Panduan Rekrutmen Dokter

 

PANDUAN REKRUITMEN TENAGA MEDIS RSIA DEFINA

RSIA DEFINA JL. TRANS SULAWESI KAMPAL PARIGI  

 

D A FT A R I S I

BAB. I DEFINIS ……………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………1 ……………………1  1.  REKRUITMEN …………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………. …. 1 2.  SELEKSI TENAGA MEDIS …………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………. ………………………….. 1 3.  PENEMPATAN …………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………… ……… 1  BAB. II RUANG LINGKUP LINGKUP KEGIATAN………………… KEGIATAN…………………………………………………… …………………………………………………………………… ………………………………………… ……… 1  BAB. III TATA LAKSANA …………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………… 2 BAB. IV DOKUMENTASI……………………… DOKUMENTASI………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………… ………………… 12 BAB. V PENUTUP……………………… PENUTUP…………………………………………………………… …………………………………………………………………… ……………………………………………………………. ……………………………. 12

 

 

BAB I DEFINISI 1.  RekruItmen Adalah suatu proses yang dilakukan untuk mendapat tenaga medis melalui beberapa tahapan sampai mendapatkan calon tenaga medis yang memenuhi persyaratan  jabatan yang y ang telah ditentukan. 2.  Seleksi Tenaga Medis Adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk memilih dan mengambil keputusan tentang calon tenaga medis yang paling tepat yaitu yang memenuhi persyaratan  jabatan yang telah ditentukan dalam uraian tugas.

3.  Penempatan Adalah proses untuk menempatkan seorang tenaga medis baru yang telah selesai proses rekruitmen pada posisi jabatan yang sesuai.

4.  Surat Perjanjian Kerjasama Adalah kesepakatan antara kedua belah pihak (Manajemen RS dan tenaga medis baru yang tertuang dalam pasal-pasal yang dibuat dan disepakatai bersama untuk jangka waktu tertentu sesuai kesepakatan.

5.  Tenaga Medis /Dokter Purna Waktu Adalah tenaga medis yang bekerja di RS Panti Wilasa Citarum dengan status sebagai karyawan tetap atau bukan karyawan tetap tetapi memiliki kewajiban hadir setiap hari kerja.

6.  Tenaga Medis /Dokter Paruh Waktu Adalah tenaga medis yang karena keahliannya / kompetensinya dibutuhkan oleh RSIA Defina dengan status bukan karyawan tetap dan hak kewajibannya diatur dalam Perjanjian Kerja.  

 

BAB II RUANG LINGKUP Ruang lingkup panduan rekruitmen tenaga medis meliputi proses rekruitmen tenaga medis purna waktu dan tenaga medis paruh waktu, yang meliputi : 1.  Perencanaan Rekruitmen tenaga medis Adalah proses yang dilakukan sebelum dilaksanakannya kegiatan rekruitmen untuk memenuhi kebutuhan tenaga medis 2.  Pencarian pelamar potensial Adalah proses yang dilakukan untuk mendapatkan pelamar yang sesuai dengan kriteria baik dilakukan secara internal maupun secara external melalui media atau lembaga terkait. 3.  Seleksi calon tenaga medis tenaga medis Adalah rangkaian kegiatan untuk memilih dan mengambil keputusan tentang calon tenaga medis tenaga medis yang paling tepat yaitu yang memenuhi memenuhi persyaratan jabatan yang telah ditentukan. 4.  Pengangkatan Tenaga Medis Purna waktu Adalah proses untuk mengangkat dan menempatkan seorang tenaga medis baru yang telah selesai masa orientasi ke dalam posisi jabatan yang sesuai. 5. 

Perjanjian Kerjasama tenaga medis paruh waktu

Adalah masa seorang tenaga medis menjalani kontrak perjanjian kerjasama dengan Rumah Sakit selama menjalankan praktek dan melakukan tindakan medis di RS Panti Wilasa Citarum. Hak dan kewajiban kedua belah pihak diatur dalam pasal-pasal yang terdapat di dalam perjanjian kerjasama tersebut.

 

 

BAB III TATA LAKSANA 1. Perencanaan Rekruitmen Tata laksana perencanaan rekuitmen dilakukan melalui langkah-langkah sbb : 1. 

Pengajuan rencana kebutuhan tenaga :

Direksi/Kepala Gugus Tugas

yang membutuhkan tenaga medis mengajukan penambahan penambahan SDM

melalui usulan rencana kerja dan anggaran tahunan. Dalam keadaan tertentu dimungkinkan pengajuan penambahan SDM diluar rencana tahunan dengan catatan pengajuan dalam tahun berjalan telah disetujui oleh manajemen RS. 2. 

Usulan penambahan SDM yang telah disetujui oleh Manajemen direkapitulasi oleh Bagian SDM dan disusun rencana rekruitmen dalam periode 1 tahun.

3. 

Kepala Gugus Tugas yang membutuhkan

mengajukan realisasi pemenuhan SDM

menggunakan form penambahan SDM yang sudah ditetapkan. 4. 

Kabag SDM menyusun jadwal rekruitmen dan seleksi Triwulanan.

5. 

Untuk kebutuhan tenaga medis yang belum masuk dalam Rencana Kerja dapat dilakukan oleh Kepala Gugus Tugas/ Direksi dan diputuskan dalam rapat Direksi

2. Pencarian Pelamar Potensial. Potensial. Tata Laksana pencarian pelamar potensial adalah sbb : 1.  Kabag SDM mengidentifikasi persyaratan jabatan yang dipersyaratkan untuk memenuhi kebutuhan tenaga medis. 2.  Kabag SDM/ Direksi mencari sumber eksternal dengan cara menyebarkan informasi lowongan kerja melalui media masa atau lembaga yang terkait atau melalui jejaring lainnya.

3. Seleksi Calon Tenaga medis I. SELEKSI TENAGA MEDIS PURNA WAKTU Tata Laksana Seleksi tenaga medis purna waktu dilakukan melalui proses sbb :

1.  Seleksi Administrasi 1.  Bagian SDM melakukan seleksi adminsitrasi pelamar yang masuk berdasarkan persyaratan jabatan yang telah ditentukan. 2.  Seleksi administrasi disesuaikan dengan kebutuhan tenaga Rumah Sakit  

 

3.  Seleksi administrasi dilakukan dengan memverifikasi dokumen yang diajukan oleh pelamar. 4.  Dokumen yang diperlukan untuk masing-masing jenis tenaga adalah sebagai berikut: 5.  Kelengkapan dokumen untuk tenaga Medis meliputi : 1.  Dokter Umum 1.  Surat lamaran 2.  Daftar riwayat hidup 3.  Foto copy KTP 1 lembar 4.  Foto copy Ijazah Dokter umum yang sudah dilegalisir 5.  Foto copy Transkrip nilai yang sudah dilegalisir 6.  Foto copy surat keterangan selesai masa bakti/PTT (bila ada) Internship 7.  Foto copy Surat Tanda Registrasi (STR) 8.  Pas foto ukuran 4x6 sebanyak 2 lembar 9.  Surat Keanggotaan Gereja dan Surat baptis bagi yang beragama Kristen. 10. Surat Surat Keterangan Catatan Kepolisian. 11. Sertifikat Sertifikat Pelatihan ACLS ACLS dan ATLS. 12. 

Dokter Spesialis : 1.  Surat lamaran 2.  Daftar riwayat hidup 3.  Foto copy KTP 1 lembar 4.  Foto copy Ijazah Dokter Spesialis atau Spesialis Konsultan (bila ada) yang sudah dilegalisir. 5.  Foto copy Transkrip nilai yang sudah dilegalisir 6.  Foto copy Surat Tanda Registrasi (STR) 7.  Pas foto ukuran 4x6 sebanyak 2 lembar

 

 

8.  Sertifikat kompetensi bagi dokter Sub Spesialis / Konsultan. 9.  Surat Keanggotaan Gereja dan Surat baptis bagi yang beragama Kristen. 10. Surat Surat Keterangan Catatan Kepolisian. 11. Berkas lamaran yang lolos seleksi seleksi administrasi dilakukan pemanggilan psikotes

12.  Psikotes Psikotes dilakukan oleh Psikolog dengan materi tes yang disesuaikan den dengan gan jabatan yang akan diisi. Psikotes yang dilakukan meliputi : 1.  Tes grafologi : tujuannya adalah untuk mengetahui kepribadian seseorang melalui tulisan tangan 2.  Tes Inteligensi : tujuannya adalah untuk mengetahui tingkat kecerdasan sesorang. Alat tes yang dipakai untuk mengungkap inteligensi ini ada beberapa macam yaitu ; CFIT3A ; CFIT-3B ; TIU  – 5 ; SPM ; APM ; TIKI TIK I -Menengah ; TIKI – Tinggi. 3.  Tes Konsentrasi dan daya ingat ; tujuannya tujuannya adalah untuk mengetahui seberapa tingkat kemampuan berkonsentrasi dan daya ingat seserang. Alat tes yang di pakai yaitu Army Alfa (AA). 4.  Tes Kemampuan Dasar: tujuannya adalah untuk mengetahui bakat/kemampuan dasar seseorang, hal ini diungkap diungkap dengan menggunakan menggunakan Tes TINTUM 69. 5.  Tes Kecenderungan Kinerja : tujuannya adalah untuk mengetahui kecenderungan kinerja seseorang, hal ini dungkap dengan menggunakan Tes Kraeplin. 6.  Tes Kepribadian ; tujuannya untuk mengetahui kepribadian seseorang dengan tes kepribadian iniakan dapat diketahui potensi dan kecenderungan negatif seseorang.Alat tes yang dipakai untuk mengungkap kepribadian ada beberapa macam yaitu : MBTI ; Grafis (tes menggambar): tes Wartegg dan tes EPPS. Dari

hasil psikotes akan dihasilkan psikogram dan di buat Rekomendasi Rekomendasi hasil psikotes.

Rekomendasi yang dibuat dari Tingkat I sampai dengan Rekomendasi Tingkat V. Penjelasan dari tiap Rekomendasi adalah sebagai berikut : 1.  Rekomendasi Tingkat I : MEMENUHI PERSYARATAN PSIKOLOGIS : Sangat disarankan untuk diterima dalam  jabatan tersebut, dengan catatan tidak ada hal-hal lain diluar hasil pemeriksaan psikologis yang sangat memberatkan.  

 

2.  Rekomendasi Tingkat II : TIDAK BERKEBERATAN (Cukup memenuhi persyaratan, meski ada kelemahankelemahan kecil yang perlu diperhatikan) : disarankan untuk diterima dalam jabatan tersebut, dengan catatan tidak ada hal-hal lain diluar hasil pemeriksaan psikologis yang memberatkan serta perlu adanya perhatian dan bimbingan terhadap kekurangankekurangan maupun kelemahan-kelemahan seperti yang ditunjukkan ditunjukkan

pada hasil

pemeriksaan psikologis. 3.  Rekomendasi Tingkat III : DAPAT DIPERTIMBANGKAN (Masih memenuhi persyaratan Psikologis) : disarankan untuk diterima dalam jabatan tersebut, dengan catatan bila ada ha-hal diluar hasil pemeriksaan psikologis yang dapat mendukung dan menunjang jabatan tersebut serta pemberian perhatian, bimbingan dan pembinaan terhadap kekurangan-kekurangan maupun kelemahan-kelemahan seperti yang ditunjukkan pada hasil pemeriksaan psikologis. 4.  Rekomendasi Tingkat IV : BERKEBERATAN (Kurang memenuhi persyaratan dalam hal-hal yang sangat diperlukan). 1.  Disarankan untuk tidak diterima dalam jabatan tersebut, kecuali ada hal-hal lain diluar hasil pemeriksaan psikologis yang cukup meyakinkan untuk mendukung dan menunjang penempatannya dalam jabatan tersebut, serta adanya perhatian, bimbingan dan pembinaan secara intensif terhadap kekurangan-kekurangan maupun kelemahan-kelemahan seperti yang ditunjukkan pada hasil pemeriksaan psikologis. 2.  Disarankan untuk disalurkan atau dialihkan pada jabatan lain yang lebih sesuai. e.

Rekomendasi Tingkat V : SANGAT BERKEBERATAN (Sangat kurang memenuhi persyaratan psikologis) : 1. 

Sangat disarankan untuk tidak diterima dalam jabatan tersebut, kecuali ada hal-hal diluar hasil pemeriksaan psikologis yang luar biasa yang bena-benar dapat mendukung dan menunjang penempatannya dalam jabatan tersebut, serta adanya perhatian, bi,bingan dan pembinaan secara khusus dan intensif terhadap kekurangan-kekurangan maupun kelemahan-kelemahan yang ditunjukkan pada hasil pemeriksaan psikologis.

2.   

Disarankan untuk disalurkan atau dialihkan pada jabatan lain yang lebih sesuai.

 

Peserta dinyatakan LOLOS Psikotes jika memenuhi Rekomendasi I sampai Rekomendasi IV Jika peserta mendapat Rekomendasi Tingkat V dinyatakan TIDAK LOLOS Psikotes

3.  Wawancara 1. 

Wawancara dengan Manajeman RS 1. 

Tes wawancara ini bertujuan untuk menggali

tentang

motivasi dan

kepribadian dari peserta tes. 2. 

Pewawancara terdiri dari Direksi, Kabag SDM, Koordinator Unit Pastoral dan Ketua SMF terkait.

3. 

Sebelum melakukan wawancara maka setiap pewawancara harus menandatangani surat pernyataan bahwa pewawancara tidak memiliki hubungan keluarga dengan peserta wawancara.

4. 

Pewawancara memiliki hubungan keluarga dengan salah satu peserta wawancara

maka

pewawancara

tidak

ikut

proses

wawancara

dan

pengambilan keputusan. 5. 

Aspek-aspek yang dipertimbangkan dalam wawancara yaitu motivasi, penampilan, sikap dan kecenderungan kepribadian.

6. 

Peserta wawancara yang dinyatakan LOLOS adalah yang mendapat nilai yang baik (minimal per aspek 70) dan disepakati oleh tim wawancara.

7. 

Apabila ada calon tenaga medis yang memenuhi kriteria lebih dari yang dibutuhkan maka calon tenaga medis yang melanjutkan ke tahap seleksi selanjutnya di tentukan oleh tim wawancara.

8. 

Kredensial oleh Komite Medik Kredensial adalah proses untuk menelusuri rekam jejak calon tenaga medis dokter dan kompetensinya sebelum diterima sebagai tenaga medis purna waktu. Hasil dari proses kredensial adalah rekomendasi komite medik kepada Direktur :

1. 

Rekomendasi diterima dengan dilampiri rincian Kewenangan Klinis yang dapat dapat diberikan kepada dokter.

2.   

Rekomendasi tidak diterima disertai dengan penjelasan tertentu.

 

Ketentuan proses kredensial dokter diatur secara khusus dalam Statuta Staf Medis.

3.  Tes Kesehatan Peserta yang lolos tes wawancara tahap selanjutnya mengikuti tes kesehatan diatur sesuai dengan panduan rekruitmen karyawan.

4. Perjanjian Kerja Calon Tenaga Medis Medis Purna Waktu 1.  Calon tenaga medis yang dinyatakan lolos seluruh tahapan seleksi dibuatkan surat panggilan bekerja melalui media yang dianggap sesuai. 2.  Calon tenaga medis dijelaskan tugas, hak dan tanggung jawabnya yang dituangkan dalam surat perjanjian : 1. 

Jika calon tenaga medis setuju, maka calon tenaga medis tersebut diminta untuk menandatangani Surat Perjanjian Kerja.

2.  Jika calon tenaga medis tidak setuju maka calon tenaga medis tidak bisa diproses. 3. 

Setelah calon tenaga medis menandatangani Surat Perjanjian Kerja maka calon tenaga medis tersebut ditempatkan di bagian yang membutuhkan. membutuhkan.

4.  Calon tenaga medis mengurus proses Surat Ijin Praktek. 5.  Saat calon tenaga medis baru tersebut masuk, maka : 1.  Bagian SDM menyerahkan ID card untuk tenaga medis tersebut yang harus dipakai saat berdinas. 2.  Wadir Pelayanan membuat jadwal orientasi internal untuk tenaga medis tersebut di bagian-bagian yang terkait di rumah sakit. 3.  Tiga bulan sebelum masa perjanjian berakhir dilakukan penilaian kinerja, untuk dapat diangkat sebagai tenaga medis tetap maka nilai minimal yang harus dicapai adalah 70, Jika kurang dari 70 maka dapat diperpanjang masa Perjanjian Kerja selama 6 bulan. Jika dari hasil penilaian kinerja tidak memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan maka calon tenaga medis tersebut tidak dapat diperpanjang Perjanjian Kerja. 4.  Tenaga Medis yang memenuhi syarat untuk diangkat sebagai karyawan tetap diteruskan ke pengurus Yakkum untuk diproses sebagai karyawan tetap. 5.  Tenaga Medis melakukan wawancara dengan pengurus Yakkum dan orientasi ke unit-unit Yakkum sesuai jadwal yang sudah ditetapkan oleh Pengurus Yakkum. 6.  Tenaga Medis membuat laporan hasil orientasi dan dilaporkan kepada pengurus Yakkum melalui Direktur Rumah Sakit.  

 

5.

Pengangkatan Tenaga Medis Tetap 1.  Pengurus Yakkum menerbitkan Surat Keputusan Pengangkatan bagi tenaga medis sebagai karyawan karyawa n tetap yang ditempatkan di RS Panti Wilasa “Citarum”. 

2.  Bagian SDM membuat surat keputusan penetapan gaji.

II.

SELEKSI TENAGA MEDIS PARUH WAKTU Adalah masa seorang tenaga medis menjalani kontrak perjanjian kerjasama dengan Rumah Sakit selama menjalankan praktek dan melakukan tindakan medis di RSIA Defina. Hak dan kewajiban kedua belah pihak diatur dalam pasal-pasal yang terdapat di dalam perjanjian kerjasama tersebut. Tata Laksana Seleksi Calon tenaga medis paruh waktu dilakukan melalui proses sbb :

1.  Seleksi Administrasi 1.  Bagian SDM melakukan seleksi adminsitrasi pelamar yang masuk berdasarkan persyaratan jabatan yang telah ditentukan. 2.  Seleksi administrasi disesuaikan dengan kebutuhan tenaga Rumah Sakit

3.  Seleksi administrasi dilakukan dengan memverifikasi dokumen yang diajukan oleh o leh pelamar. 4.  Dokumen yang diperlukan untuk masing-masing jenis tenaga adalah sebagai berikut: Kelengkapan dokumen untuk tenaga Medis meliputi : 1.  Dokter Umum 1.  Surat lamaran 2.  Daftar riwayat hidup 3.  Foto copy KTP 1 lembar 4.  Foto copy Ijazah Dokter umum yang sudah dilegalisir 5.  Foto copy Transkrip nilai yang sudah dilegalisir 6.  Foto copy surat keterangan selesai masa bakti/PTT (bila ada) Internship 7.  Foto copy Surat Tanda Registrasi (STR) 8.  Pas foto terbaru ukuran 4x6 sebanyak 2 lembar 9.  Surat Ijin dari pemimpin institusi bagi dokter yang sudah bekerja sebagai dokter purna waktu di institusi lain. 10.  Sertifikat Pelatihan ACLS ACLS dan ATLS.

 

 

2. Dokter Spesialis : 1.  Surat lamaran 2.  Daftar riwayat hidup 3.  Foto copy KTP 1 lembar 4.  Foto copy Ijazah Dokter Spesialis atau Spesialis Konsultan (bila ada) yang sudah dilegalisir. 5.  Foto copy Surat Tanda Registrasi (STR) 6.  Pas foto terbaru ukuran 4x6 sebanyak 2 lembar 7.  Surat Ijin dari pemimpin institusi bagi dokter yang sudah bekerja sebagai dokter purna waktu di institusi lain. 8.  Sertifikat kompetensi bagi dokter Sub Spesialis/Konsultan.

9.  Wawancara Tata Laksana wawancara calon tenaga medis dokter paruh waktu dilakukan melalui proses sebagai berikut: 1.  Tes wawancara wawancara ini bertujuan untuk menggali tentang motivasi, penampilan penampilan dan dan kepribadian dari peserta tes.

 

2. Wawancara dilakukan oleh Direksi. 3.  Peserta wawancara yang dinyatakan LOLOS diputuskan oleh rapat direksi.

4.  Kredensial oleh Komite Medik Kredensial adalah proses untuk menelusuri rekam jejak calon tenaga medis dokter dan kompetensinya sebelum diterima sebagai tenaga medis purna waktu. Hasil dari proses kredensial adalah rekomendasi komite medik kepada Direktur : 1.  Rekomendasi diterima dengan dilampiri rincian Kewenangan Klinis yang dapat diberikan kepada dokter. 2.   

Rekomendasi tidak diterima disertai dengan penjelasan tertentu.

 

Ketentuan proses kredensial dokter diatur secara khusus dalam Statuta Staf Medis.

3.  Pengurusan SIP Jika rekomendasi dari Komite Medik dinyatakan diterima maka bagian SDM membuat surat  jawaban kepada tenaga medis bahwa lamaran di terima disertai dengan Surat Persetujuaan Tempat Praktek sebagai persyaratan administrasi pengurusan SIP (Surat Ijin Praktek). Selanjutnya untuk melengkapi administrasi Perjanjian Kerja, maka tenaga medis dimohon segera mengurus Surat Ijin Praktek.

4.  Perjanjian Kerja Dokter paruh waktu yang akan praktek menyerahkan Surat Ijin Praktek ke Bagian SDM. Bagian SDM memproses Surat Perjanjian Kerja dan Surat penugasan klinis untuk ditanda tangani oleh tenaga medis dan Direktur. Bagian Sekretariat membuat surat pemberitahuan ke bagian terkait tentang nama dokter,  jam praktek, jasa periksa dan no. Telp Telp yang bisa dihubungi.

 

 

BAB IV DOKUMENTASI

Bagian SDM mendokumentasikan : 1. 

Form Pengajuan Penambahan SDM, Form Wawancara, Formulir Daftar Riwayat Hidup, Perjanjian Kerja.

 

2. 

Form Penilaian Calon Tenaga Medis.

3. 

Form MCU / Tes kesehatan.

4. 

Form cek list kelengkapan administrasi lamaran dokter.

 

BAB V PENUTUP

Panduan Rekruitmen Tenaga Medis ini ditetapkan dan dapat dievaluasi sesuai dengan perkembangan situasi dan kondisi yang ada. Evaluasi Panduan ini akan dilakukan secara berkala oleh bagian SDM, selanjutnya di rekomendasikan kepada Direktur RSIA Defina. Buku Panduan Rekruitmen Tenaga Medis ini masih jauh dari sempurna maka kami akan menerima segala bentuk kritik dan saran yang membangun demi penyempurnaan Buku Panduan Rekruitmen Tenaga Medis ini akan kami terima dengan senang hati disertai ucapan terima kasih. Semoga Panduan Rekruitmen Tenaga Medis ini bermanfaat. Parigi

 

Maret 2018