúe como la clave principal de la tabla Anfitriones (campo único no repetido) y una columna IDEdición en la tabla Medallas para habilitar una relación entre ambas tablas. Tenemos que encontrar ambas columnas y crear una relación. Power Pivot proporciona una función Buscar en la cinta de opciones para que pueda buscar el modelo de datos para los campos correspondientes. La siguiente pantalla muestra la ventana Buscar

metadatos, con IDEdición incluida en el campo Buscar.

3. 4.

Coloque la tabla Anfitriones junto a Medallas. Arrastre la columna IDEdición de Medallas a la columna IDEdición de Anfitriones. Power Pivot crea una relación entre las tablas en función de la columna IDEdición y dibuja una línea entre las dos columnas para indicar la

relación.

En esta sección, aprendió una nueva técnica para agregar columnas nuevas, creó una columna calculada con DAX y usó dicha columna para establecer una relación nueva entre las tablas. Ahora, la tabla Anfitriones está integrada en el modelo de datos y sus datos están disponibles para la tabla dinámica de Hoja1. También puede utilizar los datos asociados para crear tablas dinámicas, gráficos dinámicos, informes de Power View adicionales, y mucho más.

Crear una jerarquía La mayoría de los modelos de datos incluyen datos que son intrínsecamente jerárquicos. Por ejemplo, es habitual en los datos de calendario, datos geográficos y categorías de productos. La creación de jerarquías dentro de Power Pivot es útil porque se puede arrastrar un elemento a un informe (la jerarquía) en lugar de tener que ensamblar y ordenar los mismos campos una y otra vez.

Los datos de los Juegos Olímpicos también son jerárquicos. Resulta útil para comprender la jerarquía de los Juegos Olímpicos, en términos de deportes, disciplinas y eventos. Para cada deporte, hay una o más disciplinas asociadas (a veces hay muchas). Además, para cada disciplina, hay uno o más eventos (nuevamente, es posible que haya muchos eventos para cada disciplina). La siguiente imagen ilustra la jerarquía.

En esta sección, creará dos jerarquías en los datos de los Juegos Olímpicos que ha usado en este tutorial. Después, usará estas jerarquías para ver cómo facilitan la organización de datos en tablas dinámicas y, en un próximo tutorial, en Power View. Crear una jerarquía Deporte 1.

En Power Pivot, cambie a la vista de diagrama. Expanda la tabla Eventos para que pueda ver con más facilidad todos sus campos.

2.

Mantenga presionado Ctrl y haga clic en los campos Deporte, Disciplina y Evento. Con esos tres campos seleccionados, haga clic con el botón secundario y seleccione Crear jerarquía. Se creará un nodo principal de la jerarquía, Jerarquía 1, en la parte inferior de la tabla, y las columnas seleccionadas se copiarán bajo la jerarquía como nodos secundarios. Compruebe que Deporte aparezca primero en la jerarquía, luego Disciplina y, por último, Evento.

3.

Haga doble clic en el título, Jerarquía1, y escriba DDE para cambiar el nombre de la jerarquía nueva. Ahora tiene una jerarquía que incluye Deporte, Disciplina y Evento. Ahora, la tabla Eventos es similar a la de la pantalla siguiente.

Crear una jerarquía Ubicación 1.

Sin salir de la vista de diagrama de Power Pivot, seleccione la tabla Anfitriones y haga clic en el botón Crear jerarquía del encabezado de tabla, como se muestra en la pantalla siguiente.

Aparecerá un nodo principal de jerarquía vacío en la parte inferior de la tabla. 2.

Escriba Ubicaciones como nombre de la nueva jerarquía.

3.

Existen muchas formas de agregar columnas a una jerarquía. Arrastre los campos Temporada, Ciudad y NOC_PaísRegión al nombre de la jerarquía (en este caso, Ubicaciones), hasta que el nombre de la jerarquía quede resaltado, y después suelte los campos para agregarlos.

4.

Haga clic con el botón secundario en IDEdición y seleccione Agregar a la jerarquía. Elija Ubicaciones.

5.

Asegúrese de que los nodos secundarios de la jerarquía estén en orden. De arriba a abajo, el orden debe ser: Temporada, NOC, Ciudad, IDEdición. Si los nodos secundarios no están en orden, solo tiene que arrastrarlos al lugar correspondiente de la jerarquía. La tabla debe tener una apariencia similar a la de la siguiente pantalla.

Ahora, el modelo de datos tiene jerarquías que pueden ser útiles en los informes. En la sección siguiente, aprenderá cómo estas jerarquías pueden acelerar y hacer más coherente el proceso de creación de informes.

Usar jerarquías en tablas dinámicas Ahora que tenemos una jerarquía Deportes y una jerarquía Ubicaciones, podemos agregarlas a las tablas dinámicas o de Power View para obtener rápidamente buenos resultados, como grupos de datos de gran utilidad. Antes de crear

jerarquías, tuvo que agregar campos individuales a la tabla dinámica y organizar los campos de la forma en que quería que se muestren. En esta sección podrá usar las jerarquías creadas en la sección anterior para dar, de forma rápida, mayor precisión a la tabla dinámica. Después, creará la misma vista de tabla dinámica con los campos individuales de la jerarquía para poder comparar el uso de jerarquías con el uso de campos individuales. 1. 2.

Vuelva a Excel. En Hoja1, quite los campos del área FILAS de Campos de tabla dinámica y, a continuación, quite todos los campos del área COLUMNAS. Asegúrese de que la tabla dinámica esté seleccionada (ahora es bastante pequeña, por lo que puede elegir la celda A1 para asegurarse de que esté seleccionada). Los únicos campos que quedan en la tabla dinámica son Medalla, en el área FILTROS, y Recuento de medallas, en el área VALORES. La tabla dinámica, casi vacía, debe verse como en la pantalla siguiente.

3.

En el área Campos de tabla dinámica, arrastre DDE desde la tabla Eventos hasta el área FILAS. Después, arrastre Ubicaciones desde la tabla Anfitriones hasta el área COLUMNAS. Con el simple hecho de arrastrar esas dos jerarquías, la tabla dinámica se rellena con muchos datos, todos organizados según la jerarquía que definió en los pasos anteriores. La pantalla debe tener una

apariencia similar a la de la siguiente pantalla.

4.

Vamos a filtrar los datos un poco y ver solo las primeras diez filas de eventos. En la tabla dinámica, haga clic en la flecha de Etiquetas de fila, haga clic en (Seleccionar todo) para eliminar todas las selecciones y haga clic en las casillas junto a los primeros diez deportes. Ahora, la tabla dinámica es similar a la de la

pantalla siguiente.

5.

Puede expandir cualquiera de los deportes en la tabla dinámica (nivel superior de la jerarquía DDE) y ver información en el siguiente nivel inferior de la jerarquía (disciplina). Si existe un nivel inferior en la jerarquía para esa disciplina, puede expandir la disciplina para ver esos eventos. Puede hacer lo mismo para la jerarquía Ubicación, de la cual el nivel superior es Temporada, que se muestra como Verano e Invierno en la tabla dinámica. Cuando se expande el deporte Acuáticos, vemos todos sus elementos de disciplina secundarios y sus datos. Al expandir la disciplina Buceo de Deportes acuáticos, vemos también sus eventos secundarios, como se muestra en la pantalla siguiente. Podemos hacer lo mismo

para Waterpolo, y ver que tiene solo un evento.

Al arrastrar esas dos jerarquías, creó rápidamente una tabla dinámica con datos interesantes y estructurados que puede analizar, filtrar y organizar. Ahora vamos a crear la misma tabla dinámica, sin el beneficio de las jerarquías. 1.

En el área Campos de tabla dinámica, quite Ubicaciones del área COLUMNAS. A continuación, quite DDE del área FILAS. Vuelve a tener una tabla dinámica básica.

2.

En la tabla Anfitriones, arrastre Temporada, Ciudad, NOC_PaísRegión e IDEdición al área COLUMNAS y organícelos en ese orden, de arriba a abajo.

3.

En la tabla Eventos, arrastre Deporte, Disciplina y Evento al área FILAS, y organícelos en ese orden, de arriba a abajo.

4. 5.

En la tabla dinámica, filtre Etiquetas de fila en los diez deportes superiores. Contraiga todas las filas y columnas y después expanda por este orden, Deportes acuáticos, Buceo y Waterpolo. El libro es similar al de la pantalla siguiente.

La pantalla es similar, con la excepción de que se han arrastrado siete campos individuales a las áreas Campos de tabla dinámica, en lugar de solo dos jerarquías. Si es la única persona que crea informes de tablas dinámicas o de Power View basados en estos datos, la creación de jerarquías solo es algo cómodo. Sin embargo, cuando muchas personas crean informes y deben determinar el orden correcto de los campos para que las vistas sean adecuadas, las jerarquías se convierten en una mejora de la productividad y permiten la coherencia de los datos.

En otro tutorial, aprenderá cómo usar jerarquías y otros campos en informes visualmente atractivos creados con Power View.

Control y evaluación Revise lo que ha aprendido El libro de Excel tiene ahora un modelo de datos que incluye datos de varias fuentes que se relacionan mediante campos y columnas calculadas que ya existen. También tiene jerarquías que reflejan la estructura de los datos dentro de las tablas y permiten crear informes atractivos de forma rápida, coherente y sencilla. Ha aprendido que crear jerarquías le permite especificar la estructura inherente de los datos y usar rápidamente datos jerárquicos en los informes. En el siguiente tutorial de esta serie, creará con Power View informes visualmente atractivos sobre las medallas olímpicas. También hará más cálculos, optimizará los datos para acelerar la creación de informes e importará datos adicionales para hacer que esos informes sean aún más interesantes. He aquí un vínculo: Tutorial 3: Crear informes de Power View basados en mapas Evaluación ¿Desea saber qué tan bien recuerda lo que aprendió? Aquí tiene la oportunidad de hacerlo. La siguiente evaluación resalta las características, las capacidades o los requisitos que ha aprendido en este tutorial. En la parte inferior de la página, encontrará las respuestas. ¡Buena suerte! Pregunta 1: ¿Cuál de las siguientes opciones le permite crear relaciones entre dos tablas? A: Crear relaciones entre tablas de Power View. B: Crear relaciones entre tablas utilizando la vista de diseño de Power Pivot. C: Crear relaciones entre tablas utilizando la vista de cuadrícula en Power Pivot D: Todas las respuestas anteriores

Pregunta 2: VERDADERO o FALSO: Puede establecer relaciones entre tablas basadas en un identificador único que se crea mediante las fórmulas de DAX. A: VERDADERO B: FALSO Pregunta 3: ¿En cuál de los siguientes lugares puede crear una fórmula de DAX? A: En el área de cálculo de Power Pivot. B: En una nueva columna de Power Pivot. C: En cualquier celda de Excel 2013. D: A y B. Pregunta 4: ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es cierta acerca de las jerarquías? A: Cuando se crea una jerarquía, los campos incluidos dejan de estar disponibles de forma individual. B: Al crear una jerarquía, los campos incluidos y su jerarquía pueden usarse en herramientas cliente si se arrastra la jerarquía a un área de Power View o de la tabla dinámica. C: Cuando se crea una jerarquía, los datos subyacentes del modelo de datos se combinan en un solo campo. D: No se pueden crear jerarquías en Power Pivot. Respuestas de la evaluación 1.

Respuesta correcta: D

2.

Respuesta correcta: A

3.

Respuesta correcta: D

4.

Respuesta correcta: B

En la entrada anterior, finalizamos con la importación de los datos desde una base de datos de SQL Server. Aunque los orígenes de datos pueden ser muy variados, una vez finalizada la importación, se nos mostraría un libro muy similar a Excel, pero con sensibles diferencias. Cada una de las páginas es una de las tablas importadas, las columnas son los campos de cada tabla y no existe el número de fila. Esto se parece más a una base de datos, en realidad lo es, que a una hoja de cálculo.

En estos momentos los datos están almacenados en Power Pivot y listos para ser consumido en Excel. El objetivo de la entrada de hoy, será describir, más bien “dejar entre ver”- ya que las posibilidades son muchísimas -, las capacidades de Power Pivot, para la manipulación de la información y la obtención de datos derivados de los importados, que nos facilitarán la obtención de las mejores decisiones para la gestión del negocio, mediante DAX, –Data Analysis eXpressions, un lenguaje de fórmulas, similar a Excel, empleado por Power Pivot para la obtención de cálculos personalizados. Para profundizar en DAX, os podéis descargar el siguiente fichero comprimido, que contiene un tutorial y una hoja de cálculo con los ejemplos.

La última entrada, finalizaba con la imagen anterior: el workbook de Power Point una vez finalizada la importación. Las características de Power Pivot que vamos a describir en esta entrada son: la creación de una jerarquía y la creación de una columna calculada.

1.

Creación de una jerarquía.

Antes de comenzar definiremos el concepto de jerarquía como una colección de columnas perteneciente a una tabla de Power Pivot, que están organizadas mediante una relación Padre – Hijo, aunque esa relación no esté presente en el modelo de datos, es decir estén como columnas independientes. Mediante la creación de una jerarquía, añadiremos esa relación, que en los datos importados, no existía, a nuestro modelo de datos en Power Pivot, con las ventajas que esta jerarquía nos aportará en el análisis de la información, ya que automáticamente agrupará y desagrupará la información por los niveles definidos en ella, tratando la jerarquía como si fuese una única columna.

Si en Power Pivot en la cinta de Inicio, en el apartado ver, hacemos clic en el botón “vista de diagrama”, veremos la figura anterior, en la que se nos muestra cada una de

las tablas que importamos así como sus relaciones. Esta vista será especialmente útil para comprender el modelo de datos con el que estamos trabajando. Para crear la jerarquía pulsaremos el botón derecho del ratón, en la tabla que contiene las columnas con las que queremos crear la jerarquía y hacemos clic en la opción “crear jerarquía” del menú contextual, como se muestra en la siguiente figura.

Se nos abrirá una nueva entrada en la tabla, como si fuese una nueva columna, con un icono distinto y le daremos en primer lugar el nombre de la jerarquía, en nuestro caso Ubicación, y a continuación arrastraremos por orden las columnas de la tabla que conforman la jerarquía. En nuestro caso las columnas serán RegionCountryName, StateProvinceName y CityName, quedando la tabla como se muestra en las siguientes figuras.

Con estos sencillos pasos, se crea la jerarquía que nos facilitará el análisis enormemente cuando la elijamos como dimensión en las tablas Pivot en Excel.

2.

Creación de una columna calculada.

En los orígenes de datos relacionales, las columnas que se infieren de otras, por ejemplo, el margen como las ventas menos el coste, a nivel de línea de pedido, normalmente no se almacenan en el modelo relacional, con el fin de evitar inconsistencias y/o costes de almacenamiento y se calculan cuando se crean los informes. Power Pivot tiene en cuenta esta contingencia y nos permite crear columnas calculadas en base a otras y que serán directamente utilizables en nuestros análisis, simplificando estos, ya que el cálculo queda en Power Pivot y oculto en el análisis. Si hojeamos la tabla “FactOnlineSales”, vemos que existen las columnas “SalesAmount”, que contiene el importe total de venta de la línea y la columna “TotalCost”, pero se puede echar de menos una columna que represente el margen de la línea expresado como “SalesAmount” menos “TotalCost”. Para crear una nueva columna iremos al final de la tabla y en la columna “Agregar columna” pulsaremos el botón derecho del ratón elegiremos “Cambiar el nombre de la columna” y daremos el nombre de la nueva columna, en nuestro caso “Margin”.

Una vez cambiado el nombre, desde la barra de fórmulas, introduciremos la fórmula que dará valor a la columna.

Al cabo de unos instantes la columna mostrará los valores correspondientes y listos para ser utilizados de la misma manera que si hubieran sido obtenidos desde el origen de datos. Igualmente hubiéramos podido insertar la columna en cualquier posición de la tabla, mediante la opción “Insertar columna”. Para seguir aprendiendo sobre todo lo que Power Pivot ofrece, en siguientes entradas explicaremos el trabajo con tablas relacionadas, con inteligencia de tiempo y con KPI.

Cual es la mejor forma para Crear una tabla "Padre" y relacionarla con una Tabla "Hijo" Acceso a Datos > SQL Server

Pregunta 

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Saludos comunidad SQL Server Tengo la necesidad de crear una Tabla "Padres" para guardar los datos personales tanto del papa como los de la mama de x hijo y de igual manera relacionar esta con la Tabla "Hijo", hasta el momento tengo lo siguiente: Imagen 1

Image 2:

Cual seria la mejor opcion o se podria hacer de una forma diferente?, saludos.

o

Editado Jose Alrey domingo, 26 de junio de 2016 8:56 domingo, 26 de junio de 2016 8:51

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Jose Alrey 65 Puntos

Respuestas 

1 Inicie sesión para votar

Jose Alrey, Depende, desde mi punto de vista ambos acercamientos dan solución a dos casos distintos, te explico: El primer acercamiento implementa una relación N:M (muchos a muchos) donde la tabla intermedia [Tabla_Padres_Hijos] permite el registro de hijos con la posibilidad de más de una instancia de la tabla [Tabla_Padre] y cuando menciono "más de uno" no sólo me refiero al padre y a la madre, sino se abre la posibilidad de registrar -además de los padres biológicos- a un tutor o apoderado, si ese es el caso entonces éste acercamiento es el adecuado. El segundo acercamiento cierra la posibilidad a que el hijo sólo referencie a un padre y/o una madre (ya sea tutor, apoderado o padres biológicos) pero como máximo 2 referencias (podría ser ninguna, una o dos). Pero date cuenta que la tabla [Tabla_Padre] y [Tabla_Madre] replica columnas con el mismo significado, basta sólo una tabla, algo como: CREATE TABLE dbo.Padre ( idPadre int PRIMARY KEY, DNI nvarchar(8) NOT NULL, ... )

GO CREATE TABLE dbo.Hijo ( idHijo int PRIMARY KEY, idPadre int NULL FOREIGN KEY FK_1 REFERENCES dbo.Padre (idPadre), idMadre int NULL FOREIGN KEY FK_2 REFERENCES dbo.Padre (idPadre), DNI nvarchar(8) NOT NULL, ... ) GO

Nota dos cosas: Primero, la columnas [idPadre] y [idMadre] hacen referencia a la tabla [dbo.Padre], no necesitas de dos tablas. Segundo, ambas columnas permiten NULL porque el hijo podría no tener referencia con ningún padre, sólo un padre o ambos. Marcado como respuesta Jose Alrey lunes, 27 de junio de 2016 3:05

o

domingo, 26 de junio de 2016 18:18 Responder | Citar

Willams Morales (MCC, MVP) 96,195 Puntos

Todas las respuestas 

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Hola

Formas existen muchas ...recuerda q la mayoria de los problemas poseen 1 o mas soluciones , todo dependera de la logica del desarrollador ...yo por ejemplo no crearia tres tablas sino dos solamente.. FIJATE ... TablaPadre con todos los campos que poseen relacion uno a uno TablaHijp

con todos los campos que poseen relacion uno a varios

y ambas tablas estarian relacionadas por el identificador de registro de la TablaPadre...pero eso es cuestion de gusto tambien de diseño para pensar en las consultas que debes escribir etc etc etc

EFRAIN MEJIAS C VALENCIA - VENEZUELA domingo, 26 de junio de 2016 10:58 Responder | Citar

Efrain Mejias Castillo EMC Ingenieria de Software 3,110 Puntos

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1 Inicie sesión para votar

Jose Alrey, Depende, desde mi punto de vista ambos acercamientos dan solución a dos casos distintos, te explico: El primer acercamiento implementa una relación N:M (muchos a muchos) donde la tabla intermedia [Tabla_Padres_Hijos] permite el registro de hijos con la posibilidad

de más de una instancia de la tabla [Tabla_Padre] y cuando menciono "más de uno" no sólo me refiero al padre y a la madre, sino se abre la posibilidad de registrar -además de los padres biológicos- a un tutor o apoderado, si ese es el caso entonces éste acercamiento es el adecuado. El segundo acercamiento cierra la posibilidad a que el hijo sólo referencie a un padre y/o una madre (ya sea tutor, apoderado o padres biológicos) pero como máximo 2 referencias (podría ser ninguna, una o dos). Pero date cuenta que la tabla [Tabla_Padre] y [Tabla_Madre] replica columnas con el mismo significado, basta sólo una tabla, algo como: CREATE TABLE dbo.Padre ( idPadre int PRIMARY KEY, DNI nvarchar(8) NOT NULL, ... ) GO CREATE TABLE dbo.Hijo ( idHijo int PRIMARY KEY, idPadre int NULL FOREIGN KEY FK_1 REFERENCES dbo.Padre (idPadre), idMadre int NULL FOREIGN KEY FK_2 REFERENCES dbo.Padre (idPadre), DNI nvarchar(8) NOT NULL, ... ) GO

Nota dos cosas: Primero, la columnas [idPadre] y [idMadre] hacen referencia a la tabla [dbo.Padre], no necesitas de dos tablas. Segundo, ambas columnas permiten NULL porque el hijo podría no tener referencia o

con ningún padre, sólo un padre o ambos. Marcado como respuesta Jose Alrey lunes, 27 de junio de 2016 3:05 domingo, 26 de junio de 2016 18:18 Responder | Citar

Willams Morales (MCC, MVP) 96,195 Puntos

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Muchas gracias por tus recomendaciones amigo Efrain Mejias Castillo, las tomare en cuenta. lunes, 27 de junio de 2016 3:06 Responder | Citar

Jose Alrey 65 Puntos

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Hola Willians todavia tengo la duda con el idMadre que mencionas? El Id_Padre de la tabla hijo va hacer FK del id_Padre de la Tabla Padre, pero y ese IdMadre como se relaciona? no serviria trabajar la relacion de familia con una tabla aparte llamada parentesco? TablaParentesco

Id_Parentesco int notnull Nombre varchar(50) --------------------------------TablaPadre Id_Padre int notnull IdParentesco int

(FK de la tabla parentesco)

Nombre varchar(50) ------TablaHijo Id_Hijo int notnull IdPadre int

(FK de la tabla padre)

Nombre varchar(50) ------Vista Datos Tabla Parentesco Id

Nombre

1

Madre

2

Padre

como lo ves o es incorrecta esta forma?

lunes, 27 de junio de 2016 5:16 Responder | Citar

Jose Alrey 65 Puntos

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Jose Alrey, Plasma en papel como estarían los datos en la tabla según tu propuesta. Tabla Hijo -----------------------------------------------------Id_Hijo

Nombre

idPadre

1

Juan Salas 1

2

2

Juan Salas 2

1

IdParentesco

Fíjate que tendrías que tener dos filas del mismo hijo para registrar al padre y a la madre. Nota como sería si tuvieses dos relaciones en la tabla: Tabla Hijo -----------------------------------------------------Id_Hijo 1

Nombre

idPadre

Juan Salas 1

IdMadre

2

En un sólo registro defines al padre y madre de un hijo. Recuerda que [idPadre] y [idMadre] provienen de una sola tabla. lunes, 27 de junio de 2016 5:29 Responder | Citar

Willams Morales (MCC, MVP) 96,195 Puntos

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Perfecto Willian gracias por tu ayuda y paciencia e inclusive asi con la forma que dices no tendriamos duplicidad de la informaciòn, Pero como relacionaria la informacion especificamentede del Id_Madre porque tengo claro que Id_Padre de guardara como FK en la tabla Hijo, pero no me queda claro como se guardara los datos de la madre cual seria su PK? Tabla dbo.Padre IdPadre int PK DNI nvarchar Nombre Apellidos ... Tabla dbo.Hijo IdHijo int PK Id_Padre int Id_Madre int DNI nvarchar Nombre Apellidos ... Podria hacer esta query para jalar los datos del padre pero los de la madre no tendria idea,ejemplo

SELECT TablaHijo.Id, TablaPadre.Id_Padre, TablaPadre.Nombre, TablaPadre.Apellidos, TablaPadre.DNI FROM TablaHijo INNER JOIN TablaPadre ON TablaHijo.Id_Padre = TablaPadre.Id_Padre WHERE TablaHijo.Id = '1'

--(El ejemplo que pusiste: Juan Salas)--

Editado Jose Alrey lunes, 27 de junio de 2016 6:42

o

lunes, 27 de junio de 2016 6:30 Responder | Citar

Jose Alrey 65 Puntos

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Jose Alrey, Quizá el nombre de la tabla [Padre] te suene a sólo papá, en realidad la tabla contiene a los padres de familia: padre y madre. Quizá el nombre de la tabla sea mas descriptivo si le llamas -por ejemplo- [Persona]. Entonces, la tabla [Persona] registra padres y madres de familia y en el mundo real un hijo tiene -aunque podemos discrepar- un padre y una madre, por tanto la tabla [Hijos] debe materializar dicha realidad con dos relaciones que llegan de la tabla

[Persona]. ¿No imaginabas que una tabla puede tener 1 o más relaciones con una misma tabla? pues si las hay e incluso consigo misma (tablas recursivas), la única salvedad es que no deben llamarse igual, es decir, ambas relaciones no deberían llamarse [IdPersona] e [IdPersona], suena descriptivo si le llamamos [IdPadre] e [IdMadre], ¿verdad? Espero ahora esté mas claro el tema y para matar toda duda dejo un pequeño diagrama:

Imagina la UI, un objeto de tipo ComboBox para elegir al padre y otro para elegir a la madre, quizá la consulta a la base de datos sería: /*Para cargar el desplegable del padre*/ SELECT * FROM Persona WHERE Sexo = 'M' /*Para cargar el desplegable de la madre*/ SELECT * FROM Persona WHERE Sexo = 'F' lunes, 27 de junio de 2016 6:49 Responder | Citar

Willams Morales (MCC, MVP) 96,195 Puntos

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Acabo de leer la pregunta acerca de la consulta para obtener el nombre de los padres del alumno cuyo Id = 1

Según el modelo adjunto sería: SELECT h.nombre [Nombre hijo] p.nombre [Nombre padre], m.nombre [Nombre madre], FROM Hijos h INNER JOIN Persona p ON (h.idPadre = p.idPersona) INNER JOIN Persona m ON (h.idMadre = p.idPersona)

lunes, 27 de junio de 2016 6:54 Responder | Citar

Willams Morales (MCC, MVP) 96,195 Puntos

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Muchas gracias Willians, y si estuviera el caso de que necesitara guardar los datos no solo del padre y madre si no que tambien por decir algo el Padrastro u otro encargado del hijo, se cambiaria la relacion a N:M cierto? Fijate en la siguiente UI:

Imaginate que una pareja de padres tuvieran 6 niños y uno de ellos es de diferente papa y lo cuida el padrasto, ya se complica lo que recomiendas, la opcion de muchos a muchos que te mencione en un principio no aplica? Resumiendo lo que necesito es: Guardar datos del padre Guardar datos de la madre y si el niño estuviera con otro encargado (padrastro,abuelo,tio) guardar los datos de ese encargado ademas: Si una pareja de padres tiene de 1-n hijos, asignar esos datos de los padres a cada hijo. asi ala hora de consultar por cualquier Id de unniño, se le debe de traer los mismos datos de los padres o del encargado(en caso de que se registre la informacion del encargado). y de igual manera si se consulta por un Id de madre, padre o encargado, se debe de traer todos los hijos sea 1 o n que estan relacionados.

Editado Jose Alrey martes, 28 de junio de 2016 2:04

o

martes, 28 de junio de 2016 1:51 Responder | Citar

Jose Alrey 65 Puntos

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Jose Alrey, Nada impide que definas una relación N:M donde contengas los hijos y los tutores relacionados, ¿es incorrecto? no, ¿es innecesario? quizá. Fíjate que sólo tendrás como máximo 3 relaciones (idPadre, idMadre, idEncargado), eso aplica para tenerlo en una sola tabla. Recomendaría la relación N:M cuando un hijo puede definir "n" relaciones de dependencia y eso es lo que te comente en el primer aporte que te hice. martes, 28 de junio de 2016 2:29 Responder | Citar

Willams Morales (MCC, MVP) 96,195 Puntos

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Considera -en caso tengas las 3 relaciones sobre la tabla [Hijos]-, la relación definida para el encargado [idEncargado] debe ser opcional NULL. martes, 28 de junio de 2016 2:40 Responder | Citar

Willams Morales (MCC, MVP) 96,195 Puntos

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Saludos Williams, me sale el siguiente error ala hora de asignarle la PK de persona a cada FK en la tablaHijo, no sabras a que se debe?

miércoles, 29 de junio de 2016 1:04 Responder | Citar

Jose Alrey 65 Puntos

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0 Inicie sesión para votar

Jose Alrey, No muestras todo el error que obtienes, pero vamos, utiliza algo de código t-sql para crear las relaciones: ALTER TABLE tHijo ADD CONSTRAINT FK_tHijo_id_Padre FOREIGN KEY (id_Padre) REFERENCES dbo.tPersona (id_Persona);

ALTER TABLE tHijo ADD CONSTRAINT FK_tHijo_id_Madre FOREIGN KEY (id_Madre) REFERENCES dbo.tPersona (id_Persona);

Este hilo ya se ha vuelto extenso, te recomiendo que si tienes problemas adicionales crees un nuevo hilo, además por estar cerrado tienes menos posibilidades de que otros colaboradores puedan leer y apoyarte.

PARA POWER PIVOT

Novedades de PowerPivot en Denali (XI): Relación padre-hijo o autoreferencia en PowerPivot por Ildefonso Mas | Nov 22, 2011 | BI & Analytics | 0 Comentarios En algunas ocasiones necesitamos relacionar una tabla con sigo misma, construyendo una relación de autoreferencia o lo que se conoce como relación padre-hijo en el mundo de Inteligencia de Negocio. PowerPivot no tiene soporte explícito para este tipo de relaciones pero con la nueva versión de PowerPivot en SQL Server 2012 disponemos de funciones que nos permiten simularla perfectamente. Ejemplos de estas relaciones son: empleados o las cuentas del libro de cuentas de la organización. Nuestro objetivo es construir algo como lo siguiente:

En esta imagen podemos ver que empleado es manager de cada uno de los empleados. En la versión anterior de PowerPivot no disponíamos de jerarquías y los distintos niveles los teníamos que calcular en la consulta contra el origen sobrecargando así los orígenes debido a la complejidad de estas consultas. Ahora con la nueva versión de PowerPivot podemos resolverlo en 3 pasos: 

Crear una columna calculada en la tabla que nos permita obtener la ruta desde el primer nivel hasta el nivel de la fila concreta. Esto lo hacemos con una función nueva en

PowerPivot para SQL 2012 que se llama PATH y que la podemos utilizar de la siguiente manera: =PATH(DimEmployee[EmployeeKey],DimEmployee[ParentEmployeeKey]) Esta función recibe como primer parámetro la columna de la tabla que tiene que utilizar para buscar el valor del padre y el segundo nos dice que valor tiene que buscar. La función construirá una ruta con el siguiente aspecto:”112|23|18|1”, lo que nos indica que estamos en el empleado con EmployeeKey es el 1 y que su manager es el 18, que a su vez tiene como manager el 23, y así sucesivamente. Este es el resultado de la columna para el ejemplo de AdventureWorks:



Crear columnas calculadas para cada una de las columnas y para cada nivel que queremos utilizar. Para este ejemplo de empleados con Adventure Works, vamos a obtener el nombre de los tres primeros niveles. Esto lo hacemos también con 2 funciones nuevas que son: LOOKUPVALUE y PATHITEM, y que las podemos utilizar en las columnas calculadas como vemos en el siguiente ejemplo: =LOOUPVALUE(DimEmployee[FistName],DimEmployee[EmployeeKey],PATHITEM(Di mEmployee[RutaEmpleado],1)) En esta columna tenemos que explicar el funcionamiento de dos funciones:



PATHITEM –> Recibe como primer parámetro la lista generada con la función path y como segundo el elemento que queremos obtener. En este caso estamos diciéndole que

queremos obtener el primer elemento de la lista (el empleado que es manager de todos los demás). 

LOOKUPVALUE –> Recibe como primer parámetro la columna que queremos obtener (en nuestro caso el nombre del empleado), como segundo parámetro espera la columna con la que localizaremos al empleado (normalmente la columna que representa a cada elemento de la tabla) y por último, en el tercer parámetro enviaremos el elemento que estamos buscando (el EmployeeKey del manager) Este es el resultado que obtenemos al crear las tres columnas:



Por último, podemos construir la jerarquía en PowerPivot utilizando las columnas calculadas creadas.

De esta manera ya podemos construir el informe que necesitábamos. Espero que os haya gustado y nos vemos en futuros post. También recordaros que este Jueves 24 de Noviembre de 2011 a las 16:00 horas (horario España) impartiré un webcast sobre novedades de DAX, en que hablaremos de este tema y otros relacionados con el mundo de las expresiones para el Análisis de Datos. Espero veros por allí, aquí tenéis el link de registro (Webcast de novedades en DAX). Un saludo Ilde

https://alejandrocabanchik.com/category/power-pivot/

Understanding PowerPivot and Power View in Microsoft Excel 2013 PowerPivot and Power View's integration into Excel brings a whole new level of scalability and functionality With the inclusion of PowerPivot and Power View, Microsoft Excel 2013 is a first-class business intelligence (BI) tool that's capable of storing, processing, and visualizing vast amounts of data. I'll show you how PowerPivot and Power View work inside of Excel 2013. I'll also touch on the APIs that are available for automating PowerPivot tasks.

PowerPivot and Power View in Excel 2013 PowerPivot is an add-in that lets end users gather, store, model, and analyze large amounts of data in Excel. Power View provides intuitive data visualization of PowerPivot models and SQL Server Analysis Services (SSAS) tabular mode databases. If you're unfamiliar with either PowerPivot or Power View, I encourage you to first review my past SQL Server Pro articles listed in the Learning Path (at the end of the article) to understand the basics of how these technologies work. In Excel 2013, PowerPivot and Power View are no longer separate add-ins that need to be downloaded and installed. These add-ins are natively included. PowerPivot in Excel 2013 is functionally very similar to the PowerPivot add-in for Excel 2010. Likewise, the version of Power View in Excel 2013 provides similar capabilities to the version of Power View available for Microsoft SharePoint 2013 or SharePoint 2010 (by means of SQL Server 2012 SP1). With that said, there are a few differences to point out. First and foremost, there are architectural differences, which Colin Banfield illustrates in "Excel 2013: Implications for PowerPivot and Excel Data Import Users, Part I." Figure 1 shows the architecture of Excel 2010.

Figure 1: Excel 2010's Architecture (© PowerPivotPro. Reprinted with permission.)

Figure 2 shows the architecture in Excel 2013, with the differences noted in red text.

Figure 2: Excel 2013's Architecture (© PowerPivotPro. Reprinted with permission.)

As you can see, some parts of the PowerPivot architecture is embedded inside of Excel 2013. For example, there's the new Data Model, which I'll cover in-depth shortly. Other differences include: 

The PowerPivot version in Excel 2013 no longer uses a separate PowerPivot Fields list. Instead, the built-in PivotTable Fields list is used. This means that some capabilities from the Excel 2010 add-in (e.g., searching for fields by name, creation of slicers from the field list, surfacing of column descriptions when hovering over a field) are no longer available.



Workbooks with PowerPivot models are no longer limited to 2GB in size in Excel 2013. However, the 2GB limit still applies to workbooks that will be published to SharePoint. For more information, see the sidebar "How Much Data Can PowerPivot Handle?" (located at the end of the article).



In Excel 2013, a refresh of a PivotTable or PivotChart will, by default, initiate a refresh of the underlying data connections in the Data Model. This is very different from Excel 2010, where a PivotTable refresh only re-queries the model. The new refresh behavior can be changed by clicking Connections on the Data tab, selecting Properties, and clearing the Refresh this connection on Refresh All check box.



In Excel 2013, a Power View "report" is a worksheet rather than an .rdlx file. There's no concept of multiple report views. Instead, multiple Power View worksheets can be created within a single Excel workbook.

PowerPivot and the Data Model In the Create a Data Model in Excel web page, Microsoft describes a Data Model as "a new approach for integrating data from multiple tables, effectively building a relational data source inside an Excel workbook." To illustrate this approach, I'll show you how to use a standard PivotTable to analyze data from an Excel table, then pull in an additional table from an external source using the PowerPivot add-in. Assuming that you have Microsoft Office Professional Plus 2013, you can follow along with this example by downloading the sample workbooks. Note that in a default installation of Office 2013, the PowerPivot add-in is disabled. For now, don't worry about enabling the PowerPivot add-in. You'll enable it later. Begin by opening the workbook named PP2013_Article_Example1_Start.xlsx, which contains a table of data representing the U.S. historical gross domestic product (GDP). Click the PivotTable button on the Insert tab to bring up the Create PivotTable dialog box. In it, enter GDP as the table to analyze and specify that you want to place the PivotTable in a new worksheet, as shown in Figure 3.

Figure 3: Creation of the PivotTable

Notice the new Choose whether you want to analyze multiple tables option. Under it, select the Add this data to the Data Model check box. Figure 4 shows the resulting PivotTable, which displays GDP by fiscal year (columns) and accounts (rows).

Figure 4: PivotTable Showing GDP by Fiscal Year and Accounts

The accounts are useful for analyzing GDP areas, but there are also several accounts with duplicate names. Fortunately, all these accounts roll up into various account groups. The account groups aren't in the original table, but there's an external table containing them. How can you merge these two tables? Prior to Excel 2013, you would need to either manually copy and paste the accounts as new columns in the GDP table or copy the chart of accounts to a new Excel worksheet, then use the VLOOKUP function. In Excel 2013, this task is much easier because of the Data Model. To begin, click somewhere outside the PivotTable. This is necessary when getting external data. If you don't do this, the necessary options will be disabled. Next, in the Get External Data section of the Data tab, click the From Other Sources drop-down list and choose the From OData Data Feed option, as shown in Figure 5.

Figure 5: Import Data Wizard

This will bring up the Import Data wizard. On the wizard's first page, enter the following data feed from my website— http://www.understandingtheusdebt.com/odata/WcfDataSvcUSDebtv2.svc—and select the table named USGDP_Accounts. On the last page of the wizard (shown in Figure 5), select the Only Create Connection option in the Select how you want to view this data in your workbook section. When you select this option, Excel will establish a connection to the OData feed and load the data into the Data Model, without

displaying the actual table in the workbook. After the Import Data wizard has completed, click somewhere in the PivotTable to make its field list visible. There are now are two tables from which to select fields: the original GDP Excel table and the USGDP_Accounts table from the OData feed. Drag the GDP_Level1 column from the USGDP_Accounts table to the Rows area in the PivotTable Fields list. The Relationships between tables may be needed notification will appear, as Figure 6 shows.

Figure 6: Creation of the Relationship Between the Two Tables

Because you have columns from two unrelated tables being used in the PivotTable, Excel is unable to properly calculate GDP. As you can see in Figure 6, all the AccountDescription values are displayed under each GDP_Level1 value, which is effectively an outer join. To fix this problem, click the Create button in the notification. In the Create Relationship dialog box, specify the relationship between the two tables, using the values shown in Figure 6. Click OK to save this relationship. The PivotTable now correctly groups the AccountDescription values into the appropriate GDP_Level1, as Figure 7 shows.

Figure 7: PivotTable After the Relationship Has Been Created

In case you're having trouble following along, I also included a finished sample workbook named PP2013_Article_Example1_Finish.xlsx. Next, click Options on the File menu and click Add-Ins. Select COM Add-ins from the Manage drop-down list, click the Go button, and select Microsoft Office PowerPivot for Excel 2013. While you're here, also select Power View. Click OK to enable both the PowerPivot and Power View add-ins.

From the PowerPivot tab, click the Manage icon to launch the PowerPivot add-in. As Figure 8 shows, the GDP and USGDP_Accounts tables are already loaded.

Figure 8: GDP and USGDP_Accounts Tables in the PowerPivot for Excel Window

You're probably wondering why. They're loaded because the in-memory, columnar compression storage engine (i.e., xVelocity) first introduced in PowerPivot for Excel 2010 is now the Data Model in Excel 2013. In other words, PowerPivot in Excel 2013 is an optional add-in (albeit a built-in add-in), but the Data Model uses the xVelocity engine regardless of whether the add-in is enabled.

This raises a few questions, the first of which is "Which approach should I take when loading and relating multiple tables: the new options on the PivotTable tab or the PowerPivot add-in?" The answer depends on your prior experience with Excel and PowerPivot. If you have a "classic" Excel background (and no experience with PowerPivot), leveraging the Data Model using the new options on the PivotTable tab along with the Import Data wizard should be a natural extension to your existing skills. If you're a seasoned PowerPivot professional, these options will likely seem circuitous. In this case, using the PowerPivot add-in will be a better and more direct route. When deciding on your approach, you also need to take into consideration that there are several tasks that can only be accomplished through the PowerPivot add-in. They include: 

Creating calculated columns and measures (note that measures are now referred to as calculated fields)



Creating hierarchies



Defining Key Performance Indicators (KPIs)



Hiding columns



Adding column and measure descriptions

So what happens if you leverage some of these add-in only features and your coworkers open your workbook on their machines but they don't have the add-in enabled? They'll be able to take full advantage of these features, but they won't be able to make feature modifications. I believe this opens up some interesting and beneficial scenarios. Imagine a user who leverages the full capabilities of PowerPivot to create a rich Data Model, complete with measures, hierarchies, KPIs, and other features. The Data Model can then be consumed by other users through PivotTables, PivotCharts, and Power View without them having to see the Data Model's underlying complexities.

Power View and the Data Model As I mentioned previously, Power View provides visualization of PowerPivot Data Models and SSAS tabular mode databases. Power View doesn't work directly on top of relational data or local Excel data, but Excel 2013 can create a data model on the fly when needed. To see this in action, follow these steps:

1.

Use the PowerPivot add-in to remove the tables from the Data Model in the sample workbook PP2013_Article_Example1_Start.xlsx.

2.

In the GDP worksheet, highlight somewhere inside of the GDP table, and click Power View on the Insert tab. A new Power View worksheet will be created, as shown in Figure 9.

3.

Click the Manage button on the PowerPivot tab to open the PowerPivot window. Notice that Excel added the GDP table to the Data Model.

Figure 9: New Power View Worksheet

As this demonstration shows, from an end-user perspective, Power View is simply a new visualization on top of local Excel data. However, there's always a Data Model behind the scenes. To insert an additional Power View worksheet, you can simply click Power View on the Insert tab. The Data Model will automatically be loaded into the Power View fields list. (If you select the GDP table prior to inserting the worksheet, it won't be added to the Data Model a second time.) Inserting a Power View worksheet that connects to an SSAS tabular mode database is also simple. In the Get External Data section of the Data tab, click the From Other Sources drop-down list and choose the From Analysis Services option. On the Import Data wizard's first page, enter the connection information to the SSAS database. On the last page of the wizard, choose the Power View Report option. Note that a Power View worksheet is a standalone object—in other words, the Power View visualizations can't be placed in a traditional Excel worksheet alongside other items like PivotTables and PivotCharts. In addition, unlike the version of Power View hosted in SharePoint, a Power View worksheet can't be exported to Microsoft PowerPoint. If you want to play around with a comprehensive Power View example, you can download my Excel 2012 U.S. Debt Workbook.

PowerPivot Automation I've always been a fan of Excel macros for task automation, so I was excited to hear PowerPivot was a "native component" of Excel 2013. (PowerPivot for Excel 2010 doesn't expose any supported APIs.) However, only certain automation scenarios are currently available—primarily those relating to the storage aspects of the xVelocity engine. According to the documentation in What's New for Excel 2013 Developers, the "new DataModel object model (an addition to the existing Visual Basic for Applications object model) enables you to load and refresh data sources programmatically." DataModel introduces four primary objects: Model, ModelChanges, ModelRelationship, and ModelTable. In addition, the existing Connections object in the Excel object model has been updated to allow for integration with the DataModel object model. For example, suppose you want to: 1.

Refresh the existing Data Model.

2.

Add a new table to the Data Model.

3.

Create a relationship between one of the existing tables and the new table.

Listing 1 contains a macro that uses the Model object in the DataModel object model to accomplish these steps. Specifically, the macro calls Model.Refresh method, adds a connection to the workbook, then uses the CreateModelConnection argument to add the DateTbl table to the Data Model. Finally, the macro creates a relationship between the DateTbl and GDP tables. A working copy of this macro is available in the sample workbook PP2013_Article_Example1_WithMacro.xlsm. Sub AddDateTableToModel() On Error GoTo The_Error ' Refresh the existing model. ActiveWorkbook.Model.Refresh ' Add a connection to the Data Model. Dim oWorkbookConn As Excel.WorkbookConnection Set oWorkbookConn = ActiveWorkbook.Connections.Add2( _ Name:="DateTable", Description:="Date Table from " & _ "www.UnderstandingTheUSDebt.com", ConnectionString:= _ Array("DATAFEED;Data Source=http://www.understanding" & "usdebt.com/odata/WcfDataSvcUSDebtv2.svc/;Namespaces" & "to Include=*;Max Received Message Size=439804651110" & "4; Integrated Security=SSPI;Keep Alive=true;Persist" & " Security Info=false;Service Document Url=http://" & _ "www.understandingtheusdebt.com/odata/WcfDataSvcUS" & _ "Debtv2.svc/ "), CommandText:=Array("DateTbl"), _ lCmdType:=6, CreateModelConnection:=True, _ ImportRelationships:=False)

_ _ _ _

' Add a relationship between the Date and GDP tables. With ActiveWorkbook.Model .ModelRelationships.Add .ModelTables("GDP"). _ ModelTableColumns("Date"), _ .ModelTables("DateTbl").ModelTableColumns("Date") End With Exit Sub The_Error: MsgBox "Error Encountered: " & Err.Description & _ vbTab & Err.Source, vbCritical, "Error." End Sub

You could also use the Model object to provide "smart" refresh of workbook data. For example, you could write a macro that would evaluate the date when a particular data connection was last queried, then initiate a refresh based on whether new data is available from the source connection. In the future, I hope other parts of the PowerPivot add-in are exposed in the Excel object model. There are several additional functionalities (e.g., auto-creation of time-

based calculations such prior-period, period-to-date, and moving-average calculations) that could benefit from automation.

A Big Step Forward Excel 2013 is a big step forward with respect to BI. The native integration of PowerPivot and Power View provides a whole new level of scalability and functionality. These two technologies also provide a greater degree of consistency in terms of how IT professionals and business users gather, store, model, analyze, and share information.

Sidebar: How Much Data Can PowerPivot Handle? A question I often get asked is "How much data can PowerPivot handle?" My answer is "It depends." The number of rows is no longer the limiting factor. The limiting factor is the amount of memory available to Microsoft Excel. PowerPivot uses columnar compression to efficiently store data on disk, but a PowerPivot workbook will consume more memory than what is used for on-disk storage. To avoid memory errors, my rule of thumb with a 32-bit version of Excel (which is limited to 2GB of addressable memory) is to make sure the workbook is less than 250MB when saved to disk. Larger workbooks will likely need the 64-bit version of Excel.