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PROCEDIMIENTO METODICO PARA LA PREVENCIÓN, PREPARACION Y RESPUESTA DE LAS EMERGENCIAS QUE SE PRESENTAN EN EL TRANSPORTE DE CARGA TERRESTRE

DECRETO 1609 / 02 Artículo 13. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA QUE TRANSPORTA MERCANCIAS PELIGROSAS Diseñar el Plan de Contingencia para la atención de accidentes durante las operaciones de transporte de mercancías peligrosas, teniendo en cuenta lo estipulado en la Tarjeta de Emergencia NTC 4532. – Anexo Nº3– y los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Contingencias contra derrames de hidrocarburos, sus derivados y sustancias nocivas en aguas marinas, fluviales y lacustre establecidas mediante Decreto 321 del 17 de febrero de 1999 o las demás disposiciones que se

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emitan sobre el tema. Estos planes pueden ser parte del plan de contingencia general o integral de la empresa.

1. INTRODUCCIÓN Cundo analizamos la manera como transportamos mercancías de un lugar a otro, identificamos por decirlo de alguna manera unos puntos críticos que de no ser tomados en cuenta podrían resultarle muy costoso a nuestra empresa. Para esto realizamos un Plan de Contingencias que no es más que un conjunto de medidas que se deben tomar para enfrentar exitosamente las emergencias que puedan presentarse en el transporte terrestre de carga, donde se puede comprometer, no solo el vehículo y su ocupante sino el medio ambiente en general. Los vehículos que transportan mercancías por las carreteras nacionales tienen una mayor probabilidad de sufrir accidentes que desencadenen emergencias debido a su interacción con la infraestructura urbana y rural, otros vehículos, peatones, condiciones del medio, así como factores antropicos y técnicos de los vehículos. Se hace necesario diseñar estrategias que prevengan, controlen y minimicen los impactos negativos que se pueden presentar en vidas humanas, el medio y los bienes de la empresa o de terceros. Este Plan de Contingencias cuenta con información acerca de las sustancias a transportar, el análisis de las vías utilizadas, datos históricos de accidentalidad, horarios de trabajo, sistemas de seguridad y control de los riesgos existentes, evaluación de emergencias pasadas, equipos de emergencia, contactos con autoridades y entidades de atención de emergencia regionales y locales. El Plan de Contingencia está conformado por tres partes: • • •

Plan Estratégico, Plan Operativo, Plan Informativo

En los cuales se detallan las actividades correspondientes. El Plan Estratégico contiene la política, los objetivos, el alcance, responsabilidades generales y el análisis de vulnerabilidad de la compañía, programa de capacitación y entrenamiento, simulacros y auditoria.

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El Plan Operativo establece los procedimientos operativos normalizados, la estructura organizacional para la atención de emergencias y el Plan de Ayuda Mutua. EL Plan Informático establece las bases referentes al manejo de la información, a fin de que los planes estratégicos y operativos sean eficientes, contiene el directorio de emergencia, notificación del informe de accidentes, contactos y recursos del Plan de Ayuda Mutua. La información contenida en este Plan se revisara periódicamente por el Coordinador de Salud Ocupacional con el objeto de actualizarla y optimizarla para mantener su eficacia y vigencia.

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2. JUSTIFICACIÓN El transporte terrestre de mercancías es considerado de alto riesgo por las autoridades competentes, debido a que todos los factores que intervienen en el desempeño de esta actividad pueden desencadenar un evento potencialmente riesgoso, por esta razón se deben implementar medidas para minimizar los accidentes en carretera, lo que nos lleva como empresa que se preocupa por la calidad a desarrollar, implementar y tener claro los procedimientos de este plan de contingencia para tener una estrategia de respuesta eficaz a las emergencia que se presenten. La legislación actual nos exige mediante la Ley 9 de 1.979, decreto 919 de 1989, decreto 2190 de 1995 y decreto 321 de 1999 diseñar Planes de Contingencia para estar preparados para afrontar cualquier tipo de emergencias inherentes a la labor desempeñada.

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3. DATOS GENERALES

3.1 NOMBRE DE LA EMPRESA SERVICIO INTEGRAL DE TRANSPORTE ANDINO S.A. 3.2 ACTIVIDAD ECONOMICA Servicio integral de transporte terrestre de carga. 3.3 LOCALIZACIÓN La OFICINA PRINCIPAL se encuentra ubicada en el departamento del Atlántico en el sector Comercial del barrio El Prado en la ciudad de Barranquilla. Rodeada por edificios, oficinas, y las instalaciones son de tipo residencial. Las instalaciones poseen nomenclatura urbana de: Carrera 53 No. 66-67 3.3.1 UBICACIÓN URBANA El sector donde se encuentran ubicadas nuestras oficinas es de tipo residencial, con un alto flujo de vehículos, debido que la carrera 53 es una avenida principal para llegar al norte de la ciudad. Las instalaciones en la totalidad de su perímetro, tiene construcciones colindantes muro a muro con edificaciones vecinas. 3.3.2 LÍMITES NORTE Se encuentra la parte posterior de un edificio perteneciente al Instituto de Bellas Artes

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SUR Se encuentran casas residenciales del barrio El Prado ORIENTE Se encuentra las oficinas de Legis quienes imprimen el directorio telefónico de la ciudad. OCCIDENTE De este lado se encuentra ubicada la notaria Sexta de la ciudad de Barranquilla 3.4 DISTRIBUCION DE LA

EMPRESA

Gerente General Departamento Comercial Departamento Operativo Departamento Administrativo y Financiero

1 1 11 9

3.7 ELEMENTOS ESTRUCTURALES Conservando el patrimonio histórico del barrio el prado de la ciudad de Barranquilla, La edificación esta construida generalmente con ladrillos, divisiones de metal para oficias, divisiones en concreto para oficinas principales, techos de eternit, soportados por vigas de concreto.

“PLAN ESTRATEGICO” En el siguiente plan se establece los procedimientos básicos del Plan de Contingencia en términos de filosofía, política, base legal, organización y estrategias general de ejecución.

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4. POLITICAS

POLITICA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE En SERVITRANSA S.A., estamos comprometidos, con el control, mitigacion o eliminación de los peligros operacionales que puedan derivar en lesiones personales para nuestros trabajadores, contratistas y visitantes. Afectando su bienestar físico, psíquico y psicolaboral. Para ello, recurrimos a la prevención como mecanismo ideal para salvaguardar y proteger el personal, los recursos naturales, e infraestructura de la organización. Promoviendo a la vez, el desarrollo armónico de las personas, los recursos tecnológicos y el medio ambiente en todos los sitios donde se desarrolle la prestación del servicio de movilización terrestre de carga (SERVITRANSA). Desde la Gerencia, Promovemos una cultura de trabajo seguro fundamentada en la prevención y auto cuidado de la salud individual y colectiva. La seguridad es enmarcada dentro de un ámbito integral de los procesos de la organización enfocados en el mejoramiento continuo, asignando para ello todos los recursos necesarios para desarrollar el Programa de Salud Ocupacional, Seguridad, y Medio Ambiente (SSOMA). Propendemos por el desarrollo gradual del Sistema de gestión en Salud Ocupacional, Seguridad y Medio Ambiente, en el marco de legislación colombiana y tratados internacionales. _____________________ Sara Sarabia de Pérez Gerente General

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POLITICA DE ALCOHOL Y DROGAS

SERVITRANSA S.A., propenden por la salud individual y colectiva de los empleados y contratistas, desarrollando para ello programas de prevención en el consumo de alcohol, drogas, cigarrillo y sustancias psicoactivas, que generen fármaco dependencia, y que sean extensivos en todos los procesos y lugares donde se presten los servicios de intermediación aduanera. La alta dirección de la compañía ha establecido prohibir el consumo de bebidas alcohólicas y cigarrillos en todos los lugares de trabajo, así como el presentarse a desempeñar labores con aliento alcohólico, estado de embriaguez o bajo los efectos de sustancias psicoactivas. Los empleados que incumplan las disposiciones de las normas relativas al consumo de alcohol y drogas quedaran sujetos a las disposiciones disciplinarias correspondientes.

____________________ Sara Sarabia de Pérez

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POLITICA DE SEGURIDAD EN LA VIA En SERVITRANSA S.A. estamos comprometidos, con el control, mitigación o eliminación de los peligros operacionales en la vía pública que puedan derivar en accidentes y lesiones personales, afectando el bienestar físico, psíquico y psicolaboral de nuestros trabajadores, contratistas y la comunidad. Para ello, recurrimos a la prevención como mecanismo ideal para salvaguardar y proteger el personal, los recursos naturales e infraestructura de la organización, aplicando estas a través de las siguientes medidas: 

Cumplimiento de las regulaciones y Normas de Tránsito y Transporte establecidas por el Ministerio de Transporte, y las especificaciones técnicas correspondientes al tipo de carga transportada.



Eficacia del mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos propios y de los contratistas, con el objeto de lograr un desempeño óptimo de sus vehículos.



Minimización de los riesgos derivados del comportamiento de los conductores mediante programas de manejo defensivo para todo el personal que opere vehículos y dispositivos de monitoreo al tráfico vehicular.



Promoción de una cultura de prevención a través de la capacitación de los conductores en la aplicación de técnicas defensivas y seguras, que protejan la carga, al vehículo, el entorno y a sí mismos.



Cumplimiento de la política de Alcohol y Drogas de la organización en la cual se establece la prohibición del consumo de bebidas alcohólicas y cigarrillos en todos los lugares de trabajo, así como el presentarse a desempeñar labores con aliento alcohólico, estado de embriaguez o bajo los efectos de sustancias psicoactivas.



Prohibición del uso de celulares durante actividades de conducción. El conductor debe detener el vehículo para contestar al llamado de Control de Tráfico.

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

Los conductores deben portar su cinturón de seguridad y obedecer a buen comportamiento antes, durante y después del recorrido, siendo cortés y respetuoso en la vía.



Cumplir con los horarios establecidos de transito en la vía y de esta manera evitar la fatiga, previniendo la ocurrencia de accidentes y/o Incidentes.

La seguridad está enmarcada dentro de un ámbito integral de los procesos de la organización enfocados en el mejoramiento continuo, para ello la gerencia garantiza la asignación de todos los recursos necesarios para desarrollar las actividades referentes a la Salud, Seguridad, Higiene y Ambiente (SSHA) que esta política conlleva.

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5. OBJETIVOS 5.1 OBJETIVO GENERAL Establecer planes de acción para la prevención, control y atención de emergencias durante el transporte terrestre de carga ocasionada por un suceso natural, técnico o antropico. Bajo un análisis previo de las operaciones de nuestra empresa y junto con la participación de entidades competentes y la colaboración de otras empresas. 5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS



Realizar un plan operativo en el cual se defina los niveles de activación, prioridades de protección, prioridades de acción, los mecanismos de información, organización, funcionamiento y los Planes de Ayuda Mutua en los aspectos de prevención, mitigación, control, recuperación, limpieza de la zona de la emergencia.



Realizar un plan informático que muestre los sistemas de información con los que se cuentan en el momento de una emergencia, que se identifiquen y clasifiquen los recursos disponibles en la organización, que muestre la información básica fisiogeográfica y logística de la zona de emergencia a fin de que los planes estratégico y operativo sean eficientes.



Asignar responsabilidades y funciones a las personas responsables del plan de contingencia, de tal manera que se especifique el área de acción de cada uno y se pueda solucionar la emergencia dentro de una estructura bien definida.



Proveer la información de los factores de riesgos del transporte de carga que puedan afectar a la comunidad y/o el medio ambiente por derrames de sustancias nocivas y la manera de prevenir y actuar ante los efectos nocivos del siniestro



Establecer convenios con entidades de atención de desastres para contar con personal y equipos que nos puedan colaborar en la atención de una emergencia.

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

Abarcar a todos los niveles de la organización, en la importancia y participación activa en el Plan de Contingencia.



Definir el grado de vulnerabilidad presente en un vehículo de carga elaborando un diagnóstico del estado actual, de los recursos humanos y técnicos para la prevención y el control de las emergencias.



Preparar, programar, realizar y registrar simulacros de emergencia para analizar los resultados, realizar seguimientos a las acciones correctivas y verificar la eficiencia del plan de contingencia.



Establecer acuerdos de seguridad con clientes, proveedores, entidades antinarcóticos, autoridades aduaneras y extranjeras.



Definir la necesidad, la intensidad y el contenido de los cursos de capacitación, para los miembros de la organización, los conductores y los colaboradores involucrados dentro del programa.

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6. ALCANCE El Plan de Contingencias esta diseñado para enfrentar eficientemente los incidentes y accidentes que se presenten durante las operaciones del transporte terrestre de carga líquida o seca. Su aplicación enmarca todas las operaciones que realizan las unidades de transporte que dispone SERVITRANSA S.A. para el transporte terrestre de carga por las carreteras de Colombia, y se responsabiliza desde el momento en que el vehículo es cargado en planta hasta cuando llega a su destino a descargar. El plan se enmarca dentro de lo establecido por la norma ISO 14001, en su punto 4.4.7,"preparación y respuesta ante emergencias" De igual forma según el numeral 4.4.7 de la norma OHSAS 18001 y 3.2.7 de la guía RUC.

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7. CONDICIONES GENERALES Las condiciones generales son los premisas que se deben cumplir en la ejecución del Plan de Contingencias, con el fin de brindar una mejor claridad y evitar una confusión de responsabilidades. 1. Durante la emergencia las actividades contempladas en este Plan para proteger las vidas humanas y minimizar los daños ambientales, tendrán prioridad sobre las demás actividades de la empresa. 2. En caso de presentarse una emergencia el Coordinador del Proyecto es el responsable de activar y dirigir el Plan, los demás actores le dan el apoyo logístico y operativo. 3. La persona que se encuentra o descubre la emergencia debe dar aviso lo más pronto posible inicialmente a control de tráfico de la organización el cual están disponibles las 24 horas y este a su vez al Coordinador del Proyecto y/o Gerente de Proyecto, y a la vez a la gerencia general. 4. Disponer de un Directorio Telefónico de Emergencia que contenga un listado con los números telefónicos de las entidades de apoyo, personas o contacto y direcciones. 5. El Coordinador del Proyecto debe presentar un informe de la emergencia ante el gerente operativo. 6. Todos los conductores deben contar con un sistema de telefonía móvil que les permita informar de alguna eventualidad al coordinador de tráfico. 7. Todos los vehículos y los controladores de tráfico deben poseer el mapa de la ruta e información cartográfica. 8. Entrenamientos y Simulacros del plan de contingencias. Todas las personas y entidades involucradas en el plan de contingencia deberán participar en los entrenamientos y simulacros, para la adecuada implementación del plan. La periodicidad de los 15

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entrenamientos y simulacros se establecen en los planes de emergencia. 8. MARCO LEGAL Y NORMATIVO La prevención de desastres será materia de interés colectivo y las medidas tomadas para evitar o mitigar los efectos de su ocurrencia serán de obligatorio cumplimiento. Ley 99 de 1993

Ley 9a de 1979. Código Sanitario Nacional Art. 80 “Proteger a los trabajadores y a la población de los riesgos para la salud, provenientes de la producción, almacenamiento, transporte, uso o disposición de sustancias peligrosas para la salud pública”. Decreto 1594 de 1984 Regula el uso de agua y vertimientos de residuos líquidos. Ley 46 de 1988 Se crea y organiza el Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, SNPAD. Resolución 1016 del 31 de marzo de 1989 Se exige a las empresas, en materia de salud e higiene ocupacional, organicen y desarrollen Planes de Emergencia en sus ramas: preventiva, pasiva o estructural y activa de control de emergencias. Decreto legislativo 919 de 1989 Se organiza el sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, en su art. 8 establece que todas las entidades… o privadas encargadas de la prestación de servicio público… deben realizar un análisis de vulnerabilidad… Decreto 283 de 1990 Se reglamenta el almacenamiento, manejo, transporte y distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo y el transporte por carro tanques de petróleo crudo. Resolución 007 del 1 de Julio de 1992 Establece prohibición para distribuir Tolueno o Anhídrido Acético a menos que se obtenga el certificado de carencia de informes por tráfico 16

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de estupefacientes y el registro del Ministerio de Salud. La Comisión de Estupefacientes ha detectado la utilización de estas sustancias para la producción de clorhidrato de cocaína y estupefacientes opiáceos. Decreto 2190 de 1995 Se ordena la elaboración y desarrollo del Plan Nacional de Contingencias como instrumento rector del diseño y realización de actividades dirigidas a prevenir, mitigar y corregir los daños que estos puedan ocasionar. Decreto 321 de 1999 Adoptar los lineamientos, principios, facultades y organización del Plan Nacional de Contingencias contra Derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias Nocivas para la creación de Planes de Contingencia. Decreto 1609 Del 2002 Se establecen los requisitos técnicos y de seguridad para el manejo y transporte de mercancías peligrosas por carretera y además se clasifican las sustancias que conciernen al servicio de la empresa de la siguiente forma:

   

Toxicas e infecciosas

clase 6.

Corrosivas

clase 8.

Líquidos Inflamables

clase 3

Sustancias Peligrosas Varias clase 9

Decreto 4728 de 2010 Planes de Contingencia El artículo 35 del Decreto 3930 de 2010, quedará así: Art. 35. Plan de Contingencia para el Manejo de Derrames de Hidrocarburos o Sustancias Nocivas. Los usuarios que exploren, exploten, manufacturen, refinen, transformen, procesen, transporten o almacenen hidrocarburos o sustancias nocivas para la salud y para los recursos hidrobiológicos, deberán estar provistos de un plan de contingencia y control de derrames, el cual deberá contar con la aprobación de la autoridad ambiental competente. Cuando el transporte comprenda la jurisdicción de más de una autoridad ambiental, le compete el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial definir la autoridad que debe aprobar el Plan de Contingencia. 17

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9. RESPONSABILIDADES GENERALES EN EMERGENCIAS Grupo directivo

Gerente General Gerente de Proyecto Coordinador de Proyecto

Comité directivo en Emergencia

Gerente de Proyecto Coordinador de Proyecto Coordinador de Seguridad y Salud

Ocupacional Coordinadores de tráfico Asesor de información Y prensa

Gerente General

Director de la Emergencia

Coordinador de Proyecto

Asesor de seguridad Ocupacional Salud y ambiente

Coordinador de Seguridad y Salud

Comunicaciones

Gerente General

Apoyo interno

Controladores de Tráfico

Apoyo externo

Frente de seguridad Ayuda mutua Autoridades Aliado estratégico para la atención de

derrames. Primera respuesta

Coordinador de Trafico Coordinador de Proyecto Jefe División Líquidos Coordinador de Seguridad y Salud

Ocupacional

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10. RESPONSABILIDADES GENERALES 10.1 RESPONSABILIDADES GENERALES DEL COMITE DIRECTIVO EN EMERGENCIAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Proveer las herramientas necesarias para afrontar las emergencias Evaluar la magnitud de la emergencia. Tomar decisiones Diseñar e implantar acciones alternativas Estar informado sobre el estado de la emergencia Definir la dirección, control y coordinación de las actividades Contactar y coordinar accesorias externas requeridas Determinar cuando la emergencia esta superada.

10.2 RESPONSABILIDADES GENERALES DEL GRUPO DIRECTIVO 1. 2. 3. 4. 5.

Servir de órgano de consulta y apoyo del Comité de Emergencia Suministrar información critica para el manejo de la emergencia Coordinar las acciones con altas autoridades. Servir de nexo con las autoridades y la comunidad Autorizar o avalar las decisiones del Comité Directivo de Emergencias que así lo requieran

10.3 RESPONSABILIDADES GENERALES DEL ASESOR LEGAL EN INFORMACION Y PRENSA Administrar la información asociada a la emergencia en el interior de la empresa y hacia el exterior. ANTES DE LA EMERGENCIA 1. Coordinar los lineamientos para información publica 2. Asesorar sobre el tipo de información y la forma que debe divulgarse en caso de emergencia. 3. Desarrollar técnicas criterios y procedimientos de comunicación 4. Mantener en forma permanente una lista actualizada de todos los medios de comunicación reconocidos.

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DURANTE LA EMERGENCIA 1. Servir de porta voz oficial de la empresa ante la comunidad y los medios de comunicación. 2. Canalizar el flujo de información hacia el exterior de la empresa en caso de una emergencia. 3. Coordinar la realización de ruedas de prensa. 4. Atender a los medios de comunicación DESPUES DE LA EMERGENCIA 1. Coordinar las actividades de relaciones publicas posteriores al siniestro 2. Llevar un archivo de toda la información periodística referente a la emergencia. 3. Presentar un informe del impacto que la emergencia ha tenido sobre la opinión publica. 10.4 RESPONSABILIDADES GENERALES DEL DIRECTOR DE LA EMERGENCIA ANTES DE LA EMERGENCIA 1. Conocer los procedimientos de emergencia establecidos en el Plan de Contingencia. 2. Supervisar los programas necesarios para la implementación y mantenimiento del Plan. 3. Acordar con el Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional el programa anual de actividades y el proyecto de presupuesto para el funcionamiento del Plan. 4. Conocer el funcionamiento de los equipos disponibles en los vehículos para controlar la emergencia. DURANTE LA EMERGENCIA 1. Evaluar el incidente ocurrido y determinar a que nivel corresponde (local, regional y nacional). 2. Define la estrategia para el control de la emergencia y pone en funcionamiento las acciones de emergencia que le corresponden.

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3. Coordinar las diferentes funciones de emergencia y las funciones de apoyo externo. 4. Coordinar con el Apoyo Interno la utilización de los recursos necesarios para el control y mitigación de la emergencia. 5. Activar el Plan de Ayuda Mutua. 6. Mantener registro de los gastos y recursos utilizados en el siniestro. 7. Cuando las circunstancias lo requieran, solicitar la asesoría de especialistas del Comité Técnico Nacional de Contingencias -CTNPNCDESPUES DE LA EMERGENCIA 1. Auditar el resultado de las medidas de actuación previstas en el Plan de Contingencias. 2. Coordinar la recolección de los informes de daños y pérdidas ocasionados por la emergencia. 3. Verificar las consecuencias del evento 4. Elaborar el informe respectivo para la Gerencia, justificando las decisiones tomadas y los resultados obtenidos. 5. Proveer al comité técnico nacional del Plan Nacional de Contingencia – CTNPNC- de todas las muestras, fotografías y evidencias necesarias para la determinación de las causas y responsabilidades legales en el siniestro y las operaciones de respuesta. 10.5 RESPONSABILIDADES GENERALES DE LA PRIMERA RESPUESTA A LA EMERGENCIA Deben asumir el control de la emergencia utilizando los recursos disponibles tanto internos como externos. Este grupo es el responsable de la coordinación de las actividades en el sitio de la emergencia. ANTES DE LA EMERGENCIA 1. Conocer los procedimientos establecidos en el Plan de Contingencia 2. Apoyar al Director de la Emergencia en la implantación y mantenimiento del Plan 21

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3. Mantener comunicación con entidades que conforman el Plan de Ayuda Mutua. 4. Entrenarse en la utilización de los equipos para el control de la emergencia disponibles en los vehículos. DURANTE LA EMERGENCIA 1. Coordinar las diferentes funciones de Emergencia en el sitio de la emergencia 2. Coordinar con el Apoyo Interno la utilización de los recursos en el sitio de la emergencia. 3. Poner en funcionamiento las acciones de emergencia que les correspondan. 4. Mantener informado al Director de la Emergencia del estado de desarrollo de la emergencia. 5. Desarrollar acciones tendientes a limitar la extensión de la emergencia así como en nivel en que se encuentre. 6. Coordinar las acciones de Ayuda Mutua en el sitio de la emergencia DESPUES DE LA EMERGENCIA 1. Coordinar la recolección de informes de danos y perdidas ocasionadas por la emergencia. 2. Verificar las consecuencias del evento y colaborar con el informe respectivo para la gerencia. 3. Coordinar las actividades para reestablecer los equipos de control de emergencias. 4. Colaborar en la investigación sobre el origen y las causas de la emergencia 5. Desarrollar actividades tendientes a facilitar el restablecimiento de las actividades y la remediación de los impactos generados. 10.6 RESPONSABILIDADES GENERALES PARA EL ASESOR DE SEGURIDAD SALUD Y AMBIENTE ANTES DE LA EMERGENCIA 1. Conocer y actualizar el Plan de Contingencias.

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2. Archivar las hojas de seguridad de los productos que se transportan en la compañía. 3. Conocer la legislación que aplica a las empresas transportadoras. DURANTE LA EMERGENCIA 1. Servir de órgano de consulta inmediata al Director de la Emergencia 2. Suministrar información técnica para el manejo de la emergencia 3. Velar por la seguridad del personal que esta efectuando el control de la emergencia. 4. Minimizar el riesgo al que esta expuesta la comunidad aledaña al lugar de la emergencia. 5. Minimizar el impacto que la emergencia puede generar sobre el ambiente. 6. Identificar los cuerpos de agua que podrían contaminarse como resultado de una emergencia, por su cercanía a las rutas manejadas por la compañía. DESPUES DE LA EMERGENCIA 1. Recopilar documentación para tramitar el accidente ante la aseguradora 2. Apoyar la realización del informe de danos y perdidas, enfocado en la salud, seguridad y medio ambiente 3. Evaluar el manejo dado a la emergencia e identificar las falencias encontradas. 4. Actualizar el Plan de Contingencias con base a las fallas detectadas. 5. Revisar las horas de trabajo y descanso que ha tenido un conductor durante el viaje. 10.7 RESPONSABILIDADES GENERALES DEL ASESOR DE RESPUESTA 1. Conocer los procedimientos establecidos en el Plan de Contingencia para afrontar las emergencias. 2. Mantener comunicación con las autoridades y organismos que conformen el Plan de Ayuda Mutua

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10.8 RESPONSABILIDADES GENERALES DEL APOYO INTERNO 1. Conocer el Plan de Contingencia 2. Permanecer atento a las instrucciones del Director de la Emergencia 3. Proporcionar los recursos propios de su actividad 4. Colaborar en aspectos como control de servicios, alimentación, equipos y reemplazo de dotación deteriorada durante el control de la emergencia. 10.9 RESPONSABILIDADES GENERALES DE COMUNICACION Es la persona responsable de la comunicación durante la emergencia utilizando los recursos disponibles tanto internos como externos.

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11. AYUDA MUTUA La Ayuda Mutua es un Plan para Control de emergencia, basado en un acuerdo formal entre varias empresas para afrontar solidaria y mancomunadamente una emergencia que pueda llegar a presentarse en el transporte terrestre de carga.

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12. ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD 12.1 IDENTIFICACION DE LAS AMENAZAS Una amenaza se refiere a la probabilidad de ocurrencia de un fenómeno ya sea de origen natural, tecnológico o antrópico, potencialmente capaz de causar daño y generar perdidas. Para determinar las amenazas que se presentan en el transporte terrestre de carga es indispensable realizar un análisis de las rutas por donde se transporta la carga y segundo, determinar las amenazas que se puedan presentar en estos corredores viales con el fin establecer los procedimientos operativos que minimice el impacto negativo en el momento de que una amenaza se pontencialice. 12.2 CLASIFICACIÓN DE AMENAZAS Con el fin de identificar y dar prioridad a las amenazas que tienen mayor riego se realiza la siguiente clasificación: 12.2.1. AMENAZA POCO PROBABLE: Es un evento que bien puede ocurrir y provocar un accidente con consecuencias graves para las personas en general y medio ambiente, pero la probabilidad de ocurrencia es muy baja, casi nula. 12.2.2. AMENAZA PROBABLE: Es un evento que ya ocurrió en el lugar o en unas condiciones similares y existe una probabilidad considerable de que vuelva ha ocurrir. 12.2.3. AMENAZA MUY PROBABLE:

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Es un evento que ocurre constantemente y que aunque se tomen medidas tiene una probabilidad alta de volver a ocurrir.

CLASIFICACIÓN DE LAS AMENAZAS OCURRENCIA CLASE DE AMENAZA

Movimientos Telúricos Fallas geológicas Tormentas eléctricas Caída de árboles Inundación

Poco Probable ORIGEN NATURAL X X X X X ORIGEN TECNOLÓGICO

Falta señalización en las vías Daños estructurales en las vías Fallas mecánicas Incendios Explosión Derrame de productos quimicos Volcamiento Accidente de transito Accidente en planta

Probable

Muy Probable

X X X X X X X X X ORIGEN SOCIAL

Atentado terrorista Secuestro Concentraciones Masivas Incursión grupos al margen de la ley Asalto / Hurto Contaminación carga ( estupefacientes) Hurto ORIGEN ANTROPICO Exceso de velocidad Conducción insegura Intoxicación de alimentos Falta de capacitación X

X X X X X X X

X X

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Falta de equipos para la atención de emergencias Falta de procedimientos estandarizados para la atención a emergencias Tabla 1. Clasificación de las amenazas

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13. CONCLUSION DEL ANALISIS DE VULNERABILIDAD Se entiende por vulnerabilidad el grado de debilidad que tiene un elemento al ser afectados por riesgos o amenazas, esta varía de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia y la severidad o facilidad de propagación. El Sistema de Transporte de Carga de la compañía se desplaza por el Territorio Nacional, las vías están construidas en concreto corrugado, asfalto, tierra y ocasionalmente están destapadas. La operación se realiza en diferentes condiciones climáticas extremas como calor, lluvia, frío, neblina, etc. Así como todo tipo de topografía. El ambiente laboral donde se realiza el cargue y descargue del material que ocupa al transportador, es de especial importancia para la definición de los riesgos a los cuales está expuesto. Después de haber clasificado las amenazas se puede identificar con más facilidad los elementos que necesitan mayor atención como lo son: la falta de señalización en las vías, fallas estructurales de las carreteras, los derrames, volcamientos, accidentes de transito. Es decir, tenemos que desarrollar actividades que minimicen el impacto al momento en que una de estas amenazas se pontencializen. Desarrollar procedimientos para la atención de emergencias y poner los en practica para una respuesta eficaz al momento de ser necesario.

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14. ESCENARIOS DE RIESGO El análisis de vulnerabilidad de la operación de transporte terrestre de carga genera como resultado escenarios de riesgos, basándose en la experiencia de la compañía y el análisis de las amenazas. En un territorio y en un momento dado, los escenarios de riesgo identificados en la compañía son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Demora Varada Derrames menores Derrames mayores Hurto Accidente de tránsito Volcamiento

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15. PROGRAMA DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO 15.1 Programas de Capacitación Se establece un programa de capacitación para todas las personas que están involucradas directamente en la respuesta a una emergencia, con el propósito de divulgar las funciones específicas a desarrollar en el momento de requerirse actuar frente a una emergencia y así cumplir los objetivos propuestos en el Plan de Contingencia. La temática varía de acuerdo con las necesidades de cada grupo e individuo. El Coordinador de Seguridad y Salud Ocupacional realiza un seguimiento de los resultados de las capacitaciones. Lineamientos Generales de Capacitación Comité Directivo en Emergencias  Funciones y responsabilidades en el manejo de situaciones de emergencia Director de la Emergencia

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 Tener conocimiento de los procedimientos de emergencia  Conocer las funciones en caso de emergencia de las entidades de apoyo  Análisis de Accidentes  La delincuencia común, organizada y subversiva Asesor de Respuesta - Seguridad, Salud y Ambiente  Uso adecuado de los Elementos de Protección personal  Mitigación de los impactos ambientales  Legislación ambiental Primera Respuesta  Como anunciar la emergencia  Procedimientos en caso de emergencia  Conocer las funciones en caso de emergencia de las entidades de apoyo  Las connotaciones sociales, penales, económicas, laborales y morales del alcoholismo, el tabaquismo y la drogadicción.  El transporte de sustancias prohibidas o de alto riesgo.  El hurto y sus implicaciones penales, familiares, sociales y morales.  La delincuencia común, organizada y subversiva.  El manejo del presupuesto familiar como factor de seguridad.  Señales de Transito  Manejo Defensivo  Manejo de Sustancias Químicas  Sensibilización al impacto que genera al ambiente y seres vivos el transporte de mercancías peligrosas.  Conocen que hacer antes, durante y después en caso de una emergencia  Lugares Confinados  Primeros Auxilios  Acordonamiento del área 15.2 Programa de Entrenamiento 31

PLAN DE CONTINGENCIAS

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12.01.12

 Uso del Kit de derrame  Clasificación y uso de los extintores  Uso de los EPP ( elementos de protección personal)

16. PROGRAMA DE SIMULACROS 16.1 INTRODUCCIÓN Uno de los factores que llega a reducir en gran medida los efectos producidos por un desastre, ya sea natural, técnico o antrópico, es el estar preparado, por este motivo es necesario crear los mecanismos de respuesta al presentarse una emergencia mayor, siniestro o desastre. Los simulacros de accidentes son probados métodos de capacitación activa a la hora de mejorar el desempeño del personal que interviene en situaciones límites, es una herramienta que permite identificar cuales son las fallas en las operaciones de atención y respuesta a emergencias. En el Plan de Contingencia se involucra un programa de simulacros con el propósito de mejorar continuamente la respuesta a emergencias. En la preparación de simulacros es indispensable establecer el horario, los participantes, el objetivo, el escenario y el evaluador de la prueba. Se efectuaran simulacros de escritorio trimestralmente y prácticos una vez cada año. 16.2 OBJETIVO

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Los simulacros se realizan con el propósito de evaluar el Plan de Contingencias y sus procedimientos para detectar áreas de oportunidad, aprender y ejercitar conductas o hábitos de respuesta, así mismo se llevan acabo para que la comunidad, coordinada por los responsables de protección civil, practiquen la manera de actuar en caso de que se presentara una emergencia real. Los resultados se evalúan cualitativamente a través de un análisis de matriz DOFA de las actividades desarrolladas. 16.3 CONDICIONES GENERALES En la realización de simulacros se redactan las precauciones generales necesarias para proteger la primera respuesta (conductor) y la comunidad. Los simulacros deberán realizarse con el conocimiento y con la colaboración de entidades de apoyo, autoridades y ayudas externas que tengan que intervenir en caso de emergencia. La preparación de los simulacros debe ser exhaustiva, dejando el menor resquicio posible a la improvisación, previniendo todo, entre otros, los problemas que la interrupción de la actividad aunque sea por un espacio corto de tiempo pueda ocasionar. Se debe establecer: 1. Fecha prevista: Se establece una fecha propicia según el escenario (festivo, laboral, etc) 2. Hora prevista: Se establece una hora que permita evaluar aspectos relevantes (día, noche, mediodía, etc) 3. Objetivo: Es el resultado esperado de la actividad, frente a la respuesta de una amenaza latente, debe ser:

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   

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Importante: Conducen a algo Medible: Puede ser monitoreado y cuantificable Delimitado en el tiempo: Tener principio y fin Alcanzable: realizable

4. Escenario:  Condiciones iniciales: puesta en escena de las condiciones de pre-emergencia.  Resumen narrativo: breve descripción de la secuencia de los eventos que finalmente conducirán a la emergencia y su continuidad hasta la fase final de la prueba, es una guía para establecer el guión del simulacro.  Secuencia de los eventos mayores: cronograma detallado de la ocurrencia de los eventos. 5. Observadores: Establecer un equipo de observadores independiente del grupo de participantes, que evalúe la prueba con ayuda de listas de chequeo preparadas previamente.  Ubicar a los observadores: personal encargado de realizar la calificación y evaluación de los aspectos identificados.  Determinar el tiempo estimado de respuesta, intervención de equipos propios y ayudas externas con base en los procedimientos y sus variables 6. Anexos: Guías para el controlador y evaluador, datos meteorológicos, datos sobre riesgos, formularios de evaluación, entre otros. 7. Evaluación:  Detectar errores u omisión tanto en el contenido del Programa como en las actuaciones a realizar para su puesta en práctica.  Después de concluido el simulacro, inmediatamente conformar una sesión para escuchar a los evaluadores y observadores.  Asignar responsables para la solución de las deficiencias identificadas anteriormente.  Revisar nuevamente el plan integrado y ajustar según las deficiencias  presentadas en el simulacro. 34

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12.01.12

 Establecer un procedimiento que conduzca a la revisión anual del plan para que permanezca actualizado.



Las lecciones aprendidas

deberán ser incluidas en la

próxima revisión del plan y considerarlas como objetivos para los futuros simulacros 16.4 COMPONENTES DEL PROGRAMA 1- Mesa Redonda: Es un ejercicio de aprendizaje que tiene lugar en un salón de clases o en una sala de juntas donde se simula un ambiente de emergencia, se generan situaciones problemáticas, se revisan los procedimientos y los recursos disponibles.

Ventajas:  Tiempo reducido  Costo  Método efectivo para revisar los planes  Ayuda a la coordinación  Se llega a acuerdos  2. Simulación de las actividades que se van a realizar en caso de emergencia. En este ejercicio se simula la emergencia en el lugar o campo de acción, se conduce en un centro de emergencia donde se pueden tomar decisiones, se puede tener control de las actividades a realizar y los medios de comunicación Ventajas:  Tiempo moderado  Bajo costo 35

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12.01.12

 Un poco más realista  Un buen método para probar su dominio antes de hacerlo  Publico 3. Simulacros Es una actividad supervisada que mantiene las habilidades de la respuesta a emergencia. Ventajas:    

Tiempo moderado Bajo costo Facilidades para probar el ejercicio Parte del sistema se practica a profundidad

4. Ejercicio de campo Practican simultáneamente todos los sistemas de respuesta a emergencias: Centro de operación Seguridad Aprovisionamiento Comunicación Servicios seccionales de salud Ventajas:  Buen realismo, es una buena prueba de la integración de la comunicación.  Provee medios para evaluar la movilización de recursos y capacidad de respuesta. 16.5 DESARROLLO DEL PROGRAMA DE SIMULACROS A.- Establecer Un Comité Del Programa El comité deberá incluir representantes de las autoridades locales, servicios de emergencia e industrias involucradas en la integración del programa de respuesta a emergencia, así como personas responsables del diseño y conducción de simulacros. 36

PLAN DE CONTINGENCIAS

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12.01.12

B.- Determinar Las Metas Del Programa Se establecen y seleccionan los tipos de ejercicios que se van a usar, aunque es recomendable probar los cuatro tipos de simulacros. C.- Establecer Calendario De Actividades Después de determinar las metas se establece un calendario y se obtiene el compromiso de todas las organizaciones participantes. E.- Emisión Del Programa Se informara del programa de simulacros y su calendario a las entidades o individuos que intervienen, se elabora un resumen pre-simulacro cuando se acerque la fecha del simulacro. Se describe claramente los objetivos, los roles de las organizaciones involucradas, fecha, hora y contestar cualquier pregunta de los participantes.

16.6 AUDITORIA Objetivos • Medir y evaluar al plan, integrándolo a los objetivos globales de la empresa • Identificar fortalezas y oportunidades de mejoramiento en cada uno de los elementos revisados • Generar las acciones a seguir para controlar aquellos aspectos identificados como posibles de mejorar • Generar recomendaciones aspectos que los ameriten • Presentar los resultados correspondientes

encaminadas obtenidos

y

a hacer

fortalecer los

aquellos

comparativos

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12.01.12

Alcances Medir como mínimo los siguientes parámetros: Nivel de formación de las personas, disponibilidad y estado de los recursos, nivel de conciencia y habilidades que tiene el personal para el control de emergencias, disponibilidad de recursos, tiempos de respuesta, guías tácticas y procedimientos operativos para control de emergencia, ejecución de procedimientos, consecución de objetivos, participación del personal. Principios de auditoria • Evidencia Objetiva: Es la información, registros o declaraciones relativos a la existencia e implementación de un elemento del plan para control de emergencia, el cual esta basado en observación y que puede ser verificado. • Verificación: Es la confirmación mediante examen y aporte de evidencia objetiva que se han cumplido requisitos especificados. • Inspección: Actividad para medir, revisar, ensayar, examinar o calibrar una o más características de un determinado elemento y comparar los resultados con los requisitos o estándares especificados para así establecer conformidad en la relación con cada característica Planeación Según como los altos directivos lo crean conveniente, se podrán realizar auditorias en las fechas que estipulen previo a un comunicado escrito y dirigidos a todos los funcionarios de la empresa. Instrumentos de evaluación Para poder realizar la auditoria se deben realizar unas series de herramientas prácticas donde se tome nota de las pautas a evaluar. La manera de evaluar al personal en una auditoria es mediante formatos específicos de desempeño, que se deben realizar con anterioridad y deben ser aprobados por los entes evaluadores. Metodología para la auditoria. Los auditores deberán hacer algunas entrevistas en los puestos de trabajo, verificación de registro e identificación del grado de 38

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cumplimiento a las personas que se quieren auditar, con el fin de determinar si están cumpliendo con los requisitos específicos y de verificar de manera visual su desempeño, para esto se deben basar en los formatos que previamente se establecieron para la evaluación. Posteriormente cundo los evaluadores lo consideren pertinente y den por terminada la auditoria se deben de sacar un resumen y una conclusión de la auditoria para realizar un informe que refleje el estado de las operaciones auditadas. Contenido del Informe • • • • • • •

Información general de la auditoria Resumen de la calificación obtenida Fortalezas Debilidades Oportunidades de mejoramiento Benchmarking Programas de realización / seguimiento

“PLAN OPERATIVO” Define los procedimientos, organización y funcionamiento en la atención de emergencias del Plan de Contingencia de la compañía

17. FRENTES DE ACCION HACIA LA EMERGENCIA En forma general, las acciones que se planean comúnmente en las empresas para evitar las emergencias y disminuir sus consecuencias, se presentan en tres etapas: preventiva, de protección y de atención de emergencias. 17.1 PREVENCIÓN: Es aquella actitud individual o colectiva introyectada y aplicada a situaciones de riesgo que al omitirse llegaría a originar resultados fatales 39

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a nivel humano y con consecuencias materiales y económicas. En esta etapa se deben crear todo tipo de programas que propendan por la promoción y detección de los eventos que originen la emergencia. EL PROGRAMA DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE EMERGENCIAS, retoma tal afirmación, fundamentando su filosofía en todos los principios de la prevención y asumiendo que el éxito de su alcance está en la valoración integral del ser humano. 17.2 PROTECCIÓN: Las medidas que se adoptan en esta etapa, tienden a reducir las consecuencias de la emergencia, mediante elementos que absorban o modifiquen la energía, que se produce con el contacto de fuentes de riesgo, factores internos, externos y ambientales que influyan potencialmente en la salud de las personas y la integridad de sus bienes. La implementación de estas medidas debe ser de carácter secundario y apoyado siempre en el proceso preventivo antes mencionado.

17.3 ATENCIÓN DE EMERGENCIAS: Es el conjunto de actividades que integran la parte final del programa, cuyo fin es el de atenuar la gravedad de las consecuencias de las emergencias. Es necesario mantener su estructura actualizada e instalada, pero nunca soportar la carga del manejo de la emergencia en esta fase ya que se tornaría en un proceso netamente reparador y por ende atentaría contra la integridad del ser humano. Tales actividades se realizan a través de:



Preparación para emergencias (Instalaciones, equipos, planes, etc.)

   

Primeros auxilios (Elementos de apoyo, equipos, personal, etc.) Evacuación y rescate. Comunicaciones Corrección inmediata de instalaciones, equipos y materiales que resulten dañados y sea necesaria su reparación o sustitución. 40

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

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Seguimiento periódico a los procedimientos y actividades que generaron la emergencia.

18. LISTA DE EQUIPOS – INVENTARIO DE RECURSOS Equipo recomendado para el control de emergencias

EQUIPO DE CARRETERA

KIT DE DERRAME

Gato Cruceta Tacos Conos reflectivos Linterna Caja de herramientas 2 Extintores tipo ABC de 20 libras Llanta de repuesto Juego de conos de madera para roturas del tanque Martillo cabeza de goma Navaja Pala Pica

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BOTIQUIN

ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

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Tela oleofílica mín. 2 m2 Bolsas plásticas de calibre grueso Material absorbente Cinta señalizadora Gasa Isodine Alcohol Esparadrapo Vendas Algodón Apósitos Toallas higiénicas Rollo de papel higiénico Casco Guantes de nitrilo Gafas Botas de caucho Arnés de seguridad Respirador de vapores

19. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS NORMALIZADOS 19.1 PROCEDIMIENTO GENERAL: De manera general este es el procedimiento que se debe llevar a cabo en el momento de presentarse una situación de emergencia en un vehículo de carga. 1. Detección de la emergencia por parte del conductor o de algún usuario de la vía, o persona externa. 2. Reporte inicial de la emergencia por parte del conductor o de algún usuario a SERVITRANSA S.A. por el medio más idóneo, explicando la emergencia. 3. Si no hay reporte de emergencia por parte del conductor, SERVITRANSA S.A., se deberá asumir que existe algún tipo de emergencia cuando sin motivo aparente el conductor no se reporta durante un lapso de tiempo determinado para cada ruta, en este quien se percata de la emergencias es el Coordinador de trafico, este pedirá confirmación a cualquier entidad de apoyo ubicándose el último reporte recibido para lograr detectar ubicación y tipo de emergencia. 42

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4. Aviso inmediato a cuerpos especializados de apoyo. 5. Aviso de la emergencia a las personas cercanas al sitio de la contingencia por parte del conductor siempre y cuando le sea posible. 6. Comunicación con el personal de cuerpos de ayuda externa por parte del conductor y SERVITRANSA S.A. 7. Suspensión de operaciones o procesos críticos por parte del comité de emergencias. 8. Acciones de evacuación, Extinción de incendio, rescate y primeros auxilios. 9. Aviso a las entidades aseguradoras o de soporte necesarias por parte de SERVITRANSA S.A. (fotos, videos, inventario de daños, visita de ajustadores de seguros, etc.). 10. Reanudación de operaciones.

19.2 CLASIFICACION DE PRODUCTOS Especialmente se quiere hacer claridad en los aspectos determinantes de los programas de operación con clientes que despachen. 1. PRODUCTOS QUÍMICOS ( TRANSPORTE )



Transporte de exportación.



Transporte de productos químicos en tráfico nacional.

productos

químicos

de

importación

y

2. PRODUCTOS PETROQUÍMICOS



Transporte de productos exportación. 3. Transporte de Crudo

químicos

de

importación

y

19.3 TRANSPORTE DE PRODUCTOS

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A continuación se describen los factores más relevantes en cada uno de los pasos del proceso operativo y ciclo productivo para la atención de traslado de productos, es de anotar que existe una obligatoriedad en el cumplimiento de cada aspecto ya que cada uno de ellos está sujeto a verificación por parte de las autoridades de la nación y su incumplimiento es considerado como violación al decreto que reglamenta el manejo y transporte terrestre automotor de mercancías peligrosas por carretera y el estatuto nacional de estupefacientes. 19.4 SELECCIÓN DEL CONDUCTOR. Dentro de los procedimientos con los cuales cuenta la empresa Servitransa S.A. para la contratación de terceros que intervienen en el proceso de transporte de carga contamos con los siguientes: El proceso de selección del conductor para la atención de programas de transporte de mercancías de exportación y distribución física nacional, transporte a fronteras de productos químicos se enmarca en los siguiente parámetros de seguridad. -

Tener la hoja de vida actualizada. Reseña biográfica. Localización. Referencias Fotografía reciente. Licencia de Conducción vigente y de acuerdo con la categoría (verificada internamente). Examen médico de ingreso. Examen psicotécnico de ingreso. Prueba de conocimientos básicos acerca de mecánica, normas de tránsito y procedimientos de cargue y descargue. Seguridad Social definida. Fotocopia de documentos personales. Presentar un examen práctico de conducción. No figurar con ningún tipo de reporte o informe por parte de agremiaciones como COLFECAR, DEFENCARGA, etc. No tener en su contra órdenes de captura, o asuntos pendientes con la justicia No tener antecedentes penales. No haber tenido siniestros relacionados con actos de piratería terrestre, saqueos, daños de mercancías o productos químicos en general. 44

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-

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Experiencia en el transporte de tres años como mínimo. Actitud positiva y real hacia todo lo relacionado con seguridad. Buen estado físico y de salud primando el estado visual, auditivo y vascular. Educación Primaria como mínimo. Edad mínima 25 años.

Debido a la modalidad de intermediación que cumple nuestra empresa, es necesario aplicar estos parámetros en coordinación con las personas jurídicas o naturales propietarias de los vehículos y patronas de los conductores. A su vez SERVITRANSA S.A. Preocupado por el bienestar y la salud de sus conductores, teniendo en cuenta que son nuestro recurso humano más importante ha desarrollado un programa de jornadas laborales que evitan el agotamiento físico y mental de nuestros principales colaboradores así:

19.4.1 JORNADA LABORAL. Tiempo máximo de trabajo por día Tiempo máximo de conducción diaria. Tiempo máximo de conducción continua. Tiempo máximo de conducción semanal. Tiempo mínimo de descanso durante la jornada de conducción. Tiempo mínimo de descanso diario. Tiempo mínimo de descanso semanal. Máximos días de trabajo semanal.

12 Horas. 9 Horas. 4,5 Horas. 50 Horas 45 min. (Repartidos 15 / 15 / 15). 11 Horas consecutivas 36 Horas consecutivas 6 días consecutivos

Al igual todo conductor debe utilizar un equipo de protección y seguridad que como mínimo debe contar con los siguientes elementos: 45

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Casco protector. Gafas Industriales o máscara. Respirador para material articulado. Arnés de seguridad y slinga de sujeción. Guantes de carnaza. Chaleco reflectivo. Botas de caucho. Conos viales.

19.5 SELECCIÓN DEL VEHÍCULO: El vehículo es la herramienta fundamental en el desarrollo de una operación de transporte de carga y de su conservación, mantenimiento y estado depende el logro de este objetivo. Es por ello que SERVITRANSA S.A., tiene en cuenta los siguientes aspectos:  El modelo ideal es que todo vehículo utilizado para el transporte de estos productos debe ser modelo 2006 en adelante o repotenciado a un modelo igual o superior.  El estado de mantenimiento y conservación del vehículo se mide antes de que el mismo ingrese a las instalaciones a realizar el cargue teniendo en cuenta los siguientes aspectos :  Estructura antivolteo.  Protección de las instalaciones eléctricas.  Cintas reflectoras  Espejos convexos.  Estado de llantas en general.  Estado de presentación general y apariencia del vehículo.  Emblemas de la empresa.  Guarda polvos de cabezote y trailer.  Sistemas de elevación del trailer.  Sistemas de amarre, protección y seguros del trailer.  Estado de sistemas de cierre y anti goteo.  Estado de los empaques y sistemas de cierre de los mano y de llenado.  Extintores, mínimo dos de 10 lb. Tipo ABC.  Señalización de peligro en los tanques o unidades cisterna.  Equipo de comunicación celular.  Fotografía actualizada. 46

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 Los documentos de propiedad, afiliación, seguro y permisos del cabezote y trailer deben estar al día en cuanto a cobertura y vencimiento.  El vehículo debe portar calcomanía de números de emergencia y cintas de seguridad.  El vehículo debe estar protegido con una póliza de responsabilidad civil o de daños a terceros.  El vehículo no debe tener ningún reporte en su contra por parte de agremiaciones como COLFECAR, DEFENCARGA, o generadores de carga.  El vehículo no debe tener en su contra orden de detención por parte de autoridades judiciales, de policía o de tránsito en la nación. 19.6 CARGUE DEL VEHÍCULO La operación de cargue del vehículo se realiza según las condiciones del generador o propietario de las mercancías de acuerdo con la capacidad de carga en peso y volumen, así como su destino. Se determina una fecha y hora de cargue y se cita al conductor. La operación de cargue se divide en varias etapas que de acuerdo con el generador de la carga, tipo de embalaje sustancia a transportar y destino de la misma, se pueden presentar de la siguiente forma:

     

Cargue del tanque. Llenado del tanque en planta. Lavado del tanque. Pesajes. Colocación sellos de seguridad. Aseguramiento físico de la mercancía.

Las condiciones de seguridad industrial en el escenario de cargue, son responsabilidad del generador de la carga, importador o exportador de la misma. Así mismo, el conductor, embarcador o representante de nuestra empresa, pueden suspender el cargue en caso de presentarse una condición o acción insegura y dejar constancia de este suceso.

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PLAN DE CONTINGENCIAS

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12.01.12

La documentación a tener en cuenta para el inicio de una operación de transporte de productos químicos esta relacionada así:

  

Ficha técnica del producto a transportar.



Carta del cliente dirigida al vendedor o su representante autorizando a SERVITRANSA S.A. para el retiro de la mercancía.

   

Remisiones de la mercancía.

   

Certificado de origen.

Ficha de seguridad del producto a transportar Carta del cliente o importador de la mercancía autorizando a SERVITRANSA S.A. para el retiro y transporte de la mercancía.

Declaración de exportación (DEX). Manifiesto de importación. Declaración de transito aduanero Nacional o Internacional (Si lo hay). Factura comercial. Manifiesto de carga terrestre (Internacional). Carta de porte (internacional).

19.7 LAVADO Y LLENADO DEL TANQUE El tanque antes de su ingreso al área de llenado o cargue debe cumplir con:



se debe someter al lavado de su interior en los sitios certificados o autorizados para tal fin.

 

Someterse a proceso de sanitización o lavado a vapor.



Se debe verificar el estado de las válvulas, sistemas de cierre, etc., con el propósito de detectar posibles fugas.

Se debe verificar que el último producto que allí se transportó no contamina o reacciona con el producto que se transportará.

19.8 PESAJE Y SELLOS DE SEGURIDAD 48

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Durante la operación de cargue, se deben efectuar los pesajes y repesares correspondientes dejando constancia de los mismos en los documentos de transporte y reportándolos a la persona encargada en este caso al Coordinador de Trafico y Flota de la empresa o a los despachadores en caso de las agencias. Para evitar saqueos, contaminación de productos, sustitución o sabotajes, toda unidad de embalaje se debe sellar con el tipo de sello de seguridad aplicable a cada caso, verificando que:



Se coloquen sellos de seguridad o precintos plásticos en los manojees o válvulas de llenado.



Colocación de sellos o precintos plásticos en las válvulas de vaciado o descargue del producto.



Colocación de sello adhesivo o precinto plástico en el gabinete externo de protección de las válvulas.

 

Que los precintos plásticos queden apretados al máximo. Que los sobrantes o las colas de los precintos plásticos se corten después de sellado el tanque.

19.9 SALIDA DEL VEHÍCULO Cuando el vehículo sale de las instalaciones del cliente debe cumplir con los siguientes requisitos:

     

El conductor debe portar la maleta y utensilios de viaje. Sale directamente de viaje. Verificar los sellos de seguridad puestos. Llevar la documentación completa de la carga. Portar la documentación del vehículo completa y actualizada. Si es necesario, es escoltado hasta el destino final, según instrucciones y requerimientos del producto y del Cliente.

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En caso de tener acompañante vehicular, este debe estar presente durante la operación de llenado del contenedor o cargue de los vehículos, realizando el siguiente procedimiento:



Verificar que durante él cargue no intervengan personas extrañas o no autorizadas.



Verificar que el cargue no se desarrolle inseguras.



Propiciar acciones seguras por parte del personal que intervienen en el cargue.



Presenciar el cierre y sellada del contenedor o tanque, verificando que los números de sellos coincidan y que estos queden bien colocados.

bajo condiciones

19.10 CIRCULACIÓN, TRÁFICO O DESPLAZAMIENTO DEL VEHÍCULO Durante la etapa de desplazamiento el vehículo esta permanentemente monitoreado, teniendo en cuenta las siguientes condiciones:



En el momento del despacho toda la documentación administrativa interna, documentación del cliente, documentación de ley y documentación de seguridad, deben estar a la orden del día.



Si por alguna razón se presentan situaciones que ameriten un refuerzo en el sistema de seguridad, este se coordinará directamente con el cliente.



Todo vehículo debe de iniciar el viaje en forma inmediata después de salir de la planta o puerto, no se permite hacer reparaciones menores, mantenimiento, diligencias personales, ni actividad alguna que retrase la salida del vehículo, ni que Exponga al mismo en sitios de parqueo en la ciudad.

 

El conductor no puede transportar pasajeros.



Horarios de transito plenamente identificados y controlados se establecerán a la salida del vehículo de las instalaciones del

Se debe realizar un trafico con todas las medidas de seguridad y control del riego, sin transito nocturno.

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cliente procurando en todo momento que el viaje se realice por estaciones previamente establecidas o sin detenerse.



No se autoriza el tránsito de caravanas de vehículos que transporten el mismo tipo de mercancía o producto.



El conductor debe obligatoriamente debe puestos de control.



Si por alguna circunstancia se presenta modificación en la asignación de conductor, unidad tractora, trailer o ruta, se debe dejar constancia de ello en los documentos de la carga.



El conductor no puede cargar elementos o cargamentos diferentes a los productos relacionados.



No se permite que el vehículo en carretera efectúe labores ajenas a la operación de transporte como lavadas, mantenimiento, visitas fuera de la ruta y en general toda actividad injustificada que retrase o altere el plan de viaje y los tiempos de entrega de la mercancía.



En todo momento el vehículo y el sistema de seguridad debe estar monitoreado, con el fin de prestar un apoyo o reaccionar en caso de eventualidad alguna.



En los destinos finales el parqueo del vehículo únicamente se realizará en las partes autorizadas por la empresa.

Reportarse en los

19.11 ENTREGA DEL PRODUCTO EN EL DESTINO FINAL El conductor cuando hace entrega del producto en su destino final debe tener en cuenta los pasos que a continuación se enuncian:



En las instalaciones o planta de cargue o descargue suministrar el personal calificado para esta tarea.

  

El vehículo debe llegar directamente a las instalaciones del cliente.



En caso de presentarse faltantes o inconformidad alguna solicitar la presencia de un representante de la compañía.

se debe

Se debe efectuar la entrega total y sin novedad del producto. Como señal de satisfacción en la recepción del producto se debe exigir la firma y sello del cliente en los cumplidos o remesas terrestres de transporte.

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

Inmediatamente después de la entrega de la mercancía a un cliente se debe informar a la coordinación de tráfico.



En caso de que al finalizar el día no se logra la entrega total de la mercancía de los clientes, se debe guardar el vehículo, debidamente asegurado en un parqueadero que cumpla todos los requerimientos de seguridad

20. ATENCIÓN DE CONTINGENCIAS OCURRIDAS DURANTE LA OPERACIÓN TRANSPORTISTA a. Ubicación de vehículos demorados. b. Atención de vehículos varados, enganches y trasbordos. c. Atención de vehículos siniestrados o con problemas en las mercancías. A continuación se describen en detalle cada uno de los pasos a seguir en los diferentes planes de atención de novedades y contingencias así:

20.1

VEHICULOS DEMORADOS.

Cuando un vehículo presenta esta novedad, el Coordinador de tráfico conociendo el producto que se transporta, determina la vulnerabilidad de la carga en la ruta y con base al resultado procede. Cuando se sabe que hay señal de celular y el Coordinador de Tráfico no se ha podido comunicar con el conductor y/o se excede en el tiempo prudencial para reportarse al puesto de control SE ACTIVA el Plan de Contingencia y se procede a seguir así: Nivel I - Amarillo (de 5 a 15 minutos) 1. El coordinador de tráfico consultará en el sistema la ubicación del vehículo se comunica con el proveedor de GPS y si es necesario, se comunica luego con el propietario y/o administrador del vehículo y con la familia del conductor, consultando sus datos en el sistema, si no tiene razón del vehiculo. 52

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2. Se comunica con los puestos de control anterior y posterior al sitio donde se supone debe estar el vehículo, para obtener información sobre las eventualidades presentadas en la vía, se reportan las características del vehículo demorado:  # manifiesto  placa del cabezote y trailer  nombre conductor 3. Se comunica con los conductores que lleven la misma ruta solicitando información de la vía e informándoles de la novedad y reportando las características del vehículo. 4. Se establece comunicación con el concesionario de la vía (si tiene) informándole la novedad y solicitando colaboración. Nivel II - Naranja (de 15 a 30 minutos) Si agotados los recursos de la primera etapa, no ha sido posible la ubicación del vehículo, el Coordinador de Tráfico informa al Director de la Emergencia (Coordinador de Proyecto) y se inicia la siguiente fase en la cual se obtiene la ayuda de agentes externos 1. Se reporta el vehículo como demorado al Frente de seguridad empresarial del departamento por medio del Avantel, suministrando la información más completa posible, se registra el nombre de la persona a quién se le da la información. 2. Nuevamente se establece comunicación con los puestos de control anterior y posterior al sitio donde se supone debe estar el vehículo en busca de información. 3. Se comunica con los conductores que lleven la misma ruta solicitando información de la vía e informándoles de la novedad y reportando las características del vehículo. 4. Si es posible se envían funcionarios de los puestos de control para que realice la búsqueda directa, si el tramo de búsqueda es muy largo o distante, es necesario despachar dos personas en sentido contrario para efectuar esta localización. Nivel III - Rojo (más de 30 minutos) Si pasado este tiempo no se tiene ninguna información, el vehículo se da como robado, el Director de la Emergencia le comunica la novedad al Grupo Directivo y se actúa así: 53

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1. Se reporta vía Avantel el robo del vehículo a los Frentes de Seguridad, SIJIN y DIJIN. 2. Se continúa solicitando apoyo para la búsqueda a otros vehículos de la empresa y de otras empresas que se encuentren en la ruta. 3. Se tendrá comunicación con las empresas de taxis urbanas o intermunicipales de la región, ofreciendo una recompensa por información concreta sobre el vehículo y la carga. 4. Si el vehículo aparece, informe a las autoridades y a las empresas de transporte que le estén colaborando en la búsqueda, para que procedan a desmontar los operativos. 5. Elabore el informe de incidentes en carretera. 6. Infórmele al Representante del Cliente sobre esta novedad y sobre las labores de búsqueda. 7. Se comunica a la empresa aseguradora sobre el incidente. 20.2 VARADAS Evento en el que el vehículo ha sufrido un desperfecto mecánico en una de sus partes y componentes, como resultante de acciones negligentes por falta de mantenimiento o desgaste y uso normal de un componente. Las varadas, generalmente ocasionan unas acciones de seguimiento y según su desarrollo se toman alternativas de

 

Espera del desvare o solución del problema. Enganche del trailer

El Coordinador de Tráfico sigue el siguiente procedimiento: 1. Se establece comunicación telefónica con el conductor, si no es posible, se contacta al propietario o administrador obteniendo sus datos de la hoja de vida. 2. Cuando este ha establecido comunicación averigua:  Ubicación exacta del vehículo, sitio geográfico: 54

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Rural (Km.) – urbano (dirección)  Motivo de la varada  Estimativo de daños, identificar la causa  Posición del vehículo en la vía: a. Si representa un riesgo para el normal tránsito de los vehículos, se informa al director de la emergencia y bajo su orden se hace contacto con la policía de carretera, puestos de control, concesionario del peaje y servicio de grúas. b. Si el vehículo queda varado en un lugar de alto riesgo de hurto o atraco, se informa al director de la emergencia y bajo su orden se hace contacto con la policía de carretera y puestos de control para que envíen personal de seguridad para que lo vigile. Procurar que no quede sólo el vehículo, que esté acompañado por otro(s) vehículo(s) mientras llega el personal. c. Si está bien ubicado y no representa riesgos  En primera instancia el conductor realiza una inspección preliminar para saber si él es capaz de realizar maniobras de desvare, sino se dará a la tarea de buscar un mecánico para determinar el daño.  El coordinador de trafico se vuelve a comunicar con el conductor para saber si es posible realizar el desvare del vehiculo y el tiempo que tardaría esto, antes de empezar hacer reparaciones en el vehiculo el coordinador de trafico informa al director de la emergencia y este toma la decisión mas apropiada ( reparación, envió de personal a la zona)  Si no se vuelve a tener comunicación con el conductor y no se tienen noticias, se informa al director de la emergencia, quién desplaza una persona para corroborar la situación.  El Coordinador de tráfico informa la novedad ( e-mail telefónica) al Asesor de Respuesta y al Ejecutivo quién establece: 55

PLAN DE CONTINGENCIAS

Versión 2.

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a. Si hay necesidad inmediata de iniciar una operación de enganche del producto. b. Si se puede dar un tiempo prudencial para que se desvare el vehículo. 3. Cuando el Director de la Emergencia es informado del incidente, evalúa las condiciones presentadas para la realización de las operaciones de enganche teniendo en cuenta:  La información que suministra el Asesor de Respuesta sobre el tipo de mercancías, características físicas del producto y nivel de riesgo.  Las circunstancias de modo, tiempo y lugar  Ubicación del trailer a enganchar.  Estado del sistema de suspensión del trailer.  Capacidad de carga en peso y volumen del trailer.  Estado topográfico del sector.  Inclinación lateral y longitudinal del trailer  En caso que las patas del trailer no garanticen seguridad por el peso o la posición del trailer, se debe suministrar el apoyo de una o dos grúas.  Se debe contar con elementos básicos para este trabajo, como Polines, Manguera de aire, cuñas, juegos de herramientas, gato hidráulico de 30 toneladas. 4. Si después de la evaluación de las condiciones se autoriza el enganche o trasiego del producto, el Director de la Emergencia le comunica el requerimiento al Gerente General 5. El Coordinador de Proyecto le informa al proveedor la necesidad y este determina la disponibilidad de recursos para las posibilidades de enganche o el trasiego y el costo de los mismos, frente al saldo del flete, después de ubicado el vehículo lo ingresa al sistema siguiendo los procedimientos establecidos. 6. Después de realizada la operación de trasiego o enganche, el Director de la Emergencia elabora y firma un Acta, donde se legaliza dicha maniobra. 7. Cuando el Director de la Emergencia establece que es conveniente para la operación permitir el desvare del vehículo, el coordinador de tráfico debe tener en cuenta: 56

PLAN DE CONTINGENCIAS

Versión 2.

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

Informar a los interesados sobre el desvare del vehículo y su tiempo estimado para llegar al destino final.



Retirar del informe el vehículo como varado y acumular esta información para la estadística correspondiente.



Informar al Representante del Cliente la continuación del viaje.

8. Superada la emergencia, se continúa la ruta establecida, se realiza seguimiento por parte del Coordinador de Tráfico desde que se contacta el vehículo hasta el destino final. 9. Elabore el informe de incidentes. 20.3 HURTO (Perdida de la mercancía y vehículo) El hurto es identificado cuando se agotan los recursos del procedimiento de la demora o cuando se confirma a través de elementos externos que comunican la noticia, como son:

    

El conductor liberado después del hurto. El conductor que se fugó de su cautiverio. Se encuentra el vehículo vacío abandonado. Versión de testigos del evento. Informe de las autoridades confirmando el hecho

1. Cuando algún funcionario de la compañía se entera del evento, le informa inmediatamente al Director de la Emergencia. En horas de la noche, dominicales o festivos el Coordinador de Tráfico o vigilante localiza telefónicamente el Director de la Emergencia reportando el hecho. 2. Cuando se agotan los recursos de la demora, el Coordinador de Tráfico informa a los conductores, puestos de control, propietario y concesiones del posible hurto del vehículo.

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PLAN DE CONTINGENCIAS

Versión 2.

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3. Se reporta a las autoridades y otras entidades de apoyo del sector donde fue hurtado el vehículo:

       

Policía nacional Policía de carretera Frente de seguridad Red de informantes Grupo de anti-piratería terrestre Empresas de Taxi con radioteléfono (cuando es área urbana). DIJIN y SIJIN. Bases o instalaciones de las Fuerzas Armadas.

4. Cuando aparece el conductor y/o se pone en contacto con la empresa se instaura la denuncia del robo ante la inspección de policía más cercana, si el conductor no está en condiciones de presentarse personalmente, dicha denuncia la coloca la empresa transportadora ante la Fiscalía. 5. El asesor jurídico de la empresa debe hacer seguimiento de la denuncia 6. El conductor debe acercarse a la empresa transportadora y presentarse ante el Asesor Jurídico para dar versión libre y espontánea de los hechos. 7. El Coordinador de Tráfico se encarga de realizar el respectivo informe del suceso y lo remite al Director de la emergencia. 8. El Gerente de Proyecto adelantará los contactos comerciales con el fin de obtener la información sobre el producto que a continuación se relaciona, así:  Características del producto.  Utilización final del producto.  Posibles compradores (gremios, núcleos, reducidores). 9. La continuidad y duración del plan de búsqueda de un vehículo se dan de acuerdo con: 58

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   

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Hallazgo del vehículo y las mercancías hurtadas. Hallazgo del vehículo sin las mercancías hurtadas. Existencia de indicios claros sobre su ubicación. Recuperación total o parcial de las mercancías.

El Jefe de Seguridad tiene las siguientes responsabilidades:



Reporta el siniestro ante la aseguradora y se encarga de recopilar toda la información necesaria.



Desplazarse al sitio donde ocurrieron los hechos para apersonarse de la situación.

 

Solicitar a la fiscalía la devolución de la mercancía recuperada.



Realizar la circular interna para reportar en el sistema al conductor y vehículo y enviar copias a Colfecar y Defencarga.

Coordinar con el Gerente General y Asesor Jurídico, la acción legal como parte civil en contra de los detenidos resultantes de las acciones judiciales pro recuperación de mercancías y vehículo

El Departamento de Contabilidad, recibirá las relaciones de gastos, resultantes de la búsqueda y recuperación del producto, documentos con los cuales genera el proceso correspondiente y siguiendo las políticas administrativas de la organización los carga un gasto operacional o a una deuda en especial. 20.4 DERRAMES MENORES Hay ocasiones en las cuales se puede presentar derrames de las sustancias transportadas, ya sea provocado por un accidente, volcadura etc. El conductor tiene conocimiento de la ocurrencia del derrame de dos maneras:  Se percata de la eventualidad  Es informado por otra persona 1. Detiene el vehículo, realiza una inspección preliminar para verificar que exista la fuga, su ubicación y caudal de salida, con esta información, el conductor tiene el criterio para establecer si es necesario que se realice el trasiego del producto.

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PLAN DE CONTINGENCIAS

Versión 2.

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2. Finalizada la inspección, en caso de comprobarse la existencia de la fuga, el conductor se comunica inmediatamente con el Coordinador de Tráfico y le informa: Ubicación exacta del vehículo Localización de la fuga Caudal de salida Como es el acceso a la fuga para las reparaciones Volumen derramado Si es necesario realizar un trasiego Afectación de recursos humanos o naturales Riesgo por escape de gases, olores fuertes o cualquier otra anomalía  Condiciones climáticas  Trayectoria del derrame  Estado del cabezote y del trailer        

El Coordinador de tráfico le comunica la novedad al Director de la emergencia. 3. Si no se tiene acceso al punto de fuga y se establece un alto riesgo de propagación de la grieta y/o el caudal es considerable se hace necesario trasegar el producto a una unidad de transporte que este en perfecto estado y cumpla los requerimientos del cliente. 4. Si no es necesario que se realice el trasiego, después de valorar las demás condiciones (caudal, riesgo de propagación de la fisura, lugar donde esta goteando) el conductor procura ubicar el vehículo en un lugar apropiado para controlar el derrame. 5. Estacionar el vehículo en un lugar seguro y apropiado para hacer las reparaciones que correspondan haciendo uso del Kit de Derrame. 6. Aislar el sistema eléctrico (master switch o cuchilla) para evitar posibles riesgos como fuentes de ignición. Rápidamente tome las medidas señalización diurna y nocturna:

de

seguridad

referentes

a

la

 En carreteras con doble sentido de circulación ubique un triángulo reflectivo adelante y otro atrás a una distancia mínima de 50 m 60

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 En carreteras de una sola dirección coloque un solo triángulo a 50m, si puede colocar otro triángulo a 100 m mucho mejor. 7. Conociendo con anterioridad los riesgos que genera la exposición y manipulación del producto transportado (Información de la Tarjeta de Emergencia) es indispensable que se coloque los elementos de protección personal para su AUTO-CUIDADO como son: Casco, lentes de seguridad, mascaras para polvo o gases peligrosos, guantes, botas de seguridad con punteras y arnés de seguridad. Este KIT es una herramienta fundamental en la atención de derrames, está compuesto por: Cinta de peligro, martillo de goma, cinta adhesiva, masilla epoxica, tornillos, tuercas, arandela, destornilladores, cuñas de madera, empaques, tapones, jabón de barra, bolsa plástica calibre grueso, tela oleofílica, navaja, pala, pica y material absorbente. 8. Intentar detener el derrame o fuga, solo si se puede hacer en forma segura. En caso de agotarse algún elemento en las reparaciones es indispensable que se reponga lo más pronto posible, en especial cuando el trayecto es extenso. Si después de utilizado el Kit, el conductor suspende la descarga de la sustancia se dice que el derrame está controlado, sin embargo, debe asegurarse que dicha reparación puede seguir conteniendo el producto durante el transcurso del viaje, si estas dos premisas se cumplen no es necesario realizar el trasiego. 9. Si aumenta la magnitud de la emergencia porque el volumen del derrame es mayor y el conductor no tiene los medios para controlarlo por lo tanto se sigue el P.O.N. (Procedimiento Operativo Normalizado) Derrames Mayores y se procede a contactar al aliado estratégico para casos de derrames en carreteras y si es posible se trasiegue el producto restante, así como la entidad autónoma regional donde se localice la emergencia y entidades demás gubernamentales que apliquen. 10. Comuníquese con el Coordinador de tráfico y reporte el estado de la emergencia, e informe si es necesario o no la realización del trasbordo. Use materiales absorbentes sobre pavimento u hormigón para recoger los líquidos derramados, si ocurre sobre el suelo, es 61

PLAN DE CONTINGENCIAS

Versión 2.

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posible que sea necesario cavar para retirar la tierra contaminada, una vez que haya recogido el material colóquelos en una bolsa de poliuretano con una escobilla y un recogedor para ser entregado en el lugar de descargue. En el mismo lugar del incidente se recomienda seguir los siguientes pasos: 1. Lavar con agua los implementos de protección personal 2. Después del lavado, retirar la ropa y equipo, y colocarlos en envolturas plásticas para el transporte. 3. Bañarse y frotar el cuerpo con agua y jabón, con especial cuidado en las áreas alrededor de la boca, fosas nasales y debajo de las uñas. 4. No fumar, beber, comer, tocar el rostro ni orinar antes de haber completado las indicaciones anteriores. 11. En el transcurso del viaje el conductor realiza revisiones periódicas del estado general del vehículo, en especial, las reparaciones hechas al trailer. 12. Después del descargue se realizan las reparaciones permanentes al vehículo y la prueba hidrostática para confirmar el perfecto estado del tanque. 13. El Asesor de respuesta reúne datos y evidencias de la emergencia y con base a estas elabora un informe detallado y lo entrega al Director de la emergencia quién lo evalúa, analiza objetivamente, obtiene conclusiones y hace recomendaciones para evitar que el accidente se repita. 20.5 DERRAMES MAYORES Cuando existe derrame del producto que se esta transportando y el conductor no puede controlar el derrame con las herramientas que tiene a su alcance, es preciso realizar acciones que estén encaminadas a superar esta emergencia. Cuando el conductor se percata de la situación ya sea por: 

El conductor se percata de la eventualidad



Es informado por otra persona 62

PLAN DE CONTINGENCIAS



Versión 2.

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Es originado a partir de un accidente mayor ( accidente de transito, volcamiento)

1. Se debe realizar una inspección para valorar la ubicación de la fuga y el acceso a esta para la reparación. 2. Estacionar el vehículo en un lugar seguro y apropiado para hacer las reparaciones que correspondan y aislar el sistema eléctrico (master switch o cuchilla) para evitar fuentes de ignición. 3. Se establece comunicación con el coordinador del proyecto para la logística 4. Rápidamente tome las medidas de seguridad referentes a la señalización diurna y nocturna:  En carreteras con doble sentido de circulación ubique un triángulo reflectivo adelante y otro atrás a una distancia mínima de 50 m 

En carreteras de una sola dirección coloque un solo triángulo a 50 metros, si puede colocar otro triángulo a 100 metros mucho mejor.

5. Conociendo con anterioridad los riesgos que genera la exposición y manipulación del producto transportado (Información de la Tarjeta de Emergencia) es indispensable que se coloque los elementos de protección personal para su AUTO CUIDADO como son: 

Casco, lentes de seguridad, mascaras para polvo o gases peligrosos, guantes, peto, y botas de seguridad con punteras.

6. Identifique el origen de la fuga en la superficie del tanque, esto es indispensable para: •

Establecer las accesorios (escalera, patineta, etc.) necesarios para facilitar el acceso

7. Determinar el tratamiento que aplica para producto.

detener el derrame del

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PLAN DE CONTINGENCIAS

Versión 2.

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8. Si no se tiene acceso al punto de fuga y se establece un alto riesgo de propagación de la grieta y/o si el caudal es considerable se procede a realizar un trasiego del producto. 9. Se procura que el vehículo que vaya a ser trasvasado sea pesado vacio en origen y cumpla los requerimientos y estándares de seguridad de la empresa, para luego ser pesado en destino. 10. Se desplaza un funcionario hasta el lugar de los hechos para atender los diferentes entes. 11. Se coordina la provisión de los elementos necesarios para realizar el trasiego o trasbordo como: Mangueras, motobomba, acoples, Tener en cuenta que se debe cerrar la válvula de salida del tanque que se esta llenando. 12. Si va a realizar acciones para tratar de controlar la fuga debe utilizar el KIT DE DERRAME, Este KIT es una herramienta fundamental en la atención de derrames, está compuesto por: Cinta de peligro, martillo de goma, cinta adhesiva, masilla epoxica, tornillos, tuercas, arandela, destornilladores, cuñas de madera, empaques, tapones, jabón de barra, bolsa plástica calibre grueso, tela oleofílica, navaja, pala, pica y material absorbente. Intentar detener el derrame o fuga, solo si se puede hacer en forma segura. 13. Impida que la sustancia drene a las alcantarillas o cuerpos de agua, para eso rodéela con arena o material absorbente que sirva para tal fin. Bloquee en la misma forma, las cunetas de tal manera que ellas le sirvan para retener y almacenar temporalmente el producto. En caso que la emergencia ocurra en tierra, aproveche los declives naturales y conduzca el producto hacia una depresión natural, cubra 64

PLAN DE CONTINGENCIAS

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el fondo de la depresión con plástico para evitar que la sustancia se infiltre y entre contacto con el nivel freático contaminándolo. 14. Comuníquese con el Coordinador de Tráfico y describa la situación de emergencia así: -

Localización exacta del lugar de la emergencia Volumen derramado (si es posible) Punto de escape Afectación de recursos humanos o naturales Riesgo por escape de gases, olores fuertes o cualquier otra anomalía Condiciones climáticas Trayectoria del derrame Estado del cabezote y del trailer

15. La evaluación de la magnitud de la emergencia implica la determinación de sus efectos o impactos potenciales que tiene la sustancia sobre la salud pública y el ambiente. Con base en la información obtenida del conductor se determina cual es el potencial impacto de la emergencia y se evalúa el riesgo del público y otros receptores críticos. Además, también se determina la necesidad de trasvasar el producto a un tanque en perfecto estado o trasbordar la mercancía o contenedor seco. 16.

Se le informa de la emergencia a: 







Policía de Carreteras, Comité local de Prevención y Atención de Desastres de la región y Corporaciones Regionales Autónoma Concesionario de la vía (si tiene). Se solicita colaboración de las entidades encargadas de las emergencias con sustancias químicas como Cisproquím, Cistema de LIBERTY, y el proveedor de servicio autorizado por la compañia. Se desplaza a un funcionario del puesto de control más cercano al lugar del siniestro hasta que llegue un funcionario de la empresa a apersonarse de la situación. Notificar al Cliente de lo sucedido.

15. Hasta que se haga presente el funcionario de la empresa el conductor debe permanecer en la zona afectada ejerciendo vigilancia 65

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Versión 2.

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sobre la misma. Todos los documentos y las Hojas de Seguridad del Producto deben estar a disposición de las entidades de apoyo. Intente conformar barreras mecánicas a la expansión del producto. 16. Se siguen las instrucciones de seguridad de la Tarjeta de Emergencia y las recomendaciones de las entidades encargadas de las emergencias con sustancias químicas como Cisproquím y LIBERTY. El representante de la compañía debe actuar siempre minimizando el riesgo al que esta expuesta la comunidad aledaña al lugar de la emergencia y los recursos naturales. 17. Intentar recuperar la sustancia, Absorber o neutralizar haciendo uso de las bolsas negras y paños absorbentes. Para el caso de ácidos o bases proceder a la neutralización. Lavar la zona contaminada con agua, en caso que no exista contraindicación. Señalizar los recipientes donde se van depositando los residuos., todos los productos recogidos, deben tratarse como residuos peligrosos 18. Obtenga toda la información pertinente del accidente para un análisis posterior de siniestro con el de que no se vuelvan a repetir. 21. ATENCIÓN DE SINIESTROS Dentro de las medidas de seguridad correctivas que existen en la Empresa, la Asistencia Jurídica y técnica inmediata debe estar disponible como respuesta a cualquier siniestro que se presente en las diferentes rutas cubiertas por la Compañía. 21.1 ETAPA BLANDA SERVITRANSA S.A. dispondrá una serie de medios y elementos básicos para la atención de:

 

Siniestros mayores. Derrames de productos químicos y petroquímicos líquidos.

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Versión 2.

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Estos elementos básicos estarán dispuestos en los Centros de Información Vehicular y con ellos se actúa preventivamente ante la ocurrencia de un hecho de esta índole a lo largo de la malla vial Nacional e internacional recorrida por nuestros vehículos, pues se tiene previsto que las herramientas para la atención de la contingencia estarán muy cerca del sitio donde se presentare un evento o siniestro. Se trata de concentrar en los centros de información vehicular más estratégicos por cada ruta un conjunto de elementos y herramientas necesarias para la reacción inmediata en caso de un suceso, estos elementos y medios son:

OFICINA DE TRAFICO EN BARRANQUILLA



Archivo de hojas transportados.

 

Archivo de fichas técnicas de todos los productos transportados.



Archivo de los manuales especializados suministrados por los generadores de carga.



Archivo del directorio telefónico con sitios de ayuda en estas situaciones.



Archivo del directorio de direcciones electrónicas de entidades especializadas en la atención de eventos.



Archivo de informes, leyes y estudios sobre el manejo de siniestros que afecten el ecosistema.



Archivo de documentos que conformen el marco legal frente a hechos de esta índole.



Directorio telefónico de sitios donde se alquilen:

de

seguridad

de

todos

los

productos

Archivo de las cartillas de primeros auxilios entregadas por los generadores de carga.

• •

Moto bombas de alto caudal a gasolina, A.C.P.M y Eléctricas. Tramos de mangueras. 67

PLAN DE CONTINGENCIAS

• • •

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Tanques. Incineradores. Alquiler de volquetas.

CENTROS CONTRATADOS DE INFORMACIÓN VEHICULAR O PUESTOS DE CONTROL En estos sitios reposan los siguientes elementos de propiedad y uso exclusivo de la empresa así:

          

Caneca de salvamento de 55 galones con tapa y seguridad. Pala. Pica. Machete. Bolsas plásticas. Juego de Guantes plásticos. Juego de Guantes de carnaza. Botas plásticas. Juego de mono gafas. Juego de careta y filtro. Balde plástico.

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PLAN DE CONTINGENCIAS

Versión 2.

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“PLAN INFORMATICO” 22. ETAPA ACTIVA 22.1 INFORME DE ACCIDENTES La información sobre la ocurrencia de un accidente de un vehículo que transporte productos químicos en la mayoría de los casos proviene de:

     

Una oficina Seccional. Del conductor o propietario del vehículo. Del Funcionario de un puesto de control. Del Acompañante Armado, Motorizado o vehicular. De los móviles de la Compañía que transiten por el lugar. De terceras personas.

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PLAN DE CONTINGENCIAS

Versión 2.

12.01.12

Esta información la recibe directamente el Coordinador Tráfico, quien diligencia o llena el INFORME DE ACCIDENTES, en original y copia, registrando los siguientes datos:

   

Fecha del informe.

          

Placas del vehículo y trailer.

Hora del reporte. Fecha del accidente. Teléfono de referencia: algún teléfono cerca del sitio del accidente. Nombre del conductor. Sitio del accidente. Estado del conductor. Hechos: según la primera información recibida. Estado de la mercancía. Fugas y de que dimensión Derrames y de que dimensión Olores, vapores, gases, u otros indicios Combinación de productos derramados Hay riesgo de explosión, incendio, contaminación o intoxicaciones

En cuanto al entorno del sitio del siniestro:

 

Identificar si el sector es urbano, rural, semi urbano, semi rural

     

Información acerca de que otros riesgos se pueden presentar.

Información acerca de a que distancia hay Viviendas, Escuelas, Restaurantes, Afluentes hídricos, Cultivos, Concentraciones de Ganado, etc., que se puedan ver afectados por el incidente. Estado del vehículo: si puede o no continuar. Tipo de vehículo. Cliente. Nombre de los productos químicos transportados. Mercancía en Tránsito Aduanero, Sí o No. 70

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Versión 2.

         

Tipo de embalaje, Isotanque, tanque en acero inoxidable.



Observaciones

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Vigilancia de la mercancía, sí o no: según informe del conductor. Quien: nombre del vigilante si lo hay. Estado del tiempo. Tipo de terreno. Autoridades conocedoras del hecho. Autoridad: ante quien se diligenció el acta. Equipo requerido: para salvamento. Medidas tomadas: determinadas por el Coordinador Tráfico. Personal y equipo desplazado: por instrucción del Coordinador de Tráfico en coordinación con el Gerente Operativo.

Una vez diligenciado el INFORME DE ACCIDENTES, con los datos preliminares suministrados por el informante, el Auxiliar de Apoyo Logístico Informa pormenorizadamente al Asesor Jurídico, al Gerente de Proyecto y Coordinador de Proyecto, para informarlos del accidente y hacerles firmar la copia del INFORME DE ACCIDENTES como enterados.

22.1.1 INFORME INICIAL DEL DERRAME Se debe elaborar un reporte inicial que comprenda información básica de las circunstancias específicas (modo, tiempo y lugar) con el fin de estimar preliminarmente la magnitud y severidad de la emergencia. Este informe será remitido a las Autoridades Ambientales, tales como la Corporación Autónoma Regional correspondiente, Ministerio del Medio Ambiente, Capitanía de Puerto si el siniestro se presenta en aguas marinas o fluviales de su competencia, a la Coordinación del Comité Técnico del Plan Nacional de Contingencia, Servicios Seccionales de Salud, Comité Local y Regional de Prevención y Atención de Desastres respectivo. 71

PLAN DE CONTINGENCIAS

Versión 2.

12.01.12

Formato. REPORTE INICIAL DEL DERRAME REPORTE INICIAL DEL DERRAME ENTIDAD O EMPRESA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DEL DERRAME______________________________ ACTIVIDAD ECONOMICA_________________________________________________________________ FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL REPORTE______________________________________________________________ TELEFONO ________________

FAX______________________________________________

FECHA DE DETECCION DEL DERRAME:

HORA _______ DIA _____ MES _____ AÑO____

NOMBRE PERSONA QUE DETECTO EL DERRAME:_____________________________________ ORIGEN DEL DERRAME (Fuente si se tiene determinada) ______________________________

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PLAN DE CONTINGENCIAS

Versión 2.

12.01.12

_____________________________________________________________________________ UBICACIÓN (Dpto-Mpio-Vereda) __________________________________________________ RESEÑA DEL ÁREA AFECTADA: (Elaborar un esquema del sitio del derrame, superficie afectada y área de influencia) NOMBRE PRODUCTO DERRAMADO ________________________________________________ CODIGO NACIONES UNIDAS ____________ DATOS FICHAS DE SEGURIDAD _____________ _____________________________________________________________________________ (Si no se tienen) EVIDENCIAS FISICAS DEL PRODUCTO DERRAMADO _____________________ _____________________________________________________________________________ CARACTERIZACION DEL PRODUCTO DERRAMADO TOXICO ______ CANCERIGENO ______ MUTAGENICO ______ TERATOGENICO _____ CANTIDAD ESTIMADA DEL DERRAME ___________ Bbls __________ Tons IDENTIFICACIÓN DE CAUSAS: DEFINIDAS ____ POR DEFINIR ____ NO DEFINIDAS _____ ____________________________________________________________________________ EXISTE ALGUIEN ATENDIENDO EL DERRAME:

SI ____ NO ____

AFECTACION A RECURSOS NATURALES-TERRENOS-INSTALACIONES: ___________________ ____________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ AFECTACION A COMUNIDADES: _________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ACCIONES EJECUTADAS: _______________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ PELIGROS DE LA EMERGENCIA (Incendio-Explosión-Otros): ___________________________ ____________________________________________________________________________ DESPLAZAMIENTO DEL DERRAME: _______________________________________________ ____________________________________________________________________________ SOPORTE REQUERIDO: ________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ OBSERVACIONES: ___________________________________________________________________________

22.1.2 INFORME FINAL DEL DERRAME Se debe agencias (C.R.A`s, contados

presentar un informe final escrito, dirigido a las diferentes gubernamentales responsables de los aspectos ambientales Minambiente, CTNPNC), dentro de los veinte (20) días a partir del día de la ocurrencia del derrame.

El informe escrito final del evento deberá contener lo siguiente:

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PLAN DE CONTINGENCIAS

Versión 2.

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1. Fecha y hora del suceso/ fecha y hora de la notificación inicial a la entidad gubernamental. 2. Fecha y hora de finalización de la emergencia. 3. Localización del derrame 4. Origen del derrame 5. Causa del derrame 6. Volumen del derrame 7. Determinación de áreas afectadas (terrenos, Recursos Naturales, Instalaciones.) 8. Determinación de comunidades afectadas. 9. Plan de acción desarrollado y tiempos de respuesta utilizados en el control del derrame. 10. Descripción de medidas de prevención, mitigación, corrección, monitoreo y restauración adoptadas. 11. Apoyo necesario (solicitado / obtenido) 12. Reportes efectuados en otras entidades gubernamentales. 13. Estimación de costos de descontaminación (contención, recolección, almacenamiento, recuperación y/o limpieza) 23. ACCIONES PARA ATENDER EL ACCIDENTE 23.1 DIRECTOR DE LA EMERGENCIA (COORDINADOR DE PROYECTO) Revisa el informe de Accidente para tomar las decisiones pertinentes:

   

Clasificación del siniestro dentro de la cobertura de la póliza.

    

Equipo de salvamento.

Instrucción para elaborar el acta tipificando la cobertura. Configurar legalmente la causa probable. En coordinación con el Coordinador de Trafico determinan desplazamiento de funcionarios y/o ayuda o protección policial. Trasvase en coordinación con Logística. Desplazamiento grúas en coordinación con Logística. Proveer salvamento. Todas las demás medidas del caso que por la naturaleza de las mercancías se requieran. 74

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

El Coordinador de Proyectos informa inmediatamente a la compañía de seguros las generalidades del siniestro, como nombre del cliente, mercancía, vehículo y conductor, sin indicar la causa del siniestro y anunciando que posteriormente ampliará la información respectiva.



Presentar al Gerente de proyectos, el acta y los cumplidos firmados por el cliente, para que determine las políticas a seguir frente al usuario y a la aseguradora.



Sí la mercancía viene amparada por un DTA (Declaración de Tránsito Aduanero), se define de acuerdo con las circunstancias, notificar a las aduanas de destino y/o origen, el accidente y se sustente en los términos legales.



De cada accidente el Coordinador de Proyectos, abre un expediente donde archiva todo lo concerniente al mismo: actas, fotos, cartas clientes, a la aseguradora y a la aduana.



El Gerente de Proyecto ordena el no pago de la respectiva planilla de viaje del vehículo hasta tanto no se resuelva el lío originado por el accidente.



El Gerente de Proyecto junto con el Coordinador de Proyecto, hace el seguimiento del siniestro, informando a los Directores los avances en el manejo de las consecuencias económicas del accidente, para así ubicar donde se hace necesario implementar un procedimiento.

23.2 EL COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL Y DE TRÁFICO O en su efecto el asistente, son las personas que de primera mano tienen la obligación de:



Tomar contacto con las entidades como el Consejo Colombiano de Seguridad para recibir asesoría sobre el producto.



Tomar contacto con los departamentos de seguridad del generador, importador, exportador o del comprador de la carga.



Brindar, los medios, herramientas y conocimientos para asesorar al personal que interviene en la operación de salvamento.

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PLAN DE CONTINGENCIAS

Versión 2.

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

Dirigir desde su central las acciones de salvamento, encaminadas a que el auxiliar encargado de la atención realice correctamente sus funciones.



De acuerdo con la severidad del accidente coordina si es necesario que se desplace al sitio del accidente.



Coordinar con el Director de Operaciones, el tipo de Acta que se debe elaborar, de acuerdo con los parámetros de cobertura de la póliza de seguros.



Dependiendo de las características del accidente, el Director de la emergencia en coordinación con Logística, contrata el equipo requerido: vehículo para trasbordo, grúas, etc. y lo desplaza del sitio del siniestro.

23.3 QUIEN ATIENDE EL ACCIDENTE En el momento de seleccionar la persona que se deba desplazar a atender un accidente, es necesario pensar que tenga las siguientes cualidades:

      

Debe ser una persona Líder. Tener buenas relaciones interpersonales. Ser ecuánime. Ser objetiva. Tener conocimientos técnicos y experiencia. Saber Tratar con Autoridades. Tener condiciones para el manejo de personal.

En la mayoría de los casos, las personas seleccionadas para esta labor se nombran teniendo en cuenta:

  

Si es el acompañante o escolta del vehículo accidentado. Sí está en un lugar cercano al sitio del accidente. Si es testigo del mismo. 76

PLAN DE CONTINGENCIAS

Versión 2.

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23.4 EL SALVAMENTO La persona asignada para atender el siniestro debe realizar en su orden los siguientes pasos:



Verificar la clase de accidente e informar inmediatamente a la empresa, informando sobre los interrogantes del documento informe de accidentes, y haciendo una radiografía de cada uno de los aspectos primordiales del siniestro.



En el sitio de los hechos actúa de acuerdo a las indicaciones e instrucciones de la ficha técnica y manual de seguridad del producto.



Si como consecuencia del accidente se presentan heridos, debe organizar la cadena de evacuación de los mismos.



Informa a las autoridades médicas sobre el tipo de producto con el fin de atender debidamente a los pacientes remitidos.



Informa a las autoridades civiles, autoridades militares y de policía, bomberos, defensa civil y redes de emergencia, sobre la naturaleza del producto siniestrado, haciendo entrega de una copia de la ficha técnica y hoja de seguridad.



Tomar las medidas de seguridad referentes a señalización diurna y nocturna a 50, 100, y 200 metros antes y después del sitio del siniestro. Así como tomar medidas para la regulación del transito y circulación de vehículos frente al sitio del evento con el fin de evitar accidentes.



Tomar medidas de seguridad y protección de las mercancías para evitar saqueos y hurtos durante la realización del salvamento, para lo cual debe:

   

Contratar personas de la región para la vigilancia.



Tomar fotos del siniestro, logrando que plasme en ellas los aspectos determinantes de la causa extraña que produjo el accidente, estas fotografías deben ser panorámicas y expresivas sobre el evento ocurrido.

Pedir ayuda a las autoridades Policiales. Desde la oficina más cercana llevar personas de seguridad. Pedir apoyo a otros acompañantes y conductores de la compañía que ocasionalmente pasen por allí.

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PLAN DE CONTINGENCIAS

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

Ubicar en el sitio del accidente las personas que servirán de testigos sobre la ocurrencia de los hechos ante las autoridades que atiendan el siniestro, es necesario con estas personas:

   

Identificarlas plenamente con su documento de identidad.

 

Ubicar y trasladar las autoridades más cercanas al lugar.



Estos documentos deben ser los siguientes:

Tomar sus datos sobre lugar y dirección de residencia. Tomar sus datos de números telefónicos y lugar de trabajo. Ayudarles a ordenar y redactar sus ideas con el fin de que su declaración no genere inconsistencias o dudas. Diligenciar los documentos de ley que se requieran para realizar las reclamaciones ante las compañías aseguradoras y así poder informar a los clientes comprometidos y responder ante cualquier acción de responsabilidad civil o administrativa en nuestra contra.

1. Croquis o informe del accidente, diligenciado por las autoridades habilitadas para tal fin, verificando que en la casilla de causa probable de los hechos, quede constancia de nuestra exoneración o responsabilidad en la ocurrencia de los hechos. 2. Versión libre y espontánea del conductor haciendo un relato detallado y resumido de los hechos y haciendo mención de los testigos del evento. 3. Versión libre y espontánea de cada uno de los testigos del accidente. 4. Inspección ocular del sitio del accidente, estado de los vehículos y mercancías, en la cual la autoridad que la expide indique claramente que el evento fue causado por un hecho extraño ajeno a nuestro control.  Solicitar el equipo y personal necesario para adelantar el salvamento de los productos, vehículos y bienes afectados por el accidente, teniendo en cuenta los siguientes parámetros:  Definir si el vehículo y sus conjuntos pueden continuar el viaje.  Definir el número y capacidad de las grúas para efectuar un salvamento.  Número de personas requeridas para efectuar el trasbordo.  Equipo especial de protección para mercancías químicas nocivas al hombre y al ecosistema.  Elementos y herramientas para facilitar el salvamento. 78

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 Con las herramientas y medios dispuestos, iniciar el salvamento en las condiciones de modo y tiempo más favorables a la operación en general.  Informar permanentemente al Coordinador del Departamento de Tráfico, sobre la evolución del salvamento.  Después realizado el salvamento verifica:  Que en el sitio del siniestro no se quede debiendo dinero por concepto alguno.  Que todo daño ocasionado a propiedades privadas o del estado quede arreglado o contratado su arreglo.  El vehículo que continúe con el salvamento, deberá ser acompañado o escoltado hasta su destino final y efectuara los reportes radiales y en los puestos de control, hasta su destino final. Para efectos de la determinación de los costos administrativos, la persona que atendió el accidente elaborará la relación completa de gastos y con los soportes contables la pasa a las siguientes personas para su aprobación:

 

Director Administrativo. Contador.

23.5 GERENTE OPERATIVO (Gerente de Proyecto) Controla todos los problemas ocurridos en carretera o durante el proceso de realización de la operación transportadora, y como parte de sus funciones es la encargada de recuperar los dineros que por conceptos de siniestros, salvamentos, daños, averías y o faltantes de mercancías se generen. A continuación se relacionan algunas de las principales responsabilidades durante la atención de un siniestro, así:



Tomar permanente contacto con el cliente a fin de investigar si existen algunas condiciones especiales de manejo de la mercancía durante el proceso de salvamento y así evitar un daño mayor a la mercancía, accidentes de personal, daños al ecosistema y otras consecuencias no previstas.



Verificar que la contratación del equipo especial para realizar el salvamento, se realice dentro de los parámetros acordados en cuanto a calidad, cantidad, precio y oportunidad. 79

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

Antes de la entrega de la mercancía y después de su salvamento adelantará las acciones finales de limpieza, acomodamiento, arreglos de empaque, mejora de la presentación y todo detalle necesario para que la reacción del cliente ante la entrega del producto siniestrado sea la mejor.



Verificar que a la entrega del salvamento al cliente, se cuente con un inventario detallado de la cantidad y estado de la mercancía y que un funcionario con instrucciones claras, precisas y concisas haga entrega de la mercancía y presencie el inventario final.



En caso de que por la severidad del siniestro los daños de la mercancía sean mayores y se produzca un rechazo total por parte del cliente, adelantará las acciones tendientes a una buena comercialización del salvamento final.

24. VEHÍCULOS VARADOS

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24.1 PLAN GENERAL DE ACCIÓN Cuando un vehículo es reportado como varado, el Director de la emergencia será la persona responsable de asumirlo bajo su control y adelantar una labor de orientación, agilización de medios y comunicación permanente hasta lograr que el vehículo se desvare en el menor tiempo posible y así no interferir con la normal operación transportista, sin causar molestias al cliente, conductor, propietario y al sistema de control en general. 24.2 REGISTRO DE DESVIACION. Para lograr el anterior objetivo el Coordinador de Tráfico sigue los siguientes pasos:



Recibe la información sobre la varada del vehículo en una forma muy completa, exacta y oportuna, relacionando los datos de las personas y teléfonos contacto, para adelantar las acciones de desvare.



Ingresa la novedad en el sistema donde hace claridad de los siguientes datos:

         

Fecha Despacho. Número De planilla. Si es Transito Aduanero. Ruta (origen - destino). Mercancía / clientes. Placas del vehículo. Conductor. Propietario. Causa de la varada. Lugar de la varada

Esta información debe ser comunicada en forma inmediata a: Director Comercial, Gerente Administrativo y Ejecutiva de Cuenta

24.3 TOMA DE DECISIONES 81

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Para determinar las acciones a seguir, el Director de la emergencia recopila la siguiente información:



El Gerente de Proyectos, suministra información sobre el tipo de mercancías, y la urgencia del cliente; características físicas del producto, tipo de vehículo en que viene el producto.



Si la mercancía esta denominada o declarada como declaración de transito Aduanero y en caso afirmativo cual es su vencimiento.



El coordinador de Tráfico informa al Coordinador de Proyecto, la clase de varada y condiciones generales en que se encuentra el producto y el vehículo y tiempo aproximado de reparación del vehículo.

Con la anterior información el coordinador de tráfico, el gerente de proyecto, el coordinador junto con el Coordinador de Salud Ocupacional y determinan las siguientes acciones:



Si hay necesidad inmediata de iniciar una operación de enganche del producto.



Si hay la necesidad de realizar una operación de trasbordo total o parcial del producto. Si se puede dar un tiempo prudencial para que se desvare el vehículo.



Logística informa la disponibilidad de recursos para las posibilidades de enganche o el trasbordo y el costo de los mismos, frente al saldo del flete.



El Asesor Jurídico analiza toda la información y alternativas de acción propuestas y determina las acciones de ley que se deben seguir en cada



Caso, especialmente cuando se trata de una declaración de tránsito aduanero.



En caso de trasbordo, el Coordinador de Tráfico ordena el desplazamiento del Monitor de Flota en los casos en que se requiera como testigo y asesor de la operación para evitar así daños a las mercancías y accidentes por mala realización de la maniobra.

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PLAN DE CONTINGENCIAS

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DESVARE EXITOSO

Si el vehículo continuo la marcha después de realizar las acciones para desvararse, se debe tener en cuenta:



Informar a los interesados sobre el desvare del vehículo y su tiempo estimado para llegar al destino final.



Se debe retirar del sistema como varado y acumular esta información para la estadística correspondiente.



Informar a posventas los gastos adicionales generados para su cobro o recuperación.



Entregar el vehículo como desvarado al controlador de ruta para que este continúe con el control hasta que finalice el viaje.

24.5 OPERACIONES DE TRASVASADO Y MANIOBRA DE ENGANCHE Si se ha determinado la necesidad de realizar una operación de enganche o si el cliente lo permite o de trasbordo total o parcial de una mercancía como consecuencia de una varada, el Proveedor , debe tener en cuenta factores relevantes en cada uno de los pasos del proceso operativo y ciclo productivo para la realización de enganches y transbordos, es de anotar que existe una obligatoriedad en el cumplimiento de cada aspecto, y cada uno de ellos esta sujeto a verificación de seguridad preventiva y sistemas de auditoria de la organización, por lo cual debe cumplir con los parámetros y estándares relacionados con: ( selección del conductor y selección del vehículo) 24.6 CARGUE DEL VEHÍCULO POR TRASVASADO O ENGANCHE La operación de cargue del vehículo, o en general la realización de la maniobra de enganches o transbordos con productos de cualquier clase se realiza según las condiciones del generador o propietario de las mercancías y de las circunstancias de modo, tiempo y lugar según el escenario donde se desarrolla la operación, teniendo en cuenta: 1. 2. 3. 4.

Ubicación del trailer a enganchar. Estado del sistema de suspensión del trailer. Capacidad de carga en peso y volumen del trailer. Estado topográfico del sector. 83

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5. Inclinación lateral y longitudinal del trailer Con estos datos se determina la fecha y hora de la maniobra de enganche u operación de trasbordo. La operación a realizar debe caracterizarse por unas excelentes condiciones de seguridad física y técnica con el fin de evitar accidentes, por lo cual debemos tener en cuenta lo siguiente:



Si la maniobra se considera de riesgo, se debe enviar una persona que dirija y garantice la seguridad en la operación.



En caso que las patas del trailer no garanticen seguridad por el peso o la posición del trailer, se debe suministrar el apoyo de una o dos grúas.



Se debe contar con elementos básicos para este trabajo, como Polines, Manguera de aire, cuñas, juegos de herramientas, gato hidráulico de 30 toneladas.



Para operaciones de trasbordo se debe verificar el inventario del producto durante el proceso.

 

Garantizar vigilancia para evitar el hurto. Colocar Sellos de seguridad al vehículo cuando se termine la operación.

El paso siguiente después de realizada la operación o maniobra de enganche de un vehículo, consiste en legalizar administrativa y legalmente el evento, mediante los siguientes pasos: 1. Elaboración del acta de trasbordo, firmada por el Coordinador del área de tráfico. 2. Realización de un acta en inspección de policía o cualquier otra autoridad, en caso de que el cargamento sea una declaración de transito aduanero. 3. La persona que supervisó la operación puede hacer una nota en el manifiesto de carga sobre la realización del enganche o trasbordo. 4. La documentación a tener en cuenta en caso de que la mercancía engancha o trasbordada sea esta relacionada así: -

Nombre del producto. Cantidad en peso. Tipo de embalaje Destino. 84

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-

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Nombre y cédula del conductor. Placa, marca y modelo del vehículo. Vendedor. Comprador o importador. Planilla del Ministerio de Transporte para sustancias debidamente sellada y diligenciada. (tan pronto se reglamente esta)

24.7 CIRCULACIÓN, TRÁFICO O DESPLAZAMIENTO DEL VEHÍCULO Durante la etapa de reinicio de la marcha o desplazamiento el vehículo esta permanentemente monitoreado por una sección que cumpla las funciones de seguimiento 24.8 ENTREGA DEL PRODUCTO EN EL DESTINO FINAL El conductor cuando hace entrega de las mercancías en su destino final debe tener en cuenta los pasos que a continuación se enuncian:



En los casos de enganche y trasbordo de mercancías o en caso de que la mercancía haya sido manipulada durante el viaje, se enviará una persona como representante de la empresa a verificar el descargue del vehículo.

   

Se debe escoger correctamente el personal



En caso de presentarse rechazos, devoluciones o inconformidad alguna se solicitará la presencia de un representante de la compañía.



Inmediatamente después de la entrega de la mercancía a un cliente se debe informar al departamento de tráfico.



En caso de que al finalizar el día no se logra la entrega total de la mercancía de los clientes, se debe guardar el vehículo,

El vehículo debe llegar directamente a las instalaciones del cliente. Hacer entrega total y sin novedad de la mercancía. Como señal de la recepción a satisfacción de la mercancía exigir la firma y sello del cliente en los cumplidos o remesa terrestre de transporte.

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debidamente asegurado en un parqueadero que cumpla todos los requerimientos de seguridad.



Cuando el vehículo que enganchó o trasbordó cumple con el recorrido y hace entrega de los productos, es necesario: 1. Apertura del Lío en caso de que los gastos superen el valor del saldo del flete. 2. Recibir las relaciones de gastos del personal que se haya desplazado al lugar del evento. 3. Adelantar los esfuerzos necesarios para recuperar los dineros prestados al propietario o al conductor. 25. VEHÍCULOS HURTADOS

El hurto de vehículos es uno de los eventos de mayor severidad durante el desarrollo de las operaciones de transporte en carretera, razón por la que SERVITRANSA S.A., ha desarrollado el presente plan: 25.1

HURTO DE VEHÍCULOS EN CARRETERA

Cuando un vehículo es hurtado, se adelanta un plan de acción, en el cual no se cuenta con los mismos factores y herramientas debido a la diversidad de condiciones y circunstancias de modo, tiempo y lugar, pero en general se siguen unos parámetros con el fin de afrontar la novedad ocurrida así: 25.1.1 SITUACION: Debido al crecimiento de las acciones de piratería terrestre a lo largo y ancho de la malla vial Nacional, así como el gran número de agentes causantes de estos hechos y a que SERVITRANSA S.A., se puede ver seriamente afectada por el fenómeno en mención, se crea y se desarrolla el presente plan. 25.1.2 MISION SERVITRANSA S.A. mediante la utilización de todo su personal entrenado y medios disponibles, localiza en el menor tiempo posible cualquier vehículo propio, afiliado o a su servicio y la carga que haya sido 86

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reportado como perdido y/o asaltado en cualquier parte de la malla vial nacional. 25.1.3 EJECUCION Una vez se reporte un vehículo como perdido, se precederá así: El Coordinador de Tráfico informa al Gerente Operativo y se activa el plan de búsqueda de inmediato. En horas de la noche, dominicales o festivas el Coordinador de tráfico que reporte el carro como perdido, localiza telefónicamente el personal participante. El Gerente de Proyecto, se desplaza a la oficina de la compañía.



El Coordinador de tráfico, coordinador de Proyecto, inician llamadas telefónicas a las autoridades y otros elementos de apoyo del sector donde fue hurtado el vehículo así:

          

Policía.



En caso de que se encuentren en el área los inspectores viales, uno de estos se desplazará a reforzar el sector por donde fue visto por última vez el vehículo desaparecido; el segundo hará una ronda por los sectores cercanos y centros a donde posiblemente sea llevado el vehículo hurtado.

Retenes de salidas del área donde ocurrió el hecho. Grupo de ANSI piratería Terrestre del sector. Empresas de Taxi con radioteléfono. Tránsito. Emisoras en frecuencia AM. DAS DIJIN y SIJIN. Bases o instalaciones de las Fuerzas Armadas. Compañías de Vigilancia con frecuencias de Radioteléfono. Informar y solicitar colaboración en sitios como: Peajes, estaderos, parqueaderos, lavaderos, talleres, monta llantas, hospedajes y en general todo sitio frecuentado por personal de conductores o usuarios de la vía.

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

El coordinador de trafico se desplazará en forma inmediata a dirigir personalmente la búsqueda teniendo en cuenta las siguientes responsabilidades, así:



Organizar a todas las personas que se encuentren realizando la búsqueda.



Acompañar al conductor a que instaure la denuncia de acuerdo a las normas de ley vigentes y pida las copias necesarias para ser repartidas a las autoridades que puedan apoyar en la búsqueda.

 

Solicitar apoyo a las autoridades del sector.



Buscar medios información.



Coordinar y estar presente en las operaciones policiales realizadas con el fin de recuperar las mercancías y vehículos.



Brindar a las autoridades los apoyos que sean necesarios para lograr el objetivo propuesto.



La persona encargada de seguridad adelantará los contactos comerciales con el fin de obtener la información sobre el producto que a continuación se relaciona, así:

Colocar avisos radiales y clasificados en medios de difusión del sector.

-

o

personas

que

estén

prestos

a

brindar

características del producto. Utilización final del producto. Posibles compradores (gremios, núcleos, reducidores). Características y cuidados en su manipulación. Ficha técnica y hoja de seguridad. El Gerente Operativo tomará contacto con otras empresas de transporte que tengan un buen esquema de seguridad en pos de adelantar un esfuerzo de búsqueda continuo y como parte de una alianza estratégica entre empresas.

Existe la necesidad de informar a una serie de autoridades a las que usualmente no son tenidas en cuenta, pero que en oportunidades son las que reciben informes de inteligencia y no utilizan esa información, es el caso de: -

Fiscalías y sus unidades de reacción inmediatas

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-

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Bases del Ejército y sus comandos de Batallón o unidades tácticas, así como sus respectivas secciones de inteligencia S-2. Direcciones de circulación y transito u oficinas regionales de tránsito. Oficinas regionales de la DIAN y Policía fiscal aduanera. Centros operativos aéreos de la FAC, Policía, policía de carreteras o Ejército. Empresas de fumigación. Empresas de helicópteros. Aeropuertos del sector.

25.2 PASOS A SEGUIR



Difundir el presente plan para que todo el personal enmarcado dentro de su alcance se entere de sus pasos y formas de operar.



Propiciar la reunión de cada Director con sus Coordinadores a fin de trazar políticas de reconocimiento.



Documentar el directorio especializado con los datos telefónicos y nombres de las personas contactos a las cuales se pueda llamar en caso de futuras situaciones similares.



La continuidad y duración del plan de búsqueda de un vehículo se dan de acuerdo con:

   

Hallazgo del vehículo y las mercancías hurtadas. Hallazgo del vehículo sin las mercancías hurtadas. Existencia de indicios claros sobre su ubicación. Recuperación total o parcial de las mercancías.

El Gerente Operativo tiene a su cargo responsabilidades pertinentes así:

 

Dar el visto bueno a la denuncia instaurada por el conductor.



Solicitar a la fiscalía la devolución del vehículo y o mercancías recuperadas.

Informar a la compañía de seguros sobre la ocurrencia del siniestro.

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

Coordinar con la gerencia, la acción legal como parte civil en contra de los detenidos resultantes de las acciones judiciales pro recuperación de mercancías y vehículo



Realizar la circular interna para reportar en el sistema al conductor y vehículo y enviar copias a Colfecar y Defencarga.



El Departamento de Contabilidad, recibirá las relaciones de gastos, resultantes de la búsqueda y recuperación del producto y vehículo, documentos con los cuales genera el proceso correspondiente y siguiendo las políticas administrativas de la organización los carga un gasto operacional o a una deuda en especial.

ANEXOS: -

Tabla de tiempos y distancias en rutas. ubicación de los Centros de Información Vehicular. Rutas nacionales e internacionales cubiertas por SERVITRANSA S.A. Directorio de Emergencias. Parqueaderos autorizados por SERVITRANSA S.A. Fichas Técnicas de los productos transportados.

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26. GLOSARIO Accidente Con base en la NTC OHSAS 18001 En el punto 3.1 se define como accidente a un evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesión, daño u otra pérdida. Incidente Evento que genero un accidente o que tuvo el potencial para llegar a ser un accidente. Emergencia Es cualquier evento no planeado que puede causar lesiones considerables o muertes a los empleados, clientes o público; o que puede dejar cesante un negocio, interrumpir las operaciones, causar daño a la propiedad, equipos o al medio ambiente, o amenazar la estabilidad financiera o la imagen pública y sobrepasa la capacidad de respuesta de las personas y organizaciones. Se clasifican según su origen en: 91

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 Natural: Son todas aquellas producidas en forma directa o indirecta por fenómenos naturales, entre otras: Sismos, inundaciones, huracanes, maremotos, tormentas, incendios forestales, etc.  Tecnológica: Son todas aquellas inherentes a los procesos, equipos, materias primas e insumos, desarrollados y utilizados por las empresas, de acuerdo con su actividad económica, entre otras tenemos: Incendios, explosiones, derrames, intoxicaciones, vertimientos, etc.  Social: Son todas aquellas emergencias producidas por desórdenes de tipo social, como por ejemplo: Amenazas, atentados, robos, secuestros, entre otros.  Antrópico: Generados por actitudes o acciones humanas.

Plan de Emergencia Es aquel en el cual se definen las políticas, la organización y los métodos que indican la manera de enfrentar una situación de emergencia o desastre, tanto en lo general como en lo particular Contingencia Es un hecho o evento que tiene carácter de contingente, es decir, que puede suceder o no. Para tal efecto que se diese la posible ocurrencia o inminencia de un evento particular desastroso que afectaría un escenario geográfico definido. Plan de Contingencia Es un componente del plan de emergencia que contiene los procedimientos específicos pre-establecidos de coordinación, alerta, movilización y respuesta ante la ocurrencia o inminencia de un evento particular, relacionados con el manejo y transporte de productos con el fin de mitigar las consecuencias, evitar acciones inapropiadas y reducir los riesgos de empeoramiento de la situación, así como para regresar a

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la normalidad con el mínimo de consecuencias negativas para la población y el medio ambiente. Desecho Peligroso Es aquel que en función de sus características corrosivas, reactivas, explosivas, toxicas, inflamables, infecciosas, o radioactivas puede causar riesgo para la salud humana y/o deteriorar el ambiente, también son aquellos que sin serlo en su forma original se transforman por procesos naturales en residuos o desechos peligrosos. Así mismo se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos. Tarjeta de Emergencia Documento que contiene información básica sobre la identificación del material peligroso y datos del fabricante, identificación de peligros, protección personal y control de exposición, medidas de primeros auxilios, medidas para extinción de incendios, medidas para vertido accidental, estabilidad y reactividad e información sobre el transporte, que se elabora dé acuerdo con lo estipulado en la Norma Técnica Colombiana NTC 4532 Hoja de Seguridad Documento que describe los riesgos de un material peligroso y suministra información sobre como se puede manipular, usar y almacenar el material con seguridad, que se elabora con lo estipulado en la Norma Técnica Colombiana NTC 4435.

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