Poslovna informatika 3

БОСНА И ХЕРЦЕГОВИНА РЕПУБЛИКА СРПСКА ЕКОНОМСКА ШКОЛА БИЈЕЉИНА

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3. РАЗРЕД

ОБРАЗОВНИ ПРОФИЛ: - ПОСЛОВНО ПРАВНИ ТЕХНИЧАР - БАНКАРСКИ ТЕХНИЧАР - ТРГОВАЧКИ ТЕХНИЧАР

Радмило Јосиповић, Горан Радовановић БИЈЕЉИНА, СЕПТЕМБАР 2009.

2

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.1. ИЗГЛЕД ПРОГРАМА

1. ОСНОВЕ ЕXCEL-А 1.1. ИЗГЛЕД ПРОГРАМА 1.1.1. Радни лист и радна свеска Excel датотека је организована у виду радне свеске (workbook) која је организована као скуп радних листова (worksheets). Радни листови су једнозначно именовани. Када се отвори нова радна свеска, она подразумијевано има три радна листа, што можете промијенити. Дозвољено је да додајете и бришете радне листове, прилагођавајући радну свеску потребама посла. Максимални број радних листова је ограничен једино меморијом рачунара, а корисник их може по нахођењу додавати или уклањати, мијењати им име и положај у односу на друге листове. Радни лист у Excel-у је површина издијељена на 256 колона (заглавље означено словима) и 65.536 редова (заглавље са бројевима). Јединични елемент радног листа се зове ћелија. Свака ћелија има своју адресу, тј. координате према колони, реду и припадности радном листу; адреса ћелије је једнозначна у цијелој радној свесци. У ћелију се може унијети различит садржај. То може бити обичан текст или број који се исписује са или без децимала, новчани износ са ознаком валуте, датум у одређеној нотацији, итд. Посебан облик садржаја је израз или функција којом се израчунава неки резултат. Ћелији или њеном садржају можете мијењати разна својства алаткама за обликовање, али можете управљати и њеним понашањем (видљивост, правило ваљаности, право промјене, итд.).

Слика 1: Изглед радног листа у радној свесци Као и остали Office програми, и Excel садржи исте стандардне елементе радне површине: подразумијевани мени и двије траке са стандардним и алаткама за обликовање; класични клизач, итд. Статусна линија повремено показује разне корисне информације; напомена Ready значи да је програм приправан да прими садржаје или команде, а повремено ћете ту затицати ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

3

1. ОСНОВЕ EXCEL-A неке друге напомене. Окна задатака имају активну улогу у многим пословима и појављују се по потреби. Између зоне трака команди и површине радног листа, налази се посебна трака са три подручја: на лијевој страни је оквир за име у коме се види адреса или неки други садржај; десно од њега је тастер са математичким симболом за функцију ( ), који служи за покретање режима за унос Excel-ових функција; у току уноса садржаја, овдје се појављују и два тастера за потврду и отказивање уноса ( ). Дуго бијело поље је тзв. Formula Bar, линија за унос садржаја. Иако се у Excel-у садржај најчешће уноси директно у ћелију на радном листу, ова линија има неке корисне примјене у раду са колонома, о чему ћемо говорити касније. Осим класичних клизача, Excel има посебно подручје за навигацију: то су картице или језичци радних листова, који се налазе непосредно испод површине радног листа. Кликом на било који од језичака, активира се радни лист означен њиме. Ако желите да повећате видљиво подручје језичака радних листова на уштрб водоравног клизача, повуците мишем удесно дебелу линију која се налази између језичака и клизача. Тастери за помоћну навигацију међу језичцима, који се налазе лијево од њих, од корисни су ако имате много радних лисиова, па се сви језичци не могу видјети одједном. Може помоћи и десни клик на те тастере: појавиће се контекстни мени који садржи имена радних листова; ако њих има више од шеснаест, кликните на ставку More Sheets, па ћете добити цјелокупан списак у дијалогу Activate.

1.1.2. Уређење радног простора Истовремени рад са више докумената у Excel-у уобичајен је као и у већини других Windows програма: све радне свеске ће се отворити у посебним прозорима документа у оквиру главног прозора програма; овдје нећете видјети ефекат цијелих појединачних прозора, као у Word-у. Између више отворених прозора можете се кретати пречицама Ctrl+Tab и Ctrl+F6 или избором једног од насловљених докумената у дну менија Window. За слагање више отворених радних свесака у радном простору можете употријебити команду Window/Arrange, гдје ћете изабрати једну од варијанти слагања. Посебно значење у Excel-у има команда Window/Hide koja скрива тренутну радну свеску док она остаје отворена; командом Window/Unhide добићете дијалог са листом сакривених радних свесака, међу којима бирате жељену и потврђујете њену поновну видљивост. Сакривање прозора је практично када корисник отвори више датотека, а неке од њих имају посебну намјену која захтијева нешто већи степен заштите. Уколико желите да истовремено видите подручја истог радног листа која су међусобно можда врло удаљена, један начин је да отворите нови прозор исте радне свеске (Window/New Window), па да их распоредите. Али, ефикасније је да примијените команду Window/Split, која ће поставити граничне линије на средину радног листа, тако да се виде четири сегмента. Хватајући пресјек ових линија или неку од њих мишем можете премјестити подјелу на жељено мјесто. Други начин подјеле прозора је да ухватите означавач за подјелу - кратку дебелу линију изнад вертикалног клизача или њен пар десно од хоризонталног клизача прозора и вукући га надоле (улијево) подијелите радни лист на два или четири сегмента. Кликните затим на, рецимо, лијеви горњи сегмент и помијерајте се по њему стрелицама: при вертикалном кретању мироваће редови у доњим сегментима, а при хоризонталном мирују колоне у десним сегментима. Куда год да помијерате садржај радног листа, видљиви дијелови ће уз себе увијек имати своја заглавља редова и колона. Сегменте ћете уклонити командом Window/Remove Split или повлачењем линија подјеле на ивице радног листа. Ако радите са великом табелом чији садржај не можете да видите у цјелости на екрану, можете ,,замрзнути" дио радног листа, тако да при кретању то подручје остане непокретно и увијек видљиво; то ћете, рецимо, користити да бисте спријечили описна заглавља табеле да ,,побјегну" из видљивог подручја. Да бисте то постигли, поставите се у ћелију која ће бити прва покретна: редови изнад ње и колоне лијево од ње ће се замрзнути; позовите команду Window/Freeze Panes: примијетићете да су се појавиле двије јаче линије које обиљежавају замрзнуту зону. Увијек можете прећи и у замрзнути дио листа, па тамо уписивати или исправљати садржаје: кликните мишем на жељену ћелију или стрелицама пошто пређите границу. Замрзнути дио ћете ослободити командом Window/Unfreeze Panes. 4

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.1. ИЗГЛЕД ПРОГРАМА Поменимо и једну опцију удобности у дијалозима у Excel-у. Наиме, десиће вам се да у току попуне неког дијалога треба да упишете тачну референцу (ускоро ћете сазнати шта је референца). Да не бисте морали да памтите и пишете напамет, можете привремено скупити цијели дијалог тако да се види само активно поље за унос; томе служи тастер на десној страни сваког таквог поља у дијалозима ( ). Када сажмете дијалог, лакше ћете обиљежити мишем потребну референцу; када завршите то обиљежавање, поновним кликом на тастер на десној страни развићете дијалог до пуне видљивости. Може и другачије: ако кренете да повлачите мишем да бисте обиљежили опсег, дијалог ће се сам скупити само до поља за унос све док не завршите повлачење, кад ће се опет видјети у потпуности.

1.1.3. Адреса ћелије и име радног листа Када користите садржај неких ћелија у формули, функцији или операцији, тада, заправо, прозивате (референцирате) адресу једне или више ћелија. Ово је основно правило Excel-а и први корак који као корисник треба да савладате: све вријеме док будете радили у програму, пратиће вас тај принцип рада. Радни лист заузима највећи дио радне површине и на њему се одвијају скоро све активности у Excel-у. Опсег величине 65.536x256 ћелија је подразумијевано приказан помоћу координатних линија мреже (gridlines) које олакшавају навигацију кроз радни лист; линије мреже можете искључити опцијом на картици View у дијалогу Tools/Options. Изнад активне површине видите заглавља колона, означена словима A-Z, затим AA-AZ, BA-BZ, ...IA-1V; на лијевој страни видите заглавља редова, означена редним бројевима од 1 до 65536. Адреса сваке ћелије дефинисана је пресјеком реда и колоне, на примјер: A1,C12, AG92... Приликом уписа адресе ћелије у формулу, свеједно је да ли куцате велика или мала слова, а Excel ће их увијек превести у велика.

Слика 2: Подешавање изгледа радног листа Једна ћелија увијек има подебљане ивице, а кликом миша на неку другу ћелију или одвођењем стрелицама на тастатури добија их друга ћелија. Ово подебљање је обиљежје активне ћелије: изузимајући неке ријетке прилике, једна ћелија радног листа је увијек активна. У нормалном раду, свака акција корисника се односи на активну ћелију: унос садржаја, промјена облика, копирање садржаја, итд. Адресу активне ћелије у току рада можете видјети у оквиру за име, а одговарајућа заглавља реда и колоне су наглашена пастелном бојом. Приликом првог отварања новог радног листа, увијек је активна ћелија А1. Посљедња активна ћелија остаје упамћена приликом промјене радног листа, па и приликом чувања и затварања радне свеске. Сваки радни лист у радној свесци има једнозначно име, које се види на језичку у дну прозора. На почетку, радни листови се зову Sheet1, Sheet2 и Sheet3. Дуплим кликом миша на језичак, активираћете режим за промјену имена радног листа, што је у већини случајева и добро да учините. Име може да се састоји од алфанумеричких и неких специјалних знакова, а дозвољени су и размаци; максимална дужина имена радног листа је 31 знак. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5

1. ОСНОВЕ EXCEL-A Сваки радни лист има исту шему адреса ћелија и зато постоји начин да се адреса ћелије учини једнозначном у цијелој радној свесци; то је потребно да бисте могли да користите ћелије из више радних листова у једној операцији; али, о томе мало касније.

1.1.4. Уређење радне свеске У току рада можете произвољно додавати и брисати радне листове и мијењати им редослијед у радној свесци. Више радних листова (као и ћелија, или група ћелија) можете обиљежити ако приликом њиховог селектовања мишем држите притиснут тастер Ctrl. Тада можете извести неке промјене у њима; исто важи и ако желите да утичете на структуру радне свеске, контролишући више листова одједном. Нови радни лист ћете убацити командом менија Insert/Worksheet. Са тастатуре, то ћете извести пречицом Shift+F11. Нови лист се појављује лијево од активног радног листа, а иницијално име му је SheetX, гдје је X сљедећи слободан број на располагању. Ако прије убацивања означите више радних листова, у радну свеску ћете убацити исти број нових радних листова. Радни лист ћете избрисати командом менија Edit/Delete Sheet или командом Delete у контекстном менију на језичку радног листа. Будите пажљиви, јер ова операција је деструктивна: није могућ њен опозив, па ако има садржаја на листу, најприје морате одговорити на контролно питање, потврђујући намјеру брисања. Специфичан начин да уклоните радни лист из радне свеске, а да га при том заправо не изгубите, јесте да га цијелог премјестите у другу отворену или нову радну свеску. Ово ћете урадити кроз дијалог Edit/Move or Copy Sheet или из контекстног менија језичка радног листа, ставком Move or Copy. Пошто овај дијалог служи и за премјештање радног листа у оквиру исте радне свеске, у дијалогу морате изабрати ставку To book: (new book) или назив друге отворене радне свеске. Ако укључите поље Create a copy, радни лист неће бити премјештен, него ископиран. Уколико желите да премјестите лист у оквиру исте радне свеске, то можете учинити у истом дијалогу. Али, углавном је лакше да то учините мишем: ухватите језичак радног листа и само га превуците на жељено мјесто. Ако за вријеме операције будете држали тастер Ctrl на тастатури, нећете премјестити лист, него га ископирати, а име ископираног листа ће бити нпр. Sheet1(2). Ако желите да олакшате сналажење у радној свесци са много листова, можете промјенити боју језичака. Отворите контекстни мени на језичку, одаберите команду Tab Color и изаберите боју; језичак активног радног листа ће бити само подвучен траком одабране боје, а остали ће бити потпуно обојени; фонт на језичку ће се аутоматски прилагодити промјени, па ће испис увијек бити уредно видљив.

Слика 3: Мјењање боје језичка радног листа

1.1.5. Кретање у радној свесци Приликом навигације у радној свесци и на радном листу, важи већина стандардних комбинација и логичих пречица које важе и у другим програмима. Постоје, пак и неке карактеристичне кретње које би било добро да савладате, како бисте били брзи у свакодневном раду. 6

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.1. ИЗГЛЕД ПРОГРАМА Најмањи корак јесте прелазак на сусједну ћелију стрелицама на тастатури у било ком смјеру, као и тастерима Tab и Enter послије уноса удесно и надоле, или Shift+Tab и Shift+Enter улијево или нагоре. Стрелице на тастатури у комбинацији са тастером Ctrl помијерају активну ћелију најприје на почетак области попуњене неким садржајем у правцу стрелице, затим на супротни крај те области и тако редом. Када више нема области података, активна постаје ћелија на самом крају радног листа. Погледајте на слици: на почетку, активна је ћелија B1. Притискајући узастопно Ctrl+доле, активираће се редом B4, B6, B12 и најзад B65536 на доњем крају радног листа. Сасвим слично се понашају и команде добијене осталим стрелицама. Исти ефекат оваквог кретања можете постићи притиском и пуштањем тастера End, а затим притиском на било коју од стрелица на тастатури; када притиснете End, појавиће се индикатор у статусној траци програма.

Слика 4: Кретање на радном листу Притиском на тастер Home активираћете ћелију на почетку реда, сасвим лијево. Пречицом Ctrl+Home идете директно у горњи лијеви угао активног дијела радног листа, подразумијевано у А1; ако је дио радног листа замрзнут, активира се горња лијева ћелија слободног дијела листа. Притиском на Ctrl+End се активира доњи десни угао употријебљеног дијела радног листа; разликујте ово од крајњег доњег десног угла, тј. ћелије IV65536. Тастери PageUp и PageDown помјерају садржај радног листа екран нагоре, односно екран надоле. Пречице Alt+PageUp и Alt+PageDown помјерају садржај радног листа екран удесно и екран улијево. Ако је на тастатури укључен прекидач Scroll Lock, долази до извјесне промјене понашања команди за кретање по радном листу. Сваким притиском на неку курсорску стрелицу помјера се цијели радни лист, а активна ћелија се не мијења; тада притисак на Home активира горњу лијеву видљиву ћелију, а End то чини са доњом десном видљивом ћелијом. Најзад, на сљедећи сусједни радни лист ћете прећи пречицом Ctrl+PageDown, а на претходни са Ctrl+PageUp. Употреба миша на клизачима прозора је сасвим стандардна: кликом на стрелицу помјерате видљиви дио садржаја за један ред или колону, а кликом на подручје клизача помјерате се читав садржај екрана; оваквим кретањем не мијењате активну ћелију. Хватањем и вучењем клизача прелазите веће подручје одједном. Уобичајено клизање ће бити расположиво само у оквиру искоришћеног дијела радног листа, што има смисла с обзиром на његове укупне димензије које су веома велике; да бисте клизачем прешли у врло удаљени дио радног листа, приликом вучења мишем држите притиснут тастер Shift. Ако желите да се поставите на конкретну ћелију, то ћете лако учинити кликом миша на њу, ако је видљива. Ако није видљива, употребом клизача је можете учинити видљивом, па онда кликнути на њу. Међутим, ако већ знате адресу те ћелије, притисните тастер F5 или пречицу Ctrl+G, или позовите команду менија Edit/Go To и унесите адресу ћелије коју хоћете да активирате. Слично можете учинити и кликом на оквир за име, гдје ћете једноставно преко адресе активне ћелије унијети адресу жељене ћелије: одмах ћете прећи на њу.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

7

1. ОСНОВЕ EXCEL-A

1.2. ФОРМАТИРАЊЕ

1.2.1. Врсте података Врсте податка у Excel-у дијеле се према природи и понашању садржаја који ћете уписати у ћелију. Начелно, постоје двије врсте садржаја. Константа је било какав слободно унешен податак; и такав садржај ћелије је непромјенљив док га не промјените сами. Константне вриједности се разликују по типу који је Excel у стању да препозна (текст, број, датум...). Формула је садржај изражен као израз или као функција и подлијеже строгим правилима писања. Формула се препознаје тако што увијек почиње знаком једнакости („="). Аргумент формула може бити константа, референца (адреса) или друга формула. Главна особина формуле је да добијени резултат у ћелији аутоматски мијења вриједност ако се промјени вриједност неке полазне ћелије. Када уносите садржај у ћелију, Excel увијек покушава да препозна шта пишете; на основу тог препознавања заснована је интерактивност радног листа. Ако прво унесете знак једнакости, Excel очекује формулу; у тренутку потврде уноса програм провјерава исправност синтаксе и семантике (тј. писања и значења) и ако се потврди исправност, приказује готов резултат. Ако садржај не почиње знаком једнакости, онда је то константа - тада програм покушава да препозна тип податка на основу облика унијетог садржаја (нпр. неки износ или датум). Ако тип податка не буде посебно препознат, Excel ће га сматрати текстом.

1.2.2. Унос података Садржај на радном листу ћете најчешће уносити директно, постављајући се на ћелију у коју желите да га унесете. Други начин је уз помоћ линије за унос: када активирате жељену ћелију, кликните мишем на линију за уређивање (Formula Bar) и почните са уносом. Унешени садржај се може потврдити на више начина: притиском на Enter, када се активира ћелија испод оне која је примила унос; притиском на Tab, када се активира ћелија удесно; кликом миша на било коју другу ћелију, која се одмах активира; и коначно, кликом миша на контролни тастер за потврду ( ), када иста ћелија остаје активна. Од уноса можете тренутно одустати притиском на тастер Esc или кликом на црвени контролни тастер ( ). Раније унијети садржај можете мијењати на три начина: притиском на F2 улазите у режим уређивања и тада пратите или постављајте показивач за унос на тачно мјесто; показивач уноса помијерајте стрелицама. Други начин је да кликом миша уђете на линију за унос, а затим на исти начин мијењајте садржај. Коначно, можете само прекуцати садржај новим, али у раду треба да припазите да тако не пребришете неке корисне садржаје.

1.2.3. Уређење ћелија Увијек можете мијењати облик, величину и боју фонта, боју и текстуру подлоге ћелије, постављати разне линије, поравнавати садржај на разне начине, мијењати угао исписа итд. Обратите пажњу: овдје помињемо обликовање изгледа, а не садржаја ћелије, јер оно зависи од типа податка и има функционалну важност; то објашњавамо касније, када будемо описали типове података. Команде групе Format Cells, у чијем дијалогу се налазе све опције обликовања исписа и садржаја, можете позвати на неколико начина: пречицом Ctrl+1, командом менија Format/Cells или помоћу контекстног менија над ћелијом; коначно, у траци са алаткама Formatting налазе се најважније команде за уређење ћелије.

Слика 5: Палета Formatting

8

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.2. ФОРМАТИРАЊЕ Сада ћемо само поменути, а касније озбиљније описати опсеге ћелија - више ћелија које можете обиљежити вукући мишем или држећи Shift док помијерате стрелице на тастатури; несусједне ћелије ћете означити узастопним кликовима мишем док будете држали притиснут тастер Ctrl. Све операције које будемо описали можете извести и над свим ћелијама одједном: ако кликнете на тастер који се налази у лијевом горњем углу радног листа, на пресјеку заглавља редова и колона, обиљежићете цијели радни лист и све ћелије ће чинити један активни опсег. Засад је довољно да знате да свако својство обликовања можете примијенити одједном над опсегом једнако као над појединачном ћелијом.

Слика 6: Дијалог за уређење ћелија Контроле исписа у неком фонту у одређеној величини, облику и боји неће вам задати проблем, пошто су скоро исте као и у другим Office програмима. Само скрећемо пажњу на то да можете сами дефинисати подразумијевани фонт у радним свескама: отворите дијалог Tools/Options, па на картици General у пољу Standard font одаберите жељени словни облик, а у сусједном пољу величину исписа; да би промјене биле активиране, мораћете поново покренути Excel.

Слика 7: Дефинисање подразумијеваног фонта Позадина ћелије се може уредити промјеном боје и шаре. На листу Patterns дијалога Format Cells можете одабрати боју, а додатно и облик и боју текстуре; у траци алатки Formatting можете бирати само боју позадине. Помоћне линије (gridlines) служе само за лакшу оријентацију на радном листу; али, ако желите да обликујете лијепо уређену табелу са ивичним и помоћним линијама, то можете учинити на картици Border у дијалогу за обликовање ћелије. На располагању су многобројне опције; осим ивичних, на располагању су чак и дијагоналне ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

9

1. ОСНОВЕ EXCEL-A линије које пресијецају ћелију. Линије се постављају тако што се након избора атрибута (боја, дебљина, врста линије) мишем означи мјесто гдје линија треба да се појави. Скраћени облик алатки за цртање постоји у траци Formatting; овдје ћете затећи и команду Draw Borders, којом ћете отворити нову траку са алаткама за цртање ивичних линија ,,оловком" и брисање ,,гумицом", уз додатни избор облика и боје ивице.

Слика 8: Алати за цртање граничних и дијагоналних линија Када будемо говорили о типовима података, видјећете да сваки тип има очекивано поравнање у ћелији (нпр. текст се поравнава улијево, а број удесно). То се неком опсегу може мјењати ручно, ако за тим има потребе: најлакше је да то учините командним тастерима за поравнање у траци Formatting. Поред та три основна тастера ( ), уз њих се налази и тастер Merge and Center ( ): ријеч је о опцији која је прикладна за центрирање наслова или других посебних садржаја. Када упишете неки садржај, одаберите све ћелије преко којих он треба да се пружи. Избором команде Merge and Center, све ћелије ће бити спојене у једну посебну ћелију, а текст ће бити центриран у њој. Повезане ћелије се адресирају према адреси горње лијеве ћелије. На картици Alignment дијалога за обликовање ћелије налазе се и неке посебне команде за поравнање. Уочите опцију Indent, која увлачи садржај ћелије за наведени број знакова удесно. Једна посебна опција хоризонталног поравнања служи, заправо, за посебну интерпретацију садржаја: ако у ћелију унесете само један знак, па овдје одаберете опцију Fill, ћелија ће се цијела попунити тим знаком, без обзира на величину фонта или друге димензије. Осим хоризонталног, могуће је остварити и вертикално поравнање садржаја у ћелији, што је корисно ако повећате висину реда. Текст има пет опција вертикалног поравнања. Ако је унијети текст преширок за ћелију, прећи ће десну ивицу ћелије. Ако у десној сусједној ћелији постоји садржај, текст у активној ћелији ће бити подвучен под њу. Да бисте то избијегли, можете укључити опцију Wrap text, након које ће текст поштовати десну ивицу ћелије, а пружати се у више редова. Сличан ефекат ће произвести опција Shrink to fit: да текст не би прелазио десну ивицу, фонт ће бити умањен тако да може да стане у један ред унутар граница ћелије; припазите да фонт не буде превише смањен. Група команди Orientation дефинише положај и угао садржаја у ћелији. Овако можете постићи занимљиве ефекте у заглављима табеле, уз штедњу простора.

Слика 9: Подешавање поравнања у ћелији

1.2.4. Копирање формата У траци са стандардним алаткама уочићете тастер на коме је нацртана четкица ( )- то је Format Painter. Сврха ове алатке је да пренесе све особине изгледа из неке ћелије у једну или више других. Означите полазну ћелију, кликните на четкицу, а затим одмах превуците по циљним ћелијама. 10

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.2. ФОРМАТИРАЊЕ У тренутку када отпустите тастер миша, сви атрибути изгледа полазне ћелије биће примјењени над циљним опсегом. Дупли клик на четкицу ће задржати операцију укљученом до притиска на тастер Esc: ово је згодно за преношење облика у сусједне ћелије простим кретањем стрелицама на тастатури или у несусједне кликовима миша. Постоји и други начин да се изглед пренесе из једне у другу ћелију, али је спорији: полазну ћелију означите за копирање, па када означите циљни опсег, у контекстном менију одаберите команду Paste Special; у дијалогу означите опцију Paste: Formats и потврдите избор. Уочите карактеристично понашање команди за копирање и лијепљење на радном листу у Excеl-у: када задате команду за копирање (Ctrl+C), ћелија ће бити окружена титрајућим оквиром. Ако будете задали команду Paste на другом мјесту, полазна ћелија ће и даље титрати. Тек ако притиснете тастер Esc, или копирани садржај пренесете простим притиском на Enter, то ће престати. Након тога, класична команда Ctrl+V више неће реаговати. Ово је карактеристично за пренос садржаја и облика ћелија у Excel-у. Зумирање не представља никакву операцију обликовања, али утиче на видљивост садржаја радног листа, баш као и опције обликовања. Ову операцију можете извести командом View/Zoom или у траци са стандардним алаткама, уписом жељене вриједности или понуђеним избором. Могући опсег зумирања је од 10% до 400%. Када једном промјените проценат зумирања, остаће упамћен као особина радног листа до сљедеће промјене. Команда View/Full Screen ће максимално повећати корисну површину радног лист, а науштрб насловне линије програма, траке са алаткама и статусне линије. Попут зумирања, ову опцију ћете користити када желите да на екрану одједном видите што већи сегмент података.

1.2.5. Формирање правила за унос У општем случају, у било коју ћелију можете унијети било какав садржај. Али, много је вјероватније да ћете податке некако уредити и структуирати их према значењу, типу и вриједности. Да бисте спријечили будуће проблеме због нехотичне грешке при уносу, постоји алатка која служи као превентива: то је систем за провјеру ваљаности, којим се некој ћелији или опсегу додјељује правило уноса. Рецимо, можете наложити да ћелија прима само вријеме у опсегу између два задата времена, број већи од неке вриједности, текст тачно задате дужине, итд. Можете задати и сложени критеријум који успоставља релацију између унијетог податка и неког другог садржаја на радном листу. Одаберите једну или више ћелија и отворите дијалог командом менија Data/Validation. На картици Settings формираћете критеријум исправности ћелије. Рецимо да ћелија треба да прими оцјену ученика: у листи Allow бирајте опцију Whole number, а у листи Data као критеријум поставите between. Појављују се поља за унос Minimum и Maximum: у њих унесите бројеве 1 и 5. Одлучите да ли ћелија смије да остане празна (опција Ignore blank). Остало је још да одлучите како да се програм понаша у случају непоштовања критеријума. На другој картици можете дефинисати поруку која ће се појавити као екранска напомена када се ћелија активира.

Слика 10: Дефинисање правила ваљаности уноса

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

11

1. ОСНОВЕ EXCEL-A Ако ћелија може да прими само једну од неколико одређених вриједности, згодно је да на неком мјесту формирате листу свих могућих вриједности, а затим циљним ћелијама додјелите правило уноса из те листе: у дијалогу Data Validation/Settings одаберите опцију Allow - List, па у линију Source унесите адресу припремљене листе (која мора бити на истом радном листу); листу можете унијети и директно у поље Source као текст раздвојен сепаратором (тачка-зарез или зарез), нпр. флопи;цд;двд;диск;усб. Тако припремљена ћелија ће се при уносу понашати као падајућа листа у којој бирате могуће вриједности. На листу Error Alert одаберите један од три стила: опција Stop ће спријечити унос неисправне вриједности, Warning ће захтијевати од корисника да одлучи између прихватања и исправке уноса, док опција Information само извјештава о грешци и прихвата унијету вриједност. Ако искључите поље за потврду на овој картици дијалога, програм неће реаговати на погрешан унос. У том случају исправност можете провјерити накнадно, командом Circle invalid data која се позива тастером у траци са алаткама Formula Auditing (отворите је позивом из контекстног менија на траци команди). Неисправни подаци ће бити привремено заокружени црвеном елипсом, па можете реаговати на грешку. Елипса се уклања након чувања радне свеске или командом Clear validation circles у истој траци са алаткама.

Слика 11: Накнадно проналажење грешака при уносу

1.2.6. Уређење радних листова Ширину колоне ћете често мијењати да би формирана табела изгледала љепше или из практичних разлога, ако се неки садржаји преклапају или не виде коректно. Поставите показивач миша на десну границу колоне у заглављу, док не промијени облик. Када притиснете лијеви тастер миша, појавиће се екранска напомена у којој се види ширина колоне у типографским тачкама и у пикселима; подразумијевана ширина је 8,43 мјерних тачака или 64 пиксела, а опсег могуће ширине је од 0 до 254 тачака. Вукући граничну линију мишем лијево или десно, директно ћете мијењати ширину колоне. Исти посао можете обавити и полазећи од дијалога Format/Column/Width или из контекстног менија у заглављу колоне. Ако двапут кликнете на граничну линију, колона ће заузети ширину која тачно одговара најширем садржају у њој; то је опција аутоматског уклапања, коју можете позвати и из менија Format/Column/AutoFit Selection. Уочите у менију и команду Standard Width, чијим дијалогом ћете одједном промјенити ширину свих колона на радном листу, осим оних којима сте то већ учинили. Колону или више њих можете и сакрити: то ћете учинити да бисте привемено или трајно сакрили неки садржај. Означите жељену колону, па примијените мени Format/Column/Hide или исту команду у контекстном менију колоне. Теоретски, сакривање колоне је исто што и постављање њене ширине на вриједност 0, па можете употребити и дијалог за промјену ширине. Са тастатуре, то можете извести пречицом Ctrl+0, а мишем тако што ћете десну граничну линију колоне повући сасвим улијево. Будете ли вукли и даље улијево, сузићете или 12

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.2. ФОРМАТИРАЊЕ сакрити и више колона. Да бисте сакривену колону опет учинили видљивом, најприје обиљежите двије њене сусједне колоне или барем двије ћелије у сусједним колонама, а затим изведите неку од операција супротних сакривању: мени Format/Column/Unhidе, команда Unhide у контекстном менију заглавља колоне или пречица са тастатуре Ctrl+Shift+0. Све што је речено за промјену ширине колоне, важи и за висину реда. Подразумијевано, висина реда се аутоматски подешава према ћелији са највећом величином фонта. Опсег вриједности висине реда је од 0 до 409 тачака. Промјену висине можете извести мишем и помоћу дијалога Row Height (мени Format/Row или контекстни мени заглавља реда). Аналогне су операције за сакривање и откривање реда. Тастерска пречица за сакривање реда је Ctrl+9, а за откривање Ctrl+Shift+9. У радни лист можете произвољно убацити или из њега избрисати цијелу колону или ред или више њих. Важно је да знате да овим нећете промјенити укупну димензију радног листа: све се увијек дешава у истом простору од 256 колона и 65.536 редова. Нова колона ће бити убачена лијево у односу на активну ћелију. Колону убацујете неким од ових поступака: командом менија Insert/Columns, командом Insert у контекстном менију заглавља колоне; са тастатуре, пречицом Ctrl+Shift+Плус. Ако сте непосредно прије позива команде обиљежили неколико колона, онда ћете командом убацити тачно исти број колона на њихово мјесто, а остале се помјерају удесно. Уколико вам је табела веома широка и приликом убацивања колона дође до ситуације да би се пробио лимит од 256 колона, програм ће одбити да вам допусти убацивање: испадање података из радног листа, јер би биле десно од овог лимита, не долази у обзир. Колону и ред бришете на један од сљедећих начина: у дијалогу који ћете отворити командом менија Edit/Delete или пречицом Ctrl+Минус бирајте ставку Entire Row или Entire Column. Директно брисање позивате у контекстном менију реда или колоне, ставка Delete. Више колона или редова одједном ћете избрисати тако што ћете их обиљежити прије позива команде. Будете ли избрисали једну колону, бришући и њен садржај, све колоне десно од ње ће се помјерити за једно мјесто улијево, а на десној страни ће се појавити нова, празна колона IV; наравно, одговарајуће важи и при брисању редова. Постоји неколико начина обиљежавања више листова, а сваки се обавља у простору језичака радних листова. Рецимо, отворите контекстни мени на језичцима радних листова и одаберите ставку Select All Sheets; тако бирате цијелу радну свеску. Други начин: помоћу клизача дођите до језичка неког удаљеног радног листа; држећи Shift, кликните мишем на тај језичак и означићете све радне листове у распону између активног и одабраног. Коначно, држећи Ctrl, кликните на појединачне језичке несусједних радних листова које желите да одаберете. Овако одабране листове можете да копирате, премјештате и бришете, али и да одједном изводите одређене операције над цијелим опсегом. Ако унесете неки податак на активни радни лист, он ће бити унијет у исту ћелију на свим осталим листовима. Пазите да овако не препишете неки важан садржај који тренутно не видите! Ако промјените ширину колоне у једном листу, иста измјена ће се десити и у свим осталим листовима; операције претраживања и замјене се простиру на све одабране листове, итд. Користите ову опцију програма кад год треба да изведете неке обухватније промјене у садржају радне свеске.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

13

1. ОСНОВЕ EXCEL-A

1.3. ОСНОВНЕ ОПЕРАЦИЈЕ НАД ЋЕЛИЈАМА И ПОДРУЧЈИМА 1.3.1. Ћелије и подручја Ћелија је основни елемент радног листа у који се уписује вриједност, текст или формула. Идентификује се преко адресе, која се састоји од слова колоне и броја реда у чијем се пресјеку ћелија налази. На примјер, ћелија D12 налази се у четвртој колони и дванаестом реду. Група ћелија назива се подручје или опсег. Адреса подручја састоји се од адресе горње лијеве и доње десне ћелије, између којих стоје двије тачке. Ево неколико примјера адреса подручја: A1:B1

Прве двије ћелије у првом реду;

C24

Подручје које се састоји од само једне ћелије;

A1:A100

100 ћелија у колони А;

A1:D4

16 ћелија (четири реда са четири колоне).

1.3.2. Бирање подручја Да бисте обавили неку операцију над подручјем ћелија у радном листу, најприје морате да изаберете то подручје. На примјер, ако хоћете да у скупу ћелија текст буде полуцрн морате да изаберете подручје и потом притиснете дугме Bold на палети Formatting или да употријебите неки други метод којим текст постаје полуцрн. Када изаберете подручје, Excel истиче ћелије свијетлом плавосивом бојом. Изузетак је активна ћелија, која остаје нормалне боје. На слици је приказан је примјер изабраног подручја на радном листу.

. Слика 12: Означавање подручја Скуп ћелија можете да изаберете на неколико начина: Повлачећи миша - када стигнете до краја екрана, садржај радних листова ће се помјерити; Држећи притиснут тастер Shift док притискате тастере са стрелицама; Притисните F8 и потом, помоћу тастера са стрелицама, помјерите показивач. Поново притисните F8, како бисте тастерима са стрелицама вратили нормалне функције; Изаберите команду Edit/Go To (или притисните F5) и онда ручно унесите адресу подручја у оквир за дијалог Go To. Када притиснете OK, Excel ће изабрати ћелије у подручју које сте задали. 14

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.3. ОСНОВНЕ ОПЕРАЦИЈЕ НАД ЋЕЛИЈАМА И ПОДРУЧЈИМА Док бирате подручје, Excel у оквиру за име (који се налази на лијевој страни линије за формуле) приказује број редова и колона у селекцији.

Слика 13: Димензије подручја Цијеле редове и колоне можеле да изаберете на сличан начин као и подручја: притисните заглавље реда или колоне и на тај начин изаберите цијели ред, односно колону; да бисте изабрали неколико суседних редова или колона, притисните заглавље реда, односно колоне и повлачите миша да бисте истакли остале редове или колоне; да бисте изабрали више (несуседних) редова или колона, држите притиснут тастер Ctrl док мишем притискате редове и колоне које желите; ако хоћете да изаберете колону, притисните Ctrl+размакницу - биће истакнута колона активне ћелије (или колоне изабраних ћелија);.да бисте изабрали ред, притисните Shift+размакницу - биће истакнут ред активне ћелије (или редови изабраних ћелија); уколико хоћете да изаберете све редове, притисните дугме Select All (или Ctrl+Shift+размакницу); бирање свих редова је исто што и бирање свих колона, односно свих ћелија.

Слика 14: Селектовање несусједних колона

1.3.3. Бирање вишедијелних подручја У већини случајева, подручја која хоћете да изаберете биће једнодијелна, односно представљаће један правоугаоник ћелија. Међутим, Excel омогућава да радите и са вишедијелним подручјима, која се састоје од два или више подручја (или појединачних ћелија) која не морају да буду једна до других. То се назива и дисконтинуална селекција. Ако хоћете да примијените исти формат на ћелије које се налазе на различитим дијеловима радног листа, једна од могућности јесте да направите дисконтинуалну селекцију. Када се изаберу одговарајуће ћелије и подручја, формат за који се одлучите биће примијењен на све њих. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

15

1. ОСНОВЕ EXCEL-A Вишеделно подручје можете да изаберете на више начина: држите притиснут тастер Ctrl док, повлачећи миша, истичете појединачне ћелије или цијела подручја; изаберите подручје помоћу тастатуре, као што је то већ објашњено (користећи тастере F8 или Shift); потом притисните Shift+F8 да бисте изабрали још један скуп ћелија, а да при том не поништите постојећу селекцију; изаберите команду Edit/Go To и потом у оквир за дијалог Go To ручно унесите адресу подручја - ако има више подручја, адресе раздвојите зарезом; када притиснете OK, Excel ће изабрати ћелије у подручјима која сте задали.

1.3.4. Убацивање коментара У Excel-у постоји функција која омогућава да ћелијама „прикачите" коментаре. Она може да буде корисна кад треба да документујете неку вриједност. Осим тога, помаже да се сјетите коју операцију формула обавља Да бисте ћелији придружили коментар, најприје је изаберите и потом издајте команду Insert Comment (или притисните Shift+F2). Excel умеће коментар који указује на активну ћелију, као што се види на слици. На почетку се коментар састоји само од вашег имена. Упишите текст коментара, а потом, да бисте га сакрили, помјерите показивач било гдје на радни лист и притисните тастер миша.

Слика 15: Коментар ћелије Ћелије којима је придружен коментар имају као индикатор мали црвени троугао у горњем десном углу. Када помјерите показивач на неку од њих, коментар ће се појавити на екрану. Ако хоћете да се на екрану виде коментари свих ћелија (без обзира на положај показивача), изаберите команду View/Comments. Ова команда је, у ствари, прекидач: ако је опет изаберете, коментари ће поново бити сакривени. Да бисте промијенили коментар, активирајте ћелију, притисните десни тастер миша и из приручног менија изаберите команду Edit Comment. Ако хоћете да избришете коментар, активирајте његову ћелију, притисните десни тастер миша и из приручног менија изаберите команду Delete Comment.

1.3.5. Брисање и копирање садржаја ћелије Уколико ћелије хоћете да избришете помоћу миша, најприје их изаберите. Потом притисните ручицу за попуњавање - квадратић у доњем десном углу селекције. Кад показивач поставите на ручицу, он се претвара у крстић. Како будете повлачили миша ка горе, Excel ће селекцију бојити у сиво. Да бисте обрисали садржај сивог дијела селекције, отпустите тастер миша. Да бисте избрисали садржај подручја, изаберите га и притисните Delete, или изаберите команду Edit/Clear, која пружа додатне могућности. Копирање садржаја ћелије је уобичајена операција. Excel омогућава да обавите било који од наведених поступака: копирате једну ћелију у другу; копирате ћелију у подручје, тако што ће се њен садржај наћи у свакој ћелији подручја; копирате једно подручје у друго, при чему оба подручја морају да буду исте величине.

16

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.3. ОСНОВНЕ ОПЕРАЦИЈЕ НАД ЋЕЛИЈАМА И ПОДРУЧЈИМА Када се ћелија копира, обично се прави дупликат њеног садржаја, формата (укључујући условне формате и провјеру података) и коментара (уколико постоји). Када копирате ћелију која садржи формулу, референце употребљене у формули аутоматски се мијењају у складу с новим одредиштем. О томе се говори у наредним лекцијама. Поступак копирања има два корака: 1.

изаберите ћелију или подручје које хоћете да копирате (изворно подручје) и копирајте га на Clipboard (команда Copy);

2.

поставите показивач на подручје у које ћете смјестити копију (одредишно подручје) и уметните садржај Clipboarda (команда Paste).

Када уметнете податак, Excel брише (и то без упозорења) све ћелије које му се нађу на путу. Ако се испостави да сте уметањем избрисали неке важне ћелије, изаберите команду Edit/Undo (или притисните Ctrl+Z). Пошто се копирање тако често користи, Excel нуди неколико различитих метода. Копирање помоћу дугмади са палета Стандардна палета има два дугмета значајна за копирање: Copy и Paste. Када притиснете дугме Copy, копију изабране ћелије или подручја пребацујете на Windows Clipboard и Office Clipboard. Пошто обавите копирање, изаберите ћелију у коју ћете смјестити копију и притисните дугме Paste. Ако двапут притиснете дугме Copy прије дугмета Paste, Excel ће аутоматски приказати палету Office Clipboard. Копирање помоћу команди менија За копирање можете да користите и команде менија, ако вам се тако више допада: Edit/Copy копира изабране ћелије на Windows и Office Clipboard, Edit/Paste умеће садржај Windows Clipboarda у изабрану ћелију или подручје. Копирање помоћу приручних менија У могућности сте и да користите команде Copy и Paste из приручног менија, који је приказан на слици. Ова команда Copy podatke смјешта на оба Clipboarda, Windows и Office. Изаберите ћелију или подручје које хоћете да копирате, притисните десни тастер миша и из приручног менија изаберите ставку Copy. Потом изаберите ћелију у коју хоћете да смјестите копију, притисните десни тастер миша и изаберите команду Paste.

Слика 16: Копирање помоћу приручног менија Копирање помоћу пречица Операције копирања и уметања имају и одговарајуће пречице: Ctrl+C - копира изабране ћелије и на Windows и на Office Clipboard; Ctrl+V - умеће садржај Windows Clipboarda у изабрану ћелију или подручје. Ове пречице користе се и у многим другим Windows-овим апликацијама. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

17

1. ОСНОВЕ EXCEL-A Копирање поступком „покупи и спусти" Excel омогућава да подручје или ћелију копирате и повлачењем миша. Међутим, имајте на уму да, уколико покупите неки податак и спустите га на друго мјесто, он неће бити смјештен ни на Windows ни на Office Clipboard. Изаберите ћелију или подручје које хоћете да копирате и потом поставите показивач на једну од његових ивица. Када се показивач претвори у стрелицу усмјерену нагоре и лијево, притисните Ctrl: уз показивач ће се појавити мали знак плус. Потом једноставно повуците селекцију на ново мјесто, али при том све вријеме држите притиснут тастер Ctrl. Оригинална селекција остаје на месту, а када отпустите тастер, Excel прави копију.

1.3.6. Копирање подручја на друге листове Поступак копирања који смо описали функционише и кад је ријеч о копирању ћелије или подручја на други радни лист, чак и ако се он налази у другој радној свесци. При томе, наравно, морате да активирате други радни лист прије него што изаберете локацију на коју копирате. Excel нуди брз поступак за копирање ћелије или подручја на друге радне листове у истој свесци. Почните од тога што ћете изабрати подручје које хоћете да копирате. Потом притисните тастер Ctrl и језичке оних листова на које хоћете да копирате (на насловној линији радне свеске Excel исписује [Group]). Изаберите команду Edit/Fill/Across Worksheets, како би се појавио оквир за дијалог са питањем хоћете ли да копирате све, саме садржај или само формат (All, Contents или Formats). Одлучите се за једну опцију и притисните OK. Excel копира подручје на изабране радне листове; копија ће заузети исте оне ћелије на новим радним листовима које је оригинал заузимао на почетном. Будите обазриви са овом командом, јер Excel не шаље никакво упозорење ако одредишне ћелије садрже податке. На тај начин можете лако да избришете велику количину информација, а да то уопште не примијетите.

1.3.7. Основе дефинисања имена ћелија и подручја Адресе ћелија и подручја, налик на шифре, могу вас збунити (још горе је с формулама, о чему се говори у сљедећем поглављу). На срећу, Excel допушта да ћелијама и подручјима дајете описна имена. На примјер, ћелију можете назвати КаматнаСтопа, а подручје, рецимо, ЈулскаПродаја. Рад са именима (уместо са адресама ћелија и подручја) има неколико предности, о чему ће бити ријечи у наредним одељцима. Предности коришћења имена Ево неколико предности коришћења имена: Смислено име подручја (на примјер, УкупанПриход) памти се много лакше од ћелијске адресе (рецимо AC21); Приликом уписивања имена прави се мање грешака него када се уносе адресе; Помоћу оквира за име, који се налази са лијеве стране линије за формуле (притисните стрелицу да би се отворио списак дефинисаних имена), односно бирањем Edit/Go To (или F5) и задавањем имена подручја, можете брзо да стигнете до одређеног дијела радног листа; Када изаберете именовану ћелију или подручје, име се појављује у оквиру за име. Израда формула је једноставнија. Име ћелије, односно подручја, можете да уметнете у формулу било помоћу команде Insert/Name/Paste, било бирањем из списка поља за име; Имена чине формуле разумљивијим и једноставнијим за употребу. На примјер, лакше ћете разумјети формулу у облику „=Приход – Порези“, него „=D20 - D40“. 18

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.3. ОСНОВНЕ ОПЕРАЦИЈЕ НАД ЋЕЛИЈАМА И ПОДРУЧЈИМА Име можете да дате и некој вриједности или формули, чак и ако их нема на радном листу. На примјер, вриједности 0,075 можете да дате назив КаматнаСтопа и да потом у формулама користите то име (нешто више о томе у сљедећем поглављу). Исправна имена Иако је Excel веома флексибилан кад је ријеч о именима, ипак постоје нека правила: Имена не смију да садрже размаке. Умјесто њих можете да користите подвлаку или тачку (на примјер Годишња_сума или Годишња.сума); Можете да користите било коју комбинацију слова и бројева, али име мора да почне словом, а никако бројем (рецимо квартал_3 уместо 3.квартал), нити смије да личи на референцу (на примјер К3); Нису дозвољени ни симболи, осим тачке и подвлаке. Имена су ограничена на 255 знакова, али није згодно користити дугачка имена јер губе смисао и сврсисходност. Коришћење оквира за дијалог Define Name Да бисте дефинисали име подручја, најприје ћете изабрати ћелије; потом издајте команду Insert/Name/Define (или притисните Ctrl+F3). Excel приказује оквир за дијалог Define Name, који је приказан на слици 17.

Слика 17: Дефинисање имена У пољу Names in Workbook upišite име. Адреса активне ћелије или подручја појављује се у пољу Refers to. Провјерите да ли је она исправна и притисните OK. Име ће бити придружено радном листу, а оквир за дијалог ће се затворити. Умјесто тога можете да наставите да додајете имена притискајући дугме Add. У том случају мораћете да сами додајете адресу подручја у поље Refers to показивањем на радном листу. Коришћење поља за име Бржи начин за дефинисање имена укључује поље за име (Name Box) лијево од линије за формуле. Изаберите ћелију или подручје којем хоћете да дате име, потом притисните поље Name Box и откуцајте име. Притисните Enter. Ако такво име већ постоји, не можете да промијените подручје на које се оно односи. Ако то покушате, само ћете изабрати подручје. Слика 18: Поље за име

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

19

1. ОСНОВЕ EXCEL-A Поље за име је, у ствари, падајућа листа имена из радне свеске (слика 18). Да бисте изабрали именовану ћелију или подручје, притисните поље Name Box и тако отворите листу. Из ње изаберите име, а Excel ће направити селекцију одговарајућег именованог подручја. Израда табеле имена Уколико сте дефинисали велики број имена мораћете да знате на које се подручје свако од њих односи, поготово ако покушавате да уђете у траг грешкама или да документујете свој рад. Excel допушта да направите списак свих имена из радне свеске са одговарајућим адресама. Да бисте направили табелу имена, најпре поставите показивач на празну површину радног листа - табела ће настати управо на том месту и покриће све податке који се ту налазе. Изаберите Insert/Name/Paste (или притисните F3). Excel приказује оквир за дијалог Paste Name у којем се налази списак свих дефинисаних имена. Да бисте уметнули списак имена, притисните дугме Paste List. Слика 19: Табела имена Брисање имена Уколико дефинисано име више није потребно, можете га избрисати. Брисањем имена не уклањате садржај подручја; међутим, формуле могу да постану погрешне. Да бисте „позвали" оквир за дијалог Define Name, изаберите Insert/Name/Define. Изаберите име које хоћете да уклоните и притисните дугме Delete. Будите посебно опрезни приликом брисања имена. Уколико је име употребљено у формули, његовим нестанком она постаје погрешна (умјесто ње, Excel исписује #NAME?). Међутим, брисање имена се може опозвати; стога, ако примијетите формуле чији су резултати #NAME?, пошто сте већ избрисали име, изаберите Еdit/Undo и вратите име. Ако избришете редове или колоне у којима има именованих ћелија или подручја, у именима ће остати погрешне референце. На примјер, ако се ћелија А1 na Листу1 назива Камата, а ви избришете ред 1 или колону А, Камата се тада позива на =Лист1!#REF! (што је погрешна референца). Уколико ћелију Камата употребите у формули, формула приказује #REF. Редефинисање имена Можда ћете, пошто већ дефинишете име, пожељети да промијените ћелију или подручје на које се оно односи. Изаберите Insert/Name/Define, како би Excel приказао оквир за дијалог Define Name. Притисните име које хоћете да промијените, а потом у пољу Refers to измјените одговарајућу адресу ћелије или подручја. Ако хоћете, можете и да притиснете поље за уношење измена, па да нову ћелију или подручје изаберете показивањем на радном листу. Excel aутоматски прилагођава ћелије на које се имена односе. На примјер, претпоставимо да се ћелија А10 зове Резиме. Ако избришете ред изнад реда 10, Резиме ће се односити на ћелију А9, баш као што сте очекивали, тако да о томе не морате да водите рачуна. Промјена имена Excel не располаже једноставним методом за промјену имена. Ако име дефинишете, а потом закључите да вам не одговара или да сте га можда погрешно написали, морате да дефинишете ново име и затим избришете старо.

20

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.4. ДАТОТЕКЕ EXCEL–А И ПРЕДЛОШЦИ (TEMPLATES)

1.4. ДАТОТЕКЕ EXCEL-A И ПРЕДЛОШЦИ (TEMPLATES) 1.4.1. Формати датотека у Excel-у Основни формат датотеке којим Excel барата је радна свеска, XLS. У радној свесци се чувају скоро сви садржаји: подаци, њихови формати, графикони, посебна подешавања, итд. Датотека радне свеске је записана у бинарном формату и њу не треба отварати у ненамјенским програмима, да не би дошло до оштећења. Постоји још неколико резервисаних формата за Excel: предлошци (.XLT), програмски додаци (.XLA) и неки други. О основама рада са датотекама у систему Microsoft Office 2003 говорили смо у прошлој и претпрошлој години. Excel омогућава записивање изгледа радног простора, који чини више радних свесака које су постављене у радну површину програма на одређени начин. Да не бисте сваки пут ручно отварали радне свеске које чине један посао и постављали их на жељени начин, употријебите команду File/Save Workspace и формираћете датотеку посебног формата, са екстензијом XLW. Отварањем овакве датотеке, отворићете све датотеке радних свесака и распоредити их на радну површину тачно онако како су изгледале у тренутку када сте сачували радни простор.

Слика 20: Снимање радног простора

1.4.2. Предложак (template) Предложак у Excel-у (template) представља унапријед припремљену форму радне свеске коју можете отворити као полазни образац за свој рад. Елементи који чине предложак могу бити многобројни: број радних листова и њихова имена, раније унијети садржаји, изглед ћелија, итд. Добра је пракса да припремите предлошке за све уобичајене послове које радите: уштеда времена коју постижете се повећава сваком сљедећом употребом. Да бисте припремили предложак, направите готову радну свеску са свим полазним садржајима, па је сачувајте као предложак, бирајући опцију Template (*.xlt) у пољу Save as type дијалога File/Save As. Будете ли отворили нову радну свеску пречицом Ctrl+N или кликом на први тастер у траци Standard, добићете нову, сасвим празну радну свеску чије поставке су дефинисане на нивоу програма.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

21

1. ОСНОВЕ EXCEL-A Excel се испоручује са неколико сложених предложака које можете пронаћи на уобичајени начин: командом File и New активирајте окно задатака, па у њему у групи Templates кликните на хипервезу On my compуter. Међу општим предлошцима ћете затећи своје радове, а можете видјети и групу Spreadsheet Solutions, под условом да су и предлошци инсталирани на вашем систему.

Слика 21: Нова радна свеска на основу предлошка Нарочито користан предложак може бити Sales Invoice. Ради се добро организованој фактури или рачуну. Да бисте овај шаблон прилагодили нашем језичком и економском подручју неопходно је да након отврарања овог шаблона преправите натписе, правилно форматирате ћелије и измијените односно допишете стопу PDV.

Слика 22: Примјер предлошка Пошто је новоотворени шаблон заштићен, неопходно му је најприје отклонити заштиту. Да бисте ово извели позовите командом View/Toolbars/Protection палету Protection. На палети Protection кликните на дугме Unprotect Sheet ( ). Након изведених преправки кликните на дугме Protect Sheet ( ). На новом дијалогу можете да подесите опције отварања овако направљене датотеке (слика 22 десно). Командом File/New са десне стране екрана појављује се пано послова (Task pane). Кликом на линк Templates on Office Online „одлазите“ на странице Microsoft Office-a са великом бројем предложака које можете преузети на свој компјутер (наравно, ако сте повезани на Интернет).

22

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.4. ДАТОТЕКЕ EXCEL–А И ПРЕДЛОШЦИ (TEMPLATES)

Слика 23 Предлошци на Инернету

1.4.3.Опције снимања радне свеске Када при чувању нове радне свеске отворите дијалог Save As, изаберите Tools и General Options. У дијалогу са опцијама чувања, добићете неколико могућности заштите датотеке радне свеске. Обратите пажњу на поље за потврду Always create backуp: ако га укључите, при чувању радне свеске биће сачувана и претпоследња верзија, са истим именом и типом XLK. Добро би било да радите тако, јер то је примјерен вид заштите од лоших посљедица нехотично сачуваних грешака у раду. Ова поставка је активна само за датотеку радне свеске у којој укључите ту опцију.

Слика 24: Опције снимања и заштита радне свеске Ако у дијалогу Save As буде потребно да чувате радну свеску у неком другом формату, у листи Save as type пронаћи ћете дугу листу тих опционих формата. Ако припремате свеску за учитавање у претходним верзијама Excel-а, изберите неку од понуђених опција. Excel омогућава снимање и у скоро свим верзијама програма Lotus 1-2-3 и у неким верзијама програма Quattro Pro. Уколико не постоји директан филтер за извоз у неки од страних формата база, употребите формат CSV: ријеч је о извозу у тзв. ASCII формату, гдје су подаци раздвојени тачка-зарезом, а сваки ред датотеке чини један слог базе. Већина програма за управљање базама података је у стању да увезе овај формат записа. Најопштији формат записа на рачунарима је обична текстуална датотека, па је омогућено снимање у неколико варијанти ASCII записа; у овом случају, моћи ћете да сачувате само активни радни лист. Најбољи резултати се постижу опцијама типова Text (Tab delimited) (*.txt) и Formatted text (Space delimited) (*.prn). Експериментишите понуђеним форматима док не добијете оптимални облик текста; пазите на очување наших слова. Радну свеску можете учитати у програм на више начина, како је уобичајено и у другим Windows програмима: командом менија File/Open, пречицом Ctrl+O или ван програма, кликом на икону у Windows Explorer-у. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

23

2. ФОРМУЛЕ И ФУНКЦИЈЕ

2. ФОРМУЛЕ И ФУНКЦИЈЕ

2.1. ИЗРАДА И КОРИШТЕЊЕ ФОРМУЛА 2.1.1. Изрази у Excel-у Израз је тип формуле који се састоји од константи, референци и оператора. Excel препознаје три врсте израза, и према типу резултата: то су аритметички,текстуални и логички. Аритметички оператори сабирање одузимање

Текстуални оператор &

конкатенација текста

Логички оператори

(спајање)

=

једнако је

> веће је од

дијељење

<

мање је од

множење

>= веће је или једнако

проценат

) и мање (