Planificacion y Control de Las Entradas de Ventas y Servicios

 

2.1 el presupuesto de ventas. Concepto e importancia

El presupuesto de ventas es una herramienta valiosa que otorga una dirección a la compañía en lo que refere a sus ventas esperadas. Ayuda a mejorar la rentabilidad de la empresa. La frma conecciona un plan fnanciero teniendo en cuenta la cantidad de bienes y servicios que planea vender en el plao de un año! y el precio al que esos bienes y servicios ser"n vendidos. Características

El presupuesto de ventas es el primer componente de un presupuesto operativo principal. Esto se debe a que las ventas aectan a todas las otras partes del presupuesto principal. #ste incluye el total de las ventas valuadas en cantidad y contiene tres partes$ las ventas de equilibrio! las vent ve ntas as espe esperradas adas y las las proyec oyecta tada das. s. El presup esupue uest sto o tamb ta mbi% i%n n se desg desglo losa sa por por prod produc ucto to!! lug lugar! ar! dens densid idad ad de clientes y los comportamientos estacionales de las ventas. Esto provee un plan tanto para las ventas al contado como las ventas a cr%dito. La base de un presupuesto de ventas es el precio de venta por unidad a ser vendida! multiplicado por la cantidad. &n presupuesto de ventas es planifcado en unción de la competencia! el material disponible! los costos de distribución! los controles del gobierno y el ambiente político. Importancia

&n presupues presupuesto to de ventas controla controla los recursos recursos fnancieros fnancieros asignados a los objetivos de venta de la empresa. Es el punto de vista para comparar el comportamiento entre las ventas reales y las ventas presupuestadas. El presupuesto guía a la compañía en lo que concierne a cu"nto dinero

 

deberían asignar a la distribución de las ventas! y tambi%n en publicidad y mar'eting. &n presupuesto de ventas que imponga objetivos realistas ayudar" a la empresa a obtener ganancias.

2.2 planifcación integral de ventas.

&n plan integral de ventas comprende dos planes dierentes! pero relacionados$ el plan estrat%gico ( el plan t"ctico de ventas. En un plan integra de ventas se incor in corpo pora ran n deta detall lles es admi admini nist stra rati tivo voss de índo índole le tal tal como como objetivos! metas! estrategias y premisas! que se traducen en decisiones de planifcac cación acerc erca del volumen plan pl anttifca ifcad do )uni )unida dad d o tr tra abaj bajo* de biene ieness y ser servici vicios os!! precios! promoción y esuero de ventas. Los +rincipales propósitos de un plan de ventas son a* reducir la incer in certi tidu dumb mbrre acer acerca ca de los los ingr ingreso esos! s! b* inco incorp rpor orar ar los los  juicios y las decisiones de la administración en el proceso de panifcación )esto es! en los planes de comercialiación*! c* sumini suministr strar ar la inor inormac mación ión necesar necesaria ia para para desar desarro rolla llarr otrros elem ot elemen enttos de un plan lan integ ntegrral de uti utilid lidades ades!! d* aci a cili lita tarr el cont contrrol admi admini nist stra rati tivo vo de las las acti activi vida dade dess de ventas. 2.3 utilización de los pronostico en la elaboración del presupuesto de venta.

Los pronósticos de ventas son indicadores de realidades económico,empresariales )b"sicamente la situación de la industria en el mercado y la participación de la empresa en ese mercado*. El pronóstico determina qu% puede venderse con base en la realidad! y el plan de ventas permite que esa realidad hipot%tica se materialice! guiando al resto de los planes operativos de la empresa. El objetivo principal de los pronósticos eles de oconvertirse la entra ntrad da se para artransorma a el resto estoentonces de los en plan planes pera perattivos. vos. en El

 

pronóstico de ventas es la proyección en el uturo de la dema de mand nda a espe espera rada da dand dando o un conj conjunt unto o de restri estricc ccio iones nes ambien amb iental tales. es. -uchas -uchas empre empresas sas conund conunden en la unció unción n de pron pr onóst óstic icos os con con la plane planeac ació ión. n. La defn defnic ició ión n de plan plan de ventas no incluye las actividades de hacer proyecciones de niveles de demanda y %sa es una de las dierenciaciones m"s importantes a este respecto. e este modo! el sistema de pronósticos se confgura como un /sistema de aprendiaje0. 1e pretende determinar los errores contenidos en pronósticos basados en los cambios ambientales que los generaron! para de ese modo mejorar su precisión en el e l uturo. 2.3.1 tipos de pronóstico.

Entonces tenemos que los pronósticos son procesos críticos y continuos uos que se nece ecesitan para obtener buenos nos resultados durante la planifcación! de un proyecto. 1i los cl clas asif ifca camo moss respe espect cto o al ti tiem empo po que que abar abarca can! n! se pued puede e clasifcar en$ 1. Pronósticos a corto plazo:  En las empresas modernas!

este tipo de pronóstico se eect2a cada mes o menos! y su tiempo de planeación tiene vigencia de un año. 1e utilia para programas de abastecimiento! producción! asignación de mano de obra a las planti ntillas de trabajadores! y planifcación de los departamentos de abricación. 2. Pronósticos a mediano plazo:  Abarca un lapso de seis

meses a tres años. Este se utilia para estimar planes de vent ve ntas as!! prod produc ucci ción ón!! 3ujo 3ujoss de eec eecti tivo vo y elab elabor oraci ación ón de presupuestos. 3. Pronósticos a largo plazo:  Este tipo de pronóstico se

utilia en la planifcación de nuevas inversiones! lanamiento de nuevos productos y tendencias tecnológicas de mater ateriiales ales!! proc proces esos os y produc oducto toss! así así com como en la

 

preparación de proyectos. El tiempo de duración es de tres años o m"s. 2.3.2 técnicas de pronostico tendencias  proecciones.

Las t%cnicas generalmente aceptadas para la elaboración de pron pronós óstticos icos se divi ivide den n en ci cinc nco o cate categ goría orías$ s$ juic juiciio ejecutivo! encuestas! an"lisis de series de tiempo! an"lisis de regresión y pruebas de mercado. La elección del m%todo o m%to m%todo doss depe depend nder er" " de los los cost costos os invo involu lucr crad ados os!! del del propósito del pronóstico! de la confabilidad y consistencia de los datos históricos de ventas! del tiempo disponible para pa ra hace hacerr el pron pronós ósti tico co!! del del tipo tipo de prod produc ucto to!! de las cara ca ract cter erís ísti tica cass del del mer mercado cado!! de la disp dispon onib ibil ilid idad ad de la inormación necesaria y de la pericia de los encargados de hacer el pronóstico. Lo usual es que las empresas combinen varias t%cnicas de pronóstico. pronóstico.  !uicio "#ecutivo

1e basa en la intuición de uno o m"s ejecutivos e4pe e4 peri rime ment ntad ados os con con relac elació ión n a prod produc ucto toss de dema demand nda a estable. 1u inconveniente es que se basa solamente en el pasado y est" in3uenciado por los hechos he chos recientes. "ncuesta de Pronóstico de los Clientes

&til para &til para empr empres esas as que que teng tengan an poco pocoss cl clie ient ntes es.. 1e les les pregunta que tipo y cantidades de productos se proponen comp co mpra rarr dura durant nte e un dete determ rmin inad ado o perí períod odo o. Los Los clie client ntes es industriales tienden a dar estimados m"s precisos. Estas encuestas re3ejan las intenciones de compra! pero no las compras reales. "ncuesta de Pronóstico de la $uerza de %entas

Los vend vended edor ores es esti estim man las vent ventas as espe espera rad das en sus sus territorios para un determinado período. La sumatoria de

 

los esti los estima mado doss indi indivi vidu dual ales es cono conorm rma a el pron pronós ósti tico co de la Empresa o de la ivisión. El inconveniente es la tendencia de los vendedores a hacer estimativos muy conservadores que les acilite la obtención utura de comisiones y bonos. "l &étodo 'el(os )'elp*i+

1e contratan e4pertos que hacen pronósticos iniciales que la empr empres esa a prom promed edia ia y les devue evuellve para para refna efnarr los estimados estim ados individua individuales. les. El procedim procedimiento iento puede puede repetirse repetirse varias veces hasta cuando los e4pertos 5 trabajando por separado 5 lleguen a un consenso sobre los pronósticos. Es un m%todo de alta precisión. ,n-lisis de eries de /iempo

1e utilian los datos históricos de ventas de la empresa para pa ra desc descub ubri rirr tend tenden enci cias as de tipo tipo esta estaci cion onal al!! cí cícl clic ico o y aleatorio o err"tico. Es un m%todo eectivo para productos de dema demand nda a rao raona nabl blem emen ente te esta establ ble. e. +or medi medio o de los los promedios móviles determinamos primero si hay presente un actor estacional. 6on un sistema de regresión lineal simple determinamos la línea de tendencia de los datos para establecer si hay presente un actor cíclico. El actor aleatorio estar" presente si podemos atribuir un comportamiento err"tico a las ventas debido a acontecimientos aleatorios no recurrentes. recurrentes. ,n-lisis de 0egresión

1e trata de encon contrar una relación entre las ventas hist hi stór óric icas as )var )varia iabl ble e depe depend ndie ient nte* e* y una una o m"s m"s vari variab able less inde in depe pend ndie ient ntes es!! como como pobl poblac ació ión! n! ingr ingres eso o per per c"pi c"pita ta o producto interno bruto )+78*. Este m%todo puede ser 2til cuando se dispone de datos históricos que cubren amplios períodos perí odos de tiempo. tiempo. Es inefca inefca para pronosticar pronosticar las ventas de nuevos productos. Prueba de &ercado

 

1e pone un producto a disposición de los compradores en uno un o o vari varios os ter terri rito tori rios os de prue prueba ba.. Luego uego se mide miden n las las com co mpras ras y la resp espuest uesta a del del cons consum umid idor or a dier ieren ente tess meclas de mercadeo. 6on base en esta inormación se proy pr oyec ecta tan n las vent ventas as para ara uni unidad dades geog eogr"fc r"fcas as m"s gran gr ande des. s. Es 2til 2til para para pron pronos osti tica carr las las vent ventas as de nuev nuevos os product uctos o las de productos e4istentes en nuev uevos territorios. Estas pruebas son costosas en tiempo y dinero! adem"s alertan a la competencia. 2. plan estratégico de ventas.

6omo un m%todo pr"ctico! una compañía puede programar la term termin inac ació ión n del del plan plan estr estrat at%g %gic ico o de vent ventas as de lar largo plao! como uno de los primeros pasos en el proceso global de planeación. +or ejemplo! una compañía que opere dentro del año civil! hacia fnes del mes de julio puede completar! al menos en orma tentativa! un plan de ventas a largo plao. Esto le dar" sufciente holgura de tiempo! durante la 2ltima parte dell año de año prec preced eden ente te!! par para cont contar ar las cons consid ider erac aciiones ones preliminares que son esenciales para el desarrollo del plan integral de ventas del siguiente año. Los planes de ventas a larrgo plao la ao se desa desarrrolla ollan n nor normalm almente ente com como ci cir ras as anuales. En ventas genel erplan ales dede los a pcorto roducplao tos se )línemplean eas de agrupaciones productos*! cons co nsiideran erando do por por sepa separa rad do los los produc oducto toss y ser servici vicios os principales y nuevos. Los planes de ventas a largo plao! genera gen eralm lment ente e impli implican can an"lis an"lisis is prou proundo ndoss de los utur uturos os potenciales de los mercados los cuales pueden desarrollarse desarrol larse sobre una base undamental integrada por$ los cambios en la población! el estado general de la economía! las proyecciones de la industria y! por 2ltimo! los objetivos de la compa ompañí ñía a. Las Las estr estrat ateg egia iass de larg argo plao ao de la administración "reas tales política de precios a largo aectarían plao! el desarrollo de como$ nuevoslaproductos e

 

innovac innov acio ione ness en los los actual actuales es!! nueva nuevass dir direcci eccione oness de los los esueros de comercialiación! la e4pansión o cambios en los canales de distribución y los patrones de costos. La in3ue n3uenc nciia de las las deci ecisi sion ones es sobr sobre e las est estrat rategi egias administr admi nistrativ ativas as es objeto objeto de una consideraci consideración ón especial especial en el plan de ventas a largo plao! primordial mente sobre la base del juicio personal. 2..2 plan t-ctico de ventas.

&n enoque com2n que se emplea en una compañía para periodos cortos es planifcar las ventas para los pró4imos doce meses! detallado el plan inicialmente por trimestres! y por meses para el primer trimestre. Al fnal de cada mes o trimestre del año que se cubre se vuelve. a estudiar el plan de ventas y se modifca añadiendo un periodo uturo! a la ve que se quita el periodo que acaba de terminar. +or consiguiente! los planes t"cticos de ventas generalmente est"n sujetos a revisión y modifcación sobre una base trimestral. El plan de ventas a corto plao incluye un plan detallado para cada producto principal y para las agrupaciones de los productos secundarios. Los planes de ventas a corto plao suelen desarrollarse en t%rminos de unidades )o trabajo* ísicos y en importes de ventas y9o de servicios. Los planes de ventas a corto plao deben tambi%n estmer rucrtci uali raiac rsació e ión r .g..!"repaor s dist eritto resde ponsvent abntas ilas*! ida*!d para e co come cial n po)v.g )v didstri ve padra propósitos de planifcación y control. Estos planes pueden! adem ad em"s "s!! si sign gnif ifca carr la apli aplica caci ción ón de an"l an"lis isis is t%cn t%cnic ico: o: sin sin embargo! el juicio de la administración desempeña un papel importante en su determinación. El grado de detalle en un plan t"ctico de ventas est" en unción del medio ambiente y de las características de la com co mpañí añía. &n plan plan de venta entass a cort corto o pla lao deb debe ser ser dettalla de allad do! en tant anto que un plan plan de largo argo pla plao o deb debe e4presarse en t%rminos m"s generales. +ara establecer la

 

política que rija el grado de detalle en el plan de ventas a corto plao! la cuestión principal es el uso de los resultados. En primer lugar! la cuestión m"s importante es la presentación del detalle por "reas de responsabilidad! para loss eec lo eecto toss de la plan planif ifca caci ción ón y el co cont ntrrol. ol. En segu segund ndo o lugar! el plan de ventas a corto plao debe proporcionar el deta de tall lle e nece necesa sari rio o para para que que otr otros ger gerente entess unc uncio iona nale less tengan una clara comprensión de las partes del plan de utilidades. Es decir! los gerentes de producción necesitar"n de sufc sufcie ient ntes es deta detall lles es para para plan planif ifca carr los los nive nivele less de la producción y las necesidades de capacidad de la planta: el gerente de fnanas necesitar" tambi%n bastantes detalles para evaluar y planifcar los 3ujos de eectivo! los costos unitarios de los productos! las necesidades de inventarios! etc. et c. En terce ercerr lug lugar! ar! la cant cantiidad dad de deta detallles les depen epend de tambi%n del tipo de industria de que se trate! del tamaño de la empresa! de la disponibilidad de recursos y del empleo de los resultados por parte de la administración.