Paper Gestión Documental Diagnóstico Situacional

Diagnóstico situacional para la implantación de un Sistema de Gestión Documental en el área de Propuestas y Contratos.1 Sinopsis: El incremento en el volumen de la información documental en el área de Propuestas y Contratos expone la necesidad de implantar un sistema de gestión documental que sirva de soporte para el almacenamiento y control de los documentos. Siguiendo una metodología con enfoque en gestión documental se ha elaborado el presente análisis mediante el cual se han identificado las oportunidades de mejora. Se recomienda la aplicabilidad de la metodología y el enfoque, como fase previa para la elaboración de un diagnóstico similar en cualquier área o proceso de la organización. Palabras clave:  Gestión Documental, Gestión de la Información, Información, Gestión del Conocimiento, Conocimiento, Información Información Documental.

Metodología:

Introducción “En la nueva economía, el conocimiento pasa a ser un recurso tan significativo o incluso más que el capital y la mano de obra. La llamada economía del conocimiento otorga una gran importancia a la generación, difusión y uso de la información y el conocimiento en las organizaciones. El buen uso del conocimiento determinará el nivel de éxito tanto de las organizaciones como de las economías nacionales”. El crecimiento de la empresa plantea nuevos retos a las diversas áreas que la conforman. El área de Propuestas y Contratos recibe y genera una voluminosa cantidad de documentos que sirven de insumo para la realización de sus procesos y actividades. Este volumen se viene incrementando progresivamente desde los dos últimos años; así mismo la demanda de información requiere de herramientas que ayuden a la búsqueda y recuperación de los documentos. Aplicando una metodología para el análisis de la gestión documental, se ha elaborado un diagnóstico, del cual identificamos que al carecer de políticas claras, herramientas y procedimientos que contemplen aspectos técnicos en la gestión de la información documental, se están produciendo diversas dificultades relacionadas a la organización, búsqueda y recuperación de la información, duplicación de tareas y control de los flujos de información. “Gestionar la información es un paso para gestionar el conocimiento”.

1. Sofía Martínez Guerrero Profesional en Bibliotecología y Ciencias de la Información Universidad Nacional Mayor de San Marcos E-mail: [email protected] [email protected]

Para la elaboración del presente análisis se ha recopilado y revisado la información de referencia: portal corporativo, portal del conocimiento, y procedimientos del área. También se ha analizado el servidor Ficus, se han realizado 4 focus group con los colaboradores del área y se han sostenido varias reuniones de trabajo con el  personal clave que realiza los procesos actualmente, así como las consultas técnicas con el área de Sistemas. La metodología aplicada es replicable en cualquier área o proceso de la empresa, constituye una fase previa para la implantación de cualquier solución de gestión documental que se quiera realizar.

Finalmente, se propone la implantación de su Sistema de Gestión Documental que contribuya a solucionar la  problemática que se ha identificado. identificado.

1. Identificar los tipos de información documental que maneja la organización. 2. Organizar los flujos de información en diagramas, que constituyen los mapas de información en la empresa. 3. Identificar el ciclo de vida de la información documental según los tipos de información. 4. Identificar las necesidades de información por  procesos en la organización. organización. 5. Identificar las necesidades de información personales según categorías (directivos, mandos medios, empleados).

Desarrollo Páez Urdaneta entiende por gestión de la información el manejo de la inteligencia corporativa de una organización con el objeto de incrementar sus niveles de eficacia, eficiencia y efectividad en el cumplimiento de sus metas. Y por inteligencia corporativa, el total de los datos, la información y el conocimiento, generados endógena y exógenamente, de valor real y potencial para asegurar la cohesión interna de la organización con el entorno social circundante y el incremento de la  productividad en las distintas funciones que contribuyen c ontribuyen al cumplimiento de la misión de organización. La gestión de información se rige fundamentalmente por los principios derivados de las teorías de sistemas y del ciclo de vida de la información. Según Ponjuán Dante, la gestión de información es inherente a los sistemas de información, los cuales están integrados por un conjunto de componentes que almacenan, procesan y distribuyen información, cuyo propósito es obtener salidas de información relacionadas con los procesos que componen la organización. La gestión documental es un conjunto de elementos y de relaciones entre ellos, diseñados con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la producción, recepción, circulación, almacenamiento, organización, conservación, disposición final y accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad a ctividad de la organización. Por tanto, si la gestión de información y la gestión documental se asocian con el sistema de información de una organización ésta debe:

6. Diseñar y estructurar los servicios de información en función de las necesidades. 7. Registrar, controlar y almacenar la información documental producida en la organización. 8. Difundir y socializar la información para la generación de nuevos conocimientos. Fases para la Implantación de un Sistema de Gestión Documental:

Presentación El área de Presupuestos y Contratos de GyM está conformada por profesionales de diferentes especialidades. Desde el punto de vista funcional, hay dos grandes grupos que trabajan en la elaboración de las ofertas: los que preparan los presupuestos y los que lo apoyan. En el primer grupo se encuentran los ingenieros civiles, mecánicos y eléctricos y en el segundo grupo, el  personal de apoyo comercial, técnicos metradistas, dibujantes y eventualmente, los asesores tanto internos como externos.

La elaboración de los presupuestos involucran varias especialidades, tales como: obras civiles, obras de montaje, eléctricas y de instrumentación, para lo cual se debe conformar un equipo de trabajo integrado por especialistas de las disciplinas antes mencionadas. Para esto se designa un líder de oferta, quien será el responsable de coordinar los trabajos de cada uno, de manera que no haya duplicidad de partidas y evitar que otras se queden sin ser incluidas en el presupuesto.

Cantidad de documentos almacenados en Ficus / Años 2010 – 2011:

La preparación de una Propuesta normalmente sigue una serie de pasos de acuerdo a procesos pre -establecidos que estandarizan nuestro modo de operar, buscando asegurar la mejor calidad de la oferta, pero sin limitar la creatividad, la investigación de alternativas y la generación de valor.

Misión: La misión del área de Propuestas y Contratos es ser cada vez más asertivos y técnicos en la elaboración de las  propuestas desarrollando desarrollando alternativas de valor a través de la ingeniería, utilizando el conocimiento de la empresa y las personas, propulsando el uso de herramientas tecnológicas.

Evolución comparativa del crecimiento en volumen documental 2010 – 2011:

Aspectos del Diagnóstico: A.

Volumétrica de almacenamiento

Los documentos que llegan son registrados a diario en una hoja de cálculo denominada “Listado de Documentos” (GyM.PPT.CD.04). Esta data generada  Nos ha servido de referencia para tener una medición aproximada del volumen documental; sin embargo, debemos tener en cuenta que hay algunos registros que hacen alusión a archivos comprimidos en formato ZIP,  por lo que consideramos un margen de error de + - 10% sobre el total de documentos almacenados. El crecimiento aproximado en volumen de documentos almacenados en Ficus es de 7.5% anual; para el 2012 la  proyección de crecimiento crecimiento es similar. similar.

“ La

información se busca, el conocimiento conocimiento se crea.

 La información sirve para crear conocimiento.  El conocimiento guía la búsqueda búsqueda de información”.

B.

Organización [Taxonomía]

Existe un orden descrito en el Procedimiento de Estructura de la Información (GYM.PPT.CD.03) elaborado el año 2008; sin embargo, para acceder al documento final que se quiere recuperar se tiene que seguir una ruta de hasta 09 niveles de carpetas. Así mismo, la creación de sub-carpetas es libre, por lo que cada usuario va creando las carpetas de acuerdo a sus criterios individuales. Niveles de carpetas de almacenamiento actual:

C.

Usuarios

Los servicios de información son las herramientas de software que los usuarios requieren para la ejecución de sus actividades. Se han identificado a los usuarios de acuerdo a sus posiciones (niveles de responsabilidad) y a los requerimientos de uso y acceso a los servicios de información:

USUARIOS Tipo Tipo POSI PO SICI CI N Gerente de Propuestas a y Contratos Gerente de Presupuestos  b Jefe de Presupuestos Comerciales c Senior d Presupuestadores e Juniors f Practicantes g Trainees TOTAL GENERAL

CANT CANTID IDAD AD

Servicios de Información

Existen documentos que se encuentran en formato JPG cuyo contenido es texto, el cuál ha sido escaneado y enviado en páginas por separado, alterando la integridad del contenido. El archivo “Notificación de Descarga”, se almacena como evidencia de la recepción de información. La información es informal (no estructurada) y se  presenta de forma dispersa. El nivel de uso es estratégico  para la toma de decisiones. Los accesos son privados y requieren autorizaciones internas.

1

Campos de descripción documental identificados:

1 1 7 13 12 21 1 6 63

N° Nombre 1 Código de Selectividad 2 Nombre Nombre del Proyecto 3 Especialidad

N° de Caracteres 10 50 20

4 5

30 120

6 7 8 9

Tipo de Documento Descripción o título del documento Sub Título Fecha Descriptores Comentarios

08 20 240

Usuarios

Ficus

a, b, c, d, e, f

E. Focus Group

S10 / Primavera

c, d, e

PCI

c, d, e

ECO

c, d, e

Auditoria

a

Se realizaron 04 sesiones en dónde participaron 20 usuarios de un total de 25 convocados entre Senior´s y Presupuestadores. Se aplicaron las dinámicas de  pregunta – respuesta respuesta y lluvia de ideas.

Formatos

a, b

Biblioteca

a, b, c, d, e, f, g

D.

Características de los documentos:

Los formatos encontrados corresponden a documentos Microsoft Office, AutoCAD, JPG, PDF y Email. -

El formato predominante es el PDF.

-

Algunos documentos se encuentran en inglés.

A continuación se describen las recomendaciones u observaciones más resaltantes que expresaron: 1. Los usuarios invierten tiempo considerable en el ordenamiento interno de su información. Cada quién aplica criterios personales y renombran carpetas o archivos. Se duplican tareas, se aumenta la secuencia de carpetas y se dificulta el acceso hasta el documento a consultar. 2. Un archivo se almacena varias veces. Todas las que sean necesarias por uno o más usuarios que necesiten esa información. Lo que genera que se ocupe más espacio en el servidor e información almacenada de forma recurrente.

3. Existen carpetas vacías, incluso después de concluido el proyecto no se hace una depuración de las carpetas vacías. 4. La lectura de los documentos almacenados en la carpeta “Bases” se realiza en su integridad por los  presupuestadores. Las bases deben permanecer en formato original y se debe recomendar no alterar los documentos archivados. 5. Es recurrente la consulta de información de  proyectos anteriores realizados por el área. 6. Edificaciones ha diseñado un control de actualizaciones para planos, es un formato en el cual se registra la fecha de ingreso del plano al área, esta labor la realizan los practicantes o trainee’s. 7. Es necesario homologar parámetros de control e implementar el uso de estándares. 8. La herramienta a implementar debe ser simple, rápida y flexible. 9. La búsqueda de información es una actividad que les demanda mucho tiempo. 10. Hay mucha información importante que no es utilizada y cuya existencia se desconoce. 11. Se observan documentos modificados voluntaria e involuntariamente producto de descoordinaciones internas.

12. Se debe implementar un criterio para almacenar los documentos en la carpeta “Superados” y alertar las actualizaciones de los mismos. 13. El volumen de los documentos se está incrementando. 14. Es necesario que exista un “Índice” o una lista de documentos referidos a un proyecto. 15. Se desconoce cuál es la capacidad de almacenamiento de Ficus. Se para “colgando” y esa situación les preocupa. 16. Existen archivos creados en formato Excel que también se almacenan en formato PDF, por ejemplo el formato denominado “Selectividad”, para el cual se genera una carpeta especial.

17. Se apela a la memoria humana para la recuperación de la información, la cual actualmente se hace de forma manual. Hay mucha dificultad para la recuperación de la información. 18. Se requiere que la información se pueda compartir y este accesible. Existen limitaciones en los accesos.

Oportunidad de Mejora: El sistema de gestión documental que se propone, implica la implantación de una herramienta que sirva de repositorio digital para el almacenamiento de la información documental, el cual generará un catálogo electrónico y a la vez nos brinde reportes estadísticos. Así mismo, esta herramienta debe permitir el acceso a la información compartida y un control de perfiles de usuarios. La solución tecnológica que se implante debe garantizar el almacenamiento, conservación, consulta y acceso a la información adaptada a los procesos y necesidades del área. El proceso propuesto se inicia con el ingreso de la información documental al área, la cual llega en correo electrónico, en CD o de forma impresa. En el caso de documentos impresos, son escaneados y luego almacenados en formato PDF. Posteriormente se asigna meta data a cada documento, y se genera un registro en el sistema. Los documentos almacenados y los datos indexados se asocian a un catálogo electrónico mediante el cual se realizarán las  búsquedas.

También es importante la elaboración de políticas documentales y procedimientos relacionados a la gestión documental, que cumplan con los estándares de calidad y seguridad de la información y que sirvan para sostener en el tiempo la solución implantada.

Recomendaciones: 1. Considerando la aplicación de tecnología semántica se recomienda la indexación manual de los documentos con meta data (datos específicos) que  proporcionen una descripción general de su contenido y sirvan para su recuperación, priorizando que se trabaja con información no estructurada. 2. Es necesario contar con los recursos humanos idóneos para la implantación del proyecto, se propone la conformación de un equipo de trabajo especializado que sirva de soporte y proporcione los servicios de información documental requeridos por los usuarios; así como garantice la sostenibilidad sostenibilidad del sistema.

Conclusiones: 

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Atendiendo al marco teórico, puede decirse que la información constituye un elemento esencial en el desarrollo de las organizaciones basadas en el conocimiento; la información suma valor agregado al capital humano, se despliega a través de los nuevos ambientes apoyada en las tecnologías de información y las comunicaciones, y constituye un elemento clave en las estrategias de diferenciación que asumen las organizaciones por el valor agregado que aportan al cliente y a los sistemas de inteligencia que las alimenta. Por tanto la dimensión informacional tenderá a crecer en aquellas empresas  basadas en el conocimiento, como insumo crítico  para su desempeño. El crecimiento en el volumen de la información documental, el nivel de gestión y el control que se requiere sobre los documentos para la toma de decisiones, es cada vez más exigente. La aplicación del enfoque de gestión documental es oportuna para la implantación de una solución derivada de la  problemática descrita y la necesidad de control que se requiere. La información constituye el recurso más importante de la organización y debe administrarse cuidadosamente de la misma manera que se administra el capital, las tecnologías y los recursos humanos.

3. También se considera la generación de wikis, implementando un campo para que los usuarios puedan dejar sus comentarios sobre los documentos que consultan. La creación de wikis está orientada hacia el aprovechamiento de la experiencia de los colaboradores  para la generación de de nuevos conocimientos. conocimientos. 4. Se recomienda considerar una capacitación a los usuarios a fin de que cumplan con la estandarización de  procesos, el uso adecuado de la herramienta y el desarrollo de habilidades informacionales. 5. Se propone un listado de funcionalidad básica y funcionalidad avanzada necesaria para la implantación de la solución.

Referencias:

En: http://www.ub.edu/geocrit/b3w-683.htm

1. La gestión documental, de información y del conocimiento en la empresa. El caso de Cuba / Sara Artiles Bisbal. Fecha de visita: 26-04-2012.

5. Iron Mountain y PwC presentan el primer “Índice de Madurez del Riesgo de la Información” para Europa / Revista de Gestión Documental

En: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/v http://bvs.s ld.cu/revistas/aci/vol19_5_09/aci0250 ol19_5_09/aci02509.htm 9.htm

En: http://www.revistagestiondocum http://www.revis tagestiondocumental.com/2012/03 ental.com/2012/03/26/ir  /26/ir  on-mountain-y-pwc-presentan-el-primer-indice-demadurez-del-riesgo-de-la-informacion-para-europa/

2. Gestión del conocimiento / Miguel Angel Tramullas [et al] Zaragoza: 2002 En: http://issuu.com/tramullas/ http://issuu. com/tramullas/docs/gestiondelcon docs/gestiondelconocimiento ocimiento 3. ¿Cómo construir un mapa de conocimientos en la organización? / Javier Perez Capdevila. En: http://javier1963.blogspot.com http://javier196 3.blogspot.com/2008/05/cm /2008/05/cmooconstruir-un-mapa-de-conocimientos.html 4. El concepto “Sociedad del Conocimiento” Conocimiento” / Karsten Krüger