Planificación de Proyectos

Gestión de Proyectos Módulo 1

Antes de empezar…

Duración de la presentación Teléfonos Preguntas Recesos Ejercicios individuales y en grupos • Material de apoyo • • • • •

Gestión de Proyectos Parte 1: Introducción

Contenido: ¿Qué es un Proyecto? Componentes de un proyecto Las reglas de un proyecto exitoso

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un conjunto de esfuerzos temporales, dirigidos para generar un producto o servicio único. El resultado al final de un proyecto es conocido como un entregable. Un proyecto puede tener uno o varios entregables.

Ejercicio 1 ¿Cuáles son proyectos?

Organizar un campeonato de fútbol

Dar un curso de matemáticas.

5 minutos

Dar mantenimiento a un camino.

Construir una escuela.

Ejercicio 1 ¿Cuáles son proyectos?

Organizar un campeonato de fútbol

Dar un curso de matemáticas.

5 minutos

Dar mantenimiento a un camino.

Construir una escuela.

Ejercicio 2 Proyectos y entregables

10 minutos

Completa la tabla con 3 ejemplos de proyectos que hayas completado en el trabajo, en tu vida personal o en tu comunidad. Hazte las siguientes preguntas: •

¿Fue un esfuerzo temporal? ¿Cuánto tiempo duró?

•

¿Tuvo un producto o resultado? ¿Cuál fue el o los entregables? Número 1 2 3

Proyecto

Duración

Entregable(s)

Componentes de un Proyecto

Costos

Tiempo

¿CUÁNTO?

¿CUÁNDO?

Alcance ¿QUÉ?

¿Cuándo decimos que un proyecto es un ÉXITO?

La regla de oro para un

Proyecto Exitoso Costos

Mantener controlados los tres lados del triángulo. Alertar y tomar acción sobre cualquier cambio.

Alcance

Tiempo

Las 10 reglas para liderar un

Proyecto Exitoso 1. Tener un acuerdo sobre los resultados esperados. 2. No empezar sin tener el proyecto 100% definido. 3. Dedicar tiempo a la planificación. 4. Tener un plan completo, realista y actualizado. 5. Tomar en cuenta los costos “escondidos”.

5. Planificar para las contingencias. 6. Controlar los gastos del proyecto. 7. Mantener un cronograma detallado y al día. 8. Documentar los cambios. 9. Informar sobre el avance del proyecto. 10. Cerrar el proyecto.

***

Entonces… ¿Cómo le hago? ¿Por dónde empiezo?

Gestión de Proyectos Parte 2: El Ciclo de Vida e Inicio de un Proyecto

Contenido: El ciclo de vida de un proyecto: las 5 fases del desarrollo de proyectos ¿Cuándo inicia un proyecto? El Alcance del Proyecto

El

Ciclo de Vida de un Proyecto

Inicio

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Ejercicio 3 El Ciclo de Vida de un Proyecto

10 minutos

Describe las cinco fases de uno de los proyectos que has realizado. Proyecto: _______________________________________________ Fase Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

Descripción

¿Cuándo INICIA un Proyecto? Inicio

Cierre Control Ejecución Planificación Un proyecto inicia desde que alguien tiene la idea de hacerlo.

En la fase de INICIO se debe: • Identificar a los interesados en realizar el proyecto. • Definir los objetivos del proyecto, ¿qué meta persigo? ¿por qué mi proyecto es necesario? • Establecer EL QUÉ, el alcance del proyecto. • Obtener la aprobación para hacer el proyecto. La fase de inicio termina al obtener la aprobación del proyecto.

El Alcance del Proyecto

Costos

Tiempo

¿CUÁNTO?

¿CUÁNDO?

Alcance ¿QUÉ?

El Alcance del Proyecto • Es el trabajo total por realizarse para completar el proyecto. • Debe definirse antes de empezar el proyecto. • El resultado al final de un proyecto es conocido como un entregable. Un proyecto puede tener uno o varios entregables.

Preguntas para definir el alcance: ¿Qué incluye el proyecto? ¿Qué NO incluye el proyecto?

El Alcance del Proyecto La EDT o elementos PEP

Consejo PARA DEFINIR EL ALCANCE: Dividir el trabajo total en partes más pequeñas, más fáciles de medir y controlar. A estas partes pequeñas se les conoce como WBS, EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) o elementos PEP. Lo que no esté incluido en un elemento PEP, NO ES PARTE DEL PROYECTO.

El Alcance del Proyecto

Así lo explicó el cliente…

Así lo entendí yo…

Así se lo expliqué a mi jefe…

Así lo entendió mi jefe…

Así lo presentó mi jefe al comité…

LA IMPORTANCIA DE DEFINIR EL

ALCANCE

Así se documentó el proyecto…

Así se construyó…

Esto costó…

Esto costó…

Lo que el cliente realmente quería…

Ejercicio 4 La Estructura de un Proyecto

10 minutos

En grupos de 3, seleccionen un proyecto y dibujen la estructura de elementos PEP. Proyecto: _______________________________________________

Autoevaluación 1 ¿Qué hemos aprendido? ¿Qué es un Proyecto? ¿Cuáles son las componentes de un Proyecto?

¿Cuándo inicia un Proyecto? ¿Cuáles son las 5 fases de un Proyecto? ¿Qué es el Alcance del Proyecto? ¿Qué es un elemento PEP?

Las 10 reglas para liderar un

Proyecto Exitoso 1. Tener un acuerdo sobre los resultados esperados. 2. No empezar sin tener el proyecto 100% definido. 3. Dedicar tiempo a la planificación. 4. Tener un plan completo, realista y actualizado. 5. Tomar en cuenta los costos “escondidos”.

5. Planificar para las contingencias. 6. Controlar los gastos del proyecto. 7. Mantener un cronograma detallado y al día. 8. Documentar los cambios. 9. Informar sobre el avance del proyecto. 10. Cerrar el proyecto.

***

Gestión de Proyectos Parte 3: Planificación de Proyectos

Contenido: El Plan del Proyecto ¿Para qué sirve? ¿Qué incluye? Planificación de los Costos del Proyecto Planificación del Tiempo del Proyecto.

La PLANIFICACIÓN del Proyecto Planificación

Cierreplanificarse. Una vez aprobado Control el proyecto, éste debe Ejecución En la fase de PLANIFICACIÓN se debe: • Estimar los costos del proyecto (Presupuesto). • Estimar la duración del proyecto (Cronograma). • Establecer una línea base. Ninguna actividad del proyecto debe empezarse sin contar con la aprobación del plan del proyecto.

Preguntas clave: ¿Cómo voy a hacer el proyecto? ¿Cuánto cuesta? ¿En cuánto tiempo puedo hacerlo?

Los COSTOS del Proyecto

Costos

Tiempo

¿CUÁNTO?

¿CUÁNDO?

Alcance ¿QUÉ?

El PRESUPUESTO del Proyecto El Plan de Costos es lo que considero que el proyecto puede llegar a costar. El Presupuesto es el monto que me autorizaron para hacer el proyecto. Es lo que tengo disponible para gastar o invertir. Nuestra responsabilidad como líderes es asegurar que el proyecto termine dentro del presupuesto aprobado.

Ejercicio 5 El Plan de Costos y el Presupuesto Contesta a las preguntas.

1. ¿Son siempre iguales el Plan de Costos y el Presupuesto?

2. ¿Por qué piensas que sí o que no?

5 minutos

¿Cómo se calcula el COSTO del proyecto?

El PRESUPUESTO del Proyecto PASOS PARA estimar EL costo del proyecto: 1. Usar la estructura de elementos PEP definida y autorizada al inicio del proyecto.

2. Hacer una lista de las actividades, materiales, maquinaria y personal necesarios para completar cada uno de los elementos PEP. No olvidar el costo indirecto (teléfono, gasolina, viáticos, papelería, etc.) 3. Obtener el costo por unidad de cada una de las actividades, materiales, maquinaria y personal en la lista. 4. Multiplicar el costo unitario por la cantidad y obtener el costo de cada uno de los elementos PEP. 5. Incluir un margen para imprevistos y contingencias. 6. Sumar el total. Este será el Plan de Costos del proyecto.

El PRESUPUESTO del Proyecto EL MARGEN PARA CONTINGENCIAS: 1. Contingencias: son sucesos externos al proyecto, cosas que están fuera de nuestro alcance y que difícilmente hubiéramos podido imaginar que pasarían. Aunque la planificación sea buena, las contingencias pueden aparecer y si son muy grandes pueden justificar un cambio en el presupuesto del proyecto. Ejemplos:

2. Imprevistos: son errores u omisiones cometidos durante la planificación. Si la planificación es buena, el margen de imprevistos no debería ser más que el 5% del costo del proyecto. Ejemplos:

Ejercicio 6 Imprevistos y Contingencias

5 minutos

De la siguiente lista, ¿cuáles son contingencias y cuáles imprevistos? ¿Es contingencia o imprevisto? Hubo una lluvia fuerte y tuve que suspender los trabajos por dos días. Me pidieron que hiciera algo que no había planificado. Subió el precio del cemento. Voy atrasado y tendré que contratar a más personas para terminar a tiempo. Un fuerte viento voló el techo de la escuela. Nadie salió lastimado, pero tuve que volver a ponerlo. Se me olvidó que en julio tenía que comprar la calcomanía del carro y me gasté el dinero. Me dio gripe y gasté una parte de mi salario en medicamentos.

Contingencia Imprevisto

Ejercicio 6 Imprevistos y Contingencias

5 minutos

De la siguiente lista, ¿cuáles son contingencias y cuáles imprevistos? ¿Es contingencia o imprevisto? Hubo una lluvia fuerte y tuve que suspender los trabajos por dos días.

Contingencia Imprevisto

x

Me pidieron que hiciera algo que no había planificado. Subió el precio del cemento.

x

Voy atrasado y tendré que contratar a más personas para terminar a tiempo. Un fuerte viento voló el techo de la escuela. Nadie salió lastimado, pero tuve que volver a ponerlo.

x x

Se me olvidó que en julio tenía que comprar la calcomanía del carro y me gasté el dinero. Me dio gripe y gasté una parte de mi salario en medicamentos.

x

x x

El PRESUPUESTO del Proyecto COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS: Es importante que el presupuesto incluya tanto el costo directo como el indirecto.

1. Costos directos: son los costos requeridos específicamente por el proyecto. Ejemplos: materiales, personal, alquiler de equipos, viáticos. Son los costos “visibles” durante la ejecución del proyecto. 2. Costos indirectos: son los “costos escondidos”, aquellos costos operativos o de gestión. Son gastos que pueden compartirse con otros proyectos. Normalmente no son “visibles” durante la ejecución del proyecto. Ejemplos: alquiler de oficinas, pago de mi teléfono, etc.

El PRESUPUESTO del Proyecto CONSEJOS PARA UN BUEN PLAN DE COSTOS: 1. Ante tareas nuevas o desconocidas, pregunta o investiga antes de dar un precio estimado “al ojo”.

2. Examina proyectos anteriores similares. 3. Consulta sobre los precios de los materiales, combustibles y otros costos que puedan cambiar de un día para otro.

4. No presentes un plan de costos para un proyecto que aún no está claramente definido, o del que desconoces el 100% del alcance. 5. Antes de dar tu plan como definitivo, vuelve a revisar el alcance. Pregúntate nuevamente si estás incluyendo todo. 6. Recuerda: un buen plan aumenta la probabilidad de que tu proyecto sea un PROYECTO EXITOSO.

Ejercicio 7 El Plan de Costos

20 minutos

Con el equipo con el que trabajaste el ejercicio 5, crea un plan de costos para el proyecto.

Te sugerimos trabajar con el siguiente orden: 1.

Para cada elemento PEP, crea una lista de materiales, equipo, personal y otros costos directos que necesitarás.

2.

Calcula el costo directo de cada elemento PEP. Si no conoces el costo de un material, usa tu mejor estimado.

3.

Evalúa el costo indirecto por cada elemento PEP o por el proyecto completo.

4.

Suma el costo directo + costo indirecto del proyecto.

5.

Pregúntate si estás realmente incluyendo TODO lo necesario. De ser así, incluye un 5% de imprevistos.

6.

Plan de Costos = Costo Directo + Costo Indirecto + Imprevistos (5%)

El CRONOGRAMA del Proyecto

Costos

Tiempo

¿CUÁNTO?

¿CUÁNDO?

Alcance ¿QUÉ?

El CRONOGRAMA del Proyecto Es una herramienta que desglosa los entregables de la estructura PEP en actividades, incluyendo el orden en que se realizarán y el tiempo que tomará realizar cada una de ellas. Nuestra responsabilidad como líderes es asegurar que el proyecto termine en la fecha prevista. Preguntas clave: ¿Cuándo inicia mi proyecto? ¿Cuándo termina mi proyecto?

El CRONOGRAMA del Proyecto objetivos del cronograma del proyecto 1. Terminar el proyecto a tiempo. 2. Coordinar el trabajo de todos los participantes en el proyecto.

3. Obtener un flujo continuo de trabajo (sin interrupciones o retrasos) 4. Evitar confusiones y malos entendidos. 5. Proveer reportes veraces y oportunos. 6. Tener en mente las fechas importantes del proyecto. 7. Contar con los recursos (materiales, equipos y personal) del proyecto en el momento oportuno.

El CRONOGRAMA del Proyecto Un diagrama de Gantt (o de barras) es una representación gráfica de la secuencia y duración de las actividades de un proyecto.

El CRONOGRAMA del Proyecto PASOS PARA estimar EL CRONOGRAMA : 1. Usar la estructura de elementos PEP definida y autorizada al inicio del proyecto.

2. Hacer una lista de las actividades requeridas para completar cada uno de los elementos PEP. 3. Establecer la secuencia en que deben realizarse estas actividades ¿En qué orden deben realizarse estas actividades? ¿Pueden algunas hacerse al mismo tiempo? 4. Calcular la duración de cada actividad. 5. Establecer la fecha de inicio del proyecto (inicio de la primera actividad). 6. Calcular la fecha de fin del proyecto.

El CRONOGRAMA del Proyecto CONSEJOS PARA UN BUEN CRONOGRAMA: 1. Ante tareas nuevas o desconocidas, pregunta o investiga antes de dar un precio estimado “al ojo”.

2. Examina proyectos anteriores similares. 3. Considerar imprevistos: no se recomienda ser demasiado optimista ni demasiado pesimista.

4. Incluye en el cronograma las actividades de “compras”. Pedir con suficiente tiempo, para que una compra no se vuelva un imprevisto. 5. No presentes un plan de costos para un proyecto que aún no está claramente definido, o del que desconoces el 100% del alcance. 6. Antes de dar tu plan como definitivo, vuelve a revisar el alcance. Pregúntate nuevamente si estás incluyendo todo. 7. Recuerda: un buen plan aumenta la probabilidad de que tu proyecto sea un PROYECTO EXITOSO.

Ejercicio 8 El Cronograma

20 minutos

Con el mismo equipo y para el mismo proyecto: 1.

Crea una lista de las actividades necesarias para completar cada elemento PEP.

2.

Haz un diagrama con la secuencia de estas actividades.

3.

Estima la duración de cada actividad.

4.

Calcula la duración del proyecto completo.

Autoevaluación 2 ¿Qué hemos aprendido? ¿Cuál es la diferencia entre el Plan de Costos y el Presupuesto? ¿Cuál es la diferencia entre una contingencia y un imprevisto? ¿Cuál es la diferencia entre un costo directo y uno indirecto?

¿Qué es un cronograma? ¿Por qué es importante planificar un proyecto?

Las 10 reglas para liderar un

Proyecto Exitoso 1. Tener un acuerdo sobre los resultados esperados. 2. No empezar sin tener el proyecto 100% definido. 3. Dedicar tiempo a la planificación. 4. Tener un plan completo, realista y actualizado. 5. Tomar en cuenta los costos “escondidos”.

5. Planificar para las contingencias. 6. Controlar los gastos del proyecto. 7. Mantener un cronograma detallado y al día. 8. Documentar los cambios. 9. Informar sobre el avance del proyecto. 10. Cerrar el proyecto.

***

Ya has definido tu proyecto, te han aprobado el plan, y te han asignado un presupuesto y un equipo para ejecutarlo.

¿Listo para empezar?

Gestión de Proyectos Parte 4: Ejecución y Control de Proyectos

Contenido: ¿Cómo ejecutar siguiendo el plan? ¿Cómo debo controlar el proyecto?

ejecución y control de un Proyecto Ejecución

Control

Cierre La ejecución y el control van de la mano.

La EJECUCIÓN consiste en “hacer” el proyecto e informar sobre su avance. El CONTROL verifica que la ejecución cumpla con el plan. Debe anticipar y prevenir cualquier problema o imprevisto, documentar los cambios y proponer estrategias para corregirlos.

El objetivo del CONTROL El propósito de controlar el proyecto es asegurar que éste va a tiempo, que está dentro de presupuesto y que cumple con los requerimientos del “cliente”. Un buen control detecta cualquier desviación anticipadamente.

Preguntas clave: ¿Voy a tiempo? ¿Estoy haciendo más o menos de lo que planifiqué? ¿He gastado más de lo que planifiqué?

ejecución y control de un Proyecto ¿QUÉ DEBO CONTROLAR? 1. Que los entregables del proyecto estén completos y que cumplan con lo que el “cliente” quería.

2. Que el alcance no cambie a lo largo del proyecto. Si hay un cambio, éste debe ser documentado y autorizado por el “cliente”. 3. La calidad del trabajo realizado.

4. Los costos. Controlar que no esté gastando más de lo planificado. 5. El cronograma. 6. Recuerda: un buen control aumenta la probabilidad de que tu proyecto sea un PROYECTO EXITOSO.

La regla de oro para un

Proyecto Exitoso Costos

Mantener controlados los tres lados del triángulo. Alertar y tomar acción sobre cualquier cambio.

Alcance

Tiempo

ejecución y control de un Proyecto CONSEJOS PARA UN BUEN CONTROL: 1. El plan es tu referencia. Debes compararlo constantemente con lo que estás haciendo.

2. Mantener el plan actualizado. 3. Documenta cualquier cambio. Si el cambio necesita presupuesto adicional, pide la autorización antes de realizarlo.

un

4. Comunica el estatus del proyecto y los cambios en el mismo, tanto a tu equipo como a tu jefe. 5. Recuerda: un buen control aumenta la probabilidad de que tu proyecto sea un PROYECTO EXITOSO.

ejecución y control de un Proyecto EL CONTROL DE CAMBIOS 1. Es normal que no todo salga exactamente como lo planeamos, por lo que un proceso definido de control de cambios facilita la toma de decisiones. 2. Antes de implementar un cambio, debe medirse el costo y beneficio del mismo. 3. Documenta cualquier cambio. Solicita la plantilla de documentación y pide la autorización antes de realizarlo.

Ejercicio 9 Control de Cambios

10 minutos

Planifica una acción ante una contingencia o un imprevisto. ¿Es contingencia o imprevisto? Hubo una lluvia fuerte y tuve que suspender los trabajos por dos días. Me pidieron que hiciera algo que no había planificado. Subió el precio del cemento. Voy atrasado y tendré que contratar a más personas para terminar a tiempo. Un fuerte viento voló el techo de la escuela. Nadie salió lastimado, pero tuve que volver a ponerlo. Se me olvidó que en julio tenía que comprar la calcomanía del carro y me gasté el dinero. Me dio gripe y gasté una parte de mi salario en medicamentos.

¿Qué harías si te pasa?

Las 10 reglas para liderar un

Proyecto Exitoso 1. Tener un acuerdo sobre los resultados esperados. 2. No empezar sin tener el proyecto 100% definido. 3. Dedicar tiempo a la planificación. 4. Tener un plan completo, realista y actualizado. 5. Tomar en cuenta los costos “escondidos”.

5. Planificar para las contingencias. 6. Controlar los gastos del proyecto. 7. Mantener un cronograma detallado y al día. 8. Documentar los cambios. 9. Informar sobre el avance del proyecto. 10. Cerrar el proyecto.

***

Gestión de Proyectos Parte 4: Cierre de Proyectos

Contenido: La entrega del proyecto El cierre del proyecto

El

Cierre

CiERRE de un Proyecto

La CIERRE incluye la entrega formal y recepción de los entregables y productos del proyecto. Contempla también: • La entrega ordenada de los documentos del proyecto. • Una autoevaluación del desempeño del proyecto. • Documentación de lecciones aprendidas. • El cierre de contratos, transferencia de equipos, traslados de personal, etc. consiste en “hacer” el proyecto e informar sobre su avance. El cierre es un requisito para dar por terminado un proyecto.

El

CiERRE de un Proyecto

Autoevaluación y lecciones aprendidas Se recomienda hacer una reunión en la que participen distintos actores del proyecto. Ejemplos de preguntas que deberían hacerse:

1. ¿Qué cosas hicimos bien? ¿Cuál fue la clave del éxito? 2. ¿Qué cosas hubiéramos podido hacer mejor? ¿Por qué? 3. ¿Hubo cambios de alcance en el proyecto? ¿Qué los causó? 4. ¿Hubo desviaciones en el presupuesto? ¿Qué las causó? 5. ¿El proyecto terminó en el tiempo previsto? ¿Por qué sí o por qué no?

6. ¿El “cliente” quedó satisfecho con los entregables? 7. ¿Qué consejos daríamos a otro equipo que ejecute un proyecto similar?

Ejercicio 10 Lecciones Aprendidas

10 minutos

Discute con tu equipo sobre un proyecto en el que hayas aprendido mucho. Cuéntanos sobre tu experiencia y las lecciones aprendidas.

Autoevaluación 3 ¿Qué hemos aprendido? ¿Por qué la ejecución y el control van de la mano? ¿Cuál es el objetivo del control?

¿Cuál es la regla de oro de un proyecto exitoso? ¿Por qué es importante cerrar un proyecto? ¿Qué actividades hago en el cierre de un proyecto?

Las 10 reglas para liderar un

Proyecto Exitoso 1. Tener un acuerdo sobre los resultados esperados. 2. No empezar sin tener el proyecto 100% definido. 3. Dedicar tiempo a la planificación. 4. Tener un plan completo, realista y actualizado. 5. Tomar en cuenta los costos “escondidos”.

5. Planificar para las contingencias. 6. Controlar los gastos del proyecto. 7. Mantener un cronograma detallado y al día. 8. Documentar los cambios. 9. Informar sobre el avance del proyecto. 10. Cerrar el proyecto.

***

¿Listo para ser el líder del próximo Proyecto Exitoso?

¿Preguntas?

¡Gracias!