Perangkat Kerja Yang Harus Ada

INVENTARISASI KANTOR  Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. rasaran rasarana a adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). !ntara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, kar karena ena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. "ntuk membedakannya, membedak annya, sarana lebih ditujukan kepada benda#benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda#benda yang tidak bergerak.

 Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor A. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Ofce Supplies) eralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang diguna dig unaka kan n unt untuk uk me memb mbant antu u pel pelaks aksana anaan an pek pekerj erjaan aan ka kanto ntorr seh sehing ingga ga menghasilkan suatu pekerjaan pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik.

er eral alat atan an at atau au pe perl rleng engk kapa apan n kant antor or dibeda dibedak kan me menj njadi adi $, yaitu % &. er erala alata tan n at atau au pe perle rleng ngka kapa pan n kanto antorr di dilih lihat at da dari ri ben bentu tukn knya ya dibagi menjadi ', antara lain % •

Berbentuk lembaran atau helaian (kert (kertas). as).

•

Berbentuk non lembaran (bukan berupa kerta kertas s lembaran).

•

Berbentuk buku

$. eralatan atau perlengkapan kantor penggunaannya dibagi menjadi $, antara lain % •

•

dilihat

dari

Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama. Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama.

B. Mesin-mes Mesin-mesin in Kantor (Ofce Machine) Mesin#mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, menc atat, meng mengolah olah bahan bahan#baha #bahan n ket keterang erangan an dala dalam m pek pekerjaa erjaan n kan kantor tor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

. Mesin Komunikasi Kantor !O"#e ommuni#ation$

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

%. Pera&ot Kantor (Ofce Furniture) erabot kantor adalah benda#benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

E. Interior Kantor (Ofce Arrangement) Interior kantor adalah benda#benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

'. Tata Ruang Kantor (Ofce Lay Out)  ata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat#alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyaan dalam bekerja.

 ujuan ata *uang Kantor o

o

o o o

o o o o

Memberikan kenyamanan kepada karyaan sehingga karyaan betah dalam bekerja. Meman+aatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja. Memudahkan dalam pengaasan. Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja maupun kepada pelanggan. Memudahkan gerak karyaan dalam bekerja. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi. Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi. Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan.

Bentuk#bentuk ata *uang Kantor &.

*uang kantor terbuka (open plan ofces) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyaan dilakukan bersama#sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu. $. *uang kantor tertutup (closed plan ofces) adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu. '. *uang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi &, m. Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga pri-asi kerja dan kerugian tata ruang kantor semi tertutup yaitu perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

edoman embuatan ata *uang Kantor ($ Asas-asas tata ruang kantor antara lain ) ndek.  kerja. an seluruh ruangan. egiatan.  susunan tempat kerja.  dan kepuasan karyaan. *$ Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain ) • Bagian atau +ungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan. • ekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus. • !lur kerja harus sederhana. • erlengkapan kantor diletakkan dekat karyaan yang menggunakannya. • Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama. • erhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyaan yang menghadap cahaya langsung. •  ika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan. •  ika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain dan dtempatkan dekat jendela. +$ 'aktor-,aktor ang mempengarui tata ruang kantor antara lain ) 1. Sistem encahayaan atau enerangan  enis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi /, yaitu %  Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.  Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).  Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu#lampu yang berada di langit#langit ruang kantor.  Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah tertentu saja. Sistem 0arna #macam arna ada ', yaitu %  0arna primer (arna pokok).  0arna sekunder (arna yang dihasilkan dari campuran arna primer).  0arna tersier (arna yang dihasilkan dari pencampuran arna primer dan sekunder). 2.

Sistem engaturan "dara *uangan Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah $,1° 2elcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab dapat mempengaruhi prestasi kerja karyaan. 3.

2ara mengatasi udara panas dan lembab yaitu %

*uang kantor menggunakan !2 (air conditioner) yang dapat mengatur suhu udara ruang kerja secara otomatis. Membuat -entilasi (lubang udara) yang cukup. Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.

•

• •

Sistem enataan Suara "ntuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlalu berpengaruh dapat dilakukan dengan % *uangan diberi penyadap suara. 3i baah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat diredam. engadaan printer  diusahakan yang tidak terlalu bersuara (laser).  empat pesaat telepon diusahakan di tempat yang khusus. 4.

o o

o o

 Pengelolaan Sarana %an Prasarana Kantor (. Pengadaan Sarana Kantor engadaan Sarana Kantor adalah Semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjukkan pelaksanaan tugas. 2ara pengadaan perbekalan tergantung dari kebutuhan dan kegiatan yang dilakukan oleh masing$ kantor. 3alam menyusun pengadaan kantor selalu diaali dg perencanaan, perencanaan bidang perbekalan ditekankan pada beberapa aspek, yaitu sebagai berikut% Kebutuhan kantor Biaya Keadaan in-entaris tahun$ sebelumnya ertimbangan perhitungan pegaai yang ada

• • • •

4al yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan perbekalan yaitu sebagai berikut% &. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan $. Menentukan jenis kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yg diperlukan '. Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan /. Mennyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional . Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor 1. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor 5. Menghapus perbekalan sesuai dengan prosedur yang berlaku

panan Sarana dan Prasarana Kantor enyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan.

 ujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain % !gar barang tidak cepat rusak. !gar tidak terjadi kehilangan barang. !gar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari. /.Memudahkan dalam pengaasan.

&. $. '.

.Memudahkan

dalam analisis barang.

4al#hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau bahan kantor dilakukan antara lain % a) b) c) d) e) +) g) h)

ersediaan alat#alat pemeliharaan yang diperlukan. ergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan. Si+at barang yang disimpan. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan. rosedur dan tata kerja. Biaya yang disediakan.  enaga yang diperlukan.  angka aktu penyimpanan.

2ara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain % &. $. '. /. . 1. 5. 7. 8.

Barang disimpan berdasarkan klasi6kasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang). Barang disimpan dalam keadaan bersih. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup -entilasi. Barang disimpan di tempat yang memadai. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air. Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.

+. Pemeliaraan Sarana dan Prasarana Kantor emeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus# menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

 ujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain % a) b) c) d) e)

→ •

!gar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu. !gar barang tidak mudah hilang. !gar barang tidak kadaluarsa. !gar barang tidak mudah susut. !gar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

emeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain % emeliharaan berdasarkan aktu emeliharaan sehari#hari (dilakukan setiap hari).

•

→ • •

emeliharaan berkala (menurut jangka aktu tertentu).

emeliharaan berdasarkan jenis barang emeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala). emeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).

/. In0entarisasi Sarana dan Prasarana Kantor In-entarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

 ujuan in-entarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain %     

!gar peralatan tidak mudah hilang. !danya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jaabkan. Memudahkan dalam pengecekan barang. Memudahkan dalam pengaasan. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan barang.

"ntuk memudahkan in-entarisasi dibutuhkan % •

Buku encatatan In-entarisasi barang, macam#macamnya yaitu % a. Buku induk barang in-entaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang in-entaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. b. Buku golongan barang in-entaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang#barang in-entaris menurut golongan yang ditentukan, masing#masing berdasarkan klasi6kasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. c. Buku catatan barang non in-entaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non in-entaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.

9aporan Sarana dan rasarana Kantor

•

9aporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan 6sik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode aktu tertentu (triulan, semester, atau setahun).

:ungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah % o o o o

Sebagai bahan pertanggung jaaban. Sebagai pengendali persediaan. Memberikan in+ormasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang. Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Bukti atau catatan pendukung yang harus dilampirkan dalam menyampaikan laporan tertulis kepada pimpinan antara lain %

o o o o o o o

Bukti penerimaan barang. Bukti pembelian barang. Bukti pengeluaran barang. Kartu barang. Kartu persediaan. 3a+tar in-entaris. 3a+tar rekapitulasi barang in-entaris.

 eknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut % a. b. c. d. e. +. g.

Memeriksa barang. Menghitung persediaan barang aal tahun anggaran. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang. Menghitung pengeluaran barang. Menghitung sisa persediaan. Mencatat mutasi barang. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

sarana prasarana kantor Kamis, 15 Januari 2015

sarpras.com SARANA %AN PRASARANA KANTOR  Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. rasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). !ntara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. "ntuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda#benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda#benda yang tidak bergerak.

 Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor A. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Ofce Supplies) eralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga

menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik.

eralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi $, yaitu % &. eralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi menjadi ', antara lain % •

Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).

•

Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).

•

Berbentuk buku

$. eralatan atau perlengkapan kantor penggunaannya dibagi menjadi $, antara lain % •

•

dilihat

dari

Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama. Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama.

B. Mesin-mesin Kantor (Ofce Machine) Mesin#mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan#bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

. Mesin Komunikasi Kantor !O"#e ommuni#ation$ Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

%. Pera&ot Kantor (Ofce Furniture) erabot kantor adalah benda#benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

E. Interior Kantor (Ofce Arrangement) Interior kantor adalah benda#benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

'. Tata Ruang Kantor (Ofce Lay Out)  ata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat#alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyaan dalam bekerja.

 ujuan ata *uang Kantor

o

o

o o o

o o o o

Memberikan kenyamanan kepada karyaan sehingga karyaan betah dalam bekerja. Meman+aatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja. Memudahkan dalam pengaasan. Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja maupun kepada pelanggan. Memudahkan gerak karyaan dalam bekerja. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi. Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi. Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan.

Bentuk#bentuk ata *uang Kantor &.

*uang kantor terbuka (open plan ofces) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyaan dilakukan bersama#sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu. $. *uang kantor tertutup (closed plan ofces) adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu. '. *uang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi &, m. Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga pri-asi kerja dan kerugian tata ruang kantor semi tertutup yaitu perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

edoman embuatan ata *uang Kantor ($ Asas-asas tata ruang kantor antara lain ) ndek.  kerja. an seluruh ruangan. egiatan.  susunan tempat kerja.  dan kepuasan karyaan. *$ Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain ) • Bagian atau +ungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan. • ekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus. • !lur kerja harus sederhana. • erlengkapan kantor diletakkan dekat karyaan yang menggunakannya. • Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama. • erhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyaan yang menghadap cahaya langsung.

 ika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan.  ika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain dan dtempatkan dekat jendela.

• •

+$ 'aktor-,aktor ang mempengarui tata ruang kantor antara lain ) 1. Sistem encahayaan atau enerangan  enis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi /, yaitu %  Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.  Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).  Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu#lampu yang berada di langit#langit ruang kantor.  Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah tertentu saja. Sistem 0arna #macam arna ada ', yaitu %  0arna primer (arna pokok).  0arna sekunder (arna yang dihasilkan dari campuran arna primer).  0arna tersier (arna yang dihasilkan dari pencampuran arna primer dan sekunder). 2.

Sistem engaturan "dara *uangan Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah $,1° 2elcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab dapat mempengaruhi prestasi kerja karyaan. 3.

2ara mengatasi udara panas dan lembab yaitu % *uang kantor menggunakan !2 (air conditioner) yang dapat mengatur suhu udara ruang kerja secara otomatis. Membuat -entilasi (lubang udara) yang cukup. Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.

•

• •

Sistem enataan Suara "ntuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlalu berpengaruh dapat dilakukan dengan % *uangan diberi penyadap suara. 3i baah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat diredam. engadaan printer  diusahakan yang tidak terlalu bersuara (laser).  empat pesaat telepon diusahakan di tempat yang khusus. 4.

o o

o o

 Pengelolaan Sarana %an Prasarana Kantor (. Pengadaan Sarana Kantor engadaan Sarana Kantor adalah Semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjukkan pelaksanaan tugas. 2ara pengadaan perbekalan tergantung dari kebutuhan dan kegiatan yang dilakukan oleh masing$ kantor.

3alam menyusun pengadaan kantor selalu diaali dg perencanaan, perencanaan bidang perbekalan ditekankan pada beberapa aspek, yaitu sebagai berikut% Kebutuhan kantor Biaya Keadaan in-entaris tahun$ sebelumnya ertimbangan perhitungan pegaai yang ada

• • • •

4al yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan perbekalan yaitu sebagai berikut% &. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan $. Menentukan jenis kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yg diperlukan '. Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan /. Mennyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional . Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor 1. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor 5. Menghapus perbekalan sesuai dengan prosedur yang berlaku

panan Sarana dan Prasarana Kantor enyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan.

 ujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain % !gar barang tidak cepat rusak. !gar tidak terjadi kehilangan barang. !gar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari. /.Memudahkan dalam pengaasan. .Memudahkan dalam analisis barang.

&. $. '.

4al#hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau bahan kantor dilakukan antara lain % a) b) c) d) e) +) g) h)

ersediaan alat#alat pemeliharaan yang diperlukan. ergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan. Si+at barang yang disimpan. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan. rosedur dan tata kerja. Biaya yang disediakan.  enaga yang diperlukan.  angka aktu penyimpanan.

2ara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain % Barang disimpan berdasarkan klasi6kasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang). $. Barang disimpan dalam keadaan bersih. '. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup -entilasi. &.

Barang disimpan di tempat yang memadai. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air. Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.

/. . 1. 5. 7. 8.

+. Pemeliaraan Sarana dan Prasarana Kantor emeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus# menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

 ujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain % a) b) c) d) e)

→ • •

→ • •

!gar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu. !gar barang tidak mudah hilang. !gar barang tidak kadaluarsa. !gar barang tidak mudah susut. !gar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

emeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain % emeliharaan berdasarkan aktu emeliharaan sehari#hari (dilakukan setiap hari). emeliharaan berkala (menurut jangka aktu tertentu).

emeliharaan berdasarkan jenis barang emeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala). emeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).

/. In0entarisasi Sarana dan Prasarana Kantor In-entarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

 ujuan in-entarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain %     

!gar peralatan tidak mudah hilang. !danya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jaabkan. Memudahkan dalam pengecekan barang. Memudahkan dalam pengaasan. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan barang.

"ntuk memudahkan in-entarisasi dibutuhkan % •

Buku encatatan In-entarisasi barang, macam#macamnya yaitu % a. Buku induk barang in-entaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang in-entaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. b. Buku golongan barang in-entaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang#barang in-entaris menurut golongan yang ditentukan, masing#masing berdasarkan klasi6kasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. c. Buku catatan barang non in-entaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non in-entaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.

9aporan Sarana dan rasarana Kantor

•

9aporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan 6sik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode aktu tertentu (triulan, semester, atau setahun).

:ungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah % o o o o

Sebagai bahan pertanggung jaaban. Sebagai pengendali persediaan. Memberikan in+ormasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang. Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Bukti atau catatan pendukung yang harus dilampirkan dalam menyampaikan laporan tertulis kepada pimpinan antara lain % o o o o o o o

Bukti penerimaan barang. Bukti pembelian barang. Bukti pengeluaran barang. Kartu barang. Kartu persediaan. 3a+tar in-entaris. 3a+tar rekapitulasi barang in-entaris.

 eknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut % a. b. c. d. e. +. g.

Memeriksa barang. Menghitung persediaan barang aal tahun anggaran. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang. Menghitung pengeluaran barang. Menghitung sisa persediaan. Mencatat mutasi barang. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan