PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN (ejemplo de internet)

PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

PS11 - Inicio del Plan de Sistemas de Información. Introducción. El objetivo de esta actividad es determinar la necesidad del Plan de Sistemas de Información y llevar a cabo el arranque formal del mismo, con el apoyo del nivel más alto de la organización. Como resultado, se obtiene una descripción general del Plan de Sistemas de Información que proporciona una definición inicial del mismo, identificando los objetivos estratégicos a los que apoya, así como el ámbito general de la organización al que afecta, lo que permite implicar a las direcciones de las áreas afectadas por el Plan de Sistemas de Información. Además, se identifican los factores críticos de éxito y los participantes en el Plan de Sistemas de Información, nombrando a los máximos responsables.

Tarea PSI 1.1 : Análisis de la Necesidad del PSI. Ei Comité de Dirección de Fachadas S.A. ha decidido impulsar la puesta en marcha de un ambicioso Plan de Sistemas de Información multidepartamental (administración, compras y almacén, calidad, RR.HH., técnico...) de apoyo a ios procesos de la organización, integrado y complementario con el Plan Estratégico definido por este Comité. Esta decisión cuenta con el apoyo explícito de este Comité, y expresamente de su presidente, el Director Gerente de la empresa, y se basa en la necesidad de modernizar los procesos de la organización, dotándolos de la tecnología que permita un adecuado, coherente y preciso tratamiento de una información cada vez más voluminosa y crítica. Este apoyo de la Dirección se considera especialmente necesario, máxime teniendo en cuenta la novedad que un proyecto de este tipo representa para la empresa, al no existir precedentes en cuanto a Planes de Sistemas de Información o estudios similares.

Tarea PSI 1.2 : Identificación del Alcance del PSI. Ámbito y Objetivos : El Comité de Dirección está formado por el Director Gerente y [os Directores de todos los Departamentos. En reunión celebrada, este Comité ha decidido que las áreas y procesos afectados por el Plan de sistemas de información sean los siguientes : •

Administración : •

Contabilidad : Modernización e integración con otros procesos.

•

Facturación : Modernización e integración con otros procesos.

•

Recursos Humanos : Modernización e integración con otros procesos.

•

Recepción : Gestión optimizada de los expedientes de obras y presupuestos.

•

•

Compras y Almacén : •

Compras : Renovación del sistema e integración con otros procesos.

•

Almacén : Control informático del stock e integración con Compras.

Calidad : •

Gestión informatizada del Sistema de Gestión de la Calidad implantado en la organización según el referencial ¡SO 9001:2000.

•

Técnico : •

■

Producción : •

■

Mejora de la eficiencia en el trabajo. Modernización de las técnicas de fabricación.

Informática: •

Mejora de los procesos de comunicación internos y externos.

Objetivos Estratégicos relacionados : El Plan Estratégico de la organización que impulsa este Plan de Sistemas de Información ha sido definido en reunión del Comité de Dirección. Los objetivos estratégicos derivados de dicha reunión son los siguientes : 1. Fachadas S.A. ha de ser capaz en un período de 5 años de optar a la adjudicación y correcta ejecución de las obras de fachadas ligeras de mayor envergadura y presupuesto que se liciten en territorio español.

2.

Fachadas S.A, ha de situarse en ese periodo entre las tres primeras empresas españolas de su sector en volumen de facturación y obra contratada.

Para ello se ha puesto en marcha un Plan Operativo cuyos primeros objetivos consisten en un traslado de instalaciones de la organización de las actuales a otras más modernas, amplias y funcionales; asi como la apertura de una delegación técnica y comercial en Madrid. Factores Críticos de Éxito : El Comité de Dirección ha determinado una serie de factores críticos que considera fundamentales para el correcto desarrollo del Plan, como son : •

El apoyo de la Dirección ha de ser decidido y total, al considerarse la piedra angular del éxito del Proyecto.

•

El volumen de trabajo ha de crecer sostenidamente y de forma controlada, a fin de evitar que un aumento de trabajo grande y no previsto obligue a los responsables de los Departamentos a reducir la dedicación exigida por las tareas del Plan encomendadas.

La correcta dedicación del personal involucrado en cada

departamento se considera también crucial para el éxito o fracaso del Proyecto. •

La información y formación del personal operativo ha de cuidarse de forma especial, a fin de que vean los nuevos Sistemas como una ayuda y una mejora, y no como una amenaza o un imposible.

Tarea PSI 1.3 : Determinación de Responsables. Tras reunirse el Comité de Dirección, recabando información de todos los procesos afectados, se decide nombrar responsables de cada área que coordinen el trabajo a realizar en cada departamento con el Director del Plan de Sistemas de Información : •

Director del Plan de Sistemas de Información : Sr. García (Director de Informática y Calidad). Estará también encargado del seguimiento del Plan.

Representantes de las áreas afectadas : •

Administración : Sr. Brea (Director)

•

Compras /Almacén : Sr. Méndez (Director)

•

Producción : Sr. Blanco (Director)

•

Técnico : Sr. Otero (Director)

•

Calidad : Sr. Castro (Responsable de Control)

•

Informática : Sr. García (Director)

PSI 2 - Definición y Organización del PSI. Introducción. En esta actividad se detalla e! alcance de! plan, se organiza el equipo de personas que lo va a llevar a cabo y se elabora un calendario de ejecución. Todos los resultados o productos de esta actividad constituirán el marco de actuación del proyecto más detallado que en PSI 1 en cuanto a objetivos, procesos afectados, participantes, resultados y fechas de entrega.

Tarea PSI 2.1 : Especificación del Ámbito y Alcance. Teniendo en cuenta la descripción general de! PSI dada por el Comité de Dirección, el Jefe de Proyecto del PSI se reúne con los responsables de área a fin de especificar los objetivos a alcanzar, resultando en : •

Administración : o

Contabilidad : ■

Proceso : La Sra. Nogueira, bajo ¡as directrices del Sr. Brea, introduce los apuntes contables en un equipo informático que es independiente del resto de la empresa y en un programa no estándar con base de datos propia y que corre bajo MS-DOS.

■

Objetivos : Agilizar el trabajo e interconectar la contabilidad con la facturación y ios stocks, manteniendo bases de datos comunes que permitan mejorar la coherencia en la información.

o

Facturación: ■

Proceso : El Sr. García, de forma bastante independiente al Director del Departamento es el responsable de realizar la facturación a los Clientes, para lo que se apoya en un sistema informático hecho a medida y que corre bajo UNÍX. La base de datos es propietaria e independiente de otros procesos del Departamento. El volumen de

■ facturas es muy bajo (10-15 facturas / mes), aunque de un importe muy elevado. El método más usual de facturación es la certificación a origen por metros cuadrados de producto colocados. ■

Objetivos

:

Interconectar

la

facturación

con

la

contabilidad,

manteniendo bases de datos comunes que permitan mejorar la

coherencia en la información. Mejorar la flexibilidad en el Sistema de Facturación. o

RR.HH. :

Proceso : La Sra. Nogueira es la responsable de mantener una carpeta por cada empleado, que se guarda en un armario y donde constan todos los datos del trabajador. ■

Objetivos : Mejorar la eficiencia en el trabajo, facilitando la búsqueda de datos y el acceso a los mismos.

o

Recepción : Proceso : La Sra. Colmenero se encarga de mantener una hoja de cálculo Excel dónde se introducen las ofertas emitidas, así como una carpeta para cada expediente de petición de oferta que llega a la empresa, que guarda en un armario del archivo. Objetivos : Mejora en el acceso a información, ofreciendo estadísticas y relacionando los expedientes con las correspondientes ofertas de manera ágil y coherente.

Compras y Almacén : o

Compras: Proceso : La Sra. Várela, bajo las Directrices del Director de Departamento, introduce los pedidos en un sistema informático propio, con base de datos abierta (Access). El volumen de pedidos es muy elevado. El sistema es fácilmente modificable, pero muy limitado en cuanto a análisis de datos y es monopuesto. ■

Objetivos : Mejorar el proceso de forma que sea multipuesto y ofrezca análisis de datos. Integrar con el Almacén, de forma que al recibir los pedidos el material aparezca dado de alta en almacén. Utilizar las mismas BD que en Almacén.

o

Almacén ; ■

Proceso : El encargado de almacén, Sr. Veiga, mantiene un control del material "de cabeza", sin ningún tipo de apoyo informático.

■

Objetivos : Implantar un control informático del almacén que optimice los stocks al integrarse con Compras.

Calidad : ■

Proceso : El Sr. García mantiene al día el Sistema de Gestión de la Calidad según norma ISO 9001:2000. El Sistema genera gran cantidad de información, que se almacena en AZ, resultando complicado su análisis y su almacenamiento.

Técnico :

Objetivos : Reducir el espacio necesario para almacenamiento y mejorar el tratamiento de los datos informatizando el Sistema de Calidad. Optimizar la distribución de documentación de Calidad. Proceso : Los técnicos utilizan sistemas de CAD (AutoCad) en sus equipos para diseñar y elaborar Órdenes de Fabricación. La limitación de la red hace difícil el acceso a datos de otros técnicos. Las órdenes

Producció n

de fabricación se imprimen y se entregan al Director de Producción. Objetivos : Mejorar el acceso a datos compartidos. Implantar un sistema de CAD-CAM que mejore la eficiencia en el trabajo. Proceso : El sistema de producción es completamente manual y se basa en las órdenes de fabricación impresas que los técnicos hacen llegar al Director del Departamento. Objetivos : Mejorar la eficiencia mediante la implantación de un Sistema de CAD-CAM que evite errores y disminuya el flujo de papel.

Informática o

Red : ■

Proceso : En la empresa existe una interconexión de los equipos mediante una red Novell con 5 puestos, que se hace pequeña.

■

Objetivos : En las nuevas instalaciones,

instalar una red lo

suficientemente potente como para soportar el estado actual de la organización y futuras ampliaciones. o

Telefonía : ■

Proceso : Existe una centralita analógica con 4 números y una línea de enlace a móviles. La centralita no es ampliable.

■

Objetivos : Instalar una centralita que dé soporte al crecimiento de la empresa, ampliable y que permita mejorar la calidad de las comunicaciones.

o

Internet: ■

Proceso : Hay un ordenador conectado a Internet mediante una tarjeta RDSI, con una línea dedicada a tal fin.

-

Objetivo : Conectar todos los puestos de trabajo a Internet, con algún método para controlar ios accesos.

Tarea PSI 2.2 : Organización del PSI. 1.

Los participantes en el Plan de Sistemas de Información serán los siguientes

Jefe de Proyecto de PSI : o

Nombre : Sr. X. García

o

Cargo : Director de Informática / Calidad

o

Conocimientos T.l. : Altos

o

Funciones: »

Coordinar el PSI.

■

Realizar el seguimiento de las tareas programadas en el Plan.

■

Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI.

■

Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.

■

Detectar necesidades de formación de los usuarios participantes.

Responsable Administración : o Sr. Brea o

Nombre :

Cargo : Director de

Administración o Medio / alto o

Conocimientos T.l. : Funciones:

■

Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.

■

Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI correspondientes a su Departamento.

•

Coordinar las actividades del Plan correspondientes a su Departamento.

Responsable Compras y Almacén : o Nombre : Sr. Méndez o

Cargo :

Director de Compras o

Conocimientos

T.l.: Medio / bajo o

Funciones:

■

Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.

■

Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI correspondientes a su Departamento.

■

Coordinar las actividades del

Pian correspondientes a

su

Departamento. Responsable Producción : o Sr. Blanco o

Nombre :

Cargo : Director de

Producción o Medio / bajo o

Conocimientos T.l. : Funciones:

■

Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan,

■

Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI correspondientes a su Departamento.

■

Coordinar las actividades del

Plan correspondientes a

su

Departamento. Responsable Técnico : o Otero o

Nombre : Sr.

Cargo : Director Técnico o

Conocimientos T.l. : Medio / alto o Funciones: ■

Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.

■

Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI correspondientes a su Departamento.

■

Coordinar las actividades del Plan correspondientes a su Departamento.

Calidad : o

Nombre : Sr. Castro

o

Cargo : Responsable Control Calidad

o

Conocimientos T.l. : Medio

o

Funciones: ■

Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.

■

Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI correspondientes a su Departamento.

■

Introducción de Datos en los Sistemas correspondientes.

Contabilidad : o

Nombre : Sra. Nogueira o

Cargo: Administrativo o Conocimientos T.l.: Medio o Funciones: Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan. ■

Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI correspondientes a su Departamento.

■

Introducción de Datos en los Sistemas correspondientes.

Facturación : o

Nombre : Sr. García F.

o

Cargo : Administrativo

o

Conocimientos T.l. : Medio / bajo

o

Funciones: ■

Participar en las tareas que íe sean encomendadas en el Plan.

■

Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI correspondientes a su Departamento.

■

Introducción de Datos en los Sistemas correspondientes.

RRHH : o

Nombre : Sra. Nogueira o

Cargo : Administrativo o Conocimientos T.l. : Medio o Funciones: ■

Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.

■

Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI correspondientes a su Departamento.

■

Introducción de Datos en Sos Sistemas correspondientes.

Recepción : o

Nombre : Sra. Colmenero o

Cargo : Administrativo o Conocimientos T.l. : Medio o Funciones: ■

Participaren las tareas que le sean encomendadas en el Plan.

■

Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSÍ correspondientes a su Departamento.

■

Introducción de Datos en los Sistemas correspondientes.

Compras : o

Nombre : Sra. Várela o

Cargo : Administrativo o Conocimientos T.l. : Medio o Funciones: ■

Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.

■

Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI correspondientes a su Departamento.

■

Introducción de Datos en los Sistemas correspondientes.

Almacén : o

Nombre : Sr. Veiga o

Cargo : Responsable Almacén o Conocimientos T.l. : Bajo o Funciones: ■

Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.

■

Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI correspondientes a su Departamento.

■

Introducción de Datos en los Sistemas correspondientes.

2.

Equipos de Trabajo :

ADMINISTRACIÓN

Sr. X. García {Jefe

Sr. F. García

EQUIPO

Proyecto) Sr Brea

(Facturación)

FACTURACIÓN

Sra. Nogueira

EQUIPO

(Contabilidad)

CONTABILIDAD

Sra. Colmenero

EQUIPO

(Recepción)

EXPEDIENTES EQUIPO PERSONAL

(Dtor. Administración)

Sra. Nogueira (RR.HH.) COMPRAS/ALMACÉN

Sr. X. García

Sra. Várela

EQUIPO COMPRAS

(Jefe Proyecto)

(Compras) Sr. Veiga (Almacén)

EQUIPO ALMACÉN

Sr. X. García

Sr. Castro

EQUÍPO CALIDAD

(Jefe Proyecto)

(Calidad)

Sr. Méndez (Dtor. Compras) CALIDAD TÉCNICO/PRODUCCIÓN

Sr. X. García (Jefe

EQUIPO CAD-CAM

Proyecto) Sr. Otero (Dtor. Técnico) Sr. Blanco (Dtor. Producción) INFORMÁTICA / COMUNICACIONES

Sr. X. García

EQUIPO

(Jefe Proyecto)

INSTALACIONES

3. Logística : Las reuniones de los distintos equipos se realizarán en la Sala de Juntas, que deberá estar disponible de forma prioritaria a este fin siempre y cuando el aviso de reunión se realice con al menos tres días de antelación. El Jefe de Proyecto contará con todos los medios materiales necesarios para el correcto desarrollo de sus labores. Los miembros de los equipos de trabajo dispondrán de los medios tanto temporales como materiales

necesarios para el cumplimiento de las

labores encomendadas en las diferentes tareas. Las comunicaciones internas y actas de reuniones, asi como cualquier otro tipo de comunicación emitida seguirá estrictamente las normas y formatos establecidos en el Procedimiento correspondiente del Sistema de Calidad establecido según ISO 9001:2000

Tarea PSI 2.3 : Definición del Plan de Trabajo. Los productos finales esperados del presente Plan de Sistemas de Información son los siguientes : 1.

Sistema de Contabilidad. 1.1. Fecha de entrega esperada : Diciembre 2004 1.2. Factores Críticos de éxito : Formación de los usuarios 1.3. Tareas y responsables : Ver planning.

2.

Sistema de Facturación. 2.1. Fecha de entrega esperada : Enero 2005 2.2. Factores Críticos de éxito : Formación de los usuarios, correcta selección de la herramienta 2.3. Tareas y responsables : Ver píanning.

3.

Sistema de Personal. 3.1. Fecha de entrega esperada : Marzo 2004 3.2. Factores Críticos de éxito : Dedicación suficiente por parte de los responsables ai ser una tarea no crítica. 3.3. Tareas y responsables : Ver planning.

4.

Sistema de Expedientes. 4.1. Fecha de entrega esperada : Junio 2004 4.2. Factores Críticos de éxito : Dedicación suficiente por parte de los responsables al ser una tarea no crítica. 4.3. Tareas y responsables : Ver planning.

5.

Sistema de Pedidos. 5.1. Fecha de entrega esperada : Agosto 2004 5.2. Factores Críticos de éxito : Dedicación suficiente. Formación de los usuarios. 5.3. Tareas y responsables : Ver planning.

6.

Sistema de Almacén. 6.1. Fecha de entrega esperada : Agosto 2004 6.2. Factores Críticos de éxito : Dedicación suficiente. Formación de los usuarios. Correcta codificación de los artículos. 6.3. Tareas y responsables : Ver planning.

7.

Sistema de Calidad. 7.1. Fecha de entrega esperada : Octubre 2004 7.2. Factores Críticos de éxito : Dedicación suficiente por parte de los responsables al ser una tarea no crítica. 7.3. Tareas y responsables : Ver planning.

8.

Sistema CAD-CAM. 8.1. Fecha de entrega esperada : Julio 2005 8.2. Factores Críticos de éxito : Formación e información a los usuarios. Correcta selección de las herramientas. Dedicación necesaria por parte de los responsables. 8.3. Tareas y responsables : Ver planning.

9.

Instalaciones. 9.1. Fecha de entrega esperada : Enero 2004 9.2. Factores Críticos de éxito : Correcta selección de los equipos según las necesidades. 9.3. Tareas y responsables : Ver planning.

Tarea PSI 2.4 : Comunicación del Plan de Trabajo. El Plan de trabajo es comunicado a los usuarios del Plan de Sistemas de Información a fin de darlo a conocer y obtener su aceptación. Para ello se utilizan los formatos de comunicación interna establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad implantado en la empresa.

PSI 3 - Estudio de la Información Relevante. Introducción. El objetivo de esta actividad es recopilar y analizar todos los antecedentes generales que puedan afectar a los procesos y a las unidades organizativas implicadas en el Plan de Sistemas de Información, asi como a los resultados del mismo. Pueden ser de especial interés los estudios realizados con anterioridad al Plan de Sistemas de Información, relativos a los sistemas de información de su ámbito, o bien a su entorno tecnológico, cuyas conclusiones deben ser conocidas por el equipo de trabajo del Plan de Sistemas de Información. La información obtenida en esta actividad se tendrá en cuenta en la elaboración de los requisitos.

Tarea PSI 3.1 : Selección y Análisis de Antecedentes. A fin de considerar los antecedentes de interés acerca de Planes de Información previos, estudios en este ámbito o planes generales informáticos se entrevista al Sr. Brea, Director de Administración, ya que es una de las personas que más tiempo lleva en las oficinas de la organización y por tanto quién debiera saber algo sobre el tema. De la entrevista se concluye que no existe ningún tipo de estudio previo sobre Sistemas de Información, y que la informatización de la organización se produjo de forma no planificada e independiente para cada tarea, siempre con ayuda exterior.

Tarea PSI 3.2 : Valoración de Antecedentes. Dada la inexistencia de información relativa a los antecedentes no procede en esta valoración sino concluir lo siguiente : •

Al no existir ningún tipo de estudio previo, el Plan de Sistemas de Información ha de partir de cero.

•

Los estándares a seguir serán coherentes con lo establecido en el Sistema de Calidad de la organización.

PSI 4 - Identificación de Requisitos. Introducción. El objetivo final de esta actividad va a ser la especificación de los requisitos de información de la organización, asi como obtener un modelo de información que los complemente. Para conseguir este objetivo, se estudia el proceso o procesos de la organización incluidos en el ámbito del Plan de Sistemas de Información. Para ello es necesario llevar a cabo sesiones de trabajo con los usuarios, analizando cada proceso ta! y como debería ser, y no según su situación actual, ya que ésta puede estar condicionada por los sistemas de información existentes. Del mismo modo, se identifican los requisitos de información, y se elabora un modelo de información que represente las distintas entidades implicadas en el proceso, así como las relaciones entre ellas. Por último, se clasifican los requisitos identificados según su prioridad, con el objetivo de incorporarlos al catálogo de requisitos del Plan de Sistemas de Información.

Tarea PSI 4.1 : Estudio de los Procesos del PSI. Mediante reuniones celebradas con los responsables de cada área se definen los procesos de FACHADAS S.A. incluidos en el presente Plan : 1.

Contabilidad: 1.1. Participantes en la reunión : •

Sr. X. García, Jefe de Proyecto de SI.

•

Sr. Brea, Director de Administración.

1.2. Entradas Principales : •

Facturas de Proveedores.

•

Facturas a Clientes.

•

Salarios Personal.

1.3. Salidas Principales : •

Libros Contables.

•

Balances.

•

Impresos Oficiales.

1.4. Unidades Organizativas Participantes ; •

Responsable Contabilidad : Sra. Nogueira.

1.5. Actividades : •

La Sra. Nogueira recoge las facturas de Proveedores, las facturas a Clientes, los datos mensuales de salario del personal y otros datos relevantes y los introduce en ei programa de Contabilidad, que genera las salidas necesarias.

•

EL proceso de Contabilidad se considera bastante estándar, no existiendo peculiaridades propias de la actividad de la organización.

2.

Facturación : 2.1. Participantes en la reunión : •

Sr. X. García, Jefe de Proyecto de SI.

•

Sr. Brea, Director de Administración.

2.2. Entradas Principales : •

Presupuestos.

•

Albaranes de material fabricado.

2.3. Salidas Principales : •

Facturas a Clientes.

•

Listados.

2.4. Unidades Organizativas Participantes : •

Responsable Contabilidad : Sr. F. García

2.5. Actividades •

El Sr. García recoge la información de material fabricado y lo contrasta con ios presupuestos, introduciendo los datos en un sistema informático "a medida" que genera las facturas a Cuentes.

•

La facturación suele ser mediante certificaciones a origen. Es decir; se factura la cantidad de obra ejecutada deduciéndola del total. Es común que las mediciones de obra varíen según el presupuesto establecido.

•

La unidad básica de facturación es el metro cuadrado de producto, aunque en el caso de ventanas o puertas también se puede facturar por unidades.

3.

Personal : 3.1. Participantes en la reunión : •

Sr. X. García, Jefe de Proyecto de SI.

•

Sr. Brea, Director de Administración.

3.2. Entradas Principales : •

Datos de Personal.

•

Contratos.

•

Partes de horas trabajadas.

3.3. Salidas Principales : •

Carpeta de empleado.

•

Listado de salarios.

3.4. Unidades Organizativas Participantes : •

Responsable Personal : Sra. Nogueira.

3.5. Actividades : •

La Sra. Nogueira introduce los datos del personal en una carpeta que archiva en un armario.

•

Mensualmente introduce en una hoja de Cálculo las horas trabajadas por cada empleado y los datos de contrato a fin de calcular su salario.

4.

Expedientes: 4.1. Participantes en la reunión : •

Sr. X. García, Jefe de Proyecto de SI.

•

Sr. Brea, Director de Administración.

4.2. Entradas Principales : •

Datos externos de la Obra.

•

Presupuestos.

4.3. Salidas Principales : •

Presupuestos.

•

Listados.

4.4. Unidades Organizativas Participantes : •

Responsable Recepción : Sra. Colmenero.

4.5. Actividades : •

La Sra. Colmenero recoge toda la información de la obra y la introduce en una carpeta de expediente, que entrega a un técnico para la elaboración del presupuesto. Una vez realizado éste, !o recoge para enviarlo al Cliente, archivando uria copia en la misma carpeta de expediente, que archiva en armarios.

5.

Compras : 5.1. Participantes en ¡a reunión : •

Sr. X. García, Jefe de Proyecto de SI.

•

Sr. Méndez, Director de Compras.

5.2. Entradas Principales : •

Necesidades de MMPP.

•

Ofertas de Proveedores

5.3. Salidas Principales : •

Órdenes de Compra.

•

Informes de Evaluación de Proveedores.

•

No Conformidades.

5.4. Unidades Organizativas Participantes : •

Responsable Compras : Sr. Méndez.

•

Gestión de Compras : Sra. Várela

5.5. Actividades : •

La Sra. Várela recoge las necesidades de Compra indicadas por el Director del Departamento y las introduce en el programa informático que produce las órdenes

de compra que se envían por fax al proveedor incluyendo todos los datos necesarios sobre el producto, así como la fecha de entrega necesaria. Se distingue entre los siguientes tipos de Materias Primas : Perfiles, Paneles, Accesorios, Selladores, Chapas y Otros. Cada uno de estos tipos de materias primas cuenta con unos atributos específicos, como son : o ■

Sección.

■

Precio / metro ó precio / Kilo.

Perfiles:

Peso teórico (k/m2)

o

■

Superficie (dm2/m)

■

Longitud (m)

■

Tratamiento (sin tratar, anodízado o lacado)

■

Color

Paneles: Precio (unidad ó m2) ■

Altura (mm) Anchura (mm.)

■ o

Composición.

Accesorios: Precio ■

o

o

o

Tratamiento / Color.

Selladores: ■

Precio

■

Composición.

■

Fecha de Caducidad.

Chapas: ■

Precio Kg.

■

Altura (mm)

■

Anchura (mm.)

■

Tratamiento (sin tratar, anodizado o lacado)

■

Color

Otros: ■

Dependiente de! Material

Una vez que llega el material comprueba las cantidades cotejando el pedido con el albarán. En caso de producirse cualquier incidencia, la Sra. Várela cubre un parte de No Conformidad que entrega a Calidad.

Una vez al año, el Departamento emite un informe de Evaluación de Proveedores, donde se indican las incidencias más importantes detectadas.

6.

Almacén: 6.1. Participantes en la reunión : •

Sr. X- García, Jefe de Proyecto de SI.

•

Sr. Méndez, Director de Compras I Almacén.

6.2. Entradas Principales : •

Albaranes de MMPP.

•

Materias Primas.

6.3. Salidas Principales : •

Materias Primas.

•

No Conformidades.

6.4. Unidades Organizativas Participantes : •

Responsable Almacén : Sr. Veiga.

6.5. Actividades : •

El Sr. Veiga recepciona el material, comprobando calidades y cantidades con el albarán según el Procedimiento de Calidad correspondiente, y almacenando e! mismo según la zona prevista a tal fin.

•

En cada embalaje coloca una etiqueta de aceptación donde consta la fecha. Si existe algún problema cubre un parte de No Conformidad que entrega a Calidad.

•

El Sr. Veiga entrega al personal de fabricación las materias primas necesarias para el desarrollo de las tareas a realizar.

7.

Técnico/ Diseño : 7.1. Participantes en la reunión : •

Sr. X. García, Jefe de Proyecto de SI.

•

Sr. Otero, Director Técnico.

7.2. Entradas Principales :

•

Expediente de la Obra.

7.3. Salidas Principales : •

Presupuestos.

•

Órdenes de Fabricación.

•

No Conformidades

7.4. Unidades Organizativas Participantes : •

Responsable Técnico : El técnico asignado a cada Obra.

7.5. Actividades : •

El Técnico asignado recoge la información de la obra. La estudia y elabora un presupuesto que entrega a Recepción para su envío al Cliente.

•

Si la obra es aceptada, el técnico elabora las órdenes de fabricación ayudado de sistemas CAD (AutoCad), entregando a Producción estas órdenes de fabricación impresas.

•

En caso de producirse cualquier incidencia (errores en mediciones, indefiniciones en el proyecto, etc) cubre un parte de No Conformidad que entrega a Calidad.

Producción: i.1. Participantes en la reunión : •

Sr. X. García, Jefe de Proyecto de Sí.

•

Sr. Blanco, Director de Producción.

•.2. Entradas Principales ; •

Órdenes de Fabricación.

•

Materias Primas.

.3. Salidas Principales : •

Producto Final (módulos de muro cortina, ventanas, puertas.

•

No Conformidades.

.4. Unidades Organizativas Participantes : •

Responsable Producción : Sr. Blanco.

•

Equipos de Trabajo.

8.5. Actividades : •

El Sr. Blanco recibe las órdenes de fabricación y designa los equipos de trabajo destinados a cada una de ellas.

•

Los operarios encargados de cada tarea cogen los planos y realizan ei trabajo de forma manual. Por ejemplo, para hacer un taladro a un perfil han de interpretar el plano, medir el perfil, marcarlo con un rotulador y por último taladrarlo.

•

En caso de detectarse alguna incidencia, los operarios avisan al jefe de taller, quien cubre un parte de No Conformidad que entrega a Calidad.

9.

Calidad: 9.1. Participantes en ¡a reunión : •

Sr. X. García, Jefe de Proyecto de Sí.

•

Sr. Castro, Responsable de Control de Calidad.

9.2. Entradas Principales : •

No Conformidades.

•

Informes de Auditorias.

9.3. Salidas Principales : •

Acciones Correctivas y Preventivas.

•

Revisión del Sistema de Calidad.

9.4. Unidades Organizativas Participantes : •

Departamento de Calidad : Sr. X García y Sr. Castro.

9.5. Actividades : •

El Sr. Castro recibe ios partes de No Conformidad y los almacena en un archivador. Cada dos meses realiza un estudio de las NNCC, con un informe que entrega al Director de Departamento.

•

Anualmente el Departamento realiza auditorías internas de Calidad a todos los Departamentos, de las que emite un informe.

•

El Director de Departamento analiza todos los informes con los responsables del área correspondiente a fin de tomas las medidas correctoras oportunas.

•

Anualmente, el Director de Departamento, junto con el Gerente, realizan una Revisión global del Sistema de Calidad

Tarea PSI 4.2 : Análisis de la Necesidades de Información. Realizado el análisis de procesos anterior se detectan las siguientes necesidades de Información porcada Proceso : 1.

Contabilidad. 1.1. Información de Entrada : •

Facturas de Proveedores.

•

Facturas a Clientes.

•

Datos de Proveedores.

•

Datos de Clientes.

1.2. Información de Salida :

2.

•

Libros Contables.

•

Balances / Cuentas anuales.

Facturación. 2.1. Información de Entrada : •

Presupuestos.

•

Informes de producto entregado.

•

Datos de Clientes.

2.2. Información de Salida :

3.

•

Facturas a Clientes.

•

Previsión de Cobros.

Personal. 3.1. Información de Entrada : •

Datos personales.

•

Datos laborales.

•

Horas trabajadas.

3.2. Información de Salida : •

Carpeta de empleado.

•

Listado de pagos.

4.

Expedientes. 4.1. Información de Entrada : •

Datos de la Obra.

•

Datos del Cliente.

•

Plazos de Entrega.

•

Presupuesto.

4.2. Información de Salida :

5.

•

Carpeta de Expediente.

•

Presupuesto.

•

Estadísticas de presupuestos.

Compras. 5.1. Información de Entrada : •

Datos de Proveedores.

•

Necesidades de Materias Primas.

•

Albaranes de Entrega.

•

Datos de Materias Primas : o

o

o

o

Perfiles: ■

Sección.

■

Precio / metro ó precio / Kilo.

■

Peso teórico (k/m2)

■

Superficie (dm2/m)

■

Longitud (m)

■

Tratamiento (sin tratar, anodizado o lacado)

■

Color

Paneles: ■

Precio (unidad ó m2)

■

Altura (mm)

■

Anchura (mm.)

■

Composición,

Accesorios : ■

Precio

■

Tratamiento / Color,

Selladores: ■

Precio

o

o

■

Composición.

■

Fecha de Caducidad.

Chapas: ■

Precio kg.

■

Altura (mm)

■

Anchura (mm.)

■

Tratamiento (sin tratar, anodizado o lacado)

■

Color

Otros : Dependiente del Material

5.2. Información de Salida : •

Órdenes de Pedido.

•

Informes de Pedidos : o

o

o

Pedidos Pendientes: •

Por Obra

•

Por Proveedor

•

Entre fechas

•

Por Artículo

•

Por familia de artículos

•

Combinación de los anteriores.

Pedidos Recibidos : •

Por Obra

•

Por Proveedor

•

Entre fechas

•

Por Artículo

•

Por familia de artículos

•

Combinación de los anteriores.

Pedidos Totales : •

Por Obra

•

Por Proveedor

•

Entre fechas

•

Por Artículo

•

Por familia de artículos

•

Combinación de los anteriores.

6.

Almacén. 6.1. Información de Entrada : •

Datos de Materias Primas :

o o

Perfiles : Paneles :

o

Accesorios:

o

Selladores :

o

Chapas:

o

Otros.

Albaranes de Entrega. 6.2. Información de Salida :

7.

•

Movimientos diarios de MMPP.

•

Informes de stock. o

Por artículo.

o

Por familia de artículos

o

De MMPP pendientes de recibir.

Técnico / Producción (CAD-CAM) 7.1. Información de Entrada : •

Datos de los Perfiles.

•

Datos de los mecanizados.

•

Órdenes de Fabricación.

7.2. Información de Salida : •

Programas para mecanizado automático.

8.

Calidad. 8.1. Información de Entrada : •

Partes de No Conformidad.

•

Auditorías Internas.

8.2. Información de Salida : •

Acciones Correctivas / Preventivas.

•

Informe de Revisión de! Sistema de Calidad.

Tarea PSI 4.3 : Catalogación de Requisitos.

PSI 5 - Estudio de los Sistemas de Información Actuales. Introducción. El objetivo de esta actividad es obtener una valoración de la situación actual al margen de los requisitos del catálogo, apoyándose en criterios relativos a facilidad de mantenimiento, documentación, flexibilidad, facilidad de uso, etc. En esta actividad se debe tener en cuenta la opinión de los usuarios, ya que aportarán elementos de valoración, como por ejemplo, su nivel de satisfacción con cada sistema de información. Se seleccionan los sistemas de información actuales que son objeto del análisis y se lleva a cabo el estudio de los mismos con la profundidad y el detalle que se determine conveniente en función de los objetivos definidos para el Plan de Sistemas de Información. Este estudio permite, para cada sistema, determinar sus carencias y valorarlos. Esta valoración se utilizará en la actividad Diseño del Modelo de Sistemas de Información (PSI 6), donde se analizará la cobertura de los sistemas de información actuales con respecto a los requisitos.

Tarea PSI 5.1 : Alcance y Objetivos del Estudio de los Sistemas de Información Actuales. Dentro de los Sistemas de Información implantados en la Organización, se estudiarán los siguientes, al encontrarse dentro del ámbito del P.S.I. . Además se define para cada uno de ellos los objetivos del estudio a realizar: 1. Sistema : Contabilidad 1.1. Objetivos : 1.1.1.Procesos a los que da Soporte : Analizar a qué procesos de la Organización da soporte y en qué forma lo hace. 1.1.2.

N° Usuarios : Ver si el sistema admite multiusuario o es monousuaho.

1.1.3.

Bases de Datos : Ver si son abiertas o cerradas, asi como su fiabilidad.

1.1.4.Conecíividad : Observar si el Sistema es independiente, o si se relaciona con otros del mismo ámbito (Facturación) 1.1.5.

Facilidad de uso : Estudiar la facilidad de manejo y las interfaz de usuario.

1.1.6.Facilidad de aprendizaje : Analizar la facilidad de aprendizaje de la herramienta. 1.1.7.Seguridad de los datos : Analizar el sistema de copias de segundad y restauración de datos. 1.1-8.

Otros Riesgos y amenazas : Analizar la incidencia de otros riesgos posibles.

1.1.9.

Mantenimiento : Facilidad y Coste.

1.1.10. Opinión de los usuarios : Registrar la opinión de los usuarios del Sistema.

2.

Sistema : Facturación 2.1. Objetivos : 2.1.1.Procesos a los que da Soporte : Analizara qué procesos de la Organización da soporte y en qué forma lo hace. 2.1.2.

N° Usuarios : Ver si el sistema admite multiusuario o es monousuario.

2.1.3.

Bases de Datos : Ver si son abiertas o cerradas, así como su fiabilidad.

2.1.4.Conectividad : Observar si el Sistema es independiente, o si se relaciona con otros def mismo ámbito (Contabilidad) 2.1.5.

Facilidad de uso : Estudiar la facilidad de manejo y las interfaz de usuario.

2.1.6.Facilidad de aprendizaje : Analizar la facilidad de aprendizaje de la herramienta. 2.1.7.Segundad de los datos : Analizar el sistema de copias de segundad y restauración de datos. 2.1.8.Parametrización : Ver si el Sistema es personalizare a fin de introducir nuevas características particulares de facturación. 2.1.9.

Otros Riesgos y amenazas : Analizar la incidencia de otros riesgos posibles.

2.1.10. Mantenimiento : Facilidad y Coste. 2.1.11. Opinión de los usuarios : Registrar la opinión de los usuarios del Sistema. 3.

Sistema : Compras 3.1. Objetivos : 3.1.1.Procesos a los que da Soporte : Analizara qué procesos de la Organización da soporte y en qué forma lo hace. 3.1.2.

N° Usuarios : Ver si el sistema admite multiusuano o es monousuario.

3.1.3.

Bases de Datos ; Ver si son abiertas o cerradas, así como su fiabilidad.

3.1.4.Conectividad : Observar si el Sistema es independiente, o si se relaciona con otros de! mismo ámbito (Almacén) 3.1.5.

Facilidad de uso : Estudiar la facilidad de manejo y las interfaz de usuario.

3.1.6.Facilidad de aprendizaje : Analizar la facilidad de aprendizaje de la herramienta. 3.1.7.Seguridad de los datos : Analizar el sistema de copias de seguridad y restauración de datos. 3.1.8.Parametrización : Ver si ei Sistema es personalizare a fin de introducir nuevas características particulares debidas a la singularidad de las materias primas. 3.1.9.

Análisis de datos : Ver las opciones de elaboración y presentación de informes.

3.1.10. Otros Riesgos y amenazas : Analizar la incidencia de otros riesgos posibles. 3.1.11. Mantenimiento : Facilidad y Coste. 3.1.12. Opinión de los usuarios : Registrarla opinión de los usuarios del Sistema.

4.

Sistema : Técnico (CAD) 4.1. Objetivos : 4.1.1.Procesos a los que da Soporte : Analizar a qué procesos de la Organización da soporte y en qué forma lo hace. 4.1.2.Conectividad : Observar si el Sistema es independiente, o si se relaciona con otros del mismo ámbito (Fabricación) 4.1.3.

Facilidad de uso : Estudiar la facilidad de manejo y las interfaz de usuario.

4.1.4.Facilidad de aprendizaje : Analizar la facilidad de aprendizaje de la herramienta. 4.1.5.Seguridad de los datos : Analizar el sistema de copias de segundad y restauración de datos. 4.1.6.Parametrización : Ver si el Sistema es personalizare a fin de introducir nuevas características particulares debidas a (a singularidad de los productos diseñados en Fachadas S.A.. 4.1.7.

Otros Riesgos y amenazas : Analizar la incidencia de otros riesgos posibles.

4.1.8.

Mantenimiento : Facilidad y Coste.

4.1.9.

Opinión de los usuarios : Registrar la opinión de los usuarios de! Sistema.

Tarea PSI 5.2 : Análisis de los Sistemas de Información Actuales. Una vez definidos el alcance y los objetivos del estudio de los Sistemas de Información actuales, se realiza el análisis, llegando a las siguientes conclusiones :

Sistema : Contabilidad 1.1. Procesos a los que da Soporte : Contabilidad como herramienta de trabajo y Gerencia como soporte a toma de decisiones. 1.2. N° Usuarios : Monousuario, sin posibilidad de cambio a multiusuario 1.3. Bases de Datos : Propietarias, sin posibilidad de acceso para traspaso de información. 1.4. Conectividad : El sistema es independiente de Facturación, y sin posibilidad de interconexión. 1.5. Facilidad de uso : Simple de usar Interfaz de usuario MS-DOS poco amigable pero de fácil manejo. 1.6. Facilidad de aprendizaje : Sencillo de aprender a manejar debido a las escasas opciones con las que cuenta. 1.7. Seguridad de !os datos : Permite realización de copias de segundad a disquete, no automáticas. 1.8. Otros Riesgos y amenazas : Riesgo de obsolescencia tecnológica al ser un sistema basado en MS DOS. Existe el riesgo de quedar sin cobertura de soporte de mantenimiento al ser un programa desarrollado por una pequeña empresa. 1.9. Mantenimiento: Bajo coste, pero dependiente de una pequeña empresa. 1.10.

Opinión de los usuarios :

Entrevistados el sr. Brea y la sra. Nogueira, comentan que el sistema les resulta sencillo de usar, aunque consideran la interfaz un poco obsoleta. Inciden en la necesidad de poder personalizar los informes, ya que la impresión de los mismos resulta poco atractiva y sobrecargada. Solicitan que, si se cambia el Sistema, el nuevo pueda conectarse automáticamente con Facturación

2.

Sistema ; Facturación 2.1. Procesos a los que da Soporte : Facturación como herramienta de trabajo y Gerencia como soporte a toma de decisiones. 2.2. N° Usuarios : Monousuario, sin posibilidad de cambio a muftiusuario 2.3. Bases de Datos : Propietarias, sin posibilidad de acceso para traspaso de información. 2.4. Conectividad : El sistema es independiente, y sin posibilidad de interconexión. 2.5. Facilidad de uso : Muy simple de usar. Interfaz de usuario tipo DOS poco amigable pero de fácil manejo. 2.6. Facilidad de aprendizaje : Muy sencillo de aprender a manejar debido a las escasas opciones con las que cuenta. 2.7. Seguridad de los datos : Permite realización de copias de seguridad a disquete, no automáticas. 2.8. Parametrización : Dependiente de ¡a empresa suministradora. Posible pero poco operativa debido al elevado coste. 2.9. Otros Riesgos y amenazas : Riesgo de obsolescencia tecnológica al ser un sistema UNÍ.X. Existe el riesgo de quedar sin cobertura de soporte de mantenimiento al ser un programa desarrollado por una pequeña empresa. 2.10.

Mantenimiento:

Bajo coste, pero dependiente de una pequeña empresa. 2.11. Opinión de los usuarios : Entrevistado el Sr. F. García comenta que está muy contento con el funcionamiento del Sistema, que nunca le ha causado problemas, y que el manejo es muy sencillo y rápido al estar muy familiarizado con ei mismo.

3.

Sistema : Compras 3-1- Procesos a los que da Soporte ; Compras como herramienta de trabajo y Almacén como ayuda al control de stocks. 3.2. N° Usuarios : Monousuario 3.3. Bases de Datos : Abiertas, en Access. 3.4. Conectividad : Sistema independiente, que solamente gestiona la emisión y recepción de pedidos, sin integrarse con un sistema de gestión de almacenes, que no existe. 3.5. Facilidad de uso : Interfaz amigable tipo Windows de fácil manejo 3.6. Facilidad de aprendizaje : Sencillo aprendizaje. La complicación del mismo es debida a la complejidad del proceso de compras, más que a la aplicación misma. 3.7. Segundad de fos datos : Consiste en realizar copias de la base de datos, que se realizan de forma externa a la aplicación. La restauración consiste en reemplazar la base de datos. 3.8. Parametrización : Aplicación desarrollada internamente. Parametrización sencilla dependiendo de la disponibilidad de recursos. 3.9. Análisis de datos : Pueden realizarse todo tipo de consultas desde la base de datos al ser abierta, aunque habría que modificar en gran medida la aplicación para hacerlo desde dentro de la misma. 3.10.

Otros Riesgos y amenazas :

La parameírización depende de una sola persona, que es el desarrollador del sistema. No se siguió ningún tipo de metodología en el desarrollo, por lo que el análisis del código resulta engorroso, de la misma. 3.11.

Mantenimiento

Costoso debido a la complejidad del código. Dependiente de personal interno. 3.12.

Opinión de los usuarios :

La Sra. Várela opina que el sistema tiene varios errores, ya que se abren mensajes de error durante el transcurso del trabajo de forma ocasional. La sensación de fiabilidad no es elevada. Opina también que la consulta de datos desde el programa es muy limitada.

4.

Sistema : Técnico (CAD) 4.1- Procesos a los que da Soporte : Técnico como herramienta de trabajo y Producción como proceso cliente 4.2. Conectividad : El sistema de CAD no se enlaza con un sistema de apoyo a fabricación (inexistente) 4.3. Facilidad de uso : Sistema comercial estándar de uso bastante sencillo al ser muy conocido. 4.4. Facilidad de aprendizaje : El sistema se estudia en las universidades como CAD estándar, por lo que los técnicos suelen conocerlo bastante bien. 4.5. Seguridad de los datos : Posibilidad de backups automáticos configurables. 4.6. Parametrización : Posible, aunque compleja y cara. 4.7. Otros Riesgos y amenazas : No se conocen. 4.8. Mantenimiento: Software estándar. Web atención al diente incluida en la licencia. Abundante documentación. 4.9. Opinión de los usuarios : En general los técnicos están contentos con el sistema. Lo conocen bien y es compatible con los sistemas utilizados por los clientes, fo que facilita la comunicación con estos.

Tarea PSI 5.3 : Valoración cíe los Sistemas de Información Actuales. Tras realizar el estudio de los sistemas de información se llega a las siguientes conclusiones :

1.

Contabilidad.

Aunque su manejo resulta sencillo y su proceso de aprendizaje es rápido, destacan negativamente su funcionamiento bajo sistema operativo MS-DOS, con una interfaz gráfica de usuario obsoleta, así como la dependencia para actualizaciones y mantenimiento de una empresa pequeña, que es la desarrolladora y conocedora del código. Las bases de datos propietarias dificultan el acceso a datos y complicarían una hipotética migración de datos hacia otra aplicación. Se valora también negativamente la escasa flexibilidad a la hora de realizar informes de análisis de datos.

2.

Facturación.

Al igual que en el sistema anterior el manejo y aprendizaje son sencillos, aunque el sistema operativo soporte (UNI'.X en este caso) y !a interfaz de usuario se valoran negativamente. También cabe destacar la situación de ías bases de datos, propietarias, que dificultan el acceso a los datos, la interconexión con otros programas y la migración de datos. Otro aspecto a tener en cuenta es la dependencia de un proveedor pequeño para actualizaciones y mantenimiento, con el riesgo posible de desabastecimienío de soporte. Al haber sólo un equipo con este sistema operativo y realizarse las copias de seguridad en disquetes el riesgo potencial de pérdida de datos se considera muy elevado.

3.

Compras.

Se valora positivamente la facilidad de uso, así como la posibilidad de actualizaciones flexible al ser un programa de desarrollo interno. Sin embargo, e! coste de dichas actualizaciones se considera elevado al ser un código no estructurado. Las bases de datos facilitan el acceso a la información, al ser un sistema abierto (ACCESS), con la facilidad de elaboración de consultas e informes sin necesidad de modificar el código del programa. Las copias de seguridad son sencillas de realizar y restaurar, realizándose desde el sistema operativo. Al ser un desarrollo interno que no siguió ningún tipo de metodología, el sistema puede tener importantes errores de funcionamiento no detectados. 4.

Técnico (CAD)

El Sistema estándar comercial de CAD se considera de aprendizaje y manejo razonablemente sencillos. Además su mantenimiento resulta simple al contar con bastante soporte. Las parametrizaciones resultan caras, aunque no se depende de un único proveedor como en casos anteriores. Las actualizaciones son sencillas y de coste razonable, respetando los datos creados sin necesidad de realización de copias. Las copias de seguridad están correctamente contempladas en el propio software, resultando sencillas y fiables. El formato de los datos permite modo estándar de CAD que facilita la comunicación con otros sistemas. Además el formato propio de archivos se ha convertido en estándar del sector, con lo que se facilita la comunicación con clientes y proveedores.

PSI 6 - Diseño del Modelo de Sistemas de Información. Introducción. El objetivo de esta actividad es identificar y definir ios sistemas de información que van a dar soporte a los procesos de la organización afectados por el Plan de Sistemas de Información. Para ello, en primer lugar, se analiza la cobertura que los sistemas de información actuales dan a ios requisitos recogidos en el catálogo elaborado en las actividades Estudio de la Información Relevante (PSI 3) e Identificación de Requisitos (PSI 4). Esto permitirá efectuar un diagnóstico de la situación actual, a partir del cual se seleccionan los sistemas de información actuales considerados válidos, identificando las mejoras a realizar en los mismos. Por último, se definen ios nuevos sistemas de información necesarios para cubrir los requisitos y funciones de los procesos no soportados por los sistemas actuales seleccionados. Teniendo en cuenta los resultados anteriores, se elabora e! modelo de sistemas de información válido para dar soporte a los procesos de la organización incluidos en el ámbito del Plan de Sistemas de Información.

Tarea PSI 6.1 : Diagnóstico de la situación Actual. Analizados los diferentes procesos y los sistemas de información actuales que les dan cobertura se concluye lo siguiente : 1. Contabilidad : Las siguientes entidades detectadas en el análisis de necesidades de información se encuentran cubiertas por el sistema de información actual: Entradas : Facturas de Proveedores SI Facturas a Clientes SI Datos de Proveedores SI Datos de Clientes SI Salidas : Libros Contables SI Balances / Cuentas anuales SI. Las entidades aparecen recogidas en la situación actúa!. Las relaciones que se pretenden en los requisitos de interconexión con el Sistema de Facturación se encuentran del siguiente modo : Facturas a Clientes NO

Datos de Clientes NO Pese a la cobertura del modelo de información, y debido al incumplimiento de cobertura del requisito de interconexión con facturación se considera al sistema de contabilidad como un sistema a cambiar.

2.

Facturación :

Las siguientes entidades detectadas en el análisis de necesidades de información se encuentran cubiertas por el sistema de información actual: Entradas : Presupuestos SI Informes de Producto Entregado NO Datos de Clientes SI Salidas : Facturas a Clientes SI Previsión de cobros NO. No todas las entidades aparecen recogidas en la situación actual. Las relaciones que se pretenden en los requisitos de interconexión con el Sistema de Contabilidad se encuentran del siguiente modo : Facturas a Clientes NO Datos de Clientes NO Debido a la no cobertura del modelo de información, y debido al incumplimiento de cobertura del requisito de interconexión con contabilidad se considera al sistema de facturación como un sistema a cambiar.

3.

Personal.

El proceso no se encuentra cubierto por ningún sistema de información actualmente.

4.

Expedientes.

El proceso no se encuentra cubierto por ningún sistema de información actualmente.

5.

Compras:

Las siguientes entidades detectadas en el análisis de necesidades de información se encuentran cubiertas por el sistema de información actual: Información de Entrada : •

Datos de Proveedores. SI

•

Necesidades de Materias Primas. NO

•

Albaranes de Entrega. NO

•

Datos de Materias Primas : o

Perfiles: ■

Sección. NO

■

Precio / metro ó precio / Kilo. NO

■

Peso teórico (k/m2) NO

-

Superficie (dm2/m) NO Longitud (m) SI

o

■

Tratamiento (sin tratar, anodizado o lacado) SI

-

Color SI

Paneles: ■

Precio {unidad ó m2) NO

■

Altura {mm) SI

» ■ o

o

o

o

Anchura (mm.) SI Composición. SI

Accesorios : ■

Precio NO

■

Tratamiento / Color. SI

Selladores: ■

Precio NO

■

Composición. SI

■

Fecha de Caducidad. SI

Chapas: ■

Precio kg. NO

■

Altura (mm) SI

■

Anchura {mm.) SI

■

Tratamiento {sin tratar, anodizado o lacado) SI

■

Color SI

Otros:

Dependiente del Material Información de Salida ; •

Órdenes de Pedido. SI

•

Informes de Pedidos : o

Pedidos Pendientes: •

Por Obra SI

•

Por Proveedor SI

•

Entre fechas SI Por Artículo SI

o

o

•

Por familia de artículos SI

•

Combinación de los anteriores. NO

Pedidos Recibidos : •

Por Obra SI

•

Por Proveedor SI

•

Entre fechas SI

•

Por Artículo SI

•

Por familia de artículos SI

•

Combinación de los anteriores. NO

Pedidos Totales ; •

Por Obra SI

•

Por Proveedor SI

•

Entre fechas SI

•

Por Artículo SI

•

Por familia de artículos SI

•

Combinación de los anteriores. NO

Las principales faltas de cobertura a requisitos son la inexistencia de tratamiento de la información concerniente a precios, así como la inexistencia de conexión con un sistema de almacén {este es actualmente inexistente). Debido a estos motivos se considera al Sistema de Información como no conservable.

6.

Almacén.

El proceso no se encuentra cubierto por ningún sistema de información actualmente. 7.

Técnico / Producción.

Las siguientes entidades detectadas en el análisis de necesidades de información se encuentran cubiertas por el sistema de información actual: Entrada : Datos de los Perfiles. NO Datos de los mecanizados. NO Órdenes de Fabricación. NO Salidas : Programas para mecanizado automático. NO Pese a que no cubre las necesidades de información, el sistema de CAD actual se considera un sistema a conservar como apoyo al nuevo sistema de CAD / CAM a implantar que de cobertura a los requisitos e interrelacíone el departamento técnico con producción, al considerarse una herramienta básica.

8. Calidad El proceso no se encuentra cubierto por ningún sistema de información actualmente.

RESUMEN: Como resumen se concluye que todos los sistemas actuales estudiados son sistemas a sustituir, exceptuando el sistema de CAD, que se mantendrá sin mejoras como base de apoyo al nuevo sistema de diseño y fabricación asistida por ordenador.

Tarea PSI 6.2 : Definición del Modelo de Sistemas de Información.

Una vez decidido cuáles son los sistemas de información a mantener y cuáles han de ser sustituidos se concluye que el diagrama de representación de los sistemas de información quedará como sigue. Todos los sistemas incluidos en et diagrama son nuevos sistemas.

CALIDAD

Facturas Proveedores

COMPRAS

Materias

ALMACÉ N

Materias

EXPEDIENTES

Datos Obra

CONTABILID

CAD/CAM

AD

Material Fabricado Salarios

PERSONAL

Presupuesto

FACTURACIÓN

Facturas Clientes

1. Contabilidad. Cubrirá los requisitos necesarios en el proceso de Contabilidad como herramienta de trabajo y soporte de ayuda a toma de decisiones para Gerencia. Las actividades a las que dará apoyo son introducción de apuntes contables y elaboración de informes y balances. Se interconectará con el Sistema de Facturación, manteniendo bases de datos comunes de Clientes y Facturas a Clientes.

2. Facturación. Herramienta de trabajo para el proceso de facturación. Actividades de elaboración y gestión de facturas, así como emisión de informes. Interconexión con Contabilidad con bases de datos comunes según punto anterior.

3. Expedientes. Control de !os expedientes de obras y gestión de los presupuestos. Elaboración de informes estadísticos. Estado de la obra. Técnico responsable.

4. Personal. Herramienta de trabajo de RR. HH. que controlará los empleados, formación, datos personales, bancarios etc.

5. Compras. Gestión de pedidos a proveedores y de recepción de los pedidos. Informes según necesidades establecidas. Interconexión con sistema de almacén, manteniendo BB. DD. Comunes de materias primas y almacenes.

6.

Almacén

Control de stocks . Altas y bajas de Materias Primas. Interconexión con Compras. Soporte a decisiones de compra de Materias Primas. Informes. Bases de datos comunes de Materias Primas y Almacenes

7.

CAD / CAM

Elaboración de órdenes de fabricación de producto electrónicas y fabricación según dichas órdenes. Gestión de centro de mecanizado automático.

8. Calidad. Gestión de No Conformidades, Acciones correctivas y preventivas. Evaluación de Proveedores. Control de equipos de inspección y en general cualquier requisito establecido en el sistema de Calidad según referencia! ISO 9000:2000. Emisión de Informes.

PS! 7 - Definición de la arquitectura tecnológica. Introducción. En esta actividad se propone una arquitectura tecnológica que de soporte al modelo de información y de sistemas de información incluyendo, si es necesario, opciones. Para esta actividad se tienen en cuenta especialmente los requisitos de carácter tecnológico, aunque es necesario considerar el catálogo completo de requisitos para entender las necesidades de los procesos y proponer los entornos tecnológicos que mejor se adapten a las mismas.

Tarea PSI 7.1 : Identificación de las Necesidades de Infraestructura Tecnológica. Tomando como base el entorno actual, así como los modelos de Sistemas de Información y requisitos se definen las necesidades de infraestructura tecnológica. Partiendo de la situación actual detectamos que la base tecnológica son PC's clónicos con sistema operativo Microsoft Windows, con las excepciones de los puestos de contabilidad (MSDOS) y facturación (UNIX). La red es una NOVELL NETWARE 5 con 5 puestos. Como se explicó en su momento, se ha quedado pequeña. Otra infraestructura tecnológica, como comunicaciones de voz o acceso a Internet, también fueron explicadas en su momento. Debido a la formación de los usuarios, al posible impacto en la organización y a los requisitos de conectividad de los diferentes Sistemas, se proponen las siguientes alternativas en infraestructura tecnológica. A la hora de proponer alternativas, así como a la hora de su decisión, pesará también la posible reutilización de componentes o licencias actuales. 1. Red: a.

Noveíl Netware. : Debido a que es la instalada actualmente en la organización

b.

Windows 2000. : Debido a que es el sistema estándar más habitual del momento.

2.

3.

Sistema de acceso a red equipos : a.

Hub. : Sencillo y barato

b.

Switch : Mayores prestaciones al permitir velocidades asimétricas.

Sistemas Operativos : a.

Windows 98. Ya instalado en la empresa, licencias pagadas

b.

Windows 2000. Mayor estabilidad y prestaciones.

4. Hardware :

5.

6.

a.

PC's clónicos. Más económicos. Buena relación calidad / precio

b.

Equipos de marca (Compacq, DELL...). Mayor Habilidad y garantía.

Comunicaciones de voz : a.

Centralita R.T.B. (líneas analógicas) Mejor precio. Posible reutilización.

b.

Centralita R.D.S.I. (líneas digitales) Mayores prestaciones y cafidad.

Acceso Internet: a. Acceso R.D.S.I. tarifa plana. Puede utilizar línea RDSI existente. b. Acceso A.D.S.L. tarifa plana. Necesidad de línea RTB. Económica y gran ancho de banda.

Tarea PSI 7.2 : Selección de la Arquitectura Tecnológica.

Vistas las necesidades de infraestructuras tecnológicas basadas en la situación actual y los requisitos, y listadas las diferentes opciones se valoran a fin de tomar una decisión. A la hora de tomar decisiones se decide como criterio principal la cobertura de requisitos, teniendo en cuenta en segundo lugar la posibilidad de reutiíización de hardware o software existente, asi como el aprovechamiento de licencias ya pagadas. Otro aspecto a tener en cuenta será la formación o el nivel de conocimiento de los usuarios en las diferentes opciones, asi como posibles ampliaciones de futuro. Resumiendo, los criterios a utilizar en orden de precedencia serían : 1. Cobertura de requisitos. 2. Reutiiización. 3. Conocimiento-formación usuarios. 4. Ampliaciones - opciones de futuro. Las conclusiones a las que se llegan son las siguientes : 1.

Red :

Debido a la formación de los usuarios tanto actuales como potenciales, así como a la estandarización del sistema se elige como sistema operativo base de red ef WINDOWS 2000, ya que permite cubrir los requisitos de conectividad, siendo sencillo eí manejo de las opciones de seguridad tanto de accesos como de datos. 2.

Acceso a red :

Se decide la opción de conectar los equipos a un switch, debido a que la reutilización de equipos con tarjeta de red a 10Mbps. junto con ¡a compra de nuevos equipos necesaria que puedan contar con tarjetas de 100Mbps. Hace que conectando los equipos con este dispositivo puedan aprovecharse las ventajas de las tarjetas más rápidas, debido a que el hub haría que la red trabajase a baja velocidad con solo una tarjeta de baja velocidad que hubiese en la red, mientras que eí switch permite trabajar a cada tarjeta a su velocidad.

Debido a ía escasa diferencia de precio, que hace que ei factor económico no sea decisivo se decide esta opción.

3.

Sistemas Operativos :

Debido principalmente a la existencia de licencias y al conocimiento de los usuarios, asi como a la elección del sistema operativo de red, la decisión tomada en este aspecto es la de mantener el sistema operativo WINDOWS 98 en los equipos existentes, e introducir en los posibles nuevos equipos el WINDOWS 2000 como sistema operativo, al considerar que las prestaciones de seguridad, velocidad y estabilidad son compatibles con la diferencia de precio existente.

4.

Hardware :

Se opta por hardware clónico analizando las prestaciones y los precios. Debido a que la experiencia de uso de este tipo de equipos en la empresa ha resultado exitosa no se observa la necesidad del cambio de equipos, Se reutilizarán los equipos existentes, adquiriendo los necesarios según Sistemas y aplicaciones.

5.

Comunicaciones de Voz :

Teniendo en cuenta criterios de calidad y ampliaciones futuras se decide la implantación de una centralita digital de líneas de red digital de servicios integrados que de soporte a las comunicaciones de voz y fax. Debido a posibles ampliaciones, la centralita tendrá la posibilidad de conexión de equipos de datos (por ejemplo envío de fax desde ordenadores - programas de gestión)

6. Acceso a Internet: Debido a posibles ampliaciones, como sistemas de información compartidos con otras delegaciones, así como a motivos económicos y de calidad y ancho de banda se opta por una conexión a Internet compartida y basada en un acceso A.D.S.L. de alta velocidad. En esta decisión se ha tenido en cuenta el volumen de información generada por el departamento técnico (planos) que han de intercambiarse con Clientes y/o Proveedores. También se tiene en cuenta que la mayor parte de las aplicaciones estándar tipo E.R.P. basan la conectividad en sistemas IP sobre Internet.

PSI 8 - Definición del Plan de Acción. Introducción. En el Plan de Acción, que se elabora en esta actividad, se definen los proyectos y acciones a llevar a cabo para la implantación de los modelos de información y de sistemas de información, determinados en las actividades Identificación de Requisitos (PSI 4) y Diseño del Modelo de Sistemas de Información (PSI 6), con la arquitectura tecnológica propuesta en la actividad Definición de la Arquitectura Tecnológica (PSI 7). El conjunto de estos tres modelos constituye la arquitectura de información. Dentro de¡ Plan de Acción se incluye un calendario de proyectos, con posibles alternativas, y una estimación de recursos, cuyo detalle será mayor para los más inmediatos. Para la elaboración del calendario se tienen que analizar las distintas variables que afecten a la prioridad de cada proyecto y sistema de información. El orden definitivo de los proyectos y acciones debe pactarse con los usuarios, para llegar a una solución de compromiso que resulte la mejor posible para la organización. Por último, se propone un plan de mantenimiento para el control y seguimiento de la ejecución de los proyectos, así como para la actualización de los productos finales del Plan de Sistemas de Información.

Tarea PSI 8,1 :DefÍnición de Proyectos a Realizar. A efectos de implantar la arquitectura de información propuesta y basándose en los objetivos fijados para el plan, así como en las interdependencias entre los diferentes sistemas, se establece un calendario de actuación fijando prioridades y medios para los diferentes proyectos. Los criterios para establecer las prioridades son los siguientes ; 1.

Prioridad de los requisitos.

2.

Interdependencias entre los sistemas.

3.

Disponibilidad de recursos (personal).

4.

Disponibilidad de recursos (económicos).

El calendario de actuación se fija según lo indicado en el anexo B.

La justificación del orden de los proyectos es la siguiente : Primero se pretende la implantación de la infraestructura tecnológica que de soporte a los diferentes proyectos embebidos en el presente Plan de Sistemas de información. Para ello se propone instalar la red de equipos informáticos configurando tanto la red como el acceso a Internet. Paralelamente se llevará a cabo la selección e implantación de fa infraestructura de comunicaciones de voz seleccionada, posibilitando la interconexión entre ambos sistemas según se describió en puntos anteriores. Una vez instalada la base tecnológica se procederá a la implantación de los diferentes sistemas estudiados. En primer lugar se procederá a la implantación en paralelo de los sistemas de Compras y Almacén, así como a la codificación de las bases de datos correspondientes. Esto se hace así al ser los sistemas más urgentes, debido a la inexistencia de un control ¡nformatizado del almacén. Una vez que esta implantación esté en marcha se comenzará con los sistemas de expedientes y personal, que en principio son los más sencillos, pero que son procesos que generan gran cantidad de papeles cuya gestión se puede simplificar en gran medida al tener funcionando los respectivos sistemas. En tercer lugar se procederá a la implantación de los sistemas de Contabilidad y Calidad, teniendo en cuenta la importancia de tenerlos funcionando de cara a las Auditorias que sufrirán ambos sistemas a finales de año. El sistema de facturación comenzará su implantación a fin de poder facturar con él a principios de año, al no ser un sistema de sustitución critica y a fin de no mezclar dos sistemas de facturación en el mismo ejercicio. ■ Por último, el sistema de CAD-CAM se deja para cuando el resto de los sistemas estén funcionando normalmente, previendo su implantación en solitario dada la previsible complejidad.

Tarea PSI 8.2 : Elaboración del Plan de Mantenimiento del PSI. A fin de realizar un seguimiento de las tareas encomendadas, así como informar de los avances y gestionar los cambios se establece lo siguiente : 1. El Sr. García X. Será el responsable de convocar reuniones semanales de avance de los grupos de trabajo correspondientes a cada tarea. De estas reuniones se emitirá un informe resumen que se enviará al Comité de Dirección a fin de conocer los avances y problemas en las diferentes implantaciones. 2. Una vez que se termine la implantación de cada Sistema el Sr, García X. Convocará una reunión final del Grupo de Trabajo correspondiente en la que se realizará una valoración de la implantación. De esta reunión se emitirá un informe exhaustivo que se enviará al Comité de Dirección a fin de valorar la implantación. 3. Al cabo de 6 meses de funcionamiento de los diferentes Sistemas, el Sr. García X. elaborará un informe de seguimiento, donde se establecerán los puntos fuertes y débiles del sistema a fin de conocer si es necesario realizar algún tipo de cambio en el Sistema. Estos informes los presentará al Comité de Dirección. 4. Cada 6 meses el Sr. García X. , junto con el responsable de cada departamento, analizarán las necesidades de cada proceso de! departamento a fin de comprobar si es necesaria alguna modificación en los Sistemas. En caso de que se detecten necesidades importantes podría solicitarse al Comité de Dirección el estudio de un nuevo plan de Sistemas de Información.

PSI 9 - Revisión y Aprobación del PSI. Introducción. Esta actividad tiene como objetivo contrastar con los responsables de la dirección del Plan de Sistemas de Información la arquitectura de información y el plan de acción elaborados anteriormente, para mejorar la propuesta si se considera necesario y por último, obtener su aprobación final.

Tarea PSI 9.1 :Convocatoria de la Presentación. En el caso que nos ocupa de FACHADAS S.A. el Plan de Sistemas de Información se ha dado a conocer mediante entrevistas del Sr. García X- Con los diferentes actores que intervienen en el Plan.

Tarea PSI 9.2 : Elaboración y Mejora de la Propuesta. En el transcurso de las reuniones señaladas en el punto anterior se comenta con los responsables de área la propuesta, analizando : 1. Requisitos. 2. Situación Actual. 3. Diseño de! modelo de Sistemas de Información. 4. Arquitectura tecnológica 5. Plan de acción.

Como corolario a estas reuniones no se detectan propuestas de mejoras o cambios a realizar, por lo que se decide presentar ia propuesta actual a Comité de Dirección para su definitiva aprobación.

Tarea PSI 9.3 : Aprobación del PS1.

Presentada la propuesta de Plan de Sistemas de Información por eí Sr. García X. a Comité de Dirección, éste ha decidido por unanimidad aprobar dicha propuesta, facultando al sr. García X. a comenzar con el plan de actuación previsto, valorándose la necesidad de un apoyo decidido al proyecto y animando a todo ei personal de FACHADAS S.A. a colaborar con los grupos de trabajo a fin de llevar a buen puerto un proyecto que afecta a toda la organización. Se emplaza al Jefe de Proyecto a la primera reunión de seguimiento según Plan de Mantenimiento previsto.