Plan de Monitoreo

 

NOTA: EL COLOR CELESTE RESALTA LAS PALABRAS, FRASES O PARRAFOS QUE SE TIENEN QUE QUITAR. EL COLOR ROJO RESALTA LAS PALABRAS, FRASES O PARRAFOS QUE SE TIENEN QUE AGREGAR. EL COLOR NEGRO DE LAS PALABRAS, FRASES O PARRAFOS SE MANTIENEN. LAS PALABRAS RESALTADAS DE AMARILLO, ESTA LLAMANDO LA ATENCIÓN PARA PODER ACLARAR LA IDEA Y CITAR LA FUENTE DE DONDE SE HA EXTRAIDO EL TEXTO.

CUARTA SESIÓN EL EL  RE DPLAN UCCIODE N MONITOREO DE LA LA   VDEL ULNPROGRAMA ERABILIDAD DE Y ATEN TENCIO CION N DE DE   EMERGENCIAS EMERGENCIAS  POR POR   DESASTRES PREVAED-068

PRESENTACIÓN. El monito monitoreo reo es un  un  proceso proceso sistemát sistemático ico que consiste en  en  recolectar, analizar y utilizar  infor informac mación ión para hacer hacer el  el  segu seguim imie ient nto o al prog progre reso so de un pr prog ogra rama ma en po pos s de la cons consec ecuc ució ión n de sus sus ob obje jeti tivo vos, s, y gu guia iarr las las de deci cisi sion ones es de ge gest stió ión. n. El moni monito tore reo o generalmente se dirige a los procesos: (en lo que respecta respecta a) cómo, cuándo y dónde tienen lugar las actividades, quién las ejecuta y a cuántas personas o entidades beneficia. El monitoreo se realiza una vez comenzado el programa y continúa durante todo el período de implementación. A veces se hace referencia al monitoreo como proceso, desempeño o evaluación formativa.  A diferencia diferencia del monitoreo, monitoreo, la evaluación es una apreciación apreciación sistemática sistemática de una actividad, proyecto, política, tema, sector, área operativa oos, desempeño institucional. evaluación evaluació nprograma, se concentra concent ra en los logros esperados y alcanzados, alcanzad examinando la cadena La de

 

resultados (insumos, (insumos, actividades, productos, resultados e impactos impactos), ), procesos, factores contex con textua tuales les y ca causa usalid lidad ad,, para para compre comprend nder er los los logros logros o la au ause senci ncia a de ellos. ellos. La evaluación evaluació n pretende pretende determinar la relevancia, relevancia, impacto, eficacia, eficiencia y sostenibilidad sostenibilidad de las intervenciones y su contribución a la consecución de resultados. El Monitoreo en el Programa 068-PREVAED “Escuela Segura”, incluye tres procesos bien defin definido idos; s; (i) Manej Manejo o y gesti gestión ón de la inform informac ación ión,, (ii) (ii) Segu Seguimi imien ento to al de desar sarrol rollo lo y fortalec fort alecimien imiento to de capacid capacidade ades s para la reducció reducción n de vulnerab vulnerabilida ilidades des y atenció atención n de emergencias emergencia s  por desas desastre tres s y, (iii) (iii)  Asiste  Asistencia ncia técnica para mejorar mejorar el desempe desempeño ño del pr prog ogra rama ma.. Del mis mismo mo mod modo o  El  El  monito monitoreo reo en el PR PREV EVAE AED, D, ser será á fo forta rtalec lecido ido po porr la evaluación del programa. En este este sentid sentido o (y pa para ra ef efec ectos tos de dell tal taller ler na nacio ciona nall dir dirigi igido do a co coord ordina inado dores res,, se ha preparado  esta) la preparado la  presente sesión tiene por objetivo la elaboración del plan de monitoreo del PPR 068 en la región …………..para mejorar la gestión y el desarrollo del programa. programa .

consta de materiales e instrumentos que darán a conocer la importancia del manejo del monitoreo como herramienta para mejorar la gestión optima y mejora del desempeño del programa.. programa

I.

DATOS DAT OS INFORMATIVOS NUMERO DE LA SESIÓN IV

FECHA 2014-02-27

DURACIÓN 2 horas y 15 minutos

II. ORG ORGANI ANIZAC ZACIÓN IÓN Y EV EVALU ALUACI ACIÓN ÓN DEL APR APREND ENDIZA IZAJE JE CAPACIDADES/ACTITUDES Reconoce Recon oce la impor importanc tancia ia de elab elabor orar ar e impl implem emen enta tarr el Pl Plan an de Monit onitor oreo eo en el marc rco o del PREVAED – “Escuela Segura”.

CONOCIMIENTOS 



INDICADORES

Definiciones básicas de monitoreo.

Planes

de

monitoreo

del

Impor Importan tancia cia del mon monito itoreo reo como como herra errami mien entta para para el lo logr gro o de resultados.

PREVAED elaborados a nivel de DRE/GRE y UGEL. UGEL.

III. III. SEC SECUEN UENCIA CIA M MET ETODO ODOLÓG LÓGICA ICA Presentación en plenaria de la sesión de monitoreo

SECUENCIA DIDÁCTICA

ACTIVIDADES/ ESTRATEGIAS

TIEMP O ( min)

RECURSOS / INSTRUMENTO

2

 

INICIO

El facilitador da la bienvenida a los participantes. El faci facili lita tado dorr pr pres esen entta la las s (a (ayu yuda dado do de un ro rotu tula lado dorr de imág im ágen ene es mue ues str tra a la las s) sigu siguie ient ntes es imág imágen enes es y fo form rmul ula a preguntas . (para ser observadas y discutidas con el plenario.) El

facilitador enuncia preguntas al plenario:

las

siguientes

¿Qué se observa observa en  en la imagen?

Participantes

¿Con qué proceso de la gestión lo relacionas?

30 min

Papelotes Cinta

A

qué hace referencia?

IDEA FUERZA: Monitoreo Moni toreo quier quiere e decir segui seguimient miento o conti continuo, nuo, refle reflexión xión y  corrección de activ corrección actividad idades es si es neces necesario ario.. Esto es hech hecho o  por el agricultor agricultor 1 pero no por el agricul agricultor tor 2.

El facilitador enuncia las siguientes preguntas: al plenario:

¿Qué observamos en la imagen? ¿A qué hace referencia la imagen? ¿E ¿En n qu quéé cons consis iste te el reco recojo jo de dato datoss y mane manejo jo de información? ¿Todas estas actividades son relevantes para conseguir  mis resultados? IDEA FUERZA: Los participantes a través de la técnica de Lluvia El monitore o permi permitirá tirá el grado de avanc avance e del  demonitoreo Ideas, mencionan susconocer posibles repuestas.  programa, estableciendo comparaciones entre lo El facilitador orienta las respuestas del plenario y  planificado y lo efectivamente realizado y obtenido, en elabora de las mismas. términos térmi nosconclusiones de sus actividad actividades es y procesos, procesos, producto productos, s, cobe cobert rtur ura, a, ni nive vell de al alca canc nce e de lo los s ob obje jeti tivo vos s ta tant nto o El faci fa cili lita tado dor r en enun unci cia a a los lo s part pa rtic icip ipan ante tes s ( al generales como específicos, etcétera. plenario) la siguiente pregunta:

¿De qu ¿De quéé ma mane nera ra el mo moni nito tore reo o vi vinc ncul ulaa el cumplimiento de resultados del programa? Los pa Los part rtic icip ipan ante tes s re resp spon onde den n en un una a ta tarj rjet eta a me meta tapl plan an (3 minutos)

El facil iliitador ela lab bora participaciones.

una

conclu lussió ión n

con

las

3

 

¿C ¿Cóm ómo o vin vincu cula la el mo moni nito tore reo o al cu cump mpli limie mient nto o de lo loss resultados Programa Presupuestal 068 PREVAED? ¿Dentro del proceso de su gestión que tipo ipo de instrumentos utiliza para realizar el monitoreo? grupo po tot total al com coment entan an sus con conclu clusi sione ones s y el fac facili ilitad tador  or  En gru recoge lo expuesto para reforzar la importancia del monitoreo.

PROCESO

Actividad 1.

Diapositivas

El facilitador facilitador,, presenta una tarjeta con las preguntas: ¿Es importante el monitoreo? ¿por qué?

Laptop

¿Qué instrumentos utiliza en el monitoreo?

Equipo multimedia

¿Qué es un indicador?

Tarjetas

130 min ¿Qué características características debe poseer un un indicador de monitoreo?

Plumones

Mediante una dinámica se forma equipos de trabajo y en un tiempo de 10 minutos presentan creativamente sus respuestas en un papelote.

Cinta masking tape

(a través de una lluvia de ideas, ordena las respuestas de los participantes en relación a la siguiente pregunta: ¿Por qué es importante el monitoreo?) El facilitador (con (con ayuda visual) explica acerca de las ventajas del Mon Monito itoreo reo Par Partic ticipa ipativ tivo o med median iante te un pre presen sentad tador or de diapositivas . Dinámica: Trabajo Trabajo grupal y plenaria El facilitador formula la siguiente pregunta: El facilitador forma cuatro grupos para responder la pregunta señalada. En plenaria cada grupo presenta sus resultados y los expone.  Al final de las cuatro exposiciones, el facilitador con apoyo visual, llega a una conclusión respaldada por la diapositiva.

Actividad 2. El facilita dor entrega entrega a los equipos equipos de tra trabaj bajo o la Mat Matriz riz de facilitador monitoreo monit oreo de acti actividad vidades, es, para su revisión sobre resul resultados tados y logros al 2013 en la DRE/ GRE y UGEL. Los equipos de trabajo en un tiempo de 30 minutos, identifican sus dif dificu iculta ltades des y pro propon ponen en act activi ividad dades es y est estrat rategi egias as para para mejorar sus coberturas y cumplimiento de metas. Los equipos de trabajo presentan sus conclusiones al plenario y el facilitador refuerza las ideas clave. Pres enta taci ción ón y re revi visi sión ón de la Ma Matr triz iz de mo moni nito tore reo o de Presen actividades. El fa faci cili lita tado dorr or orga gani niza za lo los s gr grup upos os po porr Re Regi gion ones es pa para ra el

4

 

desarrollo de la matriz. El equipo de monitoreo entregará entregará insum insumos os sobre resultados resultados y logros al 2013 por cada región. Manteniendo el mismo orden de los grupos los participantes analizan y reflexionan sobre sus avances al 2013, identifican sus dif dificu iculta ltades des y pro propon ponen en act activi ividad dades es y est estrat rategi egias as par para a mejorar sus coberturas y cumplimiento de metas.

Actividad 3. Finalmente, Finalment e, los parti participa cipantes ntes regis registrara traran n las acti actividad vidades es que sean necesarias para cumplimiento de metas al 2014 fuente tess de  Asimismo lo los s pa part rtic iciipa pant ntes es re regi gis stra rara ran n las fuen verificación y mecanismos de entrega de información.   En trabajo de plenaria, los grupos presentaran presentaran en 6 minutos cada cad a uno uno,,  sus concl conclusi usione ones s y propon proponen en el interc intercamb ambio io de opiniones sobre la pertinencia de las propuestas. El facilitador formula preguntas de metacognición: ¿Qué aprendiste hoy? ¿Tuviste ¿Tuvis te alguna dificultad para aprender? ¿Cómo lo resolviste?

5

 

VISUAL L AYUDA VISUA EL  PL EL  PLAN AN DE MO MONI NIT TOR OREO EO DE DEL L PR PROG OGRA RAMA MA DE REDUCCION DE LA VULNERABILIDAD Y ATENCI TENCION ON DE EMER EMERGENCI GENCIA AS POR  POR  DESASTRES PREVAED-068

6

 

7

 

8

 

9

 

EL   PL PLAN AN DE MON ONIT ITOR ORE EO DEL PRO ROGR GRAM AMA A DE EL REDUCCION DE LA VULNERABILIDAD Y ATENCI TENCION ON DE EMER EMERGENCI GENCIA AS POR DESASTRES DESASTRES PREVAED-068

1.1

 ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE MONITOREAR EL PLAN DE GRD?

El monitore monitoreo o y la evaluac evaluación ión son fundame fundamental ntales es para construir construir una adecuad adecuada a base base de información sistematizad sistematizada a  para superar dificultade dificultades s (de evidencia en todo lo relacionad relacionado) o)

10

 

con la aplicación de los planes de gestión del riesgo de desastres y (su ( su finalidad de) proteger a la comunidad educativa.  A nivel global el monitoreo, es una herramienta para identificar, documentar programas y y)   haciendo  haciendo  seguim seguimie iento nto de su progre progreso so ha hacia cia la ob obte tenci nción ón de enfoque enfo ques s exitosos exitosos (y) indicadores comunes de proyectos relacionados. El monitoreo y la evaluación ( forman) constituyen las constituyen  las bases para fortalecer la forma como se comportan los (¿múltiples factore factores s que que su subya byace cen n en el análi análisis sis de rie riesgo sgo?); ?); su pr proc oceso eso de retroa retroalim limen entac tación ión pe permi rmite te introducir mejoras e incrementar la calidad de las respuestas en la preparación- respuesta y rehabilitación del fenómeno.  A nivel de programa, el propósito del monitoreo y la evaluación evaluación es hacer seguimiento seguimiento midien iendo do su ef efica icacia cia.. (de (de lo los s sistem sis temát ático ico a la imple implemen mentac tación ión y los produ producto ctos, s, y mid programas).. Ayuda a determinar exactamente cuándo un programa está bien encaminado programas) y cuándo es necesario introducir cambios. El monitoreo y la evaluación constituye forma la base para modificar las intervenciones y determinar la calidad de las actividades que se realizan. El monitoreo y la evaluació evaluación n puede servir para demostrar que los esfuerzos del programa han tenido un impacto mesurable  mesurable   en lo los s re resu sult ltad ados os es espe pera rado dos. s. que que ha han n si sido do implementados implementa dos eficazmen eficazmente. te. Es  Es esencial para ayudar a la comunidad educativa, a los haced hacedore ores s de las polít política icas s de preven prevenció ción n de rie riesgo sgos, s, al en ento torno rno,, ad admin minist istrad radore ores s y donantes donante s a adquirir la información y el conocimiento que necesitan para tomar decisiones sobre las operaciones programáticas.

“Escue cuela la Segura” Segura” Plan de Reducción del riesgo de ¿Cómo ¿Cóm o sabe saberr si el PPR 068 “Es Desast Des astres res está siendo ejecutado de manera efectiva y eficiente o que el entorno socioeconómico de la Educación en Gestión del Riesgo de las escuelas, permanece igual? El monitoreo es la herramienta de gestión que nos proporciona esta información y por tanto permite administrar mejor el programa con el fin de lograr el máximo impacto. El monitoreo es en esencia el proceso de rastrear y medir el progreso y el cambio. El monitoreo nos permite aprender y mejorar 1.

1.2

  ENFOQUE DEL MONITOREO

Se utilizará el sistema de monitoreo participativo, pues se considera que su metodología facilita la interacción interacción   (participación (participación)) de los diversos actores involucrados involucrados en la gestión del riesgo de desastres y no solamente el aspecto tecnocrático de la medición de indicadores. efectivos, e Se asume que el monitoreo participativo (MP) logra resultados mas eficientes eficiente s, efectivos, incluso más sociales sociales y  y vincula el impacto en el contexto de los objetivos establecidos por  la GRD. Idealmente Idealmente el MP involucra a todos los actore actores s sociales tanto en en la planificación planificación y desarroll desarrollo o de la evaluaci evaluación, ón, lo que ayuda a construir construir el consens consenso o y la compren comprensión sión 1 IMAS de Educación en el Riesgo de las Minas. Guía de Mejores Práctcas 7. Monioreo, Ginebr Ginebra, a, 2007

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mutua, en especial si lo consideramos desde el punto de vista de la importancia de las acciones que se asuman, cuando la vida está de por medio. lograr. ) El primer principio del MP es el (El MP se rige por principios sencillos y fáciles de lograr.) participación de  de los diversos actores de participación que se traduce en la interacción participación sociales tanto en las fases de la implementación del plan de GRD hasta su fase de rehabilitación; por lo tanto los actores sociales, sociales , no son sólo proveedores de información. El segundo segundo principio principio es de aprendizaje, lo que se debe traducir en la construcción de capacidades locales en monitoreo y evaluación de lo actuado e incluso antes. Se busca propiciar así el empoderamiento de la comunidad educativa. El tercer principio es de negociación puesto que articula la diversidad de percepciones, necesidades y demandas, desarrollando el sentido de empatía entre los grupos. El cuarto principio de  (finalmente)   flexibilidad (pu pues esto to que lo qu que e bu busca sca son) son) implica de  (finalmente) proces pro cesos os dinám dinámico icos s y fle flexib xibles les en co cont ntinu inua a adap adaptac tació ión n a las las ne neces cesida idade des s y (las) circunstancias locales. El monitoreo monitoreo (con (conforma forma)) es parte parte de un proceso de autoevaluación, un instrumento de reflexión y aprendizaje para adaptar mejor las actividades del proyecto a un entorno camb ca mbia iant nte. e. In Incl cluy uye e do dos s as aspe pect ctos os:: la ob obse serv rvac ació ión n (m (mo onito tore reo o) y la interpretación (valoración) del entorno cambiante y las consecuencias de éste en el proyecto. Solamente una combinación de ambos aspectos proporciona un instrumento útil para el control de calidad en la gestión del ciclo del proyecto. El monitoreo deberá ser llevado de manera "objetiva” para establecer una adecuada y confiable base de información, en tanto la valoración implica la consideración "subjetiva” de diferentes grupos de interés según sus percepciones  individuales 2 El INEE3 señala en la Norma 3, las características del monitoreo espera esperado do y que se rigen, articipativo.. “Se realiza un monitoreo precisamente, por las orientaciones del Monitoreo Monitoreo Participativo regular regu lar de las activida actividades des de respues respuesta ta educati educativa va y las cambiante cambiantes s necesida necesidades des de aprendizaje de la población afectada”.   Las acciones claves del monitoreo señalan que (supuestos): 

Existen sistemas eficaces para un seguimiento regular de las actividades de respu res puest esta a educa educativ tiva a en sit situa uacio cione nes s de emerg emergen encia cia,, ha hasta sta la recup recupera eració ción n inclusive.

2 Ver al respecto: Karl Herweg & Kurt Steiner. Monitoreo y valoración del impacto. Volumen 1: Procedimiento, CDE, GTZ, Intercooperación, Helvetas, 2002 3 INEE. Normas mínimas para la educación. Preparación, respuesta, recuperación. Coordinador de INEE para las normas mínimas: UNICEF- Sección Educación

12

 









Las Las activi actividad dades es de res respu pues esta ta educ educati ativa va so son n vigila vigilada das s pa para ra ga garan rantiz tizar ar la seguridad y protección de todos los educandos, maestros y demás personal educativo. Se consul consulta ta regula regularme rmente nte a las perso persona nas s vu vulne lnerab rable les, s, se las ca capa pacit cita a en metodologías de obtención de datos y se les da participación en las actividades de seguimiento. Se recogen de manera regular y sistemática datos desglosados sobre educación, que sirven de base para las respuestas educativas. Los datos sobre educación se analizan y se distribuyen a intervalos regulares a to todo dos s los inter interesa esado dos, s, en espe especia ciall las las co comun munid idad ades es afecta afectada das s y los grupo grupos s vulnerables.

 VENTAJAS DEL MONITOREO, SEGÚN EL INEE.

1.3

Las siguientes son ventajas señaladas por el INEE y que justifican la necesidad de su implementación en el marco de la GRD. 

Determin Deter mina a si los progra programa mas s satisf satisfac acen en o no la las s cambia cambiante ntes s ne neces cesida idade des s educativas de la población y cómo responden a los cambios del contexto.



Garantiza que las intervenciones sean pertinentes y sensibles; Reconoce posibilidades de mejora; Contribuye a mitigar conflictos y a reducir el riesgo de desastres; Promueve la rendición de cuentas. Son necesarios para detectar violaciones a la seguridad y el bienestar de los educandos, los maestros y demás personal educativo, así como para vigilar el estado de la infraestructura educativa. Las actividades de (de (de)) la respuesta educativa en curso pueden ser modificadas, según los resultados del monitoreo.   Pero también cuando el monitore monitoreo o nos proporci proporciona ona informac información ión vital vital cuan cuando do logra logra responder a preguntas como:  







 

a. b. c. d. e.

El programa  programa ¿desenlaza las actividades especificadas en su programación? El ¿entreg ¿entrega a los servicio servicios s en la cantida cantidad d y calid calidad ad esperad esperadas? as? ¿está ¿está llegand llegando o a los los benefic beneficiario iarios s apr apropia opiados? dos? ¿el calendario calendario de de ejecución ejecución y entrega entrega de servicios servicios se cumple cumple cabalmente cabalmente? ?y ¿los recurs recursos os del pro program grama a se utilizan utilizan de manera manera apropiad apropiada? a?

En estos análisis, análisis, el punto punto de referenc referencia ia es el  plan de trabajo o  plan de acción para el programa y se analiza la ejecución del programa con respecto a dicho plan. El monitoreo hace un acompañamiento de la ejecución de actividades, actividades, la entrega de productos y el uso de recursos recursos.. Este acompañami acompañamiento ento permite permite juzgar juzgar con transpar transparenci encia a la ejecució ejecución n del

13

 

programa, manteniendo el supuesto que el plan de acción pre-programado siga siendo el programa, camino indicado para lograr los objetivos del programa4. También es importante y se justifica el monitoreo porque permite prever (tomar acciones de reajuste) para evitar el colapso del programa ( programa  (proyecto) proyecto).. Se conoce que, por lo menos, existen tres razones que conducen a una situación de fracaso: 



Errores de diseño: originados por la inexistencia o mala estimación de las metas; po poca ca cl clar arid idad ad o mala mala orga organi niza zaci ción ón de los los pr proc oces esos os y/o y/o acti activi vida dade des; s; po poca ca congruencia entre las actividades programadas y la estructura organizacional.   Fallas Fall as de impleme implementac ntación ión:: fal falta ta de cumplimie cumplimiento nto de lo prog programa ramado do (proceso (procesos, s, actividades, estructura) por parte de quienes están a cargo de la operación.

Factores externos: incumplimiento de los supuestos o surgimiento de elementos co conte ntextu xtuale ales s nuev nuevos os e impred impredeci ecible bles s que que modif modifica ican n el es escen cenari ario o en qu que e se implementa el programa ( programa  (proyecto) proyecto)..   Finalmente que el sistema de planificación, monitoreo y evaluación debe proporcionar  



retroalimentación sobre la ejecución e identificar éxitos y problemas, facilitando así la oportuna corrección y los ajustes en la ejecución del programa  programa  (Plan de GRD), es decir, el sistema debe ser parte integral de las tareas de la buena gestión y administración del programa. por parte de la comunidad educativa responsable de la gestión de reducción de riesgos. 1.4

¿QUÉ CARACTERÍSTICAS DEBE TENER UN BUEN MONITOREO? 1. Ser relevant relevante, e, objetivo, objetivo, transpar transparente ente y, y, lo que es más importante importante,, disponible disponible como fuente de información. (del desempeño para el público y los donantes;) 2. Debe servir como herramienta de gestión gestión para para la implementación implementación del del programa programa y aseguramiento de la calidad. 3. Debe ser sistemático sistemático y continuo – en otras palabras, palabras, los sistemas sistemas de monitoreo deben recopilar y comparar la información de manera organizada, metódica, estan estanda dariz rizad ada, a, contin continua ua y bien bien plane planeada ada a lo largo largo de dell ciclo ciclo de vida vida de dell programa. (proyecto.) 4. Debe Debe ase asegu gurar rar qu que e el pro progra grama ma (o pro proye yecto cto)) no se de desví svíe e de su cur curso. so. Ver erif ific icar ar qu que e el pr prog ogra rama ma es esté té ha haci cien endo do lo qu que e de debe be ha hace cerr y qu que e la las s actividades están siendo ejecutadas según lo planeado;. El El monitoreo  monitoreo permite identificar cualquier problema relacionado con la ejecución ( y permite) permite)   para tomar decisiones encaminadas a cambiar o mejorar el programa. 5. (Debe ser útil y ser utilizado utilizado). ). La información obtenida durante el monitoreo le da al ente ejecutor (a la organización) la oportunidad de aprender de sus éxitos

4 Mokate Marie, Karen. Convirtiendo el “monstruo” en aliado: la evaluación como herramienta de la gerencia social. Instituto Interamericano Interamericano para el Desarrollo Social – INDES, Abril de 2000 – Vers Versión ión modificada1 14

 

y fracas fracasos, os, identi identific ficar ar proble problemas mas y fo forta rtale lezas zas,, recom recomen enda darr las ac accio cione nes s correspo corr espondie ndientes ntes y hacer hacer ajustes ajustes al programa programa cuando cuando quiera quiera que ello sea necesario. 6. Debe Debe permitir permitir fijar metas metas e indicad indicadores ores par para a todos los insumos, insumos, activid actividades ades,, produ pro ducto ctos s y resul resultad tados. os. Es decir decir,, hay hay qu que e em empe pezar zar po porr de dete termi rmina narr los indicado indi cadores res de desempeñ desempeño o que permitirán permitirán establec establecer er si el programa programa está logran log rando do lo que que debe debe lograr lograr.. Los Los in indic dicad adore ores s son criter criterios ios realis realistas tas qu que e permi permite ten n medir medir el progre progreso so del del progra programa, ma, lo qu que e a su ve vez z pe permi rmite te a lo los s funcionarios del programa monitorear si el programa está logrando lo previsto en la planificación. que dijo que lograría durante la etapa de planeación. 1.5

¿QUIÉNES DEBEN PARTICIPAR DE LAS ACCIONES DEL MONITOREO? 

(Persona sonas s que realizan realizan el segu seguimie imiento nto.) .) Los miembros del equipo de GRD (Per (especialistas) deben estar capacitados capacitados  para obtener la información pertinente, pertinente , , con la necesaria sensibilidad cultural, información de todos los grupos de la comunidad comunida d educativa y su entorno. Es importante que el equipo tenga dominio GRD  y conozca la cultura local. de los enfoques de la GRD (equilibrio de género, hable fluidamente el idioma o los idiomas locales y esté capacitado en obtención de datos. )

 

1.6

Representantes de la comunidad educativa y autoridades Representantes autoridades locales locales   o sociedad civil organizada (de organizada (de la comunidad en general de referencia), referencia), pue pueden den (deben) parti particip cipar ar (desd (desde e lo antes antes po posib sible le en) del del   moni monito tore reo o de la efe efecti ctivid vidad ad del programa (los programa educativos que los afectan directamente). Esto es especialmente importante en los programas de educación no formal para pa ra gr grup upos os es espe pecí cífi fico cos, s, co como mo la las s ad adol oles esce cent ntes es o lo los s ed educ ucan ando dos s co con n discapacidades

PLANEAMIENTO DEL MONITOREO.

Todo plan de monitoreo está sujeto a diversas fases de desarrollo que se inician desde la planeación hasta el uso práctico de los datos obtenidos.

FASES DEL MONITOREO

QUE IMPLICA



Decidir Deci dir el tipo de infor informaci mación ón requer requerida ida (indicadores) (indicadores) y quién la necesita. Decidir la la   frec frecue uenc ncia ia para para   (con que hay que) rec recopi opilar lar la información. Determinar cómo se puede obtener la información y de quién. Evalu Evaluar ar las imp implic licaci acione ones s que ello ello tie tiene ne en el presup presupues uesto to o



planeación. De Dete term rmin inar ar quié quién n





PLANEACIÓN 

PREPARACIÓN

te tend ndrá rá

la

re resp spon onsa sabi bili lida dad d

de

ob obte tene nerr

la

15

 

  

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

 



ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Y VERIFICACIÓN

 



REPORTAR LOS RESULTADOS





USAR LOS RESULTADOS  

1.7

información. Diseñar y probar todo registro de recopilación de información. Capacitar al personal responsable del monitoreo. Informar el sistema de monitoreo al personal del programa. programa. Recoger la información acordada sobre una base rutinaria. Monitorear el funcionamiento del sistema indicadores adores Co Comp mpar arar ar la info inform rmac ació ión n re reco copi pila lada da co con n (tra) los indic establecidos (acordados) (acordados),, tomar nota de cualquier diferencia. Identificar cualquier otro aspecto. Buscar Bus car la cau causa sa de cualqu cualquier ier proble problema ma e ide identi ntific ficar ar posibl posibles es acciones. Documentar la información y los hallazgos. Dar retroalimentación a la administración del programa  programa (yecto), los ejecutores,, clientes ejecutores clientes y  y otros actores. Usar los resultados para mejorar la gestión e implementación del programa. (yecto) .

IMPLEMENTACIÓN DEL MONITOREO

Este Plan debe estar precedido de medidas claves para asegurar su éxito y actuar de manera flexible para afrontar los imprevistos que se pudieran presentar. Así, y de acuerdo con Cohen5, es importante tomar en cuenta los siguientes aspectos: Sensibil Sensi biliza izarr a los enca encarga rgado dos s del del regist registro ro de la infor informac mación ión so sobre bre su ut utili ilidad dad y la importancia de seguir los procedimientos diseñados. Para ello, es conveniente transmitir a todos el uso que se hará de la misma. Cuando no se sabe para qué se recoge la infor informac mación ión y no se retroa retroalim limen enta ta la activi actividad dad,, dis dismin minuy uye e el co compr mpromi omiso so y ba baja ja la confiabilidad de los resultados obtenidos. Los instrumentos, formas de registro y procesamiento de los datos deben ser estables para mantener su atributo de comparación tanto en el tiempo como en relación a procesos similares. Si se requieren cambios, se los debe hacer de forma planificada, con una fase de prueba en que operen en paralelo las técnicas preexistentes y las nuevas. En el proces procesami amien ento to de datos datos es import importan ante te tener tener prese presente nte el diseñ diseño o muest muestral ral al segmentar la información. Cada subdivisión adicional de la muestra incrementa su error  de estimación, por lo que se deben sopesar los beneficios de tener información más detallada con los costos de su menor confiabilidad.

5 Erneso Cohen Rodrigo Rodrigo Marnez MANUAL FORMULACIÓN, EVA EVALUACIÓN LUACIÓN Y MONITOREO MONITOREO DE PROYECTOS SOCIALES, División de Desarrollo Social, CEPAL CEPAL

16

 

Si existe factibilidad técnica y económica, utilizar sistemas informáticos para el registro y tr tran ansm smis isió ión n de la info inform rmac ació ión n se dism dismin inuy uyen en cons consid ider erab able leme ment nte e los los er erro rore res s de manipulación. Es aconsejable conformar grupos de supervisores por zonas geográficas. geográficas. Esto permite la suficiente cercanía como para conocer los proyectos y la distancia necesaria para limitar  un excesivo involucramiento en la gestión diaria. Para las salidas a terreno es necesario que los supervisores cuenten con una guía de regist reg istro ro de datos datos que que consig consigne ne act activi ivida dade des, s, indic indicad adore ores, s, unida unidade des s de regist registro ro y recomendaciones (o información que requiere especial atención). 1.8

ASPECTOS CLAVES QUE DEBE CONSIDERARSE EN EL MONITOREO.

Se puede observar que la literatura sobre monitoreo ofrece diversos conceptos como calidad, eficiencia, eficacia, pertinencia, procesos o resultados todos los cuales conforman parte del léxico del monitoreo y la evaluación. En este acápite ofrecemos una síntesis de este marco conceptual a fin de comprender por donde debe discurrir el proceso de monitoreo que ha delineado el INEE y cuyo contenido hemos procurado desarrollar para este módulo.

Eficacia: la eficacia de una política o programa puede entenderse como el grado en que se alcanzan alcanzan los objetivos objetivos y metas en la población población benefici beneficiaria aria,, en un eficaz caz cumple cabalmente su misión. Un período determinado. Una organización efi programa es eficaz si logra los objetivos que le dieron razón de ser.

Efectividad: constituye la relación entre entre los resultados (previstos (previstos y no previstos) y los objetivos. (Nota: indicar la fuente de los conceptos señalados)

Eficiencia: Algunos autores6 definen la eficiencia como “la relación entre costos y productos obtenidos”. Se indica que un sistema eficiente obtiene más productos con un determinado conjunto de recursos, insumos o logra niveles comparables de productos con menos insumos, manteniendo a lo demás igual. En suma podemos definir la eficacia como el grado en que se cumplen los objetivos de una iniciativa al menor costo posible. El no cumplir cabalmente los objetivos y/o el desperdicio de recur recursos sos o insum insumos os hace hacen n que que la inicia iniciativ tiva a resul resulta ta in inefi eficie ciente nte (o menos menos eficiente).

Calidad: Indica el grado en que se está alcanzando el estándar previsto para los productos. La calidad de cualquier producto (Qj) es una relación entre el producto real en un período o proyecto determinado (qij) y el estándar establecido (Sj), la calidad de otro proyecto o el promedio de los proyectos (µj).

6 Ernesto Cohen y Rolando Franco (1983 Marlaine Lockheed y Eric Hanushek (1994))

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Focal Fo caliza izació ción: n: el gra grado do de focal focaliza izació ción n (F), (F), es la propo proporci rción ón de la po pobla blació ción n beneficiaria que forma parte de la población objetivo . Índice de Comparación: relaciona la cantidad de actividades críticas atrasadas con las adelantadas

Índice Índ ice de Avan vance ce Fís Físico ico o de Res Result ultado ado:: mide la eficiencia de la gestión al momento de control. Compara los productos (o actividades) realizados con los programados en relación con los costos previstos y reales.  

Índice de Situación: analiza el grado de ejecución del presupuesto al momento de control.

Índ ndic icee de avan avance ce fi fin nan anci cier ero o: estim estima a los de dese sembo mbolso lsos s realiz realizado ados s como como proporción de los planificados a la fecha de control

1.9

  ¿CÓMO IDENTIFICAR LOS INDICADORES EN UN PLAN DE MONITOREO?

¿Qué es un indicador? En términos sencillos, un indicador es una medición de cambio y para para que que tenga tenga éxito éxito en acome acometid tido, o, se ha diseñ diseñad ado o un una a fo formu rmula la ne nemo motéc técnic nica a qu que e resumen las características que debe poseer todo buen indicador. Esta se expresa en SMART.  Así un buen buen indicador indicador es SMART cuando:

S=

Específicos. Es decir decir los ca cambi mbios os medido medidos s pu pued eden en expres expresars arse e en términ términos os

precisos y su evaluación debe sugerir acciones. M= Medibles. Es decir decir,, cuando cuando los indicad indicadores ores pueden relaciona relacionarse rse con cosas o situaciones que se pueden medir sin ambigüedades. A= Alcanzable. Es decir decir,, los los indic indicad adore ores s muestr muestran an se serr razon razonab ables les y po posib sibles les de alcanzar, y por lo tanto sensibles a los cambios generados por el programa. . Es decir, cuando la misma independientemente que ésta R= Replicables sea hecha por diferentes personas quemedición utilizan laesmisma metodología. T= Tiempo. Es decir, que existe un lapso de tiempo dentro del cual se mide el cambio

Nota: citar la fuente 1.10

PLAN DE MONITOREO

En la Matriz del Plan de Monitoreo siguiente, se ha optado por definir los  productos o resultados que resultados  que se esperan de cada uno de los componentes de la GRD. De acuerdo a este marco, los indicadores deberán ser monitoreados de acuerdo a un cronograma que responde a productos o resultados previstos (no actividades). Tanto la DRE como la UGEL implemen implementan tan el plan de monitore monitoreo o cuya unidad de refe referenc rencia ia es la instituc institución ión educativa. Esta información debe retornar a la DIECA  (VER ANEX0)

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EQUIPO DE REVISIÓN: ELIZABETH CALDERON FERNANDEZ – REGION LANBAYEQUE. BENJAMIN ROMERO AGUILA – REGIÓN LIMA PROVINCIAS JUSTO MORE PEÑA – REGIÓN MOQUEGUA. ZENON LLAMACPONCCA RAVELO – REGIÓN CALLAO BRICEIDA NARCIZO INFANTES – REGIÓN LA LIBERTAD. LUCY EDITH ARANDA MENDOZA – REGIÓN UCAYALI

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