Pedoman Pengendalian Dokumen Dan Rekaman

PEDOMAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PELAKSASANAAN KEGIATAN

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dokumen Puskesmas merupakan data manajemen Puskesmas, sehingga data maupun dokumen Puskesmas wajib dikelola secara baik agar tidak sampai tercecer. Untuk memudahkan didalam pengelolaan dokumen penting ditentukan sistem pengendalian dokumen agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya,

sebagai pedoman didalam pengelolaan dokumen di

Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas. Oleh karena itu sebagai acuan didalam  pengelolaan dokumen maka wajib disusun Pedoman Pengendalian Dokumen dan Rekaman Pelaksanaan Kegiatan Puskesmas.

B. Tujuan Pedoman

1. Tujuan Umum : Pedoman

ini menguraikan cara-cara untuk untuk menangani semua dokumen yang

 berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu dan kinerja, sehingga dokumendokumen

tersebut dapat dikendalikan dengan baik sebelum dan

setelah

 penerbitannya. 2. Tujuan Khusus: a.

Terkendalinya kerahasiaan dokumen dokumen proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen.

b.

Menguraikan cara-cara untuk identifikasi, menyimpan dan memelihara rekamanrekaman yang digunakan dalam Sistem Manajemen Mutu dan kinerja

C. Sasaran Pedoman

Dokumen yang dijadikan acuan oleh seluruh upaya dan pelayanan di Puskesmas Kandanghaur, rekaman yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai sesuai kegiatan yang direncanakan.

D. Ruang Lingkup Pedoman

Berlaku terhadap dokumentasi Sistem Manajemen Mutu dan kinerja yang diterapkan di Puskesmas Kandanghaur dan yang berhubungan dengan itu mencakup

semua rekaman yang dapat memberikan bukti kesesuaian kegiatan dan hasilnya pada  persyaratan Sistem Manajemen Mutu dan kinerja yang diterapkan di Puskesmas.

E. Batasan Operasional 1.

Pedoman

Pengendalian

dokumen

Puskesmas

Kandanghaur

dengan

sistem

 pengelolaan dokumen/surat menyurat dan rekamam implementasi, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen  perkantoran maupun dokumen dokumen akreditasi Puskesmas. 2.

Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan, keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/referensi di dalam penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas,

3.

Dokumen/arsip aktif dokumen yang yang frekuensi pemakaian masih tinggi/masih dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan diunit- unit pelayanan,

4.

Dokumen/arsip inaktif inaktif dokumen yang yang frekuensi pemakaiannya pemakaiannya sudah rendah/sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah.

5.

Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/telah dinomori, disahkan dan ditandatangani oleh Kepala Puskesmas.

F. Landasan Hukum

1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan. 2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2015 Tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter dan Tempat Praktik Dokter Gigi. 3. PMK RI no 44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas

BAB II STANDART KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang ada di Puskesmas Kandanghaur yang melaksanakan  pengendalian dokumen dan rekaman adalah seluruh pegawai Puskesmas dan Kepala Tata Usaha sebagai koordinator pengendalian dokumen dan rekaman Puskesmas Kandanghaur. 1. Kualifikasi sumber daya manusia di Puskesmas Kandanghaur untuk Pelayanan Klinis  No

Jenis Ketenagaan

Keterangan

Jumlah

1

Dokter Umum

:

1

Pelaksana Medis (PNS)

2

Dokter Gigi

:

1

(PNS)

3

Perawat

:

25

7 Perawat (PNS), 5 Perawat Honorer, 13 Perawat Magang

4

Perawat Gigi

:

1

1 perawat Gigi (PNS)

5

Bidan

:

24

15 Bidan PNS, 3 Bidan PTT, 6 Bidan Magang

6

Sanitarian

:

-

7

Pelaksana Gzi

:

1

(PNS)

8

Promkes

:

2

(PNS) 1 Promotor Kesehatan

9

Analis Lab.

:

1

(magang)

7

Farmasi

:

1

(PNS)

8

Pengandministrasia

:

4

4 (PNS)

:

3

3 (PNS)

:

6

Supir Ambulance 1, Kebersihan 1, Penjaga

n umum 12

Sarjana

Kesehatan

Masyarakat 13

Tenaga umum

Malam 2 Jumlah

:

70

Pegawai

2. Berikut ini kualifikasi SDM dan realisasi tenaga Upaya Kesehatan Masyarakat Esensial yang ada di Puskesmas Kandanghaur dan realisasi tenaga Upaya Kesehatan Masyarakat

Pengembangan yang ada di Puskesmas Kandanghaur:

Kegiatan Kualifikasi

Pelayanan

Promosi

Kesehatan

SDM

Realisasi

Pendidikan Minimal

Pelaksana oleh 3 orang dengan

D III

latar belakang pendidikan S2 Kesehatan

Promkes

,1

orang

 pendidikan S1 Kesehatan Gizi dan

1

orang

pendidikan

S1

Kesehatan Lingkungan. Pelayanan Kesehatan Pendidikan Minimal

Pelaksana oleh 1 orang dengan

Lingkungan

latar belakang pendidikan S1

D III

Kesehatan Lingkungan. Pelayanan Kesehatan Pendidikan Minimal

Pelaksana oleh 4 orang dengan

Ibu,

latar belakang pendidikan D III

Anak,

dan

D III

Keluarga Berencana

Kebidanan 2 orang dan 2 orang D4 Kebidanan

Pelayanan Gizi 3. K  u Pencegahan dan a Pengendalian l Penyakit Menular i

Pendidikan Minimal

Pelaksana oleh 1 orang dengan

D III

latar belakang pendidikan D4 Gizi

Pendidikan Minimal

Pelaksana oleh 7 orang dengan

D III

latar belakang pendidikan S1 Kesehatan Epidemiologi 2 orang, SPK

f 

S1

Ners

Kebidanan 1 orang dan

Pendidikan Minimal

Pelaksana oleh 1 orang dengan

D III

latar belakang pendidikan S1

Tidak

Perawatan Kesehatan Pendidikan Minimal S Masyarakat D III D M

orang,

Keperawatan 2 orang dan DIII

i k  Pencegahan a Pengendalian s Penyakit i Menular

2

Kesehatan Epidemiologi

Pelaksana oleh 1 orang dengan latar belakang pendidikan SPK Keperawatan

Kegiatan Kualifikasi

SDM

Realisasi

Pelayanan Kesehatan Pendidikan

Pelaksana oleh 1 orang dengan

Jiwa

latar belakang pendidikan S1 Ners

Minimal D III

Keperawatan Pelayanan Kesehatan Pendidikan

Pelaksana

Gigi Masyarakat

latar belakang pendidikan dokter

Minimal D III

oleh 2 orang dengan

gigi 1 orang dan 1 orang D III  perawat gigi Pelayanan Kesehatan Pendidikan

Pelaksana

Tradisional

latar belakang pendidikan SPK

Minimal D III

oleh 1 orang dengan

Komplementer Pelayanan Kesehatan Pendidikan

Pelaksana

Olahraga

latar

Minimal D III

oleh 1 orang dengan

belakang

pendidikan

S1

Kesmas Pelayanan Kesehatan Pendidikan

Pelaksana oleh 1 orang dengan

Indra

latar

Minimal D III

 belakang

pendidikan

S1

Ners

Keperawatan Pelayanan Kesehatan Pendidikan

Pelaksana oleh 1 orang dengan

Usia Lanjut

latar

Minimal D III

 belakang

pendidikan

D4

Kebidanan Pelayanan Kesehatan Pendidikan

Pelaksana oleh 1 orang dengan

Kerja

latar belakang pendidikan DIII

Minimal D III

Kebidanan Usaha Sekolah

Kesehatan Pendidikan Minimal D III

Pelaksana

oleh 1 orang dengan

latar belakang pendidikan S1 Ners Keperawatan

B. Distribusi Ketenagaan

Penanggung jawab program upaya kesehatan dan latar belakang profesinya adalah sebagai berikut: 1. Upaya Kesehatan Masyarakat Esensial Kegiatan

Petugas

Pelayanan Promosi Kesehatan

St.Nurmaidah

Pelayanan Kesehatan Lingkungan

Profesi

, Penyuluh

SKM.M.Kes.

Kesehatan

Andi Imelda Atjo,SKM

Sanitarian

Pelayanan Kesehatan Ibu, Anak,  Nasriyanty, S.ST

Bidan

dan Keluarga Berencana Pelayanan Gizi Pencegahan

dan

Hj.St.Kartini, S.SiT

Nutrisionis

Pengendalian

Hj.Sri Arfawati,SKM

Epidemiologi

Pengendalian

St.Rohani, SKM

Epidemiologi

Hj.Rosmiati

Perawat

Penyakit Menular Pencegahan

dan

Penyakit Tidak Menular Perawatan Kesehatan Masyarakat

2. Upaya Kesehatan Masyarakat Pengembangan Kegiatan

Petugas

Profesi

Pelayanan Kesehatan Jiwa

Noviana E.P,S.Kep, NS

Perawat

Pelayanan Kesehatan Gigi

Drg. Hj. Melfina Syamsuddin

Dokter Gigi

Masyarakat Pelayanan

Kesehatan Abidah

Perawat

Tradisional Komplementer Pelayanan

Kesehatan Andi Imelda Atjo,SKM

Sanitarian

Olahraga Pelayanan Kesehatan Indra

dr.Hj.Fatimah Radhi,M.Kes

Pelayanan Kesehatan Usia Dorkas Kendek , S.Tr.Keb

Dokter Umum Kebidanan

Lanjut Pelayanan

Kesehatan Any Hardianti, Amd. Keb

Kebidanan

Kerja Usaha Kesehatan Sekolah

Pratiwi H S.Kep,NS

Perawat

3. Upaya Kesehatan Masyarakat Perorangan Kegiatan

Petugas

Profesi

Pelayanan Pemeriksaan

dr. Hj.Fatimah Radhi,M.Kes

Dokter Umum

Pelayanan

Kesehatan drg. Hj.Melfina Syamsuddin

Dokter Gigi

Gigi dan Mulut Pelayanan KIA/KB

Nasriyanty,S.ST

Bidan

Pelayanan

Pratiwi Haruna,S.Kep,Ns.

Perawat

Pelayanan Gizi

Hj.St.Kartini,S.SIT

Nutrision

Pelayanan Kefarmasian

Sulastry Umar,Apt

Apoteker

Pelayanan

SriHartini,Amd.AK

Pranata Lab

Ruang

Tindakan

Laboratorium Pelayanan Perorangan

Kesehatan dr.Hj.Fatimah Radhi,M.Kes.

Dokter Umum

BAB III STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruang

Puskesmas Kandanghaur sebagai salah satu puskesmas rawat jalan yang ada di Kota Makassar, berada di jalan Abd. Dg. Sirua No. 158 Kelurahan Masale Kecamatan Panakkukang dengan luas wilayah 362 km2, luas tanah 322 m2 dan luas bangunan yang terdiri 2 lantai yaitu lantai atas seluas 180 m2 sedangkan lantai bawah seluas 186 m2 1. Lantai Bawah

2. Lantai Atas B. Standar Fasilitas Standar

Fasilitas

Puskesmas

Kandanghaur

dalam

memberikan

pelayanan

kesehatan kepada masyarakat dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang berupa : 1. Gedung Pada tanggal 16 Januari 2017 Puskesmas Kandanghaur menempati gedung berlantai 2 yang sudah direnovasi dengan luas tanah 322 m2  dan luas bangunan yang terdiri 2 lantai yaitu lantai atas seluas 180 m2

Sedangkan lantai bawah seluas 186 m 2.

2. Transportasi Transportasi yang dimiliki Puskesmas Kandanghaur terdiri dari kendaraan roda dua ( sepeda motor ) sebanyak empat ( 4 ) buah dan ambulance satu ( 1 ) buah serta 1 buah mobil home care. A. Sarana Prasarana Ruangan 1) Ruangan Loket Dilengkapi dengan sarana : -

Mesin antian 1

- keyboard 2 buah

-

komputer 3 buah

- printer 2 buah

-

CPU 2 buah

- Ac 1 buah

2) Ruang Apotik -

Komputer 1 buah - printer 1 buah

-

Ac 1 buah

3) Ruang Poli Umum -

Komputer 2 buah

- Ac 1 buah

-

Printer 1 buah

- Keybord 2 buah

4) Ruang Poli Gigi -

Komputer 1 buah - Ac 1 buah

-

Printer 1 buah

- Keybord 1 buah

-

Sterilisator 1 buah

- CPU 1 buah

-

Dispenser 1 buah - Kompressor 1 buah

-

Dental unit 1 buah

5) Ruang Laboratorium -

Komputer 1 buah

- Kipas angin 1 buah

-

Kulkas 1 buah

- Keybord 1 buah

-

Spiker 1 buah

- CPU 1 buah

-

Mikroskope 1 buah

- Centrifuge 1 buah

6) Ruang Sterilisator -

Ice lined refrigerator

7) Ruang KIA -

Komputer 1 buah

- Ac 1 buah

-

Printer 1 buah

- Keybord 1 buah

-

CPU 1 buah

- Pemusnahan jarum suntik 1 buah

8) Ruang KB/ imunisasi : -

Kipas Angin 1 buah

-

Sterilisator 1 buah

- Laptop 1 buah

9) Ruang Telemedicine : -

Komputer 1 buah - kipas 1 buah

-

Printer 1 buah

- Keybord 1 buah

-

CPU 1 buah

- USG

-

EKG

10) Ruang UGD -

Kipas Angin 1 buah

-

Sterilisator 1 buah

11) Ruang Pertemuan -

Ac 2 buah

12) Ruang TB/Kusta -

Kipas 1 buah

13) Ruang Promkes dan Haji -

Komputer 1 buah - kipas 1 buah

-

Printer 1 buah

- Keybord 1 buah

-

CPU 1 buah

-TV

-

LCD

- Sound Sistem

14) P2PL -

Komputer 1 buah - kipas 1 buah

-

Printer 1 buah

- Keybord 1 buah

15) Ruang Tata Usaha (Administrasi) -

Komputer 1 buah - Ac 1 buah

-

Printer 1 buah

16) Ruang Gizi dan ADMIN

- Keybord 1 buah

-

Komputer 1 buah

- Ac 1 buah

-

Printer 2 buah

- Keybord 1 buah

-

Mesin laminating 1 buah

17) Ruang Kapus -

TV1 buah

-

Alat CCTV 1 buah

- Ac 1 buah

BAB IV TATA LAKSANA

A. Lingkup Kegiatan 1. Jenis Dokumen Akreditasi Puskesmas Kandanghaur

a. Dokumen Induk  Dokumen asli dan telah disahkan oleh kepala Puskesmas Kandanghaur dan di simpan/dikendalikan oleh administrasi (TU)  b. Dokumen Terkendali Dokumen yang didistribusikan kepada pelaksana, terdaftar dalam daftar distribusi dokumen terkendali dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”

Terkendali

Diterima

Copy No: Dikeluarkan Oleh: Tgl.Dikeluarkan:

c. Dokumen Tidak Terkendali Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan  pihak diluar Puskesmas Kandanghaur digunakan untuk keperluan insidentil, tidak tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda / stempel “TIDAK TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah penanggung jawab Manajemen mutu dan tercatat pada daftar distribusi dokumen Tidak Terkendali. Tidak Terkendali Copy No: Dikeluarkan Oleh: Tgl.Dikeluarkan:

Diterima

d. Dokumen Kadaluwarsa Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami  perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan  pekerjaan. Dokumen ini harus ada stempel “KADALUWARSA”. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya di musnahkan KADALUWARSA Tgl :

2. Jenis Dokumen Yang perlu disediakan di Puskesmas adalah sebagai berikut :

a. Penyelenggaraan Manajemen Puskesmas: 1) Kebijakan Kepala Puskesmas 2) Rencana Lima tahunan Puskesmas 3) Pedoman/manual mutu 4) Pedoman/Panduan tekhnis yang terkait dengan manajemen 5) Standar Operasional Prosedur (SOP) 6) Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP): 7) Rencana Usulan Kegiatan (RUK) 8) Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) 9) Kerangka

Acuan

Kegiatan

Rencana

(Program)

Mutu

Puskesmas

dan

Keselamatan Pasien  b. Penyelenggara Upaya Kesehatan Masyarakat(UKM): 1) Kebijakan Kepala puskesmas 2) Pedoman untuk masing-masing UKM (esensial maupun Pengembangan) 3) Standar Operasional Prosedur (SOP) 4) Rencana tahunan untuk masing-masing UKM 5) Kerangka acuan kegiatan pada tiap-tiap UKM c. Penyelenggara Upaya Kesehatan Perorangan ( UKP) 1)

Kebijakan tentang Pelayanan Klinis.

2)

Pedoman Pelayanan Klinis.

3)

Standar Operasional Prosedur (SOP) Klinis.

4)

Kerangka Acuan terkait dengan program /kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien.

5) Rencana Program Mutu dan Keselamatan Pasien Sebagai bukti pelaksananan kegiatan pelayanan, Puskesmas dan Puskesmas Kandanghaur perlu menyiapkan rekam implementasi ( bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen - dokumen pendukung lain, seperti foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi dan sebagainya. B. Metode Dalam Sistim Manajemen Mutu Yang Disusun Meliputi: 1. Dokumen level 1

:

Kebijakan (SK)

2. Dokumen level 2

:

Pedoman , panduan,KAK,Perencanaan

3. Dokumen level 3

:

Standar Prosedur operasional (SOP)

4. Dokumen level 4 : Rekaman-rekaman sebagai catatan akibat pelaksanaan kebijakan,  pedoman dan prosedur dan dokumen eksternal. Metode Pengendalian Dokumen dan rekaman yaitu: a. Identifikasi Penyusunan/Perubahan Dokumen Identifikasi kebutuhan,

dilakukan

 pada tahap Self Assesment dalam Pendampingan Akreditasi.  b. Penyusunan Dokumen Kepala Subag Tata Usaha Puskesmas, Penanggung jawab Admen di Klinik Pratama dan Dokter/ Dokter Gigi Praktik Mandiri, dan Penanggung jawab UKM dan UKP bertanggung jawab terhadap pelaksanaan identifikasi/ perubahan serta penyusunan dokumen. c. Penyusunan dokumen secara keseluruhan dikoordinir oleh tim mutu/tim akreditasi Puskesmas Kandanghaur dengan mekanisme. sebagai berikut : 1) SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim mutu /tim akreditasi 2) Tim mutu .memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki dokumen yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan. 3) Mengkoordinir proses pembuatan dokumen sehingga tidak terjadi duplikasi /tumpang tindih dokumen antar unit 4) Melakukan cek ulang terhadap dokumen yang akan ditandatangani oleh Kepala Puskesmas Kandanghaur d. Rekaman harus dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali

e. Format Menyeragamkan format yang digunakan di Puskesmas Kandanghaur format sebagai berikut: 1)

Format Surat Keterangan Istirahat

2)

Format Surat Keterangan Berobat

3)

Format Pemeriksaan Laboratorium

4)

Format Surat Rujukan External Pasien Jamkesda

5)

Format Surat Rujukan External Pasien BPJS

6)

Format Surat Rujukan Internal

7)

Format Resep Pasien Jamkesda/Luar Wilayah

8)

Format Resep Pasien BPJS

9)

Format Kartu Rawat Jalan

10) Format Kartu Rawat Jalan Lansia 11) Format Odontogram 12) Format Tabel Perawatan Pasien Gigi 13) Format Persetujuan Tindakan Medis 14) Format Penolakan Tindakan Medis 15) Format Surat Keterangan Bebas Buta Warna 16) Format Kartu Stok Obat 17) Format Aturan Obat 18) Format Pelayanan Informasi Obat 19) Format Kartu Stok Obat 20) Format Nama Pasien yang di Beri Obat 21) Format Hasil Laboratorium 22) Format Resep KIA 23) Format Kartu Ibu 24) Format Tes dan Konseling HIV

format-

25) Format IMS Infeksi Menular Seksual C. Langkah kegiatan 1. Penomoran

a)

 b)

Pola klasifikasi Surat Keputusan (SK) dan Stadar Prosedur Operasional (SOP) 1) Kesehatan

:

440

2) Kepegawaian

:

800

3) Keuangan

:

900

Pengkodean dokumen 1) Administrasi Manajemen dengan kode : A a. Bab I, (A)  b. Bab II, (A) c. Bab III, (A) Contoh SK

Jenis-jenis Pelayanan yang di sediakan di Puskesmas 440/004/SK/A/PKM-KDH/II/2017 Keterangan

:

440

: Nomor Pola Klasifikasi,

004

: No Surat Keputusan

SK

: Surat Keputusan,

A

: Kode admen,

PKM : Puskesmas KDH : Kandanghaur II

: Bulan

2017

: Tahun

Contoh SOP Pertemuan Tinjauan Manajemen : 440/038/SOP/A/PKM-KDH/II/2017 Keterangan

:

440

: Nomor Pola Klasifikasi

038

: No Surat Standar Operasional Prosedur

SOP : Standar Operasional Prosedur,

:

A

: Kode admen,

PKM :Puskesmas KDH : Kandanghaur, II

: Bulan 2017 : Tahun

2) Upaya (UKM/UKP) kode a.

Bab IV, (B)

 b.

Bab V, (B)

c.

Bab VI, (B)

3) Pelayanan Klinis kode

:B

:C

a.

Bab VII, (C)

 b.

Bab VIII, (C)

c.

Bab IX, (C)

d.

Apabila SOP diluar dari BAB akreditasi maka bentuk penomorannya ditambahkan upaya puskesmas. c) Pemberian nomor secara terpusat.

d) Untuk urutan penomoran dokumen Upaya, dimulai dari Upaya Promkes dilanjutkan Upaya Kesling, Upaya KIA, Upaya Gizi dan Upaya P2M

Promkes

PK

Laboratorium

Lab

Gizi

GZ

Tata Usaha

TU

Apotek

APO

Poli Umum

PU

Poli Gigi

PG

Loket

LK

Kesling

KL

UGD

UGD

P2M

P2M

PUSKEL

PKL

KIA

KIA

Imunisasi

IM

UKS

UKS

KB

KB

LANSIA

LS

PERKESMAS

PKM

BATTRA

BTR

Kesehatan Mata

KM

Kesehatan Jiwa

KJ

Kesehatan

Keselamatan

Kerja

K3

PTM

PTM

Posbindu

PBD

Kesehatan olahraga

KO

Home Care

HC

Contoh

: SOP Injeksi Intra Muskular

SOP Imunisasi: 443.32/92/SOP/IM/PKM-TMM/II/2017 Keterangan :

443.32 : Nomor Pola Klasifikasi

92

: No Surat Standar Operasional Prosedur

SOP : Standar Operasional Prosedur, IM

: Kode Imunisasi,

PKM : Puskesmas TMM : Tamamaung, II

: Bulan 2017 : Tahun

2. Pengesahan Dokumen

Dokumen disahkan oleh Kepala Puskesmas Kandanghaur 3. Sosialisasi / Pemberlakuan Dokumen

Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumit maka untuk melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan. 4. Distribusi

Tata Cara Pendistribusian dokumen a) Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumenyang sudah diberi stempel terkendali

kepada unit upaya atau pelaksana yang

memerlukan dokumen tersebut agar dapat digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau  bagian Tata Usaha Puskesmas Kandanghaur sesuai pedoman tata naskah.  b) Distribusi harus memakai ekspedisi dan formulir tanda terima. c)

Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja lainnya.

d)

Bagi Puskesmas/Klinik yang sudah menggunakan e-file maka distribusi dokumen bisa melalui jejaring area local, dan diatur kewenangan otorisasi

disetiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka dokumen e) Dokumen akreditasi dibuat rangkap 2, yang foto copy dengan cap terkendali didistribusikan di unit-unit yang memerlukan. 5. Tata cara penyimpanan dokumen

a) Dokumen rekam klinik / medik inaktif wajib disimpan sekurang- kurangnya lima tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam

klinis dapat dimusnahkan,

kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya.  b) Rekam medis pasien dimasukkan ke dalam family folder dan disimpan ke dalam rak penyimpanan di loket pendaftaran. c) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal tiga tahun d) Dokumen

asli

(master

dokumen

yang

sudah

dinomori

dan

sudah

ditandatangani) agar disimpan di bagian Tata Usaha Puskesmas. Penyimpanan dokumen yang asli harus rapi,sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan. e) Dokumen di unit upaya Puskesmas harus diletakkan di tempat yang mudah dilihat,mudah diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana. 6.

Penataan Dokumen

Untuk

memudahkan

didalam

pencarian

dokumen

akreditasi

Puskesmas

Kandanghaur dikelompokan masing- masing bab/kelompok pelayanan/UKM dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan daftar secara berurutan 7. Penarikan dokumen

a) Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti.  b) Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan membubuhkan stempel “Kadaluwarsa” dan kemudian menyimpan dokumen tersebut selama 2 tahun. c) Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.

PENGENDALIAN REKAMAN

1. Semua rekaman harus mudah dibaca dengan jelas dan diberi judul yang sesuai untuk mengidentifikasikannya dengan produk atau proses yang bersangkutan. 2. Semua rekaman yang diperlukan harus dipelihara dengan baik, dengan mengatur  pemberian identifikasi, penandaan lokasi dan acuan masa simpan. 3. Setiap unit/bagian harus menyimpan daftar rekaman bagiannya, daftar rekaman memuat masa simpan rekaman dan disposisi rekaman. 4. Masa simpan rekaman ditentukan dengan mengingat faktor-faktor antara lain  peraturan pemerintah, jenis rekaman. 5. Setelah masa simpan lampau, maka pemegang dokumen yang ditunjuk harus menentukan apa tindakan yang harus diambil.

BAB V LOGISTIK

Kebutuhan dana dan logistik untuk pelaksanan pengendalian pedoman dan rekaman direncanakan dalam pertemuan lokakarya mini program.

BAB VI KESELAMATAN SASARAN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP

LAMPIRAN DAFTAR INDUK DOKUMEN

BAGIAN :

-LEVEL I

DAFTAR INDUK DOKUMEN

No

Judul Dokumen

1.

SK

2.

Nomor/Tempat Dokumen

No.

Tanggal

Revisi

Berlaku

3. 4

DAFTAR INDUK DOKUMEN

BAGIAN :

-LEVEL II

DAFTAR INDUK DOKUMEN

No

Judul Dokumen

1.

Pedoman

2.

Panduan

3.

KAK

4

Perencanaan

Nomor/Tempat Dokumen

No.

Tanggal

Revisi

Berlaku

DAFTAR INDUK DOKUMEN

BAGIAN :

-LEVEL III

DAFTAR INDUK DOKUMEN

No

Judul Dokumen

1.

SOP

Nomor/Tempat Dokumen

No.

Tanggal

Revisi

Berlaku

2. 3. 4

DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL (REKAMAN) (LEVEL IV) BAGIAN :

Judul

No.

No

Lama Lokasi

Nomor

PIC

Rev

Disposisi Simpan

DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL

BAGIAN : DAFTAR INDUK DOKUMEN No

Judul Dokumen

Nomor/Tempat Dokumen

No.

Tanggal

Revisi 1

Berlaku

Dokumen Eksternal

DISTRIBUSI DOKUMEN NO

NAMA

NOMOR

DIDISTRIBUSIKAN

TANGGAL

PENERIMA

DOKUMEN

DOKUMEN

OLEH

DISTRIBUSI

DOKUMEN

DAFTAR ISI DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang.................................................. 4 B. Tujuan Pedoman ...............................................5 C. Ruang Lingkup Pedoman .................................6 D. Batasan Operasional ........................................7 E. Landasan Hukum ..............................................9 BAB II STANDAR KETENAGAAN ................................................10 A. Kualifikasi Sumber daya Manusia....................10 B. Distribusi Ketenagaan .....................................10 C. Jadwal Kerja ....................................................11 BAB III

STANDAR FASILITAS ......................................................12

A. Denah Ruang ..................................................12 B. Standar Fasilitas...............................................13 BAB IV BAB V

TATA LAKSANA PELAYANAN .........................................14 LOGISTIK ..........................................................................16

BAB VI

KESELAMATAN PASIEN ..................................................17

BAB VII

KESELAMATAN KERJA ....................................... 20

BAB VIII

PENGENDALIAN MUTU........................................ 21

BAB IX

PENUTUP..............................................................29

PEDOMAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PUSKESMAS KANDANGHAUR

PUSKEMAS TAMAMAUNG DINAS KESEHATAN KOTA MAKASSAR PEMERINTAH KOTA MAKASSAR