Panduan Sistem Menejemen Data

PANDUAN PELAYANAN SISITEM MANAJEMEN DATA

RUMAH SAKIT PRIMA MEDIKA JL. SLAMET RIYADI NO. 321 PEMALANG

1

BAB I DEFINISI Pengukuran fungsi klinis dan fungsi manajemen di rumah sakit akan menghasilkan akumulasi data serta informasi. Untuk memahami seberapa baik  kemampuan rumah sakit bergantung pada hasil analisis data dan informasi yang terkumpul dibanding rumah sakit lain. Pada rumah sakit besar dan kompleks sifatnya dibutuhkan teknologi dan atau staf yang mempunyai kompetensi mengelola data. Rumah sakit memahami prioritas pengukuran dan perbaikan sebagai dukungan yang penting. Mereka memberikan dukungan secara konsistensesuai dengan sumber  daya rumah sakit dan peningkatan mutu. Oleh karena itu, rumah sakit perlu mempunyai sistem manajemen data yang didukung dengan teknologi informasi mulai dari pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi, serta publikasi data untuk internal rumah sakit dan eksternal rumah sakit. Publikasi data harus memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan  perundang-undangan. ata yang dimaksud meliputi! a" data indikator mutu unit dan data mutu prioritas rumah sakit# b" data pelaporan insiden keselamatan pasien# c" data hasil monitoring kinerja staf# dan d" data hasil pengukuran budaya keselamatan. Rumah sakit seyogianya mempunyai sistem manajemen data secara elektronik  sehingga memudahkan dalam mengelola data tersebut. 1. Input merupakan sekumpulan data menta dalam organisasi maupun di

luar organisasi untuk di proses dalam suatu sistem ekonomi. 2. Processing merupakan !"n#e$%&'(em&ndaan) man&(*+a%& dan ana+&%&% &n(*t menta menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia. 3. Output merupakan d&%t$&,*%& &n-"$ma%& yang sudah di proses ke anggota organisasi dimana output tersebut akan digunakan. In-"$ma%& me$*(a!an data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. In-"$ma%& me$*(a!an &nte$($eta%& data yang disajikan dengan cara yang berarti dan berguna. Data me$*(a!an me$*(a!an -a!ta atau gambaran mentah (business  facts) yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan isik yang dikumpulkan melalui serangkaian prosedur.

2

BAB II RUANG LINGKUP Adapun ruang lingkup panduan sistem manajemen data adalah sebagai berikut: 1) ) !) ") $)

Pengumpulan data indikator Pelaporan Analisis data indikator #alidasi Publikasi

BAB III TATA LAKSANA

1. Kebijakan Umum: Rumah sakit menyediakan teknologi dan dukungan lainnya untuk mendukung

sistem manajemen data pengukuran mutu terintegrasi sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. 2. Kebijakan Khusus: a. Rumah sakit mempunyai regulasi sistem manajemen data program PM$P yeng terintegrasi meliputi data indikator mutu, indikator prioritas rumah sakit, data dari pelaporan insiden keselamatan, data hasil monitoring kinerja staf klinis, data hasil pengukuran budaya keselamatan pasien#  b. %ntegrasi seluruh data yang meliputi pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi tidak terlepas dari fasilitas dan teknologi untuk menerapkan sistem manajemen data# c. Untuk pengolahan data indikator mutu menggunakan sistem olah data sederhana yaitu dengan program Microsoft &'cel dan atau program (P((# d. Publikasi informasi indikator mutu menggunakan teknologi internet melalui )ebsite primamedikapemalang.co.id *. +dapun tata laksan system manajemen data meliputi ! 1. Pen*m(*+an Data Ind&!at"$ Pengumpulan data indikator dilkukan oleh penanggung jawab pengumpul

data ke dalam sensus harian atau menginputnya ke dalam sistem %& 2. Pe+a("$an 3. /a+&da%& Data a. #alidasi data adalah 'embuat pesan yang muncul ketika data yang salah telah

dimasukan

memeriksa

entri

yang

tidak

sesuai

dengan

menggunakan bilah audit. &ujuan alidasi data adalah: 1) 'emonitoring akurasi data yang dikumpulkan 3

) 'emeriikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan reproducible !) #eriikasi ekspetasi tentang olume data yang dikumpulkan b. Prinsip siapa yang melakukan alidasi data adalah alidator bukan pengumpul data atau tidak terlibat dalam proses pengumpulan data (orang kedua). c. #alidasi data dilakukan ketika : 1) %ndikator baru diterapkan

khususnya indikator klinis yang

dimaksudkan untuk membantu rumah sakit melakukan ealuasi dan meningkatkan proses atau hasil klinis yang penting ) *ila terjadi suatu perubahan terhadap indikator :  +ara pengumpulan data diubah  Proses pengambilan data  P%+ (Person %n +harge),Pengumpulan data diganti !) -umber data telah diubah seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien digantikan dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang berupa kertas maupun elektronik  ") umerator denumerator deinisi operasional $) -ubjek pengumpulan data diubah seperti perubahan umur rata/rata pasien komorbiditas perubahan protokol riset penerapan pedoman praktek yang baru atau teknologi baru dan metodologi baru pengobatan diperkenalkan,dilaksanakan. d. Prosedur alidasi data : 1) 'engumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat  dalam pengumpulan data sebelumnya ) 'enggunakan sampel statistik sahih dari catatan kasus dan data lain. -ampel 100 dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan kasus atau data lainnya sangat kecil jumlanya. !) 'embandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang. ") 2alkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan 100. &ingkat  akurasi 30 adalah patokan yang baik. $) 4ika elemen data yang ditemukan ternyata tidak sama dengan catatan alasannya (misalnya data tidak jelas deinisinya) dan dilakukan tindakan koreksi. 5) 2oleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk memastikan tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.

4

0. Ana+&%&% Data Ind&!at"$ 6ata yang dianalisis yaitu: a. 6ata %ndikator 2unci,%ndikator Prioritas 1) %ndikator 10 area klinis ) %ndikator %nternational 7ibrary !) %ndikator 3 area manajemen ") %ndikator 5 sasaran keselamatan $) %ndikator unit kerja b. 6ata 8asil 9aluasi Protokol 2linis c. 6ata -ureilance PP% d. %nsiden 2eselamatan Pasien: -entinel 2&6 2+ e. 6ata dari bab P2P (2+ 2&6 dan sentinel) Analisa data melalui graik sangat membantuk dalam memperlihatkan perubahan apakah menuju perbaikan sesuai yang diharapkan. Analisis data dapat menggunakan alat statistik:     

;un +hart  *ar +hart  +ontrol +hart  8istogram Pareto +hart 

-asaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan bagi rumah sakit melalui empat cara yaitu: a. 6engan diri sendiri dalam waktu tertentu seperti dari bulan ke bulan atau dari tahun ke tahun berikutnya. b. 6engan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan data base referensi c. 6engan standar seperti ditetapkan oleh badan akreditasi ikatan profesional atau menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam undang/undang atau peraturan. d. 6engan praktek/praktek yang diakui di kepustakaan sebagai pedoman praktek yang lebih baik atau paling baik. Perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan sifat  perubahan yang tidak dikehendaki serta membantu fokus pada upaya perbaikan.

. P*,+&!a%& Data Publikasi informasi indikator mutu

menggunakan teknologi internet melalui

)ebsite Rumah (akit Prima Medika primamedikapemalang.co.id

5

BAB I/ DOKUMENTASI ;umah sakit Prima 'edika memberikan gambaran tentang rumah sakit  mempunyai indicator mutu yang harus dilaporkan kepada rumah -akit sesuai mekanisme pelaporan mutu di ;umah -akit antara lain : 1. *ukti hasil analisis data indicator mutu pelayanan yang dikontrakan . *ukti tentang feedback hasil analisis ke unit pelayanan , unit kerja !. *ukti pelaporan hasil analisis indicator mutu kepada kepala bidang,diisi

6