Penelaahan Dan Tanggapan Laporan Audit

PENELAAHAN DAN TANGGAPAN LAPORAN AUDIT Penelaahan Laporan Siapa yang Menelaah Laporan ? Empat jenis penelaahan laporan audit yang dapat dilakukan : 1. Segmen – segmen laporan audit 2. Draft laporan audit 3. Laporan audit yang telah selesai dan diterbitkan 4. Rekomendasi-rekomendasi yang masih belum dilaksanakan. Siapa yang menelaah draf laporan akan tergantung pada sifat dari jenis penelaahan laporanitu sendiri dan pada minat atau kepentingan dari tiap-tiap manajer dan eksekutif. Penelaahan draf dari sebuah laporan yang sangat memuaskan – sebuah laporan yang mencakup beberapa area atau fungsi yang relatif kecil dan terdefinisikan dengan baik serta tidak terdapat temuan atau rekomendasi – dapat dibatasi hanya oleh manajer lini dan atasannya saja.

Menentukan Waktu Penelaahan Setelah membuat draf laporan, auditor hendaknya menyiapkan daftar penerima distribusi laporan. Bersama dengan supervisor audit, mereka memutuskan pihak-pihak mana yang sebaiknya menelaah laporan dan bagaimana urutan penelaahan tersebut.

Penelaahan Laporan Audit secara Bersamaan Unsur – unsur penelaahan audit secara bersamaan akan meliputi : •

Operasi yang sedang diaudit

•

Pejabat-pejabat yang bertanggung jawab

•

Penghubung audit

•

Tangganl audit dimulai

•

Tanggal permintaan dilakukannya penelaahan ini

•

Rincian temuan :

o Kriteria yang digunakan o Kondisi yang ditemukan o Penyebab o Dampak o Rekomendasi •

Auditor ketua (kepada siapa jawaban sebaiknya dialamatkan)

Rapat Penelaahan Rapat penelaahan draf sebaiknya tidak dilaksanakan secara tibatiba. Seharusnya dilaksanakan persiapan-persiapan terlebih dahulu. Harus dikembangkan suasana bahwa apa yang dilaporkan tidak diungkapkan dengan perasaan dendam tetapi dengan semangat untuk memberikan bantuan dalam memperbaiki kondisi yang ada. Beberapa hal yang dapat dipertimbangkan dalam menyiapkan suasana secara lisan meliputi : •

Lingkup pemeriksaan

•

Tingkat signifikansi dari permasalahan yang ditelaah.

•

Pemahaman atas kesulitan-kesulitan yang dihadapi oleh klien dalam melaksanakan tanggung jawabnya.

•

Kemauan untuk membahas semua permasalahan serinci apapun jika dibutuhkan.

•

Fakta bahwa laporan tidak mengandung kejutan apapun.

•

Komentar mengenai berapa banyak permasalahan yang telah diperbaiki berapa banyak yang masih dalam proses perbaikan, dan berapa banyak yang masih harus diperbaiki.

•

Kerjasama yang diterima selama audit dilaksanakan.

•

Keyakinan bahwa klien akan diberikan kredit di dalam laporan untuk semua tindakan perbaikan yang disarankan, diterapkan, dan/atau diselesaikan.

Menghindari dan Menyelesaikan Konflik

Terdapat beberapa alasan mengapa dapat terjadi perselisihan dan konflik, berhubungan dengan aspek dari perubahan. Klien dapat : • Merasa khawatir akan dampak negatif yang mungkin timbul akibat rekomendasi yang diberikan. • Merasa khawatir akan terjadinya dislokasi dan kekacauan birokrasi yang akan disebabkan oleh kepatuhan terhadap rekomendasi. Kecewa akan adanya rekomendasi yang menyatakan secara tidak langsung bahwa metode yang digunakan sekarang adalah tidak memadai. •

Masalah-masalah kekhawatiran dan konflik diatas dapat dinetralkan oleh komentar-komentar positif dan membangun dari auditor yang menunjukkan dengan jelas : • Hasil-hasil yang positif dan negatif yang akan diakibatkan oleh kepatuhan terhadap rekomendasi. • Perubahan-perubahan spesifik yang dibutuhkan untuk melaksanakan rekomendasi dan bagaimana hal tersebut dapat memberikan dampak kepada klien. • Bahwa rekomendasi yang diberikan adalah bersifat evolusioner, bukan revolusioner, dan bagaimana rekomendasi tsb akan dapat meningkatkan operasi.

Mendapatkan Penerimaan untuk Rekomendasi yang Diajukan

Campfield memiliki beberapa saran untuk meningkatkan respons yang diberikan oleh manajemen atas temuan audit dan rekomendasinya : 1. Rekomendasi harus spesifik terhadapa tindakan perbaikan harus dapat diukur.

masalahnya

dan

2. Tindakan yang direkomendasikan sebaiknya tergantung pada implementasi nya di garis depan tingkat operasional. 3.

Auditor dan klien harus memiliki rasa toleransi satu sama lain.

4. Pelaksanaan audit harus menjadi sebuah aktifitas yang mampu memberikan bantuan kepada manajemen operasional secara tepat waktu dan terus berlangsung. 5. Auditor harus menulis laporan yang dapat dipahami dan berorientasi pada tindakan

Empat prinsip dasar yang dipercayai akan menyebabkan dilaksanakannya tindakan atas rekomendasi audit yang diberikan : •

Rekomendasi yang berkualitas

•

Komitmen

•

Sistem pengawasan dan penindaklanjutan

•

Perhatian khusus pada rekomendasi penting

Opini Audit

Terdapat saran perubahan yang dapat tidak disetujui oleh auditor : uyaitu untuk hal-hal yang memiliki dampak terhadap opini audit. Opini audit tidak dapat di delegasikan atau dikompromikan. Opini audit adalah apa-apa yang mereka percayai dengan sepenuh hati, berdasarkan apa yang mereka lihat.

Penyebab dan Dampak Auditor sebaiknya memeriksa alasan-alasan penyebab terjadinya penyimpangan-penyimpangan sehingga mereka dapat memastikan bahwa tindakan perbaikan yang diusulkan telah terarah pada penyebab, bukan pada gejalanya. Sebagai contoh : •

Apakah manajemen menyadari adanya masalah

•

Apakah masalah tersebut dapat dilacak, yaitu pada instruksi yang kurang memadai atau pelatihan personel yang kurang mencukupi?

•

Apakah kondisi tersebut terjadi karena supervisor tidak cukup mengawasi proses yang sedang berjalan ?

•

Apakah prioritas yang diberikan tidak tepat?

•

Apakah sumberdaya yang tidak mencukupi?

•

Apakah kebutuhan akan perlunya kontrol tidak diperhatikan ?

•

Apakah telah terjadi kurangnya koordinasi terkait

•

Apakah kondisi tersebut disebabkan oleh kesalahan manusia ?

•

Apakah penyimpangan yang terjadi diakibatkan karyawan ? atau supervisornya ? atau manajernya ?

dengan organisasi

oleh

sikap