Planificación de Eventos

 

PLANIFICACIÓN PLANIFICACI ÓN DE EVENTOS PLANIFICACIÓN. HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIÓN, GESTIÓN, CONTROL Y EVALUACIÓN DE EVENTO NÚCLEO TEMÁTICO. 1. Los evento eventoss como herr herramient amienta a de ccomunic omunicación ación.. 2. Lo eve eventu ntual al en en lo loss ev event entos. os. 3. Planif Planifcació cación n de evento eventos: s: conce conceptos ptos,, uncio unciones, nes, requis requisitos, itos, modelos, etapas, ventajas. 4. La pl plani anifca fcació ción n en eneral eral d de e even eventos tos.. !. "squ "squema ema  eneral eneral de or orani#a ani#ación ción de ev eventos entos.. $. Pro Proceso ceso de lla a ad adminis ministració tración n es estrat trat%ica. %ica. &. "l ttra'a ra'ajo jo po porr coo coord rdina inacio ciones nes.. (. )escr )escripción ipción detall detallada ada de uncio unciones nes po porr coor coordinaci dinación. ón. *. "v "val alua uaci ción ón + cont contro rol. l. 1.-ronorama de actividades.

LOS EVENTOS COMO HERRAMIENTA DE COMUNICACIÓN 1 na de las justifcaciones m/s uertes para llevar a ca'o el esuer#o de invertir el dinero requerido a fn de montar cualquier evento, es que proporciona numerosas oportunidades de comunicación, antes, durante + despu%s de ser llevado a ca'o. -uando e0iste la necesidad de llamar la atención de orma que no pueda ser inorada, con recuencia el mejor enoque puede ser un evento o acontecimiento especial que en adelante ser/n tomados como sinónimo. n evento es una orma de comunicación utili#ada para conseuir atención hacia un producto o hacia una orani#ación. u unción principal es enerar el inter%s inter%s de los medios de comunicación hacia alo que no tiene naturale#a noticiosa. Las orani#aciones + las compa5as tam'i%n utili#an los eventos para diriir la atención hacia sus actividades o unciones.

Ejempl!" na planta manuacturera puede reali#ar un evento de puertas a'iertas para demostrar su prorama de moderni#ación moderni#ación recientemente recientemente terminado. Los rupos caritativos llevan a ca'o su'astas + cenas de 'enefcencia para conseuir ondos + tam'i%n para cconcienti#ar oncienti#ar a la comunidad.

 

"n casi todas las ocasiones, la ventaja principal de eectuar un evento no es el n6mero de ente que asistir/ al mismo, sino el n6mero ma+or que puede alcan#arse a trav%s de los medios de comunicación. n acontecimiento especial puede tener muchos acontecimientos su'sidiarios, como por ejemplo: almuer#o, 'anquetes, concursos, discursos + otros, como parte de su desarrollo. "l acontecimiento especial es un elemento de diusión pu'licitaria que reali#ado en ma+or escala, inclu+e + entraa todos los instrumentos + t%cnicas de la pu'licidad + requiere de una ran cantidad de detalles ha'ilidosamente diseados, presentados, dramati#ados + pu'licados. Para la reali#ación de cualquier evento se necesita de un responsa'le de comunicación que lo impulse interalmente. "ste especialista llevar/ a ca'o todo el esquema para ejecutar la comunicación de l evento una ve# que la )irección de la empresa ha+a apro'ado el concepto. La ma+or5a de los erentes de 7elaciones P6'licas, una ve# reali#ada la investiación, dianostico de situación + esta'lecido los o'jetivos, utili#an un sistema de planifcación que identifca el d5a de terminación de cada paso del plan. "stos pasos pueden iincluir ncluir todas las unc unciones iones de comunicación que rodean el evento, invitaciones, avisos, avi sos, acetillas, conerencia de prensa, e8mail mar9etin, telemar9etin, dossier de inormación, mar9etin promocional, olleter5a, etc. )e acuerdo al tamao + complejidad del evento, el especialista puede tra'ajar sólo o supervisar a la ente responsa'le de que todas las acciones se lleven a ca'o portunamente. "l encarado de la comunicación, sin importar el tamao del evento, de'e ser detallista + consiente del presupuesto. )e'e conocer cada elemento + su oportunidad para que el evento sea e0itoso. n 'uen comunicador de'e poder proramar actividades que ma0imicen la repercusión e impacto del acontecimiento.  ;  ;areas areas undamentales del 7esponsa 7esponsa'le 'le de la -omunicación  ;  ;odo odo comunicador de'e investiar p para ara o'tener inormación. La inormación es el elemento esencial para tomar decisiones, + nos posi'ilita planifcar, ejecutar + evaluar los resultados de las acciones comunicantes.        

INVESTIGAR INFORMAR TOMA DE DECISIONES PLANIFICAR E#ECUTAR EVALUAR LOS RESULTADOS

 

A.$ INVESTIGACION Y DIAGNOSTICO "n una primera etapa de'emos requerir inormación espec5fca a nuestros clientes. e de'en pedir datos estructurales vinculados con el /rea + lo podemos hacer a trav%s de cuestionarios qu5 comien#a un proceso de toma de decisiones. Planifcar es imainar un escenario uturo. DECISIONES • • •

"strateias  ;  ;/cticas /cticas Procedimientos u operativas

ESTRATEGICA" :;9< 89e)em!= Plan para determinar qu% vamos a hacer, por qu%, para qui%n. on decisiones undamentales. TÁCTICAS" :C7m l *m!  l>))= a'er qu% rum'o ha+ que seuir para lorar el camino estrat%ico. e strat%ico. PROCEDIMIENTOS U OPERATIVOS" :;9+c >ccio ciones nes d de e Car Car9e 9etin tin  )ir )irect ecto o 1.-alendari#ación de las actividades.

C.$ E#ECUCION "s la puesta en pr/ctica de todas las acciones a cciones comunicacionales planifcadas. D.$ EVAL E VALUACION UACION "valuamos si evaluamos o no los o'jetivos propuestos. e reali#a una ve# concluido el evento, a dierencia de los controles que se reali#an durante los tres pasos Previos.

 

  EVENTO=

:;U@ TIENE DE EVENTUAL UN

i 'ien un D"ventoE es Fpor defnición de la 7eal >cademia "spaola8 un acaecimiento, una event eventualidad, ualidad, un hecho impr imprevisto, evisto, ttam'i%n am'i%n es un Dsuceso importante + proramado, de 5ndole social, acad%mica, art5stica o deportivaE. "sto, que en apariencia es un contrasentido, en esencia no lo es: la eventualidad de un acontecimiento que ha sido proramado, no reside en la alta de previsión de lo que pudo + de'ió ser previstoG p revistoG un orani#ador que est/ planifcando un encuentro al aire li're por ejemplo, no podr5a no prever que el d5a en que d% comien#o pueda llover llover.. Lo eventual de un evento es un intani'le que e0cede al orani#ador. HIu% es entonces lo eventual de un eventoJ La respuesta comien#a en el momento en que los actores desarrollan los contenidos proramados + en este punto, quienes orani#amos no tenemos injerencia ni responsa'ilidad aluna. "st/, por ejemplo, en la inspiración, predisposición e impronta de los disertantes en una conerencia o conresoG en la creatividad, entrea + dedicación de un deportista en una justaG en la empat5a de actores + espectadores durante un espect/culo teatral o art5stico, en un conte0to socio económico adverso producto de varia'les no controla'les que aectan la capacidad de compra de los potenciales asistentes a una eria o e0posiciónG en la apreciación, percepción e impacto que las o'ras de arte e0puestas eneran en el p6'lico asistente a un vernissae. ;odas %stas son parte del a'anico de posi'ilidades de lo DeventualE. on justamente los impondera'les mencionados los que transorman cualquier acontecimiento especial en un evento. K qu% 'ueno que as5 sea, qu% poco atra+ente ser5a un acontecimiento en el que pudiera preverse lo que de'iera surir naturalmente. Iu% poco aortunado ser5a, por ejemplo, el intento de planifcar las sensaciones del auditorio rente a un hecho proramado. Iu% 6til ser5a la intentona de condicionar emociones rente a un acontecimiento art5stico. Binalmente, la defnición, la demostración emp/tica + la ilustración por la neativa, nos muestran que un evento es e s tal porque sus art5fces + protaonistas son los actores + no los orani#adores. Por eso, estimados coleas relacionarios + oportunistas devenidos en orani#adores, no se sian conundiendo + no conundan m/s al p6'lico dici%ndole que lo que ellos llaman un evento en realidad no lo es, +a que son ellos los que lo constituir/n en tal, + no e ess nuestra tarea de seleccionarlos sino lorar que as5 sea. na ve# m/s DM PPLA  M M )"AE

PLANIFICACIÓN DE EVENTOS.

 

"l especialista arentino >ntonio Bederico Coreno, defnió que planear o planifcar, en t%rminos enerales podr5a conce'irse como el desarrollo de un proceso de toma de decisiones anticipadas + coordinadas entre si, con vistas a alcan#ar un o'jetivo predeterminado. "ntendemos entonces que el planeamiento es, en la pr/ctica, Nun curso de acción propulsado por una cadena de decisionesN + responde a la ormulación com6n de: qu% hacerG cómo hacerloG cu/ndo hacerloG qui%n de'e hacerloG qu% medios utili#ar para hacerlo.  ;  ;odo odo plan tiende a neutrali#ar la espont/nea dispersión de esuer#os esuer#os + recursos, + aunque en la pr/ctica los planes di5cilmente se cumplen en su totalidad + en un sentido estricto, esto no puede provocar dudas so're los 'enefcios compro'ados en la aplicación racional de cualquier m%todo dotado de los componentes + recaudos necesarios en el tra#ado perspectivo hacia metas fjadas en un uturo desconocido hacia el cual se transitar/ sistem/ticamente. Para el conte0to de la rani#ación de "ventos, vale aclarar que el hecho de que una orani#ación cuente con procedimientos propios para planifcar la actividad eneralG sectorialmente se pueden aplicar apli car distintas modalidades o sistemas para planifcar su respectiva estión, siempre que los mismos no colisionen con el Plan Olo'al. "n realidad esto se trata m/s de una aclaración t%cnica que un comentario, +a que todo proceso de Planeamiento tiene como uno de los componentes invaria'les a la ";7> ";7>;"OA>G ;"OA>G es decir, el Narte de emplear los medios disponi'les en la orma  orma oportuna para solucionar un pro'lema o alcan#ar un o'jetivo defnidoN. >simismo la "strateia como tal, responde a la ejecución de Nuna cadena de decisionesN, ra#ón por la cual es de particular responsa'ilidad del proesional que tiene a su caro la reali#ación del Plan, Prorama, -ampaa o Pro+ecto de "ventos. "n tal sentido, cuando de'e fjarse el encaminamiento de las acciones que se consideren m/s convenientes rente a las hipótesis cr5ticas que todo Plan de'e fjar en el e l curso de un tiempo uturo que es desconocido + al que solo se puede indaar por ciertos estudios deductivos o pronósticos, la "strateia orece ciertos actores operativos como la inormación, tanto endóena como e0óena lorada previamente + durante los desarrollosG los 7ecursos o ortale#as con los l os que cuenta la orani#ación + el propio potencial de 7elaciones P6'licas para sortear los posi'les inconvenientes que puedan producirse + el ;iempo, cu+o espacio ore#ca las acilidades de manio'ras apropiadas rente a los virtuales hechos que acechen la marcha normal de las operaciones dispuestas en la planifcación.

 

"n el proceso de planeación nos orientamos en el modelo propuesto por el Lic. Loren#o 9+e'(e" e4e -'!+e)) -'       

Las Las ec echa hass m/s m/s co conv nven enie ient ntes es pa para ra la rea eali li#a #aci ción ón de dell eve event nto. o. Luar + sede. ;em/tica eneral + particular. Iuie Iuien nes + ccua uant nto os p pon onen enttes + p par artticip icipan anttes ser/ er/n. )ef )efnic ició ión nd de ep pon onen ente te ma mai isstra trale less + m mes esa as d de e ttra ra'a 'ajo jo.. Anvitados especiales. Pronóstico d de ep pa artic iciipantes e essperado doss.

ES;UEMA GENERAL DE ORGANIBACIÓN DE EVENTOS

 

P7-" )" >)CA=A;7>-AR= ";7>;"OA->. Los =ueve Pasos de la )irección "strat%ica Primer Paso: Definir las metas personales y profesionales: Pe)!'le!" inresos, seuridad, tiempo li're, oportunidades, relaciones amiliares, otros anhelos.

P)e!+'le!" e!(4+l+   deseada, rado de crecimiento, nuevos productos o diversiicación de ellos, otras aspiraciones. 



7eali#ar una lista determinadolo que se desea personalmente + proesionalmente, teniendo en cuenta los aspectos anteriores. 7evi 7evisa sarr lla a llis ista ta a arre ean ando do o e eli limi mina nand ndo oe ele leme ment ntos os se se6 6n n su su criterio.



7epe epetir e ell p pro rocceso d de e rev reviisión v va aria rias v ve eces.



"la' "la'or orar ar su supu pues esto toss + he hech chos os de la la ssit itua uaci ción ón pres presen ente te pa para ra ca cada da



una deecer las quees esta'le#ca. "sta "sta'l 'lec er metas o o'j 'jet etiv ivos os espe pec5 c5i ico cos, s, me medi di'l 'les es + desa desai ian ante tess pe pero ro acti'les.



7eva 7evalu luar ar pe perm rman anen ente teme ment nte e llas as me meta tass int intro rodu duci cien endo do ajus ajuste tes. s.



)ete )eterm rmin inar ar la a act cti' i'il ilid idad ad de los los o o'j 'jet etiv ivos os en relac elació ión n co con n llas as condiciones e0ternas. "sta "sta'l 'lec ecer er po posi si'l 'les es relac elacio ione ness e ent ntre re las las m met etas as pe pers rson onal ales es + proesionales.



Segundo Paso: Evaluación de los recursos internos. 

-ono -o cerr + e eva valu luar ar lo loss rec recur urso soss dis dispo poni ni'l 'les es pa para ra la co cons nsec ecuc ució ión nd de e lasnoce metas.



"val "valua uarr cad cada a rec recur urso so ut util ili# i#an ando do crit criter erio ioss d de ein inid idos os ta tale less ccom omo o comparación con sus competidores, o valoración autocr5tica de



las operaciones dentro de la industria. )ist )istin inu uir ir lo loss rec recur urso soss en en v ven enta taja jass + de desv sven enta taja jass sse e6n 6n su suss caracter5sticas.



"la' "la'or ora ar un una llis istta e en n' 'as ase e a la la d dis isti tinc nció ión na ant nter erio iorr.



)ete )eterm rmin inar ar d don onde de es est/ t/n n llas as uer uer#a #ass + de' de'il ilid idad ades es inte intern rnas as de la empresa.

 

Te)-e) P!" E*l9-+7' e l! -()e! e(e)'!.  a alo lorar rar lo loss ac acto tore ress e e0te 0tern rnos os..  "va "valua luarr cada uno de los aspe aspecto ctoss "conóm "conómico icos, s, o ocia ciales, les, P Pol5t ol5tico icos, s,  ;  ;ecnolóicos, ecnolóicos, Leales, )emor/fcos, etc en relación con la situación actual del neocio.  )et )etermi erminar nar qu que e ac actor tores es consti constitu+ tu+en en una a amena mena#a #a + cua cuales les un una a oportunidad.  -on -onec eccio cionar nar un una a lis lista ta en 'a 'ase se a la di disti stinci nción ón an anter terior ior..  "va "valua luarr cua cuales les opor oportun tunida idades des pued pueden en ser apro aprovecha vechada da por la orani#ación + como se puede deender esta de las amena#as.

C9)( P!" A'l+!+! el m4+( -mpe(+(+*. 1.

-ono -onoce cerr lla a ssit itua uacció ión n ccom ompe peti titi tiva va e en nera eral.

2.

)e )ete termi rminar nar la ri riva valid lidad ad en entr tre e llos os co compe mpeti tido dore ress + cu cual ales es so son n llos os o'st/culos de salidaG respondiendo a las siuientes preuntas. preuntas.

 HLos compet competidor idores es sson on nu numeroso merososs o uardan cierto equili'r equili'rio io en entre tre ssu u tamao + capacidadJ  HLa industria crece con lentitud, provocando as5 punas de desarrollo entre los  competidoresJS  HLos compet competidor idores es o orecen recen pr/ctic pr/cticamente amente el mis mismo mo pr producto oducto o sservicio ervicioJJ  HLos costo costoss ijo ijoss so son n elev elevados ados o o el pro producto ducto pere perecedero cedero, , d de e modo que hacen  su sur rir ir la tten enta taci ción ón d de e re reco cord rdar ar los los preciosJ  HLa ind indust ustria ria e0per e0perimen imento to oc ocasi asiona onales les e e0ce 0cesos sos de capacidadJ  HLos compet competidor idores es conside consideran ran q que ue los rest restos os pa para ra alc alcan#ar an#ar el %0 %0ito ito e en n el neocio son especialmente riesos, de'ido a actores como el prestiio o la necesidad de una completa l5nea de productosJ  H7 H7esulta esulta ravos ravoso o para una empr empresa esa a'ando a'andonar nar la industria, industria, lo cual o'lia a las empresas a mantenerse en la ccompetencia ompetencia de que otro modo a'andonar5anJ  HLa indus industria tria prec precisa isa de equi equipos pos especi especiali#ado ali#adoss que n no o pu pueden eden ser utili#ados /cilmente en otra industriaJ

 

 HLa capacidad de producción esta uertemente vinculada a otras unidades de  Ba'r a'rica icació ción, n, de mod modo o que resu resulta lta di di5c 5cil il a'an a'andon donar ar un ne neoc ocio io especiico sin trastor trastornar nar el sistema de producciónJ  HLa compa5a incurrir5a en altos costos ijos en caso de decidir el a'andono de  un una a

industria

en

particularJ  HLa  er erenc encia ia es pa partic rticular ularmen mente te lea leall a una de determ termina inada da l5n l5nea ea de neociosJ

E*l9) el pe) e l! p)*ee)e! e l +'9!()+ ' )e!p9e!(  l! !+>9+e'(e! p)e>9'(!" 

H"l H"l  ru rupo po de pr prov ovee eedo dorres es est/ t/ m/ m/ss ccon once cent ntra rado do qu que e la la iind ndus ustr tria ia



a la cu/l presta sus serviciosJ H-ad H-ada a pro prove veed edor or po pose see eu un np pro rodu duct cto o6 6ni nico co,, o los los p pro rodu duct ctos os qu que e orecen pueden ser sustituidos /cilmenteJ

 

H-ue H-uent nta a el p pro rove veed edor or ccon on posi posi'i 'ili lida dade dess de inco incorp rpor orar arse se a la industria + convertirse entonces en competidor directo de la que ahora surteJ

De(e)m+' De(e)m +') ) el p pe) e)  e e l! -mp mp) )) )e! e! e l l! ! p) p)99-(! (! +'9!()+le! C'(e!(' p)e>9'(!"

e!(!

 HLos compra comprador dores es est/ est/n n m/s co concent ncentrados rados que las e empre mpresas sas qu que e surten el productoJ  Hlos compra compradores dores adquie adquieren ren los prod productos uctos en vo vol6men l6menes es co consider nsidera'les a'lesJJ  Hlos p prod roductos uctos adqu adquiridos iridos pued pueden en ser /cilm /cilmente ente ssustit ustituidos uidos por lo loss que orecen otros a'ricantesJ  HLos HLos ccomp omprad rador ores es o o'ti 'tiene enen n 'a 'ajas jas uti utilid lidade adesJ sJ  H>l ccomprad omprador or n no o le import importan an m ma+orm a+ormente ente los prod productos uctos adquir adquiridosJ idosJ  H"s p posi' osi'le le qu que e el compra comprador dor sse e co convierta nvierta en co competid mpetidor or in inter/ ter/ndose ndose hacia atr/sJ

De(e)m+') l +!p'+4+l+ e p)9-(! !9!(+(9(!,  ()*9+e'(e! p)e>9'(!"  HTa+ dispo disponi'ili ni'ilidad dad de productos productos sust sustitutos itutos mu+ semeja semejantesJ ntesJ  He hallan disp disponi'le oni'less o otros tros prod productos uctos sust sustitutos itutos adecu adecuadosJ adosJ

E*l9) l p)44+l+ e 89e '9e*! -mpe(+)e! !e +'-)p)e'  l +'9!()+ p) me+ e e!(! p)e>9'(!"

 

 Ho Hon n alto altoss los rrequ equeri erimie miento ntoss de ca capit pital al en la iindu ndustr striaJ iaJ  H"0 H"0ist isten en ssin inifc ifcati ativas vas eco econom nom5as 5as de e esca scalaJ laJ  HLos pro producto ductoss or orecidos ecidos son in insust sustitui'l itui'les es , llo o cual les d difcul ifculta ta a eventuales nuevos competidores atraer una 'uena clientelaJ  H"0is H"0isten ten p pol5tic ol5ticas as u u'ern 'ernament amentales ales que rrestri estrinjan njan el in inres reso o a lla a industriaJ  HLos nuevo nuevoss ccompeti ompetidore doress ttendr/n endr/n difc difcultade ultadess pa para ra es esta'l ta'lecer ecer canales adecuados para la distri'ución de sus productosJ

Ie'(+-) l -mpe(e'-+ +!(+'(+* e l )>'+2-+7'"  H"n que cons consiste iste la ssinula inularr co com'inac m'inación ión de v ventaja entajass iinter nternas nas que le permite a cada uno de los rivales ri vales competir efca#menteJ

;UINTO PASO" ELA%ORAR POSI%LES ESCENARIOS FUTUROS.  -on -onec eccio cionar nar un p posi osi'le 'le escen escenario ario utu uturo ro a cor corto to pla pla#o #o..  -on -onec eccio cionar nar un p posi osi'le 'le escen escenario ario utu uturo ro a lar laro o pla pla#o #o..  Anter Antercam'ia cam'iarr ideas con person personas as que conoc conocen en la situa situación ción de uno pero que tampoco est/n tan cerca como para intervenir directamente en la propia evaluación estrat%ica es un 'uen m%todo para evitar errores de interpretación.

SETO PASO" FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA.  Bor Bormular mular una una es estrate trateia ia que prep prepara ara un una a re relación lación para e ell utu uturo, ro, 'asad 'asada a en la situación actual de la compa5a, en e n los escenarios uturos + orientados a alcan#ar las metas.  )esar )esarroll rollar ar varias varias alter alternativa nativass es estrat% trat%icas icas que sean 6tiles para conseuir las metas, por lo menos cuatro.  ;omar cconoci onocimiento miento de al alunas unas estrat estrateias eias que pu pueden eden sservir ervir p para ara darse cuenta como se conorman + para tomarlas como reerencias al momento de desarrollar las alternativas estrat%icas.

E!()(e>+! Ge'na >nali#a li#arr pru prue'a e'ass para evalu evaluar ar la eec eectiv tivida idad d de la est estrat ratei eia a asin/ndole califcaciones:  Pr Prue' ue'a a de ccon onsi sist sten enci cia a co con n la lass me meta tass  Pr Prue' ue'a ad de e mar marco co de reer reeren enci cia a  Pru rue' e'a a de comp compet eten enci cia a  ru rue' e'a alad de e via via'i 'ili lida dad dq  P "le "leir ir e estr strate ateia ia que ue o' o'ten tena a la ma ma+or +or ccalif alifcac cación ión..  7e 7etroc troceder eder a la ormu ormulació lación n estrat estrat%ica %ica si se encue encuentra ntra difcu difcultades ltades para eleir una capa# de alcan#ar tanto las metas personales como empresariales.

OCTAVO OCTA VO P PASO ASO INSTRUMENTACIÓN DE LA ESTRA ESTRATEGIA TEGIA  )esar )esarroll rollar ar planes planes de iinstru nstrumentac mentación ión + ssu'est u'estrat% rat%icas icas que permitan disminuir desventajas + aumentar las ventajas de la estrateia que permite alcan#ar los resultados previstos.  Cod Codifc ifcar ar la co condu nducta cta d de e los e empl mplead eados os pa para ra qu que e apo+ apo+en en la implementación.  )esar )esarroll rollar ar proramas proramas espec espec5fcos 5fcos para la in instrum strumentac entación ión d de e lo loss o'jetivos.  )eter )eterminar minar o'jet o'jetivos ivos e espec spec5fcos 5fcos,, med medi'les i'les + limi limitados tados en el tiempo para el prorama de instrumentación.  "sta "sta'lecer 'lecer punto puntoss espec5fc espec5fcos os de rrevisió evisión n qu que e per permitan mitan deter determinar minar si el prorama esta pr procediendo ocediendo de acuerdo a las echas fjadas.  7e 7eali#ar ali#ar el des desarro arrollo llo + la tr transo ansormaci rmación ón em empres presarial arial estruc estructura, tura, recursos humanos, desarrollo desarrollo de los empleados + el estilo de lidera#o.  >c >copl oplar ar la es estru tructu ctura ra de la e empr mpresa esa a la n nuev ueva a est estrat ratei eia. a.  -ontar con e ell equ equipo ipo h humano umano neces necesario ario p para ara el desem desempeo peo d de e tod todas as la lass unciones involucradas.  Adent Adentifcar ifcar + des desarr arrollar ollar las ccapaci apacidades dades de los emplea empleados dos que sson on necesarias para el cumplimiento de el plan estrat%ico, estimulando este desarrollo desarrollo..  )es )esarr arrolla ollarr un est estilo ilo de li lider dera# a#o o adec adecuad uado o a la situ situaci ación. ón.  ;omar e en n cuen cuenta ta qu que e es pr preciso eciso que lo loss empl empleados eados sepan cual es el estilo de lidera#o de jee, si se cam'ia de estilo se terminara por conundirlos + perjudicar la moral en eneral.  )eter )eterminar minar si la lass es estrate trateias ias o operati perativas vas camin caminan an en unci unción ón d de e la estrateia eneral, + si sirven de apo+o a esta.  -ap -apaci acitar tar + adi adiest estrar rar al per person sonal al par para a que sea cap capa# a# de llev llevar ar a ca'o la estrateia.  -onoc -onocer er co con n det detalle alle lla a com competenc petencia ia dis distinti tintiva, va, pa para ra sa sa'er 'er q que ue /r /reas eas sson on las que representan una ventaja + cuales son las /reas d%'iles que necesitan de acciones correctivas.  er ca cada da est estratei rateia a ope operacion racional al co como mo parte parte d de e un conju conjunto nto inte interal. ral.  r ran ani#a i#arr los pro+e pro+ecto ctoss para orma ormarr con ell ellos os un pl plan an e ener neral. al.

 

 "la'o "la'orar rar u un n dia diarama rama de O Oannt, annt, esta esta'lecie 'leciendo ndo priorid prioridades ades , p para ara orani#ar cronolóicamente las actividades de acuerdo a las necesidades + urencias.  "jec "jecut utar ar la in inst stru rume ment ntac ación ión..

N*e' P!" C'()l e!()(+-.  Con Conito itorea rearr ta tanto nto el pr proce oceso so ccomo omo el p prod roduct ucto. o.  "sta "sta'lecer 'lecer un ccalenda alendario rio d de e co contro ntroll en el q que ue q queden ueden claram claramente ente indicadas las echas, en el que se evaluaran el rado de avance en el cumplimiento del o'jetivo.  7e 7evisar visar de manera conti continua nua todos los aspec aspectos tos inclu incluidos idos en el plan estrat%icos, considerando la oportunidad de nuevas estrateias en las que no se halla pensado oriinalmente.  7evis evisar ar sis sistem tem/ti /ticam cament ente e + orm ormalme almente nte cada cada u una na de los asuntos involucrados en el producto estrat%ico periódicamente.  -or -orre reir ir las des desvia viacio ciones nes que ocu ocurra rran. n.  -onsu -onsultar ltar a es especia pecialista listass es estrat% trat%icos icos cuan cuando do ssurjan urjan difcu difcultades ltades que lo requieran.

EL TRA%A#O POR COORDINACIONES  COORDINCI!N "ENER#: es la responsa'le de que se cumplan los o'jetivos + metas as5 como de administrar + ejecutar el e evento. vento. La unción del coordinador eneral es diriir + supervisar que los coordinadores de /rea + su rupo cumplan con las o'liaciones. "l coordinador de'e preuntar + responder cualquier cuestionamiento, sa'er qu%, cu/ndo, cómo, por qu% + dónde, so're cualquier detalle relacionado al evento. "n el caso que el coordinador eneral de'e presupuestar su tra'ajo para un tercero, tendr/ en cuenta los siuientes 5tems: a. =6mer =6mero o de parti participan cipantes tes + e e0posit 0positores ores.. '. c. d. e. . . h. i.

=6mer =6mero o deciones ho hoteles teles ha'i ha'itacion es rrequeri equeridas. das. "sp "speci ecifca fcacio nes del+llua uar r.taciones Bechas + hor horarios arios a re reali#ar ali#ar el evento. evento. Pro Proramas ramas de tr tra'ajo, a'ajo, socia sociales, les, cultu culturales, rales, deport deportivos, ivos, art5s art5sticos ticos + de acompaantes. =ec =ecesi esidad dades es de ser servic vicios ios + de in inrae raestr struct uctura ura.. Anv Anvita itados dos esp especi eciale ales. s. >ntec >ntecedent edentes es + esta estad5stic d5sticas as de ev eventos entos a anteri nteriores ores.. ' 'je jeti tivo voss pe pers rse eui uida das. s.

FUNCIONES DEL COORDINADOR GENERAL DEL EVENTO" 1.

7ec eclu luta tarr a lo loss m mie iem' m'rros de dell ccom omit it% %o orra ani ni#a #ado dorr.

 

2. 3. 4. !. $. &. (. *. 1.. 1 11 11. 12.. 12 13. 14. 1!.. 1! 1$.. 1$ 1&.. 1& 1(.. 1( 1*.. 1* 2.. 2 21.. 21 22. 23.. 23 24. 24. 2!.. 2! 2$.. 2$

)e )efn fnir ir el no nom' m'rre d del el ev even ento to,, isol isolo oot otip ipo o + llem ema. a. "sta'lecer o' o'jetivos + metas. )e )efn fnir ir po pol5 l5ti tica cas, s, re ela lame ment ntos os + p pro roce cedi dimi mien ento tos. s. Pla Planifc ifcar ar,, o orran ani# i#ar ar + ccon ontr tro olar lar e ell e eve vent nto o. -o -ont ntra rata tarr e emp mpre resa sass + pe pers rson onal al e0 e0pe pert rto oe en n lla ao or ran ani# i#ac ació ión nd de e eventos. =e =eo oci ciar ar + frma frmarr ccon ontr trat atos os co con n ccli lien ente tess + p prrov ovee eedo dorres es.. erif erifca carr lo loss pr prec ecio ioss d de e al alu uno noss sser ervi vici cios os + prod produc ucto tos. s. isit isitar ar la lass pos osi' i'le less sed edes es del ev even ento to.. )e )ef fni nir rm m%t %tod odos osupue deuest ev eval alua ción ón. . inarr. "l "la' a'ora orar r el pr pres esup sto o uaci pr preel eelim imina )e )efn fnir ir estr estrat ate eia iass de ccom omer erci cial ali# i#ac ació ión n + di diu usi sión ón.. )m! 3 p)-e+m+e'(!" 1. "sta'lecerlos, inormarlos + coordinarlos. 2. 7eali#ar un relament relamento o eneral: en %l se norma el desarrollo del evento.

 

3. 7eali#ar un relamento t%cnico: rela las ponencias, mesas de tra'ajo, condiciones de construcción de un stand, etc. 4. La ttar area ea de' de'e e ser ser rreal eali# i#ad ada a en conju conjunt nto o con con lo coo coord rdin inad ador ores es de de /rea. C)+')e! e )e" 1. Bacilitar Bacilitar los lu lujos jos de comunicación. 2. 7eali#ar reuniones periódicas para supervisar avances. 3. ;ransmitir al equipo seuridad + esp5ritu de tra'ajo en equipo. 4. "scuchar suerencias de los coordinadores. !. Participar, espor/dicamente, en las reuniones de cada comit%. $. "la'orar, al inal de cada reunión de coordinadores, el inorme de tra'ajo pendiente. S+!(em! 3 P)-e+m+e'(!" 1. "la'orar, en conjunto con el coordinador administrativo, los sistemas + procedimientos. 2. -ontratar a personal idóneo para reali#arlos, en el caso que sea necesario P)e!9p9e!( >e'e)l 3 l9j e +'e)" 1. -ontrolar, autori#ar + veriicar el presupuesto + los Qujos de dinero. 2.Vunto al coordinador de inan#as, esta'lecer las estrateias para manejar los Qujos de dinero. F+''-+m+e'(!, '(+*! 3 p()-+'+!" 1. Oestionar, en conjunto con inan#as + relaciones p6'licas, inanciamientos, donativos + patrocinios. 2."s una de las tareas m/s di5ciles en un evento. 3.Los donativos pueden ser en especies o dinero. 4.7elacionado con el tr/mite, reistro + control de los inanciamientos. See" 1. )eterminar la ciudad e inraestructura necesaria. 2.)eterminar la sede + los servicios de hoteler5a.

 

P)>)m! e -(+*+e!, +9!+7' 3 ()4j" 1. >pro'ar los proramas enerales + particulares de actividades, tra'ajo, inauuración + clausura. 2.Los proramas permiten medir avances + cumplimiento. 3."n caso de ajuste de proramas, de'e ser apro'ado por el coordinador. Im>e' 3 me'!je!" 1. >pro'ar el manejo de imaen + te0to a utili#ar en medios de comunicación + con el p6'lico en eneral. 2.-oordinar con el responsa'le de comerciali#ación + diusión la ela'oración + utili#ación de los elementos de imaen + comunicación comunicación.. I'*+(! p'e'(e!"

3

1. )einir invitados de honor + especiales, ponentes maistrales + mesas de tra'ajo. 2.-onjuntamente con el encarado de relaciones p6'licas, de'e supervisar la lo5stica para para la invitación, invitación, recepción recepción + a atención tención de invitados especiales. 3.eleccionar invitados en relación a la tem/tica + o'jetivo del evento. Me+! -m9'+--+7'" 



e

)einir los medios comunicación a invitar.

de

-onjuntamente con los coordinadores de relaciones p6'licas + coordinación, autori#ar la lista de los medios invitados + los contenidos de los escritos que se manden.

P)e!++9 m!" 

)einir en conjunto con relaciones p6'licas los dierentes presidiums necesarios en el evento.

 

Anauuración, Anauuraci ón, clausura, clausura, mesas actividades especiales.



de

tra' tra'ajo ajo

+

"n los presidiums es necesario contar con reerentes de la rama



so're la que versa el evento. S+m9l-) !"



-onjuntamente con el encarado de operaciones, planiicar +



poner en pr/ctica los simulacros simulacros necesarios. Las prue'as nos permiten detectar posi'les allas + deinir con anticipación los cam'ios necesarios.

Cp-+(-+ 7'" -onjuntamente con el coordinador de operaciones de'e ela'orar





el prorama de capacitación para el comit% orani#ador.  ;odas  ;odas las coordinaciones de'en participar del temario de capacitación. "s importante para comen#ar a comunicar o'jetivos,



pol5ticas, proramas, procedimientos + dem/s dem/s detalles de importancia. -ada coordinador capacitara a su personal a caro.



S+'+-( !" 

"n el caso con quesindicatos. sea neces necesario, ario, se de'er/n enta' enta'lar lar neociaciones

Se>9)+ " 



-oordinar + supervisa -oordinar supervisarr la seuridad seuridad de e0positores + participantes.

los invita invitados, dos,

La estrateia, lo5stica + sistema de seuridad, la esta'lecer/ en conjunto con el coordinador de operaciones.

 

L+!( e !e>9+m+e'(" 



upervisar que se cumplan los pormenores de cada tarea necesaria. )eterminar todos los detalles necesarios en la planiicación, orani#ación + reali#ación de un evento. T@CNIC A.

"sta ormada por el personal especialista en el tema del evento. "s la respons responsa'le a'le de ela'or ela'orar ar las conclusiones conclusiones del evento evento,, como resultado del an/lisis de los dierentes temas que se traten. Tem >e'e Tem >e'e) )ll 3 (em (em(+ (+- - e l! l! me!! e ()4j" )e acuerdo tipo de evento, proponer el tema eneral del mismo. -onsiderar actores sociales, económicos + pol5ticos co+unturales del momento. )einir las mesas de tra'ajo de acuerdo al tema eneral del evento. "n las mesas de tra'ajo se de'er/ tratar de lorar dierentes posturas so're el tema.

 

"l tema + mesa de tra'ajo de'e ser apro'ado por coordinación eneral. Me!! e T)4j" 7edactar el relamento t%cnico de mesas de tra'ajo. -aptar, evaluar, apro'ar, clasiicar, seleccionar + distri'uir las e0posiciones, en rrelación elación al tema. )istri'uir los ponentes en cada mesa de tra'ajo. -oordinar la ela'oración + recopilación de las conclusiones de cada mesa. >sinar re responsa'les

de

cada mesa

de

tra'ajo.

Presiden Pr esidente, te, secr secretario etario,, moderado moderadores res,, etc. >sinar responsa'ilidades para reca'ar elementos que sirvan a la ela'oración de conclusiones. Preuntas, Preuntas, pel5culas, presentaciones, etc

D)  +9!+7', e' -'j9'( -' ))pp, l! -'-l9!+'e!  l! me+! e -m9'+--+7'. Pasos para orani#ar una mesa de tra'ajo: 1. )esinar )esinar un res respons ponsa'le a'le del uncionam uncionamiento iento ef efcient ciente e de las mesas de tra'ajo. 2. )etermina )eterminarr el n6mero n6mero de mesas con con 'as% en la tem/tica tem/tica eneral, eneral, se numeran + se verifca la capacidad de luares. 3. )etermina )eterminarr temas espec5f espec5fcos cos mes mesas as de tra' tra'ajo. ajo. 4. )esinació )esinación n de res respons ponsa'les a'les + suplent suplentes es de mes mesa. a. !. )etermina )eterminación ción cupo cupo m/0im m/0imo o de participa participantes. ntes. $. )etermina )eterminarr horarios horarios + proce procesos sos de reistr reistro. o. &. )etermina )eterminarr n6mero n6mero d de e e0po e0positor sitores. es. (. "la'oració "la'oración n pro proram rama a espec5fco espec5fco para para cada mesa. mesa. *. e determina determina,, instala instala + prue'a el equipo equipo + mater material ial de apo+o necesario. REGLAMENTO T@CNICO. Planifcar, ela'orar + diundir el relamento relamento t%cnico para e0positores. e0positores.

 

I'(e)*e'-+7' e ep!+()e!. eleccionar, invitar, confrmar, coordinar + proramar la intervención de e0positores maistrales + de mesas de tra'ajo. "n conjunto con rrpp. >tender el perfl de los invitados con relación al tema del evento. Tonorarios. er posi'ilidades de traer personalidades de acuerdo a la partida destinada destinada a honorarios + vi/ticos. >tender al disertante durante su participación. "sta'lecer de antemano, elementos de soporte, material de apo+o. >cordar la metodolo5a de preuntas posteriores. olicitar el curr5culo del disertante, aclarando la varia'le de diusión.  ;raductor  ;raductores. es. >ntes, durante durante + despu%s despu%s.. E89+p! 3 m(e)+le!. -oordinar, interar + supervisar la instalación de los equipos + materiales t%cnicos necesarios para las ponencias. -oordinar esuer#os con la coordinación de operaciones. Planifcar + ejecutar los simulacros necesarios de su /rea. I')m-+7' (+!() )isear + coordinar sistema efciente de reistro. >tender a las varia'les de reistro anticipado, el d5a del evento + el reistro de asistencia. "la'orar soportes para la orani#ación + para los asistentes. "s undamental para la imaen del evento. aria'les de entrea de soportes, cancelación de reistros, etc. 



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P89e(e e m(e)+le! p) !+>')  l! !+!(e'(e!" 1. Oal Oallet letas as o aete aetes. s. 2. =o -ar arpe pet ta.' 3. =ota ta de 'ie ienv nven enid ida. a. 4. Pr Pror orama ama de de activid actividade ades. s. !. Cap Capa a de la cciud iudad ad + de de la sede. sede. $. Torario Torario de de comidas comidas + reri rerierios erios.. &. Papel apel mem' mem're retad tado. o. (. +! e me)-(e-'+.

 

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)efnir las estrateias de mar9etin + los proramas de promoción,, pu'licidad + diusión. promoción 'jetivos: lorar la asistencia de participantes, las ventas + las utilidades deseadas. >ctividades: defnir supuestos del mercado potencial de asistentes, defnir estrateias + alternativas,, ela'orar la pro+ección de ventas + 'enefciosG alternativas ela'orar el presupuesto de astos e inversiones.

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"la'orar las "j. estrateias del evento. ctividades e0tras ? Borma de reistro + pao ? Promociones ? ;arias de transportes + hoteles disponi'les ? Capa que indique luares tur5sticos, culturales, etc ? -lima del luar ? )isertantes + e0positores principales ? solicitud de pre inscripción ? pol5ticas de confrmación confrmación + cancelación. A'9'-+'(e!" ;ipo + caracter5sticas de las instalaciones enerales ? A'9'-+'(e!" ;ipo  ;ema  ;ema principal ? Perfl + capacidad adquisitiva de los asistentes ? Propuesta Propuesta pu'licitaria ? representación repr esentación de la propuesta ? medios pu'licitarios ? Codelo de los soportes a utili#ar ? )istri'ución + cantidad de pa'ellones + módulos ? servicios disponi'les ? Capa del predio ? "0positores de aos anteriores anteriores + los +a contratados ? resultados resultados de aos anterior anteriores es ? contactos comerciales lorados en ediciones anteriores ? >ntiWedad + periodicidad ? Periodo en que est/ a'ierta ? Torario al p6'lico ? Torario de e0positores ? Torarios de eventos especiales ? Bechas para montaje + desmontaje de predios ? Torarios + echas de reistro ? Precios de predios + que inclu+e ? Plan de medios de comunicación ? 7elamento de e0positores ? uerencias de proveedores reconocidos reconocidos en la localidad ? Posi'ilidad de diusión en el predio + sus distintas ormas ? Privileio de participación en uturas ediciones. C(l> -+l e l ep!+-+7'. 

"la'oración + distri'ución.

Me+! e -m9'+--+7'. )efnir los medios a utili#ar r/fcos, radiales, televisivos + diitales. 





)iarios + revistas: defnir las notas, p6'linotas, pu'licidades, despleados e insertos a utili#ar. Para esto utili#ar lo aprendido en aenda de medios. 7adios + televisión: determinar las notas de diusión + los spots en radio + televisión. )iital: ela'oración de p/ina Ue', 'anners, e8 mail, etc. Ampresos:: olletos, carteles, invitaciones, etc. Ampresos

CONFERENCIAS DE PRENSA. ENTREVIST ENTREVISTAS AS DE RADIO Y TELEVISIÓN. -oordinar + proramar las entrevistas en radio + televisión.

 

eleccionar los proramas proramas de radio + televisión con 'ase en el perfl + nivel socio económico de los participantes potenciales.   OPERACIONES S+!(em e ()'!p)(e. -oordinar la selección + operación de los medios de transporte de pasajeros + cara.   

Personas: remises, ta0is, limosinas, colectivos, mini 'uses, etc. Personas: -aras: motos, camiones, camionetas, auto elevadores, etc. -olectivos: identifcarlo en el para'risas con el destino, ruta + n6mero ? -oordinar las rutas con el contratista + entrearle un cronorama de necesidad necesidades. es. "la'orar un cronorama de recuencias de servicios, luares donde a'ordar + tiempos estimados de demora en cada parada. )eterminar un sistema efciente de acceso a los colectivos.

E89+p! 3 M(e)+le!. -oordinar lo relativo a la o'tención + uncionamiento del equipo + materiales necesarios. "sto es neur/lico para cada coordinación, por lo que las mismas de'er/n acercar su lista de requerimiento. requerimiento. >lunas necesidades: onido predio e individual ? Ora'adoras ? )), ideocasetera ideocaseterass + ;elevisores elevis ores ? Botocopiadoras ? Ba0 ? Anternet ? Pro+ectores ? Pantallas ? -omputadoras ? Ampresoras l/ser ? C/quinas de escri'ir ? ;el%onos + celulares ? Tandies ? "quipos de sonidos + micróonos ? traducción simultanea ? Oenerador au0iliar ? Caterial de mantenimiento mantenimiento.. Sele--+7' 3 -l--+7' e m(e)+le!. -oordinar la selección, distri'ución, + colocación de los l os dierentes art5culos + materiales de tra'ajo. rmado de salones + luares a utili#ar. upervisar el armado de todos los salones + luares a utili#ar durante el evento.

  G9)e) -oordinar la selección + contracción del servicio de uarder5a. Se)*+-+ M9)+. -oordinar todos los servicios de seuridad necesarios en el evento. >nterior ? )urante ? Posterior ? Personas. TODO PERSONAL DE SEGURIDAD DE%E CONOCER"

 



 



 

"l prorama + la u'icación de la sede donde se desarr desarrollara ollara el evento. Adentifcar + conocer a los miem'ros del comit% orani#ador. -onocer la u'icación de los módulos de rientación e inormación ? 7ecepción ? Iuejas + reclamos? 7eistro + entrea de materiales ? ervicios administrativos ? ervicios m%dicos. -onocer las puertas de emerencia, alarmas + sistemas contra incendios.  ;el%onos  ; el%onos dede emer emerencia. encia. "strateias evacuación.

S+m9l-)!. 

 





 

7eali#ar todos lo simulacros propios + cola'orar con los de las otras /reas. -entro de operaciones. -oordinar la instalación del centro de operaciones que acilite las tareas al comit% orani#ador, los medios + los e0positores. Bunciona como un 'un9er donde se operativa#a el evento durante su desarrollo. -ontiene ofcinas, recursos, salas de prensa, primeros au0ilios + soporte del /rea operativa. RELACIONES PÚ%LICAS E INFORMACIÓN.

us unciones principales: defnir + atender invitados especiales + defnir + atender a los actores de prensa.



Anvitación a participantes + ela'oración de directorios directorios.. -oordinar la invitación de los dierentes participantes + la ela'oración de directorios directorios.. )irectorio: inormación eneral so're los participantes,



invitados especiales, ponentes, e0positores, e0positor es, medios de comunicación, uncionarios deasistentes, mesa + comit% orani#ador orani#ador, , para acilitar la coordinación + comunicación antes, durante + despu%s del evento. "la'orar notas especiales de invitación a invitados especiales.

 

 

"nviar + confrmar, con el soporte de coordinación, las notas. )efnir la documentación para cada rupo, esta'lecer rutas + responsa'les de entrea.

INVITADOS INVIT ADOS ESPECIALES, PONENTES MAGISTRALES Y DE MESA.

 

>tender a los invitados especiales, nos reerimos a todas las actividades necesarias. e asinaran responsa'les responsa'les de rupos de invitados e invitados destacados. "l personal de rrpp es undamental para la imaen del evento, por lo que se de'e contratar personal idóneo + capacitarlo so're la floso5a de tra'ajo. )e'e cerciorarse que cada invitado tena luares preerenciales en cada actividad. -orro'ora el hospedaje, alimentos + transporte. -oordinara con operación la e0istencia del material de apo+o + la preparación del luar de la presentación. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES.

  Amplantar + coordinar el sistema de inormación + comunicación. -oordinar los módulos de inormación inormación,, acreditación + recepción. "leir los luares de ma+or circulación, asinar responsa'les + personal, capacitar la personal, asinar la documentación + equipo necesario. elar por la instalación de módulos en luares e0ternos al evento para recepción. Iue tener presente: prorama proramass de actividades, inormación so're actividades adicionales, sistema de reistr reistro, o, directorio de asistentes, pol5ticas de asistencia a cada evento. Plan de comunicaciones: en determinado eventos ha+ que reali#ar una planifcación espec5fca so're los medios + canales de comunicación con los distintos actores. >lunos ejemplos: orani#adores orani#adores ?participantes F coordinadores ? coordinadores F coordinadores ? miem'ros del comit% orani#ador F participantes ? participantes F participantes ? orani#adores. Procesoss + herramientas Proceso herramientas de comunicación. diversos sistemas de comunicación en un evento. Prever la cantidad de tel%onos p6'licos + cone0iones p6'licas a Anternet del luar. Ee-'e! J P)m()!. Proporcionar inormación so're el evento ? >po+ar la orani#ación interna ? >tención en inresos, inresos, salones de tra'ajo, tra'ajo, eventos particulares ? iilar el servicio de coYe ? Bormar vallados de honor ? >po+ar en emerencias medicas ? atender los módulos de reistr reistro oe inormación ? 7epartir 7epartir material de tra'ajo ? entrear 'oletines t%cnicos + de prensa ? supervisar que los presidium p residiumss tenan vasos, lapiceras, papel, etc ? >po+ar a las mesas de disertación ? -oordinar el servicio de 'e'idas para el presidiums ? >tender a los invitados especiales ? >tender a los periodistas ? -ola'orar con todas las actividades del evento. Cp-+(-+7' e l! ee-'e! 3 p)m()!

 

18 Tacer recor recorrido rido 5sico 5sico del luar luar.. 28 Tacer un simulacr simulacro o de las diere dierentes ntes actividad actividades es donde participen. 38 -onocer -onocer las rrespo esponsa' nsa'ilidad ilidades es por actividad actividad.. 48 Anstrucción sso're o're entrea de aetes + materiales a los participantes. !8 Torarios Torarios + luar luares es de alimentaci alimentación. ón. $8 Tosp Tosped edaj aje. e. &8 tili#ació tili#ación n so're so're materi materiales ales + orie orientaci ntación ón para proporcionar inormación eneral so're el evento. Rep)e!e'('(e! e l! me+! e p)e'!. C)+') e +'*+()  l! +e)e'(e! me+! e -m9'+--+7'. elección de los medios ? proceso de invitaciones ? confrm confrmaciones aciones ? lan#amiento de prensa ? estrecha relación con comerciali#ación ? ver las varia'les de transporte, hospedaje, etc ? selección de personal idóneo para la atención a la prensa + la ela'oración de material period5stico. Terramientas: Terramient as: partes de prensa ? carpeta de prensa ? elementos multimedia ? )iscursos de inauuración + clausura ? conclusiones del evento ? otros discursos o conerencias de inter%s ? la interación de los presidiums ? ponencias. SALA DE PRENSA. upervisar los servicios que se proporcionan en la sala de prensa. -oordinar con el /rea de operaciones las necesidades de material. "lementos a disponer: computadoras ? a0 ? otocopiadoras ? ra'adoras ? impresoras ? lapiceras ? maquinas de escri'ir ? papel ? Anternet ? l5neas teleónicas ? tel%onos celulares ? maquinas de escri'ir ? televisores ? )). Me!() e -e)em'+! J l-9()e!. "la'orar los proramas + comentarios para los locutores + maestros de ceremonias. 7+equisitos: tacto pol5tico7equisitos: social. tener e0periencia, acultad para la redacción, Iue no hacer nunca en estos casosJ Ouión o losa. La selección del maestro de ceremonias ceremonias es undamental para a imaen porque puede hacer lucir o no el acto. Mem)+.  ;iene la unción de de recopilar + seleccionar inormación inormación para ela'orar ela'orar la memoria del evento. La memoria es un documento que contiene las vivencias, el intercam' intercam'io io de e0periencias, las suerencias suerencias + resultados resultados del evento. Iue de'e contener: "l o'jetivo del evento ? sede + echas ? comit% orani#ador ? prorama proramass de tra'ajo ? sociales, culturales + art5sticos ?

 

acompaantes ? conclusiones de las e0posiciones comerciales + cient5fcas ? resumen de ponencias maistrales + de mesa ? otora5as ? discursos de inauuración + clausura ? conclusiones ? listado completo de participantes. se de'e respetar el orden cronolóico de los hechos > tener presente: ormato ? diseo ? orden de documentos ? cantidad ? calidad. FINANBAS.  ;iene por fnalidad fnalidad conseuir + manejar los rrecursos ecursos fnancieros fnancieros que se eneren durante el evento. 7eali#ar un evento si recursos sufcientes requiere requier e de randes cuotas de imainación + creatividad para conseuir ondos. P)e!9p9e!( >e'e)l. Anterar las necesidades presupuestales presupuestales + fnancieras de cada una de las coordinacio coordinaciones. nes. -ontrolar la operación presupuestal + fnanciera de cada actividad. "l control se reali#a en cuatro etapas: esta'lecimiento de criterios de comparación ? operación del control ? interpretación de resultados ? toma de decisiones. "la'orar un presupuesto de inresos + eresos. olicitar compro'antes fscales, listado de proveedores + reci'os. Presupuesto eneral + desareado. I'>)e!! 3 e>)e!!. Planifcar, distri'uir + controlar los inresos as5 como autori#ar, proramar + eectuar el pao a proveedores. "la'orar una previsión de inresos por inscripción. er precavidos aqu5. "la'orar el plan de paos a los proveedores en 'as% al estudio de inresos. Canejar una caja chica para elementos menores. 7eali#ar arqueos de'e de caja diario.  ;oda  ; oda eroación ser autori#ada por fnan#as + si es mu+ elevada por el coordinado coordinadorr eneral. C(l>! e -9e'(! J l+!( e 'e-e!+e!. 'e-e!+e! . Listado de elementos elementos necesarios par para a reali#ar un un evento, desar desareados eados en ejes tem/ticos. C'(4+l+ 3 (e!)e). cre >crecen centar tar la efcac efcacia ia de la comun comunica icació ción. n.  pti ptimi mi#a #arr resu result ltad ados os..  -or -orre eir ir a ale lenc ncia ias. s.  ;ra' ra'aja ajarr metódi metódica ca + orden ordenada adamen mente. te.  -or -orre eir ir o'je o'jeti tivo vos. s. T p)-e! e +'*e!(+>-+7'$e*l9-+7' -9e'( -' -9() !e!" 1.

2. 3. 4.

Anve Anvest sti iac ació ión8 n8di dise seo o:: se trat trata a de pr proc oces eso o en el cu cual al se anali#an las dimensiones, varia'les e indicadores de estudio. na ve# concluido ello, se procede a la elección de la t%cnica de investiación, selección de la muestra + conección de la herramient herramienta. a. ;om oma a de la mue muest stra ra:: su supo pone ne lla a ap apli lica cació ción n de la h her erra rami mien enta ta coneccionada so're la muestra seleccionada. >n >n/l /lis isis is de res esul ulta tado dos: s: etap etapa a en en lla a ccua uall se se p pro roce cesa san n los los resultadoss o'tenidos + se ela'oran conclusiones. resultado ;om oma ad de ed dec ecis isio ione nes: s: con con los los rres esul ulta tado doss + con conclu clusi sion ones es o'tenidos, se procede a decidir so're la situación que disparo el estudio.

 

DIMENSIONES K VARIA%LES K INDICADORES.  )imensión: )imensión: se rrefer efere e al conjun conjunto to de elemen elementos tos macr macro o a evaluar evaluar dentro de una cateor5a. "j: Proceso de invitaciones.  aria' aria'le: le: su supone pone e ell estu estudio dio de los elemen elementos tos trasc trascenden endentes tes + relevantes, desareados desareados de ese conjunto macro planteado en la dimensión. "j: =ivel de los asistentes.  Andicador Andicador:: se trata trata d del el elem elemento ento fnal q que ue pr produc oduce e la D'a D'ajadaE jadaE de nuestra varia'le a  un elemen elemento to su suscept scepti'le i'le d de e medición, medición, que se tr traduc aducir/ ir/ en una preunta en nuestra herramienta de recolección de datos. "j: cupación + nivel social de los asistentes. > continuación presentamos otro ejemplo que permite visuali#ar la secuencia: Dimensión

>sistencia.

 

"aria#l

$ndicad 

atisacción de

Orado + calidad de la

los

MUESTREO.  ;odo  ;odo proceso proceso de evaluación e inv investiación estiación necesita de una una masa cr5tica so're la cual operar. > continuación presentamos alunos conceptos que nos permiten defnir + determinar dicha masa.  niverso niverso,, po'lació po'lación n o ccolect olectivo: ivo: constitu+ constitu+e e la totali totalidad dad del conjunto que se desea investiar + de la cual estudiar/ una racción la muestra que se pretende p retende que re6na las mismas caracter5sticas + en iual proporción proporción..  Cuestra: Cuestra: parte parte o racción racción rep repres resentat entativa iva de un co conjunt njunto o de po'lación, universo o colectivo, cu+a caracter5stica de'e reproducir lo m/s e0actamente posi'le.  nidad nidad de muestra: muestra: est/ cons constitui tituido do po porr un uno o o varios varios de lo loss elementos de la po'lación en las que se su'divide la 'ase de muestra. TIPOS DE ESTUDIOS. -9l+((+*!"  son aquellos que nos permiten  E!(9+! -9l+((+*!"  identifcar atri'utos, cualidades, adjetivos, etc. o're nuestra acción de comunicación. Oeneralmente suren del cruce de resultados de preuntas a'iertas con cerradas. on mucho m/s di5ciles de ta'ular que las variantes cuantitativas, pero su importancia es infnitamente ma+or. u metodo de rafcación es

 

variado, +endo desde un simple esquema de 'arras a un rillado o Dtela de araaE de varia'les. -9'(+((+*!" son aquellos que nos permiten medir en  E!(9+! -9'(+((+*!" son cantidades los resultados. u resultado se o'tiene de la aplicación de preuntas cerradas. La orma m/s com6n de rafcarlo es con esquemas de torta. "j: (4Z de los participantes maniestó estar de acuerdo con la tem/tica desarr desarrollada ollada en el curso del evento. M@TODOS DE EV E VALUACIÓN. ALUACIÓN. LA O%SERVACIÓN. O%SERVACIÓN. "s una t%cnica que consiste en o'servar atentamente el enómeno, hecho o caso, tomar inormación + reistrar reistrarla la para su posterior an/lisis. La o'servación es un elemento undamental de todo proceso investiativoG en ella se apo+a el investiador para o'tener el ma+or n6mero de datos. "0isten dos clases de o'servación: la o'servación no cient5fca + la o'servación cient5fca. La dierencia '/sica entre una + otra est/ en la intencionalidad: o'servar cient5fcamente sinifca o'servar con un o'jetivo claro, defnido + preciso. "l investiador sa'e qu% es lo que desea o'servar + para qu% quiere hacerlo, lo cual implica que de'e preparar cuidadosamente cuidadosamente la o'servación. 'servar no cient5fcamente sinifca o'servar sin intención, sin o'jetivo defnido + por tanto, sin preparación previa. previa. LA ENTREVISTA. "s una t%cnica utili#ada para o'tener datos que consiste en un di/loo entre dos personas: "l entrevistador NinvestiadorN + el entrevist entrevistadoG adoG se reali#a con el fn de o'tener inormación de parte de %ste, que es por lo eneral, una persona entendida en la materia de la investiación. La entrevista constitu+e una t%cnica indispensa'le porque permite o'tener datos que de otro modo ser5an mu+ di5ciles conseuir. Emple e l E'()e*+!(: E'()e*+!(:  -uando -uando se cons consider idera a necesa necesario rio que e0 e0ista ista interacc interacción ión + di/loo entre el investiador + la persona.  -uando -uando lla a po'laci po'lación ón o universo universo es peque pequeo o + mane maneja'le. ja'le. LA ENCUESTA. ENCUESTA. La encuesta es una t%cnica destinada a recolectar datos de varias personas cu+as opiniones impersonales interesan al investiador. Para ello, a dierencia de la entrevista, se utili#a un listado de preuntas

 

escritas que se entrean a los sujetos, a fn de que las contesten iualmente por escrito. "se listado se denomina cuestionario cuestionario.. "s impersonal porque el cuestionario no lleve el nom're ni otra identifcación de la persona que lo responde, +a que no interesan esos datos. "s una t%cnica que se puede aplicar a sectores sectores m/s amplios del universo, de manera mucho m/s económica que mediante entrevistas. "l investiador de'e seleccionar las preun preuntas tas m/s convenientes, de acuerdo con la naturale#a de la investiación +, so're todo, considerando el nivel de educación de las personas que se van a responder el cuestionario. T+p! e p)e>9'(! 89e p9ee' pl'(e)!e" 1. >'iertas: >'iertas: el encuestad encuestado o puede e0pla+ar e0pla+arse se en la respu respuesta esta.. 2. -erradas -erradas:: se contesta mediante mediante un rillado pr pre e defnido por el investiador. 3. Ci0tas: Ci0tas: ener eneralmen almente te se trata de preunt preuntas as que conti contienen enen un rillado + una su' preunta a'ierta de control. G)+ll e*l9(+*. upone la conección de una escala auto administrada, por el orani#ador o una especialista en el tema, quien asine Qujos valorativos a cada actividad desarrollada desarrollada P'ele! e -'()l. -uadro eneral de comando por coordinaciones + tareas que el orani#ador de eventos utili#a como un medio de soporte para controlar los tiempos + ejecución de tareas por parte de cada coordinación de /rea. L+!( e !e>9+m+e'(. e tra'aja so're so're ejes tem/ticos. e ela'ora un listado listado cronoló cronolóico ico de todas las tareas tareas a reali#ar, reali#ar, por ejemplo en un cir circuito cuito de invitaciones, + se procede a su su control control de cumplimiento. e trata de una ver versión sión primaria del diarama de Qujos o Oantt.