Peti Serpost

SERPOST S.A. - El correo del Perú

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO FACULTAD DE INGENIERIA DE INDUSTRAL Y DE SISTEMAS ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS

PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN (PETI) SERPOST S.A.  –  El  El correo del Perú CURSO

:

ADMINISTRACION DE CENTROS DE INFORMACIÓN

CATEDRATICO

:

VILCHEZ INGA, CESAR

ALUMNO

:

VEGA TRUJILLO, STEWART ANTHONNY

CODIGO

:

1225220602

2016

0

SERPOST S.A. - El correo del Perú

Contenido INTRODUCCIÓN   ..............................................................................................................................

3

I.

4

SITUACIÓN ACTUAL   ............................................................................................................. 1.1.

SERPOST S.A.   .................................................................................................................

1.1.1.

Misión y Visión   ........................................................................................................

4

1.1.2.

Valores   ......................................................................................................................

4

1.1.3.

Objetivó   .....................................................................................................................

5

1.1.4.

Organización ............................................................................................................

6

FODA  .................................................................................................................................

7

1.2.

1.2.1.

 Análi  An áli sis si s Inter In terno no   .......................................................................................................

1.2.2.

 Análi  An áli sis si s Exter Ex terno no ................. ................. .................. ................. .................. ............... 7

1.3. II.

4

7

Infraestru ctur a IS / IT  .....................................................................................................

8

PROCESO ESTRATÉGICO DE SISTEMAS  ..................................................................... 11 2.1.

Definición de Metas   .....................................................................................................

11

2.2.

Definic Definic ión de Problemas Problemas   ............................................................................................

12

2.3.

Unidades Organizacionales   ....................................................................................... 12

2.4.

Matriz de Problemas vs Metas Metas   .................................................................................. 13

2.5.

Matriz de Metas Metas vs. Unid ades Organizacionales   ................................................. 14

2.6.

Matriz de Problemas vs. Unidades Organizacion ales  ........................................ 14

2.7.

Visión Estratégica de Sistemas   ................................................................................ 15

2.8.

Matriz Matriz d el Impacto Tecnológico   ...............................................................................

2.9.

Unidades Organizacionales y Procesos   ................................................................ 17

16

2.10.

Matriz de Procesos vs. Unidades Organizacionales  ....................................... 18

2.11.

Matriz de Datos Datos vs. Unidades Organi zacionales   ............................................. 18

2.12.

Matriz de Proc Proc esos vs. Datos  ................................................................................ 19

III.

PLAN DE DESARROLLO DE SISTEMAS   .................................................................... 19

3.1.

Objetivo   ...........................................................................................................................

19

3.2.

Programación  ................................................................................................................

19

3.2.1.

META 1  ....................................................................................................................

19

3.2.2.

META 2  ....................................................................................................................

20

1

SERPOST S.A. - El correo del Perú

3.2.3.

META 3  ....................................................................................................................

20

3.2.4.

META 4  ....................................................................................................................

21

2

SERPOST S.A. - El correo del Perú

INTRODUCCIÓN En el siguiente trabajo presentamos el Plan Estratégico de Tecnología de la Investigación de la empresa SERPOST S.A. la cual brinda servicios postales a nivel nacional e internacional. El presente trabajo muestra el perfil de la empresa, el estudio tanto externo como interno de organización, la matriz y el análisis FODA. Así como la generación de los objetivos estratégicos y específicos los cuales van estrechamente relacionados con las estrategias, tácticas y acciones para lograr los resultados esperados. Esta planificación busca asegurar además de la competitividad de la organización, la rentabilidad y el éxito de la empresa. Siendo una herramienta muy útil que ayude a conseguir los objetivos estratégicos, se describe la visión y los objetivos del negocio como también la estrategia y las tácticas que se utilizaran para alcanzar dichos objetivos. En los siguientes capítulos desarrollaremos toda la metodología de dicho planeamiento estratégico de la empresa de servicios postales SERPOST S.A.

3

SERPOST S.A. - El correo del Perú

I.

SITUACIÓN ACTUAL

1.1. SERPOST S.A. Servicios Postales del Perú S.A.  –  SERPOST S.A. es una persona jurídica de derecho privado organizada de acuerdo a la Ley de Actividad Empresarial del Estado y a la Ley General de Sociedades, cuya actividad principal es la prestación de los servicios postales en todas sus modalidades con ámbito de acción a nivel nacional e internacional. El Decreto Legislativo N° 685 otorga a SERPOST S.A. la concesión del servicio postal, sin exclusividad, obligando a prestar el servicio en todo el país, con carácter de administración postal del Estado, para el cumplimiento de los acuerdos y convenios internacionales. Inició sus operaciones el 22 de noviembre de 1994. Su política postal está sujeta a los lineamientos establecidos por el Sector Transportes y Comunicaciones. Los recursos propios que genera SERPOST S.A. financian totalmente su operación, sin subsidios, ni subvenciones por parte del Estado. Como Empresa integrante de la actividad Empresarial del Estado, se rige por la normatividad que emana del Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado - FONAFE. SERPOST S.A. transfiere las utilidades generadas en el ejercicio presupuestal a FONAFE, por ser la entidad representante del Estado que ejerce la titularidad de la totalidad de las acciones de la Empresa.

1.1.1. Misió n y Visión Misión “Garantizar a nuestros clientes un servicio postal oportuno y de calidad, fortalecer la integración social y contribuir al desarrollo del país”.

Visión “Ser reconocida como la empresa líder en el servicio postal del Perú y en Latinoamérica”.

1.1.2. Valores El personal de SERPOST S.A. debe actuar de acuerdo a los siguientes principios: 

Respeto:

Adecuar la conducta hacia el respeto a la Constitución Política del Perú, las Leyes y la normatividad interna de la Empresa.

4

SERPOST S.A. - El correo del Perú



Probidad:

Actuar con rectitud, honradez y honestidad, procurando satisfacer el interés general y desechando todo provecho o ventaja personal, obtenido por sí o por otra persona. Profesar y practicar un claro rechazo a la corrupción y cumplir cabalmente con las normas vigentes. 

Eficiencia:

Demostrar calidad en cada una de las funciones asignadas, buscando el mejor resultado. 

Idoneidad:

Poseer aptitud moral, profesional y técnica, esto es, contar con una formación sólida acorde con la realidad en que se desempeña. 

Veracidad:

Expresarse con autenticidad en las relaciones funcionales con todos los miembros de la empresa y con terceros. 

Lealtad y Obediencia:

Actuar con fidelidad en la Empresa y solidaridad con los miembros de trabajo, cumpliendo las indicaciones del superior jerárquico competente, en la medida que reúnan las formalidades del caso y tengan por objeto la realización de actos de servicio que se vinculen con las funciones a su cargo y en función a los logros de la empresa. 

Justi cia y Equidad:

Contar con permanente disposición para el cumplimiento de las funciones asignadas, respetando el trabajo de los demás, y manteniendo un trato igualitario y respetuoso con el personal de la Empresa y con terceros.

1.1.3. Objetivó El objetivo de la empresa SERPOST S.A. es brindar servicios postales sociales y rentables con calidad, en todo el territorio nacional y a nivel internacional, generando ingresos al Estado y oportunidades de trabajo, cumpliendo con los convenios internacionales.

5

SERPOST S.A. - El correo del Perú

1.1.4. Organización ORGANIGRAMA DE SERPOST S.A.

6

SERPOST S.A. - El correo del Perú

1.2. FODA El Diagnóstico Situacional de Servicios Postales del Perú  – SERPOST S.A., ha permitido identificar y evaluar los factores positivos y negativos en los aspectos interno (fortalezas y debilidades) y externo (oportunidades y amenazas), a fin de formular las estrategias necesarias para alcanzar la visión y misión, principios que deben guiar la acción de la Empresa.

1.2.1. Anális is Interno Fortalezas:    

Amplia Cobertura de puntos de atención a nivel nacional e internacional. Operador Público del Estado para el cumplimiento de convenios internacionales. Únicos emisores de sellos postales. Exclusividad en el sistema simplificado para Exporta Fácil.

SERPOST S.A. - El correo del Perú

1.2. FODA El Diagnóstico Situacional de Servicios Postales del Perú  – SERPOST S.A., ha permitido identificar y evaluar los factores positivos y negativos en los aspectos interno (fortalezas y debilidades) y externo (oportunidades y amenazas), a fin de formular las estrategias necesarias para alcanzar la visión y misión, principios que deben guiar la acción de la Empresa.

1.2.1. Anális is Interno Fortalezas:    

Amplia Cobertura de puntos de atención a nivel nacional e internacional. Operador Público del Estado para el cumplimiento de convenios internacionales. Únicos emisores de sellos postales. Exclusividad en el sistema simplificado para Exporta Fácil.

Debilidades:    

        

Falta de Recursos Humanos. No se cuenta con una remuneración variable. Inadecuada Categorización. Retraso en la facturación y débil Sistema de cobranza a grandes clientes empresariales. Procesos Operativos Ineficientes y no automatizados. Maquinarias y equipos antiguos. Sistemas Informáticos no generan Reportes de Gestión. Inadecuada atención al cliente. El encaminamiento no s e encuentra optimizado. No se cuenta con una plataforma virtual de Comercio Electrónico. No se cuenta con el Área de Calidad y de un programa de calidad y mejora continua. No existe un diseño que permita la seguridad y comunicación de los trabajadores. Demora en los procesos de adquisición.

1.2.2. Anális is Externo Oportunidades: 





Desarrollo de nuevos negocios y/o servicios que aprovechen los recursos y capacidad de la empresa. Alianzas estratégicas con empresas que desarrollan servicios complementarios a la actividad postal. La filatelia como desarrollo de la cultura postal.

7

SERPOST S.A. - El correo del Perú

 



Desarrollo de tecnologías que permiten mejorar la calidad del Servicio Postal. Desarrollo de los servicios postales online. Crecimiento del mercado de giros postales con otros países.

 Amenazas: 

  

Alto nivel de competencia a través de empresas postales privadas con uso intensivo de tecnología de la información, empresas de transporte e integradores logísticos. Evolución tecnológica. Dependencia del transporte aéreo. Dependencia de la SUNAT en el servicio de paquetería.

1.3. Infraestructur a IS / IT La incorporación del país a la globalización de mercados, ha permitido que las empresas peruanas tengan acceso a los cambios tecnológicos que se promueven en el mundo empresarial e industrial. SERPOST S.A. no se encuentra ajena a las opciones tecnológicas que ofrece el entorno, tales como el sistema de comunicación electrónica, equipos de seguimiento geo referencial, etc. En la actualidad las ventajas estratégicas de la tecnología de información para el desarrollo del negocio postal son cada vez mayores por lo que continuaremos desarrollando soluciones para mejorar la administración de la información que es generada en la Empresa. La plana gerencial, así como los demás niveles de la Empresa, no cuentan con un Sistema de Información Gerencial que les proporcione información oportuna y relevante que permita conocer en tiempo real el desempeño de las actividades en su totalidad. Es imprescindible contar con un Sistema de Información que proporcione apoyo en el proceso de toma de decisiones; este proceso se realiza con frecuencia en el mundo de los negocios y se presenta en todos los niveles de la organización, desde auxiliares, hasta los niveles Gerenciales de la Empresa. Las decisiones a tomar deben ser de tres tipos: Planeación Estratégica, Control Administrativo y Control Operacional. Debiendo desarrollarse primero las bases de la infraestructura requerida. En el nivel operativo las necesidades de información se trasladan a los procesos postales, requiriéndose la integración de los sistemas de información postal. La Empresa cuenta con el Sistema Operativo Postal (SOP), el cual permite registrar los reclamos EMS y monitorear el seguimiento de los envíos a través de la Post*Net, así como la obtención de reportes estadísticos por países, tipo de envío, status del reclamo, etc. SERPOST, ofrece a los exportadores peruanos el servicio Exporta Fácil, que le permite exportar sus productos de manera segura, sencilla y rápida, reduciendo trámites burocráticos, así como elevados costos logísticos y de transporte. Con Exporta Fácil de SERPOST, se puede exportar mercaderías con un valor de hasta

8

SERPOST S.A. - El correo del Perú

US$ 2,000 y hasta 30 kilos por paquete, pudiendo el empresario realizar todos los envíos que le sean necesarios para concretar su venta en el exterior. En el mes de enero del año 2013 se inició la implementación del Modelo de Gestión Corporativo Administrativo - ERP proyecto que tiene como objetivo mejorar las aplicaciones administrativas y financieras de la empresa. El parque informático de SERPOST S.A. a nivel nacional, al mes de mayo 2013, está compuesto de la siguiente manera:

PLATAFORMA BASE Todas las PC de la Empresa Serpost S.A. usan el Sistema Operativo Windows 98. Cuentan con un servidor Windows 2000 Server y una Base de Datos Microsoft SQL 7.0, lo que indica la existencia de un ambiente de 3 capas, Cliente  –  Servidor de Aplicaciones y Base de Datos. REDES Y CONECTIVDAD La Empresa Serpost S.A. cuenta con una implementación del cableado estructurado, y así mismo está la intranet de la empresa, que se implementó en el año 1999. Las comunicaciones entre el centro de cómputo y sus 181 puntos de venta propios de la Empresa se viene realizando mediante la red, la que se ha ido perfeccionando y ampliando de acuerdo al crecimiento de sus operaciones. LICENCIAS DE SOFTWARE La Empresa Serpost S.A cuenta con las licencias de software respectivas. SERVICIOS DE COMUNICACIONES Serpost tiene trazado terminar de desarrollar la página web de la empresa, lo que permitirá acceder a la información que se brinda a través del "call center". Asimismo, se espera que dicha página permita canalizar las importaciones que se realicen a través del comercio electrónico y fomentar la exportación.

9

SERPOST S.A. - El correo del Perú

SERVICIOS CORPORATIVOS La Empresa Serpost S.A cuenta con un software que le permite elaborar mejor la gestión Operativa y administrativa de la Empresa es decir posee un software especializado en operaciones postales. ENTORNO DE DESARROLLO Serpost cuenta con un “call center” a través del cual se brinda información sobre

tarifas, tiempos de entrega, localización de envíos a nivel nacional e internacional - para aquellos envíos que poseen un código de seguimiento- y otros aspectos del servicio. INTERFACE DE USUARIO Serpost está evaluando la posibilidad de adquirir PDTs (Terminal de datos portátil) como herramienta de cargo electrónico e implementar el sistema de digitalización de cargos de entrega, lo que permitirá a sus clientes reducir su espacio de almacenamiento, procesamiento de la información y gastos administrativos. GESTIÓN Y SOPORTE La Empresa Serpost S.A. cuenta con un departamento de Recursos Humanos el cual es el encargado de la Gestión y Soporte del Inventario tecnológico. SERVICIO DE APLICACIONES Serpost consideró que, para la mejor atención de los clientes con grandes volúmenes de envíos, era necesario adoptar un sistema de control de los cargos. Para tal efecto, adquirió una impresora láser de alta velocidad capaz de imprimir cargos con código de barras y equipó sus computadoras de la intranet de operaciones con lectores ópticos. Adicionalmente, este sistema permite supervisar al personal que participa en el proceso de distribución de la correspondencia.

10

SERPOST S.A. - El correo del Perú

MODELO DE DATOS

II. 2.1.

PROCESO ESTRATÉGICO DE SISTEMAS

Definición de Metas

M1. Obtención del diagnóstico situacional y la aprobación del Proceso de Planeamiento Estratégico de la Sub-Gerencia de Desarrollo Empresarial y el de Tecnología de la Información. M2. Definir políticas de presupuesto y fondos fijos por cada centro de responsabilidad. M3. Formular y desarrollar el Plan Operativo por centro de responsabilidad. M4. Desarrollar y supervisar la normatividad interna. M5.  Solicitar a la Sub-Gerencia de desarrollo Empresarial la proposición de nuevos negocios. M6. Evaluación de los equipos y redes para determinar nuevos requerimientos. M7. Organizar las Alianzas Estratégicas, así como la cooperación técnica. M8. Aprobar el proceso, desarrollo e implementación de instrumentos técnicos del servicio postal. M9. Mantenimiento de personal altamente calificado.

11

SERPOST S.A. - El correo del Perú

M10. Proposición, planificación y puesta en marcha de nuevos negocios. M11. Reducir al mínimo el número de reclamos.

2.2.

Definició n de Problemas

P1. Falta de un Plan Estratégico de Marketing. P2. Restricción Presupuestal. P3. Falta de un adecuado control y supervisión. P4. Falta de una explotación adecuada de las tecnologías informáticas. P5. No optimización de los procesos postales. P6. Necesidad de la creación de un sistema de costos. P7. Necesidad de interconexión entre las diferentes sucursales. P8. Falta de sistemas de información que apoyen las tomas de decisiones de la alta gerencia.

2.3.

Unidades Organizacionales

UO1. Directori o 

Planeamiento Estratégico.

UO2. Gerencia general 

Supervisión y ejecución de los planes estratégicos.

UO3. Desarrollo corporativo 

Desarrollo empresarial: gestión y presupuesto, estudios económicos, asuntos internacionales.



Tecnologías de la información: organización y procesos.

UO4. Admini stración de recursos 

Finanzas, contabilidad, presupuestos.



Logística: abastecimiento y servicios en general.



Control del patrimonio y seguro.

12

SERPOST S.A. - El correo del Perú



Recursos humanos: administración del personal y capacitación.

UO5. Comerci al 

Marketing: publicidad.



Ventas: planeamiento y control de ventas.

UO6. Postal 

2.4.

Supervisión de operaciones postales, distribución, operaciones aduaneras.

Matriz de Prob lemas vs Metas

13

SERPOST S.A. - El correo del Perú

2.5.

Matriz de Metas vs. Unidades Organizacionales

2.6.

Matriz de Problemas vs. Unidades Organizacionales

14

SERPOST S.A. - El correo del Perú

2.7.

Visión Estratégica de Sistemas

DIFERENCIACION. D1. Incentivar la colección de estampillas. D2. Brindar descuentos para los clientes asiduos. D3. Fortalecer al personal con bonificaciones por su excelente labor. D4. Incrementar el nivel de percepción de la confiabilidad de servicios ofrecidos. D5. Elevar el valor y la satisfacción del cliente. INNOVACION. I1. Automatización de las oficinas de despacho. I2. Mejoramiento de los procesos a través de Sistemas Expertos o uso de PLC. I3. Implementación de métodos innovadores para la comunicación directa con cliente (Transacciones en línea). I4. Implementar de métodos estándares novedosos en las distribuciones y repartos. I5. Utiliza nuevas metodologías para el análisis, diseño y elaboración de sistemas. CRECIMIENTO. C1. Mejoramiento del plan estratégico de Marketing. C2. Buscar nuevos segmentos de mercados; adquiriendo nuevas sucursales. C3. Incrementar la demanda de los servicios. C4. Diversificar las líneas de servicios. C5. Adquisición de nuevas estándares y herramientas de desarrollo. COSTOS. CO1. Definir políticas de presupuesto y fondos fijos. CO2. Disminuir costos en los diferentes procesos. CO3. Eliminar sucursales con baja rentabilidad. CO4. Disminución al máximo de costo de transporte.  ALIANZAS.  A1. Establecer alianzas con clientes de gran potencial.

15

SERPOST S.A. - El correo del Perú

 A2. Pertenecer a toda una red dedicada a la distribución de envíos.  A3. Establecer alianzas estratégicas con distribuidores (medios de transporte).  A4. Fortalecer vínculos con la UPU y la UPAEP.  A5. Establecer franquicias en aquellos lugares donde se eliminarán sucursales.

 ANAL ISIS DE FACTORES OFENSIVOS Y DEFENSIVOS

2.8.

Matriz del Impacto Tecnológico

16

SERPOST S.A. - El correo del Perú

2.9.

Unidades Organizacionales y Procesos

17

SERPOST S.A. - El correo del Perú

2.10. Matriz de Procesos vs. Unidades Organizacion ales

2.11. Matriz de Datos vs. Unidades Organizacionales

18

SERPOST S.A. - El correo del Perú

2.12. Matriz de Procesos vs. Datos

III.

PLAN DE DESARROLLO DE SISTEMAS

3.1. Objetivo Desarrollar un plan que lleve hacia la modernización y automatización de los procesos que intervienen en los servicios postales utilizando herramientas de software y hardware de acuerdo a las necesidades de SERPOST.

3.2. Programación

3.2.1. META 1 Desarrollo del Sistema de Información para la alta dirección que sirva de apoyo para la elaboración del planeamiento estratégico empresarial; lo que requiere extraer información del BD corporativo, y de los demás departamentos, así como también del ambiente externo. RECURSOS Personal calificado, asesores técnicos.

19

SERPOST S.A. - El correo del Perú

 ACTIVIDADES 

Análisis de todas las áreas funcionales.



Consultoría especializada.



Programación de auditorías.



Analizar las tendencias y proyecciones.



Análisis de la información histórica.



Diseñar metodologías para la Toma de Decisiones.



Obtención de información del BD corporativo.



Implantación del Sistema en la Alta Gerencia.



Instalar y prueba del Sistema en la Gerencia General.



Generación de Reportes, Informes.



Capacitación de los directivos para el uso del Software.

3.2.2. META 2 Desarrollo del Sistema de Información para la Gerencia Postal para automatizar los procesos y servicios postales. RECURSOS Personal calificado y soporte tecnológico.  ACTIVIDADES 

Elaboración de estándares y manuales de procedimientos.



Planificación de los procesos.



Supervisión de procesos.



Análisis, diseño e implementación del software adecuado.

3.2.3. META 3 Desarrollo del Sistema de Información para la gerencia comercial para optimizar el control y la supervisión del área y promoción de servicios.

20

SERPOST S.A. - El correo del Perú

RECURSOS Personal calificado y soporte tecnológico.  ACTIVIDADES 

Registro histórico del cliente.



Estudio de mercado.



Capacitación del personal.



Control de los servicios de venta.

3.2.4. META 4 Desarrollo del Sistema de Información Contable; permitiendo reducir el tiempo que se emplea en la resolución de Inventarios y Presupuestos.  ACTIVIDADES 

Verificar los Ingresos/Egresos de SERPOST.



Elaboración de interfaces amigables para los ingresos de los datos.



Verificar la validación integral de los datos.



Realizar Informes.



Codificación del Sistema.



Implementar técnicas de seguridad (permisos).



Realización de pruebas e instalación.



Capacitar al Personal.



Perspectivas de adaptación y mejoramiento.



Soporte Técnico.

21