Portfolio - PMO - Matriz Com Explicação - Ai (Prof. Thais Rosa)

 

ATIVIDADE INDIVIDUAL Matriz de atividade individual Disciplina: Ge Gerenciamento de de Portfólio e PMO

Módulo:

Aluno: Giulianna Cavallaro

Turma: 0422_2_2

Tarefa: Atividade Individual Introdução O pre presen sente te docume documento nto apresen apresenta ta o concei conceito to de Gestão Gestão de Portfó Portfólio lio e de Escr Escrit itór ório io de Gerencia Gere nciament mento o de Projetos Projetos (EGP), (EGP), que tem como objetivo, orientar e auxiliar colaboradores, lideres e gerentes de projeto, durante a elaboração e aplicação prática de suas propostas e objetivos organizacionais. Sendo a Gestão de Portfólio a centralização do gerenciamento de um ou mais portfólios,  priorizando a alocação de recursos organizacionais e o planejamento estratégico, com o intuit int uito o de ati atingi ngirr objeti objetivos vos estratég estratégico icos, s, por por meio meio da analise analise e acompa acompanha nhamen mento to dos  programas, projetos, subportfólios e operações. Já o Escritór Escritório io de Gerencia Gerenciament mento o de Projetos Projetos centraliza centraliza e coordena coordena o gerencia gerenciament mento o dos  projetos  proj etos,, sendo respons responsável ável pela pela padronizaç padronização ão dos processos processos de governa governaça, ça, comparti compartilham lhamento ento de recursos, ferramentas, metodologias, mentorias e consultorias para a gestão de projetos da organização. A Argo Menthor é uma empresa multinacional de bioquímica voltada para saúde humana, é líder global na pesquisa e no lançamento de novos compostos utilizáveis na indústria farmacêu farm acêutica tica,, cosméti cosmética ca e agríco agrícola, la, e possui possui parcer parcerias ias com univer universid sidade adess e empresa empresass  privadas como fornecedoras de suporte e agilidade ao desenvolvimento desses novos  produtos. O planej planejamen amento to estraté estratégic gico o do EGP se baseia baseia na necessi necessidad dadee já constat constatada ada da Argo Argo Ment Me nth hor de  gerenciar projetos, oti otimiz mizar ar o alcanc alcancee dos objeti objetivos vos organi organizac zacion ionais ais e aper aperfe feiç içoa oarr o al alin inha hame ment nto o do doss proj projet etos os às su sua as es estr trat atég égia iass orga organi niza zaci cion onai ais, s, contextu cont extualiza alizando, ndo, o desenvol desenvolvime vimento nto de um rigoroso rigoroso processo processo de gerencia gerenciamento mento de  portfólio, para que haja a geração geração de valor valor do EGP aos negócios da organização. A figura I, desmontra a cadeia de valor gerada pelo EGP.

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Figura I

Fonte: Gerenciamento de Portfólio e PMO (2017)

Desenvolvim Desenvolvimento ento – identificação das funções do PMO/EGP que podem contribuir para o alcance dos quatro objetivos estratégicos estabelecidos para a nova área de projetos da Argo Menthor  Menthor . 2

 

As funções do EGP dentro da organização levam em consideração a visão, missão, objetivos e benefícios prioritários da organização. Estas funções, estão dividas entre 4 pilares: pessoas capacitadas, metodologia, governaça de portifólio, tecnologia e sistema de informação de gerenciamento de portfolio (SIGP), conforme o Quadro I.

Quadro I

 Fonte:: Gerenciamento de Portfólio e PMO (2017 )  Fonte

O conjunto conjunto das funções funções do EGP é respons responsave avell pelo pelo seu desempe desempenh nho,b o,bem em como seus  projetos e o alcance de seus objetivos, porém podemos citar alguns como principais para cada objetivo, conforme a tabela I.

Tabela I

 

PATROCINADOR 

OBJETIVO ESTRATÉGICO

Principais Funções

- Monitorar e controlar o desempenho dos projetos e programas

Diretor Financeiro

Aumentar a receita com os

-Prover aconselhamento à alta gerência

 projetos.

- Conduzir auditorias de projetos -Gerenciar os benefícios dos projetos e  programas. - Executar benchmarking e promover a melhoria contínua.

Diretora de Projetos

Aumentar o índice de

- Gerenciar os benefícios dos projetos

lucratividade dos projetos.

e programas

-Monitorar e controlar o desempenho do próprio EGP

Diretor de Sistemas de

Melhorar o índice de

Gerenciar interfaces com os clientes

Informação

satisfação dos clientes.

dos projetos

Diretora de Recursos

Melhorar o índice de

Funções das categorias de capacitação

Humanos

satisfação dos colaboradores.

e tecnologia.

Levando em consideração que os patrocinadores dos projetos e objetivos esatratégicos são quatro diretores de setores diferentes, a posição que o EGP ocupará na organização será a de PMO N2- nível tático, dentro da diretoria de projetos.  O EGP tem duas categorias de processos, a primeira enquadra os processos de gestão de  projetos, programas e portfólio, os quais estão ligados às metodologias de gerenciamento de  projetos, programas e portfólio. Já a segunda, enquadra os processos relacionados às funções que serão executadas pelo EGP conforme o Quadro I. O 

Ma Mape peam amen ento to do doss pr proc ocess essos os de ge geren rencia ciame ment nto o de po port rtfó fóli lio o e EGP EGP ap apli lica cado do será será diferenciado por área de conhecimento e grupo de processos, conforme os Quadros II e III a seguir:

Quadro II

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Fonte: Gerenciamento de Portfólio e PMO (2017 ) Fonte:

Quadro III

 

Fonte: Gerenciamento de Portfólio e PMO (2017 ) Fonte:

Para o melhor desempenho do EGP, serão utilizadas as seguinteres ferramentas, pacote

 

microsolft, powerBI, Minitab, Project Libre, yed, smartsheet e Jira. A proposta incial de portfólio, leva em consideração os quatro objetivos estratégicos já mencionados e apresenta os seguitentes projetos: 1) Implementação Implementação de SIGP SIGP – (Todos (Todos os os 4 objetiv objetivos) os) 2) Pe Pesq squi uisa sa de merc mercad ado, o, nova novass dema demand ndas as e te tend ndên ênci cias as – (Mel (Melho hora rarr o ín índi dice ce de satisfação dos clientes, melhorar o índice de satisfação dos clientes e aumentar a receita com os projetos). 3) Desenv Desenvolv olvime imento nto de progra programa ma para recompe recompensa nsarr os envolvid envolvidos os em projetos projetos bem sucedidos na área de pesquisa e desenvolvimento – (Melhorar o índice de satisfação dos colaboradores e aumentar o índice de lucratividade dos projetos). 4) Otimiz Otimizaçã ação o da metodolo metodologia gia de gestão de projetos projetos e portfó portfólio lio – (Aument (Aumentar ar a receita receita com os projetos e aumentar o índice de lucratividade dos projetos). 5) Executar Executar modelo modelo de governança governança de projeto projetoss - Aumentar o índice índice de lucrativida lucratividade de dos  projetos 6) Criação Criação de campanh campanhas as de market marketing ing asserti assertivas vas e agressi agressivas vas - (Mel ( Melhor horar ar o índice índice de satisfação dos clientes e aumentar a receita com os projetos). A maturidade de gerenciamento de projeto será quantificada através do modelo MMGP PRADO, e será responsabilidade do EGP fazer a medição, analise, estratégia de melhoria e acompa aco mpanh nhame amento nto do doss índice índicess de maturi maturidad dadee como como compet competênc ência ia técnica técnica,, metodo metodolog logia, ia, informatizaç infor matização, ão, competência competência comportamen comportamental, tal, estrutura estrutura organizacio organizacional nal e alinhament alinhamento o com os negócios e seus objetivos. objetivos. Sendo essa maturidade, maturidade, classifacada classifacada conforme o desempenho desempenho do gerenciamento de projetos, podendo estar entre a nota 1 e a 5, de acordo com a figura II.

Figura II

Fonte: Gerenciamento de Portfólio e PMO (2017)

 

Considerações finais APara alcançar os objetivos organizacionais como, gerenciar projetos, otimizar o alcance dos 4 objetivos organizacionais e aperfeiçoar o alinhamento dos projetos às suas estratégias 6

 

organizacionais, será desenvolvido e implantado um rigoroso processo de gerenciamento de  portfólio. As aç açõe õess a serem serem to toma mada dass en engl glob obam am tant tanto o as fu funç nçõe õess do EGP, EGP, qu quan anto to o estud estudo o e a elaboração de estratégias que resultem nos objetivos da organização, tendo sempre em vistas os recursos, riscos, valores agregados, custos e benéficios. Entre as ações estão: 1) Analise Analise da maturidade maturidade da organi organização zação em gerencia gerenciamento mento de de projetos projetos 2) Identi Identific ficação ação dos dos objetivo objetivoss estratégic estratégicos os 3) Escolha Escolha das funçõe funçõess necessárias necessárias para atender atender aos benefíc benefícios ios 4) Balancear Balancear funções funções que tragam tragam resultado resultadoss em curto, curto, médio e longo longo prazo 5) Desenvoler Desenvoler e implementar implementar uma uma metodologi metodologiaa padrão de gerenciam gerenciamento ento de projetos projetos 6) Elabor Elaborar ar e excecut excecutar ar a gestão gestão do port portfól fólio io 7) Coorde Coordenar nar e integr integrar ar projeto projetoss de um portfó portfólio lio 8) Implem Implement entar ar e operar operar os sistema sistemass de informaç informações ões de gerenc gerenciam iament ento o do portfól portfólio io (SIGP), (SIGP ), utilizando utilizando ferramentas como microsolft, microsolft, powerBI, Minitab, Project Libre, Libre, yed, smartsheet e Jira. 9) Elabor Elaborar ar progra programa ma de treinam treinament ento o de compet competênci ências as compor comportam tament entais ais (lider (lideranç ança, a, negociação e resolução de conflitos), de competências contextuais (orientação de  projetos, programas e portfólio, segurança, meio ambiente e ssaúde aúde e aspectos legais), e de competências técnicas na área de negócio dos seus projetos (bioquímica). 10) Avaliar o desempenho das das competências desses profissionais já treinados 11) Fornecer consultorias, coaching coaching e mentorias aos aos profissionais 12) Disponibilizar um programa de certificação PMI dos profissionais 13) Criar um programa para recompensar recompensar os envolvido envolvidoss em projetos bem sucedidos sucedidos na área de pesquisa e desenvolvimento 14) Monitorar e controlar o desempenho desempenho dos projetos projetos e programas 15) Prover aconselhamento à alta gerência 16) Gerenciar os benefícios dos dos projetos e programas 17) Executar benchmarking e promover promover a melhoria contínua contínua 18) Monitorar e controlar o desempenho do próprio próprio EGP 19) Gerenciar interfaces com os clientes dos projetos Essas ações estratégicas estão entrelaçadas às funções já definidas do EGP, de forma a otimizar a probabilidade dos objetivos estratégicos a serem atingidos, aumentando a receita e o índice de lucratividade dos projetos e melhorando o índice de satisfação dos clientes e colaboradores. São inúmero inúmeross os benéfic benéficios ios gerados gerados com a implem implementa entação ção do EGP, EGP, como como alocação dos recursos nos projetos, redução de disperdicios, disponibilidade de informações em lições ap apren rendid didas as de projet projetos os anteri anteriore ores, s, dispon disponibi ibilid lidade ade de recurso recursoss com habili habilidad dades es em  gerenciamento de projetos, comunicação entre as áreas da organização, comunicação entre

 

o time do projeto, comunicação com a alta gerência, aumento da receita , aumento do número de projetos executados no ano, controle sobre os times de projetos, definição de  papéis e responsabilidades, entre outros. Para a implementação do EGP a organização terá que arcar com alguns custos recorrentes e também també m de implementaç implementação, ão, como mão de obra, infraestrutura, equipamentos, licenças de  software, materiais, custos comerciais, administrativos, financeiros, implantação dos SIGPs, treinamento das equipes, implantação de uma governança, etc. Ao analisar os benefícios e os custos proporcionados pelo EGP e compará-los aos objetivos estratégicos dos patrocinadores, é constatado que o retorno com os benefícios é superior aos custos de implementação e excução do EGP. Sendo assim, após a execução do EGP e o alcance dos objetivos estratégicos, os custos e os meios vão justificar os resultados finais e a satisfação dos interesses dos stakeholders.

Referências bibliográficas - AINDA TEM QUE FAZER  Almeida, N.O. Gerenciamento de portfólio e PMO: Gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2017.

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