Plan de Licenciamiento de Software

 

Implementado… Bach. Ing de Sistemas Juan Carl Carlos os Enriquez Quispe Quispe 

 

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INDICE 1.  INTRODUCCION............................................................................................................... 3 2.  ANALISIS SITUCIONAL..................................................................................................... 4 2.1 

Auditoria Interna de Software Agosto - 2011. .........................................

5

2.2 

Acuerdo de licencia ......................................................................................

6

3.  OBJETIVOS......................................................................................................................... 7

3.1. 

Objetivo General ...........................................................................................

7

3.2. 

Objetivos Específicos......................................................................................

7

4.  RESPONSABLES ................................................................................................................. 7 5.  FACTIBILIDAD.................................................................................................................... 7

5.1 

factibilidad técnica ........................................................................................

7

5.2 

factibilidad operativa ....................................................................................

8

5.3 

factibilidad económica ................................................................................

8

5.3.1. 

Presupuesto Presupues to de Licenciamiento Licenciamiento.. ................................................................

8

6.  RIESGOS E IMPACTO ESPERADO.................................................................................. 8

6.1 

Análisis de Sostenibilidad ..............................................................................

8

6.2 

Riesgos Previsibles ...........................................................................................

8

7.  ESTRATEGIAS ..................................................................................................................... 9

Reducción de Gastos de Software. ..........................................................

9

Cumplimiento anual con las Instituciones a cargo (ONGEI, INEI, CONTRALORIA DE LA REPUBLICA)..............................................................................

9

7.1  7.2 

7.3 

Adquisición de software únicamente útil para el desarrollo de las

actividades. ..................................................................................................................... 9 7.4  Reducción de responsabilidad por infringir los derechos de autor. 9 Política de Uso de Software de la MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SAN ROMAN JULIACA, .........................................................................................................

10

Reducción de pérdidas de bienes de software de la Municipalidad Provincial de San Román Juliaca por robo o por  apropiación indebida.................................................................................................

11

7.5 

8.  CONCLUSIONES............................................................................................................. 11 9.  RECOMENDACIONES ................................................................................................... 12

Beneficios de la libertad de uso del software LIBRE:..................................... 12 Beneficios de la libertad de distribución del software LIBRE: ..................... 12

 

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1.  INTRODUCCION.

El presente PLAN DE LICENCIAMIENTO DE SOFTWARE se presenta ante la necesidad de de que no existe un plan plan de Administración de Software hasta la fecha lo cual es indispensable indispensable para el correcto uso del software en todos los procesos de la Institución, de acuerdo acuerdo a lo establecido por el Decreto Decreto Supremo N°076-2010-PCM que en su art N°2 indica la modificatoria del Art N°5 del decreto supremo Nro. 013-2003-PCM referida ala adquisición de computadoras personales mediante procesos de adquisiciones o compras directas en donde debe considerarse las licencias del sistema operativo y las herramientas de Ofimática (Word, Excel, Power Point), establece en su artículo 2do. Que los titulares de las entidades y dependencias del Sector Público comprendidas en la Ley 27209, Ley de Gestión Presupuestaria del Estado, establecerán un adecuado control para asegurar un uso exclusivo de software legal. Lo cual en el desarrollo desarrollo del presente plan de Licenciamiento Licenciamiento de Software durante el periodo 2011 a cargo del Área de Informática. En el desarrollo de la Auditoria se consolido licencias como son: Lic. Windows XP SP2 (20 Uní.) Lic. Windows XP SP3 (28 Uni.) Lic. Windows 7 (43 Uni.) lo cual suma un total de 91 PC’s con Licencia y 165 PC’s sin Licencias. los cuales fueron registrados manualmente en formatos ya prediseñados, obteniendo así los datos principales de licenciamiento de software a un 100% que se tiene en la Institución, 36% de equipos con licencia y una deficiencia del 64% en licenciamiento.

En la sociedad de la información, el software es un recurso indispensable , pues permite que nuestras computadoras funcionen y así estemos en condiciones de acceder, recopilar, organizar, analizar y distribuir información, en grandes volúmenes y a una escala y velocidad sin precedentes. Al igual que otros activos valiosos, el software debe administrarse durante su ciclo de vida para alcanzar su beneficio beneficio potencial. El plan de Licenciamiento Licenciamiento de Software que se plantea resultara, por ende, necesario para maximizar el uso de los Equipos de Computo que se tiene en la Institución. La Institución, al igual que las organizaciones altamente Desarrolladas, particularmente dependientes del software. El Área de Informática tiene una responsabilidad clara de demostrar, mediante políticas y prácticas adecuadas, la importancia de respetar las leyes de propiedad intelectual aplicables al uso del software. El uso legal del software por parte de la Institución fomentará la eficiencia, potenciando el crecimiento de la industria nacional de software, la cual puede generar empleos altamente calificados e ingresos importantes al Fisco. El presente plan de Licenciamiento de Software en la Institución, se presenta para su adopción, para poder ser un ente eficiente como prestador de buenos servicios.

 

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2.  ANALISIS SITUCIONAL

La Municipalidad Provincial de San Román hizo su primera inversión en computadoras personales en 2008 con Lic. Windows XP SP2 (20 Uni.) 2009 con Lic. Windows XP SP3 (28 Uni.) y en el 2010 con Lic. Windows 7 (43 Uni.) actualmente existen un total del 36% de Equipos de computo con licencia y un 64% de equipos de computo sin licencia. desde entonces la institución ha estado invirtiendo en incrementar la cantidad de unidades y de actualizarlas, las que ahora hacen un un total de 256 PCs ubicadas ubicadas en las distintas oficinas oficinas de la Institución. Actualmente 2011, las PCs están conectadas vía LAN, a través de interconexiones de acceso remoto en la institución, siendo así Muy importante la Unidad de Informática ya que representa el punto central de todas las comunicaciones y datos valiosos para la Institución y su misión. Los cambios realizados por La Unidad de Informática incluyeron la adquisición de alta tecnología en hardware como: Servidor Windows Server 2003 R2, Windows Server 2008 Estándar, como plataforma para las LAN's, la implementación del entorno gráfico del Sistema Operativo Windows® XP SP2, Windows XP SP3, Windows 7, la normalización en una secuencia simple de las aplicaciones primarias, y la implementación de software de trabajo en grupo para asistir a la comunicación y al flujo de trabajo. Simultáneamente, la industria del software comenzó a efectuar cambios en la política de precios y en los Acuerdos de Licenciamiento, brindándole así la oportunidad a la Institución de hacer un mejor uso de sus bienes en materia de software. Se implementa el siguiente Plan de Licenciamiento de Software para dirigir el correcto uso del Software. Software. Como parte del proceso de planificación, se efectuó una exhaustiva Auditoría   de Software en toda la Institución y se hizo una revisión de todas las políticas y procedimientos existentes relacionados con la adquisición de software, su distribución y capacitación para el uso del mismo con el fin de determinar la importancia y efectividad. Resumen de la Auditoría de Software de 2011 muestra un resumen de lo detectado por la auditoría. Simultáneamente, el equipo efectuó el primer estudio del personal de la Institución que usa PC’s para determinar cuál era el software en uso y cuál era la efectividad de éste en el apoyo a la misión. Informe de Software de Agosto de 2011 muestra un resumen de los resultados del estudio. (anexo)

La auditoría y el estudio muestran sobre todo un alto grado de comodidad con las políticas y procedimientos existentes. Hay problemas con la duplicación ilegal de software, Infección de Virus Informáticos, así como perdida de datos en la RED, lo que indica que hay necesidad de un mayor cumplimiento y de procedimientos anti robo e Infección de virus. Además, el número de copias de programas clave de software pone en evidencia la NECECIDAD DE LICENCIAMIENTO DE RED de software crítico para la MISION de la Institución que le ayudará a la Municipalidad Provincial de San Román Juliaca (MPSRJ) a reducir los costos de adquisición de software.

 

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La Adquisición de Dichas Licencias se obtuvo conforme la implementación de

equipos de computo en las diferentes oficinas de la institución, la cual se hiso la adquisición de 20 Lic. Para XP SP2, 28 Lic. Para XP SP3 Y 43 Lci. Para SEVEN.

PC TOTAL PC TOTAL

256

  100%

TOTAL Windows XP SP2 Windows XP SP3

20 28

Windows 7

43

22%

Windows XP SP2 Windows XP SP3

47% 31%

TOTAL LIC PC TOTAL SIN LIC PC

Windows 7

LICENCIAMIENTO

91 165 64%

TOTAL LIC PC 36% TOTAL SIN LIC PC

Las licencias son distribuidas en las distintas oficinas de la institución. Las cuales son instaladas para el buen funcionamiento de los equipos de cómputo en las distintas oficinas de la municipalidad provincial de san Román por la cual dichos sistemas operativos son actualizados constantemente vía Internet por ser uno de sus beneficios (Legalidad de Software) 2.1 

Auditoria Interna de Software Agosto - 2011. Lo siguiente es un breve informe cuyo objeto es ayudar a determinar la manera en la cual pueda ser Utilizado el software en su PC y cómo

 

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podemos asistirle proporcionándole las mejores herramientas para su trabajo.  

A continuación se enumera los programas de software que se utiliza con más frecuencia en horas trabajo: Microsoft Windows Seven _______ _______

Porcentaje

100%

Microsoft Office

porcentaje

80%

______________

G DATA ClientSegurity Business__ __________ porcentaje

100%

Autocad

______________

porcentaje

40%

MAGIC Edeveloper

______________

Porcentaje

100%

Otros (Adobe, Winrar, S10, Microsoft Projec) _porcentaje 100%  

¿Qué software Ud. necesita que no tiene actualmente Licencia? Internet Explorer 100% , NOD32 Antivirus 100%.

 

¿Qué aplicaciones actualmente, son restringidas en las instituciones en cumplimiento de metas y objetivos? Casos individuales sin consenso como: facebook, HI5, MESSENGER, YOUTUBE, paginas las cuales son ajenas a las labores de cada uno de ellos.

 

¿Se está usando actualmente software personal y ajenas en las computadoras de la institución? 80% Si

2.2 

20% No

Acuerdo de licencia  

El Acuerdo de Licencia es un acuerdo legal que se tiene con la compañía de software propietaria de los derechos de autor del software y nuestra institución. Producto de Software y Número de Versión

Tipo de Licencia

Microsoft Windows XP SP2 Profecional

individual

Microsoft Windows seven

individual

Microsoft Windows XP SP3 Profecional

individual

Términos simplificados de Acuerdos de Licencia

Puede instalarse en una computadora solamente Puede instalarse en una computadora solamente Puede instalarse en una computadora solamente

 

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y el relevamiento de dicha licencia, se realiza en función al mantenimiento de los equipos de cómputo de acuerdo a los términos simplificados de licencia.   se realice la renovación o la adquisición de nuevos equipos de computo también se está realizando la renovación de las licencias para el perfecto funcionamiento de los equipos. El proceso utilizado para solicitar, adquirir y distribuir el software. Deberá prestarse especial atención a los cuellos de botella del proceso. En general, cuanto más restrictivo es el proceso, más los usuarios caen en la tentación de puentearlo. Del mismo modo, si el proceso es descentralizado, puede llegar a ser tan informal que aunque se adquiera software, éste puede no ser bien utilizado. 3.  OBJETIVOS

Objetivo General 

3.1.

Apoyar en forma efectiva la misión de la Institución mediante el uso adecuado del software mediante el plan de Licenciamiento de Software MPSRJ 2011. Objetivos Específicos 

3.2.

  Reducir la inversión en aplicaciones de software de escritorio en 15%   Asegurar que la Institución cumpla en un 100% con los Acuerdos de





Licencia (reducción de riesgo)   Comprar únicamente el software que la Institución requiera (Herramientas altamente Eficientes en Ofimática, Desarrollo).   Reducir la responsabilidad potencial del empleado de infringir los derechos de autor    Reducir las pérdidas de los bienes de software de la Municipalidad Provincial de San Román Juliaca (MPSRJ) por robo y apropiación ilegal.







4.  RESPONSABLES

Unidad de Informática. 5.  FACTIBILIDAD 5.1

factibilidad técnica Decreto Supremo Supremo N°076-2010-PCM N°076-2010-PCM que en su art N°2 indica la modificatoria del Art N°5 del decreto supremo Nro. 013-2003-PCM referida ala adquisición de computadoras personales mediante procesos de adquisiciones o compras directas.

 

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5.2

factibilidad operativa  Mediante procesos de adquisiciones o compras directas.

5.3

factibilidad económica  Se tomarán en cuenta criterios cualitativos para fundamentar la necesidad de la implementación de la solución. IMPACTO SERVICIO  –  IMAGEN INSTITUCIONAL CRITERIO

BAJO

MEDIO

ALTO

Necesidad de Software y Tecnología

x

Seguridad de datos

x

Desempeño de Tareas

x

5.3.1. Presupuesto de Licenciamiento.

PRESUPUESTO SOFTWARE

Microsoft Windows Seven Microsoft Office G DATA ClientSegurity Business

CANTIDAD PRECIO UNIT P. TOTAL 165 PC's

S/. 641,00 S/. 105.765,00 105.765,00

256 PC's

S/. 744,00 S/. 190.464,00 190.464,00

256 PC's

S/. 51,00

S/. 13.056,00

6.  RIESGOS E IMPACTO ESPERADO

6.1

Análisis de Sostenibilidad    El Área de Informática es el responsable técnico del mantenimiento y operación operación de la solución.   El costo total de operación, en caso que se opte por contratar  Software Licenciado corresponde al pago anual por el servicio.

6.2

Riesgos Previsibles    Disponibilidad presupuestaria para la adquisición de Licencias. En caso que se opte por comprar Software Licenciado, caso contrario estaremos Propensos a multas por copias de software ilegales y estas

 

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podrían superar los 150 UIT SEGÚN RM 073-2004-PCM si la Institución fuese hallada culpable de acciones criminales en relación a ese software Utilizado. 7.  ESTRATEGIAS 7.1 

Reducción de Gastos de Software. Estrategia N° 1. 

Durante 2011, (MPSRJ) actualizará con nuevas versiones el software siguiente:            

     

Microsoft Office Professional. G DATA ClientSegurity Business. Microsoft Windows Seven Ultimate. MAGIC Edeveloper. AutoCad. Otros(Adobe, Winrar, S10, Microsoft Projec)

El análisis de la cantidad de copias actualmente en uso indica que la Municipalidad Provincial San Román puede un ahorro del 15% en el costo dede su software pasando de alcanzar las versiones actuales licenciadas individualmente a licencias Corporativas para todas las versiones. Implementación: 

Se coordinará con el Departamento de Abastecimientos del cambio anticipado de la licencia. No se requieren recursos adicionales. 7.2 

Cumplimiento anual con las Instituciones a cargo (ONGEI, INEI, CONTRALORIA DE LA REPUBLICA) Estrategia N° 2

Poniendo en Funcionamiento el plan de

Licenciamiento de Software en nuestra institución podremos Cumplir  siempre con los acuerdos de Licencia anuales, reduciendo así al máximo riesgos de software. Como también evitar los Cargos, Multas, ante los entes competentes. 7.3 

Adquisición de software únicamente útil para el desarrollo de las actividades. La adquisición de Software que realmente es indispensable para el adecuado desarrollo de tareas de las distintas oficinas Ofimática, Desarrollo y Protección. Estrategia N° 3

7.4 

Reducción de responsabilidad por infringir los derechos de autor.

 

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Según la Normatividad de los entes a cargo, si la Municipalidad Provincial de San Román Juliaca (MPSRJ) infringe derechos de autor de software, la organización se hará pasible de multas aunque tal infracción no haya sido deliberada. Estrategia N° 4.

Durante la auditoría, se encontraron programas de software software que no fueron contabilizados en las computadoras de la Municipalidad Provincial de San Román Juliaca (MPSRJ), y se desinstalaron dichos programas no autorizadas adicionales. Las multas por esas copias podrían superar los 150 UIT SEGÚN RM 073-2004-PCM si la Institución fuese hallada culpable de acciones criminales en relación a ese software Utilizado. La Institución establecerá la política de la siguiente manera: Política de Uso de Software de la MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SAN ROMAN JULIACA,  

La Unidad de Informática posee copias c opias licenciadas de software informático de distintos editores para cumplir con su misión. Las copias de programas de software licenciadas y registradas han sido instaladas en las computadoras dentro de la Institución, no se harán más copias de este software o de su documentación sin el expreso consentimiento escrito del editor del software.   La Unidad de Informática proveerá copias del software legalmente adquirido para satisfacer todas las legítimas necesidades de manera oportuna y en cantidades suficientes para todas sus computadores. El uso del software obtenido de cualquier otra fuente podría presentarle amenazas legales y de seguridad a la Institución, y tal uso está estrictamente prohibido.   En algunos casos, los Acuerdos de Licenciamiento de algún programa de software en particular pueden permitir la instalación de una copia adicional en una computadora portátil para fines empresariales. El personal no deberá hacer  esas copias adicionales de software o de documentación para el software sin la aprobación de la Unidad de Informática de la Municipalidad de San Juliaca. La duplicaciónProvincial no autorizada deRomán software o de documentación protegida por derechos de autor es una violación de la ley y es contraria a las normas de conducta establecidas para el personal de la Municipalidad Provincial de San Román Juliaca. El personal que haga, adquiera o use copias no autorizadas de software de computación o de documentación se hará pasible a medidas disciplinarias inmediatas que pueden llegar al cese inmediato del empleo.   La Municipalidad Provincial de San Román Juliaca se reserva el derecho de proteger su reputación y su inversión en software informático mediante la puesta en vigor de controles internos tendientes a prevenir la elaboración o el uso de copias de software no autorizadas. Estos controles pueden incluir asesorías

 

frecuentes sobre de uso lasdecomputadoras software, auditorías anunciadas y y periódicas no anunciadas de la compañía con el fin de asegurar el cumplimiento y la remoción

 

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de todo software hallado en la Institución cuya licencia o prueba de licencia válida no pueda ser determinada. Implementación:  La política se coordinará con el Departamento de Recursos Humanos para su distribución a todo el personal. 7.5 

Reducción de pérdidas de bienes de software de la Municipalidad Provincial de San Román Juliaca por robo o por apropiación indebida. Estrategia N° 5.  Pérdida de Software.

En el desarrollo de la auditoria se encuentra que algunos elementos como son software, se hayan perdido durante el curso normal de las operaciones de la Institución, es más probable que esas copias hayan sido indebidamente apropiadas por ex-empleados. No existe una gran evidencia de robo ampliamente extendido, pero cualquier perdida elementos informáticos como es hardware representarían una de gran pérdida en recursos de la Institución que deberán ser reemplazados inmediatamente. Dado este importe y el potencial de una pérdida continua, el tema no necesita mayor  comentario. La Unidad de Informática reforzará el control sobre sus registros de modo de mantener un mayor control sobre estos recursos y deberá educar individualmente al personal sobre la importancia que tiene la información. Implementación:

La Unidad de Informática tratará el tema de las pérdidas internamente y en forma individual con el personal. Las distintas Gerencias coordinarán con la Unidad informática todo lo concerniente a las pérdidas potenciales porde robo de software.

8.  CONCLUSIONES

La discrepancia entre las copias anticipadas y las realmente halladas exige políticas de adquisición más rigurosas en nuestra institución. El proceso de auditoría que se llevo a cabo en el mes de agosto 2011 se encontró mediante fichas de control, un total de 256 PC’s DE LOS CUALES

UN 64% NO CUENTAN CUENTAN CON LICENCIA NI CON PROTECCION PROTECCION DE UN ANTIVIRUS, se solicita la inmediata adquisición de dichos software para el buen funcionamiento de dichos equipos que hoy día representa una herramienta indispensable para los que laboran en en la Institución y puedan cumplir con la misión de la misma. SI NO SE TOMA LA RESPECTIVA INPORTANCIA A LA IMPLEMENTACION DE SOFTWARE, POR PARTE DE LAS

 

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AUTORIDADES A CARGO ESTAREMOS PROPENSOS A DESASTRES INFORMATICOS Y MULTAS OTORGADAS POR LAS ENTIDADES COMPETENTES. 9.  RECOMENDACIONES

Se recomienda tomar la opción de utilizar software libre para tener una considerable reducción en inversión de software. Beneficios de la libertad de uso del software LIBRE:   

Legalidad: conceptos como piratería o el uso indebido pierden sentido.   Universalidad: no se pueden discriminar tipos de uso ni tipos de usuarios.   Testeo: más gente puede hacer pruebas desde las primeras fases de desarrollo, por lo que el software resultante es más consistente.   Evaluación: facilidad para probar enteramente diversos programas antes de tomar una elección.









Beneficios de la libertad de distribución del software LIBRE:   

Disponibilidad: muchos pueden obtener software libre en cualquier  momento mediante Internet.   Diseminación: distribuciones menores pueden distribuir el software allí  donde los principales canales no quieren o no pueden llegar, por  ejemplo lugares sin Internet.   Precio: la posibilidad de distribuir el software gratuitamente elimina el riesgo de precios abusivos.







 

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ANEXO