PARAMETROS Y PROCESOS DENOMINA

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SIIGO STANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION NOMINA

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION

6

2.

7

CUENTAS CONTABLES

2.1. CUENTAS PARA FONDOS DE SALUD.

7

2.2. CUENTAS PARA PENSION Y CESANTIAS

8

2.3. CUENTAS DE APORTES PARAFISCALES

8

2.4. CUENTAS DE PRESTACIONES SOCIALES

9

2. CENTROS DE COSTO

10

3. PARAMETROS INICIALES DE NOMINA

11

3.1. DEFINICIÓN TIPOS DE NÓMINA

11

3.2. DEFINICIÓN FONDOS DE PENSIÓN, SALUD Y CESANTÍAS. 3.2.1. CONTROL PENSIÓN 3.2.2. CONTROL SALUD

12 13 16

3.3. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

18

3.4. DEFINICIÓN DE EMPLEADOS

21

3.6. GRUPOS CONTABLES

27

3.7. INCREMENTO DE SUELDOS

28

3.8. PARAMETROS PARA EL CALCULO DE PROVISIONES

34

3.9. DOCUMENTOS A UTILIZAR EN LA CONTABILIZACION DE LOS PROCESOS DE NOMINA 37

4. PROCESOS DE NOMINA

38

4.1. FIJA NOVEDADES

38

4.2. GENERACION DE NOVEDADES

41

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4.3. CAPTURA DE NOVEDADES

44

4.4. LIQUIDACION DE COMISIONES

46

4.5. AUXILIO DE TRANSPORTE AUTOMATICO

49

4.6. COMPROBANTE AUTOMATICO

50

5. PROCEDIMIENTOS DE RETENCION EN LA FUENTE

58

5.1. PROCEDIMIENTO No. 1 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS 5.1.1 Manejo en SIIGO – Salarios Integrales 5.1.2. Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales

59 59 60

5.2. PROCEDIMIENTO No. 2 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS 5.2.1. Manejo en SIIGO – Salarios Integrales 5.2.2. Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales

60 60 61

6.

PAGO DE NOMINA

62

7.

PARAFISCALES

66

8.

CALCULO PROVISIONES DE NOMINA

70

9.

INFORMES DE NOMINA

71

9.1. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S.

71

9.2. AUXILIAR DE NOMINA

78

9.3. INFORMES A FONDOS

79

9.4. VOLANTES DE PAGO

85

10. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE 1

89

10.1.

89

CREACIÓN DE CUENTAS

10.3. CREACIÓN DE CÓDIGOS DE LOS FONDOS

91

10.4. CREACIÓN DE CONCEPTOS DE NÓMINA

93

10.5. CREACIÓN DE EMPLEADOS

95

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10.6. CREACIÓN GRUPOS CONTABLES

96

10.7. DEFINICION DE LOS COMPROBANTES DE PROVISIONES DE NOMINA

96

10.8. LISTADOS DE LOS PARÁMETROS DEFINIDOS.

98

10.9. LISTA TIPOS DE NOMINA

99

10.10. LISTA CONCEPTOS DE NOMINA

99

10.11. LISTA TIPOS DE FONDOS

100

11. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE II

102

11.1. GENERACIÓN DE NOVEDADES

102

11.2. CAPTURA DE NOVEDADES.

102

11.3. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE

103

11.4. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE

103

11.5. VERIFICACIÓN DE NOVEDADES

104

11.6. CORRECCIÓN DE NOVEDADES

104

11.7. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE.

105

11.8. PAGO (CONTABILIZACIÓN) LA NÓMINA

105

11.9 IMPRESIÓN DE INFORMES 11.9.1. VOLANTES DE PAGO. 11.9.2. RELACIÓN DE PAGOS 11.9.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS

106 106 106 107

11.10. GENERACIÓN DE NOVEDADES

107

11.11. CAPTURA DE NOVEDADES

108

11.12. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE

109

11.13. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE

109

11.14. VERIFICACIÓN DE NOVEDADES

110

11.15. PAGO (CONTABILIZACIÓN) LA NÓMINA

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11.16. GENERACION DE INFORMES 11.16.1 VOLANTES DE PAGO 11.16.2. RELACIÓN DE PAGOS 11.16.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS 11.16.4. MAPA DINERO 11.16.5. RESUMEN POR CONCEPTO 11.16.6. AUXILIAR DE NOMINA 11.16.7. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S 11.16.8. INFORME A FONDOS. 11.16.9 ACUMULADOS 11.16.10. ACUMULADOS MENSUALES

111 111 111 111 112 112 113 113 113 114 114

11.17. PROCESO DE PARAFISCALES

115

11.18. PROVISIONES DE NOMINA

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1. INTRODUCCION Las organizaciones actuales requieren optimizar los procesos que se ejecutan con determinada periodicidad, mantener actualizada su información contable y administrar sus recursos de manera eficiente. Es por ello que el módulo de nómina le permitirá definir los parámetros pertinentes para que se puedan ejecutar procesos de forma automática como son la liquidación y pago de nómina y la generación de informes.

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2. CUENTAS CONTABLES Las cuentas contables tienen una implicación implementación del módulo de nómina.

importante

en

el

proceso

de

De la correcta definición de las cuentas contables depende una adecuada parametrización y ejecución de los procesos de nómina, que inciden directamente en la obtención de informes detallados permitiendo efectuar un análisis de la información generada. 2.1. CUENTAS PARA FONDOS DE SALUD. Ruta: Contabilidad – Administración de Cuentas Contables - Apertura De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de salud son:

51056901 51056902 52056901 52056902 72056901 72056902

DEBITO I.S.S FAMISANAR I.S.S. FAMISANAR I.S.S FAMISANAR

CREDITO 23700501 I.S.S. 237000502 FAMISANAR 23700501 I.S.S 23700502 FAMISANAR 23700501 I.S.S. 23700502 FAMISANAR

RECUERDE Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son: 

 

Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los fondos de salud deben ser auxilia rizadas por cada E.P.S que maneje la empresa y el código y nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el mismo asignado a la cuenta por pagar. Las cuentas creadas para los fondos de salud se deben manejar a nivel auxiliar, nunca a nivel sub-auxiliar. Terceros: Aplica para acumular la información por cada uno de los empleados a los cuales se les deduce el concepto de aportes a E.P.S. Centros de Costo: Aplica para acumular información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.

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2.2. CUENTAS PARA PENSION Y CESANTIAS Ruta: Contabilidad – Administración de Cuentas Contables – Apertura De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de pensiones y cesantías son:

51057001 51057002 52057001 52057002 72057001 72057002

DEBITO I.S.S PORVENIR I.S.S. PORVENIR I.S.S PORVENIR

CREDITO 23803001 I.S.S. 23803002 PORVENIR

RECUERDE Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son: 





Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los Fondos de Pensiones y Cesantías deben ser auxilia rizadas por cada Fondo que maneje la empresa y el código y nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el mismo asignado a la cuenta por pagar. Se recomienda crear del Auxiliar 01 al 50 para los fondos de Pensiones y del 51 al 99 para los fondos de cesantías. Las cuentas creadas para los fondos de pensiones y cesantías se deben manejar a nivel auxiliar, nunca a nivel subauxiliar. Terceros: Aplica para acumular la información por cada uno de los empleados a los cuales se les deduce el concepto de aportes a Fondos de Pensión y Cesantías. Centros de Costo: Aplica para acumular información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.

2.3. CUENTAS DE APORTES PARAFISCALES Ruta: Contabilidad – Administración de Cuentas Contables - Apertura De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los aportes parafiscales son: DEBITO 510578 SENA 510575 ICBF 510572 CAJA COMP. FAMILIAR

CREDITO

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520578 520575 520572 720578 720575 720572

SENA ICBF CAJA COMP. FAMILIAR SENA ICBF CAJA COMP. FAMILIAR

237010 APORTES AL ICBF, SENA, CAJA COMP. FAMILIAR

RECUERDE Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de la cuenta del pasivo. Estas características son:   

Tercero: Acumula información por cada empleado. Centros de Costo: Acumula información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades. Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y son los siguientes: o 51 – Administración o 52 – Ventas o 72 – Mano de Obra (Producción)

Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa. 2.4. CUENTAS DE PRESTACIONES SOCIALES Ruta: Contabilidad – Administración de Cuentas Contables - Apertura De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para las provisiones de las prestaciones sociales son:

510530 520530 720530 510533 520533 720533 510536 520536 720536 510539 520539 720539

DEBITO CESANTIAS CESANTIAS CESANTIAS INT. CESANTIAS INT. CESANTIAS INT. CESANTIAS PRIMA PRIMA PRIMA VACACIONES VACACIONES VACACIONES

CREDITO 261005 PROVISION CESANTIAS

261010 PROVISION INT. CESANTIAS

261020 PROVISION PRIMAS

261015 PROVISION VACACIONES

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RECUERDE Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son:   

Tercero: Acumula información por cada empleado. Centros de Costo: Acumula información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades. Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y son los siguientes: o 51 – Administración o 52 – Ventas o 72 – Mano de Obra (Producción)

Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa.

2. CENTROS DE COSTO Ruta: Contabilidad – Administración de Centros de Costo – Apertura Los centros de costo deben estar parametrizados previamente por el módulo de Contabilidad. Estos se enlazan directamente en la creación del empleado y en la parametrización de las cuentas.

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3. PARAMETROS INICIALES DE NOMINA Los parámetros iniciales necesarios para el correcto desempeño del módulo de nómina son:     

Tipos de Nómina Fondos de Pensión, Salud y Cesantías Apertura de Conceptos Apertura de Empleados Grupos Contables

3.1. DEFINICIÓN TIPOS DE NÓMINA Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Nóminas Los tipos de nómina corresponden a los períodos de nómina que pueda manejar la empresa para realizar el pago.

Los campos que se deben diligenciar: 



Nro. Nómina: Corresponde al código para identificar el periodo de nómina. Se pueden crear hasta 99 tipos de nómina diferentes. Se recomienda crear un tipo de nomina por cada periodo que se maneje. Ej. 01 – Primera quincena de Enero, 02 – Segunda Quincena de Enero, 03 – Primera quincena de Febrero, etc. La nómina 99 se utiliza para realizar consolidaciones. (se pueden consolidar hasta 98 periodos de nómina). Forma de Pago: Se debe escoger la forma en que se efectuará el pago de la nómina, digitando la letra mayúscula del periodo correspondiente. SIIGO únicamente maneja periodos mensuales, quincenales, decanales y semanales.

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3.2. DEFINICIÓN FONDOS DE PENSIÓN, SALUD Y CESANTÍAS. Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Fondos A través de esta opción se crean los diferentes fondos de salud, pensión y cesantías que maneja la empresa.

Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:  

 

Tipo: Se debe escoger la opción correspondiente de acuerdo al tipo de fondo que se quiere crear. Pensión, Salud y Cesantías. Número del Fondo: Se debe digitar el número del fondo que se está creando. Este código debe ser igual al asignado en el auxiliar de las cuentas del gasto y del pasivo que se crearon anteriormente. Nombre del Fondo: Se debe digitar el nombre del fondo que se esta creado. Nit Fondo: Se debe digitar el número del nit del fondo sin puntos, comas, espacios y sin digito de verificación.

RECUERDE Antes de comenzar a definir los códigos de los fondos de pensión y salud, se deben crear los fondos de control, para que se establezcan los datos actuales del salario mínimo y porcentajes de descuentos en salud, pensión y fondo de solidaridad.

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3.2.1. CONTROL PENSIÓN Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Fondos

  

Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger Pensión. Número del Fondo: Se debe presionar la tecla “Enter” para ingresar a los parámetros del fondo. Nombre del Fondo: Aparece de forma automática y no es necesario digitarlo ni modificarlo.

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  





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 

Nit Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningún fondo específico. Aporte Total: Corresponde al porcentaje total de aporte de Pensión que se debe cotizar. De acuerdo a la legislación actual corresponde al 14.5% Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe efectuar al empleado por concepto de pensión. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 3.625% Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) salario mínimo mensual legal vigente. Aporte Solidaridad: Corresponde al porcentaje del fondo de solidaridad que se debe aplicar a los empleados que devengan un salario superior a los cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales vigentes. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje es del 1%. Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo legal vigente. Aporte Sub-cuenta de Subsistencia (S/N): Este campo aplica conforme a la ley 797 de enero 29 de 2003, en el que se indica que los afiliados por pensión con ingreso igual o superior a 16 salarios mínimos mensuales legales vigentes y los pensionados con mesadas superior a 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes deben contribuir con un aporte adicional con destino a la sub-cuenta de subsistencia del fondo de solidaridad. Si esta opción no aplica para la empresa se debe omitir la opción, en caso contrario se debe marcar en el que se desplegará la siguiente pantalla, para definir los rangos de salarios para determinar el porcentaje de aporte:

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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:  





Tipo: Se debe marcar la letra A para los afiliados y P para los pensionados. Desde: Corresponde al rango inicial de los salarios mínimos mensuales legales vigentes desde los que se debe efectuar el aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003. Hasta: Corresponde al rango final de los salarios mínimos mensuales legales vigentes hasta el que se debe efectuar el aporte. de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003. % Aporte: Se debe digitar el porcentaje de aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003.

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RECUERDE Si no desea crear la tabla puede copiar el archivo ZSUBCTA y ZSUBCTA.IDX del directorio Archivos de Programa o Program Files - Informática y Gestión – SIIGO Windows SIIWI NN donde NN es el número de la empresa en la que se esta trabajando.

3.2.2. CONTROL SALUD Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Fondos Para que el programa efectúe el cálculo de los aportes de salud es necesario definir el Fondo de Control Salud.

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    

Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger el fondo de Salud Número del Fondo: Se debe presionar la tecla “Enter” para ingresar la parametrización del fondo. Nombre del Fondo: Aparece de forma automática y no es necesario digitarlo ni modificarlo. NIT Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningún fondo específico. Aporte Patronal: Corresponde al porcentaje de salud que debe aportar el empleador. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 8%.

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Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe efectuar al empleado por concepto de salud. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 4% Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) salario mínimo mensual legal vigente. Cobertura Familiar: En este campo se debe digitar el porcentaje de aporte que debe efectuar la empresa por concepto de Caja de Compensación Familiar. De acuerdo a las disposiciones legales vigentes este porcentaje es del 4%. Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo legal vigente.

RECUERDE Los datos que se registren en los fondos de control deben ser actualizados anualmente o conforme a las disposiciones legales vigentes. 3.3. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Conceptos Los conceptos corresponden a las diferentes novedades de ingreso o deducciones que se realizarán a los empleados en cada periodo de nómina.

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

Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto de nómina que desea crear. SIIGO permite crear hasta 999 conceptos y se recomienda crear del código 01 al 50 los conceptos de ingresos o devengados y del 51 en adelante los conceptos de deducciones.

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

Tipo (Ing/Ded): Se debe marcar la opción de “Ingreso” para los conceptos de ingresos o devengados y la opción de “Deducción” para los conceptos de deducciones.

 

Descripción: Nombre o descripción del concepto que se esta creando. Cuenta: Se debe digitar el código de la cuenta contable donde se contabilizará el concepto que se esta creando. Para los conceptos en los que se afectan las cuentas de los grupos 51 – Administración, 52 – Ventas y 72 – Mano de Obra (producción) se deben dejar los dos primero dígitos en cero (00), para que el programa asuma el grupo asignado a cada empleado en la hoja de vida. (Este procedimiento se explicará más adelante). Para los conceptos de salud, pensión y cesantías se debe digitar la cuenta hasta el sexto digito, es decir, hasta el nivel de subcuenta, y el código del auxiliar se debe dejar en cero (00), para que el programa tome el código del fondo asignado en la hoja de vida del empleado. Formula: Se debe marcar la opción si el concepto que se esta creando depende de una variable para su cálculo. Ej. Salario, horas extras, subsidio de transporte, incapacidades. Numerador: En este campo se debe asignar el factor que se utilizará para el cálculo del valor del concepto que se esta creando. El numerador siempre va multiplicado por el salario que tiene el empleado en la hoja de vida del empleado. Para el concepto de salario este número debe ser uno (1), para el subsidio de transporte debe ir cero (00) y para las horas extras debe ser uno (1) más el factor para determinar su valor. Ej. Horas Extras Diurnas 1.25 Denominador: Corresponde al número o factor en el que se debe dividir el valor del salario para el calculo correcto del concepto que se esta creando. El salario debe ser treinta (30) porque a los empleados se les paga la nómina sobre 30 días, para las horas extras debe ser doscientos cuarenta (240) y el subsidio de transporte debe ir en cero (00). Salario: Se debe digitar marcar la opción si los conceptos que se están creando forman base para las deducciones de salud, pensión, cálculo de aportes parafiscales y liquidación de prestaciones sociales. Muestra Saldo: Esta opción únicamente aplica para el concepto de Préstamo a Empleados para que en la captura de novedades muestre el saldo del préstamo. Cálculo Automático: Este campo tiene relación con los procesos automáticos que se ejecutan en el módulo de nómina. Estos conceptos son: o P - Aporte de Pensión: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de pensión o S - Aporte de Salud: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de salud. o R – Retención en la Fuente: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de retención en la fuente. o T – Auxilio de Transporte: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de subsidio de transporte. En este caso el programa solicitará el valor del subsidio de transporte y el tope de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se debe pagar el Subsidio de Transporte. De acuerdo a la legislación actual el tope corresponde a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Recuerde que esta información debe actualizarse cada año.

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V – Vacaciones: Se debe escoger esta opción cuando sé este creando el concepto de vacaciones, para efectos la consolidación de vacaciones. o I – Incapacidades: Se debe escoger esta opción cuando sé este definiendo el concepto de incapacidades. o B – Base de Retención: Se debe escoger esta opción cuando sé este creando algún concepto que no esta marcado como salario, pero que constituye base de retención en la fuente. o He – Horas Extras: Se debe escoger esta opción únicamente cuando se este creando el concepto de recargo nocturno, para que este se tenga en cuenta este concepto en la liquidación de las vacaciones. Concepto de Liquidación: Esta opción se debe marcar para los conceptos de prestaciones sociales y otros conceptos de liquidación. o CES – Cesantías: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de cesantías. o INT – Intereses de Cesantías: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de intereses de cesantías. o VAC – Vacaciones: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de vacaciones. o IND – Indemnizaciones: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de indemnizaciones. o PRI – Primas: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de la prima de servicios. o PRE – Préstamos: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de préstamos o DOM – Dominicales: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de dominicales para la liquidación de las nóminas semanales. Activo: Se debe marcar esta opción para activar el concepto y se desmarca para inactivarlo. Si en determinado momento algún concepto no se vuelve a utilizar en la liquidación de la nómina se debe inactivar, porque el programa no permite borrarlo si ya posee movimiento. o



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3.4. DEFINICIÓN DE EMPLEADOS Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Empleados A través de esta opción el programa permite crear la hoja de vida de los empleados.

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Los campos que se deben diligenciar para crear la hoja de vida de los empleados son:

 

Nit: En este campo se debe digitar el número de identificación del empleado sin puntos, comas y sin espacios. Sucursal: Esta opción únicamente aplica para la generación de la autoliquidación del seguro social y se debe marcar la opción en el caso en el que el empleado trabaje en alguna sucursal de la empresa y se desea presentar la autoliquidación del seguro social por sucursal. En caso contrario se debe omitir esta opción. Nombre: En este campo se deben digitar los nombres y apellidos del empleado. Sexo (M/F): Corresponde al género del empleado y se debe digitar la escoger la opción correspondiente. Fecha de Nacimiento: Se debe digitar la fecha de nacimiento del empleado con los cuatro dígitos del año, dos dígitos para el mes y dos dígitos para el día. Dirección: Dirección del lugar de residencia del empleado. País: Se debe digitar el código del país en el que labora el empleado. Con el



icono se puede hacer la búsqueda de los países creados en la opción de parametrización. Ciudad: Se debe digitar el código de la ciudad en la que labora el empleado.



Con el icono se puede hacer la búsqueda de las ciudades creadas en la opción de parametrización. Teléfonos: Se deben digitar los números telefónicos del empleado.

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Cuenta Entidad: Este campo se diligencia si la empresa paga la nómina al empleado a través de una cuenta bancaria y se debe digitar el número de la cuenta corriente o cuenta de ahorros del empleado. Grupo Asignado: Corresponde al grupo contable al que pertenece el empleado, el cual afectará cada uno de los conceptos de nómina en el momento de la contabilización del pago de nómina. Recuerde que los grupos son 51 – Administración, 52-Ventas, 72 – Mano de Obra (producción). Cuenta Asignada: Se debe digitar el código contable “05” que corresponde a gastos de personal. Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el empleado. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados. Fecha de Ingreso: Se debe digitar el año, mes y día en el que ingreso el empleado a trabajar. Fecha de Retiro: Este campo se debe diligenciar una vez se haya retirado el empleado digitando el año, mes y día de retiro. Cargo: Se debe digitar el cargo que desempeñará el empleado dentro de la empresa. Corporación: En este campo el programa desplegará una ventana en la que se puede seleccionar la entidad bancaria en la que el empleado posee la cuenta de nómina. Sueldo Actual: En este campo se debe digitar el salario actual del empleado que se esta creando. Sueldo Anterior: En este campo se debe digitar el salario actual del empleado. Si el empleado es nuevo se puede dejar en blanco este campo pasando con “Enter”. Fecha de Aumento: Este es un campo de carácter informativo y se debe digitar la fecha en la que se realizó el último aumento de sueldo al empleado. Ley 50: Se debe marcar esta opción para aquellos empleados que se encuentren en la ley 50. En caso contrario se debe omitir la opción presionando “Enter”. Integral: Se debe marcar esta opción para aquellos empleados que tienen salario integral, en caso contrario se debe omitir la opción presionando “Enter”. Factor Prestacional: En este campo se debe digitar el treinta por ciento (30%) que corresponde al factor prestacional para salarios integrales. Este campo únicamente se habilita si se selecciono la opción de Salario Integral. Término Fijo: Si el empleado fue contratado bajo la modalidad de término fijo se debe digitar la letra “S”. En caso contrario se debe digitar la letra “N”. Fecha Final: Si en la opción anterior se digitó la letra “S” el programa solicitará la fecha de terminación del contrato. En caso contrario el programa omitirá este campo. Anticipo Cesantías: Este campo permite digitar el valor de los anticipos de cesantías efectuado al empleado, para que en la liquidación de las cesantías se descuente de la liquidación del empleado. Fecha Anticipo: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuó el anticipo de las cesantías.

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



Días de Licencia: Se debe digitar el número de los días de licencia que se haya otorgado al empleado, para efectos de la preliquidación de contrato de trabajo. Periodos Disfrutados de Vacaciones: En este campo se deben digitar los periodos de vacaciones que ha disfrutado el empleado durante su permanencia en la empresa. Fecha Últimas Vacaciones: En este campo se debe digitar la fecha en la que el empleado tomó el último periodo de vacaciones, con el fin de que en el momento de efectuar la liquidación del contrato de trabajo liquide los periodos de vacaciones que tiene pendientes por disfrutar. Tipo (Nit/Céd): Se debe seleccionar la letra “C” para los empleados que se están creando.

CAPTURA DATOS LEY 100 Una vez se han definido estos parámetros el programa desplegará la siguiente ventana, en la que se deben diligenciar los datos que se relacionan a continuación:

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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: 

Salud – Afiliado al Iss: Si el empleado esta afiliado por salud al Instituto de Seguro Social se debe digitará marcar la opción correspondiente, si el empleado esta afiliado a otro fondo se debe marcar la opción “No Afiliado al ISS” o si el empleado es pensionado se debe digitar marcar la opción correspondiente.

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



















Fondo de Salud: Independiente de la opción que se haya marcado anteriormente será necesario escoger el fondo al que se encuentra afiliado el empleado. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los fondos creados. Pensión – Afiliado al Iss: Si el empleado esta afiliado por pensión al Instituto de Seguro Social se debe marcar esta opción, si el empleado esta afiliado a otro fondo se debe marcar la opción “No Afiliado al ISS” si el empleado es pensionado se debe marcar la opción correspondiente. Fondo de Pensión: Independiente de la opción que se haya marcado anteriormente será necesario escoger el fondo al que se encuentra afiliado el empleado. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los fondos creados. Aporte Voluntario: Este campo se debe diligenciar si el empleado que se está creando efectúa un aporte voluntario de pensión. Se debe digitar el porcentaje de aporte que realiza el empleado. Régimen: Para los afiliados al Instituto de Seguro Social se debe digitar la letra “P” – Prima Media y para los afiliados a los demás fondos se debe digitar la letra “A” – Ahorro individual. Otros – Fondo de Cesantías: En este campo se debe digitar el código del fondo de cesantías en el que se encuentra afiliado el empleado. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los fondos creados. Retención en la Fte: Este campo hace referencia al procedimiento de retención en la fuente que se aplicará al empleado que se está creando. Si selecciona el procedimiento Nro. 1 se calculará la retención en la fuente con base en los porcentajes o valores de la tabla de retención para salarios. Si escoge el procedimiento Nro. 2 se debe indicar el porcentaje de retención que se aplicará al empleado durante el semestre. Independientemente de que el empleado tenga o no salario integral, el programa siempre solicitará el procedimiento de retención a aplicar porque si en determinado momento sus ingresos forman base para efectuar la retención en la fuente, el programa hará el calculo de acuerdo al procedimiento escogido. Deducción de Retención: En este campo se debe digitar el valor correspondiente a las deducciones de la base de retención por concepto de intereses o corrección monetaria de préstamos hipotecarios, pago de medicina prepagada, educación del núcleo familiar y el costo financiero en la adquisición de vivienda. Recuerde que únicamente puede escoger uno de los cuatro conceptos y el valor no puede exceder del quince por ciento (15%) de los ingresos del empleado. Porcentaje de ATEP: En este campo se debe digitar el porcentaje de ATEP (Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional) que corresponde al cargo del empleado que se esta creando. Los porcentajes son suministrados por cada ARP. Aporte Voluntario AFC: En este campo se debe digitar el valor del aporte que efectúa el empleado al Fondo de la Construcción (Ahorro Programado), con el fin de deducirlo de la base de retención.

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

Excluido Aportes, Cajas ICBF y SENA: Esta opción aplica conforme a la ley 789 de 2002 en la que se indica que “las empresas que contraten nuevos trabajadores de características especiales detallados por la ley o que contraten estudiantes entre los 16 y 25 años de edad estarán excluidos del pago por aportes al SENA, Caja de compensación e ICBF”. Esta norma comenzó a regir a partir del 01 de Abril del año 2003 y si alguno de los empleados de la empresa cumple con las características mencionadas en la ley en esta opción se debe marcar la letra “S”, en caso contrario se debe marcar la letra “N”. Si la respuesta fue afirmativa el programa desplegará la siguiente pantalla, para que se efectúe la clasificación del empleado.

3.6. GRUPOS CONTABLES Ruta: Nómina – Catálogo – Grupos Contables A través de esta opción se crean los diferentes grupos contables que maneja la empresa. Su finalidad es guardar los acumulados de un empleado, cuando por alguna circunstancia se hace cambio a un nuevo grupo contable y se realizan pagos y contabilizaciones de nómina a este último grupo. Recuerde que los grupos se asignan a los empleados en la hoja de vida. Los grupos contables los cuales afectan a nivel contable la nómina son los siguientes:   

51 (Administración) 52 (Ventas o comercial) 72 (Mano de obra o Producción).

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El campo que se debe diligenciar es: 

Grupo Contable: En esta opción únicamente se requiere digitar el grupo que corresponde a 2 dígitos y una vez se han creado con la tecla de función F1 o con el icono

se graban.

3.7. INCREMENTO DE SUELDOS Ruta: Nómina – Catálogo – Aumento A través de esta opción se puede efectuar el incremento de sueldos de forma automática tomando como base el salario del empleado que se digito en la hoja de vida. Para efectuar los incrementos de sueldo, el sistema cuenta con las siguientes opciones:

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Los incrementos se pueden efectuar por porcentaje, por valor o por persona digitando seleccionado la opción que se desee. 

Por Porcentaje: Para efectuar los incrementos por porcentaje se debe ingresar la siguiente información:

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

Porcentaje: En este campo se debe digitar el porcentaje de incremento que se desea aplicar a los sueldos de los empleados que se relacionaron en la hoja de vida. Nit Desde: Corresponde al número de identificación inicial del empleado desde



el que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el nit cero (0). Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el





que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el nit 9999,999,999,999. Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el

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





icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el centro de costo cero (0000). Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro de costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el centro de costo (9999). Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento. Si no se marca la opción el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automática. Por Valor: Para efectuar los incrementos por valor se debe ingresar la siguiente información:

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

Incremento de: En este campo se debe ingresar el valor del incremento que se desea aplicar al sueldo que aparece en la hoja de vida de los empleados. Nit Desde: Corresponde al número de identificación inicial del empleado desde



el que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el nit cero (0). Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el





que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el nit 9999,999,999,999. Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el

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





icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el centro de costo cero (0000). Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro de costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el centro de costo (9999). Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento, en caso contrario el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automática. Por Persona: En esta opción el programa muestra la lista de empleados que se han creado por el módulo de nómina, para que a cada uno de ellos se les efectúe el incremento salarial. Para efectuar el incremento es necesario digitar la siguiente información:

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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:  







Sueldo: En este campo se debe digitar el nuevo salarió que será asignado a cada uno de los empleados. C.C: El programa trae automáticamente el centro de costo que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo centro de costo del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”. Sal: El programa trae automáticamente código del fondo de salud que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo fondo de salud del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”. Pen: El programa trae automáticamente código del fondo de pensión que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo fondo de pensión del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”. Ces: El programa trae automáticamente código del fondo de cesantías que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar nuevo el fondo de cesantías del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”.

3.8. PARAMETROS PARA EL CALCULO DE PROVISIONES Ruta: Nomina – Comprobantes Prefijados – Fijación de Comprobantes Esta herramienta permite definir los parámetros requeridos para ejecutar de forma mensual el cálculo de las provisiones de nómina como son las Cesantías, Primas de Servicio y Vacaciones.

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Para la correcta parametrización de los comprobantes de provisiones de nómina se deben diligenciar los siguientes campos: 







Nro. de Comprante: En este campo se debe digitar el número del comprante que se quiere definir para el cálculo de las provisiones de las prestaciones sociales. El programa permite crear hasta 999 comprobantes y se debe crear un comprobante por cada concepto de provisión. Ej: 001 – Provisión de Cesantías, 002 – Prima de Servicios, 003 - Vacaciones, 004 – Intereses de Cesantías. Secuencia: Las secuencias permiten efectuar un registro ordenado de cada una de las cuentas que formen base para el cálculo de cada concepto de provisión. Así mismo permite afectar centros de costo diferentes para una misma cuenta base. Por cada comprobante se pueden crear hasta 99 secuencias. Porc./Valor: En este campo se define si la provisión se desea efectuar por porcentaje o por valor escogiendo la opción correspondiente. (Normalmente las provisiones de nómina se efectúan con un porcentaje). Saldo o Movimiento: El cálculo de las provisiones de las prestaciones sociales se debe efectuar sobre el movimiento de las cuentas que forman base para las provisiones ya que la provisión es mensual. Si se toma la opción de saldo tomaría el saldo inicial de la cuenta de cálculo más el movimiento del mes que se esté provisionando.

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Después de escoger la opción de saldo o movimiento, el programa habilita un campo en el que se debe digitar el porcentaje o valor de cálculo de provisión. Recuerde que los porcentajes para el cálculo de las provisiones son los siguientes: 8.33% 8.33% 4.17% 1% 







 



Cesantías Primas de Servicios Vacaciones Intereses sobre Cesantías

Cuenta de Cálculo: En este campo se deben digitar las cuentas contables que se van a tomar como base para el cálculo de las provisiones. Como el programa permite digitar únicamente una cuenta por cada secuencia, es necesario crear una nueva secuencia para las diferentes cuentas que forman base para el cálculo de las provisiones. Si no se conoce el código de la cuenta con las teclas de función F2, F3 o con el icono se pueden efectuar las búsquedas de registros. Centro de Costo: En este campo se debe digitar el código del centro de costo que se quiere afectar en el cálculo de las provisiones. Si una misma cuenta de cálculo afecta varios centros de costo se debe crear una nueva secuencia llamando la misma cuenta, pero afectando un centro de costo diferente. Si no se conoce el código del centro de costo con las teclas de función F2, F3 o con el icono se pueden efectuar las búsquedas de registros. Descripción: En este campo se debe escribir el detalle o descripción de la contabilización que se está efectuando, para que esta aparezca en el comprobante de contabilidad. Cuenta Débito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del gasto de la provisión en la que se realizará la contabilización de la provisión, de acuerdo al cálculo que efectúe el programa. Si no se conoce el código de la cuenta con las teclas de función F2, F3 o con el icono se pueden efectuar las búsquedas. Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero específico y en este caso corresponde al Nit de la empresa. Cuenta Crédito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del pasivo que corresponde a la provisión. Si no se conoce el código de la cuenta con las teclas de función F2, F3 o con el icono se pueden efectuar las búsquedas. Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero específico y en este caso corresponde al Nit de la empresa.

RECUERDE El valor que el programa contabiliza en la cuenta del gasto y en la cuenta del pasivo corresponde al resultado obtenido de multiplicar el valor del movimiento de la cuenta

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de cálculo por el porcentaje establecido en el comprobante prefijado. Los pasos descritos anteriormente corresponden únicamente a la parametrización de los comprobantes para el cálculo de las provisiones de nómina, más adelante se describe el procedimiento para que se efectúe la contabilización de dichas provisiones.

3.9. DOCUMENTOS A UTILIZAR EN LA CONTABILIZACION DE LOS PROCESOS DE NOMINA Ruta: Contabilidad – Definición de Documentos Los documentos que se relacionan a continuación no se definen en el módulo de nómina, pero es necesario definirlos para efectuar las contabilizaciones de los diferentes procesos que se ejecutan en el módulo. Los documentos que se deben definir son los siguientes:





 

Tipo L: Si el pago de la nómina se efectúa en efectivo o a través de una cuenta de ahorros se debe definir un documento tipo L (Otros), en el que se harán las contabilizaciones de los gastos de nómina. Tipo G: Si el pago de la nómina se efectúa en cheque se debe definir un documento tipo G (Comprobante de Egreso), en el que se harán las contabilizaciones de los gastos de nómina y posteriormente por el módulo de Documentos – Impresión de Documentos Previos, se podrá generar la impresión del cheque para cada uno de los empleados. Parafiscales: Para efectuar la contabilización de los aportes parafiscales se debe definir un documento tipo L (Otros), diferente al del pago de la nómina. Provisiones: Para efectuar la contabilización de las provisiones de nómina se debe definir un documento tipo L (Otros) diferente al del pago de la nómina y los parafiscales.

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4. PROCESOS DE NOMINA Los procedimientos que se describen a continuación se deben ejecutar, para efectuar la liquidación, pago y generación de informes de nómina. 4.1. FIJA NOVEDADES Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Fija Novedades A través de esta opción se puede generar la captura de aquellas novedades que son fijas en la liquidación de todos los periodos de nómina para uno o varios empleados. Estos conceptos se pueden fijar con los siguientes criterios: Individual: En esta opción se puede seleccionar un empleado para efectuar la fijación de una novedad.

Los campos que se deben diligenciar son: 

Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto que se quiere



fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados. Nit: En este campo se debe digitar el número de cédula del empleado al que se

le efectuará la fijación del concepto. Con el icono se pueden consultar los empleados creados.  Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar. Centro de Costo: Seleccionado esta opción se podrá efectuar la fijación de una novedad para un centro de costo específico.

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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: 

Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto que se quiere



fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados. C. De Costo: En este campo se debe digitar el código del centro de costo al que se le efectuará la fijación del concepto. Al presionar “Enter” se selecciona el



asterisco (*) el programa tomará todos los centros de costo. Con el icono se pueden consultar los centros de costo creados. Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar.

Numérico: A través de esta opción se puede efectuar la asignación de un concepto por rango de nits.

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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: 

Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto que se quiere



fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados. Del Número: Corresponde al número de identificación inicial del empleado



desde el que se desea fijar el concepto. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el nit cero (0). Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el



que se desea fijar el concepto. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el nit 9999,999,999,999. Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar.

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4.2. GENERACION DE NOVEDADES Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Generación de Novedades Esta opción permite efectuar el ingreso en bloque de novedades que aplican para todos los empleados en un período de nómina determinado. Así mismo permite liquidar de forma automática los dominicales cuando el pago de la nómina es semanal. Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará las siguientes opciones:

Escogiendo la opción “Únicas” el programa mostrará el siguiente mensaje:

Se debe dar clic sobre el cuadro en blanco para continuar e inmediatamente el programa solicitará el número de la nómina a procesar o liquidar. Se debe tener en cuenta que la nómina 99 se emplea para hacer consolidaciones. En este proceso se crea la pareja de archivos Z29NN y Z29NN.idx, donde NN es el número de la nómina que se está liquidando.

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Una vez se ha escogido el periodo de nómina a liquidar el programa desplegará la siguiente pantalla en la que se debe registrar los siguientes datos:

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



Cpto: En este campo se deben digitar los conceptos o novedades que se van a liquidar en el período de nómina escogido. Una vez se ha escogido el concepto, el programa automáticamente mostrará la descripción del mismo. Con el icono o las teclas de función F2 o F3, se puede realizar la búsqueda de los conceptos creados. Variable: En este campo se debe digitar la cantidad de los días u horas que se desean liquidar para los conceptos seleccionados.

Después de incluir todos los conceptos, dando clic sobre el icono la tecla de función F1 aparecerá el siguiente mensaje:

o presionando

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Digitando “SI” el programa ejecutará un proceso automático en el que le asignará las novedades escogidas para todos los empleados. Digitando “NO” el programa mostrará uno a uno los empleados y preguntará si la nómina aplica para el empleado que se está visualizando en pantalla. Se debe digitar “Si” o “No” según corresponda hasta finalizar la lista de empleados. 4.3. CAPTURA DE NOVEDADES Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades A través de esta opción se debe efectuar la entrada de novedades por cada uno de los empleados. Se debe escoger un período de nómina en el que se deben incluir todos los ingresos y deducciones, excepto el subsidio de transporte, los aportes de salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente. Para efectuar la captura de novedades se ejecutarán los siguientes pasos:

 

Digite la Nómina a Procesar (01/99): En este campo se digita el número de la nómina en el cual se efectuará la captura de las novedades. Es la Quincena 1 o 2?: Esta opción únicamente aplica para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual, esta pregunta se omite. Con pago decanal es necesario indicar si es el período 1, 2 o 3; y si el período de nómina es semanal, se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al período que se quiere liquidar. Se debe tener en cuenta que la nómina 99 se emplea para hacer consolidaciones.

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



Quiere Iniciar Proceso (SI/NO): Cuando el pago de la nómina se realiza por primera vez se debe contestar a esta pregunta “NO” o en el caso de que ya se hayan capturado novedades para el período de nómina escogido y se quieran mantener, la respuesta también debe ser “NO”. Cuando el período de nómina en el que se van a capturar las novedades fue utilizado anteriormente a la pregunta se debe digitar “SI”, porque en caso contrario aparecerá un mensaje en la captura de novedades que dice “NOMINA YA GIRADA”. También se debe responder “SI” cuando el período de nómina ya fue contabilizado o pagado y se borraron todos los comprobantes y se requiere recuperar las novedades del período de nómina reversado, porque de igual manera aparecerá el mensaje “NOMINA YA GIRADA” Mantiene Novedades Anteriores (SI/NO): Si la respuesta a la pregunta anterior fue positiva, el programa automáticamente mostrará esta opción. Se contesta “SI” en caso de que la nómina ya se haya contabilizado o pagado, se hayan borrado los comprobantes y se quiera recuperar las novedades de este período de nómina. Se debe contestar “NO” cuando se requiera capturar nuevamente las novedades del período de nómina que se va a liquidar.

Después de haber contestado la pregunta anterior el programa mostrará la siguiente pantalla donde se efectuará la captura de las novedades.



NIT: En este campo se debe digitar el No. de cédula del empleado. Con el icono la tecla de función F2 o F3 se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados.

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





CTO.: En este campo se deben digitar los códigos de los conceptos o novedades que se van a generar para el empleado seleccionado. Las novedades que se hayan incluido en la generación de novedades aparecerán de forma automática. Si no se ejecutó la generación de novedades, será necesario capturar cada una de las novedades para el empleado seleccionado. Variable: En este campo se digita la cantidad de los días u horas que se desean liquidar para los conceptos seleccionados. Esta opción únicamente aplica para los conceptos creados con fórmula. Valor: En este campo se debe digitar el valor de la novedad o concepto que se está capturando. Para los conceptos con fórmula, el programa calcula automáticamente el valor después de digitar la variable. Si el concepto no tiene fórmula, se debe digitar el valor del concepto que se esta capturando.

Con el icono

o con la tecla de función F1 guarda las novedades para el empleado.

4.4. LIQUIDACION DE COMISIONES Ruta: Ventas – Liquidación de Comisiones – Comisiones Esta opción no se trabaja directamente desde el módulo de nómina, pero las comisiones se pueden liquidar desde el módulo de ventas y esta novedad se generará automáticamente en el módulo de nómina ejecutando el siguiente procedimiento:

 

Con IVA: Si se escoge esta opción el programa liquidará las comisiones sobre el valor total de la factura incluido el IVA. Sin IVA: Si se escoge esta opción el programa liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura, es decir, el valor antes de IVA.

Después de escoger esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

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 

Desde: En este campo se debe digitar el rango inicial de fechas desde el que se van a liquidar las comisiones. Hasta: En este campo se debe digitar el rango inicial de fechas desde el que se van a liquidar las comisiones.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:



 

Liquida en Nómina: Se debe marcar esta opción para que la liquidación de las comisiones se efectúe directamente en el periodo de nómina que se esta liquidando. Nro. De Nómina: En este campo se debe digitar el número de la nómina en la que se van a liquidar las comisiones. Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto de nómina creado para las comisiones. Si no se conoce el código del concepto se puede efectuar la búsqueda con la tecla de función F2 o con el icono

.

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 

Vendedor Desde: En esta campo se debe digitar el código inicial del vendedor desde el que se quieren liquidar comisiones. Vendedor Hasta: En este campo se debe digitar el código final del vendedor hasta el que se quieren liquidar comisiones.



Incluido Descuentos de la Factura (S/N): Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa el programa tomará el valor bruto de la factura menos el valor de los descuentos aplicados y sobre este valor liquidará las comisiones. Si la respuesta es negativa el programa no tendrá en cuenta los descuentos realizados en la factura y liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura.



Incluye Cargos en la Factura (S/N): Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa el programa liquidará las comisiones incluidos los cargos generados en la factura de venta (recuerde que en la definición de la factura el IVA se parametriza en el tercer cargo). Si la respuesta es negativa el programa liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura.



Digite las Cuentas de Descuentos Utilizadas en el Recibo de Caja: Si se manejaron descuentos condicionados, estos deben ser registrados en el momento de elaborar el recibo de caja, por lo tanto se deben digitar las cuentas contables en las que se contabilizaron estos descuentos.

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4.5. AUXILIO DE TRANSPORTE AUTOMATICO Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Subsidio de Transporte Automático A través de este proceso el programa liquida y calcula de forma automática el Subsidio de Transporte para aquellos empleados cuyo salario básico mensual sea inferior a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Este concepto no es necesario generarlo o capturarlo como una novedad, ya que con este proceso el programa lo hace automáticamente. Para ejecutar este proceso es necesario ingresar a la opción y diligenciar los siguientes datos que se describen a continuación:

 



Nro de Nómina: En este campo se debe digitar el número de la nómina en la que se desea generar la novedad del Subsidio de Transporte. Es la Primera o la Segunda Quincena 1 ó 2: Esta opción únicamente aplica para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 ó 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar. Genera la Novedad de Subsidio de Transporte Para Todo el Mes (S/N): Esta pregunta aparece cuando en la opción anterior se indica al programa que es la segunda quincena, el tercer decanal o la cuarta semana. Si se digita “N” únicamente se liquidará el Subsidio de Transporte correspondiente al periodo de nómina que se está liquidando, si se digita “S” el programa liquidará el Subsidio de Transporte para todo el mes, independiente que el pago de la nómina se efectúe quincenal, decanal o semanal.

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4.6. COMPROBANTE AUTOMATICO Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Generación Comprobante Automático Este proceso realiza el cálculo automático de los descuentos que se deben efectuar a los empleados por salud, pensión, fondo de solidaridad pensional y retención en la fuente.

RECUERDE El cálculo de la retención en la fuente y del fondo de solidaridad pensional únicamente se realizarán en el último periodo de nómina de cada mes. Para la correcta ejecución de este proceso se deben tener en cuenta los siguientes pasos:



Parámetros: Se debe marcar esta opción para definir los parámetros para el cálculo de la retención en la fuente y el programa desplegará la siguiente pantalla:

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



Límite Valor Exento Para la Base: En este campo se debe digitar el valor de $4.278.000 (valor base año 2004) de acuerdo a lo establecido en el artículo 17 de la ley 788 de 2002 (Reforma Tributaria), en el que se indica que las rentas de trabajo exentas corresponden al veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales, limitada mensualmente a cuatro millones de pesos m/cte. ($4.000.000.oo). (Valor base año 2003). Porcentaje para Salario Integral: En este campo se debe digitar el 0.75, el cual corresponde al porcentaje por el que se debe multiplicar el salario integral para efectuar el cálculo de la base de retención en la fuente.

Una vez se han definido los parámetros se procede a ejecutar el proceso del comprobante automático en el que aparecerá la siguiente pantalla:

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Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: 



Importante: En su nómina pueden haber empleados que ya se han retirado Desea Procesarlos, Ignorarlos o Eliminarlos? : En esta opción se recomienda escoger la opción de “Ignorarlos” para que el programa omita a los empleados retirados y efectúe los cálculos correspondientes de salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente a los empleados activos. Calcula Retención a la Prima de Servicios?: Esta opción únicamente aplica para el cálculo de la retención en la fuente cuando se esta la liquidación de la prima de servicios en el mismo periodo en el que se hará el pago de la nómina. Si se esta aplicando el procedimiento 1 el programa efectuará el cálculo de la retención en la fuente sobre la prima de servicios y por separado calculará la retención para los demás conceptos que forman base de retención como el salario, horas extras, comisiones, etc. Si se esta aplicando el procedimiento 2 la prima de servicios se suma a los demás conceptos que forman base para el cálculo de retención en la fuente.

Después de Marcar estas opciones el programa mostrará la siguiente opción:

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

Desea Aplicar el Descuento por Porcentaje o por Valor? En esta opción se determina el cálculo de la retención en la fuente: aplicando el porcentaje o el valor establecido en la tabla de retención.

Después de seleccionar esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

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



Desea Incluir la Retención: Si se marca esta opción el programa calculará automáticamente el descuento de retención en la fuente para aquellos empleados con salario integral o cuyos ingresos estén dentro de los rangos establecidos en la tabla de retención. Si no se marca esta opción únicamente se efectuarán los cálculos para los descuentos de salud y pensión. Recuerde que la retención en la fuente se calcula en el último periodo de pago del mes. Tabla de Retención: En esta opción el programa mostrará la tabla de retención el fuente la cual puede ser modificada de acuerdo a los rangos que se establecen para cada año o se puede actualizar de forma automática con el archivo ZRET y el ZRET.IDX suministrado por Informática y Gestión S.A. (Este archivo se debe copiar en SIIWINN donde NN es en número de la empresa que se esta trabajando).

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

Novedades: En la opción de novedades el programa solicitará el número de la nómina en la que se efectuarán los cálculos de salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente.

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

Es La Quincena 1 ó 2: Esta opción únicamente aplica para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 ó 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar.



Calcula Las Novedades de Salud y Pensión de Todo el Mes: Esta pregunta aparece cuando en la opción anterior se indica al programa que es la segunda quincena, el tercer decanal o la cuarta semana. Si no se marca la opción únicamente se calculará salud y pensión correspondiente al periodo de nómina que se esta liquidando, si se marca la opción el programa liquidará salud y pensión para todo el mes, independiente que el pago de la nómina se efectúe quincenal, decanal o semanal.

Después de ejecutar la opción anterior el programa ejecutará un proceso de verificación y aparecerá el siguiente mensaje:

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Si el periodo de nómina que se esta liquidando es semanal, decanal o quincenal se debe marcar la letra “I” para que el programa calcule los descuentos de salud y pensión sobre los ingresos del empleado. El programa genera este mensaje porque no se esta liquidando todo el mes sino un periodo. Ej. A un empleado que gana el salario mínimo legal vigente se le liquida una quincena, su salario real para este periodo será el mínimo legal vigente dividido en dos. Este resultado es el que detecta el programa en el periodo de nómina que se esta liquidando. Sin embargo al final del mes después de haber liquidado las dos quincenas del mes, el total de los descuentos de salud y pensión corresponderán al total del cálculo efectuado sobre el salario mínimo legal vigente. Después de ejecutar este proceso aparecerá el siguiente mensaje:

RECUERDE El cálculo de la retención en la fuente y del fondo de solidaridad pensional únicamente se realizarán en el último periodo de nómina de cada mes.

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5. PROCEDIMIENTOS DE RETENCION EN LA FUENTE En la ley 788 de 2002 se efectuaron modificaciones al procedimiento para el cálculo de la retención en la fuente sobre salarios. Los pasos para ejecutar el nuevo procedimiento se describe a continuación: Notas Aclaratorias: 

Rentas de trabajo exentas. Modificase el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario, así: “El veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales, limitada mensualmente a cuatro millones de pesos ($4’000.000) (Valor base año 2003).”



Deducciones para retención: o Intereses por corrección monetaria generada por obligaciones hipotecarias. o Medicina Prepagada. o Educación del núcleo familiar. o Costo financiero por Leasing Hipotecario. o Ahorro al fomento de la construcción AFC (Ahorro Programado)



La base para el calculo de la pensión no debe ser mayor a 25 salarios mínimos que correspondería a $ 503.438.oo (Se toma el valor del salario mínimo que corresponde a $358.000 valor base año 2004, se multiplica por 25 y al resultado se le aplica el 5.625% que corresponde al 3.625% del aporte de pensión, 1% del fondo de solidaridad pensional y el 1% de aporte a la subcuenta de subsistencia).



La renta exenta de los trabajadores se limita mensualmente a cuatro millones doscientos setenta y ocho mil pesos ($4’278.000) (Valor base año 2004).”



Cuando el cálculo de la base de retención supera los $8.000.000.oo que corresponde al tope de la tabla, se debe aplicar el 35% de retención a la diferencia entre este valor y la base calculada.

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5.1. PROCEDIMIENTO No. 1 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS 5.1.1 Manejo en SIIGO – Salarios Integrales

SUELDO 20,000,000.00 30% FACTOR PRESTACIONAL 6,000,000.00 TOTAL BASE DE PENSION 14,000,000.00 APORTE DE PENSION 6.625% 787,500.00 MAXIMO VALOR DE PENSION 503,438 SUELDO PENSION SUBTOTAL PORCENTAJE EXCENTO VALOR EXCENTO

20,000,000.00 503,437.50 19,496,562.50 25% 4,874,140.63

SUELDO 20,000,000.00 PENSION 503,437.50 SUBTOTAL 19,496,562.50 LIMITE VALOR EXCENTO 4,278,000.00 MENOS DEDUCCIONES TOTAL BASE DE RETENCION 15,218,562.50 MENOS VALOR DE LA TABLA 8,000,000.00 DIFERENCIA 7,218,562.50 35% SOBRE DIFERENCIA 2,526,496.88 VALOR TABLA DE RETENCION 1,822,000.00 TOTAL RETENCION 4,348,496.88

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5.1.2. Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales SUELDO 10,000,000.00 APORTE DE PENSION 5.625% 552,500.00 MAXIMO VALOR DE PENSION 503,437.50 SUBTOTAL 9,496,562.50 PORCENTAJE EXCENTO 25% VALOR EXCENTO 2,374,140.63 SUELDO 10,000,000.00 PENSION 503,437.50 SUBTOTAL 9,496,562.50 VALOR EXCENTO 2,374,140.63 MENOS DEDUCCIONES TOTAL BASE DE RETENCION 7,122,421.88 VALOR TABLA DE RETENCION 1,606,500.00 5.2. PROCEDIMIENTO No. 2 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS 5.2.1. Manejo en SIIGO – Salarios Integrales SUELDO 30% FACTOR PRESTACIONAL TOTAL BASE DE PENSION APORTE DE PENSION 5.625% MAXIMO VALOR DE PENSION

20,000,000.00

SUELDO PENSION SUBTOTAL PORCENTAJE EXCENTO VALOR EXCENTO

20,000,000.00 503,437.50 19,496,562.50 25% 4,874,140.63

SUELDO PENSION SUBTOTAL LIMITE VALOR EXCENTO MENOS DEDUCCIONES TOTAL BASE DE RETENCION PORCENTAJE FIJO TOTAL RETENCION

20,000,000.00 503,437.50 19,496,562.50 4,278,000.00

6,000,000.00 14,000,000.00 787,500.00 503,437.50

15,218,562.50 29.00% 4,413,383.13

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5.2.2. Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales SUELDO APORTE DE PENSION 5.625% MAXIMO VALOR DE PENSION SUBTOTAL PORCENTAJE EXCENTO VALOR EXCENTO

10,000,000.00

SUELDO PENSION SUBTOTAL VALOR EXCENTO MENOS DEDUCCIONES TOTAL BASE DE RETENCION PORCENTAJE FIJO TOTAL RETENCION

10,000,000.00 503,437.50 9,496,562.50 2,374,140.63

562,500.00 503,437.50 9,496,562.50 25% 2,374,140.63

7,122,421.88 22.55% 1,606,106.13

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6. PAGO DE NOMINA RUTA: Nómina – Pago de Nómina Una vez se han generado e incluido todas las novedades del periodo de nómina, se han ejecutado los procesos de subsidio de transporte automático y comprobante automático, se procede a efectuar el pago de la nómina. Para el registro contable o causación de la nómina se deben diligenciar los siguientes campos una vez se ingresa a la opción:

 



Nómina Número? (01/99): En este campo se debe digitar el número de la nómina a pagar. Es la Quincena 1 o 2: Esta opción aplica únicamente para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 o 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar. Recuerde que la nómina 99 se emplea para hacer consolidaciones. Cheque – Comprobante: Si el pago de la nómina se efectúa en Cheque se debe escoger esta opción para que el programa genere un comprobante de egreso y un cheque por cada empleado. Si el pago de la nómina se realiza en efectivo o abono a través de una cuenta de ahorros, se debe escoger la opción de Comprobante para que el programa genere un comprobante de contabilización de la nómina por cada empleado.

Si se selecciona la opción de Cheque el programa desplegará la siguiente pantalla:

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



Proceso Automático: Si se omite esta opción el programa solicitará por cada comprobante de egreso la cuenta del banco del que se girarán los cheques, el número del cheque que se va a girar y de forma automática comienza a mostrar a cada uno de los empleados, graba el comprobante de egreso y permite efectuar la impresión del cheque. Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo G – Comprobante de Egreso y automáticamente se desplegará la siguiente pantalla:

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NOTA: Si la opción de proceso automático fue marcada, el programa solicitará un documento tipo G – Comprobante de Egreso y grabará de forma automática un comprobante de egreso por cada empleado, pero únicamente solicitará la cuenta del banco y el número del cheque para el primer comprobante de egreso. Los cheques pueden ser impresos por cada comprobante de egreso. Si se escoge la opción de Comprobante el programa desplegará la siguiente pantalla:

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

  

Actualiza Todos los Empleados: Si se omite esta opción el programa activará una pantalla en la que solicitará el tipo y número del comprobante que se va a generar y la cuenta de nómina por pagar (220505). Una vez se han ingresado estos datos el programa mostrará a cada uno de los empleados para que se grabe un comprobante en el que contabilizará la nómina. Si se escoge esta opción el programa grabará un comprobante de forma automática por cada empleado. Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo L – Otros, que debe estar previamente creado. Número de la Cuenta: Se debe digitar la cuenta 250505 - Nómina por Pagar.

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7. PARAFISCALES Ruta: Nómina – Comprobante Parafiscales – Comprobante Parafiscal En esta opción el programa efectúa el registro contable de los aportes parafiscales que corresponden al SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar. Adicionalmente contabiliza los aportes de salud y pensión a cargo del empleador. Para ejecutar este procedimiento se deben seguir los pasos que se describen a continuación:



El proceso de comprobante de los parafiscales debe ejecutarse por los grupos: 51 – Gastos de Administración 52 – Gastos de Ventas 52 – Mano de Obra (Producción)

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Los campos que s deben diligenciar son los siguientes:  







Nit de la Empresa: En este campo se debe digitar el nit de la empresa que efectúa el pago de los aportes parafiscales. Cuenta del Sena: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte al SENA (51057800, 52057800, 72057800). Cuenta del ICBF: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte al ICBF (51057500, 52057500, 72057500). Cuenta de Subsidio Familiar: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte a la Caja de Compensación Familiar (51057200, 52057200, 72057200). Cuenta del Fondo de Salud: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte que efectúa el empleador por salud (8% del salario de cada empleado). Recuerde que las cuentas de aportes a entidades promotoras de salud (510569, 520569 y 720569) se auxiliarizaron con el mismo código de la cuenta de los fondos de salud creados, por lo tanto en este campo se debe digitar el código únicamente al nivel Sub-cuenta y dejar el código del auxiliar en cero (00), porque el auxiliar lo tomará de acuerdo al fondo que se haya asignado a cada empleado.

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

 

Cuenta del Fondo de Pensión: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte que efectúa el empleador por pensión (10.875% del salario de cada empleado). Recuerde que las cuentas de aportes a fondos de pensiones (510570, 520570 y 720570) se auxiliarizaron con el mismo código de la cuenta de los fondos de pensión creados, por lo tanto en este campo se debe digitar el código únicamente al nivel Sub-cuenta y dejar el código del auxiliar en cero (00), porque el auxiliar lo tomará de acuerdo al fondo que se haya asignado a cada empleado. Cuenta de Pago: En este campo se debe digitar la cuenta 237010 – Aportes al I.C.B.F, SENA, y Cajas de Compensación Familiar. Aplica C. Costo del Empleado/Acumulados (E/A): Si se escoge la opción del centro de costo del empleado el programa afectará contablemente el centro de costo que tiene asignado cada uno de los empleados en la hoja de vida, en caso contrario llevará el total de cada concepto a un solo centro de costo.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:



Después de digitar todas las cuentas contables relacionadas con los aportes parafiscales el programa mostrará una ventana en la que se debe se debe indicar si la empresa es beneficiaria del decreto 258 del 11 de Febrero de 1999.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:

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

Tipo de Documento: En este campo se debe escoger un documento tipo L – (Otros), que debe estar previamente creado, para efectuar la contabilización de los aportes parafiscales y aportes de salud y pensión a cargo del empleador.

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8. CALCULO PROVISIONES DE NOMINA Ruta: Nómina – Comprobantes Prefijados – Utiliza Prefijados El cálculo de las provisiones de nómina se ejecuta de forma automática a través del siguiente procedimiento:

 



Tipo: En este campo se debe escoger un documento tipo L – (Otros), que debe estar creado previamente. Nro. Comp. Inic.: En este campo se debe digitar el número del comprobante prefijado inicial que se parametrizo para el cálculo de las provisiones de nómina. Nro. Comp. Final.: En este campo se debe digitar el número del comprobante prefijado final que se parametrizo para el cálculo de las provisiones de nómina.

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9. INFORMES DE NOMINA 9.1. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S. Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Autoliquidación El informe de Autoliquidación es solicitado únicamente por el I.S.S. para efecto de comparar los aportes realizados por la empresa para cada uno de los empleados.

Al ingresar a la opción, el programa habilitará estos dos iconos para generar el informe. El icono de impresión genera lleva el informe directamente a la impresora y el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar.

Una vez se ha escogido la opción de generación del informe el programa mostrará la siguiente pantalla:

El mensaje hace referencia a que la Autoliquidación del I.S.S. únicamente se puede generar después de que se haya contabilizado la última nómina del mes y se hayan generado todos los comprobantes por cada uno de los empleados. Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:

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Proceso Nuevo: Si se está generando la autoliquidación por primera vez, se debe marcar esta opción, si ya se efectuó la autoliquidación en un determinado mes y se quiere consultar se debe omitir esta opción presionando la tecla “Enter”. Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se debe ingresar toda la información patronal correspondiente a: número del Nit; dígito de verificación; tipo de identificación, si es Nit, se debe marcar la letra “N”, si es Cédula de Ciudadanía se debe marcar la letra “C” ó “E” si es Cédula de Extranjería; el número patronal, el código de la sucursal, el municipio y el del departamento.

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Además se deben tramitar los siguientes datos: 





Liquida ARP (Si/No): Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa, el programa liquidará el ARP en la Autoliquidación del I.S.S., en caso contrario no efectuará la liquidación de Riesgos Profesionales. Aplica ATEP individual (Si/No): Si la respuesta a la pregunta anterior fue positiva el programa preguntara si liquida ATEP individual, para liquidarlo empleado por empleado, en caso contrario liquidará un solo total.

Novedades: Si existe alguna novedad como incapacidades, licencias, o licencias de maternidad que se deban reportar dentro de la autoliquidación se

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debe marcar esta opción, en caso contrario se omitirá esta opción presionando la tecla “Enter”. Si la opción fue marcada, el programa pide diligenciar los siguientes datos:



 





Cédula: En este campo se debe digitar el número de cédula del empleado al que se va a generar la novedad. Si no se conoce con el icono ó las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de los empleados de la compañía. Tipo de Documento: En este campo se debe digitar la letra “C” que corresponde a Cédula de Ciudadanía. Pensión IVM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. Desplegando la ventana el programa permitirá escoger el origen de la incapacidad como son: R – Retiro, T - Traslado ó L - suspensión temporal. Si se marca alguna opción posteriormente será necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la novedad. Salud EGM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. Desplegando la ventana, el programa permitirá escoger el origen de la incapacidad como son: R - Retiro, T - Traslado ó L - Suspensión Temporal. Si se marca alguna opción posteriormente será necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la novedad. Enfermedad ATEP: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. Desplegando la ventana el programa permitirá escoger el origen de la incapacidad como son R–Retiro, T-Traslado, L- suspensión temporal, I incapacidad ó V - Vacaciones. Si se marca alguna opción posteriormente será

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necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la novedad. Posteriormente se debe indicar el origen de la incapacidad:

Se debe escoger la opción correspondiente A - Ambulatoria, M - Maternidad ó P Profesional. Posteriormente se debe escoger la forma de pago de la incapacidad:

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Se puede escoger la opción de Pago Parcial, es decir, el 75% de la incapacidad ó se puede escoger Completa para pago total, es decir, el 100% de la incapacidad. Una vez se han capturado todos los datos se sale de la opción con el icono tecla “ESC”.

o con la

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla en la que se puede hacer el registro de los intereses de mora y el número de días que estuvo en mora, en caso de que se hayan generado, en caso contrario se puede pasar con “Enter”.

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





 



Notas Débito: Así mismo se pueden registrar las notas débito por ARP – Administradora de Riesgos Profesionales, IVM - Invalidez Vejez ó Muerte, ó EGM – Enfermedad General ó Muerte en caso de que haya lugar a ellas, en caso contrario se puede pasar con “Enter”. Notas Crédito: También se puede hacer el registro de las notas crédito por ARP – Administradora de Riesgos Profesionales, IVM - Invalidez Vejez ó Muerte, ó EGM – Enfermedad General ó Muerte en caso de que haya lugar a ellas, en caso contrario se pueden pasar con “Enter”. Incapacidades: Para el registro de las incapacidades que se van a cobrar al seguro social existen los campos de Incapacidad No., Valor ARP Inc. y Valor EGM Inc., en los que se debe digitar la información correspondiente a las incapacidades en caso contrario se puede pasar con “Enter”. De la misma manera se puede efectuar el registro de las licencias de maternidad. Si existen saldos a favor del mes anterior se debe registrar la información correspondiente a los campos que señala el programa, en caso contrario pasar con “Enter”. Una vez se han ingresado todos los datos el programa generará la autoliquidación del I.S.S. en el formato establecido por esta entidad. Así mismo se generan los archivos planos para el I.S.S. con los nombres CINTI, CINTF y AUTOL1, que se encuentran ubicados en SIIWINN.

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9.2. AUXILIAR DE NOMINA Ruta: Nómina – Informes de Nómina – Auxiliar de Nómina Este informe muestra todas las contabilizaciones que se han realizado en las cuentas que están amarradas a los conceptos de ingreso o deducción. Para la generación del Auxiliar de Nómina se deben seguir los procedimientos que se describen a continuación:

Al ingresar a la opción se debe marcar la letra “D”, para que el programa muestre la descripción del movimiento efectuado. Inmediatamente se habilita la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes datos:

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    

Desde: En este campo se debe digitar el mes y día desde el que se quiere generar el auxiliar de nómina. Hasta: En este campo se debe digitar el mes y día hasta el que se quiere generar el auxiliar de nómina. Cuenta Desde: En este campo se debe digitar el código de la cuenta inicial desde el que se desea generar el auxiliar de nómina. Cuenta Hasta: En este campo se debe digitar el código de la cuenta final hasta el que se desea generar el auxiliar de nómina. Si se presiona la tecla “Enter” dos veces el programa asumirá todas las cuentas que intervinieron en el proceso de nómina, es decir, desde la cuenta (0000000000) hasta la cuenta (9999999999).

Una vez se han asignado todos los datos, el programa habilitará estos tres iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel. 9.3. INFORMES A FONDOS RUTA: Nómina – Informes de Nómina – Informe a Fondos Los informes a fondos permiten obtener información sobre el detalle de los aportes de Salud, Pensión y ARP del empleado y el empleador, los cuales sirven como base para generar la autoliquidación por cada uno de los fondos que maneja la empresa. Para la generación de los Informes a Fondos se deben diligenciar los campos que se describen a continuación:



Estándar: Escogiendo esta opción el programa genera el Informe a Fondos detallado empleado por empleado y el aporte que debe efectuar el empleador para cada uno de los fondos de salud y pensión.

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



Por Fondos: Escogiendo esta opción el programa genera informe para los fondos de pensión, un informe para los fondos de salud y un informe de liquidación de ARP, en los que permite asignar las novedades por incapacidades, licencias y vacaciones de los empleados. Pensiones: Escogiendo esta opción el programa genera la información de los aportes de pensión, aporte al fondo de solidaridad y aporte a la subcuenta de subsistencia.

ESTANDAR Escogiendo la opción de estándar el programa mostrará la siguiente pantalla:



Alfabético: Organiza la Información de acuerdo al empleados.

nombre de los



Numérico: Organiza la información por el número de cédula de los empleados.

Después de escoger esta opción el programa mostrará la siguiente ventana:

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe

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directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.

POR FONDOS Escogiendo la opción por fondos el programa mostrará la siguiente pantalla:

Este mensaje indica que los informes a fondos únicamente se pueden generar después de haber contabilizado todas las nóminas del mes. Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:





Digite el Código de la Sucursal: Si el informe a fondos se quiere generar por sucursal se puede hacer siempre y cuando en la creación de los empleados se haya marcado la opción del manejo de sucursales, en caso contrario, se digita el número uno (1). Aplica ATEP Individual: Si se escoge esta opción, el programa generará un informe en el que liquidará ARP por cada uno de los empleados aplicando la

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tarifa asignada en la hoja de vida, en caso contrario solicitará la tarifa de ARP con la que se efectuará la liquidación. Una vez se han escogido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:



Novedades: Si existe alguna novedad como incapacidades, licencias o licencias de maternidad que se quieran visualizar en el informe a fondos se debe escoger esta opción, en caso contrario se debe omitir.

Al elegir la opción anterior el programa desplegará la siguiente pantalla:

Los campos que se deben diligenciar son:

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

 





 

Cédula: En este campo se debe digitar el número de la cédula del empleado a quién se generará la novedad. Si no se conoce, con las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de los empleados de la compañía. Tipo de Documento: En este campo se debe digitar la letra “C” que corresponde a cédula de ciudadanía. Pensión IVM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. En la parte inferior de la pantalla aparecen los diferentes orígenes como son: R – Retiro, T - Traslado ó L- suspensión temporal. Si se escoge alguna opción posteriormente será necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la novedad. Salud EGM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. En la parte inferior de la pantalla aparecen los diferentes orígenes como son: R - Retiro, T Traslado ó L - suspensión temporal. Si se escoge alguna opción posteriormente será necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la novedad. Enfermedad ATEP: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. En la parte inferior de la pantalla aparecen los diferentes orígenes como son: R Retiro, T - Traslado, L - suspensión temporal ó V - Vacaciones. Si se escoge alguna opción posteriormente será necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la novedad. Origen Incap.: En este campo debe indicar el origen de la incapacidad, según corresponda: A - Ambulatoria, M - Maternidad ó P - Profesional: Pago Incapacidad: En este campo se debe digitar la forma de pago de la incapacidad: Para pago Parcial, es decir, el 75% de la incapacidad se debe marcar la letra “P” ó para pago total, es decir, el 100% se debe marcar la letra “C”.

Una vez se han capturado todos los datos se sale de la opción con la tecla “ESC”. Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:

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Desea Imprimir Informe por EPS: Si se escoge esta opción el programa generará el informe por cada una de los fondos de salud. Desea Imprimir Informe por AFP: Si se escoge esta opción el programa generara el informe por cada uno de los fondos de pensión. Desea Imprimir Informe por ARP: Si se escoge esta opción el programa generara el informe liquidando la ARP por cada uno de los empleados.

NOTA: Si solo desea tener algún informe específico, marque la opción deseada, si desea generar los informes por salud, pensión y ARP, marque todas las opciones, si no marca ninguna opción el programa no generará ningún informe.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar. PENSIONES Si se escoge la opción de pensiones el programa mostrará la siguiente pantalla:

 

Alfabético: Organiza la Información de acuerdo al nombre de los empleados. Numérico: Organiza la información por el número de cédula de los empleados.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.

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9.4. VOLANTES DE PAGO RUTA: Nómina – Informes de Nómina – Planilla General A través de esta opción el programa permite generar los volantes de pago para cada uno de los empleados liquidados en cada periodo de nómina. Para generar este informe se deben diligenciar los siguientes campos:

 

Periodo de Pago del: El este campo se debe digitar la fecha desde la cual se esta generando el pago de la nómina. Periodo de Pago del: El este campo se debe digitar la fecha final del periodo de nómina del cual se quieren generar los volantes de pago.

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Nómina: En este campo se debe digitar el periodo de nómina en que se desea generar los volantes de pago. Impresión Por Página 

  

 

Dos: Si se marca esta opción el programa generará dos volantes de pago en una hoja tamaño carta. Los volantes serán de empleados diferentes. Tres: Si se marca esta opción el programa generará tres volantes de pago en una hoja tamaño carta. Los volantes serán de empleados diferentes. Dinámico: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de pago de los empleados que logre acomodar en una hoja tamaño carta. Los volantes serán de empleados diferentes. Minerva: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de pago en el formato minerva. Los volantes serán de empleados diferentes. General: Si se marca esta opción el programa generará una planilla para la firma de los empleados, para indicar que el pago de la nómina fue recibido.

Generación   

  







Todos: Si se escoge esta opción el programa mostrará todos los empleados seleccionados en el periodo de nómina seleccionado. Un Empleado: Si se escoge esta opción el programa únicamente mostrará el empleado seleccionado. Resumen: Si se escoge esta opción el programa mostrará un resumen del valor de cada uno de los conceptos pagados o deducidos en el periodo de nómina seleccionado. NIT Desde: En este campo se debe digitar el número de cédula desde el cual se desean generar los volantes de pago. NIT Hasta: En este campo se debe digitar el número de cédula hasta el cual se desean generar los volantes de pago. Numérico: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de pago organizados por número de cédula de cada empleado. Si no se conoce con el icono ó las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de los empleados de la compañía Alfabético: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de pago organizados por el nombre de cada empleado. Si no se conoce con el icono ó las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de los empleados de la compañía Imprime Resumen Por Centro de Costo: Si se escoge esta opción el programa mostrará un resumen del valor de cada uno de los conceptos pagados o deducidos en el periodo de nómina seleccionado por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. Centro de Costo Desde: En este campo se debe digitar el centro de costo desde el cual se desean generar los volantes de pago. Si no se conoce con el icono ó las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo existentes.

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Una vez se han asignado todos los datos, el programa habilitará estos tres iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.

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TALLER DE NOMINA SIIGO ESTÁNDAR WINDOWS FASE I

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10. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE 1 Para la implementación del módulo de nómina es necesario definir los siguientes parámetros. 10.1. CREACIÓN DE CUENTAS Ruta: Contabilidad – Administración de cuentas Contables – Plan de Cuentas Pantalla Verificar que las cuentas que se relacionan a continuación estén debidamente creadas con las características de si terceros y si centros de costo.

Salud Pasivo 2370050100 2370050200 2370050300

I.S.S. Famisanar Compensar

Gasto 5105690100 5105690200 5105690300

I.S.S. Famisanar Compensar

Pensión Pasivo 2380300100 2380300200 2380300300

I.S.S. Colfondos Porvenir

Gasto 5105700100 5105700200 510570300

I.S.S. Colfondos Porvenir

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Cesantías Pasivo 2380305100

Cesantías Porvenir

Gasto 5105705100

Cesantías Porvenir

Otras cuentas de nómina Activo 1365950000

Prestamos a empleados

Pasivo 2370100000 2365050000 2505050000 2525050000 2610050000 2610100000 2610150000 2610200000

Aportes al Sena, ICBF y Cajas de Compensación Retención por salarios Salarios por Pagar Vacaciones consolidadas Provisión de Cesantías Provisión de Intereses de Cesantías Provisión de Vacaciones Provisión de Prima de servicios

Gasto 5105060000 5105150100 5105150200 5105150300 5105150400 5105150500 5105240000 5105270000 5105300000 5105330000 5105360000 5105390000 5105680000 5105720000 5105750000 5105780000

Sueldos Horas extras diurnas Horas extras nocturnas Horas extras diurnas festivas Horas extras nocturnas festivas Recargo nocturno Incapacidades Subsidio de transporte Provisión de Cesantías Provisión de Intereses de Cesantías Provisión de Prima de servicios Provisión de Vacaciones Aportes a A.R.P. Aporte a cajas de compensación. Aportes al ICBF Aportes al SENA

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Presiones la tecla “ESC” para salir de la opción o de un click sobre el icono

.

10.2. CREACIÓN DE LOS TIPOS DE NÓMINA Se crean dos tipos: 1ª. Quincena y 2ª. Quincena. También el tipo 99 como nómina consolidada. Ruta: Nomina – Catálogos – Apertura De Nominas TIPO DE NOMINA

01 02 99

DESCRIPCION

FORMA DE PAGO

PRIMERA QUINCENA SEGUNDA QUINCENA NOMINA CONSOLIDADA

Q (QUINCENAL) Q (QUINCENAL) M (MENSUAL)

RECUERDE Los periodos de nómina quedaran guardados de forma automática y no será necesario ejecutar ninguna acción adicional. Después de haber creado todos los periodos de nómina presione la tecla “ESC” o de un click sobre el icono

.

10.3. CREACIÓN DE CÓDIGOS DE LOS FONDOS Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Fondos Antes de comenzar a crear los fondos de pensión que maneja la empresa se debe crear el fondo de control de Pensiones y de Salud. Pensión:          

Tipo Número fondo Nombre fondo Aporte total Aporte empleado Máximo (SMLV) Mínimo (SMLV) Aporte Solidaridad Salario Mínimo Aporte a la Subcuenta de Subsistencia:

N

P 00 Enter 14.5 3.625 25 1 1 358.000

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Salud:         

Tipo Número fondo Nombre fondo Aporte Patronal Aporte empleado Máximo (SMLV) Mínimo (SMLV) Cobertura Fam. Salario Mínimo

S 00 Enter 8 4 25 1 4 358.000

Después de haber parametrizado los datos de control se deben crear cada uno los fondos de pensión, salud y cesantías.

RECUERDE El número del fondo del fondo debe corresponder con el número del auxiliar de las cuentas contables del gasto y del pasivo creadas para salud, pensión y cesantías. SALUD TIPO S S S

No. FONDO 01 02 03

NOMBRE FONDO SEGURO SOCIAL FAMISANAR COMPENSAR

NIT FONDO F2 CONSULTA F2 CONSULTA F2 CONSULTA

No. FONDO 01 02 03

NOMBRE FONDO SEGURO SOCIAL COLFONDOS PORVENIR

NIT FONDO F2 CONSULTA F2 CONSULTA F2 CONSULTA

PENSION. TIPO P P P CESANTIAS. TIPO C

No. FONDO 51

NOMBRE FONDO CESANTIAS PORVENIR

NIT FONDO F2 CONSULTA

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RECUERDE Los fondos creados quedaran guardados de forma automática y no será necesario ejecutar ninguna acción adicional. Después de haber creado todos los fondos de nómina presione la tecla “ESC” o de un click sobre el icono

.

10.4. CREACIÓN DE CONCEPTOS DE NÓMINA Ruta: Nomina – Catálogos – Apertura De Conceptos Se recomienda crear los conceptos de la siguiente manera: Ingresos: Deducciones:

001 – 050 051 – 999

INGRESOS CONCEPTO

01 02 03 04 TIPO I/D I I I I DESCRIP SUELDO SUB.TRANSPORTE H.EXTRAS DIUR H.EXTRAS NOCT CUENTA 0000060000 0000270000 0000150100 000015020000 FORMULA S S S S NUMERADOR 1 00 1.25 1.75 DENOMINADOR 30 00 240 240 SALARIO S S S S M. SALDO N N N N CAL. AUTOM T CPTO LIQUID NOTA: Para el concepto de Subsidio de Transporte digite el valor actual y el tope de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que para el Subsidio.

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CONCEPTO TIPO I/D DESCRIP CUENTA FORMULA NUMERADOR DENOMINADOR SALARIO M. SALDO CAL. AUTOM CPTO LIQUID

05 I H.EXTRAS FEST.DIURN 0000150300 S 2.25 240 S N

06 I

07 I

H.EXTRAS FEST.NOCT RECARGO NOCTURNO 0000150400 0000150500 S S 2.75 0.35 240 240 S S N N

CONCEPTO

08 09 10 11 TIPO I/D I I I I DESCRIP COMISIONES INCAPACIDADES VACACIONES CON CESANTIAS CUENTA 0000180000 0000240000 2525050000 2610050000 FORMULA N S S N NUMERADOR 1 1 DENOMINADOR 30 30 SALARIO S S S N M. SALDO N N N N CAL. AUTOM I V CPTO LIQUID CES

CONCEPTO

12 13 14 TIPO I/D I I I DESCRIP INT. CESANTIAS PRIMAS PROV. VACACIONES CUENTA 2610100000 2610200000 2610150000 FORMULA N N N NUMERADOR DENOMINADOR SALARIO N N N M. SALDO N N N CAL. AUTOM CPTO LIQUID INT PRI VAC

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DEDUCCIONES

CONCEPTO

51 52 53 54 TIPO I/D D D D D DESCRIP AP. PENSION AP. SALUD RETEFUENTE PRESTAMOS CUENTA 2380300000 2370050000 2365050000 1365950000 FORMULA N N N N NUMERADOR DENOMINADOR SALARIO N N N N M. SALDO N N N S CAL. AUTOM P S R CPTO LIQUID PRE

Presione la tecla “ESC” o de un click sobre el icono

.

10.5. CREACIÓN DE EMPLEADOS Ruta: Catalogo – Apertura De Empleados NUMERO CTA CONAVI 2093015700448 2093015700559 2093015700321 2093015700852

CEDULA APELLIDOS Y NOMBRES 79335789 GUZMAN MENDEZ ARMANDO 52356258 ARIZA MENDEZ ELIZABETH 79636489 CADENA HERNANDEZ JULIAN ALFONSO 79545712 DIAZ CAMARGO MAURICIO TELEFONOS DIRECCION 3552536 CALLE 160 No. 40-23 2886523 CALLE 35 No. 20-30 2065235 CRA 17 No. 23-21 3256589 CALLE 93 No. 17-18

CENTRO COSTOS ADMON ADMON VENTAS PRODUCCION

SALUD I.S.S FAMISANAR COMPENSAR I.S.S

CARGO GERENTE GENERAL SECRETARIA MENSAJERO JEFE VENTAS

PENSION I.S.S PORVENIR COLFONDOS I.S.S

SUELDO 8,000,000 650,000 358.000 3,500,000

CESANTIAS PORVENIR PORVENIR PORVENIR PORVENIR

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RECUERDE En grupo y cuenta contable se digitan los siguientes datos: GRUPO 51 52 72

CUENTA 05 05 05

Administración Ventas Producción

Los tres empleados que tienen el sueldo más alto, son de salario integral. Factor prestacional (30%)

Presione la tecla “ESC” o de un click sobre el icono

.

10.6. CREACIÓN GRUPOS CONTABLES Ruta: Nomina – Catálogos – Grupos Contables 51 52 72

Presione la tecla “ESC” o de un click sobre el icono

.

10.7. DEFINICION DE LOS COMPROBANTES DE PROVISIONES DE NOMINA Ruta: Nómina – Comprobantes Prefijados – Fijación de Comprobantes Nro. Comprobante Secuencia Porc –Valor Saldo – Movimiento Porcentaje Cuenta de Calculo Descripción Cuenta Débito NIT Cuenta Crédito NIT

: : : : : : : : : : :

001 001 Marcar la Opción Marcar Movimiento 8.33 5105060000 Provision de Cesantías 5105300000 800100200 2610050000 800100200

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Nro. Comprobante Secuencia Porc –Valor Saldo – Movimiento Porcentaje Cuenta de Calculo Descripción Cuenta Débito NIT Cuenta Crédito NIT

: : : : : : : : : : :

001 002 Marcar la Opción Marcar Movimiento 8.33 5105270000 Provision de Cesantías 5105300000 800100200 2610050000 800100200

Nro. Comprobante Secuencia Porc –Valor Saldo – Movimiento Porcentaje Cuenta de Calculo Descripción Cuenta Débito NIT Cuenta Crédito NIT

: : : : : : : : : : :

002 001 Marcar la Opción Marcar Movimiento 1 5105060000 Provision Intereses de Cesantías 5105330000 800100200 2610100000 800100200

Nro. Comprobante Secuencia Porc –Valor Saldo – Movimiento Porcentaje Cuenta de Calculo Descripción Cuenta Débito NIT Cuenta Crédito NIT

: : : : : : : : : : :

002 002 Marcar la Opción Marcar Movimiento 1 5105270000 Provision Intereses de Cesantías 5105330000 800100200 2610100000 800100200

Nro. Comprobante Secuencia Porc –Valor Saldo – Movimiento Porcentaje Cuenta de Calculo Descripción Cuenta Débito NIT Cuenta Crédito NIT

: : : : : : : : : : :

003 001 Marcar la Opción Marcar Movimiento 8.33 5105060000 Provision Prima de Servicios 5105360000 800100200 2610200000 800100200

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Nro. Comprobante Secuencia Porc –Valor Saldo – Movimiento Porcentaje Cuenta de Calculo Descripción Cuenta Débito NIT Cuenta Crédito NIT

: : : : : : : : : : :

003 002 Marcar la Opción Marcar Movimiento 1 5105270000 Provision Prima de Servicios 5105360000 800100200 2610200000 800100200

Nro. Comprobante Secuencia Porc –Valor Saldo – Movimiento Porcentaje Cuenta de Calculo Descripción Cuenta Débito NIT Cuenta Crédito NIT

: : : : : : : : : : :

004 001 Marcar la Opción Marcar Movimiento 4.17 5105060000 Provision Vacaciones 5105390000 800100200 2610150000 800100200

RECUERDE Las provisiones se deben efectuar por cada cuenta que forme base para la liquidación de las prestaciones sociales como el Salario, Subsidio de Transporte, Comisiones, Bonificaciones, Horas Extras, etc. y por cada grupo que maneje la empresa, es decir, 51 – Administración, 52 – Ventas, 72 – Producción. 10.8. LISTADOS DE LOS PARÁMETROS DEFINIDOS. Ruta: Nómina – Catálogo – Lista de Empleados Este informe muestra un resumen de cada una de las hojas de vida de los empleados que fueron creados. Para la generación de este informe es necesario ingresar la siguiente información: 

Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se desea consultar. Si se quieren consultar los empleados de todos los centros de costo se debe digitar el asterisco (*).

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



Únicamente Empleados Excluidos Aportes Cajas, ICBF y SENA: Esta opción permite generar un listado únicamente de los empleados que están excluidos de los aportes parafiscales digitando la letra marcando el campo, pero si se quieren consultar todos los empleados se debe omitir la opción presionando “Enter”. Lista los Retirados: Si se marca la esta opción el informe se genera con los empleados activos y los que ya están retirados, si se omite esta opción genera el informe únicamente con los empleados activos.

Una vez se han asignado todos los datos, el programa habilitará estos tres iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel. 10.9. LISTA TIPOS DE NOMINA Ruta: Nómina – Catálogo – Lista Tipos de Nómina A través de este informe se puede efectuar una verificación de los tipos de nómina creados. Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar. 10.10. LISTA CONCEPTOS DE NOMINA Ruta: Nómina – Catálogo – Lista Conceptos de Nómina A través de este informe se puede efectuar una verificación de los conceptos de nómina creados.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar.

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10.11. LISTA TIPOS DE FONDOS Ruta: Nómina – Catálogo – Lista F. Pensión/Salud/Cesant. A través de este informe se puede efectuar una verificación de los diferentes fondos creados en el módulo de nómina.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar.

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TALLER DE NOMINA SIIGO ESTÁNDAR WINDOWS FASE II

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11. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE II En este Fase se indicarán los procedimientos para la liquidación y pago de la nómina y así mismo se efectuara la generación de informes. Para desarrollar este se deben seguir los procedimientos que se describen a continuación. 11.1. GENERACIÓN DE NOVEDADES Ruta: Nómina – manejo de novedades – generación de novedades - Únicas. Se deben generar las siguientes novedades para la primera quincena: Concepto

Descripción

Variable

001

Salario Básico

15

Para terminar se debe dar un click sobre el icono o con la tecla de función F1 y aplica a todos los empleados dar click sobre la opción SI. 11.2. CAPTURA DE NOVEDADES. Ruta: Nómina – manejo de novedades – Captura de novedades Esta opción se va a utilizar para modificar novedades e incluir las pendientes para cada uno de los empleados. NOTA: Cuando pregunte (Iniciar proceso), NO marcamos la opción porque estamos continuando con la captura de novedades. Para consultar los empleados de un click sobre el icono F2 o F3 y para grabar la información oprima la tecla F1.

o con la tecla de función

HORAS EXTRA Y RECARGOS EMPLEADO

H.EXT. DIURNA

GONZALEZ JIMENEZ LUIS ERNESTO MENDIETA CASAS MARIA ALEJANDRA CADENA HERNANDEZ JULIAN ALFONSO ARIZA MENDEZ ELIZABETH

10

H.EXT NOCTURN A 4

H.EXT FESTIVA DIURNA

10

6

H. EXT FESTIVA NOCTURNA

RECARGO NOCTURNO 60

2

8 8

4

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COMISIONES Y PRESTAMOS EMPLEADO

COMISIONES 800.000

DIAZ CAMARGO MAURICIO TORRES AGUILAR LIGIA MARIA SANCHEZ QUINTANA JOSE ARMANDO MARTINEZ SALCEDO ADRIANA CASAS NIETO SANDRA MILENA

PRESTAMOS 100.000

490.000

0

386.000

25.000

200.000

50.000

280.000

100.000

11.3. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE Ruta: Nomina – Manejo de Novedades - Subsidio de Transporte Automatico No. De Nómina Es la quincena 1 o 2 Presionar “Enter”

01 01

11.4. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE Ruta: Nómina – Manejo de novedades – Generación Comprobante Automático 

Marcamos la opcion de Ignorar para ignorar los empleados que puedan estar retirados.



Calcular la retención a la prima de servicios omitir la opción presionando “Enter”

Esta opción aplica para aquellas empresas que tomen como base la prima de servicios para calcular la retención en la fuente. 

Se omite la opción del calculo de retención a la prima de servicios.



Se marca la opción de Valor para aplicar el descuento de retención en la fuente por valor ya que la tabla esta creada de esta forma.



Desea incluir la retención? Recuerde que se incluye en la segunda quincena del mes, por ello se omite la opción presionando “Enter”.



Se marca la opción de Novedades para correr el calculo de pensión y salud.



No. De nómina: 01



Es la quincena 1 o 2: 1

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11.5. VERIFICACIÓN DE NOVEDADES Ruta: Nómina – Informes de Nómina – Planilla por Centro de costos – Escogencia. Este es el informe más apropiado para realizar la verificación de las novedades de nómina capturadas para cada empleado. 

Nómina Nro. (01/99): 01



Nro. Conceptos Deducciones:

INGRESOS 01 – Sueldo 02- Subsidio de Transporte 03 – Horas extras diurnas 04 – Horas extras nocturnas

DEDUCCIONE 51 – Aportes Pensión 52 – Aportes Salud 54 – Prestamos a empleados



Digite el periodo de la nómina a imprimir (Ej. 2003/12/01 al 2003/12/15).



Centros de Costos: Digite (0000) para que los tome todos



Genere el informe para listarlo por pantalla.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel. 11.6. CORRECCIÓN DE NOVEDADES A criterio propio van a corregir las novedades de cualquier empleado. Ruta: Nómina – manejo de novedades – Captura de novedades NOTA: Cuando pregunte (Iniciar proceso SI/NO), se omite la opción presionando “Enter” porque se estan corrigiendo novedades.



Con el icono o con la tecla de función F2 se peude efectuar la consulta y selección de los empleados a los que se les va a efectuar la correcion de las novedades.



Se Se da un click sobre el concepto que se quiere corregir.

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

Tengan en cuenta que con la tecla F5 se elimina una línea o secuencia y con la tecla F4 se elimina todas las novedades del empleado.

11.7. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE. Es necesario volver a calcular pensión y salud porque se cambiaron novedades de la nómina, por esta razón al correr el proceso se retoman las nuevas novedades. Ruta: Nómina – manejo de novedades – Generación Comprobante Automático.



Seleccionamos la opción de Ignorar para los empleados retirados.



Calcular la retención a la prima de servicios omitimos la opción presionando “Enter”

Esta opción aplica para aquellas empresas que tomen como base la prima de servicios para calcular la retención en la fuente. 

Aplicar el decuento por Porcentaje o por Valor. Presionar “Enter”



Desea incluir la retención? Recuerde que se incluye en la segunda quincena del mes, por ello omitimos la opción Presionando “Enter”.



Marcamos la opción de Novedades para correr el calculo de pensión y salud.



Tabla para realizar correcciones o actualizaciones a la tabla de retención.



No. De nómina: 01



Es la 1 o 2 quincena : 1

11.8. PAGO (CONTABILIZACIÓN) LA NÓMINA Ruta: Nómina – Pago de Nómina Es el último proceso que se corre de esta secuencia donde se realiza la contabilización automática de la nómina. 

Nómina Número: 01



Es la quincena 1 o 2: 1



La primera quincena se va a pagar por Comprobante

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

Actualiza Todo: Marcar la opción para que los pagos y deducciones de cada uno de los empleados sea contabilizado.



Tipo de documento : L Pago Nómina.



Número de cuenta : 2505050000

11.9 IMPRESIÓN DE INFORMES Ruta: Nómina – Informes de nómina – Planilla General 11.9.1. VOLANTES DE PAGO. Este informe esta dado para ser entregado a los empleados, para que estos consulten y firmen lo que se les pago y dedujo. Periodo de Pago del: No. De Nómina: Impresión por Página: Generación: NIT Desde: NIT Hasta: Numérico Imprime Resumen Por C.Costo: Centro de Costo Desde:

2003-12-01 al 1 Dos Todos Presionar “Enter” Presionar “Enter”

2003-12-15

Presionar “Enter” 1

11.9.2. RELACIÓN DE PAGOS Ruta: Nómina – Informes de nómina – Relación de Pagos Es el listado que se genera para enviar a la corporación donde se realiza la consignación del sueldo de cada empleado. 

Nómina Nro: 01



Corporación: Con el icono o con la tecla de función F2 puede consultar y escoger la corporación donde se consigna la nómina.

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11.9.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS Ruta: Nómina – Informes de nómina. Por esta opción se generan los archivos planos para ser enviados por disquete, Internet, modem o cualquier otro medio a la respectiva corporación. 

Escoja la Corporación Conavi



Nuevo



Nómina Nro: 01



Se los datos solicitados por el formato. Estos datos deben ser suministrados por la respectiva entidad financiera, pero para el desarrollo del ejercicio degitelos de acuerdo a su criterio.



Copiar los archivos Nómina.FIL y Cuentas.FIL y enviar a la corporación.

EFECTUAR EL CAMBIO DE FECHA Y DIGITA 200-12-30 MES Y EFECTUAR EL PROCESO PARA EL PAGO DE LA SEGUNDA QUINCENA. EL CAMBIO DE FECHA SE REALIZA POR ADMINISTRACION – CAMBIO DE FECHA 11.10. GENERACIÓN DE NOVEDADES Ruta: Nómina – Manejo de novedades – Generación de Novedades - Únicas Se van a Generar las siguientes novedades para la segunda quincena: Concepto

Descripción

Variable

001

Salario Básico

15

Para terminar se debe dar un click sobre el icono o con la tecla de función F1 y aplica a todos los empleados dar click sobre la opción SI.

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11.11. CAPTURA DE NOVEDADES Ruta: Nómina – manejo de novedades – Captura de novedades Esta opción se va a utilizar para modificar novedades e incluir las pendientes para cada uno de los empleados. NOTA: Cuando pregunte (Iniciar proceso), NO marcamos la opción porque estamos continuando con la captura de novedades. Para consultar los empleados de un click sobre el icono F2 o F3 y para grabar la información oprima la tecla F1.

o con la tecla de función

HORAS EXTRA Y RECARGOS EMPLEADO

H.EXT. DIURNA

GONZALEZ JIMENEZ LUIS ERNESTO MENDIETA CASAS MARIA ALEJANDRA CADENA HERNANDEZ JULIAN ALFONSO ARIZA MENDEZ ELIZABETH

8

H.EXT NOCTURN A 4

H.EXT FESTIVA DIURNA

6

2

H. EXT FESTIVA NOCTURNA

RECARGO NOCTURNO 60

4

6 4

4

COMISIONES Y PRESTAMOS EMPLEADO DIAZ CAMARGO MAURICIO TORRES AGUILAR LIGIA MARIA SANCHEZ QUINTANA JOSE ARMANDO MARTINEZ SALCEDO ADRIANA CASAS NIETO SANDRA MILENA

COMISIONES 750.000

PRESTAMOS 100.000

240.000

NO TIENE

180.000

25.000

290.000

50.000

390.000

100.000

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11.12. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE Ruta: Nomina – Manejo de Novedades - Subsidio de Transporte Automatico No. De Nómina 02 Es la quincena 1 o 2 02 Genera la Novedad de Subsidio de Transporte de Todo el Mes: Se omite la opción, porque en la primera quincena se efectuo el pago de este concepto a todos los empleados que devengan menos de dos (2) SMMLV. Esta opción unicamente se marca cuando el pago de la nómina se efectua de forma quincenal, pero el pago del Subsidio de Transporte se realiza de forma mensual. 11.13. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE Ruta: Nómina – Manejo de novedades – Generación Comprobante Automático 

Marcamos la opcion de Ignorar para ignorar los empleados que puedan estar retirados.



Calcular la retención a la prima de servicios omitir la opción presionando “Enter”

Esta opción aplica para aquellas empresas que tomen como base la prima de servicios para calcular la retención en la fuente. 

Se omite la opción del calculo de retención a la prima de servicios.



Se marca la opción de Valor para aplicar el descuento de retención en la fuente por el valor que aparece en la tabla.



Desea Incluir la Retención: Recuerde que se incluye en la segunda quincena del mes, por ello marcamos la opción.



Se marca la opción de Novedades para correr el calculo de pensión y salud.



No. De nómina: 02



Es la quincena 1 o 2: 2



Calcula las Novedades de Pensión y Salud de Todo el Mes: Se omite la opción, porque en la primera quincena se efectuo el descuento de salud y pensión a todos los empleados. Esta opción unicamente se marca cuando el pago de la nómina se efectua de forma quincenal, pero los descuentos de Salud y Pensión se realizan de forma mensual.

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11.14. VERIFICACIÓN DE NOVEDADES Ruta: Nómina – Informes de Nómina – Planilla por Centro de costos – Escogencia. Este es el informe más apropiado para realizar la verificación de las novedades de nómina capturadas para cada empleado. 

Nómina Nro. (01/99): 02



Nro. Conceptos Deducciones:

INGRESOS 01 – Sueldo 02- Subsidio de Transporte 03 – Horas extras diurnas 04 – Horas extras nocturnas

51 52 53 54

DEDUCCIONES – Aportes Pensión – Aportes Salud –Retención en la Fuente – Prestamos a empleados



Digite el periodo de la nómina a imprimir (Ej. 2003/12/16 al 2003/12/30).



Centros de Costos: Digite (0000) para que los tome todos



Genere el informe para listarlo por pantalla.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel. 11.15. PAGO (CONTABILIZACIÓN) LA NÓMINA Ruta: Nómina – Pago de Nómina Es el último proceso que se corre de esta secuencia donde se realiza la contabilización automática de la nómina. 

Nómina Número: 02



Es la quincena 1 o 2: 2



La segunda quincena se va a pagar con Cheque



Actualiza Todo: Marcar la opción para que los pagos y deducciones de cada uno de los empleados sea contabilizado.



Tipo de documento : G Comprobante de Egreso

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11.16. GENERACION DE INFORMES 11.16.1 VOLANTES DE PAGO Este informe esta dado para ser entregado a los empleados, para que estos consulten y firmen lo que se les pago y dedujo. Periodo de Pago del: No. De Nómina: Impresión por Página: Generación: NIT Desde: NIT Hasta: Numérico Imprime Resumen Por C.Costo: Centro de Costo Desde:

2003-12-16 al 2 Dos Todos Presionar “Enter” Presionar “Enter”

2003-12-30

Presionar “Enter” 1

11.16.2. RELACIÓN DE PAGOS Ruta: Nómina – Informes de nómina – Relación de Pagos Es el listado que se genera para enviar a la corporación donde se realiza la consignación del sueldo de cada empleado. 

Nómina Nro: 02



Corporación: Con el icono o con la tecla de función F2 puede consultar y escoger la corporación donde se consigna la nómina.

11.16.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS Ruta: Nómina – Informes de nómina. Por esta opción se generan los archivos planos para ser enviados por disquete, Internet, modem o cualquier otro medio a la respectiva corporación. 

Escoja la Corporación Conavi



Nuevo



Nómina Nro: 02



Se los datos solicitados por el formato. Estos datos deben ser suministrados por la respectiva entidad financiera, pero para el desarrollo del ejercicio degitelos de acuerdo a su criterio.



Copiar los archivos Nómina.FIL y Cuentas.FIL y enviar a la corporación.

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11.16.4. MAPA DINERO Ruta: Nómina – Informes de nómina. Esta opción sirve como herramienta para determinar en forma detallada cuantos billetes y monedas de cada una de las denominaciones se necesitan para el pago de la nómina. 

Detallado



Número de nómina: 02



Denominación: Digite las denominaciones existentes.

RECUERDE Esta opción aplica para aquellas empresas que paguen la nómina en efectivo.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel. 11.16.5. RESUMEN POR CONCEPTO Ruta: Nómina – Informes de nómina. Resumen por concepto es una planilla de novedades de nómina para verificar el valor pagada o deducxido a cada uno de los empleados/ El formato de este informe muestra el número de nómina y los conceptos con cada uno de los empleados que lo afectaron, totalizando por cada uno de estos. 

Número de nómina: 02



Indique el concepto: Enter para que los tome todos (999)

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.

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11.16.6. AUXILIAR DE NOMINA Ruta: Nómina – Informes de nómina. El auxiliar de nómina es el mismo libro auxiliar general, pero en este caso este informe toma solamente las cuentas que están relacionadas con el módulo de nómina. 

Descripción o Caracterización: Digite D (Descripción)



Digite el periodo para la obtención del informe



Para las cuentas presione “Enter” (El sistema solo toma las de nómina).

11.16.7. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Autoliquidación. El proceso de autoliquidación para el seguro social, es automático y genera la impresión de la autoliquidación y los archivos planos para enviar a la entidad. 

Generar la impresión.



Proceso nuevo: Marcar la opción cuando se corre el proceso por primera vez, se omite cuando se continua ingresando novedades o generando la autoliquidación.



Después digite los datos generales como nit, digito de verificación, tipo de nit, número patronal, etc.

Los datos que pregunta al final son informativos para que los genere en la impresión del formulario. 11.16.8. INFORME A FONDOS. Ruta: Nómina – Informes de nómina. Es una herramienta eficaz para realizar las autoliquidaciones de las otras E.P.S. A.F.P y A.R.P. diferentes al seguro social.

RECUERDE El informe a fondos como la Autoliquidación para el seguro social, se deben generar una vez se hayan pagado y contabilizado todas las nóminas del mes. 

Marque la opción Por Fondos.

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

Código de sucursal : 1



Aplica ATEP individual: Marcar la opción para que asuma el porcentaje de la hoja de vida del empleado, si se omite la opción el programa preguntará el porcentaje general.



Imprima cada uno de los informes por E.P.S. A.F.P. y A.R.P.

11.16.9 ACUMULADOS Ruta: Nomina – Acumulados Pagos y deducciones – Acumulados Este informe ofrece datos en forma resumida de los ingresos y deducciones causados a cada uno de los empleados a una fecha determinada. 

Marque General



Digite el periodo



Escoja el rango de empleados



Escoja el rango de Centros de Costo



Genere la impresión.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel. 11.16.10. ACUMULADOS MENSUALES Ruta: Nomina – Acumulados Pagos y deducciones – Acumulados Mensuales Detallados. Este informe ofrece datos en forma detallada por cada pago en cada mes de todos los ingresos y deducciones aplicados a cada empleado a una fecha determinada. 

Escoja el periodo.



Escoja el rango de empleados



Escoja el rango de centros de costos



Generar la Impresión

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11.17. PROCESO DE PARAFISCALES Ruta – Nómina – Comprobante Parafiscales - Comprobante Parafiscal A través de este proceso se efectuará la contabilización de los aportes parafiscales. Nit de la Empresa Digite la Cuenta del Sena Digite la Cuenta del ICBF Digite la Cuenta del Sub. Familiar Digite la Cuenta del F. De Salud Digite la Cuenta del F. De Pensión Digite la Cuenta de Pago

: : : : : : :

Aplica Centro de costo del Empleado/Acumulados:

800100200 51057800 51057500 51057200 51056900 51057000 23701000 E

Es usted del Beneficiario del Beneficio Tributario Eje Cafetero: Documento Esta Seguro

: :

Presionar “Enter”

L-Parafiscales SI

Ahora se debe ejecutar el procedimiento para el grupo 52 Nit de la Empresa Digite la Cuenta del Sena Digite la Cuenta del ICBF Digite la Cuenta del Sub. Familiar Digite la Cuenta del F. De Salud Digite la Cuenta del F. De Pensión Digite la Cuenta de Pago

: : : : : : :

Aplica Centro de costo del Empleado/Acumulados:

800100200 52057800 52057500 52057200 52056900 52057000 23701000 E

Es usted del Beneficiario del Beneficio Tributario Eje Cafetero: Documento Esta Seguro

: :

Presionar “Enter”

L-Parafiscales SI

Posteriormente se debe ejecutar el procedimiento para el grupo 72 Nit de la Empresa Digite la Cuenta del Sena Digite la Cuenta del ICBF Digite la Cuenta del Sub. Familiar Digite la Cuenta del F. De Salud Digite la Cuenta del F. De Pensión Digite la Cuenta de Pago

: : : : : : :

Aplica Centro de costo del Empleado/Acumulados:

800100200 52057800 52057500 52057200 52056900 52057000 23701000 E

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Es usted del Beneficiario del Beneficio Tributario Eje Cafetero: Documento Esta Seguro

: :

Presionar “Enter”

L-Parafiscales SI

RECUERDE Este procededimiento se debe ejecutar por cada cuenta y grupo de gasto que maneje su empresa, es decir, 51 – Administración, 52 – Ventas y 72 – Producción. 11.18. PROVISIONES DE NOMINA RUTA: Nómina – Comprobantes Prefijados – Utiliza Prefijados Tipo Número del Comprobante Inicial Número del Comprobante Inicial Esta Seguro

: : : :

L 001 004 SI

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