February 14, 2017 | Author: Yuliana Supriyadi | Category: N/A
PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT KEUANGAN
2016
Jl. Raya Manyar no. 9 Surabaya Phone 031-5999339, 5999369 Fax 031-5995284 www.rsbs.co.id Email
[email protected]
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .......................................................................................................................... BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................... BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT............................................................. BAB III VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RUMAH SAKIT ................... BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT ................................................... BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA......................................................... BAB VI URAIAN JABATAN ............................................................................................ BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA ............................................................................... BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL ................................ BAB IX KEGIATAN ORIENTASI .................................................................................... BAB X PERTEMUAN/RAPAT ........................................................................................ BAB XI PELAPORAN ......................................................................................................
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
2
i 1 4 10 11 12 13 19 23 31 33 34
LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT BEDAH SURABAYA NOMOR : TANGGAL :
PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT KEUANGAN RUMAH SAKIT BEDAH SURABAYA
BAB I PENDAHULUAN Persaingan global dalam industri pelayanan jasa kesehatan semakin ketat. Rumah sakit di luar negeri seperti di Singapura dan Malaysia masih menjadi pilihan pertama bagi pasien kelas atas yang membutuhkan penanganan pembedahan. Pasien lebih memilih pelayanan rumah sakit di luar negeri meskipun dengan biaya relatif lebih mahal. Menyikapi hal tersebut, Rumah Sakit Bedah Surabaya hadir dengan visi menjadi rumah sakit pilihan masyarakat dalam pelayanan pembedahan yang mampu bersaing secara global. Perkembangan pada tahun 2015 menuntut Rumah Sakit Bedah Surabaya harus menyesuaikan dan mengikuti perkembangan tehnologi kedokteran yang semakin cepat serta persaingan antar Rumah Sakit yang semakin ketat, maka faktor pelayanan prima harus menjadi fokus utama agar Rumah Sakit Bedah Surabaya mampu eksis dan tumbuh berkembang menjadi Rumah Sakit Pilihan Utama Masyarakat. Rumah Sakit Bedah Surabaya telah menetapkan target produksi dan target laba/rugi rumah sakit sebagaimana tersebut dalam Rencana Kerja dan Anggaran Rumah Sakit Bedah Surabaya tahun 2016 yang telah disyahkan oleh Direksi dan Komisaris PT. Besturi Delta Medika tertanggal 19 Januari 2016. Dalam mencapai target produksi maupun laba/rugi perusahaan yang dimaksud, diperlukan program kerja tahun 2016 sebagai dasar pelaksanaan kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap unit pelayanan/unit kerja yang ada di Rumah Sakit Bedah Surabaya. Unit keuangan di Rumah Sakit Bedah Surabaya membuat laporan cashflow setiap minggunya dimana didalamnya berisi data, informasi dan petunjuk untuk membantu pimpinan rumah sakit dalam merencanakan, mengendalikan dan mengawasi seluruh kegiatan agar mutu pelayanan dapat dipertahankan atau ditingkatkan pada tingkat pembiayaan yang wajar. Sistem keuangan Rumah Sakit yang merupakan salah satu kegiatan dari manajemen keuangan adalah salah satu sasaran pertama yang harus diperbaiki agar dapat memberikan data dan informasi yang akan mendukung para manajer Rumah Sakit dalam pengambilan keputusan maupun pengamatan serta pengendalian kegiatan Rumah Sakit. Target kedepan, Unit Keuangan bisa menyediakan melakukan pembayaran kepada supplier secara tepat waktu, dan pelayanan pembayaran pasien secara cepat dan tepat.
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
3
BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT Rumah Sakit Bedah Surabaya adalah rumah sakit yang menyelenggarakan kegiatan jasa pelayanan kesehatan umum, khususnya bedah. Rumah Sakit Bedah Surabaya teretak di Jalan Raya Manyar No. 9 Surabaya Jawa Timur. Rumah Sakit Bedah Surabaya merupakan milik PT. Besturi Delta Medika yang didirikan pada tahun tanggal 8 Agustus 2008 yang dilegalisasi dengan Surat Izin Dinas Kesehatan No.503.445/50739/004/REK/436.6.3/XI/2010. Rumah Sakit Bedah Surabayapertama kali beroperasi pada tanggal 27 April 2011 setelah mendapat Izin Uji Coba Penyelenggaraan Rumah Sakit Khusus No.503.445/70472/0033/IP.URS/436.6.3/XI/2010 dan diresmikan oleh Walikota Surabaya periode tersebut Ibu Tri Rismaharini. Status Rumah Sakit Bedah Surabaya adalah rumah sakit khusus bedah swasta murni. Logo rumah sakit adalah Pisau Bedah sebagai simbol keselamatan, lilitan pita berbentuk huruf S dan bertuliskan RSBS adalah simbol kekuatan dan kesatuan Rumah Sakit Bedah Surabaya. Warna orange adalah simbol profesionalisme dan warna abu-abu melambangkan stabilitas, tegas, handal, berkarakter dan memberi rasa aman. Rumah Sakit Bedah Surabaya mengutamakan mutu dan keselamatan pasien dalam setiap pelayanan kesehatan yang ditawarkan. Salah satu tujuan pendirian Rumah Sakit Bedah Surabaya adalah memenuhi kebutuhan pasien terkait pelayanan medis pembedahan yang selama ini banyak menggunakan jasa pelayanan medis pembedahan di luar negeri. Rumah Sakit Bedah Surabaya dalam menyelenggarakan peran dan fungsinya senantiasa menjunjung tinggi etika, profesionalisme, rasa sosial dan semangat kemanusian serta dilandasi hati nurani. Sehingga diharapkan Rumah Sakit Bedah Surabaya dapat menjadi rumah sakit berstandar internasional sebagai pilihan masyarakat, sesuai dengan visi Rumah Sakit Bedah Surabaya. Dalam mendukung pelayanan bagi masyarakat, Rumah Sakit Bedah Surabaya memberikan fasilitas pelayanan dan sarana prasarana sebagai berikut : 1. Poliklinik Rawat Jalan Poliklinik rawat jalan di Rumah Sakit Bedah Surabaya melyani rawat jalan yang terdiri dari: a. Spesialis Bedah Umum b. Spesialis Bedah Digestive c. Spesialis Bedah Orthopaedi d. Spesialis Bedah Urologi e. Spesialis Bedah Plastik f. Spesialis Bedah Onkologi g. Spesialis Bedah Saraf h. Spesialis Bedah TKV i. Spesialis Bedah Anak j. Spesialis Bedah Mulut, Konservasi gigi dan pedodontie k. Spesialis Kandungan l. Spesialis Mata m. Spesialis Jantung n. Spesialis Penyakit Dalam dan Nefrologi o. Spesialis Bedah Kepala Leher p. Spesialis Rehab Medik 2. Kapasitas Ruang ICU, HD, dan RR
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
4
Rumah Sakit Bedah Surabaya menyediakan layanan rawat inap bagi pasien. Rawat inap Rumah Sakit Bedah Surabaya memiliki rincian ruang perawatan sebagai berikut: No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Kelas
Nama Kamar
Jumlah Kamar
VVIP Platinum A VVIP Platinum B VIP Gold I Silver II Bronze A II Bronze B III Copper A III Copper B R. Isolasi III Babies R. Bersalin Jumlah R. Intensive Care Unit (ICU) R. Hemodialisa (HD) R. Recovery Room (RR) Total
1 1 3 7 6 5 2 2 1 1 1 30 1 1 1 33
Jumlah Tempat Tidur 1 1 3 7 12 15 6 14 1 4 64 6 4 6 80
Sumber : Surat Keputusan Direktur No. 037/KEP/DIR/VII/2015
3. Kamar Operasi Rumah Sakit Bedah Surabaya memiliki fasilitas kamar operasi beserta recovery room, Central Sterile Supply Department (CSSD), dan One Day Care (ODC) dengan peralatan bedah mutakhir atau laparoscopy serta didukung oleh para dokter ahli spesialis bedah yang berkompeten dan profesional. Kamar operasi juga terdiri dari tim paramedis keperawatan yang bertugas membantu para dokter melakukan tindakan operasi kepada pasien. 4. Sarana dan Prasarana Medis danPenunjang Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No. 56 Tahun 2014 tentang Klasifikasi dan Perijinan Rumah Sakit, maka standar ketenagaan Rumah Sakit Umum Kelas B dibandingkan dengan ketersediaan jumlah tenaga di Rumah Sakit Bedah Surabaya tahun 2014 adalah sebagai berikut : STANDAR RS KONDISI No. URAIAN KELAS B (PMK RSBS SAAT 56/2014) INI I Pelayanan Rawat Jalan A. Umum 1 Meja periksa + + 2 Alat Diagnostik Dasar + + 3 Instrumen pengobatan dasar + + B. Spesialistik 1 1. Alat diagnostik spesialistik + + 2 2. Instrumen pengobatan spesialistik + + II Pelayanan Rawat Inap A Umum 1 Tempat tidur pasien dengan perlengkapannya + + 2 Oxygen + + 3 Troley pengobatan + + Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
5
No.
URAIAN
4 B 1 III A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 B 1
Troley emergency Bedah Spesialistik Peralatan disesuaikan dengan kebutuhan Ruang Bedah Peralatan Umum : Meja operasi standar Lampu operasi Peralatan anestesi + Monitor pasien Gas medik Suction Set bedah besar Meja instrumen DC Shock Diatermi Kontainer linen Kontainer / tromol instrument Peralatan Spesialistik : Disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing spesialis Peralatan Penunjang Air conditioner (AC) dengan positip pressure Hepa Filter Sterilisator Ruangan Jam Termometer ruangan Sistem pencegahan & penanggulangan kebakaran, antara lain : Alat Pemadam Api Ringan (APAR) Brankar OK Obat-obat dan alat penunjang lainnya Baju bedah dan kelengkapannya Linen Bak cuci tangan
C 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11
STANDAR RS KELAS B (PMK 56/2014) +
KONDISI RSBS SAAT INI +
+
+
+ + + + + + + + + + +
+ + + + + + + + + + +
+
+
+ + + + + +
+ + + + + +
+ + + + +
+ + + + +
Untuk memudahkan kinerja perawatan dan pengobatan, Rumah Sakit Bedah Surabaya menyediakan saarana penunjang medis antara lain: a. Farmasi (24 jam) b. Laboratorium (24 jam) c. Ambulans d. Radiologi (24 jam) e. USG Logic P5 f. CT Scan Hi Speed Dual g. ESWL h. Rehabilitasi Medik dan Fisioterapi i. Fasilitas Umum Rumah Sakit Bedah Surabaya memiliki beberapa fasilitas umum sebagai penunjang sarana prasarana yang ada. Adapun fasilitas umum yang terdapat di Rumah Sakit Bedah Surabaya antara lain backyard cafe, Automatic Teller Machine, musholla, minimarket dan lokasi parkir.
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
6
5. Sumber Daya Manusia Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No.56 tahun 2014 tentang Klasifikasi dan Perijinan Rumah Sakit, maka standar ketenagaan Rumah Sakit Umum Kelas B dibandingkan dengan ketersediaan jumlah tenaga di Rumah Sakit Bedah Surabaya adalah sebagai berikut : Standar PMK N Ketersediaan di RS Bedah Surabaya Jenis Ketenagaan 56 Th. 2014 o (orang) (orang) 1 Dokter Umum 12 8 2
Dokter Gigi Umum
3
2
3
Dokter Spesialis untuk setiap jenis Pelayanan Medik Spesialis Dasar
3
4
Dokter Spesialis untuk setiap jenis Pelayanan Medik Spesialis Penunjang
2
5
Dokter Spesialis untuk setiap jenis Pelayanan Medik Spesialis Lain
1
6
Dokter Subspesialis untuk setiap jenis Pelayanan Medik Subspesialis
1
Sp. Penyakit Dalam = 2 Sp. Obstetri & Ginekologi = 2 Sp. Bedah = 3 Sp. Anak = 1 Sp. Patologi Anatomi = 1 Sp. Patologi Klinik = 1 Sp. Anestesi = 4 Sp. Kedokteran Fisik & Rehabilitasi = 3 Sp. Saraf = 2 Sp. Paru = 1 Sp. Jantung dan Pembuluh Darah = 2 Sp. Bedah Digestif = 2 Sp. Bedah Kepala Leher = 1 Sp. Urologi = 5 Sp. Bedah Orthopaedi & Traumatologi 4 Sp. Bedah Saraf = 2 Sp. Bedah Plastik = 3 Sp. Telinga Hidung Tenggorok = 1 Sp. Mata = 5 Sp. Obstetri & Ginekologi Konsultan Fertilitas = 1
7
Dokter Gigi Spesialis untuk setiap jenis pelayanan Medik Spesialis Gigi Mulut
1
8
Apoteker Sebagai Instalasi Farmasi Tenaga Keperawatan
1
9 10
Kepala
Tenaga Non Kesehatan dan Tenaga Lain
Sesuai jumlah TT Sesuai kebutuhan RS
Sp. Bedah Mulut dan Maksilofasial = 1 Sp. Periodonsia = 2 Sp. Kedokteran Gigi Anak = 1 Sp. Konservasi Gigi = 2 1 72 orang perawat dengan jumlah 81 TT Sesuai Pola Ketenagaan RS Bedah Surabaya
BAB III VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RUMAH SAKIT Proses bisnis yang dijalankan oleh Rumah Sakit Bedah Surabaya (RSBS) selalu berpedoman pada penciptaan nilai bagi pasien. Hal ini sesuai dengan pandangan dan cita-cita yang tertuang dalam Visi “Menjadi Rumah Sakit Pilihan Masyarakat dalam pelayanan Pembedahan”.
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
7
Arahan Rumah Sakit Bedah Surabaya dalam mencapai cita-cita tersebut dinyataka dalam misi yaitu: 1 Membangun institusi pelayanan bedah dengan dukungan teknologi berstandar internasional; 2 Memberikan pelayanan optimal yang berorientasi pada pelanggan; 3 Menciptakan sumber daya manusia yang kompeten dan professional melalui pendidikan, pelatihan, dan penelitian; 4 Meningkatkan kesejahteraan stakeholder tanpa meninggalkan amalan kebajikan dan perikemanusiaan Falsafah Rumah Sakit Bedah Surabaya adalah “Growing for Caring People” yang berarti “Bertumbuh untuk Melayani Masyarakat”. Motto Rumah Sakit Bedah Surabaya adalah “Care, Correct, and Professional” yang berarti “Terdepan dalam Inovasi, Melayani dengan Sepenuh Hati”. Rumah Sakit Bedah Surabaya memiliki nilai dasar “Leading with Innovation, Caring with Compassion” yang masing-masing nilainya dapat dijelaskan sebagai berikut: 1 Melayani dengan penuh peduli; 2 a. Memberikan pelayanan sesuai kebutuhan customer dengan segera, akurat, benar, dan memuaskan; b. Menumbuhkan kepercayaan customer dan menciptakan rasa aman serta bebas dari bahaya, risiko serta keragu-raguan; 3 Memberikan pelayanan sesuai dengan perkembangan teknologi kedokteran mutakhir, dengan menyediakan sumber daya manusia yang berkompeten. Rumah Sakit Bedah Surabaya memberikan pelayanan optimal kepada masyarakat maka rumah sakit menjalankan fungsinya untuk : 1 Meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia yang berbasis kompetensi nasional dan internasional; 2 Terwujudnya pelayanan yang sesuai standar; 3 Meningkatnya kepercayaan pelanggan; 4 Tersedianya bangunan fisik dan peralatan sesuai standar untuk Rumah Sakit Khusus Bedah tipe B.
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
8
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT BEDAH SURABAYA PT. BESTURI DELTA MEDIKA
DIREKTUR RS BEDAH SURABAYA
WAKIL DIREKTUR PELAYANAN MEDIK KOMITE/ TIM RUMAH SAKIT 1. KOMITE PPI 2. KOMITE FARMASI DAN TERAPI 3. KOMITE K3 RS 4. KOMITE REKAM MEDIK 5. TIM KPRS 6. TIM PMKP 7. TIM PPI 8. TIM PROMOSI KESEHATAN RS
KELOMPOK STAF MEDIS (KSM)
KOMITE ETIK DAN HUKUM
KOMITE KEPERAWATAN
WAKIL DIREKTUR UMUM DAN KEUANGAN
KOMITE MEDIK
BEDAH
SUB KO MITE KREDENSIAL
SUB KO MITE KREDENSIAL
NO N BEDAH
SUB KO MITE MUTU PRO FESI
SUB KO MITE MUTU PROFESI
SUB KO MITE ETIKA DAN DISIPLIN PRO FESI
SUB KOMITE ETIKA DAN DISIPLIN PRO FESI
MANAJ ER SATUAN PENGAWASAN INTERNAL (SPI)
MANAJ ER PENELITIAN, PENGEMBANGAN BISNIS DAN SIRS
MANAJ ER HUKUM DAN ADMINISTRASI
PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN BISNIS
HUKUM DAN ORTALA
SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT(SIRS)
SEKRETARIAT
REKAM MEDIS
MANAJ ER PENUNJ ANG MEDIS
FARMASI
MANAJ ER CRITICAL CARE
MANAJ ER RAWATJ ALAN DAN RAWAT INAP
IGD
RADIOLOGI
KAMAR OPERASI
LABORATORIUM
ICU
RAWATJ ALAN DAN REHABILITASI MEDIK
RAWATINAP LT.2
MANAJ ER PELAYANAN DAN KEPERAWATAN
ASUHAN PELAYANAN KEPERAWATAN
MUTU KETENAGAAN KEPERAWATAN
MANAJ ER UMUM
MANAJ ER KEUANGAN
MANAJ ER PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PENGADAAN RUTIN DAN RETAIL
KEUANGAN
MANAJ EMEN SDM
IPSRS
AKUNTANSI
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
SANITASI & HOUSEKEEPING RAWATINAP LT.3
MANAJ ER PEMASARAN
PEMASARAN
PENGELOLAAN KERJ ASAMA PERUSAHAAN DAN ASURANSI
CUSTOMER CARE DAN HUMAS
GIZI KLINIK DAN F&B
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
9
Ditetapkan di Pada tanggal
: Surabaya : April 2016
PT BESTURI DELTA MEDIKA DIREKTUR UTAMA
ABDUL RAZAK BAWAZIR. dr., Sp.B., M.Sc., FINACS
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
10
BAB V VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN UNIT KERJA
1.
a. b. c. d. 2.
3.
Unit Keuangan dalam pelaksanaan tugasnya berpedoman pada Visi dan Misi Rumah Sakit yang dijabarkan dalam Visi dan Misi Unit Kerja sebagai berikut: Visi Unit Keuangan Sebagai unit yang mengelola keuangan secara professional dan akuntabel, guna mewujudkan manajemen keuangan Rumah Sakit Bedah Surabaya yang efektif dan efisien. Misi Unit Keuangan Untuk mencapai Visi tersebut maka Unit Keuangan Rumah Sakit Bedah Surabaya berupaya melakukan misi sebagai: Menciptakan fungsi pelaksanaan anggaran yang efektif Memberikan pelayanan pembayaran pasien secara cepat dan tepat Mewujudkan pengelolaan kas yang efisien dan optimal; dan Mewujudkan tertib administrasi laporan keuangan yang cepat, tepat, dan akuntabel. Falsafah Unit Keuangan Falsafah unit Keuangan adalah “Pengelolaan Keuangan berdasarkan Standar Akuntansi Keuangan dimana semua sudah diatur didalamnya” Nilai Unit Keuangan Nilai yang ditekankan pada unit Keuangan adalah: a. Tepat Waktu b. Relevan c. Profesional
d. Efektif e. Efisien 4. Tujuan Unit Keuangan Tujuan unit Keuangan adalah a. Menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja serta perubahan posisi keuangan bagi manajemen. b. Terselenggaranya pengambilan keputusan yang tepat dan akurat sesuai dengan kondisi Keuangan c. Mengarahkan dan mengontrol secara efektif sumber daya manusia dan faktor produksi lainnya.
BAB VI STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA Struktur Unit Keuangan adalah sebagai berikut:
Direktur
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
11
SKMW tu a a p s fdn e iaPK r jve a U il rs a m ok rs u a m n a & APiK r e d n ucm d ia l ia n p g i a s t n ar an s i U m Gambar 2. Struktur Organisasi Unit Keuangan
Unit Keuangan dipimpin oleh pejabat setingkat supervisor. Supervisor Keuangan bertanggungjawab kepada Manajer Keuangan yang dalam alur organisasi bertanggungjawab kepada Wakil Direktur Umum dan Keuangan dan kemudiaan secara vertikal bertanggungjawab ke Direktur.. Unit Keuangan mengelola 2 (dua) tugas utama yakni Pelayanan Pembayaran (Kasir) dan Kas Kecil & Honorarium, Kas Pendapatan, serta Administrasi Umum & Keuangan. .
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
12
BAB VII URAIAN JABATAN 1. URAIAN JABATAN MANAJER KEUANGAN a. Tanggung Jawab
: Bertanggung jawab dalam memastikan pengelolaan keuangan dan akuntansi berjalan dengan lancar.
b. Wewenang
:1. Mengusulkan program kerja dan anggaran bagian keuangan dan akuntansi 2. Mengusulkan SPO pelayanan bagian keuangan dan akuntansi kepada Wakil Direktur Umum dan Keuangan untuk direkomendasikan kepada Direktur 3. Melakukan analisis kebutuhan tenaga di bagian keuangan dan akuntansi Melakukan analisis kebutuhan tenaga di bagian keuangan dan akuntansi 4. Mengusulkan mutasi, rotasi, promosi dan demosi di bagian keuangan dan akuntansi Mengusulkan mutasi, rotasi, promosi dan demosi di bagian keuangan dan akuntansi 5. Melakukan kontrol usulan Diklat SDM di bagian keuangan dan akuntansi 6. Memberi penilaian kinerja bawahan di bagian keuangan dan akuntansi 7. Memberi ijin cuti/bawahan di bagian keuangan dan akuntansi 8. Melakukan analisis kebutuhan sarana prasarana di bagian keuangan dan akuntansi
c. Uraian Tugas
:
d. Ukuran Kinerja
:
e. Kualifikasi
:1. Minimal sarjana keuangan/akuntansi 2. S2 Bidang Keuangan/Rumah Sakit
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Menyusun program kerja dan anggaran Bagian Keuangan Menyusun SPO pelayanan di Bagian Keuangan Mengikuti rapat rutin rumah sakit Mengadakan rapat rutin dengan bawahan Melakukan analisis permasalahan di Bagian Keuangan Menyelesaikan masalah di Bagian Keuangan Supervisi dan monitoring pelaksanaan program kerja di Bagian Keuangan 8. Supervisi, monitoring dan pembinaan kepada bawahan terkait pelaksanaan tugas di Bagian Keuangan 9. Mengevaluasi kinerja dan anggaran Bagian Keuangan 10. Mengevaluasi kinerja bawahan di Bagian Keuangan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Program kerja dan anggaran SPO pelayanan Kehadiran dalam rapat Rapat terselenggara Identifikasi masalah Masalah terselesaikan Program kerja berjalan lancar Kinerja bawahan optimal Laporan kinerja dan anggaran Laporan kinerja SDM
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
13
3. Pernah menjadi manajer umum/sejenis minimal 3 tahun 4. Pernah mengikuti pelatihan Kepemimpinan 5. Pernah mengikuti pelatihan Kewirausahaan/Bisnis 6. Pernah mengikuti pelatihan Rencana Aksi Strategis 7. Pernah mengikuti pelatihan Rencana Implementasi dan Rencana Tahunan 8. Pernah mengikuti pelatihan Laporan pokok keuangan 2. URAIAN JABATAN SUPERVISOR UNIT KEUANGAN a. Tanggung Jawab b. Wewenang
: Bertanggung jawab mengelola penerimaan dan pengeluaran keuangan rumah sakit.. : 1. Mengusulkan program kerja dan anggaran Unit Keuangan 2. Mengusulkan SPO pelayanan Unit Keuangan 3. Mengusulkan kebutuhan tenaga di Unit Keuangan 4. Mengusulkan diklat SDM Unit Keuangan 5. Memberi penilaian kerja bawahan di Unit Keuangan 6. Memberi ijin cuti bawahan di Unit Keuangan 7. Mengusulkan kebutuhan sarana prasarana di Unit Keuangan 8. Memberikan uang transport/lembur/honorarium pada karyawan kontrak/ perawat on call luar
c. Uraian Tugas
:
1. 2. 3. 4.
Menyusun program kerja dan anggaran Unit Keuangan Menyusun SPO pelayanan Unit Keuangan Menghadiri rapat mingguan rumah sakit Menyelenggarakan morning report di Unit Keuangan Menghadiri rapat mingguan rumah sakit 5. Mengevaluasi kinerja dan anggaran Unit Keuangan 6. Mengevaluasi kinerja bawahan di Unit Keuangan 7. Melakukan analisis permasalahan Unit Keuangan 8. Menyelesaikan masalah Unit Keuangan 9. Supervisi dan monitoring pelaksanaan program kerja Unit Keuangan 10. Membantu memberikan pelayanan di Unit Keuangan 11. Melakukan supervisi, monitoring dan pembinaan terkait pelaksanaan tugas bawahan di Unit Keuangan 12. Mengelola penggunaan kas yang dikeluarkan agar tidak terjadi kekurangan/kekosongan dalam penyediaan sehari-hari. 13. Mengelola keuangan baik kas & Bank (Cash Flow) sebaik mungkin. 14. Rekap hutang & piutang sesuai jatuh tempo 15. Membantu dalam tugas kasir jika ada staf kasir Kas kecil maupun Kas pendapatan yang tidak masuk 16. Melayani tukar tagihan supplier setiap hari Rabu 17. Melakukan pembayaran hutang setiap hari jum’at
d. Ukuran Kinerja
:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Program kerja dan anggaran Unit Keuangan SPO pelayanan Unit Keuangan Kehadiran dalam rapat Morning report terselenggara Laporan program kerja dan anggaran Laporan kinerja SDM
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
14
7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. e. Kualifikasi
:
Evaluasi masalah Unit Keuangan Masalah terselesaikan Program kerja berjalan lancer Pelayanan di Unit Keuangan lancer Kinerja bawahan optimal Kas di unit terpenuhi Cash Flow lancar Jadwal hutang/piutang Operasional tidak terganggu Tukar tagihan supplier lancar Pembayaran hutang lancar
1. Sarjana Ekonomi/Akuntansi 2. Berpengalaman dalam bidang keuangan dan akuntansi minimal selama 2 tahun 3. Pernah mengikuti pelatihan Kepemimpinan 4. Pernah mengikuti pelatihan Rencana Implementasi dan Rencana Tahunan 5. Pernah mengikuti pelatihan Sistem Remunerasi 6. Pernah mengikuti pelatihan Cash Flow 7. Pernah mengikuti pelatihan Pengelolaan Keuangan Rumah Sakit 8. Teliti dan memiliki tanggung jawab yang tinggi, serta loyalitas terhadap pekerjaannya.
3. URAIAN JABATAN SUPERVISOR UNIT AKUNTANSI a. Tanggung Jawab
:
1. Bertanggung jawab dalam pembuatan Laporan Keuangan bulanan 2. Bertanggung jawab dalam pengelolaan data keuangan dan verifikasi data keuangan
b. Wewenang
:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
c. Uraian Tugas
:
Mengusulkan program kerja dan anggaran Unit Akuntansi Mengusulkan SPO pelayanan Unit Akuntansi Mengusulkan kebutuhan tenaga di Unit Akuntansi Mengusulkan diklat SDM Unit Akuntansi Memberi penilaian kerja bawahan di Unit Akuntansi Memberi ijin cuti bawahan di Unit Akuntansi Mengusulkan kebutuhan sarana prasarana di Unit Akuntansi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Menyusun program kerja dan anggaran Unit Akuntansi Menyusun SPO pelayanan Unit Akuntansi Menghadiri rapat mingguan rumah sakit Menyelenggarakan morning report di Unit Akuntansi Mengevaluasi kinerja dan anggaran Unit Akuntansi Mengevaluasi kinerja bawahan di Unit Akuntansi Mengevaluasi dan mengelola pajak Melakukan analisis permasalahan Unit Akuntansi Menyelesaikan masalah Unit Akuntansi Supervisi dan monitoring pelaksanaan program kerja Unit Akuntansi 11. Membantu memberikan pelayanan di Unit Akuntansi 12. Melakukan Verifikasi, otorisasi dan posting pada program
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
15
Accounting Information System 13. Melakukan supervisi, monitoring dan pembinaan terkait pelaksanaan tugas bawahan di Unit Akuntansi 14. Membantu pengelolaan data internal d. Ukuran Kinerja
:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Program kerja dan anggaran Unit Akuntansi SPO pelayanan Unit Akuntansi Kehadiran dalam rapat Morning report terselenggara Laporan program kerja dan anggaran Laporan kinerja SDM Tidak ada masalah perpajakan di RS Evaluasi masalah Unit Akuntansi Masalah Unit Akuntansi terselesaikan Program kerja berjalan lancer Pelayanan lancer Database program Accounting Information System Kinerja bawahan optimal
e. Kualifikasi
:
1. Sarjana Ekonomi/Akuntansi 2. Berpengalaman dalam bidang keuangan dan akuntansi minimal selama 2 tahun 3. Pernah mengikuti pelatihan Kepemimpinan 4. Pernah mengikuti pelatihan Kewirausahaan 5. Pernah mengikuti pelatihan Rencana Aksi Strategis 6. Pernah mengikuti pelatihan Rencana Implementasi dan Rencana Tahunan 7. Pernah mengikuti pelatihan Sistem Remunerasi 8. Pernah mengikuti pelatihan Penghitungan Unit Cost 9. Pelatihan Sistem Pelaporan Akuntansi Rumah Sakit 10. Pernah mengikuti pelatihan Audit Keuangan 11. Pernah mengikuti pelatihan Sistem Penganggaran 12. Memiliki etos kerja yang tinggi, loyalitas dan bertanggung jawab dalam setiap pekerjaannya.
4. URAIAN JABATAN PELAKSANA KEUANGAN KAS KECIL DAN HONORARIUM a. Tanggung Jawab
:
1. Membuat Tanda Terima untuk Supplier 2. Melakukan penghitungan & pembayaran Honorarium dokter 3. Melakukan pembayaran supplier serta membuat Bukti Kas Kecil
b. Wewenang
:
1. Mengusulkan SPO terkait pelayanan keuangan kepada Supervisor Keuangan 2. Mengusulkan kebutuhan tenaga di unit keuangan kepada Supervisor Keuangan 3. Menandatangani dokumen sesuai dengan tanggung jawabnya 4. Memeriksa kebenaran dokumen/ billing 5. Mengusulkan kebutuhan sarana prasarana kepada Supervisor Keuangan 6. Merahasiakan semua data keuangan maupun program
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
16
akuntansi terhadap siapapun sesuai undang-undang 7. Menerima dan mengajukan usulan dan temuan kepada atasan yang telah diuji kebenarannya
c. Uraian Tugas
:
d. Ukuran Kinerja
:
1. Membantu Supervisor keuangan menyusun SPO Pelayanan Keuangan dan Program kerja serta anggaran unit keuangan 2. Mengikuti rapat internal unit keuangan 3. Menyiapkan hutang supplier yang akan jatuh tempo 4. Monitoring kas kecil keuangan 5. Menerima dan mengelola kas kecil sebesar Rp 50.000.000 dengan metode imprest fund 6. Jika nominal kas kecil minimal Rp 30.000.000 wajib mengajukan permintaan tambahan dana kas kecil kepada Supervisor Keuangan. 7. Melakukan TT (Tukar Terima) Faktur & Pembayaran Supplier 8. Monitoring Hutang Supplier 9. Menghitung dan melakukan verifikasi honorarium dokter termasuk melakukan jurnal terkait honorarium dokter per bulan. 10. Menyampaikan kepada Supervisor Keuangan tentang jumlah honorarium dokter yang akan dilakukan pembayaran sesuai jadwal 11. Melakukan pembayaran tunai baik pembelian rutin maupun non rutin dengan nominal dibawah Rp 2.000.000 dan pembuatan Bukti Kas Kecil 12. Jika nominal kas kecil minimal Rp 30.000.000 wajib mengajukan permintaan tambahan dana kas kecil kepada Supervisor Keuangan. 13. Melakukan TT (Tukar Terima) Faktur & Pembayaran Supplier 14. Monitoring Hutang Supplier 15. Menghitung dan melakukan verifikasi honorarium dokter termasuk melakukan jurnal terkait honorarium dokter per bulan. 16. Menyampaikan kepada Supervisor Keuangan tentang jumlah honorarium dokter yang akan dilakukan pembayaran sesuai jadwal 17. Melakukan pembayaran tunai baik pembelian rutin maupun non rutin dengan nominal dibawah Rp 2.000.000 dan pembuatan Bukti Kas Kecil 18. Membuat Laporan Harian Kas 1. SPO Pelayanan Keuangan dan Program kerja serta anggaran unit keuangan 2. Rapat internal unit keuangan terselenggara 3. Dokumen hutang supplier yang akan jatuh tempo 4. Laporan kas kecil keuangan 5. Pembayaran Supplier akurat dan tepat waktu 6. Pembayaran honorarium dokter akurat dan tepat waktu
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
17
e. Kualifikasi
:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Minimal S1 Ekonomi/Akuntansi. Pengalaman kerja minimal 2 tahun sebagai staff Cashflow Komunikasi efektif Sistem Informasi Keuangan Memiliki kemampuan berkoordinasi dengan semua pihak. Teliti Bertanggung jawab, loyal, berdidikasi tinggi serta sehat jasmani dan rohani
5. URAIAN JABATAN PELAKSANA KEUANGAN KAS PENDAPATAN a. Tanggung Jawab
:
1. Menerima uang dari kasir dan menyetor uang hasil pendapatan setiap hari ke bank 2. Melakukan verifikasi billing kasir sesuai CoA
b. Wewenang
:
1. Mengusulkan SPO terkait pelayanan keuangan kepada Supervisor Keuangan 2. Mengusulkan kebutuhan tenaga di unit keuangan kepada Supervisor Keuangan 3. Menandatangani dokumen sesuai dengan tanggung jawabnya 4. Memeriksa kebenaran dokumen/ billing 5. Mengusulkan kebutuhan sarana prasarana kepada Supervisor Keuangan 6. Merahasiakan semua data keuangan maupun program akuntansi terhadap siapapun sesuai undang-undang 7. Menerima dan mengajukan usulan dan temuan kepada atasan yang telah diuji kebenarannya 8. Melakukan pengawasan terhadap pelayanan kasir setiap saat dan mendadak sesuai ketentuan yang berlaku
c. Uraian Tugas
:
1. Membantu Supervisor keuangan menyusun SPO Pelayanan Keuangan dan Program kerja serta anggaran unit keuangan 2. Mengikuti rapat internal unit keuangan 3. Verifikasi setiap transaksi yang dilakukan oleh kasir 4. Monitoring pembayaran asuransi 5. Menerima dan menghitung pendapatan dari kasir setiap hari 6. Menyetor pendapatan ke bank setiap hari 7. Menyampaikan hasil pendapatan setiap hari ke Supervisor Keuangan sesuai format laporan yang ditentukan. 8. Rekap piutang dari hasil pendapatan sehari-hari untuk disampaikan kepada atasan langsung 9. Memeriksa berkas piutang pasien asuransi dari unit pengelola kerjasama perusahaan dan asuransi dan membuat surat tagihan serta mengirimkannya pada Asuransi terkait 10. Melakukan penagihan piutang karyawan. 11. Verifikasi Billing pasien dari SIMRS ke Sistem Informasi Akuntansi sesuai Chart of Account setiap hari. 12. Membuat Bukti Kas Masuk (BKM) dan Laporan Kas Pendapatan harian 13. Membuat laporan KSO Radiologi (MRI, CT Scan, Xray, dan
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
18
USG) setiap bulan d. Ukuran Kinerja
:
1. Laporan pendapatan akurat dan tepat waktu 2. Pendapatan disetor seluruhnya ke Bank secara akurat dan tepat waktu 3. Verifikasi jurnal akurat dan tepat waktu 4. Penagihan piutang akurat dan tepat waktu
e. Kualifikasi
:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Minimal S1 Ekonomi/Akuntansi. Pengalaman kerja minimal 2 tahun sebagai staff Cashflow Komunikasi efektif Sistem Informasi Keuangan Memiliki kemampuan berkoordinasi dengan semua pihak. Teliti Bertanggung jawab, loyal, berdidikasi tinggi serta sehat jasmani dan rohani
6. URAIAN JABATAN PELAKSANA KEUANGAN KURIR a. Tanggung Jawab
: Menerima dan menyetor uang hasil pendapatan setiap hari ke bank secara tepat akurat
b. Wewenang
:
c. Uraian Tugas
:
1. Mengusulkan SPO terkait pelayanan keuangan kepada Supervisor Keuangan 2. Mengusulkan kebutuhan tenaga di unit keuangan kepada Supervisor Keuangan 3. Memeriksa kebenaran dokumen terkait 4. Mengusulkan kebutuhan sarana prasarana kepada Supervisor Keuangan 5. Merahasiakan semua data keuangan maupun program akuntansi terhadap siapapun sesuai undang-undang 6. Menerima dan mengajukan usulan dan temuan kepada atasan yang telah diuji kebenarannya 7. Melakukan pengawasan intern setiap saat dan mendadak sesuai ketentuan yang berlaku 1. Membantu Supervisor keuangan menyusun SPO Pelayanan Keuangan dan Program kerja serta anggaran unit keuangan 2. Mengikuti rapat internal unit keuangan 3. Monitoring setiap transaksi harian terkait tugas administrasi keuangan 4. Menerima uang dari Pelaksana Kas Pendapatan untuk disetorkan ke Bank 5. Menyetorkan uang pendapatan ke bank setiap hari 6. Melakukan pembayaran hutang supplier (non tunai) via bank 7. Membuat Bukti Bank Masuk dan Keluar setiap hari. 8. Meminta tanda tangan dan mengirimkan berkas ke kantor pusat untuk verifikasi 9. Membantu merapikan administrasi berkas keuangan
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
19
10. Membantu mencari berkas keuangan yang dibutuhkan d. Ukuran Kinerja
:
1. Setiap transaksi penyetoran dan pembayaran dilakukan secara akurat dan tepat waktu 2. Bukti Bank Masuk dan Keluar dilakukan secara akurat dan tepat waktu
e. Kualifikasi
:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Minimal SMA Pengalaman kerja minimal 2 tahun sebagai staff Pelayanan Transaksi Perbankan Komunikasi Efektif Jujur Memiliki kemampuan berkoordinasi dengan semua pihak. Teliti Bertanggung jawab, loyal, berdidikasi tinggi serta sehat jasmani dan rohani
7. URAIAN JABATAN PELAKSANA AKUNTANSI a. Tanggung Jawab
: Menyampaikan data dan informasi setiap minggu ke Supervisor Akuntansi.
b. Wewenang
:
c. Uraian Tugas
:
d. Ukuran Kinerja
:
1. Menandatangani dokumen-dokumen sesuai dengan tanggung jawabnya. 2. Memeriksa kebenaran dokumen 3. Memeriksa data dari logistik ( Penerimaan dan pengeluaran barang ) 4. Merahasiakan semua data keuangan maupun program akuntansi terhadap siapapun sesuai undang-undang. 5. Menerima dan mengajukan usulan temuan kepada atasan yang telah diuji kebenarannya. 6. Melakukan pengawasan intern setiap saat dan mendadak sesuai ketentuan yang berlaku. 1. Melakukan koordinasi dengan bagian lain dalam pelaksanaan fungsi pengawasan (stock opname, cash opname dan konfirmasi saldo hutang, piutang ). 2. Melakukan Rekonsiliasi Bank 3. Kroscek laporan hutang & piutang dengan bagian finance 4. Memeriksa kebenaran/kewajaran transaksi sebelum disajikan ke dalam bentuk laporan keuangan. 5. Mengentri data pendapatan, kas masuk,kas keluar, bank masuk serta bank keluar (seluruh transaksi yang ada di rekening Koran) 6. Verifikasi setiap data yang masuk dan mengolah ke dalam buku besar dan buku pembantu (Ledger & Sub Ledger). 7. Mencatat dan menghitung penghitungan asset tetap 8. Melakukan verifikasi persediaan barang 1. Koordinasi dengan bagian lain dalam pelaksanaan fungsi pengawasan berjalan secara optimal
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
20
2. Laporan hutang & piutang 3. Laporan Keuangan 4. Membuat Laporan yang berhubungan dengan akuntansi setiap hari/bulanan. 5. Buku besar dan buku pembantu (Ledger & Sub Ledger). 6. Dokumen pencatatan dan perhitungan aset tetap 7. Laporan verifikasi persediaan barang e. Kualifikasi
:
1. 2. 3. 4.
Minimal S1 Ekonomi/akuntansi. Pengalaman kerja minimal fresh graduate Memiliki kemampuan berkoordinasi dengan semua pihak. Bertanggung jawab,loyalitas, berdidikasi tinggi serta sehat jasmani dan rohani.
8. URAIAN JABATAN PELAKSANA PAJAK a. Tanggung Jawab
: Menyampaikan data dan informasi setiap minggu ke Supervisor Akuntansi.
b. Wewenang
:
1. Merahasiakan semua penghasilan seluruh karyawan dan para dokter (kecuali pada pimpinan ) 2. Menandatangani dokumen-dokumen perpajakan sesuai dengan tanggung jawabnya. 3. Menerima dan mengajukan usulan temuan kepada atasan yang telah diuji kebenarannya yang berhubungan dengan masalah pajak. 4. Memeriksa kebenaran dokumen dan melakukan pemotongan PPh terhadap segala bentuk kegiatan yang mempunyai unsur perpajakan kepada semua para pihak. 5. Memeriksa semua dokumen kerjasama terhadap pihak luar yang telah menandatangani kontrak yang berhubungan dengan pemotongan pajak 6. Membuat bukti potong PPh.21, PPh 23, Faktur Pajak dan form A1
c. Uraian Tugas
:
1. 2.
Mengikuti Meeting mingguan dengan unit akuntansi Menghitung dan mencatat semua pendapatan jasa dokter setiap bulan kedalam e-SPT serta melakukan pemotongan ( PPh.21 ) disertai bukti potongnya. 3. Menghitung dan mencatat semua gaji karyawan setiap bulan ke dalam e-SPT serta merekap di form A1 dan mencetaknya setiap awal tahun sebagai lampiran e-SPT PPh.21 4. Menghitung dan merekap serta memotong pajak PPh.23 dari semua pihak yang melakukan kerjasama dengan pihak Rumah Sakit. 5. Menginput dan menghitung PPN masukan dan keluaran dalam program e-faktur dan melaporkan ke pajak.
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
21
6.
7.
8.
9.
10.
11. 12.
d. Ukuran Kinerja e. Kualifikasi
: :
Menghitung dan merekap serta melakukan pemotongan PPh.Final ( psl 4 ayat 2 ) dari semua pihak yang melakukan kerjasama dengan pihak Rumah Sakit. Memberikan perhitungan ( PPh.21,23,Final maksimal tgl 8) untuk dilakukan pembayaran oleh bagian Keuangan maksimal tgl 10 dan PPh.25 maksimal 15 dan PPN maksimal akhir bulan. Melaporkan kegiatan perpajakan setiap bulan ke kantor pajak ( KPP ) Pratama Mulyorejo untuk PPh.maksimal tgl 20 dan PPN maksimal akhir bulan. Membuat dan melaporkan SPT tahunan untuk PPh.25/29 setiap tahun maksimal bulan April tahun berikutnya Menghitung dan merekap penghasilan pajak hotel, genset untuk disetorkan ke Dispenda maksimal tanggal 7 untuk setiap bulannya Koordinasi dengan HRD dalam pembuatan NPWP bagi karyawan baru. Rekonsiliasi dengan pihak Akunting antara laporan pajak dan laporan keuangan perusahaan setiap bulan.
1. 1. Minimal S1 Ekonomi/akuntansi. 2. Pengalaman kerja minimal 2 tahun sebagai Staff ( memiliki Brevet A & B sebagai nilai tambah ) 3. Mengerti dan memahami perpajakan yang berlaku saat ini. 4. Memiliki kemampuan berkoordinasi dengan semua pihak. 5. Bertanggung jawab,loyalitas, berdidikasi tinggi serta sehat jasmani dan rohani
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
22
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA 1. Unit Akuntansi a. Koordinasi dalam pencatatan pengeluaran dan pemasukan kas dan bank b. Koordinasi dalam pencatatan hutang piutang c. Koordinasi dalam kontrol pengeluaran biaya yang tidak sesuai dengan anggaran d. Koordinasi dalam pelaksanaan kas opname setiap bulannya 2. Unit SDM a. Berkoordinasi mengenai data karyawan, penghitungan gaji, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan dan DPLK b. Koordinasi dengan Unit SDM untuk pembuatan NPWP bagi karyawan baru c. Menyerahkan surat permohonan cuti, surat ijin dinas keluar dan surat ijin pribadi karyawan Unit Keuangan d. Pengambilan slip gaji dan surat-surat kepegawaian lainnya e. Mendapatkan sosialisasi dan penjelasan terkait peraturan kepegawaian 3. Unit Diklat a. Koordinasi pelatihan dan seminar yang akan diikuti oleh Unit Keuangan & Akuntansi baik di dalam atau di luar rumah sakit b. Menyelenggarakan orientasi umum bagi karyawan baru di Unit Keuangan & Akuntansi 4. Unit Litbang a. Memberikan laporan keuangan setiap bulannya kepada Unit Litbang b. Memberikan laporan pendapatan setiap bulannya kepada unit Litbang sebagai dasar penghitungan tunjangan operasional 5. Unit Pemasaran a. Koordinasi dalam pembuatan Bon Biru untuk mengontrol anggaran pelaksanaan event pemasaran 6. Unit SIRS a. Melakukan perawatan dan perbaikan pada komputer dan aplikasi yang digunakan di Unit Keuangan b. Kerjasama dalam pembuatan applikasi atau sistem yang dibutuhkan unit keuangan 7. Unit Rumah Tangga - F & B a. Koordinasi terkaitkebenaran dokumen dalam penggunaan kas kecil rumah tangga b. Melakukan pembersihan ruang kerja unit akuntansi secara rutin melalui cleaning service c. Koordinasi dalam stock opname untuk barang-barang yang ada di unit rumah tangga 1 tahun sekali. 8. Unit Perencanaan & Penyimpanan Barang a. Koordinasi dalam pencatatan stock alkes dan obat setiap bulannya b. Bekerjasama dalam penyelenggaraan stock opname c. Membuat permintaan barang non medis (ATK) kepada unit perencanaan dan penyimpanan barang setiap tanggal 25 d. Melakukan koordinasi dalam pembuatanBon Biru untuk mengontrol anggaran pembelian obat dan alkes setiap minggunya 9. Unit Pengadaan a. Melakukan koordinasi dalam pembuatan Bon Biru untuk mengontrol anggaran pembelian inventaris RS Bedah dan pembelian Aset lainnya b. Koordinasi dalam pelaksanaan stock opname c. Koordinasi terhadap pengadaan yang berhubungan dengan unit akuntansi 10. Unit Teknik, Pemeliharaan, dan Kesling a. Koordinasi mengenai fasilitas yang menunjang kegiatan unit akuntansi baik bersifat profit oriented dan in house training b. Koordinasi terkaitkebenaran dokumen dalam penggunaan kas kecilunit Teknik Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
23
11. Unit IGD a. Koordinasi dalam pelaksanaan stock opname 12. Unit Rawat Jalan & Rehabilitasi Medik a. Koordinasi dalam pelaksanaan stock opname 13. Unit Kamar Operasi a. Koordinasi dalam pelaksanaan stock opname 14. Unit Rawat Inap a. Koordinasi dalam pelaksanaan stock opname 15. Unit ICU & Hemodialisa a. Koordinasi dalam pelaksanaan stock opname 16. Unit Rekam Medis a. Koordinasi dalam pelaksanaan stock opname 17. Unit Farmasi a. Koordinasi dalam pelaksanaan stock opname 18. Unit Radiologi a. Koordinasi dalam pelaksanaan stock opname 19. Bagian TU & Sekretariat a. Menyerahkan nota dinas, laporan dan surat-surat penting lainnya yang dibuat oleh Unit Keuangan untuk disampaikan kepada Direktur Rumah Sakit Bedah Surabaya dan ditindaklanjuti b. Menerima nota dinas, laporan dan surat-surrat penting lainnya yang telah mendapat disposisi direktur BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL Pola ketenangaan dan kualifikasi personil di Unit Keuangan dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Pola Ketenagaan Metode perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja (WISN) adalah suatu metode perhitungan kebutuhan SDM kesehatan bedasarkan pada beban pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh tiap kategori SDM kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan. Langkah perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan WISN ini meliputi 5 langkah, yaitu : a. Menetapkan waktu kerja yang tersedia b. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM c. Menyusun standar beban kerja d. Menyusun waktu kelonggaran e. Perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja a.
1. 2. 3. 4. 5.
Menetapkan waktu kerja tersedia Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit selama kurun waktu satu tahun.Adapun datanya sebagai berikut : Hari kerja dalam 1 tahun Office : 1 minggu, 6 hari kerja, 1 tahun = 6 hari kerja x 52 minggu = 312 hari 3 shift : 1 bulan, 24 hari kerja, 1 tahun = 24 hari kerja x 12 bulan = 288 hari Cuti tahunan, sesuai ketentuan adalah 12 hari kerja setiap tahun Pendidikan dan pelatihan Ketidakhadiran karena sakit/ijin Rata-rata 2 hari kerja/bulan, 1 tahun = 2 hari x 12 bulan = 24 hari Libur Nasional Tahun 2014 = 15 hari libur nasional + 3 hari libur bersama = 18 hari kerja
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
24
6. Jumlah hari kerja per hari Office : 40 jam kerja seminggu/6 hari kerja = 6.7 jam/hari 3 Shift : 48 jam kerja seminggu/6 hari kerja = 8 jam/hari Berdasarkan data tersebut selanjutnya dilakukan menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :
perhitungan
untuk
Hadiran
Kerja
Waktu Kerja Tersedia : {A – (B+C+D+E)}x F Keterangan : A : Hari Kerja B : Cuti Tahunan
D : Hari Libur Nasional E : Ketidak
C : Pendidikan dan Pelatihan
F : Waktu Kerja
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
25
WKT = A - (B + C + D + E) x F = 312 - ( 12 + (24) + 18) x 6.7 = 1.728.6 jam setahun = 103.716 menit setahun b. Menyusun standar beban kerja Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per tahun yang dimiliki oleh masih masing kategori tenaga.Beban kerja masing-masing kategori SDM di tiap unit kerja RS adalah meliputi : Rumus Perhitungan Standar Beban Kerja adalah sebagai berikut :
Waktu Kerja Tersedia Standar Beban Kerja = Rata−ratawaktuperaturankegiatanPokok
No. A 1
Waktu (menit)
Kegiatan B Proses Menghitung Pendapatan
C
a. Menghitung uang pendapatan per shift b. Membuat laporan BKM dan LKP c. Input Data Pendapatan
10
3.457 1 0.372 1 0.372 1 0.372
15
6.914
15
6.914
25
4.149
10 10
d. Cash Count sebelum tutup Kas d. Mengecek data tagihan piutang e. Membuat invoice tagihan piutang dan kuitansi f. Membuat Laporan KSO 2
30
Standar Beban Kerja D
Proses verifikasi honor dokter a. Mengklasifkasi honor dokter pada billing - rawat jalan / pasien
5
3 4.572 2 0.743
1 3
10 3.716 3
3
-rawat inap / pasien b. Input Reduksi honor donor dokter - rawat jalan / pasien -rawat inap / pasien Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
26
No.
Waktu (menit)
Kegiatan
c. Mengklasifikasi honor yg sdh terbayar / blm bayar d. Mengklasifikasikan sewa alat dokter
2 3
Standar Beban Kerja 4.572 5 1.858 3 4.572
e. Mengklaisfikasikan dokter yang ber SIP / non SIP - rawat jalan / pasien
3
-rawat inap / pasien
5
f. Proses pembayaran honor dokter secara CASH g. Membuat Laporan Rekap Honor Dokter f. Proses pembayaran honor dokter secara Transfer 3
b. Memverifikasi pengajuan kas kecil unit c. Proses Pembayaran ( Kas Keluar ) d. Cash Count sebelum tutup Kas
2
6.914 5 1.858
10
3 4.572 2 0.743 2 0.743 1 0.372
5
2 0.743
3 5 5
Proses Administrasi Pembayaran a. Menyiapkan berkas / Slip Pembayaran b. Menghitung ulang uang tunai yg dibawa c. Membuat Bukti Bank Keluar d. Proses pengajuan tanda tangan e. Proses pembayaran di bank f. Proses filling data
5
15
Pengelolaan Kas Operasional a. Membuat Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas Keluar
4
10
3 4.572 2 0.743 1 0.372
15 3
6.914 3 4.572
20
5.186
30
3.457 1 0.372
10
Proses Operasional Keuangan a. Membuat Buku Bantu Bank b. Menyiapkan berkas yang akan dibayarkan c. Proses Pembuatan Memo dan Tanda Tangan Direksi d. Proses Pembuatan Bon Merah e. Proses pembuatan BG dan Cek f. Proses verifikasi BKK dan BKM
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
27
10 10 20
1 0.372 1 0.372
10
5.186 1 0.372
20 10
5.186 1
No.
10
Standar Beban Kerja 0.372 1 0.372
25
4.149
30
3.457
Waktu (menit)
Kegiatan
g. Proses verifikasi laporan pendapatan kasir h. Proses Verifikasi Laporan EDC Kasir i. Membuat laporan cash flow TOTAL
694.551
c. Menyusun standar kelonggaran Penyusunan standar kelonggaran tujuannya adalah diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok/pelayanan. Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tiap kategori tentang : 1.
Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien, misalnya : rapat, penyusunan laporan kegiatan, menyusun kebutuhan obat, menemui tamu/klien
2.
Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan
3.
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan Rumus Perhitungan Standar Kelonggaran :
Standar Kelonggraran = Rata-rata Waktu Per-Faktor Kelonggaran Waktu Kerja Tersedia Waktu = 10371.6 menit
No.
Kategori SDM
A 1
B Pelaksana & SPV Keuangan
Rata-rata waktu (menit)
Faktor Kelonggaran
Frekuensi
Jumlah Menit/tahun
Standar Kelonggaran
C
D
E
F
G
Pelatihan
30
12
360
0.003
Rapat
15
30
450
0.004
Diskusi
15
288
4.320
0.42
TOTAL
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
0.049
28
d. Perhitungan kebutuhan tenaga unit Keuangan Rumus Perhitungan Kebutuhan SDM : Kebutuhan SDM = Kuantitas Kegiatan Pokok + Standar Kelonggaran Standar Beban Kerja
No.
Kegiatan
Frekuensi Kegiatan
A
B
C
1
Proses Menghitung Pendapatan
b. Membuat laporan BKM dan LKP c. Input Data Pendapatan d. Cash Count sebelum tutup Kas d. Mengecek data tagihan piutang e. Membuat invoice tagihan piutang dan kuitansi f. Membuat Laporan KSO
Kebutuhan SDM F
3
936
3.457
0,2707393
3
936
10.372
0,0902464
30
9.360
10.372
0,9024644
1
312
10.372
0,0300821
10
3.120
6.914
0,4512322
10
3.120
6.914
0,4512322
5
1.560
4.149
0,3760268
-
-
-
3 4.572 2 0.743
Proses verifikasi honor dokter a. Mengklasifkasi honor dokter pada billing - rawat jalan / pasien -rawat inap / pasien
4
1.248
6
1.872
b. Input Reduksi honor donor dokter
-
- rawat jalan / pasien -rawat inap / pasien c. Mengklasifikasi honor yg sdh terbayar / blm bayar d. Mengklasifikasikan sewa alat dokter
1
312
3
936
2
624
2
624
e. Mengklaisfikasikan dokter yang ber SIP / non SIP - rawat jalan / pasien -rawat inap / pasien Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
Standar Beban Kerja E
-
a. Menghitung uang pendapatan per shift
2
Kuantitas Kegiatan Pertahun D
29
3
936
5
1.560
1 03.716 3 4.572 5 1.858 3 4.572 3 4.572 2 0.743
0,0360986 0,0902464
0,0030082 0,0270739 0,0120329 0,0180493
0,0270739 0,0752054
No.
f. Proses pembayaran honor dokter secara CASH g. Membuat Laporan Rekap Honor Dokter f. Proses pembayaran honor dokter secara Transfer 3
2
624
10.372
0,0601643
1
312
0,0451232
2
624
6.914 5 1.858
-
b. Memverifikasi pengajuan kas kecil unit c. Proses Pembayaran ( Kas Keluar ) d. Cash Count sebelum tutup Kas
b. Menghitung ulang uang tunai yg dibawa c. Membuat Bukti Bank Keluar d. Proses pengajuan tanda tangan e. Proses pembayaran di bank f. Proses filling data
b. Menyiapkan berkas yang akan dibayarkan c. Proses Pembuatan Memo dan Tanda Tangan Direksi d. Proses Pembuatan Bon Merah e. Proses pembuatan BG dan Cek f. Proses verifikasi BKK dan BKM g. Proses verifikasi laporan pendapatan kasir h. Proses Verifikasi Laporan EDC Kasir i. Membuat laporan cash flow
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
30
0,0120329
10
3.120
2
624
10
3.120
1
312
10.372
0,0300821
-
2 0.743
0,0752054
5
1.560
1
312
3
0,0902464 0,0300821 0,1504107
0,0451232
936
6.914 3 4.572
1
312
5.186
0,0601643
4
1.248
3.457
0,3609858
1
312
10.372
0,0300821
-
-
1
312
10.372
0,0300821
5
1.560
10.372
0,1504107
1
312
5.186
0,0601643
1
312
10.372
0,0300821
1
312
5.186
0,0601643
10
3.120
10.372
0,3008215
1
312
10.372
0,0300821
2
624
4.149
0,1504107
1
312
3.457
0,0902464
Proses Operasional Keuangan a. Membuat Buku Bantu Bank
Kebutuhan SDM
3 4.572 2 0.743 2 0.743
Proses Administrasi Pembayaran a. Menyiapkan berkas / Slip Pembayaran
5
Standar Beban Kerja
Pengelolaan Kas Operasional a. Membuat Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas Keluar
4
Kuantitas Kegiatan Pertahun
Frekuensi Kegiatan
Kegiatan
0,0270739
No.
Frekuensi Kegiatan
Kegiatan
Kuantitas Kegiatan Pertahun
SUBTOTAL KEBUTUHAN TENAGA STANDAR KELONGGARAN TOTAL KEBUTUHAN TENAGA DENGAN METODE WISN
Standar Beban Kerja
Kebutuhan SDM 4,7800532 4,7800532
Keterangan: Dari penghitungan kebutuhan tenaga yang telah dilakukan dengan menggunakan metode WISN dapat diketahui bahwa kebutuhan tenaga di Unit Keuangan adalah sebanyak 5 orang.
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
31
2. Kualifikasi Personil Nama Jabatan
Pendidikan
Sertifikasi
Minimal S1 Akuntansi Minimal D3 Akuntansi / Pajak
Supervisor Pelaksana
Jumlah Kebutuhan
Jumlah Yang Ada
1
1
4
3
-
BAB IX KEGIATAN ORIENTASI Orientasi merupakan kegiatan yang bertujuan untuk memberikan pemahaman dan pengetahuan terhadap staf yang baru bergabung dengan unit penelitian dan pengembangan untuk memahami proses kerja di unit. Penjelasannya dapat dijelaskan seperti tabel dibawah ini: 1. Orientasi umum, adalah kegiatan yang memperkenalkan karyawan mengenai visi, misi, motto, peraturan serta produk layanan rumah sakit. Selain itu memperkenalkan unit kerja yang ada di dalam rumah sakit. Di dalamnya mencakup juga mengenai hak dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh setiap karyawan yang masuk. Adapun kegiatan rincian orientasi ini sebagai berikut : a. Waktu
: 3 (tiga) hari
Hari ke-1 dan ke-2 pengenalan unit-unit kerja di RS Bedah Surabaya Hari ke-3 sosialisasi Tim yang telah dibentuk di RS Bedah Surabaya b. Pukul
: 08.00-15.00
Materi orientasi adalah : No
Materi Orientasi
Pembicara
1
Visi, misi,company profile organisasi RS Bedah Surabaya
dan
struktur
2
Produk Layanan RS Bedah Surabaya
Supervisor Pemasaran
3
IPAL
Supervisor Tekhnik, Pemeliharaan & Kesling
4
Etika
Keperawatan
5
Alur pelayanan kasir
Supervisor Akuntansi
6
Alur surat masuk dan keluar
Supervisor TU, Sekretariat, dan Hukum
Sosialisasi para dokter yang praktek di RSBS 7
Alur permintaan barang
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
Direktur RS Bedah Surabaya
Keuangan
Supervisor Perencanaan &
32
No
Materi Orientasi
Pembicara Penyimpanan Barang
8
Alur pembelian barang
Supervisor Pembelian
9
Peraturan Kepegawaian di RS Bedah
Supervisor SDM
10
Alur pelayanan gizi
Supervisor Gizi
11
Alur pelayanan farmasi
Supervisor Farmasi
12
Alur pelayanan SIRS
Supervisor SIRS
13
Alur pelayanan Rekam Medik
Supervisor Rekam Medik
14
Alur pelayanan Laboratorium
Supervisor Laboratorium
15
Alur pelayanan yang ada di unit Rumah Tangga, F&B
Supervisor Rumah Tangga, F &B
16
Sosialisasi Penanganan Bahaya Kebakaran dan Bencana Alam
Kepala IGD
17
Sosialisasi Pengendalian infeksi control
Tim PPI
18
Sosialisasi Kesehatan dan keselamatan kerja dan keselamatan pasien
Tim KPK3RS
2. Orientasi unit kerja, adalah memperkenalkan tujuan dan kegiatan pada masing-masing unit. Hal ini agar karyawan dapat melakukan adaptasi dengan tuntutan dan kondisi di lingkungan kerjanya. Berikut ini orientasi unit kerja sebagai berikut :
No.
Materi
Waktu
Metoda
Penanggung Jawab
Minggu 1
Presentasi
Supervisor
Minggu 2
Penugasan
Supervisor
Minggu 3
Penugasan
Supervisor
Minggu 4
Penugasan
Supervisor
Visi, Misi, Falsafah, Nilai, dan 1
Tujuan Rumah Sakit Bedah Surabaya dan Unit Akuntansi, Uraian Jabatan, Good Governance Pengenalan sistem keuangan
2
&
metode penjurnalan pengeluaran kas dan bank serta pendapatan Pengenalan sistem SIMRS serta cara
3
mencetak
billing
dan
pelayanan
terhadap pembayaran pasien (Kasir) Pengenalan sistem honorarium 4
dokter
serta
penghitungan
honorarium bulanan Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
33
No. 5
Materi
Waktu
Pembuatan Laporan Cash Flow
Minggu 5
Metoda
Penanggung Jawab
Diskusi & Studi Kasus
Supervisor
BAB X PERTEMUAN/RAPAT Rapat Unit Keuangan menjadi salah satu sarana komunikasi antara supervisor dengan pelaksana Keuangan. Rapat Unit Keuangan di Rumah Sakit Bedah Surabaya dibedakan menjadi 2 yaitu sebagai berikut: 1. Rapat Rutin Direksi Rapat Rutin diselenggarakan pada : Waktu : Setiap senin Jam
: 13.30 - selesai
Tempat
: Function Hall lantai 2
Peserta
: Manajer, Supervisor/Asisten Supervisior semua unit, direksi.
Materi
: Evaluasi kinerja mutu Masalah dan pemecahannya
2. Rapat Rutin Rapat Rutin diselenggarakan pada : Waktu : Setiap Senin minggu ke 2 Jam : 09.00 – selesai Tempat : Ruang Unit Keuangan Peserta : Supervisor dan Pelaksana Materi : a. Evaluasi kinerja Mutu b. Masalah dan pemecahannya c. Evaluasi dan Rekomendasi 3. Rapat Insidentil Rapat Insidentil diselenggarakan sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas segera.
BAB XI PELAPORAN Pelaporan unit Keuangan dibedakan menjadi 2 (dua) dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Laporan Bulanan Laporan intern meliputi : a. Laporan Keuangan Rumah Sakit Bedah Surabaya Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
34
b. Laporan Laba Rugi Unit Rumah Sakit Bedah Surabaya Laporan Ekstern : Laporan kepada BKPM (Badan Koordinasi Penanaman Modal) Periode 6 bulan sekali
2. Laporan Tahunan Membuat laporan tahunan untuk laporan keuangan sebagai dasar manajemen untuk pengambilan keputusan tahun selanjutnya dengan disertai perencanaan dan evaluasi anggaran.
Pedoman Pengorganisasian Unit Keuangan
35
