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16) 16)
2
Planes empresariales de emergencia y contingencias y su integración con el SNPAD
Estrategias para la implementación: Apell
Principios Corporativos o de la organización
Requisitos legales y de otra índole
EMPRESA Proceso de organización del Plan de Emergencia y Contingencias
Documento Plan de Emergencia y Contingencias. Planteamiento y Desarrollo de estrategias para su implementación
COMITÉ LOCAL PARA LA PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES Proceso de organización del Plan Local para la Prevención y Atención de Desastres del municipio Comunidad
Revisión, evaluación y actualización del Plan de Emergencia y Contingencias
Requisitos legales y de otra índole
Planes de Ayuda Mutua
Revisión, evaluación y actualización del documento Plan Local de Emergencias del municipio
Plan Local de Emergencias del municipio y estrategias para su implementación
17) los Planes de Contingencia son un componente del plan de emergencia que contiene los procedimientos específicos para la pronta respuesta en caso de presentarse un even2.1. Construcción del “Plan Empresarial
to como una fuga, un derrame, un incendio,
de Emergencia y Contingencias”
entre otros.1
El objetivo de este manual es brindar una
La preparación para la atención de emergen-
herramienta para la estructuración, redac-
cia y contingencias es una actividad que debe
ción e implementación del plan empresa-
llevarse a cabo indistintamente del tamaño
rial de emergencia y contingencias en su
de la empresa o del riesgo que ésta genere,
empresa, el cual comprende la organización
pues todos sin excepción estamos expues-
de medios humanos y materiales disponibles
tos a enfrentar eventos internos o externos
para la prevención de emergencias y contin-
que causen o tengan el potencial para cau-
gencias así como garantizar su intervención
sar lesiones a las personas, impactos nega-
y control cuando ellas se presenten.
tivos al ambiente y daños a la propiedad.
El Plan de Emergencia es aquel en el cual se definen las políticas, la organización y los métodos, que indican la manera de enfrentar una situación de emergencia o desastre
…“NADIE CONOCE A SU EMPRESA
tanto en lo general como en lo particular y
Principios Corporativos o de la Organización
Requisitos legales y de otra índole
EMPRESA Proceso de organización y elaboración del Plan de Emergencia y Contingencias
Revisión, evaluación y actualización del Plan de Emergencia y Contingencias
MAS QUE USTED MISMO”
-
Plan de Emergencia y Contingencias Planteamiento y Desarrollo de estrategias para su implementación
18) A continuación se presentan
diciones que pueden llegar
ción de los peligros a los cua-
tres temas que se deben tra-
a ocasionar una emergencia
les está expuesta su organi-
tar para elaborar el plan em-
en su empresa, de tal mane-
zación entendiéndose peligro
presarial para emergencia y
ra que este análisis se con-
como una “fuente o situación
contingencias:
vierta en una herramienta
con potencial de daño en tér-
para establecer las medidas
minos de lesión o enferme-
Realización de análisis de
de prevención y control de
dad, daño a la propiedad, al
riesgos.
los riesgos asociados a su
ambiente de trabajo o una
Establecer la organiza-
actividad económica, al en-
combinación de estos.”
ción de la empresa para
torno físico y al entorno so-
la prevención y atención
cial en el cual desarrolla sus
Para llevar a cabo este pro-
de emergencias y contin-
funciones.
ceso de identificación de pe-
gencias.
2
ligros, la empresa debe
Revisión, evaluación y ac-
Las etapas a seguir para la
realizar una observación y es-
tualización del Plan de
realización del análisis de
tudio detallado de los pro-
Emergencia y Contingen-
riesgos son las siguientes:
cesos, actividades que realiza y su entorno, indicando cua-
cias. 2.1.1.1. Identificación
les son aquellas situaciones
2.1.1.Realización
y caracterización de los
que pueden llegar generar
del análisis de riesgos
peligros y las amenazas
una emergencia para la empresa.
Está etapa tiene por objeto
Para la realización del análi-
identificar y evaluar cuales
sis de riesgos, inicialmente se
Como ejemplo de peligros se
son aquellos eventos o con-
debe realizar una identifica-
pueden mencionar:
ORIGEN
PELIGRO
NATURAL
Presencia de una falla geológica Presencia de ríos Presencia de volcanes Condiciones atmosféricas adversas en la zona.
SOCIAL
Condiciones sociales insatisfechas Condiciones políticas y sociales de una región.
TECNOLOGICO
Almacenamiento de gases tóxicos Almacenamiento de productos corrosivos Inflamabilidad de una sustancia Presencia de materiales radiactivos
19) Una vez identificados los pe-
pias de o del sector económi-
ligros, estos deben ser anali-
co al cual pertenece, además
2.1.1.2. Análisis
zados según su probabilidad
tener en cuenta documentos
de vulnerabilidad
de ocurrencia y aparece en-
o estudios sobre evaluación de
por amenaza
tonces el termino de AME-
amenazas realizados por las
NAZA entendiéndose esta
entidades técnicas pertene-
El análisis de vulnerabilidad
como: “La probabilidad de
cientes al Sistema Nacional
es el proceso mediante el
que un fenómeno de origen
para la Prevención y Atención
cual se determina el nivel de
natural o humano, poten-
de Desastres.
exposición y predisposición
cialmente capaz de causar
a la perdida de un elemento
daño y generar perdidas, se
La utilización de estos estu-
o grupos de elementos ante
produzca en un determina-
dios permite a los empresa-
una amenaza especifica4 .
do tiempo y lugar”3
rios tener datos precisos y cifras cuantificables acerca
El grado de vulnerabilidad
Para facilitar la determinación
de la probabilidad de ocu-
que tiene una empresa fren-
de la probabilidad de ocurren-
rrencia del evento analizado
te a una amenaza especifica,
cia, la empresa puede utilizar
con lo cual aumenta la
está directamente relacio-
la información acerca de esta-
confiabilidad del análisis de
nado con la organización in-
dísticas de accidentalidad pro-
amenazas.
terna que ésta tiene para
ORIGEN
TIPO
FRECUENCIA PP
NATURAL
Alud de tierra
SOCIAL
X X
Fuga de gas tóxico
X
Derrame de combustible
X X
Atentado terrorista Secuestro
PP = POCO PROBABLE - P = PROBABLE - MP= MUY PROBABLE
MP X
Desbordamiento de un río Erupción volcánica
TECNOLÓGICO
P
X
20)
prevenir o controlar aquellos
atención médica y otros se
ner en cuenta las dificulta-
factores que originan el peli-
encuentran ubicados cerca
des debidas al trafico y las
gro al igual que su prepara-
a la organización.
topográficas o del terreno.
consecuencias una vez se su-
La facilidad de acceso a las
Se deben identificar las es-
ceden los hechos.
instalaciones: El tiempo es
taciones de los cuerpos de
uno de los recursos más va-
bomberos, policía o cen-
Algunas de las características
liosos en el momento de
tros hospitalarios que so-
de las empresas que deben
controlar una emergencia
portarán la atención de una
ser evaluadas para determi-
y este factor esta directa-
emergencia en la empresa,
nar cual es su vulnerabilidad
mente relacionado con la
indicando la distancia a la
frente a una amenaza espe-
facilidad de acceso de los
cual están ubicados y cua-
cífica son las siguientes:
grupos de respuesta a
les son las posibles rutas
ción para minimizar las
emergencias de la localidad
que tomaran para acceder
La ubicación de la organi-
a las instalaciones, por ello
a las instalaciones.
zación referente a su entor-
es necesario conocer carac-
no: Es necesario conocer
terísticas como el ancho de
Recursos externos para
cuales son las características
las vías públicas y privadas
control de emergencias:
del lugar en el cual se en-
de la empresa. Se debe te-
Cerca de su empresa en-
cuentra ubicada la organi-
contrará algunos recursos
zación, si es zona industrial,
que el Gobierno ha dis-
residencial, comercial o mix-
puesto para facilitar la
ta; determinar que lugares
atención de emergencias
de alta densidad pobla-
en su localidad, tal es el
cional como por ejemplo
caso de los hidrantes pú-
colegios, iglesias, centros de
blicos, los centros de re-
21)
serva administrados por los Comités Re-
eléctrica, sistemas de ventilación mecánica,
gionales y Locales para la Prevención y
ascensores, sótanos, red hidráulica sanita-
Atención de Desastres y otros equipos
ria, transformadores, plantas eléctricas, es-
para el control de emergencias.
caleras de uso común, zonas de parqueo y otros servicios o áreas especiales de la plan-
Las características de las instalaciones: La
ta física. Esta evaluación debe estar sopor-
Resolución 1016 de marzo 31 de 1989
tada con planos o diagramas que indiquen
expedida por el los Ministerios de Trabajo
y faciliten la ubicación e interpretación téc-
y Seguridad Social y de Salud (hoy fusio-
nica de los sistemas analizados.
nados como Ministerio de la Protección Social) en su articulo 11 numeral 18 pre-
De las vías de evacuación existentes, es nece-
cisa que el “Diseño y construcción de edi-
sario mencionar el número de salidas dispo-
ficaciones debe realizarse con materiales
nibles, su dimensión y ubicación, el sistema
resistentes, vías de salida suficiente y ade-
de apertura de las puertas, el lugar al cual
cuadas para la evacuación, de acuerdo con
conducen, la iluminación que poseen y la se-
los riesgos existentes y el número de tra-
ñalización con la que cuentan. Igualmente en
bajadores”
el análisis de las características de la edificación se deben tener en cuenta las variables
Igualmente, la Ley 400 de agosto 19 de 1997 por la cual se adoptan normas sobre Construcciones Sismo Resistentes estableció en su artículo 1º que su objetivo es “Establecer criterios y requisitos mínimos para el diseño, construcción y supervisión técnica de edificaciones nuevas, así como de aquellas indispensables para la recuperación de la comunidad con posterioridad a la ocurrencia de un sismo, que puedan verse sometidas a fuerzas sísmicas y otras fuerzas impuestas por la naturaleza o el uso, con el fin de que sean capaces de resistirlas, incrementar su resistencia a los efectos que éstas producen, reducir a un mínimo el riesgo de la pérdida de vidas humanas, y defender en lo posible el patrimonio del Estado y de los ciudadanos”. Es necesario evaluar en este aspecto las características de las instalaciones como la red
22)
de reacción y la resistencia al
Las actividades que se de-
Descripción de la ocupa-
fuego de los materiales con
sarrollan en la empresa: La
ción: El número de perso-
los cuales esta construida y
descripción de las activida-
nas que usualmente
dotada la instalación, pues de
des desarrolladas en cada
ocupan las edificaciones
ello dependen aspectos como
organización, sus peligros
(trabajadores, visitantes y
la facilidad de iniciación y
y los riesgos que pueden
contratistas), sus horarios
propagación de un incendio,
causar una emergencia o
de trabajo, la posibilidad
la actuación de la brigada de
contingencia establecen
de tener en las instalacio-
emergencias de la empresa
los escenarios sobre los
nes personas de avanza-
o del cuerpo de bomberos
cuales se deben enfocar las
da edad, con limitaciones
para controlar la situación, el
actividades de prevención
físicas o enfermas son he-
establecimiento del tiempo
y atención de emergencias
chos que dan pauta para
máximo de evacuación, entre
y contingencias.
realizar la organización
otros. La Norma Técnica Colombiana NTC 1700 ratificada el 3 de marzo de 1982 “Higiene y Seguridad. Medidas de Seguridad en Edificaciones. Medios de Evacuación” y el código NFPA 101 “Código de Seguridad Humana” establecen cuales son los requerimientos que deben cumplir las edificaciones en cuanto a salidas de evacuación, escaleras de emergencia, iluminación
de
evacuación,
sistemas de protección especiales, numero de personas máximo por unidad de área, entre otros requerimientos; parámetros que son analizados con base en el uso de los edificios es decir comercial, instituciones educativas, hospitales, industrias, etc.
23) empresarial de prevención y atención de emergencias y contingencias. Recursos Físicos: La disponibilidad de éstos para la prevención y atención de emergencias es inversamente proporcional al grado de vulnerabilidad de la empresa, es decir a menor cantidad y calidad de recursos mayor grado de vulnerabilidad tiene la organización. Estos recursos con los cua-
La señalización de emergencia.
les cuenta la empresa para
Los sistemas de monitoreo de concentración de gases.
la prevención y atención de
Equipos para control de derrames y descontaminación (Ver
emergencias determinan la
Anexo 2 Listado de equipos básicos para control de
autosuficiencia y la capa-
derrames).
cidad que tiene la organiza-
Equipos de respiración auto contenido especiales para prote-
ción en este tema. Hacen
ger al personal de atmósferas contaminadas.
parte de los recursos físicos:
Hojas de seguridad de productos químicos elaboradas con base en la Norma Técnica Colombiana NTC 4435.
Los extintores portátiles
Transporte de Mercancías. Hojas de Seguridad para Ma-
Los sistemas de detección,
teriales. Preparación. (ver ejemplo en el Anexo 3).
alarma y control de incendios
Herramientas y equipos varios como linternas, copia de
Los sistemas de alarma de
llaves para acceso a diferentes áreas de la empresa, cinta
evacuación
de demarcación de áreas, megáfonos, entre otros.
Las luces de emergencia Los equipos de comunicacio-
La descripción de estos recursos físicos incluye los tipos de
nes (radios portátiles, central
equipos y materiales, numero de unidades y/o cobertura de
de comunicaciones, etc.)
instalación, tipo de funcionamiento, capacidad, ubicación,
Botiquín de primeros auxi-
accesibilidad, manuales de funcionamiento; además es ne-
lios (Ver Anexo 1. Listado
cesario para cada uno de estos equipos tener establecido
de elementos básicos de
un programa de inspección y mantenimiento preventivo y
dotación para el botiquín
un plan de pruebas que garantice la operatividad técnica
de primeros auxilios).
de estos equipos.
24)
Para los sistemas de protección contra incendios, por ejemplo, el establecimiento de
mente se debe procurar su
este programa de manteni-
mantenimiento en las condi-
miento y pruebas de funcio-
ciones ambientales como
emergencia, además se con-
namiento se debe basar en los
temperatura y humedad.
sideran medios de transmisión de alarmas relativa-
manuales del fabricante o en normas técnicas que especifi-
La ejecución de los progra-
quen estos temas, tal como la
mas de mantenimiento,
Norma Técnica Colombiana
pruebas y calibración de
Las sirenas o timbre de alar-
NTC 2885. Higiene y Seguri-
equipos debe estar soporta-
ma serán únicamente válidos
dad. Extintores portátiles, la
da en registros que eviden-
para la comunicación con los
cual establece en uno de sus
cien su cumplimiento.
brigadistas o personal encar-
mente lentos.
gado de la atención de una
apartes los requisitos para la inspección y mantenimiento
Referente a los medios de co-
emergencia y para indicar la
de extintores portátiles, igual-
municación y transmisión de
necesidad de evacuación to-
mente el código 25 de la NFPA
alarmas, se deben analizar e
tal de las instalaciones.
Standard for the inspection,
indicar todas las características
testing, and Maintenance of
de estos equipos de comuni-
Los radios portátiles, siste-
Water – Based fire protection
cación y alarma existentes en
mas de avantel y teléfonos
systems USA: 2002 establece
la empresa. Estos medios pue-
celulares son medios de co-
la periodicidad y pruebas que
den ser teléfonos fijos y celula-
municación individualizados,
se deben realizar sobre cada
res, sirenas o timbres de
que permiten una alta mo-
una de las partes componen-
alarma, radios portátiles o sis-
vilidad, con gran rapidez en
tes de un sistema hidráulico
temas de avantel, sistemas de
la transmisión de mensajes
contra incendio. (Ver Anexo
alta voz o megáfonos.
a todas las personas encargadas del control de la con-
4 Procedimiento de inventario y mantenimiento de
Los teléfonos de uso co-
tingencia. Los sistemas de
equipos utilizados para el
mún, por sus características
alta voz o megáfonos son un
control de contingencias).
de ser elementos de comu-
medio rápido de transmisión
nicación en puntos fijos y
de mensajes a todos los com-
Los equipos de medición
uso frecuente o por perte-
ponentes de los equipos de
como por ejemplo los siste-
necer a personas cuyo tra-
autoprotección, aunque se
mas de monitoreo de gases
bajo requiere un continuo
debe tener claridad en los
deben ser calibrados según
desplazamiento por las ins-
mensajes para no causar si-
métodos y periodicidad
talaciones de la empresa,
tuaciones de pánico (Ver
dada por el fabricante o nor-
no son adecuados para so-
anexo 5 Directorio telefó-
mas que le apliquen. Igual-
portar una situación de
nico de emergencias).
25)
Como metodología para realizar el análisis de vulnerabilidad por amenaza se sugiere la aplicación de la siguiente matriz, en ella se debe calificar cada aspecto de acuerdo con la condición existente en su empresa, para ello seleccione A, B o C según sea el caso. ANALISIS DE VULNERABILIDAD POR AMENAZA DE (“asignar amenaza”) ASPECTO A EVALUAR
CLASIFICACIÓN A
1. EL PLAN DE EVACUACION A. Se ha determinado previamente por parte del personal del edificio los aspectos básicos a poner en práctica en caso de una evacuación del mismo B. Solo algunos empleados conocen sobre normas de evacuación o han tenido en cuenta aspectos al respecto C. Ningún empleado en el edificio conoce sobre medidas de evacuación y no se han desarrollado hasta el momento estrategias o planes al respecto 2. ALARMA PARA EVACUACION A. Esta instalada y es funcional B. Es funcional solo un sector. Bajo ciertas condiciones C. Es sólo un proyecto que se menciona en algunas ocasiones 3. RUTA DE EVACUACION A. Existe una ruta exclusiva de evacuación, iluminada, señalizada, con pasamanos B. Presenta deficiencia en alguno de los aspectos anteriores C. No hay ruta exclusiva de evacuación 4. LOS VISITANTES DEL EDIFICIO CONOCEN LAS RUTAS DE EVACUACIÓN A. Fácil y rápidamente gracias a la señalización visible desde todos los ángulos B. Difícilmente por la poca señalización u orientación al respecto C. No las reconocerían fácilmente 5. LOS PUNTOS DE REUNION EN UNA EVACUACION A. Se han establecido claramente y los conocen todos los ocupantes del edificio B. Existen varios sitios posibles pero ninguno se ha delimitado con claridad y nadie sabría hacia donde evacuar exactamente C. No existen puntos óptimos donde evacuar 6. LOS PUNTOS DE REUNION EN UNA EVACUACION A. Son amplios y seguros B. Son amplios pero con algunos riesgos C. Son realmente pequeños para el número de personas a evacuar y realmente peligrosos 7. LA SEÑALIZACIÓN PARA EVACUACION A. Se visualiza e identifica plenamente en todas las áreas del edificio B. Esta muy oculta y apenas se observa en algunos sitios C. No existen flechas o croquis de evacuación en ninguna parte visible
B
C
26)
ASPECTO A EVALUAR
CLASIFICACIÓN A
8. LAS RUTAS DE EVACUACION SON A. Antideslizantes y seguras en todo recorrido B. Con obstáculos y tramos resbalosos C. Altamente resbalosos, utilizados como bodegas o intransitables en algunos tramos 9. LA RUTA PRINCIPAL DE EVACUACION A. Tiene ruta alterna óptima y conocida B. Tiene una ruta alterna pero deficiente C. No posee ninguna ruta alterna o no se conoce 10.LA SEÑAL DE ALARMA A. Se encuentra o se ve claramente en todos los sitios B. Algunas veces no se escuchan ni se ven claramente. Los ocupantes no la conocen C. Usualmente no se escucha, ni se ve 11.SISTEMA DE DETECCION A. El edificio posee sistema de detección de incendio revisado en el último trimestre en todas las áreas B. Sólo existen algunos detectores sin revisión y no en todas las áreas C. No existe ningún tipo de detector 12. EL SISTEMA DE ILUMINACION DE EMERGENCIA A. Es óptimo de día y noche (siempre se ve claramente, aún de noche) B. Es óptimo sólo en el día (en la noche no se ve con claridad) C. Deficiente día y noche 13.EL SISTEMA DE ILUMINACION DE EMERGENCIA A. Es de encendido automático en caso de corte de energía B. Es de encendido manual en caso de corte de energía C. No existe 14.EL SISTEMA CONTRA INCENDIO A. Es funcional B
Funciona parcialmente
C. No existe o no funciona 15.LOS EXTINTORES PARA INCENDIO A. Están ubicados en las áreas críticas y son funcionales B. Existen pero no en número suficiente C No existen o no funcionan 16.DIVULGACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIA A LOS EMPLEADOS A. Se ha desarrollado mínimo una por semestre B. Esporádicamente se ha divulgado para algunas áreas C. No se ha divulgado 17.COORDINADOR DEL PLAN DE EMERGENCIA A. Existe y está capacitado B. Existe pero no está capacitado C. No existe
B
C
27) ASPECTO A EVALUAR
CLASIFICACIÓN A
B
C
18. LA BRIGADA DE EMERGENCIA A.
Existe y está capacitada
B.
Existe y no está capacitada
C.
No existe
19. SE HAN REALIZADO SIMULACROS A.
Un simulacro en el último año
B.
Un simulacro en los últimos dos años
C.
Ningún simulacro
20. ENTIDADES DE SOCORRO EXTERNAS A.
Conocen y participan activamente en el plan de emergencia de la empresa
B.
Están identificadas las entidades de socorro pero no conocen el plan de emergencia de la empresa
C.
No se tienen en cuenta
21. LOS OCUPANTES DEL EDIFICIO SON A.
Siempre los mismos con muy pocos visitantes
B.
Con un 10 a 20% de visitantes nuevos cada día
C.
El 90% de los ocupantes son visitantes
22. EN LA ENTRADA DEL EDIFICIO O EN CADA PISO A.
Existe y es visible un plano de evacuación en cada piso
B.
No existe un plano de evacuación en cada piso pero alguien daría información
C.
No existe un plano de evacuación y nadie está responsabilizado de dar información al respecto
23. LAS RUTAS DE CIRCULACION A.
En general las rutas de acceso y circulación de los trabajadores y visitantes son amplias y seguras
B.
En algún punto de las rutas no se circula con facilidad por falta de espacio u obstáculos al paso
C.
En general las rutas y áreas de circulación son congestionadas y de difícil uso
24. LAS PUERTAS DE SALIDA DEL EDIFICIO A.
Las puertas cumplen con las medidas mínimas reglamentarias y de uso de cerraduras de seguridad
B.
Solo algunas puertas permiten una salida rápida y poseen cerraduras de seguridad
C.
Ninguna puerta es lo suficiente amplia o brinda garantías para salida segura
25. ESTRUCTURA Y TIPO DE CONSTRUCCION A.
La estructura del edificio se soporta en estructuras de concreto y no presenta ningún deterioro en paredes, columnas, techos o aditamentos internos
B.
Presenta deterioro observable en paredes y techos que hagan pensar en daños estructurales
C.
La estructura no posee cimentación ni soportes de concreto y presenta deterioros estructurales observables en progreso durante los últimos 6 meses Adaptado de: Guía para Prevención y Atención de Emergencias Escolares, OPES, Bogotá. 1993.
28)
Posteriormente asigne el siguiente puntaje a cada una de las opciones de respuesta: A = 4.0 B = 2.0 C = 0.4 Coloque frente a cada pregunta el puntaje según la respuesta seleccionada, sume el puntaje de las preguntas y compare el valor del total con los rangos establecidos al final Calificación total TOTAL ITEMS CON RESPUESTA A =
___ X 4.0 =
TOTAL ITEMS CON RESPUESTA B =
___ X 2.0 =
TOTAL ITEMS CON RESPUESTA C =
___ X 0.4 =
PUNTAJE TOTAL =
A+B+C =
Tabla para comparación del nivel de vulnerabilidad PUNTAJE TOTAL
ACCION A SEGUIR
0 – 50
La edificación presenta una alta vulnerabilidad funcional, se deben revisar todos los aspectos que puedan estar representando riesgo para las personas que permanecen en el edificio en un momento de emergencia.
51 – 70
La edificación presenta una vulnerabilidad media-alta y un plan para emergencia incompleto, que solo podría ser activado parcialmente en caso de emergencia
70 – 90
La edificación presenta una baja vulnerabilidad y un plan para emergencia apenas funcional que debe optimizarse.
91 – 100
La vulnerabilidad es mínima y el plan presenta un estado óptimo de aplicación.
2.1.1.3. Evaluación del riesgo El riesgo es definido como la probabilidad de ocurrencia
sición determinado. Se obtiene de relacionar la amenaza con la vulnerabilidad de los elementos expuestos. RIESGO = f (AMENAZA, VULNERABILIDAD)
de unas consecuencias, económicas, sociales o ambien-
Esta expresión no es una fórmula matemática que se desa-
tales en un sitio particular y
rrolla con valores numéricos, solo es una expresión en la
durante un tiempo de expo-
que se relacionan las variables amenaza y vulnerabilidad.
29) La siguiente matriz indica la priorización de los riesgos de la empresa mediante el análisis de las amenazas y la vulnerabilidad específica para cada amenaza. Esta matriz puede ser ampliada según el criterio de cada empresa para lograr un mayor nivel de detalle.
Muy probable
Probable
Poco probable
Riesgo alto
Riesgo alto
Riesgo medio
Alta
Riesgo alto
Riesgo medio
Riesgo bajo
Media
Riesgo medio
Riesgo bajo
Riesgo bajo
Baja-mínima
VULNERABILIDAD
AMENAZA
La determinación del grado o nivel de ries-
mite identificar el tipo de daño y pérdidas
go de la empresa, permite establecer los pla-
que pueden generarse en caso de presen-
nes de acción específicos para prevenir la
tarse un evento peligroso en unas condicio-
ocurrencia de una emergencia o minimizar
nes dadas de vulnerabilidad.
las consecuencias de estos eventos. El alcance de las acciones de prevención o
Algunas preguntas que se pueden formular
minimización de consecuencias esta basa-
para la construcción de los escenarios de ries-
do en la “Aceptabilidad del Riesgo” para la
go son:
empresa, es decir que es tolerable o no en una organización.
¿Cuántas personas están expuestas al riesgo y cuantas pueden resultar heridas o
2.1.1.4. Definición de los
muertas?
escenarios de riesgo
¿Qué tanto se afectaran las líneas vitales y los servicios básicos de la empresa?
Como parte final del ANALISIS DE RIESGOS,
¿Qué tanto se afectara la infraestructura
es necesario establecer los ESCENARIOS DE
productiva de la empresa?
RIESGO, entendiéndose estos últimos como
¿Cuál será el impacto sobre el ambiente?
la “Descripción de un futuro posible y de la
¿Cuál será el impacto financiero si se pre-
trayectoria asociada a él”5 . El escenario de
senta el evento?
riesgo es la representación de la interacción
¿Cuánto tardaría la empresa en recupe-
de los diferentes factores de riesgo (amena-
rarse nuevamente?, entre otras.
za y vulnerabilidad) en un territorio y en un momento dado6 . El escenario de riesgos debe describir y per-
No. de escenarios No. de planes de contingencia de riesgo = de la empresa
2.1.2. Organización de la empresa para la
Este compromiso debe estar
prevención y atención de emergencias y contingencias
en primer lugar enmarcado
30)
El conjunto organizado de políticas, procedimientos, acciones y recursos humanos, técnicos y de otra índole, cuya interacción le permiten obtener a la empresa una estrate-
en una declaración formal mediante la cual se manifieste expresamente el alcance y nivel de compromiso de la administración en el tema y es reflejado a través de la POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL que tiene la organización. La Política debe ser apropiada según la naturaleza y riesgos que tiene la organización, especificar los objetivos generales de prevención y preparación para emergencias, incluir el compromiso del cumplimiento de la legislación y normatividad vigente que aplique al tema, manifestar su compromiso con el me-
gia adecuada para prevenir y controlar situacio-
joramiento continuo, estar
nes de emergencia, es conocido como el plan
documentada, publicada y
empresarial para emergencia y contingencias.
disponible a todas las partes interesadas7 .
El compromiso de las directivas de la empresa es un elemento clave para el éxito o el fracaso
Nota: Como partes interesa-
de toda organización. La prevención y atención
das se entiende al grupo de
de emergencias empresariales necesita del
personas conformado por los
liderazgo y apoyo de la gerencia, expresando
empleados de la empresa, vi-
este soporte mediante la asignación de una se-
sitantes, contratistas, clientes,
rie de recursos humanos, técnicos y económi-
la autoridad regional y cuer-
cos e incluso facilitando el cambio de la cultura
pos de socorro externo, en-
organizacional hacia la prevención y el compor-
tre otros. (Ver Anexo 6.
tamiento seguro.
Modelo de política).
31)
Enmarcados en las directri-
concreta indican que hacer
ces que da la política y en el
si se llagara a presentar el
análisis de riesgos, la empre-
escenario analizado. Estos
sa debe definir cuál será su
planes de contingencias
plan de acción para preve-
pueden ser presentados a
nir y controlar las emergen-
través de esquemas de pro-
cias que le puedan llegar a
cedimientos como se mues-
afectar.
tra en el Anexo 7.
Desde el punto de vista del
En la estructuración de los
plan de emergencia se deter-
planes de emergencia y con-
minan los objetivos de la em-
tingencias es necesario
presa en el tema, los criterios
asignar funciones, responsa-
de responsabilidad general,
bilidad y autoridad para to-
la estructura organizacional
mar decisiones y ejecutar
para la atención de estos
acciones que conlleven al
eventos y algunos procedi-
control de la situación.
mientos tales como los relacionados con el programas
El siguiente esquema es un
de auditorias, la autorización
ejemplo de la estructura
de compras en emergencia,
organizacional para la pre-
relaciones con los medios de
vención y atención de emer-
comunicación, manejo de la
gencia y contingencias
comunidad, entre otros.
empresariales. La creación de este esquema debe ser
Con base en la construcción
propio para cada organiza-
de los escenarios de ries-
ción y dependerá de facto-
gos, la empresa debe esta-
res como el análisis de
blecer planes de acción
riesgos y la información es-
específicos para controlar
pecifica del escenario de ries-
los eventos analizados
gos, el número de personas
como una fuga, un derra-
disponibles y la complejidad
me, una explosión, entre
que la empresa desee o ne-
otros, estos procedimientos
cesite implementar.
son llamados planes de contingencias y dan la es-
En una compañía transnacional,
pecificidad al plan de emer-
por ejemplo, el grupo gerencial
gencia pues de manera
puede estar conformado por
32) el presidente de la compañía a nivel mun-
Para medianas o pequeñas empresas, los
dial y sus colaboradores de nivel gerencial y
equipos gerenciales pueden estar conforma-
en cada país existir un grupo local para aten-
dos por el gerente general y sus colabora-
ción de emergencias, del cual dependen los
dores directos, además de los grupos
grupos operativos.
operativos de emergencia.
ESQUEMA ORGANIZACIONAL PARA LA PREVENCION Y ATENCION DE EMERGENCIAS EMPRESARIALES
Nivel III
Equipo coordinador del Plan de Emergencia Conformado por quienes tienen cargos gerenciales
Asesor Delegado del departamento de Relaciones Públicas de la empresa
Nivel II
Director de la brigada Cargo que puede ser asignado a los jefes de producción o de área, personas con cargos medios en la organización o líderes designados para tal fin
Autoridades y entidades de apoyo Brigadas
Bomberos, Cruz Roja, Policía,
Conformadas por personal que ha sido capacitado
Ejército, Defensa Civil,
y entrenado con base en los resultados del análisis de riesgos
Cisproquim®, otros
Brigada contra incendios
Brigada de primeros auxilios
Brigada de evacuación
Nivel I Primera respuesta Persona(s) expuesta(s) al evento cuando éste se inicia
Otros grupos de apoyo
33)
El esquema de activación de esta estructura organizacional es ascendente, pues en la base se encontrara la persona directamente implicada en el evento o el personal operativo de emergencias del área y son ellos quienes deben velar por ser el equipo de primera respuesta y la activación de los niveles gerenciales solo se da cuando la emergencia implica grandes consecuencias y la necesidad de toma de decisiones de gran impacto para la empresa.
2.1.2.1 Modelo de Funciones asignadas a quienes conforman el esquema organizacional Equipo coordinador del plan de emergencia. También llamado Coordinador General del Plan o Director General del Plan, tiene como misión garantizar el cumplimiento del programa de preparación para Emergencia y Contingencias asegurando los medios administrativos técnicos y logísticos necesarios para su implementación, mantenimiento y puesta en práctica. En situaciones de emergencia es el responsable por la toma de decisiones que corresponden a altos niveles jerárquicos (evacuación parcial o total, suspensión de actividades, retorno de actividades).
34) de comunicación en emergencias, este equipo coordinador de emergencias debe suministrar la información necesaria sobre el desarrollo del evento, para que esta información sea publicada oficialmente a las partes interesadas si la empresa así lo decide. Departamento de Relaciones públicas de la empresa. La información que sobre el evento se deba suministrar a los medios de comunicación,
Funciones específicas
será manejada por el Avalar las directrices, pro-
ticipación de todos los ni-
equipo o delegado de co-
cedimientos, programas y
veles de la organización.
municaciones. Además es
actividades propias del
Aprueba los programas
este equipo el responsa-
plan de emergencia y con-
de capacitación para los
ble de servir de portavoz
tingencias en las fases de
grupos operativos de
oficial de la empresa, por
planeación, implemen-
emergencia (Brigada) y la
las implicaciones que el
tación y seguimiento.
adquisición y manteni-
manejo inadecuado de la
Ejerce el control y segui-
miento de los equipos
información puede tener.
miento sobre el desarrollo
básicos que se utilizan en
y continuidad del progra-
el control de emergencias.
ma de preparación para
Garantiza la capacitación
emergencia y contingen-
de las personas que con-
Establecer con el equipo
cias garantizando su divul-
forma la estructura organi-
coordinador del plan de
gación y mantenimiento.
zacional, para lograr una
emergencia, los linea-
Coordina la realización de
coordinación adecuada y
mientos para suministrar
simulacros periódicos del
cohesión de grupo.
información pública de
plan de emergencia y
Cuando no exista un gru-
acuerdo a las políticas de
contingencias con la par-
po especifico para apoyo
la empresa.
Sus funciones específicas son:
35) Asesorar al jefe de brigada sobre el tipo y
Director de Brigadas o Jefe Brigada o
forma de la información que debe divul-
Líder de Emergencia. Es la persona en-
garse en caso de emergencia.
cargada de determinar y dirigir la accio-
Desarrollar criterios, técnicas y procedi-
nes necesarias para el control de una
mientos de comunicación efectiva en caso
situación al interior de las instalaciones
de emergencia, de acuerdo a las políticas
de la empresa, reporta sus actividades di-
de la empresa.
rectamente al equipo coordinador de
Mantener en forma permanente una lista
emergencias.
actualizada con los nombres y direcciones de todos los medios de comunicación
Funciones Específicas
reconocidos. Servir de portavoz oficial de la empresa
De acuerdo con la magnitud del evento
ante la comunidad y los medios de co-
recibe la alarma y activa el plan de emer-
municación.
gencia y contingencias. Indaga con el
Preparar conjuntamente con los funcio-
Brigadista de área sobre el tipo y caracte-
narios involucrados en la emergencia, los
rísticas del evento.
comunicados oficiales de la empresa en
Establece comunicación permanente con
caso de una Emergencia.
los Brigadistas de cada área.
Divulgar los comunicados oficiales de la
Está atento a las indicaciones sobre ac-
empresa a los diferentes medios de co-
ciones y requerimientos del Brigadista de
municación y coordinar la realización de
área coordinando y apoyando las labores
“Ruedas de Prensa” cuando ello sea ne-
de control.
cesario.
Define con el equipo coordinador de
Coordinar las actividades de relaciones
emergencias las decisiones y acciones ex-
públicas posteriores al siniestro, con el fin
traordinarias no contempladas en el
de facilitar la recuperación de la empresa
planeamiento para el efectivo control de
y de su imagen.
la situación.
Llevar un archivo de toda la información
En orden de prioridad evalúa y comunica
periodística referente a la emergencia,
las necesidades de evacuación, interven-
publicada en los diferentes medios de co-
ción de la brigada, intervención de equi-
municación.
pos de socorro y rescate exteriores
Presentar a la gerencia, un informe del
(Bomberos, Cruz Roja, Defensa Civil).
impacto que la emergencia ha tenido so-
Establece el retorno a la normalidad.
bre la opinión pública y proponer estrategias de información orientadas a la minimización del impacto sobre la imagen de la empresa y para la recuperación de la misma.
36)
Brigada. Usualmente conformada por los grupos de control de incendios, primeros auxilios, evacuación rescate y control. Según el análisis de riesgos, la empresa debe determinar las necesidades de capacitación y entrenamiento de su grupo de brigadistas, igualmente definir si necesita grupos especializados en otros temas como en el manejo de sustancias químicas.
Brigada Contra Incendios
establecido para tal fin en
área al cual esta asignado
La misión de este grupo es
el Plan de Contingencia.
una vez se ha dado la or-
la de estar preparados para
Apoyar a los grupos de
den general de salida.
prevenir y controlar los co-
socorro externo como el
Guiar a los ocupantes de
natos de incendios o apo-
Cuerpo de Bomberos.
su sector hacia las vías de
yar en las tareas de extin-
Para zonas en las cuales
evacuación que previa-
ción de fuegos mayores que
existan sistemas automáti-
mente se han designado.
se presenten en las instala-
cos de detección y extinción
Mantener el orden y la ra-
ciones de trabajo. Sus fun-
de incendios, la brigada
pidez al evacuar
ciones básicas son las si-
debe conocer su funciona-
Indicar el punto de re-
guientes:
miento y operación.
unión final. Ayudar a la evacuación de
Extinguir el fuego que se
Brigada de evacuación
las personas con limitacio-
esté presentando en las
La misión de estos grupos es
nes físicas, heridas o con
instalaciones. Para ello
garantizar la evacuación to-
algún tipo de limitación.
debe aplicar los protoco-
tal y ordenada de la empre-
No permitir el regreso a las
los de actuación en caso
sa. Sus funciones básicas son:
áreas evacuadas hasta que
de incendio que previamente la organización ha
no se declare como zona Anunciar la evacuación del
en condiciones normales.
37) ción de primeros auxilios,
situación de emergencia
según las lesiones que se
puedan actuar en el con-
hayan presentado y la si-
trol de la misma, siempre
tuación general que se
y cuando la magnitud del
este presentando.
evento y los conocimien-
Recibir y orientar al perso-
to de la persona en el
nal de ayuda externo como
tema le permiten actuar.
Cruz Roja, Defensa Civil y ambulancias que se despla-
2.1.2.2 Estrategias
cen hasta la empresa para
de Implementación
atender a los lesionados.
del Plan.
Tener el registro e información acerca de las per-
La implementación del plan
sonas que se trasladen a
empresarial de preparación
hospitales o que a causa
para emergencia y contin-
de la emergencia hayan
gencias debe tener el apoyo
fallecido.
total por parte de los directivos de la empresa, pues de
Autoridades y Entidades
esto depende su éxito o su
Comprobar que no hay
de apoyo. Corresponde a
fracaso.
personas atrapadas en su
las entidades que brindan
área de evacuación
apoyo en el control de una
Comprobar la ausencia de
emergencia, tal como los
personas a su cargo y hacer
Bomberos, Cruz Roja, Po-
el reporte, de tal manera
licía, entre otros. Para fa-
que de ser necesario se ini-
cilitar la actuación de
cien procedimientos especí-
estas entidades es necesa-
ficos de búsqueda y rescate.
rio que ellas sean involucradas desde el proceso
Brigada de
de establecimiento e
Primeros Auxilios
implementación del Plan
Su misión es la de prestar los
en la empresa.
primeros auxilios a los lesionados. Sus funciones básicas
Primera Respuesta. Este
son las siguientes:
esquema organizacional contempla
que
la(s)
Aplicar los protocolos es-
persona(s) que inicialmen-
pecíficos para la presta-
te está(n) expuesta(s) a la
38) La gerencia de la empresa
Realización de entrena-
2.1.3 Revisión, evaluación
tiene la facilidad de delegar
mientos específicos para el
y actualización
la coordinación de las accio-
control de cada contingen-
del Plan de Emergencia
nes necesarias para la
cia según los escenarios
y Contingencias
implementación y manteni-
planteados en el análisis de
miento del plan de para
Riesgos
Esta etapa permite que el
emergencia y contingencias
Realización de simulacros
plan empresarial de emer-
pero la responsabilidad del
Elaboración de instrumen-
gencia y contingencias este
funcionamiento del mismo es
tos de ayuda como folletos,
actualizado y acorde con los
intransferible a otra persona.
cartillas, procedimientos,
cambios de la empresa, ase-
entre otros.
gurando su funcionalidad en
El éxito de la implementa-
el momento de su aplicación.
ción del programa esta ba-
El Anexo 8 presenta el es-
sado en la gestión que se
quema del Programa Bási-
Como herramienta para la
tenga sobre los recursos hu-
co de Capacitación.
revisión y actualización del
manos y técnicos Estas son algunas de las actividades necesarias para la implementación del plan: Adquisición o adecuación de los recursos físicos provistos para ser utilizados en el plan, tales como: alarmas, sistemas de comunicación, dotación para brigadistas, planos de evacuación, entre otros Sensibilización a todas las partes interesadas en aplicación y alcance del plan de emergencia. Capacitación a todas las personas según la función y responsabilidad designada en el plan de emergencia.
Generar recomendaciones encaminadas a fortalecer aquellos aspectos que los plan empresarial de emer-
ameriten.
gencia y contingencias se
Presentar los resultados ob-
propone un proceso de
tenidos y hacer los compa-
LA PREVENCIÓN Y ATENCIÓN
auditoría que puede ser rea-
rativos correspondientes.
DE DESASTRES. Plan Local de
1
Emergencia y Contingencias.
lizado por personal interno o externo a la empresa.
DIRECCIÓN GENERAL PARA
Los parámetros que se miden en el proceso de auditoria son
Bogotá. 1998: 49. 2
ICONTEC. Norma Técnica
La auditoría es un examen
el nivel de formación de las
Colombiana 18001. Siste-
sistemático e independiente
personas, disponibilidad y es-
mas de Gestión en Seguri-
para determinar si las activi-
tado de los recursos, nivel de
dad y Salud Ocupacional.
dades y los resultados relati-
conciencia y habilidades que
vos al plan satisfacen las
tiene el personal para el con-
disposiciones previamente
trol de emergencias, disponi-
establecidas y si estas se han
bilidad de las instalaciones,
implementado efectivamen-
tiempos de respuesta, guías
te para el logro de los obje-
tácticas y procedimientos
tivos propuestos.
operativos para control de
Bogotá. 2000: 3. 3
TA FE DE BOGOTA. Plan Escolar para la Gestión de Riesgos. Guía del Docente II. Bogotá. 1999. 4
Los objetivos propuestos en una auditoria son los si-
de objetivos, participación
guientes:
del personal. El anexo 9 pre-
DIRECCIÓN GENERAL PARA LA PREVENCIÓN Y ATENCIÓN
emergencias, ejecución de procedimientos, consecución
ALCALDÍA MAYOR DE SAN-
DE DESASTRES. Plan Local de Emergencia y Contingencias. Bogotá. 1998: 48. 5
DIRECCIÓN GENERAL PARA
senta la lista de chequeo
LA PREVENCIÓN Y ATENCIÓN
Medir y evaluar el plan,
para realizar la auditoría al
DE DESASTRES. Plan Local de
integrándolo a los objeti-
plan de emergencia.
Emergencia y Contingencias. Bogotá. 1998: 49.
vos globales a través de su 6
presentación en el lengua-
TA FE DE BOGOTÁ. Plan Es-
je de la administración.
colar para la gestión de ries-
Identificar fortalezas y
gos, guía del docente I. As-
oportunidades de mejora-
pectos conceptuales, Bogo-
miento en cada uno de los elementos revisados.
ALCALDIA MAYOR DE SAN-
tá. 1999: 15. 7
ICONTEC. Norma Técnica
Generar las acciones a se-
Colombiana. NTC 0HSAS
guir para controlar aque-
18001. Sistema de Gestión
llos aspectos identificados
en Seguridad y Salud Ocu-
como posibles de mejorar.
pacional. Bogotá. 2000: 5.
39)
40) 40)
3
Planes de ayuda mutua8 Esta sección tiene como objetivo familiarizar al empresario con una estrategia para complementar su plan empresarial de emergencia y contingencias mediante el trabajo conjunto con empresas localizadas en su misma zona geográfica, es decir, el plan empresarial de emergencia y contingencias de una empresa en particular puede ser fortalecido mediante mecanismos de ayuda mutua los cuales se tratan a continuación. Si bien es cierto que las empresas hacen enormes esfuerzos para la prevención y control de emergencias y contingencias que atentan contra su recurso humano, el ambiente y el patrimonio, también lo es la dificultad de cubrir todos sus riesgos lo cual seguramente demandaría costos muy altos y por ende difíciles de poder ser asumidos; ante esta limitante de alcanzar la seguridad total de la empresa no queda más que elevar su nivel de seguridad haciendo uso del apoyo externo que pueda recibir. El apoyo externo generalmente es enfocado específicamente a nivel de los servicios públicos de socorro a los cuáles obviamente debe acudirse en toda circunstancia de riesgo, pero seguramente existe otro apoyo más inmediato y posiblemente más eficaz que no se ha tenido en cuenta y los constituye las empresas del vecindario que a lo mejor teniendo similitud de riesgo con la empresa dispondrá de protecciones compatibles y podrá brindarle valiosa ayuda en el control de una emergencia, esto podrá lograrse mediante el establecimiento de un plan de ayuda mutua.
41)
El Plan de Ayuda Mutua potencializa
Compromiso de compensación
la seguridad brindada por las pro-
económica o reintegro de los ma-
tecciones individuales disponibles
teriales o equipos consumidos o
por cada empresa en una comuni-
deteriorados en el control de una
dad industrial, revirtiendo en ma-
emergencia por una empresa en
yor capacidad para enfrentar con
beneficio de las otra
éxito una eventual emergencia y se fundamenta en el establecimiento
3.1 Estructura orgánica del plan
de un acuerdo formal entre las empresas de un mismo sector geográ-
Constituye la base de interacción del
fico para facilitarse ayuda técnica y
grupo de empresas y el planea-
humana en el evento de una emer-
miento del Plan de Ayuda Mutua, se
gencia que sobrepase o amenace
fundamenta en la conformación de
con sobrepasar la capacidad de pro-
Comités de Trabajo Interdisciplinarios
tección de la empresa.
en los campos: técnico, de comunicaciones, de relaciones públicas, de
Los principios en los que se funda-
evacuación y de apoyo logístico: con
menta el Plan de Ayu-
objetivos y funciones
da Mutua son:
plenamente definidas y coordinadas por un Consejo Directivo.
Establecimiento de un convenio formal de ayuda mutua en-
3.1.1 Consejo
tre las empresas, sus-
Directivo
crito a nivel gerencial y/o como compro-
Conformación:
miso de asociación
El gerente, o un empleado con poder de-
Delimitación clara
cisorio, de cada una de
de los recursos hu-
las empresas que ac-
manos y materiales
tuarán en Ayuda Mu-
para atención de emergencias que cada
tua; este consejo puede constituirse como
empresa está dispuesta a facilitar para el
Asociación para la Seguridad Mutua del sec-
servicio de los demás sin deterioro de las
tor para dar piso a sus acciones, compromi-
condiciones mismas de seguridad
sos y acuerdos.
42)
Objetivo:
Funciones:
Garantizar el máximo cumplimiento de los acuer-
A. Efectuar evaluación general de riesgos a
dos de ayuda mutua y el apoyo de las acciones
cada una de las empresas del sector pre-
que para esto se deban adelantar, tanto en la
sentando informe: riesgo, evaluación, re-
planeación como en la puesta en marcha del
comendación y medios de protección.
plan de desarrollo de una emergencia. Nota: Se refiere a riesgos que tengan poFunciones:
tencial de propagación y afección a las de-
A. Establecer convenio formal de ayuda
más empresas y deberá especificarse su
mutua entre las empresas.
naturaleza, ubicación y magnitud.
B. Dirigir y velar el desarrollo total del Plan de Ayuda Mutua, mediante la coordinación, aprobación y seguimiento de las acciones que adelantan los comités de trabajo interdisciplinario.
B. Elaborar el mapa de riesgos del sector industrial C. Elaborar el inventario de los recursos materiales y humanos para la atención
C. Establecer directrices que hagan del Plan de
de emergencias, disponibles por cada
Ayuda Mutua un sistema dinámico que in-
empresa para el servicio de las demás
tegre seguimiento y actualización periódica
posibilidades de interconexión de me-
del mismo.
dios.
D. Coordinar la realización de por lo menos un simulacro anual del Plan de Ayuda Mutua.
D. Fomentar y asegurar la conformación, capacitación y adiestramiento de las brigadas industriales de emergencia en cada
3.1.2 Consejo Técnico
empresa buscando su más alta y homogénea capacidad de actuación.
Conformación:
E. Definir y evaluar las posibles emergencias
Un funcionario técnico de seguridad indus-
que se puedan presentar en el área, dise-
trial o coordinador de la brigada de emer-
ñar planes operativos de actuación con-
gencia de cada empresa del sector.
junta para su control. F. Revisión y actualización periódica de las
Objetivo:
anteriores actividades.
Identificación y evaluación de riesgos y disponibilidades de protección a nivel particu-
3.1.3 Comité
lar en cada empresa a nivel global en el sector
de Comunicaciones
industrial , estableciendo las medidas para la eliminación o minimización de los riesgos y
Conformación:
las estrategias operativas para el control efi-
Un funcionario de cada empresa del sector,
ciente de los eventuales tipos de emergencia
coordinador o conocedor de sus comunica-
que se puedan presentar.
ciones internas.
43)
Objetivo:
nico de mantenimiento de
Garantizar la necesaria y efi-
la empresa de teléfonos
ciente comunicación entre to-
local, con poder decisorio
dos los entes que intervendrían
para agilizar estos traba-
en el control de una eventual
jos en caso necesario.
emergencia; esto a nivel inter-
D. Revisión, actualización y
no en cada una de las empre-
mantenimiento de las an-
sas como a nivel externo con
teriores actividades.
los organismos de apoyo. 3.1.4 Comité de Funciones:
Relaciones Publicas
A. Efectuar inventario de los medios de comunicación
Conformación:
disponibles por cada una
Un funcionario de cada em-
de las empresas; internos
presa del sector, preferible-
para alarma y coordina-
mente del área de relaciones
ción de las actividades de
industriales con perfil de
control y externos para
comunicador social.
intercomunicación empresarial con los organis-
Objetivo:
mos de apoyo.
Mantener contacto con los organismos de socorro del estado y privados y con las autoridades y comités locales de emergencia, acordando los mecanismos de intervención coordinada de B. Fomentar la adecuación
estos, en desarrollo de una
de los medios de comuni-
emergencia que así lo re-
cación en cada una de las
quiera.
empresas y a nivel global del sector industrial.
Funciones:
C. Establecer contacto con
A. Establecer y mantener
servicios de comunicación
contacto con las siguien-
de emergencia definiendo
tes entidades, dándoles a
los medios de interco-
conocer el plan de ayuda
nexión, además integrar al
mutua en todo su contex-
comité un funcionario téc-
to y acordando la inter-
44) acción coordinada de las entidades en el evento de una emergencia. Cuerpo de Bomberos, Defensa Civil, Cruz Roja, Alcaldía, Policía, Ejercito, Hospitales y Empresas de Servicios Públicos. B. Acordar con estas entidades sus centros de operación principales y alternos en el evento de una emergencia. 3.1.5 Comité de Evacuación Conformación: Un funcionario de seguridad industrial o coordinador de la brigada de emergencia de cada empresa del sector. Objetivo: Definir las vías y los sitios seguros para ubicar las personas y elementos que en desarrollo de una emergencia sean evacuados de la empresa o el sector industrial y velar porque cada empresa del sector disponga de los medios necesarios para las labores interfomentar la adecuada dotación de estos
nas de evacuación.
en cada una de ellas. Funciones: A. En coordinación con la Defensa Civil y la
3.1.6 Comité de Apoyo Logístico
Cruz Roja, a través de los contactos realizados por el comité de relaciones pú-
Conformación:
blicas, definir las vías y sitios seguros
Un funcionario del departamento de com-
principales y alternos de ubicación de
pras o del almacén de cada empresa del
personas y elementos
sector.
que deban
evacuarse en desarrollo de una eventual emergencia.
Objetivo: Definir los trámites y establecer los contac-
B. Elaborar inventario de los equipos de eva-
tos para la adquisición oportuna de mate-
cuación disponibles por cada empresa y
riales, equipo e insumos necesarios en
45) desarrollo de una eventual
emergencia para dirigir y co-
mutua disponibles para
emergencia para su eficien-
ordinar las acciones de con-
cada empresa y requeri-
te control.
trol, inicialmente con la
dos por el director de la
puesta en marcha de su plan
emergencia.
Funciones:
interno de preparación para
Colaborar en el manejo de
A. Elaborar un listado y con-
emergencias e inmediata-
los periodistas en la coor-
tactar proveedores para el
mente con el apoyo del Co-
dinación de actividades
suministro de: alimenta-
mité Técnico definido en la
extraordinarias que se
ción, materiales y equipos
estructura orgánica del plan
presenten y sean requeri-
contra incendio, alquiler
de ayuda mutua que cumpli-
das para el control de una
de motobombas, plantas
rá la función de prestar asis-
emergencia.
eléctricas, maquinaria pe-
tencia técnica al director de
Evaluar los daños.
sada, vehículos de carga
la emergencia para:
de pasajeros y demás im-
El control de una emergen-
plementos e insumos que
Analizar la situación: gra-
cia involucra una serie de ac-
determine necesarios el
vedad, riesgos potenciales
ciones enmarcadas en los
Consejo Directivo y/o el
de activación o reactivación
campos de las comunicacio-
Comité Técnico.
y estimación de un tiem-
nes, las relaciones públicas,
po de duración de la emer-
la evacuación y el apoyo
3.2 Estructura
gencia.
logístico; para el eficiente
operativa del plan
Planificar y coordinar las
cumplimiento de éstas, cada
acciones de control de la
empresa debe estar conve-
La define básicamente el es-
emergencia.
nientemente preparada se-
quema organizativo de ac-
Plantear estrategias de
gún quedó definido en la
tuación directa para el
combate de la emergen-
estructura orgánica del plan
control de una emergencia y
cia.
que constituye básicamente
la secuencia de acciones que
Determinar la necesidad
el proceso de planeación en
interrelacionan la ayuda mu-
y coordinar la interven-
el cual cada una de estas fun-
tua interempresarial con los
ción de grupos de apoyo
ciones en cada empresa han
organismos oficiales de so-
estableciendo progra-
sido implementadas y enco-
corro y otros medios de apo-
mación.
mendadas a una persona
yo externo.
Tener a la mano el inven-
que a su vez tiene conoci-
tario de recursos de ayuda
miento de las disponibilida-
3.2.1 Esquema
mutua disponibles para
des de las demás empresas.
operativo para atención
atención de emergencias,
de emergencias
materiales, insumos, equi-
No obstante lo anterior el Di-
pos, interconexión, etc.
rector de la emergencia cuen-
El director es la persona de-
Facilitar oportunamente
ta con un asistente, el
signada por la empresa en
los recursos de ayuda
representante de la empresa
46) en el comité de relaciones pu-
La capacidad e idoneidad de
representantes de: la defen-
blicas, su función es coordi-
la empresa en la dirección de
sa civil, cruz roja, bomberos,
nar y verificar el eficiente
las acciones de la emergencia,
policía nacional, ejercito, po-
cumplimiento de las acciones
de ninguna forma debe en-
licía de tránsito, servicios de
referidas, tramitando inme-
tenderse como autosuficiente
salud y si se requiere, repre-
diatamente en forma directa
operativa que es en última lo
sentantes de las empresas de
o a través del director el apo-
que define el control efectivo
acueducto, energía eléctrica y
yo para solucionar cualquier
de las mismas, por lo cual el
teléfonos, y al cual el director
deficiencia en los campos
plan de ayuda mutua define
de la emergencia envía un
mencionados. El asistente es
como acción inmediata y prio-
contacto para a través de él
el encargado de dirigir y co-
ritaria de la empresa, comu-
informar a las autoridades lo-
ordinar la intervención de los
nicar el surgimiento de una
cales la evolución de la situa-
grupos externos de apoyo,
emergencia a los organismos
ción y plantear las necesidades
definiendo su función inme-
de socorro y seguridad del es-
de apoyo en los campos: téc-
diata y/o poniéndolos en con-
tado, para esto el plan prevé
nico, comunicaciones, apoyo
tacto con las personas que
la interacción con el comité lo-
logístico y evacuación.
están al frente del control de
cal de emergencias del muni-
la emergencia ya sea en la lí-
cipio en caso tal que la
El contacto de la empresa en
nea de fuego, rescate, prime-
evolución y magnitud de la
el comité local de la emergen-
ros auxilios o evacuación
emergencia lo amerite, fijan-
cia, puede ser un represen-
según especialidad del gru-
do para este comité un cen-
tante del consejo directivo o
po; también se encargará de
tro de operaciones localizado
el residente de la asociación.
recibir y llevar un control de
en cercanías del sector, sitio de
Es preciso anotar que la in-
os medios de ayuda mutua
baja vulnerabilidad y con ubi-
tervención de los servicios de
facilitados por las demás em-
cación alterna, donde se re-
socorro y autoridades del es-
presas.
unirán a nivel directivo los
tado será planificada con an-
telación en acción concer-
3.3
Notas importantes
tada con los comités de tra-
cial para enfrentarse a los riesgos especiales que pue-
bajo interdisciplinario que
1. El Plan de ayuda Mutua
dan hallar en otras instala-
establece el plan en su es-
debe ser perfectamente
ciones amparadas por los
tructura orgánica: esto quie-
asimilado por todas las
acuerdos de Ayuda Mutua.
re decir definir planes de
empresas que participan.
intervención de la defensa ci-
5. El cuerpo de bomberos de
vil, cruz roja, bomberos, po-
2. Todas las empresas deben
la localidad cumplen fun-
licía nacional, ejercito,
establecer canales de comu-
ción especial, además de
servicios de salud, etc., esta-
nicación directa y confiables
la intervención directa en
bleciendo estrategias de co-
entre sí y con el centro de
el control de la emergen-
municación,
respuesta
operaciones del comité local
cia, puede servir de coor-
inmediata y actuación siste-
de emergencias del munici-
dinador canalizando a
mática a solicitud del direc-
pio; un sistema apropiado
través de su sistema de co-
tor de la emergencia.
es el radio portátil.
municación todas las llamadas de apoyo logístico.
Los anteriores planes deben
3. El Plan de Ayuda Mutua
fijarse por escrito y figurar
debe velar también por las
6. Debe tenerse en cuenta
como institucionales no de un
condiciones de protección
las acciones a seguir en
grupo o persona en particu-
industrial o seguridad fí-
caso que se produzcan ac-
lar de forma tal que tengan
sica del sector.
cidentes a trabajadores de
continuidad y apoyo perma-
una empresa en instala-
nente, en lo posible el conse-
4. Los miembros de las briga-
ciones diferentes a las su-
jo directivo deberá suscribir
das de emergencia de cada
yas;
convenios formales de coope-
una de las empresas deben
puede ser necesario tomar
ración con estas instituciones.
recibir entrenamiento espe-
seguros especiales.»
para estos casos
8 Consejo Colombiano de Seguridad. Modelo de Plan de Ayuda Mutua para atención
«Nadie es tan poderoso
de emergencias industriales. Bogotá. 1990.
para no necesitar ayuda, ni tan pequeño para no poder prestarla»9
47)
48)
4
Plan empresarial de emergencia y contingencias y su integración con las estrategias del SNPAD Una vez la empresa ha desarrollado su plan de preparación para emergencia y contingencias, es necesario la integración de éste con los programas gubernamentales para la prevención y atención de desastres de la localidad. Como resultado de esta etapa se obtendrá el Plan Local de Emergencia y Contingencia - PLEC, el cual involucra a los planes empresariales de preparación para emergencia y Contingencias, la organización de la comunidad ante situaciones de crisis y las estrategias que el gobierno ha preparado para adoptar el tema.
Planes empresariales para emergencia y contingencias de los planes de ayuda mutua de empresas ubicadas en el municipio
Requisitos legales y de otra índole
Proceso APELL como estrategia para la integración de los planes empresariales y el plan local del municipio
COMITÉ LOCAL PARA LA PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES Proceso de organización del Plan Local para la Prevención y Atención de Desastres del municipio
Comunidad
Revisión, evaluación y actualización del Documento plan local de emergencias del municipio
Plan Local de Emergencias del municipio
Los responsables por el desarrollo de los Planes Locales de Emergencia de los municipios son los Comités Locales para la Pre-
49)
vención y Atención de Desastres (CLOPADs) los cuales están conformados por el Alcalde, los secretarios de Despacho, el Jefe de Planeación, el Jefe Comandante de la Guarnición Unidad Militar, el Director del Servicio Seccional de Salud, el Comandante de la Policía, un representante de la Defensa Civil y uno de la Cruz Roja, el Comandante de Bomberos, y dos Representantes de las Corporaciones Autónomas Regionales o de Asociaciones Gremiales, Profesionales o Comunitarias. (Decreto 919 de mayo 1 de 1989, Articulo 60). Como herramienta facilitadora de la labor que tienen los Comités Locales para la Prevención y Atención de Desastres, el Sistema Nacional para La Prevención y Atención de Desastres desarrolló las guías para la elaboración de los Planes Locales de Emergencia y Contingencia - PLECs, los cuales son documentos que permiten realizar el plan de emergencia y contingencia y facilitan su implementación y seguimiento en el tiempo. Estos documentos pueden consultarse en www.dgpad.gov.co De otra parte, las organizaciones y el gobierno cuentan con una estrategia que permite
unir los esfuerzos entre la empresa, el gobierno y la comunidad en cuanto a preparación para prevención y respuesta ante emergencias se refiere, esta estrategia corresponde al proceso APELL (Awareness and Preparedness for Emergencies at Level Local) “Concientización y Preparación para Emergencias a Nivel Local”. APELL surgió a raíz de varios accidentes industriales ocurridos tanto en países altamente industrializados como en países en vías de industrialización y causantes de fuertes daños al medio ambiente, a finales de 1986 el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA) decidió iniciar la formulación de un Plan que contuviera medidas concretas que podrían ayudar a los gobiernos, y en especial a los países en vía de desarrollo, para minimizar el número y los impactos negativos de los accidentes y emergencias provocados por productos químicos. Con el fin de desarrollar este programa y después de la reunión de expertos en Nairobí en junio de 1987, la Oficina de Industria y Medio Ambiente del PNUMA preparó un manual sobre Accidentes Tecnológicos “Concientización y Preparación para Emergencias a Nivel Local” el cual contiene una serie de pasos para preparar la empresa y
50) responder a las emergencias
planes de respuesta de los
en forma coordinada con las
Comités Locales para la Pre-
entidades de respuesta a
vención y Atención de Desas-
emergencia (Bomberos, De-
tres de estas ciudades.
fensa Civil, Cruz Roja, etc.), optimizando los recursos de
El proceso APELL es promovi-
ambas partes y mitigando
do y coordinado en Colombia
los efectos sobre el ambien-
por el Consejo Colombiano de
te, la comunidad y las pro-
Seguridad el cual es el punto
piedades físicas.
focal en representación del Programa de las Naciones Uni-
El Proceso APELL se ha desa-
das para el Medio Ambiente,
rrollado
ciudades
para mayor información pue-
industrializadas de Colombia
de comunicarse con el Centro
como, por ejemplo, Carta-
de Información de Seguridad
gena y Barranquilla, en esta
sobre Productos Químicos –
última ciudad, desde febre-
CISPROQUIM® quien adelan-
ro de 1986 la industria quí-
ta estos contactos con el
mica inició un proceso para
PNUMA, a su vez el CCS pro-
enfrentar las situaciones que
vee información sobre los fun-
se podrían presentar en caso
damentos básicos en los que
de una emergencia causada
se soporta el desarrollo de
por productos químicos, rea-
APELL.
en
lizó un estudio de las comunidades vecinas a la indus-
Otro proceso mundialmente
tria y con los bomberos de
reconocido y que trata el tema
la ciudad iniciaron prácticas
de preparación para emergen-
conjuntas con las brigadas
cias con la comunidad es Res-
de las empresas del grupo,
ponsabilidad Integral® el cual
posterior a estos hechos se
es un sistema voluntario de
decidió a partir de 1990
autogestión empresarial que
implementar la herramienta
tiene como objetivo el mejo-
APELL, la cual ha mostrado
ramiento continuo del desem-
ser una metodología eficien-
peño en Seguridad Industrial,
te para preparar y coordinar
Salud Ocupacional y Protec-
en forma estrecha los planes
ción Ambiental. El liderazgo
de emergencia de las empre-
de este proceso en Colombia
sas con los correspondientes
lo asumieron la Asociación
Nacional de Industriales – ANDI, la Asociación Colombiana de Industrias Plásticas – ACOPLASTICOS y el Consejo Colombiano de Seguridad – CCS.
51)
Como elementos operacionales de Responsabilidad Integral® se encuentran los Códigos de Prácticas Gerenciales los cuales contienen los aspectos para poner en práctica el proceso al interior de la empresa, para el presente manual, es de particular atención el Código 1 Preparación de la Comunidad para respuesta a emergencias, ya que a través de este código se busca estar preparado para afrontar cualquier situación de emergencia y para ello la empresa desarrolla actividades como: la evaluación de las inquietudes de los empleados, información y entrenamiento a los empleados, relación con la comunidad, evaluación de las inquietudes de la comunidad, comunicación con el Gobierno, la industria y la comunidad, evaluación de los riesgos, elaboración del plan de emergencias, capacitación a los voceros, realización de simulacros, visitas de inspección y revisión de los planes de emergencia con la comunidad. 4.1 Integración del Plan Empresarial de Emergencia y Contingencias con el Plan Local de Emergencias del Municipio La idea fundamental de esta integración es que el plan de emergencia y contingencias de la empresa sea compatible con el plan local de emergencia del municipio de tal mane-
ra que se facilite el desarrollo de las acciones de respuesta en forma efectiva, por ejemplo, en los casos en que la capacidad de respuesta de la empresa no sea suficiente para atender las necesidades propias del evento o cuando se presente una emergencia que afecte a toda la zona como un hecho de origen natural. Los pasos que se mencionan a continuación corresponden al Proceso APELL (Awareness and
Preparedness
for
Emergencies at Level Local) “Concientización y Preparación para Emergencias a Nivel Local” y le ayudaran a integrar el plan empresarial para emergencia y contingencia de su empresa con el de su localidad.
52)
Paso 1. Identificar los participantes de la respuesta a una emergencia y definir sus funciones, recursos y responsabilidades. Son varios los participantes potenciales en una respuesta a emergencias. Pero es importante desde un principio conocer sus recursos y las responsabilidades que poseen en el momento de ac-
gada o Unidad Militar existente en el área correspondien-
tuar para ser tenidas en
te, el Jefe de la Unidad o Secretaría de Salud, el Coman-
cuenta. Por lo tanto es nece-
dante de la Policía Nacional, la Defensa Civil, la Cruz Roja,
sario conocer como están
representante de gremios y los Cuerpos de Bomberos, en
diseñados sus planes de
general. Con estos participantes conforme un Grupo de
emergencia y considerarlos
Coordinación o trabajo con el cual desarrollará los pasos
como un aporte al plan de
siguientes.
emergencia que tiene diseñado la empresa.
Conocer los planes de emergencia existentes por parte de estas entidades u otros participantes posibles.
Se sugieren los siguientes pasos para realizar esta tarea:
Realizar una lista de los participantes identificados, asignar las funciones, responsabilidades y recursos (perso-
Localizar en su ciudad el
nal, equipo, instalaciones, conocimientos especializados)
Coordinador del Comité
que se esperan.
Local para la Prevención y Atención de Desastres -
Nota: este primer paso pudo haber sido contemplado en el
CLOPAD, los datos del
proceso de elaboración del plan empresarial para emergen-
CLOPAD pueden ser halla-
cia y contingencias, pero es necesario aquí ser más minu-
dos en www.dgpad.gov.co
cioso y profundizar en la real capacidad que tienen las enti-
El CLOPAD de su ciudad
dades de respuesta a emergencia para ayudar a la empresa
integra entidades como:
a contrarrestar un evento que sobrepase la capacidad de
el Comandante de la Bri-
respuesta de la misma.
53)
tos invitar a los miembros del Grupo de Coordinación para que expongan otros posibles eventos y sean tomados en cuenta. Considerar los siguientes elementos en este proceso: los eventos de otras plantas químicas vecinas, posibles eventos de tipo natural (terremotos, maremotos, avalanchas, incendios forestales, derrumbes, entre otros), actividades de transporte (paso de aviones, trenes, barcos, vehículos automotores) Analizar y definir la magnitud del riesgo y la gravedad del impacto, teniendo en cuenta los siguientes elementos: Amplitud o tamaño de la zona de impacto Número de personas expuestas Paso 2. Identificar y Evaluar
Tipo de peligro al que están expuestas (intoxicación, le-
los peligros y riesgos que
sión, daño crónico)
pueden provocar una
Impactos a largo plazo
situación de emergencia
Impactos en áreas ambientales sensibles
en la comunidad.
Determinar la probabilidad de un incidente, consulte a expertos si es suficiente hacer un análisis cualitativo o si se
Es importante que una empre-
requiere uno de tipo cuantitativo. Es importante conside-
sa conozca los eventos que se
rar la existencia de eventos aislados, eventos simultáneos
puede ocasionar y el impacto
(por ejemplo, un terremoto que ocasiona la ruptura de
que puede generar al interior
una tubería de conducción de gas tóxico), complicaciones
de la misma y hacia el exte-
causadas por factores ambientales especiales como zonas
rior, por ejemplo, sobre la co-
inundables con frecuencia, terreno de difícil acceso.
munidad, el ambiente y las instalaciones vecinas.
Establecer una lista de situaciones que podrían generarse y afectar la empresa y sus alrededores
Para cumplir este objetivo se sugieren los siguientes pasos:
Nota: Este paso fue contemplado en el proceso de conformación del plan empresarial para emergencia y contingen-
Identificar los posibles even-
cias de su empresa, sin embargo se sugiere detallar más la
tos que puede ocasionar.
identificación de peligros y la evaluación riesgos, además de
Con el ánimo de lograr
tener en cuenta a la comunidad ubicada alrededor de la
una completa identifica-
empresa como un grupo clave que puede ser impactado por
ción de los posibles even-
la emergencia que ocurre en la empresa.
54)
Paso 3. Hacer
Evaluar los resultados de las revisio-
que los participantes
nes anteriores y establecer cuáles son
revisen su propio plan
los aspectos débiles y fuertes que in-
de emergencia
fluyen en una respuesta coordinada.
para adecuarlo a la respuesta coordinada.
Nota: en forma similar a como procedió
(Planificación)
en la conformación de su plan empresarial de emergencia y contingencias, en
El éxito de la atención de una
este paso es necesario detallar cada uno
emergencia radica en que los
de los planes de emergencias de las en-
participantes de la respuesta
tidades de respuesta a emergencia, para
actúen en forma coordinada
hacer que la respuesta misma sea orga-
conllevando a la optimización
nizada y coordinada para que se desa-
de las acciones y los recursos
rrolle en el menor tiempo posible.
disponibles para controlar la emergencia en el menor
Paso 4. Identificar las tareas de res-
tiempo posible y reducir el
puesta necesarias que no han sido
impacto sobre el entorno en
cubiertas por los planes existentes
general. En caso que no se hayan tenido en cuenPor lo tanto es indispensable,
ta todos los riesgos potenciales en el
antes de que ocurra la emergen-
paso anterior, es necesario identificar las
cia, revisar los planes de emer-
tareas que se requieren para completar
gencia de los diferentes partici-
el plan. Por lo tanto el presente paso in-
pantes y adecuarlos para brin-
vita a realizar un profundo estudio de
dar una adecuada respuesta.
qué debe hacerse con toda la información recopilada de las diversas fuentes.
Es importante en este paso definir la forma de actuar de la comunidad ante señales de alarma como sirenas. Se sugieren los siguientes pasos para esta tarea: Invitar a los participantes del Grupo de Coordinación y revisar sus planes de emergencia.
55)
Para detallar un poco más el
para que pueda encargarse
Analizar a profundidad la
presente proceso, se reco-
de la misma. Para asignar es-
integración de la tarea de
miendan las siguientes tareas:
tas tareas es necesario tener
este participante al plan in-
en cuenta la autoridad que
tegral de respuesta a la co-
Entregar a cada partici-
posee el participante, la juris-
munidad, incluyendo la
pante una lista de los as-
dicción sobre la que tiene in-
evaluación de los beneficios
pectos que faltan o las ta-
fluencia, los conocimientos y
y los inconvenientes que se
reas por realizar
la disponibilidad de recursos.
generan al asignar esa ta-
Determinar si los aspectos
rea a ese participante.
pendientes influyen en for-
Para lograr lo anterior, pro-
Revisar si la asignación an-
ma importante en el desem-
ceda con los siguientes pasos:
terior nos conduce a que
peño de cada participante
algunas tareas pueden que-
(ejemplo, los bomberos ca-
Evaluar en forma individual
dar sin responsable o bien
recen de equipos especiali-
las tareas no asignadas en
no cuentan con recursos
zados para control de de-
el paso 4 y revisar la lista
para realizarlas o en caso de
rrames químicos)
de participantes para esta-
que surjan problemas pos-
Establecer y anotar las ta-
blecer los recursos que es-
teriores, en tal caso estos
reas que no han sido cu-
tán disponibles para hacer
elementos deben conside-
biertas hasta el momento.
estas tareas en su totalidad.
rarse en el proceso de reso-
Revisar y estudiar cada una
lución para las nuevas asig-
Paso 5. Armonizar estas
de estas tareas con cada
naciones de responsables.
tareas con los recursos
participante para estable-
Hacer seguimiento a las
disponibles de cada uno
cer si está dispuesto a rea-
tareas asignadas para que
de los participantes
lizarlas, los recursos nece-
las acciones sean ejecuta-
sarios y las limitaciones de
das a tiempo.
Cada tarea definida debe co-
carácter institucional que
rresponder al participante
se puedan suscitar.
que está mejor preparado
56)
Paso 6. Realizar los cambios necesarios
bierno. Para este caso se sugiere como guía
para mejorar los planes existentes,
aplicar lo establecido en el documento 2
integrarlos al plan global de la
del Plan Local de Emergencia y Contingen-
comunidad y buscar un consenso
cias, Dirección General para la Prevención y Atención de Desastres - DGPAD - Ministerio
Cuando se concluyen los pasos 4 y 5 deben quedar resueltos todos los problemas relacionados con los recursos. El integrar todos los planes en el plan de emergencias de la comunidad pondrá en claro los problemas de responsabilidades así como los casos complejos. Para realizar este paso se recomiendan las siguientes acciones:
del Interior. Sitio web: www.dgpad.gov.co/ entidad/planlec.doc Revisar el plan integrado y verificar que esté completo haciendo la comparación con los elementos de la planificación. Proyectar y realizar un «ejercicio de escritorio» para probar el plan integrado, en este ejercicio los participantes deberán discutir cómo responderían e interactuarían en diversas situaciones de emergencia. Establecer las debilidades del plan, y de ser necesario, repetir los pasos 4 y 5 para resolverlas. Verificar o asegurarse que el plan integra-
Realizar un borrador del plan integrado de respuesta de la comunidad, para ello se puede definir y utilizar un formato que resulte aceptable para las principales organizaciones del go-
do de emergencia es compatible con el plan regional, por ejemplo el de su Comité Local o Regional para la Prevención y Atención de Desastres de su ciudad o departamento respectivamente, o verificar si el plan integrado es compatible y esta articulado con los planes de otras industrias. Revisar el borrador del plan el número de veces que sea necesario hasta que todos los inconvenientes o diferencias hayan quedado eliminados y todos los participantes estén de acuerdo con el enfoque del plan. Paso 7. Poner por escrito el plan integrado de la comunidad y buscar la aprobación de las autoridades locales Cuando se ha logrado el consenso entre los participantes para lograr el plan integrado,
57)
el plan final debe ser documentado, ya sea revisando un
Los elementos siguientes ayu-
plan existente en la comunidad o preparando uno cuando
daran en el logro de este paso:
no exista. En este momento se debe obtener la aprobación
Generar una lista de los
de las entidades de gobierno local.
organismos o grupos participantes más enterados
Se sugieren los siguientes aspectos para lograr este paso:
del plan integrado. Realizar las presentacio-
Conformar un grupo reducido de personas para que es-
nes ante los organismos y
criban la versión final del plan integrado.
participantes del plan, y
Ajustar o arreglar el documento escrito del plan donde
hacer énfasis en el papel
sea necesario, según los acuerdos establecidos (ayuda mu-
o responsabilidad de cada
tua, formatos de notificación, uso de boletines de notifi-
uno de ellos y el tipo de
cación para los medios de comunicación, personal y equi-
entrenamiento que deben
po especializados de respuesta).
brindar y/o recibir.
Preparar una presentación unificada del plan integrado y
Establecer quien debe reci-
exponerla a los dirigentes que deban dar su aprobación.
bir entrenamiento y prepa-
Realizar presentaciones, reuniones y sesiones de revisión
rar un cronograma de este
y conseguir la aprobación formada de los dirigentes de
programa de capacitación.
todas las entidades pertinentes.
Establecer y ejecutar jornadas o sesiones de entrena-
Nota: la empresa debió finalmente redactar un documento
miento en donde se requie-
sobre su plan para emergencia y contingencias, en este paso
ra, por ejemplo para entre-
7 la idea es en forma similar conformar también un docu-
nar a autoridades claves, es
mento que integre los aportes de cada entidad participante
posible que la empresa
después del proceso de consulta y depuración que se efec-
deba planear y llevar a cabo
tuó para tal fin.
este entrenamiento. Realizar simulacros en el
Paso 8. Informar a todos los grupos participantes
sitio para entrenar en as-
sobre el plan integrado y asegurarse
pectos como monitoreo,
de que todos los encargados de responder
estrategias de comunica-
a una emergencia estén debidamente entrenados
ción, control del tráfico, entre otros.
En el desarrollo del proceso de planificación es importante la
Realizar ejercicios de escri-
participación de la comunidad. En este momento, el grupo
torio o simulaciones para
coordinador debe tener una estrategia definida para presen-
entrenar a los jefes de las
tar el plan. Es importante en las presentaciones enfatizar la
comunicaciones y la coor-
necesidad del entrenamiento de los responsables en la res-
dinación de los diferentes
puesta a la emergencia.
participantes.
58)
en forma interna antes de que el programa sea de conocimiento público. Con ayuda de simulacros de prueba es posible identificar las deficiencias de entrenamiento, las cuales deben ser corregidas en la planificación o durante el programa de entrenamiento. Nota: en forma similar a como la empresa actúo cuando estableció las necesidades de entre-
Para cumplir este objetivo se
namiento, capacitación, dotación de equipos y
sugieren los siguientes pasos:
realización de simulacros, al interior de la misma, en el paso 8 es necesario aumentar el al-
Conformar un equipo de
cance del trabajo previamente realizado tenien-
trabajo que se encargue
do en cuenta las entidades externas que partici-
de organizar el simulacro
paran en el plan integrado de emergencia.
Preparar el guión del simulacro en donde queden
Paso 9. Definir procedimientos
claramente establecidos
para probar, revisar y actualizar
los objetivos del mismo,
el plan de manera periódica.
los elementos del plan que se van a probar, los
Los responsables de responder ante una
participantes esperados,
emergencia deben probar con regularidad los
la secuencia de los acon-
planes. Las primeras pruebas deben hacerse
tecimientos y los niveles de riesgos simulado. En el Anexo 10 se sugiere una guía para establecer el guión del simulacro. Nota: este paso es similar al que la empresa desarrolla cuando va a probar y actualizar su plan empresarial para emergencia y contingencias,
note aquí que la cobertura
emergencia, este folleto
se extiende más allá de las
se debe distribuir a todos
fronteras de la empresa
los residentes de la zona
involucrando las entidades
que puede ser afectada
que le brindaran soporte te-
por el evento.
niendo en cuenta lo estable-
Distribuir el folleto anterior
cido en el plan integrado
por diferentes medios: co-
para emergencia el cual bus-
rreo, entrega casa por casa,
ca eliminar o reducir el im-
televisión de la localidad.
pacto sobre la comunidad
Preparar para los medios de comunicación un do-
Paso 10. Informar y
cumento que contemple
entrenar a la comunidad
los datos de los contactos
en su conjunto en la utiliza-
con el gobierno local y con
ción del plan integrado
la empresa, brindar datos básicos de la empresa y el
En el desarrollo de los pasos
plan integrado, explican-
ya descritos es conveniente
do donde se puede obte-
buscar que la comunidad par-
ner información durante
ticipe activamente y que el
una emergencia.
público reciba la información
Establecer una sesión de
pertinente. La clave de que la
instrucción /entrenamien-
comunidad actúe durante la
to para los medios de co-
emergencia en forma efecti-
municación con el fin de
va, radica en la educación que
darles a conocer el plan y
se le ha brindado al público
aclarar lo que se espera de
sobre lo que debe hacer du-
este sector durante la
rante la emergencia, a quién
emergencia.
debe acudir para recibir infor-
Ejecutar otros aspectos
mación adicional y cómo y a
del programa de educa-
dónde debe retirarse cuando
ción pública, como por
se requiera evacuar la zona.
ejemplo: visitas guiadas a la empresa, un simposio
Las siguientes acciones le ser-
sobre la industria, sus ries-
virán para lograr este paso:
gos y beneficios, entre otros.
Elaborar un folleto único
Revisar periódicamente y
sobre la respuesta a una
mejorar permanentemen-
59) te la educación del público así como los programas de concientización de la comunidad. Nota: así como al interior de la empresa fue necesario informar al personal en general la existencia del plan empresarial para emergencia y contingencias, aquí es necesario comunicar a todas las partes (entidades de respuesta, comunidad, empresas) que existe un plan integrado para emergencia y los medios para hacerlo deben ser de mayor cobertura. En el anexo 11 se incluye el ejemplo de un folleto desarrollado por el Proceso Apell Barranquilla.
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