Pembahasan Depo Rawat Jalan 4

BAB IV KEGIATAN PKPA DAN PEMBAHASAN

4.1

Administrasi Farmasi Rumah Sakit Administrasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan untuk

memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu. Kegiatan administrasi di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Abdul Wahab Sjahranie meliputi: 4.1.1

Administrasi Perbekalan Farmasi Pencatatan terhadap kegiatan pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan setiap hari dan dilakukan saat ada barang masuk dan keluar. Saat barang masuk dicatat dalam buku penerimaan obat dan alkes, sedangkan saat barang keluar dicatat di kartu stok. Dan apabila ada barang habis atau kosong dicatat dibuku defekta agar mempermudah pemesanan barang. Setelah itu barang diinput dalam sistem biling bertujuan agar mempermudah dalam pengawasan stok obat dan pelaporan obat masuk dan keluar setiap bulannya. Pelaporan dibuat secara periodik (bulanan atau tahunan). Laporan yang dibuat oleh depo rawat jalan terdiri dari laporan stok obat (obat rutin, obat program, dan obat hibah), laporan perencanaan kebutuhan, laporan penggunaan narkotika, psikotropika dan prekursor, laporan pelayanan resep, laporan obat slow moving dan mendekati expired date dan laporan pelayanan obat generik/non generik, laporan kontrol suhu ruangan dan lemari pendingin obat, laporan kesesuaian penulisan resep dengan formularium, laporan hasil survei kepuasan pelanggan, dan laporan waktu tunggu pasien. Laporan narkotika dan psikotropika adalah hasil laporan penggunaan narkotika dan psikotropika dari setiap depo yang direkapitulasi dan selanjutnya dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kota dan Balai Besar POM setiap bulan paling lambat tanggal 10 setiap bulannya. Setelah dilakukan pelaporan kemudian dilakukan penyimpanan atau pengarsipan dokumen kegiatan operasional instalasi

farmasi. Arsip disimpan paling lama 5 tahun dan setelah 5 tahun arsip dapat dimusnahkan. Jenis pengarsipan yang ada di Depo Farmasi Rawat Jalan RSUD Abdul Wahab Sjahranie adalah administrasi resep. Resep yang telah diterima dari pasien di hari sebelumnya, diarsipkan kemudian disatukan pada file pasien per ruang inap pasien dan akan dimusnahkan dalam jangka waktu 5 tahun. Sedangkan resep pada pasien pulang dipisahkan dengan resep pasien lainnya kemudian disimpan sebagai arsip dan akan dikeluarkan sampai pada waktu pemusnahan. Kegiatan pengarsipan di depo farmasi selain pengarsipan resep obat yang masuk juga melakukan kartu stok yang penuh dan laporan-laporan yang dibuat setiap bulan. Pengarsipan kartu stok yang telah penuh oleh catatan pengeluaran dan pemasukan obat disimpan berdasarkan nama obat yang tercantum pada kartu stok tersebut. Pengarsipan laporan-laporan yang dibuat setiap bulan disimpan berdasarkan bulan dibuatnya laporan tersebut. 4.1.2

Administrasi Keuangan Kegiatan administrasi keuangan di depo rawat jalan terdiri dari pembuatan

laporan klaim/tagihan obat kronis/sitostatika pasien BPJS, klaim CAPD pasien BPJS, laporan penggunaan obat dan alkes pasien BPJS, laporan penggunaan obat dan alkes pasien jamkesda, klaim inhealth, klaim pasien perusahaan, klaim tagihan pasien KDRT, klaim tagihan pasien dinas keswan, sedangkan untuk administrasi rawat jalan yaitu laporan penggunaan alat konservasi gigi, laporan pelayanan resep HIV (klinik VCT), laporan stok obat ARV, laporan pelayanan resep TB DOT anak. 4.1.3

Administrasi Penghapusan Kegiatan penyelesaian terhadap Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan

Bahan Medis Habis Pakai yang tidak terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.

4.2

Depo Farmasi Rawat Jalan Sumber daya manusia di Depo Rawat Jalan RSUD AWS terdiri dari

apoteker dan tenaga teknis kefarmasian. Apoteker di depo rawat jalan yakni 6 orang, 3 orang apoteker bertugas menyerahkan obat, 2 orang apoteker bertugas verifikasi resep, 1 apoteker sebagai koordinator depo rawat jalan. Tenaga teknis kefarmasian di depo rawat jalan cukup banyak dan memiliki tugas masingmasing. Beberapa diantaranya yakni menerima resep, verifikasi administratif dan farmasetik, meracik obat, menyiapkan obat dan alkes, menulis etiket, mengemas obat dan alkes yang akan diserahkan, mengecek obat dan alkes yang akan diserahkan, serta tugas administratif lainnya. Pelayanan kefarmasian di depo rawat jalan meliputi pengelolaan sediaan farmasi dan alkes dan pelayanan farmasi klinik. 4.2.1

Pengelolaan sediaan farmasi dan alkes Pengelolaan sediaan farmasi dan alkes di depo rawat jalan dimulai dari

tahap perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan administrasi. Pengelolaan sediaan farmasi dan alkes dan pelayanan farmasi klinik di depo rawat jalan sudah sesuai dengan permenkes No. 72 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. a.

Perencanaan Perencanaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan selama pelayanan agar

tidak terjadi kekosongan obat. Di depo rawat jalan perencanaan sediaan farmasi dan alkes berjalan dengan baik. Karena memperhatikan sisa persediaan yang ada dan berapa yang akan dipesan selanjutnya sehingga mencukupi untuk pelayanan. b.

Permintaan Stok sediaan farmasi dan alkes di depo rawat jalan dilakukan dengan

membuat permintaan menggunakan SPPO ke gudang farmasi. Permintaan dilakukan untuk menjamin ketersediaan sediaan farmasi dan alkes di depo rawat jalan. Ketersediaan obat dan alkes di depo rawat jalan masih terdapat kekurangan yakni masih terjadi kekosongan obat hal ini disebabkan karena beberapa faktor yakni meningkatnya permintaan obat lebih dari periode sebelumnya, ketersediaan sediaan farmasi dan alkes yang kosong di gudang atau kosong dari distributor.

Sehingga untuk obat yang kosong ini, apoteker harus berkonsultasi dengan dokter penulis resep untuk rekomendasi obat yang ada. Depo rawat jalan juga dapat memberikan sediaan farmasi dan alkes apabila depo lain mengalami kekosongan menggunakan SPPO yang sama dengan tujuan depo farmasi yang bersangkutan. c.

Penerimaan Penerimaan sediaan farmasi dan alkes di depo farmasi rawat jalan telah

sesuai dengan peraturan Permenkes No.72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. Sediaan farmasi dan alkes yang datang selalu dicek jenisnya, jumlah, kondisi fisik dan tanggal expire date-nya. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi kesalahan saat penerimaan. Dokumentasi penerimaan sediaan farmasi dan alkes tersimpan dengan baik. d.

Penyimpanan

Penyimpanan sediaan farmasi dan alkes di depo rawat jalan telah memenuhi syarat hal ini terbukti dengan adanya monitoring suhu di depo rawat jalan, baik suhu ruangan, suhu sejuk, dan suhu dingin. Setiap harinya tenaga teknis kefarmasian akan mengecek suhu di ruangan dan lemari pendingin apakah masih dalam rentang suhu normal atau tidak. Jika suhu berada di luar suhu aman maka harus dilakukan tindakan sesuai SPO monitoring suhu. Monitoring suhu ini bertujuan untuk menjaga stabilitas sediaan farmasi dan alkes agar tidak rusak. Depo rawat jalan memiliki 2 lemari pendingin untuk menyimpan obat yang harus disimpan dengan suhu dingin. Lemari pendingin ini digunakan untuk menyimpan obat dengan suhu 2°-8° C. Penyimpanan obat sesuai bentuk sediaannya dimana obat sirup dan cairan lain diletakkan di rak bawah, sediaan padat dan setengah padat diletakkan di rak atas. Penyimpanan obat-obat high alert seperti insulin, narkotika, kemoterapi, heparin, elektrolit pekat, dan obat LASA (Look Alike Sound Alike) diletakkan di lemari terpisah yang dilokalisir warna merah dan diberi label high alert. Narkotika dan psikotropika diletakkan dilemari terpisah, obat-obat LASA diletakkan berjauhan minimal dua jarak obat dan diberi label LASA. Selain itu, obat dan alkes juga disusun menurut FIFO/FEFO dan sesuai alfabet.

e.

Pendistribusian Pendistribusian sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis

pakai di Depo Farmasi Rawat Jalan RSUD Abdul Wahab Sjahranie di Samarinda berdasarkan resep perorangan/pasien. Pasien yang datang ke Depo Farmasi Rawat Jalan terdiri dari pasien BPJS, Jamkesda, Inhealth, Umum dan Perusahaan. Pasien datang ke meja pelayanan Depo Farmasi Rawat Jalan membawa resep obat setelah dilakukan pemeriksaan pasien oleh dokter pada bagian poli, setelah itu petugas depo farmasi (Tenaga Teknis Kefarmasian) akan melakukan skrining atau pengkajian resep terlebih dahulu sebelum penyiapan obat, meliputi pengkajian persyaratan administrasi dan persyaratan farmasetik. Sediaan farmasi dan alkes di depo rawat jalan didistribusikan ke pasien rawat jalan dari poliklinik yang ada di RSUD Abdul Wahab Syahranie. Sediaan farmasi dan alkes diserahkan oleh apoteker yang bertugas. Pada saat penyiapan obat sampai pengemasan selalu dilakukan pengecekan sediaan farmasi dan alkes yang akan diserahkan. Apoteker di bagian penyerahan juga melakukan pengecekan, apoteker mengecek sediaan farmasi dan alkes yang akan diserahkan apakah sudah benar dan sesuai untuk pasien tersebut. Setelah resep diverifikasi pada lembar pengkajian resep, pasien diberi nomor antrian dan menunggu penyiapan obatnya. Selanjutnya, apoteker melakukan pengkajian persyaratan klinis dan memberikan parafnya pada lembar pengkajian resep. Setelah mendapatkan paraf dari apoteker, maka obat dapat segera disiapkan oleh tenaga teknis kefarmasian. Untuk penyiapan obat dilakukan menggunakan SPM (Standar Pelayanan Minimum IFRS), penyiapan obat non racikan dapat membutuhkan waktu ≤ 30 menit, sedangkan untuk obat racikan dapat memerlukan waktu maksimal 60 menit. Setelah obat disiapkan dan diberi etiket sesuai aturan penggunaan, dikemas dan dilakukan pengecekan kembali, maka selanjutnya obat dapat diserahkan oleh apoteker yang bertugas di depo rawat jalan dengan memanggil nama pasien berdasarkan nomor antrian, setelah itu dilakukan verifikasi ulang mengenai data pasien kemudian obat diserahkan ke pasien disertai Pemberian Informasi Obat (PIO).

f.

Pengendalian Pengendalian sediaan farmasi dan alkes di depo rawat jalan bertujuan

untuk memastikan penggunaan obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit, memastikan penggunaan obat sesuai dengan diagnosis dan terapi, memastikan persediaan efektif dan efisien, sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan sediaan farmasi dan alkes. Pengendalian dilakukan dengan melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving), melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan berturut-turut, dan dilakukannya stock opname secara berkala. g.

Pencatatan dan pelaporan Pencatatan dan pelaporan di depo rawat jalan dilakukan oleh apoteker dan

tenaga teknik kefarmasian. Pencatatan adalah suatu bentuk dokumentasi terkait perbekalan farmasi yang dapat memudahkan pencarian apabila terjadi penarikan obat ataupun kesalahan dalam aktifitas kefarmasian. Beberapa pencatatan yang dilakukan seperti pengisian kartu stok, monitoring suhu dilakukan setiap harinya. Laporan yang dibuat berdasarkan data yang sebenarnya di depo rawat jalan. Secara garis besar, laporan di depo rawat jalan terdiri dari 4 bagian yaitu laporan perbekalan farmasi, laporan evaluasi, laporan klaim/tagihan dan laporan farmasi klinik. Pelaporan

adalah

kumpulan

catatan

terkait

kegiatan

adninistrasi

perbekalan farmasi dan kegiatan kefarmasian yang ditujukan pada pihak yang berkepentingan. Laporan perbekalan farmasi terdiri dari stok obat rutin, program (Tb DOT, Tb MDR dan obat hibah) dan laporan penggunaan narkotika, psikotropika, prekursor dan Obat Obat Tertentu (OOT) di depo rawat jalan. Laporan evaluasi terdiri dari laporan obat dekat expired date (monitor 6 bulan ke depan), laporan obat statis dan obat slow moving, dan laporan SPM (Standar Pelayanan Minimal), Laporan SPM meliputi waktu tunggu pelayanan obat (obat jadi ≤ 30 menit dan obat racikan ≤ 60 menit), Indeks Kepuasan Pelanggan ≥ 80%, tidak ada kesalahan obat 100%, serta penulisan resep sesuai formularium 100%.

Laporan farmasi klinik di depo rawat jalan ada berupa laporan harian seperti laporan PIO, laporan bulanan misal laporan konseling, laporan skrining resep, laporan DRP (Drug Related Problem), dan konsultasi resep dokter. Semua pelaporan diserahkan kepada kepala instalasi farmasi rumah sakit. Segala dokumentasi pencatatan dan laporan tersimpan dengan baik sesuai dengan persyaratan yang berlaku. 4.2.2

Pelayanan Farmasi Klinik Pelayanan farmasi klinik di depo rawat jalan meliputi pengkajian dan

pelayanan resep, konseling, dan laporan efek samping obat. a.

Pengkajian dan Pelayanan Resep Pelayanan dimulai dari penerimaan resep. Resep diterima dan diverifikasi

oleh apoteker, verifikasi resep yang dilakukan di depo farmasi rawat jalan yakni persyaratan administrasi, persyaratan farmasetik, dan persyaratan klinis. Apabila ada resep yang tidak memenuhi persyaratan maka apoteker akan berkonsultasi dengan dokter penulis resep. Penyiapan obat di depo rawat jalan dikerjakan oleh tenaga teknis kefarmasian. Obat dan alkes yang keluar selalu dicatat di kartu stok. Dalam tahap penyiapan sediaan farmasi dan alkes, petugas yang menyiapkan atau meracik obat, menulis etiket dan label, mengemas obat dan memverifikasi obat dan alkes adalah tenaga teknis kefarmasian yang berbeda-beda. Hal ini bertujuan agar setiap petugas dapat mengecek sediaan farmasi dan alkes yang disiapkan sehingga terjadi multiple check. Semakin banyak yang mengecek obat yang disiapkan maka semakin sedikit terjadi kesalahan sehingga meningkatkan patient safety. Setiap tahap penyiapan obat selalu dilakukan pengecekan, sebelum penyerahanpun apoteker juga melakukan verifikasi akhir. Verifikasi bertujuan untuk menghindari kesalahan pada saat penyiapan dan penyerahan obat yang tidak sesuai. Sementara penyerahan obat dikerjakan oleh apoteker, dimana apoteker menyerahkan obat disertai informasi yang tepat dan mudah dipahami pasien. Penyerahan dan pemberian informasi obat dapat diserahkan oleh tenaga teknis kefarmasian dengan pengawasan dari apoteker. b.

Konseling

Konseling obat merupakan suatu aktivitas pemberian nasehat atau saran terkait obat dari apoteker kepada pasien atau keluarga pasien. Depo rawat jalan memiliki ruang konseling obat. Ruang konseling terpisah dengan ruangan yang lain dan dibuat sangat nyaman untuk pasien. Konseling dilakukan oleh apoteker kepada pasien yang memenuhi kriteria untuk menerima konseling. Konseling yang dilakukan di depo rawat jalan adalah pasien yang mendapat obat menggunakan alat khusus seperti inhaler dan insulin maka pasien akan dijelaskan bagaimana cara menggunakan dan menyimpan alat tesebut. c.

Pelayanan Informasi Obat (PIO) Pelayanan Informasi obat merupakan kegiatan penyediaan dan pemberian

informasi, serta rekomendasi obat yang dilakukan oleh Apoteker. Di depo rawat jalan pelayanan informasi obat dilakukan oleh apoteker dengan memberi informasi langsung dari pasien. Pelayanan Informasi Obat dapat dilakukan secara aktif dan pasif. PIO secara aktif dilakukan dengan cara memberikan informasi kepada pasien tanpa menunggu adanya pertanyaan dari pasien. Di Depo rawat jalan PIO secara aktif dilakukan sambil penyerahan obat dengan memberikan informasi tentang cara pakai dan indikasi obat. Selain itu dapat dilakukan dengan cara menyebarkan brosur, leaflet ataupun buetin . PIO secara pasif dilakukan dengan cara memberikan informasi apabila ada pertanyaan dari pasien ataupun tenaga kesehatan lain. Di Depo Rawat Jalan PIO secara pasif dilakukan pada saat penyerahan obat, apabila pasien mengajukan pertanyaan terkait obat. Pelayanan farmasi klinik di depo rawat jalan telah memenuhi Permenkes No. 72 tahun 2016 tentang standar pelayanan kefarmasian di rumah sakit. Pelayanan farmasi klinik di depo rawat jalan sangat mengutamakan patient safety. Tujuannya agar semua pasien di depo rawat jalan mendapat obat yang aman dan sesuai untuk penyakitnya.