Perencanaan Proaktif Dan Hoshin Kanri

 

UNIVERSITAS HASANUDDIN FAKULTAS EKONOMI DEPARTEMEN EKONOMI DAN BISNIS PROGRAM STUDI : MAGISTER MAGISTER MANAJEMEN  TUGAS PERENCANAAN PROAKTIF DAN HOSHIN KANRI

TIM PENYUSUN ANDI NURUL AUDIASTUTI (A012191005) HARIYANTO (A012191052) FARUQ AZIZ MIRZAPUTRA (A012191024) MURI WANDANY (A012191044)

 

 A. LATAR BELAKANG BELAKANG Setelah mengetahui arti dari manajemen, prinsip-prinsip dasar manajemen, dan pentingnya manajemen dalam kehidupan berorganisasi. Maka langkah awal untuk membentuk manajemen yang baik adalah dengan perencanaan. Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya. Untuk mengatur organisasi diperlukan perencanaan yang matang guna mengetahui apa yang akan dilakukan untuk mencapai suatu tujuan secara efektif dan  planning ) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih efisien. Perencanaan ( planning 

sasaran dan menetapkan bagaimana cara untuk mencapainya. Oleh karena itu, suatu organisasi

harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum

melakukan proses perencanaan. Perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen dalam mengambil keputusan dan tindakan. Pokok pembahasan makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses perencanaan, metodologi perancanaan yang strategis dan fokus Hoshin Kanri yang mengarahkan organisasi agar membantu mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa adanya perencanaan fungsi-fungsi lain seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. B. APA MASALAHNYA? Makalah ini akan membahas sebagai berikut: 1. Pengertian perencanaan menurut beberapa ahli 2. Manfaat perencanaan proaktif 3. Konsep perencanaan proaktif 4. Metodologi perencanaan proaktif 5. Mengetahui apa itu Hoshin Konri

 

C. PEMBAHASAN 1. Perencanaan

Perencanaan (planning) dapat didefinisikan sebagai suatu proses manajemen untuk menetapkan suatu tujuan dan memilih alat  –  alat yang paling tepat atau cocok sebelum melakukan tindakan agar mencapai tujuan (target) yang telah ditetapkan itu. Perencanaan menurut Erly Suandy adalah suatu proses penentuan tujuan organisasi dan kemudian menyajikan dengan jelas strategi  –  strategi, taktik  –  taktik, dan operasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara menyeluruh. Menurut Garth N.Jone perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembangan dari pada tindakan yang paling baik untuk pencapaian tugas. Siagian (1994) mendefinisikan perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian yang telah ditentukan. Sedangkan menurut Alder pengertian perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta menetapkan tahapan  –  tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Jadi perencanaan adalah suatu proses menentukan hal  –  hal yang ingin dicapai (tujuan) di masa depan serta menentukan berbagai tahapan apa yang akan dilakukan atau tahapan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Pada dasarnya terdapat empat pendekatan perencanaan, yaitu: 1. Reaktif (reactive) , atau perencanaan melalui melihat kejadian masa lalu. Perencanaan reaktif biasanya dilakukan dalam lingkungan yang statis dan mapan, konservatif, organisasi-oragnisasi tradisional yang memiliki riwayat kesuksesan yang panjang di masa lalu.perencanaan ini akan cenderung berfokus pada masa lalu bukan masa depan. 2.

Nonaktif

(inactive)

,

atau

perencanaan

melalui

berjalan

sesuai

arus.

Perencanaan ini sederhana karena mengabaikan kebutuhan untuk perencanaan, sehingga hasi yang dicapai merupakn hasil tanpa rencana, hanya kebetulan. 3. Praaktif ( preactive  preactive) , atau perencanaan melalui menyiapkan untuk waktu mendatang. Kebanyakan organisasi menguunakan model ini. Tipe perencana ini

 

akan kelihatan sibuk dengan penyiapan bahan  –  bahan untuk rencana dan menampilkan dalam bentuk grafik-grafik atau tabel-tabel.  proactive) , atau mendesain keadaan masa mendatang dan membuat 4. Proaktif ( proactive

keaadaan itu menjadi kenyataan. Metode ini merupakan odel perencanaan yang popular sekarang, karena pihak manajemen oraganisasi meyakini bahwa tindakan-tindakan mereka yang terencana dengan tepat dan dilaksanakan secara konsisten akan mampu menciptakan masa depan yang diharapkan.

2. Manfaat Perencanaan Proaktif

 Arti proaktif adalah suatu keyakinan keyakinan bahwa penyebab dan sumber tingkah laku berasal dari dalam diri manusia itu sendiri (E.Koswara:1986). Proaktif adalah berinisiatif untuk membentuk pribadi menuju suatu tujuan hidup tertentu (Suharti:2009). Beberapa manfaat perencanaan proaktif sebagai berikut: 1. Berguna bagi perencanaan untuk perubahan dalam lingkungan dinamik yang kompleks. Organisasi bisnis disarankan untuk proaktif mencari dan melakukan perubahan, dari pada bersikap reaktif terhadap situasi. 2. Berguna untuk pengelolaan hasil  – hasil (managing for results). Perencanaan ini berlandaskan pada pertimbangan yang hati-hati dari suatu kapasoitas dan lingkungan

organisasi,

yang

mengarahkan

pada

keputusan-keputusan

pengalokasian sumber-sumber daya yang signifikan. 3. Perencanaan proaktif merupakan suatu alat manajerial yang penting. Ini memungkinkan sector sector bisnis mengembangkan suatu system yang memfasilitasi peningkatan terus-menerus (countinuous improvement) pada semua tingkat dalam manajemen organisasi . 4. Perencanaan proaktif berorientasi masa depan. Perencanaan membutuhkan pengumpulan informasi berskala makro, suatu eksplorasi alternatif-alternatif, dan merupakan suatu landasan bagi implikasi masa depan dari keputusan-keputusan sekarang.

 

5. Perencanaan

proaktif

mampu

beradaptasi be radaptasi

(adaptable).

Rencana

dapat

diperbaharui untuk membuat penyesuain-penyesuaian yang diperlukan untuk menanggapi lingkungan yang berubah dan memanfaatkan peluang atau kesempatan yang menguntungkan. 6. perencanaan proaktif adalah penting untuk medukung pelanggan. Perencanaan ini menetapkan hal-hal yang dapat dilakukan oleh oraganisasi untuk memenuhi ekspetasi pelanggan.

3. Konsep Perencanaan Proaktif

Perencanaan proaktif yang efektif paling sedikit harus memiliki enam kategori kualitas, yang sering disingkat menggunakan akronim RHUMBA dan dikenal sebagai RHUMBA Planning. RHUMBA berarti Realistic Humanistic Understandable Measurable Behavioral Achievable (realistic humanistic dapat dipahami dapat diukur dapat dipecah menjadi rencana tindakan dapat dicapai) Menyadari pentingnya konsep RHUMBA maka harus memgembangkan pola berpikir SUCCES 5W-2H. Konsep 5W-2H secara berurut adalah What, Why, Where,When,Who,How dan How Much. 4. Metodologi Perencanaan Proaktif

Beberapa langkah pokok dalam proses perencanaan proaktif adalah: a. Menetapkan tujuan b. Melakukan analisis situasional c. Merumuskan strategi untuk mengantisipasi perubahan lingkungan di masa mendatang d. Mengembangkan rencana operasional e. Merencanakan untuk implementasi dan pengendalian f.

Mengendalikan

 

 Analisis SWOT merupakan metode metode yang digunakan digunakan untuk mengevaluasi mengevaluasi : kekuatankekuatankekuatan (strengths) , kelemahan-kelemahan (weakness ), kesempatan-kesempatan (opportunities), dan ancaman-ancaman (threats), dalam suatu proyek,program,atau unit-unit organisasi. Proses ini melibatkan penetuan tujuan yang spesifik dari perencanaan proyek,program, atau unit-unit organisasi serta mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang mengahambat dalam mencapai tujuan spesifik. 5. Hoshin Kanri

Hoshin kanri adalah istilah dalam bahasa Jepang yang berarti petunjuk arah manajemen atau kebijakan (hoshin = petunjuk arah dan kanri = manajemen atau kebijakan. Menurut wikipedia hoshin kanri adalah proses langkah yang digunakan dalam perencanaan strategis di mana tujuan strategis dikomunikasikan ke seluruh perusahaan dan kemudian dilaksanakan. Diterjemahkan dari bahasa Jepang Hoshin Kanri berarti manajemen kompas. Atau sering disebut juga sebagai hoshin planning (perencanaan hoshin) Strategi Hoshin Kanri mulai populer di Jepang pada akhir dekade 1950-aan berkat Profesor Kaoru Ishikawa yang menyetakan bahwa : setiap orang adalah ahil dam bidangnya masing-masing dan TQC (Total Quality Control ) ala Jepang dirancang untuk memanfaatkan kekuatan dari pemikiran kolektif dari semua karyawan untuk membuat organisai mereka menjadi terbaik di kelasnya. Dalam bukunya yang berjudul What is total quality control Ishikawa menyatakan bahwa : top dan middle manager harus berani

untuk mendelegasikan otoritas kepada timnya. Itu adalah cara untuk menumbuhkan rasa hormat sebagai bagian dari folosofi manajemen anda, dimana semua prang terlibat didalamnya, mulai dari top down  hingga bottom up, kehormatan akan terus terpelihara.  Adaptasi konsep tersebut lalu lalu dilakukan dilakukan oleh oleh banyak banyak orang. orang.  Alasan Hoshin Kanri populer karena akan membawa membawa banyak keuntungan keuntungan bagi organisasi dan karyawan-karyawannya. Hoshin dikembangkan untuk memfokuskan organisasi

pada

keberhasilannya.

beberapa Dalam

tujuan

strategi

meningkatkan

bisnis

profitabilitas

yang

paling

dengan

penting

membuat

dalam strategi

meningkatkan laba pendapatan bersih suatu organisasi yang bergerak dibidang apapun

 

diperlukan sebuah strategi dalam bisnis dengan memulainya dari penerapan Hoshin Kanri. Perencanaan Hoshin adalah seperti suatu kompas manajemen yang menunjuk setiap orang dalam organisasi ke arah yang sama, menuju tujuan-tujuan organisasi yang ingin dicapai. Perencanaan hoshin bersifat melengkai strategi manajemen lainnya karena merupakan sistem perencanaan strategik perbaikan terus-menerus yang berfokus pada dasar pelangggan. Hoshin kanri membutuhkan visi strategis agar berhasil. Dari sana, tujuan starategis perlu didefinisikan secara jelas, dengan tujuan yang ditulis untuk jangka wakt yang lama. Setelah tujuan jangka panjang selesai, tim dapat fokus pada tujuan tahunan. Manajemen perlu menghindari memilih terlalu banyak tujuan vital agar tetap fokus pada apa yang secara strategis penting. Hoshin kanri adalah pendekatan top-down top-d own dengan tujuan diamanatkan oleh manajemen dan implementasi dilakukan oleh karyawan.  Ada tujuh prinsip dasar dasar dalam dalam hoshin kanri kanri yaitu: 1. Mengutamakan kualitas. Kepuasan pelanggan dan pasar menjadi sasaran utama agar mampu menciptakan profitabilitas terus-menerus. 2. Pendekatan proses, bukan pendekatan fungsional. Hoshin kanri berlandaskan pada pendekatan proses-proses bisnis secara menyeluruh. 3. Melibatkan secara aktif semua tingkat manajemen dari atas ke bawah. Bertanggung

jawab

merumuskan,menetapkan,

dan

menyebarluaskan

visi

perusahaan ke departemen masing-masing. 4. Catchball, menggunakan konsep komunikasi intensif secara vertikal dan horizontal, termasuk melakukan visualisasi informasi melalui papan-papan informasi visual. 5. Pembuatan keputusan berdasarkan analisis masalah sampai menemukan akarakar penyebab dari masalah itu,sehingga perbaikan dapat dilakukan melalui menghilangkan akar-akar penyebab masalah. 6. Menggunakan pendekatan tim serta menghargai inisiatif individu dan tanggung  jawab semua karyawan karyawan menantang

untuk mencapaia mencapaia target-target target-target realistik tetapi

 

7. Evaluasi kinerja berbasis tim dan pencapaian target-target kinerja yang telah ditetapkan oleh manajemen,serta mendukung pembelajaran organisasi dan perbaikanterus-menerus

Metode pelaksanaan Hoshin Kanri Bentuk umum penerapan Hoshin kanri : a. Hoshin Plan Summary yaitu menunjukkan gambaran besar hoshin plan b. Hoshin Action Plan: penyebarluasan hoshin plan c. Hoshin Implementation Plan : dokumentasi eksekusi strategis untuk pencapaian tahapan tujuan serta hasil. d. Hoshin Implementation Review: mencatat kemajuan dari target pencapaian pencapai an utama dan mencari solusi masalah dengan target waktu yang ditentukan.

 

KESIMPULAN

Perencanaan

adalah

suatu

proses

pemilihan

dan

pemikiran

yang

menghubungkan fakta-fakta berdasarkan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan menguraikan bagaimana cara pencapaiannya. Perencanaan merupakan dasar suatu organisasi agar semua fungsi manajemen bisa berjalan, yang diharapkan perencanaan yang dibuat bisa membantu guna mencapai tujuan oraganisasi. Perencaan proaktif adalah model perencanaan yang populer sekarang, karena pihak manajemen organisasi meyakini bahwa tindakantindakan mereka yang terencana dengan tepat dan dilaksanakan secara konsisten akan mampu menciptakan keadaan masa depan yang diharapkan. Proaktif

adalah sikap

seseorang yang mampu mengenali kesempatan dan memanfaatkannya sehingga menghasilkan ke arah yang lebih baik. Karenanya perencanaan proaktif sangat diperlukan untuk organisasi. Hoshin Kanri dikenal juga dengan sebutan Hoshin Planning, Policy Deployment, atau Strategic Planning, adalah metode yang membantu organisasi untuk memusatkan fokus dan effort untuk melaksanakan inisiatif perbaikan dan mencapai hasil yang maksimal. Metodologi Hoshin Kanri adalah review berkelanjutan untuk memperbaiki sistem perencanaan operasi. Dalam meningkatkan profitabilitas dengan membuat strategi meningkatkan laba pendapatan bersih suatu organisasi yang bergerak dibidang apapun diperlukan sebuah strategi dalam bisnis dengan memulainya dari penerapan Hoshin Kanri.

 

DAFTAR ISI Gaspersz, Vincent, 2012, All In One Practical Management Excellence, Vinchristo Publication Bogoor, Indonesia https://www.maxmanroe.com/vid/manajemen/pengertian-perencanaan.html   https://en.m.wikipedia.org/wiki/Hoshin_Kanri   https://google.com/amp/s/wordpress.com/2010/04/02/arti-perencanaan-menurutpara-ahli/amp/   para-ahli/amp/ https://slideshare.net/mobile/pemuda/hoshin-kanri