Pembelian Dan Pemesanan Bahan Makanan

PEMBELIAN DAN PEMESANAN BAHAN MAKANAN IHSAN FADHIELAH SEPTIA RAHMAWATI VISCHA ARUM GEULISTYAWATI

DOSEN : Irfanny Z Anwar,S.Sos, M.Kes

Ruang Lingkup

1.Pengertian

pembelian dan pemesanan bahan makanan 2.Metode pembelian dan pesanan bahan makanan 3.Pengawasan pembelian dan pemesanan bahan makanan 4.Cara pembayaran

Pengertian Pembelian dan Pemesanan Bahan Makanan PEMBELIAN

Rangkaian kegiatan dalam penyediaan bahan makanan yang meliputi macam, jumlah dan spesifikasi bahan makanan dalam jangka waktu tertentu, sesuai ketentuan yang berlaku. Proses pembelian dilakukan setelah ada perhitungan kebutuhan bahan

Pemesanan

Pemesanan adalah proses permintaan bahan makanan dan barang yang dibutuhkan pembeli dan disampaikan kepada supplier.

METODE PEMBELIAN BAHAN MAKANAN

1. CARA FORMAL

Pembelian melalui Tender. Pembelian dengan cara menyebutkan rincian kebutuhan bahan makanan secara tertulis meliputi macam, jumlah dan spesifikasi bahan makanan Keuntungan Cara Formal Spesifikasi barang yang diperlukan dapat dipelajari sebelumnya oleh pemasok sehingga order barang lebih cepat



Lanjutan...

OPEN TENDER 

Pembeli akan menentukan penjual mana yang akan dipilih, dengan mempertimbangkan harga, kualitas barang yang ditawarkan, dan juga kredibilitas penjual



Kredibilitas berkaitan dengan kapasitas perusahaan dan dari catatan yang dipunyai pembeli tentang perilaku penjual pada waktu yang lalu terutama yang dialami langsung oleh pembeli

Lanjutan...



Jenis dan jumlah bahan makanan dapat dibeli secara tetap untuk bahan makanan yang tahan lama tidak mudah rusak dan fluktasi harga tidak banyak bervariasi.



Barang yang dibeli harian adalah bahan makanan yang segar dengan jumlah nya sesuai kebutuhan harian.

2. CARA informal



Cara ini dilakukan dengan cara melakukan pembelian secara langsung ke pasar.



Pada intitusi besar biasanya hal ini dilakukan karena ada barang yang mendadak dibutuhkan.



Pada intitusi kecil banyak yang menggunakan cara ini secara umum dengan resiko apabila bahan makanan yang dibutuhkan tidak ada dipasaran maka digunakan bahan makanan pengganti, berarti terjadi pergantian menu.

Lanjutan... 

Transaksi dilakukan langsung kepasar atau melalui telpon



Pembelian ini tidak dapat menjamin bahan makanan yang dibeli terpenuhi semua jumlah dan spesifikasinya

Pemberian Kontrak

Kontrak harus diberikan kepada penawar yang paling responsif dan bertanggung jawab dengan harga yang paling menguntungkan untuk pembeli. Membeli atas dasar harga saja dapat mengakibatkan pengiriman produk yang berada di bawah ekspektasi jasa penyelenggara makanan. Pembelian harus atas dasar harga, kualitas, dan pelayanan.

Kontrak yang dikeluarkan merupakan penerimaan hukum dari tawaran yang dibuat oleh penawar dan itu mengikat. Semua penawar yang sukses dan berhasil harus diberitahu dan ditindak lanjuti. Ketika kontrak dibuat oleh agen pembelian, jasa makanan harus menerima kontrak yang berisikan spesifikasi dan harga. VISCH A

Hukum dan Manajemen Kontrak

Pertukaran pembelian / penjualan antara pembeli dan penjual adalah komitmen hukum dan mengikat bahkan jika dibuat dengan itikad baik. Aspek hukum pertukaran ini tercakup dalam Uniform Commercial Code (UCC). Tujuan dari UCC adalah untuk memberikan keseragaman hukum yang berkaitan dengan interaksi bisnis.

FORMAT PEMESANAN

Pesanan pembelian ada dalam berbagai format yang telah dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan operasi jasa makanan individu. Alasan utama untuk mengembangkan ini adalah bahwa pesanan pembelian adalah sebuah dokumen hukum; istilah yang disajikan di dalamnya dimaksudkan untuk melindungi kepentingan pembeli, yang berbeda dari satu operasi ke operasi yang lain.

Hampir semua form pemesanan mengandung hal-hal berikut ini : Nama

Daftar Pemesanan Pembelian Pesanan Pembelian Untuk : ________ Tanggal

No. Pesanan Pembelian : _________ : _________

No. Permintaan Bagian

: _________

: _________

Tanggal diperlukannya Ship to : ____ Satuan

Disetujui oleh :

: _________

F.B.O : Jumlah Total

Deskripsi

Via : _____

Terms : ____

Harga per Satuan

Harga Total

Daftar Permintaan Pembelian Bahan Makanan

Daftar Permintaan Pembelian Untuk Tanggal Dari

: Pengadaan makanan No. Permintaan : _________

No. Pesanan Pembelian

: _________

Satuan

Diminta oleh :

Jumlah Total

Tanggal Pemeriksaan

Deskrip Saran si Penjual

Disetujui oleh :

Harga Satuan

Tangal pesanan :

: _________

: _________ : _________ Harga Total

JUMLAH SALINAN FORM PEMESANAN YANG DIBUTUHKAN

Tiga salinan pesanan pembelian yang umum digunakan dalam pemesanan bahan makanan antara lain :  Pertama, yang diberikan ke pemasok  Kedua, bukti penerimaan formal yang dikembalikan pemasok kepada pembeli  Ketiga, untuk catatan pembeli sendiri.

Lanjutan… 



Sedangkan pemesanan bahan makanan pada operasi jasa pelayanan makanan besar membutuhkan 6 salinan form pemesanan. Tambahan tiga salinan tersebut antara lain:  Pertama, diberikan untuk bagian yang menginformasikan bahwa pengiriman sudah dijadwalkan  Kedua, yang dikirim ke bagian akuntansi/keuangan  Ketiga, yang memberitahu pembeli bahwa pesanan telah sampai.

FAKTUR 

Faktur, disiapkan oleh pemasok, berisi informasi penting sama dengan pesanan pembelian; yaitu jumlah, deskripsi bahan makanan, dan harga.



Setiap perbedaan atau penolakan pada bagian penerima harus dicatat segera. Dalam beberapa operasi, masalah ini akan ditangani oleh petugas penerima, yang mencatat perbedaan pada faktur.

Lanjutan… 

Dalam operasi kecil hanya menggunakan tiga salinan dari pesanan pembelian, petugas penerima hanya memverifikasi kedatangan barang yang dikirim dan mengirimkan faktur ke kantor bagian akutansi untuk dibandingkan dengan pesanan pembelian dan pembayaran berikutnya.

TAHAPAN DALAM PEMBELIAN BAHAN MAKANAN

1.

2.

3.

Mempersiapkan perincian kebutuhan Bahan Makanan (Jumlah dan Spesifikasi setiap Bahan Makanan) Menetapkan harga Bahan Makanan (Standar Harga Bahan Makanan berdasarkan survey pasar dan perhitungan kenaikan harga) Perencanaan cara pemesanan Bahan Makanan. Bahan Makanan dapat dipesan dalam waktu berbeda sesuai kebutuhan dan kemampuan daya simpan. Periode pembelian dapat harian, 2 kali seminggu, sebulan sekali SEPT I atau sesuai kebutuhan

CARA PEMBELIAN



Penawaran umum atau terbuka ( Formal Tender ) Memberi kesempatan pada semua rekanan untuk bersaing dalam menawarkan bahan makanannya. diumumkan terbuka di media umum, surat kabar, radio atau majalah.



Penawaran terbatas ( Selective Tender ) Memberi kesempatan pada beberapa calon rekanan yang lulus prakualifikasi



Penunjukan Langsung Penunjukan rekanan sebagai pelaksana pembelian tanpa melalui pelelangan atau penawaran umum atau terbatas dan dilakukan diantara 3 penawar.



Pengadaan Langsung ( Pembelian Langsung ) Pelaksanaan pemborongan atau pembelian yang dilakukan diantara rekanan golongan ekonomi lemah tanpa melalui pelelangan atau penawaran

Proses pengadaan

1. M

4.

7. TEMPAT PESANAN

Prosedur Pembelian Bahan Makanan

Anggaran

Perkiraan bahan makanan

Menu, Jumlah pasien, Standar porsi, Frekuensi penggunaan, Spesifikasi bahan makanan

Pemesanan bahan makanan Penerimaan bahan makanan Bahan makanan diterima Bahan makanan dikirim ke gudang

Bahan makanan ditolak

Bahan makanan dikirim ke tempat persiapan bahan makanan

Bahan makanan kembali ke Pemasok

Prosedur Penolakan Bahan Makanan

bahan makanan segar

langsung diganti oleh suplier

bahan makanan kering

Bisa langsung / disesuaikan dengan pengiriman bahan makanan yang selanjutnya

Penolakan bahan makanan

METODE PENGIRIMAN

Metode pengiriman yang umum digunakan yaitu metode free on board (FOB), artinya produk yang dikirim ke lokasi tertentu sudah bebas biaya pengiriman.

FOB asli mengacu pada tempat dari mana produk tersebut awalnya diangkut; FOB tujuan mengacu pada tempat produk akan dikirim. Jika FOB asal ditetapkan, pembeli memilih perusahaan yang membiayai transportasi dan membayar biaya pengiriman, dan tidak bertanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan bahan makanan. Jika FOB tujuan ditetapkan, pembeli membayar biaya pengiriman, tapi pemasok bertanggung jawab atas kerusakan dan kehilangan bahan makanan (Spears, 1999).

Sistem Pendistribusian BAHAN MAKANAN Reta iler

Produ sen

Pengu mpul, tempat penyim panan

Distri butor

Grosi r

Toko

Agen

Toko

Konsu men

Pengawasan pembelian dan pemesanan bahan makanan dan minuman

SUPERVISI  Diadakan oleh atasan dan dilakukan secara mendadak atau terjadwal. PENCATATAN DAN PELAPORAN  Pencatatan dalam pembelian bahan makanan perlu dilakukan secara rapih.  Semua bon pemesanan bahan makanan harus diarsipkan dengan baik.  Catatan tentang pemasok, tentang kedisplinan dalam pengiriman bahan makanan harus diperhatikan untuk pemilihan pemasok dalam kontrak berikutnya.

Cara pembayaran

Cara pembayaran terdapat di dalam kontrak perjanjian antara pembeli dan penjual.  Pembayaran bisa di lakukan seminggu sekali atau sebulan sekali atau tergantung kesepakatan 

IHSA N

Rika Fluktuasi harga makanan tidak bervariasi ?  Kartika Pakai informal atau formal pada saat mendadak ?  Evi + - cara pembelian ?  Tesa Filosofi?  Dinda Cara pembelian mana yang paling efektif untuk BM yang segar ? 

solehatun 3 salinan, contoh dari 3 salinan ? 3 salinan itu untuk semua bahan atau tidak?  daeng Ada ga perlindungan hukum untuk untuk tender, seandainya dia ga bisa ngirim atau apa?  anbar Proses pengadaan, nilai-nilai apa aja yg perlu diperhatikan dalan pengadaan  firda Dalam proses pengadaan, cara pembayaran ada ga syarat dan tahap atau tidak  danetta Dipembelian, kalau ada kesalahan dari peramalan kebutuhan, atau ada bahan makanan yang disa jatohnya kemana, apakah dibalikin ke distributor atau tanggung jawab sendiri. 

Juita +- formal informal?  Irvi Jelaskan FOB?  Rifda 

KASUS

Deskripsi Singkat

Rumah Sakit Sakit Swasta Cepat Sembuh ditetapkan sebagai Rumah Sakit Swasta tipe C. Rumah Sakit Swasta Cepat Sembuh memiliki 129 buah tempat tidur dan 64 kamar yang terbagi menjadi 4 kelas yaitu : Kelas VIP : 7 tempat tidur ( 7 kamar) Kelas I : 12 tempat tidur (12 kamar) Kelas II : 50 tempat tidur (25 kamar) Kelas III: 60 tempat tidur (20 kamar)

Ketenagaan Instalasi Gizi 1. Ahli

Gizi 15 orang, sejumlah 13 orang berada di ruangan dan 2 orang bertugas di dapur instalasi gizi 2. Juru Pemasak ahli 4 orang untuk masakan Indonesia, 2 orang masakan Oriental dan Kontinental 3. Asisten Juru Masak sebanyak 10 orang 4. Tenaga Pembersih 6 orang 5. Pramu Saji 15 orang 6. Administrasi 5 orang. 7. Rumah sakit cepat sembuh menggunakan siklus menu 10 hari

Hit. Jumlah pasien : BOR 80% setiap kelas perawatan, shg : o Kelas VIP : 7 TT x 80% = 5.6 6 org o Kelas I : 12 TT x 80% = 9.6 10 org o Kelas II : 50 TT x 80% = 40 org o Kelas III : 60 TT x 80% = 48 org Sehingga rata rata jumlah pasien (konsumen) adalah 104 org 

Prosedur Pembelian Bahan Makanan

Anggaran

Perkiraan bahan makanan

Menu, Jumlah pasien, Standar porsi, Frekuensi penggunaan, Spesifikasi bahan makanan

Pemesanan bahan makanan Penerimaan bahan makanan Bahan makanan diterima Bahan makanan dikirim di gudang

Bahan makanan ditolak

Bahan makanan dikirim ke tempat persiapan bahan makanan

Bahan makanan kembali ke Pemasok



Hal pertama yang dilakukan Rumah Sakit Cepat Sembuh adalah melakukan pengadaan bahan makanan. Selanjutnya rumah sakit cepat sembuh ingin melakukan pembelian bahan makanan. Sebelum melakukan pembelian, Rumah Sakit Cepat Sembuh melakukan pengiklanan melalui media cetak.



Setelah melakukan pengiklanan, ada beberapa suplier yang mengajukan dan berminat untuk menjadi rekanan dengan Rumah Sakit Cepat Sembuh. Setelah waktu yang ditentukan pada iklan, ada 4 Suplier yang mendaftar menjadi rekanan Rumah Sakit Cepat Sembuh dalam pengadaan bahan makanan.

Rumah sakit cepat memiliki spesifikasi bahan makanan, spesifikasi tersebut harus mencakup beberapa informasi berikut :

 Nama

produk (merk dagang) atau standar

 Standar

nasional, merek, atau penunjuk kualitas lainnya

 Ukuran

wadah (berat, ukuran kaleng)

 Ukuran

setiap kontainer atau perkiraan jumlah setiap

pound  Tempat

untuk meletakkan jumlah harga

Rumah Sakit Cepat Sembuh menyampaikan Spesifikasi Bahan Makanan yang dibutuhkan oleh bagian pengadaan bahan makanan RS. Cepat Sembuh.

Bahan makanan

Spesifikasi

Beras

pulen, butir beras bulat panjang, aroma wangi beras, tidak apek

daging sapi has dalam

sapi muda, segar, warna kemerahan, daging lembut tanpa lemak, serat halus,

Ayam

umur 8-10 minggu, berat 1 kg, jantan atau betina, daging lembut, tanpa kaki dan leher dan isi perut, bebas formalin

ikan kembung

kulit utuh, tidak robek, mata jernih dan menonjol keluar, insang kemerahan, daging ikan kenyal, warna kemerahan, bau segar tidak amis, bebas formalin

Ikan tongkol

kulit utuh, tidak robek, mata jernih dan menonjol keluar, insang kemerahan, daging ikan kenyal, warna kemerahan, bau segar tidak amis, bebeas formalin

Bahan makanan

Spesifikasi

Telur ayam

Tidak busuk, putih telur masih kental, kulit tidak retak/pecah, 1kg terdiri dari 16 butir

Tahu

Segar, bersih, murni, padat, tidak berlendir, warna putih kekuningan,

Tempe

Segar, bersih, aroma khas tempe baru, butiran kedelai terlihat padat, utuh, menyatu

Kacang hijau

Kacang tidak berjamur, tidak bolong, kulit utuh, tidak berkutu, tidak berbau tengik

Kacang merah

Kacang tidak berjamur, tidak bolong, kulit utuh, tidak berkutu, tidak berbau tengik

Kangkung

Segar, muda, bersih, ada akar, bebas residu pestisida, daun berwarna hijau segar, tidak bolong

buncis

Segar, muda, bersih, bebas residu pestisida, utuh, tidak

Bahan makanan

Spesifikasi

Pisang ambon

Tua, tidak bonyok, kulit mulus, warna kuning kehijauan, satu gandeng isi dua

Jeruk manis

Daging buah keras berair, warna kulit hijau kekuningan, manis

Pepaya

Matang pohon, manis daging buah padat, warna merah kekuningan, tida lembek atau bonyok

Susu UHT

Susu sapi segar UHT. utuh, kemasan tidak menggembung, kemasan baik dan tidak penyok

Panitia pengadaan bahan makanan RS Cepat Sembuh memutuskan suplier mana yang akan dipilih. Hal yang dipertimbangkan antara lain : 1. Spesifikasi Bahan Makanan 2. Harga Bahan Makanan yang disesuaikan dengan anggaran rumah sakit 3. Jumlah bahan makanan yang dimiliki oleh suplier 4. Keunggulan bahan makanan yang ditawarkan suplier 5. Catatan tentang supplier



 

Rumah Sakit memilih satu yang akan menjadi suplier bahan makanan dan mentapkan sebagai pemenang tender. Setelah itu dilakukan perjanjian kontrak dengan suplier tersebut, meliputi :

1.

Apabila ada bahan makanan yang tidak sesuai dengan spesifikasi bahan makanan yang sudah ditentukan, suplier wajib mengganti saat itu juga sesuai dengan spesifikasi.

2.

Pembayaran dilakukan seminggu sekali untuk bahan makanan segar dan sebulan sekali untuk bahan makanan kering.

       

Jumlah Supplier yang dibutuhkan 1 Suplier untuk sayur sayuran 1 suplier untuk buah-buahan 1 Suplier untuk daging ayam dan telur 1 suplier untuk daging 1 suplier untuk ikan 1 suplier untuk kacang-kacangan 1 suplier untuk bahan kering

Daftar Permintaan Pembelian Bahan Makanan

Daftar Permintaan Pembelian Untuk Tanggal Dari

: Pengadaan makanan No. Permintaan : _________

No. Pesanan Pembelian

: _________

Satuan

Diminta oleh :

Jumlah Total

Tanggal Pemeriksaan

Deskrip Saran si Penjual

Disetujui oleh :

Harga Satuan

Tangal pesanan :

: _________

: _________ : _________ Harga Total

Della Maksud dan tujuan perhitungan BOR ? Bahan kering maksudnya kemana ?  Fitri ? RS tipe C, suplier hanya 1 bisa apa ngga ?  Almira 

TERIMA KASIH