Paso 2 Individual

PASO 2

DANIEL RICARDO CASTRO ORTIZ COD. 1.015.460.332

CEAD: JOSE ACEVEDO Y GOMEZ

TUTORA: NILDA BECERRA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS, TECNOLOGÍA E INGENIERÍA ANALISIS DE SISTEMAS BOGOTÁ 2018

TALLER 2  – IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

CASO: Empresa “Happy Day” “Happy Day”,

es una empresa que se encuentra operando desde 2010, que vende insumos para fiestas y eventos y ofrece servicios de recreación y eventos comerciales.  Actualmente, su sede principal se encuentra ubicada en la ciudad de Ibagué Colombia y cuenta con una sede en la población del Guamo. El representante legal y dueño, el Señor William Barona, cuenta con empleados que trabajan en ambas sedes, distribuidos de la siguiente forma: Sede Principal en Ibagué: • Gerente comercial de ambas sedes: Paola Andrea Marmolejo Hurtado • Gerente administrativo de ambas sedes: Santiago Barona Marmolejo. • Dos vendedores: Miriam Iliana Montaña y Angela Maria Ospina. Sede en la

población del guamo: • Vendedor: Jairo Alberto Gomez y Alejandra Maria Aristizabal. La empresa

actualmente cuenta con un software que le ayuda con las necesidades básicas del negocio, pero que tiene muchas limitaciones y errores que les ha generado inconsistencias en el inventario, en las ventas, ven tas, en las compras de los insumos de la piñatería. Adicional a lo anterior no se tiene confianza de la información generada para realizar todo el tema contable. El tema contable se maneja con otro software que se llama “Siigo Software” donde se realiza los procesos contables,

tales como: Balances, Estados financieros y liquidación de los impuestos. Realizando una revisión sobre los inconvenientes presentados se ha logrado identificar: 

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No está realizando correctamente los cálculos o las sumatorias de las las ventas diarias y por ende las ventas semanales. En algunas ocasiones no actualiza correctamente los los saldos en en los inventarios No realiza realiza adecuadamente el cálculo cálculo de las devueltas que se les debe dar al cliente, por ejemplo: El valor de la factura es de 38.000 y el cliente paga con un billete de 50.000 y por ende las devueltas deberan ser 12.000. Este cálculo a veces sale errado. No está realizando un adecuado manejo de los los errores, pues saca el error en inglés y no deja continuar con los procesos. Esto hace que se pierda más tiempo en la atención del cliente y el empleado debe volver abrir el software y empezar a realizar nuevamente el proceso.

De acuerdo con todo lo anteriormente mencionado se está llevando de forma paralela el inventario en un archivo de Excel y se están generando copias de

las facturas de los clientes para validar las que se imprimieron con el valor de los informes de ventas que arroja el software. La preocupación de la gerente de ventas es que llevar el inventario en Excel le puede generar errores y/u omisiones. Esto genera una falta de control en los inventarios. Adicionalmente, es muy engorroso y se genera pérdida de tiempo por parte de los empleados al final del día sumando todas las facturas para luego compararla con el informe de ventas diarios, sumando que se están imprimiendo dos veces las facturas generando más consumo de papel y tinta. De acuerdo con todo lo anterior la Gerente Comercial y el Propietario solicitan de nuestro servicio como Ingenieros de requisitos, realizar un software que permite realizar: 1. Administración de los clientes. En este punto se debe ingresar los datos básicos del cliente y los tipos de clientes (Clientes frecuentes, ocasionales, empresariales). 2. Administración de los inventarios de los productos y servicios de la Piñatería 3. Administración de las Ventas 4. Administración de las Compras y proveedores 5. Calculo de las comisiones de los empleados de acuerdo con las ventas. De acuerdo con lo citado en el caso de la Empresa Happy Day, es importante como ingenieros de requisitos empezar a gestionar de forma eficaz el proceso de desarrollo de software. En nuestro caso vamos a trabajar toda la fase de análisis, por esta razón es importante tengamos en cuenta como ejemplo el siguiente modelo general para resolución de problemas:

Responder las siguientes preguntas: Determinar el problema

1. De acuerdo con el contexto del caso de la empresa “Happy Day”, el problema que se está presentando es: a) No se lleva un control adecuado de los inventarios b) El Software tiene limitaciones y tiene errores, afectando los inventarios c) Desconocimiento del programa d) Falta de control en los ingresos y egresos de la piñatería R// B. el software tiene limitaciones y tiene errores, afectando los inventarios Determinar la causa

2. De acuerdo con la problemática presentada en la empresa “Happy Day”, una

posible causa que lleva a que se presenta el problema es: a) Limitaciones en sus funcionalidades, el manejo de los errores, llevando a realizar procesos manuales generando errores y/u omisiones b) Hay mucha demora en la atención c) Los clientes se quejan d) Los costos de los procesos son altos R// a) Limitaciones en sus funcionalidades, el manejo de los errores, llevando a

realizar procesos manuales generando errores y/u omisiones

Determinar la consecuencia

3. ¿De acuerdo con la problemática presentada en la empresa “Happy Day”,

una consecuencia que genera el problema es? a) Los clientes se van b) Mucha demora en la atención c) Inconsistencias en los inventarios, reproceso y duplicidad en las actividades y errores en la facturación. d) No se sabe si se pierde o se gana R// c) Inconsistencias en los inventarios, reproceso y duplicidad en las

actividades y errores en la facturación.

El área problema

4. ¿De acuerdo con el contexto dado en la empresa, el área o las áreas del problema es? a) Área Ventas b) Área Recursos Humanos c) Área de Sistemas d) Área Comercial y el área administrativa R// a) Área Ventas Proceso

5. ¿De acuerdo con el problema, el proceso que se ve involucrado en la situación problema es? a) Ventas e inventarios b) Talento Humano c) Facturación d) Sistemas R// c) Facturación Actores Directos

6. ¿Pensando en la situación actual, un actor (persona) directamente relacionado con el problema son? a) Vendedores y Gerentes b) Dueño c) Clientes d) Proveedores R// a) Vendedores y Gerentes Actores Indirectos

7. ¿Pensando en la situación actual, un actor (persona) indirectamente relacionado con el problema son? a) Empleados b) Dueño c) Clientes y Propietario

 d) Proveedores R// b) Dueño Solución

8. Qué solución de carácter informático le sugiere al Gerente Comercial? a) Aplicación Web que administre los productos y servicios de la piñatería. b) Contratar más personal c) Crear una macro en Excel d) Crear un aplicativo móvil, una app para manejar por celular o tableta, para administrar los productos y servicios de la piñatería R// d) Crear un aplicativo móvil, una app para manejar por celular o tableta,

para administrar los productos y servicios de la piñatería Delimitación

9. Una delimitación que usted le colocaría a la solución propuesta a la empresa “Happy Day” es?

a) Manejar toda la información de la oficina de talento humano b) Manejar la información contable de la piñatería. c) Manejar todo lo referente a la selección y clasificación de los productos de la piñatería d) Manejar todo lo referente a los inventarios y facturación de los productos de la piñatería. R// d) Manejar todo lo referente a los inventarios y facturación de los productos

de la piñatería. Justificación

10. ¿Porque es importante construir la solución a la empresa “Happy Day”, que

beneficio puede aportar? a) Llevar un control de los inventarios y agilidad en el tiempo b) Controlar ingresos y egresos c) Contratar más empleados d) Satisfacción del proveedor R// a) Llevar un control de los inventarios y agilidad en el tiempo