Pedoman Penyusunan Regulasi

. Lampiran Peraturan Direktur RS Royal Progress Nomor : 001/PER/DIR/I/2012 Tanggal : 09 Januari 2012

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Pedoman Penyusunan Regulasi di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi Rumah Sakit Royal Progress. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan Rumah Sakit Royal Progres adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Pedoman penyusunan Regulasi di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang Tata Naskah yaitu jenis, penyusunan, penggunaan lambang rumah sakit, logo, stempel, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskah serta pengelolaan regulasi (kebijakan dan prosedur internal RS). Keterpaduan penyusunan regulasi di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas Rumah Sakit Royal Progress secara berdaya guna dan berhasil guna. Untuk itu diperlukan Pedoman Penyusunan Regulasi di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress sebagai acuan dalam melaksanakan tata naskah dan pengendalian di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress.

Pedoman Penyusunan Regulasi

1

B.

MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud Pedoman Penyusunan Regulasi di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan, pembuatan dan pengendalian naskah dinas di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress. 2. Tujuan Pedoman Penyusunan Regulasi di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress.

C. SASARAN 1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress; 2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; 3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis; 4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress yang efisien dan efektif; D. ASAS 1. Asas Daya Guna dan Hasil Guna Penyelenggaraan tata naskah regulasi secara berdaya guna dan berhasil guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. 2. Asas Pembakuan Naskah regulasi diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan, termasuk jenis, penyusun naskah, dan tata cara penyelenggaraannya. 3. Asas Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah regulasi dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan , dan keabsahan.

Pedoman Penyusunan Regulasi

2

4. Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah regulasi terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya. 5. Asas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah regulasi harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyempaian dan distribusi. 6. Asas Keamanan Tata naskah regulasi harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi. E.

RUANG LINGKUP Ruang lingkup Pedoman Penyusunan Regulasi di Lingkungan Rumah Sakit Royal Progress meliputi :  pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah, serta kelengkapan naskah termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop serta kewenangan penandatanganan naskah.  Pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian, penertiban, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan, perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen.  Pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan pendistribusian dokumen.

F.

PENGERTIAN UMUM 1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. 2. Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya (bisa berupa kertas, file elektronik, dll). 3. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi.

Pedoman Penyusunan Regulasi

3

4. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. 5. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress, secara vertikal dan horisontal. 6. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi yang dilakukan oleh Rumah Sakit Royal Progress dengan pihak lain di luar lingkungan Rumah Sakit Royal Progress. 7. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan stempel. 8. Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menadatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pada jabatannya. 9. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas instansi bersangkutan. 10.Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau tulisan. 11.Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki rumah sakit Royal Progress. 12.Dokumen EKSTERNAL merupakan dokumen yang berasal dari luar Rumah Sakit Royal Progress sebagai pendukung kegiatan yang berupa standar, pedoman dan peraturan. 13.Dokumen DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut diperbaharui secara berkala sesuai perubahan yang terjadi selama pemakaiannya. Dokumen ini didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan, dan apabila terjadi perubahan/revisi terhadap dokumen tersebut, maka SEKRETARIAT berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan memastikan dokumen yang lama telah ditarik. 14.Dokumen TIDAK DIKENDALIKAN, adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak diperbaharui dan karenanya tidak diperuntukkan sebagai acuan kerja. Dokumen ini didistribusikan kepada personil yang sudah

Pedoman Penyusunan Regulasi

4

ditentukan, dan apabila terjadi perubahan/revisi pada dokumen tersebut, maka SEKRETARIAT tidak berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan juga untuk menarik dokumen yang lama. 15.Tanggal Efektif sama dengan tanggal berlakunya dokumen yang bersangkutan. 16.Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi. 17.Amandemen adalah pengubahan minor terhadap suatu dokumen. 18.Revisi adalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen.

Pedoman Penyusunan Regulasi

5

BAB II TATA NASKAH A. JENIS Naskah di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress terdiri dari dua jenis, yaitu : 1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi. a. Peraturan Direktur; Peraturan Direktur Rumah Sakit Royal Progress adalah naskah yang berbentuk peraturan, yang mengatur urusan RS Royal Progress untuk mewujudkan kebijakan dan kebijaksanaan baru, melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu dalam lingkungan Rumah Sakit Royal Progress. b. Keputusan Direktur; Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap. c. Instruksi Direktur; Instruksi adalah naskah yang memuat arahan atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan. d. Surat Edaran Direktur; Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting dan mendesak.

Pedoman Penyusunan Regulasi

6

e. Standar Prosedur Operasional; Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit kerja. Berdasarkan UU No 29 tahun 2009 tentang Praktik Kedokteran dan UU No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, SPO adalah suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. f. Perjanjian. Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. 2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat. a. Surat Biasa; Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya. b. Surat Keterangan; Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. c. Surat Perintah; Surat perintah adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan. d. Surat Izin; Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu. e. Surat Kuasa; Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.

Pedoman Penyusunan Regulasi

7

f. Surat Undangan; Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. g. Surat Panggilan; Surat Panggilan adalah Naskah yang dipergunakan untuk memanggil pejabat instansi Pemerintah/Badan Hukum/Swasta/Perorangan, guna diminta keterangan mengenai sesuatu permasalahan/persoalan. h. Memorandum; Memorandum adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memorandum memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memorandum dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio. i. Pengumuman; Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress. j. Laporan; Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang diserahi tugas. k. Surat Pengantar; Surat pengantar adalah naskah yang berisikan penjelasan singkat atau informasi mengenai suatu pengiriman yang digunakan untuk mengantar/ menyampaikan barang atau naskah. l. Lembar Disposisi; Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah. Lembar disposisi dibuat diatas kertas ukuran ¼ folio.

Pedoman Penyusunan Regulasi

8

m. Berita Acara; Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan. n. Telaahan Staf; Telaahan Staf adalah Naskah yang dibuat oleh staf atau bawahan yang memuat analisis pertimbangan-pertimbangan, pendapat dan saransaran tentang sesuatu masalah. o. Rekomendasi; Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan. p. Daftar Hadir; Daftar Hadir adalah Naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang. q. Sertifikat Pelatihan; Sertifikat Pelatihan adalah surat tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan. r. Notulen. Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan. s. Data Pribadi pada Surat Elektronik B. BENTUK 1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi. a. Peraturan Direktur Bentuk dan susunan naskah peraturan Direktur adalah sebagai berikut:

Pedoman Penyusunan Regulasi

9

1) Kepala a) Kop naskah peraturan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis simetris ditengah halaman (center) dengan menggunakan huruf kapital (bold). c) Nomor peraturan ditulis dengan huruf kapital di bawah kata Peraturan. Penomoran Naskah Peraturan Direktur : XXX/PER/DIR/RSRP/I/2012 Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas RS : RSRP Singkatan unit yang bertanggung jawab terhadap dokumen Kode jenis dokumen Nomor urut dokumen d) Kata penghubung tentang ditulis ditengah margin (center) dengan menggunakan huruf kapital (bold). e) Judul peraturan ditengah margin (center) dengan menggunakan huruf kapital (bold). f) Nama jabatan yang menetapkan peraturan ditulis ditengah margin (center) dengan menggunakan huruf kapital (bold). 2) Pembukaan 1. Konsiderans (1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan diletakkan di bagian kiri;

Pedoman Penyusunan Regulasi

10

(2) Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan tersebut. Peraturan perundang undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. 2. Diktum (1) Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin; (2) Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua; (3) nama peraturan sesuai dengan judul (kepala) tanpa RI, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik. 3) Batang Tubuh a) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya : KESATU : KEDUA : dst b) Dicantumkan saat berlakunya peraturan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan. 4) Kaki Kaki peraturan merupakan bagian akhir substansi peraturan yang memuat penanda tangan penetapan peraturan, pengundangan peraturan yang terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menandatangani. Ditulis disebelah kanan margin.

Pedoman Penyusunan Regulasi

11

5) Penandatanganan. Peraturan Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Royal Progress dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi. Ditulis dosebelah kanan margin.

Pedoman Penyusunan Regulasi

12

Format Naskah Peraturan Direktur

PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT ROYAL PROGRESS NOMOR………………… TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM DIREKTUR RUMAH SAKIT ROYAL PROGRESS Menimbang

:

a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.

Mengingat

:

1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 3. dst. MEMUTUSKAN

Menetapkan Pertama Kedua Ketiga

: : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Ditetapkan di…………... Pada tanggal …………… Direktur, NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi

13

Peraturan Direktur Rumah Sakit Royal Progress berupa : 1. Pedoman atau Panduan Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan. Dengan demikian, dapat diartikan bahwa pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya meliputi 1 (satu) kegiatan. Walaupun format baku sistematika pedoman / panduan tidak ditetapkan, namun ada sistematika yang lazim digunakan sekurang – kurangnya memuat sebagai berikut : a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja : BAB I Pendahuluan BAB II Gambaran Umum RS BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nila dan Tujuan RS BAB IV Struktur Organisasi RS BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan / rapat BAB XI Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja : BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Ruang Lingkup Pelayanan C. Batasan Operasional D. Landasan Hukum BAB II

STANDAR KETENAGAAN A. Kualifikasi sumber daya manusia B. Distribusi ketenagaan C. Pengaturan jaga

Pedoman Penyusunan Regulasi

14

BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah ruang B. Standar fasilitas BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN BAB V LOGISTIK BAB VI KESELAMATAN PASIEN A. Pengertian B. Tujuan C. Tata laksana keselamatan pasien BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIIIPENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP c. Format Panduan Pelayanan RS : BAB I Definisi BAB II Ruang Lingkup BAB III Tata Laksana BAB IV Dokumentasi 2. Kebijakan Kebijakan RS adalah penetapan Direktur RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat. Karena kebijakan bersifat garis besar maka untuk penerapan kebijakan tersebut perlu disusun Pedoman/Panduan dan prosedur sehingga ada kejelasan langkah – langkah untuk melaksanakan kebijakan tersebut. Kebijakan ditetapkan dengan Peraturan Direktur RS. Kebijakan dapat dituangkan dalam pasal-pasal di dalam Peraturan tersebut, atau merupakan lampiran dari Peraturan. b. Keputusan Direktur Bentuk dan susunan naskah keputusan Direktur adalah sebagai berikut: 1) Kepala a) Kop naskah keputusan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Royal Progress

Pedoman Penyusunan Regulasi

15

b) Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital (bold). c) Nomor keputusan ditulis simetris ditengah halaman (center) dengan menggunakan huruf kapital (bold). Penomoran Surat Keputusan Direktur : XXX/SK/DIR/RSRP/I/2012 Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas RS : RSRP Singkatan unit yang bertanggung jawab terhadap dokumen Kode jenis dokumen Nomor urut dokumen d)

Kata penghubung tentang ditengah margin (center) dengan menggunakan huruf kapital (bold). e) Judul keputusan ditulis ditengah margin (center) dengan menggunakan huruf kapital (bold). f) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital (bold). 2) Pembukaan a) Konsiderans (1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri tanda baca titik dua, dan diletakkan di bagian kiri. (2) Konsiderans Mengingat memuat dasar kewenangan dan keputusan yang memerintahkan pembuatan keputusan tersebut. Keputusan yang menjadi dasar hukum adalah keputusan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.

Pedoman Penyusunan Regulasi

16

b) Diktum (1) Diktum Memutuskan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diletakkan di tengah margin. (2) Diktum Menetapkan dicantumkan sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. (3) Nama keputusun sesuai dengan judul (kepala) keputusan seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik. 3) Batang Tubuh a) Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya : KESATU : dst b) Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan keputusan. 4) Kaki Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama jabatan, tanda tangan dan stempel jabatan serta nama lengkap pembuat keputusan. Ditulis disebelah kanan margin.

5) Penandatanganan. Surat Keputusan Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Royal Progress dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi. Ditulis disebelah kanan margin.

Pedoman Penyusunan Regulasi

17

Format Naskah Surat Keputusan

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT ROYAL PROGRESS NOMOR………………… TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM DIREKTUR RUMAH SAKIT ROYAL PROGRESS Menimbang

:

a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.

Mengingat

:

1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 3. dst. MEMUTUSKAN

Menetapkan Pertama Kedua Ketiga

: : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Ditetapkan di…………... Pada tanggal …………… Direktur, NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi

18

c. Instruksi Bentuk dan susunan naskah instruksi adalah sebagai berikut : 1) Kepala a) Kop naskah instruksi terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Royal Progress b) Kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital (bold). c) Nomor instruksi ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital (bold). Penomoran naskah instruksi : XXX/I/DIR/RSRP/I/2012 Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas RS : RSRP Singkatan unit yang bertanggungjawab terhadap dokumen Kode jenis dokumen Nomor urut dokumen d) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf kapital (bold). 2) Pembukaan a) Konsiderans (1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan. (2) Konsiderans Mengingat yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan tersebut. Peraturan perundang undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.

Pedoman Penyusunan Regulasi

19

b) Diktum (1) Kata Menginstruksikan ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua. (2) Kata Kepada ditulis dengan huruf awal kapital dan diletakan sesudah kata Menginstruksikan yang disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. (3) Kata Kepada diisi dengan menyebutkan kepada siapa instruksi ditujukan (4) Kata Untuk ditulis dengan huruf awal kapital, dan diletakkan pada bagian pinggir tegak lurus dengan kata Kepada. (5) Kata Untuk ditulis diisi dengan menyebutkan instruksi apa yang harus dilaksanakan. 3) Batang Tubuh Batang Tubuh tidak dirumuskan dalam bentuk pasal-pasal, tetapi dirumuskan dalam bentuk PERTAMA, KEDUA, dan seterusnya. Kata PERTAMA, KEDUA, KETIGA, dan seterusnya ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan pada bagian pinggir tegak lurus dengan letak kata Untuk. 4) Kaki Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama jabatan, tanda tangan, cap jabatan, dan nama lengkap pemberi instruksi. Ditulis disebelah kanan margin. 6) Penandatanganan. Instruksi Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Royal Progress dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi. Ditulis disebelah kanan margin.

Pedoman Penyusunan Regulasi

20

Format Naskah Instruksi

INSTRUKSI DIREKTUR RUMAH SAKIT ROYAL PROGRESS NOMOR………………… TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM DIREKTUR RUMAH SAKIT ROYAL PROGRESS Menimbang

:

a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.

Mengingat

:

1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm; 2. dst. MENGINSTRUKSIKAN

Kepada

:

1. Mmmmmmmmmmmmmmmmm;

Untuk

:

PERTAMA

: Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;

KEDUA

: dst.

2. dst.

Ditetapkan di…………... Pada tanggal …………… Direktur, NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi

21

d. Surat Edaran Direktur Bentuk dan susunan naskah dinas surat edaran adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop naskah dinas surat edaran terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Tulisan surat edaran dicantumkan di bawah logo Rumah Sakit Royal Progress, ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital (bold). c) Nomor surat edaran ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital (bold) dibawah surat edaran. Penomoran surat edaran XXX/SE/DIR/RSRP/I/2012 Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas RS : RSRP Singkatan unit yang bertanggungjawab terhadap dokumen Kode jenis dokumen Nomor urut dokumen

d) Kata tentang dicantumkan dibawah surat edaran ditulis dengan huruf kapital. e) Rumusan judul (kepala) SURAT EDARAN ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah tentang. 2) Batang Tubuh Batang tubuh surat edaran memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak;

Pedoman Penyusunan Regulasi

22

3) Kaki Kaki sebelah kanan bawah memuat a) tempat dan tanggal penetapan; b) nama jabatan yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menetapkan; d) nama lengkap yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital; e) Stempel Rumah Sakit Royal Progress. 4) Penandatanganan. Surat Edaran Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Royal Progress dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris Direksi.

Pedoman Penyusunan Regulasi

23

Format Naskah Surat Edaran

SURAT EDARAN Nomor

TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Dikeluarkan di.………… Pada tanggal……………. Direktur, NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi

24

e. Standar Prosedur operasional (SPO) - Tujuan penyusunan SPO Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. - Manfaat SPO 1. Memenuhi persyaratan standar pelayanan RS/Akreditasi RS. 2. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan. 3. Memastikan staf RS memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannnya. - Tanggung Jawab 1. Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien bertanggung jawab dalam mengawasi penyusunan dan atau perubahan SPO RS Royal Progress. 2. Kepala Unit Kerja terkait bertanggung jawab untuk membuat rancangan awal prosedur berdasarkan analisa kebutuhan. 3. Perubahan dan pembuatan SPO harus diajukan oleh Kepala Unit Kerja yang terkait dan ditujukan kepada Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien untuk melakukan pengecekan keterkaitan SPO yang diajukan tersebut dengan SPO sudah ada. - Syarat Penyusunan SPO : 1. Identifikasi kebutuhan yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah ada SPO belum dan bila sudah ada agar diidentifikasi, apakah SPO masih efektif atau tidak. 2. Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi, untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis di Unit Kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. Sedangkan untuk SPO Profesi identifikasi kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di Unit Kerja tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SPO maka di suatu Unit Kerja dapat diketahui berapa banyak dan macam SPO yang harus dibuat/disusun. Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen penilaian

Pedoman Penyusunan Regulasi

25

3.

4. 5. 6. 7.

8.

pada standar akreditasi rumah sakit, minimal SPO-SPO apa saja yang harus ada. SPO yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SPO minimal yang harus ada di rumah sakit. Sedangkan identifikasi SPO dengan menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di Unit Kerja adalah seluruh SPO secara lengkap yang harus ada di Unit Kerja tersebut SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau Unit Kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien diminta memberikan tanggapan. Didalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan dan mengapa. SPO jangan menggunakan kalimat majemuk. Subyek, predikat dan obyek harus jelas, SPO tidak diperbolehkan menggunakan kata : atau, mungkin, dan kata lain yang menimbulkan makna ganda. SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal pemakai. SPO harus jelas ringkas dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SPO profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan IPTEK dan memperhatikan aspek keselamatan pasien. Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SPO adalah dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan langkah penting dari seluruh proses. Contoh : diagram kotak untuk pembelian bahan yang digunakan di RS.

Pedoman Penyusunan Regulasi

26

PEMILIHAN PEMASOK MENGKOMUNIKASIKAN PERSYARATAN PENERIMAAN BARANG

PERIKSA BARANG MENEMPATKAN DI GUDANG

Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di masingmasing kotak dan dibuat alurnya. - Yang Mempengaruhi Keberhasilan Penyusunan SPO 1. Ada komitmen dari pimpinan RS yang terlihat dengan adanya dukungan fasilitas dan sumber daya lainnya 2. Ada fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk menyusun SPO, jadi ada aspek pekerjaan dan aspek psikologis. 3. Ada target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan disepakati 4. Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SPO 5. Ada sosialisasi SPO-SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka untuk melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan. - Proses Penyusunan SPO 1. Rancangan awal SPO disusun oleh Kepala Unit Kerja, bila melibatkan Unit Kerja lain, harus melibatkan Kepala Unit Kerja terkait tersebut. 2. Kepala Unit Kerja mengisi Formulir Permintaan Pengajuan atau Perubahan Dokumen (01/F/PMKP/RSRP/05/2013) dan disampaikan kepada Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien dengan melampirkan rancangan awal SPO.

Pedoman Penyusunan Regulasi

27

3. Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien melakukan analisa SPO yang diajukan untuk mencegah terjadinya duplikasi atau bertentangan dengan regulasi RS yang telah ditetapkan sebelumnya. 4. Setelah dilakukan analisis, bila terjadi duplikasi atau bertentangan dengan regulasi yang telah ada, dilakukan koordinasi dengan Unit Kerja yang mengajukan untuk dilakukan revisi atau pembatalan usulan SPO. 5. Bila rancangan SPO sudah dinilai memenuhi syarat Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien mengajukannya kepada Direktur RS melalui Direksi terkait. 6. Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien menyampaikan duplikat SPO yang telah disahkan kepada Unit Kerja terkait. - Pengesahan 1. Standar Prosedur Operasional (SPO) yang diajukan dinyatakan mulai berlaku setelah ditanda-tangani oleh Direktur RS Royal Progress. 2. Apabila SPO yang sudah ditanda-tangani Direktur RS Royal Progress, dikemudian hari ada duplikasi atau bertentangan dengan SPO yang sudah ada sebelumnya, maka Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien segera melakukan kajian dan mengajukan ketetapan terhadap SPO tersebut kepada Direktur RS Royal Progress. - Tata Cara Penyimpanan SPO 1. Dokumen asli SPO yang telah disahkan Direktur RS Royal Progress disimpan dan didokumentasikan di Sekretariat RS. 2. Penyimpanan SPO yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan dokumen sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan. 3. Duplikat SPO disimpan di masing-masing Unit Kerja dimana SPO tersebut dipergunakan. Yang berwenang menggandakan SPO adalah Sekretariat RS dengan membubuhkan cap ”Duplikat” disertai tanggal pembuatan duplikat dan paraf staf Sekretariat yang melakukan penggandaan disesuaikan dengan panduan pengendalian dokumen.

Pedoman Penyusunan Regulasi

28

4. Bila SPO tersebut sudah tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan lagi karena di revisi atau hal lainnya, maka Unit Kerja wajib mengembalikan SPO yang sudah tidak berlaku tersebut ke Sekretariat RS melalui Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien, sehingga di Unit Kerja hanya ada duplikat SPO yang masih berlaku . 5. Duplikat SPO di Unit Kerja harus disimpan dengan baik sehingga hanya bisa dibaca oleh staf RS yang berwenang. 6. Duplikat SPO yang diberikan kepada pihak luar Rumah sakit, harus dengan persetujuan Direktur RS Royal Progress. - Tata Cara Evaluasi 1. Evaluasi SPO dilaksanakan oleh Unit Kerja sesuai kebutuhan minimal 3 tahun sekali. 2. Perbaikan/revisi dilakukan: a. Atas instruksi direksi b. Terjadi perubahan organisasi RS c. Usulan Unit Kerja d. Berdasarkan hasil temuan/evaluasi audit internal atau eksternal e. Perubahan regulasi pemerintah f. Berdasarkan rekomendasi dari hasil evaluasi 3. Bila terjadi pergantian direktur/pimpinan RS, bila SPO memang masih sesuai/dipergunakan maka tidak perlu di revisi. - Bentuk dan susunan naskah Standar Prosedur Operasional adalah sebagai berikut : 1) Kepala a) Kepala sebelah kiri memuat (1) Kop naskah standar prosedur operasional terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Royal Progress serta alamat Rumah Sakit Royal Progress di bawahnya. (2) Tulisan Standar Prosedur Operasional dicantumkan di bawah logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Kepala sebelah kanan memuat (1)Judul standar prosedur operasional yang ditulis dengan huruf kapital.

Pedoman Penyusunan Regulasi

29

(2)Nomor

Dokumen, Nomor Revisi, dan Halaman dicantumkan secara simetris dibawah judul. Nomor SPO diperoleh dari Sekretariat RS Royal Progress. Penomoran dokumen XXX/SPO/LAB/RSRP/I/2012 Tahun dikeluarkan Bulan dikeluarkan Identitas RS : RSRP Singkatan unit yang bertanggung jawab terhadap dokumen Kode nama dokumen Nomor urut dokumen

(3) Tanggal Terbit dicantumkan dibawah nomor dokumen. (4)Tanda Tangan dan Nama Jelas pejabat yang menetapkan standar prosedur operasional dicantumkan dibawah nomor revisi dan halaman. 2) Batang Tubuh/Isi SPO Batang tubuh standar prosedur operasional terdiri atas : a) Pengertian: berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian. Contoh: Pengertian SPO Pemasangan Gelang Identifikasi Pasien Rawat Inap adalah proses kegiatan identifikasi dengan memasang gelang identitas pasien rawat inap pada pergelangan tangan kiri yang tercantum nama, tanggal lahir dan nomor Rekam Medis.

Pedoman Penyusunan Regulasi

30

b) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci : ” Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ...................................” Contoh: Tujuan SPO Pemasangan Gelang Identifikasi Pasien Rawat Inap adalah memastikan identitas pasien dengan benar, selama pasien di rawat di RS Royal Progress. c) Kebijakan: berisi kebijakan Direktur/Pimpinan RS yang menjadi dasar dibuatnya SPO tsb. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SPO tersebut, kemudian diikuti dengan peraturan/keputusan dari kebijakan terkait. Contoh : Setiap pasien yang masuk rawat inap dipasangkan gelang identitas pasien (Peraturan Direktur Nomor 006/PER/DIR/II/2012) tentang Kebijakan Pelayanan Rumah Sakit). d) Prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu dan harus berupa kalimat perintah/instruksi. Contoh: SPO Pemasangan Gelang Identifikasi Pasien Rawat Inap A. Persiapan Alat: - Gelang identitas pasien(Gelang Biru/Pink) - Berkas Rekam Medis pasien - Alat Tulis B. Pelaksanaan  Siapkan gelang identitas pasien sesuai dengan jenis kelamin  Isi label gelang dengan identitas pasien (nama, umur dan nomor Rekam Medis)sesuai berkas Rekam Medis pasien.

Pedoman Penyusunan Regulasi

31

 Ucapkan salam “selamat pagi/siang/malam,Bapak/Ibu”  Dst..... e) Instalasi terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. Contoh: Instalasi terkait: Intalasi rawat inap, instalasi gawat darurat, Intensif Care Unit, High Unit Dependency (HND)

Pedoman Penyusunan Regulasi

32

Format Naskah Standar Prosedur Operasional

Pedoman Penyusunan Regulasi

33

MMMMMMMM

Jl. Danau Sunter Utara, Sunter Paradise Jakarta 14350 Telp: 021-6400261- 6459877Fax: 021-6400778

Standar Prosedur Operasional

No. Dokumen

No. Revisi

Tanggal Terbit

Halaman

Ditetapkan Direktur NAMA JELAS

Pengertian

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Tujuan

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Kebijakan

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Prosedur

1. 2. 3. 4.

Instalasi terkait

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm dst

Mmmmmmmmmmmmmmmm

f. Perjanjian Bentuk dan susunan naskah perjanjian adalah sebagai berikut 1) Kepala naskah perjanjian

Pedoman Penyusunan Regulasi

34

a) Tulisan “Surat Perjanjian” yang ditempatkan ditengah lembar naskah dinas; b) Nomor dan tahun; c) Tulisan “Tentang”; d) Judul Surat Perjanjian. 2) Isi naskah perjanjian a) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat pembuatan; b) Nama, pangkat, NIP (bagi PNS), pekerjaan dan alamat pihakpihak yang terlibat dalam perjanjian; c) Permasalahan-permasalahan yang diperjanjikan, dirumuskan dalam bentuk uraian atau dibagi dalam pasal-pasal dan dikemukakan yang menyangkut hak dan kewajiban dari masing-masing pihak serta tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; d) Sanksi – sanksi Hukum; e) Penyelesaian-penyelesaian. 3) Bagian akhir naskah perjanjian a) Tulisan “Pihak ke ……..”; b) Nama jabatan pihak-pihak yang membuat perjanjian; c) Tanda tangan pihak-pihak yang membuat perjanjian; d) Materai; e) Nama jelas pihak-pihak penandatangan; f) Pangkat dan NIP bagi PNS; g) Stempel Jabatan/Instansi; h) Saksi-saksi (nama jelas dan tandatangan).

Pedoman Penyusunan Regulasi

35

Format Naskah Perjanjian

SURAT PERJANJIAN NOMOR ………./………./………/…….. TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Pada hari mmmmmmmm, Tanggal mmmmmmmm, Bulan mmmmmmmm dan Tahun MMMM, bertempat di Mmmmmmmm, kami yang bertanda tangan dibawah ini : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmm PIHAK KE I 2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmm PIHAK KE II Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmm __________________________ Pasal Umum Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmm PIHAK KE II

PIHAK KE I

NAMA JELAS

NAMA JELAS

SAKSI-SAKSI 1. …………….. 2. ………………

: : (tandatangan). : (tanda tangan).

Pedoman Penyusunan Regulasi

36

2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat. a. Surat Biasa Bentuk dan susunan surat dinas adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat dinas terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress; b) Tanggal pembuatan surat diletakkan di sebelah kanan atas; c) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri; Penomoran naskah surat biasa 001/RSRP/DIR/III/2011 Tahun penerbitan surat Bulan penerbitan surat Singkatan Direktur Singkatan Rumah Sakit Royal Progress Nomor urut penerbitan surat berdasarkan jenis d) Kata Kepada Yth ditulis tegak lurus di bawah kata Perihal. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) nama jabatan; b) tanda tangan; c) nama lengkap; d) stempel digunakan sesuai dengan ketentuan penggunaan; e) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima tembusan.

Pedoman Penyusunan Regulasi

37

Format Naskah Surat Biasa

Mmmmmm, ….……………… Nomor Lampiran Perihal

: mmmmmmmmmmmm : mmmmmmmmmmmm : mmmmmmmmmmmm

Kepada Yth. Mmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmm

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Nama Jabatan, Nama Jelas

Tembusan :

Pedoman Penyusunan Regulasi

38

b. Surat Keterangan Bentuk dan susunan surat keterangan adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat keterangan terdiri logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Tulisan surat keterangan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di tengah margin. c) Nomor surat ditulis di bawah tulisan surat keterangan dan diletakkan di tengah margin. Penomoran surat keterangan 013/KET/DIR/2011 Tahun pembuatan surat Singkatan Direktur Singkatan untuk jenis surat Nomor urut surat berdasarkan jenis 2) Batang Tubuh Batang tubuh memuat nama dan jabatan pihak yang memberikan keterangan dan pihak yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkan keterangan. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) tempat, tanggal, bulan, tahun; b) nama jabatan; c) tanda tangan; d) nama pejabat yang membuat surat keterangan, dan e) stempel jabatan/instansi. Hal yang perlu diperhatikan adalah posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.

Pedoman Penyusunan Regulasi

39

Format Surat Keterangan

SURAT KETERANGAN NOMOR Yang bertanda tangan dibawah ini Direktur Rumah Sakit Royal Progress menerangkan bahwa : Nama Jabatan

: Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Maksud Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Mmmmmmm, ……………… Jabatan

NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi

40

c. Surat Perintah 1) Kepala a) Kop surat perintah terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Kata Surat Perintah ditulis dengan huruf kapital diletakkan ditengah margin. c) Nomor surat berada di bawah tulisan surat perintah. 2) Batang Tubuh Diktum dimulai dengan kata Memerintahkan ditulis dengan huruf kapital diletakkan di tengah margin, diikuti kata kepada di tepi kiri, serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kepada ditulis untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas. a) tempat dan tanggal surat perintah; b) jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; c) paraf bawahan langsung dari pejabat penanda tangan surat di sebelah kiri nama jabatan penanda tangan; d) tanda tangan pejabat yang memerintahkan; e) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat; f) stempel. Hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut. 1) Jika perintah merupakan perintah kolektif, daftar pegawai yang diperintahkan dimasukkan dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama, jabatan, dan keterangan. 2) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah perintah dilaksanakan atau masa berlakunya berakhir.

Pedoman Penyusunan Regulasi

41

Format Naskah Surat Perintah

SURAT PERINTAH NOMOR. ………… Nama (yang memberikan perintah) : Mmmmmmmmmmmmmmmmm Jabatan : Mmmmmmmmmmmmmmmmm MEMERINTAHKAN : Kepada a. Nama b. Jabatan

: : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Untuk

:

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Ditetapkan di ……………… pada tanggal ………………. Jabatan, NAMA JELAS Tembusan :

Pedoman Penyusunan Regulasi

42

d. Surat Cuti / Izin Bentuk dan susunan surat izin adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Pada bagian tengah di bawah tempat, tanggal, bulan dan tahun berisi frasa Permohonan Cuti/Izin. b) Pada bagian kiri dibawah permohonan cuti/izin ditulis permohonan cuti / izin ditujukan.. 2) Batang Tubuh Batang tubuh berisi hal-hal berikut. a) Identitas yang diberi izin, meliputi: (1) Nama; (2) NIK; (3) Unit kerja. b) Pokok-pokok yang memuat materi dan alasan dikeluarkannya surat izin ditulis dalam bentuk uraian. c) Alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi pada saat cuti/izin. d) Kolom yang berisi keterangan tentang jumlah cuti dan sisa cuti yang masih ada. 3) Kaki a) Sebelah kanan bawah berisi : (1) Tanda tangan pemohon; (2) Tanda tangan atasan langsung yang menyetujui permohonan cuti.

Pedoman Penyusunan Regulasi

43

Format Naskah Surat Cuti/Izin

PERMOHONAN CUTI/IZIN Ketentuan : - Sebelum mengajukan cuti wajib melakukan pengecekan jumlah cuti ke Unit HRD - Pengajuan permohonan cuti tahunan maksimal 1 minggu sebelumnya (berdasar KKB) - Permohonan cuti besar maksimal 1 bulan sebelumnya (berdasar KKB) - Selama menjalani masa cuti karyawan yang bersangkutan harus mendelegasikan tugasnya dengan persetujuan atasan langsung

I. Data yang mengajukan cuti / ijin : Nama :…………………………. Unit :…………………………. Tanggal cuti :………s/d...……………. Jenis cuti/izin yang diambil adalah :

NIK Jabatan

:……………………….. :………………………..

No. Jenis Cuti/Izin ∑Cuti* Masih ada* Diambil* Sisa Cuti* Ket 1. Cuti tahunan 2. Cuti besar 3. Cuti hamil 4. Izin ** Ket : * (harus diisi), jika tidak terisi maka cuti tidak akan diproses oleh HRD ** berikan alas an izin untuk apa Selama cuti/izin saya mendelegasikan tugas dan tanggung jawab saya kepada : Nama :……………………………… NIK :…………………………. Unit :……………………………… Jabatan :…………………………. Selama cuti/izin saya dapat dihubungi ke : Alamat :………………………………………………………………………………….. Telpon:………………………………………… Pemohon : (Nama………………………) Mengetahui dan menyetujui, (Kasi/Ass. Manager………………)

Pedoman Penyusunan Regulasi

(Manajer/Direktur………………..)

44

Lanjutan Halaman ke-2 Surat Cuti/Izin II. PENDELEGASIAN TUGAS : a. Tugas yang harus dikerjakan (kondisi pada saat pengajuan cuti/izin) : 1................................................................. 2.................................................................. dst, b. Data - data I. Hardcopy (delegasi ke............................................) Dokumen/peralatan kantor ACC penerima delegasi 1. Daftar hard copy * 2. Kunci 3. Peralatan kantor (bolpen, steples, gunting, dll) 4. ....................................................................... III. Softcopy (delegasi ke............................................) Lampirkan daftar softcopy dengan template berikut : Nama file Di folder ACC penerima delegasi 1. ................................................. ................................................... 2. ................................................. ...................................................

e. Surat Kuasa Bentuk dan susunan surat kuasa adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat kuasa terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Tulisan surat kuasa seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di tengah margin. 2) Batang Tubuh Batang tubuh memuat nama, alamat, jabatan, nomor KTP pihak pemberi kuasa dan penerima surat kuasa serta objek yang dikuasakan. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan; b) tanda tangan dan nama jelas pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa; c) materai. Hal-hal berikut perlu diperhatikan. 1) Penerima kuasa terletak di sebelah kanan dan pemberi kuasa terletak disebelah kiri. 2) Materai ditempel di tempat pemberi kuasa.

Pedoman Penyusunan Regulasi

45

Format Naskah Surat Kuasa

SURAT KUASA Yang bertanda tangan dibawah ini, Nama Alamat Jabatan No. KTP

: : : :

........................... ........................... ........................... ...........................

Selanjutnya disebut Pemberi Kuasa, Dengan ini memberi kuasa penuh kepada : Nama Alamat Jabatan No. KTP

: : : :

............................ ............................ ............................ ............................

Selanjutnya disebut Penerima Kuasa KHUSUS Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Mmmmm,................. Pemberi Kuasa, Materai

Penerima Kuasa,

Nama Jelas

Nama Jelas

Direktur Umum dan Keuangan

Manajer SDM

Pedoman Penyusunan Regulasi

46

f. Surat Undangan Bentuk dan susunan surat undangan adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat undangan terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Tempat dan tanggal pembuatan undangan ditulis di sebelah kanan. c) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri undangan. d) Alamat tujuan diletakkan tegak lurus dengan kata Perihal. 2) Batang Tubuh a) Batang tubuh surat undangan terdiri atas kalimat pembuka; b) isi undangan, terdiri atas hari / tanggal, pukul, tempat, dan acara, serta kalimat Penutup. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) nama jabatan; b) tanda tangan; c) stempel jabatan/instansi, dan d) tembusan jika perlu dan diletakkan di sebelah kiri bawah.

Pedoman Penyusunan Regulasi

47

Format Naskah Surat Undangan

Mmmmmm, ….……………… Nomor Lampiran Perihal

: mmmmmmmmmmmm : mmmmmmmmmmmm : mmmmmmmmmmmm

Kepada Yth. Mmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m Hari / tanggal :………………………. Pukul :………………………. Tempat : ……………………… Acara : ……………………… Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m

Nama Jabatan, Nama Jelas

Pedoman Penyusunan Regulasi

48

g. Surat Panggilan Bentuk dan susunan surat panggilan adalah sebagai berikut 1) Kepala Surat Panggilan terdiri atas a)Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun; b) Nama Perorangan yang dipanggil; c) Nomor, Sifat, Lampiran dan Perihal. 2) Isi Surat Panggilan terdiri atas : a) Hari, Tanggal, Pukul, Tempat, Menghadap kepada, Alamat pemanggil; b) Maksud Surat Panggilan tersebut. 3) Bagian Akhir Surat Panggilan terdiri atas : a) Nama Jabatan; b) Tanda tangan pejabat; c) Nama pejabat. d) Stempel jabatan/instansi; e) Tembusan apabila diperlukan.

Pedoman Penyusunan Regulasi

49

Format Surat Panggilan

Mmmmmmmm, …………… Nomor Sifat Lampiran Perihal

: mmmmmmmm : mmmmmmmm : mmmmmmmm : Panggilan.

Kepada Yth. Mmmmmmmmm Dengan ini diminta kedatangan Saudara di Kantor mmmmmm Hari : Mmmmmmmmmmmmmmm Tanggal : Mmmmmmmmmmmmmmm Pukul : Mmmmmmmmmmmmmmm Tempat : Mmmmmmmmmmmmmmm Menghadap Kepada : Mmmmmmmmmmmmmmm Alamat : Mmmmmmmmmmmmmmm Untuk Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm m Demikian untuk dilaksanakan. Jabatan Nama Jelas Tembusan :

Pedoman Penyusunan Regulasi

50

h. Memorandum Bentuk dan susunan memorandum adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop memorandum terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress; b) Kata memorandum ditulis di tengah dengan huruf kapital; c) Tempat dan tanggal ditulis disebelah kanan; d) Kata kepada ditulis di sebelah kiri; 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) nama jabatan, b) tanda tangan pejabat, c) nama lengkap, d) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima.

Pedoman Penyusunan Regulasi

51

Format Naskah Memorandum

MEMORANDUM Mmmmmm,…………… Kepada Yth. Mmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmm

Nama Jabatan Nama Jelas Tembusan

Pedoman Penyusunan Regulasi

52

i. Pengumuman Bentuk dan susunan pengumuman adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress b) Kata Pengumuman dicantumkan di tengah margin dan ditulis dengan huruf kapital. c) Kata Tentang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital. d) Rumusan judul pengumuman ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah tentang. 2) Batang Tubuh Batang tubuh memuat a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman; c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak; d) informasi tentang sesuatu yang perlu diketahui oleh objek target pengumuman. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) tempat dan tanggal penetapan; b) jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menetapkan; d) nama lengkap yang menandatangani; e) stempel.

Pedoman Penyusunan Regulasi

53

Format Naskah Pengumuman

PE N G U M U M AN TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Ditetapkan di ……………………. pada tanggal……………………… Nama Jabatan,

NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi

54

j. Laporan Bentuk dan susunan laporan adalah sebagai berikut. 1) Sampul Pada sampul laporan memuat judul laporan yang ditulis dengan huruf kapital, nama pejabat yang menyusun laporan, tanggal penyusunan laporan, dan jumlah halaman laporan. 2) Isi laporan a) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan dasar laporan. b) Materi laporan terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan. c) Simpulan dan saran perlu disampaikan sebagai bahan pertimbangan. d) Penutup merupakan akhir laporan memuat harapan dan ucapan terima kasih.

Pedoman Penyusunan Regulasi

55

Format Sampul Laporan

JUDUL LAPORAN

Pedoman Penyusunan Regulasi

56

k. Surat Pengantar Bentuk dan susunan surat pengantar adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat pengantar terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Tempat dan tanggal pembuatan surat ditulis di sebelah kanan. c) Nomor surat ditulis di sebelah kiri sejajar dengan tempat dan tanggal pembuatan surat. d) Alamat tujuan ditulis di bawah nomor surat. e) Tulisan Surat Pengantar menggunakan huruf kapital diletakkan ditengah margin. 2) Batang Tubuh Batang tubuh surat pengantar berbentuk kolom, dan memuat a) nomor urut, b) jenis naskah dinas yang dikirim, c) banyaknya naskah/barang, dan d) keterangan. 3) Kaki (di sebelah kanan pengirim) Bagian kaki terdiri atas a) nama jabatan pembuat pengantar, b) tanda tangan, c) nama dan d) stempel jabatan/instansi. 4) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) tempat dan tanggal penerimaan, b) nama jabatan penerima, c) tanda tangan, d) nama dan e) stempel jabatan atau instansi. Bagian kaki kanan terdiri atas nama jabatan dan nama jelas pengirim. Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa surat pengantar dibuat rangkap dua, lembar pertama untuk penerima, dan lembar kedua untuk pengirim.

Pedoman Penyusunan Regulasi

57

Format Surat Pengantar

Kepada Yth. Mmmmmmm SURAT PENGANTAR NOMOR : …………… No.

Jenis yang dikirim

Banyaknya

Keterangan

Diterima tanggal ……………. Yang Menerima Jabatan

Jabatan

NAMA JELAS

NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi

58

l. Lembar Disposisi Lembar Disposisi terdiri atas : 1) Tanggal diterimanya surat; 2) Diteruskan kepada; 3) Catatan. 4) Paraf atasan Format Lembar Disposisi Tgl

Lembar Disposisi Diteruskan Kepada Materi

Pedoman Penyusunan Regulasi

Paraf

59

m. Berita Acara Bentuk dan susunan berita acara serah terima adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop berita acara terdiri atas logo Rumah Sakit Royal Progress. b) Tulisan berita acara ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diletakkan di tengah margin. 2) Batang Tubuh Batang tubuh memuat hal-hal berikut. a) Kalimat pertama diawali dengan frasa Pada hari ini diikuti dengan tanggal, bulan, dan tahun; b) Identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan; c) Kegiatan yang dilaksanakan; d) Kalimat penutup dengan frasa Demikian berita acara ini dibuat Untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.. 3) Kaki Bagian kaki memuat hal-hal berikut a) Nama tempat; b) Tanggal, bulan, tahun; c) Tanda tangan para pihak; d) Nama jelas penanda tangan; e) Stempel jabatan / instansi; Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa saksi ditulis pada bagian tengah bawah dengan mencantumkan nama dan tanda tangan.

Pedoman Penyusunan Regulasi

60

Format Berita Acara

BERITA ACARA TENTANG Pada hari ini tanggal mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm. Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Mmmmmm, …………. Pihak ke II NAMA JABATAN

Pihak ke I NAMA JABATAN

NAMA JELAS

NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi

61

n. Telaah Staf Bentuk dan susunan telaahan adalah sebagai berikut. 1) Kepala Bagian kepala memuat a) judul telaahan dan judul itu diletakkan di tengah atas; b) telaah ditujukan, tanggal, nomor, sifat, lampiran, perihal, dan uraian singkat permasalahan. 2) Batang Tubuh a) Permasalahan/persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang permasalahan/persoalan yangakan dipecahkan. b) Praanggapan memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian pada masa yang akan datang. c) Fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan permasalahan/persoalan. d) Diskusi kupasan dan analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap permasalahan/persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugian, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan. e) Simpulan memuat intisari hasil diskusi yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar. f) Saran memuat secara ringkas dan jelas tindakan yang disarankan untuk mengatasi permasalahan/persoalan yang dihadapi. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) jabatan penelaah yang ditulis dengan huruf awal kapital; b) tanda tangan; c) nama lengkap d) tembusan.

Pedoman Penyusunan Regulasi

62

Format Naskah Telaah Staf

TELAAHAN STAF Kepada : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Dari : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Tanggal : MMMMMMMM Nomor : MMMMMMMM Sifat : mmmmmmmm Lampiran : mmmmmmmm Perihal : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm I.

Pokok Persoalan

:

II.

Pra Anggapan

:

III.

Fakta dan data yang berpengaruh terhadap persoalan :

IV.

Pembahasan/Analisis

:

V.

Kesimpulan

:

VI.

Saran

: NAMA JABATAN NAMA JELAS

Tembusan : 1. Mmmmmmmmmmmmmm

Pedoman Penyusunan Regulasi

63

o. Rekomendasi Rekomendasi terdiri atas : 1) Kepala a) Tulisan “Rekomendasi “ ditempatkan ditengah-tengah isi naskah; b) Nomor ditempatkan dibawah tulisan “Rekomendasi “; c) Tulisan “Tentang “; d) Nama / Judul Rekomendasi. 2) Isi Rekomendasi dirumuskan dalam bentuk uraian. 3) Bagian Akhir Rekomendasi terdiri atas : a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun; b) Nama Jabatan pembuat Rekomendasi; c) Tanda tangan pejabat; d) Nama Jelas; e) Stempel jabatan/instansi.

Pedoman Penyusunan Regulasi

64

Format Naskah Rekomendasi

REKOMENDASI NOMOR …………… TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm a. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm b. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Mmmmmmm,………………. NAMA JABATAN NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi

65

p. Daftar Hadir Daftar Hadir terdiri atas : 1) Kepala Daftar Hadir terdiri atas : a) Tulisan “Daftar Hadir“ ditempatkan ditengah-tengah lembar naskah; b) Tempat, Hari, Tanggal, Waktu dan Acara ditulis dibawah tulisan Daftar Hadir sebelah kiri. 2) Isi Daftar Hadir terdiri atas : a) Kolom nomor urut; b) Kolom nama; c) Kolom jabatan; d) Kolom tanda tangan/paraf;

Pedoman Penyusunan Regulasi

66

Format Daftar Hadir

DAFTAR HADIR Hari / Tanggal Waktu Acara No

: : : Nama

Pedoman Penyusunan Regulasi

Jabatan

Tanda Tangan

67

q. Sertifikat Pelatihan Bentuk dan susunan sertifikat pelatihan terdiri atas 1) Kepala yaitu tulisan “ Sertifikat Pelatihan” 2) Isi Sertifikat Pelatihan berisi uraian kegiatan yang telah diikuti, nama peserta pelatihan, termasuk waktu kegiatan dan tempat. 3) Bagian Akhir Sertifikat pelatihan terdiri atas : a)Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun; b) Nama jabatan dan instansi; c)Tanda tangan; d) Nama jelas.

Pedoman Penyusunan Regulasi

68

Format Sertifikat Pelatihan

DIBERIKAN KEPADA

:

Sertif kat

Mmmmmmm

ATAS PARTISIPASINYA SEBAGAI : Mmmmmmm Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Nama jelas dan tanda tangan Direktur RS Royal Progress

Pedoman Penyusunan Regulasi

Nama jelas dan tanda tangan Fasilitator

1

r. Notulen Bentuk dan susunan notulen adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Pada bagian tengah kertas berisi kata notulen yang ditulis dengan huruf kapital; b) Sebelah kiri di bawah kata risalah berisi jenis rapat, hari / tanggal, waktu, dan tempat; 2) Notulen berisi uraian tentang pokok bahasan, usulan / keputusan rapat, dan keterangan. 3) Kaki notulen memuat : a) nama jabatan dan nama jelas penanda tangan risalah, b) nama jabatan dan nama jelas pembuat notulen.

Pedoman Penyusunan Regulasi

Format Notulen NOTULEN Rapat Hari / Tanggal Waktu Tempat No

: : : : Pokok Bahasan

Usulan / Keputusan

Mengetahui, Nama Jabatan

Notulis,

Nama Jelas

Nama Jelas

Pedoman Penyusunan Regulasi

Keterangan

1

Pedoman Penyusunan Regulasi

2

s. Data Pribadi pada Surat Elektronik Format Data Pribadi:

RB Hariprasetio Marketing Manager 0816838099 / 0818838099

RS Royal Progress Jl. Danau Sunter Utara, Level 8 Sunter Paradise 1 Jakarta-Utara 14350 Indonesia Ambulance & Emergency: +6221 6511008 Main line: +6221 6400261 Ext. 1026 www.royalprogress.com Mau ikut mailing list “Monthly Health Updates” dan mendapatkan informasi kesehatan terkini? E-mail nama lengkap, #HP dan e-mail Anda ke customer service [email protected]

Pedoman Penyusunan Regulasi

BAB III PENYUSUNAN NASKAH RUMAH SAKIT ROYAL PROGRESS A. Penyusunan naskah regulasi di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut : 1. Pedoman Pengetikan pedoman dengan ketentuan sebagai berikut : a. Pengesahan dokumen pedoman oleh Direktur RS Royal Progress dengan dibuat menggunakan kertas HVS ukuran A4 – 80 gram berlogo RS Royal Pogress. b. Isi panduan menggunakan kertas HVS ukuran A4 – 80 gram. c. Besar batas atas-bawah-kiri-kanan yang dipakai adalah 2 ; 1,5 ; 2,5 ; 2 cm atau 0,8 ; 0,6 ; 1 ; 0,8 inchi. d. Jenis huruf yang digunakan adalah Times News Roman dengan ukuran 11 dan lebar spasi sebesar 1 spasi. e. Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus (block style) dan penulisan judul dokumen maka yang digunakan adalah posisi sejajar di tengah. f. Penulisan nomor halaman di pojok kanan bawah. 2.

Panduan Pengetikan panduan dengan ketentuan sebagai berikut : a. Pengesahan dokumen panduan oleh Direktur RS Royal Progress dengan dibuat menggunakan kertas HVS 80 gram dengan ukuran 16,5 cm x 21,5 cm, yang pada bagian atas dicantumkan logo RS Royal Progress. b. Isi panduan menggunakan kertas HVS 80 gram dengan ukuran 16,5 cm x 21,5 cm. c. Besar batas atas-bawah-kiri-kanan yang dipakai adalah 2 ; 2 ; 22 ; 1,27 cm atau 0,8 ; 0,8 ; 0,8 ; 0,5 inchi.

Pedoman Penyusunan Regulasi

d. Jenis huruf yang digunakan adalah Times News Roman dengan ukuran 11 dan lebar spasi sebesar 1 spasi. e. Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus (block style) dan penulisan judul dokumen maka yang digunakan adalah posisi sejajar di tengah. f. Penulisan nomor halaman di pojok kanan bawah. 3.

Kebijakan Pengetikan kebijakan dengan ketentuan sebagai berikut : a. Menggunakan kertas HVS ukuran A4 - 80 gram berlogo RS Royal Progress. b. Besar batas atas-bawah-kiri-kanan yang dipakai adalah 2 ; 1,5 ; 2,5 ; 2 cm atau 0,8 ; 0,6 ; 1 ; 0,8 inchi. c. Jenis huruf yang digunakan adalah Times News Roman dengan ukuran 11 dan lebar spasi sebesar 1 spasi. d. Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus (block style) dan penulisan judul dokumen maka yang digunakan adalah posisi sejajar di tengah.

4.

Standar Prosedur Operasional a. Menggunakan kertas HVS ukuran A4 - 80 gram b. Jenis huruf yang digunakan adalah Times News Roman dengan ukuran 11 dan lebar spasi sebesar 1 spasi dan untuk penulisan judul SPO adalah menggunakan huruf kapital (Bold).

B. Penyusunan naskah dalam bentuk surat di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut : 1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran.

Pedoman Penyusunan Regulasi

2. Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. Jika dalam menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari. 3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tatacara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi. 4. Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang bersangkutan : a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima. b. Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima, dan c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja. 5. Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengirim surat yang berlaku di Rumah Sakit Royal Progress dan segera dikirim setelah ditandatangani. 6. Penggandaan/Salinan Surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam “Tembusan”. Salinan surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut : a. Salinan Tembusan adalah Salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait. b. Salinan Laporan adalah salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang, dan. c. Salinan untuk arsip adalah salinan surat yang disimpan untuk kepentingan pengelolaan arsip. 7. Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.

Pedoman Penyusunan Regulasi

8. Tingkat Keamanan. a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Royal Progress. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Royal Progress. b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Royal Progress. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan Rumah Sakit Royal Progress. c. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya. 9. Kecepatan penyampaian. a. Amat Segera/Kilat, surat harus diselesaikan/ dikirim / disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam; b.Segera, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; dan c. Biasa, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan kurir, batas waktu 5 hari. 10.Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat. Jika surat tersebut dibuat salinan, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli. 11.Penggunaan Kertas Surat. Kertas yang digunakan adalah HVS ukuran A4 - 80 gram dan berlogo Rumah Sakit Royal Progress atau disesuaikan dengan

Pedoman Penyusunan Regulasi

kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan; 12.Pengetikan sarana adminstrasi dan komunikasi perkantoran a. Besar batas atas-bawah-kiri-kanan yang dipakai adalah 2 ; 1,5 ; 2,5 ; 2 cm atau 0,8 ; 0,6 ; 1 ; 0,8 inchi. b. Jenis huruf yang digunakan adalah Times News Roman dengan ukuran 11 dan lebar spasi sebesar 1 spasi. c. Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus (block style) dengan sedikit penyesuaian yaitu posisi rata kiri kecuali untuk penulisan tanggal posisi yang digunakan adalah posisi rata kanan dan penulisan judul pada jenis surat tertentu maka yang digunakan adalah posisi sejajar di tengah. d. Pemakaian huruf tebal diatur sendiri tergantung pada jenis surat. C. Penulisan data pribadi pada surat elektronik 1. Jenis huruf yang dipakai : Calibri. 2. Nama lengkap dan gelar dituliskan dengan ukuran 11 dan digelapkan (bold). 3. Jabatan dituliskan tepat dibawah nama lengkap menggunakan ukuran 9. 4. Dibawah nama dapat diberikan no telephon genggam. 5. Diberi jarak 1 paragraf dibawahnya sebelum nama RS dengan font 9 dan digelapkan (bold). 6. Dibawah nama RS disusul dengan alamat lengkap & kode pos juga menggunakan ukuran font 9. 7. Lalu kembali diberi jarak 1 paragraf untuk tulisan Ambulance & Emergency dengan font 9 dan digelapkan (bold). 8. Dibawahnya disusul dengan telp utama RS & nomer ekstensi 9. Jarak 1 paragraf lagi lalu dituliskan website : www.royalprogress.com 10. Dan dilanjutkan dengan keterangan untuk mendapatkan “Info bulanan”.

Pedoman Penyusunan Regulasi

11. Instalasi terkait : Seluruh Departemen. D. Bentuk Stempel Rumah Sakit Royal Progress Stempel yang diakui sebagai stempel Rumah Sakit Royal Progress terdiri dari 3 bentuk, yaitu : 1. Stempel Resmi Rumah Sakit Bentuk : 1) Logo Rumah Sakit Royal Progress yaitu berbentuk lingkaran dengan ukuran diameter 12 cm yang didalamnya terdapat simbol mengilustrasikan motto Rumah Sakit Royal Progress yaitu “ Melayani Dengan Penuh Cinta Kasih”. 2) Rumah Sakit ditulis dengan ukuran huruf 11 dan jenis huruf Times New Roman; Royal Progress ditulis dengan ukuran huruf 12 dan jenis huruf Times New Roman-Bold; Motto Rumah Sakit Royal Progress ditulis dengan ukuran huruf 10 dan jenis huruf Times New Roman-Italic. 3) Rumah Sakit diposisikan di samping logo dengan penulisan rumah sakit di baris pertama dan Royal Progress di baris ke dua. Warna

: Warna tinta yang digunakan dalam pemakaian stempel adalah warna biru

Penerbitan : Bagian Sekretariat.

Gambar

Pedoman Penyusunan Regulasi

12 mm

2. Stempel Jabatan Bentuk

:1) Logo RS Royal Progress yaitu yaitu berbentuk lingkaran dengan ukuran diameter 12 cm yang didalamnya terdapat simbol mengilustrasikan motto Rumah Sakit Royal Progress yaitu “ Melayani Dengan Penuh Cinta Kasih”. 2) Nama Jabatan ditulis dengan ukuran huruf 10 dengan jenis huruf Times New Roman. 3) Rumah Sakit ditulis dengan ukuran huruf 11 dan jenis huruf Times New Roman; Royal Progress ditulis dengan ukuran huruf 12 dan jenis huruf Times New Roman-Bold; Motto Rumah Sakit Royal Progress ditulis dengan ukuran huruf 10 dan jenis huruf Times New Roman-Italic. 4) Nama Jabatan diposisikan di samping logo dengan urutan nama jabatan di baris pertama, rumah sakit di baris kedua, dan Royal Progress di baris ke tiga.

Warna

: Warna tinta yang digunakan dalam pemakaian stempel adalah warna biru Penerbitan : Masing-masing unit kerja Rumah Sakit Royal Progress Gambar

Pedoman Penyusunan Regulasi

Direksi

12 mm

3. Stempel Unit Kerja Bentuk : 1) Logo RS Royal Progress yaitu yaitu berbentuk lingkaran dengan ukuran diameter 12 cm yang didalamnya terdapat simbol mengilustrasikan motto Rumah Sakit Royal Progress yaitu “ Melayani Dengan Penuh Cinta Kasih”. 2) Nama Unit Kerja ditulis dengan ukuran huruf 10 dengan jenis huruf Times New Roman. 3) Rumah Sakit ditulis dengan ukuran huruf 11 dan jenis huruf Times New Roman; Royal Progress ditulis dengan ukuran huruf 12 dan jenis huruf Times New Roman-Bold; Motto Rumah Sakit Royal Progress ditulis dengan ukuran huruf 10 dan jenis huruf Times New Roman-Italic. 4) Nama unit kerja diposisikan di samping logo dengan urutan nama unit kerja di baris pertama, rumah sakit di baris kedua, dan Royal Progress di baris ke tiga. Warna

: Warna tinta yang digunakan dalam pemakaian stempel adalah warna biru

Penerbitan

: Masing-masing unit kerja Rumah Sakit Royal Progress

Gambar

Pedoman Penyusunan Regulasi

Laboratorium

12 mm

E. Sampul Naskah Rumah Sakit Royal Progress Sampul naskah Rumah Sakit Royal Progress bertuliskan logo Rumah Sakit Royal Progress pada bagian kiri atas dan pada bagian bawah sampul naskah bertuliskan alamat, nomor telepon, nomor faximile serta situs Rumah Sakit Royal Progress.

ukuran 11x23 cm dengan identitas Rumah Sakit Royal Progress di pojok kiri atas.

F. Bentuk dan ukuran kertas berlogo RS Royal Progress

Pedoman Penyusunan Regulasi

Logo Rumah Sakit Royal Progress

Kertas A4 - 80 gr

Alamat, nomor telepon, faksimili dan situs Rumah Sakit Royal Progress G. Jenis dan kewenangan penandatanganan naskah di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress a. Direktur Rumah Sakit Royal Progress menandatangani naskah di lingkungan Rumah Sakit dalam bentuk dan susunan regulasi serta dalam bentuk surat yang materinya memuat kebijaksanaan dan atas pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi; b. Naskah di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan untuk kebutuhan komunikasi internal dan eksternal Rumah Sakit Royal Progress. H. Pembubuhan paraf. Naskah di lingkungan Rumah Sakit Royal Progresss sebelum ditandatangani oleh Direktur harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang untuk ikut bertanggung jawab karena tugas pokok dan fungsinya atau terkait dengan tugasnya, yakni disebelah kanan nama yang berwenang menandatangani naskah. I. Penggunaan a.n, dan Plh.

Pedoman Penyusunan Regulasi

Dalam hal Direktur Rumah Sakit Royal Progress memberikan mandat penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka penggunaan a.n. yaitu sebagai berikut : a. a.n. (atas nama, di tulis a huruf kecil dan n huruf kecil ) dipergunakan jika yang berwenang menandatangani (pejabat setingkat dibawahnya) telah mendapat mandat dari pejabat atasannya, dan pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap berada ditangan yang memberikan mandat. Pejabat yang menandatangani dapat diminta pertanggungjawabannya tentang isi surat dimaksud oleh yang memberi mandat; b. Pelaksana Harian (Plh), ditulis di depan nama jabatan yang menjadi wewenangnya. CONTOH PENANDATANGANAN DAN PENGGUNAAN a.n. (atas nama) 1. Penandatanganan Naskah di lingkungan Rumah Sakit Royal Progress Oleh Direktur RS Royal Progress DIREKTUR,

:

NAMA JELAS 2. Penggunaan “a.n.” a.n. DIREKTUR

NAMA JELAS

Pedoman Penyusunan Regulasi

:

J. Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat 1. Pengertian. a. Yang dimaksud dengan perubahan adalah mengubah sebagian dari suatu naskah dinas. Dalam hal ini harus dibedakan dengan pengertian ralat yaitu merubah kekeliruan kecil, misalnya salah ketik. b. Yang dimaksud dengan pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlaku lagi suatu naskah dinas terhitung mulai saat ditentukan dalam pencabutan tersebut. c. Yang dimaksud dengan pembatalan adalah suatu pernyataan yang dinyatakan bahwa suatu naskah dinas harus dianggap tidak pernah dikeluarkan. 2. Tatacara mengubah, mencabut atau membatalkan naskah. a. Naskah yang bersifat mengatur apabila diubah, dicabut atau dibatalkan harus dengan naskah yang sama jenisnya. Misalnya Peraturan harus dengan Peraturan. b. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan dan pembatalan adalah pejabat yang semula menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. c. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah ketik dikeluarkan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.

Pedoman Penyusunan Regulasi

BAB IV PENGENDALIAN NASKAH RUMAH SAKIT ROYAL PROGRESS

A. TANGGUNG JAWAB 1. Direktur RS Royal Progress bertanggung jawab atas pengesahan dokumen internal, 2. Para Manajer bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi dokumen dan/atau pengubahan dokumen, 3. Para Kepala Instalasi/Kepala Unit bertanggung jawab atas materi usulan pembuatan/atau pengubahan dokumen, 4. Sekretariat bertanggung jawab atas penyimpanan dokumen dan pelaksanaan pemusnahan dokumen, 5. Ketua Panitia Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP) RS Royal Progress bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen, pengidentifikasian, pemeriksaan dokumen. B. PENGESAHAN DOKUMEN 1. Keefektifan dan kesesuaian dokumen yang telah disusun, ditinjau dan dievaluasi jika telah sesuai, ditandatangani dan dicantumkan tanggal efektifnya. 2. Tanggung jawab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen sesuai tabel berikut: Level Jenis Dokumen 1

2

Keputusan Direktur,

Disiapkan Oleh

Diperiksa

Ditetapkan

Sekretariat

Oleh Ketua

Oleh Direktur RS

Instruksi Direktur, Surat

Panitia

Edaran Direktur. Kebijakan, Panduan, Manajer terkait

PMKP Ketua

Pedoman Penyusunan Regulasi

Direktur RS

Pedoman, 3

SPO

dan

Formulir Perjanjian/MOU

Panitia Manajer/Panitia

PMKP Direktur

AdHoc terkait

Pemilik RS

/ Direktur/ Pemilik RS

Khusus untuk dokumen Level 2 yang sudah berjalan, tidak perlu diganti formatnya sementara yang baru harus mengikuti aturan. C. IDENTIFIKASI DOKUMEN 1. Diberi nomor identifikasi yang unik pada setiap dokumen yang diterbitkan untuk memudahkan mampu telusurnya. Identifikasi tiaptiap dokumen selain judul adalah dengan penomoran sebagai berikut : Penomoran : Kode AAA BBB

AAA/BBB/CCC/DDD/EE Nomor urut dokumen Kode

jenis

dokumen Peraturan Direktur Keputusan Direktur Instruksi Direktur Surat Edaran Standar Prosedur

CCC

Operasional Formulir Unit

PER SK I SE SPO F

yang

bertanggung jawab

terhadap

dokumen Direktur IGD

Pedoman Penyusunan Regulasi

DIR IGD

DDD

Farmasi Rekam Medis Radiologi Hemodialisa MCU Gizi Logistik Umum Logistik Farmasi IRNA IRJ ICU Kamar Operasi Keuangan Customer Service Pembelian SDM Sekretariat Marketing Sales Umum Identitas RS :

EE

RSRP Bulan dikeluarkan

FF

(angka) Tahun

FARM RM RAD HD MCU Gizi LU LF IRNA IRJ ICU KO KEU CS PEMB SDM SEKRE MRKT S UM

dikeluarkan (angka) Contoh

Keputusan

XX/SK/DIR/RSRP/I/2013

Direktur 2. Khusus untuk Dokumen Perjanjian mengikuti penomoran dari Pemilik RS (Yayasan Progress).

Pedoman Penyusunan Regulasi

3. Dokumen awal yang baru diterbitkan diberi nomor revisi “00”. Bila terjadi revisi / perubahan, nomor revisi / perubahannya naik satu hitungan. 4. Dokumen yang berasal dari luar RSRP diidentifikasi dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal (F/PMKP/RSRP/01/05/2013) dan diberikan status pengendalian dokumen (Dokumen Terkendali, Dokumen Tidak Terkendali, dan Kadaluarsa) D. PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN 1. Dokumen terdiri dari dokumen terkendali dan dokumen tidak terkendali. Penggandaannya dilakukan dengan membubuhkan cap Master pada Cover/ Halaman depan dokumen asli. 2. Dokumen final dalam bentuk dokumen komputer (soft copy) disimpan tersendiri untuk dipergunakan apabila terjadi perubahan / revisi atas dokumen yang sudah disahkan. 3. Penggandaan dokumen terkendali dilakukan sebanyak jumlah penerimanya yang dituangkan pada Formulir Daftar Distribusi Dokumen (F/PMKP/RSRP/03/05/2013). 4. Diberi cap / stempel berwarna Biru pada setiap halaman depannya/cover dengan tulisan “DOKUMEN TERKENDALI”. 5. Untuk dokumen tidak terkendali, penggandaan dilakukan dengan persetujuan resmi Direktur. Pada halaman depan / cover dokumen tidak terkendali diberi cap / stempel bertuliskan “DOKUMEN TIDAK TERKENDALI” berwarna biru. 6. Dokumen hanya diberikan kepada kelompok kerja atau organisasi lain yang berkepentingan dengan dokumen tersebut dengan persetujuan Direktur. 7. Ketua PMKP bertanggung jawab dalam penerbitan dokumen internal dan selalu diperiksa keabsahan, nomor, revisi dan jumlah halamannya. 8. Penyimpanan dan pengendalian dokumen asli / master dilakukan oleh SEKRETARIAT.

Pedoman Penyusunan Regulasi

9. Semua dokumen asli dicatat di dalam dokumen Formulir Daftar Induk Dokumen Internal (F/PMKP/RSRP/01/05/2013). E. PEMELIHARAAN DOKUMEN 1. Ketua Panitia PMKP secara berkala, 1 tahun sekali, mengidentifikasi kesesuaian semua dokumen yang digunakan. 2. Apabila ditemukan dokumen yang tidak sesuai dan atau sudah tidak berlaku, maka Ketua Panitia PMKP menarik dokumen tersebut, diberi cap TIDAK BERLAKU dan diganti dengan dokumen yang sesuai dan mutakhir. 3. Ketua Panitia PMKP menyerahkan dokumen yang sudah tidak berlaku ke Sekretariat untuk penyimpanan atau pemusnahan sesuai dengan kategorinya. F. PERUBAHAN DOKUMEN 1. Unit yang terlibat pada suatu proses dapat mengajukan usulan perubahan dokumen internal yang diperkirakan mengakibatkan penyimpangan/masalah terhadap kinerja . 2. Usulan diajukan kepada Panitia PMKP, dengan menggunakan Formulir Permintaan Perubahan Dokumen (F/PMKP/RSRP/06/05/2013). 3. Semua usulan dievaluasi sesuai dengan jenis permintaannya dan alasan perubahan yang disampaikan. 4. Untuk perubahan yang bersifat redaksional/ atau penambahan keterangan tanpa mengubah substansi dan maksud daripada isi materi tidak dilakukan perubahan nomor revisi, hanya di catat dalam Catatan Perubahan Dokumen. 5. Dokumen yang telah direvisi didistribusikan ke unit terkait dengan menggunakan Formulir Pengiriman dan Pengambilan Dokumen (F/PMKP/RSRP/04/05/2013) yang dilengkapi dengan Formulir Catatan Perubahan Dokumen (F/PMKP/RSRP/07/05/2013).

Pedoman Penyusunan Regulasi

6. Revisi dapat dilakukan sampai revisi 100, setelah itu dokumen harus diterbit ulang dan kembali ke revisi 00. 7. Penomoran formulir yang direvisi dilakukan dengan menambahkan perubahan nomor revisi. Contoh Revisi F/SEKRE/RSRP/04/05/2013 (Rev.01). 8. Semua dokumen yang diganti dengan revisi terbaru dan dokumen yang tidak berlaku dikembalikan pada SEKRETARIAT. 9. Dokumen kadaluarsa yang berasal dari master dokumen diberi cap / stempel “KADALUARSA” berwarna biru dan tetap dipelihara untuk satu atau dua kali periode (5 – 10 tahun) perubahan sedangkan dokumen lama dokumen yang terkendali yang tersebar ditarik / untuk dimusnahkan. 10. Khusus untuk dokumen eksternal yang dicap salinan terkendali, apabila mengalami perubahan, Dokumen yang sudah mengalami perubahan ditarik, dipisahkan dan dimusnahkan atau jika disimpan diberi identifikasi kadaluarsa. G. PEMUSNAHAN DOKUMEN 1. Ketua Panitia PMKP mengidentifikasi dan mengusukan pemusnahan dokumen yang tidak berlaku dan disampaikan kepada Kepala Unit masing-masing melalui memo. 2. Ketua Panitia PMKP menyampaikan usulan pemusnahan dokumen yang telah disetujui oleh Kepala Unit masing-masing kepada Direktur. 3. Atas perintah Direktur, staf sekretariat melaksanakan pemusnahan dokumen dan membuat berita acara pemusnahan dengan mengisi Formulir Berita Acara Pemusnahan ((F/PMKP/RSRP/09/05/2013) dengan melampirkan daftar dokumen yang dimusnahkan. 4. Pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah atau dijadikan bubur kertas, atau cara lain sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.

Pedoman Penyusunan Regulasi

5. Dokumen yang dimusnahkan direkam deengan menggunakan Daftar dokumen yang Dimusnahkan (F/PMKP/RSRP/10/05/2013). H. MONITORING DAN EVALUASI DOKUMEN PERJANJIAN 1. Dokumen Perjanjian di monitor masa berlakunya secara berkala untuk menjamin kontinuitas pelayanan dengan menggunakan Formulir Catatan Monitoring Dokumen Perjanjian (F/PMKP/RSRP/08/05/2013). 2. Dokumen Perjanjian di evaluasi secara berkala (minimal 6 bulan 1 kali) oleh Manajer terkait dan melaporkan kepada Direktur RS. Hasil evaluasi di dokumentasikan oleh Sekretariat dengan menggunakan Formulir Catatan Monitoring Dokumen Perjanjian (F/PMKP/RSRP/03/05/2013). I. FORM YANG DIGUNAKAN 1. Formulir Daftar Induk Dokumen Internal (F/PMKP/RSRP/01/05/2013) 2. Formulir Daftar Induk Dokumen Eksternal (F/PMKP/RSRP/02/05/2013) 3. Formulir Daftar Distribusi Dokumen (F/PMKP/RSRP/03/05/2013) 4. Formulir Pengiriman dan Pengembalian (F/PMKP/RSRP/04/05/2013)

Dokumen

5. Formulir Daftar Rekaman (F/PMKP/RSRP/05/05/2013) 6. Formulir Permintaan Perubahan Dokumen (F/PMKP/RSRP/06/05/2013) 7. Formulir Catatan Perubahan Dokumen (F/PMKP/RSRP/07/05/2013) 8. Formulir Catatan Monitoring (F/PMKP/RSRP/08/05/2013)

Pedoman Penyusunan Regulasi

Dokumen

Perjanjian

9. Formulir Berita Acara Pemusnahan (F/PMKP/RSRP/09/05/2013) 10. Formulir Daftar dokumen (F/PMKP/RSRP/10/05/2013)

yang

Dimusnahkan

Direktur, Dr. Djoti Atmodjo, SpA, MARS

Pedoman Penyusunan Regulasi