Porta Folio

 

GESTIÓ N DE GESTIÓ PRÓYECTÓS Portafolio de Trabajos “Caso Integral Lujan” MBA. Ivonne Martin Alex Fernando Pen Pen a Bravo

1S - 2020

 

INDICE • Acta de inicio del proyecto............................................................................................................3 • Caso Integral: Requisitos...............................................................................................................5 • Caso Integral: Alcance del proyecto.............................................................................................5 • Caso Integral: EDT........................................................................................................................7 • Caso Integral: Lista de actividades................................................................................................8 • Caso Integral: Cronograma.........................................................................................................17 • Ejercicio: Ruta crítica..................................................................................................................22 • Caso Integral: Presupuesto..........................................................................................................24 • Caso Integral: Políticas de calidad..............................................................................................26 • Caso Integral: Control de calidad................................................................................................27 • Caso Integral: Plan de personal...................................................................................................28 • Caso Integral: Habilidades RH....................................................................................................29 • Caso Integral: Análisis cualitativo riesgos e identificar los riesgos............................................29 • Caso Integral: Planificar acciones...............................................................................................30 • Caso Integral: Selección de proveedores.....................................................................................32 • Caso Integral: Comunicación con proveedores...........................................................................32 • Caso Integral: Identificación de interesados...............................................................................32 • Caso Integral: Gestión interesados..............................................................................................33 • Caso Cierre: Fábrica....................................................................................................................34 • Caso integral: Acta de cierre.......................................................................................................35 • Caso integral: Lecciones aprendidas...........................................................................................36 • Bibliografía..................................................................................................................................37

 

• Acta de inicio del proyecto. Título Gerente del Proyecto

Acta de inicio del proyecto Fiesta Lujan Ana

Cliente del Proyecto:

Diego Díaz Vélez

Descripción del Proyecto: Proyecto: Motivación del

Realización boda de Lucía y Andrés La boda que de se la debe realizar es de gran magnitud dado a la importancia de los novios en el entorno nacional, por lo que si la boda sale de buena manera se incrementará nuestra demanda.

Objetivos del Proyecto

- Satisfacer a los clientes con los requisitos solicitados. - Entregar todos los entregables para el 22 de agosto cumpliendo con el presupuesto estimado. - Contrato con proveedores de comida y  bebidas de alta calidad - Contrato con proveedor de decoración con flores - Contrato con el dueño del campo donde se realizará la boda. - Contratos con Djs  – Contrato con animador  - Contrato grupo de tango 1. El evento debe realizarse el 22 de agosto. 2. La cantidad de invitados será de 1050  personas. 3. El casamiento y la fiesta deberá ser en el campo. 4. Existirá DJ todo el día desde las 12 de la tarde. 5. La comida central: El asado se realizará a las 12 de la tarde. 6. La fiesta debe acabar a las 12 AM del 23 de agosto 7. Debe haber comidas y bebidas durante todo el día 8.Deberá haber un animador cómico, pero no que moleste a los asistentes a la boda 9. Deberá haber un número de tango 10. Deberá haber una carpa acondicionada

Entregables:

Requerimientos:

 para el evento, de manera que se los cubra cubr a de una posible lluvia o del frío

 

Riesgos

Fecha de la boda Restricciones

Supuestos

Presupuesto Responsables Aprobacion

- Posibilidad de enfermedad de parte del  personal del proyecto. - Cambio del clima.  - Conflictos entre invitados.  - Daño en los sistemas de sonido y/o eléctricos. 22 de agosto - El presupuesto del proyecto cubre todos los gastos - El lugar del evento debe estar ubicado a no más de una hora en auto desde la ciudad. - La pareja nos facilitará el permiso para acordar con sus contactos - Se puede empezar a buscar el lugar de acuerdo con las indicaciones de los clientes $6.492.200,00 Ana Ana

Firmas

Jefe de Proyecto

•Requerimientos Caso Integral: Requisitos. y preguntas de clarificación

Cliente

 

Requerimientos 1. Necesi Necesitan tan tr transport ansportee para llos os invitados invitados y además de un lugar lugar donde donde qued quedarse arse 2. Necesi Necesitan tan com comida ida y bbebidas ebidas durante durante todo eell día, hasta las las 12 de la noche noche 3. Requie Requieren ren de un Dj bueno, qu quee de un núm número ero de tango tango para los los invitados invitados extranjer extranjeros os 4. Nec Necesi esitan tan un pa padre dre par paraa que lleve lleve a cabo cabo la cere ceremon monia. ia. 5. Req Requie uiere re un espa espacio cio pa para ra abar abarcar car a tod todos os los iinvi nvitad tados os 6. Requie Requiere re las ccarnes arnes pa para ra el aasado, sado, agasajan agasajando do a lo loss invitados invitados extranj extranjeros. eros. 7. Hacer la gestió gestiónn de la can cantidad tidad ddee mesa y si sillas llas pa para ra abarcar abarcar a todos los los invitados invitados 8. Ele Elecci cción ón de pprove roveedor edores es id ideal eales es pa para ra la bboda oda 9. Requie Requiere re de un ani animador mador que tenga humor humor sano, que no mo moleste leste a los los invitados invitados 10. Re Requi quier eree ca carpa rpass qu quee te tenga nga cor corti tina na de ai aire re calie caliente nte,, que gar garan anti tice ce una te temp mpera eratu tura ra agradable

Preguntas 1. ¿Cuánt ¿Cuántoo es el presupue presupuesto sto que se tiene tiene para el desarroll desarrolloo del evento? evento? 2. ¿C ¿Cuá uándo ndo es llaa fe fech chaa de la bboda oda?? 3. ¿Cu ¿Cuánt ántos os ni niños ños eestá stánn inv invita itados dos al eve evento nto??

• Caso Integral: Alcance del proyecto. Descripción del alcance del proyecto Preparar la boda en el campo a unos 70 o 100 kilómetros de la ciudad para 1050 invitados con control de ingreso a la entrada de la pista, brindando almuerzo, merienda y self-service como cena; DJ que toque un número de tango de 40 minutos, además de magos y un animador que no cuente chistes guarapos ni hostigue a los invitados; carpa con calefacción y pista de baile, dicha carpa debe tener enchufes; para la celebración preparar una torta de tres pisos con masa de vainilla y relleno de lecha, crema de frutillas y durazno con glasé alrededor.

Criterios de aceptación 



El campo debe encontrarse a no más de una hora en auto desde la ciudad. Que existan puntos de conexión suficientes para los equipos de música.

 



Disponer de un techo que cubra toda el área de casamiento, que se impermeable y liso.



La temperatura interna de la carpa debe ajustarse a una temperatura agradable. Debe estar  limpia y armada con un día de anticipación.



El menú dispuesto sea acorde a lo solicitado.



Contratar a un cómico que no moleste a los invitados.



El número de tango deberá ser profesional y discreto.

Entregables  

Contrato de servicios aceptado por los planeadores y los clientes, el documento debe detallar lo conversado en las reuniones.

 

Lista de invitados, documento con todos los invitados y cualquier condición o situación que amerite atención especial.

 

Entrega de cotizaciones de las opciones de lugares donde se puede realizar el evento,

 

tanto religioso como recepción. Entrega de cotización de menú, el cliente elegirá el menú a servir de entre las diversas opciones.

 

Entrega de cotización de pastel de bodas.

 

Entrega de cotización de la decoración del evento, invitaciones, recuerdos.

 

Entrega de cotización de opciones y trabajo entre los cómicos preseleccionados para elección del cliente.

 

Reunión de seguimiento con el cliente para acordar cualquier detalle pendiente.

Restricciones del proyecto 

Alcance: se va a organizar una fiesta para 1050 invitados



El coste: se posee un presupuesto específico para la cantidad de invitados



El tiempo: si bien es cierto que es una fecha fija, se debe tener en cuenta los horarios, la duración del número de tango (40 minutos) y que el lugar se encuentre a menos de una hora.



El clima: todo el lugar debe estar adecuado bajo techo en caso de lluvia.



La temperatura: Los invitados pueden no estar de acuerdo o sentir incómodos

 



Los puntos de luz: La escasez de tomacorrientes puede dificultar la ubicación o el  protocolo acordado, se debería analizar eso o estar preparados con extensiones que faciliten eso.



Satisfacción de los homenajeados e invitados.



La calidad



Riesgos.

Supuestos del proyecto 

Se supone que el clima va a ser el adecuado para una fiesta, es decir que en caso de que llueva no será muy fuerte por lo que el drenaje del agua de lluvia no será un punto adicional para resolver.



El pre presup supue uest stoo va a ser fl flex exib ible le pa para ra al alca canza nzarr a pagar pagar lo loss re reque queri rimi mient entos os de lo loss implicados.





Los regalos de los invitados serán en sobre cerrado o en depósito bancario y servirán para  pagar una parte de la boda.  Ninguno de los invitados a la boda es vegetariano por lo que no es necesario hacer un menú adicional



El cómico brinda una lista de muestra de los chistes o monólogos que suele usar para asegurar que es el indicado para el público de la fiesta.









La boda no será con temática.  No se debe pagar un monto adicional por seguro s eguro en caso de daños en los utensilios. Los invitados se encargarán de su transporte desde el lugar de la ceremonia hasta el de la fiesta.  No se debe conseguir transporte transpor te para los novios.

• Caso Integral: EDT. 1.11 LU 1. LUGA GAR  R  1.1. 1.1.11 Bu Busc scar ar uunn lu luga garr en el el camp campo. o.

 

1.1.22 Ten 1.1. Tener er con contro troll en el llugar ugar,, más qu quee todo todo a la entrada entrada de de los invi invitad tados. os. 1.1.3 1.1 .3 Ca Carpa rpa co conn cale calefac facci ción ón y cor corti tina nas. s. 1.1.44 Pist 1.1. Pistaa de bai baile, le, que cubra cubra el el espac espacio io ddee la carpa. carpa.

1.3 DECOR DECORACIÓN ACIÓN Y FLORE FLORES S 1.3.1 Elegir el tipo de flores para el ramo y la liga 1.3.2 Definir la cantidad pisos y el sabor de la torta 1.3.3  Decidir los colores para decoración 1.3.4  Centros de mesa 1.3.5  decoración de la entrada a la iglesia y local del evento 1.3.6  arreglo del vehículo 1.4 ENTRET ENTRETENIMIE ENIMIENTO NTO Y MÚSIC MÚSICA A 1.4.1 Dos Dj 1.4.2 Un animador  1.4.3 Grupo de música que tocarán en vivo 1.4.4  Número de tango 1.5 SUPE SUPERVI RVISIÓ SIÓN N 1.5.1 Llegada de personas que hayan sido invitadas. 1.5.2  El lugar del evento este de acuerdo con lo acordado. 1.5.3  Entretenimiento para los asistentes. 1.5.4  Decoración adecuada y flores en buen estado elegidas por los novios. 1.5.5  Comidas y bebidas que no falten para los invitados. 1.5.6  Que el ambiente del lugar vaya según lo pedido.

• Caso Integral: Lista de actividades. 1.1.

LUGAR  

1.1.1. 1.1 .1. Busc Buscar ar un lug lugar ar en el campo. campo.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DURACIÓN

 

Investigar de opciones disponibles Contactar y evaluar opciones Pedir cotizaciones y elegir Elaborar contrato Firmar contrato

Ana Teresa Teresa Ana Ana

1 día 5 horas 2 días 3 horas 1 hora

1.1.2. Tener con control trol en el lugar, lugar, más que todo todo a la eentrada ntrada de los invitado invitados. s.

ACTIVIDAD Contratar personal de seguridad Dar capacitación Hacerlos conocer a los

RESPONSABLE Teresa Ana Teresa

DURACIÓN 1 día 2 horas 1 hora

anfitriones Transportarlos a la fiesta Establecer su lugar de trabajo

Carlos Ana

2 horas 3 minutos

1.1.3. Carp 1.1.3. Carpaa con cal calefa efacci cción ón y cort cortina inas. s. ACTIVIDAD RESPONSABLE Determinar el tamaño y color de la Ana

DURACIÓN 2 horas

carpa Si no se disp dispon onee de el ella la,, bu busc scar  ar  Teresa

2 días

 proveedores Cons Co nseg egui uirr cort cortiinas nas

1 día

ad adec ecua uada dass

al Carlos

requerimiento Conseguir el equipo de calefacción Transportar la carpa

Carlos Carlos

1 día 2 horas

Armar la carpa

Carlos

3 horas

1.1.4. 1.1 .4. Pis Pista ta de ba baile ile,, que cu cubra bra el eespac spacio io de llaa carp carpa. a.

ACTIVIDAD RESPONSABLE Dete De term rmin inar ar el ma mate teri rial al y Carlos

DURACIÓN 2 horas

tamaño de la pista de baile Si no se dispone de ella, Teresa

2 días

 buscar proveedores. Transportar la pista de baile Armar la pista

2 horas 2 horas

Carlos Carlos

 

1.2.

DECORACIÓN Y F FL LORES 1.2.1. 1.2. 1. Ele Elegir gir el el tipo tipo de flor flores es pa para ra el rramo amo y la liga liga

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DURACIÓN

Contratar a una florería

Juliana

2 hora

Solicitar opciones Tener en cuenta la época del

Carlos  J  Juuliana

3 hora 1 hora

año Definir Cantidad de liga y

 T  Teeresa

2 horas

flores Pedir cotizaciones

Teresa

2 horas

Firmar contrato

Teresa

2 horas

1.2.2. 1.2. 2. Defi Definir nir llaa cantida cantidadd piso pisoss y el sabor sabor de la ttort ortaa

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DURACIÓN

Buscar proveedor

Teresa

2 horas

Pedir asesoramiento

Juliana

3 horas

Pactar el tiempo de entrega en base al estilo, tamaño  J  Juuliana

1 hora

y complejidad Elegir algún tipo de gusto universal

Juliana

2 horas

Elegir el tamaño en base a la cantidad de invitados

Juliana

1 hora

Establecer el recipiente en que se va a entregar cada  J  Juuliana  pedazo

1 hora

1.2.3. 1.2. 3. Dec Decidi idirr lo loss col colore oress para dec decorac oración ión

ACTIVIDAD

RESPONSABLE DURACIÓN

Pedir asesoramiento

Teresa

3 horas

Combinar Combi nar con los colores del vestido y gustos de los  T  Teeresa

1 semana

homenajeados Elegir colores de los caballeros y damas del

2 horas

Juliana

 

 protocolo Buscar combinaciones y solicitar pruebas de colores

Teresa

2 horas

1.2.4 1.2.4.. Ce Cent ntros ros de mesa mesa

ACTIVIDAD Definir el estilo y adornos de las mesas

RESPONSABLE Teresa

DURACIÓN 1 semana

Pedir cotizaciones

Teresa

1 hora

Escoger centros de mesa en base al entorno rústico

Teresa

2 hora

Establecer la forma de las mesas

Juliana

1 hora

Cantidad de personas por mesa

Carlos

1 hora

Definir el tamaño del centro de mesa

Juliana

30 mins

1.2.5. Decora Decoración ción ddee la entrada entrada a llaa iglesia iglesia y local del evento evento

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DURACIÓN

Contratar a una decoradora

Carlos

1 semana

Decorar las bancas de la iglesia

Juliana

3 horas

Definir el diseño del arco de flores a la entrada

Juliana

4 horas

Deco De corac ració iónn de dell sue suelo lo por don donde de cami caminar narán án lo loss  J  Juuliana

2 horas

homenajeados Definir la capacidad de invitados para la iglesia

20 mins

Teresa

1.2.6 1.2 .6.. Ar Arreg reglo lo de dell vveh ehíc ícul uloo

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DURACIÓN

coti cotiza zarr un ca carr rroo segú segúnn el  T  Teeresa

2 horas

gusto Solicitde ar los ccaatnovios álogo ppaara vveer Juliana

3 horas

 

opciones Definir las

partes

del  J  Juuliana

1 hora

vehículo que se decoran El estilo del auto debe ser   T  Teeresa

3 horas

acorde a la decoración del evento

1.3. 1.3.

EN ENTR TRET ETE ENI NIM MIE IENT NTO O Y MÚS ÚSIC ICA A 1.3.1. Dos Dj

Contrato de Dj Thunder  ACTIVIDAD 

RESPONSABLE 

DURACIÓN 

Llamar a Dj Thunder y coordinar reunión

Teresa

2 horas

Expl xplicar car el traba bajjo a re reaalizar y solicitar  Juliana

2 horas

 presupuesto  Ne  Negociar presupuesto

Juliana

4 días

 Fi  Firmar contrato

Juliana

1 día

ACTIVIDAD 

RESPONSABLE 

DURACIÓN 

Llamar a Franco y coordinar reunión

Teresa

3 horas

Expl xplicar car el traba bajjo a re reaaliza zarr y solicitar  Juliana

2 horas

1.3. 1.3.2. 2. Un an aniima mado dor  r 

Contrato de Franco Escamilla (animador)

 presupuesto  Ne  Negociar presupuesto

Juliana

2 días

 

 Fi  Firmar contrato

Juliana

1 día

ACTIVIDAD 

RESPONSABLE 

DURACIÓN 

Llamar al mánager y coordinar reunión

Teresa

2 horas

Expl xplicar car el traba bajjo a re reaaliza zarr y solicitar  Juliana

3 horas

1.3.3. 1.3. 3. Grup Grupoo de música música que tocará tocaránn en vivo vivo

Contrato de Tres Dedos

 presupuesto  Ne  Negociar presupuesto

Juliana

4 días

 Fi  Firmar contrato

Juliana

1 día

1.3. 1.3.4. 4. Nú Núme mero ro de ta tang ngoo

Contrato de LE TANGÓ ACTIVIDAD 

RESPONSABLE  DURACIÓN 

Llamar al mánager y coordinar reunión

Teresa

1 horas

Explicar el trabajo a realizar y solicitar presupuesto

Juliana

1 horas

 Ne  Negociar presupuesto

Juliana

1 día

 Fi  Firmar contrato

Juliana

1 día

1.4.

SUPERVISIÓN 1.4.1. 1.4. 1. Lle Llegad gadaa de personas personas qque ue hayan hayan si sido do in invit vitada adas. s.

ACTIVIDAD RESPONSABLE DURACIÓN Solici Sol icitar tar la lista lista de pers persona onass inv invita itadas das y coordin coordinar  ar  Teresa 30 min reunión para su revisión Realización de la reunión con los novios para revisión Teresa

2 horas

de la lista de invitados y designación de mesas Llamar a 5 agencias que provean 3 personas para que Carlos

1.5 horas

se encarguen de recibir a los invitados, comprobar que

 

se enc encue uent ntre renn en la li list staa y di diri rigi girl rlos os a la lass me mesas sas asig asigna nada dass pa para ra solic solicit itar ar in infor forma maci ción ón de ta tari rifa fass y detalles para la contratación Capa Ca paci cita tarr al pe pers rsona onall pa para ra reacc reaccio iona narr en caso caso de Carlos

2 horas

cualquier contingencia que se presente el día de la  boda, de forma que puedan ser resueltas fácilmente. Supervisar que el personal contratado esté dirigiendo a Carlos

2 horas

los invitados a las mesas correctas. 1.4.2. 1.4. 2. El lu lugar gar de dell evento evento eesté sté de acuer acuerdo do con lo lo acordad acordado. o.

ACTIVIDAD RESPONSABLE DURACIÓN Solicitar una reunión para revisar las condiciones que Juliana 30 min debe cumplir el lugar del evento Realización de la reunión con los novios para aclarar  Julia

2 horas

cualquier duda Verificar que todos los encargados del evento tengan Teresa

1.5 horas

claras los pedidos Revisar que todo este montándose según lo acordado Teresa Enviar mensaje a los novios junto con fotos de cómo Teresa

2 horas 30 horas

qued quedaa el luga lugarr para para qu quee no le less to tome me ti tiem empo po un unaa reunión física. 1.4.3. 1.4. 3. Ent Entret reteni enimie miento nto ppara ara los los asi asiste stente ntes. s.

ACTIVIDAD RESPONSABLE DURACIÓN Solicitar una reunión para revisar las condiciones que Carlos 30 min debe cumplir el entretenimiento. Realización de la reunión con los novios para aclarar  Carlos

2 horas

cualquier duda Real Re aliz izar ar prue prueba bass de so soni nido do y mont montaj aje, e, as asíí co como mo Carlos

1.5 horas

revi revisi sión ón del del mo mono nollog ogoo y en ensa sayo yo de cu cual alqu quiier   presentación. Buscar uunn té técnico ppaara eell ddíía de del eevvento ppaara qquue en en Teresa

2 horas

 

caso de que surjan complicaciones puedan resolverse. Escoger al que se adapte a las condiciones de la fiesta Teresa

1 hora

y conocimientos necesarios. Supervisar que todo esté de acuerdo con el plan junto Carlos

30 horas

con el técnico 1.4.4. Decorac Decoración ión ade adecuada cuada y fflores lores eenn buen eestado stado elegida elegidass por los los novios. novios.

ACTIVIDAD RESPONSABLE DURACIÓN Solicitar una reunión para revisar las condiciones que Juliana 30 min debe cumplir la decoración con los encargados. Real Re aliz izac ació iónn de la re reun unió iónn re revi visa sand ndoo cu cual alqu quie ier  r  Juliana

2 horas

contratiempo Verificar que todos los encargados del evento ubiquen Juliana

1.5 horas

la decorac ración de acuer erddo con lo planifica caddo  previamente. Revisar que todo este montándose según lo acordado Juliana Enviar mensaje a los novios junto con fotos de cómo Juliana

2 horas 30 horas

qued quedaa el luga lugarr para para qu quee no le less to tome me ti tiem empo po un unaa reunión física con los novios. Supervisar que la decoración no se estropee el día del Juliana

6 horas

evento y estar listo por cualquier percance. 1.4.5. 1.4. 5. Com Comida idass y bebid bebidas as que no falt falten en para los los invita invitados. dos.

ACTIVIDAD RESPONSABLE DURACIÓN Soli Solici cita tarr una una reuni reunión ón pa para ra re revi visar sar la lass co comi mida dass y Juliana 30 min  bebidas que se brindaran, así como la cantidad y hora. Real Re aliz izac ació iónn de la re reun unió iónn re revi visa sand ndoo cu cual alqu quie ier  r  Teresa

2 horas

contratiempo Verificar que el Buffet vaya acorde a lo pedido Teresa Revi Re visar sar que que se esté esté mo mont ntan ando do de ac acuer uerdo do co conn lo Teresa

1.5 horas 2 horas

acordado en los tiempos especificados. Estar pe pendiente eell día de la boda de la logística de la Teresa

30 horas

 

comida, revisar que todos tengan sus platos en un tiempo óptimo. 1.4.6. 1.4. 6. Que el aambi mbient entee del llugar ugar vaya vaya se según gún lo pedi pedido. do.

ACTIVIDAD RESPONSABLE DURACIÓN Soli Solici cita tarr una una reuni reunión ón co conn lo loss novio novioss pa para ra rev revis isar  ar  Juliana 30 min cualquier especificación que no haya quedado clara. Realización de la reunión para cualquier cambio o Teresa

2 horas

consideración que no se haya tomado en cuenta. Verificar que lo que se está montando vaya acorde al Teresa

1.5 horas

ambiente deseado. El día día de la boda boda es esta tarr pr prep epar arad adoo pa para ra reso resolv lver  er  Carlos

30 horas

cualquier contratiempo.

• Caso Integral: Cronograma. Actividad desarrollada en Project Libre.

 

DESGLOSE DE ACTIVIDADES PRIMARIAS

DESGLOSE DE ACTIVIDAD PRIMARIA: LUGAR 

 

DESGLOSE DE ACTIVIDAD: Buscar un lugar en el campo, DE ACTIVIDAD PRIMARIA LUGAR 

DESGLOSE DE TODAS LAS ACTIVIDADES

 

• Ejercicio: Ruta crítica

 

• Caso Integral: Presupuesto. Gastos del Personal Personal Ana Juliana

$/hora $ 11,,500.00 $ 1,000.00

Jorge Carlos Lucrecia Teresa

$ $ $ $

Gastos Administrativos oficina  papeleria otros gastos

$ 10,000.00 $ 5,000.00 $ 3,500.00

1,000.00 800.00 200.00 200.00

Movilidad y Viáticos   Auto Viáticos

$$//km $ 20.00 $ 8,500.00

Comunicaciones teléfonos celulares

$ $

Gastos de entretenimiento DJ THUNDER $ DJ AGUILA $ FRANCO ESCAMILLA $ LE TANGUE $

Hora s 248.0 98.8 45.6 65.2 86.2 70.8

km 750

$ 372,000.00 $ 98,800.00 $ 45 4 5,600.00 $ 52,160.00 $ 17,248.00 $ 14,160.00 $ 599,968.00

$

18,500.00

$ $ $

15,000.00 8,500.00 23,500.00

$

6,000.00

1,500.00 4,500.00

48,000.00 43,000.00 3355,000.00 75,000.00

$ 201,000.00

Gastos de sitio

 

Lugar, carpa y seguridad INVITADOS FLORES Y DECORACIONES

$ 257,800.00 $ 3,500.00  $ 25 253, 3,00 000. 0.00 00

1 1050 1

$ 257,800.00 $ 3,675,000.00 $ 25 253, 3,00 000. 0.00 00

$ 4,185,800.00 PRESUPUESTOS Gastos del personal Gastos Administrativos Movilidad y viáticos Comunicaciones Gastos de entretenimiento Gastos del sitio SUBTOTAL RESERVA DE CONTINGENCIA (15%)

TOTAL RESERVA DE GESTION (10%) TOTAL DEL PROYECTO

  $ $ $  $ 6,000.00 $ $ $

599,968.00 18,500.00 23,500.00 201,000.00 4,185,800.00 5,034,768.00

$

755,215.20

$

5,789,983.20

$

578,998.32

 $

6,368,981.52

 

• Caso Integral: Políticas de calidad.  Política de calidad calidad del proyecto

Cumplir con lo previsto respecto a costos y tiempo, siguiendo los principios de calidad.

 Línea base de calidad calidad del proyecto

FRECUENCIA DE REPORTE

mayor o igual a 0,95

FRECUENCIA DE MEDICION Diario

CPI

mayor o igual a 0,95

Semanal

Quincenal

DIAS DE ADELANTO O RETRASO

dentro de los 5 dias de la fecha prevista

2 veces por semana

Semanal

 NIVEL DE SATISFACCI ON

mayor al 80%

1 vez por evento

1 vez por evento

FACTOR A MEDIR 

METRICA

OBJETIVO

RENDIMIENTO DEL CROMOGRAMA SPI RENDIMIENTO EN COSTOS CPI CUMPLIMIENTO DE HITOS

SPI

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Semanal

 Procesos de gestion gestion de calidad 

Proceso Planificar calidad Asegurar la calidad Controlar la

Descripcion Mide la eficacia de la boda en base a los procedimientos de la empresa.

calidad

establecido con el cliente.

Seguimiento continuo de las actividades en base al cronograma y realización de correctivos si es necesario. Se cumplirá con lo especificado siguiendo los entregables de lo

 Procedimiento de calidad calidad del servicio Control de calidad de Alimentos y Beb.

 Métricas de calidad calidad del servicio Checklist de decoración  Satisfacción respecto respecto a entretenimiento

 

• Caso Integral: Control de calidad. LISTA DE VERIFICACION ☐Ramo

tiene dos rosas color te y lisianthus azules

☐Ramo

tiene 3 rosas y lisianthus florecidos ☐ Ramo tiene 2 rosas y lisianthus en capullo ☐Diámetro ☐Altura

del ramo es de 15 centímetros

del ramo es de 20 centímetros

☐Diámetro

de los tallos unidos no es mayor a 5 centímetros

DIAGRAMA DE ESPINAS

Problemas de cultivo  

Existencia de Plagas



Deficiencia en el manejo del cultivo Escasa mano de obra



Mala conservación del producto final



Suelo poco fertilizado



Problemas climáticos  

Estación inadecuada para crecimiento de rosas



Pocas lluvias



Exposición prolongada al sol



Agrietamiento del suelo



Ventiscas intermitentes

Problemas de distribución  

Proveedores mal escogidos



Las rosas necesiten cuidados especiales durante la logística para mantenerse



El lugar desde donde las distribuyen sea muy lejos y demoren en llegar

Problemas humanos  

Poco tiempo designado a la búsqueda de las rosas



Personas designadas a la búsqueda tengan otra percepción sobre el color té



Uso de maquinaria incorrecta para el manejo del producto

 

 

• Caso Integral: Plan de personal. ROL RO L

RESPO ESPONS NSAB ABIL ILID IDA AD

Secretaria de gerencia general

CONOCIMIENTOS Muy buen trato con las  personas, firmeza, gentileza,  proactividad, iniciativa. Excelentes conocimientos de inglés, de programas de oficina y correo electrónico. Carácter para trabajar bajo Dar completa solución a los Limitada a las requerimientos de comidas y acciones indicadas  presión, apertura al cambio, capacidad de rápida  bebidas  por el gerente de acción correctiva, capaz de  proyecto escuchar activamente; conocimientos nutricionales y musicales. Dirigir y planificar Limitada a las Alto nivel de

Líder de Comidas y bebidas

Líder de

AU AUTO TOR RIDA IDAD

Dar todo tipo de soporte a la Limitada a las actividad del gerente general acciones indicadas  por el gerente general

HAB ABIL ILID IDAD ADE ES

Y

 

musicales. Limitada a las Alto nivel de Líder de Dirigir y planificar acciones indicadas creatividad, proactividad con Decoración y la ubicación y tipo de los clientes, de muy flores decoración a usar, además de  por el gerente de establecer correctamente los  proyecto  buenas habilidades de tipos de flores a usar. comunicación, y facilidad  para trabajar bajo presión. Líder de Organizar y verificar que Limitada a las Conocimientos técnicos con entretenimiento todas las partes relacionadas acciones indicadas respecto a los instrumentos y y música al entrenamiento y la música  por el gerente de conexiones, organizado, de la boda ocurran sin  proyecto  precavido, afín a contratiempos conocimientos electrónicos Limitada a las Asegurar la fluidez y la Gerente de Planificar y supervisar la  proyecto ejecución de todas las partes acciones indicadas correcta ejecución de todos los procesos. del proyecto, gestionar  por el gerente Conocimientos técnicos y cualquier cambio en los general tomador de buenas  procesos. decisiones.

• Caso Integral: Habilidades RH. Habilidades interpersonales identificadas Comunicación, Comuni cación, trabajo en equipo, equipo, liderazgo, liderazgo, confianza confianza grupal grupal,, empatía, empatía, compañerismo compañerismo,, gestión gestión del tiempo, aceptación de reconocimiento, motivación y compromiso.

• Caso Integral: Análisis cualitativo riesgos e identificar los riesgos. R iesgo del proyecto Personal con gripe para la fecha de la fiesta Dificultad de acceso al campo por exceso de lluvias

Impacto el trabajo de los encargados Dificulta de entretenimiento

La movilización en el campo sería un reto para los invitados, resultaría molesto y no podrían disfrutar de la  boda Incomodidad en los invitados, puede Filtración en la carpa encargado s de que provoca molestias a  provocar quejas a los encargados los invitados la fiesta o incluso a los novios El viento puede tumbar Generar un retraso en el itinerario de la decoración y las la boda. flores

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El entretenimiento no Desencadenara un aburrimiento sea del agrado de los dentro de los invitados. invitados La comida seleccionada Puede provocar infecciones se encuentre en mal estomacales u otro tipo de reacción en estado debido a uno de los invitados. los ingredientes usados Los insectos pueden Los invitados pueden contraer una molestar a los enfermedad en el peor de los casos. asistentes, causando desagrado en el publico Un malfuncionamiento Puede provocar un accidente, como del asador.  por ejemplo un incendio. Decoración estropeada  No se pueden armar correctamente en la movilización los arreglos y la boda pierde la frescura que desea transmitir. La boda resulta monótona y aburrida, El animador puede no hay quien presente los puntos a quedar afónico por el realizar y se incrementa la clima El DJ puede ser tan  bueno que los invitados no paren de bailar y disfrutar 

desorganización del protocolo Los invitados animan la boda y los novios pueden disfrutar con todos sus allegados.

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• Caso Integral: Planificar acciones. Riesgo  Personal del  proyecto con gripe  para fecha de la fiesta

Impacto  P  I  Menor disponibilidad de 4 4  personal para la supervisión del evento. Mayor carga de trabajo para el personal sano. 3 Temperatura del Mayor dificultad en lograr 5 un ambiente agradable en la día de la fiesta mucho más carpa. Cambio de lugar del casamiento a la carpa  baja que lo esperado 4 Demoras en la llegada de los 2 Dificultad de acceso al campo materiales necesarios para realizar la fiesta.  por exceso de lluvias. Vientos sobredelos fuertes elmuy día de la Mayor soportespresión y tensores la

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PxI  Respuesta  Comentario  16 Transferir Solicitar al proveedor del servicio, personal sano para el día de la fiesta 15

Mitigar

Contar con que el equipo de calefacción tenga una amplia capacidad.

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Evitar

Tomar las medidas necesarias para coordinar con los invitados la mejor ruta.

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Evitar

Ubicar las flores en  posiciones estratégicas

 

fiesta.

carpa.

Cálculo incorrecto hacia debajo de cantidad de  personal de seguridad involucrado en el evento. Invitados que beba n de más y se tomen molestos.

Problemas para controlar el 2 acceso de los invitados y evitar el acceso de los no invitados.

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Mitigar

Problemas para controlar el 5 acceso de los invitados y evitar el acceso de los no invitados. Caída de granizo el Demoras en la llegada de los 2 materiales necesarios para día anterior a la realizar la fiesta. fiesta.

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Evitar

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Aceptar (activa)

Problemas de Menor disfrute del evento. 1 sonido por falla en Mal humor y quejas. los equipos de los DJ.

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Mitigar

1 Clima excelente Mayor disfrute del evento. Buen humor y que  permite entretenimi felicitaciones de los entos gauchescos al invitados. aire libre para los invitados Menor disfrute del evento. 1 Filtración en la Mal humor y quejas carpa que  provoca molestias a los invitados.

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Aceptar

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Mitigar

Animador que cuente chistes soeces.

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Evitar

Menor disfrute del evento. 1 Mal humor y quejas.

para evitar que se caigan, además de sostenerlas con bases o  pegamentos resistentes. Corroborar la lista de invitados y verificar el ingreso a la fiesta

Llamar la atención a los invitados que causen molestias o retirarlos de la misma. Tener un proveedor cercano que suplante al que tenga retraso. Realizar diferentes  pruebas de sonido para evitar estos problemas o si este persiste buscar otro proveedor Facilita el trabajo para una buena fiesta, se  puede obtener un buen material fotográfico. Hacer pruebas con las carpas para que no haya este tipo de problemas y en caso de que sea inevitable preparar un  plan para repararlas en el menor tiempo  posible No pueden aceptarse ese tipo de comportamientos, debe ser retirado de la  presentación

 

• Caso Integral: Selección de proveedores. Evaluando a los 3 candidatos que nos presentan, escogemos a Alberto Santos como el primer   proveedor con el cual trabajar porque se ajusta mucho a los requerimientos de los protagonistas de la boda y además dado el volumen de asistentes la experiencia juega un papel esencial; sin embargo, Daniel P. seria nuestra segunda opción aun cuando su puntaje de experiencia sea bajo, esto se compensa con altos puntajes en los demás criterios. A la lista de criterios se debe agregar: 

Localización del proveedor.

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Costos por servicios.

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Plazo de pago.

• Caso Integral: Comunicación con proveedores. Respecto a los proveedores de Jorge, este debe enviar un conforme que implica el pago del  primer adelanto sin embarg embargoo debe comunicar por escrito que se hará una nueva degustación del  pastel. El proveedor de Carlos debe conseguir las rosas color té que faltan, pero todo va acorde a lo  planeado en los ddemás emás rrequisitos, equisitos, ssee deberá deb erá mantener una co comunicación municación constante co nstante y realizar un conforme cuando se cumpla con todo. Por último, Juliana tiene todos sus contratos firmados y debe realizar una aprobación por escrito de la rutina del proveedor. En conclusión, se ha mantenido una comunicación constante de forma verbal y formal, resta tener en escrito y firmado lo que se ha aprobado con los proveedores.

• Caso Integral: Identificación de interesados. INTERESADO DESCONOCEDOR DESCONOCEDOR RETICENTE DÍAZ VÉLEZ, DIEGO DÍAZ VÉLEZ, LUCÍA VON STAMBERG, ANDRÉS POLICÍA SEGURIDAD A PRIVADA PASTELERO A DJ A FLORISTA A C SEARNVTIA CN IOTEDE

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PARTIDARIO LIDER AD AD AD

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CATERING

Interesado  Díaz Vélez, Diego

Necesidades  Informar progreso de completo de las actividades y aprobación de presupuesto.

Díaz Vélez, Lucía

Aprobación entregables Que la boda de se lleve a cabo del conEDT sus requisitos  pedidos. Aprobación de entregables del EDT Que la boda se lleve a cabo con sus requisitos  pedidos. Lugar de la boda y número de invitados. Vigilancia externa Comunicación y vigilancia interna. Requerimientos respecto a dulces a usar. Características de los equipos a usar. Tipo de música a tocar y volumen. Tipo de flores para la novia y arreglos florares del lugar. Requerimientos de los tipos de flores a usar en la decoración. Género que deberá interpretar y tiempo de descanso entre sets. Temas preferidos de los novios y equipos a compartir con el DJ. Tipo de alimentos a servir y tipo de porcelana a usar. Especificaciones del menú a servir en base a lo pedido por los novios.

Von Stamberg, Andrés Policía Seguridad Privada Pastelero DJ Florista

Cantante

Servicio de catering

• Caso Integral: Gestión interesados Juliana mantiene una comunicación constante con la pareja de novios. Escucha activamente a los requisitos de la pareja. Influye positivamente en las decisiones de la pareja. Trabaja de la mano con los proveedores, analizando el servicio o producto previamente. Se mantiene alerta ante cualquier modificación.

 

• Caso Cierre: Fábrica 1. ¿Qué debería haber hecho diferente Andy Gibson en su reunión con Jacob Clemson en la oficina de este?  Pedir cita previa con la recepcionista para hablar con Jacob Clemson, y así resolver cualquier  duda antes del cierre del proyecto. No entrar interrumpiendo en la oficina de Jacob. Presentar a Gerri frente a todos. Confirmar si el manejo del presupuesto y porcentaje de reconocimiento es el indicado para Jacob. Invitar a un almuerzo o cena a Jacob para charla y compartir ideas. Preguntar a Jacob, si autorizaba dar como referencia este proyecto para futuras contrataciones.

2.   ¿Cuáles son algunas de las cosas que Andy podría haber hecho de modo diferente en su contacto inicial con Jacob y durante el proyecto? Andy debió: Infor Informa marr que que las las em empre presas sas de su ti tipo po ya no ut util iliz izan an bo bode degas gas para para al alma macen cenar ar st stoc ocks ks de mercancías. Entrega de informes y reuniones programadas para evaluar el avance de la obra. Indicar el sobrecosto del 10 y 50% en la obra.

3. ¿Cuá ¿Cuáles les son alg algunas unas de las cosa cosass que Jacob podr podría ía habe haberr hecho dife diferen rente te al momen momento to de conocer a Andy Gibson y durante el proyecto? Pedir cotizaciones de otros constructores para comparar y elegir la más favorable en tiempo y costo. Conseguir asesoría jurídica para la firma de un contrato que sea favorable al contratista y al contratante. Solicitar referencias de otros contratistas anteriores. Establecer cláusulas de terminación unilateral del contrato por demora en el tiempo estipulado.

4. ¿Q ¿Qué ué d deb eber ería ía h hac acer er G Ger erri ri?? Gerri debe aprender que la administración de proyectos es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. Igualmente podríamos decir que la

 

administración de proyectos es la actividad llevada a cabo por un conjunto de administradores que act actúan úan com comoo agen agentes tes uni unific ficado adores res par paraa pro proyect yectos os particu particulare lares, s, tomand tomandoo en cuen cuenta ta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

• Caso integral: Acta de cierre Nombre del proyecto Boda LuAn Descripción del proyecto Realizar una boda a realizarse en el campo con 1000 invitados. Eventos de Fiesta Fabulosa, S.R.L Empresa Realizar la boda de Lucía Díaz y Andrés don Proyecto Stamberg Fecha de cierre 24 de agosto Cliente Lucía Díaz y Andrés von Stamberg Patrocinador principal Diego Díaz Gerente del proyecto Ana Roaming Razón de cierre Entrega de todos los productos de conformidad con los requerimientos del cliente Aceptación de los entregables Si Lugar X Comida y bebidas X Decoración y flores X Entretenimiento y música X Supervisión X Aprobaciones Lucía Díaz Andrés von Stamberg

firma firma firma

Ana Roaming

No

 

• Caso integral: Lecciones aprendidas Riesgos y problemas Riesgo Respuesta Meseros presentan síntomas Aceptar  de gripe antes del evento. Temperatura del día de la Mitigar  fiesta mucho más baja de lo esperado Defectos de calidad Defecto

Comentario Plan de contingencia con  personal de apoyo Adecuar las carpas a una temperatura templada.

El micrófono del animador  presentó problemas

Resolución Aceptar que se había dañado y reemplazarlo con el de reserva

Comentario Felicitar al proveedor de equipos por estar preparado

El comediante no agradó a todos por su rutina

Se debió realizar una demostración previa

Se deberá incluir una demostración de las rutinas en futuros eventos

Gestión de proveedores Proveedor Pareja de tango

Problema Resolución Se perdieron por 15 Se reubico su minutos para llegar al  presentación en el evento cronograma

Comentario Incluir en las variables a analizar  la puntualidad

 

• Bibliografía 

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Esquembre Juan Francisco, Morales José. (2016). Gerente Profesional de Proyectos: Cómo gestionar con éxito su proyecto de certificación profesional PMP. (Primera). Argentina: Cengage Gido Jack, Clements Jim, Baker Rose. (2018). Administración exitosa de proyectos. (Sexta). México: Cengage. Kerzner Harold. (2017). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. (Doceava). USA: Wiley.