Planeacion de Demanda (1)

IMPLEMENTACION DE UN PROCESO DE PLANEACION DE DEMANDA DEMANDA EN LA EMPRESA NATURALIA “AHORA SI VAMOS A PLANEAR DEMANDA” ANTECEDENTES

La empresa Naturalia es una multinacional Estadounidense dedicada a la producción y comercialización comercialización de productos homeopáticos. En Latinoamérica tiente tres plantas principales operando en México, Colombia y Brasil, y una serie de pequeñas pequeñas plantas satélite ubicadas estratégicamente estratégicamente en ciudades ciudades alrededor  del continente. La planta de Colombia es la más grande actualmente y abastece el mercado local y mercados en centro y Suramérica, con una participación de 60% y 40% respectivamente. La empresa está divida por procesos o ciclos, entre los cuales están administrar la cadena de abastecimiento, administrar manufactura y administrar el negocio y los de soporte que son financieros y los de recursos humanos. La política de abastecimiento es una combinación de un make to stock 1 para nacional y make to order 2 para exportaciones.  A pesar de la alta participación del mercado de expo en el negocio, la prioridad esta en el mercado local, sin embargo esto ha venido cambiado desde la llegada del nuevo Vicepresidente de Cadena de Abastecimiento quien plantea formas nuevas de administra la cadena, en la cual la prioridad la lleva la región, convirtiendo al mercado colombiano en parte de ésta, así si algún país no cumple, la región entera no cumple. En la actualidad el mercado regional ha presentado niveles altos de crecimiento sin embargo hay grandes problemas de planeación, los pronósticos no están siendo lo suficientemente precisos y se están presentando muchos problemas de Back Order (faltantes de inventario y pedidos no atendidos), pues la planta a pesar  de estar preparada para un crecimiento del mercado, no contaba con un

incremento como el que realmente se ha presentado, 42.000.000 de unidades por  arriba de lo presupuestado. El mismo síntoma se ha presentado en todas las plantas de la región y hay una crisis pues, el proceso planeación de demanda no esta bien definido y no está alineado con el crecimiento de las ventas.

CASO

Me llamo Mateo Marín Monsalve, me llaman 3M, como todos los días me levanté a un poco antes de las seis, pues me gusta llegar a la oficina antecitos de las siete, así tengo 40 minuticos para leer e-mails importantes, hacer seguimiento a las aprobaciones de los productos y establecer las prioridades del día antes de que sean las 7:30 y el sametime 3 y el teléfono empiecen a interrumpir! y poder estar  listo a esa hora para la reunión matutina de manufactura 4. Mateo5:

-Huy! Wendy Vanessa me llegó el nuevo forecast de los

países, vamos a ver que sorpresas trae, lo voy a cargar en el comparativo y lo reviso contra el presupuesto y te cuento. Y a vos ya te llegó el de Colombia?Wendy Vanesa6:

-Si me llegó ayer, si vieras me aumentaron otros 3 millones millones de

unidades, Mateo no se que vamos a hacer, ni de dónde dónde vamos a sacar capacidad para meter estas unidades. Dale revisa tus cifras para consolidar nacional con exportaciones y corremos plan para ver. -Listo ya la reviso - …riiiiiing, riiiiiiig - -ya empezó el teléfono no me van a dejar  revisar este forecast- Planeación buenos días?La llamada era de Ecuador, era Didier 7, el de importaciones:

-”Amigo cómo estas, habla Didier, como van las cosas allá? -Hola Didier todo muy bien afortunadamente, acá tratando de cargar el nuevo forecast que me pasaron los países, cuéntame en que te puedo ayudar?” -Lo que pasa es que tenemos una emergencia, necesito que por favor me despaches urgentemente 20,000 unidades de Pomada Ternura. Casi me voy de espaldas y pensé  – que vaina esta gente cree que esto es una tienda, parece que no tienen noción de lo que es planear -Didier pero me coges desprevenido, si la semana pasada te despaché tu orden de 40,000, Alberto 8 te envió la notificación de embarque, no la viste? Estas 20 son adicionales? -Uuuy amigo, no he revisado mi inventario en tránsito, entonces no, esas deben ser las que estoy necesitando, bueno de todos modos esa no es la única, la gente de ventas me acaba de informar que les salió una licitación del nuevo y re potenciado Jarabe Eucalipto Fino de 50 ml para un cliente muy importante, que no habíamos podido ganar, son 50,000 unidades y las tenemos que entregar en dos semanas-. No podía creer lo que estaba oyendo, igual respiré hondo y continúe con la conversación. -Estas unidades me las habías reflejado en el pronóstico pasado?Inmediatamente Didier me responde y me dice que eran adicionales. Luego, un poco molesto, por no decir que me provocaba insultarlo y ponerle el zapato en la boca, le dije que una licitación, es decir el proceso para solicitar un producto institucional, es un proceso de dos meses y reclamarle el que por qué no nos habían avisado con tiempo.

-Ayyy man lo que pasa es que la gente de ventas nunca avisa nada, ellos acostumbran a pasar cifras por pasarlas. Le respondí que seguramente era así, pues las últimas cifras de las órdenes de compra no habían sido ni primas de las cifras del pronóstico, que estaban 40% por  encima y que a pesar de esto se las habíamos aceptado en el tiempo normal, también le recordé que cada semana recibía una llamada de Ecuador con una emergencia. Luego le dije, que me diera un momento. Le puse mute al teléfono y llame a la planeadora de planta, quien se sienta al frente mío. -Wendy Vanessa, lo que pasa es que tengo una llamada de Ecuador y me dicen que les acaba de resultar una licitación de 50,000 unidades de Jarabe Eucalipto Fino y que la tienen que entregar en dos semanas-. La respuesta inicial de Wendy Vanessa fue exactamente igual a la que Mateo le había dado unos minutos antes a Didier. -Mateo no sé, confírmales los 45 días normales, aunque deberíamos de hablar  primero con todos, recuerda que en la tarde tenemos una teleconferencia con el VP de supply y con los planeadores de las otras plantas para revisar el tema de capacidad y de abastecimiento. De nuevo tomé la conversación con Ecuador: -Didier, una pregunta … tu no manejas inventario de seguridad? lo que pasa es que en caso de que pudieras aceptarlas lo mejor que podemos hacer es despachar en los 45 días normales, y eso que no estamos seguros, tú sabes que de acuerdo a política de abastecimiento firmada con los países, las órdenes adicionales están sujetas a disponibilidad de materias primas, capacidad de inventario y programación de planta. Mejor mándame un mail y hoy vamos a revisar el tema de capacidad de producción con los regionales. -Bueno amigo Mateo te mando el mail, pero necesitamos de toda tu colaboración para no dañarle el negocito a los de mercadeo porque nos clavan a todos, el

Gerente está diciendo que va a hablar con el Vice Presidente de Cadena de  Abastecimiento-. Pensé para mi mismo -que hable con el Papa y con las huestes celestiales si quiere- luego le respondí que era lo mejor que elevaran este requerimiento a las gerencias pues nosotros ya no podíamos hacer nada. Después de colgar con Ecuador recibí una llamada similar de Venezuela, un poco mas crítica pues ya tenían un back order de US $100,000, y así pasé gran parte de la mañana; sin contar las llamadas que me hicieron la gente de comercio exterior porque el producto no estaba listo, las solicitudes de embarques aéreos urgentes, las revisiones de despachar contenedores a media ocupación pues algunas aprobaciones se habían retrasado… bla, bla, bla….sólo pienso en medio

de mi estúpida impotencia: malditos lunes!!!!!!!!!!!!!. Finalmente después de muchos problemas pude revisar el último pronóstico: -Venezuela me había incrementado 2 millones de unidades total año, -Chile 1.500.000, -Ecuador y Perú 1.000.000  A esto se le debían sumar las órdenes adicionales. Le mostré a mi jefe 9 y la planeadora de planta quien también se encargaba de Colombia, la idea era que consolidáramos las cifras, corriéramos el nuevo plan y presentáramos en una teleconferencia con los gerentes de cadena de abastecimiento de cada país, los jefes de planeación de las tres plantas y con el vicepresidente regional de Cadena de abastecimiento al final de la semana.  Al revisar mi reloj pensé, “Carajo son las 4 de la ta rde y no he empezado a hacer  la planeación de la semana, mejor dicho de acá no me voy hoy…por lo menos no

tengo clase-”.

Con esto cargué las nuevas órdenes para Julio de cada país, las analicé y empecé a hacer la revisión semanal y a planear los despachos, finalmente me dieron las once de la noche, pero bueno me rindió, como ya a esa hora el teléfono no suena…por fín pude trabajar en paz y concentrado; sentía que podía ver la

situación con mayor claridad y pensar con seriedad las secuencias a realizar.

Martes Como todos los martes me levante diez minutos antes, aunque normalmente salgo con buen tiempo, pues es día de pico y placa y es mejor prevenir. Llegue a las 6:40 am a la oficina y como es usual revise las prioridades del día, leí y respondí algunos, correos.-hasta ahora las cosas pintan normales, ayer fue un caos; al menos termine parte de la planeación, ahora en la mañana termino el resto para enviarle el archivo a Wendy. Finalmente llegué al de cantidades producidas “ -vamos ver cómo nos fue con esa

Pomada Ternura de 50gm, ese lote estaba programado para hacerlo entre el Domingo y el Lunes, con eso me pongo al día con ese código de Venezuela…..queeeeee??? solo salió la mitad???? no puede ser, ahhh sabia que ese apagón del viernes no iba a ser gratis… . en esta ciudad llueve y si no se va el agua es la energía, pero algo cortan… que joda… y yo había programado despachar eso esta semana.”

Seguramente esto se mencionó en la reunión de ayer de manufactura a la que no pude ir por esa llamada de Ecuador… aho ra que le digo a este man de Comercio Exterior…me va agarrar a zapato… claro como él cree que planeo los apagones y todo…. lo voy a llamar de una vez para que cancele ese contendor.

Procedí a llamar.  Alberto: -quien al primer timbrazo contestó- Comercio Exterior: Buenos días?-

-Bien o qué my friend? Cómo amaneció? Le cuento hermano que tengo un chicharroncito… se acuerda del apagón del viernes? Pues resulta que gracias a

eso se atrasó la producción y las 150,000 unidades de Ternura de 50 que iban para Venezuela se convirtieron en 75000. Unos instantes de silencio después tiempo en el que me imagino la vaciada que me van a pegar. -Queee? No hermano ya ese contenedor está pedido y el programa de cargue de la semana esta cuadrado, ustedes si les va a tocar hacer un cursito de planeación, es que no le pegan a una! Respiré hondo porque si hay algo que me ofende es que este inepto me diga eso, y respondí: -Si claro…! es que la bola de cristal se me dañó y no pude ver que el viernes se iba a ir la verraca luz y que por eso se iba atrasar toda la producción.  A ustedes lo que les falta es venir al menos una vez a la semana la reunión de planta de todas las mañanas, lo invito para que al menos venga los lunes o los viernes, es bueno que se empape de las cosas. Bueno ya que se hace, ni modo….ahhh no sabe qué?… no cancele el contenedor, para la otra semana, lo más seguro es que voy a despachar 30,000 unidades de Ternura de 100 a Ecuador pero esta mañana vi un correo en el que me decían que por favor cancelara eso, y me cae de perlas por que Venezuela también tiene back order de ese producto- mejor dicho, no me haga caso que ya ni sé lo que estoy pensando ni diciendo, lo que le dije son cuentas mías, en resumen, no cancele el contenedor y listo! Ya otra vez con los ánimos calmados le dije: -Si ve no es tan grave finalmente no paso nada-.

Con eso colgamos y todo quedo cuadrado. “Uuuyyy 7:40 me atrasé para la reunión de manufactura!! ahora llego tarde y todos me van a mirar rayado apenas entre a la sala.”

Salí de una para la sala principal. La reunión fue corta solo duró media hora, y pasó lo usual, se reportaron eficiencias, cumplimiento al programa etc.  A excepción del caso de Ternura de 50 del lunes que se mencionó, nuevamente todo iba, bien y ya estaban al día con la producción del resto de los códigos. Qué curioso, en esa reunión todo era paz y tranquilidad, no pasaba nada, parecía una reunión de meditación profunda, faltaba solo sentarnos en el piso con música de nueva era. Por parte de planeación lo de siempre, Wendy expuso su backorder en Colombia y yo el de Exportaciones, este tema no cambiaría hasta que no se ampliara la capacidad y se tuvieran pronósticos mas ajustados a la realidad. Después de la reunión me dediqué a terminar plan de exportaciones de la semana, esto me tomó hasta las 12 del día entre llamadas y problemas varios. Al menos el lunes había organizado el tema del forecast y ya lo había pasado a planeación, aunque con esos incrementos propuestos, la pelea que se venía era grande. Terminado el plan lo envié para que Wendy lo revisara y me lo enviara de nuevo con el programa de la otra semana y el plan del resto del mes. Después de almuerzo me dedique a enviarle a cada país el análisis del forecast; con esos incrementos había que avisarles rápido que antes de poder aceptar cualquier  cosa, teníamos que revisar las unidades a la luz de la capacidad disponible, ya que en los próximos tres meses se presentaba copada, mejor dicho que hasta dentro de tres o cuatro meses a esa planta no le cabe un arroz parado. Haciendo esto y atendiendo el día a día me dieron las cuatro.

“Ya son las cuatro, no puede ser!, y yo con pico y placa; hoy si me voy temprano,

ayer salí a las 11 de la noche estoy mamado, al menos hoy ya terminé, ya mañana dejo listos los despachos de la otra semana. Me imagino que ya Wendy habrá empezado a revisar plan con el forecast de Colombia y el de exportaciones que le pasé, ya mañana ella revisará los resultados con la jefe”.

Miércoles Todo transcurrió normal hasta las 10am que llamó Eduardo 10 (mi contacto en Venezuela), el coordinador de logística e importaciones, un tipo buena gente pero un poco desordenado: -Qué pasa Chamo Mateo, todo chévere? - muy bien. -Mira lo que pasa es que tenemos un problema, como sabes las órdenes de Ternura en casi todas las presentaciones están un poco atrasadas por el tema de capacidad en la planta y el tema de los requerimientos adicionales que hemos tenidoPensé: “Requerimientos adicionales?!! Si casi subieron el forecast y las órdenes al doble”.

-Ni me lo recuerdes, pero bueno cuéntame que sucede-

-Te cuento que las ventas de Eucalipto Fino de 50 ml están aumentando increíblemente y resulta que ya me estoy consumiendo mi inventario de seguridad y la orden que me despachas esta semana no me alcanza, peor aún la que me despachaste la semana pasada no la he terminado de nacionalizar y ya la tengo comprometida, mejor dicho necesitamos que me despaches un adicional de 100.000 unidades lo antes posibleCuando oí eso casi me trago la lengua, aunque después de un poco de retrospección me acordé que el forecast de ese código lo habían subido casi en un 50%. -Bueno, me di cuenta que los requerimientos han subido mucho, pero algo tan inmediato no creo que sea posible, como sabes estamos muy apretados pues todos los países han aumentado sus requerimientos, de hecho en Colombia tenemos un backorder altísimo, déjame lo reviso con planeación y te confirmo, aunque con lo que tenemos actualmente no creo que pueda tener listo el requerimiento adicional hasta dentro de 45 días, y eso yéndonos bien pues hay una alta posibilidad de que no te lo pueda aceptar. -Cónchale vale!! 45 días!!!!! Eso es mucho, de acá a eso me han sacado de la compañía, chamo por favor ayúdame, el Gerente está presionando mucho-. Le respondí que lo iba a revisar pero que lo mejor era que eleváramos este requerimiento pues como iban las cosas los Gerentes tendrían que empezar a definir prioridades y determinar donde era más rentable tener el producto. Habiendo terminado esta llamada, me llamó mi jefe para revisar las cifras de las nuevas órdenes de Julio de exportaciones. -Mateo cuéntame como te fue con las nuevas órdenes, cambiaron mucho con respecto al pronóstico anterior 11?-Jefe ya las órdenes de todos los países llegaron. Lo bueno es que están muy voladas con respecto a lo que habían puesto en el pronóstico hace dos meses, en

particular Chile, Ecuador y Venezuela, a esto hay que sumarle que Ecuador y Venezuela están haciendo pedidos adicionales para despachar ahora, antes del cierre, mejor dicho ya. Si quiere abramos el comparativo y lo vemos ya está actualizado en la red. Después de revisar país por país mi jefe me dice: -Bueno Mateo necesito que prepares un análisis por país en el que plantees que las nuevas órdenes tendrán que ser ajustadas al pronóstico porque ya no tenemos capacidad para atender requerimientos adicionales para que se lo envíes cada uno de los Gerentes de cadena de abastecimiento de cada país y le copies al VP de Supply Chain. Pensé…”como no tengo nada que hacer y tengo todo el dí a, además la operación se maneja sola!”

 Afortunadamente lo que me pedía fue lo primero que hice apenas termine de cargar los pronósticos. -Fresca jefe ya hice eso, solo estaba esperando que revisáramos estos números para enviarlo-. -Que bueno Mateo, entonces mándalo. Supongo que Wendy ya debe estar  terminando el plan, ahora en la tarde me sentaré con ella para revisarlo y tener  todo listo para el viernes-. -Jefe acuérdese que ahora llaman los de Ecuador para hablar eso de las órdenes adicionales, parece que están teniendo problemas, eso no saben que tienen en tránsito  ni

nada y si no es porque Mateo tengo un control de todo no tienen idea de

que órdenes tienen abiertas-. -Ok ten todo listo, apenas llamen te aviso para que hablemos desde mi oficina-.

Con esto volví a mi puesto y me puse a terminar la programación de despachos de la siguiente semana. A eso de las dos de la tarde, entró la llamada de Ecuador. En la conferencia estaríamos Gerardo 12 el gerente general de la filial, Sebastián 13 el gerente de cadena de abastecimiento para ecuador, Didier el coordinador de logística e importaciones, una gente de ventas que no conozco, mi jefe y yo. Después de saludar, Gerardo va al grano de una. -Tenemos una situación bastante crítica, en estos momentos estamos a punto de quedarnos sin inventario de Eucalipto Fino de 50 ml, si es que ya no nos quedamos y las ventas han venido creciendo. Como veo las cosas parece que el problema es que Colombia se está demorando mucho con los despachos y no esta cumpliendo con tiempos ni cantidades. Estamos necesitando 50,000 unidades de Eucalipto Fino de 50 ml con carácter urgente-. -Disculpa Gerardo pero los despachos se han venido haciendo en los tiempos y cantidades acordados. El mes pasado te despachamos la orden que tenias abierta por 180,000 unidades de Ternura de 50, con ese inventario debiste haber  empezado este mes sin problemas, adicional a eso antes del cierre te despachamos 20,000 adicionales que me pidieron de urgencia, y la semana pasada te despachamos las 130,000 de la orden que corresponden a tu venta de  junio, de hecho estas últimas ya deben estar terminando nacionalización-. -Pero como así entonces por que no tenemos inventario???? Y los tránsitos y donde están ya están nacionalizados???-. Inmediatamente responden Didier y el equipo de ventas que lo que sucedía era que el inventario se había consumido al cierre de abril, y que el inventario ya estaba nacionalizado pero que había problemas con el tránsito desde frontera. Mi jefe y yo estábamos a punto de presenciar una situación bastante incómoda.

Gerardo: -QUE!!!!!! PERO COMO ASI POR QUE NO SE ME HABIA INFORMADO DE ESTO. CÓMO ASI QUE EL INVENTARIO DE ESTE MES NOS LO CONSUMIMOS EL MES PASADO???!!! QUIÉN ESTA LLEVANDO REGISTRO DE LOS PRONÓSTICOS???? Y LOS TRÁNSITOS EN FRONTERA TIENEN PROBLEMAS Y NADIE ME HABIA INFORMADO????!!! DÓNDE ESTA LA PLANEACION Y LA COMUNICACIÓN??!!!! QUIERO UN DETALLE DEL INVENTARIO QUE TENEMOS EN BODEGA Y TRÁNSITO-. Didier: -Es que, es que, eeehh eeeeh… el el inventario se consumió casi todo al cierre-. -Si eso ya lo se, ahora lo que quiero es un estatus del inventario, oh ES QUE NO LO TIENEN??-. -Si lo que sucede es que…. Sin dejarlo hablar Gerardo le dice: -Vaya y consiga esa información de inmediato para que la revisemos con Colombia y dejen de dar excusas. Yo que pensaba que el problema era de la planta en Colombia. Definitivamente no estoy contento con el equipo… lo digo por Ecuador no por 

Colombia, por el contario les pido disculpas a ustedes por este desorden-.

La situación era bastante incómoda, presenciar esa zapateada definitivamente era estar en el lugar equivocado. Para suavizar los ánimos mi jefe intervino muy prudentemente. -Bueno por qué mas bien no revisamos el tema de los pedidos adicionales y más bien ustedes revisan sus inventari os después…-. -Si me parece bien. Mira Patricia en serio estamos necesitando esas 50,000 unidades, mas ahora con esto que está sucediendo. Ecuador es un mercado pequeño comparado con Colombia y esas 50,000 de Ternura de 50 no empobrecen ni enriquecen a Colombia, en cambio a nosotros nos ayudarían muchísimo. Nuestro mercado está tomando fuerza y quedarle mal a los clientes en estos momentos significa darle una oportunidad en bandeja de plata a la Competencia que es tan fuerte. Ustedes allá son líderes absolutos y no tienen ese problema, por  lo menos mandanos 30,000 unidades-. Con este discurso, que le respondíamos? Si a la larga el tenia la razón, un Gerente tratando de ganar mercado y no puede hacerlo por que no hay producto….

-Mira Gerardo tienes toda la razón, dejame ver que podemos hacer, ahora mismo me siento con la planeadora para que le abra campo. Puedes estar tranquilo antes del cierre de este mes te despachamos esas 30,000-. -Muchas gracias, Patricia y Mateo, de verdad su ayuda nos saca de aprietos, disculpen nuevamente por el malentendido, el equipo de Colombia siempre ha hecho lo mejor por ayudarnos-. -No te preocupes Gerardo, para eso estamos-.

-Bueno que estén muy bien estaremos en contacto. Nosotros nos quedaremos acá revisando todo el tema logístico y de pronósticos no quiero más sorpresas por  parte de mi equipo-. Con esto nos despedimos. Después hicimos un par de observaciones acerca de lo incómodo de la situación, e inclusive comentamos que Sebastián al parecer no sabía ni dónde estaba parado ya que ni habló durante toda la reunión, comentamos además que la situación en los otros países debía ser muy similar. Volví a mi puesto y mi jefe se reunió con Wendy. “Mierda las 4:30, a las 5:15 tengo que salir para la clase, ojalá que no haya mucho

trancón. Afortunadamente ya termine lo de la operación por el día de hoy.Voy a leer correos un rato”.

En esas me entra un mensaje por el sametime de Perú Yulitza14: -Mateo estas ahí? Mierda Wendy!!, parece que esta señora de Perú tuviera una campana que le pitara antecitos de las 5 para joderme la vida a mi!-. Wendy: -jajajaja, haga lo que hacen los otros países con nosotros, dígales que el horario es hasta las 5-. -Hola Yulitza cómo estás? Cuéntame como puedo ayudarte?-. -Hola Mateo, lo que sucede es que necesitamos unas muestras de Eucalipto Fino de 100 ml, y son urgentes, para cuando me las podrías enviar?? Es que necesitamos renovar el registro, crees que las puedas enviar hoy mismo?-. -Te las puedo enviar mañana, hoy ya no alcanzamos porque ya pasó DHL, además me toca hacer la requisición primero. Pero no te preocupes mañana a primera hora las enviamos-.

Luego pensé: que joda!!…acá todo es urgente y para antier, cuándo será el día

que no piden bobadas! -muchas gracias entonces estaré pendiente de que me envíes la guía de despacho-. Con esto terminé mi día y me fui para la universidad. Mi jefe y Wendy se quedaron creo que iban a tomarse unos vinos.

Jueves El jueves transcurrió sin complicaciones, fui la reunión mañanera, despaché las muestras, hice seguimiento a las aprobaciones, y le mandé el estatus de las órdenes a cada país. En la tarde respondí correos “No puedo creerlo las 3 de la tarde y no ha pasado nada, tanto silencio me preocupa, ni Venezuela, Ni Ecuador ni los otros países…”

Viernes Por fin el gran día, en la mañana como siempre llegue antes de las 7 hice el seguimiento a las aprobaciones, leí algunos correos y fui a la reunión mañanera. Después de la reunión mi jefe y Wendy me mostraron los resultados del plan. No hubo ninguna sorpresa, los resultados eran de esperarse, incrementos en todas partes que no podrían ser atendidos en el tiempo requerido y en algunos en absoluto debido a la falta de capacidad.

Tendríamos que tener en cuenta que Ecuador era un mercado emergente y por  legislaciones sólo podían importar de un solo país los productos, mejor dicho no tenían la flexibilidad de tener una planta proveedora alternativa como las otras filiales. Dada esta restricción la idea era revisar la posibilidad de que otro país desplazara unidades a Brasil o México de forma que liberara capacidad en Colombia. Igual al ser un mercado emergente los números de Ecuador eran pequeños en comparación con los mercados consolidados de los otros países. Otro punto que debería ser revisado dada la imposibilidad de atender todos los incrementos era necesario que se tomaran decisiones a nivel regional acerca de donde era más rentable tener el producto. En la reunión de la tarde estábamos Wendy Vanesa y Mateo respondiendo por la planeación de Colombia y los países además de mi jefe, la líder de planeación. Procedimos a conectarnos a la teleconferencia que iba a ser liderada por Juan el vicepresidente de Supply Chain para la región. En la conferencia también estaban participando las personas que desempeñan nuestra en función en la planta de México, y los gerentes de Supply Chain de cada país. Mi jefe empezó exponiendo el caos en Colombia.-El mercado local y los países están incrementando las cifras de una forma en la que la planta no alcanza a reaccionar, el año pasado se pasó el presupuesto, y nosotros asignamos capacidad y determinamos restricciones, se proyectaron 100 millones de unidades luego en diciembre, repentinamente nos incrementaron a 130 millones y ahora en la última revisión las cifras subieron a 142 millones.  A esto se le suma que las órdenes en firme de los países están llegando muy por  encima de lo proyectado y Colombia esta trabajando con no más de un día de inventario, cuando se tiene suerte.

Este mes cerramos con un faltante para Colombia y los países de 1.800.000 unidades. Los incrementos no podrán ser atendidos, sin embargo necesitaremos la colaboración de las plantas de Brasil y México para que atiendan unidades de otros países y así nosotros liberar unidades para poder atender unidades de Ecuador quien solo puede importar desde Colombia-. Finalizada la intervención de mi jefe hablaron, Luis, el jefe de planeación en México y Ronaldo el de Brasil, su panorama fue muy similar al de Colombia en cuanto

incrementos

se

refiere,

sin

embargo,

si

podrían

ayudar 

absorbiendo algunas unidades para liberar capacidad en Colombia. Con lo anterior Chile acordó que movería 2.000.000 unidades para Brasil y Venezuela movería 3.500.000 de unidades para México. Estos cambios sin embargo no eran gratis, los sobre cotos que traerían iban a ser  altos. Para el Caso de Chile se estimaba un incremento en fletes de unos US $500,000, mientras que para Venezuela, por temas arancelarios se esperaba un incremento del 10% Landed Cost15 de los productos. Con esta información Juan, el Vicepresidente de Supply Chain 16, quien por cierto solo lleva unos pocos meses en la compañía, empieza su discurso: -El problema es muy delicado!! es evidente que no hay una alineación del S&OP 17 a nivel regional, la planeación de la demanda no está unificada tampoco, cada quien está pronosticando de una forma y no se está haciendo la reunión de consenso, o si se hace no se le esta a dando la importancia que merece. Por lo pronto señores debemos determinar prioridades e identificar donde es más rentable poner el producto. Los altos sobrecostos que estamos teniendo son el resultado de un proceso pobre de planeación de demanda.

Hoy nada más con las decisiones que estamos tomando de desplazar  unidades de una planta a otra estamos generando un gran impacto negativo en el margen de la región. Sin contar las pérdidas que ya estamos teniendo por los faltantes, y qué se dice de todo el dinero que estamos dejando sobre la mesa para que sea tomado por la competencia, y del nivel de servicio tan pobre que tenemos ahora que no solo deteriora la imagen de la compañía sino que pone en riesgo las relaciones con los clientes? NO! podemos y NO! vamos a continuar así, es preciso que alineemos los procesos y revisemos nuestros esquemas de demanda. Necesito que se formen equipos interdisciplinarios nivel regional y empecemos a trabajar ya mismo en la solución de este tema, por mi parte me reuniré con los directores de cada planta, quienes ya están trabajando en un plan de contingencia para incrementar capacidad en el corto plazo-.  ANEXO 1

INDICES REFERENCIALES



1. Make to Stock: La compañía produce en lotes y mantiene inventario de producto terminado para satisfacer los requerimientos de los pronósticos de ventas.



2. Make to Order: La compañía fabrica contra pedido y no mantiene inventario de producto terminado.

•3.

Sametime: es una herramienta que trae el sistema de correo electrónico de la

compañía Lotus Notes en la los usuarios

se pueden enviar mensajes

instantáneos. En otras palabras es una herramienta interna para Chat y funciona de la misma forma que el Messenger. •4.

Reunión matutina de manufactura: es una reunión que se lleva a cabo todos

los días a las 7:30 am y que dura entre media hora y 45 minutos. Durante este tiempo cada una de las aéreas retroalimenta a las otras de su desempeño diario y se habla de los temas más relevantes de la semana. El área de planeación de exportaciones expone sus indicadores de nivel de servicio y pedidos no atendidos semanalmente. •5.

Mateo: soy el planeador de Exportaciones, trabajo en Naturalia que tiene tres

plantas en Latinoamérica que abastecen toda la región. En los países donde no hay plantas se maneja la figura de afiliadas. En Colombia el planeador de exportaciones se encarga de atender los requerimientos de las afiliadas de Chile, Venezuela, Ecuador Perú y Centro América, desde el pronóstico de compras hasta el despacho de los productos, asegurando el flujo de los procesos de manufactura, almacenamiento, distribución y comercio exterior. Debe también liderar planes y analizar las variaciones en los pronósticos para asegurar el cumplimiento del nivel de servicio. •6.

Wendy Vanessa: es la planeadora de producción y de Colombia, es quien se

encarga de consolidar todos los requerimientos y analizarlos a luz de las restricciones de manufactura. Es una mujer de carácter fuerte y muy dedicada a su trabajo, se nota fácilmente que le encanta lo que hace y lo hace muy bien. •7.

Didier es el coordinador de logística e importaciones de Ecuador. Es un tipo

acelerado y bastante de desorganizado, es de esas personas que primero habla y luego piensa. A veces pienso que lo anterior se debe a que esta sobrecargado de trabajo, es de los que les toca cantar y silbar a la misma vez.

•8.

Alberto: Es el coordinador de exportaciones y comercio exterior. Es un tipo

fresco y que se limita a hacer su trabajo, ni más ni menos, y su modus operando es la ley del mínimo esfuerzo. Tal vez esto se debe a que su cargo es netamente operativo y su visión del negocio se limita a su cubículo, a esto se le suma que su  jefe jamás lo entera de cómo va el negocio. •9.

Jefe: Patricia, la jefe de planeación es una mujer muy centrada y con una

visión muy amplia del negocio. Es muy dedicada a su trabajo y supremamente inteligente. •10. Eduardo: El Coordinador de logística e importaciones de Venezuela, un

tipo bastante fresco y muy parsimonioso, algunas veces parece que no tuviera idea de donde está parado. Es amable pero su fuerte no es el manejo de la información. •11. En la compañía se manejan dos meses en firme, las órdenes del mes n se

comparan contra el pronóstico enviado en el mes n-2 . •12. Gerardo: Es el gerente de Ecuador, no le he tratado mucho, pero se que es

bastante estricto, y le tienen mucho miedo allá, parece que les da zapato todo el día, claro que un grupo así Mateo haría lo mismo. Lo poco que lo he tratado, me ha parecido amable. •13. Sebastián: el gerente de cadena de abastecimiento

de Ecuador, es un tipo

bastante amable, sin embargo me ha parecido que tiene suficiente carácter y parece que no ha manejado su grupo con el orden que debería. A mi parecer  también es un poco afeminado. •14. Yulitza: Esta es la hora que no se cual es el cargo de ella,

se que es el

contacto de la afiliada de Perú, aunque su figura no es muy clara pues no toma decisiones y es mas bien como alguien que lleva y trae razones entre Naturalia y el Distribuidor de Perú.

•15. Landed Cost: Costo de los productos una vez entregados en destino, este

costo ya tiene implícito todas las operaciones de comercio exterior. •16. VP de Cadena de Abastecimiento: Es nuevo en la compañía, sin embargo,

tiene mucha experiencia en el manejo de cadenas de abastecimiento, desde un principio llegó pisando fuerte dentro e la compañía a ya ha traído grandes cambios que han sido muy positivos para la compañía. •17. Reunión mensual de Ventas y Operaciones (S&OP): Sus siglas en ingles son

Sales and Operations Planning. El objetivo de esta reunión aunque sencillo no es fácil de lograr, soportar los niveles de servicio esperados optimizando los costos totales mediante un equilibrio entre el abastecimiento y la demanda.