Pengauditan Siklus Penjualan Dan Pengumpulan Piutang

Pengauditan Siklus Penjualan dan Pengumpulan Piutang : Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif Transaksi

2.1.

Akun-akun Golongan Transaksi dalam Siklus Penjualan dan Pengumpulan Piutang Tujuan pengauditan atas siklus penjualan dan pengumpulan piutang adalah untuk

mengevaluasi apakah saldo akun-akun yang terpengaruh oleh siklus ini telah disajikan secara wajar sesuai dengan standar akuntansi keuangan. Lima kelompok transaksi dalam siklus penjualan dan pengumpulan piutang, yaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 2.2.

Penjualan (tunai atau kredit) Penerimaan kas Retur dan potongan penjualan Penghapusan piutang tak tertagih Penaksiran kerugian piutang

Fungsi-fungsi Bisnis dalam Siklus dan Dokumen serta Catatan

Siklus penjualan dan pengumpulan piutang menyangkup keputusan dan proses yang diperlukan untuk mentransfer kepemilikan barang dan jasa kepada konsumen setelah barang dan jasa tersebut tersedia untuk dijual. Siklus ini dimulai dengan adanya permintaan dari konsumen dan diakhiri dengan adanya perubahan dari barang atau jasa menjadi piutang usaha, dan pada akhirnya menjadi kas. Fungsi-fungsi bisnis dan dokumen-dokumen serta catatan yang digunakan dalam bisnis yaitu: PENGOLAHAN PESANAN DARI PEMBELI Pesanan merupakan suatu permintaan untuk membeli barang berdasarkan syarat-syarat tertentu. Penerimaan pesanan dari pesanan pembeli biasanya disusul dengan terbitnya orde penjualan. a. Pesanan dari Pembeli Pesanan dari pembeli adalah suatu permintaan untuk membeli barang atau jasa yang dibuat oleh pembeli. Pesanan ini bisa diterima melalui telepon, surat, formulir cetakan yang sebelumnya dikirimkan kepada calon pembeli atau pelanggan. b. Order Penjualan

1

Order penjualan adalah suatu dokumen yang menerangkan deskripsi, kuantitas, dan informasi lain tentang barang yang dipesan oleh konsumen. Dokumen ini seringkali digunakan untuk menunjukkan persetujun kredit dan otorisasi untuk pengiriman barang. PERSETUJUAN KREDIT Sebelum barang dikirimkan, penjabat yang berwenang memberi otoritas harus memberi persetujuan kredit kepada konsumen untuk transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit. Pemberian persetujuan kredit ini seringkali juga menjadi petunjuk persetujuan pengiriman barang. PENGIRIMAN BARANG Fungsi ini adalah fungsi yang kritikal dan merupakan saat pertama dalam siklus dimana perusahaan melepaskan asetnya. Kebanyakan perusahaan mengakui terjadinya penjualan ketika barang dikirimkan. Dokumen pengiriman dibuat pada saat barang dikirimkan. a. Dokumen Pengiriman. Dokumen pengirim dibuat untuk mengawali pengiriman barang yang berisi deskripsi tentang barang yang dikirimkan, jumlah yang dikirimkan serta data lainnya yang relevan. Dokumen pengiriman berfungsi sebagai isyarat untuk membuat faktur tagihan kepada konsumen yang bisa berupa kertas atau elektronik. PENAGIHAN KEPADA PEMBELI DAN PENCATATAN PENJUALAN Aspek-aspek terpenting dalam penagihan adalah: 1. 2. 3. a.

Semua pengiriman telah dibuat penagihannya (kelengkapannya). Tidak ada pengiriman yang ditagih lebih dari sekali (keterjadian). Setiap pengiriman ditagih dengan jumlah yang benar (ketelitian). Faktur Penjualan. Faktur penjualan adalah suatu dokumen atau catatan elektronik yang menunjukkan deskripsi dan kualitas barang yang dijual, harga jual dan data relevan lainnya. Faktur penjualan berfungsi untuk menunjukan kepada pembeli tentang jumlah dari suatu penjualan dan kapan jatuh tempo.

b. File Transaksi Penjualan. File transaksi penjualan adalah file yang dihasilkan komputer yang memuat semua transaksi penjualan yang diproses oleh sistem akuntansi pada suatu periode. Informasi

2

dalam file transaksi penjualan digunakan untuk pembuatan berbagai catatan, daftar, atau laporan, tergantung pada kebutuhan perusahaan. c. Jurnal Penjualan atau Daftar Penjualan. Merupakan suatu daftar atau laporan yang dihasilkan dari file transaksi penjualan yang biasanya memuat nama pembeli, tanggal, jumlah, dan klasifikasi akun atau kelompok untuk setiap transaksi. d. Master File Piutang Usaha. Master file piutang usaha adalah file komputer yang digunakan untuk mencatat setiap penjualan, penerimaan kas, dan retur serta pengurangan harga untuk setiap pembeli dan memutahirkan saldo piutang kepada pelanggan yang bersangkutan. e. Daftar Saldo Piutang Usaha. Daftar saldo piutang adalah daftar atau laporan yang menunjukkan jumlah saldo piutang kepada setiap pelanggan pada suatu saat tertentu. f. Laporan Piutang Bulanan. Laporan piutang bulanan adalah suatu dokumen yang dikirimkan melalui pos atau secara elektronik kepada setiap pelanggan menunjukkan saldo awal piutang kepada pelanggan yang bersangkutan, jumlah dan tanggal setiap penjualan, pembayaran tunai yang diterima, memo kredit yang diterbitkan, dan saldo akhir piutang. PENGOLAHAN DAN PECATATAN PENERIMAAN KAS Pengolahan dan pencatatan penerimaan kas meliputi penerimaan, penyetoran ke bank, dan pencatatan kas. Hal yang penting dalam penanganan kas adalah mencegah terjadinya pencurian. Hal terpenting lainnya adalah memastikan bahwa semua penerimaan kas harian segera disetorkan ke bank dengan jumlah yang benar dan tepat waktu. a. Surat Pengantar Pembayaran. Surat pengantar pembayaran adalah suatu dokumen yang dikirim melalui pos kepada pembeli dan selanjutnya dikembalikan kepada penjual beserta pembayaran kas. b. Daftar Penerimaan Kas. Daftar ini digunakan untuk memeriksa apakah kas yang diterima telah dicatat dan disetorkan dalam jumlah yang benar ke bank serta tepat waktu. c. File Transaksi Penerimaan Kas. File ini dihasilkan oleh computer yang berisi semua transaksi penerimaan kas yang diproses oleh sistem akuntansi untuk suatu periode waktu tertentu. d. Jurnal Penerimaan Kas atau Daftar. Daftar atau laporan ini dihasilkan dari file transaksi penerimaan kas dan meliputi semua transaksi untuk periode waktu tertentu. PENGOLAHAN DAN PENCATATAN RETUR DAN PENGURANGAN HARGA PENJUALAN 3

Apabila pelanggan tidak puas dengan barang yang diterimanya, penjual bisa menyetujui pengembalian barang atau memberikan pengurangan harga. Retur dan pengurangan harga dicatat dalam file transaksi retur dan pengurangan harga, dan juga master file piutang usaha. Memo kredit diterbitkan untuk memudahkan pengawasan dan sebagai dasar pencatatan. a. Memo Kredit. Memo kredit menunjukan pengurangan terhadap jumlah yang akan diterima pembeli karena adanya retur atau pengurangan harga. b. Jurnal Retur dan Pengurangan Harga. Jurnal ini digunakan untuk mencatat retur dan pengurangan harga penjualan. Fungsi jurnal ini sama dengan jurnal penjualan. PENGHAPUSAN PIUTANG Setelah menyimpulkan bahwa piutang kepada pelanggan tertentu tidak dapat ditagih, perusahaan harus menghapus piutang tersebut. a. Formulir Otoritas Penghapusan Piutang. Formulir ini merupakan dokumen yang digunakan secara internal untuk menyatakan perintah untuk menghapus piutang yang sudah tidak dapat tertagih. PENCADANGAN KERUGIAN PIUTANG Karena perusahaan tidak dapat diharapkan untuk bisa menagih seluruh hutangnya 100%, prinsip akuntansi mewajibkan untuk mencatat beban kerugian piutang sejumlah piutang yang diperkirakan tidak tertagih.

2.3.

Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengunjian Substantif Transaksi untuk Penjualan

PEMAHAMAN PENGENDALIAN INTERNAL-PEMBELIAN Cara auditor mendapatkan pemahaman tentang pengendalian internal ialah auditor mempelajari bagan alir yang telah dibuat klien, mengajukan pertanyaan kepada klien dengan menggunakan daftar pertanyaan pengendalian internal dan melakukan transaction walkthrough untuk penjualan. PENETAPAN RISIKO PENGENDALIAN DIRENCANAKAN-PENJUALAN Ada 4 tahap penting dalam penetapan risiko yaitu: 4

1. Auditor memerlukan kerangka kerja untuk menetapkan risiko pengendalian. 2. Auditor harus mengidentifikasi pengendalian internal kunci dan defisiensi yang ada pada penjualan. 3. Setelah mengidentifikasi

pengendalian

beserta

defisiensinya,

auditor

menghubungkan hal tersebut dengan tujuannya. 4. Auditor menetapkan risiko pengendalian untuk setiap tujuan dengan mengevaluasi 

pengendalian dan defisiensinya untuk setiap tujuan. Pemisahan Tugas yang Memadai. Pemisahan tugas yang tepat akan membantu dalam mencegah berbagai jenis kesalahan penyajian yang disebabkan oleh kekeliruan atau kecurangan misalnya





fungsi pemberian persetujuan kredit harus dipisahkan dari fungsi penjualan. Pengotorisasi yang Tepat. Ada 3 hal yang harus diperhatikan dalam pengotorisasian transaksi penjualan yaitu: 1. Persetujuan kredit yang tepat harus diberikan sebelum penjualan terjadi. 2. Barang yang bisa dikirimkan hanya setelah otorisasi pengiriman diberikan. 3. Harga, termasuk syarat penjualan, pengangkutan, dan potongan harus diotorisasi. Dokumen dan Catatan yang Memadai. Karena setiap perusahaan memiliki sistem yang berbeda dengan perusahaan lainnya dalam melaksanakan, mengelola, dan mencatat transaksi, auditor sering menghadapi kesulitan dalam mengevaluasi apakah setiap prosedur klien dirancang untuk mencapai pengendalian maksimum. Meskipun demikian, prosedur pencaatan yang memadai



harus ada sebelum tujuan audit transaksi bisa dipenuhi. Dokumen Bernomor-urut Tercetak (Prenumbered). Pemberian nomor-urut tercetak dimaksudkan untuk mencegah kesalahan dalam pembuatan faktur atau pencatatan penjualan dan terjadinya penagihan atau pencatatan



ganda. Laporan Piutang Bulanan. Pengiriman laporan bulanan kepada konsumen berguna untuk pengawasan karena mendorong konsumen untuk memberi komentar apabila saldo yang tercantum dalam



laporan tidak sesuai dengan saldo menurut pembukuan konsumen. Prosedur Verifikasi Internal. Program computer atau personil yang independen haru memeriksa bahwa pengolahan dan pencatatan transaksi penjualan memenuhi keenam tujuan audit transaksi.

PENENTUAN LUAS PENGUJIAN PENGENDALIAN Luas pengujian pengendalian tergantung pada efektivitas pengendalian dan berbagai hal lain yang auditor yakini akan dapat mengurangi risiko pengendalian. Dalam menentukan seberapa jauh pengendalian bisa diandalkan, auditor juga mempertimbangkan kenaikan biaya

5

penyelenggaraan pengujian pengendalian dibandingkan dengan penurunan potensi dalam pengujian substantif. PERANCANGAN PENGUJIAN PENGENDALIAN UNTUK PENJUALAN Untuk setiap pengendalian kunci, harus dirancang satu atau lebih pengujian pengendalian untuk memeriksa efektivitasnya. Pengujian yang dilakukan berdasarkan asersi manajemen yang berkaitan dengan transaksi. PERANCANGAN PENGUJIAN SUBSTANTIF TRANSAKSI PENJUALAN Dalam memutuskan pengujian substantif transaksi, auditor biasanya menggunakan sejumlah prosedur yang berlaku untuk setiap audit tanpa memperhatikan keadaan tertentu, sedangkan prosedur yang lain akan diterapkan tergantung pada baik-buruknya pengendalian dan hasil dari pengujian pengendalian. Prosedur audit yang digunakan tergantung pada pengendalian internal dan hasil pengendalian internal atas tujuan tersebut. 

Penjualan yang Tercantum dalam Pembukuan Sungguh-sungguh Terjadi. Untuk tujuan ini auditor mencurahkan perhatiannya pada kemungkinan terjadinya tiga

jenis kesalahan penyajian berikut: 1. Penjualan yang tercatat dalam jurnal tidak ada pengiriman barangnya. 2. Penjualan dicatat lebih dari satu kali. 3. Pengiriman dilakukan pada konsumen fiktif dan dicatat sebagai penjualan.  Penjualan Dicatat dalam Pembukuan Tanpa Pengiriman Barang. Auditor dapat memilih suatu sampel ayat jurnal dalam jurnal penjualan dan mencocokannya ke dokumen pengiriman barang serta dokumen pendukung lainnya 

( vouching ) untuk memastikan bahwa penjualan sungguh – sungguh terjadi. Penjualan Dicatat Lebih dari Sekali. Pencatatan dobel penjualan dapat ditemukan dengan mereview daftar penjualan yang telah dicatat dengan memperhatikan nomor dokumennya untuk memastikan tidak ada



nomor yang muncul dua kali. Pengiriman Dilakukan pada Konsumen Fiktif. Untuk menguji ada tidaknya konsumen fiktif, auditor bisa menelusur informasi



tentang konsumen dalam faktur penjualan ke master file konsumen. Transaksi Penjualan yang Terjadi Telah Dicatat. Untuk menguji pengiriman barang yang tidak dibuat fakturnya, auditor bisa menelusur suatu sampel dokumen pengiriman yang disimpan di bagian pengiriman ke



duplikat faktur penjualan yang bersangkutan dan ke jurnal penjualan. Arah Pengujian

Dokumen Pesanan dari PembeliPengiriman Barang

Jurnal Penjualan Buku Besar Master File Piutang Usaha

6 Kelengkapan dimuali dari sini

Keterjadian dimulai dari sini

Duplikat Faktur Penjual an

Gambar 11-4 Arah Pengujian Penjualan 

Penjualan Telah Dicatat dengan Teliti. Ketelitian pencatatan transaksi penjualan berkaitan dengan hal-hal berikut : a. Jumlah barang yang dikirimkan sesuai dengan jumlah yang dipesan. b. Jumlah yang ditagih dalam faktur sesuai dengan jumlah barang yang dikirimkan. c. Jumlah tagihan dalam faktur dicatat dengan benar dan dalam catatan akuntansi. Auditor biasanya melakukan pengujian substantive transaksi pada setiap audit, untuk

memastikan baahwa ketiga aspek ketelitian diatas dilakukan dengan benar dengan melakukan perhitungan ulanf informasi yang tercantum dalam catatan akuntansi dan membandingkannya dengan informasi yang tercantum dalam dokumen yang lain.  Transaksi Penjualan Telah Dimasukkan ke dalam Master File dan Diikhtisarkan dengan Benar. Pada audit tertentu, auditor melakukan sejumlah pengujian ketelitian klerikal, seperti misalnya pemeriksaan kebenaran penjumlahan pada kolom rupiah dalam jurnal ( footing ) dan kemudian menelusur ( tracing ) jumlah totalnya ke buku besar dan detailnya ditelusur ke buku pembantu piutang, untuk memeriksa ada tidaknya 

kesalahan atau penyimpangan dalam pengolahan transaksi penjualan. Penjualan Dikelompokkan dengan Benar. Auditor biasanya menguji kebenaran pengelompokkan penjualan sebagai bagian dari pengujian ketelitian. Auditor memeriksa dokumen pendukung untuk memastikan ketelitian pengelompokkan dari suatu transaksi dan membandingkannya dengan akun



yang sesungguhnya digunakan dalam pencatatan. Penjualan Dicatat pada Tanggal yang Benar. Penjualan harus ditagih dan dicatat sesegera mungkin setelah pengiriman barang dilakukan, untuk mencegah terjadinya kekeliruan tak disengaja, misalnya lupa tidak dibukukan, dan untuk memastikan bahwa penjualan dicatat pada periode yang benar.

PROSEDUR-PROSEDUR AUDIT FORMAT RANCANGAN DAN FORMAT UNTUK DILAKSANAKAN Dalam mengubah dari program audit format rancangan menjadi format audit untuk dilaksanakan, prosedur-prosedur digabung. Hal ini dilakukan dengan maksud : 7

 

Menghilangkan pengulangan prosedur. Memastikan bahwa apabila suatu dokumen diperiksa, semua prosedur diterapkan atas

dokumen tersebut pada saat itu juga.  Membuat auditor bisa melaksanakan prosedur dengan urutan yang paling efektif. 2.4. Retur dan Pengurangan Harga Penjualan Untuk retur dan pengurangan harga penjualan, auditor biasanya memberi penekanan pada pengujian atas pencatatan transaksi untuk mengungkapkan pencurian kas yang berasal dari pengumpulan piutang sebelumnya telah diciptakan transaksi retur dan pengurangan harga penjualan fiktif. 2.5.

Metodologi Perancangan Pengendalian dan Substantif Penerimaan Kas

Untuk penerimaan kas, auditor menggunakan metodologi perancangan pengujian pengendalian dan pengujian substantive transaksi yang sama seperti yang digunakan untuk penjualan. Berlandaskan tujuan audit transaksi, auditor mengikuti proses berikut :  

Menentukan pengendalian internal kunci untuk setiap tujuan audit. Merancang pengujian pengendalian untuk setiap pengendalian guna mendukung



pengurangan risiko pengendalian. Merancang pengujian substantive transaksi untuk menguji kesalahan penyajian moneter untuk setiap tujuan.

Prosedur-prosedur audit yang dirancang untuk menemukan penyelewengan: MENENTUKAN APAKAH PENERIMAAN KAS TELAH DICATAT Praktir yang lazim dilakukan auditor adalah untuk menelusur dai pengantar pembayaran bernomor urut tercetak atau daftar penerimaan kas ke jurnal penerimaan kas dan buku pembantu piutang usaha sebagai pengujian substantive atas pencatatan penerimaan kas yang terjadi. Pengujian ini akan efektif hanya apabila pita pencatat dalam register kas atau daftar penerimaan kas lainnya dibuat pada saat kas diterima. PENGUJIAN PENERIMAAN KAS Dalam pengujian ini jumlah penerimaan kas sebagaimana tercantum dalam jurnal penerimaan kas untuk suatu periode, direkonsiliasi dengan setoran yang sesungguhnya dilakukan ke bank pada periode yang sama. Selisih diantara keduanya mungkin disebabkan oleh adanya setoran dalam perjalanan (deposit in transit) atau hal lain, tapi jumlah selisih tersebut dapat direkonsiliasi. Prosedur ini tidak dapat digunakan untuk menemukan 8

penerimaan kas yang belum dicatat dalam jurnal penerimaan kas atau ada kesenjangan waktu dalam melakukan penyetoran ke bank, tetapi bisa mengungkapkan penerimaan kas yang telah dicatat teteapi belum disetor ke bank, pinjaman yang tidak atau belum dicatat, dan kesalahan penyajian semacam itu.

PENGUJIAN UNTUK MENEMUKAN LAPPING PIUTANG USAHA Lapping

piutang

usaha

adalah

pengunduran

waktu

pencatatan

penerimaan

pengumpulan piutang dengan maksud untuk menutupi kekurangan kas. Penggelapan dilakukan oleh orang yang melakukan penerimaan kas dan selanjutnya ia juga yang mencatatnya dalam sistem computer. Penggelapan semacam ini akan dapat dicegah dengan mudah melalui pembagian tugas atau memberlakukan kebijakan kewajiban berlibur bagi pegawai yang menangani penerimaan kas dan sekaligus pula mencatatnya dalam sistem computer. 2.6.

Pengauditan untuk Penghapusan Piutang Seperti halnya untuk retur dan pengurangan harga penjualan, kekhawatiran utama auditor

dalam penghapusan piutang usaha adalah kemungkinan pegawai perusahaan klien melakukan penggelapan kas dengan cara menghapuskan piutang yang telah diterima (tujuan audit transaksi-keterjadian). Pengendalian utama untuk mencegah penyelewengan semacam ini adalah dengan menetapkan otorisasi yang tepat bagi setiap penghapusan piutang dengan menunjuk pejabat perusahaan tertentu setelah sebelumnya melakukan penyelidikan yang cermat tentang alasan mengapa debitur tidak membayar. 2.7.

Pengendalian Internal Saldo Akun

Pengendalian internal yang berkaitan langsung dengan pengendalian internal serta penyajian dan pengungkapan bisa juga diadakan, bahkan bila belum terindentifikasi atau diuji sebagai bagian dari pengujian pengendalian atau pengujian substantive transaksi. Untuk siklus penjualan dan pengumpulan piutang, hal ini mungkin sekali mempengaruhi nilai bersih bisa direalisasi dan tujuan audit saldo tentang hak dan kewajiban serta tujuan audit penyajian dan pengungkapan. Nilai bersih bisa direalisasi adalah tujuan audit saldo untuk piutang usaha yang penting sekali karena kolektibilitas piutang sering mencerminkan bagian yang cukup

9

besar dalam laporan keuangan. Idealnya klien menetapkan beberapa pengendalian untuk mengurangi kemungkinan tidak tertagihnya piutang. Dua pengendalian lainnya adalah : 

Pembuatan daftar umur piutang sebagai dasar untuk review dan ditindaklanjuti oleh



prsonil manajemen yang tepat. Menetapkan suatu kebijakan penghapusan piutang apabila sudah tidak ada kemungkinan ditagih.

REFERENSI

Al. Haryono Jusup. 2014. Auditing (Pengauditan Berbasis ISA), Edisi 2. Yogyakarta : Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu YKPN

10