PEMERINTAH KABUPATEN PEKALONGAN
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KAJEN Jalan Raya Karangsari Karanganyar Pekalongan 51182
Telp. IGD : (0285) 385230, Info : 385231, Fax (0285) 385229 Email :
[email protected]
KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD KAJEN KABUPATEN PEKALONGAN NOMOR :445/17.1 TAHUN 2015 TENTANG PANDUAN STANDARISASI FILE PEGAWAI PADA RSUD KAJEN KABUPATEN PEKALONGAN DIREKTUR RSUD KAJEN KABUPATEN PEKALONGAN,
Menimbang
:
a. bahwa dalam rangka menunjang tertib administrasi dan pengelolaan arsip/ File perlu perlu adanya kebijakan panduan dalam tata kelola
arsip / File yang nantinya dapat
dijadikan
sumber
sebagai
mengingatkan keputusan
dan
serta
informasi
membantu
sebagai
yang
pengambilan
bahan
dapat sebuah
pembuktian
serta
melancarkan pekerjaan. b. bahwa
berdasarkan
pertimbangan
sebagaimana
dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Keputusan Direktur tentang Panduan Standarisasi
File Pehegawai
Pada RSUD Kajen. Mengingat
: 1. Undang-Undang Pembentukan
Nomor
13
Tahun
Daerah-daerah
1950
tentang
Kabupaten
dalam
Lingkungan Propinsi Jawa Tengah; 2. Undang-Undang Pembentukan
Nomor Daerah
9
Tahun
Tingkat
mengubah Undang-Undang
II
Nomor
1965
tentang
Batang
dengan
13
Tahun 1950
tentang Pembentukan daerah-daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propinsi Jawa Tengah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1965 Nomor 52, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 2757);
3. Undang-Undang Pemerintahan
Nomor
Daerah
32
Tahun
(Lembaran
2004
tentang
Negara
Republik
Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undangundang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan
Daerah
(Lembaran
Negara
Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 4844); 4. Undang-Undang
Nomor
36
Tahun
2009
tentang
Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063); 5. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor
153, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5072); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan
Keuangan
Badan
Layanan
Umum
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor
48,
Indonesia
Tambahan
Nomor
Lembaran
4502)
Negara
sebagaimana
Republik
telah
diubah
dengan Peraturan Pemerintah Nomor 74 Tahun 2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun
2005
tentang
Pengelolaan
Keuangan
Badan
Layanan Umum (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 171, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5340); 7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 61 Tahun 2007 tentang Pedoman Tehnis Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah; 8. Peraturan
Daerah
Kabupaten
Pekalongan
Nomor
6
Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja dan Badan Penanggulangan Bencana Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Pekalongan Tahun 2011 Nomor 6, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Pekalongan Nomor 22);
9. Peraturan Bupati Pekalongan Nomor 16 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Pegawai Non Pegawai Negeri Sipil Rumah Sakit Umum Daerah Kajen. 10. Keputusan Bupati Pekalongan 504/404 Tahun 2012 tentang Penetapan Rumah Sakit Umum Daerah Kajen Kabupaten Pekalongan sebagai Badan Layanan Umum Daerah (BLUD).
MEMUTUSKAN : Menetapkan : KESATU
: Menetapkan kebijakan tentang Panduan Standarisasi
File
Pegawai Pada RSUD Kajen, sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan ini. KEDUA
: Panduan Standarisasi dalam
diktum
File Pegawai sebagaimana dimaksud
KESATU
akan
dievaluasi
sekurang
–
kurangnya dalam waktu 3 (tiga) tahun dan / atau sewaktu – waktu diperlukan. KETIGA
: Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari ternyata ada kekeliruan dalam penetapan
ini
akan
diadakan
perbaikan
sebagaimana
mestinya
Ditetapkan di Pekalongan Pada tanggal 05 Januari 2015
DIREKTUR RSUD KAJEN KABUPATEN PEKALONGAN
dr. DWI ARIE GUNAWAN, Sp.B Penata Tk. I NIP. 19700429 199903 1 002
PANDUAN STANDARISASI FILE PEGAWAI RSUD KAJEN
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KAJEN KABUPATEN PEKALONGAN Jalan Raya Karangsari Karanganyar Pekalongan 51182 Telp. IGD (0285) 385230, Info 385231 Faks : (0285) 385229 E-mail :
[email protected] :
[email protected]
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan karunia , taufik dan hidayah kepada kita sekalian sehingga Alhamdulillah kami dapat menyelesaikan Panduan Standarisasi File Pegawai “
” ”
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit pada Implementasi
dari
Bab XI Pasal 12 tentang Sumber Daya Manusia. ketentuan
tersebut
secara
baik
akan
menciptakan
keseragaman dalam penyusunan File pegawai. Memperhatikan hal tersebut maka
disusunlah
“Panduan
Standarisasi
File
Pegawai”” Pegawai
yang
dapat
dipergunakan sebagai sumber informasi tentang pegawai, dan sebagai bahan informasi untuk pengambilan keputusan.
Panduan ini disusun oleh Sub Bagian Kepegawaian, Hukum dan Humas, semoga panduan ini berguna bagi seluruh unit kerja dan dapat meningkatkan pelayanan kepada pegawai.
BAB I DIFINISI A. Pendahuluan File dalam bahasa Inggris disebut “Archives” yang berarti tempat/ dokumen. sedangkan administrasi kearsipan atau
penataan File adalah
suatu proses penyimpanan File secara sistematis agar mudah ditemukan kembali. File memiliki peran penting bagi pengembangan organisasi karena dapat berfungsi sebagai sumber informasi yang dapat mengingatkan dan membantu pengambilan sebuah keputusan, selain itu File File juga berfungsi sebagai
sumber
dokumen
yang
dapat
digunakan
sebagai
bahan
pembuktian dan melancarkan pekerjaan. Untuk File pegawai sendiri dapat berfungsi
memberikan
informasi
mengenai
data-data
pegawai
baik
mengenai riwayat hidup, pendidikan dan berbagai hal yang berkaitan dengan pegawai . O Oleh leh karena itu agar File File pegawai
dapat berfungsi
dengan maksimal, perlu adanya pengaturan File dengan sebaik-baiknya, agar tertib, teratur dan efisien. Sistem kearsipan /penataan File yang teratur berarti menggunakan metode penyimpanan yang optimal dengan klasifikasi yang jelas serta cara penyimpanan yang tersusun rapi sehingga dapat mempermudah pencarian kembali. B. Pengendalian File Standarisasi pengelolaan
File
File
pegawai
pegawai
adalah
yang
suatu
kegiatan
melakukan
dalam
memberikan
dipergunakan
pelayanan di Sub. Bagian Kepegawaian, Hukum dan Humas. C. Panduan standarisasi File pegawai Panduan standarisasi File pegawai adalah suatu tata cara melakukan pengelolaan File pegawai yang dipergunakan dalam memberikan pelayanan di Sub. Bagian Kepegawaian, Hukum dan Humas. D. Tujuan Standarisasi File Pegawai 1. Tujuan Umum Untuk memberikan acuan bagi seluruh staf Sub Bagian Kepegawaian, Hukum dan Humas dalam mengelola File pegawai yang digunakan dalam memberikan pelayanan. 2. Tujuan khusus a. Untuk memberikan pemahaman yang sama kepada seluruh staf Sub. Bagian Kepegawaian, Hukum dan Humas
b. Supaya terjadi keseragaman dalam menyusun dan menata File pegawai c. Untuk
memudahkan
dalam
pencarian
dokumen
dalam
melaksanakan pelayanan pegawai di RSUD Kajen. d. Untuk membantu seluruh staf dalam memperoleh dokumen yang dibutuhkan dalam melaksanakan pelayanan.
E. JENIS DOKUMEN FILE PEGAWAI ( PNS dan CPNS ) 1. Dokumen Pegawai Pokok : a. SK Calon Pegawai Negeri Sipil b. Konversi NIP Baru c.
Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT)
d. SK Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil e.
Sumpah / Janji PNS
f.
Daftar Riwayat Hidup/ Formulir Isian Pegawai (FIP)
g.
Kartu Pegawai Negeri Sipil / Karpeg
h. Kartu Istri / Kartu Suami i.
Kartu Peserta Taspen
j.
Kartu Pegawai Elektronik (KPE)
k.
Kartu Peserta Jaminan Kesehatan ( Askes/ BPJS Kesehatan )
l.
Kartu NPWP
m. S.K.P. , Capaian SKP dan Penilaian Prestasi Kerja (PPK) n. Ijazah SD s/d ijazah terakhir yang dimiliki dan transkrip nilai o.
Sertifat Diklat/ bimtek/ workshop/seminar.
p.
Kartu Keluarga
q.
Kartu Tanda Penduduk ( KTP )
r.
Akta Nikah
s.
Akta Kelahiran Anak
t.
Pengangkatan/Pemberhentian
dalam
jabatan
Struktural
/Fungsional u. SK SK – SK kenaikan pangkat – SK 2. Dokumen Kredensial bagi Tenaga Medis : a. Surat tanda registrasi ( STR ) ,Surat ijin Praktik ( SIP ), SIB /STRTTK bagi tenaga kesehatan b. Surat Penugasan Kewenangan Klinis 3. Dokumen Pendukung : a.
Pembebasan Sementara dari jabatan Fungsional ( bagi pegawai yang tugas /ijin belajar
a. Tugas belajar / ijin belajar (bila ada) b. Mutasi / alih tugas c.
Penghargaan/tanda jasa (bila ada)
d. Uraian tugas yang bersangkutan e.
Bukti Verifikasi Ijazah.
F. JENIS DOKUMEN FILE PEGAWAI NON PNS. 1. Dokumen Pokok : a. Ijazah SD s/d ijazah terakhir yang dimiliki dan transkrip nilai b. Surat Perjanjian Kontrak Kerja dari awal s/d
sekarang Daftar
Riwayat Hidup/ Formulir Isian Pegawai c. Surat Pengangkatan/ Penempatan Pegawai d. Sertifikat Diklat/ bimtek/ workshop/seminar Ijazah dari SD sampai dengan terakhir beserta transkrip nilai. e. Daftar Riwayat Hidup/ Formulir Isian Pegawai (FIP) f. Uraian tugas yang bersangkutan g. S.K.P. , Capaian SKP dan Penilaian Prestasi Kerja (PPK) h. Kartu Keluarga i. Kartu Tanda Penduduk j. Surat Nikah / akta cerai k. Akte kelahiran anak l. Kartu
Peserta
Jaminan
Kesehatan
(BPJS
Kesehatan
,
Ketenagakerjaan) m. Bukti Verifikasi Ijazah 2. Dokumen Kredensial bagi Tenaga Medis : a. Surat tanda registrasi ( STR ) ,Surat ijin Praktik ( SIP ), SIB /STRTTK bagi tenaga kesehatan. b. Surat Penugasan Kewenangan Klinis.
BAB II BAB II RUANG LINGKUP
Ruang lingkup standarisasi File pegawai meliputi : A. Invetarisasi dokumen Adalah kegiatan pengumpulan data / dokumen pegawai yang bersangkutan B. Identifikasi dokumen Memilah dan mengelompokan dokumen menurut jenisnya C. Penyimpanan / penataan Setelah kegiatan tersebut diatas selesai maka data / dokumen dilakukan penyimpanan/penataan
secara
kronologis
standarisasi penataan File pegawai.
sesuai
dengan
panduan
BAB III TATA LAKSANA
Tata laksana standarisasi penataan File pegawai merupakan serangkaian kegiatan mengelola dokumen pegawai mulai dari inventarisasi dokumen sampai dengan penyimpanan dokumen. A.
INVENTARISASI DOKUMEN. Kegiatan inventarisasi / pengumpulan dokumen dilaksanan oleh staf yang membidangi
sesuai
uraian
tugas.
Tata
cara
inventarisasi
/
pengelompokan mengacu panduan standarisasi File pegawai. Setiap File File pegawai minimal terdiri dari dari ; 1. Uraian tugas dari staf tersebut 2. Hasil evaluasi 3. Catatan pendidikan pendidikan dan Pelatihan yang diikuti diikuti B.
IDENTIFIKASI DOKUMEN Identifikasi
dokumen merupakan kegiatan memberi identitas dokumen
sehingga dokumen mudah untuk dikelompokan. C.
PENYIMPANAN / PENATAAN. 1. Penyimpanan dokumen dilakukan di File pegawai ( ordner ) dan ditata di
lemari
File,
berdasarkan
jabatan/profesi, dan
urutan
ditata sesuai urutan
disusun abjad
berdasarkan pegawai
yang
bersangkutan. 2. Dokumen yang disimpan di File pegawai berupa dokumen asli dan foto copy 3. sekurang – kurangnya setiap 2 (dua) tahun sekali
File pegawai
dilakukan pemutakhiran data. 4. Dilakukan pemeliharaan dan perawatan dokumen secara berkala.
BAB IV DOKUMENTASI
Seluruh
staf
melakukan
dokumentasi
terhadap
penyimpanan
dokumen sesuai dengan jenis dkumen yang digunakan dan memperhatikan ketentuan yang berlaku. Panduan Standarisasi File pegawai dievaluasi minimal tiga tahun sekali oleh kepala Sub. Bagian Kepegawaian, Hukum dan Humas atau sewaktu-waktu. Standar Prosedur Operasional dievaluasi
sekurang – kurangnya
dalam 1 (satu) tahun sekali atau sewaktu-waktu diperlukan untuk diadakan perubahan. Sekurang – kurangnya setiap 2 (dua) tahun sekali
File pegawai
dilakukan pemutakhiran data,dan dilakukan pemeliharaan dan perawatan dokumen secara berkala.
BAB V PENUTUP
Demikian
panduan
penataan
File
pegawai
ini
dibuat
sebagai
acuan/pedoman dalam dalam penataan File File pegawai dengan tujuan agar File dapat terjaga dengan baik baik dan rapi sehingga mudah untuk ditemukan kembali.
DIREKTUR RSUD KAJEN KABUPATEN PEKALONGAN PEKALONGAN
DR. DWI ARIE GUNAWAN,S.PB Penata Tk. I NIP. 19700429 199903 1 002
