Peti Serpost Gloria 2017

UNIVERSIDAD NACIONAL DE MOQUEGUA ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA

PROYECTO:

ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA “SERPOST El Correo del Perú” AREA: INGENIERIA DE LA INFORMACION

ESTUDIANTES: Gloria Casilla Bautista Mirian Suani Ramos Arocutipa

ASESOR(A): Ing. Vaneza Flores Gutierrez

CICLO: VIII ILO – PERÚ - 2017

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PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

2017 – 2021

Estudiantes: Gloria Casilla Bautista- Mirian Suani Ramos Arocutipa

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INDICE I.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN.........................................................................................8 1.1

Reseña Histórica........................................................................................................8

II.

OBJETIVOS.......................................................................................................................9

III.

MARCO DE REFERENCIA........................................................................................10

3.1

Tecnologías de Información...................................................................................10

3.1.1.

Tecnología de Datos........................................................................................10

3.1.2.

Tecnología de Procesos..................................................................................10

3.1.3.

Tecnología de comunicaciones......................................................................11

3.1.4.

Especialistas técnicos.....................................................................................11

3.2

Perspectiva General del Modelo PETI..................................................................11

3.1.5.

Fase I. Situación actual...................................................................................12

3.1.6.

Fase II. Modelo de Organizacional................................................................12

3.1.7.

Fase III. Modelo TI...........................................................................................13

3.1.8.

Fase IV. Modelo de Planeación....................................................................13

IV.

ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL...................................................................16

4.1.

Situación General....................................................................................................16

4.2.

Agencias...................................................................................................................16

4.3.

Objetivos Empresariales.........................................................................................18

4.4.

Visión.........................................................................................................................18

4.5.

Misión........................................................................................................................18

4.6.

Valores......................................................................................................................18

4.7.

Metas.........................................................................................................................19

4.8.

Estructura Orgánica.................................................................................................20

4.9.

Productos y Servicios..............................................................................................22

4.9.1. III.

Servicios de Mensajería..................................................................................22

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN.................................................................46

3.1

Organigrama Estructural Actual........................................................................46

3.2

Organigrama Funcional de la Empresa “Serpost”........................................48

3.3

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO.............................................49

3.4

Recursos Humanos Identificados.....................................................................50

3.5

INTEGRACION DE ESTRATEGIA DE NEGOCIOS...........................................54

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3.6

MATRIZ UNIDAD ORGANIZACIONAL...............................................................54

3.8

MATRIZ EJECUTIVOS VS FUNCIONES............................................................58

4.

ARQUITECTURA DE LA INFORMACION..................................................................62 MATRIZ FUNCIONES VS. SUJETO DE DATOS...........................................................62 MATRIZ FUNCIONES VS. SUJETO DE DATOS........................................................................63 MATRIZ RESULTANTE..........................................................................................................66 MATRIZ PROPUESTA...............................................................................................................69

5

ESTRATEGIA DE TI.......................................................................................................74 5.1.

MODELO ESTRATEGICO DE TI..........................................................................74

5.2. ESTRATEGIA E IMPACTO DE LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION EN LA EMPRESA......................................................................................................................76 6

ARQUITECTURA DE SI.................................................................................................77 6.1.

SISTEMA ACTUAL DE LA ARQUITECTURA DE SI.........................................77

6.2.

INTERRELACIÓN ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.........78

6.2.1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN EXISTENTES Y ACTUALES DE LA EMPRESA SERPOST....................................................................................................79 6.3. PROPUESTA DE INTERRELACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN...................................................................................................................80 6.3.1. 6.4.

DEFINICIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PROPUESTOS....81 ESTRUCTURA PIRAMIDAL DE SI......................................................................83

6.4.1. 7

ARQUITECTURA TECNOLÓGICA..............................................................................85 8

9

ARQUITECTURA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.............................84

.1.-ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL TI.............................................................87 MODELO DE TI...............................................................................................................91 10.-MODELO DE PLANEACION....................................................................................95 10.1.-ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS.................................95 10.2.-DEFINICION Y SELECCIÓN DE PROYECTOS....................................................95 10.3.-CONTROL DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS.....................................................98 10.4.-PLAN DE IMPLANTACIÓN DE PROYECTOS.....................................................99

CONCLUSIONES....................................................................................................................100

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INDICE DE FIGURAS Figura N° 1: Modelo de PETI.............................................................................................................. 11 Figura N° 2: Servicio De Venta De Exporta Fácil..................................................................................16 Figura N° 3: Red de Oficinas a Nivel Nacional.....................................................................................17 Figura N° 4: Organigrama Actual De La Empresa SERPOTS..................................................................22 Figura N° 5: Servicios de Correo Personal........................................................................................... 22 Figura N° 6: Servicios de Correo Empresarial......................................................................................23 Figura N° 7: Servicios de Correo Encomiendas....................................................................................23 Figura N° 8: Servicios de Correo Filatelia............................................................................................ 24 Figura N° 9: Servicios de Giros Postales.............................................................................................. 25 Figura N° 10: imagen de oficina OLVA COURIER..................................................................................37 Figura N° 11: Esquema de la Estrategia de Negocios...........................................................................39 Figura N° 12: Organigrama Estructural SERPOST S.A...........................................................................47 Figura N° 13: Organigrama Funcional De La Empresa SERPOST...........................................................48 Figura N° 14: Organigrama Estructural Propuesto...............................................................................49 Figura N° 15: MODELO DE NEGOCIO DE LA EMPRESA SERPOST...........................................................71 Figura N° 16: procesos del servicio de Mensajería..............................................................................72 Figura N° 17: Modelo Estratégico de TI...............................................................................................74 Figura N° 18: Estrategia E Impacto De Las Tecnologías De Información En La Empresa SERPOST..........76 Figura N° 19: Interrelación de los Sistemas de Información.................................................................78 Figura N° 20: Propuesta de Interrelación de los Sistemas de Información...........................................80 Figura N° 21: arquitectura de SI......................................................................................................... 84 Figura N° 22: Arquitectura Tecnológica............................................................................................... 85 Figura N° 23: modelo operativo de TI................................................................................................. 86 Figura N° 24: ESTRUCTURA ORGANICA DE TI......................................................................................87 Figura N° 25:DESCRIPCION DELAA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION..............................................88 Figura N° 26:MODELO DE TI............................................................................................................... 91

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ÍNDICE TABLAS Tabla N° 1: Indicador De Desempeño Y Metas....................................................................................19 Tabla N° 2: FODA de la empresa SERPOST.......................................................................................... 31 Tabla N° 3:Puntos Críticos De La Empresa SERPOST............................................................................32 Tabla N° 4: Principales Competidores.................................................................................................35 Tabla N° 5: Operadores Privados De Servicios Postales......................................................................36 Tabla N° 6: Ejes Estratégicos............................................................................................................... 38 Tabla N° 7: Ejes Estratégicos De La Empresa SERPOST.........................................................................39 Tabla N° 8 Matriz Unidad Organizacional...........................................................................................54 Tabla N° 9: Matriz Funciones Vs Unidad Organizacional......................................................................56 Tabla N° 10: Leyenda De Ejecutivos Versus Funciones........................................................................59 Tabla N° 11: matriz áreas versus ejecutivos versus funciones.............................................................60 Tabla N° 12: continuación de la matriz áreas versus ejecutivos versus funciones................................61 Tabla N° 13 : Leyenda de la matriz funciones vs. Sujeto de datos........................................................62 Tabla N° 14: matriz funciones vs. Sujeto de datos...............................................................................63 Tabla N° 15: MATRIZ RESULTANTE...................................................................................................... 66 Tabla N° 16: MATRIZ PROPUESTA....................................................................................................... 69 Tabla N° 17: Sistema de información definido en Módulos................................................................79 Tabla N° 18: sistemas de información propuestos...............................................................................81 Tabla N° 19: Estructura Piramidal de SI Actuales y Existentes..............................................................83 Tabla N° 20:ESTRTEGIAS DE TI............................................................................................................ 93 Tabla N° 21:ESTRATEGIA DE TI............................................................................................................ 94 Tabla N° 22: : Portafolio de Proyectos................................................................................................ 95 Tabla N° 23:portafolio de proyectos y su tiempo de ejecución............................................................98 Tabla N° 24 Plan de Implantación de Proyectos:.................................................................................99

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INDICE DE CUADROS Cuadro N° 1:Modelo Operativo De Negocio......................................................................................41 Cuadro N° 2: Modelo Operativo Nivel 1 de PROCESO DE RECEPCIÓN..................................................42 Cuadro N° 3: Modelo Operativo Nivel 2 de PROCESO DE CLASIFICACIÓN............................................43 Cuadro N° 4: Modelo Operativo Nivel 3 de PROCESO DE DISTRIBUICIÓN............................................44

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I. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN a.1 Reseña Histórica Es una empresa descentralizada del Sector Transportes y Comunicaciones. Es persona jurídica de derecho privado organizada de acuerdo a la Ley de Actividad Empresarial del Estado y la Ley General de Sociedades, se administra por

la normatividad que emana del Fondo Nacional de

Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado – FONAFE, siendo su actividad principal la prestación de los servicios postales en todas sus modalidades con ámbito de acción a nivel nacional e internacional. Se crea mediante Decreto Legislativo N° 685, del 05 de noviembre de 1991, otorgándosele a SERPOST S.A. la concesión del servicio postal, sin exclusividad, con carácter de Administración Postal del Estado, para el cumplimiento de los acuerdos y convenios internacionales Con Decreto Supremo Nº 032-93-TCC se inicia el proceso de eliminación de prácticas monopólicas, controlistas y restrictivas de la libre competencia en materia postal. Desde esa fecha, el número de empresas dedicadas a brindar servicios postales en los ámbitos local, nacional e internacional se incrementa cada año. Mediante Decreto Supremo N° 010-94-TCC, del 6 de mayo de 1994, se aprueba el estatuto social de la empresa. Al ser la empresa gubernamental responsable de ofrecer el servicio postal en todo el país, apoyando los planes de desarrollo nacional, en especial aquellos referidos a promover las exportaciones y el crecimiento de las pequeñas y microempresas.

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II. OBJETIVOS  Elaborar el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI) de la empresa SERPOST S.A. para un horizonte de (04) años “2017 – 2021” el mismo que estará alineado a los objetivos y estrategias vinculadas a tecnologías de la información contenidas en el Plan Estratégico Institucional (PEI).  Alinear a la organización al documento de gestión del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información, incentivando la eficiencia y calidad de servicio, insertando las Tecnologías de la Información. 

Identificar y evaluar la situación real de la arquitectura Tecnológica que soportan a la empresa SERPOST S.A. y las necesidades actuales o futuras de la empresa.

 Realizar alianzas estratégicas para aprovechar oportunidades del entorno en el desarrollo institucional. 

Implementar y administrar los recursos tecnológicos de información para automatizar su eficiencia, y calidad de los servicios.



Plantear estrategias de negocio en base a los proyectos de Tecnologías de información a ser ejecutados como resultado del Trabajo.

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III. MARCO DE REFERENCIA 3.1 Tecnologías de Información El objetivo de esta sección, es destacar los aspectos de la tecnología de la información tomados en cuenta por diferentes autores. Las Tecnologías de la Información (TI) representan la moderna combinación de tecnologías informáticas y tecnologías de comunicaciones. En las TI se incluyen los computadores, los periféricos, las redes, las máquinas de fax, la telefonía, las impresoras inteligentes y otros tipos de dispositivos electrónicos que apoyan el proceso de manejo de información y las comunicaciones de la empresa. Las TI para los sistemas de información están basadas en:

III.1.1. Tecnología de Datos Incluye todo el hardware y el software requerido para capturar, almacenar y gestionar los recursos de datos. Se

considera

la

aplicación

de

ordenadores

y

equipos

de

telecomunicaciones para almacenar, recuperar, transmitir y manipular datos, con frecuencia utilizado en el contexto de los negocios u otras empresas. El término es comúnmente utilizado como sinónimo para los computadores, y las redes de computadoras, pero también abarca otras tecnologías de distribución de información, tales como la televisión y los teléfonos. Múltiples industrias están asociadas con las tecnologías de la información, electrónica,

incluyendo internet,

hardware

equipos

de

y

software

de

telecomunicación,

computador, y

servicios

computacionales.

III.1.2.

Tecnología de Procesos

Incluye todo el hardware y el software requerido para apoyar las actividades de los sistemas de la empresa y de información. El enfoque principal del equipo PTI es el de prestar servicios de integración y Optimización Total de Procesos para la empresa.

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III.1.3. Tecnología de comunicaciones Incluye el hardware y software utilizado para interconectar la tecnología de datos y de procesos en diferentes lugares. Podemos definir dos significados. El término "tecnologías de la información" se usa a menudo para referirse a cualquier forma de hacer cómputo. Como nombre de un programa de licenciatura, se refiere a la preparación que tienen estudiantes para satisfacer las necesidades de tecnologías en cómputo y comunicación de gobiernos, seguridad social, escuelas y cualquier tipo de organización.

III.1.4. Especialistas técnicos Estos especialistas venden, configuran, reparan y mantienen Tl de cara a los propietarios y los usuarios de los sistemas debidamente capacitados y reconocidos por su trabajo y conocimiento.

3.2 Perspectiva General del Modelo PETI Se presenta un modelo PETI (Figura 1.), correspondiente a la categoría de metodologías integrales, que consta de quince módulos agrupados en cuatro fases. Este paradigma está concebido, en concordancia con el modelo conceptual, a través de una visión estratégica organizacional y una visión estratégica de TI. La metodología integra ambas visiones en una única final. Figura N° 1: Modelo de PETI

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III.1.5. Fase I. Situación actual Todo el proceso comienza con un análisis de la situación actual en la Fase I que produce el modelo funcional imperante en la empresa. Involucra un examen y estudio del estado actual de la empresa. Esto produce como resultado el modelo funcional en el que opera la organización. El propósito es entender apropiadamente la posición de la empresa, sus problemas y madurez tecnológica. Esta fase cuenta con un solo módulo: análisis de la situación actual, que se divide en dos pasos:  El primero trata sobre la identificación del alcance competitivo de la organización. Establece las características principales que influyen en la estrategia de negocios, y describe el comportamiento global de la empresa.  El segundo paso está relacionado con una evaluación de las condiciones actuales de la empresa. Dicha revisión debe incluir la evaluación de tres aspectos fundamentales: estrategias de negocios, modelo operativo y TI. Este esfuerzo se encarga de desarrollar el entendimiento de alto nivel de la situación actual de la empresa. En este paso se evalúa de manera general el entendimiento de la estrategia de negocio, la eficiencia de los procesos operativos y la aceptación de TI en la organización.

III.1.6. Fase II. Modelo de Organizacional En esta fase la metodología está relacionada con la creación de un modelo organizacional, que representa la piedra fundamental del proceso de planeación de TI. Se concentra en el entendimiento del entorno y el establecimiento de la estrategia de negocios, que determina la construcción del modelo operativo, la estructura de la organización y la arquitectura de información. En la fase II, inicia con un análisis del entorno y el establecimiento de la estrategia de negocios (el proceso de planeación se basa en una transformación de dichas estratégicas). Continua con el diseño en

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detalle de los modelos operativos, que van a producir en parte los requerimientos de TI necesarios para mejorar la eficiencia y productividad de la empresa. Posteriormente, se construye la estructura de la organización, que especifica puestos, perfiles, habilidades entre otros, necesarios para administrar la empresa. La fase termina con la construcción de una arquitectura de información, que identifica las necesidades globales de información de la empresa.

III.1.7. Fase III. Modelo TI Relacionada con la creación de un modelo de TI, que defina los lineamientos, controle las interfaces y establezca la integración de los componentes tecnológicos. El propósito es identificar soluciones de TI para establecer una ventaja estratégica y competitiva, así como el soporte operacional correspondiente. En su módulo tiene como objetivo la transformación de las estrategias de negocios en una estrategia de TI. Siguiendo con la construcción de la arquitectura de sistemas, que establece un marco para la especificación de las aplicaciones y la integración de la información. Luego se define los elementos claves y las características esenciales de la arquitectura tecnológica (hardware y comunicaciones), que establece la plataforma por el cual los sistemas van a funcionar. Continúa con el diseño en detalles de los modelos operativos de TI, que describen el funcionamiento del área de informática. Y Finaliza con la definición sobre la estructura de la organización de TI.

III.1.8. Fase IV. Modelo de Planeación La cuarta y última fase se vincula con la creación de un modelo de planeación, relacionado con la identificación de proyectos que muestren cómo los recursos van a ser incorporados en la organización. Se concentra en el establecimiento de sus prioridades, la creación de un plan, un estudio del retorno de la inversión y un análisis del riesgo. En la fase IV, Primero se establecen las prioridades para la implantación de la TI y los procesos operativos. Luego se define un plan de implantación, que determina el orden de desarrollo de los proyectos de

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TI. Siguiendo con un estudio de la recuperación de la inversión, a través de un análisis costo/beneficio. El plan de implantación determina la secuencia de proyectos que contribuyen a la creación de la PETI, dando una estimación del tiempo de duración .cada proyecto especifica los pasos intermedios y la sincronización de todas las actividades para alcanzar los objetivos.

PETI 2017 – 2021 EMPRESA

“SERPOST”

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IV. ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL IV.1. Situación General  Actualmente la empresa SERPOST S. A. está decreciendo sus Ingresos debido a la perdida, morosidad y al descuido de las encomiendas, envíos y las exportaciones que realizan sus clientes.  SERPOST pone a disposición de los exportadores peruanos el Exporta Fácil; servicio que les permite exportar sus productos de manera sencilla.  En los últimos años el servicio de “Exporta fácil” se encuentra decreciendo.  El personal que Elabora en SERPOST se redujo en 2% debido demora de pago

Figura N° 2: Servicio De Venta De Exporta Fácil

Fuente: Memoria Anual 2016

IV.2.

Agencias

SERPOST S.A Tiene la Sede Central en Av. Tomas Valle S/N en el distrito de los Olivos. Tiene una Red de Oficinas a Nivel Nacional, el servicio postal a través de 723 puntos de atención a nivel nacional, de los cuales 161 puntos de atención son propios y 562 a cargo de terceros. Cuenta con una Cobertura Nacional de locales. Cuenta con 204 locales propios, 75 oficinas postales, 30 locales cerrados, 19 locales alquilados, 11 locales como datos 18 terrenos, 51 locales Invadidos. Figura N° 3: Red de Oficinas a Nivel Nacional

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IV.3.

Objetivos Empresariales

a) Incrementar el valor de la empresa.

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Utilizar instrumentos de gestión y de control que permitan el incremento de los ingresos, control de los gastos operativos y administrativos, que garanticen márgenes de rentabilidad sin afectar la calidad del servicio. b) Posicionar a la Empresa con mejores servicios y productos. La liberación del mercado postal nacional y el incremento del intercambio internacional a nivel global nos presentan el reto de ofrecer al mercado mejores productos y servicios, con soporte tecnológico y alto valor agregado. c) Desarrollar la calidad del servicio. Mejorar los procesos operativos en los puntos críticos del ciclo postal, que garanticen prestar un servicio eficiente y oportuno al cliente final. d) Desarrollar el potencial del recurso humano Desarrollar una nueva cultura organizacional orientada a nuestro cliente interno y externo. e) Promover la Innovación Tecnológica Uso estratégico de la tecnología de la información para obtener ventajas competitivas modernas, innovadoras y sostenibles en todos los niveles de la Empresa.

IV.4.

Visión

“Ser reconocida como la Empresa líder en el servicio postal del Perú y en Latinoamérica”.

IV.5.

Misión

“Garantizar a nuestros clientes un servicio postal oportuno y de calidad, fortalecer la integración social y contribuir al desarrollo del País”.

IV.6.

Valores

a) Respeto: Adecuar la conducta hacia el respeto a la Constitución Política del Perú, las Leyes y la normatividad interna de la Empresa. b) Probidad: Actuar con rectitud, honradez y honestidad, procurando satisfacer el interés general y desechando todo provecho o ventaja personal, obtenido por sí mismo o otra persona. Profesar y practicar un claro rechazo a la corrupción y cumplir cabalmente con las normas vigentes. Estudiantes: Gloria Casilla Bautista- Mirian Suani Ramos Arocutipa

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c) Eficiencia: Demostrar calidad en cada una de las funciones asignadas, buscando el mejor resultado. d) Idoneidad: Poseer aptitud moral, profesional y técnica, esto es, contar con una formación sólida acorde con la realidad en que se desempeña. e) Veracidad: Expresarse con autenticidad en las relaciones funcionales con todos los miembros de la empresa y con terceros. f) Lealtad y Obediencia: Actuar con fidelidad en la Empresa y solidaridad con los miembros de trabajo, cumpliendo las indicaciones del superior jerárquico competente, en la medida que reúnan las formalidades del caso y tengan por objeto la realización de actos de servicio que se vinculen con las funciones a su cargo y en función a los logros de la empresa. g) Justicia y Equidad: Contar con permanente disposición para el cumplimiento de las funciones asignadas, respetando el trabajo de los demás, y manteniendo un trato igualitario y respetuoso con el personal de la Empresa y con terceros.

IV.7.

Metas

Tabla N° 1: Indicador De Desempeño Y Metas Indica dor

Rentabilidad patrimonial - ROE

Margen de ventas

Rotación de Activos

Incremento de los ingresos

Forma de Cálculo

(Ganancia (Pérdida) Neta del ejercicio / Total Patrimonio al cierre del año anterior) * 100 (Ganancia (Pérdida) Neta del ejercicio / Total de ingresos de Actividades Ordinarias del ejercicio) * 100

(Total de ingresos de Actividades Ordinarias del ejercicio / Total Activos del ejercicio) * 100 (I del ejercicio - I del ejercicio anterior) / I del ejercicio anterior *100. Donde I = Total de Ingresos de Actividades Ordinarias

Orientación de ventas país hacia el correo empresarial y encomiendas Nivel de satisfacción del cliente

Crecimiento de la cobertura postal con fin social

(Total de ventas correo Empresarial y Encomiendas ejecutadas / Total de ventas País ejecutada) * 100 (Nivel actual Resultado Encuestas / Nivel base) * 100 Número de puntos de atención al cierre del año

Unid ad

Met as

de Med ida

201 3

201 4

201 5

201 6

201 7

Porcen taje

2.9 8

1.7 6

4.1 0

3.7 0

6.9 0

Porcen taje

3.2 5

1.8 0

3.9 5

3.4 2

5.9 6

69. 67

76. 77

79. 08

85. 02

88. 10

17. 83

10. 10

6.9 0

6.8 8

6.9 7

65. 83

65. 83

65. 83

65. 83

65. 83

Porcen taje

69. 00

56. 00

60. 00

62. 00

67. 00

Númer o de punto s de atenci ón

442 .00

445 .00

448 .00

451 .00

454 .00

Porcen taje

Porcen taje

Porcen taje

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Atención de reclamos nacionales dentro de los 16 días hábiles

(Reclamos de envíos certificados y encomiendas atendidos en 16 días hábiles / Total Reclamos de envíos certificados y encomiendas) * 100

Implementación del Código de Buen Gobierno Corporativo

(Número de actividades implementadas / Número de actividades programadas) * 100

Implementación del Sistema de Control Interno

(Número de actividades implementadas / Número de actividades programadas) * 100

Control de la calidad en los plazos de encaminamiento Cumplimiento de los plazos de entrega de los envíos prioritarios en el ámbito local

Interconexión de Oficinas

(Número de envíos de la muestra distribuídos dentro del plazo D + 1 / Total de la muestra ) * 100 (Número de Nuevas Oficinas interconectadas / Total de Oficinas No interconectadas) * 100

Plan de Capacitación

(Número de actividades implementadas del plan de capacitación / Número de actividades programadas del plan de capacitación) * 100

Plan de Capacitación para mejorar la calidad del Servicio Postal

(Número de actividades implementadas del plan de calidad / Número de actividades programadas del plan de calidad) * 100

Talleres de difusión y fortalecimiento de la cultura de Serpost S.A.

(Número de Talleres ejecutados / Número de Talleres programados) * 100.

Servicios soportados en tecnologías de la información

(Servicios soportado servicios) * 100

IV.8.

/ Total

97. 41

97. 91

98. 41

100 .00

100 .00

100 .00

100 .00

100 .00

100 .00

100 .00

100 .00

100 .00

100 .00

94. 50

94. 56

95. 65

95. 70

95. 74

Porcen taje

97. 24

97. 30

97. 36

97. 42

97. 48

Porcen taje

20. 00

40. 00

60. 00

80. 00

100 .00

100 .00

100 .00

100 .00

100 .00

100 .00

Porcen taje

100 .00

100 .00

100 .00

100 .00

100 .00

Porcen taje

100 .00

100 .00

100 .00

100 .00

100 .00

Porcen taje

74. 00

80. 00

85. 00

90. 00

100 .00

Porcen taje

100

T . I .

96. 91

Porcen taje

(Número de despachos nacionales encaminados en los plazos establecidos / Número total de despachos encaminados) *

e n

96. 41

Porcen taje

d e

Porcen taje

Porcen taje

Estructura Orgánica

IV.8.1. Áreas Orgánicas a) Órgano de Alta Dirección Directorio Gerencial General b) Órgano de Control Órgano de Control Institucional c) Órgano de Asesoramiento Oficina de Asesoría Jurídica Gerencia de Desarrollo Corporativo

Estudiantes: Gloria Casilla Bautista- Mirian Suani Ramos Arocutipa

19

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d) Órgano de Apoyo Gerencia de Administración de Recursos e) Órgano de Ejecución Gerencia comercial Gerencia Postal

Estudiantes: Gloria Casilla Bautista- Mirian Suani Ramos Arocutipa

20

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IV.8.2. Organigrama Actual Figura N° 4: Organigrama Actual De La Empresa SERPOTS

DIRECTORIO ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

GERENCIA GENERAL

OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

GERENCIA DE DESARROLLO CORPORATIVO

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

GERENCIA POSTAL

GERENCIA COMERCIAL

Fuente: http://clientes.serpost.com.pe/transparencia/Documentos/Docs_2017/organigrama.pdf

IV.9.

Productos y Servicios

IV.9.1. Servicios de Mensajería  Correo Personal Figura N° 5: Servicios de Correo Personal



Servicio Especial Nacional: Servicio de entrega de puerta a puerta documentos comerciales paquetes y carga pequeña o grandes cantidades a nivel Nacional en un tiempo de 24 horas en las localidades específicas.



Servicios de Apartados Postales: Servicio de correspondencia en una casilla determinada bajo llave a disposición del cliente.

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

Servicio de Estafeta: Los usuarios de SERPOST S.A. pueden enviar su correspondencia a las diferentes administraciones y oficinas, para su custodia hasta que el destinatario pase a recogerla.



Concursos y Promociones: Las empresas pueden utilizar la infraestructura de SERPOST S.A. para la recepción de envíos promocionales, a través del servicio de Apartado Postal. Los envíos recibidos son trasladados al Centro de Clasificación Postal de Lima, Sede Central de SERPOST S.A. donde se realizan los sorteos según lo acordado con la empresa contratante del servicio.

 Correo Empresarial Figura N° 6: Servicios de Correo Empresarial



Servicio Empresarial Local – SEL: Especial para empresas que deseen distribuir cartas, estados de cuenta, facturas, notificaciones, folletería, revistas e invitaciones en el ámbito local, en Lima o en los Departamento del interior del país.



Servicio Empresarial Nacional – SEN: Especial para empresas que deseen distribuir cartas, estados de cuenta, facturas, notificaciones, folletería, revistas e invitaciones en el ámbito nacional.

 Correo Encomiendas Figura N° 7: Servicios de Correo Encomiendas



Encomiendas Nacionales: Especial para empresas que deseen distribuir muestras, paquetería y mercadería hasta por un peso de 31.5 kilogramos.



Encomiendas Internacionales: Recepción y distribución de mercadería procedente de los 190 países miembros de la Unión Postal Universal (UPU).

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

Express Mail Service EMS: El servicio EMS constituye el más rápido de los servicios postales por medios físicos. Consiste en recolectar, transmitir y distribuir correspondencia, documentos o mercadería en plazos muy cortos.



Servicio Exporta Fácil: Este servicio facilita a los micro, pequeños y medianos empresarios la exportación de bienes con pesos menores a 30 kilogramos por cada envío.

 Correo Filatelia y Nuevos Negocios Figura N° 8: Servicios de Correo Filatelia

SERPOST S.A., es la instancia a la que el Estado Peruano ha encargado la emisión del Calendario de Emisiones Postales, previa aprobación de las temáticas y diseños por parte de la Comisión Nacional de Filatélica (CONAFIL). Los productos filatélicos son muy variados, y se detallan a continuación: 

Sello Postal: El que se confecciona correspondiente al calendario postal

según

la

temática



Sello Conmemorativo: Se confecciona cuando una Empresa o institución conmemora un aniversario o cualquier evento importante.



Hoja Souvenir: Pieza postal que puede tener uno o más sellos dentro de un formato grande.



SE-TENANT: Son dos o más sellos postales que forman una composición, cada motivo puede llevar un mismo valor facial o pueden ser diferentes.



Sobres de Primer Día de Emisión: Es un sobre el cual lleva impreso parte del diseño del sello postal, el cual lleva adherido el sello postal emitido y lleva el matasello del primer día de emisión.



Aerograma: Es un papel carta el cual lleva impreso el porte del envío.



Mini Pliego: Forma un bloque de sellos, éstos pueden ser de 04, 06, 09, 12 a más cantidades de un mismo motivo y cuyo valor facial puede ser diferente.



Álbum Filatélico: Los álbumes pueden tener un formato o tamaño diferente cada año, según calendarios anuales o temáticos ya sea de temas de flora, fauna, personajes u otros. Asimismo, se pueden incluir otros productos filatélicos como los Sobres de Primer día de Emisión.

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

Hojas Anuales de Colección: Son hojas que llevan impresos los sellos postales a un solo color, que han sido emitidos durante un calendario postal del año.

 Giros Postales Servicio de transferencia de dinero respaldado por la seriedad de los servicios de correo de los países afiliados a la Unión Postal Universal.  Nacional: Se compra un Giro Postal Nacional, en cualquiera de nuestras administraciones postales ubicadas en todo el país. El giro es trasladado inmediatamente al lugar de destino a través de las 37 administraciones postales a nivel nacional.  Internacional: El servicio de giro postal, se rige por las normas internacionales de la Unión Postal Universal (UPU).  El Giro Tarjeta - Money Order, permite la transferencia de dinero en un plazo de 10 a 12 días desde/hacia los países: Estados Unidos de Norteamérica, Puerto Rico, Francia, Bolivia, China, Japón y Bélgica, de manera tradicional, segura y económica.  Correo giros Internacional: Es un servicio que permite enviar dinero en forma rápida y segura, con pago al destinatario en un plazo de 15 minutos, en cualquier oficina de la red y con una tarifa muy competitiva, desde/hacia los países de Chile, Costa Rica, Colombia, España, Ecuador y Uruguay.

 Correo Giros Nacional: Es un servicio que permite enviar dinero en forma rápida y segura, con pago al destinatario en minutos, en cualquier oficina de la red a nivel nacional. Figura N° 9: Servicios de Giros Postales

PETI 2017 – 2021 EMPRESA

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II. ANÁLISIS DEL ENTORNO 2.1. ANÁLISIS FODA

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2.1.1. FORTALEZAS Y DEBILIDADES a) FORTALEZAS: F1. Amplia Cobertura de puntos de atención a nivel nacional e internacional. Contamos con una infraestructura a nivel nacional, la cual nos permite llegar a los puntos más alejados de nuestra geografía nacional, cumpliendo con el rol social encomendado por el Estado. Como representantes del correo postal ante la UPU, contamos con una cobertura a nivel internacional de más de 190 países en los cinco continentes. F2. Operador Público del Estado para el cumplimiento de convenios internacionales. Somos el único operador de la red pública, designado para el cumplimiento de los Asuntos y Convenios Internacionales en calidad de Administración Postal del Estado (UPU, UPAEP). Esta es una de nuestras principales fortalezas, pues a través de ellas se accede a la red de servicios postales internacionales, nos permite intercambiar correo postal entre sus miembros cooperantes ubicados en todo el mundo mejorando la relación costo / eficacia de la red postal internacional. F3. Únicos emisores de sellos postales. SERPOST S.A. es la única Empresa autorizada por el Estado para emitir y comercializar sellos postales a través de sus 37 Administraciones Postales a nivel nacional, igualmente cumple un rol cultural desarrollando la Filatelia en el País. F4. Exclusividad en el sistema simplificado para Exporta Fácil. SERPOST S.A., pone a disposición de los exportadores peruanos el Exporta Fácil, servicio que le permite exportar sus productos de manera segura, sencilla y rápida, reduciendo los trámites burocráticos, así como los elevados costos logísticos y de transporte.

b) DEBILIDADES: D1. Falta de Recursos Humanos

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La política del Área de Recursos Humanos no está acorde a las necesidades de las administraciones para fortalecer el proceso de distribución y admisión con personal de expendio y mensajero, lo cual está conllevando que no se cumpla con los plazos establecidos de entrega como consecuencia las aplicaciones de penalidades. D2. No se cuenta con una remuneración variable No se cuenta con una política remunerativa para la fuerza de ventas que incluya a supervisores y vendedores, que considere una parte fija y otra variable en función del nivel de ventas realizado. D3. Inadecuada Categorización Los profesionales del Área de Asesoría Jurídica se encuentran indebidamente considerados en la categoría V de acuerdo al CAP, no obstante, los profesionales o existencia de plazas asignadas a otros centros de responsabilidad con personal que no responde al perfil mínimo indispensable. D4. Retraso en la facturación y débil Sistema de cobranza a grandes clientes empresariales Debido a la complejidad de las operaciones, las distintas áreas de la empresa no articulan entre sí con la finalidad de manejar toda la información sobre el estado de un cliente, generándose un cuello de botella para las gestiones de cobranzas efectivas. D5. Procesos Operativos Ineficientes y no automatizados Carencia de un sistema informático interconectado para el seguimiento y control de los envíos y despachos, así como la falta de automatización del Área de Expendio a nivel nacional. D6. Maquinarias y equipos antiguos Falta de equipos informáticos y de oficina para el desarrollo de las actividades operativas y administrativas. D7. Sistemas Informáticos no generan Reportes de Gestión Los Sistemas informáticos no generan reportes de gestión lo que no permite contar con información oportuna.

D8. Inadecuada atención al cliente No se cuenta con módulos de atención al cliente en otras Administraciones que permitan brindar información sobre los

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destinos de los envíos postales, para la satisfacción de los mismos y descongestionar el Área de Call Center. D9. El encaminamiento no se encuentra optimizado La Empresa depende de las compañías aéreas y terrestres para encaminar sus envíos a nivel nacional e internacional. D10.No se cuenta con una plataforma virtual Implementación tecnológica necesaria para contar con la plataforma virtual de comercio electrónico, lo que constituye un cambio en la forma de hacer negocios en su parte interna y externa del negocio. Brinda la oportunidad de acceso al mercado nacional e internacional, a micro y pequeños empresarios que no están en capacidad de realizar grandes inversiones en infraestructura tecnológica, o física de almacenaje, distribución, o en la implementación de una red de puntos de venta con cobertura nacional. D11.No se cuenta con el Área de Calidad y falta de un programa de calidad y mejora continua. No se cuenta con un Área de Calidad y un programa de mejora continua que supervise el cumplimiento de las normas y parámetros previamente establecidos en las áreas operativas, para asegurar al cliente un servicio satisfactorio. D12.No existe un diseño que comunicación de los trabajadores

permita

la

seguridad

y

Área insuficiente para el funcionamiento de algunas Oficinas donde laboran, área que no cuenta con un diseño apropiado que brinde comodidad, ventilación y seguridad para el personal que la integra. D13.Demora en los procesos de adquisición La falta de planificación de las necesidades correspondientes de las áreas usuarias no les permite cumplir con remitir sus requerimientos con la debida anticipación para la elaboración del PAC. Ello implica la demora en la ejecución y programación de las compras, dado que no remiten el detalle del producto y/o servicio requerido. 2.1.2. Determinación de Factores en el Análisis Interno y Externo El Diagnóstico Situacional de Servicios Postales del Perú – SERPOST S.A., ha permitido identificar y evaluar los factores positivos y negativos en los aspectos interno (fortalezas y debilidades) y externo (oportunidades y amenazas), a fin de formular las estrategias necesarias para alcanzar la visión y misión, principios que deben guiar la acción de la Empresa.

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2.1.3. Matriz del FODA a) FORTALEZAS  Amplia Cobertura de puntos de atención a nivel nacional e internacional.  Operador Público del Estado para el cumplimiento de convenios internacionales.  Únicos emisores de sellos postales  Exclusividad en el sistema simplificado para Exporta Fácil.

b) DEBILIDADES  Falta de Recursos Humanos  Retraso en la facturación y débil Sistema de cobranza a grandes clientes empresariales  Procesos Operativos Ineficientes y no automatizados.  Maquinarias y equipos antiguos.  Sistemas Informáticos no generan Reportes de Gestión.  Inadecuada atención al cliente.  El encaminamiento no se encuentra optimizado.  No se cuenta con una plataforma virtual de Comercio Electrónico.  No se cuenta con el Área de Calidad y de un programa de calidad y mejora continua.  No existe un diseño que permita la seguridad y comunicación de los trabajadores.  Demora en los procesos de adquisición

c) OPORTUNIDADES  Desarrollo de nuevos negocios y/o servicios que aprovechen los recursos y capacidad de la empresa  Alianzas estratégicas con empresas que desarrollan servicios complementarios a la actividad postal  La filatelia como desarrollo de la cultura postal  Desarrollo de tecnologías que permiten mejorar la calidad del Servicio Postal.  Desarrollo de los servicios postales Online  Crecimiento del mercado de giros postales con otros países

d) AMENAZAS  Alto nivel de competencia a través de empresas postales privadas con uso intensivo de tecnología de la información, empresas de transporte e integradores logísticos.  Evolución tecnológica.  Dependencia del transporte aéreo  Dependencia de la SUNAT en el servicio de paquetería. Tabla N° 2: FODA de la empresa SERPOST FORTALEZAS – F

DEBILIDADES - D

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F1.

Amplia Cobertura de puntos de atención a nivel nacional e internacional. F2. Operador Público del Estado para el cumplimiento de convenios internacionales. F3. Únicos emisores de sellos postales F4. Exclusividad en el sistema simplificado para Exporta Fácil.

OPORTUNIDADES – O O1. Desarrollo de nuevos negocios y/o servicios que aprovechen los recursos y capacidad de la empresa O2. Alianzas estratégicas con empresas que desarrollan servicios complementarios a la actividad postal O3. La filatelia como desarrollo de la cultura postal O4. Desarrollo de tecnologías que permiten mejorar la calidad del Servicio Postal O5. Desarrollo de los servicios postales Online O6. Crecimiento del mercado de giros postales con otros países.

D1. Falta de Recursos Humanos D2. No se cuenta con una remuneración variable D3. Inadecuada Categorización D4. Retraso en la facturación y débil Sistema de cobranza a grandes clientes empresariales D5. Procesos Operativos Ineficientes y no automatizados. D6. Maquinarias y equipos antiguos. D7. Sistemas Informáticos no generan Reportes de Gestión. D8. Inadecuada atención al cliente. D9. El encaminamiento no se encuentra optimizado. D10. No se cuenta con una plataforma virtual de Comercio Electrónico. D11. No se cuenta con el Área de Calidad y de un programa de calidad y mejora continua. D12. No existe un diseño que permita la seguridad y comunicación de los trabajadores. D13. Demora en los procesos de adquisición.

AMENAZAS - A A1. Alto nivel de competencia a través de empresas postales privadas con uso intensivo de tecnología de la información, empresas de transporte e integradores logísticos. A2. Evolución tecnológica. A3. Dependencia del transporte aéreo A4. Dependencia de la SUNAT en el servicio de paquetería.

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2.2. PUNTOS CRÍTICOS DE LA EMPRESA Tabla N° 3:Puntos Críticos De La Empresa SERPOST

2

3

DIRECTORIO GERENCIA GENERAL

1

Área Principal

ORGANO DE CONTROL

Ít e m

Sub Área

Funciones

------------------

Dirigir, planear, organizar, coordinar y controlar la marcha integral de SERPOST S.A. asegurar su óptimo funcionamiento de acuerdo a los objetivos y políticas de la Empresa Aprobar el Manual de Organización y Funciones.

--------------------

Dirigir, planear, organizar, coordinar y controlar la marcha integral de SERPOST S.A. Informar al Directorio las acciones tomadas, así como también poner a su consideración los planes y proyectos que convengan para el desarrollo de SERPOST S.A.

OFICINA DE AUDITORIA INTERNA

Controlar y evaluar la correcta administración de los recursos y actividades de SERPOST S.A. en aplicación de las normas legales, reglamentos internos y políticas del Directorio rigiéndose por las normas del Sistema Nacional de Control.

Puntos Críticos Falta desarrollar proyectos para el desarrollo de serpots Falta la planeación de la marcha integral de SERPOST para el desarrollo de serpots Falta sistema de soporte a las decisiones

Falta capacitación adecuada constante y efectiva, Falta más seguridad y control en los envíos postales .Falta contratar personal capacitado

Propuestas TI Implementar Sistema de Inteligencia de Negocio (BI) que integre todo la empresa con sus respectivos módulos

Implementar

un sistema. Sistema de Soporte a la Decisión (DSS)

Mas capacitaciones al personal sobre seguridad Implementar un sistema de seguridad y control en los envíos postales Implementar Sistema

GERENCIA DE

5

6

OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

ASESORAMIENT GERENCIA DE DESARROLLO O CORPORATIVO

4

ORGANOS DE

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Asesorar en aspectos jurídicos y legales a la Alta Dirección y a las unidades orgánicas de SERPOST S.A., emitiendo dictámenes en los asuntos de su competencia. Mantener actualizado los compendios sobre legislación y jurisprudencia, relativos a SERPOST S.A. y los servicios que ella presta.

SUB – GERENCIA DESARROLLO EMPRESARIAL

SUB GERENCIA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

SUB GERENCIA FINANZAS

Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar las actividades de la gerencia a su cargo de acuerdo a los lineamientos y políticas de la Empresa.

Desarrollar las tecnologías de información y comunicación, brindar el soporte técnico necesario. Dirigir, asesorar y supervisar el uso de los recursos informáticos de las diferentes áreas de la empresa Programar, ejecutar, coordinar, dirigir y controlar los procesos de gestión financiera, tesorería, contabilidad, gestión de recursos humanos

y

documentario.

actividades

al

trámite

Falta la actualización sobre la legalización y jurisprudencia Carece de convenios

Falta el desarrollo de sistemas de información de la empresa proponiendo las mejoras necesarias para su optimización

Implementar un sistema de actualización permanente sobre legalización y jurisprudencia Implementar Sistema Implementar un sistema de scm para la reducción de inventarios (asumiendo que los productos estén disponibles cuando sean necesarios).

No cuenta con sistema de digitalización Falta sistemas de control y seguridad de la información

Implementar sistemas de información de seguridad y control Implementar sistema de Evolución

Necesidad de la creación de un sistema contable

Desarrollar un sistema contable para la empresa.

ADMINISTRACI ÓN DE RECURSOS

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7

GERENCIA POSTAL

SUB GERENCIA ADMINISTRACIONE S POSTALES

SUB-GERENCIA OPERACIONES POSTALES

GERENCIA COMERCIAL

SUB GERENCIA PAQUETERÍA Y OPERACIONES ADUANERAS

8

SUB GERENCIA DE MARKETING

Planificar, dirigir, ejecutar, y garantizar la continuidad de los procesos operativos de admisión, clasificación, encaminamiento y distribución en las diferentes etapas de los mismos. Dirigir, coordinar y ejecutar los procesos para la contratación de los servicios de transporte de acuerdo a las normas vigentes. Planificar, organizar dirigir controlar y evaluar las actividades relacionadas con el uso de la flota vehicular. Remitir y expedir los despachos de correspondencia por los medios de transporte más eficaces y que ofrezcan la seguridad de entrega en los plazos previstos a las oficinas de destino. Realizar el Plan de Marketing que contenga los objetivos, estrategias o políticas de venta para la oferta de los servicios postales y afines. Desarrollar el Sistema de Marketing que permita comunicar las bondades del servicio postal y afines al público objetivo; y

Falta más implementación de tecnología actualizada Adecuar los servicios postales de acuerdo las necesidades de los clientes Cada sucursal cuenta con Dpto. de recursos humanos. Pero no cuenta con un HelpDesk de soporte de inventario tecnológico.

Implementar un Sistema de Tramite Documentario Y geo referencia GIS

Falta más implementación de tecnología actualizada para la realización de admisión ,clasificación transporte y distribución

Implementar cámaras cctv y aumento a más de 30 días de grabación a nivel local nacional internacional  Implementar sistema de información de marketing página web más accesible Imlementar sistema de aplicaciones y

Falta El sistema de información de marketing (SIM)

Implementar un sistema Help-Desk que interactúe con todas las sucursales a nivel nacional

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productos (SAP) evaluar la respuesta de los usuarios del servicio postal.

SUB GERENCIA DE VENTA

Elaborar y ejecutar el Plan Anual de Marketing y Publicidad que contenga los objetivos, estrategias y las campañas promocionales publicitarias.

Falta sistema que vela las necesidades del cliente en los diferentes puntos local, nacional, internacional

implementar un sistema CRM para la integración del servicio en el ámbito local internacional

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2.3. PRINCIPALES COMPETIDORES Dentro de las Couriers que operan en el Mercado Postal, según el ámbito de acción, destacan: Tabla N° 4: Principales Competidores

PRINCIPALES COURIERS Servicio Internacional

Servicio Nacional

DHL

SMP

FEDEX

OLVA

TNT

URBANO

UPS

MACROPOST

PITS

ENLACE

2.3.1. ANÁLISIS DELAS FUERZAS COMPETITIVAS En esta sección se analizó la posición competitiva de la Empresa de acuerdo al Modelo de las Cinco Fuerzas del marco teórico de Porter. Los determinantes de la posición competitiva de la Empresa son: a) ENTRADA POTENCIAL DE NUEVOS COMPETIDORES Existe un alto riesgo de ingreso de potenciales competidores, tal como se demostró con el crecimiento a 671 Concesiones Postales otorgadas por el MTC a marzo del 2013, respecto a 4795 informadas a enero del 2008, mostrando un crecimiento del 40.08%. Al I trimestre 2013, no existen restricciones para efectuar el servicio de courier, luego de la presentación de algunos requisitos exigidos por el Ministerio de Transportes y Comunicaciones y el pago correspondiente, se otorga la concesión. b) RIVALIDAD ENTRE EMPRESAS COMPETIDORAS De acuerdo a la información disponible en la página web del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, los principales operadores privados de servicios postales en el Perú son:

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Tabla N° 5: Operadores Privados De Servicios Postales

Empresas Nacionales

DHL; FEDEX; UPS; TNT, Olva Courier, Enlace Correos, Servicio Expreso S.A., Servicios Logísticos, Sky Express, SMP, PITS.

Empresas Internacionales

SMP Courier, Olva Courier SAC, Enlace, Urbano

Empresas de Transporte

Cruz del Sur, Hormeño, TEPSA, CIAL, Transporte

Express, PITS, Logística Integral.

Línea, Flores Hnos.

A continuación, se detallan las principales empresas competidoras:  DHL: Líder en mercado mundial de la industria Express y logística internacional. Une a más de 220 países y territorios, con 275,000 empleados en todo el mundial y opera a través de 4 divisiones especializadas: Express, Global Forwarding, Freight, Supply Chain y Mail. En el Perú inició sus operaciones el 27 de enero de 1993 y dispone de 62 puntos de atención a nivel nacional, siendo el departamento de Lima y Callao el que concentra el mayor número de puntos de atención 13. 

TNT: Opera amplias redes aéreas y terrestres en todo el mundo, cotiza en los mercados de valores de Amsterdam, Nueva York y Londres y Fráncfort y cuenta con 26,000 vehículos terrestres, 47 Aviones de carga pesada. Los Servicios que prestan son: Servicio Express, Servicios especiales, Servicios Externalizados y Soluciones corporativas. TNT en el Perú: Es representado en el Perú por Correo Privado SAC. Con más de 15 años en el mercado peruano. En el Perú inició sus operaciones el 25 de mayo de 1994 y cuenta con agentes en todos los departamentos, pero no son exclusivos.



FEDEX: La Corporación FedEx ha ocupado los primeros puestos en el ranking de la Revista Fortune en la Lista de “Compañías más admiradas del Mundo” y ha permanecido consistentemente desde su inicio en 1998”.



ENLACE CORREOS: Enlace Correos tiene una experiencia de más 20 años en el mercado postal. Inició sus operaciones el 01 de septiembre de 1988 dedicándose al reparto de correspondencia, pequeña paquetería, valijas y transporte de documentos en general.



OLVA COURIER: En 1986 se funda OLVA & ASOCIADOS S.R.L., empresa de correo privado dirigida al correo nacional a través de la marca de servicio OLVA. OLVA COURIER ha habilitado un conjunto de servicios que tienen como finalidad las comunicaciones entre personas y empresas a nivel nacional e internacional. Posee 13 locales de atención al público ubicado en distritos estratégicos de Lima, que agrupa a más de 500

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empleados y 270 oficinas en provincia. Cuenta con 200 unidades móviles que recorren todo el País. Cuenta con un sistema de seguimiento B2B. Además de los servicios Olva Carga, Export - Import y Olva TIC. Cuenta con 26 años de experiencia, más de 7 millones de personas reciben envíos de Olva, con más de 85% de entrega en la primera visita, 97% de efectividad en entregas nacionales. Con más de 17 millones de envíos entregables. Figura N° 10: imagen de oficina OLVA COURIER



PITS LOGÍSTICA INTEGRAL: PITS Logística Integral inició sus operaciones en el año 1997 y ofrece servicios de logística local, nacional e internacional. Tiene una alianza estratégica con la empresa DETALINE INT ´L (Operador Logística en EE. UU), sus líneas de Servicios son: Courier Internacional, Carga Internacional In house y Outsourcing, es decir ofertan servicios de Transporte de carga, Operador Logístico y Compras en USA.



SMP COURIER SERVICIOS LOGISTICOS DE COURIER S.A: SMP Courier es una empresa que nació en 1977 como Entregas y Servicios San Martín de Porres SRL dedicada a brindar el reparto de correspondencia a nivel local. Cuenta con 51 Oficinas a nivel Nacional, 01 Oficina en Miami como centro de operaciones, sus plazos de encaminamiento son de: 24 horas a todo el Perú y a Miami. 48 horas a Norte y Sud América y 72 Horas a Europa. Cuenta con amplia flota vehicular, Sistema WMS, Software ERP, TMS y GPS.



URBANO EXPRESS: Urbano Express Holdings, es una empresa multinacional especializada en la distribución de correspondencia masiva para grandes clientes. En el Perú inició operaciones en el año 2003, y se especializa en la distribución masiva de envíos de bajo peso para grandes empresas.



SERVICIO EXPRESO: SERVICIO EXPRESO S.A. nace en el año 2000 como una empresa de courier privado, especialista en servicio de mensajería local nacional e internacional.



EMPRESAS DE TRANSPORTE TERRESTRE: Las Empresas de transporte también forman parte del mercado de servicios postales, al transportar sobres, paquetes y encomiendas en sus rutas de pasajeros. La

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principal diferencia con el resto de operadores postales es el nivel de servicio que ofrecen. Las empresas de transporte suelen entregar envíos en el terminal de llegada y no en el destino final del mismo, por lo que la persona o empresa destinataria es responsable de recoger el envío en el terminal terrestre. Entre las principales limitaciones de las empresas de transporte como operadores postales, se encuentra el no contar con una plataforma tecnológica eficiente, que respalde los valores propios del servicio postal (puntualidad, eficiencia y diversidad de horarios, seguridad en la entrega). Estas empresas no disponen de la cobertura suficiente a nivel nacional, pues utilizan la cobertura del transporte de pasajeros (negocio principal). Asimismo, no cuentan con un seguimiento adecuado para garantizar la confirmación de llegada del envío. Entre las principales empresas de transporte se encuentran: Cruz del Sur, Flores Hnos., Ormeño, Transportes Civa, Tepsa, Cial y Transportes Línea, entre otras.

2.4. ACCIONES CORRECTIVAS  Implementar Sistema de Inteligencia de Negocio (BI) que integre todo la empresa con sus respectivos módulos  Implementar Sistema de Soporte a la Decisión (DSS)  Imlementar sistema de aplicaciones y productos (SAP)  sistema CRM.  Sistema de SCM  sistema de seguridad que controlen de los envíos postales  Sistema de Gestión de la Normativa institucional  Sistema de Gestión de la Jurisprudencia  sistema contable para la empresa.  Sistema de Supervisión  sistema de Evolución  sistemas de información de seguridad y control  sistemas de seguridad con cámaras CCTV  Sistema de Tramite Documentario  Sistema de Información Geo-referenciada GIS  Sistema de Marketing

2.5. ESTRATEGIA DE NEGOCIOS Los ejes estratégicos de la Empresa de SERPOST, está estructurada y alineada a los objetivos estratégicos, basados en los siguientes aspectos Tabla N° 6: Ejes Estratégicos

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Figura N° 11: Esquema de la Estrategia de Negocios

2.5.1. EJES ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA SERPOST Tabla N° 7: Ejes Estratégicos De La Empresa SERPOST

FINANCIERA Incrementar el valor de la Empresa. Incrementar los ingresos CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS Posicionar la empresa con mejores servicios y productos Ofrecer al mercado nuevos servicios y productos con mayor valor agregado. Fortalecer las relaciones con los distintos tipos de clientes de Serpost S.A. PROCESOS INTERNOS Desarrollar la calidad del servicio. Fortalecer el control de gestión empresarial. Implementar estándares de rendimiento para lograr la Optimización de los Procesos Operativos. Desarrollar un programa de integración Tecnológica interna que permita responder a las exigencias del mercado. APRENDIZAJE Desarrollar el potencial del recurso humano. Difundir valores de Serpost. Fortalecer la mejora de la calidad del servicio orientada al cliente. Optimizar al personal. Promover la Innovación Tecnológica. Optimizar nuevos servicios basados en Tecnología de la Información.

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2.3.-POLÍTICAS DE LA EMPRESA Valores a) Respeto: Adecuar la conducta hacia el respeto a la Constitución Política del Perú, las Leyes y la normatividad interna de la Empresa.

b) Probidad: Actuar con rectitud, honradez y honestidad, procurando satisfacer el interés general y desechando todo provecho o ventaja personal, obtenido por si o por otra persona. Profesar y practicar un claro rechazo a la corrupción y cumplir cabalmente con las normas vigentes.

c) Eficiencia: Demostrar calidad en cada una de las funciones asignadas, buscando el mejor resultado.

d) Idoneidad: Poseer aptitud moral, profesional y técnica, esto es, contar con una formación sólida acorde con la realidad en que se desempeña.

e) Veracidad: Expresarse con autenticidad en las relaciones funcionales con todos los miembros de la empresa y con terceros.

f) Lealtad y Obediencia: Actuar con fidelidad en la Empresa y solidaridad con los miembros de trabajo, cumpliendo las indicaciones del superior jerárquico competente, en la medida que reúnan las formalidades del caso y tengan por objeto la realización de actos de servicio que se vinculen con las funciones a su cargo y en función a los logros de la empresa.

g) Justicia y Equidad: Contar con permanente disposición para el cumplimiento de las funciones asignadas, respetando el trabajo de los demás, y manteniendo un trato igualitario y respetuoso con el personal de la Empresa y con terceros.

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2.6. MODELO OPERATIVO DE NEGOCIO 2.6.1. MODELO OPERATIVO

Cuadro N° 1:Modelo Operativo De Negocio

INTERPRETACIÓN: El Modelo Operativo está dividido en tres procesos principales que se comunican entre ellos. Se encuentra el PROCESO DE RECEPCIÓN el cual se encarga de atender al cliente y será el encargado de registrar la solicitud, por lo cual con un informe de solicitud de servicio llevaría al siguiente PROCESO DE CLASIFICACIÓN. Este proceso se encarga de en una primera instancia de clasificar y verificar el estado de la encomienda, de la misma manera con un informe y/u orden de solicitud de envió permitiría al siguiente PROCESO DE DISTRIBUCIÓN que se encargará de entregar la encomienda y verificar la cancelación del pago.

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2.6.2. MODELO OPERATIVO NIVEL 1 DE PROCESO DE RECEPCIÓN Cuadro N° 2: Modelo Operativo Nivel 1 de PROCESO DE RECEPCIÓN

PROCESO DE RECEPCIÓN MÓDULO ATENCION AL CLIENTE

MÓDULO DE RECEPCIONISTA

Solicitud de servicio

Recibir encomienda

Informar incidencias

Cancelar Servicio

Verificar encomienda

Facilitar información

Realizar reclamación y/o sugerencias Registrar solicitud

Fomentar valores

Asesorar al cliente

COMENTARIO: En este PROCESO DE RECEPCIÓN que realizar SERPOST, vemos que el cliente podría realizar otras operaciones además de solicitar su servicio, así mimo agregando un nuevo MÓDULO DE RECEPCIONISTA, donde éste también realiza operaciones fuera relacionado con el cliente.

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2.6.3. MODELO OPERATIVO NIVEL 2 DE PROCESO DE CLASIFICACIÓN

Cuadro N° 3: Modelo Operativo Nivel 2 de PROCESO DE CLASIFICACIÓN

PROCESO DE CLASIFICACIÓN

Recepcionar encomienda

Control de encomiendas

Verificar solicitud

Fortalecer seguridad de encomiendas

Clasificar envió de encomienda Gestionar transporte para envió

Verificar estado de encomienda

Informar de incidencias Cumple requisitos

Rechazado

COMENTARIO: En el PROCESO DE CLASIFICACIÓN permitirá ya la clasificación de las encomiendas para posteriormente su distribución, previamente se realiza controles permitiendo la seguridad de la encomienda.

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2.6.4. MODELO OPERATIVO NIVEL 3 DE PROCESO DE DISTRIBUCIÓN Cuadro N° 4: Modelo Operativo Nivel 3 de PROCESO DE DISTRIBUICIÓN

PROCESO DE DISTRIBUICIÓN

MÓDULO CLIENTE

Elaborar cronograma de envió

Actualización de datos

Asignación de encomiendas

Determinar situación del pago

Entregar encomienda

Fortalecer sistema de cancelación de pagos

Verificar cancelación

Supervisar reparto de encomienda Pagó

Informar de incidencias

Emitir recibo

No pagó

Retener la encomienda

COMENTARIO: En el PROCESO DE DISTRIBUICIÓN permitirá la entrega de la encomienda, pero primero para la asignación de encomiendas se debe elaborar o debe tener previamente un cronograma de envió, luego entregar la encomienda pero primero determinar la situación del pago y según si pagó se entrega, caso contrario se retiene la encomienda.

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3.2

ALCANCE DEL MODELO OPERATIVO

El funcionamiento de la la empresa serpost según el presente Plan estratégico de Tecnologías de información está representada en 4 fases o grupo de procesos que comprenden:

 Admisión  Clasificación y Transporte  Distribución

En la admisión se tiene la atención al clientes con sus respectivas mensajerías, encomiendas ,y son admitidos los envíos postales documentos pasando por una baliuacion , En el segundo grupo de procesos se tiene los clasificación sectorizando en envíos locales nacionales , internacionales envíos de urgencia ,en el tercer proceso se tiene transporte se realiza para internacional es por aibion para nacional es en microbús. Finalmente se se realiza la distribución o entrga de la mensajería y local en los siguientes transporte motos , en bicicleta ,microbús .

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III. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN III.1 Organigrama Estructural Actual La empresa de Serpost cuenta actualmente con el siguiente organigrama estructural que se muestra en la Figura N°09, comprende las unidades organizativas, lo cual permite identificar al personal y la asignación de las funciones correspondientes. Actualmente la empresa cuenta con una Oficina de Tecnologías de la Información.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE MOQUEGUA INGENIERIA SE SISTEMAS E INFORMATICA PLAN ESTRATÉGICO 2017 - 2021 Figura N° 12: Organigrama Estructural SERPOST S.A.

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III.2 Organigrama Funcional de la Empresa “Serpost”. Figura N° 13: Organigrama Funcional De La Empresa SERPOST

DIRECTORIO

ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL n  

JEFE DE LA OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA AUDITOR INTERNO

GERENCIA GENERAL GERENTE GENERAL ASISTENTE DE GERENCIA SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL

OFICINA DE ASESORIA JURIDICA 

GERENCIA DE DESARROLLO CORPORATIVO SUB GERENTE DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN SUB GERENTE DE DESARROLLO EMPRESARIAL JEFE DPTO. DE GESTIÓN Y PRESUPUESTO. JEFE DPTO. DE ESTUDIOS ECONÓMICOS. JEFE DPTO. DE ASUNTOS INTERNACIONALES.

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

JEFE DEL DPTO. DE TESORERÍA JEFE DPTO DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES JEFE DPTO. DE CONTROL JEFE DEL DPTO. DE CONTABILIDAD JEFE DEL DPTO. DE COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL SUB GERENTE DE FINANZAS SUB GERENTE DE RECURSOS HUMANOS CONTADOR GENERAL

JEFE OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA

GERENCIA COMERCIAL SUB GERENTE DE MARKETING SUB GERENTE DE VENTA SECRETARIA DE GERENCIA COMERCIAL JEFE DEL DPTO. DE PUBLICIDAD JEFE DEL DPTO. DE FILATELIA JEFE DEL DPTO. DE MARKETING DISEÑADOR PUBLICITARIO TÉCNICO ADMINISTRATIVO SUB GERENTE DE VENTAS JEFE DPTO. DE VENTAS JEFE DPTO. DE PLANEAMIENTO Y CONTROL DE VENTAS

GERENCIA POSTAL SUB GERENTE DE PAQUETERÍA Y OPERACIONES ADUANERAS RESPONSABLE DE ATENCIÓN AL CLIENTE RESPONSABLE DE SEGURIDAD POSTAL RESPONSABLE DE ENCAMINAMIENTO RESPONSABLE DE TRANSPORTE SUB GERENTE DE OPERACIONES POSTALES JEFE DPTO. DE CLASIFICACIÓN JEFE DPTO. DE DISTRIBUCIÓN JEFE DPTO. DE CONTROL DE CARGOS

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III.3 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO Figura N° 14: Organigrama Estructural Propuesto

GERENCIA DE TECNOLOGIA DE INFORMACION

DIRECTORIO ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL n

GERENCIA GENERAL

OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

GERENCIA DE DESARROLLO CORPORATIVO

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA POSTAL

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III.4 Recursos Humanos Identificados  DIRECTORIO  JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS  GERENCIA  GERENTE GENERAL  ASISTENTE DE GERENCIA  SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL  CONSERJE  ASESORÍA JURÍDICA  JEFE OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA  ABOGADO ADMINISTRATIVO  ABOGADO PENAL  ABOGADO CIVIL Y COMERCIAL  AUDITORÍA INTERNA  JEFE DE LA OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA  AUDITOR INTERNO  ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS  GERENTE DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS  CONTADOR GENERAL  ASISTENTE DE GERENCIA  SECRETARIA DE GERENCIA  SUB GERENTE DE LOGÍSTICA  SECRETARIA DE LOGÍSTICA  JEFE DPTO DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES  ASISTENTE PROFESIONAL  ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO  TÉCNICO ADMINISTRATIVO  TÉCNICO EN SERVICIOS  AUXILIAR ADMINISTRATIVO  JEFE DPTO. DE CONTROL PATRIMONIAL Y SEGUROS GENERALES  ANALISTA  ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO  AUXILIAR ADMINISTRATIVO  SUB GERENTE DE FINANZAS  JEFE DEL DPTO. DE CONTABILIDAD  JEFE DEL DPTO. DE TESORERÍA  JEFE DEL DPTO. DE COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL  ANALISTA EN CONTABILIDAD  ASISTENTE CONTABLE  TÉCNICO ADMINISTRATIVO  TÉCNICO CONTABLE  ASISTENTE ADMINISTRATIVO  PROFESIONAL EN CUENTAS INTERNACIONALES  ASISTENTE DE CUENTAS CUENTABLES  JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA  ANALISTA EN TESORERÍA  ASISTENTE DE FINANZAS  TÉCNICO ADMINISTRATIVO  PROFESIONAL EN COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL  ANALISTA EN COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL

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                

ASISTENTE EN PRESUPUESTO ESPECIALISTA EN COSTOS ANALISTA EN COSTOS Y CONTROL PRESUPUESTAL ASISTENTE EN PRESUPUESTO ESPECIALISTA EN COSTOS SUB GERENCIA: RECURSOS HUMANOS MÉDICO SECRETARIA JEFE DPTO DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO ANALISTA EN PERSONAL ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO PROFESIONAL EN REMUNERACIONES ANALISTA EN PERSONAL JEFE DPTO CAPACITACIÓN Y BIENESTAR DEL PERSONAL ASISTENTA SOCIAL PROFESIONAL EN CAPACITACIÓN

 DESARROLLO CORPORATIVO                            

GERENTE DE DESARROLLO CORPORATIVO SECRETARIA DE GERENTE SUB GERENTE DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN SUB GERENTE DE DESARROLLO EMPRESARIAL PERSONAL A SU CARGO JEFE DPTO. DE GESTIÓN Y PRESUPUESTO. JEFE DPTO. DE ESTUDIOS ECONÓMICOS. JEFE DPTO. DE ASUNTOS INTERNACIONALES. PERSONAL A SU CARGO PROFESIONAL EN ESTADÍSTICAS Y MUESTREO ANALISTA DE ESTADISTICAS SUB GERENTE DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN SUPERIOR: GERENTE DE DESARROLLO CORPORATIVO INFERIOR: JEFE DEL DPTO. ORGANIZACIÓN Y PROCESOS JEFE DEL DPTO. DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN JEFE DEL DPTO. DE TECNOLOGÍA Y COMUNICACIONES SUB GERENTE DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN. ANALISTA EN SISTEMAS PROGRAMADOR DE APLICACIONES ADMINISTRATIVAS PROGRAMADOR DE APLICACIONES POSTALES PROGRAMADOR DE APLICACIONES WEB PROGRAMADOR DE APLICACIONES JEFE DPTO DE TECNOLOGÍA Y COMUNICACIONES ESPECIALISTA EN SISTEMAS - CONTROL DE CÓMPUTO ESPECIALISTA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN HELP DESK ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO- HELP DESK TÉCNICO EN REDES - SOPORTE TÉCNICO

 POSTAL  

GERENTE POSTAL SUB GERENTE DE ADMINISTRACIONES POSTALES

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            

SUB GERENTE DE OPERACIONES POSTALES SUB GERENTE DE PAQUETERÍA Y OPERACIONES ADUANERAS RESPONSABLE DE ATENCIÓN AL CLIENTE RESPONSABLE DE SEGURIDAD POSTAL RESPONSABLE DE ENCAMINAMIENTO RESPONSABLE DE TRANSPORTE PERSONAL A SU CARGO SUPERVISOR DE CALL CENTER TÉCNICO ADMINISTRATIVO TÉCNICO POSTAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO OPERADOR POSTAL AUXILIAR DE SERVICIOS Y SEGURIDAD

 OPERACIONES POSTALES  SUB GERENTE DE OPERACIONES POSTALES  JEFE DPTO. DE CLASIFICACIÓN  JEFE DPTO. DE DISTRIBUCIÓN  JEFE DPTO. DE CONTROL DE CARGOS  ASISTENTE DE INGENIERÍA Y PROGRAMACIÓN  ASISTENTE EN SERVICIOS  TECNICO POSTAL  JEFE DPTO DE CLASIFICACIÓN  RESPONSABLE DEL ÁREA DE PRIMERA CLASIFICACIÓN  RESPONSABLE DEL ÁREA CLASIFICACIÓN FINAL  RESPONSABLE DEL ÁREA DE REGISTRABLE LOCAL  RESPONSABLE DEL ÁREA DE REGISTRABLE NACIONAL  RESPONSABLE DEL ÁREA DE REGISTRABLE INTERNACIONAL  AUXILIAR DE SERVICIOS  TÉCNICO POSTAL – OVERNIGHT  SUPERVISOR POSTAL  PAQUETERÍA      

SUB GERENTE DE PAQUETERÍA Y OPERACIONES JEFE DPTO. DE OPERACIONES ADUANERAS JEFE DPTO. DE AREAS OPERATIVAS JEFE DPTO. DE EMS ADUANERAS PROFESIONAL EN LEGISLACIÓN POSTAL ADUANERA

 ADMINISTRACIONES POSTALES        

SUB GERENTE DE ADMINISTRACIONES POSTALES JEFE DPTO. DE INSPECTORÍA JEFE DPTO. DE GIROS POSTALES ADMINISTRACIONES POSTALES PROFESIONAL EN INSPECTORÍA SUPERVISOR GENERAL ANALISTA EN SEGUIMIENTO JEFE DPTO DE GIROS POSTALES

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        

ADMINISTRADOR DE REDES SECRETARIA CAJERO TECNICO POSTAL OPERADOR POSTAL CARTERO CHOFER AUXILIAR DE SERVICIOS POSTREN

 COMERCIAL                     

GERENTE COMERCIAL SUB GERENTE DE MARKETING SUB GERENTE DE VENTAS SECRETARIA DE GERENCIA COMERCIAL JEFE DEL DPTO. DE PUBLICIDAD JEFE DEL DPTO. DE FILATELIA JEFE DEL DPTO. DE MARKETING DISEÑADOR PUBLICITARIO TÉCNICO ADMINISTRATIVO ESPECIALISTA GRÁFICO Y FILATÉLICO ASISTENTE ADMINISTRATIVO SUB GERENTE DE VENTAS JEFE DPTO. DE VENTAS JEFE DPTO. DE PLANEAMIENTO Y CONTROL DE VENTAS SECRETARIA SUPERVISOR DE VENTAS ESPECIALISTA EN VENTAS PROMOTOR DE VENTAS ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO TÉCNICO EN PRE FACTURACIÓN AUXILIAR ADMINISTRATIVO

III.5 INTEGRACION DE ESTRATEGIA DE NEGOCIOS Para la inserción de estrategias de negocios y puestos organizacionales se requiere identificar las unidades organizativas necesarias para el desarrollo de los objetivos estratégicos presentes en el Plan Estratégico 2013-2017 de SERPOST S.A. Se identifican las unidades organizacionales con funciones asignadas a cada unidad, en base a las responsabilidades y funciones establecidos en el Manual de Organización y Funciones de SERPOST S.A., y teniendo en consideración las acciones a realizarse conjuntamente con los objetivos estratégicos plasmados en el Plan Estratégico 2013-2017 de SERPOST S.A. Se observará en la Matriz de Funciones vs Unidad Organizacional.

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Las unidades organizacionales y sus funciones son la guía para la asignación del personal requerido; que permita ejecutar las acciones estratégicas, para el mencionado análisis debiéndose considerar los objetivos estratégicos y líneas de acción establecidos en el Plan Estratégico 2013-2017 de SERPOST S.A. El mencionado análisis se plasma en la Matriz Ejecutivos vs Funciones. Finalmente, se elabora la estructura organizacional que satisface los lineamientos establecidos anteriormente, para este caso se consideró el Organigrama Proyectado en el Manual de Organización y Funciones de SERPOST S.A, el organigrama presenta las unidades organizadas adecuadamente para el cumplimiento de las acciones estratégicas.

III.6 MATRIZ UNIDAD ORGANIZACIONAL Tabla N° 8 Matriz Unidad Organizacional

UNIDAD ORGANIZACIONA L DIRECTORIO GERENCIA GENERAL AUDITORÍA INTERNA ASESORÍA JURÍDICA

ADMINISTRACIÓ N DE RECURSOS

GERENCIA DESARROLLO CORPORATVO

SUB UNIDAD

Junta General De Accionistas

ÁREA ACTIVA

SI

Secretaría de Gerencia general

SI

Conserje

SI

Oficina De Auditoria Interna

SI

Jefe De Oficina De Asesoría Jurídica Abogado penalista Abogado Civil Y Comercial Logistica

SI SI SI

Abastecimiento y Servicios Generales

SI SI SI SI SI SI SI

Control patrimonial Y Seguros Generales Sub Gerencia : Finanzas y Logistica Contabilidad Tesorería Costos y Control Presupuestal Sub Gerencia : Recursos Humanos Administración de Personal

SI

SI

Remuneraciones

SI

Capacitación y Bienestar de Personal

SI

Administración de Personal

SI SI SI SI SI SI SI

Capacitación Sub Gerencia : Desarrollo Empresarial Gestión y Presupuesto Estudios Económicos Sub Gerencia : Tecnologías de la Información Organización y Procesos

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Sistemas de Información

GERENCIA POSTAL

GERENCIA COMERCIAL

Tecnología y Comunicaciones Atención al Cliente Sub Gerencia: Administraciones Postales Atención al Cliente – Call Center Encaminamiento Transportes Seguridad Postal Inspectoría Giros postales Administraciones postales Sub Gerencia: Operaciones Postales Ingeniería y Programación Registrable Local, Nacional y Internacional Distribución Control y Distribución Control de Cargos Control de Cargos, Local y Nacional Extra Postal Ingeniería y Programación Operaciones Aduaneras Áreas Operativas Encomiendas Canje Marítimo Sub Gerencia: Marketing Publicidad Filatelia Sub Gerencia: Ventas Ventas Pre Facturación Planeamiento y Control de Ventas

III.7 MATRIZ FUNCIONES VS UNIDAD ORGANIZACIONAL Tabla N° 9: Matriz Funciones Vs Unidad Organizacional

UNIDAD ORGANIZACIONAL

FUNCIONES

SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI

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ALTA DIRECCIÓN

GERENCIA GENERAL

 Dirigir, planear, organizar, coordinar y controlar la marcha integral de SERPOST S.A.  asegurar su óptimo funcionamiento de acuerdo a los objetivos y políticas de la Empresa  Aprobar el Manual de Organización y Funciones.

 Ejercer la dirección administrativa, operativa y financiera de la Empresa  Representar judicial y legalmente a la Empresa  Informar al Directorio las acciones tomadas así como operativo y presupuesto anual de ingresos y egresos  

AUDITORIA INTERNA

ASESORÍA JURÍDICA

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

SUB GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

 

Organizar, dirigir y controlar la ejecución del Plan Anual de Control Aprobar los programas de auditoría de las acciones de control a desarrollarse. Designar a los integrantes de las Comisiones de Auditoría para el. desarrollo de las acciones de control Controlar y dirigir el seguimiento e implementación de las medidas correctivas derivadas de los informes de auditoría.

 Prestar asesoramiento jurídico legal a la Empresa en la interpretación y aplicación de los dispositivos legales  Absolver consultas y emitir informes solicitados por la Alta Dirección y por las unidades orgánicas de la Empresa  Proyectar resoluciones de la Gerencia General.  Elaborar las agendas para las sesiones de Directorio  Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar la administración de los recursos económico financieros, humanos y logísticos  Establecer sistemas de información económica, financiera  Organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades vinculadas con la administración, bienestar social y capacitación del personal  Supervisar y controlar la elaboración y actualización del Cuadro  Establecer políticas, normas y procedimientos de administración de personal de acuerdo con los lineamientos generales de la Empresa.  Supervisar los programas de capacitación, las actividades de tipo asistencial y otros orientados a la capacitación y bienestar del personal  Supervisar los programas de capacitación, y bienestar del personal

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DESARROLLO CORPORATIVO

SUB GERENCIA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

GERENCIA POSTAL

SUB GERENTE DE ADMINISTRACION ES POSTALES Y ENCAMINAMIENTO

GERENCIA COMERCIAL

SUB GERENCIA DE MARKETING Y VENTAS

 Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar las actividades de la gerencia a su cargo de acuerdo a los lineamientos y políticas de la Empresa.  Diseñar, administrar y evaluar el desarrollo de los Sistemas de Información de la Empresa.  Proponer, establecer y coordinar la aplicación de métodos de evaluación por resultados  Proponer y recomendar pautas y acciones de asuntos internacionales, interpretando  correctamente la legislación internacional postal  Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar el desarrollo e implantación de los sistemas de información de la Empresa  Evaluar periódicamente el desempeño de los sistemas de información  Plantear los procedimientos de seguridad y control de los sistemas de información bajo su responsabilidad  Dirigir, controlar, supervisar y evaluar los planes y actividades del servicio postal y del tráfico nacional e internacional.  Supervisar que las oficinas efectúen la emisión y recepción, de los despachos  asegurar la entrega de los envíos en los plazos previstos.  Implantar un adecuado sistema de ventas de servicios a cargo de la Empresa y terceros a nivel nacional e internacional.  Administrar y supervisar el desarrollo de las funciones de a los reclamos  atención Dirigir la gestión de las administraciones postales a nivel nacional.  Supervisar las actividades relacionadas con los Giros Postales  Realizar el seguimiento a las observaciones y recomendaciones  Elaborar el programa de requerimientos de recursos humanos y materiales de la Sub Gerencia  Definir, proponer, coordinar y ejecutar las políticas de comercialización  Definir y proponer los planes de marketing, y venta de la Empresa.  Representar a la Empresa en aspectos comerciales ante corresponsales, organismos internacionales.  Implementar un adecuado sistema de venta de servicios a cargo de la empresa y de terceros a nivel nacional.  Consolidar el presupuesto anual de la Gerencia Comercial y controlar su ejecución    

Realizar el planeamiento y control de ventas Estructurar el Plan de Publicidad (corporativo y por servicio) Diseñar los boletines filatélicos Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar las políticas y programas de venta de acuerdo al mercado nacional e internacional de servicios postales.

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III.8 MATRIZ EJECUTIVOS VS FUNCIONES La Matriz Ejecutivos vs Funciones identifica los principales actores para el cumplimiento de las acciones estratégicas, para tal caso, en cada intersección de fila y columna se detalla características que presentan los ejecutivos en relación a las funciones asignadas. Estas características son: Tabla N° 10: Leyenda De Ejecutivos Versus Funciones

I D

R

SIGNIFICADO Responsabilidad Directa

A

Autoridad sobre el puesto

I

Encargado de la Función

DESCRIPCIO N El ejecutivo tiene alta responsabilidad con la función encargada, el cual deberá responder por las tareas realizadas. El ejecutivo tiene la potestad para decretar y tomar decisiones de cumplimiento obligatorio para el desarrollo de las funciones asignadas. El ejecutivo tiene la obligación de llevar a cabo las funciones encargadas. Las obligaciones específicas de los encargados se dan de acuerdo al funcionamiento de la organización.

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E

Experiencia Técnica

El ejecutivo tiene la cualidad de contar con el conocimiento técnico, habilidades y destrezas para el cumplimiento de las funciones encargadas.

T

Actualmente Desempeña esta Función

Cuando el ejecutivo está desempeñando en la actualidad la función en la empresa.

Ejemplo para el caso del DIRECTORIO, en el Cuadro podemos observar que la según la función presenta las características R, A, I, E y T, lo que significa que tiene responsabilidad directa, está encargado de la función y tiene Autoridad sobre el puesto; esta encargado de esta función tiene la experiencia y habilidad para desempeñarse, actualmente cumple esa función

Tabla N° 11: matriz áreas versus ejecutivos versus funciones

FUNCIONES

DIRECTORI O

GERENTE GENERAL

R R A I E

A

R I T

I T

Aprobar el Manual de Organización y Funciones.

Dirigir, planear, organizar, coordinar y controlar la marcha integral de

ALTA DIRECCION

R

I T

R

A

asegurar su óptimo funcionamiento de acuerdo a los objetivos y políticas de la

A

R R R

A A A

Representar judicial y legalmente a la Empresa Informar al Directorio las acciones tomadas así como operativo y

R

A

.presupuesto anual de ingresos y egresos

A Aprobar los programas de auditoría de las acciones de control a desarrollarse.

GERENCIA GENERAL

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Designar a los integrantes de las Comisiones de Auditoría para el. Controlar y dirigir el seguimiento e implementación delalas medidas correctivas Prestar asesoramiento jurídico legal a la Empresa en interpretación y aplicación de los dispositivos legales . Absolver consultas y emitir informes solicitados por la Alta Dirección y por las unidades orgánicas de la Empresa Absolver consultas y emitir informes solicitados por la Alta Dirección y por las unidades orgánicas de la Empresa Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar la administración de los recursos económico financieros, humanos y logísticos Organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades vinculadas con la administración, bienestar social y capacitación del personal Supervisar los programas de capacitación y bienestar del personal

AUDITORIA INTERNA

ASESORIA JURIDICA

GERENCIA DE ADMINISTRACION DE RECURSOS

Establecer sistemas de información económica, financiera Establecer políticas, normas y procedimientos de administración de personal de acuerdo con los lineamientos generales de la Empresa. Supervisar los programas de capacitación, y bienestar del personal

R

A

Supervisar los programas de capacitación, las actividades de tipo asistencial y otros orientados a la capacitación y bienestar del personal Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar las actividades de la gerencia a su cargo de acuerdo a los lineamientos y políticas de la Empresa. .evaluar y control del plan operativo, convenio de gestión y presupuesto Analizar, proponer y elaborar diversos mecanismos operativos y convenios internacionales. Proponer y recomendar pautas y acciones de asuntos internacionales, interpretando Proponer, establecer y coordinar la aplicación de métodos de evaluación por resultados

R A E I Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar el desarrollo e implantación de los Evaluar periódicamente el desempeño de los sistemas de información

SUB GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

GERENCIA DE DESARROLLO CORPORATVO

SUB GERENCIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION

Plantear ylos procedimientos y control los sistemas de información Administrar supervisar el desarrollo dede lasseguridad funciones de atención y a de los reclamos de los clientes

R

A

E

A

Implantar un adecuado sistema de ventas de servicios a cargo de la Empresa y terceros a nivel nacional e internacional. Ejecutar programas de entrenamiento y capacitación de seguridad Establecer el encaminamiento local nacional e internacional y las empresas de transportes que lo efectuarán Evaluar los planes y actividades del servicio postal y del tráfico nacional e internacional. Supervisar las actividades relacionadas con los Giros Postales

GERENCIA POSTAL SUB GERENCIA DE ADMINISTACIONES POSTALES y ENCAMINAMIENTO

Definir, proponer, coordinar y ejecutar las políticas de comercialización Definir y proponer los planes de marketing, y venta de la Empresa.

R

Representar a la Empresa en aspectos comerciales ante corresponsales, organismos internacionales. Implementar un adecuado sistema de venta de servicios a cargo de la empresa y de terceros a nivel nacional. Estructurar el Plan de Publicidad (corporativo y por servicio),Diseñar los boletines filatélicos y productos filatélicos Realizar el planeamiento y control de ventas

R

A

Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar las políticas y programas de venta de acuerdo al mercado nacional e internacional de servicios postales. Evaluar la captación y desarrollo de las ventas de servicios postales y afines

GERENCIA COMERCIAL

SUB GERENCIA DE MARKETING Y VENTAS

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R A I E

AUDITOR INTERNO

JEFE DE OFICINA ASESORIA JURIDICA GERENTE DE ADMINISTRA CION DE RECURSOS SUB GERENTE DE RECURSOS HUMANOS GERENTE DE DESARROLLL O CORPORATIV O SUB GERENTE DE TECNOLOGIA S DE INFORMACIO N

E I T

R E I T

R E I T

R A R A I I I T A E T R A I E

R E I T

A E R A I E

R A I E

A E T

R A I E

R A I E

R A I E

R A I E

R A I E R A I E R E I T

R A I E

R A I E

GERENTE POSTAL

SUB GERENTE DE ADMINISTRACION POSTAL Y ENCAMINAMIENT O GERENTE COMERCIAL

SUB GERENTE DE MARKETIN GY VENTAS

Tabla N° 12: continuación de la matriz áreas versus ejecutivos versus funciones

R A A R A E E A I I E T T E

R R R A A A I I I E E E

R A I E

R A I E

R A I E

R A

R A

I

I

R R A A I I E T

R R R R R R A A A A A A I E I I I I I E E

R R R A A A I

I

I

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4. ARQUITECTURA DE LA INFORMACION La Arquitectura de la Información articula las funciones (acciones estratégicas) en relación a los sujetos de datos. En base a un análisis situacional podemos identificar las operaciones de las unidades organizacionales y la correspondiente asignación de los sujetos de datos, en base a esto podemos identificar los resultados del flujo de datos producto de las actividades que actualmente se desarrollan en la organización (Matriz Resultante), y de acuerdo a un diagnostico se desarrolla la propuesta de cómo debería fluir los datos en base a los procesos de cada unidad organizativa. El objeto es llevar procesos altamente automatizados para un óptimo flujo de información. 4.1.

OPERACIONES IDENTIFICADAS ORGANIZACIONALES

EN

LOS

TRES

NIVELES

Para la identificación de las operaciones se requiere contar con las siguientes herramientas MATRIZ FUNCIONES VS. SUJETO DE DATOS Para elaborar la Matriz Funciones vs. Sujeto de Datos, las entidades y funciones son transferidos automáticamente a la matriz en la que al intersectar todas las funciones con los sujetos de datos encontramos 4 características: Tabla N° 13 : Leyenda de la matriz funciones vs. Sujeto de datos

I

SIGNIFICADO

DESCRIPCIÓN

D C A

Creación (Create) Actualización (Update)

R

Lectura (Read)

D

Borrar (Delete)

Cuando el sujeto de datos requiere ser creado para el desarrollo de la función Cuando el sujeto de datos requiere ser actualizado una vez llevado a cada función Cuando el sujeto de datos ser revisado al llevarse a cabo la función Cuando el sujeto de datos requiere ser eliminado o apartado.

Esta matriz nos muestra automáticamente los problemas existentes en la organización.

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MATRIZ FUNCIONES VS. SUJETO DE DATOS

Tabla N° 14: matriz funciones vs. Sujeto de datos

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4.1 IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS GLOBALES DE INFORMACIÓN PARA LAS OPERACIONES. MATRIZ RESULTANTE Los detalles de la matriz son agrupables juntos en varios pasos. En el análisis se usa la matriz para validar el diseño y chequear los complementos, pudiendo clasificar las filas y las columnas en una variedad de caminos de la validación. En el análisis se rescata una función o grupo de funciones que tienen algún parecido de la misma manera ocurre con las entidades. Los rótulos dados a los grupos de funciones formados en la matriz han sido debido a la función con la que se relaciona. En la Matriz Resultante se puede observar el flujo de datos que existe actualmente en la organización. Muchos de estos procesos no están debidamente automatizados, y a pesar de contar con la conectividad implantada, no se ha potencializado debidamente este recurso. Se propone en la Matriz Propuesta un flujo de datos en el que todos se comuniquen con el Área de Informática y de esta manera se tenga bien organizado los procesos.

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MATRIZ RESULTANTE Tabla N° 15: MATRIZ RESULTANTE

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4.2 ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN Para la elaboración de la Arquitectura de la Información que se traduce básicamente en un modelo donde los flujos de datos de las diferentes unidades organizativas circulan en forma automatizada hacia un nodo principal que permita redistribuir la data de manera eficaz y eficiente. Para tal objetivo, y en base a la Matriz Resultante (Ver Cuadro 07), se propone la Matriz Propuesta a) MATRIZ PROPUESTA En esta Matriz se plasma las unidades organizativas bien definidas y su correspondiente relación con las funciones y sujeto de datos establecidos que genera un flujo de información que se concentra en la unidad de Información y Conocimiento (nodo central), y de la misma forma redistribuye el flujo a las demás unidades. Desde este nodo central se atienden de manera especial las solicitudes de información requeridas por la Unidad de Gestión, la misma que es remitida en forma oportuna para el apoyo a la toma de decisiones empresariales. La unidad de Gestión también reporta información al nodo central.

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MATRIZ PROPUESTA Tabla N° 16: MATRIZ PROPUESTA

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4.3 ALCANCE DE LA ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN El análisis de la Arquitectura de la Información de la Empresa Serpost S.A. Se plasma en la Matriz Propuesta: MATRIZ RESULTANTE, el cual refleja las funciones estratégicas en relación a los sujetos de datos. Al realizar el análisis situacional identificamos las operaciones de las unidades organizacionales cuyo flujo de datos, producto de sus actividades, debería fluir de manera altamente automatizada y concentrada en la unidad de Información y Conocimiento. La Arquitectura de la Información es importante para crear un mapa de flujo de información que involucra a las unidades organizacionales, sujeto de datos y funciones estratégicas. El flujo de información generado en toda la organización debe concentrarse en un nodo central (Unidad de Informática y Conocimiento), y de la misma forma, desde este nodo se debe redistribuye el flujo a las demás unidades operativas. Desde el nodo central y en base a un sistema de información integral se atienden las solicitudes de información requeridas, el suministro de esta información es importante para el desarrollo eficiente y eficaz de las operaciones de negocio y el apoyo a la toma de decisiones empresariales.

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4.4 MODELO DE NEGOCIO DE LA EMPRESA SERPOST Figura N° 15: MODELO DE NEGOCIO DE LA EMPRESA SERPOST

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4.4.1 Figura N° 16: procesos del servicio de Mensajería

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Recepción y Verificación del contenido de envió

Clasificación

De Destinos

Gestión Transporte de Carga

Seguimiento de Envíos

Notificació n al cliente

Evaluación de Pago Y Entrega

4.5 ALCANCE DEL MODELO DE NEGOCIO El modelo de negocios es la base para el proceso de planeación de tecnologías de Información. Se concentra en el entendimiento del entorno y el establecimiento de la Estrategia de Negocios que determina la construcción del Modelo Operativo, la Estructura de la Organización y la Arquitectura de la Información. En el Modelo de Negocios podemos apreciar que existe cierta influencia del entorno político, económico, social y legal. La entrada de flujo de datos provenientes de entidades como Proveedores (de conocimiento, tecnología, personas, recursos financieros), Empresas Competidoras, Gobierno, e Instituciones. Este suministro de datos es requerido para el proceso de negocio el cual se desarrolla en base a las unidades organizativas (Gestión, Administración de Información y Tecnología, etc.) que son el soporte para la puesta en marcha de los procesos primarios.

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PETI 2017 – 2021 EMPRESA

“SERPOST”

MODULO III MODELO DE TI ESTRATEGIA DE TI ARQUITECTURA DE TI ARQUITECTURA TECNOLOGICA MODELO OPERATIVO DE TI ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE TI

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5 ESTRATEGIA DE TI Es una herramienta estratégica de negocios, utilizada para estructurar la ruta y se encarga de utilizar y gestionar los recursos de TI, así como las interrelaciones tanto internas como externas de TI con el negocio, flujo y almacenamientos de toda la información, para proporcionar a la Gerencia Principal de la Empresa de Tecnologías de la Información, que le permita usar la tecnología como agente de transformación e integración en la gestión de sus procesos permitiendo mejorar a la empresa y ser más competitiva. Los ejes estratégicos de la empresa SERPOST son 4 ejes que son el pilar para ser más competitiva.

5.1. MODELO ESTRATEGICO DE TI Las tecnologías de información en las empresas deben tener un uso adecuado para el apoyo en la gestión de sus procesos, las herramientas tecnológicas permiten mejorar la estrategia competitiva a una empresa. El modelo estratégico de TI permitirá que, bajo un entorno integrado y sencillo, se pueda gestionar el planeamiento, ejecución y seguimiento de las acciones y actividades de control, obteniendo indicadores de gestión para el soporte a la toma de decisiones de las Gerencias de línea y Alta Dirección.

La integración de los sistemas permitirá disponer de información sobre recursos asignados a determinadas acciones y actividades de control, así como ayudar a una mejor planificación y uso de recursos financieros y de personal en los procesos de negocio y de apoyo. Figura N° 17: Modelo Estratégico de TI

Tecnología Tecnología informática informática

Competencia Competencia de SI de SI

Gobierno Gobierno de TI de TI

Seguridad Seguridad en TI/SI en TI/SI

Fuente: Modelo Estratégico de Propuesto

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Tecnología Informática  Permite el desarrollo de software con soporte tecnológico. Debido a que el crecimiento se da en un entorno competitivo, la necesidad de incluir nuevos dispositivos que tiendan a reducir los costos de producción, así mismo la cercanía del cliente al proveedor. Siendo el cliente la prioridad para mejorar la calidad del producto o servicio brindado por la empresa. Competencia de Sistemas De Información  Conectividad: Permite que la información se encuentre disponible para ser analizada y estructurado según las necesidades de la empresa.  Accesibilidad: El cliente tiene un contacto directo con la empresa debido a que no todos los procesos son en línea, además de ofrecer servicios para atender a las necesidades que pueda tener para la instalación y uso adecuado de los equipos.  Confiabilidad: En referencia de atención al cliente es de manera instantánea apoyado por tecnologías, mediante correo electrónico, seguimientos en línea, celular, entre otros para dar una respuesta rápida, basada en la confianza y calidad de entrega del producto y/o servicios. Gobierno De Tecnología De Información  Actualmente se tiene alianzas estrictamente comerciales, es decir de compra de productos en línea de proveedores los cuales se dedican a la venta, pero debido a la competencia que genera el no ser el único. No se tiene un beneficio potencial de ingresos por negociación por grandes volúmenes de pedido.  Administrar la infraestructura de (hardware, software, base de datos, redes y telecomunicaciones).  Administrar recursos humanos.  Administrar recursos tecnológicos.  Desarrollo de planes, proyectos de TI. Seguridad En Tecnología Y Sistemas De Información  Establecer y garantizar la seguridad de la información de la empresa promoviendo la confidencialidad y uso apropiado de dicha información, evitando su alteración, pérdida, tratamiento, o acceso no autorizado.

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5.2. ESTRATEGIA E IMPACTO DE LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION EN LA EMPRESA

Figura N° 18: Estrategia E Impacto De Las Tecnologías De Información En La Empresa SERPOST

DIRECTORIO GERENCIA GENERAL

UNIDADES DE SOPORTE

Correo Personal

Correo Empresarial

UNIDADES DE STAFF

Correo Encomienda

Correo Filatelia y Nuevos Negocios

Giros Postales

UNIDADES DE RIESGO Y TECNOLOGÍAS

INTERPRETACION: En las estrategias de impacto se realiza una descripción del proceso de desarrollo de los servicios que brinda la empresa siguiendo jerarquías dentro de la organización como son la Alta Gerencia y Media Gerencia, y las demás su unidad de trabajo (Unidad de Soporte y Unidad de Staff), encargados de las operaciones primordiales de la empresa como las instalaciones, control, funcionamiento y mantenimiento por cada equipo técnico de la organización sea de forma colectiva o individual, y las áreas de respaldo que permitan un mejor desenvolvimiento en el servicio de calidad para los usuarios.

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6 ARQUITECTURA DE SI 6.1.

SISTEMA ACTUAL DE LA ARQUITECTURA DE SI

La arquitectura de sistemas de información de la empresa SERPOST determina el portafolio de aplicaciones necesario para soportar las estrategias, operación y estructura de la organización.

La presente arquitectura de Sistemas de Información se compone de sistemas de información desarrollados como base de actividades funcionales tradicionales de operación, monitoreo/ control, planeación y toma de decisiones. La finalidad de las aplicaciones a implementar mejorar la calidad, la eficiencia del trabajo y del servicio. En conclusión se tiene estrecha relación con los servicios brindados con los ciudadanos, las empresas públicas y privadas de convenio y el mundo exterior.

 Sistema De Tracking  Sistema De IFS (International Finance System)  Sistema SAP  Sistema De SIAF (Sistema Integrado De Administración Financiera)  Sistema Seguimiento en Linea  Sistema Biométrico Huella Dactilar

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 Sistema De CCTV  Sistema Simplificado De Exportaciones Por Envíos Postales  Sistema De Control De Envíos Por Centros De Distribución.  Automatización Del Sistema De Distribución CRM (IT).  Sistema Integrado De Mensajería (Sim)  Sistemas De Plan Operativo

Módulo 34 Módulo 35 Módulo 28 Módulo 29

Módulo 17 Módulo 18 Módulo 19

Módulo 14 Módulo 15 Módulo 16 Módulo 9 Módulo 10 Módulo 11 Módulo 12 Módulo 13

Módulo 26

6.2.

Módulo 27 INTERRELACIÓN ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE Módulo INFORMACIÓN 20

Figura N° 19: Interrelación de los Sistemas Módulo 30 de Información Módulo Módulo 23 31 Módulo 24 Módulo 25

Módulo 21 Módulo 22

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Módulo 1 Módulo 2 Módulo 3 Módulo 4 Módulo 5 Módulo 6 Módulo 7 Módulo 8

Módulo 32 Módulo 33

Módulo 36 Módulo 37

LEYENDA

-------------------------------------------------------------

SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE TRACKING SISTEMA DE IFS (International Finance System) SISTEMA SAP SISTEMA DE SIAF (Sistema Integrado de Administración Financiera) SISTEMA SEGUIMIENTO EN LINEA SISTEMA BIOMETRICO HUELLA DACTILAR SISTEMA DE CCTV SISTEMA SIMPLIFICADO DE EXPORTACIONES POR ENVÍOS POSTALES SISTEMA DE CONTROL DE ENVÍOS POR CENTROS DE DISTRIBUCIÓN. AUTOMATIZACIÓN DEL SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN CRM (IT). SISTEMA INTEGRADO DE MENSAJERÍA (SIM) SISTEMAS DE PLAN OPERATIVO

6.2.1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN EXISTENTES Y ACTUALES DE LA EMPRESA SERPOST Tabla N° 17: Sistema de información definido en Módulos

Nª

SISTEMAS DE INFORMACION

N° DE MODULO

ALCANCE

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1

2

3

SISTEMA DE TRACKING

SISTEMA DE IFS (International Finance System)

SISTEMA SAP

Modulo1

 Administraciones Postales

Modulo2

 Operaciones Postales

Modulo3

 Paquetería y Operaciones Aduaneras

Modulo4

 Atención al Cliente

Modulo5

 Seguridad Postal

Modulo6

 Encaminamiento

Modulo7

 Sub Gerencia de Operaciones Postales

Modulo8

 Transporte

Modulo9

 Clasificación

Modulo10

 Control de Cargos

Modulo11

 Registro Local

Modulo12

 Registro Nacional

Modulo13

 Registro Internacional

Módulo 14

 Financiamiento

Módulo 15

 Gestión Recursos Humanos

Modulo17

 Gestión De La Relación Con El Cliente  Administración De Recursos

Modulo18

 Logística

Modulo19

 Contabilidad

Modulo20

 Tecnologías De La Información

Modulo21

 Sistemas De Información

Modulo22

 Tecnología Y Comunicaciones

Modulo23

 Control Interno

Modulo24

 Inspectoría

Modulo25

 Operaciones Aduaneras

Modulo26

 Planeamiento Y Control De Ventas

Modulo27

 Sistemas De Información

Módulo 16

4

5

6

SISTEMA DE SIAF (Sistema Integrado de Administración Financiera) SISTEMA SEGUIMIENTO EN LINEA

SISTEMA BIOMETRICO HUELLA DACTILAR

7

SISTEMA DE CCTV

8

SISTEMA SIMPLIFICADO DE EXPORTACIONES POR ENVÍOS POSTALES

9

10

 Administraciones Postales Modulo28 Modulo29

 Operaciones Postales

SISTEMA DE CONTROL DE ENVÍOS POR CENTROS DE DISTRIBUCIÓN.

Modulo30

 Paquetería Y Operaciones Aduaneras

Modulo31

 Atención Al Cliente

AUTOMATIZACIÓN DEL SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN CRM (IT).

Modulo32

 Gestionar Ventas Postal

11

SISTEMA INTEGRADO DE MENSAJERÍA (SIM)

12

SISTEMAS DE PLAN OPERATIVO

Modulo33

 Proceso De Ventas

Módulo35

 Informes De Seguimiento De Los Envío  Consulta De Envíos

Modulo36

 Tecnologías De La Información

Modulo37

 Operaciones Aduaneras

Modulo34

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6.3. PROPUESTA DE INTERRELACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Figura N° 20: Propuesta de Interrelación de los Sistemas de Información

Modulo12 Modulo13

Módulo 7 Módulo 8 Modulo9

Módulo 18 Módulo 19 Módulo 20 Módulo 21

Modulo24

Módulo 22 Módulo 23

Modulo10 Modulo11 Módulo 1 Módulo 2 Módulo 3 Módulo 4 Modulo5 Modulo6

Modulo35 Modulo36

Módulo 40 Modulo30 Modulo31

Modulo37 Modulo38 Modulo39

Modulo25 Módulo 26

Modulo27 Módulo 28 Módulo 29

Módulo 14 Módulo 15 Módulo 16

MODULO17 MODULO18 MODULO19 MODULO20

Modulo31 Modulo32 Modulo33 Modulo34 Modulo35 Modulo36

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……

1.

Sistema de Inteligencia de Negocio BI

……

2.

Sistema de Soporte a la Decisión (DSS)

……

3.

sistema de seguridad de controlen de los envíos postales

……

4.

Sistema de Gestión de la Normativa institucional

……

5.

Sistema de Gestión de la Jurisprudencia

……

6.

sistema contable para la empresa.

……

7.

Sistema de Supervisión

……

8.

Sistema de SCM

……

9.

sistema de Evolución

……

10.

sistemas de información de seguridad y control

……

11.

sistemas de seguridad con cámaras CCTV

……

12.

Sistema de Tramite Documentario

……

13.

Sistema de Información Geo-referenciada GIS

……

14.

Sistema de Marketing

……

15.

sistema CRM.

6.3.1. DEFINICIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PROPUESTOS

Tabla N° 18: sistemas de información propuestos

PROPUESTOS

SISTEMAS DE INFORMACION

1.-Sistema de inteligencia de negocio(BI)

2.Sistema de Soporte a la Decisión (DSS)

N° MODUL O Modulo 1 Modulo 2 Modulo 3 Modulo 4 Modulo 5 Modulo 6 Modulo 7 Modulo 8 Modulo 9

ALCANCE

IMPLEMENTAR

 Datawarehou se  Gráficos con accesos web

Implementar.

 Integración del cliente  Finanzas  Procesos internos  Evaluación de Crecimiento

 Monitoreo  Planificación  Administrador de la base de datos y proveedores

Implementar.

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3.sistema de seguridad de envíos 4.Sistema de Gestión de la Normativa institucional

5.-Sistema de Gestión de la Jurisprudencia

6.-sistema contable para la empresa

7.Sistema de Supervisión 8.Sistema de SCM

9sistema de Evolución

10.-sistemas de información de seguridad y control

11.-sistemas de seguridad con cámaras CCTV

PROPUESTA

12.-Sistema de Tramite Documentario

 logística y de transporte.  Concienciación y formación

Implementar.

Modulo1 2 Modulo1 3 Modulo1 4 Modulo1 5 Modulo1 6 Modulo1 7 Modulo1 8 Modulo1 9 Modulo2 0 Modulo21 Modulo22

 administración de calidad  mejorar la calidad de sus

Implementar.

Modulo2 3 Modulo2 4

Modulo10 Modulo11

productos o servicios   

Implementar.

gestiones equipos electrónicos Internet.

 Caja.  Almacén.  Ventas.  Costo de venta.

Implementar.

 Contratatacion  capacitacion

Implementar.

 alta efectividad  la globalización

Implementar.

 productos perfectamete clasificados

Modulo2  evolución continua 5  dirección y la organización Modulo2 6 Modulo  Cámaras 27 de video Modulo  Alarmas 28  Detector Modulo de 29 envios Modulo  integracion del sistema 30Mod  supervisar una ulo31 diversidad de ambientes y actividades. Modulo  seguimiento y 32 localización de envíos Modulo EMS 33  via Web Mdulo3  control de la 4 ubicación física y estatus, actual y pasado de la documentación

Implementar.

Implementar.

Implementar.

Implementar.

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13. Sistema de Información Georeferenciada GIS

14. Sistema de Marketing

Modulo 35 Modulo 36



Modulo 37 Modulo 38 Modulo 39

 





15. sistema CRM.

Modulo4 0



seguimiento de despachos internacionales integración organizada de hardware, software y datos geográficos diseñada portafolio de servicios relaciones estructuradas, donde intervienen los hombres, las máquinas y los procedimientos información permite tener una política de empresa

Implementar.

Gestión sobre la Relación con los Consumidores, lealtad

Implementar.

Implementar.

6.4. ESTRUCTURA PIRAMIDAL DE SI

Tabla N° 19: Estructura Piramidal de SI Actuales y Existentes

NIVEL ES

Nivel 1

Nivel 2

MODULO S 

Gráficos con accesos web



Integración del cliente



Finanzas



Procesos internos crecimiento

     

integración del sistema administración de calidad mejorar la calidad de sus productos o servicios. Contratatacion y capacitacion control interno seguimiento de despachos internacionales de llegada y salida integración organizada de hardware, software y datos



seguimiento y localización de envíos EMS via Web



control de la ubicación física y estatus, actual y pasado de la documentación evolución continua dirección y la organización derivadas de las necesidades del cliente

  

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Nivel 3

Nivel 4

Nivel 5

    

Monitoreo Planificación Administrador de la base de datos proveedores alta efectividad



la globalización de mercados y producción

  

evolución tecnológica. gestiones total o parcialmente electrónicas utilizando preferentemente Internet. análisis e hiperviculación de los textos



obtener una interpretación uniforme del derecho



Gestión sobre la Relación con los Consumidores, lealtad



portafolio de servicios



relaciones estructuradas, donde intervienen los hombres, las máquinas y los procedimientos



información permite tener una política de empresa

 

Cámaras de video Logística y de transporte.



Concienciación y formación continua en materia de seguridad

    

Caja. Almacén. Ventas. Costo de venta. Gastos generados.

6.4.1. ARQUITECTURA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Figura N° 21: arquitectura de SI

ARQUITECTURA DE TI

Nivel 1

ESTRATÉGICO GERENCIAL

Nivel 2

ADMINISTRATIVO

Nivel 3

CONOCIMIENTO

Nivel 4

OPERACIONES

Nivel 5 SISTEMA GESTIÓN DE BASE DATOS

INFRAESTRUCTURA

SISTEMAS OPERATIVOS

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6.4.2. ALCANCE DE LA ARQUITECTURA DE SI La arquitectura de Sistemas de Información es el ordenamiento de los sistemas a implementar según el tipo de sistema de información; para lo cual se plantea en el primer nivel acerca de los sistemas de tipo estratégico como Datawarehouse con la integración de datos , sistema de tipo gerencial Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) sistema de tipo administrativo Sistema de SCM ,sistema de conocimiento Sistema de Información Georeferenciada GIS, sistema de Evolución periódicamente sistema de operaciones, marketing entre otros ,infraestructura sistemas de información de seguridad y control

7

ARQUITECTURA TECNOLÓGICA Definir las mejores clases de tecnologías necesarias para proveer un ambiente para las aplicaciones que manejan los datos. Dando soporte al modelo de información y sistemas de información, para esta actividad se tienen en cuenta especialmente los requisitos de carácter tecnológico, aunque es necesario considerar el catálogo completo de requisitos para entender las necesidades de los procesos y proponer los entornos tecnológicos que mejor se adapten a las mismas

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Figura N° 22: Arquitectura Tecnológica

Fuente: Elaboración del Grupo

8.-MODELO OPERATIVO DE TI Determinamos y organizamos las capacidades requeridas por TI para entregar sus servicios en línea con los requerimientos del negocio. Para ello nos apoyamos en las recomendaciones de buenas prácticas de marcos como eSCM-SPITIL 2011, Cobit 5 y Togaf 9.1, y modelos y herramientas de gestión del negocio como el Business Model Canvas y las 6 Reglas Simples de Smart Simplicity. El Modelo Operativo de TI especifica:  La perspectiva estratégica de TI: metas, objetivos, principios, valores.  La propuesta de valor (productos y servicios, posicionamiento). Estudiantes: - Gloria Casilla Bautista- Mirian Suani Ramos Arocutipa 87

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   

La forma como TI se relaciona con el negocio. Los procesos requeridos para gestionar, controlar y gobernar a TI. La estructura organizacional, los requerimientos de competencias y su modelo de sourcing. El modelo de gestión del desempeño de TI.

Figura N° 23: modelo operativo de TI

Visión/Misión Objetivos, estrategias de la empresa serpots

SISTEMAS DE SOPORTE ADMINISTRACI ON DE PROYECTOS CAPACITACINES PARA EL USO DE TI

PROGRAMADOR DE APLICACIONES

CLIENTES Y GRUPOS DE INTERES

GESTION DE TI

PROCESO PRINCIPAL DE LA EMPRESA

CONTROL DE CALIDAD

SOPORTE Y OPERACION

OPTIMIZACION DE TECNOLOGIA E IMFRAESTRUCTURA

DPTO. DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

PROGRAMADOR DE APLICACIONES POSTALES

PROGRAMADOR DE APLICACIONES WEB

SUB GERENTE DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

DPTO DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS

ESPECIALISTA EN SISTEMAS CONTROL DE CÓMPUTO

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVOHELP DESK

8 .1.-ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL TI

ADMINISTRADO R DE REDES

DPTO DE TECNOLOGÍA Y COMUNICACIONE S

Figura N° 24: ESTRUCTURA ORGANICA DE TI

TÉCNICO EN REDES - SOPORTE TÉCNICO

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Fuente Elaborada del Grupo

8.1 DESCRICPION DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Figura N° 25:DESCRIPCION DELAA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION

UNIDAD ORGANIZACIONAL DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN SUBGERENCIA DE

RESPONSABILIDADES

 Brindar asesoría y apoyo oportuno y eficaz a la Empresa

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TECNOLOGIA DE LA INFORMACÍON







 DPTO DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS

  

DPTO. DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

en cuanto al diseño y administración de los sistemas de información, así como de los recursos de información, que permita el nivel de eficiencia y productividad aceptable en la gestión y operación empresarial y en el desarrollo de nuevos productos soportados en la utilización de tecnologías de información. Coordinar con las demás dependencias de la Empresa, la recopilación, procesamiento y emisión de la información mecanizada necesaria en cada área, proponiendo las mejoras necesarias en el flujo de datos respectivo. Evaluar periódicamente el desempeño de los sistemas de información, efectuando el diseño de modelos y trabajos de investigación, que requiera el procesamiento automático de datos en la Empresa. Organizar, dirigir, coordinar, desarrollar y ejecutar actividades relacionadas con el mejoramiento de la normatividad interna, evaluando y planeando alternativas de optimización de los métodos, procesos y composición organizacional de la Empresa de acuerdo a criterios de racionalización. Desarrollar, ejecutar, proponer métodos y procedimientos con el propósito de mejorar los servicios, elevar la productividad y racionalizar los recursos de la Empresa. Dirigir la actualización de la normatividad de la Empresa en la intranet. Actualizar la tabla de centros de responsabilidad en conformidad con la estructura organizacional. Asesorar a las otras áreas de la Empresa en relación a la implantación de los Manuales de Organización y Funciones de las Gerencias y la normatividad aprobada.

 Organizar, dirigir y controlar las actividades conducentes al análisis, diseño, desarrollo,  implantación y mantenimiento de los sistemas integrados de información acorde con los  objetivos y metas de la Empresa, definiendo el desarrollo de los mismos en corto, mediano y  largo plazo. Proponer la plataforma tecnológica y las herramientas de la empresa.  Mantener coordinación directa con el Departamento responsable de Tecnología y  Comunicaciones a fin de complementar los requerimientos de software y hardware  necesarios para su implementación.  Elaborar y proponer el Plan de Sistemas.  Supervisar y dirigir la oportuna y correcta documentación de todos y cada uno de los sistemas y aplicativos en operación.  Asistir a los analistas y programadores en el desarrollo de sus actividades.

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PROGRAMADOR DE APLICACIONES

PROGRAMADOR DE APLICACIONES POSTALES

ADMINISTRADOR DE REDES

PROGRAMADOR DE APLICACIONES WEB

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO- HELP DESK

 Mantener oportunamente informada a la Sub Gerencia sobre el cumplimiento del Plan de Sistemas, así como del desarrollo y mantenimiento de  Diseñar y desarrollar las aplicaciones que sean requeridas dentro del plazo de tiempo asignado para tal fin.  Realizar el control de calidad obligatorio de la documentación de las aplicaciones que van a estar en producción, que le servirá para cualquier mantenimiento que se solicite.  Coordinar con el Área de Análisis de Sistemas para el desarrollo y/o el mantenimiento de la(s) aplicaciones.  Generar la documentación del programador y del usuario.  Elaborar conjuntamente con el analista de sistemas el calendario de ejecución de la labor de desarrollo.  Ejecutar el calendario de desarrollo y coordinar con el analista de sistemas las modificaciones que éste sufra.  Coordinar estrechamente con el analista de sistemas la labor de desarrollo a fin que esta se ajuste perfectamente a lo requerido.  Supervisar el correcto funcionamiento del sistema operativo y las aplicaciones instaladas en la red local, tomando todas las medidas correctivas que se requieran.  Administrar la red local mediante la definición, control y supervisión permanente de los  usuarios, grupos, software de oficina y sistemas, así como la implantación de los  estándares establecidos por el Departamento de Tecnología y Comunicaciones.  Ejecutar los procedimientos establecidos para el mantenimiento e inventario de los  equipos informáticos y software de oficina.  Hacer cumplir los procedimientos establecidos en los manuales de usuarios de sistemas.

 Diseñar la estructura de la página Web de la empresa en coordinación con las Sub  gerencias de Marketing y Ventas.  Desarrollar y mantener la estructura de la Página Web.  Adaptar las aplicaciones que utilizan la Intranet y la Extranet para la publicación de sus datos.  Desarrollar aplicaciones a la medida de los clientes corporativos de acuerdo a lo coordinado con la Gerencia Comercial referente a clientes empresariales.  Capacitar a las áreas responsables en el procedimiento de publicar en la Página Web y la Intranet.  Supervisar el correcto funcionamiento del sistema operativo y las aplicaciones instaladas en la red local, tomando todas las medidas correctivas que se requieran.  Administrar la red local mediante la definición, control y supervisión permanente de los usuarios, grupos, software de oficina y sistemas, así como la implantación de los

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estándares establecidos por Tecnología y Comunicaciones.

el

Departamento

9 MODELO DE TI Figura N° 13: Modelo de tecnología de información

Estudiantes: - Gloria Casilla Bautista- Mirian Suani Ramos Arocutipa 92

de

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AREAS DE LA EMPRESA

ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA

PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION (PETI)

Figura N°

26:MODELO DE TI

Interpretación: Para el desarrollo del Modelo de TI y la Alineación Estratégica se integra el Modelo de Negocio de la empresa, levantamiento de información, priorización de las necesidades de la empresa, desarrollando la factibilidad que resguarden las necesidades mediante soluciones tecnológicas de información. Permitiendo la elaboración de planes, proyectos de TI de corto, mediano y largo plazo; mediante la elaboración de un Plan Estratégico General de la empresa.

PETI 2017 – 2021 EMPRESA

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“SERPOST” 93

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9.1

DISEÑO DE UNA ESTRATEGIA TI (ETI)

Tabla N° 20:ESTRTEGIAS DE TI

Eje Estratégico

Financiero

Estrate gias TI

Ítem ET1

Incrementar el valor de la Empresa

ET2

Incrementar Ingresos

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 ETI 3



Posicionar la empresa con mejores servicios y productos

 ETI 4 Clientes y Grupo de



Ofrecer al mercado nuevos servicios y productos con mayor valor agregado.

Interés 

 ETI 5

Fortalecer las relaciones con los distintos tipos de clientes de Serpost S.A.

6



Desarrollar la calidad del servicio

ETI 7



Fortalecer el control de gestión empresarial

ETI 8



Implementar estándares de rendimiento para

ETI

lograr la optimización de los procesos

Procesos Internos

operativos ETI 9



Desarrollar un programa de integración tecnológica interna que permita responder las

Aprendizaje

 ETI 10  ETI 11   ETI 12

 exigencias Desarrollar potencial del recurso humano delelmercado  Difundir valores de Serpost. 

Fortalecer la mejora de la calidad del servicio orientada al cliente

 ETI 13   ETI 14   ETI 15



Optimizar al personal



Promover la Innovación Tecnológica



Optimizar nuevos servicios basados en tecnología de la innovación

Estudiantes: - Gloria Casilla Bautista- Mirian Suani Ramos Arocutipa 95

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Tabla N° 21:ESTRATEGIA DE TI FINANCIERA

CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS

PROCESOS INTERNOS

APRENDIZAJE

UNIDAD ORGANIZACIONAL

ET15

ET14

ET13

ET12

ET11

ET10

ET9

ET8

ET7

ET6

ET5

ET4

ET3

ET2

ET1

ESTRATEGIA DE TI

FUNCIONES

DIRECTORIO

F.001

GERENCIA GENERAL

F.002

AUDITORIA INTERNA

F.003

ASESORIA JURIDICA

F.004

ADMINISTRACION DE RECURSOS

F.005

X

X

SUB GERENTE DE RECURSOS HUMANOS F.006 GERENCIA DE DESARROLLO CORPORATIVO

F.007

SUB GERENTE DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION

F.008

GERENTE POSTAL

F.009

SUB GERENTE DE ADMINISTRACION POSTAL Y ENCAMINAMIENTO

F.010

GERENCIA COMERCIAL

F.011

SUB GERENCIA DE MARKETING Y VENTAS

F.012

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

X

X

X

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10.-MODELO DE PLANEACION 10.1.-ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS Según la Tecnología de Información y la Alineación estratégica se tiene los siguientes proyectos: (Fuente: Elaboración propia) Tabla N° 22: : Portafolio de Proyectos

CÓDI GO P001: P002: P003: P004: P005: P006: P007: P008: P009:

PORTAFOLIO DE PROYECTOS Implementación de un Sistema de Inteligencia de Negocio BI Implementación de un Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) Desarrollo e implementación de un sistema de seguridad de controlen de los envíos postales Desarrollo e implementación de Sistema de Gestión de la Normativa institucional Optimización e implementación de un Sistema de Gestión de la Jurisprudencia Implementación de un sistema contable para la empresa. Desarrollo e implantación de un Sistema de Supervisión Implementación de un Sistema de SCM Desarrollo e implementación de un sistema de Evolución periódicamente

P010: P011:

Implementación y optimización de sistemas de información de seguridad y control Desarrollo e implementación de sistemas de seguridad con cámaras CCTV

P012:

implementación de Sistema de Tramite Documentario

P013:

Desarrollo e implantación de Sistema de Información Geo-referenciada GIS

P014:

implementación y desarrollo de Sistema de Marketing

P015:

Implementación de Sistema CRM.

10.2.-DEFINICION Y SELECCIÓN DE PROYECTOS  Sistema de Inteligencia de Negocio BI inteligencia de negocios o BI, por sus siglas en inglés, según el Data Warehouse Institute, lo define como la combinación de tecnología, herramientas y procesos que me permiten transformar mis datos almacenados en información, esta información en conocimiento y este conocimiento dirigido a un plan o una estrategia comercial. La inteligencia de negocios debe ser parte de la estrategia empresarial, esta le permite optimizar la utilización de recursos, monitorear el cumplimiento de los objetivos de la empresa y la capacidad de tomar buenas decisiones para así obtener mejores resultados.

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 Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) Un Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) es una herramienta de Business Intelligence enfocada al análisis de los datos de una organización. En principio, puede parecer que el análisis de datos es un proceso sencillo, y fácil de conseguir mediante una aplicación hecha a medida o un ERP sofisticado. Sin embargo, no es así: estas aplicaciones suelen disponer de una serie de informes predefinidos en los que presentan la información de manera estática, pero no permiten profundizar en los datos, navegar entre ellos, manejarlos desde distintas perspectivas... etc.  sistema de seguridad de controlen de los envíos postales La Empresa realiza la recepción, consolidación, transporte, desconsolidación, traslado al depósito temporal postal, almacenamiento, presentación a las autoridades aduaneras y entrega al destinatario de los envíos. Asimismo, la Empresa es responsable de la apertura manipulación, pesaje, cierre, custodia, seguridad y entrega del envío postal al destinatario; y debe brindar lasfacilidades para el cumplimiento de las formalidades aduaneras.  Sistema de Gestión de la Normativa institucional Establecer las condiciones generales en las cuales se enmarca la Implementación del Sistema de Gestión normativa de la empresa serpost a nivel local nacional internacional con el propósito de garantizar adecuados niveles de calidad y control en la prestación de sus servicios para lograr la satisfacción de las necesidades de sociedad  Sistema de Gestión de la Jurisprudencia  sistema contable para la empresa. Son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc. ...  Sistema de Supervisión Los procesos son más accesibles y su seguimiento es posible mediante los llamados sistemas SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition) o software de monitorización y control que permiten el registro de datos del proceso y la interacción de una forma cómoda a través interfaces gráficos.

 Sistema de SCM La gestión de la cadena de suministro (SCM) consiste en el seguimiento de los materiales, la información y las finanzas durante el proceso que va del proveedor al fabricante, al mayorista, al minorista, y al consumidor.

 sistema de Evolución la constante evolución de la tecnología, junto a la aparición de nuevas y más complejas formas de utilización de la misma y a la completa interconexión y globalización de la economía, y los sistemas, implican que, más que nunca,

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las tecnologías de la información ofrecen extraordinarias oportunidades, a la vez que elevados costes e importantes riesgos. costes, riesgos y oportunidades hacen de las ti un elemento estratégico para el crecimiento, maduración y transformación de las organizaciones, pero, además, las convierte en factor crítico de éxito y de supervivencia de la empresa. .  sistemas de información de seguridad y control Permiten resguardar y proteger la información para obtener un mejor control buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma.SEGURIDAD DE LA CALIDAD DE LOS SISTEMAS INFORMACIÓN.Las soluciones más utilizadas para asegurar la información son: Obtener un software de calidad. Uso de metodologías apropiadas. Asignación de los recursos necesarios durante el desarrollo. Implementación de métricas de software. Desarrollo de pruebas exhaustivas, utilización de herramientas de calidad.  sistemas de seguridad con cámaras CCTV Los sistemas de CCTV o video vigilancia permite la visualización remota de las cámaras en cualquier momento. El Circuito Cerrado de Televisión o su acrónimo CCTV, que viene del inglés: Closed Circuit Television, es una tecnología de vídeo vigilancia visual diseñada para supervisar una diversidad de ambientes y actividades. Se le denomina circuito cerrado ya que, al contrario de lo que pasa con la difusión, todos sus componentes están enlazados. Además, a diferencia de la televisión convencional, este es un sistema pensado para un número limitado de espectadores.  Sistema de Tramite Documentario El Sistema de Trámite Documentario es un aplicativo de uso interno que tiene como fin el seguimiento de la documentación generada en la Institución (a nivel nacional) y/o recepcionada en cada una de sus mesas de parte. Los documentos, ya sean de origen interno o externo que necesiten circular por cualquier Área de la Institución, son registrados en el Sistema, en donde se le aplica los movimientos de envío, recepción y archivo según corresponda. El Sistema provee al operador Bandejas donde podrá inspeccionar la situación de los documentos que tiene asignados, luego éste podrá efectuar las operaciones correspondientes al documento para su atención. Sistema de Información Geo-referenciada GIS Un Sistema de Información Geográfica (SIG o GIS, en su acrónimo inglés [Geographic Information System]) es una integración organizada de hardware, software y datos geográficos diseñada para capturar, almacenar, manipular, analizar y desplegar en todas sus formas la información geográficamente referenciada con el fin de resolver problemas complejos de planificación y de gestión. El SIG funciona como una base de datos con información geográfica (datos alfanuméricos) que se encuentra asociada por un identificador común a los objetos gráficos de un mapa digital. De esta forma, señalando un objeto se conocen sus atributos e, inversamente, preguntando por un registro de la base de datos se puede saber su localización en la cartografía.  Sistema de Marketing

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Servicios Postales contendrá la información de todos los servicios postales que pueden prestar los operadores postales habilitados en el territorio local nacional internacional El sistema de información de marketing (SIM) puede definirse como un conjunto de relaciones es- tructuradas, donde intervienen los hombres, las máquinas y los procedimientos, y que tiene por objeto el generar un flujo ordenado de información pertinente, proveniente de fuentes internas y externas a la empresa, destinada a servir de base a las decisiones dentro de las áreas específicas de responsabilidad de marketing.  sistema CRM. CRM (Customer Relationship Management), en su traducción literal, se entiende como la Gestión sobre la Relación con los Consumidores, pero es tan genérico como toda frase en inglés traducida al español. Pero para su mejor comprensión básicamente se refiere a una estrategia de negocios centrada en el cliente.

10.3.-CONTROL DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS Según el tiempo de duración planteado del Plan Estratégico de Tecnologías de Información la ejecución de cada proyecto será: Tabla N° 23:portafolio de proyectos y su tiempo de ejecución

CÓDIG O P001: P002:

TIEMPO DE EJECUCIÓN

P006

PROYECTOS  Sistema de Inteligencia de Negocio BI  Sistema de Soporte a la Decisión  (DSS) sistema de seguridad de controlen de los envíos postales  Sistema de Gestión de la Normativa institucional  Sistema de Gestión de la Jurisprudencia  Sistema de Supervisión

P007

 Sistema de SCM

9 meses

P008

 sistema de Evolución periódicamente

5 meses

P009

5meses

P0010

 sistemas de información de seguridad y control  sistemas de seguridad con cámaras CCTV

3 meses

P0011

 Sistema de Tramite Documentario

6 meses

P0012

6 meses

P0013

 Sistema de Información referenciada GIS  Sistema de Marketing

P0014

 sistema CRM.

6 meses

P0015



6 meses

P003: P004: P005:

Geo-

12 meses 6 meses 6 meses 6 meses 4 meses 4 meses

4meses

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10.4.-PLAN DE IMPLANTACIÓN DE PROYECTOS (Fuente: Elaboración propia) Tabla N° 24 Plan de Implantación de Proyectos: TIEMPO

2017

2018

2019

202 0

PROYECTO

T1

P001 P002 P003 P004 P005 P006 P007 P008 P009 P0010 P0011 P0012 P0013 P0014 P0015

T2

T3

T1

T2

T3

T1

T2

T3

T1

T2

202 1 T3

T1

T2

T3

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CONCLUSIONES Es importante precisar que el Plan Estratégico de Tecnologías de Información — PETI de SERPOST S.A. se establece:  Los aspectos claves de SERPOST S.A. en el cumplimiento de su rol en la sociedad.  La forma como las Tecnologías de Información apoyan a estos aspectos claves.  La forma como se implanta este soporte TIC a los aspectos claves de SERPOST.  El Plan Estratégico de Tecnologías de la Información elaborado para SERPOST S.A., presenta una lista de proyectos propuestos debidamente sustentados y organizados, que permitirán la evolución progresiva de la institución permitiendo apoyar decisivamente los servicios que brinda la institución y que permitan integrar de una manera eficiente a las entidades públicas y ciudadanos con el uso de las tecnologías de información. El proyecto formulado se encuentra debidamente alineados con las iniciativas definidas en el Plan Estratégico Institucional Los objetivos estratégicos institucionales y los objetivos estratégicos propuestos para el presente plan; están orientados a lograr su viabilidad y obtener los resultados esperados para los desafíos institucionales planteados hacia el 2021. Se identifica como factor clave para el desarrollo del Plan Estratégico de Tecnologías de Información en SERVIR, el compromiso de la alta dirección y de los órganos de línea. Sin embargo, es necesario también lograr un nivel de integración estrecho entre los órganos de línea y las decisiones estratégicas de alto nivel, que permitan impulsar la implementación del presente plan de una manera efectiva y sostenible. Los proyectos formulados se encuentran articulados en base a una planificación que tiene un horizonte de tiempo de 4 años (2017-2021), tomando en consideración las dependencias y orden de precedencia que permiten hacer factible su implementación, seguimiento y evaluación de metas e indicadores.

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