Pencatatan Dan Pelaporan 2013

MANAJEMEN FARMASI

PENCATATAN DAN PELAPORAN OBAT

SIKLUS PENGELOLAAN OBAT

1. Perencanaan

5. Penggunaan

2. Pengadaan DUKUNGAN MANAJEMEN ORGANISASI-PENDANAAN MANAJEMEN INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

4. Distribusi

3. Penyimpanan

APA YANG AKAN KITA PELAJARI PADA SESI INI

Pencatatan dan Pelaporan Peng elola an Obat kabKota

PENCATATAN DAN PELAPORAN DATA OBAT 

merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan di RS/Puskesmas dan atau unit pelayanan lainnya.

TUJUAN PENCATATAN DAN PELAPORAN :  1. Bukti bahwa suatu kegiatan yang telah dilakukan  2. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian  3. Sumber data untuk pembuatan laporan 



A.

SARANA PENCATATAN DAN PELAPORAN :

1. Di gudang obat Puskesmas :  Kartu stok obat  LPLPO 2. Di kamar obat Puskesmas :  Catatan penggunaan obat  LPLPO 3. Di Puskesmas pembantu :  Catatan penggunaan obat  LPLPO Sub unit

4. Di kamar suntik :  LPLPO Sub unit  Catatan harian penggunaan obat suntik

B. PENYELENGGARAAN PENCATATAN : a. Di gudang Puskesmas :  1). Setiap obat yang diterima dan dikeluarkan dari gudang dicatat di dalam Kartu Stok  2). Laporan penggunaan dan lembar permintaan obat dibuat berdasarkan :  (a). Kartu Stok Obat  (b). Catatan harian penggunaan obat 

b. Di kamar obat :  1) Setiap hari jumlah obat yang dikeluarkan kepada pasien dicatat pada buku catatan pemakaian obat harian  2) Laporan pemakaian dan permintaan obat ke gudang obat dibuat berdasarkan catatan pemakaian harian dan sisa stok 

c. Di kamar suntik :  Setiap hari obat yang akan digunakan dimintakan ke kamar obat. Pemakaian obat dicatat pada buku penggunaan obat suntik dan menjadi sumber data untuk permintaan tambahan obat.  d. Di Puskesmas keliling, Puskesmas Pembantu dan tempat perawatan serta di ruang pertolongan gawat darurat, pencatatan diselenggarkan seperti pada kamar obat. 

C. ALUR PELAPORAN Data LPLPO merupakan kompilasi dari data LPLPO sub unit dan Puskesmas Induk, LPLPO dibuat 3 (tiga) rangkap, yakni :  a. Dua rangkap diberikan ke Dinkes Kabupaten/Kota melalui Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota, untuk diisi jumlah yang diserahkan. Setelah ditanda tangani disertai satu rangkap LPLPO dan satu rangkap lainnya disimpan di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota.  b. Satu rangkap untuk arsip Puskesmas 

D. PERIODE PELAPORAN

Pelaporan dilakukan secara periodik, setiap awal bulan.  Untuk Puskesmas yang mendapatkan distribusi setiap bulan LPLPO dikirim setiap awal bulan, begitu juga untuk Puskesmas yang mendapatkan distribusi setiap triwulan. 

PENCATATAN 

Mengapa? = alat pengontrol untuk pengelolaan perbandingan antara stok nyata dengan teori stok = alat untuk merencanakan distribusi



Bagaimana mengisinya ?  Isi formulir pencatatan setiap kali ada mutasi  Lakukan pengecekan stock setiap bulan  Untuk membandingkan stok pada kartu obat (stok secara teori, informasi ) dengan stock yang sebenarnya yang ada pada rak  Alasan perbedaan : hilang, kadaluarsa, hancur, rusak, salah…

Peng elola an Obat kabKota

PENCATATAN DAN PELAPORAN PENGERTIAN  Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara tertib baik obat yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit pelayanan kesehata/’/n seperti Puskesmasp 

FORM PENCATATAN DAN PELAPORAN YANG DIGUNAKAN DI PUSKESMAS 1. 2. 3. 4.

5.

6.

Form LPLPO puskesmas Form LPLPO unit Kartu Stok Catatan Harian pengeluaran obat Laporan Narkotika Laporan Psikotropika

Peng elola an Obat kabKota

LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT (LPLPO) UPOPPK : KAB/KOTA ALAMAT : TELP : K O D E

Nama N o Generik/ . Generic name

BULAN : TAHUN :

Satuan

Stok Awal

Penerimaan

Prov.

APBD II

Persed ia an

Pemak aian

Sisa stok

Stok Opt

Per min taan

Pe mb eri an

K et

10

11

12

13

LL

2 1

3

4

Peng elola an Obat Jumlah Kunjungan : kabMengetahui Kota Kepala / Penanggung Jawab

5

6

7(5+6)

8

9(7-8)

……………….., Tanggal ………… Menerima/Melaporkan Pengelola Obat

LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT (LPLPO) PUSKESMAS : KECAMATAN : ALAMAT : TELP :

K O D E

Nama N Generik/ o Generic . name

BULAN : TAHUN :

Satuan

Stok Awal

Peneri maan

Persedia an

Pem akaia n

Sisa stok

Pemberian Stok Opt

Permin taan PK D

Ask es

AP BD II

K et

2 1

3

4

Peng elola : Jumlah Kunjungan an Mengetahui/Menyetujui Obat Kepala Dinkeskabkab/Kota Kota

5

6

7(5+6)

8

9(7-8)

10

11

12

……………….., Tanggal ………… Menyerahkan Petugas GFK

Meminta Kepala Puskesmas

Menerima Petugas Puskesmas

13

KARTU STOK

•Mengapa? 

untuk mengetahui perpindahan semua barang : penerimaan, distribusi, kadaluarsa, rusak…  Untuk mengetahui secara teoritis mengenai stok  Untuk memperkirakan permintaan  Untuk menghitung rata-rata pemakaian per bulan

Peng elola an Obat kabKota

KARTU STOK •Dimana ? kartu

stock diletakkan ditempat penyimpanan masing-masing obat dan perbekalan kesehatan



Bagaiman mengisinya?  Isilah kartu stock setiap kali ada pemasukan-pengeluaran (segera)  Satu baris untuk setiap mutasi

Peng elola an Obat kabKota

KARTU STOK NAMA OBAT : KEMASAN : ISI KEMSAN : SATUAN :

Pabrik/ Manufa ctur TGL.

Peng elola an Obat kabKota

SUMBER ANGGARAN RUANGAN

Dar/Kepada

No. Batch

Exp. date

Penerimaan

Pen gelu aran

Sisa Stok

Ket

: :

Paraf

CATATAN HARIAN PENGELUARAN OBAT

Dinas Kesehatan Kab/Kota : Puskesmas Sub Unit

PETUGAS : Tanggal :

: :

Paracetamol tab

OBH

Kalsium laktat

HHydo Ibuprof

GG tab

Dexamethason

Antalgin tab

Amoxicillin Kap

Peng elola an Obat kabKota

…… …… …

… … …. .... ….

… … … … … … … … …

LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT (LPLPO)

Kegunaan  





Sebagai bukti pengeluaran obat di UPOPPK. Sebagai bukti penerimaan obat di Rumah Sakit/Puskesmas Sebagai surat permintaan/pesanan obat dari Rumah Sakit/Puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota cq. UPOPPK Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah Peng Sakit / Puskesmas elola an Obat kabKota

FORMULIR V : LPLPO Digunakan untuk permintaan dan distribusi obat Sub UPK  Puskesmas Puskesmas  Gudang kabupaten/kota Kab/Kota  Propinsi

Peng elola an Obat kabKota

PENCATATAN DAN PELAPORAN TERDIRI DARI Kartu

stok dan kartu stok

induk LPLPO dan SBBK Buku penerimaan Buku pengeluaran

PENCATATAN DAN KARTU STOK A. FUNGSI : Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa)  Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.  Tiap baris data hanya diper untukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat.  Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanannya 

KEGIATAN YANG HARUS DILAKUKAN Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan  Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari  Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/daluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok  Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan. 

KOLOM-KOLOM PADA KARTU STOK DIISI SEBAGAI BERIKUT Tanggal penerimaan atau pengeluaran  Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran  Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirim  No. Batch/No. Lot.  Tanggal kedaluwarsa  Jumlah penerimaan  Jumlah pengeluaran  Sisa stok  Paraf petugas yang mengerjakan 

KARTU STOK INDUK a. Fungsi :  Kartu Stok Induk digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa).  Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari semua sumber anggaran  Tiap baris data hanya diperuntukan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat  Data pada kartu stok induk digunakan sebagai :  Alat kendali bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanan.  Alat bantu untuk penyusunan laporan, perencanaan pengadaan dan distribusi serta pengendalian persediaan. 

KEGIATAN YANG HARUS DILAKUKAN :  Kartu stok induk diletakkan di ruang Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.  Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari  Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/daluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok  Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan 

KEGUNAAN LPLPO : Sebagai bukti pengeluaran obat di Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.  Sebagai bukti penerimaan obat di Rumah Sakit/Puskesmas  Sebagai surat permintaan/pesanan obat dari Rumah Sakit/Puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota cq. IFK  Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah Sakit / Puskesmas 

LAPORAN PENGELOLAAN OBAT TAHUNAN Fungsi:  Untuk mengetahui gambaran umum pengelolaan obat di daerah Kabupaten/Kota selama satu tahun anggaran 