Panduan Praktis Microsoft Word 2007

MODUL

BELAJAR MICOROSOFT WORD 2007

SMAN 1 BANGKINANG JL. JENDRAL SUDIRMAN NO 65 BANGKINANG RIAU Website : www.sman1bangkinang.sch.id EMAIL : [email protected]

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 1

PANDUAN PRAKTIS DALAM MICROSOFT WORD 2007 CARA MENGAKTIFKAN MS WORD 2007 1. Klik Start 2. Program 3. Microsoft Office 4. Pilih Microsoft Office Word 2007 Maka akan muncul tampilan berikut ini: A

B

C D

C

F

G

H

KETERANGAN GAMBAR A. Customize Quick Access Toolbar, merupakan toolbar yang berisi tombol-tombol perintah secara pintas yang sering digunakan. B. Title Bar, berisi nama file yang sedang dibuka diikuti dengan nama aplikasinya yaitu Microsoft Word C. Office Button, tombol yang berisi sebuah menu pull down, seperti New, Open, Save, Save as, print, dll D. Ribbon, semacam toolbar yang berisi beberapa tombol pintas untuk mengerjakan berbagai hal E. Ruller, berguna untuk menentukan / mengatur batas kiri dan kanan format suatu dokumen / naskah F. Scroll, berguna untuk menggulung lembar kerja ke atas dan kebawah G. View Mode, digunakan untuk mengatur mode tampilan H. Zoom Slider, digunakan untuk memperbesar atau memperkecil suatu tampilan

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 2

Menulis Teks Pada MS Word

Menyimpan Teks di Word 1. Klik tombol Office Button

2. Pilih save

Lalu buat folder and, kemudian beri nama file pada kotak file name cotoh “Latihan 1”, kemudian save

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 3

Membuka teks di word 1. Klik tombol Office Button

2. Pilih Open

Cari nama file yang akan di buka tersebut, kemudian kllik open Cara memblok teks 1. Menggunakan Mouse Klik di awal Teks kemudian tahan lalu drag ke akhir teks yang akan di blok Klik di akhir Teks kemudian tahan lalu drag ke awal teks yang akan di blok 2. Menggunakan Keyboard Klik di awal Teks kemudian tekan tombol Shift lalu gunakan panah kekiri atau kekanan sampai ke akhir teks yang akan di blok Klik di awal Teks kemudian tekan tombol Shift + CTRL lalu gunakan panah kekiri atau kekanan sampai ke akhir teks yang akan di blok Memblok 1 baris Klik di awal Teks kemudian tekan tombol Shift lalu gunakan panah keatas atau kebawah maka teks akan terblok 3. Menggunakan Mouse & Keyboard Klik di awal Teks kemudian tekan tombol Shift lalu klik akhir teks yang akan di blok

Memanipulasi Teks pada MS Word 2007 TAB HOME 1. Tebal Untuk membuat tulisan tebal, teks harus dalam kondisi terblok setelah itu Klik Icon Toolbar

pada

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 4

2. Miring Untuk membuat tulisan miring, teks harus dalam kondisi terblok setelah itu Klik Icon Toolbar

pada

3. Garis Bawah Untuk membuat tulisan garis bawah, teks harus dalam kondisi terblok setelah itu Klik Icon pada Toolbar 4. Memperbanyak Teks Blok teks yang akan di perbanyak, kemudian klik ikon Copy ( )pada toolbar yang ada lalu tentukan tempat teks yang akan di perbanyak diletakkan lalu klik icon Paste 5. Memindahkan Teks Blok teks yang akan di pindahkan, kemudian klik ikon Cut ( tentukan tempat teks yang akan di pindahkan lalu klik icon Paste

)pada toolbar yang ada lalu

6. Menghapus Teks Blok teks yang akan di hapus lalu tekan tombol delete (del) atau Backspace (
)pada keyboard Fungsi tombol delete adalah untuk menghapus 1 huruf di sebelah kanan kursor Fungsi tombol backspace adalah untuk menghapus 1 huruf di sebelah kiri kursor 7. Perataan Untuk meratakan teks tidak perlu memblok teks tersebut cukup dengan mengklik paragraph yang akan diratakan tersebut lalu pilih atau klik pada jenis perataan yang diinginkan (Rata kiri, kanan, tengah, kiri-kanan) pada toolbar yang ada 8. Ukuran Huruf Untuk mengganti ukuran (size) dari huruf kita harus memblok teks yang akan di perbesarkan atau diperkecil lalu pilih ukuran huruf

yang diinginkan

9. Model Huruf Untuk mengganti model tulisan (font face) dari huruf kita harus memblok teks yang akan di ganti modelnya lalu pilih font huruf

yang diinginkan

10. Mewarnai Tulisan Untuk mempercantik tulisan perlu di beri warna dengan cara memblok teks yang akan diberi warna lulu klik font color pilih warna

yang sesuai

11. Mencari dan mengganti tulisan

Untuk mengganti teks yang ada pada dokument yang di tulis gunakan perintah Find yang ada pada toolbar yang ada maka akan muncul kotak dialog beikut ini: Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 5

Pada Find What : masukkan teks yang akan kita ganti Contoh “Komputer” Replace With : Teks penggantinya Contoh “ICT” Setelah itu klik tombol Replace All untuk mengganti semua tulisan komputer dengan kata ICT Setelah itu baru klik Close 12. Bullet and Numbering Digunakan untuk memberi nomor atau simbol pada list item, seperti gambar dibawah ini :

Pertama diblok teks yang akan diberi nomor atau simbol tersebut kemudian klik ikon untuk memberi nomor pada item yang ada atau klik ikon untuk memberi simbol pada item yang ada. Atau dengan cara lain, pertama buat judul dari pada item yang ada kemudian tekan angka 1 setelah itu titik kemudian spasi baru kita buat item yang pertama kemudian enter untuk buat item berikutnya sampai item yang terakhir. Untuk menghilangkan nomor pada yang terakhir kita harus menekan tombol enter 2 x Kemudian kita ingin membuat sub nomor item bisa mengklik ikon Increase Indent ( ) atau untuk mengembalikan keawal dengan mengklik ikon Decrease Indent (

)

13. Change Case Digunakan untuk mengganti huruf dari capital ke huruf kecil atau sebaliknya. Caranya kita harus memblok teks yang akan diganti tersebut kemudian klik ikon Change Case( ) pilih jenis yang kita inginkan sesuai dengan kebutuhan. Catatan: Jadi kita tidak harus menghapus teks yang telah ada kemudian di ketik kembali itu hanya menghabiskan waktu saja.

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 6

Contoh diatas kita mengketik tulisan “Nama buah-buahan” tulisan itu akan diganti dengan huruf besar, kita harus blok terlebih dahulu kemudian baru ambil Change Case pilih UPPERCASE maka tulisan tadi akan berubah menjadi huruf capital semuanya 14. Spasi Digunakan untuk memberi efek jarak antar tulisan Kita dapat mengklik panah yang ada pada ikon paragraph, maka akan muncul kotak dialog

Kita tidak harus memblok teks yang akan diberi spasi cukup mengklik pada teks tersebut, lalu pilih jenis spasinya pada Line Spasing pada kotak dialog di atas, tentukan barapa spasi yang akan kita gunakan misalnya: Singel digunakan untuk 1 Spasi atau CTRL + 1 1,5 Lines digunakan untuk 1,5 Spasi atau CTRL + 5 Double digunakan untuk 2 Spasi atau CTRL + 2 Kita bisa juga menggunakan Ikon dari pada Spasi pada Toolbar, dengan cara mengklik ikon Spasi (

) pada paragraph pilih jenis spasi yang digunakan.

15. Tulisan Turun dan Naik Digunakan untuk membuat tulisan naik ½ atau turun ½ , ini biasanya digunakan untuk matematik dan rumus kimia. Caranya klik tulisan yang akan dinaikan, lalu klik ikon Superscript (

) pada Font maka teks

tersebut akan naik. Begitu juga untuk menurunkan tinggal mengklik ikon Subscript ( ). Untuk mengnonaktifkan cukup mengklik ikon tadi dengan syaratnya harus dalam kondisi terblok.

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 7

TAB INSERT 1. Picture Digunakan untuk memasukkan gambar kedalam dokumen word Caranya tentukan dulu tempat dimana gambar yang akan dimasukkan di dokument lalu klik Picture, kemudian cari dimana picture tersimpan di komputer kita lalu pilih salah satu picture yang ada lalu klik insert. Maka picture akan masuk ke dalam dokumen kita. Pada Tab Menu di Toolbar akan ada tambahan yaitu FORMAT, ini digunakan untuk memberi format kepada picture yang telah kita masukkan tadi.

Picture setelah diberi gaya, dengan memilih salah satu gaya pada “Picture Styles” pada toolbar format

Untuk mengatur teks dan gambar pada dokument kita dapat menggunkan fasilitas Text Wrapping, tinggal pilih jenisnya sesuai dengan kebutuhan. Catatan: Kita harus mengklik picture yang akan kita format tersebut. 2. Clip Art Clip Art sama dengan picture yaitu sama-sama memasukkan gambar kedalam dokument. Kalau Picture kita memasukkan gambar sesuai dengan keinginan kita sedangkan Clip Art gambar yang telah disediakan oleh Office 2007, jadi tidak sesuai dengan keinginan kita. 3. Shape Shape digunakan untuk memasukkan bentuk-bentuk apakah itu llingkaran, kotak garis dll. Misalnya kita akan membuat struktur organisasi atau yang lainnya Caranya klik Shape

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 8

Pilih jenis Shape yang dibutuhkan untuk membuat struktur dibawah ini, kemudian klik pada shape yang diinginkan setelah itu tinggal menggeser ke posisi yang di inginkan atau memperbesar dan memperkecil Shape yang ada. Catatan: Shape harus diklik dulu setelah itu muncul kotak-kotak atau bulat disamping shape tersebut baru bisa diperbesar atau di perkecil

4. Chart Chart digunakan untuk membuat grafik. Klik Chart setelah itu pilih jenis yang kita inginkan seperti gambar dibawah ini

Setelah kita pilih salah satu jenis Chart yang ada pada gambar di atas,maka akan terbuka MS Excell yang digunakan untuk memasukkan data dari pada grafik yang akan kita buat tersebut

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 9

5. Header Digunakan untuk memberi catatan kepala pada dokument, ini akan muncul pada setiap halaman dari dokumen yang ada. Klik ikon header pada toolbar kemudian pilih dimana posisi header akan diletakkan seperti gambar berikut ini. Setelah dipilh baru kita bisa menulis apa yang akan dibuat di header.

6. Footer Ini sama dengan Header Cuma bedahnya pada posisi letaknya didokumen yaitu pada posisi dibawah. 7. Page Number Kegunaan ini hampir sama dengan header dan footer tapi pada page number digunakan untuk memberi nomor halaman dari dokumen yang kita buat.

Kita bisa mengklik pada ikon page number pada toolbar ( gambar dibawah ini. Kita bisa pilih dimana posisinya

) kemudian muncul seperti

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 10

8. Text Box Fungsinya sama dengan Shapes karena dia bagian dari pada shape. Kalau kita mengketik tulisan langsung bisa tanpa harus melakukan perintah lagi 9. Word Art Digunakan untuk membuat tulisan indah yang telah disediakan oleh komputer. Caranya kita klik

ikon Word Art ( ) kemudian muncul jenis Word Art yang ada pilih salah satu kemudian baru tulis teks yang akan dibuat

10. Drop Cap Digunakan untuk membuat tulisan besar diawalnya seperti yang ada di koran-koran. Caranya klik Drop Cap maka muncul pilihan yang ada lalu pilih salah satu. Kita harus berada pada posisi paragrap yang akan di perbesar huruf awalnya

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 11

11. Equation

Digunakan untuk rumus matematika, caranya klik ikon Equation ( pilihan. Pilih salah satu model dari pada equation.

)maka muncul menu

12. Symbol Digunakan memasukkan simbol-simbol yang tidak ada pada keyboard. Caranya klik ikon Symbol maka akan muncul pilihan pilih more symbol.

Setelah itu muncul kotak dialog seperti dibawah ini, pada font pilih jenis huruf dimana simbol akan dicari.

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 12

TAB Page Layout 1. Page Setup Page setup digunakan untuk mengatur ukuran dari pada kertas yang digunakan Caranya klik panah kebawah pada page setup yang ada pada sebelah kanan tulisan page setup. Seperti gambar dibawah ini :

Pada Tab Margin kita dapat mengatur ukuran batas atas, bawah, kiri dan kanan dari kertas yang digunkan. Kemudian Orientation hasil kertas yang diinginkan waktu di cetak ke printer Portrait : hasilnya dalam bentuk vertikal pada kertas Landscape : hasilnya dalam bentuk horizontal pada kertas Pada Tab Paper kita dapat mengatur jenis kertas yang digunakan, apakah itu folio atau kuarto. Kalau ukuran kertas yang digunakan adalah quarto maka pada paper size ganti dengan A4 sedang kan untuk ukuran folio kita buat Legal dan harus diganti ukuran Height menjadi 33 cm

2. Page Border Digunakan untuk memberi bingkai pada dokumen supaya tampak indah. Caranya cari Page Borders maka akan muncul seperti gambar berikut ini :

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 13

Pada Tab Page Borders kita harus pilih Tombol Dropdown ART (segitiga) maka muncullah jenisjenis border atau bingkai yang disediakan kemudian pilih salah satu yang kita inginkan. Setelah itu klik tombol Option muncul kotak dialog pada Measure From Ganti Edge Of Page Menjadi Text, klik ok. Untuk membuat pada halaman dokumen ganti Apply To sesuai keinginan kita. Habis itu baru OK 3. Column Digunakan untuk membuat kolom seperti pada koran, kita bisa membagi 1 halaman dokumen menjadi beberapa kolom sesuai dengan yang dibutuhkan. Caranya Pertama Kita harus menulis teks yang akan dibuat kolom, setelah selesai teks tersebut baru diblok, kemudian klik pada Ikon Column, maka muncul seperti dibwah ini

Maka hasilnya adalah sebagai berikut ini :

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 14

Begitu juga untuk paragraph berikutnya berapa kolom yang diinginkan tinggal blok saja teksnya tentukan jumlah kolom yang dibutuhkan.

MAILING 1. Start Mail Merge Mail merge digunakan untuk membuat surat masal yang isinya sama kepada banyak orang. Contoh surat masal adalah undangan. Caranya klik Ikon Star Mail Merge pilih step by step mail merge wizard seperti gambar berikut ini:

Maka muncul menu di sebelah kanan dokumen kita, pada step 1 Pada What type of document are you working on ? pilih salah satu jawabannya yaitu later Kemudian klik next : Starting document Pada step 2 : How do you want to set up your letters ? kita pilih adalah Use the current document Kemudian klik next : Select recipients Pada Step 3 : kita pilih adalah Type a new list maka akan muncul dibawahnya Create

Kemudian kita pilih Customize Columns, maka muncul kotak dialog lagi

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 15

Hapus semua Field Names yang ada dengan cara menekan delete sampai habis, kemudian buat filed yang baru sesuai kebutuhan kita dengan cara klik Add maka muncul gambar berikut ini, pada Type a Name for your Field : ketik filed yang kita butuhkan lalu ok

Gambar dibawah adalah field yang dibutuhkan untuk membuat mail merge

Setelah selesai membuat field yang kita butuhkan, maka klik ok untuk menyimpan database yang diburuhkan dalam format MS Acces (MDB).

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 16

Simpan filenya di dalam folder data anda, dengan memberi nama file setelah itu save. Maka akan muncul gambar seperti dibawah ini

Kemudian klik nama database yang ada pada data Source, kemudian edit untuk memunculkan kotak dialog untuk memasukkan data yang dibutuhkan. Seperti gambar dibawah ini

Setelah selesai memasukkan datanya maka klik ok, akan kembali ke gambari sebelumnya kemudian ok Menggabungkan data dalam database ke dalam surat Langkah-langkahnya : 1. Buat dulu surat masalnya 2. Masukkan Field yang telah dibuat tadi. 3. Menampilkan data Langkah ke 1 Contoh surat sederhana Undangan Diberitahukan kepada bapak dan ibuk siswa/i kami yang bernama Furqon dan duduk di kelas XII IPA 1 dan bertempat tinggal di Jl. Sudirman No 65 Bangkinang agar dapat hadir pada hari sabtu tanggal 26 desember 2010 untuk mengambil Raport pendidikan anak anda selama 1 semester. Demikianlah surat undangan ini dibuat. Langkah ke 2 Masukkan filed kedalam surat yang telah dibuat tadi tepatnya pada tititk yang telah disediakan

dengan cara klik ikon Insert Merge Filed ( berikut ini :

)pada toolbar maka akan muncul gambar

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 17

Kemudian pilih Filed yang ada dengan syarat posisi kursor berada pada tempat yang disedikan pada surat undangan tadi.

Filed sudah dimasukkan kedalam surat seperti yang bertanda seperti > ini dan kita sudah memasukkan 3 filed yang ada didalam surat undangan Langkah ke 3 Sekarang kita akan melihat data yang kita buat tadi dengan mengklik preview result pada toolbar mailing, dan kita bisa melihat datanya dengan mengklik ikon next atau previous

Kemudian untuk menambah data kembali, klik Ikon Edit Recipient List ( ) pada toolbarnya. Setelah itu pilih nama databasenya lalu edit seperti kita memasukkan data di awal tadi.

Modul Belajar MS Word 2007, hanya dilingkungan SMAN 1 Bangkinang. (ICT SMANSA) 18