Pengendalian Form Rekam Medis

Pengertian pengendalian formulir Tujuan Pengendalian formulir

Inventarisasi Inventarisasi formulir Identifikasi formulir Analisis formulir Tujuan Pengendalian formulir

PENGERTIAN PENGENDALIAN FORMULIR

Suatu kegiatan mengelola formulir yang dilakukan secara teratur dan terus menerus agar pengadaan dan penggunaannya penggunaanny a efektif dan efisien

Menjaga perkembangan formulir yang tidak menguntungkan

Menghilangkan formulir yang tidak diperlukan Membantu perkembangan dan rancangan formulir yang efisien Menggabungkan dan menyederhanakan formulir yang ada Mengadakan tinjauan lebih lanjut dari formulir yang sudah ada

Melengkapi kemajuan kerja yang efisien

RUANG LINGKUP KONTROL FORMULIR Menur Me nurut ut Hu Huff ffman man (1994) (1994) ruang Lin Lingk gkup up Ko Kont ntro roll fo formu rmulir lir ker ertas tas::

Langkah Langk ah pe perta rtama ma dal dalam am pe pener nerapa apan n kon ontr trol ol fo formu rmulir lir ada adalah lah me mend ndapa apatk tkan an in inve vent ntory ory semua sem ua fo form rmuli ulirr. Inv Inven entar tarisa isasi si ini kem emud udian ian Bah Bahan an Aja Ajarr Desa Desain in Fo Formu rmulir lir Re Reka kam m Med Medis is haru ha russ di dija jaga ga su supa paya ya se sela lalu lu up to date. Seb Sebuah uah in inve vent ntari arisas sasii ber berisi isi fil file e riw riway ayat at fo formu rmulir lir dan file subjek/judul subjek/judul formu formulir lir.. a) File RiwayatFormulir Memberik Membe rikan an ga gamba mbara ran n yan yang g komp omplit lit men menge genai nai set setiap iap fo formu rmulir lir di un unit it rek ekam am me medi diss mu mula laii da dari ri pengemb peng embanga angann nnya ya samp sampai ai den dengan gan statusn sta tusnya ya saat ini. File riwa riwayat yat fo formul rmulir ir dapa da patt di dibe bent ntuk uk de deng ngan an me memb mbua uatt se sebu buah ah folde fo lderr un untuk tuk set setiap iap fo form rmuli ulirr dan den denga gan n peng pe ngar arsip sipan an ses sesuai uai de deng ngan an nom nomor or

b) File Subjek/JudulFormulir Menyedia Menye diaka kan n mek mekani anisme sme unt untuk uk menghubungk menghu bungkan an for formulirmulirformu fo rmulir lir ya yang ng saling saling ber berka kait itan. an. Satu Sa tu kopi da dari ri se seti tiap ap for ormu muli lirr diklasifik diklas ifikasik asikan an menur menurut ut tuju tu juan ann nya da dan n di dite temp mpat atka kan n di

Dilakuka Dilaku kan n den denga gan n mem membua buatt fold older er fil file e riwa riwaya yatt formu ormulir lir,, menuru men urutt Arm Army y Publis Publishin hing g Direct Director orat at berj berjudu udull Med Medic ical, al, Dental, and Veterinary Veterinary Care (2013) gambar folder file yang dapa da patt di digu gunak nakan an un untu tuk k keg egia iata tan n in inve vent ntari arisa sasi si form ormul ulir ir dapat dilihat pada gamba barr berikut :

2. Identifikasi Menurut Huffman (1994) identifikasi formulir biasanya biasanya berupa nomor yang

diterbitkan secara berurutan dan memiliki prefix atau suffix berupa kode yang menunjukkan departemen atau bagian b agian asal pengguna peng guna formulir. formulir. Bila formulir rekam medis memiliki lembar bolak-balik maka:

0001a untuk nomor halaman depan, 0001b untuk halaman baliknya. 11/13 adalah keterangan bulan dan tahun terbit formulir yaitu bulan November padatahun 2013.

Regis Re giste terr kontr kontrol ol fo form rmuli ulirr pen pentin ting g un untuk tuk pen pengon gontr trola olan n no nomo morr fo form rmuli ulirr ya yang ng telah telah diterbitk dite rbitkan, an, sebag sebagiman imana a jug juga a unt untuk uk inf informa ormasi si peng penginde indentif ntifika ikasi si lain. Reg Registe isterr mencangk menc angkup up inf inform ormasi asi ten tentang tang:: a. NomorFormulir b. JudulFormulir c. UkuranFormulir d. TanggalPenerbitanFormulir e. TanggalRevisiFormulir f. Unit/Instalasi yang MengeluarkanFormulir MengeluarkanFormulir

KEGIATAN IDENTIFIKASI FORMULIR Pemberia Pembe rian n nom nomor or pad pada a set setiap iap pen penerb erbit itan an fo formu rmulir lir.. Ide Identi ntifik fikasi asi formu fo rmulir lir dap dapat at dil diliha ihatt pad pada a mas master ter fo formu rmulir lir.. Menu Menurut rut Huf Huffma fman n (1994 (1994)) cont co ntoh oh id iden enti tifi fik kas asii for ormu muli lirr da dapa patt di dili liha hatt pa pada da gam amba barr di baw bawah in ini: i:

Gambar identifikasi formulir

1. Nomor Nomor Fo Formu rmulir lir 2. Judul Judul Fo Formu rmulir lir 3. Ukur Ukuran an For Formuli mulirr 4. Tangg anggal al Pen Penerbi erbitan tan Form Formulir ulir 5. Tang Tangga gall Re Revis visii Fo Formu rmulir lir 6. Unit/Instala Unit/Instalasi si ya yang ng Mengeluarka Mengeluarkan n

Selain pemberian kode identifikasi tersebut, pada kegiatan identifikasi formulir ini dilakukan dengan pembuatan register yang berisi item:

Menurutt Huf Menuru Huffman fman (1994 (1994)) analisi analisiss fo formul rmulir ir terdir ter dirii dari re revie view w dan re revis visii formu ormulir lir,, konf onfirm irmasi asi data da ta,, dan men menan anta tang ng form ormul ulir ir de deng ngan an mem membu buat at pengg pe nggun una a me memi miki kirk rkan an kep eper erlu luan an da dan n bi bia aya-b a-bia iay ya masing mas ing-ma -masin sing g it item. em.

a. Review dan revisiformulir Review dan revisi formulir yang berkesinambungan merupakan langkah kritis dalam kontrol formulir. Analisis formulir harus dimulai dengan pencarian fakta, suatu proses yang memberikan informasi komplit mengenai formulir. b. Konfirmasi data Fakta-fakta mengenai suatu formulir diringkas dan disajikan kepada pengguna-pengguna untuk pemeriksaan dan verifikasi.

c. Melakukan formulir dengan membuat pengguna memikirkan keperluan dan biaya kegiatan konformulir. d. Pembelian Menurut Huffman (1994) bagian pembelian dan percetakan harus bekerja dengan prinsip yang sama yaitu bahwa tidak satupun formulir boleh dipesan, dipesan ulang, atau diubah tanpa persetujuan pimpinan komite komite formulir yang sesuai atau yang mewakilkannya.

Biasanya Biasan ya cuk cukup up dip dipesa esan n fo formu rmulir lir un untuk tuk 66-12 12 bula bulan, n, terg tergant antung ung pad pada a dis disk kon ya yang ng dida didapa patk tkan an dan ru ruang angan an yan yang g te ters rsed edia. ia. Ka Kalau lau fo form rmuli ulirr ini ber berk kem emung ungkin kinan an ak akan an ada pe perub rubaha ahan n dal dalam am ktu sin singk gk mak hen hendak dak dip lai

Keg egat atan an an anal alis isis is for ormu muli lirr in inii da dapa patt di dibu bukt ktik ikan an de deng ngan an le lemb mbar ar evalua ev aluasi si fo formu rmulir lir re reka kam m med medis. is. Men Menuru urutt Royal Children’s Hospital Forms Committee Members Medical Record Forms Design And Develop Dev elopmen mentt (20 (2006) 06) con contoh toh lem lembar bar ev evalu aluasi asi fo formu rmulir lir ter tersebu sebutt dap dapat at dili di liha hatt pa pada da gam amba barr di ba baw wah in ini: i:

Gambar Lembar Ceklits Evaluasi Formulir Rekam

Pad ada a keg egia iata tan n pe pemb mbel elia ian n ju jug ga pe perl rlu u di dibu buat at tab abel el te tent ntan ang g persedi per sedian an rek rekam am med medis. is. Menurut Menurut Arm Army y Publishi Publishing ng Dir Direct ector orat at (2013) 13) contoh contoh ta tabel bel Medical, Dental, and Veterinary Care (20 perrse pe sedi dian an rek ekam am me medi diss te terrse sebu butt da dapa patt di dili liha hatt pa pada da gam amba barr di bawa ba wah h in ini: i: