PENGURUSAN KENDERAAN

26 SEPTEMBER 2012 TAIPING, PERAK DARUL RIDZUAN

SKOP PENGURUSAN KENDERAAN

PENGGUNAAN

PELUPUSAN

PENGURUSAN BUKU LOG

& HAPUS KIRA

PENYENGGARAAN

KAD TOUCH N GO

KAD INDEN MINYAK

SKOP PENGURUSAN KENDERAAN

PENGGUNAAN

PELUPUSAN

PENGURUSAN BUKU LOG

& HAPUS KIRA

PENYENGGARAAN

KAD TOUCH N GO

KAD INDEN MINYAK

PENGGUNAAN KENDERAAN 1.

Perl Pe rlan anttik ika an Pega Pegaw wai Pen Penga gang ngku kuta tan n  Ketua Jabatan perlu melantik seorang Pegawai bagi menjaga urusan pengangkutan.  Bagi 20 buah kenderaan untuk tujuan khas, Pegawai Pengangkutan seboleh-bolehnya mempunyai kelulusan sijil dalam bidang kejuruteraan motor.

2.

Tugass dan Tuga dan ta tang nggu gung ngja jawa wab b Peg Pegaw awai ai Ke Kend nder eraa aan n dinyatakan di dalam Senarai Tugas .

3.

Fail Fa il Seja Sejara rah h bagi bagi setia setiap p kend kender eraa aan n disel diselen engg ggar arak akan. an.

4.

Pengg Pe nggun unaa aan n Ke Kende ndera raan an Ha Hak k Mil Milik ik Ke Kera raja jaan an  Tujuan rasmi sahaja  Tidak dilindungi skim insurans kenderaan  Tanggungjawab pegawai yang menyalahguna ke atas segala tuntutan jika berlaku kemalangan

BUKU LOG

Dokumen yang digunakan untuk mengawal dan memantau penggunaan kenderaan

Atau Buku yang digunakan bagi merekod butiran:

• kenderaan dan alat kelengkapan • perjalanan • penggunaan bahan api • penggunaan minyak pelicin

PENGURUSAN BUKU LOG Setiap catatan dalam Buku Log hendaklah dibuat berpendua.

Catatan dimulakan dengan muka helai yang baru bagi sesuatu bulan.

Buku Log disediakan bagi semua kenderaan.

Buku Log diperiksa secara mingguan dan bulanan oleh Pegawai Kenderaan.

Buku Log disimpan bersama kenderaan

Keratan salinan asal Buku Log yang telah dicatit disimpan di Pejabat

Pemeriksaan mengejut ke atas setiap Buku Log dan kenderaan hendaklah dibuat.

Tarikh • Tarikh kenderaan digunakan. Contohnya 23/04/2007.

Masa • Dari - Masa kenderaan mula digunakan • Hingga - Masa kenderaan tamat digunakan

Nama Pemandu • Kereta Jabatan – Nama Pemandu

Nama Pemandu (Samb.) • Kereta Khas – Nama Pegawai Khas tersebut @ Nama Pemandu Jabatan / Persendirian (Jika Ada).

Tujuan Dan Perjalanan • Kereta Jabatan & Khas - Kegunaan rasmi (Nyatakan tujuan menggunakan kereta itu. Contohnya, Mesyuarat Belajawan Di JPM) • Kereta Khas – Tujuan persendirian (Memadai mencatatkan “Kegunaan Persendirian” )

Nama Dan Tandatangan Pegawai Yang Memberi Kuasa

• Kereta Jabatan – Nama dan tandatangan Pegawai Kenderaan • Kereta Khas – Nama dan tandatangan Pegawai Khas tersebut. Nama Dan Tandatangan Pegawai Yang Mengguna

• Kereta Jabatan – Nama dan tandatangan Pegawai yang mengguna. • Kereta Khas – Nama dan tandatangan Pegawai Khas tersebut.

Bacaan Odometer • Bacaan Odometer perjalanan.

Kiraan Km/Batu • Kereta Jabatan – Jumlah Km/batu perjalanan untuk satu-satu tugas rasmi. • Kereta Khas – Jumlah Km/batu perjalanan untuk satu-satu tugas rasmi/persendirian.

Pembelian Bahan Api

• Bil. Pesanan – untuk catatan no. Resit Kad Inden belian bahan api. • Petrol/Diesel – Jumlah bahan api yang dibeli sama ada petrol / diesel. • Minyak Pelicin – Jumlah minyak pelicin yang dibeli. Cerakinan Penggunaan Bahan Api (CPBA)

• Dari Bulan Lepas (Dalam tangki) – (a) • Jumlah Dibeli – (b) • Jumlah (a+b) – (c) • Dalam Tangki – (d) • Jumlah digunakan(c-d) – (e) • Liter per 100km/B.S.G – (f)

KAD TOUCH N GO

Kad elektronik prabayar yang digunakan untuk membuat bayaran tol dan letak kereta tanpa resit.

PENGGUNAAN KAD TOUCH N GO

Kad disimpan oleh pegawai kenderaan

Di rekod sebagai dokumen kerajaan Diberi kepada pemandu apabila diarah menjalankan tugas melibatkan laluan bertol Kad diserah semula kepada pegawai kenderaan setelah tugas selesai Penggunaan kad direkod dalam buku daftar Butir-butir penggunaan kad hendaklah juga dicatit dalam buku log

Semua butiran penggunaan kad dimasukkan ke dalam buku daftar

Butir-butir di dalam buku daftar dikemaskini.

Kad diserah semula kepada pegawai kenderaan

Buku daftar disimpan dengan selamat.

Kad-kad perlu dijaga dengan baik.

Kehilangan kad dilaporkan sebagai kehilangan wang awam.

TOUCH N GO

DAFTAR KAD TOUCH N GO

Kad-kad hendaklah direkod sebagai dokumen Kerajaan.

DAFTAR PENGGUNAAN KAD TOUCH N GO

Pemandu hendaklah merekod butir-butir penggunaan kad berkenaan di dalam buku rekod

DAFTAR KAD TOUCH N GO Contoh format Daftar kad Touch N Go: Bil.

No. Siri Kad

PTJ/Bahagian/Unit

Contoh Daftar Penggunaan Kad Touch N Go.

PEMBEKALAN KAD ELEKTRONIK TOL TOUCH N GO DAN SMART TAG UNTUK PEGAWAI PENGURUSAN TERTINGGI GRED UTAMA/KHAS C DAN KE ATAS ATAU SETARAF DI KEMENTERIAN/JABATAN PERSEKUTUAN Semua Pegawai Pengurusan Tertinggi Gred Utama/Khas C Dan Ke Atas yang dibekalkan dengan Kereta Rasmi Jawatan (KRJ) dibekalkan dengan Kad TnG dan Smart Tag dengan syarat berikut: 

Pembekalan kad TnG dan Smart Tag adalah sebagai satu kemudahan.



Nilai maksimum kad RM500.00 setiap bulan.



Kad TnG berkenaan hanya akan ditambah nilai sebulan sekali setiap 1hb. Hingga 5hb berdasarkan baki kad pada bulan tersebut.



Kad TnG dan Smart Tag direkodkan sebagai inventori kerajaan. 19



Pegawai perlu dipertanggungjawabkan sekiranya berlaku kehilangan dan kerosakan kad TnG dan Smart Tag berkenaan.



Pegawai yang berkhidmat di Sabah dan Sarawak tidak dibekalkan kemudahan ini kecuali ada keperluan.



Kemudahan ini tidak dipanjangkan kepada pegawai contract for  service.

20

KAD INDEN MINYAK 

Kad inden digunakan minyak petrol/diesel.



Sistem penggunaan kad inden adalah sejajar dengan perkembangan teknologi semasa.



Menggantikan Borang Inden AM 367 Pindaan 3/82.



Diperolehi daripada Syarikat Petronas dan Shell - perjanjian kontrak dengan pihak kerajaan.

bagi

pembelian

PENGGUNAAN KAD INDEN MINYAK 

Kad Inden hendaklah disimpan oleh Pegawai Kenderaan pada setiap masa kecuali Kad Inden Pegawai Kanan Jusa C dan ke atas.



Sebelum Kad Inden diserah kepada pemandu untuk mengisi minyak petrol ke dalam kenderaan jabatan, Pegawai Kenderaan hendak memastikan maklumat di Daftar Pergerakan Kad Inden diisi dahulu dan ditandatangani sebelum dan begitu juga selepas selesainya pengisian minyak.

PEREKODAN 

Semua butiran pembelian minyak hendaklah direkodkan dalam buku log kenderaan oleh pemandu/pemegang kad (termasuk bacaan odometer).



Ruangan liter/RM di Daftar Pergerakan Kad Inden juga perlu

TUGAS BULANAN PEMANDU/PEMEGANG KAD

 Pemegang kad atau pemandu hendaklah

menyemak dan mengesahkan pembelian minyak berdasarkan yang dikumpulkan.

penyata resit-resit

TUGASAN BULANAN PEGAWAI KENDERAAN 

Mengedarkan laporan analisa kenderaan penggunaan minyak petrol atau invois kepada setiap pemandu atau pemegang kad untuk semakan bagi mengesahkan setiap bayaran.

Contoh Buku Daftar Pergerakan Kad Inden Minyak

Contoh Daftar Pergerakan Kad Inden Minyak

Contoh Penyata Bulanan

PENYENGGARAAN  Kenderaan

Jabatan hendaklah direkodkan di dalam KEW.PA-13 iaitu Senarai Aset Yang Memerlukan Penyenggaraan kerana kenderaan Jabatan memerlukan penyenggaraan berjadual.

 Setiap

penyenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan di dalam KEW.PA14.

PELUPUSAN DAN KEHILANGAN PELUPUSAN 1. Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16 daripada JKR. 2. Kenderaan yang tidak ekonomik untuk dibaiki perlu diperiksa oleh Lembaga Pemeriksa dan mengemukakan KEW.PA-17 bersama-sama KEW.PA-16 untuk kelulusan.

PELUPUSAN DAN KEHILANGAN Setelah lulus, Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan berikut :  Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/ Jabatan pada aset dipadamkan.  JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan.  Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara  jualan sisa.

KEHILANGAN Ketua Jabatan perlu mengambil mengikut peraturan di bawah:

tindakan

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (Bab F – Kehilangan dan Hapus Kira).

ISU-ISU AUDIT BERKAITAN PENGURUSAN KENDERAAN 

Penggunaan Kenderaan Jabatan

i.

Pegawai kenderaan tidak dilantik secara bertulis.

ii.

Fail sejarah kenderaan tidak disediakan.

iii. Kenderaan digunakan tanpa kelulusan pegawai kenderaan. iv. Buku log tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. v.

Cerakinan Penggunaan Bahan Api (CPBA) tidak dilengkapkan.