PANDUAN URAIAN TUGAS

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Seringkali terjadi perbedaan pendapat antara karyawan dan perusahaan, tentang tugas yang harus dikerjakan atau acuan yang digunakan sebagai batas wewenang. Dengan adanya uraian tugas, apa yang diinginkan perusahaan dan bagaimana membuat agar tugas yang harus dikerjakan oleh setiap karyawan, dapat diketahui dan dipahami dengan jelas.

Uraian tugas adalah uraian singkat tentang tugas, kondisi pekerjaan, serta tuntutan yang diperlukan ketika menjabat suatu posisi. Di dalamnya, setidaknya ada nama posisi, tujuan pekerjaan dan hasil yang diharapkan, aktivitas yang perlu dilakukan, peralatan dan hubungan kerja yang digunakan, atau spesifikasi personal pemegang jabatannya.

Uraian tugas itu sangat berguna, baik bagi perusahaan maupun karyawannya. Uraian tugas yang benar, yaitu sesuai dengan kenyataan, biasanya dapat digunakan oleh perusahaan untuk pengembangan bisnis. Hitungan beban kerja, dari struktur dan desain perusahaan bisa

menentukan

perampingan

atau

pengembangan

jabatannya.

Selain itu, perusahaan juga bisa memiliki pijakan untuk mencari calon karyawan yang tepat,

penentuan

bentuk

training,

evaluasi

kinerja

dan

alur

promosi.

Seorang karyawan tentu akan mendapatkan banyak manfaat dari uraian tugas. Bahkan, dari nama posisi, seorang karyawan juga dapat mengetahui batas wewenang supaya tidak tumpang tindih dengan rekannya. Lalu uraian tugas juga berisi tentang tujuan pekerjaan. Karyawan juga perlu tahu tugas utama dan tugas tambahan yang perlu dilakukan. Setelah menyelesaikan tugas utama dan tugas tambahan, karyawan juga dapat memperoleh gambaran nyata tentang output kerjanya sendiri atau melihat prestasi yang dicapai.

Perubahan uraian tugas harus segera dilakukan untuk mengikuti perubahan dinamika organisasi yang berkembang dengan cepat.

Panduan Uraian Tugas Rumah Sakit Eka

B. Tujuan Panduan Tujuan Umum

Panduan ini dibuat sebagai referensi Rumah Sakit dalam membuat uraian tugas bagi Sumber Daya Manusia yang melakukan tugas dan tanggung jawabnya.

Tujuan Khusus

a. Sebagai landasan bagi Atasan untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan b. Sebagai landasan untuk Pimpinan Organisasi– untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal. c. Sebagai panduan dan pedoman kerja karyawan serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi d. Sebagai landasan untuk Perencana Karir (Succession Planner)– untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi. e. Sebagai landasan bagi Perekrut untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan f.

Sebagai landasan bagi Trainer untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan

g. Sebagai landasan bagi Assessor untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment, in-depth interview dll) h. Sebagai landasan bagi Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner) untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan

C. Landasan Hukum

Surat Keputusan Direktur tentang Pemberlakuan Revisi Kebijakan Divisi Sumber Daya Manusia (SDM) Rumah Sakit Eka.

Panduan Uraian Tugas Rumah Sakit Eka

BAB II DEFINISI

Uraian tugas atau uraian tugas adalah sekumpulan informasi dan aktivitas tentang suatu jabatan di dalam organisasi yang menunjukkan peran dan tanggungjawab yang dituntut oleh organisasi terhadap pemangku jabatan

Panduan Uraian Tugas Rumah Sakit Eka

BAB III RUANG LINGKUP

Membuat uraian tugas, yang perlu dipertimbangkan adalah apa bagian-bagian isi dari uraian tugas tersebut. Kelengkapan bagian dari isi sebuah uraian tugas sebenarnya tergantung kebutuhan organisasi. Uraian tugas terdiri dari : 1. Fungsi Jabatan

Fungsi jabatan ini dibuat untuk menggambarkan secara garis besar tugas jabatan yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan.

2. Tanggungjawab Utama

Tanggung jawab utama ini merupakan sasaran-sasaran yang melekat pada pemangku jabatan agar misi jabatan dapat dicapai. Sebagai penunjang persyaratan pelaksanaan setiap tanggung jawabnya dengan baik, uraian tugas juga dilengkapi wewenang yang jelas sehingga dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan baik. Tanggung jawab yang disertai wewenang dalam pelaksanaannya hendaknya memenuhi syarat accountability, artinya harus memiliki ukuran keberhasilan (standard performance) untuk menunjukkan bahwa tanggung jawabnya sudah dilakukan dengan baik dan wewenang yang diberikan juga digunakan sebagaimana mestinya. Ukuran keberhasilan ini nantinya akan menjadi performance indicator. Beberapa hal penting dalam menyusun tanggung jawab utama yang baik adalah : •

Langsung menggambarkan hasil-hasil utama dari uraian jabatan

•

Fokus pada proses maupun hasil, bukan kepada aktivitas semata

•

Secara eksplisit menggambarkan hasil yang harus dicapai pemangku jabatan

•

Sebaiknya, setiap tanggung jawab dapat diukur keberhasilannya dalam bentuk performance indikator.

Namun dalam penulisan tanggungjawab utama, seringkali tercampur antara aktifitas tugas dengan tanggungjawab utama. Berikut adalah contoh penulisan tanggungjawab utama untuk posisi Kepala Divisi Pemasaran & Penjualan: •

Memastikan penjualan meningkat sesuai dengan rencana kerja, pendapatan dan anggaran biaya perusahaan tahun berjalan

•

Melaksanakan sistem pemasaran di lingkup kerja Divisi Pemasaran & Penjualan sesuai anggaran tahun berjalan

Panduan Uraian Tugas Rumah Sakit Eka

3. Dimensi

Dimensi jabatan adalah hal-hal penting yang dikelola oleh pemangku jabatan yang memberikan dampak secara langsung maupun tidak langsung. Dimensi juga berguna untuk membedakan suatu jabatan dengan jabatan lain yang serupa. Berikut adalah contoh Dimensi Jabatan Dimensi Keuangan •

Annual budget, expense, operating cost, project cost

•

Annual income, revenue, sales turn over

Dimensi Non Keuangan •

Jumlah bawahan

•

Total Jumlah Staf

Adanya dimensi, memberikan ruang untuk uraian tugas suatu posisi tidak perlu banyak perubahan, bila jabatan tersebut hanya sedikit berbeda. Sebagai contoh, jika suatu jabatan memiliki tugas pokok yang 80% sama dengan suatu jabatan lain, maka uraian tugasnya bisa dibuat sama. Yang perlu dibedakan adalah hanya pada dimensi jabatannya.

4. Hubungan Pekerjaan

Aspek ini memiliki dampak yang bagi pemangku jabatan dalam melakukan hubungan pekerjaan terhadap rekan kerja di dalam unit organisasi atau diluar unit organisasi. Pencantuman hubungan kerja bermanfaat untuk menggambarkan kepada siapa saja pemangku jabatan melakukan bentuk hubungan kerja baik bersifat horizontal maupun vertikal. Secara umum, Hubungan Kerja dibagi dalam dua besaran utama yakni : Hubungan Kerja Internal. Yakni hubungan di dalam organisasi itu sendiri •

•

Hubungan Kerja Eksternal. Yakni hubungan kerja ke luar organisasi.

5. Tantangan

Hal yang menjadi tantangan bagi pemangku jabatan atau posisi tersebut.

6. Wewenang

Setelah adanya tanggungjawab utama dalam uraian jabatan, maka penting untuk melengkapinya dengan wewenang utama. Mengapa demikian? Karena kewenangan inilah yang membuat tanggungjawab utama dapat terlaksana dengan baik. Tanpa kewenangan, si pemangku jabatan tidak akan bisa berbuat maksimal sesuai tugas yang dibebankan.

Panduan Uraian Tugas Rumah Sakit Eka

Beberapa uraian tugas, seringkali terjadi pencampuran antara tanggungjawab utama dengan kewenangan. Namun sebaiknya hal ini dipisahkan, untuk memudahkan mana penugasan utama, dan mana kewenangannya. Contoh kewenangan utama : •

Mengusulkan rencana kerja serta anggaran pemasaran untuk tahun berjalan

•

Mengusulkan revisi kebijakan prosedur dan instruksi kerja bawahan

7. Posisi Dalam Stuktur Organisasi

Gambaran posisi jabatan dari karyawan yang memiliki uraian tugas, sehingga jelas garis koordinasi.

8. Kualifikasi

Kriteria jabatan yang harus dimiliki untuk posis tersebut agar dapat menunjang kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab serta memudahkan dalam melakukan promosi dan rekrutmen.

Panduan Uraian Tugas Rumah Sakit Eka

BAB IV PENUTUP

Panduan uraian tugas ini kiranya dapat menjadi rujukan bersama oleh semua line leader dalam mengelola dan meningkatkan kapasitas SDM yang langsung dibawanya. Dengan demikian kinerja organisasi yang khususnya melalui keberadaan dan kapasitas SDM sungguh-sungguh dapat tertata dan dikelola secara optimal.

Panduan Uraian Tugas Rumah Sakit Eka