January 10, 2017 | Author: Jose Vicente Barragan | Category: N/A
16-2-2011
COMO UTILIZAR EL NUEVO COMPONENTE POWERPIVOT EN EXCEL 2010 PARA CREAR TABLAS DINÁMICAS
1 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft PowerPivot es una marca registrada por Microsoft | Autor Luis Muñiz l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds
Como utilizar el nuevo componente PowerPivot en Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas Autor Luis Muñiz
[email protected] www.sistemacontrolgestion.com
Nota del Autor Este documento tiene como objetivo dar a conocer el contenido del complemento PowePivot a los usuarios dicho software se integra en Excel 2010 y está basado en la información que proporciona Microsoft en la ayuda del producto que por supuesto pueden consultar los usuarios y es mucho más amplia, y en los datos de los diferentes apartados de la web de Microsoft. Agradezco desde aquí la información que nos proporciona la web de www.powerpivot.com, en la que podemos encontrar ejemplos e imágenes del producto. Adicionalmente la experiencia del autor en la utilización de las tablas dinámicas como autor de libros en Excel 2007 y Excel 2010 permite añadir un valor añadido en este documento, adicionalmente disponen de más información en www.sistemacontrolgestion.com/tds
Bibliografía utilizada : ayuda de PowerPivot y la web: www.powerpivot.com
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Índice Introducción
Pág. 5
1 Introducción a PowerPivot con Excel 2010
6
1.1 Que es PowerPivot para Excel 2010 1.2 Como instalar el complemento de PowePivot 2 Menús de PowerPivot
6 8 10
2.1 Ventana de PowerPivot 2.2 Página Principal
10 11
Portapapeles Obtener Datos Externos Informes Formato Ordenar y Filtrar Ver
2.3 Diseño
77
Columnas Cálculos Conexiones Relaciones Propiedades Editar
2.4 Tablas Vinculadas 3. Ventana PowerPivot 3.1 Medidas
96 98 98
3.2 Informe de tabla dinámica
104
3.3 Datos de Excel
108
3.4 Opciones de Configuración
109
3.5 Mostrar u ocultar la lista de campos
111
3.6 Relaciones entre tablas 116 3 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds
Pág. 122
4. Ventajas de la utilización de PowerPivot
126
5. Ejemplo de PowerPivot 5.1 Datos iniciales del ejemplo práctico 5.2 Desarrollo
126 129
ANEXOS: Información sobre el libro Dominar las Tablas Dinámicas en Excel 2007-2010 Aplicadas a la Gestión Empresarial
Artículo: Las nuevas Tablas Dinámicas de Excel como sistema de información de los ERP y CRM
Entrevista publicada en It-Spain.net sobre el Dominar las tablas dinámicas en Excel 2007-2010
Otros libros del autor
libro
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Introducción Desde que salió al mercado el Excel 2010 ha incorporado de forma gratuita un complemento que se llama PowerPivot y que nos permite gestionar diferentes bases de datos desde Excel para crear con ellas las tablas dinámicas, indicadores y gráficos interactivos, es por ello que he intentado confeccionar un documento de libre distribución para que los usuarios puedan utilizar esta herramienta de una forma ágil y práctica, para ello en la web: www.powerpivot.com pueden analizar el funcionamiento y descargar este complemento de forma gratuita, sólo hay que tener instalado el Excel 2010. Esta publicación complementa el libro Dominar las Tablas Dinámicas para mejorar la gestión empresarial, PowerPivot tiene una ayuda muy completa que puede dar respuesta a las necesidades de cada usuario en todo momento, pero este documento le ayudará sin duda a conocer el funcionamiento global de esta excelente herramienta para gestionar las diferentes fuentes de información. Menús de PowerPivot
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1. Introducción a PowerPivot con Excel 2010 1.1 Que es PowerPivot para Excel 2010 PowerPivot para Excel 2010 es una herramienta de análisis de datos que proporciona un potencial de cálculo de tiempo inigualable directamente desde el software que los usuarios ya conocen y aprecian: Microsoft Excel. © Con este complemento de Excel, puede transformar enormes cantidades de datos en información significativa a una velocidad considerable para obtener las respuestas que necesita. Puede compartir fácilmente sus conclusiones con otras personas. PowerPivot puede incluso ayudar a su departamento de TI a mejorar la eficacia operativa a través de herramientas de administración basadas en SharePoint también. PowerPivot para Excel 2010, es un complemento de Microsoft Excel 2010 que permite crear eficaces análisis mediante una rápida manipulación de millones de filas de datos dentro de un libro de trabajo de Excel y utilizar Microsoft Office 2010 para compartir y colaborar en tus ideas con otras personas. Se puede combinar la funcionalidad nativa de Excel 2010 con PowerPivot en el motor de memoria para permitir a los usuarios explorar interactivamente y realizar cálculos en grandes conjuntos de datos. Además, es fácil racionalizar el proceso de integración de datos de múltiples fuentes, incluyendo bases de datos corporativas, hojas de cálculo, informes y alimentación de datos. Compartir y colaborar con la confianza de fácilmente poder publicar su análisis a SharePoint 2010 y otros usuarios poder disfrutar las capacidades de la misma corta y rápida consulta cuando trabaja con su Servicio de informes con Excel. PowerPivot para Excel es un complemento que puede usar para realizar eficaces análisis de datos en Excel 2010, al tiempo que lleva la inteligencia empresarial de autoservicio a su escritorio. PowerPivot para Excel incluye una ventana para agregar y preparar datos, y una ficha de PowerPivot en la cinta de opciones de Excel que puede usar para tratar los datos de una hoja de cálculo de Excel.
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PowerPivot para Excel también incluye un asistente que puede utilizar para importar los datos de orígenes diferentes, desde grandes bases de datos corporativas de la intranet, a fuentes de distribución de datos públicas u hojas de cálculo y archivos de texto de un equipo. Los datos se importan en PowerPivot para Excel como tablas. Estas tablas se muestran como hojas independientes en la ventana de PowerPivot, de forma similar a las hojas de cálculo de un libro de Excel. Pero PowerPivot para Excel proporciona una funcionalidad significativamente diferente de la que está disponible en una hoja de cálculo de Excel. Los datos con los que opera en la ventana de PowerPivot están almacenados en una base de datos de análisis dentro del libro de Excel y un eficaz motor local carga, consulta y actualiza los datos de dicha base de datos. Los datos de PowerPivot se pueden mejorar todavía más creando relaciones entre tablas en la ventana de PowerPivot. Y dado que los datos de PowerPivot están en Excel, están inmediatamente disponibles para las tablas dinámicas, gráficos dinámicos y otras características de Excel que se utilizan para agregar datos e interactuar con ellos. Excel 2010 proporciona todas las capacidades de presentación e interactividad de datos; por otra parte, los datos de PowerPivot y los objetos de presentación de Excel se encuentran en mismo archivo de libro (.xlsx, .xlsb o .xlsm). PowerPivot admite archivos de hasta 2 GB en tamaño y le permite trabajar con hasta 4 GB de datos en memoria. Además de las herramientas gráficas que le ayudan a analizar los datos, PowerPivot incluye DAX (Expresiones de análisis de datos). El lenguaje DAX (Expresiones de análisis de datos) es un nuevo lenguaje de fórmulas que amplía las capacidades de tratamiento de datos de Excel para habilitar agrupaciones, cálculos y análisis más sofisticados y complejos. La sintaxis de las fórmulas de DAX es muy parecida a la de las fórmulas de Excel con una combinación de funciones, operadores y valores. PowerPivot permitirá a Office Excel 2010 la posibilidad de analizar grandes cantidades de datos desde orígenes diversos como puedan ser los servicios de análisis o de reportes de Microsoft SQL Server
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1.2 Como instalar el complemento de PowePivot En primer lugar según la versión se puede proceder a descargar el complemento desde la siguiente url: http://www.microsoft.com/downloads/es-es: Instrucciones:
PowerPivot para Excel 2010 (32 bit): http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=168583&clcid=0xC0A PowerPivot para Excel 2010 (64 bit): http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=168584&clcid=0xC0A Importante: 1) Tenga en cuenta que PowerPivot para Microsoft® Excel solo funciona con la versión más reciente de Microsoft® Office 2010. Tenga en cuenta que PowerPivot para Microsoft® Excel solo funciona con la versión más reciente de Microsoft® Office 2010. 2) Esta es la copia de los términos de licencia Microsoft® SQL Server® 2008 R2 - PowerPivot para Microsoft® Excel 2010 - RTM para que los revise.
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Requisitos del sistema
Sistemas operativos compatibles: Windows 7
Windows Server 2008 R2 (64 bits), Windows XP con SP3 (32 bits), Windows Vista con SP2 (32 o 64 bits)*, Windows Server 2008 con SP2 (32 o 64 bits)*, Windows Server 2003 R2 (32 o 64 bits) con MSXML 6.0 instalado+, Se admite Terminal Server y Windows en Windows (WOW) (que le permite la instalación de versiones de 32 bits de Office 2010 en sistemas operativos de 64 bits). * También se requiere la Actualización de plataforma para Windows Vista/Windows Server 2008. + Solo se admite Microsoft®Office 2010/PowerPivot para Microsoft® Excel 2010 de 32 bits en Windows Server 2003 R2 de 64 bits. Procesador de 32 o 64 bits a 500 MHz o superior 1 GB de RAM como mínimo (se recomienda 2 GB o más). 3,5 MB de espacio disponible en disco duro. Acceso a Internet
Instrucciones
Para instalar PowerPivot para Microsoft® Excel 2010, complete los pasos siguientes por este orden: 1. Si ejecuta un sistema operativo que no sea Microsoft® Windows® 7 o Microsoft® Windows® Server 2008 R2, instale .NET Framework 3.5 SP1. 2. Si está ejecutando Windows® Vista o Windows® Server 2008, instale la Actualización de plataforma 3. Instale Microsoft® Office 2010. Importante: si desea realizar una instalación personalizada de la versión beta de Microsoft Office 2010, debe instalar Excel 2010 y las características compartidas de Office para usar PowerPivot para Excel. 4. Instale PowerPivot para Microsoft® Excel Importante: si instala la versión de 32 bits de Excel, use la versión de 32 bits de PowerPivot. Si instala la versión de 64 bits de Excel, use la versión de 64 bits de PowerPivot. Después de instalar PowerPivot para Microsoft® Excel, tendrá acceso a la documentación desde la ventana de PowerPivot con un clic en el botón Ayuda o presionando F1. Le recomendamos que use la versión más reciente de la documentación, que está disponible desde la Ayuda en pantalla de PowerPivot para Microsoft® Excel. Puede obtener acceso a otros artículos, blogs y contenidos de la comunidad desde la página PowerPivot TechNet. Nota: 1. Al iniciar Microsoft® Office 2010 Excel por primera vez, se le pedirá permiso- PowerPivot para Microsoft® Excel 2010.
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2. Menús de PowePivot 2.1 Ventana de PowerPivot Esta sección proporciona ayuda sobre la ficha y cuadros de diálogo de PowerPivot que se usan en la ventana de Excel cuando se instala PowerPivot para Excel. Para obtener información general de la interfaz de usuario. La ficha PowerPivot de Excel proporciona herramientas para trabajar con tablas dinámicas, medidas y tablas vinculadas, y para abrir la ventana de PowerPivot.
Para entrar en PowePivot pulsar sobre esta botón
Ventana de PowerPivot Pulsando el botón anterior accederá a los menús de trabajo de PowerPivot que son los siguientes: Página Principal:
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Diseño:
Si utilizamos tablas vinculadas surge este menú:
2.2 Página Principal
En esta sección se proporciona ayuda en la ficha Página Principal de la ventana de PowerPivot, incluidos los cuadros de diálogo que están disponibles desde esta ficha. Para obtener información general acerca de la interfaz de usuario e instrucciones para abrir la ventana de PowerPivot.
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La ficha Página Principal le permite agregar nuevos datos, copiar y pegar datos de Excel y otras aplicaciones, aplicar formato y ordenar y filtrar datos.
Nota: En Windows Vista y Windows 7, las características de la ventana de PowerPivot están disponibles en una cinta de opciones, que se explica en esta sección. En Windows XP, las características están disponibles de un conjunto de menús. Si usa Windows XP y desea ver cómo se relacionan los comandos de menú con los comandos de la cinta de opciones, vea Interfaz de usuario de PowerPivot en Windows XP.
Opciones de la Página Principal
Permite Guardar, publicar o cerrar el PowerPivot.
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Las opciones de la ficha Página Principal se organizan en grupos.
Portapapeles
Este grupo permite copiar y pegar los datos en el libro de PowerPivot actual.
Pegar. Pega datos desde el Portapapeles en una nueva tabla de la ventana de PowerPivot.
Pegar y anexar. Pega datos desde el Portapapeles al final de una tabla existente en la ventana de PowerPivot.
Pegar y reemplazar. Usa los datos del Portapapeles para reemplazar datos de una tabla existente del libro de PowerPivot.
Copiar. Copia datos seleccionados del libro en el Portapapeles.
Puede copiar datos en forma de tabla de aplicaciones externas y pegarlos en un libro de PowerPivot. Los datos que pega del Portapapeles deben estar en formato HTML, como los datos que se copian de Excel o Word. Para obtener más información.
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Copiar y pegar datos Puede copiar los datos como en las tablas de las aplicaciones externas y pegarlos en la ventana de PowerPivot. Los datos que pega del Portapapeles deben estar en formato HTML, como los datos que se copian de Excel o Word. También se puede copiar y pegar una tabla entera o un intervalo en PowerPivot. PowerPivot detectará automáticamente los tipos de datos y los aplicará a los datos pegados. Sin embargo, también puede modificar el tipo de datos o formato para mostrar de una columna de forma manual. Para obtener más información, Hay algunas restricciones al pegar los datos:
Al usar Pegar datos anexados o Pegar datos reemplazados, los nuevos datos deben contener exactamente el mismo número de columnas que los antiguos. Si es posible, las columnas de datos que se pegan o anexan también deberían ser de los mismos tipos de datos que los de la tabla de destino, o ser de un tipo de datos compatible. En algunos
casos
puede
utilizar
un
tipo
de
datos diferente,
pero
normalmente se mostrará un error No coinciden los tipos.
Las opciones Pegar y anexar y Pegar y reemplazar solo están disponibles al trabajar con una tabla que se creó inicialmente pegando datos en el Portapapeles. No se puede usar Pegar datos anexados ni Pegar datos reemplazados al agregar datos a una tabla vinculada o a una tabla de datos importados.
Para pegar datos en la ventana de PowerPivot: En la ventana de PowerPivot, haga clic en la ficha Inicio y en el grupo Portapapeles haga clic en uno de los siguientes botones:
Haga clic en Pegar para pegar el contenido del Portapapeles en una tabla PowerPivot nueva.
Haga clic en Pegar datos anexados para pegar el contenido del Portapapeles como filas adicionales en la tabla seleccionada. Las nuevas filas se agregarán al final de la tabla.
Haga clic en Pegar datos reemplazados para reemplazar la tabla seleccionada con el contenido del Portapapeles. Todos los nombres de encabezado de columna existentes permanecerán en la tabla y las relaciones se conservarán de modo que no tenga que copiar los encabezados de columna del origen original.
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Obtener datos externos
Este grupo le permite conectarse a orígenes de datos externos e importar datos de esos orígenes. Para obtener información acerca de los orígenes de datos admitidos.
Orígenes de datos admitidos en libros de PowerPivot: PowerPivot para Excel puede importar datos desde gran variedad de orígenes. En este tema se describen los tipos de orígenes de datos que se pueden utilizar, así como información orientativa para identificar los que funcionan mejor en un libro de PowerPivot. -Orígenes de datos compatibles Puede importar datos de los orígenes de datos de la siguiente tabla. PowerPivot para Excel no instala los proveedores enumerados para cada origen de datos. Algunos proveedores ya podrían estar instalados con otras aplicaciones en el equipo; en otros casos tendrá que descargar e instalar el proveedor. También puede vincular a tablas en Excel y copiar y pegar los datos desde aplicaciones, como Excel y Word, que usan un formato HTML para el Portapapeles. Para obtener más información,
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1
Origen
Versiones
Tipo de archivo
Proveedores
Bases de datos de Access
Microsoft Access 2003, 2007, 2010.
.accdb o .mdb
Proveedor OLE DB de ACE 14
Bases de datos relacionales de SQL Server
Bases de datos de Microsoft SQL Server2005, 2008, 2008 R2; Microsoft SQL Azure 2
(no aplicable)
Proveedor OLE DB para SQL Server Proveedor OLE DB de SQL Server Native Client Proveedor OLE DB de SQL Server Native Client 10.0 Proveedor de datos de .NET Framework para SQL Client
Almacenamiento de datos paralelo de SQL Server (PDW) 3
2008 R2
(no aplicable)
Proveedor OLE DB para SQL Server PDW
Bases de datos relacionales de Oracle
Oracle 9i, 10g, 11g.
(no aplicable)
Proveedor OLE DB de Oracle Proveedor de datos de .NET Framework para cliente de Oracle Proveedor de datos de .NET Framework para SQL Server Proveedor MSDAORA OLE DB 4
OraOLEDB MSDASQL Bases de datos relacionales de Teradata
Bases de datos relacionales de Informix
Teradata V2R6, V12
(no aplicable)
Proveedor OLE DB TDOLEDB Proveedor de datos .NET para Teradata
(no aplicable)
Proveedor OLE DB de Informix
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Bases de datos relacionales de IBM DB2
8.1
Bases de datos relacionales de Sybase
(no aplicable)
DB2OLEDB
(no aplicable)
Proveedor OLE DB de Sybase
Otras bases de datos relacionales
(no aplicable)
(no aplicable)
Proveedor OLE DB o controlador ODBC
Archivos de texto
(no aplicable)
.txt, .tab, .csv
Proveedor OLE DB ACE 14 para Microsoft Access
Archivos de Microsoft Excel
Excel 97-2003, 2007, 2010
.xlsx, xlsm, .xlsb, .xltx, .xltm
Proveedor OLE DB de ACE 14
Libro de PowerPivot
Microsoft SQL Server 2008 R2 Analysis Services
.xlsx, xlsm, .xlsb, .xltx, .xltm
ASOLEDB 10.5 (solo se usa con libros de PowerPivot que se publican en granjas de servidores de SharePoint que tienen instalado PowerPivot para SharePoint)
Cubo de Analysis Services
Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2008 R2 Analysis Services
(no aplicable)
ASOLEDB 10
Fuentes de distribución de datos (se usa para importar datos de informes de Reporting Services, documentos de servicio de Atom y fuente de distribución de datos única)
Formato Atom 1.0 Cualquier base de datos que se exponga como un servicio ADO.Net Data Services Framework, como un informe de Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2008, 2008 R2 Reporting Services
.atomsvc para un documento de servicio que define una o más fuentes .atom para un documento de fuente web de Atom
Proveedor de fuentes de distribución de datos de Microsoft para PowerPivot Proveedor de datos de fuentes de distribución de datos de .NET Framework para PowerPivot
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Archivos de Office Database Connection 1
.odc
También puede utilizar el Proveedor OLE DB para ODBC.
2
para obtener más información sobre SQL Azure, vea del sitio web SQL Azure. 3
Para obtener más información acerca de SQL Server PDW, vea el sitio web sobre el almacén de datos paralelo de SQL Server 2008 R2. 4
En algunos casos, el uso del proveedor OLE DB MSDAORA puede producir errores de conexión, particularmente con versiones más recientes de Oracle. Si encuentra cualquier error, le recomendamos que utilice otro de los proveedores enumerados para Oracle.
-Orígenes no compatibles El siguiente origen de datos no se admite actualmente:
Los documentos de servidor publicados, como bases de datos de Access que ya se han publicado en SharePoint, no se pueden importar.
Sugerencias para elegir los orígenes de datos 1. La importación de tablas desde bases de datos relacionales ahorra trabajo porque durante la importación se usan relaciones de clave externa para crear relaciones entre las hojas de cálculo de PowerPivot. 2. La importación de varias tablas y la eliminación posterior de las que no necesite también ahorra trabajo. Si importa tablas de una en una, aún será necesario crear manualmente las relaciones entre las tablas. 3. Las columnas que contienen datos similares en orígenes de datos diferentes son la base de la creación de relaciones dentro de la ventana de PowerPivot. Cuando use orígenes de datos heterogéneos, elija tablas con columnas que se puedan asignar a tablas de otros orígenes de datos que contengan datos idénticos o similares. 4. Para admitir la actualización de datos para un libro que se publique en SharePoint, elija orígenes de datos accesibles tanto para las estaciones de trabajo como para los servidores. Después de publicar el libro, puede configurar una programación de actualización de datos para actualizar automáticamente la información en el libro.
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La utilización de orígenes de datos que están disponibles en servidores de
red
posibilita
la
actualización
de
datos.
Para
obtener
más
información. 5. En ocasiones, los proveedores OLE DB pueden proporcionar un rendimiento más rápido para datos de mayor escala. Cuando deba elegir entre diferentes proveedores para el mismo origen de datos, pruebe en primer lugar el proveedor OLE DB.
Importar datos Desde una base de datos Conéctese con SQL Server, Microsoft Access y cubos de SQL Server Analysis Services, así como libros de PowerPivot publicados en SharePoint. Para obtener más información, vea Importar datos de una base de datos y Importar datos de Analysis Services o PowerPivot. Conéctese con otros orígenes relacionales haciendo clic en De otros orígenes. Importar datos de una base de datos En PowerPivot para Excel, puede importar los datos de diversas bases de datos relacionales y orígenes multidimensionales usando el Asistente para la importación de tablas. El Asistente para importación de tablas está disponible en la ventana de PowerPivot, en la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos. Para conectarse a un origen de datos, debe tener instalado en el equipo el proveedor adecuado. Para obtener más información acerca de los orígenes de datos y los proveedores admitidos, vea Orígenes de datos admitidos en libros de PowerPivot. Nota: En Windows Vista y Windows 7, las características de la ventana de PowerPivot están disponibles en una cinta de opciones, que se explica en este tema. En Windows XP, las características están disponibles de un conjunto de menús. Si usa Windows XP y desea ver cómo se relacionan los comandos de menú con los comandos de la cinta de opciones, vea Interfaz de usuario de PowerPivot en Windows XP. La siguiente tabla describe, para cada tipo de base de datos, cómo tener acceso al Asistente para la importación de tablas en el grupo Obtener datos externos. Complete los pasos del asistente para conectar con una base de datos e importar datos. En la página Elegir cómo importar los datos, puede
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seleccionar desde una lista de tablas o vistas o escribir una consulta que especifique los datos que importar.
Origen de datos
Acceso al Asistente para la importación de tablas
Base de datos de Microsoft SQL Server
Haga clic en Desde base de datos y, a continuación, haga clic Desde SQL Server.
Bases de datos de Microsoft Access
Haga clic en Desde base de datos y, a continuación, haga clic en Desde Access.
Cubo de Microsoft SQL Server Analysis Services
Haga clic en Desde base de datos y, a continuación, haga clic en De Analysis Services y PowerPivot. Para obtener más información, vea Importar datos de Analysis Services o PowerPivot.
Cubo de Microsoft PowerPivot (hospedado en SharePoint)
Haga clic en Desde base de datos y, a continuación, haga clic en De Analysis Services y PowerPivot. Para obtener más información, vea Importar datos de Analysis Services o PowerPivot.
Microsoft SQL Azure Almacenamiento de datos paralelo de Microsoft SQL Server 2008 R2 Oracle Teradata Sybase Informix IBM DB2 OLE DB/ODBC
Importar datos de Analysis Services o PowerPivot En PowerPivot para Excel, puede utilizar una base de datos de Analysis Services como un origen de datos para un libro PowerPivot. Esa base de datos puede ser un cubo tradicional, compilado usando SQL Server Analysis Services u otro libro de PowerPivot publicado en un servidor de SharePoint.
Requisitos previos:
Los cubos de Analysis Services deben ser de la versión SQL Server 2005, SQL Server 2008 o SQL Server 2008 R2.
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Los libros de PowerPivot que usa como orígenes de datos se deben publicar en un sitio de SharePoint 2010. El sitio de SharePoint se debe estar ejecutando en un equipo diferente del que emplea para importar datos. Debe tener permisos Ver en el sitio de SharePoint para importar datos de los libros de PowerPivot.
Elegir un método de importación
Puede usar cualquiera de los siguientes métodos para trabajar con Analysis Services o datos de PowerPivot en un libro de Excel. Aplicación
Método
Vínculo
PowerPivot para Excel
Haga clic en De Analysis Services o PowerPivot para importar datos de un cubo de Analysis Services.
Cómo
PowerPivot para Excel
Haga clic en De Analysis Services o PowerPivot para importar los datos de un libro de PowerPivot publicado en un servidor de SharePoint.
Cómo
Excel
Haga clic en De otros orígenes en el grupo Obtener datos externos para establecer una conexión con un libro de PowerPivot publicado en un servidor de SharePoint.
Cómo
-Importar datos desde un cubo Cualquier dato contenido en una base de datos de SQL Server Analysis Services se puede importar en un libro PowerPivot. Puede extraer todo el contenido o parte de una dimensión, u obtener segmentaciones y agregados del cubo, como la suma de ventas, mes por mes, durante el año actual. Sin embargo, debería tener presente las siguientes restricciones:
Todos los datos que importa de un cubo u otro libro de PowerPivot se reducen. Por consiguiente, si define una consulta que recupera medidas a lo largo de varias dimensiones, los datos se importarán con cada dimensión en una columna independiente.
Los datos son estáticos una vez importados. No se actualizan desde el servidor de Analysis Services a petición. Si desea actualizar un libro para captar los cambios en la base de datos de Analysis Services, debe crear una programación de la actualización de datos una vez publicado
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el libro en SharePoint. Alternativamente, puede actualizar manualmente los datos en PowerPivot para Excel. Para obtener más información.
El siguiente procedimiento muestra cómo obtener un subconjunto de datos de un cubo tradicional en una instancia de Analysis Services. Este procedimiento
utiliza
la
base
de
datos
AdventureWorksDW2008R2
para
explicar
de
cómo
ejemplo
de
importar
un
subconjunto de un cubo. Si tiene acceso a un servidor de Analysis Services
que
tiene
la
base
de
datos
de
ejemplo
AdventureWorksDW2008R2, puede seguir estos pasos para aprender a importar datos de Analysis Services. 1. En la ventana de PowerPivot, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde base de datos y seleccione De Analysis Services o PowerPivot.
Se inicia el Asistente para la importación de tablas. 2. En la página Conectarse con Microsoft SQL Server Analysis Services, en Nombre descriptivo de la conexión, escriba un nombre descriptivo para la conexión de datos. 3. En Nombre de servidor o archivo, escriba el nombre del equipo que hospeda la instancia y el nombre de instancia, por ejemplo, Contososrv\CONTOSO. 4. Opcionalmente, haga clic en Opciones avanzadas para abrir un cuadro de diálogo donde puede configurar las propiedades que son específicas del proveedor. Haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en la flecha abajo a la derecha de la lista Nombre de la base de datos y seleccione una base de datos de Analysis Services en la lista. 6. Haga clic en Probar conexión para comprobar que el servidor de Analysis Services está disponible. 7. Haga clic en Siguiente. 8. En la página Especificar una consulta MDX, haga clic en Diseño para
abrir
un
generador
de
consultas
MDX.
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En este paso, arrastre en el área de diseño de consulta grande todas las medidas, atributos de dimensión, jerarquías y miembros calculados que
desea
importar
en
el
libro
de
PowerPivot.
Si tiene una instrucción de MDX que desea usar, péguela en el cuadro de texto y haga clic en Validar para asegurarse de que la instrucción funcionará. Para obtener más información acerca de cómo generar consultas MDX, vea Diseñador de consultas MDX de Analysis Services (PowerPivot). Haga clic en Aceptar y revise la consulta MDX que se creó con el diseñador de consultas. 9. Escriba un nombre descriptivo para el conjunto de datos. Este nombre se usará como nombre de tabla en el libro. Si no asigna un nuevo nombre, de forma predeterminada los resultados de la consulta se guardan en una nueva tabla denominada Query. 10.Haga clic en Finalizar. 11.Cuando los datos han terminado de cargarse, haga clic en Cerrar. Después de importar los datos en la ventana de PowerPivot, puede comprobar el tipo de datos seleccionando cada columna y viendo Tipo de datos en el grupo Formato en la cinta de opciones. Asegúrese de comprobar el tipo de datos de las columnas que contienen datos numéricos o financieros. PowerPivot a veces cambiará el tipo de datos a texto si encuentra valores vacíos. Puede utilizar la opción Tipo de datos para corregir el tipo de datos si los datos numéricos o financieros tienen asignado un tipo equivocado. Importar datos desde un libro de PowerPivot 1. En la ventana de PowerPivot, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde base de datos y seleccione De Analysis Services o PowerPivot. Se inicia el Asistente para la importación de tablas. 2. En Conectarse con Microsoft SQL Server Analysis Services, en Nombre descriptivo de la conexión, escriba un nombre descriptivo para la conexión de datos. Usar nombres descriptivos para la conexión puede ayudarle a recordar cómo se usa la conexión. 3. En Nombre de servidor o archivo:, escriba la dirección URL del archivo .xlsx publicado. Por ejemplo, http://Contoso-srv/Shared Documents/ContosoSales.xlsx.
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Nota: No puede usar un libro de PowerPivot local como un origen de datos; el libro de PowerPivot se debe publicar en un sitio de SharePoint. 4. Opcionalmente, haga clic en Opciones avanzadas para abrir un cuadro de diálogo donde puede configurar las propiedades que son específicas del proveedor. Haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en Probar conexión para comprobar que el libro de PowerPivot está disponible. 6. Haga clic en Siguiente. 7. Haga clic en Diseño. 8. Compile la consulta arrastrando medidas, atributos de dimensión o jerarquías hacia el área de diseño grande. Opcionalmente, use el panel de filtro en la esquina superior derecha para seleccionar un subconjunto de datos para la importación. Consulte los pasos de la sección anterior para obtener un ejemplo de cómo compilar la consulta. 9. Haga clic en Aceptar. 10.Haga clic en Validar. 11.Haga clic en Finalizar.
Los datos de PowerPivot se copian en el libro y de almacenan en un formato comprimido, separado del libro original. Una vez importados los datos, se cierra la conexión con el libro. Para volver a consultar los datos originales, puede actualizar el libro. Para obtener más información,
Conectar con un libro de PowerPivot como un origen de datos externo Puede utilizar los datos de PowerPivot como un origen de datos externo en Excel sin incrustar los datos en el libro. No necesita PowerPivot para Excel para este escenario, pero debe tener la versión correcta del proveedor OLE DB de Analysis Services. Para obtener la última versión del proveedor, descargue e instale Microsoft SQL Server 2008 R2 Analysis Services OLE DB Provider en la página SQL Server 2008 Feature Pack en el sitio web de Microsoft. 1. En la pestaña Datos de Excel, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en De otros orígenes. 2. Haga clic en De Analysis Services.
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3. En el cuadro Nombre del servidor, escriba la dirección del libro de PowerPivot. La dirección debe incluir el archivo .xlsx que contiene los datos
(por
ejemplo,
http://constoso-srv/team
site/shared
documents/contoso-quarterly-sales.xlsx). Nota: Si obtiene "error de análisis XML en línea 1, columna 1", probablemente no tiene la versión correcta del proveedor OLE DB de Analysis Services. Puede instalar PowerPivot para Excel o descargar e instalar el proveedor OLE DB de Analysis Services de R2 de Microsoft SQL Server 2008 en la página SQL Server 2008 Feature Pack en el sitio web de Microsoft. 4. Haga clic en Siguiente. 5. En Seleccionar base de datos y tabla, haga clic en Finalizar. 6. En Importar datos, especifique cómo desea que aparezcan los datos (por ejemplo, elija informe de tabla dinámica). 7. Haga clic en Propiedades y a continuación, abra la ficha Definición para comprobar que la cadena de conexión especifica Provider=MSOLAP .4. Este paso comprueba que tiene el proveedor OLE DB correcto. 8. Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Finalizar para preparar la conexión. Una lista de campos de tablas dinámicas aparece en el área de trabajo que contiene campos del libro PowerPivot. Interacción de PowerPivot con cubos de Analysis Services Cuando usa el asistente para conectarse con un origen de datos de Analysis Services, el motor VertiPaq de PowerPivot crea una consulta MDX para la base de datos Analysis Services y, a continuación, descarga los datos en el libro. Los datos no se pueden actualizar y no se actualizan automáticamente cuando los datos del cubo cambian. Los datos que importa a un libro de PowerPivot son autónomos tras la fase de importación. En lugar de considerar un libro de PowerPivot como una superficie de exploración para un cubo existente, debería considerarlo como un área de trabajo donde puede obtener subconjuntos de datos del cubo útiles y derivar de ahí nuevos análisis que son independientes del cubo y de otros orígenes de datos.
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Si desea ver las sentencias MDX que genera el libro PowerPivot durante importación, puede crear un archivo de seguimiento. Para obtener información acerca de cómo crear un archivo de seguimiento. Si está acostumbrado a trabajar con cubos de Analysis Services en Excel, debería saber que algunas características de Excel no se pueden usar con libros de PowerPivot. Al conectarse a un cubo de PowerPivot, no se admiten las características de Excel siguientes:
Cubos sin conexión
Agrupación en tablas dinámicas
Comando de obtención de detalles
Importar datos de informe.
Conéctese a una fuente de distribución de datos que un informe de Reporting
Services
ponga
a
su
disposición.
Para
obtener
más
información.
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De fuentes de datos.
Conéctese a fuentes de distribución de datos generadas desde orígenes de datos en línea. Para obtener más información. Importar datos de una fuente de distribución de datos Las fuentes de distribución de datos son uno o varios flujos de datos XML que se generan a partir de un origen de datos en línea y se transmiten a un documento o aplicación de destino. En PowerPivot para Excel, puede importar una fuente de distribución de datos en el libro de PowerPivot mediante el Asistente para importación de tablas. Después de importar una fuente de distribución de datos en un libro, puede utilizarlo posteriormente en cualquier operación de actualización de datos que programe.
Importar datos de una fuente de texto
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Importar datos de una fuente de otros orígenes
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Actualizar
Actualice uno o varios orígenes de datos usados en el libro actual. Observe que en PowerPivot para Excel hay dos operaciones similares aunque distintas: La actualización de datos significa la obtención de datos actualizados de los orígenes de datos externos -Actualizar o cambiar los datos importados Al importar los datos de un origen de datos externo en un libro, puede decidir mantener los datos tal cual, capturar un momento dado para realizar un análisis más extenso o actualizar los datos del origen siempre que lo decida. La última opción es práctica si va a obtener los datos de las bases de datos relacionales que contiene la información de ventas actuales, o fuentes de distribución de datos que se actualizan varias veces al día. Hay dos tipos de actualizaciones de datos: -Actualización manual. Puede actualizar los datos del libro manualmente en cualquier momento. Se pueden actualizar todos los datos, que es el valor predeterminado, o elegir manualmente las tablas y columnas que se van a actualizar en orígenes de datos individuales. -Actualización automática o programada. Si ha publicado un libro en una Galería de PowerPivot o en un sitio de Sharepoint que admita PowerPivot, usted o el administrador de Sharepoint pueden crear una programación para actualizar los datos del libro automáticamente. Además de obtener los datos actualizados de un origen existente, tendrá que actualizar los datos del libro cada vez que efectúe cambios en el esquema del origen de datos. Por ejemplo, uno de estos cambios puede ser agregar columnas o tablas, o cambiar las filas que se importan.
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Nota: Tenga en cuenta que la suma de datos, modificación de datos o edición de filtros activa siempre el recalculo de cualquier columna o fórmula que dependan de ese origen de datos. Estas operaciones pueden llevar bastante tiempo. Para obtener más información, vea Recalcular las fórmulas.
-Actualizar manualmente un origen de datos existente: Si necesita actualizar metadatos de columnas u obtener datos recientes para diseñar nuevas fórmulas, puede actualizar los datos manualmente en cualquier momento. En los siguientes temas se dan instrucciones para actualizar un origen de datos manualmente y editar sus propiedades. -Programar actualizaciones de datos mediante Sharepoint Puede programar la actualización de datos para que se produzca a intervalos periódicos cuando guarde un libro PowerPivot en un sitio de SharePoint. Si se usa información de conexión en el libro o en la programación, el servidor se conectará a los orígenes de datos y recuperará los datos actualizados en su nombre. -Cambiar un origen de datos Si tiene que cambiar los datos asociados a un libro, puede usar las herramientas del complemento de PowerPivot para modificar la información de conexión o actualizar la definición de las tablas y columnas que se utilizan en los datos de PowerPivot. Los cambios que puede hacer en los orígenes de datos existentes son los siguientes: Conexiones
Editar el nombre del
Tablas
Agregar o quitar
Columnas
Cambiar los
servidor o de la base
un filtro en los
nombres de
de datos
datos
columna
Cambiar el nombre del archivo de texto, hoja
Cambiar los criterios de filtro
Agregar nuevas
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de cálculo o fuente de
tablas
distribución de datos de origen
Eliminar columnas del
nombres de tabla
libro (no
Modificar las
afecta al
En el caso de los
asignaciones
origen de
orígenes de datos
entre las tablas
datos)
relacionales, cambiar
del origen y las
el catálogo
tablas del libro
Cambiar la ubicación
predeterminado o el
Cambiar los
del origen de datos
columnas
Agregar o quitar
Seleccionar otras
catálogo inicial
columnas del
Cambiar el método de
origen
autenticación o las credenciales utilizadas para tener acceso a los datos
Editar las propiedades avanzadas del origen de datos
Para realizar modificaciones, siga estos pasos en la ventana de PowerPivot:
En la ficha Diseño, haga clic en el grupo Conexiones, haga clic en el botón Conexiones existentes, elija una conexión y use los editores que se proporcionan. Para obtener más información, vea Editar las propiedades de un origen de datos existente.
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Haga clic en la ficha que contiene la tabla que desea modificar y, a continuación, en la ficha Diseño, en el grupo Propiedades, haga clic en el botón Propiedades de tabla.
Seleccione la columna que desea modificar, para ello, haga clic en su encabezado y, a continuación, en la ficha Inicio, use los controles del grupo Formato para modificar las propiedades de la columna.
Cambiar las filas que se importan
Al importar un origen de datos, puede definir los filtros para restringir el número total de filas que se importan. Puede resultar útil al empezar a desarrollar un conjunto de datos para su análisis y se desea trabajar solo con un subconjunto de los datos para mejorar el rendimiento. También se pueden crear libros diferentes para regiones diferentes: por ejemplo, se podría usar el mismo origen de datos, pero filtrar por una región determinada. Si posteriormente se decide agregar más datos, no es necesario volver a crear el modelo con otro filtro; en lugar de ello, no hay más que editar los filtros que se aplican al origen de datos para obtener más o menos datos. El recalculo significa actualizar las columnas y tablas de un libro que contienen fórmulas.
Recalcular las fórmulas Al trabajar con los datos de un libro de PowerPivot para Excel, de vez en cuando podría tener que actualizar los datos del origen, recalcular las fórmulas que ha creado en columnas calculadas o asegurarse de que los datos que se presentan en una tabla dinámica están actualizados. En este tema se explica la diferencia entre actualizar los datos y recalcular los datos, se proporciona información general acerca de qué hacer para recalcular los datos y se describen opciones para ello. PowerPivot usa tanto la actualización como el recálculo de datos: Actualización de datos significa obtener datos actualizados de los orígenes de datos externos. PowerPivot no detecta automáticamente los cambios en orígenes de datos externos, pero los datos pueden actualizarse manualmente
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desde el libro de PowerPivot o automáticamente si el libro se comparte en SharePoint. Para obtener más información Recálculo significa actualizar todas las columnas, tablas, gráficos y tablas dinámicas del libro que contienen fórmulas. Puesto que el recálculo de una fórmula incurre en un mayor rendimiento, es importante comprender las dependencias asociadas a cada cálculo.
Importante: Nunca debería guardar o publicar el libro hasta que las fórmulas que contiene se hayan actualizado. Recálculo manual y automático De forma predeterminada, PowerPivot recalcula automáticamente según sea necesario y optimiza el tiempo de procesamiento requerido. Aunque el recalculo puede tardar tiempo, es una tarea importante porque mientras se realiza, se comprueban las dependencias de las columnas y se le notificará si una columna ha cambiado, si los datos no son válidos o si ha aparecido un error en una fórmula que funcionaba. Sin embargo, puede decidir prescindir de la validación y únicamente actualizar los cálculos manualmente, sobre todo si trabaja con fórmulas complejas o con conjuntos de datos muy grandes, y desea controlar el tiempo de las actualizaciones.
Ambos modos, el manual y el automático, tienen ventajas; sin embargo, recomendamos encarecidamente que utilice el modo de recalculo automático. Este modo mantiene los metadatos de PowerPivot sincronizados y evita los problemas que ocasiona la eliminación de datos, los cambios en los nombres o los tipos de datos, o las dependencias perdidas. -Usar el recálculo automático Al usar el modo automático de recálculo, cualquier cambio realizado en el libro que provocaría la modificación del resultado de alguna fórmula desencadenará el recálculo de la columna completa que contenga una fórmula. Los siguientes cambios siempre requieren el recálculo de las fórmulas:
Los valores de un origen de datos externo se han actualizado.
La definición de la fórmula ha cambiado.
Han cambiado los nombres de las tablas o columnas a las que se hace referencia en una fórmula.
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Las relaciones entre las tablas se han agregado, modificado o eliminado.
Se han agregado nuevas medidas o columnas calculadas.
Se han realizado cambios en otras fórmulas dentro del libro de PowerPivot, de modo que las columnas o los cálculos que dependen de ese cálculo deberían actualizarse.
Se han insertado o eliminado filas.
Ha aplicado un filtro que requiere la ejecución de una consulta para actualizar el conjunto de datos. El filtro se aplicó a una fórmula o como parte de un tabla dinámica o gráfico dinámico.
-Usar el recálculo manual Puede usar el recálculo manual para evitar incurrir en el costo de calcular los resultados de las fórmulas hasta que sea conveniente. El modo manual es especialmente útil en estas situaciones:
Va a diseñar una fórmula mediante una plantilla y desea cambiar los nombres de las columnas y tablas utilizadas en la fórmula antes de validarla.
Sabe que algunos datos del libro han cambiado pero trabaja con una columna que no ha cambiado, por lo que desea posponer un recálculo.
Está trabajando en un libro que tiene muchas dependencias y desea posponer el recálculo hasta estar seguro de que se han realizado todas las modificaciones necesarias.
Tenga en cuenta que, siempre que el libro esté establecido en el modo de cálculo manual, PowerPivot para Excel no realiza ninguna validación o comprobación de fórmulas, con las siguientes consecuencias:
Cualquier nueva fórmula que agregue al libro se marcará como una fórmula que contiene un error.
No aparecerá ningún resultado en las nuevas columnas calculadas.
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Informes
El botón Tabla dinámica le permite insertar en el libro de Excel una o varias tablas dinámicas que están basadas en los datos de la ventana de PowerPivot.
Crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico Al trabajar en un libro de Excel que tiene PowerPivot para Excel, puede crear tablas dinámicas y gráficos dinámico en dos lugares diferentes: en la ventana de PowerPivot de la pestaña Inicio y en la ventana de Excel de la pestaña PowerPivot. Si desea usar los datos de la ventana de PowerPivot para generar una tabla dinámica o un gráfico, debe usar una de estas opciones.
El botón de tabla dinámica que está en la pestaña de inserción de la ventana de Excel también puede crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos pero esas tablas y gráficos no pueden usar datos de PowerPivot, solo datos que estén almacenados en hojas de cálculo de un libro de Excel. En este tema se supone que ya sabe cómo usar tablas dinámicas y gráficos dinámicos. Si no es así, consulte los siguientes temas en Microsoft Office Online para obtener una introducción: Al crear tablas dinámicas que incluyen datos de PowerPivot, también tiene acceso a las siguientes características:
El uso de un lenguaje de fórmulas, Expresiones de análisis de datos (DAX), que proporciona características de inteligencia y otras funciones. Para obtener más información,
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La capacidad de crear relaciones entre las tablas, buscar datos relacionados y filtrar mediante relaciones. Para obtener más información,
La capacidad de aplicar filtros dinámicamente en función del contexto actual, o de aplicar filtros en varias tablas relacionadas. Para obtener más información,
El uso de segmentaciones de datos mejoradas. Puede agregar rápidamente varios informes de tablas dinámicas y gráficos dinámicos al mismo tiempo. Al usar la lista de campos de PowerPivot para agregar segmentaciones de datos, dichas segmentaciones filtrarán automáticamente todos los objetos del informe. Para obtener más información,
Para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico 1. Haga clic en la flecha abajo del botón Tabla dinámica en uno de los siguientes lugares.
En la ventana de PowerPivot, en la pestaña Inicio, en el grupo Informes.
O bien
En la ventana de Excel, en la pestaña PowerPivot, en el grupo Ver.
2. Seleccione en la lista de opciones. Si lo desea, puede agregar informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico vinculados al mismo tiempo.
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Opción
Descripción
Tabla dinámica única
Crea una tabla dinámica en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione.
Gráfico dinámico único
Crea un gráfico dinámico en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione.
Gráfico y tabla (horizontal)
Crea una tabla dinámica y un gráfico dinámico en blanco en una nueva hoja de cálculo que elija y los coloca uno al lado del otro. Los datos del gráfico y de la tabla son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos.
Gráfico y tabla (vertical)
Crea un gráfico dinámico y una tabla dinámica en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione, y los coloca con el gráfico por encima de la tabla. Las posiciones se pueden cambiar posteriormente. Los datos del gráfico y de la tabla son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos.
Dos gráficos (horizontal)
Crea dos gráficos dinámicos en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione, y los coloca uno al lado del otro. Los gráficos son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos.
Dos gráficos (vertical)
Crea dos gráficos dinámicos en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione, y los coloca con un gráfico por encima del otro. Las posiciones se pueden cambiar posteriormente. Los gráficos son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos.
Cuatro gráficos
Crea cuatro gráficos dinámicos en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione. Los gráficos son independientes. Sin embargo, las segmentaciones de datos se aplican a los cuatro.
Tabla dinámica sin información de estructura jerárquica: plana
Crea una tabla dinámica en blanco. En lugar de organizar algunos valores de datos como encabezados de columna y otros como encabezados de fila, una nueva columna se agrega
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para cada campo que agrega y una fila de Totales se inserta después de cada grupo.
3. Para especificar una ubicación, elija entre:
Si desea colocarlo en una nueva hoja de cálculo a partir de la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.
Para colocarlo en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, especifique la primera celda del rango de celdas donde desee colocarlo.
4. Haga clic en Aceptar. Excel agrega el informe seleccionado en la ubicación seleccionada y muestra la Lista de campos de PowerPivot, para que pueda agregar campos y personalizarlo.
Crear una tabla dinámica a partir de los datos de PowerPivot Una vez agregados los datos a un libro de PowerPivot, las tablas dinámicas le ayudan a analizar eficazmente los datos en detalle. Puede realizar comparaciones, detectar patrones y relaciones, así como detectar tendencias.
Para crear esta tabla dinámica, tiene que haber completado las tareas anteriores de este tutorial. Agregar una tabla dinámica al análisis Seguirá utilizando el libro de PowerPivot que creó en la tarea anterior. Ya tiene importados los datos y creadas las relaciones. Ahora agregará una tabla dinámica. Agregar una tabla dinámica al análisis 1. En la ventana de PowerPivot, en la cinta de opciones de Inicio de PowerPivot, haga clic en Tabla dinámica.
Asegúrese de crear la tabla dinámica en la ventana de PowerPivot.
38 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds
Hay también un botón de tabla dinámica en la cinta de opciones de Excel, pero las tablas dinámicas de Excel no pueden tener acceso a los datos de PowerPivot.
2. Seleccione Tabla dinámica única.
3. Seleccione Nueva hoja de cálculo. Excel agrega una tabla dinámica vacía a la ubicación que especificó y muestra la lista de campos de PowerPivot. La lista de campos muestra dos secciones: una de campos en la parte superior para agregarlos y quitarlos, y otra en la parte inferior para reorganizarlos y cambiar su posición. 4. Seleccione la tabla dinámica vacía. Si obtiene un mensaje de error que le indica que la lista de datos ya no es válida, haga clic con el botón secundario en la tabla y seleccione Actualizar datos.
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Eliminar una tabla dinámica Conserve la tabla dinámica en el libro para el paso final del tutorial, pero si desea eliminarla en algún momento, siga estos pasos. 1. Haga clic dentro de la tabla dinámica. 2. En la ficha Herramientas de tabla dinámica, seleccione Opciones. 3. En el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar. 4. Seleccione Toda la tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Eliminar en la cinta de opciones de Inicio.
Crear un gráfico dinámico a partir de los datos de PowerPivot Una vez que ha agregado los datos a un libro de PowerPivot, los gráficos dinámicos le ayudan a resumir, analizar, explorar y presentar los datos eficazmente. Los gráficos dinámicos proporcionan una representación gráfica interactiva de los datos en las tablas dinámicas y le ayudan a ver comparaciones, modelos y tendencias. Los cambios que efectúe en el diseño y los datos de la tabla dinámica asociada se reflejarán inmediatamente en el diseño y los datos del informe de gráfico dinámico. Requisitos previos Para crear este gráfico dinámico, tiene que haber completado las lecciones anteriores de este tutorial.
Agregar un gráfico dinámico al análisis Seguirá utilizando el libro de PowerPivot que creó en el paso anterior. Ya tiene los datos importados, las relaciones creadas y una tabla dinámica agregada. Ahora agregará un gráfico dinámico. Agregar un gráfico dinámico al análisis
En la cinta de opciones de Inicio de PowerPivot, haga clic en la flecha debajo de Tabla dinámica y seleccione Gráfico dinámico.
40 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds
Asegúrese de crear el gráfico dinámico desde la cinta de PowerPivot. También hay un botón Tabla dinámica en la cinta de Excel, pero los gráficos dinámicos de Excel no pueden tener acceso a los datos de PowerPivot. 1. Seleccione Hoja de cálculo existente y haga clic en Aceptar. Eliminar un gráfico dinámico Puede mantener el gráfico dinámico en el libro, pero si desea eliminarlo en algún momento, siga estos pasos. Eliminar un gráfico dinámico 1. Para eliminar un gráfico dinámico, haga clic dentro de él. 2. Haga clic con el botón secundario y seleccione Cortar. Al eliminar el gráfico dinámico, no se elimina ninguno de los informes de tabla dinámica asociados.
Mover o copiar hojas de cálculo de Excel Excel 2010 incluye una nueva característica que le permite mover o copiar una hoja de cálculo a un nuevo libro o a una ubicación diferente dentro del libro existente. PowerPivot admite totalmente el traslado y copia dentro de un libro existente. Sin embargo, el traslado y copia a un nuevo libro no se admite para las hojas de cálculo que contienen tablas dinámicas o gráficos dinámicos que están basados en datos de PowerPivot. Si requiere datos en un nuevo libro, recomendamos guardar una copia del libro original y usarla como punto de partida para el nuevo libro. Si ya no requiere los datos del libro original, puede eliminarlos.
41 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds
Formato
Este grupo permite dar formato a datos de columnas y trabajar con tipos de datos.
Tipo de datos. Muestra el tipo de datos actual de la columna seleccionada. Haga clic en la flecha de lista desplegable para ver una lista de tipos de datos y cambiar el tipo de datos. Si el tipo de datos que elige es incompatible con el contenido de la columna, se muestra un error.
Formato. Muestra el tipo de datos de la columna actualmente seleccionada. Si hay disponibles otras opciones de formato, haga clic en la flecha desplegable para seleccionar un nuevo formato.
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Aplicar formato de moneda. Haga clic en el cuadro de diálogo Formato de moneda y especifique el formato y el símbolo de moneda.
Aplicar formato de porcentaje. Haga clic para que todos los números de la columna actualmente seleccionada se muestren como porcentajes.
Separador de miles. Haga clic para mostrar un separador de miles en todos los números de la columna actualmente seleccionada. Para deshacer la acción, presione Ctrl-Z.
Aumentar decimales y Disminuir decimales. Haga clic para aumentar o disminuir el número de posiciones decimales que se muestran para un número. Estas opciones no cambian el valor ni aumentan su precisión, solo afectan al formato de presentación.
Establecer el tipo de datos de una columna Al pegar o vincular los datos, PowerPivot detectará automáticamente los tipos de datos y los aplicará. Después de haber agregado los datos al libro, puede modificar manualmente el tipo de datos de una columna para cambiar el modo en que se almacenan los datos. Sin embargo, si se cambia el tipo de datos podría afectar a la precisión de los datos o resultar en la pérdida de los mismos. Si solo desea cambiar el formato de visualización de los datos sin cambiar la forma de almacenarlos, puede hacer eso en su lugar.
Para cambiar el tipo de datos o formato de presentación de una columna 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la columna para la que desea cambiar el tipo de datos o formato de presentación. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Formato, lleve a cabo uno de los procedimientos siguientes:
Seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.
O bien
Seleccione un formato de presentación en la lista Formato.
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Consideraciones sobre la modificación de los tipos de datos
En ocasiones, al intentar cambiar el tipo de datos de una columna o seleccionar una conversión de datos, se podrían producir uno de los siguientes errores:
Error al cambiar el tipo de datos
Error al cambiar el tipo de datos de la columna
Estos errores se podrían producir aun cuando el tipo de datos está disponible como una opción en la lista desplegable Tipo de datos. En esta sección se explica la causa de estos errores y cómo pueden corregirse. Descripción del tipo de datos actual Al agregar los datos a un libro de PowerPivot, PowerPivot para Excel comprueba las columnas de datos para ver qué tipos de datos contiene cada columna. Si los datos en esa columna son coherentes, se asigna a la columna el tipo de datos más preciso. Sin embargo, si agrega datos de Excel o de otro origen que no aplica el uso de un tipo de datos único dentro de cada columna, PowerPivot asignará un tipo de datos que dé cabida a todos los valores dentro de la columna. Por consiguiente, si una columna contiene números de tipos diferentes, como enteros, números de tipo long y monedas, PowerPivot utilizará un tipo de datos decimal. De forma alternativa, si una columna mezcla números y texto, PowerPivot utilizará el tipo de datos de texto. PowerPivot no proporciona un tipo de datos similar al tipo de datos General disponible en Excel. Por consiguiente, si una columna contiene valores numéricos y de texto, no podrá convertirla en un tipo de datos numérico. Los tipos de datos siguientes están disponibles en los libros de PowerPivot: Tipos de datos de PowerPivot
Text
Decimal Number
Whole Number
Currency
TRUE/FALSE
Date
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Si encuentra que sus datos tienen un tipo de datos equivocado, o al menos diferente al que deseaba, tiene varias opciones:
Puede reimportar los datos. Para ello, abra la conexión existente con el origen de datos y vuelva a importar la columna. En función del tipo de origen de datos, puede aplicar un filtro durante la importación para quitar los valores problemáticos.
Puede crear una fórmula de DAX en una columna calculada para crear un nuevo valor del tipo de datos deseado. Por ejemplo, la función TRUNC se puede utilizar para convertir un número decimal en un número entero, o puede combinar funciones de información y funciones lógicas para probar y convertir los valores.
Conversión de datos
Si se produce un error al seleccionar una opción de conversión de datos, podría ser que el tipo de datos actual de la columna no admitiera la conversión seleccionada. No todas las conversiones se permiten con todos los tipos de datos. Por ejemplo, solo puede cambiar una columna a un tipo de datos Boolean si el tipo de datos actual de la misma es un número (entero o decimal) o texto. Por consiguiente, debe elegir un tipo de datos adecuado para los datos de la columna. Después de elegir un tipo de datos adecuado, PowerPivot generará una advertencia sobre los posibles cambios en los datos, como por ejemplo, pérdida de precisión o truncamiento. Haga clic en Aceptar para aceptar y cambiar los datos al nuevo tipo de datos. Si se admite el tipo de datos, pero PowerPivot detecta valores que no se admiten en el nuevo tipo de datos, obtendrá otro error y deberá corregir los valores de datos antes de continuar. Para obtener información detallada sobre los tipos de datos que se usan en los libros de PowerPivot, cómo se convierten implícitamente y cómo se utilizan los diferentes tipos de datos en las fórmulas,
45 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds
Tipos de datos admitidos en libros PowerPivot
En esta sección se describen los tipos de datos que se pueden usar en PowerPivot para Excel, así como la conversión implícita de los tipos de datos cuando los datos se calculan o se usan en una fórmula DAX (Expresiones de análisis de datos). Los siguientes tipos de datos se admiten para su uso en PowerPivot. Cuando importa datos o usa un valor en una fórmula, incluso si el origen de datos contiene un tipo de datos distinto, los datos se convierten a uno de los siguientes tipos de datos. Los datos que se producen como resultado de las fórmulas también usan estos tipos de datos. En general, estos tipos de datos se implementan para habilitar cálculos precisos en columnas calculadas y, para mantener la coherencia, se aplican las mismas restricciones al resto de los datos en PowerPivot. Los formatos usados para números, moneda, fechas y horas deben seguir el formato de la configuración regional especificada en el equipo que abre el libro. Se pueden usar las opciones de formato de la hoja de cálculo para controlar la forma en que se muestra el valor. Tipo de datos en la interfaz de usuario de PowerPivot
Tipo de datos en DAX
Descripción
Whole Number
Valor entero de 64 bits (ocho bytes) 1, 2
Números que no tienen posiciones decimales. Los enteros pueden ser números positivos o negativos, pero deben ser números enteros comprendidos entre 9.223.372.036.854.775.808 (-2^63) y 9.223.372.036.854.775.807 (2^63-1).
Decimal Number
Número real de 64 bits (ocho bytes) 1, 2
Los números reales son aquellos que pueden tener posiciones decimales. Abarcan un amplio intervalo de valores: Valores negativos desde -1,79E +308 hasta -2,23E -308 Cero Valores positivos desde 2,23E -308 hasta 1,79E + 308 Sin embargo, el número de dígitos significativos se limita a 17 dígitos decimales.
TRUE/FALSE
Boolean
Valor True o False.
Texto
String
Cadena de datos de carácter Unicode.
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Pueden ser cadenas, números o fechas representados en un formato de texto. Date
Fecha y hora
Fechas y horas en una representación de fecha y hora aceptada. Las fechas válidas son todas las fechas posteriores al 1 de marzo de 1900.
Currency
Currency
El tipo de datos de moneda permite los valores comprendidos entre 922.337.203.685.477,5808 y 922.337.203.685.477,5807 con cuatro dígitos decimales de precisión fija.
N/D
En blanco
Un tipo en blanco es un tipo de datos de DAX que representa y reemplaza los valores NULL de SQL. Un valor en blanco se puede crear con la función BLANK y se puede comprobar si es tal con la función lógica ISBLANK.
1
Las fórmulas DAX no admiten tipos de datos que sean menores que los enumerados en la tabla. 2
Si intenta importar datos con valores numéricos muy elevados, es posible que la importación no se realice correctamente con el error siguiente: Error de la base de datos en memoria: La columna '' de la tabla '' contiene un valor, '1.7976931348623157e+308' que no se admite. La operación se ha cancelado. Este error se produce porque PowerPivot utiliza ese valor para representar los valores NULL. Los valores de la siguiente lista son sinónimos del valor NULL mencionado anteriormente: Valor 9223372036854775807 -9223372036854775808 1.7976931348623158e+308 2.2250738585072014e-308 Debería quitar de nuevo el valor de los datos e intentar volver a importarlo.
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Tipo de datos de tabla
Además, DAX usa un tipo de datos de tabla. DAX usa este tipo de datos en muchas funciones, como agregaciones y cálculos de inteligencia de tiempo. Algunas funciones requieren una referencia a una tabla y otras devuelven una tabla que se puede usar como entrada para otras funciones. En algunas funciones que requieren una tabla como entrada, puede especificar una expresión que se evalúa como una tabla; para otras funciones, se requiere una referencia a una tabla base. Para obtener información acerca de los requisitos de funciones concretas, vea Referencia de funciones (DAX). Conversiones implícitas y explícitas de tipos de datos en fórmulas de DAX Cada función DAX tiene requisitos concretos acerca de los tipos de datos que se usan como entradas y salidas. Por ejemplo, algunas funciones requieren enteros para algunos argumentos y fechas para otros; otras funciones requieren texto o tablas. Si los datos de la columna que especifique como argumento son incompatibles con el tipo de datos requerido por la función, en muchos casos DAX devolverá un error. No obstante, siempre que sea posible DAX intentará convertir implícitamente los datos al tipo requerido. Por ejemplo:
Una fecha se puede escribir como una cadena y DAX la analizará, e intentará convertirla a uno de los formatos de fecha y hora de Windows.
Se pueden sumar TRUE + 1 y obtener el resultado 2, ya que TRUE se convierte implícitamente al número 1 y se realiza la operación 1+1.
Si suma los valores de dos columnas y uno está representado como texto ("12") y el otro como número (12), DAX convierte implícitamente la cadena a un número y, a continuación, realiza la suma para obtener un resultado numérico. La expresión siguiente devuelve 44: = "22" + 22
Si intenta concatenar dos números, el complemento de PowerPivot los presentará como cadenas y, a continuación, los concatenará. La expresión siguiente devuelve "1234": = 12 & 34
En la tabla siguiente se resumen las conversiones implícitas de tipo de datos que se realizan en las fórmulas. En general, PowerPivot se comporta como Microsoft Excel y, siempre que sea posible, realiza conversiones implícitas cuando lo requiere la operación especificada.
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Tabla de conversiones de datos implícitas
El tipo de conversión que se realiza está determinada por el operador, que convierte los valores que requiere antes de realizar la operación solicitada. En estas tablas se enumeran los operadores y se indica la conversión que se lleva a cabo en cada tipo de datos de la columna cuando se empareja con el tipo de datos de la fila de intersección. Nota: Los tipos de datos de texto no se incluyen en estas tablas. Cuando un número se representa en formato de texto, en algunos casos PowerPivot intentará determinar el tipo de número y representarlo como un número. Suma (+) Operador (+)
INTEGER
CURRENCY
REAL
Fecha y hora
INTEGER
INTEGER
CURRENCY
REAL
Fecha y hora
CURRENCY
CURRENCY
CURRENCY
REAL
Fecha y hora
REAL
REAL
REAL
REAL
Fecha y hora
Fecha y hora
Fecha y hora
Fecha y hora
Fecha y hora
Fecha y hora
Por ejemplo, si se usa un número real en una operación de suma en combinación con datos de moneda, ambos valores se convierten en REAL y el resultado se devuelve como REAL. Resta (-) En la siguiente tabla el encabezado de fila es el minuendo (el lado de la izquierda) y el encabezado de columna es el substraendo (el lado de la derecha). Operador (-)
INTEGER
CURRENCY
REAL
Fecha y hora
INTEGER
INTEGER
CURRENCY
REAL
REAL
CURRENCY
CURRENCY
CURRENCY
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
Fecha y hora
Fecha y hora
Fecha y hora
Fecha y hora
Fecha y hora
Por ejemplo, si se usa una fecha en una operación de resta con otro tipo de datos, ambos valores se convierten en fechas y el valor devuelto también es una fecha.
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Nota: PowerPivot también admite el operador unario - (negativo), pero este operador no cambia el tipo de datos del operando. Multiplicación (*) Operador (*)
INTEGER
CURRENCY
REAL
Fecha y hora
INTEGER
INTEGER
CURRENCY
REAL
INTEGER
CURRENCY
CURRENCY
REAL
CURRENCY
CURRENCY
REAL
REAL
CURRENCY
REAL
REAL
Por ejemplo, si un entero se combina con un número real en una operación de multiplicación, ambos números se convierten a números reales y el valor devuelto también es REAL. División (/) En la siguiente tabla, el encabezado de fila es el numerador y el encabezado de columna es el denominador. Operador (/) (Fila/Columna)
INTEGER
CURRENCY
REAL
Fecha y hora
INTEGER
REAL
CURRENCY
REAL
REAL
CURRENCY
CURRENCY
REAL
CURRENCY
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
Fecha y hora
REAL
REAL
REAL
REAL
Por ejemplo, si un entero se combina con un valor de moneda en una operación de división, ambos valores se convierten a números reales y el resultado también es un número real. Operadores de comparación En las expresiones de comparación, los valores booleanos se consideran mayores que los valores de cadena y los valores de cadena se consideran mayores que los valores numéricos o de fecha u hora; se considera que los números y valores de fecha u hora tienen el mismo rango. No se realiza ninguna conversión implícita para los valores booleanos o de cadena; BLANK o un valor en blanco se convierte en 0/""/false, según el tipo de datos del otro valor comparado. Las siguientes expresiones de DAX muestran este comportamiento: =IF(FALSE()>"true","Expression is true", "Expression is false"), devuelve "Expression is true" =IF("12">12,"Expression is true", "Expression is false"), devuelve "Expression is true"
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=IF("12"=12,"Expression is true", "Expression is false"), devuelve "Expression is false" Las conversiones se realizan implícitamente para los tipos numéricos o de fecha y hora, tal y como se describe en la siguiente tabla: Operador de comparación
INTEGER
CURRENCY
REAL
Fecha y hora
INTEGER
INTEGER
CURRENCY
REAL
REAL
CURRENCY
CURRENCY
CURRENCY
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
REAL
Fecha y hora
REAL
REAL
REAL
Fecha y hora
Controlar valores en blanco, cadenas vacías y valores cero La forma en que DAX trata los valores cero, los valores NULL y las cadenas vacías es distinta a como lo hacen Microsoft Excel y SQL Server. En esta sección se describen las diferencias y cómo se tratan estos tipos de datos. Lo importante es recordar que en PowerPivot un valor en blanco, una celda vacía o la ausencia de un valor se representan por el nuevo tipo de valor: BLANK. Depende de cada función el modo en que se tratan en las operaciones, como suma o concatenación. También se pueden generar valores en blanco con la función BLANK o comprobar los valores en blanco con la función ISBLANK. Los valores NULL de base de datos no se admiten en un libro de PowerPivot y se convierten implícitamente a valores en blanco si en una fórmula DAX se hace referencia a una columna que contiene un valor NULL. Definir valores en blanco, valores NULL y cadenas vacías En la tabla siguiente se resumen las diferencias entre DAX y Microsoft Excel con respecto al modo en que se tratan los valores en blanco. Expresión
DAX
Excel
BLANK + BLANK
BLANK
0 (cero)
BLANK +5
5
5
BLANK * 5
BLANK
0 (cero)
5/BLANK
Infinito
Error
0/BLANK
NaN
Error
BLANK/BLANK
BLANK
Error
FALSE OR BLANK
FALSE
FALSE
FALSE AND BLANK
FALSE
FALSE
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TRUE OR BLANK
TRUE
TRUE
TRUE AND BLANK
FALSE
TRUE
BLANK OR BLANK
BLANK
Error
BLANK AND BLANK
BLANK
Error
Ordenar y filtrar
El grupo le permite elegir los valores que se muestran en una tabla aplicando filtros y ordenando.
Ordenar de menor a mayor y Ordenar de A a Z. Haga clic para ordenar de menor a mayor. Si está ordenando números, se ordenarán de menor a mayor. Si está ordenando texto, se ordenará de la A a la Z.
Ordenar de mayor a menor y Ordenar de Z a A. Haga clic para ordenar de mayor a menor. Si está ordenando números, se ordenarán de mayor a menor. Si está ordenando texto, se ordenará de la Z a la A.
Borrar orden. Haga clic para cancelar el orden y mostrar la columna en su orden natural; es decir, el orden en el que se importaron los datos.
Borrar todos los filtros. Haga clic para quitar los filtros y ver todas las filas de la tabla. Esta opción solo está disponible cuando se han aplicado filtros a una columna como mínimo. Nota: Al hacer clic en este botón, se quitan todos los filtros. Para borrar solo los filtros deseados, haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna que tiene el filtro, seleccione Filtro y, a continuación, seleccione Borrar filtro de .
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Filtrar y ordenar datos
Cuando trabaje con tablas de datos en PowerPivot para Excel, puede filtrar u ordenar los datos utilizando los controles de filtro de la ventana de PowerPivot o aplicando segmentaciones en una tabla dinámica o gráfico dinámico en la ventana de Excel. Puede incluso crear filtros dentro de los cálculos, para controlar los datos que se usan de una columna o tabla de datos. Cada tipo de filtro solo funciona en su ventana respectiva. Por ejemplo, las segmentaciones no tienen ningún efecto en los datos de la ventana de PowerPivot.
Ordenar datos en una tabla Puede ordenar los datos por texto (de A a Z o de Z a A) y los números (de menor a mayor o viceversa) en una o varias columnas.
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Para ordenar los datos en una tabla según una columna de texto: 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione una columna de datos alfanuméricos, un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de la tabla que contenga datos alfanuméricos.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, lleve a cabo uno de los siguientes procedimientos:
Para clasificar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.
Para clasificar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.
Nota: En algunos casos, los datos importados de otra aplicación podrían tener espacios iniciales insertados antes de los datos. Debe quitar los espacios iniciales para ordenar los datos correctamente.
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Para ordenar los datos en una tabla según una columna numérica 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de la tabla que contenga datos numéricos.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, lleve a cabo uno de los siguientes procedimientos:
Para ordenar de los números bajos a los números altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor.
Para ordenar de los números altos a los números bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor.
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Nota: Si los resultados no son los que esperaba, la columna podría contener números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas contables o un número escrito con un símbolo ' inicial (apóstrofo) se almacenan en forma de texto.
Filtrar los datos de una tabla
Puede aplicar los filtros al importar datos para controlar las filas que se cargan en una tabla de PowerPivot. Para obtener más información sobre cómo realizar filtrados durante la importación, vea Cambiar las filas que se importan desde un origen de datos. Después de haber importado los datos, no podrá eliminar las filas individuales. Sin embargo, puede aplicar filtros personalizados para controlar la manera en que se muestran las filas. Las filas que no cumplen los criterios de filtrado se ocultan. Puede filtrar por una o más columnas. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el actual y reduce aún más el subconjunto de datos. Nota: En Windows Vista y Windows 7, las características de la ventana de PowerPivot están disponibles en una cinta de opciones, que se explica en este tema. En Windows XP, las características están disponibles de un conjunto de menús. Si usa Windows XP y desea ver cómo se relacionan los comandos de menú con los comandos de la cinta de opciones, vea Interfaz de usuario de PowerPivot en Windows XP. Para filtrar datos según los valores de las columnas 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione una tabla y, a continuación, haga clic en la flecha del encabezado de la columna que desea utilizar para el filtrado. 2. En el menú Autofiltro, siga uno de estos procedimientos:
En la lista de valores de columna, active o desactive uno o varios valores
para
filtrar
y
haga
clic
en
Aceptar.
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Si el número de valores es sumamente grande, algunos elementos individuales podrían no mostrarse en la lista. En su lugar, verá un mensaje similar a "Demasiados elementos para mostrar".
Haga clic en Número y filtros o Filtros de texto (en función del tipo de columna) y, a continuación, haga clic en uno de los comandos de operador de comparación (como Es igual a) o haga clic en Filtro personalizado. En el cuadro de diálogo Filtro personalizado, cree el filtro y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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Para borrar un filtro para una columna 1. Haga clic en la flecha del encabezado de la columna en la que desea borrar un filtro. 2. Haga clic en Borrar filtro de .
Para borrar todos los filtros de una tabla 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla en la que desea borrar los filtros. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar todos los filtros.
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Filtrar datos con segmentaciones
Las segmentaciones de datos son controles de filtrado que funcionan con un clic y reducen los datos que se muestran en las tablas dinámicas y en los gráficos dinámicos. Las segmentaciones se pueden usar de forma interactiva para mostrar los cambios de los datos al aplicar filtros. Por ejemplo, se puede crear un informe de tabla dinámica o un gráfico que muestre las ventas por año y, a continuación, agregar una segmentación que represente las ofertas. La segmentación se agrega como un control adicional a la tabla dinámica o al gráfico, y le permite seleccionar rápidamente criterios y mostrar los cambios al instante. También se podría incrustar el análisis detallado por oferta en el propio informe, incluyendo el campo en el encabezado de la fila o la columna, pero las segmentaciones no agregan filas adicionales a la tabla, solo proporcionan una vista interactiva de los datos.
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Para agregar y usar una segmentación de datos 1. En la ventana de Excel, haga clic en cualquier parte en una tabla dinámica para mostrar la Lista de campos de PowerPivot. 2. En la Lista de campos de PowerPivot, arrastre el campo que desea filtrar
hasta
el
área
Segmentaciones de datos
verticales
o
Segmentaciones de datos horizontales. La segmentación de datos aparece en el libro con los elementos de segmentación mostrados. De forma predeterminada, cuando se agrega una nueva segmentación de datos, se seleccionan todos los elementos de segmentación. 3. Haga clic en un elemento de segmentación de para aplicar un filtro a los datos que se muestran en la tabla dinámica. Puede seleccionar varios elementos dentro de la segmentación de datos para mostrarlos en la tabla dinámica si mantiene presionada la tecla CTRL mientras hace clic en cada uno de ellos. Para borrar la segmentación y mostrar todos los datos, haga clic en el botón Borrar en la esquina superior derecha de la segmentación de datos. Nota: Alternativamente, puede agregar una segmentación de datos usando la cinta de opciones de la ventana de Excel. En Herramientas de tabla, en la ficha Opciones, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Insertar segmentación de datos, active las casillas situadas al lado de los campos por los que desea filtrar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si usa este método, no se aprovecha del diseño automático.
PowerPivot organiza el diseño de las segmentaciones automáticamente. Al agregar una segmentación de datos al área Segmentaciones de datos horizontales de la Lista de campos de PowerPivot, la segmentación se coloca en la zona horizontal junto a la tabla dinámica. Al agregar una segmentación de datos al áreaSegmentaciones de datos verticales, se coloca en la zona vertical. La posición de la segmentación responde a motivos de comodidad y no afecta a la selección de los datos. Estas zonas solo contienen las segmentaciones de datos que PowerPivot para Excel administra.
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Si arrastra una segmentación de datos completamente fuera de la zona, PowerPivot detendrá la administración de esa segmentación de datos y será como si se hubiera insertado utilizando el botón Insertar segmentación de datos de la cinta de opciones de Excel. Por el contrario, si arrastra una segmentación de datos, que agregó mediante el botón Insertar segmentación de datos en una de las zonas de PowerPivot, PowerPivot comenzará a administrarla. Para reorganizar el orden de las segmentaciones de datos en un libro
En la Lista de campos de PowerPivot, haga clic con el botón secundario en el nombre del campo del área Segmentaciones de datos verticales o Segmentaciones de datos horizontales y seleccione Subir, Bajar, Mover al principioo Mover al final para cambiar el orden.
Para cambiar el tamaño y la posición de las segmentaciones de datos 1. En la ventana de Excel, haga clic en cualquier parte en una tabla dinámica para mostrar la Lista de campos de PowerPivot. Si alguna segmentación de datos se ha agregado usando PowerPivot, un borde gris aparecerá alrededor de las zonas de segmentación de datos al lado de la tabla dinámica. 2. Haga clic y arrastre el borde gris alrededor de una zona de segmentación de datos para cambiar su tamaño o posición. La
mayoría
de
las
modificaciones
que
desee
realizar
en
una
segmentación de datos individual se pueden efectuar ajustando el borde. Si desea que las segmentaciones de datos estén una al lado de la otra, arrástrelas hasta unirlas y encajarán dentro del borde gris. Para quitar una segmentación de datos
En la Lista de campos de PowerPivot, haga clic con el botón secundario en la segmentación de datos en el área Segmentaciones de datos verticales o Segmentaciones de datos horizontales y hace clic en Quitar campo.
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Ver
Este grupo le permite cambiar el modo en que las columnas se muestran en una tabla. El grupo Columnas de la ficha Diseño tiene opciones adicionales.
Inmovilizar. Seleccione una o varias columnas y, a continuación, haga clic en Inmovilizar para mover las columnas seleccionadas al lado izquierdo de la tabla y bloquearlas en esa posición. Al desplazarse por la tabla o agregar una nueva columna, las columnas inmovilizadas siguen estando visibles. Haga clic en Liberar para liberar columnas que estaban inmovilizadas.
Si hay columnas que no desea mostrar en una tabla, puede ocultarlas temporalmente. Si oculta una columna, dispone de más espacio en la pantalla para agregar columnas nuevas o para trabajar solo con las columnas de datos pertinentes. Puede ocultar y mostrar las columnas de la cinta de opciones en la ventana PowerPivot y en el menú de clic con el botón secundario disponible en cada encabezado de columna. Para mantener visible una área de una hoja de cálculo mientras se desplaza a otra área de la hoja de cálculo, puede inmovilizar las columnas específicas en un área para bloquearlas. Importante: La capacidad de ocultar columnas no está destinada a usarse para la seguridad de los datos, solo pretende simplificar y acortar la lista de columnas visibles de la lista de campos de la tabla dinámica y de la ventana de PowerPivot. Al ocultar una columna, tiene la opción de ocultarla solo mientras está trabajando en la ventana de PowerPivot, o también puede ocultar las columnas de cualquier tabla dinámica asociada. Si oculta todas las columnas, la tabla aparece vacía en su totalidad en la ventana de PowerPivot.
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Si oculta todas las columnas de una tabla que se utiliza en una tabla dinámica, puede recibir un mensaje que indica que es necesario actualizar los datos. Para ocultar una columna individual 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga la columna que desee ocultar. 2. Haga clic con el botón secundario en la columna, haga clic en Ocultar columnas y, a continuación, haga clic en De PowerPivot y De tabla dinámica, De tabla dinámica o De PowerPivot.
Para ocultar varias columnas 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga las columnas que desee ocultar. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar y mostrar. 3. En el cuadro de diálogo Ocultar y mostrar columnas, busque cada columna que desee ocultar y, a continuación, anule la selección de una de las opciones En PowerPivot y En tabla dinámica, o ambas.
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4. Haga clic en Aceptar.
Para inmovilizar columnas 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga las columnas que desee inmovilizar. 2. Seleccione una o más columnas a inmovilizar. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Inmovilizar.
Ancho de columna. Haga clic para mostrar el cuadro de diálogo Ancho de columna y especificar el ancho de las columnas seleccionadas.
Cuadros de diálogo y Asistente para la importación de tablas
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Otras funcionalidades:
Menú que nos sale al pulsar sobre botón derecho: Por ejemplo seleccionamos una columna de datos y nos sale el siguiente menú:
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Si se marca sobre una pestaña de datos se abre un menú que nos permite De la tabla seleccionada
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En los apartados se proporciona Ayuda para los cuadros de diálogo y el asistente que están disponibles en la pantalla de Página Principal Menú Autofiltro El Autofiltro menú le permite ordenar y filtrar datos en la ventana de PowerPivot. Para obtener acceso a este menú, en el encabezado de la columna que desea filtrar u ordenar, haga clic en la flecha abajo. Para filtrar por una o más columnas: seleccione las columnas concretas en una lista de campos o especifique criterios en el Cuadro de diálogo Filtro personalizado. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el actual y reduce aún más el subconjunto de datos. En la lista siguiente se describen opciones de las columnas de texto. Término
Definición
Ordenar de A a Z
Haga clic aquí para clasificar en orden alfanumérico ascendente.
Ordenar de Z a A
Haga clic aquí para clasificar en orden alfanumérico descendente.
Borrar orden de '[FieldName]'
Borre cualquier orden que esté basado en la columna seleccionada. Si no hay columnas ordenadas, los datos se muestran en el mismo orden en el que se importaron.
Borrar filtro de '[FieldName]'
Borre los filtros que estén basados en la columna seleccionada. Si no se han filtrado columnas, se muestran todas las filas de datos.
Filtros de texto
Haga clic en Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos de operador de comparación (como Es igual a) o haga clic en Filtro personalizado. En el cuadro de diálogo Filtro personalizado, cree el filtro y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Lista de campos
En la lista de valores de columna, active o desactive uno o varios valores para filtrar y haga clic en Aceptar. Si el número de valores es sumamente grande, algunos elementos individuales podrían no mostrarse en la lista. En su lugar, verá un mensaje similar a "Demasiados elementos para mostrar".
67 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds
En la lista siguiente se describen opciones de las columnas numéricas. Término
Definición
Ordenar de menor a mayor
Haga clic aquí para ordenar los números en orden ascendente.
Ordenar de mayor a menor
Haga clic aquí para ordenar los números en orden descendente.
Borrar orden de '[FieldName]'
Borre cualquier orden que esté basado en la columna seleccionada. Si no hay columnas ordenadas, los datos se muestran en el mismo orden en el que se importaron.
Borrar filtro de '[FieldName]'
Borre los filtros que estén basados en la columna seleccionada. Si no se han filtrado columnas, se muestran todas las filas de datos.
Número y filtros
Haga clic en Número y filtros y, a continuación, haga clic en uno de los comandos de operador de comparación (como Es igual a) o haga clic en Filtro personalizado. En el cuadro de diálogo Filtro personalizado, cree el filtro y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Lista de campos
En la lista de valores de columna, active o desactive uno o varios valores para filtrar y haga clic en Aceptar. Si el número de valores es sumamente grande, algunos elementos individuales podrían no mostrarse en la lista. En su lugar, verá un mensaje similar a "Demasiados elementos para mostrar".
68 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds
Cuadro de diálogo Ancho de columna El cuadro de diálogo Ancho de columna le permite especificar el ancho de una columna en la ventana de PowerPivot. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la pestaña Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Ancho de columna. También puede hacer que la columna se ajuste automáticamente al tamaño del contenido de la columna, haciendo doble clic en la línea de cuadrícula en el borde derecho de la columna. Ancho de columna Escriba el número de píxeles para el ancho de columna.
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Cuadro de diálogo Formato de moneda El cuadro de diálogo Formato de moneda le permite controlar cómo se presentan los valores numéricos en una columna de la ventana de PowerPivot. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la pestaña Inicio, en el grupo Formato, haga clic en el botón de divisa. Hay muchas opciones para elegir los formatos específicos de la configuración regional y de moneda. También puede controlar el número de dígitos que se muestran en la cantidad monetaria estableciendo el número de posiciones decimales.
Ejemplo Muestra el modo en que los números de la columna aparecerán cuando se hayan aplicado los formatos de moneda seleccionados. Decimales Haga clic en la flecha arriba para aumentar el número de lugares después del separador decimal. El número máximo de lugares decimales es de 15. Haga clic en la flecha abajo para reducir el número de posiciones decimales. El valor mínimo es 0. Símbolo Haga clic en la lista desplegable para seleccionar un símbolo de moneda y configuración regional en la lista. Por ejemplo, hay varios signos de dólar, pero el de cada configuración regional se muestra de forma distinta en función de los requisitos internacionales.
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Cuadro de diálogo Progreso de actualización de datos El cuadro de diálogo Progreso de actualización de datos le permite supervisar la actualización de datos que ha importado en la ventana de PowerPivot de un origen externo. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Actualizar o en Actualizar todo.
Estado Indica si la operación de actualización fue correcta o no. Detalles Proporciona una lista de las tablas y vistas que se importaron, y el número de filas que se importaron; proporciona un vínculo a un informe los problemas que se hayan producido. Detener actualización Haga clic aquí para detener la operación de actualización. Esta opción resulta útil si la operación de actualización tarda demasiado o hay demasiados errores.
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Cuadro de diálogo Ir a El cuadro de diálogo Ir a le permite trasladarse a una columna concreta de una tabla de PowerPivot. Para tener acceso a este cuadro de diálogo, presione F5 en la ventana de PowerPivot.
Cuadro de diálogo Mover tabla El cuadro de diálogo Mover tabla le permite cambiar el orden en el que las tablas aparecen en la ventana de PowerPivot. Para tener acceso a este cuadro de diálogo, haga clic con el botón secundario en la pestaña de la parte inferior de la tabla que desea mover y, a continuación, seleccione Mover. Mover la tabla seleccionada antes de otra tabla La tabla que desea mover se moverá delante de la tabla que elija en esta lista. Si desea mover una tabla al final del conjunto de tablas, elija (mover hasta el final).
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Cuadro de diálogo Vista previa de pegado El cuadro de diálogo Vista previa de pegado le permite ver una vista previa de los datos que se copian en la ventana de PowerPivot y asegurarse de que se copian correctamente. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, copie datos basados en tabla en formato HTML en el Portapapeles y, a continuación, en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, Pegar y anexar o Pegar y reemplazar. Las opciones Pegar y anexar y Pegar y reemplazar solo están disponibles al agregar o reemplazar datos en una tabla creada copiando y pegando mediante el Portapapeles. No se puede usar Pegar y anexar ni Pegar y reemplazar al agregar datos a una tabla vinculada o a una tabla de datos importados.
Las opciones de este cuadro de diálogo son diferentes en función de que los datos se peguen en una tabla completamente nueva, en una tabla existente y reemplacen a los datos existentes, o se agreguen al final de una tabla existente. -Pegar en una nueva tabla Nombre de tabla Especifique el nombre de la tabla que se creará en la ventana de PowerPivot. Datos que se van a pegar Muestra un ejemplo del contenido del Portapapeles que se agregará a la tabla de destino. Usar primera fila como encabezados de columna Seleccione esta opción si la primera fila de datos contiene valores que desea usar como encabezados de columna. Si no especifica que la primera fila contiene encabezados, PowerPivot para Excel genera los encabezados predeterminados Columna1, Columna2, etc. -Pegar datos anexados Datos que se van a pegar Muestra un ejemplo del contenido del Portapapeles que se agregará a la tabla de destino. Las nuevas filas se agregarán al final de la tabla. Excluir primera fila de datos copiados Seleccione esta opción si desea que la primera fila de datos del Portapapeles se considere como encabezados de columna en lugar de como valores de datos.
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Si activa esta casilla, PowerPivot para Excel trata la primera fila como un encabezado y no la anexará a la tabla de destino.
-Pegar datos reemplazados Datos existentes en la tabla Muestra un ejemplo de los datos existentes en la tabla para que pueda comprobar las columnas, tipos de datos, etc. Datos que se van a pegar Muestra un ejemplo del contenido del Portapapeles. Se eliminarán los datos existentes en la tabla de destino y se insertarán las nuevas filas en la tabla. Excluir primera fila de datos copiados Seleccione esta opción si desea que la primera fila de datos del Portapapeles se considere como encabezados de columna en lugar de como valores de datos. Si activa esta casilla, PowerPivot para Excel trata la primera fila como un encabezado y no la anexará a la tabla de destino.
Asistente para la importación de tablas En esta sección se proporciona ayuda acerca del Asistente para la importación de tablas. Este asistente le permite importar datos de diversos orígenes de datos. Para obtener acceso a este asistente en la ventana de PowerPivot, en la pestaña Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en el botón que corresponde al tipo de datos que desea importar (como datos de una base de datos).
En esta sección Término
Definición
Configuración avanzada
Especifique la codificación y la configuración regional del archivo plano al que va a conectarse.
Diseñador de consultas MDX de Analysis Services (PowerPivot)
Cree una consulta que especifique los datos que se importarán de un origen de datos de Microsoft SQL Server Analysis Services.
Elegir cómo importar los datos
Especifique cómo importar los datos del origen de datos seleccionado.
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Conectarse a un informe o a una fuente de distribución de datos
Conéctese a una fuente de distribución de datos desde un documento de servicio de Atom o a las fuentes de distribución de datos desde un informe de SQL Server Reporting Services.
Conectarse a un origen de datos
Cree una nueva conexión a un origen de datos, a diversos orígenes de datos como bases de datos relacionales, fuentes de distribución de datos y archivos.
Conectarse a una base de datos de DB2
Conéctese a una base de datos DB2.
Conectar con archivo plano
Conéctese a un archivo plano (.txt), archivo separado por tabulaciones (.tab) o archivo separado por comas (.csv).
Conectarse a una base de datos de Microsoft Access
Conéctese a una base de datos de Microsoft Access.
Conectar con un archivo de Microsoft Excel
Conéctese a un archivo de Microsoft Excel.
Conectarse a una base de datos de Microsoft SQL Azure
Conéctese a una base de datos de Microsoft SQL Azure.
Conectarse a una base de datos de Microsoft SQL Server
Conéctese a una base de datos de Microsoft SQL Server.
Conectarse a un almacenamiento de datos paralelos de Microsoft SQL Server
Conéctese a un almacenamiento de datos paralelos de Microsoft SQL Server.
Conectarse a Microsoft SQL Server Analysis Services
Especifique los valores para importar los datos de un cubo de Microsoft SQL Server Analysis Services o un libro de PowerPivot que se hospeda en SharePoint.
Conectarse a una base de datos de Informix
Conéctese a una base de datos de Informix.
Conectarse a una base de datos de Oracle
Conéctese a una base de datos de Oracle.
Conectarse a una base de datos de Sybase
Conéctese a una base de datos de Sybase.
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Conectarse a una base de datos de Teradata
Conéctese a una base de datos de Teradata.
Credenciales de origen de datos
Especifique el nombre de usuario y la contraseña de la conexión del origen de datos existente que seleccionó.
Detalles
Vea información acerca de una operación de importación de datos en la que se produjo un error.
Detalles del filtro
Vea el filtro para la importación de datos.
Resumen de importación
Vea las opciones que ha seleccionado para la importación de datos.
Importar
Vea el progreso de la operación de importación de datos.
Obtener una vista previa de la tabla seleccionada
Obtenga una vista previa de los datos en la tabla seleccionada, seleccione las columnas para incluir en los datos, importe y filtre los datos de las columnas seleccionadas.
Diseñador de consultas relacionales (PowerPivot)
Cree una consulta que especifique los datos que importar desde una base de datos relacional.
Seleccionar una conexión existente
Elija una conexión de origen de datos existente para utilizarla.
Seleccionar tablas y vistas
Seleccione las tablas y vistas de las que desea importar los datos.
Seleccionar tablas y vistas (fuentes de distribución de datos)
Seleccione las tablas y vistas de las que desea importar los datos para una fuente de distribución de datos.
Establecer propiedades avanzadas
Especifique la configuración de propiedades adicionales para una conexión a un origen de datos.
Especificar una cadena de conexión
Conéctese a un origen de datos OLE DB u ODBC.
Especificar una consulta SQL o MDX
Importe los datos utilizando una consulta SQL.
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2.3 Diseño
Ventana de PowerPivot: ficha Diseño En esta sección se proporciona ayuda de la ficha Diseño de la ventana de PowerPivot, incluidos los cuadros de diálogo que están disponibles en esta ficha. Para obtener información general acerca de la interfaz de usuario e instrucciones para abrir la ventana de PowerPivot. La ficha Diseño es donde puede cambiar las propiedades de las tablas, crear y administrar las relaciones, y modificar las conexiones con orígenes de datos existentes. También puede agregar columnas y cambiar cuándo se calculan los valores de columna.
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Opciones de la ficha Diseño Las opciones de la ficha Diseño están organizadas en grupos.
Columnas
El grupo Columnas permite crear nuevas columnas y cambiar la manera en que las columnas se muestran. El grupo Ver de la ficha Inicio tiene opciones adicionales..
Ocultar y mostrar. Haga clic para mostrar el Cuadro de diálogo Ocultar y mostrar columnas, que le permite controlar qué columnas se ocultan y especificar si las columnas se ocultan solo en la ventana de PowerPivot o también en las tablas dinámicas asociadas con la tabla.
El cuadro de diálogo Ocultar y mostrar columnas proporciona una manera cómoda
para
ocultar
y
mostrar
las
columnas
en
la
ventana
de
PowerPivot. Para tener acceso a este cuadro de diálogo, en la ficha Diseño, en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar y mostrar. Podría ocultar las columnas si desea trabajar con un subconjunto de los datos en la ventana PowerPivot, pero podría necesitar mostrarlas cuando desplace el foco de su análisis. Por ejemplo, suponga que el libro contiene muchas tablas con columnas ocultas. En lugar de recorrer las tablas una por una para mostrar columnas, puede hacer clic en Seleccionar todo y, a continuación, activar la casilla de las columnas En PowerPivot y En tabla dinámica para que todas las columnas estén visibles en todos los lugares
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Nota: Esta característica no está destinada a usarse para la seguridad de los datos, solo pretende simplificar y acortar la lista de columnas de la lista de campos de la tabla dinámica y la ventana de PowerPivot. Columna Seleccione la columna que desea ocultar o mostrar. Haga clic en Seleccionar todo, en la primera fila de la columna, para aplicar sus selecciones a todas las columnas de la lista. Sugerencia: para ocultar una columna concreta, también puede hacer clic con el botón secundario en la columna directamente en la ventana PowerPivot y especificar una de las siguientes opciones: De PowerPivot y tabla dinámica, De tabla dinámica o De PowerPivot. En PowerPivot Active la casilla si desea que la columna esté visible al trabajar con tablas y columnas en la ventana de PowerPivot. En tabla dinámica Active la casilla si desea que la columna esté visible en todas las tablas dinámicas del libro. Ocultar o inmovilizar columnas Si hay columnas que no desea mostrar en una tabla, puede ocultarlas temporalmente. Si oculta una columna, dispone de más espacio en la pantalla para agregar columnas nuevas o para trabajar solo con las columnas de datos pertinentes. Puede ocultar y mostrar las columnas de la cinta de opciones en la ventana PowerPivot y en el menú de clic con el botón secundario disponible en cada encabezado de columna. Para mantener visible una área de una hoja de cálculo mientras se desplaza a otra área de la hoja de cálculo, puede inmovilizar las columnas específicas en un área para bloquearlas. Importante: La capacidad de ocultar columnas no está destinada a usarse para la seguridad de los datos, solo pretende simplificar y acortar la lista de columnas visibles de la lista de campos de la tabla dinámica y de la ventana de PowerPivot.
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Al ocultar una columna, tiene la opción de ocultarla solo mientras está trabajando en la ventana de PowerPivot, o también puede ocultar las columnas de cualquier tabla dinámica asociada. Si oculta todas las columnas, la tabla aparece vacía en su totalidad en la ventana de PowerPivot. Si oculta todas las columnas de una tabla que se utiliza en una tabla dinámica, puede recibir un mensaje que indica que es necesario actualizar los datos. Para ocultar una columna individual 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga la columna que desee ocultar. 2. Haga clic con el botón secundario en la columna, haga clic en Ocultar columnas y, a continuación, haga clic en De PowerPivot y De tabla dinámica, De tabla dinámica o De PowerPivot. Para ocultar varias columnas 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga las columnas que desee ocultar. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar y mostrar. 3. En el cuadro de diálogo Ocultar y mostrar columnas, busque cada columna que desee ocultar y, a continuación, anule la selección de una de las opciones En PowerPivot y En tabla dinámica, o ambas. 4. Haga clic en Aceptar. Para inmovilizar columnas 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga las columnas que desee inmovilizar. 2. Seleccione una o más columnas a inmovilizar. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Inmovilizar.
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Agregar. Haga clic para agregar una nueva columna en el lado derecho de la tabla actual. Para obtener más información, vea Crear una columna calculada.
Crear una columna calculada En este tema se muestra cómo crear una columna calculada
. Descripción de las columnas calculadas Una columna calculada es una columna que se agrega a una tabla de PowerPivot existente. En lugar de pegar o importar los valores de la columna, se crea una fórmula de DAX que los define. La columna calculada se puede utilizar en una tabla dinámica o un gráfico dinámico como cualquier otra columna de datos. Las fórmulas de columnas calculadas son muy similares a las fórmulas creadas en Excel. A diferencia de Excel,sin embargo, no se puede crear fórmulas diferentes para las diferentes filas de una tabla; la fórmula de DAX se aplica automáticamente a toda la columna. Cuando una columna contiene una fórmula, el valor se calcula para cada fila. Los resultados se calculan para la columna en cuanto crea la fórmula. A continuación, los valores de columna se actualizan según convenga, por ejemplo cuando los datos subyacentes se actualizan. Puede crear columnas calculadas que están basadas en las medidas y en otras columnas calculadas. Por ejemplo, se podría crear una columna calculada para extraer un número de una cadena de texto y, a continuación, utilizar ese número en otra columna calculada
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Crear una columna calculada Una columna calculada se basa en los datos que se han agregado en una tabla existente. Por ejemplo, podría decidir concatenar los valores, realizar la suma, extraer las subcadenas o comparar los valores de otros campos. Para agregar una columna calculada, debe haber agregado al menos una tabla de datos al libro de PowerPivot.
Cambiar el nombre de una columna calculada De forma predeterminada, las nuevas columnas calculadas se agregan a la derecha de otras columnas en una hoja de cálculo y automáticamente se asigna a la columna el nombre predeterminado CalculatedColumn1, CalculatedColumn2, etc. Puede reorganizar y cambiar el nombre de las columnas una vez creadas. Tenga en cuenta las siguientes restricciones respecto a los cambios en columnas calculadas:
Cada nombre de columna deben ser único en una tabla.
Al cambiar el nombre de una columna calculada, se deben actualizar las fórmulas que se basan en dicha columna. A menos que esté en modo de actualización manual, la actualización de los resultados de las fórmulas tiene lugar automáticamente. Sin embargo, esta operación podría tardar algún tiempo.
Algunos caracteres no se pueden utilizar en los nombres de columnas o de otros objetos de un libro de PowerPivot.
Para cambiar el nombre de una columna calculada existente o editarla 1. En la ventana de PowerPivot, haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna calculada cuyo nombre desea cambiar y haga clic en Cambiar nombre de columna. 2. Escriba un nombre nuevo y, a continuación, presione ENTRAR para aceptarlo.
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Descripción del rendimiento de las columnas calculadas La fórmula para una columna calculada puede consumir más recursos que la fórmula para una medida. Uno de los motivos para ello es que el resultado de una columna calculada siempre se calcula para cada fila de una tabla, mientras que una medida solo se calcula para las celdas que se usan en la tabla dinámica o el gráfico dinámico. Por ejemplo, una tabla con un millón de filas siempre tendrá una columna calculada con un millón de resultados y un efecto correspondiente en el rendimiento. Sin embargo, una tabla dinámica generalmente filtra los datos aplicando encabezados de columnas y de filas; por consiguiente, la medida solo se calcula para el subconjunto de datos en cada celda de la tabla dinámica. Una fórmula depende de los objetos a los que se hacen referencia en la fórmula, como otras columnas o expresiones que evalúan valores. Por ejemplo, una columna calculada que está basada en otra columna o un cálculo que contiene una expresión con una referencia de columna no se puede evaluar hasta que se evalúe la otra columna. De forma predeterminada, la actualización automática está habilitada en los libros; por consiguiente, tales dependencias pueden afectar a rendimiento mientras los valores y las fórmulas se actualizan. Para evitar tener problemas con el rendimiento al crear columnas calculadas, siga estas directrices:
En
lugar
de
crear
una
única
fórmula
que
contenga
muchas
dependencias complejas, cree las fórmulas en pasos y guarde los resultados en las columnas, de modo que pueda validarlos y evaluar el rendimiento.
Con frecuencia, la modificación de datos requiere que se actualicen las columnas calculadas. Puede evitarlo estableciendo el modo de recálculo en manual; no obstante, si cualquiera de los valores de la columna calculada es incorrecto, aparecerá atenuada hasta que se actualicen y recalculen los datos.
Si cambia o elimina las relaciones entre las tablas, las fórmulas que usan las columnas de esas tablas dejarán de ser válidas.
Si crea una fórmula que contenga una referencia circular o que se haga referencia a sí misma, se producirá un error.
Eliminar. Haga
clic
para
eliminar
las
columnas
actualmente
seleccionadas. No se pueden seleccionar varias columnas mediante Ctrl+clic, pero se pueden seleccionar haciendo clic y arrastrando.
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Cálculos
Haga clic en el botón Opciones de cálculo para controlar la manera en que el libro realiza los re cálculos de las fórmulas.
Calcular ahora. Cuando el libro está establecido en el modo de cálculo manual, haga clic para realizar un recalculo del libro completo.
Modo de cálculo automático. El valor predeterminado habilita el recalculo automático de las fórmulas. Cualquier cambio realizado en los datos del libro que provocaría la modificación del resultado de cualquier fórmula desencadenará el recalculo de toda la columna que contiene una fórmula.
Modo de cálculo manual. Desactiva el recalculo automático. Haga clic en Calcular ahora para recalcular las fórmulas. Se recomienda actualizar y validar el libro antes de guardarlo.
Observe que en PowerPivot para Excel hay dos operaciones similares aunque distintas:
La actualización de datos significa la obtención de datos actualizados de los orígenes de datos externos.
El recálcalo significa actualizar las columnas y tablas de un libro que contienen fórmulas.
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Conexiones
Haga clic en el botón Conexiones existentes para mostrar una lista de conexiones existentes que se usan en este libro. El cuadro de diálogo Seleccionar una conexión existente le permite modificar las propiedades de conexión, actualizar los datos u obtener más datos. Para obtener más información, vea Editar las propiedades de un origen de datos existente.
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Seleccionar una conexión existente Esta página del Asistente para la importación de tablas le permite elegir una conexión de origen de datos existente para usarla. Para tener acceso al asistente en la ventana de PowerPivot, en la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en el tipo de origen de datos del que desea importar las tablas. Para obtener más información acerca de los orígenes de datos y proveedores admitidos, vea Orígenes de datos admitidos en libros de PowerPivot. Mostrar Seleccione uno de los siguientes valores para mostrar una categoría de conexiones con orígenes de datos en el cuadro Seleccionar una conexión de origen de datos. Valor
Descripción
Conexiones de PowerPivot
Conexiones del libro de PowerPivot.
Conexiones locales
Archivos de conexión de datos de Office (.odc) almacenados en el equipo local.
Conexiones de libro
Archivos de conexión de datos de Office (.odc) almacenados en el libro de PowerPivot.
Seleccionar una conexión Seleccione la conexión de origen de datos que usar. Buscar más Seleccione un archivo .odc almacenado en el equipo local
Editar las propiedades de un origen de datos existente Después de crear una conexión a un origen de datos externo, puede modificar esa conexión posteriormente de estas maneras:
Puede cambiar la información de conexión, incluido el archivo, fuente o base de datos utilizados como origen, sus propiedades u otras opciones de conexión específicas del proveedor.
Puede cambiar las asignaciones de tabla y de columna, así como quitar las referencias a las columnas que ya no se utilizan.
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Puede cambiar las tablas, vistas o columnas que obtiene del origen de datos externo. Modificar una conexión El primer procedimiento muestra cómo modificar una conexión de datos. Dado que las opciones para trabajar con orígenes de datos difieren en función del tipo de origen de datos, este procedimiento utiliza una base de datos de Access simple. Para cambiar el origen de datos externo utilizado por una conexión actual 1. En la ventana de PowerPivot, haga clic en la ficha Inicio y, en el grupo Conexiones, haga clic en Conexiones existentes. 2. Seleccione la conexión actual a la base de datos y haga clic en Editar. Para este ejemplo, el Asistente para la importación de tablas se abre en la página de configuración de una base de datos de Access. Sin embargo, en función del tipo de origen de datos que se vaya a cambiar, el proveedor podría ser otro, lo mismo que las propiedades que están disponibles. 3. En el cuadro de diálogo Editar conexión, haga clic en Examinar para buscar otra base de datos del mismo tipo pero con un nombre o ubicación diferente. En cuanto cambia el archivo de base de datos, un mensaje aparece indicando que tiene que guardar y actualizar las tablas para ver los nuevos datos. 4. Haga clic en Guardar y, a continuación, en Cerrar. 5. En la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Actualizar y, a continuación, haga clic en Actualizar todo. Las tablas se actualizan utilizando el nuevo origen de datos, pero con las selecciones de datos originales.
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Nota: Si el nuevo origen de datos contiene alguna tabla adicional que no se encontraba en el origen de datos original, debe volver a abrir la conexión cambiada y agregar las tablas, tal y como se describe en Cambiar las filas que se importan desde un origen de datos. Editar las asignaciones de columna y de tabla (enlaces) Este procedimiento describe cómo editar las asignaciones una vez ha cambiado un origen de datos. Para editar la asignación de columnas cuando se cambia un origen de datos 1. En la ventana de PowerPivot, haga clic en la ficha Diseño y, en el grupo Propiedades, haga clic en Propiedades de tabla. El nombre de la tabla del libro actual se muestra en el cuadro Nombre de la tabla. El cuadro Nombre de origen contiene el nombre de la tabla en el origen de datos externo. Si las columnas se denominan de manera diferente en el origen y en el libro, puede alternar entre los dos conjuntos de nombres de columnas seleccionando las opciones Origen o Datos PowerPivot (libro). 2. Para cambiar la tabla que se utiliza como origen de datos, en Nombre de origen, seleccione una tabla diferente de la actual. 3. Cambie la asignación de columnas si es necesario: a. Para agregar columnas que se encuentran en el origen pero no en el libro, active la casilla situada al lado del nombre de columna. Los datos reales se cargarán en el libro la próxima vez que actualice. b. Si algunas columnas en el libro ya no están disponibles en el origen de datos actual, un mensaje aparece en el área de notificación que enumera las columnas no válidas. No es necesario hacer nada más.
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4. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios en el libro. Cuando guarde el conjunto actual de propiedades de la tabla, automáticamente
se
quitará
cualquier
columna
no
válida
y
se
agregarán las columnas nuevas. Un mensaje aparece e indica que tiene que actualizar las tablas. Haga clic en Actualizar para cargar los datos actualizados en el libro. Relaciones
El grupo Relaciones le permite crear y administrar las relaciones entre las tablas del libro de PowerPivot.
Crear relaciones entre tablas
Una relación es una conexión que se crea entre dos tablas de datos. La relación establece cómo se deben relacionar los datos de las dos tablas. Por ejemplo, una tabla de clientes y una tabla de pedidos se pueden relacionar para mostrar el nombre del cliente que está asociado a cada pedido. Después de definir una relación entre las tablas en la ventana de PowerPivot, podrá filtrar los datos utilizando columnas relacionadas, buscar con facilidad valores en las tablas relacionadas e integrar columnas de varias tablas en una tabla dinámica.
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Crear relación. Haga clic para abrir el Cuadro de diálogo Crear relación, que le permite crear una relación entre tablas de datos. La relación establece cómo se deben relacionar los datos de las dos tablas.
El cuadro de diálogo Crear relación le permite crear relaciones entre tablas del libro de PowerPivot o modificar las relaciones existentes. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Crear relación. . Tabla
Seleccione la primera tabla de la relación. Debe ser el lado de "varios" de una relación de varios a uno. Por ejemplo, si la relación es entre una tabla de clientes y una tabla de pedidos, la tabla de pedidos se debería especificar como Tabla y la tabla de clientes se debería especificar como Tabla de búsqueda relacionada. Un cliente puede tener varios pedidos, pero cada pedido es para un solo cliente.
Nota: Cada tabla puede tener solo una relación con otra tabla. Por consiguiente, si ya ha usado una tabla en una relación con la tabla seleccionada actualmente, la otra tabla no estará disponible en la lista desplegable Tabla de búsqueda relacionada. Columna Seleccione la columna de origen que se usará en la relación.
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Tabla de búsqueda relacionada Seleccione la segunda tabla que formará parte de la relación. Esta tabla debe estar en el lado de uno de una relación de varios a uno. Columna de búsqueda relacionada Seleccione la columna de la segunda tabla que se relaciona con la primera columna. Para cada fila de la Tabla de búsqueda relacionada, esta columna debe tener un valor único. Valores duplicados y otros errores Si elige una columna que no se puede usar en la relación, aparece una X roja al lado de la columna. Puede pausar el cursor sobre el icono de error para ver un mensaje con más información sobre el problema. Entre los problemas que pueden impedir crear una relación entre las columnas seleccionadas están: Problema o mensaje
Solución
No se puede crear la relación porque las dos columnas seleccionadas contienen valores duplicados.
Para crear una relación válida, al menos una de las columnas del par seleccionado debe contener solo valores únicos. Puede modificar las columnas para quitar los valores duplicados o revertir el orden de las columnas de manera que la columna que contiene valores únicos se use como columna de búsqueda relacionada.
La columna contiene un valor nulo o vacío.
Las columnas de datos no se pueden unir entre sí por un valor nulo. Para cada fila, debe haber un valor en las dos columnas que se usan en una relación.
Administrar relaciones. Haga clic para abrir el Cuadro de diálogo Administrar relaciones, que le permite ver, modificar o eliminar relaciones existentes.
Cuadro de diálogo Administrar relaciones El cuadro de diálogo Administrar relaciones le permite ver o modificar las relaciones de los datos de PowerPivot, eliminar una o varias relaciones, o
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crear una nueva relación. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Administrar relaciones.
Nota: Al agregar, modificar o eliminar una relación entre tablas, es posible haya que recalcular el libro. Si las fórmulas del libro usaban columnas dependían de la relación, las fórmulas pueden devolver un error una que se cambia la relación. Para obtener más información acerca recálculo, vea Recalcular las fórmulas.
que que vez del
Nueva relación Haga clic para abrir el Cuadro de diálogo Crear relación. Editar relación Seleccione una relación en la lista de relaciones y, a continuación, haga clic en Editar relación para cambiar la relación seleccionada. Puede cambiar las tablas y columnas utilizadas en la relación. Eliminar relación Seleccione una relación de la lista de relaciones y, a continuación, haga clic en Eliminar relación para eliminarla.
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Propiedades
Haga clic en el botón Propiedades de tabla para abrir el Cuadro de diálogo Editar propiedades de tabla, que le permite ver y modificar propiedades de tablas. Esto solo se aplica a las tablas que se importaron y no a las que se pegaron directamente en la ventana de PowerPivot.
Cuadro de diálogo Editar propiedades de tabla El cuadro de diálogo Editar propiedades de tabla le permite ver y modificar las propiedades de tablas que se importan en la ventana de PowerPivot usando el Asistente para la importación de tablas. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, seleccione una tabla de datos que haya importado y en la ficha Diseño, en el grupo Propiedades, haga clic en Propiedades de tabla. Las opciones de este cuadro de diálogo son diferentes, dependiendo de si importó los datos originalmente seleccionando las tablas en una lista o usando una consulta SQL.
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Modo de vista previa de tabla Nombre de tabla Muestra el nombre de la tabla de datos del libro de PowerPivot. Nota: No puede modificar el nombre aquí. Si embargo, puede cambiar el nombre de la tabla haciendo clic con el botón secundario en la ficha de la tabla en la parte inferior de la ventana de PowerPivot. Nombre de conexión Muestra el nombre de la conexión que se usa actualmente. Para obtener más información para cambiar las propiedades de la conexión, vea Editar las propiedades de un origen de datos existente. Nombre de origen Se usa para mostrar o cambiar la tabla de la que se obtienen los datos. Si se cambia el origen a una tabla que tiene columnas distintas que la tabla actual, aparece un mensaje que advierte que las columnas son distintas. En ese caso, debe seleccionar las columnas que desea poner en la tabla actual y hacer clic en Guardar. Puede reemplazar toda la tabla activando la casilla de la izquierda de la tabla. Nota: Al cambiar el origen de datos de una tabla, lo que se hace es reemplazar el contenido de la tabla actual con el contenido de la nueva tabla de origen.
Nombres de columna de Source
Seleccione esta opción para reemplazar los nombres de columna actuales por los nombres de columna de la tabla de origen seleccionada.
Datos de PowerPivot
Seleccione esta opción para usar los nombres de columna actuales y omitir los nombres de la tabla de origen seleccionada.
Actualizar vista previa Haga clic en esta opción para ver las columnas de datos de la tabla de origen actualmente seleccionada.
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Cambiar a Vista previa de tabla
Seleccione esta opción de la lista para obtener una vista previa de la tabla seleccionada y unas pocas filas de datos.
Editor de consultas
Seleccione esta opción de la lista para ver la consulta en el origen de datos seleccionado. Esta opción no está disponible para todos los orígenes de datos.
Casilla en el encabezado de columna Active la casilla para incluir la columna en la importación de datos. Desactive la casilla para quitar la columna de la importación de datos. Botón de flecha abajo en el encabezado de columna Filtre los datos de la columna. Borrar filtros de fila Haga clic en esta opción para quitar los filtros que se hayan aplicado. Guardar Haga clic en esta opción para aplicar todos los cambios, incluso el reemplazo de columnas. Modo de diseño de consulta Nombre de tabla Muestra el nombre de la tabla de datos del libro de PowerPivot. Nota: Aquí no se puede modificar el nombre. El nombre de la tabla se puede cambiar haciendo clic con el botón secundario en la ficha de la tabla de la parte inferior de la ventana de PowerPivot. Nombre de conexión Muestra el nombre de la conexión que se usa actualmente. Para obtener más información para cambiar las propiedades de la conexión. Vista previa de tabla
Seleccione esta opción de la lista para obtener una vista previa de la tabla seleccionada y unas pocas filas de datos.
Editor de consultas
Seleccione esta opción de la lista para ver la consulta que se emitirá para el origen de datos seleccionado.
Instrucción SQL Muestra la instrucción SQL que se emite al origen de datos actual para recuperar filas. De forma predeterminada, se recuperan todas las filas, pero se puede recuperar un subconjunto de filas diseñando un filtro o editando la instrucción SQL manualmente.
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Validar Haga clic en esta opción para comprobar si la instrucción es sintácticamente correcta para el origen de datos y el proveedor seleccionados. Diseño Haga clic en esta opción para abrir un diseñador de consultas visual y generar una instrucción de consulta. Para obtener información acerca de cómo utilizar el diseñador, presione F1 desde el diseñador. Guardar Haga clic en esta opción para aplicar todos los cambios, incluso el reemplazo de columnas.
Editar
Haga clic en Deshacer o en Rehacer según convenga. Si una acción no se puede deshacer o rehacer, no estará disponible.
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2.4 Tablas vinculadas
Ventana de PowerPivot: ficha Tablas vinculadas En esta sección se proporciona ayuda de la ficha Tablas vinculadas en la ventana de PowerPivot, incluidos los cuadros de diálogo que están disponibles en esta ficha. Para obtener información general acerca de la interfaz de usuario e instrucciones para abrir la ventana de PowerPivot. La ficha Tablas vinculadas está disponible en la cinta de opciones de PowerPivot en Herramientas de tabla si selecciona una tabla de PowerPivot que está vinculada a una tabla de Excel. Para obtener más información acerca de las tablas vinculadas y cómo usarlas para precisar los datos.
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Opciones de la ficha Tablas vinculadas La ficha Tablas vinculadas contiene las siguientes opciones.
Actualizar todo. Haga clic para actualizar todas las tablas de PowerPivot vinculadas a tablas de Excel.
Actualizar datos seleccionados. Haga clic para actualizar solo la tabla de PowerPivot seleccionada actualmente. Tenga en cuenta que la tabla debe estar vinculada a una tabla de Excel para que se pueda actualizar; estas opciones no se aplican a las tablas de otros orígenes.
Tabla de Excel. Muestra los nombres de todas las tablas disponibles en el libro de Excel. Se puede escribir un nombre para ir a una tabla, si el nombre es de una tabla válida dentro del libro de Excel actual.
Ir a la tabla de Excel. Haga clic para cambiar al libro de Excel y ver la tabla.
Modo de actualización. Haga clic para establecer el modo de actualización para las tablas vinculadas en Automático o Manual. Esto afecta al modo en que los cambios en una tabla de Excel afectan a la tabla vinculada en la ventana de PowerPivot.
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3. Ventana de PowerPivot Opciones iniciales una vez hemos trabajado con la Ventana de PowerPivot:
3.1 Medidas
Medidas Los botones en el grupo Medida le permiten crear, ver, modificar y eliminar medidas. Una medida es una fórmula que define y guarda como parte de los datos de PowerPivot. Puede asociar la medida con una tabla dinámica o gráfico dinámico para realizar cálculos dinámicos.
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Cuadro de diálogo Configuración de medida (agregación estándar) El cuadro de diálogo Configuración de medida permite que cree o cambie una medida que usa una agregación estándar. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la ventana de Excel, en la Lista de campos de PowerPivot, en el panel Valores, haga clic con el botón secundario y luego haga clic en Editar medida. Una medida es un cálculo personalizado y dinámico que puede crear y almacenar junto con los datos. Cualquier usuario del libro de PowerPivot puede ver la medida y usarla en los cálculos. Para obtener más información acerca de las medidas. Las agregaciones estándar son las basadas en SUM, COUNT, MIN, MAX y AVERAGE, que son las que se pueden crear en una tabla dinámica estándar de Excel. Nota: También puede definir agregaciones personalizadas usando el lenguaje de fórmulas Expresiones de análisis de datos (DAX), pero no puede diseñar fórmulas personalizadas mediante este cuadro de diálogo. Para obtener más información, vea Crear una medida en una tabla dinámica o gráfico dinámico. Nombre de tabla Muestra el nombre de la tabla donde se almacenará la definición del campo. Nombre de origen Muestra el nombre de la columna que contiene los valores que se van a agregar. Nombre personalizado Escriba un nombre para mostrar que puede usar para la agregación. El nombre para mostrar solo se usa en la tabla dinámica o gráfico dinámico. Elija cómo desea que se agregue el campo seleccionado Elija el tipo de cálculo que desea utilizar. Los valores del campo se calculan y se colocan en la tabla dinámica o gráfico dinámico. Agregaciones estándar: Sum Count Min Max AVG
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La medida utilizará esta fórmula Muestra la fórmula de DAX generada por las selecciones.
Cuadro de diálogo Configuración de medida (Personalizar agregación) El cuadro de diálogo Configuración de medida le permite o cambiar una medida que usa una agregación personalizada escribiendo una fórmula en el lenguaje de fórmulas Expresiones de análisis de datos (DAX). Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la ventana de Excel, en la pestaña PowerPivot, en el grupo Medidas, haga clic en Nueva medida o Configuración de medida. Una medida es un cálculo personalizado y dinámico que puede crear y almacenar junto con los datos. Cualquier usuario del libro de PowerPivot puede ver la medida y usarla en los cálculos. Para obtener más información acerca de las medidas. Las agregaciones personalizadas son las que no están basadas en las agregaciones que puede crear en una tabla dinámica estándar de Excel. Nombre de tabla Escriba el nombre de la tabla donde se debe almacenar la definición de la medida. Nota: Si posteriormente elimina la tabla, también se eliminará la medida. Nombre de medida (todas las tablas dinámicas) Escriba el nombre que se va a usar de la medida. Este nombre de medida define el nombre de almacenamiento de la medida que debe ser único en el libro. Cualquier referencia a esta medida desde otras fórmulas debe usar este nombre, mientras que el nombre personalizado es solo para mostrar. Nombre personalizado (esta tabla dinámica) Escriba un nombre para mostrar de la medida. Este nombre de medida define el nombre que se usa en la medida para mostrarse en la tabla dinámica actual. Fx
Haga clic aquí para abrir el cuadro de diálogo Insertar función y generar una fórmula. También puede escribir directamente la fórmula en el cuadro de texto.
Comprobar fórmula Haga clic aquí para comprobar que la fórmula no tiene ningún error sintáctico o semántico. Para obtener más información sobre cómo resolver errores que se producen en una fórmula de DAX.
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Cuadro de texto Fórmula Muestra la fórmula de DAX que define la medida o los valores de campo. Puede modificar la fórmula directamente en este cuadro de texto, pero el cuadro de texto no realiza ninguna validación. Cuadro de texto de mensaje y advertencia Muestra mensajes sobre el estado de la fórmula. Si la fórmula tiene un error, en este cuadro se muestra información sobre el problema. La parte resaltada de la fórmula es la que probablemente hay que cambiar para solucionar el problema.
Crear una medida En este tema se muestra cómo crear una medida basada en los datos del libro de ejemplos de DAX. Este libro incluye los datos relacionados con bicicletas de la base de datos de AdventureWorks. Para obtener más información acerca de dónde obtener el libro de ejemplo, vea Obtener datos de muestra para PowerPivot. Para obtener más información acerca de las fórmulas, vea Generar fórmulas para columnas calculadas y medidas. Descripción de las medidas Una medida es una fórmula que se crea específicamente para su uso en una tabla dinámica (o gráfico dinámico) que use datos PowerPivot. Las medidas pueden estar basadas en funciones de agregación estándar, como COUNT o SUM, o puede definir su propia fórmula utilizando DAX. Una medida se utiliza en el área Valores de una tabla dinámica. Si desea colocar los resultados calculados en un área diferente de una tabla dinámica, utilice en su lugar una columna calculada (Crear una columna calculada). Al crear una medida, la asocia a una tabla del libro; la definición de la medida se guarda con esta tabla. Aparece en la Lista de campos de PowerPivot y está disponible para todos los usuarios del libro. Crear y modificar las medidas Antes de crear una medida, debe agregar primero una tabla dinámica o un gráfico dinámico al libro PowerPivot. Al agregar la medida, la fórmula se evalúa para cada celda del área Valores de la tabla dinámica. Puesto que se crea un resultado para cada combinación de encabezados de fila y columna, el resultado para la medida puede ser diferente en cada celda de la tabla dinámica. Después de agregar una tabla dinámica o un gráfico dinámico a un libro de PowerPivot, use el cuadro de diálogo Configuración de medida para agregar una medida que contiene una fórmula. La fórmula define una suma, un promedio u otro cálculo con las columnas y las tablas de la ventana de PowerPivot. Las agregaciones estándar se crean de la misma forma que en Excel: arrastrando campos hasta el área de campo Valores y, a continuación, eligiendo uno de los métodos de agregación estándar: COUNT, SUM,
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AVERAGE, MIN o MAX. Las agregaciones personalizadas se explican en la sección siguiente. La medida que cree se puede utilizar en más de una tabla dinámica o gráfico dinámico. El nombre de la medida debe ser único dentro de un libro y no puede utilizar el mismo nombre que se use para alguna de sus columnas. Modificar una medida existente Para ver la definición de una medida existente, use el Lista de campos de PowerPivot. La Lista de campos de PowerPivot contiene una lista de todas tablas de la ventana de PowerPivot actual, incluidas las columnas de datos sin formato, las columnas calculadas y cualquier medida que haya definido. Puede hacer clic con el botón secundario en la definición de cualquier medida y seleccionar Editar fórmula para abrir un cuadro de diálogo donde podrá ver y modificar la definición de la medida. Para ver y cambiar una medida existente 1. En la ventana de Excel, haga clic en cualquier parte del área de la tabla dinámica o del gráfico dinámico para mostrar la Lista de campos de PowerPivot. 2. En la Lista de campos de PowerPivot, busque la tabla que contenga la medida que creó. Cada tabla puede contener columnas base, columnas calculadas y medidas. Las medidas se indican mediante un icono de calculadora pequeño situado a la derecha del nombre de la medida. En
este
ejemplo,
haga
clic
con
el
botón
secundario
en
SumAmtByReseller y haga clic en Editar fórmula. 3. En el cuadro de diálogo Configuración de medida, modifique la fórmula. También puede cambiar el nombre de la medida o el nombre personalizado y la tabla asociada.
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3.2 Informe de tabla dinámica
Al trabajar en un libro de Excel que tiene PowerPivot para Excel, puede crear tablas dinámicas y gráficos dinámico en dos lugares diferentes: en la ventana de PowerPivot de la pestaña Inicio y en la ventana de Excel de la pestaña PowerPivot. Si desea usar los datos de la ventana de PowerPivot para generar una tabla dinámica o un gráfico, debe usar una de estas opciones. El botón de tabla dinámica que está en la pestaña de inserción de la ventana de Excel también puede crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos pero esas tablas y gráficos no pueden usar datos de PowerPivot, solo datos que estén almacenados en hojas de cálculo de un libro de Excel.
Al crear tablas dinámicas que incluyen datos de PowerPivot, también tiene acceso a las siguientes características:
El uso de un lenguaje de fórmulas, Expresiones de análisis de datos (DAX), que proporciona características de inteligencia y otras funciones. Para obtener más información, vea Introducción a DAX (Expresiones de análisis de datos).
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La capacidad de crear relaciones entre las tablas, buscar datos relacionados
y
filtrar
mediante
relaciones.
Para
obtener
más
información, vea Descripción del uso de relaciones y búsquedas en las fórmulas.
La capacidad de aplicar filtros dinámicamente en función del contexto actual, o de aplicar filtros en varias tablas relacionadas. Para obtener más información, vea Filtrar los datos de una tabla.
El uso de segmentaciones de datos mejoradas. Puede agregar rápidamente varios informes de tablas dinámicas y gráficos dinámicos al mismo tiempo. Al usar la lista de campos de PowerPivot para agregar segmentaciones
de
datos,
dichas
segmentaciones
filtrarán
automáticamente todos los objetos del informe. Para obtener más información, vea Filtrar datos con segmentaciones.
Para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico 1. Haga clic en la flecha abajo del botón Tabla dinámica en uno de los siguientes lugares.
En la ventana de PowerPivot, en la pestaña Inicio, en el grupo Informes.
O bien
En la ventana de Excel, en la pestaña PowerPivot, en el grupo Ver.
2. Seleccione en la lista de opciones. Si lo desea, puede agregar informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico vinculados al mismo tiempo. Opción
Descripción
Tabla dinámica única
Crea una tabla dinámica en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione.
Gráfico dinámico único
Crea un gráfico dinámico en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione.
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Gráfico y tabla (horizontal)
Crea una tabla dinámica y un gráfico dinámico en blanco en una nueva hoja de cálculo que elija y los coloca uno al lado del otro. Los datos del gráfico y de la tabla son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos.
Gráfico y tabla (vertical)
Crea un gráfico dinámico y una tabla dinámica en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione, y los coloca con el gráfico por encima de la tabla. Las posiciones se pueden cambiar posteriormente. Los datos del gráfico y de la tabla son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos.
Dos gráficos (horizontal)
Crea dos gráficos dinámicos en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione, y los coloca uno al lado del otro. Los gráficos son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos.
Dos gráficos (vertical)
Crea dos gráficos dinámicos en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione, y los coloca con un gráfico por encima del otro. Las posiciones se pueden cambiar posteriormente. Los gráficos son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos.
Cuatro gráficos
Crea cuatro gráficos dinámicos en blanco en una nueva hoja de cálculo o en la hoja de cálculo que seleccione. Los gráficos son independientes. Sin embargo, las segmentaciones de datos se aplican a los cuatro.
Tabla dinámica sin información de estructura jerárquica
Crea una tabla dinámica en blanco. En lugar de organizar algunos valores de datos como encabezados de columna y otros como encabezados de fila, una nueva columna se agrega para cada campo que agrega y una fila de Totales se inserta después de cada grupo.
3. Para especificar una ubicación, elija entre:
Si desea colocarlo en una nueva hoja de cálculo a partir de la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.
Para colocarlo en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, especifique la primera celda del rango de celdas donde desee colocarlo.
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4. Haga clic en Aceptar. Excel agrega el informe seleccionado en la ubicación seleccionada y muestra la Lista de campos de PowerPivot, para que pueda agregar campos y personalizarlo. Para obtener más información sobre cómo agregar campos y medidas a un informe, vea los siguientes temas: Crear una tabla dinámica a partir de los datos de PowerPivot Crear un gráfico dinámico a partir de los datos de PowerPivot Crear una medida Nota: Si crea un gráfico dinámico, se crea una tabla dinámica asociada en una nueva hoja de cálculo. Si elimina esta tabla dinámica, el gráfico dinámico se vuelve un gráfico estándar que ya no puede cambiar. Mover o copiar hojas de cálculo de Excel Excel 2010 incluye una nueva característica que le permite mover o copiar una hoja de cálculo a un nuevo libro o a una ubicación diferente dentro del libro existente. PowerPivot admite totalmente el traslado y copia dentro de un libro existente. Sin embargo, el traslado y copia a un nuevo libro no se admite para las hojas de cálculo que contienen tablas dinámicas o gráficos dinámicos que están basados en datos de PowerPivot. Si requiere datos en un nuevo libro, recomendamos guardar una copia del libro original y usarla como punto de partida para el nuevo libro. Si ya no requiere los datos del libro original, puede eliminarlos.
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3.3 Datos de Excel
Crea una tabla de excel vinculaa a una tabla que está en un archivo de excel. El cuadro de diálogo Crear tabla se abre si hace clic en Crear tabla vinculada en la ventana de Excel pero no tiene una tabla seleccionada en una hoja de cálculo de Excel. Después de hacer clic en Aceptar en este cuadro de diálogo, se da formato a su selección como una tabla y la tabla vinculada se muestra en la ventana de PowerPivot. Para obtener más información acerca de las tablas vinculadas, vea Agregar datos utilizando tablas vinculadas de Excel. Mi tabla tiene encabezados Desactive esta casilla si los datos seleccionados no incluyen encabezados para la tabla.
¿Dónde están los datos de la tabla? Escriba en un intervalo de celdas de la tabla o haga clic en el icono para abrir el cuadro de diálogo Selección de intervalo.
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3.4 Opciones de Configuración
El cuadro de diálogo Opciones y diagnóstico de PowerPivot proporciona opciones para crear un seguimiento que se puede usar para soporte técnico; para cambiar el idioma que se usa en los menús, cuadros de diálogo y mensajes de la ventana de PowerPivot; y para proporcionar comentarios que se pueden usar para mejorar el producto. Para obtener acceso a este cuadro de diálogo, en la ventana de Excel, en la ficha PowerPivot, en el grupo Opciones, haga clic en Configuración.
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Ficha Soporte técnico y diagnósticos
Modo de ejecución de PowerPivot Muestra el nivel de seguridad de la conexión y usuario actuales. Esta información se puede utilizar para solucionar los problemas de la conexión o la actualización de los orígenes de datos. Habilitar el seguimiento de PowerPivot Active la casilla para habilitar la creación de un archivo de seguimiento en el que se registran las interacciones del libro de PowerPivot con el servidor y con Microsoft Excel. Este archivo de seguimiento puede ayudar al personal de soporte técnico a diagnosticar los problemas. El archivo de seguimiento se crea al hacer clic en Tomar instantánea y el seguimiento está activo siempre que el libro actual esté abierto. Por consiguiente, si desea deshabilitar el seguimiento, debe cerrar la ventana de PowerPivot y el libro de Excel, y volver a abrir el libro. Ubicación del archivo de seguimiento Muestra la ubicación del archivo de seguimiento, si se ha habilitado el seguimiento. Los archivos de seguimiento están almacenados de forma predeterminada en esta ubicación: :\Usuarios\\Escritorio\Trace.trc Nota: El archivo está en un formato cifrado pensado para el soporte técnico y no puede modificarse. Sin embargo, el archivo se puede abrir utilizando SQL Server Profiler. Después de habilitar el seguimiento en el cliente, el nombre de la opción cambia a El seguimiento de cliente está habilitado. Tomar instantánea Haga clic para crear un archivo de seguimiento que muestre el estado actual del libro de PowerPivot. La ventana de PowerPivot debe estar abierta para crear una instantánea. Por consiguiente, si el botón Tomar instantánea no está disponible, cierre el cuadro de diálogo Opciones y diagnósticos, abra la ventana de PowerPivot y, a continuación, haga clic de nuevo en Opciones y diagnósticos.
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Ficha Experiencia del usuario
Opciones de participación Haga clic para abrir un nuevo cuadro de diálogo y especificar si desea proporcionar comentarios a Microsoft acerca de su experiencia con este producto. Leer más acerca del Programa para la mejora de la experiencia del usuario Haga clic en el vínculo para abrir un sitio web donde se describe el Programa para la mejora de la experiencia del usuario de Microsoft. Ficha Idioma
Opciones de idioma Seleccione una opción para cambiar el idioma que se utiliza en los menús, cuadros de diálogo y mensajes de la ventana de PowerPivot. Puede coincidir con la configuración de idioma que utiliza Excel o elegir un idioma en la lista desplegable. Si cambia el idioma actual, debe cerrar el libro actual y reiniciar Excel. Idioma actual Muestra el idioma que se utiliza actualmente para los menús, cuadros de diálogo y mensajes de la ventana de PowerPivot. Intercalación
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Muestra la intercalación, o forma de ordenación, que se utiliza actualmente para los datos de PowerPivot. Si no se muestra ninguna intercalación, se utiliza la intercalación predeterminada para el idioma actual.
3.5 Mostrar u ocultar
La Lista de campos de PowerPivot contiene características que ayudan a diseñar una tabla dinámica, generar cálculos personalizados y trabajar con relaciones. La lista de campos se vuelve visible cuando está trabajando con una tabla dinámica o gráfico dinámico basado en datos de PowerPivot.
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Después de crear una tabla dinámica, puede alternar la visibilidad de la lista de campos si hace clic en Lista de campos en la ficha PowerPivot. La lista de campos es similar al panel de tareas de un libro de Excel estándar, pero ofrece algunas nuevas características para admitir segmentaciones de datos y cálculos personalizados. Áreas de un informe de tabla dinámica
Descripción
Área de mensajes
En ella se muestra información y advertencias sobre cambios en la tabla dinámica o los datos que requieren alguna acción. Haga clic en la acción adecuada. Mensaje Haga clic aquí Descripción La relación puede ser necesaria Crear Haga clic para iniciar un asistente que detecta y sugiere relaciones automáticamente. Se modificaron los datos PowerPivot Actualizar Haga clic para sincronizar los metadatos del modelo y actualizar todos los datos.
Área de búsqueda
Escriba una parte del nombre de un campo y haga clic en el icono de búsqueda que hay a la derecha del cuadro de texto. De forma predeterminada, la búsqueda utiliza caracteres comodín antes y después del texto que se escribe. Si hay varios campos que contienen la cadena de búsqueda, haga clic en las flechas izquierda y derecha para avanzar o retroceder por la lista de resultados de búsqueda.
Segmentaciones de datos verticales
Arrastre un campo hasta esta área para filtrar los datos por los valores de ese campo. Al agregar un campo a esta área, el control Segmentaciones de datos se coloca a lo largo del lado superior de la tabla dinámica. La posición de la segmentación no afecta a la selección de los datos. Para obtener más información, vea Filtrar datos con segmentaciones.
Segmentaciones de datos horizontales
Arrastre un campo hasta esta área para filtrar los datos por los valores de ese campo. Al agregar un campo a esta área, el control Segmentaciones de datos se coloca a lo largo del borde superior de la tabla dinámica. La posición de la segmentación no afecta a la selección de los datos. Para obtener más información, vea Filtrar datos con segmentaciones.
Filtro de informe
Utilice esta opción para filtrar el informe completo según el elemento seleccionado en el filtro de
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informe. La lista desplegable de control de filtro aparece inmediatamente por encima de la tabla dinámica o gráfico dinámico. Por ejemplo, si tiene un informe que muestra las ventas para todos los productos, podría agregar el campo Promociones en el área Filtro del informe para habilitar el filtrado por promoción. Etiquetas de columna
Utilice esta opción para mostrar los campos como columnas en la parte superior del informe. La columna con la posición inferior se anida dentro de otra que esté inmediatamente sobre ella. Puede hacer clic con el botón secundario en el campo para moverlo a otra área del informe.
Etiquetas de fila
Utilice esta opción para mostrar los campos como filas en el informe. La fila con la posición inferior se anida dentro de otra que esté inmediatamente sobre ella. Puede hacer clic con el botón secundario en el campo para moverlo hacia arriba o abajo, o al principio o el final de la lista de etiquetas de fila.
Valores
Utilice esta opción para mostrar datos de resumen. Normalmente, los campos numéricos se agregan aquí. Los campos pueden incluir columnas calculadas y medidas.
Mensaje de error: "Comando cancelado." Este mensaje de error se muestra en las siguientes situaciones:
Al intentar agregar una tabla dinámica o una segmentación de datos que se superpondría a otra tabla dinámica que ya existe en la hoja de cálculo.
Al intentar agregar un campo que contiene más que 1 millón de filas, que es el número máximo de filas que admite Excel en una tabla dinámica.
Al cancelar manualmente una operación que implica una acción de la lista de campos que habría producido un error, como los dos ejemplos anteriores.
Mensaje de error: "El campo [FieldName] no se pudo agregar a la tabla dinámica."
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Este mensaje de error se muestra al cancelar una consulta de tabla dinámica con la tecla ESC mientras se agrega un campo a la tabla dinámica. Crear y cambiar el diseño de los campos en un informe de tablas dinámicas o gráficos dinámicos Después de crear un informe de tablas dinámicas o gráficos dinámicos, use la Lista de campos de PowerPivot para agregar los campos. Si desea cambiar un informe de tablas dinámicas o gráficos dinámicos, use la lista de campos para reorganizar y quitar campos. De forma predeterminada, la Lista de campos de PowerPivot muestra dos secciones: una de campos en la parte superior para agregarlos y quitarlos, y otra en la parte inferior para reorganizarlos y cambiar su posición. La Lista de campos de PowerPivot se abre con una lista de todas las tablas del libro actualmente mostrado. Puede navegar hasta el campo que desee examinando las tablas o, si conoce el nombre del campo, puede usar el cuadro de texto Buscar para elegir campos y agregarlos al informe. Puede arrastrar un campo hacia las distintas áreas del informe de tabla dinámica:
Segmentaciones de datos verticales y Segmentaciones de datos horizontales. Para obtener más información.
Filtro de informe
Etiquetas de columna
Etiquetas de fila
Values
Para agregar campos a un informe
Para agregar campos a un informe, active la casilla junto a cada nombre de campo en la lista de campos. El campo se coloca en un área predeterminada de la sección de diseño, pero puede reorganizar los campos si lo desea. De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al área Etiquetas de fila y los campos numéricos se agregan al área Valores.
Para reorganizar los campos en un informe
Para reorganizar los campos en un informe: haga clic y arrastre un campo o haga clic con el botón secundario en un nombre de campo en la sección de diseño, haga clic en Mover y, a continuación, haga clic en una de las opciones de movimiento.
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Para quitar campos de un informe
Para quitar un campo, haga clic con el botón secundario en su nombre en una de las áreas de diseño y, a continuación, haga clic en Quitar campo.
Para quitar todas las apariciones de un campo de la sección de diseño, desactive la casilla situada al lado de su nombre en la lista de campos.
Acerca de las segmentaciones de datos Las segmentaciones de datos son controles de filtrado que funcionan con un clic y reducen la parte de un conjunto de datos que se muestra en las tablas dinámicas y en los gráficos dinámicos. Las segmentaciones de datos se pueden utilizar en libros de Microsoft Excel y en libros de PowerPivot, para filtrar y analizar los datos de forma interactiva. En los libros de PowerPivot, al agregar una segmentación de datos usando el área Segmentaciones de datos horizontales de la Lista de campos de PowerPivot, se coloca automáticamente una segmentación en la zona de segmentación de datos horizontales al lado de la tabla dinámica. Al agregar una segmentación de datos utilizando el área Segmentaciones de datos verticales, se coloca en la zona de segmentación de datos verticales.
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3.6 Relaciones entre tablas
Descripción de relaciones En este tema se presentan las relaciones que puede definir entre las tablas en PowerPivot para Excel. Se incluyen las secciones siguientes:
¿Qué es una relación?
Requisitos para las relaciones
Detección automática e inferencia de las relaciones
Después de leer este tema, debería entender lo que es una relación, cuáles son los requisitos para definir una y cómo puede PowerPivot para Excel detectar automáticamente las relaciones. Además, obtendrá información sobre parte de la terminología que los profesionales de bases de datos utilizan para describir las relaciones. ¿Qué es una relación? Una relación es una conexión entre dos tablas de datos, basada en una o más columnas de cada tabla (exactamente una columna de cada tabla para PowerPivot). Para ver por qué son útiles las relaciones, imagine que realiza el seguimiento de los datos de los pedidos de los clientes de su negocio.
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Este enfoque puede funcionar, pero implica almacenar muchos datos redundantes, como la dirección de correo electrónico del cliente para cada pedido. El almacenamiento es barato, pero tiene que asegurarse de que actualiza cada fila para ese cliente si la dirección de correo electrónico cambia. Una solución a este problema es dividir los datos en varias tablas y definir relaciones entre esas tablas. Este es el enfoque utilizado en las bases de datos relacionales como SQL Server. Por ejemplo, una base de datos que importe en PowerPivot para Excel podría representar los datos de los pedidos utilizando tres tablas relacionadas: Si importa estas tablas de la misma base de datos, PowerPivot puede detectar las relaciones entre las tablas en función de las columnas que están entre [paréntesis] y puede reproducirlas en la ventana de PowerPivot. Para obtener más información, vea Detección automática e inferencia de relaciones en este tema. Si importa las tablas de varios orígenes, puede crear las relaciones manualmente según se describe en Crear una relación entre dos tablas. Claves y columnas Las relaciones se basan en las columnas de cada tabla que contienen los mismos datos. Por ejemplo, las tablas Customer y Orders se pueden estar relacionadas entre sí porque ambas contienen una columna que almacena un identificador de cliente. En el ejemplo, los nombres de columna son los mismos, pero no es obligatorio. Uno podría ser CustomerID y otro CustomerNumber, siempre que todas las filas de la tabla Orders contengan un identificador que también esté almacenado en la tabla Customers.
En una base de datos relacional, hay varios tipos de claves, que normalmente son solo columnas con propiedades especiales. Los siguientes cuatro tipos de claves son los más interesantes para nuestros propósitos:
Clave principal: identifica de forma única una fila en una tabla, como CustomerID en la tabla Customers.
Clave alternativa (o clave candidata): una columna distinta de la clave principal que es única. Por ejemplo, una tabla Employees podría almacenar un identificador de empleado y un número de la seguridad social, ambos números únicos.
Clave externa: una columna que hace referencia a una columna única de otra tabla, como CustomerID en la tabla Orders, que hace referencia a CustomerID en la tabla Customers.
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Clave compuesta: una clave compuesta de más de una columna. Las claves compuestas no se admiten en PowerPivot para Excel .
En PowerPivot para Excel, la clave principal o la tecla alternativa se conocen como la columna de búsqueda relacionada, o simplemente columna de búsqueda. Si una tabla tiene una clave principal y una clave alternativa, puede usar cualquiera de ellas como columna de búsqueda. La clave externa se conoce como la columna de origen o simplemente columna. En nuestro ejemplo, una relación se definiría entre CustomerID en la tabla Orders (la columna) y CustomerID (la columna de búsqueda) en la tabla Customers. Si importa los datos de una base de datos relacional, de forma predeterminada PowerPivot para Excel elige la clave externa de una tabla y la clave principal correspondiente de la otra. Sin embargo, puede utilizar cualquier columna que tenga valores únicos para la columna de búsqu Tipos de relaciones La relación entre Customers y Orders es una relación de uno a varios. Cada cliente puede tener varios pedidos, pero un pedido no puede tener varios clientes. Los otros tipos de relaciones son de uno a uno y de muchos a muchos. La tabla CustomerDiscounts, que define una tarifa reducida única para cada cliente, tiene una relación de uno a uno con la tabla Customers. Un ejemplo de relación de varios a varios es una relación directa entre Products y Customers, en la que un cliente puede comprar muchos productos y el mismo producto puede ser comprado por muchos clientes. PowerPivot para Excel no admite las relaciones de varios a varios en la interfaz de usuario. Para obtener más información, vea "Relaciones de varios a varios" en este tema. En la siguiente tabla se muestran las relaciones entre las tres tablas: Relaciones y rendimiento Una vez creada una relación, la base de datos de PowerPivot para Excel normalmente debe recalcular las fórmulas en que se usen columnas de las tablas de la relación recién creada. El proceso puede tardar algún tiempo, en función de la cantidad de datos y la complejidad de las relaciones.
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Requisitos para las relaciones PowerPivot para Excel tiene varios requisitos que se deben seguir al crear relaciones: -Relación única entre tablas Varias relaciones podrían producir dependencias ambiguas entre las tablas. Para crear cálculos precisos, se necesita una única ruta de una tabla a la tabla siguiente. Por lo tanto, puede haber solo una relación entre cada par de tablas Si intenta importar determinadas tablas, la primera relación se creará correctamente, pero recibirá el error siguiente en las relaciones sucesivas en las que participe la misma columna: * Relación: tabla[columna 1] -> tabla[columna 2] - Estado: error - Motivo: no se puede crear una relación entre las tablas y . Entre dos tablas solo puede existir una relación directa o indirecta. Si tiene dos tablas y varias relaciones entre ellas, entonces deberá importar varias copias de la tabla que contenga la columna de búsqueda y crear una relación entre cada par de tablas. -Una relación para cada columna de origen Una columna de origen no puede participar en varias relaciones. Si ya ha usado una columna como columna de origen en una relación, pero desea usar esa columna para conectar con otra columna de búsqueda relacionada en una tabla diferente, puede crear una copia de la columna y emplearla para la nueva relación. Es fácil crear una copia de una columna que tiene los mismos valores exactos usando una fórmula de DAX en una columna calculada.
-Identificador único para cada tabla Cada tabla debe tener una única columna que identifique de forma única cada fila de esa tabla. A menudo se hace referencia a esta columna como la clave principal. -Columnas de búsqueda única Los valores de datos de la columna de búsqueda deben ser únicos. En otras palabras, la columna no puede contener duplicados. En PowerPivot para Excel, las cadenas nulas y vacías equivalen a un valor en blanco, que es un valor de datos distinto. Esto significa que no puede tener varios valores nulos en la columna de búsqueda.
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-Tipos de datos compatibles Los tipos de datos de la columna de origen y de la columna de búsqueda deben ser compatibles. Para obtener más información acerca de los tipos de datos, vea Tipos de datos admitidos en libros PowerPivot. Claves compuestas y columnas de búsqueda Las claves compuestas no se pueden utilizar en un libro de PowerPivot; siempre debe tener exactamente una columna que identifique de forma única cada fila de la tabla. Si intenta importar tablas que tienen una relación existente basada en una clave compuesta, el Asistente para la importación de tablas omitirá esa relación porque no se puede crear en PowerPivot. Si desea crear una relación entre dos tablas en PowerPivot, y hay varias columnas que definen las claves principales y las claves externas, debe combinar los valores para crear una columna de clave única antes de crear la relación. Puede hacerlo antes de importar los datos, o hacerlo en PowerPivot creando una columna calculada. Relaciones varios a varios PowerPivot para Excel no admite relaciones de varios a varios y no puede agregar simplemente tablas de unión en PowerPivot. Sin embargo, puede usar funciones de DAX para modelar las relaciones de varios a varios. Autocombinaciones y bucles Las autocombinaciones no se permiten en las tablas de PowerPivot. Una autocombinación es una relación recursiva entre una tabla y ella misma. Las autocombinaciones se usan a menudo para definir las jerarquías de elementos primarios y secundarios. Por ejemplo, podría unir una tabla de empleados a sí misma para generar una jerarquía que muestre la cadena de dirección en un negocio. PowerPivot para Excel no permite crear bucles entre relaciones en un libro. En otras palabras, se prohíbe el conjunto siguiente de relaciones. Tabla 1, columna a a Tabla 2, columna f Tabla 2, columna f a Tabla 3, columna n Tabla 3, columna n a Tabla 1, columna a Si intenta crear una relación que crearía un bucle, se generará un error.
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Detección automática e inferencia de las relaciones Al importar los datos en la ventana de PowerPivot, el Asistente para la importación de tablas detecta automáticamente las relaciones existentes entre las tablas. Además, al crear una tabla dinámica, PowerPivot para Excel analiza los datos de las tablas. Detecta posibles relaciones que no se han definido y sugiere columnas adecuadas para incluirlas en esas relaciones. El algoritmo de detección usa datos estadísticos de los valores y metadatos de las columnas para deducir la probabilidad de las relaciones.
Los nombres de las columnas deben ser parecidos entre sí, pero no es necesario que sean exactamente iguales. Por ejemplo, en las empresas, suele haber variaciones de los nombres de columnas que contienen prácticamente los mismos datos: Emp ID, EmployeeID, Employee ID, EMP_ID, etc. El algoritmo detecta los nombres parecidos y asignará una probabilidad más alta a las columnas con nombres parecidos o exactamente iguales. Por consiguiente, para mejorar la exactitud de la detección, se puede cambiar el nombre de las columnas de los datos que se importen por nombres parecidos a los de las columnas de las tablas existentes.
Los tipos de datos de todas las columnas relacionadas deberían ser compatibles. Para la detección automática, solo se admiten los tipos de datos de texto y números enteros..
Esta información podría ayudar a entender por qué no se detectan todas las relaciones, o cómo los cambios realizados en los metadatos (por ejemplo, el nombre de campo y los tipos de datos) podrían mejorar los resultados de la detección automática de relaciones. Detección automática para los conjuntos con nombre Las relaciones no se detectan automáticamente entre los campos relacionados y conjuntos con nombre en una tabla dinámica. Puede crear estas relaciones manualmente. Si desea usar la detección automática de relaciones, quite cada conjunto con nombre y agregue directamente los campos individuales del conjunto con nombre a la tabla dinámica. Inferencia de relaciones En algunos casos, las relaciones entre las tablas se encadenan automáticamente. Por ejemplo, si crea una relación entre los dos primeros conjuntos de tablas del ejemplo siguiente, se deduce que existe una relación entre las otras dos tablas y se establece una relación automáticamente. Productos y categorías: creadas manualmente
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Categoría y subcategoría: creadas manualmente Productos y subcategoría: se deduce la relación Para que las relaciones se encadenen automáticamente, las relaciones deben ir en una dirección, como se mostró antes. Si las relaciones iniciales fueran entre, por ejemplo, ventas y productos, y ventas y clientes, no se deduciría una relación. Esto se debe a que la relación entre los productos y los clientes es una relación de varios a varios.
4. Ventajas de la utilización de PowerPivot Microsoft® PowerPivot para Microsoft® Excel 2010 es una herramienta de análisis de datos que ofrece una eficacia sin igual directamente dentro del software que los usuarios ya conocen: Microsoft® Excel. Puede transformar cantidades masivas de datos con una velocidad increíble en información significativa para conseguir las respuestas que precisa en cuestión de segundos. Entre las principales ventajas que posee PowerPivot
Procesar grandes conjuntos de datos (en ocasiones millones de filas) con prácticamente el mismo rendimiento que cientos aprovechando el motor en memoria de PowerPivot. Disfrute de cálculos y análisis rápidos de grandes volúmenes de datos. Use el complemento de PowerPivot para Excel 2010 a fin de obtener análisis más rápidos de grandes conjuntos de datos en el escritorio. PowerPivot, con su motor en memoria y sus algoritmos de compresión eficiente, puede procesar enormes conjuntos de datos con un rendimiento extremadamente rápido. Puede procesar millones de filas con prácticamente el mismo rendimiento que tendría al procesar unos cientos de ellas. Procese millones de filas con casi el mismo rendimiento que mil filas y saque el máximo partido de los procesadores de varios núcleos y los gigabytes de memoria para obtener un procesamiento de cálculos más rápido a través del motor de inteligencia empresarial en memoria. Aproveche las características familiares de Excel que los usuarios ya conocen, como la interfaz de usuario de Office Fluent, las tablas y gráficos dinámicos y las segmentaciones de datos
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Utilizar PowerPivot para obtener acceso directamente a datos de confianza de dominio premium y público desde la sección DataMarket de Windows Azure Marketplace Integrar datos de multitud de orígenes, como son bases de datos corporativas, hojas de cálculo, informes, archivos de texto y fuentes de datos de Internet. PowerPivot puede determinar las relaciones de datos de forma automática y crear un modelo personalizable de tablas de hechos y dimensiones para obtener un análisis en memoria rápido. Ir más allá de las expresiones estándar de Excel y usar el lenguaje de expresiones de análisis de datos (DAX) de PowerPivot para realizar eficaces operaciones con los datos. Seguir las relaciones entre las tablas como en una base de datos y definir sofisticados cálculos mediante expresiones conocidas e intuitivas. Rebase los límites de las funciones de expresión de Excel y use Data Analysis Expressions (DAX) para manipular datos con eficacia. Siga las relaciones entre tablas como en una base de datos, defina columnas y medidas calculadas y agregue más de mil millones de filas. Explore, analice y cree análisis de forma interactiva sin que tenga que poseer conocimientos de experto y o adquirir aprendizaje especial mediante las funciones nativas de Excel 2010 como tablas dinámicas, segmentaciones de datos y otras características de análisis conocidas. Importe datos en constante cambio con la misma facilidad y simplicidad que una fuente RSS mediante el formato Atom estándar y mantenga esos datos actualizados automáticamente. Facilite a los usuarios la mejor herramienta disponible de análisis de datos. Se basa en la familiaridad con Excel para acelerar la adopción del usuario. Ampliar las capacidades existentes con la compresión basada en columnas y en la memoria del motor BI, fuentes de datos prácticamente ilimitadas, y las nuevas expresiones de análisis de datos en una familiar formula de Sintaxis. Facilita el compartimiento de conocimientos y colaboración generados por los usuarios de BI. Implementar Sharepoint para proveer la base de colaboración con todas las capacidades esenciales incluyendo seguridad, flujo de trabajo, control de versión y servicios de Excel. Instalar SQL Server 2008 R2 para habilitar el soporte de aplicaciones BI en Sharepoint, incluyendo la actualización de datos automática, el procesamiento de datos con el mismo rendimiento que en Excel y el tablero de manejo de Power Pivot.
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Sus usuarios pueden acceder a los libros de trabajo en el navegador, sin tener que descargar los libros de trabajo y los datos para cada estación de trabajo. Aumenta la eficiencia de la Gestión de BI. Al utilizar la interfaz de Gestión Power Pivot para gestionar el rendimiento, la disponibilidad y calidad del servicio. Descubra las aplicaciones de clave y asegúrese que se asignan los recursos adecuados. Proporcionar el acceso seguro a los datos de confianza. Aprovecha la alimentación de datos de SQL Server Reporting Services para encapsular los sistemas de la empresa y reusar los libros compartidos como fuentes de datos en nuevos análisis. Aproveche las expresiones de análisis de datos. DAX: Disfrute de la familiaridad de las expresiones de Excel al usar expresiones de análisis de datos (DAX) para generar avanzadas aplicaciones de análisis. Realice manipulaciones versátiles, superiores a las capacidades estándar de Excel, realice un seguimiento de las relaciones entre las tablas, como en una base de datos, y defina cálculos sofisticados con expresiones familiares e intuitivas. Use las versátiles capacidades relacionales para crear aplicaciones analíticas avanzadas con expresiones como SamePeriodLastYear(), ClosingBalances(), PreviousDay(), etc. Explore en profundidad los datos clave relevantes rápidamente: aproveche la funcionalidad intuitiva de segmentación de Excel para concentrarse en los datos relevantes rápidamente. Use la Segmentación de datos para ver los datos desde diferentes perspectivas, filtre los datos para mostrar solamente los que necesita y disfrute de las nuevas capacidades de búsqueda que permiten reducir el tiempo de búsqueda en cantidades masivas de datos y aumentar los tiempos de análisis. Trabaje sin problemas con el explorador web: publique su análisis en SharePoint y obtenga acceso a sus aplicaciones compartidas directamente en el explorador, sin tener que descargar los libros con todos sus datos en cada estación de trabajo. Disfrute de una atractiva interfaz de usuario en SharePoint y explore a su máxima capacidad, con el mismo rendimiento y las mismas características que el cliente de Excel. Comparta y colabore en análisis de otras personas: convierta los libros en aplicaciones compartidas accesibles de forma virtual, en cualquier momento y desde prácticamente cualquier ubicación, para incrementar la productividad de su equipo con PowerPivot para Excel 2010.
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Benefíciese de todas las características disponibles de SharePoint, como la seguridad basada en roles, flujos de trabajo y control de versiones. Actualice las aplicaciones compartidas de forma automática: Asegúrese de que su equipo tome decisiones basadas en los datos más recientes al configurar de forma conveniente el ciclo de actualización de las aplicaciones de su libro en la interfaz de usuario de SharePoint. SharePoint puede actualizar automáticamente los datos desde cualquier origen. Vuelva a usar las aplicaciones compartidas como orígenes de datos en nuevos análisis para buscar de forma más profunda y rápida, y comprimir los ciclos de decisiones. Confíe en SharePoint como una plataforma de colaboración segura de acceso centralizado a aplicaciones compartidas, examine los sitios para los que tiene permiso de acceso e integre cualquier aplicación compartida disponible en sus investigaciones y análisis actuales. Realice un seguimiento y supervise las aplicaciones de análisis desde un panel central: permita que sus administradores de TI controlen sus aplicaciones compartidas para asegurarse de que sus soluciones estén continuamente disponibles. En un entorno de SharePoint, los administradores de TI pueden hacer un seguimiento a lo largo del tiempo de los patrones de uso, explorar en profundidad para obtener más detalles, descubrir soluciones que se vuelvan fundamentales mediante el crecimiento orgánico y asegurarse de que haya disponibles recursos adecuados del servidor.
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5. Ejemplo de PowerPivot 5.1 Datos iniciales del ejemplo práctico A continuación se presentan las siguientes tablas de datos que las podemos tener en un Excel por ejemplo:
TABLA RELACIÓN ENTRE VENDEDORES CLIENTES
Id Vendedor 1_JA 2_JO 3_AN 3_ANT 4_JAV 5_LAU 6_CAR 7_AND 8_SEG 9_ANA 10_FRA
Vendedor JAIME JOSÉ ANTONIO ANTONIO JAVIER LAURA CARMEN ANDRÉS SEGIO ANA FRANCISCO
Id Cliente 1 2 3 3 4 5 6 7 8 9 10
Cliente 1 cliente 2 cliente 3 cliente 3 cliente 4 cliente 5 cliente 6 cliente 7 cliente 8 cliente 9 cliente 10 cliente otros
TABLA RELACIÓN ZONAS VENDEDORES
Id zona 1_E 1_E 1_E 2_N 2_N 2_N 2_N 3_O 3_O
Zona Este Este Este Norte Norte Norte Norte Oeste Oeste
Id Vendedor 1_JA 2_JO 4_JAV 3_AN 3_ANT 7_AND 9_ANA 5_LAU 8_SEG
Vendedor JAIME JOSÉ JAVIER ANTONIO ANTONIO ANDRÉS ANA LAURA SEGIO
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4_S 4_S
Sur Sur
6_CAR 10_FRA
TABLS: VENTAS CLIENTES PRODUCTOS Id Cliente Cliente 1 1 cliente 1 1 cliente 1 1 cliente 1 1 cliente 2 2 cliente 2 2 cliente 2 2 cliente 2 2 cliente 3 3 cliente 3 3 cliente 3 3 cliente 3 3 cliente 4 4 cliente 4 4 cliente 4 4 cliente 4 4 cliente 5 5 cliente 5 5 cliente 5 5 cliente 5 5 cliente 6 6 cliente 6 6 cliente 6 6 cliente 6 6 cliente 7 7 cliente 7 7 cliente 7 7 cliente 7 7 cliente 8 8 cliente 8 8 cliente 8 8 cliente 8 8 cliente 9 9 cliente 9 9 cliente 9 9 cliente 9 9 cliente 10 10 cliente otros 10 10 cliente otros
ID_Productos 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT
CARMEN FRANCISCO
Productos Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices
Ventas Reales 73.133,73 99.468,03 24.450,10 51.244,72 63.465,21 80.243,45 21.217,71 44.470,00 24.325,40 23.009,20 13.833,69 20.569,24 53.179,10 67.238,02 17.778,86 37.262,54 55.784,03 70.531,60 18.649,74 39.087,81 59.744,38 70.481,47 18.636,48 39.060,02 53.727,31 69.931,15 17.962,13 37.646,66 69.557,92 86.567,56 22.245,75 54.432,86 76.495,07 99.074,31 42.230,66 66.593,02 76.560,02 99.800,12
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10 10 cliente otros 3_MAN 10 10 cliente otros 4_REP Total general
Mantenimientos Reparaciones
25.595,57 53.645,52 2.038.930,15
RELACIONES ENTRE TABLAS
Las anteriores tablas están relacionadas entre sí por determinados campos como veremos en nuestro ejemplo, pero ahora se nos pide además que agrupemos los datos anteriores mediante esta nueva relación o tabla: Productos Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones
Tipo productos Productos Productos Servicios Servicios
Es decir queremos agrupar los productos por un nuevo campo de agrupación: Tipo productos y además relacionar las cuatro tablas. 129 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds
5.2 Solución PowerPivot
del
ejemplo
con
Creación de tablas en PowerPivot Importamos las cuatro tablas en el Excel de PowerPivot:
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Creamos las relaciones entre tablas para poder realizar el análisis
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Obtener la tabla dinámica
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Ventas productos 900000 800000 700000 600000 500000 400000 300000 200000 100000 0
Total
Mantenimientos
Matrices
Moldes
Reparaciones
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Segmentaciones
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Explicación de la lista de campos de PowerPivot
COMO PUEDE OBSERVARSE LAS CUATRO TABLAS IMPORTADAS Y RELACIONADAS FORMAN LA LISTA DE CAMPOS DEL POWERPIVOT
Más información sobre correspondientes en:
los ejemplos
y sobre los excels
http://www.sistemacontrolgestion.com/TablasDinámicas/PowerPiv otTablasDinámicas.aspx
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Anexo: Información sobre el libro
Dominar las Tablas Dinámicas en Excel 2007-2010 Aplicadas a la Gestión Empresarial
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Presentación del libro: Dominar las Tablas Dinámicas en Excel 2007-2010 aplicadas a la
Gestión Empresarial
Este libro le permitirá dominar de una forma práctica, sencilla y eficaz una de las herramientas más potentes que tiene Excel: las tablas dinámicas, los ejemplos y casos prácticos le ayudarán a conseguir automatizar tareas de una forma increíblemente rápida y lo mejor poder analizar información desde diferentes ángulos para tomar las mejores decisiones. La posibilidad de aprender desde lo más simple a lo más completo es quizás el mayor valor añadido de este libro y la experiencia del autor le permitirán conseguir ser un especialista en la herramienta Excel Tablas Dinámicas.
Es una obra innovadora y muy práctica ya que se puede utilizar con Excel 2007 y contiene las mejoras y novedades de la versión de Excel 2010 relacionadas con las tablas dinámicas. Este libro es muy útil para todas aquellas personas que utilizan Excel de forma habitual, para gestionar y analizar los diferentes tipos de datos de todos los departamentos y áreas de la empresa de una forma rápida, segura y eficaz. Las Tablas Dinámicas proporcionan la información en diferentes formatos y tienen una gran capacidad para dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades de análisis de datos. Son una herramienta de Excel muy avanzada y potente, y permite analizar, mostrar y tratar los dos de diferentes formas: más resumidos o más ampliados. Este libro le ayuda a entender, crear y practicar con ellas, y comprobar así 139 diferentes Como utilizar nuevo Componente de PowerPivot lo fácil que es crear tipos deel informes, indicadores y gráficos en Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft de análisis interactivos. l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds
CONTENIDO: Parte 1: Introducción práctica a las Tablas Dinámicas 1. El funcionamiento de los Sistemas de Información 2. Funcionamiento y contenido de las Tablas Dinámicas 3. Contenido y funcionamiento del menú de Opciones de una Tabla Dinámica 4. Contenido y funcionamiento del menú Diseño de las Tablas Dinámicas Parte 2: Herramientas de Reporting y Business Intelligence con Tablas Dinámicas 5. La creación de indicadores mediante el Formato Condicional 6. La utilización de Minigráficos en las Tablas Dinámicas 7. Utilizar la Segmentación para filtrar datos en las Tablas Dinámicas 8. La creación de Gráficos con Tablas Dinámicas Parte 3: Ejemplos y casos prácticos con Tablas Dinámicas 9. Caso práctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinámicas 10. Cómo aprender a utilizar las tablas dinámicas en doce pasos 11. Ejemplos y casos prácticos para utilizar las tablas dinámicas Para obtener más información puede ir a la web del autor en dónde encontrará ejemplos y artículos sobre el tema: 140 www.sistemacontrolgestion/tds Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot Si desea realizar alguna pregunta al autor: en Excel 2010 para crear Tablas Dinámicas PowerPivot © Microsoft l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds
[email protected]
Artículo: Las nuevas Tablas Dinámicas de Excel como sistema de información de los ERP y CRM Desde hace muchos años hemos observado como los diferentes sistemas de software de gestión sean ERP y CRM por ejemplo han ido utilizando diferentes tipos de herramientas internas para poder consultar y explotar la información por ejemplo pantallas de consulta interactivas con potentes buscadores que acaban facilitándola de diferentes formas: pantalla, archivo pdf, listado en papel o envíos a Excel, todo esto a pesar de que los diferentes tipos de software lo han ido actualizando y sofisticando en cierta medida, están muy lejos de lo que puede ser una herramienta de que ayude a analizar la información similar a los sistemas de Business Intelligence que todos conocemos, pues bien esa herramienta ya ha llegado de una forma casi definitiva, siempre que tengamos los datos accesibles bien porque podemos llegar a consultar las bases de datos o bien porque los ERP o CRM nos proporcionan los datos ya filtrados que queremos y en forma de tabla, así surgen las Tablas Dinámicas de Excel que en su versión 2007 ya eran muy potentes y que en la nueva versión 2010 son decisivas a la hora de tratar cantidades enormes de datos con seguridad y rapidez, pero ¿que son las tablas dinámicas? la respuesta es muy sencilla son una herramienta que permite tratar/consultar los datos de origen siempre en forma de tabla para ser analizados de una forma flexible y dinámica, es decir podemos tener una visión de los datos desde diferentes perspectivas: temporal, cualidades y cantidades. Esta herramienta nos proporciona un complemento perfecto a la hora de explotar los datos desde un ERP o CRM ya que en estos momentos posee una serie de características que la hacen ser ya y por méritos conseguidos una herramienta de Business Intelligence. Pero veamos algunas de sus características:
Permite realizar cuadros de análisis tipo ABC, en porcentajes y en valores absolutos. Permite poner indicadores en los datos integrados desde la hoja de cálculo al as tablas dinámicas y viceversa. Ayuda a crear todo tipos de gráficos con enormes posibilidades de filtros y presentaciones Presenta los datos con minigráficos de tendencias y opciones para crear cuadros de mando de segmentación de datos
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Facilita con la opción PowerPivot la posibilidad de unir datos de tablas de diferentes orígenes desde el propio Excel y sin restricciones de cantidad de datos.
Artículo: Las tablas Dinámicas como herramienta de Reporting y Business Intelligence Las tablas dinámicas son una herramienta de Excel muy avanzada y potente, con ellas se pueden analizar, mostrar y manipular los datos de diferentes formas, más ampliados o más resumidos según se precise. Las tablas de datos pueden poseer muchas filas y columnas que contengan diferentes tipos de datos, las tablas dinámicas nos ayudarán a analizar estos datos de una forma sencilla, resumida y rápida. Una de las principales características que poseen las tablas dinámicas es la facilidad que tienen para analizar los datos desde una forma resumida a los más amplios y desde diferentes ángulos o perspectivas. Así las tablas dinámicas desde sus diferentes opciones o vistas facilitarán la información de diferente forma y nos sorprenderá gratamente la capacidad que tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades, dado que la información que necesitamos en un momento del tiempo no es la que necesitamos en otro momento del tiempo ya que el entorno de la empresa y su organización interna son cambiantes.
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Dominar las tablas dinámicas Por último necesitamos una manera de conocer el funcionamiento de esta herramienta, una referencia inmediata es el libro “Dominar las Tablas Dinámicas en Excel 2007-2010 aplicadas a la Gestión Empresarial”, siendo el segundo libro publicado del autor sobre el tema y en dónde podemos encontrar: El libro incluye desde una Introducción práctica a las Tablas Dinámicas (funcionamiento de los sistemas de información, y la explicación del contenido de los menús de opciones y diseño); cómo utilizar las Herramientas de Reporting y Business Intelligence con Tablas Dinámicas (creación de indicadores mediante el formato condicional, la utilización de minigráficos y la segmentación para filtrar datos y la creación de gráficos con Tablas Dinámicas); finalmente incluye Ejemplos para cada capítulo y Casos Prácticos que le permiten adquirir un conocimiento muy completo de la herramienta. Este libro le permitirá dominar de una forma práctica, sencilla y eficaz una de las herramientas más potentes que tiene Excel, los ejemplos y casos prácticos le ayudarán a conseguir automatizar tareas de una forma increíblemente rápida y lo mejor poder analizar información desde diferentes ángulos para tomar las mejores decisiones y lo que es mejor optimizar su n ERP o CRM como origen de datos. Luis Muñiz Experto en Sistema de Información y Reporting
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24-2-2011 Le presentamos esta entrevista con Luis Muñiz, autor del libro "Dominar las Tablas Dinámicas en Excel 2007-2010 aplicadas a la Gestión Empresarial", en la que explica cómo ahorrar costes y tomar decisiones de una forma más rápida y eficaz con las tablas dinámicas. Además, da pormenores de su segundo libro y una web sobre el mismo tema.
DOMINAR LAS TABLAS DINÁMICAS
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¿Cómo define información?
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Los Sistemas de Información son un conjunto de herramientas que combinan las tecnologías de la información (hardware + software) con procedimientos que permitan suministrar información a los diferentes tipos usuarios de una organización para que puedan tomar las decisiones más adecuadas. Estos sistemas se componen de tres funciones: la recopilación de datos, el almacenamiento y procesamiento de la información; y la transmisión de información a los diferentes tipos de usuarios interesados. Los Sistemas de Información son un recurso importante para la consecución de los objetivos de cualquier organización.
En definitiva un Sistema de información es: “Lo referente a conseguir la información adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para la toma de decisión correcta”. Lynda Woodman
¿Cuáles son sus características principales? El diseño básico de la arquitectura de un sistema de información muestra como cualquier organización integra sus sistemas de proceso de datos debería tener las siguientes características: -Estar lo suficiente personalizado y adaptado para el usuario final. -Se tendrían que poder extraer, filtrar, consolidar y visualizar siempre los datos más necesarios en cada momento. -Permitir su acceso en tiempo real o con suficiente antelación a las variables clave que definen el estado de la organización. -Poder visualizar tendencias y suministrar informes de novedades y modificaciones. -Servir de mecanismo de alarma, para atraer la atención del usuario, ante desviaciones importantes de las variables críticas. -Facilitar la presentación de t oda la información que incorpora, simultáneamente, gráficos, tablas, textos y sonidos.
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¿Qué dificultades se encuentran habitualmente en las empresas para obtener toda la información necesaria? Desde mi punto de vista y basado en mi experiencia después de haber diseñado muchos sistemas de reporting con diferentes y variados tipos de software creo que son tres las principales dificultades: − La primera la dificulta ad en obtener la información en el formato y calidad adecuada de sus sistemas de software de gestión sean ERPs o CRM por ejemplo, en n muchas ocasiones nos encontramos que si podemos tener esa información pe ero no está en los formatos adecuados − Otra gran dificultad es que el mundo cambiante de la empresa o su entorno hace que la información que se e necesita hoy de una determinada forma en el futuro sea diferente esto con los s sistemas tradicionales y actuales no es tan fácil de conseguir en un tiempo y con recursos razonables. − La existencia por un lado de diferentes tipos de software con sus dato os que en ocasiones tienen cosa as en común y en otras no dificulta tener una información completa e integrada, por lo que tenemos muchos datos y poca información. − Otro factor decisivo y que se produce también como un efecto colateral, es que la calidad de la información es muy baja bien porque faltan datos, porque son erróneos o bien porque están repetidos. − Por último el acceso a la información no siempre es la mejor opción para el usuario, con lo cual ante nuevas necesidades o cambios no podemos fácilmente te acceder a la información que necesitamos en cada momento porque se depende d de un tercero para conseguirlo.
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Desde hace años las empre esas y organizaciones sin que se hayan dado o cuenta han ido implementado su sistema de información con las herramientas de Office muchas veces conscientemente y otros no, , es cierto que hoy existen excelentes producto os en el mercado para realizar un análisis de la a información, pero también ha y que reconocer que muchos de ellos acaban siempre en un Excel por ejemplo, actualmente los productos de Office y sus complementos permiten de sobras con seguridad, capacidad de proceso y almacenamiento diseñar un sistema de información, en concreto las herramientas que incorpora el Excel 2010 permiten procesar y guardar en su versión de 64 bytes, cantidades de datos n nunca vistas hasta la fecha. Quizás en este caso o si queremos diseñar un sistema de información con Office la imaginación y conocimientos de los usuarios es lo más importante.
¿Cuáles son las características principales de las tablas dinámicas como soporte del SI? Las tablas dinámicas son una herramienta de Excel muy avanzada y potente, se pueden analizar, mostrar y manipular r los datos de diferentes formas, más ampliados o más resumidos según se precise. Las tablas dinámicas son un tipo de informes generados m mediante Excel en diferentes formatos, a partir de una base de datos en forma de tabla siempre
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Así las tablas dinámicas desde sus distintas opciones o vistas facilitarán la a información de diferente forma y nos sorprenderá gratamente la capacidad que tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades, dado que la información que necesitamos en un momento del tiempo no es la que necesitamos en otro momento, ya que el entorno de la empresa y su organización interna son cambiantes.
¿Qué peculiaridades debería tener un SI ara tomar decisiones rápidas y seguras? Un sistema de información debería cumplir las siguientes características -Flexibilidad a la hora de extraer datos, de manera que el usuario tiene que tener los informes ya predefinidos que se necesiten en cada momento. -Corto tiempo de respuesta en el acceso y consulta de los datos, para ello el d diseño y la tecnología utilizada, es fundamental. -No debería el sistema de información interferir en la gestión de una organización, el funcionamiento del sistema p puede degradarse hasta afectar y paralizar a todo os los usuarios conectados sino está bien planteado. -Una adecuada y profunda Integración de todos los datos lo cual implica enlazar y relacionar todos los datos de que se dispone y tengan relación entre ellos. -Una adecuada calidad de los datos para garantizar la fiabilidad de la información obtenida. -Debe de adecuarse la información obtenida a las necesidades del usuario, cada usuario debe tener acceso a la información n que necesita para que su trabajo sea lo más eficiente posible.
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-Existencia de información histórica suficiente y necesaria, los datos almacenados en los sistemas de información debe en estar diseñados para contrastar la situación actual con una situación retrospectiva de años anteriores.
¿Se pueden configurar las tablas dinámicas como herramienta central del SI? En la actualidad las bases de d datos y los diferentes tipos de software permiten n acceder a toda la información que está en formatos de tablas y accesible a los usuarios, las diferentes formas de acceder a los distintos orígenes de los datos desde las tablas dinámicas es ya muy elevada su capacidad en Excel 2010 pe ero s añadimos el complemento gratuito de PowerPivot que se puede obtener desde la web de Microsoft podemos decir que si pueden ser el eje central y herramienta estratégica para proveer de información a los usuarios sin problemas. Una vez hemos conocido las ventajas del Excel 2007 y las del 2010 podemos decir que el usuario tiene una serie de mejoras que le pueden ayudar mucho en su trabajo diario: − Una interfaz más orientada al usuario, más efectiva e intuitiva. − Más capacidad de procesar datos en tiempo y cantidad. − Nuevos estilos y formatos condicionales que permiten realizar mayores indicadores
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− Más y nuevas funciones Olap para conectar las BBDD. − Mejores consultas de filtros de datos en consulta y selección, ahora son interactivas − Podemos seguir trabajando mientras se actualizan los datos − Nueva herramienta PowePivot que permite unir diferentes tablas y hacer tablas dinámicas − Posibilidad de hacer previsiones con los datos y extrapolaciones. − Nuevo sistema de confección de gráficos más práctico e intuitivo, − Nuevas opciones de Minigráficos y segmentación de datos para Reporting − Mejores conexiones externas y nuevos formatos de archivos entre otros. Y otras mejoras que permiten utilizar las tablas dinámicas como una herramienta de Reporting que con su integración en Excel se puede hacer casi cualquier cosa.
¿Por qué creó y cuáles son las características de la nueva web "Dominar Tablas Dinámicas en Excel 2007-2010"? Con la experiencia del libro realizado en Excel 2007, me di cuenta que tenía que hacer un nuevo libro más orientado al Business Intelligence y Reporting que además estuviera mucho más adaptado a todo tipo de usuarios por niveles, y faltaba algo más que le diera la posición y valor en el mercado, y que fuera diferente a otras webs existentes de Excel, la idea es que la web vaya dando ejemplos y una nueva sección de noticias vaya informando de mis actividades y otras que se vayan produciendo en el mercado. Pero sobretodo que sea una plataforma de conocimiento del libro a nivel mundial ya que aunque parezca raro esta herramienta aún no es utilizada por todos los usuarios de Excel sino una minoría y esto debe cambiar.
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¿A quién va dirigida? Va dirigida a todas aquellas personas que necesitan analizar y manipular la información cómo una materia prima y otras que son quienes reciben los outputs, es decir el resultado en forma de informe o reporting para tomar decisiones, la web conserva y mantiene el espíritu del libro y como sucedáneo de ella sale www.sistemacontrolgestion.com/tallertds, que es otra web exclusiva para formar a los usuarios incompany es decir en sus empresas para compartir el conocimiento entre ellos y nosotros.
¿Cuéntenos de su libro, cuál es su utilidad y qué le incitó a escribir sobre este tema? La historia del libro viene del año 2006, debido a mi actividad de diseñar e implantar sistemas de reporting con las tablas dinámicas, los clientes no tenían ningún manual accesible que les explicase realmente como era a la herramienta en ese momento surgió Excel 20 007: Iniciación a las tablas dinámicas, yo nunca a había escrito un libro de este tipo muy cerca de e manual de informática clásica, en cambio o poseo más experiencia en los libros de gestión, , y llegó la versión del Excel 2010 cuyas novedad des y potencia han hecho que surja una nueva necesidad, escribir un libro mucho más cercano a al Reporting y el Business Intelligence y sobretodo aplicado a la gestión empresarial. Entonces he hecho un libro que se adapta por un lado a l los usuarios menos exigentes y por otro a los que quieren conocer todas las prestaciones de la herramienta, tanto que me lleva a escribir el capítulo 10.
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Cómo aprender a utilizar las tablas dinámicas en doce pasos. En resumen este libro le permitirá dominar de una forma práctica, sencilla y eficaz una de las herramientas más potentes que tiene Excel: las tablas dinámicas, los ejemplos y casos prácticos s le ayudarán a conseguir automatizar tareas de una forma increíblemente rápida y lo mejor poder analizar información desde diferentes ángulos para tomar las mejores decisiones. . Y tiene el usuario de la posibilidad de aprender desde lo más simple a lo más completo es q quizás el mayor valor añadido de este libro y la experiencia del autor le permitirán conseguir ser un especialista en la herramienta Excel Tablas Dinámicas.
Creo que hay dos factores como he dicho antes existen en el mercado excelente software de BI, que tienen sus propias herramientas y que se compatibilizan también con Excel por tanto las tablas dinámicas tienes dos posibilidades siempre pensando en la mejor opción para el usuario y sin entrar en tecnicismos, por un saldo podemos encontrar como las tablas dinámicas complementan y ayudan a otros productos de BI dando a-un más potencial a la herramienta y por otros lado suplen las carencias de algunas herramientas que no siempre tienen ni las prestaciones de explotación ni de presentación que nos pueden ofrecer las tablas dinámicas unidas a la potencia del Excel.
Muchos fabricantes de BI y gente dentro de las empresas tienen un estigma con Excel, por qué trabajar las TDs en Excel? El Excel como toda herramienta tiene ventajas e inconvenientes, así como defensores y detractores a veces es según en qué situación te encuentras profesionalmente, yo creo que la gran ventaja que tiene en cuanto a combinar la utilización de las prestaciones del Excel como hoja de cálculo con las tablas dinámicas, esta posibilidad da unos resultados muy elevados en cuanto a realizar reports e indicadores interactivos, por el contrario hay que conocer muy bien la herramienta de tablas dinámicas para ello ya tienen los usuarios es una alternativa real ya que el libro editado contiene todos los ejemplos y casos prácticos para poder aprender a dominar las tablas dinámicas y si no se dispone de mucho tiempo el capítulo 10 . Cómo aprender a utilizar las tablas dinámicas en doce pasos nos permite en dos horas o menos obtener un conocimiento muy elevado de la herramienta.
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¿Algo más que deseé agregar con respecto a la importancia de las TDs o su libro y web? Por último comentar que el primer libro y este segundo sobre tablas dinámicas es fruto de la experiencia empresarial del autor, es por “Causalidad” que después de realizar innumerables implantaciones de ERPs, CRM y Reporting con tablas dinámicas en todo tipos de empresas y en todas las Áreas, y además he publicado el primer libro en Excel para hacer Planes de negocio y Estudios de Viabilidad, tenga el lector que adquiera el libro una herramienta que le puede dar una serie de ventajas en su trabajo muy importantes agilizando todos los procesos y optimizando los resultados.
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---Otros libros del Autor----------------
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